MANUAL

MANUAL DE FUNCIONES
Cdigo del Manual : SGI-MF Edicin : 02
Publicacin : 14-feb-2013

Cdigo : Revisin : Fecha :

Revisin : 01 Colaborador : SGI-GG/001 ASISTENTE DE GERENCIA Denominacin del Puesto Gerencia General Supervisado por: Supervisa a: Relaciones Internas Relaciones Externas Objetivo del puesto Funciones y responsabilidades:

SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

Gerencia General, Coordinador SIG, Administracin, Contabilidad, Venta y Servicios, Logstica, Recursos Humanos, T.I. Clientes potenciales, segn ordenes de la Gerencia General y proveedores nacionales e internacionales. Apoyo en el manejo de la documentacin, as como en las coordinaciones delegadas por gerencia.

Recibir, clasificar, registrar, despachar, tramitar y archivar la documentacin dirigida a la empresa, seleccionando la correspondencia personal y oficial del Gerente y del personal de competencia. Redactar correspondencia de carcter sencillo o tomar dictado o digitar los documentos que disponga el Gerente y someterlo a su consideracin para la firma. Registrar y controlar de cotizaciones, contratos de ventas y de las operaciones de ventas nacionales e internacionales del dpto. de ventas y servicios. Recibir y enviar las cotizaciones de los clientes y proveedores. Llevar un control general de las ordenes de ventas y servicios de los trabajos en cursos y realizados. Aperturar los respectivos cdigos para las ordenes de trabajo por ventas y servicios a realizar y comunicarlo a los diferentes departamentos. Emitir, registrar y controlar las facturas de ventas. Presentar y realizar el seguimiento de los estados y factura de los trabajos concluidos en las empresas clientes, para su confirmacin y aprobacin correspondiente. Pre-elaboracin de caja-chica. Caja-bancos, y caja-general Pago a proveedores mediante cheques, depsitos en cuenta y control de telecrditos interbancarios. Realizar las liquidaciones de viaje y gastos de gerencia. Verificar que los Gastos de Viaje detallados en su liquidacin, estn con el comprobante o documento sustentatorio conformes a la comisin de servicio realizada Llevar un control detallado de los viajes del gerente y apoyar a los representantes de ventas. Realizar las Importaciones: realizar las coordinaciones con los proveedores del extranjero, redaccin de correspondencia, trmites de aduanas y otras gestiones. Apoyar en la realizacin de cotizaciones y contactar a los proveedores internacionales de equipos, materiales etc (importaciones). Ingresos de informacin de facturas y otros documentos de gastos (alimentacin, materiales, insumos, equipos), al resumen de trabajo o centro de costos. Solicitar plizas de seguro para el personal, vehculos y para bienes de la empresa. Realizar un seguimiento a los representantes de ventas para velar que cumplan con bajar la informacin a la red interna de la empresa Redactar informes y dictados de la gerencia general. Atender al pblico y al personal que acuda a la Gerencia previa cita o coordinacin y llevar el libro de entrevistas, compromisos, registro de llamadas telefnicas y visitas del Gerente. Velar por el suministro adecuado de materiales y tiles de escritorio o de otro tipo, de la Gerencia y de las oficinas nxas, as como por el mantenimiento y conservacin de su capacidad instalada. Conocer y cumplir los reglamentos, manuales, normas y dispositivos de la Gerencia que se relacionen con el funcionamiento del servicio de transporte. Coordinar las reuniones, concertar citas, recepcin y atencin de asuntos relacionados con gerencia. Realizar los pedidos de implementos de oficina y controlar el stock de los mismos.

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MANUAL DE FUNCIONES

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Archivar la correspondencia y documentacin de Gerencia. Otras labores asignadas por gerencia. PERFIL DEL PUESTO Cargos Similares, Trabajo en equipo 1.5 aos Espaol Ingles Tcnico Conocimiento de procesadores de textos y hoja de clculo, en ambiente Windows, Word, Excel, power point, correo electrnico, manejo de autocad. COMPETENCIAS Competencias Grado Imprescindible Alta adaptabilidad / flexibilidad Imprescindible Tolerancia a la presin Imprescindible Capacidad de aprendizaje Imprescindible Orientacin al cliente (interno y/o externo) Imprescindible Colaboracin Importante Franqueza / Confiabilidad /Integridad Imprescindible Iniciativa Imprescindible Desarrollo de relaciones con clientes (internos Imprescindible y/o externos) Imprescindible Capacidad de planificacin y organizacin Imprescindible Resolucin de problemas Imprescindible Responsabilidad

Funcin Tiempo Idiomas Programas Informticos

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