O SECRETRIO DE SOCIEDADE

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Resumo

Rene-se no presente trabalho, toda a informao necessria para que, com o seu estudo e aplicao, qualquer Solicitador no tenha a menor dificuldade em exercer o cargo Secretrio de Sociedade.

Palavras-chave

- Secretrio de Sociedade - Competncia - Designao - Sociedade Annima

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Siglas e abreviaturas

Art. - Artigo Al. - Alnea; C.S.C Cdigo Das Sociedades Comerciais Cfr. Confrontar Ss. - Seguintes C.V.M Cdigo de Valores Mobilirios CCom Cdigo Comercial; RNPC Registo Nacional de Pessoas Coletivas CRCom Cdigo Registo Comercial; N. - nmero; Pg. - Pgina RRC Regulamento de Registo Comercial RERN Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado

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ndice I EVOLUO HISTRICA DO SECRETRIO DE SOCIEDADE ----------------- 6 1. Introduo da figura Secretrio de Sociedade no ordenamento Jurdico Portugus ----------------------------------------------------------------- 6 2. 2.1 2.2 Alteraes legislativas relativas figura de Secretrio da Sociedade-- 7 Relativas s alteraes ao contrato social --------------------------- 7 Relativas forma de dissoluo da sociedade ---------------------- 9

II DO SECRETRIO DE SOCIEDADE -------------------------------------------------- 13 1. 2. 3. 4. Competncia para exerccio do cargo de Secretrio ---------------------- 13 Regime Obrigatrio e Facultativo ------------------------------------------- 15 Designao do secretrio de sociedade ------------------------------------- 17 Matria Registral aplicvel ao Secretrio de Sociedade ------------------ 18 4.1 Registo do cargo -------------------------------------------------------------- 18 4.2 Cessao de funes do secretrio da sociedade -------------------------- 19 5. 6. 6.1 6.2 6.3 Secretrio enquanto possvel rgo social ---------------------------------- 20 Competncias do Secretrio de Sociedade --------------------------------- 21 Introduo -------------------------------------------------------------- 21 Secretariar as reunies dos rgos sociais ------------------------- 21 Lavrar as atas e assin-las conjuntamente com os membros dos

rgos sociais respectivos e o presidente da mesa da assembleia geral, quando desta se trate -------------------------------------------------------------- 23 6.4 Conservar guardar e manter em ordem os livros e folhas de actas,

as listas de presenas, o livro de registo de aces, bem como o expediente a eles relativo ------------------------------------------------------------------------- 24 6.5 Proceder expedio das convocatrias legais para as reunies de

todos os rgos sociais ------------------------------------------------------------ 24 6.6 6.7 6.8 6.9 Certificaes e Autenticaes de Documentos -------------------- 26 Promover o registo dos actos sociais a ele sujeitos --------------- 27 Durao do seu mandato --------------------------------------------- 27 Responsabilidade ------------------------------------------------------ 27

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INTRODUO

O presente trabalho, configura-se com o sistema de avaliao contnua proposta na unidade curricular de Direito Societrio, a qual leccionada pela Doutora Maria Joo Machado, no mbito do Mestrado em Solicitadoria, poca 2012/2013. Tem-se como objectivo com o presente, que o leitor entenda a figura do Secretrio de Sociedade, iniciando o estudo pelo seu aparecimento no ordenamento jurdico portugus, comparando as alteraes legislativas que entretanto se sucederam e as disposies que na actualidade se lhe aplicam. Numa segunda fase, procede-se explicao pormenorizada da figura, com intuito do leitor entender o seu mbito de atuao dentro das entidades empresarias, abordando as suas competncias, como os cuidados que o mesmo dever observar no mbito da sua atuao como sejam, elaborao de atas, procedimentos a observar nas convocatrias dos scios/accionistas, bem como comentar a competncia da figura para autenticao e certificao de documentos. Assim, a elaborao do presente de uma forma sucinta pretende atribuir conhecimentos, a todas as pessoas que possuam competncia para o exerccio do cargo de secretrio de sociedade, e para que assim, sintam-se habilitadas a exerc-lo.

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I EVOLUO HISTRICA DO SECRETRIO DE SOCIEDADE

1. Introduo da figura Secretrio de Sociedade no ordenamento Jurdico Portugus

O Decreto-Lei n 257/96 de 31-12-1996, introduziu uma das inovaes mais relevantes do projecto de desburocratizao das empresas com a criao do cargo de secretrio das sociedades, sendo este de obrigatoriedade limitada apenas s sociedades annimas, foi desta forma que em muito se aliviou o impacto da burocracia na vida das empresas, ao mesmo tempo que imps uma melhor organizao de certos aspectos da sua vida interna, at agora dispersos por vrios rgos ou mesmo indefinidos quanto competncia para a sua prtica. A atribuio de competncias ao secretrio de sociedade, veio libertar os notrios de uma tarefa inglria, arcaica, escusada, que representa hoje um peso absurdo na actividade notarial, como seja de excesso de reconhecimentos e certificaes, ficando estes aliviados quanto a estas tarefas. Desta feita, com a instituio da figura do secretrio da sociedade annima, ou por quotas, perseguem-se dois objectivos primaciais, o de valorar uma realidade de facto j existente nas sociedades de maior dimenso e o de aumentar a eficcia da vida societria ao evitar a contnua sobrecarga dos cartrios notariais e das conservatrias do registo comercial com a emisso reiterada e sistemtica de certides de mera repetio de elementos que entretanto no sofreram qualquer alterao. Por isso se cria o cargo de secretrio das sociedades, vinculativo para as sociedades que estejam cotadas em bolsa e facultativo para as demais. Entendeu-se dever abrir um perodo de experimentao da figura, findo o qual se poder justificar a obrigatoriedade para outro tipo de sociedades, o que at actualidade no se verificou.

_______________________________
Cfr. Prembulo, Ponto 4 do Decreto-Lei n 257/96 de 31-12-1996

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2. Alteraes legislativas relativas figura de Secretrio da Sociedade

Depois da entrada em vigor do Decreto-Lei n 257/96 de 31-12-1996, o qual constitui a figura de Secretrio de Sociedade, observou-se algumas alteraes s competncias deste e s normas que lhe so aplicveis. Lembra-se que a introduo desta figura tinha como objectivo principal a desburocratizao interna das empresas, evitando atos notariais que poderiam ser dispensados sendo os mesmo outorgados pelo secretrio, entre outros demais. Assim neste contexto entende-se interessante verificar algumas dessas alteraes que comprovaram esta inteno de tornar o sistema jurdico empresarial mais prtico, clere e dinmico. Salienta-se dos exemplos que se seguem as formalidades exigidas para a alterao do contrato social desde o incio de vigncia do Cdigo das Sociedades Comerciais at actualidade. Observe-se portanto as seguintes notas quanto a essas mesmas alteraes:

2.1 Relativas s alteraes ao contrato social

a) No mbito do DL n. 36/2000, de 14 de Maro Da contnua ideologia de desformalizao da prtica de alguns actos que at data requeriam a interveno notarial, o presente procedeu ampliao das competncias do secretrio da sociedade e assim observe-se e compare-se as redaces nos seguintes artigos: Artigo 85. 3 - A alterao do contrato de sociedade deliberada nos termos dos nmeros anteriores deve ser consignada em escritura pblica, a no ser que: a) A deliberao conste de acta lavrada por notrio e no respeite a aumento de capital; b) A deliberao conste de acta lavrada pelo secretrio da sociedade e no respeite a alterao do montante do capital ou do objecto da sociedade.

Note-se que o mesmo artigo tinha redaco diferente a qual obrigava a alterao do contrato de sociedade por escritura pblica ou por interveno de notrio, como se verifica de seguida.

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b) No mbito do DL n. 262/86, de 02 de Setembro Artigo 85. (Deliberao da alterao) 1 - A alterao do contrato de sociedade, quer por modificao ou supresso de alguma das suas clusulas quer por introduo de nova clusula, s pode ser deliberada pelos scios, salvo quando a lei permita atribuir cumulativamente essa competncia a algum outro rgo. 2 - A deliberao de alterao do contrato de sociedade ser tomada em conformidade com o disposto para cada tipo de sociedade. 3 - A alterao do contrato de sociedade deliberada nos termos dos nmeros anteriores deve ser consignada em escritura pblica, a no ser que a deliberao conste de acta lavrada por notrio e no respeite a aumento de capital. 4 - Qualquer membro da administrao tem o dever de outorgar a escritura exigida pelo nmero anterior, com a maior brevidade, sem dependncia de especial designao pelos scios.

Ora neste sentido verifica-se que ao secretrio de Sociedade foram atribudas as competncias suficientes para que as alteraes ao contrato social no tivessem de ser submetidas a escritura pblica. Contudo com continua alterao legislativa, dada ao Secretrio de Sociedade competncias por um lado e rapidamente se lhas retiram por outro, ora assim se comprova com a entrada do DL n. 76-A/2006, de 29 de Maro, o qual mantm todas a normas respeitantes ao Secretrio de Sociedade mas por outro lado se esquea desta figura, e das suas competncias. Para tal, veja-se o disposto no artigo 85. alterado pelo referido Decreto-Lei.

c) No mbito do DL n. 76-A/2006, de 29 de Maro Artigo 85. Deliberao de alterao 1 - A alterao do contrato de sociedade, quer por modificao ou supresso de alguma das suas clusulas quer por introduo de nova clusula, s pode ser deliberada pelos scios, salvo quando a lei permita

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atribuir cumulativamente essa competncia a algum outro rgo. 2 - A deliberao de alterao do contrato de sociedade ser tomada em conformidade com o disposto para cada tipo de sociedade. 3 - A alterao do contrato de sociedade deve ser reduzida a escrito. 4 - Para efeitos do disposto no nmero anterior, suficiente a acta da respectiva deliberao, salvo se esta, a lei ou o contrato de sociedade exigirem outro documento. 5 - No caso previsto na parte final do nmero anterior, qualquer membro da administrao tem o dever de, com a maior brevidade e sem dependncia de especial designao pelos scios, praticar os actos necessrios alterao do contrato.

2.2 Relativas forma de dissoluo da sociedade

Outra das alteraes relevantes, respeita dissoluo da sociedade, e para que se observe a atribuio de competncias e a eliminao das mesmas dever se atender aos artigos seguintes:

a) No mbito do DL n. 262/86, de 02 de Setembro

Artigo 145. (Escritura e registo da dissoluo) 1 - A dissoluo da sociedade no carece de ser consignada em escritura pblica, excepto nos casos em que tenha sido deliberada pela assembleia geral e a acta da deliberao no tenha sido lavrada por notrio. 2 - A administrao da sociedade ou os liquidatrios devem requerer a inscrio da dissoluo no registo comercial e qualquer scio tem esse direito, a expensas da sociedade.

3 - Tendo a dissoluo judicial da sociedade sido promovida por credor social ou credor de scio de responsabilidade ilimitada, pode ele requerer o registo, a expensas da sociedade.

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b) No mbito do DL n. 36/2000, de 14 de Maro Artigo 145. [...] 1 - A dissoluo da sociedade no carece de ser consignada em escritura pblica nos casos em que tenha sido deliberada pela assembleia geral e a acta da deliberao tenha sido lavrada por notrio ou pelo secretrio da sociedade. 2 - ... 3 - ...

c) No mbito do DL n. 76-A/2006, de 29 de Maro Artigo 145. Forma e registo da dissoluo 1 - A dissoluo da sociedade no depende de forma especial nos casos em que tenha sido deliberada pela assembleia geral. 2 - Nos casos a que se refere o nmero anterior, a administrao da sociedade ou os liquidatrios devem requerer a inscrio da dissoluo no servio de registo competente e qualquer scio tem esse direito, a expensas da sociedade. 3 - (Revogado.)

2.3 Efeitos produzidos pelo DL n. 76-A/2006, de 29 de Maro

Um ltimo aspecto mais relevante e que convm frisar quanto a esta mutao legislativa, a alterao efectuada pelo referido diploma, o qual efectuou uma reforma completa redaco dada pelo Decreto-Lei n 257/96 de 31-12-1996, responsvel pela introduo da figura do secretrio de sociedade.

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Refira-se contudo que a presente alterao, pouco ou nada trouxe de novo figura de Secretrio da Sociedade, ou seja, no se tratou de uma alterao de competncias ou uma diminuio das mesmas, mas sim apenas de uma alterao na redaco dos artigos, dos quais se destacam os seguintes: Artigo 446.-A [...] 1 - As sociedades emitentes de aces admitidas negociao em mercado regulamentado devem designar um secretrio da sociedade e um suplente. 2 - O secretrio e o seu suplente devem ser designados pelos scios no acto de constituio da sociedade ou pelo conselho de administrao ou pelo conselho de administrao executivo por deliberao registada em acta. Anterior Redaco Artigo 446.-A [...] 1 - As sociedades cotadas em bolsa de valores devem designar um secretrio da sociedade e um suplente. 2 - O secretrio e o seu suplente devem ser designados pelos scios fundadores no acto de constituio da sociedade ou pelo conselho de administrao ou pela direco por deliberao registada em acta.

Artigo 446.-B [...] 1 - Para alm de outras funes estabelecidas pelo contrato social, compete ao secretrio da sociedade: a) Secretariar as reunies dos rgos sociais; () g) Satisfazer, no mbito da sua competncia, as solicitaes formuladas pelos accionistas no exerccio do direito informao e prestar a informao solicitada aos membros dos rgos sociais que exercem

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funes de fiscalizao sobre deliberaes do conselho de

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administrao ou da comisso executiva; l) Promover o registo dos actos sociais a ele sujeitos. Anterior Redaco Artigo 446.-B [...] a) Secretariar as reunies da assembleia geral, da administrao, da direco e do conselho geral; () g) Satisfazer, no mbito da sua competncia, as solicitaes formuladas pelos accionistas no exerccio do direito informao; l) Requerer a inscrio no registo comercial dos actos sociais a ele sujeitos.

Artigo 446.-E [...] A designao e cessao de funes do secretrio, por qualquer causa que no seja o decurso do tempo, est sujeita a registo. Anterior Redaco Artigo 446.-E [...] 1 - A designao e cessao de funes, por qualquer causa que no seja o decurso do tempo, do secretrio est sujeita a registo, nos termos do Cdigo do Registo Comercial.

O SECRETRIO DE SOCIEDADE II DO SECRETRIO DE SOCIEDADE

1. Competncia para exerccio do cargo de Secretrio

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Com a introduo da figura de secretrio de sociedade, mostra-se necessrio saber quem tm competncias para o exerccio do cargo. Para este efeito com a introduo desta figura surgiu no normativo que o regula, concretamente no seu art. 446-A n.3, o seguinte As funes de secretrio so exercidas por pessoa com curso superior adequado ao desempenho das funes ou solicitador, no podendo exerc-las em mais de sete sociedades Deste normativo exige-se saber quem pretende abranger o legislador quando utiliza a expresso curso superior adequado, assim neste sentido, efectuaram-se pesquisas para responder questo, contudo para alm da letra da lei nada mais se encontrou referente mesma. Cumpre-nos ento adoptar uma posio perante esta incerteza. Para entendermos quem tm a competncia para exercer o cargo de secretrio, deveremos em primeiro lugar atender s competncias do mesmo, percebidas essas competncias encontraremos quem as poder exercer, ora quando no art. 446-B refere que para alm de outras competncias designadas, ao secretario incumbe certificar assinaturas, certificar fotocpias, autenticar documentos, e promover registos dos actos sociais, ser assim nesse caso competente, a entidade que rena os requisitos necessrios para o exerccio desses mesmos actos. Com a entrada do DL n. 76-A/2006, de 29 de Maro tornou-se facultativas as escrituras pblicas relativas a actos da vida das empresas. Portanto, deixam de ser obrigatrias, designadamente, as escrituras pblicas para constituio de uma sociedade comercial, alterao do contrato ou estatutos das sociedades comerciais, aumento do capital social, alterao da sede ou objecto social, dissoluo, fuso ou ciso das sociedades comerciais. Apenas ficam ressalvadas as situaes em que se verifique a transmisso de um bem imvel, pois nestes casos continua a ser exigida a forma _______________________________
Cfr. Art. 446-B Al. e) CSC Cfr. Art. 446-B Als. f), h), i) CSC Cfr. Art. 446-B Al. j) CSC Cfr. Art. 446-B Al. l) CSC

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legalmente determinada para negcios jurdicos que envolvam bens desta natureza. Mas mais importante que o j dito, o mesmo diploma no seu art. 38 procedeu ao alargamento das entidades que podem reconhecer assinaturas em documentos e autenticar e traduzir documentos, nos termos previstos na lei notarial, bem como certificar a conformidade das fotocpias com os documentos originais e tirar fotocpias dos originais que lhes sejam presentes para certificao, nos termos do Decreto-Lei n. 28/2000, de 13 de Maro, permitindo que tanto os notrios como os advogados, os solicitadores, as cmaras de comrcio e indstria e as conservatrias possam faz-lo, conferindo desta forma aos documentos a mesma fora probatria que teria se tais actos tivessem sido realizados com interveno notarial. Deste modo em nosso entender competentes para o exerccio do respectivo cargo de secretrio de sociedade as entidades que se encontram referidas no art. 38 supra referido. Refere-se por ltimo, tal qual como deriva do n.3 do art. 446.-A do CSC, e do DL n. 76-A/2006, de 29 de Maro, que o exerccio por Solicitador do cargo de secretrio no se mostra de qualquer forma incompatvel com o exerccio da Solicitadoria, para isso recorreu-se s normas contidas no Estatuto da referida profisso para analisar se surge algum impedimento ou incompatibilidade, mais precisamente aos artigos 114. e 115., dos quais no se constata qualquer inconveniente face cumulao dos dois cargos. Questo diversa seria sabermos se existe algum impedimento ou

incompatibilidade face a uma situao em que o secretrio de sociedade tem como profisso a Solicitadoria ou a advocacia e no mbito da mesma poder ou no patrocinar juridicamente a sociedade na qual exerce funes de secretrio. Para soluo a esta hipottica questo o Conselho Geral da ordem dos advogados emitiu um parecer, do qual conclui que no existe qualquer impedimento caso o secretrio da sociedade sendo advogado represente a mesma, contudo pode ver-se impedido de patrocinar, judicial ou extrajudicialmente, a sociedade em actos em que tenha intervindo como secretrio.

_______________________________
Cfr. Pargrafo 4 no prembulo do DL n. 76-a/2006 de 29 Maro DL n. 88/2003, de 26 de Abril Parecer N. E-21/04 emitido a 29 de Novembro de 2004

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2. Regime obrigatrio e facultativo No que concerne ao exerccio obrigatrio ou facultativo do secretrio de sociedade, dispem o art. 446-D, que tal exerccio apenas se considera obrigatrio para as sociedades emitentes de aces admitidas negociao em mercado regulamentado, tornando-se facultativo para as restantes sociedades annimas e por quotas. Em nosso entender e mais uma vez alertando para a escassa reflexo que se

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encontra sobre o assunto, compete-nos efectuar um comentrio relativo a este mesmo regime tentando promover dentro do regime das sociedades annimas a separao necessria que nos permita determinar quais as condies que se tero de observar para tornar-se obrigatrio o cargo de secretrio. Nos termos do art. 1 n. 4 do CSC as sociedades devem adoptar um dos tipos previstos no cdigo, vigorando assim o princpio da tipicidade ou numerus clausus, contudo lembra-se que o mesmo principio no impede a adaptao de cada tipo societrio s necessidades e condies concretas de cada projecto empresarial. Assim sendo, so 4 os tipos societrios, como sejam as sociedades em nome colectivo, sociedades por quotas, sociedades annimas e sociedade em comandita. No que respeita s sociedades annimas ao qual se impem o regime obrigatrio para o exerccio de um secretrio de sociedade e um suplente, estas, caracterizam o tipo adequado s empresas de maior dimenso, pois so seguramente as que mobilizam o maior volume de capitais, dai requerem um estudo especial, estando regulamentadas nos artigos 271. a 464. do CSC. Estas podero constituir-se sem recurso subscrio pblica ou com o recurso subscrio pblica, ficando estas ultimas regidas pelo CSC e pelo C.V.M. As sociedades annimas constitudas desta forma, tornam-se nas designadas sociedades abertas, ou seja com o capital aberto ao investimento pblico. Note-se que estas sociedades no constituem um novo tipo societrio, mas apenas uma modalidade das sociedades annimas, com o capital disperso pelo pblico, determinando o art. 13 do DL n. 486/99, de 13 de Novembro (CVM), as sociedades que se consideram com o capital aberto ao investimento do pblico. _______________________________ Cfr. Pg. 37
Livro Sociedades Comerciais e valores mobilirios de Antnio Pereira de almeida

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Assim sendo o cargo de secretrio de sociedade no se torna obrigatrio para todas as sociedades annimas mas sim para as sociedades designadas por abertas, ora so ento designadas como tal as previstas no supra referido artigo: - A sociedade que se tenha constitudo atravs de oferta pblica de subscrio dirigida especificamente a pessoas com residncia ou estabelecimento em Portugal; - A sociedade emitente de aces ou de outros valores mobilirios que confiram direito subscrio ou aquisio de aces que tenham sido objecto de oferta pblica de subscrio dirigida especificamente a pessoas com residncia ou estabelecimento em Portugal; - A sociedade emitente de aces ou de outros valores mobilirios que confiram direito sua subscrio ou aquisio, que estejam ou tenham estado admitidas negociao em mercado regulamentado situado ou a funcionar em Portugal; - A sociedade emitente de aces que tenham sido alienadas em oferta pblica de venda ou de troca em quantidade superior a 10% do capital social dirigida especificamente a pessoas com residncia ou estabelecimento em Portugal; - A sociedade resultante de ciso de uma sociedade aberta ou que incorpore, por fuso, a totalidade ou parte do seu patrimnio.

Posto isto, conclui-se este nosso comentrio dizendo que as sociedades em que o secretrio tem actividade obrigatria so as sociedades designadas no artigo 13. CVM, tornando-se facultativo a presena nas demais sociedades annimas e nas sociedades por quotas.

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3. Designao do secretrio de sociedade

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A designao do secretrio e suplente, vem regulada de forma clara no art. 446A n.2 em que o mesmo refere, O secretrio e o seu suplente devem ser designados pelos scios no acto de constituio da sociedade ou pelo conselho de administrao ou pelo conselho de administrao executivo por deliberao registada em acta. Contudo para bom entendimento da disposio deve saber-se que quando a mesma refere conselho de administrao, est intrinsecamente ligado s sociedades constitudas sob forma do modelo clssico ou modelo anglo-saxnico. Diferente ser quando se fala em conselho de administrao executivo, pois nesta situao estamos perante uma sociedade constituda sob a forma do modelo germnico. Com o intuito de apurar estas diferenas propomos o seguinte quadro
Estrutura organizativa
Em geral podem ter (arts. 2621, 4131a) e Gerncia - art. 2521 arts. 246ss, 270E QUOTAS A partir de certa dimenso devem ter (art. 2622,3) conselho fiscal ou fiscal nico

SOCIEDADES scio(s)
POR

Conselho de administrao - art. 2781 CLSSICO Eventualmente: um s administrador - art. 2782, 3902 SOCIEDADES ANNIMAS

Conselho fiscal ou fiscal nico - arts. 2781a),2, 4131a),4, 4141,2 ou Conselho fiscal e ROC - arts. 4131b),4, 4142

scio(s) art. 373, ss. GERMNICO Eventualmente: um s administrador - art. 2782, 4242 Conselho de administrao [integra comisso de auditoria] Nunca um s administrador art. 2785 Conselho de administrao executivo - art. 2781 Conselho geral e de superviso e ROC - arts. 2781c), 434, 446

ANGLO SAXNICO

Comisso de auditoria e ROC - arts. 2781b), 423B, 446

____________________________________

O presente quadro da autoria de Dra. Maria Malta no mbito da disciplina Sociedades Comerciais, leccionada no
1. Ano da Licenciatura em Solicitadoria, sendo que o mesmo traduz a estrutura que as sociedades por quotas e sociedades annimas podero adotar no mbito do seu exerccio.

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4. Matria registral aplicvel ao Secretrio de Sociedade 4.1 Registo do Cargo

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Tanto a designao como a cessao de funes do secretrio da sociedade, por qualquer causa que no seja o decurso do tempo, constituem actos sujeitos a registo, nos termos do CSC (art. 446-E). Em termos registrais, quanto designao do secretrio da sociedade dever ter-se em ateno os seguintes requisitos: Forma: Transcrio (inscrio); Requisitos especiais: Na de designao dos membros dos rgos de administrao, fiscalizao e liquidao, bem como do secretrio de sociedade, o prazo por que foram designados, se o houver, a data da deliberao (art. 10, i) RRC); Documentos: 1. Nas sociedades annimas: - Contrato de sociedade (documento particular ou escritura pblica); - Cpia certificada de acta do conselho de administrao ou do conselho de e administrao executivo, com deliberao de designao; 2. Nas sociedades por quotas: - Cpia certificada de acta da assembleia-geral, com deliberao de designao. Emolumentos: -200,00 (art. 22, 2.9 RERN) se efectuado como acto independente; - 100,00 (art. 22, 2.10 RERN) se efectuada no contrato de sociedade; - 100,00 (art. 22, 2,10 RERN) se efectuada com a alterao ao contrato. Registo obrigatrio: Est sujeito a registo obrigatrio; Publicaes: Est sujeito a publicaes obrigatrias RNPC: No est sujeito a inscrio no FCPC

_______________________________
Manual de Registo Comercial, Dr. Virglio Machado, pg. 77

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4.2 Cessao de funes do secretrio da sociedade:

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Requisitos especiais: No registo de cessao de funes dos membros dos rgos de administrao e de fiscalizao e do secretrio de sociedade, a data e a causa (art. 12, b) RRC); Forma: Transcrio (averbamento) Documentos: - Cpia certificada de acta do rgo com competncia para a designao ou da assembleia-geral, com a deliberao da destituio; - Comunicao por escrito da renncia sociedade com prova do conhecimento desta (por exemplo Aviso de Recepo) Emolumentos: 100,00 (art. 22, 4.3 RERN averbamento no especialmente previsto; Registo obrigatrio: Est sujeito a registo obrigatrio; Publicaes: Est sujeito a publicaes obrigatrias

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5. Secretrio enquanto possvel rgo social

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Aps analisado o quadro da pgina anterior poder-se-ia colocar a questo sobre como classificar o secretrio da sociedade, ou seja se o poder-se-ia considerar como um rgo da estrutura empresarial ou ento como um mero assessor externo que pratica actos na sociedade. Quanto a esta problemtica legitimo que a mesma se coloque pois se atendermos ao ndice do cdigo das sociedades comerciais, o mesmo coloca a figura de secretrio da sociedade no capitulo VI em p de igualdade com os restantes rgos societrios, sendo certo tambm que por outro lado as sociedades comerciais, como pessoas colectivas formam e manifestam a sua vontade atravs dos rgos sociais e neste sentido o secretario de sociedade segundo o autor Antnio Pereira de Almeida, no um rgo social, porque no tem competncia para formar a vontade social, nem para a representar externamente. No que respeita a esta discusso, foi emitido um parecer pelo Instituto de Registos e Notariado sob o Proc. n R. Co. 9/2004 DSJ-CT.

_______________________________ Est colocada a questo de saber se o secretrio da sociedade ou no rgo social. Adoptamos a noo de rgo
que nos dada por Oliveira Ascenso, in Direito Comercial, Vol. IV, Sociedades Comerciais Parte Geral, 2000, pg. 421: rgo o elemento estrutural da pessoa colectiva que tem a funo de manifestar a vontade que juridicamente imputada quela. Segundo o Mestre, Nem os rgos, nem os seus suportes ou titulares so assim representantes da pessoa colectiva. Os rgos nunca o poderiam ser, por no terem personalidade autnoma; e as pessoas fsicas no o so, porque no exprimem uma vontade como prpria, que por representao vincule a pessoa colectiva, mas a prpria vontade que, juridicamente trabalhada, ser tida como a da pessoa colectiva. Elucidativo , a propsito, Heinrich Ewald Hrster, in A Parte Geral do Cdigo Civil Portugus, Teoria do Direito Civil, 1992, pg. 392: Nos casos da representao orgnica, a prpria pessoa colectiva que age, precisamente por meio dos seus rgos externos, participando assim por actos prprios no trfico jurdico negocial. Da que a figura da representao orgnica no signifique agir em nome ou em vez de outrem, agir esse caracterstico para a representao no seu sentido estrito, mas agir como rgo. Aceitamos sem reservas que, para alm dos rgos deliberativos (a quem cabe tambm executar as deliberaes tomadas), possam existir outros rgos (v.g. opinativos ou de preparao de deliberaes) previstos pelos estatutos (cfr. Oliveira Ascenso, ob. cit., pg. 423). Mas a questo dos autos a de saber se o secretrio da sociedade rgo social. E, sobre o ponto, a nossa opinio que o secretrio no rgo social. No representa organicamente (nem voluntariamente, claro) a sociedade, no exprime uma vontade que mesma seja imputada. As funes que o secretrio exerce por fora do Cdigo das Sociedades Comerciais so, na realidade, burocrticas e de certificao, como lhes chama Oliveira Ascenso. A nosso ver, o que verdadeiramente importa acentuar que o secretrio no age como rgo nem actua com vontade prpria mas em nome ou em vez de outrem, antes age com vontade prpria e em nome prprio. Ainda segundo Oliveira Ascenso, ob. cit., pg. 465, Aproxima-se da situao do revisor oficial de contas: no um funcionrio da sociedade propriamente, um privado a quem se atribuem poderes de garantia ou f pblica.

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6. Competncias do Secretrio de Sociedade 6.1 Introduo

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Na competncia do secretrio destacam-se, entre outras, as funes de secretariado dos rgos sociais tais como, assembleia geral, administrao, direco e conselho geral, de redaco das actas, de conservao e guarda dos respectivos livros da sociedade, de certificao de certos eventos sociais, de garantia do exerccio do direito de informao dos accionistas, de contactos com as conservatrias do registo comercial. No mbito destas mesmas competncias abordar-se- detalhadamente as vrias alneas que dispem a redaco do art. 446.-B do CSC, contudo o nosso estudo apenas incidir nas sociedades annimas, evitando desta forma que a presente reflexo se torne extensa demais caso se abordasse outros tipos societrios. Assim para alm de outras funes estabelecidas pelo contrato social, compete ao secretrio de sociedade o disposto nos pontos seguintes.

6.2 Secretariar as reunies dos rgos sociais;

Nas Sociedades Annimas deve o secretrio perceber quais e quando ocorrem as reunies existentes para os diversos rgos societrios, para isso exemplifica-se de seguida as diversas reunies que ocorrem na organizao empresarial:

A) - Assembleia gerais de accionistas: 375. CSC Estas reunies apenas se operam em casos especficos, sendo eles quando a lei o determine, quando o conselho de administrao, a comisso de auditoria, o conselho de administrao executivo, o conselho fiscal ou o conselho geral e de superviso entenda

_______________________________
certo que ao secretrio da sociedade o contrato social poder atribuir outras funes (art. 446-B, n 1, do CSC). Por mera hiptese de raciocnio, admitamos que das funes contratualmente atribudas resulta que o secretrio um rgo social. Teramos ento que apurar se o art. 446-E do CSC e o art. 3, n 1, m), do CRCom sujeitam a registo comercial a designao e cessao de funes do secretrio da sociedade enquanto secretrio com as funes que lhe so atribudas pelo Cdigo das Sociedades Comerciais ou enquanto rgo social (melhor dizendo, suporte ou titular de rgo social). que o citado art. 3, n 1, m), do CRCom s sujeita a registo a designao e cessao de funes dos membros dos rgos de administrao e de fiscalizao (e no de outros rgos). Mas ainda que concedssemos que seria neste caso o rgo social o objecto do registo, s quando o secretrio da sociedade assumisse a natureza de rgo social que a questo seria equacionada. Pelo que no vale a pena nos alongarmos em consideraes que ao caso dos autos no so pertinentes

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conveniente e quando a requererem um ou mais accionistas que possuam aces correspondentes a 5% do capital social. B) - Assembleia Geral Anual: 376 n.1 e 65. n.5 CSC

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Deve reunir no prazo de trs meses a contar da data do encerramento do exerccio ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se tratar de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou apliquem o mtodo da equivalncia patrimonial para:

a) Deliberar sobre o relatrio de gesto e as contas do exerccio; b) Deliberar sobre a proposta de aplicao de resultados;

c) Proceder apreciao geral da administrao e fiscalizao da sociedade e, se disso for caso e embora esses assuntos no constem da ordem do dia, proceder destituio, dentro da sua competncia, ou manifestar a sua desconfiana quanto a administradores; d) Proceder s eleies que sejam da sua competncia.

C) - Reunies e deliberaes do conselho de administrao: 410. CSC O conselho deve reunir, pelo menos, uma vez em cada ms, salvo disposio diversa do contrato de sociedade.

D) - Reunies e deliberaes do conselho Fiscal: 423. CSC O conselho fiscal deve reunir, pelo menos, todos os trimestres, sendo aplicvel o disposto no n. 8 do artigo 410.

E) - Reunies da comisso de auditoria: 423.-G n.1 al. A) Os membros da comisso de auditoria tm o dever de participar nas reunies da comisso de auditoria, que devem ter, no mnimo, periodicidade bimestral

F) - Reunies do Conselho de administrao executivo: Art. 433 CSC s reunies e s deliberaes do conselho de administrao executivo aplica-se o disposto nos artigos 410. e 411. e nos n.os 1 e 4 do artigo 412.

G) - Reunies do conselho geral e de superviso: Art. 445 CSC n. 2 al. A)

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s reunies e s deliberaes do conselho geral e de superviso aplica-se o disposto nos artigos 410. a 412., com as seguintes adaptaes:

O conselho geral e de superviso deve reunir, pelo menos, uma vez em cada trimestre;

6.3 Lavrar as actas e assin-las conjuntamente com os membros dos rgos sociais respectivos e o presidente da mesa da assembleia geral, quando desta se trate;

As deliberaes sociais, sejam qual for o modo como foram tomadas, t de ser vertidas para um documento escrito sob pena de no poderem ser aprovadas, sendo tal documento designado por acta. Entende de modo diferente, Pedro Maia ao referir que o procedimento deliberativo, em si, produz efeitos jurdicos, mas a deliberao s se torna eficaz aps a acta lavrada, ou documento equivalente. O secretrio da sociedade na respectiva elaborao da acta deve atender aos elementos referidos no n.2 do art. 63 do CSC, tendo ainda em ateno que a acta dever evidenciar a prpria existncia da convocatria, referindo se for esse o caso a publicitao do aviso convocatrio, ou tratando-se de convocatria efectuada por carta registada, contendo em anexo os documentos comprovativos da expedio do aviso convocatrio para cada um dos scios. Ainda nas sociedades annimas apenas sero assinadas as respectivas actas pelo presidente da mesa e pelo secretrio conforme prev o art. 388. n.2 do CSC, sendo que os accionistas presentes apenas devero rubricar a lista de presenas, conforme prev o artigo 382. n.3 do referido diploma.

_______________________________ Crf. Sociedades comerciais e valores mobilirios, de Antnio Pereira de Almeida, pg. 193 Art.63. CSC Deliberaes dos scios e respectiva documentao: algumas reflexes, pags 673 e ss. Deliberaes dos scios e respectiva documentao: algumas reflexes por pedro Maia

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6.4 Conservar, guardar e manter em ordem os livros e folhas de actas, as listas de presenas, o livro de registo de aces, bem como o expediente a eles relativo;

Relativamente a esta competncia/dever, deve o secretrio conservar, guardar e manter em ordem os documentos em cima previstos, note-se que torna-se de extrema importncia que todos os documentos estejam organizados e arquivados isto para responder a um dos direitos mais importante reconhecido aos accionistas como seja o direito informao previsto nos termos do ast. 288. e ss do CSC. No que concerne s listas de presenas, estas devero ser arquivadas na sociedade conforme dispem o art. 382 n.4 do CSC.

6.5 Proceder expedio das convocatrias legais para as reunies de todos os rgos sociais;

Oportuno ser neste momento alertar para o contra-senso que poder estar vista no que respeita pessoa competente para proceder s convocatrias, isto porque, para todas as reunies a letra da lei apenas refere como o Presidente da mesa e no o Secretrio de Sociedade, contudo deve entender-se que os normativos aplicveis s sociedades annimas designam como competente o presidente da mesa somente para estas sociedades, assim, ser da exclusiva competncia do secretrio de sociedade, quando estamos no mbito de uma sociedade annima em que seja obrigatria a figura do secretrio de sociedade. No que concerne a esta competncia, deve o secretrio ter em ateno tanto aos prazos como s formas de convocao dos scios, e assim sendo, nada melhor do que analisar separadamente a forma de efectuar tais convocatrias para cada rgo social, como adiante se mostra:

A) - Assembleia geral:

Ser competente para proceder convocatrio o Secretrio de sociedade, o presidente da mesa e ainda poder ser promovida pela comisso de auditoria, pelo

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conselho geral e de superviso, pelo conselho fiscal ou pelo tribunal, lembrando ainda que poder ser convocada a assembleia geral quando o requererem um ou mais accionistas que possuam aes correspondentes a, pelo menos, 5% do capital social. Para o correto exerccio do cargo de secretrio no que concerne convocatria para assembleia geral, o mesmo dever ter em ateno s formalidades exigidas no art. 377 CSC.

B) - Conselho de administrao

Dever o secretrio ter em ateno o previsto no art. 410 n.3 do CSC, ou seja, os administradores devero ser convocados por escrito, com a antecedncia adequada, salvo quando o contrato de sociedade preveja a reunio em datas prefixadas ou outra forma de convocao

C) - Conselho Fiscal

Relativamente a este rgo, ele dever nos termos do art. 423 n.1 do CSC, reunir pelo menos todos os trimestres, contudo por aplicao do art.410 do mesmo diploma, se no for proibido pelos estatutos, as reunies podero realizar-se atravs de meios telemticos, se a sociedade assegurar a autenticidade das declaraes e a segurana das comunicaes, procedendo ao registo do seu contedo e dos respectivos intervenientes. Quanto sua convocatria dever o secretrio ter em ateno ao art. 410 n.3 do CSC.

D) - Conselho de administrao executivo:

Dever observar-se o disposto no art. 433 o qual remete para o art. 410 sendo que no que concerne s convocatrias dispem o n3 do mesmo, que devem ser convocados por escrito, com a antecedncia adequada, salvo quando o contrato de _______________________________
Cfr. Art. 377. n.1 CSC Cfr. Art. 375. n.2 CSC

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sociedade preveja a reunio em datas prefixadas ou outra forma de convocao. E) - Conselho geral e de superviso

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Para este rgo, o mesmo acontece como no Conselho de administrao executivo, ou seja por fora do disposto no art. 445 n2 aplica-se o art. 410 do CSC, devendo ser convocados por escrito, com a antecedncia adequada, salvo quando o contrato de sociedade preveja a reunio em datas prefixadas ou outra forma de convocao.

6.6 Certificaes e Autenticaes de Documentos

e) Certificar as assinaturas dos membros dos rgos sociais apostas nos documentos da sociedade; f) Certificar que todas as cpias ou transcries extradas dos livros da sociedade ou dos documentos arquivados so verdadeiras, completas e actuais; h) Certificar o contedo, total ou parcial, do contrato de sociedade em vigor, bem como a identidade dos membros dos diversos rgos da sociedade e quais os poderes de que so titulares; i) Certificar as cpias actualizadas dos estatutos, das deliberaes dos scios e da administrao e dos lanamentos em vigor constantes dos livros sociais, bem como assegurar que elas sejam entregues ou enviadas aos titulares de aces que as tenham requerido e que tenham pago o respectivo custo; j) Autenticar com a sua rubrica toda a documentao submetida assembleia geral e referida nas respectivas actas;

Resolveu-se agrupar todas estas competncias atribudas ao secretrio, visto ambas merecerem de um comentrio comum, ou seja como j nos referimos anteriormente no presente trabalho o secretrio de sociedade poder certificar e

_______________________________ Ver apontamentos no Cap. II, ponto 1, do presente Trabalho

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reconhecer assinaturas, fotocpias como autenticar documentos, contudo note-se que estas competncias so emergentes da actividade profissional que o secretrio exerce, como seja a de Solicitador, Advogado ou Notrio, e no por ter sido designado como secretrio. Sabe-se ainda que o secretrio carece para o exerccio da funo de curso

superior adequado, sendo essa formao que lhe atribuir a possibilidade de cumprir com estas competncias atribudas pelo CSC.

6.7 Promover o registo dos actos sociais a ele sujeitos.

O registo comercial destina-se a dar publicidade situao jurdica dos comerciantes individuais, das sociedades comerciais, das sociedades civis sob forma comercial, das cooperativas, entre outras, tendo em vista a segurana do comrcio jurdico. Nos termos do art. 53.-A do Cdigo do Registo Comercial (CRCom), o registo comercial pode assumir duas formas distintas, sendo por depsito ou por transcrio. O Registo por transcrio consiste na extraco dos elementos que definem a situao jurdica das entidades sujeitas a registo constantes dos documentos apresentados n. 2 do art. 53.-A do CRCom. Compreende a matrcula das entidades sujeitas a registo, bem como as inscries, averbamentos e anotaes n. 1 do art. 55. do CRCom. No que concerne ao registo por depsito, este consiste no mero arquivamento dos documentos que titulam factos sujeitos a registo n. 3 do art. 53.-A do CRCom. Abrange os documentos arquivados e a respectiva meno na ficha de registo n. 2 do art. 55. do CRCom. Sem nos querermos alongar no que toca a matria de registo comercial, apenas se far referncia a alguns actos a que as sociedades esto sujeitos, sendo certo que o secretrio de sociedade os poder promover. Assim entre esses actos destacam-se os seguintes: A Constituio, A Deliberao da Assembleia Geral, nos casos em que a lei exija, para aquisio de bens pela sociedade;

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A unificao, diviso e transmisso de quotas de sociedades por quotas, bem como de partes sociais de scios comanditrios de sociedades em comandita simples; A promessa de alienao ou de onerao de partes de capital de sociedades em nome colectivo e de sociedades em comandita simples e de quotas de sociedades por quotas, bem como os pactos de preferncia, se tiver sido convencionado atribuir-lhes eficcia real, e a obrigao de preferncia a que, em disposio de ltima vontade, o testador tenha atribudo igual eficcia; A transmisso de partes sociais de sociedades em nome colectivo, de partes sociais de scios comanditrios de sociedades em comandita simples, a constituio de direitos reais de gozo ou de garantia sobre eles e a sua transmisso, modificao e extino, bem como a penhora dos direitos aos lucros e quota de liquidao; A constituio e a transmisso de usufruto, o penhor, arresto, arrolamento e penhora de quotas ou direitos sobre elas e ainda quaisquer outros actos ou providncias que afectem a sua livre disposio; A exonerao e excluso de scios de sociedades em nome colectivo e de sociedades em comandita, bem como a extino de parte social por falecimento do scio e a admisso e novos scios de responsabilidade ilimitada; A amortizao de quotas e a excluso e exonerao de scios de sociedades por quotas; A deliberao de amortizao, converso e remisso de aces; A emisso de obrigaes, quando realizada atravs de oferta particular, excepto se tiver ocorrido, dentro do prazo para requerer o registo. A admisso das mesmas negociao em mercado regulamentado de valores mobilirios; A designao e cessao de funes, dos membros dos rgos sociais de administrao e de fiscalizao das sociedades, bem como do secretrio da sociedade; A prestao de contas das sociedades annimas, por quotas e em comandita por aces, bem como das sociedades em nome colectivo, e em comandita simples quando houver lugar a depsito, e de contas consolidadas de sociedades obrigadas a prest-las; A mudana de sede da sociedade e a transferncia de sede para o estrangeiro;

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6.8 Durao do seu mandato

A durao das funes do secretrio coincide com a do mandato dos rgos sociais que o designarem, podendo renovar-se por uma ou mais vezes.

6.9 Responsabilidade O secretrio responsvel civil e criminalmente elos actos que praticar no exerccio das suas funes.

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Cfr. Art. 446-C do CSC Cfr. Art. 446-F do CSC

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Concluso

Estudado o presente trabalho, consegue-se retirar do mesmo, tudo o quanto necessrio ao Secretrio de Sociedade para poder exercer as suas funes numa determinada empresa. Obteve-se sucesso quando se alertou o leitor para os cuidados que dever atender no exerccio desse mesmo cargo, como sejam os prazos em que se renem os rgos socias, os prazos e forma para efectuar as convocatrias dos scios / accionistas, as atenes que dever ter na elaborao de atas e a forma como as poder autenticar e certificar a assinatura nos documentos sociais. Criou-se desta forma uma ferramenta essencial para quem inicia as funes de secretrio de sociedade, alertando-o para as vicissitudes que poder encontrar no respectivo exerccio do cargo. Por fim com satisfao e sensao de dever cumprido que despedimo-nos de si, caro leitor, desejando o maior sucesso na actividade de Secretrio de Sociedade.

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Bibliografia ALMEIDA, Antnio Pereira Sociedades Comerciais e Valores Mobilirios. 5 ed. Coimbra Editora; CORREIA, J.A. Pupo Correia Direito da empresa. 11 ed. Ediforum; CUNHA, Paulo Olavo Direito das Sociedades Comerciais. 5. ed. Coimbra: Almedina,2012 Heinrich Ewald Hrster, in A Parte Geral do Cdigo Civil Portugus, Teoria do Direito Civil, 1992, pg. 392: MAIA, Pedro Deliberaes dos Scios e Respectiva Documentao: Algumas Reflexes Oliveira Ascenso, in Direito Comercial, Vol. IV, Sociedades Comerciais Parte Geral, 2000, pg. 421

Legislao

DL n. 262/86, de 02 de Setembro DL n. 76-A/2006, de 29/03 DL n. 403/86, de 03 de Dezembro DL n. 322-A/2001, de 14 de Dezembro DL n. 88/2003, de 26 de Abril

Endereos Eletrnicos https://sites.google.com/site/sitiodosregistos/registo-comercial-1/secretario-dasociedade http://www.oa.pt/Conteudos/Pareceres/detalhe_parecer.aspx?idc=5&idsc=158&ida=511 68

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