Manual para o PROFESSOR

Como construir uma grelha de avaliao utilizando o Microsoft EXCEL?

Jos Manuel M. Santos 2011

Introduo
O objectivo deste manual explicar, com bastante pormenor, a forma como o professor pode utilizar o Microsoft Excel para criar uma "aplicao" que permita fazer uma boa gesto da avaliao dos alunos nos trs perodos do ano lectivo. A "aplicao" funciona para uma turma e permite que se faam as parametrizaes mais tpicas (professor, disciplina, ano lectivo, escola), no sentido de evitar inserir, mais do que uma vez, as informaes que envolvem o processo. A aplicao que se pretende construir deve ter uma folha que far de MENU, utilizando "botes" que permitem rodar pelas restantes folhas. Existe tambm uma folha "GRELHA" que servir para colocar o nome dos alunos da turma e corrigir cada teste. Existir ainda uma folha para cada perodo de avaliao.

Bom trabalho!

Jos Manuel M. Santos 2011

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ndice Introduo .................................................................................................................................................................... 2 Folha para as configuraes/parametrizaes ............................................................................................................ 4 Atribuir nome a clulas/blocos .................................................................................................................................... 4 Construo de uma grelha de correco ..................................................................................................................... 5 Validao de cotaes.................................................................................................................................................. 6 Calcular a soma da cotao para cada aluno ............................................................................................................... 7 Calcular algumas Estatsticas ....................................................................................................................................... 8 Atribuir nota qualitativa na grelha ............................................................................................................................... 9 Construo da folha 1PERODO................................................................................................................................ 10 Transferir os nomes dos alunos da GRELHA para a folha 1PERODO....................................................................... 10 Calcular o peso das Competncias Essenciais............................................................................................................ 10 Calcular o peso das Competncias Transversais ........................................................................................................ 11 Clculo da Nota Final (com as Comp. Essenciais e Transversais)............................................................................... 12 Atribuir o Nvel (calculado com base nos pesos das Competncias) ......................................................................... 12 Clculo das Estatsticas do 1PERODO ...................................................................................................................... 13 O Layout da folha ....................................................................................................................................................... 13 Criao das folhas de clculo 2PERODO e 3PERODO ........................................................................................... 14 Criao do MENU da aplicao .................................................................................................................................. 15 Construir uma macro e associar a macro a um boto ............................................................................................... 16 Construir um boto e associar o boto a uma Macro ............................................................................................... 16 Proteco das clulas/Folha ...................................................................................................................................... 17 Anexo: Activar Macros em Excel 2007 ....................................................................................................................... 18

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Folha para as configuraes/parametrizaes

Por defeito um livro composto por 3 folhas, Folha1, Folha2, Folha3 . Para mudar o nome da folha pode utilizar o boto direito do rato e escolher Mudar o nome.

Comece por colocar o nome CONFIGURAR numa das folhas que tem. A folha CONFIGURAR dever ter, no mnimo, a seguinte informao: As informaes que forem colocadas nesta folha devero ser transmitidas para todas as outras folhas da nossa aplicao.

Atribuir nome a clulas/blocos

Para ser fcil transmitir os dados da folha CONFIGURAR para as outras, comece por fazer a nomeao de blocos, operao que consiste em dar um nome a uma clula ou a um bloco de clulas. Nas outras folhas da aplicao, quando pretender obter o nome do professor, poder ser bom referir professor em vez de referir algo do tipo =CONFIGURAR!C2. Para atribuir um nome a uma clula basta seleccionar a clula e na barra de frmulas, na zona onde normalmente aparece o endereo da clula, escrever o nome pretendido. Por exemplo, seleccione a clula C2, e atribuir-lhe o nome professor.

Nota: Os nomes a dar aos blocos no podem comear por nmeros, no devem ter acentos, nem espaos e no devem ser confundidos com endereos de clulas. Por exemplo, no devemos usar para nome de bloco U200, pois este nome seria entendido como endereo da clula U200.

Agora deve atribuir nomes s outras clulas: disciplina, turma, etc. Utilize a figura seguinte para observar possveis e adequados nomes a atribuir.

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Construo de uma grelha de correco

Depois de construda a folha onde vai fazer as configuraes, proceda agora construo de uma folha para grelha de correco de testes". Imagine que quer construir uma grelha com aspecto semelhante ao da figura abaixo.

Notas: - Parte da grelha passa apenas por formatao adequada. - Dedique ateno s zonas onde so necessrias frmulas e validaes. - Na parte final ir criar os botes de navegao. Supondo que vai construir uma grelha para 25 alunos, vai ser necessrio colocar os nmeros dos alunos na grelha. Claro que no deve comear a colocar na clula B5 o nmero 2, na B6 o nmero 3 e assim sucessivamente. Ento como evitar este processo? Simples, coloque nas clulas adequadas o valor 1 e 2, seleccione depois as clulas B5 e B6 e coloque o rato no canto inferior direito (ir aparecer uma cruz mais fina) puxando para as clulas inferiores at chegarmos ao nmero 25 (ver imagens abaixo).

Supondo que ser fcil construir a estrutura da grelha vai passar agora para a utilizao de frmulas e de validaes.

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Validao de cotaes
A "grelha de correco de testes" vai ter uma zona (linha) dedicada colocao da cotao das alneas. Se a alnea a) tem cotao 5, presume-se que no deve poder atribuir na grelha um valor superior a esse. Como fazer? Vai validar a primeira coluna da "grelha de correco de testes". A cotao mxima a atribuir nesta coluna ser a do valor que est colocado na clula D4. Vai seleccionar o bloco D5:D29 e no separador dados escolher validao de dados no boto Validao de dados.

Vai aparecer uma caixa de dilogo. Nessa caixa, no separador Definies, na Zona dos Critrios de validao vai fazer as alteraes devidas. Em Por escolha decimal (caso se pretenda trabalhar com valores inteiros e decimais), em Dados pode deixar menor ou igual a ou situa-se entre. Caso tenha optado por menor ou igual a resta em Mximo colocar =D4. Nota: Em Mximo devemos colocar =D4 em vez de colocar simplesmente o valor 5.

No separador Aviso de erro pode colocar uma mensagem que aparecer caso seja colocado um valor que no permitido.

Passa a obter a seguinte mensagem se houver erro de introduo:

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Calcular a soma da cotao para cada aluno

Na clula Y4 pretende que aparea a soma do valor das cotaes. Precisa, ento, de colocar a seguinte frmula: =SOMA(D4:X4)/100 Nota: A frmula indicada obriga a que se formate a clula Y4 para Nmero/Percentagem

Para ter o valor da cotao da cada aluno tem tambm de usar a funo soma. Seleccione a clula Z5, clula onde se pretende que v aparecendo a soma das cotaes do aluno n1. Nessa clula coloque a frmula "=SOMA(D5:Y5)".

Obviamente no far a frmula para todos os outros alunos. Vai "copiar" a frmula. Para copiar a frmula pode usar o boto direito do rato sobre a clula e fazer "copiar", de seguida seleccionar o bloco de clulas para onde se pretende copiar e com o boto direito fazer "colar" ou "colar especial/formulas". Tem agora um pequeno problema... Se copiar a frmula para obter a cotao dos outros alunos, vai constatar que os alunos que no tm cotao atribuda tero sempre cotao 0. Como evitar isto?

Para evitar o facto referido, use a funo SE e a funo CONTAR, ou seja, SE "houver cotaes vamos SOMAR " SENO "no queremos nada". Traduzindo isto para o caso, precisa editar a frmula da clula Z5 e alterar a mesma para: =SE(CONTAR(D5:Y5)>0;SOMA(D5:Y5);"") Agora s copiar a frmula e verificar que foi atingido o objectivo! Sintaxes/funcionamento das duas funes usadas:
>> A funo condicional "SE" utilizada para retornar um determinado resultado, mediante um teste lgico. Normalmente tem trs argumentos, inseridos entre parnteses e separados pelo sinal ( ; ): SE (Teste Lgico; Valor se verdadeiro; Valor se falso) Descrio dos argumentos: Teste lgico: Verifica uma condio estabelecida. Valor se verdadeiro: Apresenta um resultado caso a condio estabelecida seja satisfeita. Valor se falso: Apresenta um resultado caso a condio estabelecida no seja satisfeita.
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>> A funo CONTAR conta o nmero de clulas que contm nmeros. Utilize a funo CONTAR para obter o nmero de entradas numricas num intervalo. Por exemplo, introduza a seguinte frmula para contar os nmeros no intervalo A1:A20: =CONTAR(A1:A20)

Se observar a figura abaixo, vai constatar que se pretende ter nessa grelha um conjunto de informaes que j colocamos na folha a que chamamos "CONFIGURAR". Assim, precisamos apenas de passar essas informaes da folha "CONFIGURAR" para a nossa grelha. Recorde que na folha "CONFIGURAR" atribumos nomes adequados s clulas. Por exemplo, clula onde colocamos o nome do professor atribumos o nome "professor". Na "grelha" na clula D34 pretende ter o nome do professor, como o nome j est colocado na folha "CONFIGURAR", e como essa clula foi nomeada de "professor", o que tem de colocar em D4 ser apenas "=professor".

Nota: Se no tivesse atribudo nome clula, poderamos usar a seguinte frmula: "=CONFIGURAR!C2" Na prtica, na Turma pretende juntar dois dados, o ano e a turma. Para fazer isso pode usar a funo CONCATENAR. A funo CONCATENAR permite juntar um conjunto de argumentos. Por exemplo, =concatenar("ol";" ";C4), iria juntar a palavra "ol" com o texto que estiver inserido na clula C4, com um espao entre as duas palavras/texto. Na grelha, em Turma, vai precisar de colocar a seguinte frmula: =CONCATENAR(ano;" ";turma)

Calcular algumas Estatsticas

Uma outra seco que tem na grelha a seco de Estatsticas. As estatsticas que precisa de obter retiram-se da observao da zona das cotaes. Assim selecione a coluna onde tem as somas das cotaes (bloco Z5:Z29) e d a esse bloco o nome "cotacao".

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 A primeira estatstica passa por saber o nmero de alunos avaliados. Ora bem, o nmero de alunos avaliados ser o dado pelo nmero de cotaes que aparecem no bloco "cotacao". Para fazer essa contagem use a funo CONTAR. Assim, na clula T32 coloque a seguinte frmula =CONTAR(cotacao). Para contar o nmero de alunos com negativas vai contar as clulas que tm valor inferior a 50. Para isso vai usar a funo CONTAR.SE. Como parece ser fcil de adivinhar, esta funo conta em funo de uma condio. Sintaxe: Contar(Intervalo;Critrio) No caso, na clula T33, ter de ficar =CONTAR.SE(cotacao;"<50"), repare-se que o critrio deve ficar entre aspas. Para contar o nmero de alunos com negativa, parece-me que uma maneira rpida passa por "n alunos avaliados - n de alunos com positiva", assim na clula T34 coloque =T32-T33. Para saber a percentagem de alunos com negativa tem de pensar numa "regra de 3 simples". Repare que " o n de alunos representa 100%, o n de negativas representar X", esquematizando teramos: n alunos ---- 100 com os endereos da grelha fica T32 ---- 100 n negativas ---- x T33 ---- x Resolvendo, x = (T33x100)/T32 e a frmula que deve usar em T35 ser =(T33*100)/T32. A mdia das notas dos alunos ser obtida com a funo mdia. Basta fazer =MDIA(cotacao). E tem as estatsticas calculadas!

Atribuir nota qualitativa na grelha

Suponha que se pretende atribuir nota qualitativa de acordo com o que foi definido na folha configurar, ou seja, SE o aluno tiver uma cotao inferior ao nivel2 tem Fraco (fraco), seno tem de tornar a usar o SE (encadeamento): SE o aluno tiver uma cotao inferior ao nivel3 tem No Sat. (naosat) Traduzindo na grelha vir: =SE(Z5<nivel2;fraco;SE(Z5<nivel3;naosat;SE(Z5<nivel4;sat;SE(Z5<nivel5;bom;mtbom))))

Para evitar que seja atribudo nvel nas clulas que no tm alunos pode alterar a frmula para: =SE(Z5<>"";SE(Z5<nivel2;fraco;SE(Z5<nivel3;naosat;SE(Z5<nivel4;sat;SE(Z5<nivel5;bom;mtbom))));"") E temos a grelha construda!

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Construo da folha 1PERODO

Passe construo de uma folha de clculo que guarde e ajude a calcular a nota do aluno para cada perodo. A folha vai ter o seguinte aspecto:

A primeira coisa que vai fazer atribuir a esta folha o nome 1PERODO. Passe construo...

Transferir os nomes dos alunos da GRELHA para a folha 1PERODO

Como os nomes dos alunos da turma j esto na folha GRELHA, no volte a escrever os nomes na folha 1PERODO. Vai transferir os nomes da GRELHA para a folha 1PERODO. Vai passar o nome do 1 aluno, nome que vai aparecer na clula C5. Se formos ver, o nome do primeiro aluno est tambm na clula C5 da folha a que chamou GRELHA, assim a frmula poderia passar por =GRELHA!C5. Assim, facilmente se entende que para passar um valor de uma folha para outra basta colocar a seguinte frmula: =nome_da_folha!endereo_da_clula. A frmula =GRELHA!C5 passou o nome do aluno. Agora ter um problema ao copiar a frmula para as clulas onde pretende que apaream os nomes dos outros alunos. Resolver colocando a seguinte frmula: =SE(GRELHA!C5<>"";GRELHA!C5;"").

Calcular o peso das Competncias Essenciais

Como se constata, nesta folha tem que lanar as notas que o aluno teve nos testes (3 no mximo), sendo depois calculada a sua mdia Total Parcial, com base num certo peso das Competncias Essenciais. Na clula G5 calcula-se a mdia que o 1 aluno teve nos testes. Para isso vai usar a funo Mdia, aplicada da seguinte forma: =MDIA(D5:F5).
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Acontece que ao copiar esta frmula para os restantes alunos (que no nosso caso podem ir at 25) observar que nas linhas onde no existem alunos vai ter #DIV/0. Ento como resolver isto? Penso que concorda que s quer calcular a mdia se existem notas atribudas a testes! Assim use a funo CONTAR e ter de usar algo como: =SE(CONTAR(D5:F5)>0;MDIA(D5:F5);""). Agora se copiar a frmula ter o problema resolvido. No exemplo tem que a mdia dos testes (a que chamamos de Competncias Essenciais) ter um peso de 70%. Assim, na coluna Total1 quer calcular 70% da mdia dos testes. A frmula a utilizar ser, numa primeira instncia, =G5*$H$2. Para no variar, se copiar a frmula ter problema nas linhas que no tm alunos/notas nos testes. Ento vamos retocar a frmula para: =SE(CONTAR(D5:F5)>0;G5*$H$2;""). Nota: Na frmula tem o endereo H2 com cifro antes de cada coordenada ($H$2). Isto torna o endereo absoluto o que faz que quando se copia a frmula esta mantm sempre o endereo inaltervel.

Calcular o peso das Competncias Transversais

Agora que j tem a folha a calcular o peso das Competncias Essenciais, falta avanar para o clculo do peso das Competncias Transversais, que se entende serem aspectos como Participao, Comportamento, TPC,

Como se pode observar na imagem anterior, reserve espao para 5 competncias transversais, usando no exemplo as competncias TPC, Participao e Comportamento. Como tambm parece ser fcil de observar, no exemplo considere que o TPC tem peso de 5%, a participao 15% e o comportamento 10%, de modo a totalizar o valor percentual de 30% (100-70=30). Portanto na coluna do TPC pode, no exemplo, atribuir cotao mxima de 5 (validar). A parte do clculo referente s Competncias Transversais feita na coluna Total 2. Veja a frmula a utilizar para o 1 aluno. Na clula O5 vamos colocar a frmula: =SE(CONTAR(J5:N5)>0;SOMA(J5:N5);""). Esta frmula j est trabalhada para poder ser copiada para todas as linhas.

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Clculo da Nota Final (com as Comp. Essenciais e Transversais)

Se j calculou os totais parciais resta agora som-los. Na coluna TOTAL FINAL pretende-se obter a soma dos valores das duas competncias. Assim, a frmula para o 1 aluno ser: =SE(H5<>"";H5+O5;""). Basta copiar at ao fim da grelha

Atribuir o Nvel (calculado com base nos pesos das Competncias)

Agora que tem o clculo da nota final dos alunos, vai tentar obter o Nvel para cada aluno (com base no que defini u na folha CONFIGURAR).

Se olhar para a imagem anterior facilmente conclu que o aluno ter Nvel 1 se a sua nota for inferior ao nivel2, ter Nvel 2 se a sua nota for inferior ano nivel3 , ou seja precisa de usar a funo SE (encadeada).

Pensando, como sempre, no 1 aluno da grelha, a sua NOTA FINAL est na clula Q5. Ento a frmula a colocar na clula S5 ser: =SE(Q5<nivel2;1;SE(Q5<nivel3;2;SE(Q5<nivel4;3;SE(Q5<nivel5;4;5)))). Como sempre, precisa de dar um jeito frmula para no ter problemas nas linhas que no tm alunos/notas. Vai atribuir nveis se na coluna TOTAL FINAL houve algo, assim vai fazer a seguinte adaptao: =SE(Q5<>"";SE(Q5<nivel2;1;SE(Q5<nivel3;2;SE(Q5<nivel4;3;SE(Q5<nivel5;4;5))));""). Agora s copiar a frmula Na coluna Nvel a atribuir e Auto avaliao no vamos colocar frmulas. So colunas livres e para uso do docente.

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Clculo das Estatsticas do 1PERODO

Para calcular as estatsticas do exemplo vai precisar essencialmente, de duas colunas da folha. As colunas a usar so a coluna do Nvel Calculado e a coluna da Mdia (dos testes). Assim, o primeiro passo a dar atribuir nomes adequados a estes blocos. Vamos atribuir o nome media ao bloco G5:G29 e o nome nivelcalculado ao bloco S5:S29. Frmulas a usar: N alunos avaliados: =CONTAR(media) % de Nveis NEGATIVOS: =(CONTAR.SE(nivelcalculado;"<3")*100)/M32 % de Nveis POSITIVOS: =100-M33 % DE Nveis >= 4: =(CONTAR.SE(nivelcalculado;">3")*100)/M32 Mdia de Nvel: =MDIA(nivelcalculado) Mediana de Nvel: =MED(nivelcalculado)
Notas: A funo CONTAR.SE permite fazer uma contagem de acordo com um critrio. Sintaxe: =CONTAR.SE(intervalo;critrios) A funo MED devolve a mediana de um bloco de valores Sintaxe: =MED(intervalo)

A folha 1PERODO est concluda, a nvel de frmulas.

O Layout da folha
Pretende-se que a folha 1PERODO fique com um aspecto e tamanho adequado a uma folha A4. Assim, tm de usar a folha na vertical e pode ter de ajustar algumas larguras de clulas. A figura seguinte mostra a PrVisualizao do documento (Boto do Office/Imprimir/Pr-Visualizar).

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Se, se aperceber que a grelha no cabe na folha proceda a alguns ajustes na largura de algumas colunas. Nota: O boto Configurar Pgina que pode ser obtido no Pr-Visualizar, permite fazer muitas configuraes pgina.

A caixa de dilogo associada ao boto Configurar Pgina tem o aspecto seguinte:

A explorao das opes fcil

Criao das folhas de clculo 2PERODO e 3PERODO

J tem concluda uma folha de clculo que permite calcular e analisar as avaliaes dadas no 1 Perodo. As folhas para o 2 e 3 Perodos so semelhantes, tem apenas que alterar o texto de algumas clulas. Assim, pode copiar duas vezes a folha 1PERODO e fazer as alteraes necessrias, nomeadamente mudar os nomes das novas folhas para 2PERODO e 3PERODO. Para copiar a folha 1PERODO basta clicar com o boto direito do rato no separador da folha e escolher a opo Mover ou Copiar. Na caixa de dilogo que vai aparecer vamos escolha a opo Criar uma cpia e (mover para o final).

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Passa a ter uma nova folha de nome 1PERODO(2). Resta mudar o nome dessa nova folha para 2PERODO e entretanto fazer nessa folha a mudana de todo o texto que refere 1 Perodo

As alteraes sero apenas em 3 clulas (ver imagem seguinte).

Criao do MENU da aplicao

J tem neste instante na sua aplicao vrias folhas: CONFIGURAR; GRELHA; 1PERODO; 2PERODO; 3PERODO. Falta fazer uma folha onde se faa um MENU que permita usar botes para navegar" entre todas as folhas. Coloque uma nova folha no livro. Para isso pode usar o boto trabalho, junto dos separadores que contm o nome das folhas. disponvel ao fundo da zona de

Mude, entretanto, o nome da nova folha para MENU. A folha MENU no vai ter nada mais do que botes associados a macros, sendo que as macros abrem as folhas da aplicao. Vamos criar uma macro que tem como funo abrir uma folha.

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Construir uma macro e associar a macro a um boto

Para gravar uma macro, aceda ao menu VER e no boto Macros escolha a opo Gravar Macro. Aparecer de seguida, uma caixa de dilogo onde pode dar um nome macro e associar macro uma sequncia de botes. Por exemplo, se vai fazer uma macro para abrir a folha 1PERODO, pode completar a caixa de dilogo como se mostra na figura seguinte:

Nota: A macro em causa executada pela sequncia de teclas CTRL+u, ou seja, se fizermos CTRL+u tambm abrimos a folha 1PERODO.

A partir do momento em que se carrega no boto OK, est a gravar. Apenas tem de clicar no separador da folha 1PERODO e, imediatamente, parar a macro. Para parar a macro vai de novo a VER/Macros/Terminar gravao.

Supondo que tem todas as macros (para abrir as folhas) gravadas, falta associar as mesmas a botes.

Construir um boto e associar o boto a uma Macro

Para construir um boto use as Formas automticas.

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Escolha, por exemplo, o rectngulo arredondado. Com duplo clique pode formatar o boto de modo que fique com um aspecto em relevo, escrevendo no boto o nome apropriado. Depois de criar um boto copie-o e cole-o de modo a criar todos os botes de que necessita, bastando mudar o nome do mesmo. Como vamos associar cada boto a uma macro? Imagine que quer associar o boto macro que abre a folha 1PERODO, basta clicar com o boto direito do rato e escolher a opo Atribuir macro.

Das macros que esto gravadas escolher a que abre a folha. Observe a figura abaixo.

Proteco das clulas/Folha

Este processo de crucial importncia. Depois de verificar que a folha est perfeita, devemos seleccionar as clulas que devemos deixar desprotegidas e em Base escolha Proteger clulas. Depois em Base faa Proteger folha.

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Anexo: Activar Macros em Excel 2007

Ao clicar no boto do Office, vai aparecer a seguinte caixa de dilogo:

De seguida ir clicar em Opes do Excel, o que vai fazer aparecer a seguinte caixa: Na zona esquerda seleccione Centro de Fidedignidade. Nas opes que surgem na zona direita, seleccione o boto Definies de Centro de Fidedignidade, aparecendo agora a caixa do Centro de Fidedignidade.

Escolha na zona esquerda o boto de Definies de macros. Depois escolha a opo Activar todas as macros. Finalize clicando nos vrios botes de OK que entretanto possa encontrar.

Finalmente, feche a aplicao gravando as alteraes e volte a abri-la para utilizar.

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