Guia Bsico: Como Construir um WBS de um Projeto e Gerar o Cronograma Utilizando a Ferramenta Online Smartsheet.

Autor: Valdir A. Soares Turma BD3 (Prof. Marcos Borges) Especializao em Eng. e Adm. de Sistemas de Banco de Dados Unicamp - Faculdade de Tecnologia Limeira SP

Setembro de 2012
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Sumrio

Resumo........................................................................................... 3 1. Introduo..................................................................................... 3 2. WBS (Work Breakdown Structure)............................................... 4 3. Projeto Utilizado - Proposta de um Caso Prtico........................ 6 4. Criao da WBS........................................................................... 7 5. Sequenciamento das Atividades, Recursos e Dependncias... 11 6. Dicionrio da WBS Conceito................................................... 12 7. Gerao do Cronograma........................................................... 13 8. Baseline do Projeto .................................................................... 14 9. Concluso................................................................................... 14 Referncias Bibliogrficas........................................................... 15

Resumo

Este guia um material de apoio que estar conceituando e detalhando como construir uma WBS evoluindo para o cronograma do projeto. Como exemplo foi utilizado um modelo de Projeto de Lanamento de um Novo Veculo no mercado automotivo. Para demonstrar as especificaes e cronograma do projeto foi escolhida e utilizada uma ferramenta online SmartSheet Project Management que tem como funo o gerenciamento de projetos e atividades para trabalhos em equipe, atravs da criao de listas de tarefas e sub-tarefas associadas a calendrios e tabelas de progresso.

1. Introduo

1.1 Posicionamento Este guia tem o foco prtico, iniciando com a conceituao de todos os itens envolvidos e depois com o ensaio proposto para gerar a WBS e cronograma detalhado do projeto.

1.2 Motivao Difundir a utilizao de tcnicas de planejamento nos projetos, permitindo ento um melhor acompanhamento e controle da execuo das mesmas.

1.3 Estrutura do documento Conceitos, WBS, cronograma e concluso.

2. WBS (Work Breakdown Structure)

2.1 Conceituao Tambm conhecida como EAP (Estrutura Analtica de Projeto), a WBS ou estrutura analtica de trabalho a estruturao do projeto inteiro com todas as aes contidas pelos deliverables (entregveis) dos produtos, organizadas de forma hierrquica (como um organograma de uma empresa). A WBS deve conter sem exceo todo o escopo do projeto, desde a contratao de recursos, compra de equipamentos, funcionalidades a serem implementadas, documentaes a serem confeccionadas, testes a serem executados e a finalizao do projeto. O ltimo nvel da WBS formado pelos pacotes de trabalho (work packages) que a ltima decomposio julgada necessria para gerenciar a execuo do produto em questo. Cada elemento da WBS tem um cdigo (WBS code) gerado de forma lgica e relacionada estrutura hierrquica a que o item se encontra e deve servir como referncia para todo o projeto. A WBS pode ser gerada de forma textual (itens identados em funo da hierarquia) ou de forma grfica (como um organograma). A WBS deve refletir realmente como o projeto est estruturado servindo como guia do projeto.

2.2 O incio da Estruturao A estruturao da WBS pode dar-se de vrias formas. Em TI uma forma bastante natural e eficiente para gerar a WBS iniciando com o ciclo de vida adotado para o desenvolvimento do projeto. O PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contnua, onde P(plan) indica planejamento, D (do) indica execuo, C (check) indica verificao e A (act) indica ao. Na exploso deste primeiro nvel alocamos ento os vrios deliverables da metodologia adotada, por exemplo, na Unified Modeling Language (UML, Linguagem Unificada de Modelagem) teremos Casos de Uso e Diagramas de Classes dentro de cada fase pertinente do ciclo de vida.
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2.3 WBS no Gerenciamento de Prazo

Em primeira instncia deve-se detalhar as atividades que compem cada pacote de trabalho (work package) de uma WBS. Uma vez detalhadas as atividades preciso estabelecer os relacionamentos, dependncias e sequenciamento entre as mesmas. Aps, deve-se fazer a estimativa de durao de cada atividade, ajustar os recursos disponveis do projeto a cada atividade e por fim estabelecer uma data de incio para o projeto; e aps o sequenciamento das atividades vem o cronograma.

2.4 WBS no Gerenciamento da Comunicao

A WBS serve ainda como forma de alinhamento e comunicao entre todos os envolvidos no projeto (stakeholders), evitando que os clientes estejam esperando alguns produtos e na entrega cheguem outros. Para aumentar o entendimento e tirar qualquer dvida sobre os elementos da WBS pode-se gerar o dicionrio da WBS (conceituado na seo 6 deste documento) que como um dicionrio de dados que conter a descrio detalhada de cada elemento presente na mesma.

2.5 WBS no Gerenciamento de Risco

A WBS serve como ponto de partida para a gerao dos pontos candidatos de riscos do projeto (checklist de risco) e pode-se associar os riscos a determinados produtos da WBS, ou seja, cada risco identificado estar relacionado a um cdigo na WBS.

3. Projeto Utilizado - Proposta de um Caso Prtico

Desenvolvimento de um Projeto de Lanamento de um Novo Veculo no mercado automotivo.

Principais Funcionalidades:

1. Lanamento Novo Veculo; 2. Definio do modelo de estilo; 3. Descrio Tcnica do Produto; 4. Desenvolvimento do projeto do produto; 5. Desenvolvimento do projeto do processo; 6. Construo de prottipos; 7. Construo de ferramental; 8. Pr-sries; 9. Desenvolvimento do Site de Vendas On-line; 10. Treinamento da rede assistencial; 11. Incio de Produo; 12. Lanamento do Produto; 13. Fechamento.

4. Criao da WBS

Tendo o framework de desenvolvimento de projetos PDCA como referncia, tem-se o ciclo de vida do desenvolvimento de sistemas como: Planejamento, Execuo, Verificao e Ao. Usando ainda a UML como padro de documentao e especificao, tem-se como produtos: Caso de uso, Diagrama de classes, Diagrama de sequncia e Especificao de componentes. A partir destas informaes mais os deliverables mencionados nas principais funcionalidades, levando em conta as fases do gerenciamento de projeto (Iniciao, Planejamento, Execuo, Monitoramento e Controle e Encerramento); possvel construir uma WBS textual identada, j utilizando a ferramenta online web SmartSheet .

4.1 WBS - Lanamento de um Novo Veculo (textual identada por nveis)

1.0 Lanamento Novo Veculo

1.1 Definio do Produto 1.1.1 Anlise da Concorrncia 1.1.2 Pesquisa de mercado 1.2 Definio do modelo de estilo 1.2.1 Pr-estudos (desenho) 1.2.1.1 Definio de dimenses mximas 1.2.2 Construo de Maquetes 1.3 Descrio Tcnica do Produto 1.3.1 Valorizao do investimento e custo do produto

1.3.1.1 Avaliao de custos 1.3.1.2 Payback 1.3.2 Definio de chassi 1.3.3 Definio de carroceria 1.3.4 Definio de instalao eltrica 1.3.5 Definio de motor 1.4 Desenvolvimento do projeto do produto 1.4.1 Projeto do produto 1.4.1.1 Planejamento 1.4.1.2 Detalhamento 1.4.1.3 Cronograma 1.4.1.4 Elaborao matemtica das peas 1.5 Desenvolvimento do projeto do processo 1.5.1 Projeto do processo 1.5.1.1 Anlise de investimento 1.5.1.2 Anlise de mo de obra 1.5.1.3 Definio da capacidade produtiva 1.6 Construo de prottipos 1.6.1 Prottipos 1.6.1.1 Definio de fornecedores e contrataes 1.6.1.2 Recebimento de peas 1.6.1.3 Montagem de prottipos 1.6.1.4 Testes sobre prottipos 1.7 Construo de ferramental 1.7.1 Definio dos ferramentais 1.7.1.1 Fabricao do ferramental 1.7.1.2 Qualificao do ferramental

1.8 Pr-sries 1.8.1 Recebimento de peas 1.8.2 Montagem de pr-sries 1.8.3 Testes de Durabilidade e Confiabilidade 1.8.4 Aprovao do processo produtivo 1.9 Desenvolvimento do Site de Vendas On-line 1.9.1 Contratao de fornecedores 1.9.2 Elaborao do site 1.9.3 Aprovao do site 1.10 Treinamento da rede assistencial 1.10.1 Contratao das empresas para treinamento 1.10.2 Definio do treinamento 1.10.3 Realizao do treinamento 1.10.4 Certificao 1.11 Incio de Produo 1.11.1 Programao dos componentes 1.11.2 Programao da Produo 1.11.3 Montagem 1.12 Lanamento do Produto 1.12.1 Definio da Publicidade 1.12.2 Contratao da Empresa de Publicidade 1.12.3 Divulgao do Produto na mdia 1.12.4 Evento de Lanamento 1.13 Fechamento 1.13.1 Memria tcnica 1.13.2 Encerramento de contratos 1.13.3 Relatrios de lies aprendidas 1.13.4 Encerramento do Projeto

4.2 Visualizao na Ferramenta SmartSheet Com esta decomposio possvel comear a elaborao do cronograma. Para facilitar a confeco do cronograma pode-se desde o incio do processo de gerao da WBS, utilizar o SmartSheet como ferramenta. A Figura 1 ilustra uma planilha no ambiente online SmartSheet , utilizada para o sequenciamento das atividades e posterior distribuio no cronograma.

Figura 1. Planilha de Projetos do SmartSheet.

4.3 A ttulo de ilustrao, na Figura 2 tem-se parte da verso grfica da WBS.

Figura 2. Parte da WBS Grfica.

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5. Sequenciamento das Atividades, Recursos e Dependncias

5.1 Os Recursos e as Dependncias Caso no se saiba, ainda no incio do projeto, quantos recursos sero alocados, uma forma de montar o cronograma inicial colocar todas as atividades com dependncia (link) sequencialmente, ou seja, a atividade 3 depender do trmino da atividade 2 que depender do trmino da atividade 1 e assim sucessivamente. Desta forma tem-se uma primeira configurao para avaliao de viabilidade do prazo final aps os prximos passos.

5.2 Estimativa da durao de cada atividade O ideal que a estimativa seja o mais consistente possvel e em geral a equipe do projeto j selecionada, assim os membros do projeto mais envolvidos podem agregar muito nesta etapa. Aps o levantamento das estimativas, seja em dias ou horas, para cada atividade realizada a devida atualizao no cronograma. importante manter um histrico das estimativas em relao ao realizado a fim de melhorar este processo nos projetos futuros.

5.3 Alocao dos recursos s atividades Pode-se alocar apenas alguns dos recursos essenciais do projeto como mencionado no item 5.1 o que ajudaro a obter as informaes relativas aos prazos finais de cada atividade macro e por consequncia do projeto inteiro. A partir destas datas pode-se avaliar em funo das expectativas dos principais envolvidos e principalmente do sponsor (patrocinador do projeto) a viabilidade e a data ideal para o encerramento do projeto.

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6. Dicionrio da WBS Conceito O Dicionrio da WBS ou EAP fornece descries mais detalhadas dos componentes, inclusive dos pacotes de trabalho e contas de controle. Abaixo uma lista das informaes, entre outras, que podem constar em um Dicionrio de WBS ou EAP:
Identificador do pacote de trabalho; Descrio do trabalho; Responsvel pela execuo; Lista de marcos do cronograma; Recursos necessrios; Estimativa de custos; Requisitos de qualidade; Critrios de aceitao; Referncias tcnicas; Informaes do contrato.

A Tabela 1 abaixo mostra um trecho exemplo do Dicionrio da WBS, de dois componentes descritos, do caso prtico deste documento.

Identificao WBS 1.3.1.1

Pacote de Trabalho Avaliao de custos

Descrio
Documento macro estabelecendo o planejamento de recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e as estimativas de custo associadas.

Critrio de Aceitao
Todos os itens de custos orados; Custos de aquisies fundamentados por propostas ou cotaes dos fornecedores; Custos de RH; Bases de estimativa documentadas; Revisado pela equipe de planejamento. Foi revisado pela equipe de planejamento do projeto e pelo lder Sr. Valdir

1.4.1.3

Cronograma

Define as datas previstas e as precedncias para cada atividade

Tabela 1. Trecho do Dicionrio WBS/EAP.

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7. Gerao do Cronograma

As Figuras 3 e 4 ilustram partes do cronograma detalhado com as atividades e um exemplo utilizando uma vinculao (link representado pela clula com o nmero 15, ou seja, depende da atividade anterior descrita na linha 15) entre as atividades 1.3.2 (Pedro) e 1.3.1.2 (Afonso); suas respectivas duraes e demais recursos envolvidos. Percebe-se tambm que o cronograma possui uma data final igual a 28/02/2013 dado que o incio do projeto foi configurado como 15/08/2012 que consta na atividade sob nvel 1.0.

Figura 3. Planilha de Projetos do SmartSheet (Incio e Trmino: Projeto/Atividades/Dependncia).

Figura 4. Planilha de Projetos do SmartSheet (Projeto/Atividades/Dependncias).

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A data de trmino conforme mencionado seria uma primeira viso para a anlise de viabilidade. Para acelerar o projeto possvel alocar mais recursos viabilizando o paralelismo (fast tracking) entre as atividades ou a acelerao (crashing) do trmino de cada atividade individual ou uma combinao entre as duas estratgias.

8. Baseline do Projeto

Considerando que todas as configuraes esto adequadas s expectativas de todos os envolvidos (stakeholders), procede-se ento gerao da Baseline do Projeto. A baseline ou linha mestre do projeto a foto inicial do projeto no ponto em que foi aprovado, levando em conta as atividades (escopo), prazos e recursos. O SmartSheet no gera baselines de projetos, mas h softwares que oferecem este recurso (como o MSProject da Microsoft); onde, a medida que o projeto avana pode-se usar as verses de baseline para realizar comparativos entre o planejado, o realizado (percentual realizado) e o gasto (horas efetivamente consumidas em cada atividade).

9. Concluso A WBS (estrutura analtica do projeto) um instrumento poderoso que fornece a viso do projeto inteiro e serve como ferramenta de comunicao e alinhamento de equipes em geral, assim como ferramenta para gerao do cronograma do projeto. O cronograma, por sua vez, ser um desdobramento da WBS, detalhando os pacotes de trabalho (work packages) em atividades. As atividades, aps um sequenciamento ou relacionamento, devero ser estimadas (tempo) e os recursos (pessoas) alocados s mesmas. Em seguida tem-se o cronograma inicial, que ter os
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devidos ajustes com acrscimos e adequao do nmero de recursos; e deve ser aprovado. O Dicionrio da WBS um documento com as especificaes detalhadas de cada nvel ou componente que consta em sua estrutura. Ele fundamental para detalhes de processos ou servios que vo alm da viso geral do cronograma, oferecendo mais subsdios de pesquisa, atualizao e comunicao aos membros do projeto, sobre cada atividade do projeto. Caso no seja opo da equipe do projeto documentar um Dicionrio de WBS, recomenda-se no mnimo, uma ferramenta project design que venha a prover recursos adicionais para tais especificaes complementares s atividades. Aps a aprovao do cronograma importante gerar uma verso do projeto, cujo termo conhecido como baseline do projeto, que servir como referncia principal de acompanhamento do projeto por todo o seu ciclo de vida. A utilizao da ferramenta online SmartSheet simples e no o foco deste guia ensinar a oper-la, pois a mesma possui uma interface amigvel, de fcil utilizao. possvel exportar uma planilha de um projeto feita atravs da ferramenta SmartSheet em formatos como XML (MSProject), PDF, Excel. Tambm no foi o objetivo deste guia ilustrar a WBS grfica completa do projeto (caso prtico) que foi utilizado, embora o formato proporcione uma melhor vantagem visual sobre a forma textual e identada. Existem softwares prprios que podem ser utilizados para elaborar uma WBS grfica, como o Diagram Designer, que gratuito.

Referncias bibliogrficas
[1] PMBOK Guide, 2008, Edition-4. Project Management Institute. [2] http://pt.smartsheet.com/ [3] Artigo: Construindo a WBS e Gerando Cronograma, Antonio A. Camargo, PMP. [4] http://www.trainning.com.br/download/planodeprojeto.pdf 15