3.2. NOES DE ARQUIVOLOGIA: SERVIOS DE PROTOCOLO, DISTRIBUIO, CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS; SIGILO E PROTEO DA DOCUMENTAO; E TABELA DE TEMPORALIDADE.

Arquivo: Conceito Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991) Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO DICA: Conjunto de documentos = ACERVO 3.2.1. Servios de protocolo: Conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmo, garantindo, assim o acesso informao. recebimento e classificao: efetuar a separao dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular. Os documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios. Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classific-lo de acordo com o assunto tratado. A classificao uma operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. Determinado o assunto, deve-se escolher, conforme o cdigo de classificao de documentos de arquivo adotado, a categoria na qual o documento ser classificado, atribuindo- lhe o respectivo cdigo numrico de referncia, que permitir recuper-lo posteriormente. registro, autuao e controle da tramitao ( movimentao): colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo ( nmero e data de entrada), anotar o cdigo de classificao, o resumo do assunto e proceder a distribuio s unidades a administrativas destinatrias. A ficha de protocolo, manual ou informatizada, dever conter basicamente os seguintes dados: nmero de protocolo, data da entrada, origem, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto e data da primeira distribuio. OBS: Os procedimentos a serem adotados quando da utilizao da ficha de protocolo manual so: A 1 via ser arquivada em ordem numrica-cronolgica (nmero de processo e ano de autuao), a 2 via em ordem alfabtica (pessoa fsica ou jurdica) e a 3 via por cdigo.

Recomenda-se que os documentos devero ser distribudos s unidades administrativas destinatrias acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias. Para que o servio responsvel pelas atividades de protocolo proceda a atualizao dos dados, tenha controle da movimentao dos documentos e possa prestar informaes sobre a localizao dos mesmos, faz-se necessrio que as unidades administrativas do rgo enviem, diariamente, a este servio, as 1 vias das guias de encaminhamento ou se for o caso, registrem a informao no sistema. expedio: ao receber a correspondncia para a expedio, recomenda-se verificar se no faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondncia no original e nas cpias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar as cpias ao setor de arquivamento. So vrias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usurio: inspeo: proceder leitura do ltimo despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se dever obedecer a uma rotina de trmite pr-estabelecida. Nem sempre os documentos so encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informao; anlise: determinar sob que codificao dever ser arquivado o documento e que referncias cruzadas sero necessrias. Caso no se trate de um documento j classificado pelo servio de protocolo, a classificao ocorrer nesta etapa. ordenao: dispor os documentos de acordo com a codificao, separando-os por guias de ordenao (fichas), em escaninhos ou classificadores; arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pr-estabelecida. Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um documento impossibilitar a sua localizao. emprstimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para emprstimo, fornecimento de informaes ou para realizao de um juntada, aconselha-se a utilizao de guia-fora em substituio do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado. 4.3 - Mtodos de Arquivamento 3.2.2 Distribuio: Rotina de distribuio tem que ser segura para evitar desvios e possveis roubos, havendo com isto um controle na sada da documentao, classificada e registrada. A distribuio ser: Interna ser feita atravs do servio de malote, na cor e formato ao gosto da organizao, normalmente em dois percursos dirios (manh e tarde), levando e trazendo. Externa: ser feita nos Correios ou entrega aos destinatrios em seus domiclios. A correspondncia deve ser expedida no original, em envelope padro da empresa. Normalmente a empresa mantm uma cpia em seu arquivo. 3.2.3. Classificao

I - Dos Arquivos Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente) Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)

a) Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

II Classificao dos Documentos Os 1.Gnero documentos de Arquivo possuem a seguinte 3.Forma Classificao 2.Espcie / Tipologia Documental 4.Formato 5.Natureza do Assunto. 1. Gnero: Podem ser: 7 Escritos ou Textuais: Documentos cuja informao

1)

Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judicirios, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas. Privado: So aqueles mantidos por instituio de

2)

carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia. b) Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados Especiais: So arquivos em que os documentos cuja

esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides forma Iconogrficos: Documentos cuja informao esteja em de imagem esttica. Ex.: Fotografia, negativos,

1)

forma fsica (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou manuseio. Especializados: So aqueles que mantm em sua

diapositivos(slides), desenho e gravuras cassete Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma

2)

guarda documentos de determinada rea do conhecimento. c) Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os

de som/audio. Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita

Filmogrficos: Documentos cuja informao esteja em

forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos Informticos ou digitais: Documentos gravados em meio

1)

documentos mais novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo. Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam

digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word Cartogrficos: Documentos que representem, de forma

2)

os documentos menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo. Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os

reduzida, uma rea maior. Ex.: Mapas e Plantas 2. Microgrficos: Documentos em microformas. Ex.: Espcie/Tipologia documental:

Microfilmes e microfichas Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao, certido. Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento. Ex: Espcie Contrato Alvar Certido 3. Forma: Tipologia Contrato de locao Alvar de funcionamento Certido de nascimento

3)

documentos que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio. d) Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores

1)
dia a dia.

que utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do Arquivos Centrais: So aqueles localizados fora do

2)

local de trabalho, e acumulam em um nico local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituio, de forma centralizada.

a classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.

4.

Formato:

Baixo grau da freqncia de uso; No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho; A permanncia nessa fase transitria; Aguardam destinao final; Tambm conhecido por limbo ou purgatrio; Serve a Administrao 3.) Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente: Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor histrico; Permitem conhecer a Histria da Instituio; Revelam a origem e constituio da Instituio; Serve a Histria 1 idade 2 idade 3 idade C I P Corrente Intermedirio Permanente Valor Secundrio Valor Primrio

Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho. 5. Natureza do assunto:

Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS Ostensivo = ordinrio: a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a administrao. O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento. Sigiloso: documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.(Decreto 4.553/2002). O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de sigilo: 1.Ultrassecretos: assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo teor s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 2.Secreto: assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. 3. Confidencial: assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos. 4. Reservado: assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. IV Classificao quanto ao Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente) 1 idade 2 idade 3 idade C I P Corrente Intermedirio Permanente

3.2.4. Arquivamento de documentos: A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente consultado. Os mtodos bsicos de arquivamento mais comumente utilizados so os seguintes : alfabtico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome; geogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local (cidade, estado e pas); numrico simples : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento; numrico-cronolgico : quando ao nmero do documento vier associado a data; ideogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica ( dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex). 3.2.5. Sigilo e proteo: Se, em bibliotecas, prima-se pela manuteno, preservao e validao o direito autoral, em arquivos as prioridades esto lanadas em favor do sigilo da informao contida no documento e na segurana, ou seja, na proteo para a no violao desses documentos considerados, de acordo com a funo ou a atividade que os geraram, sigilosos. Documentos sigilosos so aqueles a que, pela natureza de seus contedos, so atribudos graus de sigilo, com o objetivo de limitar ou restringir o acesso a eles. O ato de atribuir a documentos, ou s informaes neles contidas, graus de sigilo, tambm chamado de classificao de segurana (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Em cada uma das fases do ciclo vital, os documentos podem ter seus graus de sigilo modificados, de acordo com os fatos e atos que atestam. Essas premissas devem ser consideradas ao se pensar e realizar os mtodos e procedimentos prprios da arquivologia. So essas prioridades que indicaro as diferenas substanciais entre um processo de descrio arquivstico e um processo de descrio bibliogrfica, por exemplo. Nesse caso, a tarefa de se descrever um documento arquivstico se basear: a) nas suas caractersticas de elemento de prova, que confere evidncia a um ato ou a um fato; b) no pblico-alvo que far uso desse documento e, conseqentemente, nos graus de sigilo e nas medidas de

1.) Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente Alto grau da freqncia de uso; Documentos em curso; Necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho; Serve a Administrao 2.)Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio

segurana que devero ser tomadas de acordo com seus usurios e suas necessidades/possibilidades de acesso; e c) na sua preservao, para que seja acessado futuramente, ou para que seja utilizado em decorrncia de outras necessidades diferentes das que o geraram. 3.2.6. Tabela de Temporalidade o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente. dados bsicos a serem includos na Tabela de Temporalidade nome do rgo e da unidade administrativa: espcie e assunto do documento; existncia de vias e/ou reprodues em outros setores; prazos de guarda nos arquivos correntes e intermedirios; destinao; observaes; resultados da aplicao da Tabela de Temporalidade facilidade em distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente; eliminao imediata de documentos cuja guarda no se justifique; racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e recolhimento; implementao de um programa de destinao de documentos. recomendaes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade aprovao por dirigente do rgo e pela instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia; publicao do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, no Dirio Oficial da Unio; atualizao em conseqncia da produo ou supresso de documentos, bem como de alteraes na estrutura administrativa; tabulao de dados visando a apurar a porcentagem dos documentos e suas respectivas formas de destinao; evitar o uso de siglas, a menos que conste da tabela denominao correspondente; elaborao de relatrio, justificando os critrios adotados e as modalidades de destinao propostas. ANEXO - O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes: 1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o pronome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do pronome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vtor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vtor 2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4 As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J Vieira, Jonas Vieira, Jos 5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9). Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Paulo Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John OBrien, Gordon 10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los 11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang

12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3. Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3.) Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Flix Pacheco, Jos Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Flix Alves Bibliografia. Paes, Marilena Leite Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986. Associao dos Arquivistas Brasileira Ncleo de So Paulo. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. AAB/SP, 1997