MAKALAH

SISTEM INFORMASI SUMBERDAYA MANUSIA

OLEH: KELOMPOK 9

Mey Purnamasari Marina Tika Sariningsih Andi Rabithah Annisa Imran Riska Norrindah Lestari Tamimi

09179179 09179044 11179202 11179357

STIM NITRO MAKASSAR 2012/2013

DAFTAR ISI Kata Pengantar 02 Bab I Pendahuluan.. 03 Bab II Landasan Teori 05 Bab III Hasil dan Pembahasan 12 Bab IV Kesimpulan. 13 Daftar Pustaka... 14

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Terima kasih pula kepada Ibu Ceskakusumadewi B, S.E., M.Si. selaku dosen pembimbing kami pada mata kuliah Manajemen Sumberdaya Manusia yang telah memberikan kami dalam penyusunan makalah kami. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada teman-teman kami yang telah membantu kami dalam mengumpulkan data untuk makalah ini. Pada makalah ini kami membahas tentang Sistem Informasi Sumberdaya Manusia yang sangat diperlukan dalam perusahaan untuk memperoleh data-data dan informasi tentang karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut. Dalam makalah ini juga kami membahas salah satu contoh studi kasus yang menyangkut Sistem Informasi Sumberdaya Manusia. Kami pun merasa bahwa makalah ini tak luput dari kekurangan dan kesalahan. Maka dari itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca agar dapat memperbaiki kekurangan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi para pembaca. Akhir kata kami ucapkan terima kasih.

Makassar, 17 Januari 2013

Penyusun

I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Suatu perusahaan memerlukan sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan operasionalnya yang merupakan penggerak dari perusahaan itu sendiri. Seringkali semakin besar suatu perusahaan, maka akan semakin membutuhkan suatu cara untuk mengatur sumber daya manusia yang ada, sehingga apabila tidak dilakukan dengan benar, maka akan menyebabkan adanya ketidakteraturan terhadap informasi yang dihasilkan berkaitan dengan sumber daya manusia. Mengatur karyawan adalah sulit dan rumit, untuk itulah perusahaan harus memperhatikan pengaturan sumber daya manusia agar selaras antara kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk memperhatikan kesejahteraan para karyawan yang sudah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka untuk perusahaan dengan cara memberikan gaji, upah, tunjangan, insentif yang layak dan tepat waktu. Hal ini bukan saja sering didapati pada perusahaan dengan skala kecil, namun perusahaan skala besar juga seringkali mengabaikan persoalan seperti ini. Seperti misalnya, didalam perusahaan yang sudah menggunakan komputer didalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, seringkali komputer digunakan hanya untuk hal- hal yang berhubungan dengan luar perusahaan, seperti misalnya untuk melakukan pencatatan transaksi penjualan dan pembelian perusahaan. Padahal dengan adanya seluruh komputer yang terhubung kedalam suatu jaringan, maka proses pengaturan sumber daya manusia dapat memanfaatkan fasilitas tersebut. PT Istana Kebayoran Raya Motor merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan mobil dan suku cadang serta jasa perbaikan untuk mobil mobil keluaran Honda yang membutuhkan sumber daya manusia yang handal guna meningkatkan kegiatan operasional perusahaan secara efisien dan efektif. Jumlah karyawan perusahaan ini ada 147 orang. Sistem sumber daya manusia yang berjalan pada saat ini masih menggunakan sistem penyimpanan data karyawan yang lama, yang hanya disimpan dalam bentuk file dalam program excel sehingga proses update data karyawan dilakukan secara manual yaitu dengan membuka file tersebut. Selain itu, sistem yang berjalan saat ini belum dapat menyajikan laporan- laporan yang lengkap dan rinci kepada pihak manajemen sehingga menyulitkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Tidak hanya itu, proses penggajian dan pengupahan masih menggunakan sistem manual sehingga menghadapi berbagai masalah antara lain : pencatatan waktu hadir karyawan masih sering terjadi kecurangan ( titip absen ) yang menyebabkan tidak akuratnya perhitungan insentif kehadiran untuk karyawan dan tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi, masalah human error dalam penghitungan gaji dan upah karena harus dikaitkan dengan perhitungan lembur. Masalah akan menjadi semakin besar jika jumlah karyawannya semakin banyak. 3

2. Identifikasi Masalah 1. Mengapa PT. Istana Kebayoran Raya Motor masih mengalami kendala dalam meng-update data karyawannya? 2. Apa yang harus dilakukan oleh PT. Istana Kebayoran Raya Motor untuk mengatasi masalah-masalah dalam proses pengupahan dan penggajian karyawan?

II. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan. A. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 : 90) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut : Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi datayang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya. Menurut T. Hani Handoko (2001:237) adalah suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang sumberdaya manusianya, kegiatankegiatan personalia dan karakteristik-karakteristik satuan kerja. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan. B. Komponen SISM Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia seperti yang ditunjukkan dalam gambar berikut adalah :

Masukan (input)
a. Fungsi Masukan (Input)

Pemeliharaan Data

Keluaran (output)

Fungsi masukan mencakup dua konsep dasar sistem: data base dan pemasukan data (data entry). Fungsi masukan juga memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi personalia ke dalam SISM. Ini meliputi berbagai prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data. Biasanya tidak terlepas dengan pertanyaan: siapa yang mengumpulkan, kapan, dan bagaimana seharusnya data diperoses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan

system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) 5

dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer). b. Fungsi Pemeliharaan Data Fungsi dari pemeliharaan data terutama berkepentingan dengan kualitas data yang disimpan dalam sistem. Setelah data diproses oleh fungsi masukan, fungsi pemeliharaan mengelola kualitas data yang disimpan. Fungsi ini memperbarui, menambah data baru dan menghilangkan data yang sudah tidak diperlukan pada data base. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat. c. Fungsi Keluaran (Output) Fungsi keluaran ialah berkaitan dengan proses penarikan data (retrival). Fungsi sistem yang paling jelas ialah kemampuannya memproduksi keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Ini bisa meliputi laporan-laporan standar dan rutin maupun laporan-laporan khusus. Keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan penghubung penting antara SISM degan para pemakainya. Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakaipemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih. Kriteria penting untuk mengevaluasi efektivitas sistem sebagai alat bantu manajemen adalah apakah sistem mampu memproduksi informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan. C. Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang : 1. Tepat waktu (Timely), 2. Akurat (Accurate), 3. Ringkas (Concise), 4. Relevan (Relevant), 5. Lengkap (Complete). Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara singkat sebagai berikut : 1. Tepat Waktu (Timely), Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu. 6

2. Akurat (Accurate), Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya. 3. Ringkas (Concise), Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu. 4. Relevan (Relevant), Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu. 5. Lengkap (Complete), Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong. D. Tahap-Tahap Pengembangan SISM Dasar pengembangan SISM adalah sangat sederhana; bila data yang diperlukan untuk mendukung berbagai kegiatan sumberdaya manusia tersedia, maka setiap kegiatan dapat dibantu dengan SISM yang computer-based. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah memastikan bahwa SISM dirancang baik. Sayangnya tidak ada pendekatan proses desain paling baik yang dapat digunakan dalam kondisi apapun. Padahal pengembangan SISM bukan merupakan tugas mudah. Tugas ini memerlukan penggabungan kegiatan-kegiatan konseptual dan mekanis, sebagia untuk dilaksanakan komputer dan sebagian untuk tenaga manusia. Berbagai kegiatan tersebut mencakup pengembangan criteria edit, program-program penarikan data, kegiatan-kegiatan rutin pemasukan data, serta aspek-aspek klerikal dan kebijakan manajemen kerahasiaan dan keamanan data. Meskipun belum ada pendekatan desain yang diterima secara universal, proses pengembangan SISM yang relatif umum digunakan dapat dibagi menjadi tujuh tahap: Usulan (proposal) kepada Manajemen, Analisis Kebutuhan, Spesifikasi Sistem, Desain Sistem, Pengembangan Sistem, Instalasi dan Konversi, dan Evaluasi. Lama waktu dan kegiatan masing-masing tahap akan berbeda dari satu proyek ke proyek yang lain. Dan bila kebijakan organisasi adalah membeli suatu sistem yang tersedia di pasar, beberapa tahap tertentu dapat dikurangi dalam pengertian waktu dan dana. Bagaimanapun juga, setiap tahap harus diselesaikan dalam urutannya. Bila suatu tahap tertentu dihilangkan atau tidak dilakukan dalam urutannya, SISM tidak akan berfungsi sesuai dengan kemampuan potensialnya, dan pada akhirnya akan dinilai gagal. Lebih lanjut , setiap tahap akan menghasilkan suatu produk nyata ynag dapat digunakan manajemen untuk membuat keputusan tentang proses pengembangan SISM dapat dirinci sebagai berikut: 1. Usulan Kepada Manajemen Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai 7

parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan. 2. Analisis Kebutuhan Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhankebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. trade offs dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan. 3. Spesifikasi Sistem Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan diopersi. 4. Desain Sistem Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan programprogram latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun. 5. Pengembangan Sistem Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.

6. Instalasi Dan Konversi Setelah pengujian dilingkungan laboratorium berhasil, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan. 7. Evaluasi Kerja Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system. Tiap perusahaan pasti memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitasaktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Sejarah Perusahaan PT Istana Kebayoran Raya Motor didirikan pada tanggal 6 Mei 1982 dengan akte pendirian oleh Notaris R. Muh. Hendarmawan, S.H., dengan No.SIUP: 127/75/0904/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Bp. Suhendra Gomaidy dengan nama Honda Fatmawati yang beralamat di Jl.R.S. Fatmawati No. 21 Kebayoran Baru Jakarta 12410. Honda Fatmawati telah membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui demikian besarnya penjualan unit kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair, serta divisi general repair melalui pengembangan program keanggotaan bengkel. Keberhasilan PT. Istana Kebayoran Raya Motor melalui Honda Fatmawati tidak berhenti sampai disini saja. Pada tanggal 28 Juli 1994 PT. Istana Kebayoran Raya Motor mendirikan sebuah dealer Honda baru yang terletak di Pondok Indah dengan nama Honda Pondok Indah yang berlokasi di Jl. Sultan Iskandar Muda Kav 8, Arteri Pondok Indah Kostrad, Jakarta 12240. Kini setelah 24 tahun berdiri, jumlah unit kendaraan Honda yang terjual di Indonesia telah mencapai angka yang semakin fantastis. Melihat hal ini mereka 9

berusaha untuk meningkatkan performa penjualan dan pelayanan menjadi lebih baik lagi, seperti perluasan lahan dari 5.000 m2 menjadi 7.920 m2, penggantian dan penambahan fasilitas dengan peralatan yang lebih canggih, peningkatan sumber daya manusia dalam kualitas maupun kuantitas, dan manajemen perusahaan yang lebih kokoh, solid, dan dinamis. Dengan kata lain, Honda Fatmawati adalah pusat penjualan, perawatan, dan perbaikan mobil Honda yang terbesar dan terlengkap dalam upayanya memberikan performa yang terbaik untuk para pelanggannya. PT. Istana Kebayoran Raya Motor telah mencapai prestasi yang luar biasa dalam perjalanannya selama 24 tahun dan para pemilik dari perusahaan ini adalah Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Ibu Yanty Gomaidy. Sedangkan untuk manajemen perusahaan, Honda Fatmawati dikelola oleh Tim Manajemen yang kokoh, solid, dinamis, dan efisien yang terdiri dari : Bp. Somardi Tjandra (Komisaris Utama), Bp. Muljadi Tanandjaja (Direktur Utama), Ibu Ang Hoey Lee (Direktur Keuangan), Bp. Winata Harjanto (Direktur Penjualan), dan Bp. Iman S. Tjandra (General Manager) Manajemen PT. Istana Kebayoran Raya Motor menjalankan visi dan misi perusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi perusahaan. Motor penggerak utama Honda Fatmawati terdiri dari manajemen dan karyawan yang tersebar diberbagai divisi, antara lain divisi penjualan, divisi general repair, divisi body repair, serta divisi suku cadang. Tim Manajemen dan karyawan Honda Fatmawati yang semula terdiri dari 30 karyawan , kini telah berkembang menjadi 147 karyawan. Peningkatan jumlah karyawan dalam perusahaan tentunya juga diimbangi dengan peningkatan kesejahteraan karyawan sesuai dengan falsafah perusahaan bahwa sumber daya manusia merupakan asset berharga perusahaan. Untuk mencapai kinerja terbaik, karyawan diberi kesempatan mengikuti program pendidikan dan pelatihan. Selain itu perusahaan juga memberi dorongan motivasi kerja serta memberlakukan etos kerja yang tinggi. Jaminan kesejahteraan diwujudkan dalam bentuk gaji serta fasilitas lainnya seperti ruang makan yang menyajikan makanan yang higienis dan bergizi, loker penyimpanan, ruang istirahat karyawan, fasilitas ruang kerja yang nyaman, perumahan, fasilitas transportasi, fasilitas ibadah, jaminan kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Bahkan Honda Fatmawati kini telah memiliki koperasi terbesar diantara pusat servis Honda di Indonesia yang telah mengkontribusikan 43 rumah tinggal dan 32 sepeda motor bagi para karyawannya. Honda Fatmawati selalu mengacu kepada keseimbangan antara karyawan dan perusahaan. Bagi mereka karyawan adalah aset bagi perusahaan, sehingga sebagai timbal baliknya mereka sangat mencintai perusahaannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya karyawan Honda Fatmawati yang telah bekerja lebih dari 15 tahun, bahkan mencapai 23 tahun. Ruang pamer Honda Fatmawati adalah pintu gerbang divisi penjualan yang memiliki jam kerja lebih lama, yakni dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Dengan luas sebesar 700m2 , ruang pamer Honda Fatmawati dapat menampung 10 unit kendaraan display. Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan dengan cara yang fleksible, yakni tunai, kredit atau tukar tambah. Pada periode tertentu mereka juga memberikan potongan atau hadiah langsung kepada para pelanggannya. Selain itu, mereka juga menyediakan layanan purna jual seperti 10

kartu keanggotaan bengkel yang dapat dimiliki oleh setiap pelanggan. Dengan kartu tersebut pelanggan dapat menikmati berbagai kemudahan dan pelayanan khusus serta menikmati diskon dalam perawatan kendaraannya. Untuk kepuasan pelanggan, pusat pelayanan Honda Fatmawati beroperasi dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Kunci kualitas pelayanan adalah memadukan keterampilan para mekanik profesional yang handal dan terlatih dengan peralatan canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat. Fasilitas pelayanan dilengkapi dengan bengkel general repair dengan 20 stall seluas 1.000 m2, body repair dengan 32 stall seluas 1.300 m2, ruang penyimpanan suku cadang sekitar 3.500 macam barang seluas 450 m2 yang persediaannya dikontrol secara computerized, sehingga kapasitas bengkel Honda dapat melayani perawatan dan perbaikan hingga 3.000 kendaraan per bulan. Selain itu, mereka fasilitas canggih yang menjamin kendaraan pelanggan mendapatkan perawatan terbaik, misal : bengkel body repair yang dilengkapi dengan alat pelurus body dan sistem pencampuran cat modern serta pengecatan sistem oven untuk menjadikan kendaraan seperti baru kembali. Bagi para pemilik kendaraan lama, mereka juga menyediakan paket perawatan hemat untuk meremajakan kendaraankendaraan lama. Fasilitas perawatan kendaraan mereka dilengkapi dengan peralatan lengkap dan canggih seperti 4 single post lift, 18 two-post lift, 2 scissor lift, computerized and full optical wheel alignment, computerized wheel balancer, car benchand measuring system, 2 painting and dry booth, kendaraan derek yang siap beroperasi 24 jam, ruang penyimpanan kendaraan baru dengan daya tampung 70 unit kendaraan dan peralatan lainnya yang sesuai dengan standar Honda. Disamping itu, mereka juga menempatkan customer relations officer di divisi penjualan dan divisi after sales untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Selain itu, Honda Fatmawati juga dilengkapi fasilitas penunjang lainnya seperti area parkir yang mampu menampung 100 unit kendaraan pelanggan, executive lounge, ruang tunggu yang nyaman, mushola, kantin keamanan, dan kids corner sebagai tempat bermain anak-anak.

11

III HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Dari informasi yang diperoleh, ditemukan bahwa : 1. Pencatatan data base karyawan yang masih sederhana membuat kesulitan dalam mencarinya serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan. 2. Tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi karena Kepala HRD harus menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak. 3. Data karyawan tidak terintegrasi antara kepala HRD dan Kepala Divisi karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan. 4. Data karyawan dan penggajian tidak terintegrasi antara kepala HRD dan Finance Manager karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data, misalnya kenaikan gaji karyawan, promosi karyawan yang juga berpengaruh terhadap gaji karyawan. 2. Sebaiknya perusahaan harus mempunyai standar penilaian tersendiri atas pengaturan dan pengendalian kegiatan personalia. Selain itu, perusahaan harus mempunyai sistem penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi yang dapat membantu perusahaan dalam memproses data gaji dan upah karyawan dengan cepat, mudah dan akurat. Misalnya dengan: 1. Membuat suatu sistem pencatatan database yang telah terkomputerisasi yang memudahkan pencatatan data karyawan dan dapat menampilkan report yang dibutuhkan oleh manajer secara cepat dan up to date melalui pencetakan berbagai dokumen dan laporan sebagai output dari sistem informasi sumber daya manusia. 2. Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah,uang lembur, potongan atas gaji, insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan untuk menghindari masalah human error dari penghitungan yang manual agar tidak merugikan perusahaan dan juga karyawan. Selain itu, control system akan menjamin karyawan hanya akan mendapat uang transport dan insentif kehadiran yang sesuai dengan hak mereka. 3. Membuat sistem terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan kegiatan personalia dan kegiatan penggajian yang diproteksi hak aksesnya. Hal ini mempermudah dalam melakukan update terhadap data karyawan maupun data penggajian, sehingga jumlah gaji yang dibayarkan sesuai dengan data terbaru. 4. Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga tidak merugikan perusahaan dalam membayar insentif kehadiran bagi karyawan dan juga data kehadiran karyawan dapat langsung masuk ke dalam komputer untuk pembuatan laporan absensi yang lebih efisien dan akurat. 5. Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Hal ini berguna agar tidak terjadi kecurangan dalam pembayaran gaji dan upah. Pada PT Istana Kebayoran Raya Motor distribusi gaji dan upah dilakukan oleh Finance Manager. 12

IV KESIMPULAN 1. Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (HRIS). 2. Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. SISM merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia. 3. Suatu perusahaan memerlukan sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan operasionalnya yang merupakan penggerak dari perusahaan itu sendiri. Seringkali semakin besar suatu perusahaan, maka akan semakin membutuhkan suatu cara untuk mengatur sumber daya manusia yang ada, sehingga apabila tidak dilakukan dengan benar, maka akan menyebabkan adanya ketidakteraturan terhadap informasi yang dihasilkan berkaitan dengan sumber daya manusia.

13

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 2001.Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia.BPFE:Yogjakarta

Simamora, Henry.2004.Manajemen Sumberdaya Manusia.STIE YKPN:Yogyakarta.

Referensi Internet: http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab1/2007-2-00419-MNSI_Bab%201.pdf pada tanggal 12 Januari 2013 diakses

http://justseeandthink.blogspot.com/sumberdayamanusia.html diakses pada tanggal 7 Januari 2013

14