ndice

I.

Unidad I: Introduccin a los Sistemas de Informacin................................................2

i. Conceptos bsicos de Ciberntica y Administracin...................................3 ii. Informacin en la Organizacin .................................................................3 a. Necesidad de informacin....................................................................3 b. Plan Estratgicos de Sistemas de Informacin...................................4 iii. iv. La Sociedad de la Informacin.................................................................5 Internet y el Manejo de la Informacin en el Mundo Empresarial............6 a. Uso Empresarial de la WEB................................................................6 b. Herramientas Web y las Organizaciones...........................................7 c. La oficina virtual y la gestin administrativa por internet...................7 d. Evolucin de la web y la web 2.0 en las organizaciones.....................8 e. Las redes sociales virtuales y su vinculacin en los SIG....................9 f. Los SIG en el mercado Mundial y su vinculacin Global.......................9

II.

Unidad II: Desarrollo de Sistemas de Informacin....................................................10

i. Localizacin y potenciacin de la Informacin (Estructura de la Informacin en datos, usos de las bases de datos)........................................10 ii. iii. Los Sistemas de Informacin.................................................................11 La Organizacin como un Sistema Abierto (Enfoque de Sistemas)......12

iv. El Modelo General de los Sistemas de Compaas................................13 v. Clasificacin de los Sistemas de Informacin segn su funcin.............14 vi. Los Sistemas de Informacin Gerencial (SIG) y su importancia en las organizaciones...............................................................................................15

vii.

Ejemplos de Sistemas de Informacin Gerencial (SIG)........................16

viii. La Planificacin y Control de acuerdo a los Sistemas de Informacin gerencial ....................................................................................................... 16 ix. El Plan Estratgico Organizacional y los SIG.........................................17 x. xi. xii. xiii. xiv. Los Sistemas de Informacin Estratgicos (SIE)....................................17 Ejemplos de los Sistemas de Informacin Estratgicos (SIE)...............18 La Gerencia y el cambio y los SIG......................................................20 Sistemas de Procesamiento de Informacin.......................................21 Ejemplos Sistemas de Procesamiento de Informacin (SPI)...............22

xv. SIG y la Toma de Decisiones................................................................22 xvi. Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS).......................................22 xvii. xviii. Ejemplos de Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS).................23 Los SIG y su aporte a los procesos crticos de la organizacin.........23

Bibliografa...........................................................................................................................24

I.

Unidad I: Introduccin a los Sistemas de Informacin

i. Conceptos bsicos de Ciberntica y Administracin Administracin Es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin. Ciberntica Es el estudio interdisciplinario de la estructura de los sistemas reguladores. La ciberntica est estrechamente vinculada a la teora de control y a la teora de sistemas. Tanto en sus orgenes como en su evolucin, en la segunda mitad del siglo XX, la ciberntica es igualmente aplicable a los sistemas fsicos y sociales. Los sistemas complejos afectan y luego se adaptan a su ambiente externo; en trminos tcnicos, se centra en funciones de control y comunicacin: ambos fenmenos externos e internos del sistema.

ii. Informacin en la Organizacin a. Necesidad de informacin Identificar los subsistemas de objetivos, acciones, operaciones y condiciones es imprescindible para comprender las necesidades de informacin, conocimiento, habilidades, capacidades, valores, etc. de las personas y grupos en las organizaciones y comunidades, porque stas se encuentran determinadas por este sistema contextual de la actividad social en condiciones histrico concretas especficas. El conocimiento obtenido a partir de los estudios de usuarios puede ayudar a desarrollar sistemas y servicios de informacin. Necesidades de informacin y comportamiento de bsqueda de informacin, dos de las reas de investigacin ms importantes dentro de los

estudios de usuarios, constituyen dos conceptos complementarios afectados por muchos factores. Los resultados de diversas investigaciones en estas reas de los estudios de usuarios indican que el tipo de necesidad de informacin y de comportamiento de bsqueda de informacin entre los estudiosos depende de su campo de investigacin, y vara de unas disciplinas a otras. Comprender tales conductas nos ayudar a disear servicios y productos que trasmitan la informacin requerida de la forma ms eficaz. A su vez, esas necesidades diferentes pueden llevar en las bibliotecas universitarias a que haya que ofertar servicios (por ej., formacin de usuarios) dependiendo de las disciplinas acadmicas de las que provienen los usuarios. Las principales necesidades de informacin externa de una empresa se pueden concretar en dos: Necesidad de informacin tecnolgica: saber lo antes posible los cambios en la tecnologa que podran afectar a la empresa. Necesidad de informacin comercial: conocer que hacen los competidores y saber los cambios en mi entorno comercial en general.

b. Plan Estratgicos de Sistemas de Informacin Las tendencias actuales de desarrollo de Sistemas de Informacin (SI) en las organizaciones se han caracterizado por automatizar el desorden. Muy poco esfuerzo es puesto en la planificacin y especificacin de las estrategias. Las aplicaciones son construidas para satisfacer demandas brindando soluciones a problemas inmediatos, produciendo sistemas de informacin aislados en las reas funcionales de la institucin. La necesidad de una planificacin de los sistemas de infamacin se vuelve entonces necesaria. Se presenta a continuacin la estructuracin de un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin (PESI); concebido como la implantacin de un modelo conceptual de planeacin dinmico, que integra las visiones estratgicas de negocios, organizacional con la visin estratgica de los sistemas de informacin.

La metodologa se divide en cuatro fases: Situacin actual, modelo de negocios, modelos de sistemas de informacin y modelo de planeacin. Su desarrollo se basa, fundamentalmente, en la transformacin de las estrategias de negocios en componentes operativos y de sistemas de informacin. Como resultado, produce una arquitectura organizacional que incluye modelos operativos; sistemas de informacin; hardware y comunicaciones; y, organizacin de la estructura de Sistemas de Informacin en la organizacin. Debe entenderse como un marco de referencia para la provisin y administracin de informacin vinculada a la misin y proceso productivo de la institucin. El diseo de este plan o arquitectura de informacin debe descansar en el compromiso de la empresa para: Proveer una fuente comn de informacin. Relacionar las actividades productivas con la misin de la organizacin. Relacionar los requerimientos con las actividades productivas. Conducir un proceso permanente de mejoramiento e integracin de los procesos productivos. Integrar la planificacin con el mejoramiento de los procesos productivos.

iii.

La Sociedad de la Informacin Es una fase de desarrollo social caracterizada por la capacidad de sus miembros

(ciudadanos, empresas y administracin pblica) para obtener y compartir cualquier informacin, instantneamente, desde cualquier lugar y en la forma que se prefiera. El factor diferencial que introduce la Sociedad de la Informacin es que cada persona u organizacin no solo dispone de sus propios almacenes de conocimiento, sino que tiene tambin una capacidad casi ilimitada para acceder a la informacin generada por los dems y el potencial para convertirse el mismo en un generador de informacin para otros. Lo peculiar de la Sociedad de la Informacin es precisamente el carcter general e ilimitado que en ella tiene el acceso a la informacin. La expresin Sociedad de la informacin designa una forma nueva de organizacin de la economa y la sociedad.

Este cambio en la capacidad de acceso a la informacin es tan importante que constituye el factor desencadenante de una serie de transformaciones sociales de profundo alcance. La disponibilidad de nuevos medios tecnolgicos abre una nueva puerta hacia un mundo de posibilidades. Las tecnologas se materializan en nuevas infraestructuras con las que se mejoran los procesos con un nuevo enfoque. Se modifican las formas de actuar, es decir las herramientas. Al cambiarse muchas formas de actuar, se ve afectada la propia forma de ser. A medida que se transforman los valores y las actitudes, podemos decir que, en ltima instancia, estn cambiando la cultura y a la propia sociedad.

iv.

Internet y el Manejo de la Informacin en el Mundo Empresarial Las empresas utilizan internet como un canal de marketing, as tambin para

comunicarse con clientes y socios comerciales; las intranets y extranets respaldan las comunicaciones globales, los sitios web interactivos, el correo electrnico, los sistemas de tablero de boletines, los grupos de discusin, las audio conferencias y la videoconferencias y otras caractersticas del internet permiten investigar, solicitar, y compartir informacin empresarial interna y externa.

a. Uso Empresarial de la WEB El uso empresarial de internet se esta desplazando de un intercambio electrnico de informacin a una amplia plataforma para aplicaciones empresariales estratgicas. Internet permite la creacin rpida de alianzas globales de socios comerciales para aprovechar las oportunidades del mercado, al igual permite que las empresas establezcan alianzas estratgicas con clientes, proveedores, consultores subcontratistas e incluso competidores. Internet y los enlaces globales extranets con estos socios comerciales respaldan estructuras organizacionales de red y la formacin de empresas virtuales. Por ejemplo Fedex fue el primero en utilizar la web con un servicio en lnea de seguimiento de paquetes en noviembre de 1994, seguido por ups seis meses mas tarde.

b. Herramientas Web y las Organizaciones Existen muchas herramientas en la Web que pueden ser tiles para las empresas, especialmente para mejorar su presencia en Internet, suponiendo que ya cuenta con un blog o sitio Web, por tal motivo solo se van a mencionar las ms incididas: 1. Plugin Social de Facebook: Cualquier empresa puede crear su sitio Web en Internet, y cualquier micro-empresa puede parecer una gran corporacin, as tambin abundan las empresas fantasmas, o estafas, por lo que ganar la confianza del prospecto es fundamental para que un sitio web sea exitoso. Existen muchos mecanismos para cumplir ese objetivo, pero uno muy interesante es Facebook, la principal y mundialmente conocida red social. 2. Google Maps: Es un servicio de Google que muestra mapas de todo el mundo y que permite insertar en un sitio web un mapa con las indicaciones de la ubicacin de la empresa. Estos mapas pueden ser callejeros o carreteros y se pueden ampliar y reducir a tal punto que un cliente puede utilizarlo para encontrar la mejor ruta para llegar hasta la empresa. 3. Twitter + TwitCam: Es un servicio de microbloggin que una empresa debe tener, ya que es una interesante herramienta para comunicaciones corporativas breves. Si bien el Twitter es pblico, o fue creado con esa finalidad, el mismo tambin puede utilizarse en modo privado, ya que con una configuracin de privacidad, un usuario puede aceptar o no el follow de otro usuario de Twitter. De esta manera, un supervisor puede seguir de cerca el proceso, avances, desarrollo de un proyecto si cada personal involucrado, a travs del Twitter, informa con breves mensajes que est haciendo o que acaba de terminar. Lo mejor de todo es que ese proceso queda documentado en la cuenta del usuario supervisor. c. La oficina virtual y la gestin administrativa por internet La oficina virtual le ofrece un nuevo y til servicio, para aquellos empresarios o profesionales que desarrollan gran parte de su actividad empresarial viajando, pero

requieren de una oficina de representacin corporativa que le mantenga informado de forma constante de la marcha diaria de su negocio. La oficina virtual consiste en darle a conocer en tiempo real todo lo acontecido en su empresa, correspondencia, las llamadas recibidas, los fax recibidos, etc. El nico requisito para poder beneficiarse de la oficina virtual es la posesin de un correo electrnico y de un acceso a Internet. La oficina virtual nace como complemento para aquellos clientes con un despacho en alquiler en nuestro Oficina virtual, o para aquellos que tienen una domiciliacin social, fiscal o comercial, que necesiten mantener un contacto muy directo con su negocio durante su ausencia.

d. Evolucin de la web y la web 2.0 en las organizaciones En los noventa, cuando comenz la expansin de Internet, la web era bsicamente nexada a informar con pginas estticas, donde la mayora de los usuarios lo nico que hacan o lograban hacer; era hacer clicks en diferentes pginas web. Sin participar de forma activa en la interaccin o direccionamiento de la informacin. Hoy en da la realidad es completamente distinta, Internet se encuentra repleto de opiniones, ocio y diversidades presentes en las miles de redes sociales, blogs personales, blogs de empresas, comunidades y foros, hay lugares para conocer el mundo y darse a conocer a la sociedad mediante imgenes: (fotolog, flickr) musica: (imeem, lastfm, myspace) videos: (youtube, dailymotion). La web 2.0 nos brinda una mayor accesibilidad a la informacin, cambiando el mundo de la interaccin social: telecomunicaciones, comercio, marketing, software, publicidad y entretenimiento. Todo esto, forma lo que muchos tratan de definir como: Web 2.0 que en conclusin significa el paso de la niez a pubertad de la web, la nueva Evolucin de Internet: Adecuar, nexar e integrar al mundo globalizado. Las empresas deben adoptar el Desarrollo Web y las plataformas Web 2.0, y considerarlas una inversin estratgica, esto se trata de conexin con nuevos clientes y proveedores, expansin geografica, sectorizacin de clientes, productos y necesidades, entregar soporte inmediato, potenciar el feedback, trabajo en equipo, etc., lo que genera proyeccin, innovacin y liderazgo a su actividad comercial.

e. Las redes sociales virtuales y su vinculacin en los SIG Las redes sociales ofrecen la posibilidad de acercarse al target y dialogar con l, logrando una relacin de ida y vuelta difcil de conseguir a travs de los medios tradicionales. La empresa se vuelve ms tangible, ms cercana, ms humana al utilizar esta herramienta para comunicarse. De esta manera, es ms sencillo conocer al pblico objetivo. La utilizacin de las redes sociales por parte de las organizaciones les va permitir establecer un feedback entre el publico con la finalidad de conocer su fidelidad a la marca, reputacin de la empresa y productos que la empresa ofrece al mercado a fin de conocer la satisfaccin de nuestros clientes y de esta manera otorgndole a la empresa informacin valiosa a la hora de mejorar y publicitar un producto, permitiendo de esta manera que el usuario pueda contactar con la empresa, Esto posibilita la comunicacin directa y bidireccional con un pblico dispuesto a escuchar los mensajes y a opinar. De esta manera, la promocin y publicidad de productos y servicios tendr mayores posibilidades de impactar en el cliente objetivo, Tener la oportunidad de relacionarse de manera directa con un pblico receptivo, no debera desperdiciarse

f. Los SIG en el mercado Mundial y su vinculacin Global Cada vez es ms comn que la tecnologa en la que se apoyan los cambios descriptos, sea Internet, que es capaz de vincular a miles de organizaciones en una sola red, creando los cimientos de un enorme mercado electrnico. Un mercado electrnico es un sistema de informacin que enlaza a muchos compradores y vendedores para intercambiar informacin, productos y servicios y pagos. Gracias a las computadoras y las redes stos sistemas funcionan como intermediarios electrnicos y disminuyen los costos de las transacciones de mercados tpicos, como seleccionar proveedores, establecer precios, etc. Los compradores y vendedores pueden cerrar transacciones digitalmente, sin importar la distancia. Una inmensa gama de bienes y servicios se anuncian, se compran y se intercambian en todo el mundo utilizando Internet como mercado global. La disponibilidad global de

Internet para el intercambio de transacciones entre compradores y vendedores est fomentando el crecimiento del comercio electrnico. El comercio electrnico es el proceso de comprar y vender bienes y servicios electrnicamente, mediante transacciones de negocios a travs de Internet, redes y otras tecnologas digitales. El concepto abarca actividades como publicidad, marketing, soporte a clientes, entrega y pago. El comercio electrnico puede acelerar los pedidos, la entrega y el pago de bienes y servicios, al tiempo que reduce los costos operativos y de inventario. Internet tambin se est aplicando para facilitar el manejo del resto del negocio: publicar polticas de empleo, revisar saldos de cuenta, programar reparaciones por mantenimiento de planta. Internet est surgiendo como plataforma para el comercio electrnico.

II.

Unidad II: Desarrollo de Sistemas de Informacin

i.

Localizacin y potenciacin de la Informacin (Estructura de la Informacin en datos, usos de las bases de datos) Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada. Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones pblicas. Tambin son ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto de almacenar la informacin experimental.

10

ii.

Los Sistemas de Informacin Sirven para el registro de las transacciones diarias y la generacin de reportes que

presentan informacin con caractersticas de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea til para las personas a quienes se les entrega. Se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificacin de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicacin en cada una puede variar debido a la magnitud de actividades de la misma, no as por su tamao. Entre las aplicaciones ms comunes estn: Planillas de Pago, Facturacin, Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros, Pagos, Registros Financieros y Acadmicos, Prstamo de libros en bibliotecas, etc. Cada una de stas responde a necesidades de las empresas en las que se usan; por ejemplo, en una empresa comercial se puede tener automatizado el inventario de productos de tal manera que se aumente cuando se realizan compras y se disminuya cuando se registran ventas. Tipos de Sistemas de Informacin Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organizacin con el fin de ser ms productivos y obtener ventajas competitivas, en primer trmino, se puede clasificar a los sistemas de informacin en: Sistemas Competitivos Sistemas Cooperativos Sistemas que modifican el estilo de operacin del negocio

Caractersticas de los Sistemas de Informacin Agilizar las tareas operacionales de la organizacin.

Alta y baja transaccionabilidad (entradas y salidas de informacin). Nivel alto y bajo de clculos. Operaciones complejas.

11

 Generalmente su implementacin en la organizacional va precedida de los anteriores. Apuntan a apuntar a otros horizontes la organizacin. Limitaciones de los Sistemas de Informacin
No garantizan que las decisiones que los gerentes tomen sean las acertadas, pues en

ocasiones prevalece el uso de la "intuicin" sustentada en la experiencia del gerente.

Puede que se originen deficiencias debido a que no se instalen en su nivel total o no

se depure y actualice la informacin con suficiente regularidad. Los sistemas de informacin tienden a ser rgidos (estadsticos) por lo que no son flexibles ante situaciones variables y emergencias.

iii.

La Organizacin como un Sistema Abierto (Enfoque de Sistemas)

El enfoque del sistema abierto es ante todo una perspectiva para el anlisis de relaciones de sistemas orgnicos, que poseen vida, desde el nivel de la clula hasta las organizaciones sociales. Este enfoque garantiza la interaccin de los sistemas con su ambiente externo dinmico y las funciones de retroalimentacin, autogobierno, autodireccin autoorganizacin. Los componentes a tener en cuenta para una organizacin como sistema abierto son:
1. Importacin (entradas): La organizacin recibe insumos del ambiente y necesita

provisiones renovadas de energa de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni autocontenida.
2. Transformacin (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energa

disponible. La organizacin procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
3. Exportacin (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el

ambiente.

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4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de

cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin, transformacin, exportacin.

5. Entropa negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el

proceso entrpico para reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.

6. Informacin como insumo: Los sistemas abiertos reciben tambin insumos de

tipo informativo que proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relacin con ste.
7. Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: Existe un flujo continuo de

energa del ambiente exterior y una continua exportacin de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energa y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.
8. Diferenciacin: La organizacin tiende a la multiplicacin y elaboracin de

funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de roles y diferenciacin interna.

9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos

caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

10.

Lmites o fronteras: La organizacin presenta barreras entre el sistema y el

ambiente. stos definen el campo de accin del sistema, como tambin su grado de apertura con relacin al ambiente.

iv. El Modelo General de los Sistemas de Compaas El modelo es la representacin esquemtica o conceptual de un fenmeno, que representa una teora o hiptesis de cmo dicho fenmeno funciona. En Sistemas de Informacin Gerencial, el Modelo General de Sistemas en la Compaa se relaciona porque existe una combinacin, est a su vez nos indica como debe ser y las funciones que adopta un gerente en cuanto a los modelos, como algunos que representa la entidad de forma muy especfica, mientras que con otros son de manera muy general, el modelo general tiene la ventaja de aplicar a una amplia variedad de situaciones como lo

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sera el de una compaa que se integra con el sistema fsico como tambin en el de sistema conceptual. Los Gerentes utilizan modelos para representar problemas que son precisos de resolver. Como decamos anteriormente la gerencia es la que se va a encargar de determinar que deben efectuarse cambios a los sistemas, esas decisiones se comunican a los elementos apropiados para el sistema. Los modelos se clasifican en cuatro (4) tipos de modelos bsicos, como lo son:
1. En los Modelos Fsicos: se representa en una tridimensional de su entidad, estos lo

usan los gerentes en el mundo de los negocios incluyen modelos a escalas de centros comerciales y prototipos de automviles nuevos, en el modelo fsico es probable que sea el de menor valor, es decir para un gerente no es necesariamente ver algo de una forma fsica para lograr entender el objetivo y llegar a la solucin del problema.
2. Modelos Narrativos: Este es el modelo que el gerente sigue a diario y rara vez lo

reconocen como modelo, este tipo de modelo que describe su entidad con palabras verbales o escritas, es decir el receptor tiene la capacidad de entender la narrativa. Todas la comunicaciones de negociaciones o reuniones son modelos narrativos por esta razn es la que se convierte en el modelo ms utilizado por un gerente.
3. Modelos Grficos: Este tambin es uno de los modelos ms utilizados, ya que

representa la entidad con una abstraccin de lneas, smbolos y figuras, en los negocios este lo utilizan para comunicar informacin, informes anuales, exposiciones entre otras para comunicar balances, costos en fin cuando se quiere realizar alguna comparacin de entidades.
4. Modelos Matemticos: Este se le presta gran inters ya que es el mejor moldeado

para los negocios, cualquier ecuacin matemtica es un modelo matemtico.

v. Clasificacin de los Sistemas de Informacin segn su funcin Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:

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 Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS): Gestiona la informacin

referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin, tambin se le conoce como Sistema de Informacin operativa.
Sistemas de Informacin Gerencial (MIS): Orientados a solucionar problemas

empresariales en general.
Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS): Herramienta para realizar el anlisis de

las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS): Herramienta orientada a usuarios de nivel

gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de informacin manejan informacin estratgica para las empresas

vi.

Los Sistemas de Informacin Gerencial (SIG) y su importancia en las organizaciones

Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y caractersticas de los administradores. En gran parte de las pequeas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporacin a proyectos de Sistemas de Informacin Gerencial (SIG), como sntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilizacin de las tecnologas y conocimientos, propiciando prdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organizacin. Gran nmero de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologas, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la informacin, etc.; adems las PyMEs tienen que responder al mercado en forma rpida y creativa siendo difcil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolucin tecnolgica, el reto es

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lograr que la mayora de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovacin en su trabajo cotidiano.

vii.

Ejemplos de Sistemas de Informacin Gerencial (SIG)

Sistemas ERP [Enterprise Resource Planning] = Enterprise Information Systems Intentan englobar a todos los sistemas de informacin de una empresa (p.ej. SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics) EIS [Executive Information System] Destinados a satisfacer las necesidades especficas de los ejecutivos (p.ej. simulacin de escenarios [what-if analysis]).

viii.

La Planificacin y Control de acuerdo a los Sistemas de Informacin gerencial

Todas las funciones gerenciales; Planificacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Los Sistemas de Informacin Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificacin y el Control. El valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad. Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a decisiones desacertadas. Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

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ix. El Plan Estratgico Organizacional y los SIG La planificacin Estratgica es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratgica, consiste en la bsqueda de una o ms ventajas competitivas de la organizacin y la formulacin y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en funcin de la Misin y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles. La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin, tiene como finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma y la informacin necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodologa de planificacin de sistemas abarque a toda la organizacin y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificacin de estrategias, que desbordan el marco especfico de una metodologa de desarrollo de sistemas. No se trata de ser ms eficientes en algunos procesos productivos o transaccionales, sino de utilizar los sistemas de informacin para mejorar la posicin competitiva de una empresa alterando la naturaleza, el comportamiento o la orientacin del negocio. Estamos, ante una nueva categora de sistema de informacin, al que se denomina Sistema de Informacin Estratgico y que es fruto de un proceso evolutivo de las tres ltimas dcadas.

x.

Los Sistemas de Informacin Estratgicos (SIE) Puede ser considerado como el uso de la tecnologa de la informacin para respaldar o

dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores. Su funcin primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organizacin (o salvar dicha diferencia) que hagan ms atractiva a sta para los potenciales clientes. Otra funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovacin de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la

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organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las caractersticas ms destacables de estos sistemas se pueden sealar: Cambian significativamente el desempeo de un negocio al medirse por uno Contribuyen al logro de una meta estratgica. Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa, la o ms indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

forma en que compite o en la que interacta con clientes y proveedores.

xi.

Ejemplos de los Sistemas de Informacin Estratgicos (SIE)

A continuacin se detallan algunos ejemplos tecnolgicos que apoyan a los Sistemas de Informacin Estratgicos:

CTI

(Computer

Telephony

Integration;

Integracin

de

Telefona

Computacional): Este sistema telefnico computacional combina su correo de voz y electrnico en una forma que beneficia tanto al usuario final como al administrador del sistema. CTI permite de manera sofisticada la manipulacin de las transmisiones de mensajes de voz sobre redes de rea local, utilizando los procesos de integracin de Netware.

Correo electrnico: La tendencia de en muchos corporativos, as como oficinas

medianas, es eliminar el papel en la mayor manera posible. Parte de este objetivo se puede alcanzar a travs de la implantacin de la mensajera electrnica, comnmente conocido como correo electrnico(e-mail).

Fax electrnico: Enviar faxes consume muchas horas hombre, en la mayora de

los aparatos la alimentacin del papel es manual, es comn que se requiera marcar varias veces para enviar el fax. Estas desventajas se pueden evitar o disminuir mediante el uso de faxes electrnicos, ya que usted slo requiere indicar a la computadora que, en lugar de imprimir X documento, lo enve por fax al nmero deseado.

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Vdeo texto: Sistema pblico de comunicaciones de datos que transmite sobre

canales de televisin. Este tipo de sistemas puede accesarse a travs de terminales en una oficina, o en el hogar, y permite realizar compras, movimientos bancarios, etctera, sin necesidad de trasladarse.

Consultas de bases de datos: En los ltimos aos han sido lanzados una serie de

herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos histricos en la toma de decisiones. Muchos de estos caen bajo el nombre de DataWarehousing. Este concepto implica la creacin de base de datos que son en realidad bases de metadatos, es decir, que tienen datos acerca de los datos. La labor del DataWarehousing es resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener informacin valiosa que ayude en la toma de decisiones.

Videoconferencia: Con las videoconferencias entre computadoras las distancias

fsicas desaparecen. En lugar de una sala de juntas, se establece una conexin entre estaciones computacionales, y el trabajo se desarrolla normalmente: los practicantes emiten opiniones, presentan grficos, sealan estadsticas, etc.

Multimedia: Es la accin de transferir informacin entre la computadora o red y El Intercambio Electrnico de Datos (Electronic Data Interchange,EDI): es

el ser humano, a travs de voz, datos y video.

el intercambio electrnico de informacin entre dos negocios interesados en un formato predeterminado y especfico, donde el intercambio ser la transaccin de unidades bsicas de mensajes, los cuales cuentan con estndares de documentos de negocios, como rdenes de compra y factura de clientes.

Redes de valor agregado: Es aquella que presta servicios adicionales a los

bsicos de telecomunicaciones, pero sin especializarse en alguno en particular, como por ejemplo, buzones electrnicos, almacenamiento y retransmisin de archivos, EDI, Internet, etc.

Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware): Sistemas basados en

computadoras que proporcionan un soporte para grupos que intervienen en la ejecucin de un mismo trabajo u objetivo, dndoles una interfase a un entorno compartido.

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xii.

La Gerencia y el cambio y los SIG

Los sistemas de informacin gerencial constituan el tipo original de sistemas de apoyo gerencial, y todava son una categora importante del sistema de informacin. Un MIS (management information system, sistema de informacin gerencial) genera productos de informacin que respaldan muchas de las necesidades diarias de toma de decisiones de la gerencia. Los informes, las presentaciones y las respuestas generadas mediante tales sistemas proporcionan informacin que los gerentes han especificado con anterioridad como algo que satisface adecuadamente sus necesidades de informacin. Estos productos de informacin predefinidos satisfacen las necesidades de informacin de las personas que toman decisiones a niveles operacionales y tcticos de la organizacin, quienes se enfrentan a tipos ms estructurados de situaciones de decisin. Por ejemplo, los gerentes de ventas dependen bastante de los informes de anlisis de ventas para evaluar diferencias en desempeo entre vendedores que venden los mismos tipos de productos a los mismos tipos de clientes. Ellos tienen una idea bastante clara de los tipos de informacin sobre resultados de ventas que necesitan para manejar con efectividad el desempeo de las ventas. Los sistemas de informacin gerencial proporcionan una variedad de productos de informacin a los gerentes, estos sistemas suministran cuatro alternativas importantes para la elaboracin de informes. Informes programados peridicos: Esta forma tradicional resuministrar informacin a los gerentes utiliza un formato preespecificado diseado para proporcionar informacin a los gerentes en forma regular. Algunos ejemplos tpicos de estos informes programados peridicos son los informes de anlisis de ventas diarios o semanales y estados financieros mensuales. Informes de excepcin: En algunos casos, los informes se generan slo cuando ocurren condiciones excepcionales. En otros casos, los informes se producen peridicamente pero contienen informacin slo sobre estas condiciones excepcionales. Por ejemplo, a un gerente a cargo de crditos puede proporcionrsele un informe que contenga slo informacin sobre clientes que exceden sus lmites de crdito. Este tipo de informes de

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excepcin promueve la gerencia por excepcin, en lugar de sobrecargar a las personas que toman decisiones con informes detallados peridicos de la actividad empresarial. Respuestas e informes a solicitud: La informacin est disponible cada vez que un gerente la solicita. Por ejemplo, los exploradores Web, los lenguajes de consulta DBMS y los generadores de informes permiten a los gerentes en las estaciones de trabajo de los computadores personales obtener respuestas inmediatas o encontrar y obtener informes personalizados como resultado de sus solicitudes de la informacin que necesitan. As, los gerentes no tienen que esperar a que lleguen los informes peridicos segn lo programado. Informes de entrega: La informacin se entrega a la estacin de trabajo en red de un gerente. Muchas empresas estn utilizando software webcasting1 para transmitir selectivamente informes y otra informacin a los computadores personales en red de los gerentes y especialistas a travs de sus intranets corporativas.

xiii.

Sistemas de Procesamiento de Informacin

Es la capacidad de efectuar operaciones o clculos segn una secuencia preestablecida, con los datos introducidos recientemente o almacenados en las unidades de memoria. Durante el procesamiento se: 1. agrega, manipula y organiza la forma de los datos 2. analiza y evala su contenido 3. coloca en un contexto apropiado para el usuario final Es mediante estas operaciones que se transforman los datos en informacin que pueda ser usada para la toma de decisiones, y constituye un elemento clave en el sistema de informacin gerencial. Por ejemplo la elaboracin de proyecciones a partir del registro del nmero de clientes del registro de varios aos, de la facturacin, volmenes producidos de agua, etc. Es la actividad de transmitir a los usuarios finales la informacin procesada en formatos apropiados. La meta de los sistemas de informacin es la generacin de productos de informacin tiles y valiosos para los usuarios finales.

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La salida de informacin de un sistema de informacin puede en algunos casos convertirse en la entrada de informacin a otro sistema o mdulo, a travs de interfaces.

xiv.

Ejemplos Sistemas de Procesamiento de Informacin (SPI)

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

xv. SIG y la Toma de Decisiones Los sistemas de informacin gerencial son una necesidad hoy en da, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar informacin relevante para tomar diferentes cursos de accin. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicacin e informacin son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder. El uso y administracin responsable y efectiva de sistemas de informacin es importante para los gerentes y las empresas porque permiten gestiones eficientes.

xvi. Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS) Proporcionan ayuda en la resolucin de problemas semiestructurados. Niveles segn Alter Recuperacin de informacin Creacin de informes a partir de mltiples fuentes Estimacin de las consecuencias de una decisin

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 Realizacin de propuestas (posibles cursos de accin) Ejecucin de decisiones (ms propio de la ciencia-ficcin) Los sistemas de ayuda a la decisin apoyan al trabajador del conocimiento (ejecutivo, gerente o analista) pero no lo sustituyen, slo contribuyen la efectividad de sus decisiones.

xvii.

Ejemplos de Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS) Sistemas Expertos (Inteligencia Artificial)
Programas que codifican el conocimiento de un experto en forma de

heursticas (p.ej. usando reglas IF-THEN).

Tienen el potencial de ampliar la capacidad de resolucin de problemas de

una persona (algo de lo que carecen los DSSs tradicionales).

Son capaces de explicar cmo se obtuvo la solucin (p.ej. reglas IF-THEN),

si bien carecen de la intuicin de una persona y les resulta difcil manejar inconsistencias.

xviii.

Los SIG y su aporte a los procesos crticos de la organizacin

Los SIG ayudan a los directivos y empleados con problemas estructurados que ocurren generalmente a nivel tctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas, as como un entorno generalizado de computacin y de comunicaciones que puede ser aplicado a un conjunto diverso de problemas. Ayudan a hacer pronsticos de tendencias e identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en la ejecucin de los procesos establecidos. Facilitan el seguimiento del desempeo organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de direccin para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada y que ocurra en los niveles operativos ms bajos de la institucin

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Bibliografa

OBrien J. A. (2001). Sistemas de Informacin Gerencial. (4ta. Edicin). Colombia : Irwin McGrawHill. 700 pag. ISBN: 958-41-0177-3

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