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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO

PRTICAS TCNICO-COMERCIAIS

Data de Inicio: 29 de Outubro de 2010 Data de Fim: 26 de Outubro 2012 Formador (a): Filipa Joaquim Localidade: Torres Vedras

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INDICE
INDICE............................................................................................................................................ 2 OBJECTIVOS GERAIS ...................................................................................................................... 3 OBJECTIVOS ESPECFICOS.............................................................................................................. 4 PUBLICO ALVO OU DESTINATRIOS DA FORMAO .................................................................... 4 INTRODUO ................................................................................................................................ 5 DESENVOLVIMENTO...................................................................................................................... 6 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ................................................................................................... 23

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OBJECTIVOS GERAIS

Certificao Escolar e Profissional - 9 ano de escolaridade + Qualificao de nvel 2. Os formandos no final do curso devero estar aptos a aplicar correctamente os conhecimentos e as competncias adquiridas ao longo do curso e, no mbito do Estgio
em Contexto de Trabalho, as competncias profissionais. O/A Empregado/a Comercial o/a profissional que executa tarefas relacionadas com a venda de produtos e/ou servios, em estabelecimentos comerciais, de acordo com os procedimentos pr-estabelecidos, tendo em vista a satisfao dos clientes.

Actividades Principais

Participar no controlo quantitativo e qualitativo de produtos, e proceder sua armazenagem no estabelecimento comercial. Arrumar o espao de venda, expondo e repondo os produtos/informao, e mantendo as condies ambientais adequadas, de acordo com critrios pr-estabelecidos. Acolher clientes, diagnosticar as suas necessidades, indicar a localizao dos produtos/servios comercializados no ponto de venda, apresentar os mesmos tendo em conta as suas caractersticas, condies de venda e servios ps-venda. Processar a venda de produtos/servios, calculando o valor da venda, cobrando a despesa ao cliente e zelando pelo seu acondicionamento/transporte. Receber e tratar/encaminhar reclamaes, bem como outras situaes posteriores venda, actuando de acordo com critrios pr-estabelecidos. Executar operaes de controlo de caixa - abertura e fecho. Cumprir os procedimentos administrativos referentes actividade comercial.

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OBJECTIVOS ESPECFICOS
Como objectivos especficos foram identificados os seguintes: Identificar os fundamentos da gesto de stocks. Aplicar as tcnicas subjacentes gesto de um armazm, tendo em conta os procedimentos do processo de armazenagem.

BENEFCIOS E CONDIO DE UTILIZAO DOS MESMOS

Este manual esta elaborado com base numa linguagem tcnica e com base terica ao que ser apresentado em contexto de sala de aula. Os formandos podero ter neste manual um apoio terico-prtico para o desenvolvimento da sua futura actividade como Empregado/a Comercial . O manual dever ser utilizado como suporte das sesses terico prticas a ministrar na sala de formao. Todas as definies, rcios e concluses estaro presentes neste manual

PUBLICO ALVO OU DESTINATRIOS DA FORMAO


Idade: 15-23 anos; Habilitaes: com o 6 ano de escolaridade, 7 ou frequncia do 8 ano;

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INTRODUO
O seguinte manual destina-se ao uso dos formandos para que os mesmos possam acompanhar as sesses lectivas, com esta informao complementar. Com este manual pretende-se que os formandos fiquem preparados para o mundo do trabalho.

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DESENVOLVIMENTO
GESTO DE STOCKS

A IMPORTNCIA ESTRATGICA DOS STOCKS

No raro que o montante de compras atinja 50% do volume de vendas da empresa. Podemos afirmar que uma reduo das encomendas, de somente 2%, ligada a uma s gesto de stocks, conduz a uma economia de 1% sobre as vendas. Por outro lado a introduo das novas orientaes estratgicas gesto empresarial conduziram segmentao da interveno das empresas no ciclo total de obteno dos produtos, originando um aumento das aquisies de produtos semi-acabados e servios, de modo a permitir a concentrao dos activos das empresas no ncleo duro do negcio, a fim de ganhar competitividade. Um exemplo na cermica ser a aquisio de pasta preparada. Quantas fbricas, h vinte anos ou mesmo h dez anos atrs, adquiriam pasta preparada para utilizarem na sua produo? A formulao da pasta era um segredo bem guardado e cada fbrica, por mais pequena que fosse, tinha a sua prpria pasta que no vendia a ningum. O mesmo se est a passar em relao aos vidrados, em relao aos moldes, etc.

Fora do sector da cermica, temos outros exemplos. no sector do calado as compras de produtos e servios representam 50 a 60% dos custos industriais ou mesmo do valor de facturao no sector automvel este valor sobe a 80% do custo de uma viatura no Japo, 75%

nos EUA e 70% na Europa na metalomecnica ligeira estes valores situam-se entre os 40 e os 50%.

Qualquer destes exemplos mostra que a gesto dos stocks e das compras so factores de relevncia na gesto actual das empresas. Mas a gesto de stocks no constitui uma clula isolada na empresa. Em resumo, a gesto de stocks, para alm de uma organizao prpria que responda ao conjunto de economias possveis de realizar, encontra-se, no seio da empresa, como um rgo integrado numa

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organizao global que, caso no esteja suficientemente desenvolvida, bloqueia a sua aco e a concretizao dos seus objectivos.

TIPOS DE STOCKS

Numa empresa industrial podemos encontrar, basicamente, quatro tipos de stocks: Stocks, para fabricao matrias primas matrias subsidirias embalagem e materiais de embalagem Stocks conservao Stocks em curso de fabrico Stocks de produtos acabados.

POR QUE EXISTEM STOCKS NA EMPRESA? So diversas as razes que esto na base da existncia de stocks. Passamos a enumerar aquelas que nos parecem mais importantes. Fluxo das entradas e fluxo das sadas com diferentes ritmos Erros de previso Produo por lotes Produzir mais do que necessrio Prazos de fornecimento e pouca habilidade na negociao dos prazos acordados Deficincias de qualidade Sistemas fabris no balanceados (diferenas de cadncias entre os equipamentos) originando stocks entre as operaes.

E ainda, muitas vezes ligados ao processo do fabrico produo antecipada para reduzir o prazo de satisfao dos clientes produo antecipada para regular as oscilaes da procura e para compensar irregularidades da fabricao (avarias, paragens, etc.) mudanas de fabrico.
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Para reduzir o stock necessrio reduzir o ciclo de produo, mas para isso fundamental: Os efeitos mais importantes que resultam da existncia de stock so: os custos ligados sua existncia as ineficincias que no so evidenciadas devido sua existncia. reduzir a dimenso dos lotes fiabilizar o equipamento eliminar as no conformidades reduzir o tempo de mudana de srie.

CUSTOS ASSOCIADOS AO STOCK


Os stocks suportam, para alm do custo de ruptura, duas espcies de custo: custo de passagem de encomendas para a constituio e reabastecimento e que vai somar-se ao preo de compra artigos e custo de posse inerente sua existncia e que vai agravar os preos de sada de armazm

Custo de Passagem O custo de passagem, que corresponde a 1% - 2% do montante total das encomendas, compreende todos os gastos devidos ao procedimento de compra, como remuneraes e encargos com os agentes do aprovisionamento, estudos de mercado, despesas com negociaes, redaco das encomendas, controlo dos prazos, relance aos fornecedores, controlo das entregas e conferncia das facturas

Custo de Posse O custo de posse do stock compreende duas categorias de despesas: o interesse financeiro dos capitais imobilizados que se situa entre 10 e 15% e os gastos de armazenagem que podem atingir 5 a 10% do valor imobilizado. Os gastos de armazenagem so constitudos pelo custo de funcionamento dos armazns (remuneraes e encargos, iluminao e fora motriz, manuteno dos locais e dos equipamentos), a amortizao ou aluguer dos locais, a amortizao dos equipamentos, seguros, perdas por deteriorao e roubo, custo de obsolescncia.

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Custo de Ruptura A ruptura pode verificar-se nas duas actividades de produo: Fabricao: falta de materiais para dar continuidade ao processo produtivo Manuteno: falta de uma pea que origina paragem de fabrico e cuja produo no pode ser recuperada.

No primeiro caso (fabricao) podemos considerar duas espcies de ruptura: Ruptura potencial: detectada antes do lanamento em fabricao, origina custos de urgncia e custos comerciais Ruptura real: detectada s aps o lanamento em fabricao, obriga a outra natureza de custos, seja o custo de posse de stock de produtos em curso, o custo associado ao no cumprimento de prazos (perda da venda do produto/custo de oportunidade).

Por outro lado, o custo da ruptura em manuteno devido falta de uma pea de substituio o que d origem a um conjunto de consequncias financeiras que depende da pea e da mquina, da taxa de utilizao da mquina e das possibilidades de reparao. O custo de ruptura tem em conta o tempo suplementar t entre o tempo de reparao t1 com a pea existindo no stock e o tempo t2 para arrancar a instalao quando a pea no existe no stock. Durante este tempo ( t2 t1 ), o custo da ruptura integra, para alm do custo de posse dos produtos em curso de fabrico e do suplemento de desperdcios, a perda de produo rendvel expressa em margem bruta Custo de Ruptura = Ph (t2 t1) (PV Cv)

Ph Produo horria; PV Preo de venda; Cv Custos Variveis

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Em concluso, para obter uma boa gesto de stocks preciso minimizar os trs factores de custo: custo de passagem das encomendas, custo d posse do stock e custo de ruptura. Gerir um stock compreende a procura de uma soluo optimizada em termos:

fsicos administrativos econmicos

GESTO FSICA DE STOCKS

A gesto fsica de stocks preocupa-se, por um lado, com a organizao do espao fsico ocupado em armazm e por outro com a conservao e movimentaes necessrias desde a recepo dos materiais, at sua entrega aos utilizadores internos ou clientes externos.

Compreende a definio: do layout de implantao dos armazns do plano de arrumao dos materiais dos meios de movimentao associados do plano de conservao dos materiais

GESTO ADMINISTRATIVA DE STOCKS


O conhecimento das existncias, em quantidade e em valor, responde a vrias necessidades da empresa, servindo para alimentar a contabilidade, gerir a tesouraria e gerir os reaprovisionamentos. indispensvel o conhecimento do preo unitrio dos artigos para os poder integrar no clculo dos preos de custo dos produtos finais ou em curso. portanto necessrio que os stocks e os seus movimentos sejam correctamente valorizados.

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Em termos de gesto dos stocks, o inventrio permanente permite informar as quantidades e os preos unitrios, bem como o valor dos consumos anuais, parmetros de base para definir o perodo econmico de encomenda. Por outro lado, os preos unitrios informados servem de referncia aos compradores permitindo determinar os preos de facturao dos artigos cedidos a outros servios da empresa ou vendidos ao exterior. Em resumo, o conhecimento global do stock s se obtm quando se fala em unidades monetrias e no apenas em quantidades donde a necessidade de dispor de dados quantificados e valorizados sobre stocks: os consumos, as entradas e os stocks detidos.

Os movimentos do stock devem estar concebidos de forma a assegurar o inventrio contabilstico permanente, apoiado no registo validado das entradas e sadas de modo a permitir conhecer no curso do exerccio, as existncias em quantidade e em valor.

A Gesto Administrativa dos Stocks controla os fluxos de informao e fiabiliza os dados recolhidos, ao mais baixo custo, atravs: da gesto eficiente do processo de recepo do registo correcto e funcional das movimentaes do controlo do inventrio permanente da gesto eficiente do processo do reaprovisionamento do controlo contabilstico dos stocks.

TIPOS DE MOVIMENTOS MAIS CORRENTEMENTE UTILIZADOS Os materiais dentro da empresa esto sujeitos aos mais diversos tipos de movimentos. Destes, os mais utilizados so os seguintes: Entradas de compras - produtos provenientes de fornecedores que provocam o aumento das existncias Sadas para utilizao interna - produtos requisitados para uso na prpria empresa e que originam a reduo das existncias Expedio - movimento de sada para o exterior que conduz reduo das existncias Transferncias - movimentos entre armazns ou entre locais de armazenagem, que no conduzem ao aumento em termos globais do inventrio

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Devolues de fabricao - ou mais genericamente devolues de utilizao, compreende movimento de entrada em stock proveniente de sadas de stock no utilizadas Devolues a fornecedores - movimento de sada resultante da no aceitao de materiais provenientes de compras, mas cuja no conformidade s foi detectada aps o movimento de Entrada da Compra. Convm, no entanto realar que todos estes movimentos devem ser reduzidos ao mnimo estritamente indispensvel.

CRITRIOS VALORIMTRICOS
A valorizao de qualquer elemento do Activo do Balano de uma empresa tem reflexos naturais ao nvel dos seus Resultados pelo que os critrios de valorizao dos stocks tm de ser ponderados com toda a prudncia. Os critrios de valorizao correntemente utilizados so os seguintes: 1 Custo mdio ponderado A utilizao deste critrio faz distribuir por todos os artigos em stock com o mesmo cdigo, as alteraes de custo resultantes de novas entradas. Obtendo-se assim uma Valorizao ao mesmo custo de todos os artigos desse cdigo. um critrio correntemente utilizado e bem aceite pelo Fisco.

2 Custo standard fixado um valor standard para cada artigo de stock. Todos os movimentos se processam com base no valor estabelecido para o perodo de referncia (normalmente 1 ano). Os desvios, entre os valores reais e o standard fixado, vo a contas de desvios e so regularizados no final do exerccio. um mtodo tambm muito utilizado e bem aceite pelo Fisco.

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3 LIFO Last in First Out Este critrio assume que o ltimo lote que entrou ser o primeiro a sair. Os artigos iguais so valorizados de acordo com o lote que esteve na origem da sua entrada. As sadas so valorizadas em funo do lote movimentado na ordem inversa da sua entrada (ltimo a entrar - primeiro a sair). Este critrio conduz a uma tendncia de inflacionamento do custo dos produtos produzidos, uma vez que se utilizam sempre os lotes mais recentes existentes em stock. Em contrapartida as existncias so tendencialmente subavaliadas, uma vez que se mantm os lotes mais antigos que integram o stock.

4 FIFO First in First Out exactamente o inverso do anterior, provocando efeitos contrrios aos apontados. As existncias tm tendncia a ser sobreavaliadas e as imputaes aos produtos conduzem tendencialmente sua subvalorizao

5 NIFO Next in First Out Segue a mesma lgica do LIFO, considerando que as sadas se efectuam ao valor de mercado. Este critrio afecta sobretudo a valorizao dos produtos onde so imputados os artigos movimentados

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GESTO ECONMICA DOS STOCKS

O problema da gesto econmica dos stocks no se centra na aplicao de mtodos de gesto, mas na seleco do melhor mtodo para cada artigo, conforme a sua identidade, as suas caractersticas de consumo, de preo e de prazo, e os custos associados armazenagem, reabastecimento e ruptura. Trata-se de garantir o abastecimento dos utilizadores ao menor custo total atravs da: a) minimizao dos custos de posse e de passagem b) reduo dos obsoletos c) reduo das rupturas. Para o efeito preciso saber calcular com exactido o stock mdio em quantidade e em valor e avaliar os resultados obtidos com os mtodos aplicados Para medir a eficincia da utilizao de um stock recorre-se a indicadores que traduzem a relao entre o consumo e o stock mdio detido. Um desses indicadores a taxa de rotao do stock

Consumo no perodo (ano) Taxa de rotao = Stock mdio no perodo (ano)

Traduz o nmero de vezes que o stock se renova. Quanto mais elevada for esta taxa tanto melhor a gesto adoptada. Este indicador pode apresentar valores que se situam num intervalo muito largo que pode ir de valores inferiores unidade at 100, dependendo do tipo de artigos e da indstria de referncia. Todavia considera-se positivo, um rcio superior a 5 para uma indstria tradicional. Se o consumo anual de um artigo for de 60 000 e se o stock mdio no perodo foi de 15 000 , a taxa de rotao ser igual a 4, o que significa que o stock se renova quatro vezes por ano ou de 3 em 3 meses.

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O stock mdio dever ser calculado somando o stock no final de cada ms ao longo do ano e no final dividir por 12. Outro indicador utilizado a taxa de cobertura mdia do stock.

Stock mdio Taxa de cobertura = Consumo mdio mensal

Este indicador traduz o nmero de meses de consumo assegurado pelo stock mdio. Existe ainda um terceiro indicador que se traduz pela taxa de ruptura dos stocks e que se pode medir atravs do seguinte rcio:

N de requisies no satisfeitas Taxa de ruptura = N total de requisies ao armazm

difcil definir um valor ptimo para esta taxa dado que funo de um elevado nmero de variveis, todavia poderemos considerar como valores razoveis para a taxa de ruptura um intervalo entre os 2% e 4% para o stock global.

MTODOS DE CLCULO DAS NECESSIDADES DE STOCKS


impossvel prever o consumo ou a necessidade de um dado artigo com uma preciso perfeita. Isto significa que variaes devidas a erros de previso ou a acontecimentos excepcionais introduzem factores suplementares que afectam a planificao. Para antecipar flutuaes que no se podem prever, usual introduzir stocks nos sistemas que permitem compensar todas as variaes, dentro das previses efectuadas. Para planificar o stock deve-se saber quando o artigo dever ser armazenado e quantas unidades so preciso armazenar. Para isso necessrio prever o consumo mdio e a varincia
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(desvio padro) associada, no modelo de stock considerado, de modo a que, respondendo s solicitaes em prazo e em volume, se minimizar o custo mdio envolvido. O controlo do stock, em particular para o curto prazo , em muitos casos, um meio mais prtico e mais barato de tomar em considerao o problema das flutuaes dos pedidos, do que os mtodos de previso muito sofisticados. Neste sentido, o gestor tem de escolher entre trs solues: _ uma previso grosseira, que naturalmente conduzir constituio de stocks importantes e com rupturas em paralelo; _ um mtodo de previso elaborado, que pode conduzir a um fraco nvel de stocks ; _ um sistema de abastecimento relacionado directamente com o consumo no conceito de Justin-Time

A arbitragem entre estas trs solues deve fazer-se na base _ do valor relativo de cada item; _ da lei que rege o seu comportamento no passado; _ do custo associado; _ da preciso do mtodo utilizado. Convir todavia, acentuar que estamos a tratar de modelos de consumo independentes. Nos modelos de consumo dependentes, em que o consumo de um artigo est directamente relacionado com as necessidades do composto ao qual est ligado, sero utilizadas tcnicas que se combinam com as que iremos estudar, nomeadamente o MRP Materials Requirement Planning ou Planeamento das Necessidades de Materiais e o j referido Just-in-Time.

Uma vez inventariados, identificados e classificados os artigos e conhecido o valor dos consumos anuais, a empresa possui os mecanismos para a aplicao os mtodos de gesto. Uma primeira etapa para definir o mtodo mais econmico consiste na repartio dos artigos segundo o mtodo ABC, seleccionando os stocks em funo da importncia do valor do consumo de cada artigo. Mas esta repartio no suficiente para se resolver completamente o problema que se pe gesto econmica dos stocks. e que se resume em saber:

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QUANDO ENCOMENDAR E QUANTO ENCOMENDAR

de maneira a minimizar o custo global a suportar.

Os mtodos clssicos de gesto de stocks - o mtodo de Ponto de Encomenda e o mtodo do Plano de Aprovisionamento (ambos inseridos nos mtodos de consumo independente), apoiam-se numa base de dados constituda por:

_ custo de passagem de uma encomenda; _ custo de posse do stock; _ consumo anual; _ preo unitrio; _ prazo de entrega; _ lei dos consumos mensais; _ risco de ruptura aceite.

No entanto, a teoria dos stocks assenta sempre sobre a anlise dos registos do passado. Da que a aplicao dos mtodos de gesto deva incidir em particular nos artigos das classes B e C. Os artigos da classe A devero ser objecto de um tratamento especfico no devendo estar completamente dependentes de leis estatsticas.

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MTODO DO PONTO DE ENCOMENDA

Definio O mtodo de Ponto de Encomenda consiste em encomendar uma quantidade fixa, chamada Quantidade Econmica, assim que o stock atinge o nvel de reaprovisionamento chamado Ponto de Encomenda.

Caracteriza-se por encomendar quantidades fixas em datas variveis.

PRAZO DE APROVISIONAMENTO

O prazo de aprovisionamento de um artigo o prazo real total que decorre desde a comunicao da necessidade at disponibilizao do artigo, quer dizer, que alm do prazo fixado pelo fornecedor necessrio juntar:

_ os diferentes prazos administrativos antes do lanamento das encomendas: registo do pedido, consulta ao mercado, exame das propostas, negociao e escolha do fornecedor, redaco da encomenda;

_ prazo de recepo, que decorre desde a chegada do artigo ao armazm at ao seu registo de entrada no stock. Compreende o prazo de recepo qualitativa e de recepo quantitativa.

NOO DE STOCK MDIO


Consideremos um artigo que consumido razo de 800 unidades/ano e suponhamos que o seu stock renovado uma nica vez no ano. O stock deste artigo evolui de 800 a 0 unidades em 12 meses e o seu nvel mdio do ano de 400 unidades. Se o stock fosse renovado duas vezes/ano variaria de 400 a 0 unidades em 6 meses e o seu nvel mdio fixar-se-ia em 200 unidades.

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o valor deste nvel mdio que pesa na carga financeira dos stocks e isto mostra que ela influenciada pela quantidade encomendada e pelo nmero de encomendas feitas no ano.

NOO DO "STOCK DE SEGURANA

Suponhamos que para um dado artigo, o nvel de stock 80 e que o consumo de 10 unidades/ semana, em mdia. Deste modo, stock ser nulo na 8 semana Para evitar uma ruptura necessrio efectuar uma nova encomenda tendo em conta o prazo de entrega. Se este fosse de 3 semanas, a encomenda seria feita na 5 semana. Se os consumos fossem regulares, no fim da 8 semana o stock cairia a 0 no preciso momento em que a encomenda daria entrada no armazm retomando o nvel do stock.

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Mas tudo isto terico e no existe nenhuma segurana _ nem contra um prolongamento do prazo _ nem contra a alterao da lei do consumo durante o prazo de aprovisionamento Portanto, lanar-se- a encomenda de modo que esta entre em armazm, no quando o stock nulo, mas quando tiver cado a um nvel chamado "stock de segurana".

MTODO DO PLANO DE APROVISIONAMENTO


Este mtodo consiste em encomendar quantidades variveis em intervalos fixos. Este mtodo consiste em encomendar quantidades variveis em intervalos fixos. usado quando a um mesmo fornecedor compramos diversos materiais e pretendemos que o seu reaprovisionamento seja simultneo, para reduzir custos de lanamento da encomenda, para reduzir custos de transporte, etc A primeira questo que se nos coloca quando encomendar? Ou seja, de quanto em quanto tempo que eu fao a encomenda? da que tambm se chame a este mtodo o Mtodo do Ciclo de Reviso Fixo. A segunda questo , obviamente, qual a quantidade a encomendar?

Quando encomendar ? Se lanarmos N encomendas por ano , a quantidade mdia de cada encomenda ser S/N, e o custo anual global (Y) ser :

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assim,
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o nmero ptimo de encomendas que conduz ao valor mais baixo do custo anual global Daqui tiramos o Perodo de Aprovisionamento (expresso em meses)

Quanto encomendar ?

A quantidade que devemos encomendar, partindo do zero, para nos precavermos durante o perodo de aprovisionamento (p) e durante o prazo de aprovisionamento (d), acrescida do stock de segurana (Ss) ser:

No momento de lanamento da encomenda deve-se ter em conta o Stock Potencial (Sp). Assim, a quantidade a encomendar ser:

Q comprar =Q mx - Sp

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Clculo do Stock de Alarme (SA)

Pode acontecer que durante o perodo de aprovisionamento (p) os consumos sejam anormais e antes de chegarmos data de lanamento da encomenda podemos atingir a ruptura. Para evitar essa situao, define-se um valor de stock (stock de alarme) que uma vez atingido dar lugar a uma encomenda fora do perodo. Este stock deve ento fazer face aos consumos durante o prazo de aprovisionamento e s flutuaes do consumo no mesmo prazo.

dado pela expresso:

SA = S/12.d + Ss

DETERMINAO DO STOCK DE SEGURANA Vimos que o papel do stock de Segurana o de precaver: _ Contra um aumento eventual do consumo; _ Contra um aumento eventual do prazo. Trata-se, portanto, de se precaver contra os desvios em relao aos valores escolhidos para determinar o Ponto de Encomenda. Calcule-se ento de novo este Ponto de Encomenda.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
1. Autoria; Olivier Bruel Ttulo da obra; Aprovisionamento das Empresas Nmero da edio; 1 Local de edio; Lisboa Editora; Rs Formalpress Data de edio: 1986

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