INTELIGEN1.WEBS.

COM
INTRODUCCION Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarn la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios. El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda.

EL METODO ABC El ABC (siglas en ingls de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en Actividades") se desarroll como herramienta prctica para resolver un problema que se le presenta a la mayora de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la funcin de valoracin de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestin interna. Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente. En principio podemos decir que el modelo ABC (Activity Based Costing) es un sistema de costo basado fundamentalmente en algunas ideas fundamentales: Los productos no consumen costos sino que, los productos consumen actividades exigidas para su fabricacin, dichos de otra manera los Productos demandan actividades. Las actividades y no los productos son los que consumen recursos o valor de los factores productivos, siendo los costos la expresin cuantificada en trminos monetarios de esos factores consumidos. El manejo de los artculos que se encuentran en el inventario es de vital importancia ya que estos, son los que determinan en gran parte la asignacin de costos en el proceso productivo y determinan en un alto grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestin financiera. Para realizar una eficiente administracin los responsables de esta rea deben controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversin significativa que si no se maneja

INTELIGEN1.WEBS.COM
de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectara la gestin financiera de la empresa. Una empresa que tenga un gran nmero de artculos de inventario debe analizar cada uno de ellos para determinar la inversin aproximada por unidad.

Los artculos: 1. Las organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de artculos que no tienen una misma caracterstica, muchos de estos artculos son relativamente de bajo costo. 2. Algunos de los artculos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotacin baja y en consecuencia exigen una inversin considerable; otros artculos, aunque tiene un costo alto por unidad rotan con suficiente rapidez para que la inversin necesaria sea relativamente baja. Se clasifican en: Los artculos A Son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversin, estos representan aproximadamente el 20% de los artculos del inventario que absorben el 90% de la inversin. Estos son los ms costosos o los que rotan ms lentamente en el inventario. Los artculos B Son aquellos que les corresponde la inversin siguiente en trminos de costo. Consisten en el 30% de los artculos que requieren el 8% de la inversin. Los artculos C Son aquellos que normalmente en un gran nmero de artculos son correspondientes a la inversin ms pequea. Consiste aproximadamente el 50% de todos los artculos del inventario pero solo el 2% de la inversin de la empresa en inventario. PARA DIFERENCIAR LOS ARTICULOS 1. El diferenciar el inventario en artculos A, B y C permite que la empresa determine el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. 2. El control de los artculos A debe ser muy intensivo por razn de la inversin considerable que se hace, este tipo de artculos se les debe implementar las tcnicas ms sofisticadas de control de inventarios. 3. En los Artculos B se pueden controlar utilizando tcnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados.

INTELIGEN1.WEBS.COM
4. En los artculos C el control que se realiza es mnimo. Debe tenerse en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventarios no tiene aplicacin en todas las empresas, ya que ciertos artculos que son de bajo costo, pueden ser definitivos en el proceso de produccin y no son de fcil adquisicin en el mercado, es por ello que adquisicin en el mercado, necesitan una atencin especial. El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los costos, ya que al tener una mejor distribucin de los inventarios, el costo de almacenamiento, mantenimiento, vigilancia, prdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una mejor forma. La aplicacin del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la clasificacin de artculos, teniendo en consideracin los porcentajes en cantidades fsicas y la inversin necesaria. Este sistema nos ayuda a clasificar los inventarios en tres categoras:

A: Muy importante. B: Medianamente importantes. C: Poco o nada importantes. Al aplicar el sistema de clasificacin ABC es importante recordar lo expuesto por el economista italiano Pareto referente a que el 20% ms importante de la causa es la responsable del 80% del efecto.

CLASIFICACIN DE LOS INVENTARIOS Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre a el, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases, a saber: - Manejo de inventarios (preparativos) - Identificacin - Instruccin - Adiestramiento Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variacin del excedente es: X >I mx. Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn. Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta. Inventario en Lnea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, etc. Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades

INTELIGEN1.WEBS.COM
que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de Mercaderas: Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuacin: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipacin: Son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o aun periodo de cierre de planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin. Inventario de Lote o de tamao de lote: Estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos adquiridos. Inventario Estacinales: Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir mas econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventario Permanente: Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

Ahora bien despus de conocer los diferentes tipos de inventarios que existen podemos clasificarlos de la siguiente manera:

Inventarios y su clasificacin

De una empresa industrial de transformacin.

Inventarios de fabricacin

Inventarios de materia prima. Inventario de produccin en proceso. Inventario de productos. terminados

De una empresa de comercial.

Inventarios de mercancas

INTELIGEN1.WEBS.COM
ADMINISTRACIN DE LAS EXISTENCIAS Podemos definir a la Administracin de Materiales como un conjunto de tcnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organizacin desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes. Cuando nos referimos a materiales estamos hablando de los siguientes productos: Aquellos que la organizacin adquiere para ser procesados o transformados en el proceso productivo, es decir las materias primas. Los que esta fbrica, es decir los productos terminados Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser terminados en la planta de produccin o aquellos que intencionalmente se almacenan para ser acabados posteriormente (productos en proceso). De igual forma en el rubro de materiales se debe incluir aquellos productos que se utilizan en el mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones as como al conjunto de suministros que se utilizan para realizar los trabajos de orden administrativo. Normalmente los materiales o inventarios estn separados fsicamente en diversos almacenes, a saber: Almacn de Materia Prima, Almacn de Productos Terminados, y Almacn de Repuestos y Suministros. En algunas empresas existen almacenes de productos semi-procesados, listos para ser finalizados segn las necesidades de la organizacin. Existen dos tipos especiales de inventarios que son: Los inventarios de distribucin, son productos terminados que la organizacin mantiene en almacenes especiales, fuera de su planta de produccin, para facilitar su colocacin en el consumidor final. Inventarios en consignacin, que son cantidades de productos terminados, que estn en poder de un tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente cancela (paga) a la empresa duea del inventario la cantidad que vende del producto. Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces, estamos hablando de los productos que la empresa posee en diversas Locaciones.

Problemtica de los Inventarios Segn su naturaleza o tipo, las empresas poseern en diversas proporciones los tipos de inventario antes sealados. Por ejemplo, una empresa fabricante de cerveza puede tener tan solo 20 o 30 productos en su inventario de materia prima, pero en cambio puede contar con 12 o 15 mil renglones en su almacn de repuestos. O empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 tems en su almacn de materia prima y entre 2500 y 3000 productos distintos en su almacn de productos terminados. Una empresa dedicada tan solo a la distribucin puede poseer miles de tems en su almacn de distribucin y miles de renglones en su almacn de repuestos y suministros.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Es evidente que la tenencia de estos inventarios acarrea costos a la organizacin (costos de tenencia). Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacn). El almacn genera costos relacionados con su funcionamiento: alquiler, electricidad, agua, suministros, etc. El manejo de los materiales se efecta con equipos especializados tales como: carretillas, montacargas, gras, etc. Es necesario contar con personal que se dedique nicamente a las labores inherentes del almacn: despacho y traslado de los productos, recepcin de proveedores, etc. Las organizaciones normalmente toman plizas de seguros para asegurar las mercancas contra incendio, robo, terremotos, etc. Existen perdidas por productos que se daan, hurtos y obsolescencia. En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad, es decir lo que la empresa deja de ganar por tener una cantidad de dinero inmovilizada en inventarios, cuando, por ejemplo, pudiera tener ese dinero invertido en productos, en un banco acreditando intereses. Por otra parte, la carencia de inventarios, en un momento determinado puede tener como consecuencia costos derivados de: Prdida de ventas por inexistencia de productos terminados. Prdida de clientes e imagen en el mercado por la razn anterior. Prdidas ocasionadas por paradas de produccin motivado a carencia de materias primas. Perdidas de lotes de produccin por carencia de otro tem necesario para su fabricacin. Perdidas de produccin en tiempo y materiales por inexistencia de repuestos. Por lo que, tanto los excesos de inventarios, que disparan o incrementan innecesariamente los costos de tenencia mencionados previamente y las deficiencias de inventario, tambin conocidas como stock-out, atentan contra un objetivo bsico de la organizacin como lo es la maximizacin de las ganancias y puede convertirse en un grave problema financiero para la empresa.

Objetivos de la Administracin de Inventarios. Dada la problemtica que se presento anteriormente la Administracin de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes potencialmente en conflicto- objetivos: Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin. Minimizar la inversin en inventarios

Manejo De Materiales El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la produccin ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen peridicamente de un lugar a otro. Cada operacin del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se asegura que los materiales sern entregados en el momento y lugar adecuado, as como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.

INTELIGEN1.WEBS.COM
En una poca de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologas para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificacin, control y logstica por cuanto abarca el manejo fsico, el transporte, el almacenaje y localizacin de los materiales. El flujo de materiales deber analizarse en funcin de la secuencia de los materiales en movimiento (ya sean materias primas, materiales en productos terminados) segn las etapas del proceso y la intensidad o magnitud de esos movimientos. Un flujo efectivo ser aquel que lleve los materiales a travs del proceso, siempre avanzando hacia su acabado final, y sin detenciones o retrocesos excesivos. Los factores que afectan el tipo de flujo pueden ser: Medio de transporte externo. Nmero de partes en el producto y operaciones de cada parte. Secuencia de las operaciones de cada componente y nmero de subensambles. Nmero de unidades a producir y flujo necesario entre reas de trabajo. Cantidad y forma del espacio disponible. Influencia de los procesos y ubicacin de las reas de servicio. Almacenaje de materiales.

El anlisis del flujo de materiales es el punto principal de la Planeacin de la Distribucin de Planta, cuando el movimiento de materiales es una parte mayor del proceso. El caso se presenta cuando los materiales son grandes y voluminosos, pesados y en altas producciones o si los costos de transporte o manejo son altos, comparados con los costos de operacin, almacenaje o inspeccin. Riesgos de un manejo ineficiente de materiales A. Sobrestada. La sobrestada es una cantidad de pago exigido por una demora, esta sobrestada es aplicada a las compaas si no cargan o descargan sus productos dentro de un periodo de tiempo determinado. B. Desperdicio de tiempo de mquina. Una mquina gana dinero cuando est produciendo, no cuando est ociosa, si una maquina se mantiene ociosa debido a la falta de productos y suministros, habr ineficiencia es decir no se cumple el objetivo en un tiempo predeterminado. Cuando trabajen los empleados producirn dinero y si cumplen el objetivo fijado en el tiempo predeterminado dejaran de ser ineficientes. C. Lento movimiento de los materiales por la planta. Si los materiales que se encuentran en la empresa se mueven con lentitud, o si se encuentran provisionalmente almacenados durante mucho tiempo, pueden acumularse inventarios excesivos y esto nos lleva a un lento movimiento de materiales por la planta.

INTELIGEN1.WEBS.COM
D. Todos han perdido algo en un momento o en otro. Muchas veces en los sistemas de produccin por lote de trabajo, pueden encontrarse mal colocados partes, productos e incluso las materias primas. Si esto ocurre, la produccin se va a inmovilizar e incluso los productos que se han terminado no pueden encontrarse cuando as el cliente llegue a recogerlos. E. Un mal sistema de manejo de materiales puede ser la causa de serios daos a partes y productos. Muchos de los materiales necesitan almacenarse en condiciones especficas (papel en un lugar clido, leche y helados en lugares frescos y hmedos). El sistema debera proporcionar buenas condiciones, si ellas no fueran as y se da un mal manejo de materiales y no hay un cumplimiento de estas normas, el resultado que se dar ser en grandes prdidas, as como tambin pueden resultar daos por un manejo descuidado. F. Un mal manejo de materiales puede dislocar seriamente los programas de produccin. En los sistemas de produccin en masa, si en una parte de la lnea de montaje le faltaran materiales, se detiene toda la lnea de produccin del mal manejo de los materiales que nos lleva a entorpecer la produccin de la lnea haciendo as que el objetivo fijado no se llegue a cumplir por el manejo incorrecto de los materiales. G. Desde el punto de vista de la mercadotecnia, un mal manejo de materiales puede significar clientes inconformes. La mercadotecnia lo forma un conjunto de conocimientos donde est el aspecto de comercializacin, proceso social y administrativo. Todo cliente es diferente y para poderlo satisfacer depende del desempeo percibido de un producto para proporcionar un valor en relacin con las expectativas del consumidor. Puesto que el xito de un negocio radica en satisfacer las necesidades de los clientes, es indispensable que haya un buen manejo de materiales para evitar las causas de las inconformidades. H. Otro problema se refiere a la seguridad de los trabajadores. Desde el punto de vista de las relaciones con los trabajadores se deben de eliminar las situaciones de peligro para el trabajador a travs de un buen manejo de materiales, la seguridad del empleado debe de ser lo mas importante para la empresa ya que ellos deben de sentir un ambiente laboral tranquilo, seguro y confiable libre de todo peligro. Puesto que si no hay seguridad en la empresa los trabajadores se arriesgaran por cada operacin a realizar y un mal manejo de materiales hasta podra causar la muerte Almacenamiento De Materiales El servicio de almacenamiento tiene la finalidad de guardar las herramientas, materiales, piezas y suministros hasta que se necesiten en el proceso de fabricacin. Este objetivo puede enunciarse de

INTELIGEN1.WEBS.COM
forma ms completa como la funcin de proteger las herramientas, materiales, piezas y suministros contra prdidas debido a robo, uso no autorizado y deterioro causado por el clima, humedad, calor, manejo impropio y desuso. Adems, la funcin de almacenamiento cumple el fin adicional de facilitar un medio para recuento de materiales, control de su cantidad, calidad y tipo, en cuanto a la recepcin de los materiales comprados y asegurar mediante el control de materiales que las cantidades requeridas de los mismos se encuentren a mano cuando se necesiten. Probablemente, los mayores errores observados en los almacenamientos son la falta de espacio suficiente y la colocacin de las zonas de almacenamiento temporal demasiado lejos de los puntos en que se utilizan los materiales. La cantidad de espacio que debe destinarse puede calcularse muy fcilmente si se conocen la cuanta de los pedidos y las cantidades mximas en existencia de cada artculo. Si la planta que se proyecta es nueva y no se dispone de datos, deben calcularse de manera estimada las cantidades de cada artculo que se almacenarn y su volumen, la suma de dichos volmenes dar el volumen total de espacio necesario para el almacn; la superficie del suelo puede calcularse determinando la altura a que se apilar cada artculo o el nmero de bandejas o estantes que se utilizarn en sentido vertical. INTRODUCCION AL ANALISIS DE COSTOS Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, mayores sern los costos de existencias. a. El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuacin: CA = Q/2x Tx Px I Donde: Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado. T= Tiempo de almacenamiento. P= Precio Unitario de material y, I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario. Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula mas amplia la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas: Ta = Tasa de almacenamiento Fsico: Ta = 100 x A x Ca CxP Donde: A = rea ocupada por las existencias, Ca = Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento, C = Consumo anual del material y P = Precio Unitario material.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Tb = Tasa de retorno del capital detenido en existencias: Tb = 100 x Ganancia QxP Donde: Q x P= Valor de los productos almacenados, Tc = Tasa de seguros del material almacenado, Tc = 100 x Costo anual del equipo

Td. = Tasa de transporte, manipulacin y distribucin del material: Td. = 100 x devaluacin anual del equipo

Te= Tasa de obsolescencia del material: Te= 100 x Perdidas anuales por antigedad En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas: TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te. El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el nmero de pedidos procesados en el pedido. CP= Costo anual de los pedidos (CAP) Numero de pedidos en el ao (N) El CAP se calcula a travs de los siguientes gastos efectuados en el ao: 1. Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos. 2. Materiales utilizados en la confederacin del pedido (formularios, papel, sobres, entre otros). 3. Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, telfono, fax, gastos de oficina, entre otras). Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE CE = CA + CP Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mnimo el CE. Costos de inventarios La Gestin de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos

Costos asociados a los flujos Costos asociados a los stocks Costos asociados a los procesos

Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clsica estructura de Costos por naturaleza, segn se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.

Costos de Operacin. Costos Asociados a la Inversin

INTELIGEN1.WEBS.COM
Los primeros, son los necesarios para la operacin normal en la consecucin del Fin. Mientras que los asociados a la Inversin son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones. Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces sern por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarn incluidos en el propio precio de la mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta tanto los Costos de operacin como los asociados a la inversin. Costos asociados a los stocks, en este mbito debern incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos tambin tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya sern explicados mas adelante. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habr que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamao optimo del pedido) solamente habr que tener en cuenta los costos evitables (que podrn variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definicin permanecern a fuera sea cual fuera la decisin tomada. Por ltimo, dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de pedidos y de gestin de la actividad. Un caso paradigmtico es el siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al precio de compras (por qu no incorporar tambin los Costos de almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?), como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tcita o explcita en el precio de adquisicin. Pero incluso cuando el transporte est gestionado directamente por el comprador se mantiene esta prctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporciona al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido. La clasificacin puramente logstica de Costos que se ha citado hasta ahora no es la ms frecuentemente utilizada en "la profesin". Ya hemos citado en el prrafo anterior conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisicin", que no aparecan entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificacin habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:

Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin de stocks Costos de lanzamiento del pedido Costos de adquisicin Costos de ruptura de stocks Costos de almacenamiento.

Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:

Costos Financieros de las existencias Gastos del Almacn Seguros Deterioros, prdidas y degradacin de mercanca.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadera este almacenada en rgimen de depsito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante. Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relacin pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesin de los stocks en el caso ms general posible. No obstante, ms adelante se expondr un mtodo simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad valorem") que se utiliza con mucha frecuencia. La clasificacin de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutencin), por imputabilidad (fijos y variables), y por origen directos e indirectos. Costos directos de almacenaje Costos fijos

Personal Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales Mantenimiento del Almacn Reparaciones del Almacn Alquileres Amortizacin del Almacn Amortizacin de estanteras y otros equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilizacin

Costos variables

Energa Agua Mantenimiento de Estanteras Materiales de reposicin Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, prdidas y degradacin de mercancas. Gastos Financieros de Stock.

Costos directos de mantencin Costos fijos

Personal Seguros Amortizacin de equipos de manutencin Amortizacin de equipos informticos Gastos financieros del inmovilizado

Costos variables

Energa Mantenimiento de equipo de manutencin Mantenimiento de equipo informtico Reparaciones de equipos de manutencin Comunicaciones.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Costos indirectos de almacenaje

de administracin y estructura De formacin y entrenamiento del personal

Costos de lanzamiento de pedido Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes seran los siguientes: Costos implcitos del pedido: Costo de preparacin de las mquinas cuando el pedido lo lanza produccin, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacn de recepcin (movilizacin de mercancas o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "courier" en el caso de una reposicin urgente, por ejemplo), costos de supervisin y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc. Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido. Costos de recepcin e inspeccin. Costos de Adquisicin Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercanca, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados. En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisicin incorporar los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisicin de un pedido tendr una componente de costo evitable y otras veces ser en su totalidad un costo no evitable. En el segundo caso ( material en curso o productos terminados ), la determinacin del costo de adquisicin es ms compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa. En principio debe incorporar los siguientes conceptos: Costos de Materiales incorporados que, segn las practicas contables de la empresa pueden ser valorados de acuerdo a los siguientes criterios. Mtodo FIFO ( Primero en entrar, primero en salir ) PEPS Mtodo LIFO (Ultimo en entrar, primero en salir) UEPS equivale en cierto modo a un precio de reposicin. Mtodo MIFO es un promedio ponderado Precios estandarte de la empresa Precios estimados de reposicin Costos directos de produccin (MOD, depreciaciones etc.) Costos Indirectos. Costos de ruptura del stock Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no sern absorbidos por la produccin en proceso, sino que irn a parar directamente al estado de resultados.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

Disminucin del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una reduccin de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturacin, como por la perdida absoluta de la perdida. Incremento de los gastos del Servicio: Aqu se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, parates en el proceso de produccin, los falsos fletes etc.

La valoracin de estos costos de ruptura es difcil y poco frecuente, solo es posible si la empresa esta provista de un eficiente sistema de gestin de la calidad, en general el gestor de inventarios deber conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estndar. En literatura especializada estos son considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos por ventas, pero esto es tambin tentativo. IMPORTANCIA DEL INVENTARIO EN LAS EMPRESAS La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa, obtener utilidades. La obtencin de utilidades reside en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, las ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve, lo que quiere decir que: Sin inventarios no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy poco atendido, sin tenerse registros de una manera responsable, no se puede llevar una ptima contabilidad de la empresa. La administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribucin importante a las utilidades.

EL INVENTARIO Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (Inicial) Compras Devoluciones en compra Ventas Devoluciones en ventas Inventario (final)

INTELIGEN1.WEBS.COM
CUENTAS EN EL INVENTARIO Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente. En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras. Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con ste fin. Devoluciones en Venta: la cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas en Ventas de ese perodo.

METODOS DE INVENTARIO UEPS: En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron primero. PEPS: Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos comprados ms recientemente. PROMEDIO PONDERADO: Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben valuarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del nmero de unidades adquiridas a diferentes precios. EJERCICIO CONTABLE El da 01/09/2010 se inicia la empresa ABC con un inventario de 1.000 unidades a $10 c/u El 03/09/2010 se realiza una compra de 500 unidades a $12 El 04/09/2010 se realiza una devolucin en compra de 100 unidades El 05/09/2010 Se realiza una venta de 1.100 unidades El 06/09/2010 se realiza una devolucin en venta por imperfectos de 100 unidades 1. Contabilizado por el mtodo: Primero en entrar primero en salir (PEPS)

INTELIGEN1.WEBS.COM
PEPS ENTRADAS FECHA CONCEPTO Inventario 01/09/2010 Inicial 03/09/2010 Compra Dev. 04/09/2010 Compra 05/09/2010 Venta Q V.U V.T SALIDAS Q V.U V.T SALDO Q V.U V.T 10.000 6.000 4.800

1.000 10 500 12 6.000 100 12 1.200 10.000 1200 300 400 12 12 500 400 12 12

1.000 10 100 12

3.600 4.800

Dev. 06/09/2010 Venta

100 12

1.200

2. Contabilizado por el mtodo: Ultimo en entrar primero en salir (UEPS) UEPS ENTRADAS FECHA CONCEPTO Inventario 01/09/2010 Inicial 03/09/2010 Compra Dev. 04/09/2010 Compra 05/09/2010 Venta Q V.U V.T SALIDAS Q V.U V.T SALDO Q V.U V.T 10.000 6.000 4.800

1.000 10 500 12 6.000 100 12 400 12 700 10 500 1.200 400 4.800 7.000 300 400 10 10 12 12

3.000 4.000

06/09/2010 Dev. Venta

100 10

1.000

EJERCICIO CONTABLE El da 01/09/2010 se inicia la empresa JK con un inventario de 500 unidades c/u $2.000 El da 03/09/2010 se realiza una compra de 200 unidades a $1.000 c/u El da 04/09/2010 se realiza una venta de 50 unidades El da 05/09/2010 se realiza una compra de 300 unidades a $1.000 c/u El da 06/09/2010 se realiza una venta de 100 unidades

INTELIGEN1.WEBS.COM
3. Contabilizado por el mtodo de PROMEDIO PONDERADO: PROMEDIO PONDERADO ENTRADAS FECHA CONCEPTO Q Inventario 01/09/2010 Inicial 03/09/2010 Compra 04/09/2010 Venta 05/09/2010 Compra 06/09/2010 Venta 300 1.000 300.000 V.U V.T SALIDAS Q V.U V.T SALDO Q V.U V.T

500 2.000 1.000.000 700 1.714 1.200.000 50 1.714 85.700 650 1.714 1.114.300 950 1.488 1.414.300 100 1.488 148.800 850 1.488 1.265.500

200 1.000 200.000

PRONOSTICOS DEL INVENTARIO El proceso de planeacin de inventarios es crtico para mantener el negocio rentable y competitivo. Este proceso debe responder las siguientes preguntas para cada producto centro de distribucin: 1. Cunto inventario se debe tener? 2. Cada cundo se tiene que reponer este inventario? El pronstico del inventario nos proyecta hacia un futuro, nos da a Conocer la estabilidad del inventario dentro de la empresa. VENTAJAS Y DESVENTAJAS Ventajas: Manejo fluido y eficiente de las operaciones. Economas de produccin con tamao de lotes adecuados. Estabilizacin de las cargas de trabajo. Desventajas: La mayor desventaja del sistema de inventarios es que, mantener el inventario cuesta dinero por ejemplo renta del almacn, la depreciacin y el deterioro, el inters sobre el capital invertido, el manejo fsico y la contabilidad. Los inventarios son activos desde el punto de vista contable Costos de Inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestin de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos: Costos asociados a los flujos Costos asociados a los stocks Costos asociados a los procesos

INTELIGEN1.WEBS.COM
Costos Asociados a los flujos Son los necesarios para la operacin normal en la consecucin del fin. Mientras que los asociados a la inversin son aquellos financieros relacionados con depreciacin y amortizacin. Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces sern por cuenta del proveedor, y en otros casos estarn incluidos en el propio precio de mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta tanto los costos de operacin como los asociados a la inversin. Costos Asociados a los Stock En este mbito debern incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos tambin tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios se debe tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el tamao optimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definicin permanecern afuera sea cual fuere la decisin tomada. Costos Asociados a los procesos Dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos destacando los costos de las existencias que se clasificaran en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestin de actividad. Un caso puede ser que, en general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras y por qu no incorporan tambin los costos de almacenamiento o de la gestin de pedidos? Como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tctica o explicita en el precio de adquisicin. Pero incluso cuando el transporte esta gestionado directamente por el comprador se mantiene esta practica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido.

Contabilidad con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir, la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades. Costos bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Costos de pedidos Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en trminos de unidades monetarias por pedido. Estos costos se consideran desde que se solicita el pedido del producto hasta que se recibe en la empresa. Estos costos incluyen comunicacin entre oficinas para colocar y recibir un pedido, es decir, el costo de preparacin de una orden de compra, despacho, embarques, fletes, demoras, perdidas, daos, deterioros, seguros, aranceles, descargues, recibo y costos administrativos, los que normalmente se formulan en trminos de gastos por pedido. Costos de mantenimiento de inventario Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artculo de inventario durante un periodo especfico. Estos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, de obsolescencia y el ms importante el costo de oportunidad (financiamiento), que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario. Tambin son aquellos en que se incurre en el momento en que el producto entra a la empresa hasta que sale de ella entre los que se tienen: almacenamiento, administracin, seguros, depreciacin, bodegaje, manejo, deterioro, vigilancia e impuestos sobre la propiedad. Estos aumentan en proporcin al monto promedio del inventario que se maneja. El nivel de inventario depende de la frecuencia con la cual se coloquen las rdenes. Para determinar el costo de mantenimiento se debe calcular primero el costo porcentual por ao por el mantenimiento. Para calcular el costo de mantenimiento se debe tener en cuenta que si la empresa utiliza varios productos en su inventario, se consideran los costos correspondientes a cada producto en particular, los cuales se suman y se dividen entre la inversin promedio del inventario. El costo de mantenimiento por unidad multiplicado por el nmero promedio de unidades del inventario. Costo de mantenimiento =Cx (Q/2) C = Costo de mantenimiento por unidad Q = Cantidad de unidades del inventario Costos Totales Se define como la suma del costo del pedido y el costo de mantenimiento de inventario. En consecuencia, los costos totales de formular un pedido (orden), los representa el costo por orden multiplicado por el nmero de rdenes: Costo de pedido = Ox(S/Q) donde: O = Costo de cada pedido S = Cantidad anual(o por el tiempo considerado) de unidades requeridas. Q = Cantidad de cada pedido.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Los costos totales de inventario son los costos de mantenimiento ms los costos de formular el pedido (orden): T = CQ/2 + OS/Q C = Costo de mantenimiento por unidad Q = Cantidad de unidades del inventario O = Costo de cada pedido S = Cantidad de unidades requeridas por el tiempo considerado.

El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronsticos de ventas o presupuesto, para as determinar los costos de inventarios, compras u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarque y contabilidad. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de la naturaleza y tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de equipo y organizacin de la empresa. Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los negocios, de ah la importancia de su manejo.

EL PUNTO DE REORDEN

El punto de Reorden es una prctica bastante extendida en las empresas industriales y bsicamente consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar pedidos, indicando que la existencia de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto debe ser aquel que le permita seguir produciendo mientras llega el otro pedido. Existen diversas tcnicas para sealar el punto de reorden desde papeles en los estantes o anaqueles a los sistemas informativos que solicitan los pedidos automticamente cuando se llega el nivel mnimo de inventarios. Estos puntos de reorden deben ser aprobados y estudiados por los departamentos de compras y produccin para su establecimiento y sern responsabilidad del departamento de produccin junto con el almacn para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones claras y precisas de lo que debe hacerse con las requisiciones colocadas. DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en transito. El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales que consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una seal, papel, una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, etc. Mismas que indican, debe hacerse un nuevo pedido, hasta las forma ms sofisticadas como son el llevarlo por programas de computadora. Algunas herramientas de este control de inventarios son: La requisicin viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artculos de los inventarios en las empresas. Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las existencias, stos son: rdenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn. Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.

Mtodo Este mtodo ha sido bastante prctico para un buen nmero de empresas comerciales e industriales. 1. El encabezado de la hoja lleva impreso para la fecha del estudio: da mes y ao. 2. La hoja ha de tener 10 columnas con los ttulos impresos en cada una de ellas. Primera columna. Debe tener escritos o ya impresos todos materiales o productos que usualmente se emplean. Pueden listarse por orden alfabtico o numrico (nmero clave). En este modelo, cada artculo se simboliza con una letra. Segunda columna. "Consumo mensual". El dato es obtenido de los registros de salida de almacn del mes que se analiza. Tercera columna. "Consumo diario". Se divide entre un factor constante "30" el consumo mensual de la segunda columna. Ejemplo: producto A = 3000/30 = consumo diario 100. Cuarta columna. "Das de adquisicin". Se anotan los das en que normalmente se reabastece. Quinta columna. "Mnimo". Es el resultado de multiplicar el consumo diario, columna 3, por los das de adquisicin, columna 4. Sexta columna. "Demora". Es un porcentaje estimado de tiempo que puede demorar el reabastecimiento (fallas del proveedor, de transporte, de trmites aduanales, etc.). Sptima columna. De reorden". Es la cantidad que seala la necesidad de reabastecerse. Se calcula multiplicando primero la cantidad de mnimo, columna 5, por el porcentaje, columna 6, y sumando el resultado a la cantidad mnima, columna 5. Octava columna. "Cantidad de reserva". Es el inventario de seguridad que se calcula, multiplicando el mnimo, ( columna 5), por el porcentaje de demora (columna 6).

INTELIGEN1.WEBS.COM
Novena columna. "Das de reserva". Es el nmero de das que cubren la posible demora del proveedor o produccin; se calcula dividiendo la cantidad de reserva, columna 8, entre el consumo diario, columna 3. Dcima columna. "Das esperados". Es la suma de los das de adquisicin, columna 4, ms los das de reserva, columna 8.

Este mtodo puede llevarse mensual o peridicamente, sea manual o por computadora. Todos los mtodos han sido practicados con xito en un nmero variado de empresas comerciales e industriales. Cada una adopt el que mejor cumpla con su objetivo de reducir los inventarios y riesgo de faltantes, as como el que reduca los costos de almacenamiento o de abastecimiento. INVENTARIO CICLICO El inventario cclico es un mtodo de conteo y control en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio fiscal. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cclico establecido en los materiales, es decir, bimestral, trimestral, por cuartos fiscales, etctera. El inventario cclico permite contar con ms frecuencia los artculos de alta rotacin que los artculos obsoletos, por ejemplo: La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del adecuado manejo del inventario que permitir al negocio mantener el control de sus procesos, compras y entregas oportunamente y de esta manera conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Se clasifican todos aquellos que deben incluirse en el inventario cclico, mediante un indicador que se utiliza para agruparlos en diversas categoras (usualmente A, B y C). Para cada categora se definen los intervalos de tiempo de recuento.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Una vez cumplido el ciclo de cada categora se har el conteo de los materiales considerados dentro del grupo registrando la existencia real en una ficha de registro comparndose posteriormente con la existencia terica y realizando los ajustes de forma contable y en cantidad. La frmula tradicional del inventario cclico es: Inventario Cclico de Categora = Fecha de ltimo inventario de Categora + intervalo predefinido de Categora.

CONTEO CLICLICOS El manejo de inventarios es uno de los temas ms recurrentes de Lean Manufacturing. Tcnicas como la produccin justo a tiempo (JIT) se basan en el uso de inventarios muy pequeos, apenas con los insumos o productos necesarios para la produccin o distribucin inmediata. En el caso ideal, el fabricante recibe los insumos justo a tiempo para usarlos en la produccin y embarca su producto final apenas sale de la lnea de produccin. En situaciones en las que no se cuenta con suministros confiables justo a tiempo, es preferible tener un inventario que evite tener que parar una lnea de produccin por falta de insumos. En este manejo, presentamos una revisin de una de las herramientas para manejo de inventarios utilizada para mantener informacin precisa de las reservas de bienes: El conteo cclico.

INTELIGEN1.WEBS.COM

INTELIGEN1.WEBS.COM

INTELIGEN1.WEBS.COM
CONTEO CCLICO DE INVENTARIOS La supervivencia de una organizacin depende de la eficiencia de su departamento de compras y una de las principales funciones de ste es mantener el inventario de insumos en un nivel adecuado. AUDITORA El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditora interna como "una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que est encaminada a la revisin de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la direccin". AUDITORA OPERACIONAL. La Auditora Operacional es una actividad que conlleva como propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la administracin proporcionndole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad. An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la funcin de esa operacin. Algunos de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de: Reducir los Costos Incrementar los ingresos Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia de poltica afecta adversamente al organismo

OBJETIVOS DE AUDITORA Comprobar que los inventarios estn registrados correctamente en el perodo correspondiente. Verificar la existencia de los inventarios y la propiedad de la Compaa sobre estos. Verificar que los inventarios estn adecuadamente valuados. Cerciorarse de la consistencia en la aplicacin de los mtodos de valuacin. Determinar la existencia de gravmenes Comprobar la revelacin y su apropiada clasificacin.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORA OPERACIONAL Mediante la Auditoria Operativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El anlisis y evaluacin de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemtica e integral, abarcando la totalidad de la empresa.

INTELIGEN1.WEBS.COM
La Auditoria Operacional sirve para comprobar la capacidad de la administracin en todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para la administracin, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y prdidas de tiempo innecesarias, as como tambin evala la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la direccin de las polticas y objetivos y determina si la empresa est operando con las utilidades que debera, entre otros.

CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno se debe realizar un control de inventario en forma planificada y regular.

Hurtos. Para algunos nichos del mercado este es un punto de alta criticidad, tan difcil de detectar, como para darle una solucin adecuada y permanente. Resolver esto no solo evita las perdidas, sino que mejora el perfil de los RRHH contratados. Faltantes. En muchos casos se tiende a reducir su propio stock, apuntando a utilizar el del proveedor. Esto es posible pero reduce substancialmente la calidad de las condiciones de compra, llegando a que la inexistencia genere la potencial prdida de la venta, y en consecuencia la eventual prdida del cliente. Stock Ocioso. La fecha de vencimiento, el retiro de mercado, o la sustitucin de productos, generan altas tasas de perdida por inmovilizacin de stock. Detectado oportunamente, esta se reduce, y en algunos casos los proveedores reemplazan los artculos sin costo adicional. Utilidades. Si bien las ventas son centrales en la toma de utilidades, no es menos cierto que las existencias y las condiciones ptimas de los artculos son vitales para que se cierre el proceso de venta. Toma de Decisiones. Realizando la correcta gestin de control de inventario se crean las condiciones para la planificacin y maximizacin de las utilidades.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

INTELIGEN1.WEBS.COM
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. EN TODOS LOS GIROS Resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de produccin y servicios. Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automticamente en debilidades. El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades. Exceso de inventario Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminucin de la calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen. En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los mismos y una disminucin paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercanca la empresa debe contratar crditos con proveedores y la recuperacin del efectivo va sirviendo para pagar dichos crditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al da". Esta situacin es ms acentuada cuando la empresa maneja crditos para sus clientes, ya que entra en juego tambin la recuperacin de cartera que en nuestro pas siempre es problemtica. CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice. 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque. 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin. 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario. 6. Comprar el inventario en cantidades econmicas. 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas.

INTELIGEN1.WEBS.COM
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

CLCULO DEL LOTE ECONMICO Y COSTOS OCULTOS El clculo del lote econmico, la identificacin de los costos ocultos y cada uno de los temas subsecuentes que complementan el enriquecedor contenido de esta informacin objetiva y estratgica convierte en factores determinantes a estos dos temas dentro del manejo del almacenamiento, el calcular el lote econmico permite optimizar los costos de cada pedido y conocer la cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, manteniendo como objetivo bsico la reduccin de costos y saber Cunto pedir? Y Cundo pedir? El identificar los costos ocultos es muy importante y talvez se convierte en un determinante para el almacn, pues en muchas ocasiones se conoce cuales son los costos fijos a la hora de emprender un negocio, los costos de cada uno de sus procesos y mayor aun en el almacenamiento, pero los costos ocultos no son tan fciles de cuantificar peo de igual manera siguen existiendo, por eso lo realmente importante es detectarlos a tiempo, realizando varias mediciones en cada proceso del almacn logrando as una reduccin o eliminacin de estos costos cuando en muchas ocasiones son innecesarios. Por esta razn es importante mantener una relacin con estos dos factores para focalizar mejor nuestros procesos y atacar de manera contundente las desviaciones que se van dando en el camino y lograr sacar la mayor ventaja de esto convirtiendo al calculo del lote econmico y a los costos ocultos en nuestra mano derecha en la gestin del almacn. 1. METODOLOGIA 1.1 TECNICA DESCRIPTIVA: Investigacin sobre el clculo del lote econmico y los costos ocultos, en una serie de libros que contienen un amplio y enriquecedor contenido basado en el anlisis y la prctica, informacin que permite conocer a fondo los objetivos y caractersticas de cada tema. Apoyarse en una serie de fuentes primarias y secundarias, textos, ensayos, publicaciones peridicas, para lograr obtener un menor manejo de cada contenido acerca del clculo del lote econmico y los costos ocultos, para de igual manera realizar una coherente aplicacin de cada concepto. Realizar una exposicin sobre el clculo del lote econmico y los costos ocultos, donde se interacta con el tema, reforzando el conocimiento, realizando preguntas y aportes sobre cada tema, lo que permite establecer los objetivos y enfoque general de cada uno de los temas. 1.2 TECNICA DE OBSERVACION: Consultar en Internet sobre el clculo del lote econmico y los costos ocultos, a travs de ello se recolecta una cantidad de informacin muy valiosa, . 2. LOTE ECONMICO (DEFINICION) Es aquel pedido que optimiza los costos de pedido, almacenaje y ruptura. El Lote Econmico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en

INTELIGEN1.WEBS.COM
inventario. El objetivo bsico que se persigue al determinar el Lote Econmico es la reduccin de costos, a la vez que se responden dos preguntas claves: Cunto pedir? Cundo pedir?

3. COSTOS ASOCIADOS ALOS INVENTARIOS Para determinar el lote econmico debemos identificar cules son los costos asociados a los inventarios: 1. COSTOS DE COLOCACION DEL PEDIDO C1: Este valor se considera fijo cualquiera sea la cuanta del lote, pues no estn afectados por el tipo de polticas de inventarios. Est representado por el costo del formato de compra, tiempo de computador, el costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc. 2. COSTOS DE MANTENIMIENTO/UNID DE TIEMPO C2: Se define como el costo de mantener una unidad o artculo durante un tiempo determinado. Los artculos que se almacenan en inventario, adems estn sujetos a prdidas por robo, obsolescencia y deterioro. 3. COSTOS DE QUEDARSE CORTO: Cuando una empresa por cualquier circunstancia no puede cumplir un pedido, por lo general ocurren dos comportamientos, que dan lugar a dos tipos de costos: 3.1 Costos de ruptura C3: Est representado por la falta de un artculo durante un tiempo determinado. La caracterstica principal es que a pesar del incumplimiento, el cliente prefiere esperar. 3.2 Costos de Faltantes C4: Est representado por la falta de un artculo durante un tiempo determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se pierde la venta y se pierde el cliente. 4. COSTOS DE SOBRANTES C5: Este costo es causado por deterioro, obsolescencia, inversin inoficiosa e inutilidad de un artculo o material cuando no es utilizado antes de determinado tiempo. 4. CALCULO DEL LOTE ECONOMICO MODELOS MATEMATICOS El clculo del Lote Econmico pude obtenerse a travs de la aplicacin de modelos matemticos, cada uno de los cuales utiliza ciertos supuestos. Algunos de estos modelos son:

Demanda Flexible Probabilstico Suministro Incierto Demanda Constante Determinstico Suministro Instantneo

Vamos a calcular el tamao del lote a travs de la aplicacin del modelo Determinstico de Harris:

INTELIGEN1.WEBS.COM
Alternativa 1

Alternativa 2

Alternativa N

De las grficas anteriores, se puede deducir:

INTELIGEN1.WEBS.COM
Si T es grande, q (tamao del lote) tambin lo es y el costo de almacenamiento es grande. En cambio n es pequeo, pues hay que hacer pocos pedidos. Si T es pequeo, q (tamao del lote) tambin lo es y el costo de almacenamiento es pequeo. En cambio n es grande, pues hay que hacer muchos pedidos.

5. MODELO DE TAMAO DEL LOTE ECONMICO BSICO (EOQ) Esta tcnica es relativamente fcil de usar pero hace una gran cantidad de suposiciones. Las ms importantes son: 1. La demanda es conocida y constante 2. El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocacin de la orden y la recepcin del pedido, se conoce y es constante. 3. La recepcin del inventario es instantnea. En otras palabras, el inventario de una orden llega en un lote el mismo momento. 4. Los descuentos por cantidad no son posibles. 5. Los nicos costos variables son el costo de preparacin o de colocacin de una orden (costos de preparacin) y el costo del manejo o almacenamiento del inventario a travs del tiempo (costo de manejo). 6. Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si las rdenes se colocan en el momento adecuado. Variables del modelo: Q = nmero de piezas por orden. Q* = nmero ptimo de piezas por orden (EOQ). D = demanda anual en unidades para el producto del inventario. S = costo de preparacin para cada orden. H = costo de manejo del inventario por unidad por ao. N = nmero esperado de rdenes. T = tiempo esperado de rdenes. CT = costo total.

5.1 EJEMPLO: Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodrmicas indoloras en los hospitales, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinacin del nmero de agujas hipodrmicas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparacin o de ordenar es de 10 dlares por orden; y el costo de manejo por unidad de ao es de 50 centavos de dlar. Utilizando estos datos, calcule el nmero ptimo de unidades por orden (Q*), el nmero de rdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el coso total anual del inventario. Utilizar un ao laboral de 250 das.

INTELIGEN1.WEBS.COM
SOLUCION:

6. MODELO DEL LOTE ECONOMICO DE WILSON Supuestos del Modelo: Demanda (D) conocida y constante (lineal) Tiempo de espera (te) conocido y constante (entre emisin y almacenamiento) Se satisface toda la demanda Costo de mantencin del inventario lineal El precio de compra (fabricacin) no depende de la cantidad comprada (fabricada) Costo del pedido constante Costo de emisin unitario (Ce) constante Costo de almacenamiento unitario anual (Ca) basado en el inventario promedio

INTELIGEN1.WEBS.COM
MODELO DEL LOTE ECONOMICO

MODELO DE LOTE ECONOMICO Costos Totales = Costos Pedido + Costos Emisin + Costos Almacenamiento

El modelo de Wilson supone que se satisface toda la demanda, por lo tanto no existen costos de carencia, El objetivo es determinar el tamao del lote para acumular el inventario, tal que se minimicen los costos totales, lo que depende del horizonte de tiempo para la programacin del sistema de conversin y la planeacin agregada. En general, se utiliza un ao plazo, pero es una decisin variable. Costos Totales = Costos Pedido + Costos Emisin + Costos Almacenamiento

Nmero de pedidos formulados en un ao.

Inventario promedio. El modelo de Wilson supone un escenario de certidumbre total, de validez (demanda lineal) en la mayora de los artculos, pero en el largo plazo.

INTELIGEN1.WEBS.COM
6.1 REPRESENTACION GRAFICA

6.2 RESULTADO DEL MODELO DE WILSON Finalmente derivando la ecuacin antes descrita se obtiene como resultado:

6.3 COSTOS DEL PEDIDO Son independientes del tamao del inventario (Q) ya que slo dependen de la demanda (D) y del precio de compra o costo de produccin (P). COSTOS PEDIDIO= (P X D) Donde: P Precio unitario pagado a proveedores, para inventario de materias primas. P Costo unitario de produccin, para inventario de productos en proceso o inventario de productos terminados.

6.4 ADAPTACION DE LA FORMULA DE CANTIDAD ECONOMICA DE PEDIDO La frmula EOQ se puede adaptar a varias situaciones, con diferencia en el tamao de lotes y transferencia: por ejemplo, cuando se prefiere transferir el lote del tamao Q en varias partes iguales (diferentes proveedores)

INTELIGEN1.WEBS.COM
n : tamao del lote (para cada proveedor)

6.5 NIVEL PTIMO DEL INVENTARIO EN MODELOS DE CANTIDAD FIJA

NIVEL PTIMO DEL INVENTARIO EN MODELOS DE CANTIDAD FIJA

Los costos del pedido no se consideran, ya que son independientes del tamao del inventario Q, Los costos de almacenamiento crecen en forma lineal respecto a Q, mientras que los costos de emisin decrecen exponencialmente respecto de Q. 7. MODELO DE LOTE ECONOMICO CON PRODUCCION Y CONSUMO SIMULTNEO Es cuando se produce y se usa un artculo de inventario, representando inventario de productos en proceso. Esto sucede cuando hay procesos operacionales secuenciales al interior del sistema: una parte del sistema de operaciones acta como proveedor de otra (proveedor y cliente interno) Hay una tasa continua de uso d y una tasa discontinua de produccin f, Para que se acumule inventario debe darse que f > d

INTELIGEN1.WEBS.COM

En t1 En t2

El proveedor interno est fabricando y el cliente interno est consumiendo. El cliente interno est consumiendo, pero el proveedor interno no est fabricando.

Este modelo es vlido cuando proveedor y cliente estn tan cercanos que facilitan un proceso continuo. Costos de Emisin: el costo de emisin asociado al seteo (set-up) de la mquina del proveedor interno, es un costo alternativo, por setear dicha mquina, prepararla para que produzca a una tasa f.

. 7.1 ECUACION PARA ESTE MODELO La ecuacin del costo total del inventario es:

Con: f: Tasa de Fabricacin d: Tasa de Utilizacin y/o demanda DERIVANDO:

INTELIGEN1.WEBS.COM

ADEMAS:

8. MODELO CON DESCUENTO EN TODAS LAS UNIDADES COMPRADAS

A medida que la cantidad comprada supera ciertos puntos de ruptura, el precio unitario disminuye. 8.1 GRAFICO DE ESTE MODELO

INTELIGEN1.WEBS.COM
8.2 RANGO DE ADMISIBILIDAD

RANGO DE ADMISIBILIDAD FACTIBILIDAD: Consiste en revisar si para la cantidad de equilibrio obtenida, el proveedor est dispuesto a vender, Los lotes econmicos factibles son aquellos donde el proveedor s est dispuesto a vender a los costos establecidos, es decir cuando las cantidades solicitadas pertenezcan al rango de admisibilidad, Las curvas anteriores de los costos totales son vlidas slo en la medida que los costos de almacenamiento y los costos de emisin sean independientes del precio. 9. MODELO CON DESCUENTOS SEGUN INCREMENTOS DE CANTIDAD Consiste en descuentos marginales, se cobran diferentes precios por cada tramo en el que se realizan compras. Este caso se aplica a los stocks tarifarios de los programas de telefona mvil o Internet Ejemplo: Por las primeras 1000 unidades se cobra un precio X, por las siguientes 1000 unidades se cobra un precio distinto x-y; y as sucesivamente Luego, si se compran 1500 unidades, el costo sera: 1000(x) + 500(x-y) En este modelo se genera una diferencia en los costos del pedido (a diferencia de los otros modelos, donde los costos del pedido son constantes)

El precio ahora es un precio promedio ponderado, segn el lote econmico seleccionado.

INTELIGEN1.WEBS.COM

9.1 DETERMINACION DEL LOTE PTIMO

El mnimo costo total no se produce en una de las roturas de precios, sino en alguno de los mnimos pertenecientes a las curvas de costos totales. 10. LOS COSTOS OCULTOS Los costos ocultos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las reas estratgicas de la empresa. Una empresa no slo debe focalizar su listado de erogaciones fijas como salarios, impuestos o alquiler.

Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden empujar a la desaparicin de la empresa. La clave es realizar mediciones peridicas y sistematizadas sobre la evolucin de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depsito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar reas coma la de logstica. Una clebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, el directorio de una pequea y mediana empresa focaliza su atencin en resolver los problemas del da a da, en una rpida satisfaccin al cliente. Con esto pierde tiempo e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un tem que, con el correr de los meses, puede provocarle fuertes dolores de cabeza y prdida de importantes sumas de dinero, los denominados

INTELIGEN1.WEBS.COM
costos ocultos estn presentes en la mayora de las Pymes. La clave es detectarlos a tiempo a travs de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr as, la reduccin o eliminacin de esa erogacin innecesaria. Todo empresario conoce cules son sus costos fijos a la hora de emprender un negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos ocultos no se pueden cuantificar de una forma sencilla. Pero esto no significa que no existan. "Indefectiblemente, para detectar hay que medir la eficiencia de todos los sectores de la empresa. En una Pyme, sin importar el sector al que pertenezca, se debe definir y enfocar la mirada hacia las reas claves de la empresa, que el empresario conoce. Aquellas que de producirse desvos conlleva a una gran prdida en el rendimiento total de la empresa", Los costos ocultos aparecen cuando se miden estas reas estratgicas con indicadores. Por ejemplo, cunto de los recursos necesarios se estn aprovechando realmente y se transforman en producto, esto habitualmente no sucede en la mayora de las empresas, pes las mayora de las Pymes trabajan en el rea industrial con el sistema costo-resultante, es decir la divisin del total de erogaciones que contabilizan por la cantidad de produccin (lo que determina el costo unitario). As, no se puede establecer ningn tipo de medicin de eficiencia. Cmo se debera hacer? Se recomienda encarar algn tipo de normalizacin, criterio, medicin, que establezca el adecuado uso de todos los recursos, esto es lo que se denomina relacin insumoproducto, es decir, cunta materia prima se necesita para producir una unidad, cuntas horas hombre se requiere para producir esa unidad, cunto tiempo de la instalacin fabril para su elaboracin. De esta manera, la empresa comienza a visualizar de una forma ms clara los costos necesarios y con ello logra avanzar en la reduccin de la ineficiencia. 10.1 ATACAR LAS BARRERAS INICIALES El principal obstculo que da como resultante la medicin de un proceso es la falta de desarrollo de un sistema de mejora de la informacin. "Es primordial fijar una buena organizacin interna. El empresario que comanda la empresa no puede ser el encargado de llevar adelante la planilla de costos internos. Tiene que contratar a una persona que se encargue especficamente de esa tarea, ya sea manejando un software de gestin para automatizar la contabilidad y clarificar la relacin cliente / producto / ingreso. Para esto se debe enfatizar que "en general el empresario conoce muy bien en qu gasta, porque es obsesivo del control, pero no los por qu. No lleva, por ejemplo, un correcto control sobre la diversidad y cantidad de clientes que tiene, sus canales de distribucin, simplemente se adapta y trata de satisfacer a los clientes. En una Pyme una persona se ocupa de muchas cosas y el por que es lo mas difcil de identificar. Ahora de esta manera el empresario enfrenta una carga en cuanto a los costos diferenciales de cada negocio, y es justamente por ese lado donde tiene mucho para ganar si mejora la medicin relacionada a los clientes y productos, ya que podra tener ms claro qu le aporta cada negocio a su rentabilidad, pues una pyme comercializa diversos productos, atomizados muchas veces a las condiciones que le demandan los clientes, con las distintas polticas de descuentos que se ve forzada a aplicar para comercializar en mayor medida.

INTELIGEN1.WEBS.COM
"El anlisis del mercado interno y externo de la empresa tiene que representar una gimnasia permanente para el empresario. Es interesante que se comuniquen con sus pares, sin tener en cuenta que es competidor. Con ellos, se puede nutrir de informacin respecto al costo de sus materias primas. Un competidor puede ser visto tambin como un aliado frente a un monopolio. Entonces, conformar un pool de compras siempre tiende a reducir los precios de esa demanda frente al proveedor, otro ejemplo son las Pymes familiares son las que mayores dificultades tienen a la hora de detectar los costos ocultos, porque, entre otras cosas, no saben delimitar el cargo que debe cumplir cada integrante del ncleo familiar y as pierden tiempo en discusiones y equvocas asignaciones de roles que no terminan siendo productivas. 10.2 DONDE FOCALIZAR LA MIRADA PARA DETECTAR COSTOS OCULTOS? De acuerdo al anlisis y diagnstico, las Pymes enfrentarn costos directos en franco crecimiento (materias primas que recuperan precio y aumentos salariales en la mano de obra), por eso se advierte que, los costos indirectos de fabricacin se hallan rezagados en lo que hace a combustibles y otros servicios pblicos, pero que se vern afectados en los prximos meses. "Por otra parte, el financiamiento genuino no se ve y esto es un verdadero taln de Aquiles para las Pymes, los caminos pasan por efectuar uniones estratgicas en la cadena ampliada de valores, con proveedores asociados con los cuales no realizar desembolsos sino hasta el momento de la venta y aprovechar instrumentos de financiamiento, ms baratos como los cheque descontables en aseguradoras de garantas, respecto a la comercializacin, se aconseja instrumentar canales de distribucin innovadores que aseguren reduccin de gastos de entrega y cobranza, todo ello lleva a aprovechar administraciones integradas que evitan erogaciones burocrticas individuales y papelero intil. "Hay que tecnificarse cada vez ms va leasing, sin comprar las maquinarias, evitar el mal uso o despilfarro de materias primas y capacitar al personal en forma permanente para recuperar productividad perdida por la crisis que se evidencia todava fuerte en este aspecto", concluye el profesor. 11. VARIANTES DE LO COSTOS OCULTOS Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial la falta de capacitacin permanente del personal en todas las reas de la empresa. En base a la opinin y a los estudios de los analistas consultados, son muchos y variados los costos no observables a simple vista, pero que a travs de distintos mtodos saltan como un pez en el agua 1 Improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el desgano de los operarios, por un mal clima laboral y de retraso salarial. Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que se consumi ms de la que corresponda tcnicamente y que puede estar producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de productos. En la medida que se mide en forma progresiva, esta situacin obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo a controlarse. 2 Toda planta se disea para una produccin establecida como normal. Si la empresa, por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que parte de los costos fijos no son absorbidos por la produccin.

INTELIGEN1.WEBS.COM
3 El mantenimiento preventivo de las mquinas es otra estrategia que ayuda a evitar futuras averas y prdida de produccin. Muchas veces una gran demanda provoca en el empresario la preocupacin de cumplir sin medir si esa mquina se encuentra en condiciones de hacerlo. Un equipo productivo, que por falta de mantenimiento, no responde ante la creciente demanda, tambin produce que los trabajadores que la operan extiendan los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas extras. 4 Es aconsejable mantener stock, que sirve de colchn para cubrir posibles ineficiencias. 5 El desplazamiento es una prdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia fsica entre el depsito de materias primas y el centro productivo. Esto tambin conlleva a la mala calidad de la materia prima y obliga a reprocesamiento. Lo que sucede aqu es que las empresas van creciendo sin analizar demasiado la sistematizacin de los tiempos. Y el que se pierde en la falta de sincronizacin del trabajo es igual a tiempo ocioso. 6 Se puede controlar el consumo de energa elctrica. Si tcnicamente se establece que se requiere para un producto determinado tantos kilowatts y resulta, que midiendo el consumo, se utiliz un 30% ms, se estn desviando recursos que se podran haber aprovechado en otro proceso del producto. 7 Un gran costo oculto reside en que el empresario Pyme suele adolecer de talento directivo en el diseo de un sistema de delegacin, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades de negocios, como tambin es un tem no menos importante el fortalecer la retencin de talentos. 8 Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es detectar y mantener slo a los proveedores que trabajan con cierta certificacin de calidad. 9 Otra parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial es la falta de capacitacin permanente del personal en todas las reas.

12. CLASES DE COSTOS OCULTOS En el mundo empresarial, frecuentemente, se habla de que existen costos ocultos en algunas decisiones de negocios o inversin. Cules son estos costos y como podemos reconocerlos? Nos referimos a costos ocultos cuando no son evidentes o nos es fcil identificarlos. Existen los llamados costos directos que obedecen a los recursos empleados en la manufactura de un bien o servicio, como son la mano de obra, la materia prima o algunos gastos de fabricacin como la energa. La mano de obra y la materia prima suelen tener una relacin muy clara con lo producido y lo vendido, pero no es tan evidente con los gastos generales de ventas o administracin o algunos indirectos como seria la depreciacin de las reas y equipos de produccin, aunque es entendido por todos y esta presente en los costos de produccin, para lo cual las empresas crean bases de asignacin. Mas difcil aun es percibir la relacin entre la produccin de bien o servicio y servicio y algunos costos como los financieros o los intangibles originados en marcas, patentes o desarrollo de conocimientos, lo cierto es que estn presentes y de alguna manera son costos de produccin.

INTELIGEN1.WEBS.COM
Igual ocurre en alguno de los llamados costos ocultos, dado que estn all, pero no son fcilmente cuantificables o asignados a las unidades producidas o vendidas. Veamos algunos ejemplos, aunque estos costos son identificables solo en los casos concretos de una inversin, un producto o un negocio particular:

1. Costos por reevaluacin En realidad la reevaluacin lo que produce es una perdida e competitividad de los productos en relacin con producciones de otros pases, que pueden ser importadas o con las que competimos en el exterior en la practica hay un costo por reevaluacin que hace que nuestros mrgenes de ventas se deterioren, aunque la estructura del costo sea la misma. 2. Costos de reposicin La contabilizacin de los bienes adquiridos o sus costos histricos y su posterior gasto como depreciacin o amortizacin tampoco refleja el necesario costo en el cual vamos a incurrir con la reposicin de los activos, los cuales por razn del uso o del tiempo tendern a deteriorarse y ser necesario, en algn momento reponer. 3. Costos por Obsolescencia Muchas mercancas a medida que pasa el tiempo; pierden valor debido a la obsolescencia, el cambio de modas o tendencias o la presencia de los productos sustitutos. La obsolescencia deteriora el margen original planeado para los productos y en ocasiones lo vuelve negativo, por lo tanto es un costo oculto que con frecuencia, no se tiene en cuenta el momento de definir una estrategia de precios o una negociacin de contratos. 4. costos por inflacin La inflacin, como siempre, es un costo oculto dado que nos hece perder el valor del dinero. De hecho, todos tenemos presente que habr alza de precios peridicamente debido al motivo de inflacin. Los sistemas de ajustes por inflacin que en algunas legislaciones con inflaciones elevadas existen, buscan normalizar las mrgenes de utilidad por el efecto inflacin para evitar que las empresas pierdan valor o solvencia repartiendo a sus accionistas utilidades que en realidad, en pesos de hoy no existen. Los modelos de fijacin de precios en algunos casos consideran el efecto de inflacin o el incremento en el costo de los insumos como las tarifas de servicios pblicos o de gasolina, por ejemplo. 5. costos financieros Los costos financieros originados en la produccin de bienes o servicios se determinan por el monto de su cartera. Los inventarios o la operacin de logstica y distribucin necesarias para su comercializacin exitosa. Para muchas compaas los costos financieros son significativos y no estn reflejados necesariamente en la estructura de sus previos de venta. 6. costos por operacin logstica En muchas ocasiones el costo oculto esta en la logstica y la distribucin, donde surgen costos adicionales por falta de despachos, tiempos de entrega sobre costos de almacenamiento, seguros, seguridad, perdida en inventario y otros males semejantes. Son clsicos los costos de transporte por despachos en cantidades insuficientes para optimizar el flete.

INTELIGEN1.WEBS.COM
7. costos por planeacin de la produccin La ausencia de lotes de produccin ptimos o la falta de sincronizacin en las interrelaciones y uniones en la cadena de valor de una empresa, ocasionan tiempos muertos, desperdicio de todo tipo de recursos, falta de entregas a tiempo, problemas de servicio, etc. Todos los cuales son, en muchas ocasiones, costos ocultos no identificados con las unidades vendidas o producidas. 8. costos por mal servicio o mala calidad En este caso estamos ante uno de los costos ocultos mas significativos y menos cuantificados: la perdida de imagen o de clientes. Pocas empresas manejan el concepto del PYG del mal servicio o mala calidad, es comn encontrar que muchas compaas no saben ni siquiera que se fueron. Donde lo hacen, saben el alto costo que este fenmeno significa, por concepto de oportunidades perdidas o de la necesidad de reposicin de clientes y negocios. 9. costos por descuentos perdidos Estos costos ocultos son ms conocidos, pero no se contabilizan como tales y en ocasiones son muy significativos. Los prontos pagos, las bonificaciones por compras, las millas y otras modalidades son ejemplos clsicos. 10. costos por normas legales Determinadas condiciones legales, tributarias, aduaneras o reglamentarias pueden volverse un costo oculto de singular significacin y en ocasiones no fcilmente detectables a simple vista. Son. Por ejemplo, los beneficios fiscales que se logran con determinados tratamientos tributarios, mediante procedimientos legales de elusin con aprovechamiento de las propias normas. 11. costos por falta de oportunidad La falta de oportunidad es un verdadero costo oculto en muchas empresas donde se pierden ventas, marcadas, aliados, clientes y ganancias. Este costo no esta no esta contabilizado en los registros contables de las empresas, pero si es u lento progreso y bienestar. 12. costos por investigacin y desarrollo La generacin de conocimiento es inherente a cualquier proceso de produccin o servicio que quiera ser verdaderamente competitivo: Cunto vale? Y a que unidades producidas o vendidas se asigna? No siempre es claro cuanto vale mantenerse al da en trminos de competencia y mantenimiento de los mercados. Muchos productos sustitutos, tecnologa novedosas, soluciones empaquetadas, mercado alternativo, forman parte del arsenal, que los competidores pueden emplear en contra de nuestra empresa, es mejor estar al da. 13. Costos por Renovacin de marca. Hacer que una marca se reconozca y se diferencie no es tarea fcil, pero uno de los efectos comerciales mas importantes pueden ser posicionar la marca ante los clientes, cuanto vale esto?, durante cuanto tiempo se cuantifica? Y Como influye en los precios de venta?, son preguntas de difcil respuesta, lo que los puede volver un costo oculto.

INTELIGEN1.WEBS.COM

RECOMENDACIN Para conocer de un tema debemos investigar a fondo y alimentarnos lo mas que se pueda, con informacin relativa y enriquecedora de cada tema en especial, sumergirnos en el tema y buscar la ayuda de fuentes informativas primarias y secundarias, con el fin de ampliar nuestros conocimientos, algo muy importante es analizar y observar detalladamente la informacin recolectada, el realizar ejercicios y talleres nos permitir tener una visin mas clara de cada tema y uniendo todo esto podremos dominar con total facilidad cualquier tema.