Gestão Administrativa e Financeira

GESTO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA:
ESTUDO DE CASO ESCOLA SECUNDRIA
ALUNO: MIGUEL NGELO DOS SANTOS S NOGUEIRA
PRAIA, DEZEMBRO DE 2007
GESTO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA:

ESTUDO DE CASO ESCOLA SECUNDRIA
ORIENTADOR: GABRIEL SILVA GONALVES
Monografia apresentada por Miguel ngelo dos Santos S Nogueira Como parte do material Com vista a obteno do grau de Licenciatura do curso Economia e Gesto.
PRAIA, DEZEMBRO DE 2007
Dedicatria Dedico este trabalho a minha amada me, Irene Correia dos Santos, pela fora, dedicao e amor. Enfim por tudo o que tem feito e fazem por mim.
Agradecimentos Primeiro de tudo agradecer a Deus, por cada minuto de coragem e f que ele me deu para elaborao deste trabalho. A realizao deste trabalho foi graas a colaborao de muitas pessoas. De um modo muito especial, agradeo aos responsveis das escolas, professores e dirigentes do servio central do Ministrio da educao, pela colaborao no preenchimento dos questionrios e entrevistas, sem os quais esta pesquisa, no teria sido feito.
Agradeo ao meu orientador, Professor, Gabriel Gonalves pela orientao e apoio dispensados, tambm agradeo ao inspector do Ministrio da Educao Julio Barros, pelo apoio incondicional para que este trabalho seja uma realidade.
A minha namorada, Juscilne Victor dos Santos, que em muito colaborou para a concluso deste trabalho com muito carinho, uma especial gratido.
De uma forma geral um obrigado a todos, que directa ou indirectamente colaboraram na feitura deste trabalho.
Abreviaturas e Siglas E.S.P.G Escola Secundria Pedro Gomes; E.T.P.C.R Escola Tcnica Polivalente Cesaltina Ramos; E.S.J.A Escola Secundria Jos Augusto Pinto; E.S.S.M Escola Secundria So Miguel; E.S.S.D Escola Secundria Suzete Delgado; E.S.M Escola Secundria de Maio, E.S.B.L Escola Secundria Baltazar Lopes; E.S.P Escola Secundria Palmarejo; E.S.C.J Escola Secundria Cnego Jacinto; E.S.C.S Escola Secundria Constantino Semedo. EBI Ensino Bsico Integrado EVT Educao Visual e Tecnolgica MEES Ministrio da Educao e Ensino Superior EBC Ensino Bsico Complementar
Gesto Administrativa e Financeira nas Escolas Secundrias Estudo de Caso __________________________________________________________________________________________
Sumrio
O presente trabalho resulta de uma pesquisa sobre aplicabilidade da lei que regulamenta a Gesto Administrativa e Financeira nas escolas secundrias, realizada, com o intuito de conhecer melhor a sua aplicao, e contribuir para o seu sucesso.
A pesquisa caracteriza-se como estudo exploratrio-descritivo e classifica-se como estudo de caso. Os seus resultados revelam que a gesto administrativa e financeira est se tornando cada vez mais um elemento imprescindvel para o futuro das escolas pblicas, principalmente num momento em que o modelo de gesto do sector pblico encontra-se exaurido e com acentuada escassez de recursos financeiros. Esse cenrio exige que as escolas repensem a sua estrutura organizacional visando encurtar os caminhos do processo decisrio, lento e moroso, incompatvel com as necessidades actuais.
A pesquisa descreve todo o ciclo da gesto administrativa e financeira, desde de elaborao e aprovao do oramento que passa pela receita, despesas e sistema de controlo, escriturao contabilstica, execuo de oramento, prestao de contas, e revela a percepo dos dirigentes e professores sobre a questo da autonomia administrativa e financeira das escolas pblicas, no sentido de identificar as inconvenincias e vantagens na aplicabilidade da lei na gesto administrativa.
Os resultados da pesquisa mostram que a lei no aplicada na ntegra como est legislada e que os procedimentos administrativos e financeiros no so cumpridos adequadamente.
ndice Introduo...................................................................................................................................... 4 1. Situao Problemtica ........................................................................................................5 2.Justificativo..........................................................................................................................6 3.Hipteses/pergunta de partida .............................................................................................7 3.1. Hipteses .....................................................................................................................7 3.2.Pergunta de partida .......................................................................................................7 4.Objectivo do estudo .............................................................................................................7 Objectivo geral do estudo ...................................................................................................7 Objectivos Especficos .......................................................................................................7 5.Metodologia da pesquisa .....................................................................................................8 5.2 Universo e amostra da pesquisa ...................................................................................8 5.3 Seleco dos sujeitos ....................................................................................................8 5.4 Mtodo da colecta de dados..........................................................................................9 5.5 Tratamento dos dados.................................................................................................10 6.Limitao da pesquisa .......................................................................................................11 7.Estrutura do trabalho .........................................................................................................12 Capitulo I Fundamentao terica............................................................................................... 13 1.A escola como organizao ...............................................................................................13 1.1.Conceito de Organizao escolar ...............................................................................13 1.2.Autonomia da escola ..................................................................................................14 1.2.1. Aspectos legais que regem a autonomia nas escolas secundrias em Cabo Verde. .......... 16 1.2.2. Dimenses da Autonomia.................................................................................................. 19 1.2.3. Autonomia Administrativa ................................................................................................ 21 1.2.4.Autonomia Financeira ........................................................................................................ 22 1.2.5. Vantagens de uma escola autnoma.................................................................................. 24 1.3.Controlo interno..........................................................................................................26 1.3.2.Objectivos e Papel do Controle Interno.............................................................................. 27 1.4.Oramento ..................................................................................................................35 1.5.Prestao de contas.....................................................................................................48 Capitulo II Caracterizao das Escolas em Estudo. ................................................................. 50 2.1. Caracterizao fsicas das escolas em estudo. ...........................................................50 2.2.Corpo docente.............................................................................................................54 2.3. Corpo no docente.....................................................................................................56 Captulo III: Gesto Administrativo e Financeiro nas Escolas Secundrias: Estudo de Caso. ... 57 3.1.Apresentao e anlise dos resultados da pesquisa ........................................................57 3.2.Ciclo Administrativo e Financeiro .............................................................................57 3.3.Autonomia administrativa e financeira.......................................................................70 4.Concluses/Sugestes/Recomendaes.................................................................................... 78 4.1. Concluses.....................................................................................................................78 4.2.Sugestes ........................................................................................................................79 Bibliografia.................................................................................................................................. 81 Anexo .......................................................................................................................................... 86
ndice de grficos Grfico 3-Elaborao da proposta de oramento da escola......................................................57 Grfico 4 Receitas .................................................................................................................59 Grfico 5 Despesa de bens e servios....................................................................................62 Grfico 6 Regime de realizao de despesas.........................................................................63 Grfico 7 Autorizao e meios de pagamento.......................................................................64 Grfico 8 - Escriturao Contabilstico ....................................................................................65 Grfico 9 - Procedimentos e Sistema de Controlo ...................................................................66 Grfico 10 - Procedimentos e Sistema de Controlo (continuao) ..........................................66 Grfico 11- Segregao de funes ..........................................................................................66 Grfico 12 - Execuo do Oramento ......................................................................................69
ndice de Quadros Quadro 1 - Escala de mensurao.............................................................................................11 Quadro 2 - Distribuio de alunos por ciclo.............................................................................53 Quadro 3 - Distribuio dos professores por nveis de qualificao ........................................55
Introduo Muitos problemas tm sido colocados escola secundria de Cabo Verde no actual momento histrico: a definio dos seus objectivos especficos, sua forma de organizao e actuao em face dos dilemas gerados pelas transformaes em curso na sociedade. Sejam quais forem as alternativas que se ofeream, nessa redefinio dos papis sociais que so chamadas a desempenhar, preciso, primeiro, ter o desafio de estudar a prpria escola no sentido de conhec-la melhor e, por consequncia, promover a transformao.
crucial, pois, que se estude a escola secundria a partir de suas caractersticas prprias de estrutura e funcionamento, que so distintas se comparadas s das demais organizaes.
Nesse sentido, a presente pesquisa estudou o ciclo da gesto administrativo-financeira das escolas pblicas de Cabo Verde, entendendo o ciclo do sistema de controlo interno e oramentrio na sua forma tradicional: uma srie de fases articuladas entre si, que se repetem ano aps ano por fora de dispositivos constitucionais e de leis, atravs das quais os oramentos sucessivos so elaborados, votados, executados, controlados, contabilizados e, finalmente, feita a devida prestao de contas junto ao Tribunal de Contas, num processo de realimentao contnua.
A pesquisa procurou identificar os mecanismos operacionais exercidos pelos rgos de gesto no ciclo administrativo-financeiro dessas instituies pblicas do ensino secundrio, que, aperfeioados, possam assegurar que seja exercida na sua plenitude.
O tema sem dvida difcil, polmico, instigante e de grande importncia para as instituies de ensino secundrio em geral, e em especial para as escolas pblicas de Cabo Verde.
Uma constatao generalizada que se pode fazer a respeito desse ciclo da gesto financeira que toda a comunidade estudantil tem especial interesse pelas diversas fases e manifesta a vontade de participar da vida e das decises da escola, desde o planeamento, passando pela execuo, at a sua prestao de contas, de acordo com o ideal de autonomia da instituio. Por isso, o firme desejo de que, em sentido de complementaridade, as escolas pblicas de Cabo Verde saiam fortalecidas da sua misso especfica de melhor conhecer o seu prprio
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ciclo administrativo e financeiro e, assim, desempenhar melhor sua gesto financeira como um instrumento de agilizao das actividades fins: ensino, pesquisa e extenso.
1. Situao Problemtica No decorrer dos ltimos anos, as escolas secundrias pblicas de Cabo Verde vm discutindo e mobilizando esforos no sentido de viabilizar a implantao de sua autonomia, especialmente a de gesto financeira. As discusses provocaram grandes avanos em torno do tema, a ponto de ser consagrado na Resoluo n. 21197, de 7 de Abril que concede autonomia administrativa e financeira aos estabelecimentos pblicos de ensino secundrio circunscrita cobrana e utilizao das propinas e emolumentos, bem como dos demais rendimentos gerados na explorao dos patrimnios que lhes esto afectos, fez emergir a obrigao da prestao de contas e a julgamento destas pelo Tribunal de Contas.
Ao nvel interno, as escolas secundrias pblicas devero apresentar as contas e prestar Inspeco-Geral da Educao todas as informaes solicitadas por esta, enquanto servio central da auditoria administrativa e financeira, sem prejuzo para o acompanhamento da gesto financeira pela Direco de Administrao e Finanas do Ministrio da Educao.
Tal facto evidencia a dificuldade da implementao da autonomia financeira nas escolas secundrias de Cabo Verde, especialmente pela escassez dos recursos colocados sua disposio. Em Cabo Verde, iniciou-se nos ltimos anos discusso mais produtiva sobre a questo da autonomia das escolas secundrias, culminando com a publicao do DecretosLeis n. 18,19 e 20/2002, regulamentando, respectivamente, os regimes de propinas e emolumentos e no ensino secundrio, de utilizao e prestao de contas e de organizao e gesto dos estabelecimentos de ensino secundrio.
Os mecanismos operacionais utilizados pelas escolas pblicas de Cabo Verde para a realizao das aces concernentes autonomia de gesto financeira colocadas no Termo de Autonomia, ocorrem dentro de um ciclo oramentrio operacionalizado por sistema denominado Elaborao e Controle do Oramento.
Diante dessa situao problemtica, aliada a uma conjuntura de dificuldades econmicas e sociais que ora se apresenta, com reflexos intensos na vida das escolas, especialmente nos aspectos relacionados com a administrao, recursos financeiros, que constituem a essncia da dinmica do ciclo oramentrio, cumpre perguntar: possvel o desenvolvimento de um ciclo administrativo e oramentrio capaz de atender legislao vigente e, ao mesmo tempo, ser um instrumento de contribuio gesto financeira autnoma? Ou ainda, possvel as escolas secundrias pblicas identificarem e sanarem as causas das dificuldades encontradas na dinmica do seu ciclo administrativo e oramentrio, de modo que o processo como um todo venha ao encontro dos anseios da comunidade escolar?
Que premissas administrativa e oramentria bsicas devem ser obtidas para que a autonomia financeira seja exercida na sua plenitude?
Entende-se que no s por exigncia estatutria e por dispositivos legais que se formaliza o ciclo da gesto administrativa e financeira nas escolas secundrias. Justamente pelos questionamentos acima que se tem a convico de que so imprescindveis as decises e as aces programticas consubstanciadas no planeamento no oramento e, posteriormente, na execuo oramentria objectiva, com definies claras do que se pretende realizar, evitandose o arbtrio ou a improvisao.
Como se v, a busca de respostas s perguntas levantadas agua o interesse no s de estudiosos da classe acadmica e dos profissionais que actuam na rea, mas tambm do cidado comum, aquele que exercita seu direito de cidadania no trato da coisa pblica.
2.Justificativo A escolha do tema Gesto Administrativa e Financeira no Ensino Secundrio envolve uma rea de conhecimento cuja explorao foi motivada pela escassez de publicaes especficas e de factores pertinentes ao pesquisador, como: a) b) Experincia profissional exercida como tcnico do Ministrio da Educao; Necessidade de aprimorar o conhecimento cientfico em planeamento
oramentrio e execuo oramentria, como instrumentos resultantes do processo decisrio da gesto administrativa e financeira nas escolas secundrias;
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c)
Interesse de acompanhar o processo em curso de transio da gesto administrativa
e financeira nas escolas secundrias.
3.Hipteses/pergunta de partida 3.1. Hipteses
A legislao em vigor os Decretos-Leis n 18,19 e 20/2002, de 19 de Agosto - vai implicar mutaes na cultura administrativa e financeira das escolas. A organizao das escolas em termos administrativo e financeiro tem contribudo para um bom funcionamento das mesmas.
3.2.Pergunta de partida Qual a aproximao que existe entre o que proposto pela legislao e o que realmente acontece na gesto administrativa e financeira nas escolas secundrias?
4.Objectivo do estudo Objectivo geral do estudo a) Estudar o grau de aplicabilidade legislao em vigor na Gesto Administrativa e Financeira nas escolas secundrias. Objectivos Especficos a) Identificar o estilo de gesto administrativo e financeiro na escola secundria em estudo; b) Analisar as implicaes do estilo da gesto administrativo e financeiro na melhoria da organizao e funcionamento da escola secundria perante a legislao; c) Evidenciar a percepo de dirigentes sobre a questo da autonomia administrativa e financeira, nas escolas secundrias;
5.Metodologia da pesquisa Em sentido amplo, a metodologia caracteriza-se como uma ordem que se deve admitir para os diferentes processos, a qual necessria para atingir uma determinada finalidade ou um resultado esperado. No caso, aglutina um conjunto de instrumentos e processos que sero empregados na investigao da presente pesquisa, para se chegar ao resultado que ora se d a conhecer.
A pesquisa desenvolvida caracterizada como um estudo de caso. Isto se fundamenta na ideia de que a anlise de uma unidade de determinado universo possibilita a compreenso da generalidade do mesmo, como diz Gil (1995, p. 79). Assim, estudou-se com profundidade umas escolas nos aspectos relativos ao seu ciclo de controlo interno e oramentrio, entendido como uma srie de fases, que se repetem anualmente, segundo as quais os oramentos so elaborados, aprovados, programados, executados e controlados. 5.2 Universo e amostra da pesquisa O universo da pesquisa poderia ser imenso se tivesse abrangido todas as instituies pblicas de ensino secundrio do pas, porm isto tornaria a pesquisa impraticvel, considerando-se as limitaes de ordem temporal e conjuntural, s quais est sujeita. Estas restries fizeram com que se limitasse o universo da pesquisa a um estudo de caso: O da Escola Secundria.
A amostra desta pesquisa foi escolhida intencionalmente. Para sua escolha, levou-se em considerao o conceito articulado por Selltiz (1985, p. 85), em que a seleco de uma amostra intencional deve ser feita quando o objectivo no generalizar os resultados, mas sim obter boas ideias, bons insights e opinies crticas experientes, sendo recomendada para pesquisa cujo objectivo seja o entendimento, em profundidade, do caso em estudo. 5.3 Seleco dos sujeitos
Ensina Vergara (1997, p. 50) que: Sujeitos de pesquisa so as pessoas que fornecero os dados de que voc necessita.
Os sujeitos da pesquisa so o pessoal do Conselho Directivo e tcnico administrativo directamente envolvido no ciclo do sistema de controlo interno e oramentrio da instituio e na autonomia de gesto administrativa e financeira, como segue:
5.3.1. Ciclo administrativo e financeiro: pesquisa documental e Questionrio.
a) rgos envolvidos: Conselho Directivo (Directora e Sub - directora administrativo) b) Servidores de apoio envolvidos: Pessoal administrativo.
5.3.2 Autonomia administrativa e financeira: entrevista. Os entrevistados na pesquisa so os informantes - chave 1 , assim distribudos: a) b) Administrao superior Inspector do ministrio da educao; Directora do ensino secundrio; Director das escolas secundrias; Subdirector de administrao e financeira das escolas secundrias Docentes Ex-Directora da escola secundria; Professores.
5.4 Mtodo da colecta de dados Esta etapa da pesquisa realizou-se com obteno dos dados de fontes primrias, de acordo com o estabelecido na questo central, objectivos geral e especficos, atravs de: a) Investigao nos documentos internos da Direco e administrao e Finanas do M.E.E.S. e das Escolas Secundrias que dizem respeito ao assunto; b) Aplicao dos questionrios; c) Entrevistas semi-estruturadas.
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De acordo com Gil (1995, p.116) informantes - chaves podem ser especialistas no tema em estudo, lderes formais ou informais, personalidades destacadas entre outras. 9
Utilizou-se tambm um roteiro de entrevista semi-estruturada aplicada aos informantes-chave directamente envolvidos nas questes abordadas.
O roteiro da entrevista (apndice) composto de perguntas abertas que orientam a organizao dos dados para descrio, interpretao e anlise. Com o consentimento dos entrevistados as respostas foram escritas e posteriormente transcritas na ntegra para anlise e interpretao. 5.5 Tratamento dos dados Neste estudo foram analisados os dados, tendo-se em vista os mtodos de pesquisa seleccionados e, ainda, a natureza do trabalho, exigem processos estatsticos. Assim, o tratamento dos dados primrios foi feito de forma qualitativa, tanto na investigao documental e aplicao do questionrio, quanto na investigao por entrevista semiestruturada. Com relao especificamente investigao por entrevista, construram-se categorias 2 a partir das variveis constantes no roteiro para as entrevistas com os informantes-chave.
No caso da entrevista, os blocos de anlise so: Autonomia administrativa financeira: 1. relevncia e experincia; 2. termo de autonomia nas escolas pblicas; 3. factores intervenientes; 4. aperfeioamento do ciclo.
Para a quantificao das percepes dos 10 (dez) informantes-chave entrevistados, utilizou-se a estrutura da escala adoptada por Brotti (2000, p. 61), a seguir:
Trabalhar com categorias, na concepo de Gomes (1999, p. 67), ...significa agrupar elementos, ideias ou expresses em torno de um conceito capaz de abranger tudo isso. 10
Quadro 1 - Escala de mensurao
Fonte: Brotti, M.G. (2000, p.61) adaptado
A anlise representa a aplicao lgica e indutiva do processo de investigao. A importncia dos dados est em propiciar respostas demandadas pelas questes centrais, objectivos gerais e especficos. 6.Limitao da pesquisa
A pesquisa no abordou os aspectos acadmicos e pedaggicos. O foco central o ciclo financeiro e administrativo das escolas pblicas na Cabo Verde, representadas pelas Escolas Secundrias no estudo. Esta limitao se faz necessria por causa dos seguintes aspectos: a) b) c) o campo de pesquisa relativamente novo; o grau de complexidade organizacional das escolas secundrias pblicas pretende-se relatar factos e propor premissas bsicas.
excessivamente alto;
Convm salientar que a metodologia empregada na pesquisa atesta resultados, observadas as cautelas a seguir: a) no se pode garantir que as observaes do pesquisador sejam capazes de cobrir todos
os pontos importantes requeridos pela pesquisa;

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b)
da mesma forma que os aspectos subjectivos dos conceitos a serem abordados podero
limitar as ditas observaes. Neste contexto, recomenda-se cautela, pois, por mais abrangente que a pesquisa seja, ainda assim no haveria como cobrir todas as possveis situaes.
7.Estrutura do trabalho A estrutura admitida para esta pesquisa corresponde a um esforo de delimitao das questes centrais, que so gesto administrativa financeira das escolas secundrias de Cabo Verde, organizadas em cinco parte. Na primeira parte, que possui a carcter introdutrio, so apresentados os objectivos gerais e especficos, metodologias, para alm da relevncia do estudo. A segunda parte consiste na fundamentao terico, que aborda assuntos das escolas secundrias como autonomia, sistema de controlo interno, ciclo oramentrio e prestao de contas. Na sequncia, a terceira parte mostra o estudo de caso: a Gesto Administrativo e financeiro nas Escolas Secundrias, seu enfoque retrospectivo e suas variveis significativas no momento actual. A quarta apresenta os resultados da pesquisa com descrio, anlise e interpretao dos dados.
Por fim, a quinta parte traz as concluses e sugestes bsicas para o exerccio da plenitude da gesto administrativa e financeira nas escolas secundrias pblicas na Cabo Verde.
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Capitulo I Fundamentao terica 1.A escola como organizao 1.1.Conceito de Organizao escolar
Nas duas ltimas dcadas, um conjunto de fenmenos sociais contribuiu para que os pesquisadores voltassem sua ateno, num primeiro momento, Escola como instituio e, posteriormente, s escolas como organizaes. Simultaneamente, a escola como organizao passou de uma situao de invisibilidade para uma situao de visibilidade, no s como objecto de anlise, mas em funo do impacto das reformas educacionais no mundo inteiro.
Apesar de trabalhos relativos problemtica do ensino, de formulaes para soluo de problemas, na maioria dos casos essas proposies dizem respeito universalizao do ensino, ao seu financiamento, aos desafios da elevao da escolaridade da populao e a questes de aprendizagem, de rendimento escolar e de qualidade educativa.
Raramente, no entanto, encontramos estudos relativos eficcia da escola, efectividade de projetos, aos processos da gesto e liderana.
De acordo com Alonso (1988, p. 11) quando esclarece que a organizao escolar deve ser compreendida como uma entidade social especialmente dirigida para a consecuo de determinados fins (os quais so explicitados e retomados ao longo do tempo) e preocupada com a aco eficiente, quando estuda o papel do director e a eficincia das escolas.
Nessa definio h um componente importante que se refere historicidade e nos remete, portanto, ao estabelecido pela instituio e a seus fundamentos os quais, ao longo do tempo, podem sofrer transformaes e, consequentemente, influir na formao da identidade da organizao.
Por outro lado, os fins da educao so diferentemente concebidos, de acordo com a temporalidade, a intencionalidade educativa e a poltica educacional a que se vinculam. Esses
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elementos so, tambm, determinantes da identidade organizacional, na medida que exigem aes articuladas, nesta ou naquela direco, estratgias diferenciadas e a diversificao de perfis profissionais para a conduo de uma poltica organizacional correspondente a valores eleitos como sustentao de um projecto educativo.
Reportando-nos a uma definio clssica, Mlse (1979, p. 27) coloca que a organizao pode ser definida como um conjunto de indivduos que utilizam um conjunto de meios para realizar tarefas coordenadas em funo de objectivos comuns, enquanto Hutmacher (1992, p. 40), ao analisar a escola em suas diversas dimenses prope que a organizao um colectivo humano coordenado, orientado por uma finalidade, controlado e atravessado pelas questes do poder.
Estes conceitos acima citados definem a especificidade da administrao no mbito da educao que requer, alm das aces organizacionais, uma filosofia que a norteie, o que, a bem da verdade, tambm serve para a administrao das empresas, em geral.
1.2.Autonomia da escola
A autonomia escolar ser assegurada pela destinao de recursos directos, geridos pelo conselho directivo. Afirma-se que a autonomia financeira fortalece a identidade da escola e incentiva a participao da comunidade em seu apoio. A melhoria da qualidade do ensino ser assegurada tambm pela optimizao de recursos e pelo investimento em insumos e inovaes, como materiais didcticos e tecnolgicos; igualmente importante a adopo de medidas de manuteno e melhoria da gesto e autonomia das escolas, alm do treinamento prtico e no servio para docentes e direco da escola.
O conceito de autonomia, segundo Barroso (2001, p. 16), est etimologicamente ligado ideia de auto governo, isto , faculdade que os indivduos (ou as organizaes) tm de se regerem por regras prprias.
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Contudo, se a autonomia pressupe a liberdade (e capacidade) de decidir, ela no se confunde com a independncia. A autonomia um conceito relacional (somos sempre autnomos de algum ou de alguma coisa), pelo que a sua aco se exerce sempre num contexto de interdependncia e num sistema de relaes. A autonomia tambm um conceito que exprime sempre um certo grau de relatividade: somos mais, ou menos, autnomos; podemos ser autnomos em relao a umas coisas e no o ser em relao a outras.
Desse modo, possvel concluir que a autonomia precisa ser quotidianamente construda, no sendo, portanto, resultado de actos e resolues decretadas. A garantia de progressivos graus de autonomia fundamental para a efectivao de processos de gesto democrtica. Barroso (2001, p.18-23) aponta sete princpios para a elaborao de um programa de reforo da autonomia das escolas:
1) O reforo da autonomia da escola deve ser definido levando em conta as diferentes dimenses das polticas educativas. 2) A autonomia das escolas sempre uma autonomia relativa, uma vez que condicionada pelos poderes pblicos e pelo contexto em que se efectiva. 3) Uma poltica de reforo da autonomia das escolas no se limita a dispositivos legais, mas exige a criao de condies e dispositivos que permitam as autonomias individuais e a construo do sentido colectivo. 4) A autonomia no pode ser considerada como uma obrigao para as escolas, mas sim como uma possibilidade. 5) O reforo da autonomia das escolas no tem uma funo em si mesmo, mas um meio para que elas ampliem e melhorem as oportunidades educacionais que oferecem. 6) A autonomia um investimento baseado em compromissos e implica melhoria e avanos para a escola. 7) A autonomia tambm se aprende.
Teixeira (1997) defende a necessidade de autonomia e acredita ser imprescindvel a assistncia tcnica, o estudo, a reflexo, a comparao dos resultados e o esforo contnuo: o espao do trabalho sobre o trabalho.
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A autonomia das escolas no constitui, portanto, um fim em si mesmo, mas um meio de a escolar realizar, em melhores condies, as suas finalidades, que so, como se sabe, mas convm lembrar, formao das crianas e dos jovens que frequentam as nossas escolas (BARROS, 2003, p.18).
Sobre a autonomia nas escolas, Azanha (2002,p.120) afirma que: A autonomia das escolas tem seu fundamento na exigncia tica de que a aco educativa no se reduza ao mero cumprimento de horrios e de execuo de tarefas determinadas por rgos exteriores instituio. A aco educativa, tanto na sua dimenso individual como colectiva, requer conscincia clara dos objectivos educacionais e dos valores a eles ligados. Sem essa conscincia no possvel definir responsabilidades num sentido tico e social. A autonomia descentralizao de responsabilidades, mas tambm o reconhecimento de que os sujeitos integrantes da escola so capazes de agir e construir no interior das escolas as mudanas necessrias, articulando-se com sua comunidade. Barros (2003, p.27) afirma que, para haver autonomia e gesto da escola, deve proporcionar a legitimidade, participao, liderana, qualificao, flexibilidade. Silva (1996) sugere que a escola conquiste sua autonomia para desenvolver no seu interior condies de superar o descompromisso com o aluno, tornando-o, parte da sua proposta pedaggica, como sujeito activo e humanizado. 1.2.1. Aspectos legais que regem a autonomia nas escolas secundrias em Cabo Verde.
Os aspectos legais colocados a respeito da autonomia das escolas em Cabo Verde remontam ao final do sculo XX, que, s se deu com maior preponderncia a partir do ano de 2003. O sonho continua por acreditar que a gesto pblica descentralizada um instrumento moderno, transparente e eficiente. Nas ltimas dcadas do sculo XX, o pas vivenciou um processo de democratizao, superando as fases do governo autoritrio que mantinham uma poltica centralizada. Com o fim do governo do regime nico renasceu a esperana de instituir e consolidar a democracia. Importante passo foi eleio da Assembleia Nacional.
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Constituinte, em 1991, responsvel pela elaborao da actual Constituio da Repblica, que em sua essncia busca instituir um estado democrtico, assegurando o exerccio dos direitos sociais e individuais, com valores supremos de participao, descentralizao e autonomia. Muitos outros avanos foram vivenciados, frutos de esforo colectivo e de muitos embates promovidos pelos movimentos sociais organizados para ampliar a democracia, que se tornou um desejo da populao, cobrando aces descentralizadoras para sua efectiva participao, opondo-se ao modelo anterior de decises centralizadas que nem sempre atendeu suficientemente s necessidades. Para Cartaxo (2001), a descentralizao configura-se numa estratgia para garantir a unidade e autonomia do Pas. A autonomia se apresenta como alternativa e tem suporte na Constituio da Repblica de 1992, que estabelece no campo da educao a gesto democrtica do ensino pblico como um dos princpios bsicos, considerado fundamento constitucional da autonomia da escola. Em 31 de Agosto de 1987, o Governo criou a portaria n. 50/87, que regulamenta a organizao administrativa dos estabelecimentos de ensino secundrio, como resultado da necessidade de adequar o ensino s exigncias do desenvolvimento do pas na altura obrigando a um enorme esforo criador que passava pela actuao das normas de gesto pedaggica e administrativa dos estabelecimentos do ensino.
Teve como objectivo dar mais um passo na implementao de mais eficcia e disciplina no funcionamento das escolas e melhorar a qualidade do ensino oferecido no Pas. Com o objectivo, de se proceder a implementao da autonomia o Governo atravs da Resoluo n 21/97, de 7 de Abril, que concede autonomia administrativa e financeira aos estabelecimentos pblicos de ensino secundrio circunscrita cobrana e utilizao das propinas e emolumentos bem como dos demais rendimentos gerados na explorao do patrimnio que lhes est afecto, fez emergir a obrigao da prestao de contas e a julgamento destas pelo Tribunal de Contas.
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No corpo da Lei, destacam-se, as seguintes determinaes: art. 3.., a obrigatoriedade da existncia de contabilidade organizada, determinando que a secretaria da escola dever organizar e manter um sistema contabilstico eficaz que permita controlar e avaliar em cada momento o movimento de receitas e despesas, nos termos a regulamentar por portaria. art. 4 destino das receitas, os montantes cobrados sob a forma de propinas e emolumentos constituem receitas prprias dos estabelecimentos de ensino os quais podero ser utilizadas para cobrir essencialmente as despesas oramentadas.
Defendendo o Governo uma maior autonomia das escolas, corporizada na ampliao da competncia e da capacidade de iniciativa dos seus rgos, atravs do Decreto-lei n. 18, 19 e 20/02 de 19 de Agosto de 2002, estabelece modificaes na legislao sobre a organizao e funcionamento, emolumentos e propinas, e utilizao e prestao de contas, das escolas secundrias, aconselhadas pela experincia decorrente da sua aplicao, pelos princpios constitucionais e polticos por que se orienta o sistema educativo e, designadamente, pela materializao do princpio constitucional segundo o qual os professores, os pais e encarregados de educao e os alunos tm o direito de participar na gesto democrtica das escolas.
O presente diploma procura concretizar essas orientaes constitucionais e polticas, estabelece mecanismos de participao e responsabilizao dos diversos intervenientes na gesto dos estabelecimentos de ensino secundrio, consagra solues inovadoras no processo de seleco dos membros dos rgos de gesto das escolas, aposta no funcionamento da Assembleia da Escola enquanto rgo representativo da comunidade educativa e dotado de competncia para deliberar sobre as questes mais importantes da vida escolar, d especial relevo ao Conselho Pedaggico, como um dos rgos responsveis pela qualidade do ensino, e equaciona a gesto administrativa e financeira das escolas secundrias.
As escolas deixaram de ser simples prolongamentos do Ministrio, para passarem a ter espaos prprios de autonomia e de livre deciso que permitem adequar a gesto escolar s particularidades e exigncias educativas de cada escola, que os projectos educativos,
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nomeadamente, corporizam, alterando-se assim qualitativamente a relao entre a escola, a comunidade e os poderes pblicos, que se expressa em parcerias activas orientadas no sentido da promoo de uma educao pautada segundo os mais elevados padres de qualidade e pertinncia social. 1.2.2. Dimenses da Autonomia
Dar escola autonomia para sua gesto implica em legitimar o poder de deciso no interior da escola, nas dimenses: pedaggica, administrativa e financeira. Assim, o poder de deciso passa a ser partilhado pelos actores da escola, influenciando as prticas, as polticas e as direces organizacionais.
Na dimenso pedaggica, o foco deve ser a essncia da actividade educacional de forma integrada s demais dimenses, constituindo-se como referncia. Tem como principal objectivo trazer para o espao da escola a reflexo por um ensino de qualidade e o seu desempenho.
Nessa perspectiva, concorrer para a autonomia escolar, medida que a escola for capaz de formular propostas especficas, a partir do conhecimento da situao local.
Portanto, para que ocorra verdadeira educao na escola preciso que nesta haja a autonomia pedaggica e, para que haja autonomia pedaggica, ser necessria a autonomia administrativa.
Essa ideia reforada por Silva (2005), quando considera a conquista da racionalidade administrativa essencial para as actividades - fim e razo para implantao da autonomia na escola, evitando desperdcio de recursos e uma melhor utilizao dos elementos disponveis.
A partir deste contexto, discute-se a autonomia financeira da escola e os princpios que devem orient-la, considerando as implicaes pedaggicas e a necessidade de recursos financeiros para efectivar os actos de aprendizagem e de exerccio da cidadania.
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Uma forma eficiente de se garantir a autonomia financeira institucionaliz-la, devendo ser regulamentada por mecanismos que garantam a distribuio de recursos, podendo ser sob o regime de adiantamento para despesas de manuteno e cumprimento de sua proposta pedaggica.
A escola, com autonomia financeira, adquire uma nova dinmica, alterando at mesmo a sua estrutura organizacional de seu sistema. Tem poder de resoluo com efeitos imediatos, reduzindo a burocracia e dando importncia ao seu planeamento e suas decises, tornando a gesto com grande eficincia na aquisio e distribuio de bens e servios.
O financeiro solicitado para interveno de socorro na parte pedaggica, nos materiais de expediente da secretaria, na parte fsica do prdio, e sector elctrico.
A autonomia financeira serve para encaminhar de forma rpida e urgente as solues que so reclamadas, os imprevistos que surgem, em busca de atender as necessidades do dia -a -dia, sobretudo, aquelas apresentadas por alunos, pais e professores.
A autonomia pedaggica, administrativa e de gesto financeira processo construdo colectivamente exigindo muita participao, empenho e responsabilidade dos seus actores nos acertos e erros das decises tomadas.
fundamental o projecto pedaggico para que a equipe gestora possa, ao mobilizar e envolver as pessoas, consolidar a gesto democrtica e a construo da autonomia escolar sempre de forma participativa e colegial. A cada experincia positiva contabilizar os ganhos, promover avaliaes permanentes e combater os erros.
Ao instituir a autonomia financeira, pedaggica e administrativa, ganha sentido a existncia da existncia do Conselho de Escola e a participao dos professores, pais e a comunidade torna valorizada.
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1.2.3. Autonomia Administrativa
Autonomia administrativa consiste na possibilidade da escola elaborar e gerir seus planos, programas e projectos, no exerccio de diversos actos administrativos, nomeadamente nos servios de admisso dos alunos, exames, equivalncias, formao de pessoal.
A autonomia administrativa da escola evita que esta seja submetida a uma administrao na qual as decises a ela referente sejam tomadas fora dela e por pessoas que no conhecem a sua realidade, contribuindo desse modo para que a comunidade escolar possa, por meio da vivncia de um processo democrtico e participativo, romper com a cultura centralizadora e pouco participativa em que tm sido elaborados os projectos e efectivadas as tomadas de decises.
Vale ressaltar, no entanto, que autonomia sinnimo de responsabilidade. Dessa forma, ter autonomia administrativa significa tambm no esquecer que a escola est inserida num processo que envolve relaes internas e externas, sistema educativo e comunidade escolar. A autonomia administrativa cria vrias possibilidades, dentre elas a constituio dos Conselhos Escolares e a construo, aprovao e implementao do projecto de gesto.
A abordagem de Queiroz (1987, p. 21) afirma que: A autonomia administrativa s tem sentido quando se acompanha de suficiente autonomia ou flexibilidade financeira, quando o estabelecimento pblico tem algum domnio sobre a origem e o montante de recursos e sobre as suas aplicaes.
O autor expe com objectivo e clareza, as atribuies que considera como intrnsecas autonomia administrativa, quais sejam: I - faculdade de auto-organizao, atravs da fixao, por competente deliberao de seus rgos dirigentes, dos seus estatutos e de sua estrutura interna; II - gesto democrtico, com participao de representantes eleitos de professores, pesquisadores, estudantes, pessoal tcnico e administrativo, bem como de personalidades representantes das actividades externas escola; III - estatuto particular para o pessoal; IV - regime administrativo prprio.
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1.2.4.Autonomia Financeira
A dimenso financeira da autonomia vincula-se existncia de ajuste de recursos financeiros para que a escola possa efectivar seus planos e projectos, podendo ser total ou parcial. total quando escola dada a responsabilidade de administrar todos os recursos a ela repassados pelo poder pblico, e parcial quando a escola tem a incumbncia de administrar apenas parte dos recursos destinados, ficando ao rgo central do sistema educativo a responsabilidade pela gesto de pessoal e as despesas de capital.
A autonomia financeira deve possibilitar escola elaborar e executar seu oramento, planejar e executar suas actividades, sem ter que necessariamente recorrer a outras fontes de receita, aplicar e remanejar diferentes rubricas, tendo o acompanhamento e fiscalizao dos rgos internos e externos competentes. Em sntese, obrigao do poder pblico o financiamento das instituies educacionais pblicas e compete s escolas optimizar e tornar transparente e participativo o uso dos recursos. Assim, o conselho escolar o local apropriado de discusso e democratizao do uso dos recursos financeiros administrados pela escola.
Sobre o tema, ensina Alexandre Santos de ARAGO que a autonomia financeira requisito essencial para que qualquer autonomia se efective na prtica.
No mesmo sentido, Slvio SPAVENTA observa que para uma pessoa jurdica ser autnoma deve, alm dos arcabouos organizacionais adequados, possuir as seguintes caractersticas: 1 que determine o prprio oramento; 2 que as despesas obrigatrias que possuam no dependam do arbtrio de quem quer que seja, mas que derivem da lei ou dos prprios estatutos.
Ainda, para Maral JUSTEN FILHO (....), a autonomia financeira e oramentria pode ser entendida como "um dos temas mais relevantes a propsito das agncias independentes consiste na autonomia econmico-financeira e oramentria. O desempenho satisfatrio das funes que se lhes reservam depende da disponibilidade de recursos materiais, Se no forem institudos mecanismos que assegurem a obteno desses recursos de modo automtico, a agncia acabar subordinada ao processo poltico usual".
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Os efeitos da gesto autnoma escolar e da delegao financeira so: (a) um melhor planeamento do desenvolvimento escolar; (b) uma reduo insignificante de custos da administrao central; (c) uma reticncia com relao inovao; (d) uma tendncia ao financiamento focalizado; (e) a gesto do tempo como um recurso e (f) um efeito inevitvel sobre o rendimento escolar.
A anlise de Brown demonstra que a gesto autnoma nas escolas incita os dirigentes de estabelecimento e a escola a reforarem o planeamento e que h meios, em bom nmero, postos sua disposio para se adequar a estes planos. Demonstra, alm disso, que os maiores financiamentos so orientados para actividades apreciadas em funo dos resultados de aprendizagem, como o desenvolvimento profissional e os manuais escolares. A anlise de Brown mostra ainda que a gesto autnoma nas escolas, medida que ela favorece uma maior solidariedade na escola, desenvolve ao mesmo tempo o sentido da contribuio individual para a escola.
Duignan (1990) fala de uma abordagem de programas escolares, fundada na clientela e direccionada para o poder de deciso atribudo s escolas, para permitir que elas controlem os seus prprios recursos a fim de harmonizar os conhecimentos em benefcio dos alunos.
A delegao da autonomia financeira s escolas tem como objectivo melhorar a eficincia destas instituies. Um dos aspectos desta melhoria passa por uma maior eficcia no nvel de direco, j que os actores que decidem esto mais prximos dos seus "usurios" que devem ser beneficiados com as decises tomadas. Dentre outros aspectos, destaca-se a melhoria da eficcia, uma responsabilidade mais evidente e um controle mais rgido da qualidade da educao.
A delegao dos recursos financeiros pode ser considerada como uma condio necessria criao de uma economia de mercado competitiva para as escolas, oferecendo uma escolha ao consumidor
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O planeamento do desenvolvimento da escola, que se baseia nas prioridades e exposio justificada de gastos, afectado pela delegao de recursos financeiros. 1.2.5. Vantagens de uma escola autnoma.
No cenrio educacional so perceptveis os movimentos no mbito interno dos sistemas de ensino e outras instncias em defesa da autonomia da escola, apesar deste direccionamento no ter marcos seguros.
Na formulao de polticas educacionais, quando se discute autonomia da escola, surgem dvidas e apreenses, a comear pela falta de segurana tcnica e as dificuldades na implementao, temendo efeitos indesejveis ou mesmo contrrios ao que se prope.
H, ainda, o receio de que a prpria escola torne-se tambm, centro de deciso inacessvel, em face de sua fragilidade decorrente do padro de gesto centralizado que resulta no alheamento das escolas nas tomadas de decises.
Segundo Mello (1993), outro motivo de terror decorre da instabilidade e descontinuidade poltica que pode resultar em danos para a educao. Seja porque novos dirigentes podem refuncionalizar a meta de autonomia para transform-la, na prtica, em abandono e descompromisso ao poder pblico; seja porque num processo de descentralizao que visa escola podem desarticular seu modo de funcionamento tradicional sem que tenha havido tempo de consolidar formas mais autnomas de gesto.
preciso reconhecer que consolidar a gesto autnoma no a torna plenamente soberana. O Estado continua co-responsvel, o grande parceiro na manuteno das escolas, avaliando, supervisionando e participando para assegurar a gesto com plena autonomia. Ao buscar estabelecer esta autonomia no h dispensa da actuao do Estado e de suas instncias centrais da administrao, tampouco descompromisso do governo com o ensino.
Requer, todavia, como registra Mello (2002), uma profunda reviso e fortalecimento de suas novas funes e papis, visando dar-lhe poder e governabilidade s instncias educativas.
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Entretanto, estas apreenses no devem impedir de a escola trilhar em direco desta meta. Urge a necessidade do fortalecimento e a autonomia da escola implementada de modo consequente, lenta, mas promissora, passando a ser factor decisivo para um modelo de gesto educacional.
O grande desafio est em buscar a qualidade do ensino a partir de prticas escolares e modelos de gesto construdos pelas escolas, o que impe a necessidade de mobilizar energias e potencializar esforos de incentivo autonomia, pois quem est envolvido com a realidade da escola tem mais condio de saber qual a melhor soluo para os problemas existentes.
As questes estratgicas de descentralizao e autonomia ainda so muitas e requerem reflexes para buscar possveis respostas.
Entre as vantagens da autonomia que podem ser traduzidas em benefcios, sem pretender esgot-las, aponta-se: _ Melhor desempenho do sistema; _ Maior racionalidade administrativa e financeira; _ Flexibilidade e optimizao na utilizao dos recursos financeiros; _ Participao crescente dos diferentes sectores na tomada de decises; _ Eliminao do controle burocrtico centralizado; _ Capacidade crescente para inovao, a criatividade e a experimentao; _ Capacidade de realocar os recursos para atingir os objectivos da escola; _ Autonomia crescente na tomada de decises; _ Concretizao da escola cidad. A autonomia da escola pode ser uma estratgia possvel e negocivel e s ser concebida, quando estiver assegurada no interior das escolas a ampla autonomia pedaggica, administrativa, financeira, filosfica e poltica.
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1.3.Controlo interno 1.3.1. Vises e Definies de Controlo Interno
Existe uma infinidade de definies de controlo interno. Destacam-se as consideradas de relevncia para o presente trabalho.
Contudo, buscando uma definio para controle interno, podemos lanar mo de alguns autores onde definem controle interno como um sistema de feedback, que possibilita os desempenhos serem comparados com os objectivos planeados, tornando-se essencial para a realizao do planeamento a longo e curto prazo. Figueiredo e Caggiano (1997, p.46).
Registra se uma definio de Controlo Interno emitida pelo MCI:
O controlo interno um conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e aces, adoptados de forma sistemtica pela organizao, que devem estar em constante evoluo, assegurando o atingir dos resultados conforme os objectivos pr-estabelecidos, protegendo o patrimnio e garantindo transparncia s operaes. Esse conjunto deve garantir a eficincia operacional e permitir a melhoria dos processos e dos resultados.
De acordo com Carlos Vieira (1991), o termo controle interno, que o prprio controlo, tem sua autuao exercida tanto sobre o planeamento e a operao/execuo, quanto sobre o prprio controlo. Diz ainda que enquanto a funo controle sistematizada e institucionalizada dentro da organizao objectivando reduzir ao mnimo os desvios resultantes do confronto entre o realizado e o planeado, o controlo interno actua de forma intermitente e diferenciada sendo independente no processo.
S (1998, p.105) afirma que quanto melhor o controlo interno, maior a segurana para o trabalho. E quanto menor o controle interno, mais cuidado ser exigido na execuo das tarefas.
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Menciona tambm que o controle interno o processo auxiliar de auditoria atravs do qual mede - se a capacidade dos meios utilizados pela organizao, a fim de proteger o seu patrimnio e os objectivos desta.
Segundo Fayol (1994, p.23), as operaes administrativas so: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Portanto, os controles internos so conceituados por Rodil (apud CRC-SP, 1998) como sendo todos os processos e rotinas de natureza administrativa e contbil retratadas em sua totalidade nos registros contbeis com transparncia fiel para os demonstrativos financeiros.
Pode-se notar que os autores tendem a considerar o controle com grande utilidade para realizar avaliaes do processo de gesto. Nos conceitos apresentados, notvel a presena de aspectos directivos e econmico-financeiros. Logo, existe, pelas citaes, um forte vnculo entre controlo interno e administrao.
O profissional pouco afeito aos assuntos gerncias e contveis pode entender que as informaes financeiras so dirigidas nica e exclusivamente para o pblico externo, podendo criar uma impresso de que elas atendem apenas aos interesses fora da organizao. Essa viso no seria completa, pois a experincia indica que a informao financeira vinculada aos sistemas de controlos internos, e em especial ao sistema contvel, amplamente utilizada pelos administradores. O facto de o processo contvel servir de importante ponto de controlo para os gestores, tambm o qualifica como ferramenta administrativo.
Podemos perceber atravs dos autores acima que o controlo envolve uma correlao de actividades funcionais num sistema integrado de planeamento. 1.3.2.Objectivos e Papel do Controle Interno
Parece razovel que o controle interno tenha como objectivo a potencializao do xito do processo decisrio, o que implica em maior gerao de benefcios socio-econmicos. Nota-se que no foram explicitados somente objectivos financeiros, uma vez que se verifica nas organizaes interesses diversos e que ultrapassam a barreira do retorno do financeiro, econmico, social e ambiental.
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Attie (1992, p.201) registra que os principais controlos so contveis e administrativos. Os controles contveis compreendem os mtodos e procedimentos directamente relacionados com a salvaguarda dos activos e a fidedignidade dos regimes contveis. Por seu turno os controlos administrativos abrangem os mtodos e procedimentos que permeiam a eficincia operacional e a adeso poltica traada pela administrao da organizao.
Tal autor defende que os controlos internos apresentam, em regra, quatro objectivos bsicos: a) a salvaguarda dos interesses da empresa; b) a preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contveis, financeiros e operacionais; c) o estmulo eficincia operacional; e d) a aderncia s polticas existentes. Para Ibracon (1996, p.52), os objectivos do controle interno so quatro: Proteco de activos; obteno de informao adequada; promoo da eficincia operacional; estimulao da obedincia e do respeito s polticas da administrao.
Entendemos que a administrao tem a funo primordial de proteger os activos actuais e futuros da organizao.
Ainda de acordo com Ibracon (1996, p.52) o conceito de proteco de activos refere-se apenas proteco contra erros no intencionais ou irregularidades intencionais. Por exemplo, erros decorrentes de clculos incorrectos, contabilizaes inadequadas, realizao de procedimentos indevidos ou sua omisso.
A obteno de informao adequada tanto interna como externa devem ser adequadas a fim de promoverem a promoo da eficincia operacional, estimulando a obedincia e o respeito s polticas da administrao (IBRACON, 1996, p. 53).
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Tal como prev a Portaria n 742/2000, o Sistema de Controlo Interno (SCI) visa: a) A salvaguarda dos activos; b) O registo e actualizao do imobilizado da entidade; c) A legalidade e a regularidade das operaes; d) A integralidade e a exactido dos registos contabilsticos; e) A execuo dos planos e polticas superiormente definidos; f) A eficcia da gesto e a qualidade da informao; g) A imagem fiel das segregaes financeiras. Dever ainda incluir princpios bsicos que lhe do consistncia e que so: A segregao de funes O controlo das operaes A definio de autoridade e de responsabilidade O registo metdico dos factos.
De uma forma mais individualizada Oliveira, Perez Jr. e Silva (2002) explicitam os principais objectivos do conjunto de sistema de controle interno: a) a) verificar e assegurar os cumprimentos s polticas e normas da companhia, incluindo o cdigo de ticas nas relaes comerciais e profissionais; b) obter informaes adequadas, confiveis, de qualidade e em tempo hbil, que sejam realmente teis para as tomadas de decises; c) comprovar a veracidade de informes e relatrios contveis, financeiros e operacionais; d) proteger os activos da entidade, o que compreende bens e direitos; e) prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrncia dos mesmos, possibilitar a descoberta o mais rpido possvel, determinar sua extenso e atribuies de correctas responsabilidades; f) servir como ferramenta para a localizao de erros e desperdcios, promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correco; g) registrar adequadamente as diversas operaes, de modo a assegurar a eficiente utilizao dos recursos da empresa; h) estimular a eficincia do pessoal, mediante a vigilncia exercida por meio de relatrios;
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i) assegurar a legitimidade dos passivos da organizao, com o adequado registro e controle das provises, perdas reais e previstas; j) assegurar o processamento correcto das transaces da organizao, bem como a efectiva autorizao de todos os gastos incorridos no perodo; e k) permitir a observncia e estrito cumprimento da legislao em vigor. Contudo, os controles internos no devem ser intransigentes ou exagerados, pois existem casos em que a prpria administrao abandona os controles por serem demasiados. Controlos em excessos podem elevar em muito os custos, o que pode inviabilizar e emperrar a eficincia da organizao, sendo preciso ponderar a relao custo/benefcio da manuteno dos controlos internos. Em algumas situaes pode ser restrita a actuao dos controlos internos e isto no deve ser encarado como uma falha dos mesmos, mas como estando dentro de limites aceitveis de tolerncia (S 1998, p.128).
Sendo assim podemos considerar como grande objectivo do controle interno na administrao pblica, alm de salvaguardar seus activos, visa tambm comprovar a legalidade e legitimidade das operaes. Busca ainda examinar os resultados quanto economicidade, eficincia e eficcia da gesto oramentria, financeira e patrimonial da administrao.
Portanto, o controle como funo administrativa, no deve ser visto sob a ptica deturpada de atrapalhador das aces administrativas. Ao contrrio, deve ser visto como uma funo de maior importncia que pode garantir administrao a concretizao dos seus fins.
1.3.3.Importancia do Controlo interno
Os controles internos tm como finalidade fornecer contabilidade dados correctos, objectivando a escriturao exacta dos factos ocorridos, e que sejam evitados desperdcios e erros. importante tambm que estes controlos tenham alcance suficiente para detectar qualquer irregularidade quando esta ocorrer. O Controle Interno aplicado e monitorado de forma contnua de forma dentro da organizao tm o efeito preventivo sobre os procedimentos por ela adoptados.
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Segundo CORREIA (2001: p4), um controle interno adequado aquele estruturado pela administrao e que possa propiciar uma razovel margem de garantia que os objectivos e metas sero atingidos de maneira eficaz, eficiente e com a necessria economicidade. E que controles eficientes permitem cumprir os objectivos de maneira correcta e tempestiva com a mnima utilizao de recursos.
Importante observar que, por si s, a constituio de uma slida estrutura de controlo interno no se constitui em garantia de eficcia. Faz-se necessrio que se avalie periodicamente se as normas esto sendo cumpridas e se essas normas necessitam ou no de alteraes ou de actualizaes diante da verificao de desvios de rota ou o enfrentamento de novas situaes.
De acordo com, ANDRADE, p. 12
A avaliao do grau de eficincia dos controles internos pode ser efectivada pela implantao de uma unidade de auditoria interna, a qual integrar o Sistema de Controlo Interno, com atribuies de acompanhamento da gesto administrativa, financeira e oramentria, com vista no s a detectar falhas do sistema, mas tambm, a dar sugestes para torn-lo.
Conforme SILVA et al., (1999, p.9) o Sistema de Controlo Interno possibilita a manuteno de um fluxo actualizado de informaes gerenciais, facilitando a tomada de decises e proporcionando ao gestor pblico maior tranquilidade quanto aos actos praticados pelos integrantes do rgo, sendo que, na condio de instrumento gerencial, poder: impedir que sejam realizadas operaes em desacordo com os planos estabelecidos; proporcionar uma racionalizao na aplicao dos recursos pblicos; evitar que sejam praticados actos em desacordo com as disposies legais e regulamentares; colocar disposio do administrador um fluxo de informaes capaz de proporcionar um planeamento mais adequado das actividades a serem desenvolvidas e, em decorrncia, oferecer elementos actualizados para a elaborao dos oramentos; proporcionar tranquilidade ao governante pela constante aco de vigilncia sobre as operaes desenvolvidas;
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tornar mais segura a aco administrativa, uma vez que, dispondo de informaes correctas e actualizadas, pode decidir com maior eficcia e escolher prioridades mais urgentes
Um Controlo Interno eficaz, alm de constituir-se em poderoso instrumento gerencial e dar transparncia a toda e qualquer actividade administrativa, possibilita a responsabilizao individual e facilita a operacionalizao das actividades. Tambm resulta na prevalncia do interesse pblico sobre os interesses particulares, na profissionalizao e na melhoria da capacitao tcnica dos servidores, dificultando a implantao e expanso das prticas clientelistas. RIBEIRO, 1997, p.17).
1.3.4.Instrumento de controlo Interno
Os instrumentos de controlo interno praticado pelas instituies pblicas so: o oramento, a contabilidade e a auditoria.
Autores especializados no assunto caracterizam o oramento como importante instrumento de controlo gerencial prvio, porque permite visualizar situaes futuras, viabilizar o acompanhamento dos factos e, consequentemente, avaliar os resultados obtidos. A contabilidade, tambm relevante instrumento de controlo interno, permite o exerccio administrativo pela direco da prpria entidade, bem como o fornecimento de informaes expressivas, confiveis e oportunas ao gestor pblico. Enfim, tem-se a auditoria, que admite um minucioso exame das operaes financeiras e dos registros financeiros de uma instituio, com o propsito de determinar se todas as transaces financeiras foram realizadas de forma apropriada e registradas de acordo com as normas legais. Machado Jr. e Reis (1996, p. 359), em anlise sobre a questo, comenta com muita propriedade dois dos trs instrumentos de controle interno.
O Oramento considerado um elo de ligao entre o planeamento e as finanas e como o instrumento operacionalizador daquela funo administrativa.
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Necessrio observar que mediante o oramento pode-se projectar situao futura a ser reflectida no balano projectado, o qual servir de parmetros para confrontaes e tomadas de decises correctivas de desvios detectados (grifo nosso). Mais adiante o mesmo autor menciona o segundo instrumento de controlo interno, que a contabilidade. E diz: A Contabilidade, no sistema de controlo interno, ser organizada para fins de acompanhar: a execuo do oramento nos aspectos financeiros e gerencial; as operaes extra-oramento, de natureza financeira ou no. O controle interno, para o seu bom funcionamento, necessita estar respaldado em um bom sistema de informaes contbeis, que ter assim dois segmentos: a Contabilidade Financeira, que observar os princpios geralmente aceitos cujas informaes sero de interesse externo. a Contabilidade Gerencial, que tem a sua preocupao com as partes da organizao, no necessitando a sua informao observar os princpios contbeis geralmente aceitos. uma contabilidade mais administrativa, mais para uso interno. Esclarea-se que a Contabilidade Gerencial se apoia em uma boa contabilidade de custos (Machado Jr. e Reis, 1996, p. 360-361). ROCIO, et all no seu Manual do Sistema do Controlo interno destaca que:
A Contabilidade um instrumento que deve reter todas as informaes correctas e completas sobre todas as transaces, bens, direitos e obrigaes da organizao, tendo ainda a funo de registar todas as ocorrncias de forma sistemtica, exercendo a funo de importante ferramenta de controlo ao canalizar as transaces realizadas por todas as reas e sectores da actividade para os registos contabilsticos.
Este fluxo de informao permite que, por intermdio de rotinas e procedimentos adequados de registo contabilstico, as demonstraes sejam obtidas de forma rpida e precisa. A Contabilidade exerce, assim, uma certa fiscalizao, certificando-se que as rotinas e procedimentos estabelecidos sejam seguidos! Alm de permitir o registo adequado e completo das transaces, a contabilidade colabora com o controlo interno, ao permitir que as transaces sejam controladas de forma independente das reas e das pessoas que as realizam.
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Enfim, o terceiro e ltimo instrumento de controlo interno, a auditoria interna. A respeito, assim se expressa Benites (1998, p. 118): A auditoria interna tem por finalidade observar, indagar, analisar, verificar, investigar e avaliar de forma independente, dentro de uma determinada instituio as operaes contbeis, financeiras, operacionais e administrativas, visando prestar relevantes servios alta administrao. um controlo administrativo cuja funo medir e avaliar a eficincia dos outros controlos.
1.3.5.Princpios de Controlo interno
Os princpios de controlo interno representam o conjunto de regras, directrizes e sistemas, que visam ao atendimento de objectivos especficos, que para Peter e Machado (2003, p.25) so:
- Relao custo/benefcio: consiste na minimizao da probabilidade de falhas/desvios quanto ao atendimento dos objectivos e metas. Este conceito reconhece que o custo de um controlo no deve exceder aos benefcios que possa proporcionar; - Qualificao adequada, treinamento e rodzio de funcionrios: a eficcia dos controlos internos est directamente relacionada com a competncia e integridade do pessoal. Assim, imprescindvel que haja uma poltica de pessoal que contemple; - Delegao de poderes e determinao de responsabilidades: visam assegurar maior rapidez e objectividade s decises, fazendo-se necessrio um regimento/estatuto e organograma adequado, onde a definio de autoridade e consequentes responsabilidades sejam claras e satisfaam e satisfaam plenamente s necessidades da organizao; e manuais de rotinas/procedimentos claramente determinados, que considerem as funes de todos os sectores do rgo/entidade; - Segregao de funes: a estrutura de um controle interno deve prever a separao entre as funes de autorizao ou aprovao de operaes e a execuo, controle e contabilizao das mesmas, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competncias e atribuies em desacordo com este princpio; - Instrues devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurana adequado indispensvel que as aces, procedimentos e instrues sejam disciplinados e formalizados atravs de instrumentos eficazes, ou seja, claros e objectivos e emitidos por autoridade competente;
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- Controles sobre as transaces: imprescindvel estabelecer o acompanhamento dos factos contbeis, financeiros e operacionais, objectivando que sejam efectuados mediante actos legtimos, relacionados com a finalidade do rgo/entidade e autorizados por quem de direito; - Aderncia s directrizes e normas legais: necessria a existncia, no rgo/entidade, de sistemas, estabelecidos para determinar e assegurar a observncia das directrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos. Do exposto, conclui-se que atravs dos princpios de controlo interno, se estabelecem as directrizes a serem tomadas pela administrao da organizao, no tocante ao seu adequado funcionamento, com a separao de atribuies especficas para cada funcionrio, a fim de se evitar possveis erros ou fraudes. 1.4.Oramento 1.4.1. Histrico e Conceitos do Oramento Tradicional
Desenvolvido em 1920, o modelo de gesto de desempenho tradicional visava ajudar os gerentes financeiros a controlar os custos e fluxos de caixa de grandes organizaes industriais. Com o passar do tempo e o aumento da complexidade das actividades da organizao, o oramento passou a ter, com algumas adaptaes, a responsabilidade de conduzir a produo no negcio. (JOHNSON; KAPLAN, 1987, p. 12)
Em relao necessidade de evoluo do oramento Johnson e Kaplan (1987, p.12), tambm dizem que todas as prticas de gesto contbeis usadas at os dias de hoje foram desenvolvidas em 1925, como, por exemplo, custos de mo de obras, material, e custos fixos; oramento de caixa, receitas, e capital; previso de vendas, custo padro, medidas de desempenho divisional etc. Estas prticas evoluram para servir s necessidades de informao e controle dos gerentes para as organizaes cada vez mais complexas e diversas. Essa evoluo histrica do oramento pode ser notada na abordagem dada por Moreira (2002, p.14) quando fala sobre o oramento tradicional:
[...] um sistema de planeamento global com um conjunto de planos e polticas que, formalmente estabelecidos e expressos em resultados financeiros, permite a alta administrao conhecer, a priori, os resultados operacionais da empresa e, em seguida, executar os acompanhamentos necessrios para que esses resultados sejam alados e os possveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos.
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Para Hongren (2000, p.125), o oramento pode ser definido como sendo a expresso quantitativa de um plano de aco futuro da administrao para um determinado perodo. Ele pode abranger aspectos financeiros e no financeiros desses planos e funciona como um projecto para a companhia seguir no perodo vindouro.
O oramento um plano detalhado da aquisio e do uso dos recursos, financeiros ou de outra natureza, durante um perodo especificado. Representa um plano para o futuro, expresso em termos quantitativos. (NOREEN; GARRISON, 2001, p. 262) Segundo Catelli (1972, apud PEREIRA, 2001, p. 249) os oramentos so a expresso, em termos financeiros, dos planos da administrao para operao da empresa durante um perodo especfico de tempo.
Pereira (2001, p. 250), um pouco mais analtico em relao ao assunto, fala que os oramentos devem expressar quantitativamente os planos de aco, reflectindo as directrizes, os objectivos, as metas, as polticas estabelecidas para a empresa, para determinado perodo, servindo tambm para a coordenao e implantao desses planos.
1.4.2. Oramento e Controlo
Aps a apresentao do conceito de oramento, no podemos de deixar de acrescentar alguma coisa a respeito de do uso do oramento como instrumento de controlo.
Para fazermos uma exposio dessa natureza, utilizaremos como embasamento terico Sanvicente, Antonio Zoratto e Santos, Celso da Costa (1983 p. 22 23), que nos apresentaram uma viso geral sobre o tema.
Controlar , essencialmente, acompanhar a execuo de actividades da maneira mais rpida possvel, e comparar o desempenho efectivo com o planeado, isto , o que tenha sido originalmente considerado desejvel, satisfatrio ou vivel para a empresa e suas subunidades. Evidentemente, a funo de controlo no se esgota no acompanhamento puro e simples, como tambm envolver a gerao de informaes para a tomada de decises de
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avaliao e eventual correco do desempenho alcanado, proporcionalmente ao seu afastamento em relao ao tido como desejvel e satisfatrio.
A elaborao de oramentos, que identificamos como a parte anual do planeamento das operaes, predeterminadas as unidades que sero responsveis por certos resultados (receita, despesas, volumes de actividades, qualidade de actuao, etc.) dentro do perodo sob planeamento.
De nada adiantar apenas planear e, atravs do oramento, atribuir responsabilidades pela execuo, sem ir verificando, pari passu, se as responsabilidades esto sendo a propriamente cumpridas. Isto permitido, ao nvel das operaes anuais, pelos relatrios de controlo oramentrio.
1.4.3. Vantagens e Limitaes do Oramento
As principais vantagens da utilizao de um sistema oramentrio, apontadas por Welsch (1996, p.63), so:
a) desenvolvimento da sofisticao da administrao em seu uso; b) elaborao de um plano (oramento) realista de vendas; c) estabelecimento de padres e objectivos realistas; d) comunicao adequada de atitudes, polticas e directrizes pelos nveis administrativos superiores; e) obteno de flexibilidade administrativa no uso do sistema; e f) actualizao do sistema de acordo com o dinamismo do meio em que a administrao actua. g) Como vantagens mais especficas da utilizao de um sistema oramentrio, conforme Welch (1996), podem ser listadas as que seguem: h) obriga a anlise prvia das polticas bsicas; i) exige uma estrutura administrativa adequada, isto , um sistema definido de atribuio de responsabilidades cada funo da empresa; j) obriga todos os membros dos diversos nveis, a participar do processo de estabelecimento de objectivos e preparao de planos;
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k) obriga os chefes de departamento a fazer planos em harmonia com os planos de outros departamentos e de toda a empresa; l) exige da administrao a quantificao do que necessrio para um desempenho satisfatrio; m) exige dados contbeis histricos adequados e apropriados; n) obriga a administrao a planejar a minimizao do custo de mo-de-obra, matria-prima, instalaes e capital; o) sugere em todos os nveis administrativos o hbito de anlise oportuna, cuidadosa e adequada dos factores relevantes antes de serem tomadas decises importantes; p) reduz custos ao aumentar a amplitude do controle, pois exige menor nmero de supervisores; q) liberta os executivos de muitos problemas internos rotineiros, graas polticas predeterminadas e relaes de autoridade bem definidas, dando-lhes mais tempo para planear e usar sua criatividade; r) tende a eliminar a incerteza, especialmente existente nos grupos administrativos inferiores, em relao s polticas e aos objectivos bsicos da empresa; s) destaca as reas de eficincia e ineficincia; t) promove a compreenso mtua de problemas entre os membros da administrao; u) fora a administrao a dedicar parte do seu tempo e ateno aos efeitos das tendncias esperadas das condies econmicas gerais; v) fora uma auto - anlise peridica da empresa; w) ajuda o processo de obteno de crdito bancrio; e permite a verificao de progresso em relao aos objectivos da empresa. Apesar das vantagens e contribuies que o uso de um sistema de planeamento e controle oramentrio pode proporcionar uma organizao, as seguintes limitaes devem ser levadas em conta: a) os dados contidos nos oramentos no passam de estimativas, estando assim sujeitos a erros maiores ou menores, segundo a sofisticao do processo de estimao e a prpria incerteza inerente ao ramo de operaes da empresa (SANVICENTE e SANTOS, 1983); b) um sistema de planeamento e controle oramentrio deve ser permanentemente adaptado s circunstancias existentes, ou seja, um programa oramentrio no pode ser aplicado e aperfeioado em pouco tempo, as tcnicas de planeamento e controle oramentrio devem ser
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continuamente adaptadas, no s para cada organizao, mas tambm em funo de novas circunstncias surgidas dentro da mesma organizao (WELSCH, 1996); c) o custo do sistema oramentrio deve ser considerado. evidente que essa tcnica no pode ser usada com a mesma intensidade e complexidade por empresas de todos os tamanhos, ou seja, nem todas as empresas possuem recursos necessrios para contratar pessoal personalizado em superviso de oramentos e desviar tempo de pessoal de linha para planejar e elaborar oramentos (SANVICENTE e SANTOS, 1983); d) a execuo de um sistema oramentrio no automtica. Uma vez concludo, um plano s poder tornar-se eficaz quando todos os executivos responsveis o apoiarem e exercerem esforos continuados e agressivos no sentido de sua execuo. Uma conscientizao constante em relao ao oramento necessria em toda a empresa. Todos os nveis administrativos devem entender muito bem o programa, estar convencidos de sua relevncia para as suas respectivas funes e participar de maneira significativa em sua execuo (WELSCH, 1996); e) o plano oramentrio no deve tomar o lugar da administrao, o plano oramentrio um instrumento que pode ajudar o desempenho do processo de administrao de vrias maneiras significativas se usado inteligentemente (WELSCH, 1996). Portanto, para a deciso de implementar um sistema oramentrio em uma empresa deve-se considerar que existem limitaes, as quais devem ser observadas antes da implementao, no sentido de verificar se a empresa j est apta a desenvolver o sistema de oramento pretendido sem despender tempo, energia e recursos em vo.
1.4.3.Fases oramentrio
Inicialmente, til buscar a compreenso to precisa quanto possvel de alguns termos, especialmente ciclo e processo. No contexto do presente trabalho, entende-se como ciclo oramentrio uma srie de passos que esto articulados entre si, que se repetem em perodos prefixados, atravs dos quais os oramentos so sucessivamente elaborados, executados e as contas aprovadas, num processo contnuo de realimentao.
Processo oramentrio deve ser entendido como um conjunto de aces que se sucedem de forma encadeada com o propsito de elaborar e aprovar o oramento das escolas. Assim, o ciclo oramentrio possui uma amplitude mais extensa, envolvendo desde os clculos prospectivos de estimativa de receitas e fixao de despesas at sua efectiva
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execuo e prestao de contas. J o processo oramentrio se limitar aos clculos prospectivos de planeamento oramentrio, envolvendo as tarefas de elaborar e aprovar o oramento. A literatura tcnica sobre o ciclo oramentrio, normalmente o considera constitudo de fases. Para Sanches (1997), so quatro as fases, quais sejam:
ABCD-
Elaborao e apresentao; Autorizao legislativa (conselhos); Programao e execuo; Avaliao e controle.
A fase de elaborao e apresentao, a cargo do poder administrativo, inclui todas as tarefas concernentes s estimativas das receitas a serem geradas, bem como todas aquelas actividades relacionadas formulao dos programas de trabalho (aces que se pretende realizar atravs de cada rgo); a compatibilizao das propostas sectoriais luz das prioridades estabelecidas e dos recursos disponveis e mobilizveis; e, a montagem da proposta oramentria a ser submetida apreciao do poder legislativo ou conselhos superiores.
Na fase de autorizao, a cargo do legislativo que so os conselhos superiores , as estimativas de receitas so revistas, as alternativas de aco so discutidas e reavaliadas e, sobretudo os programas de trabalho das diversas unidades so ajustados e os parmetros de execuo e flexibilizao so formalmente estabelecidos.
Na fase de programao e execuo, sempre a cargo do poder executivo, dois procedimentos so. No que se refere a programao, imediatamente aps a publicao do oramento e com base nos limites nele fixados, aprova-se um quadro de quotas de despesas que cada unidade oramentria fica autorizada a executar. No que tange execuo, as programaes de trabalho so executadas, acompanhadas e avaliadas pelo mecanismo de interno e atravs de inspeces dos rgos de controlo externo.
Finalmente, na fase de avaliao e controlo, parte da qual ocorre simultaneamente com a execuo, so confeccionados os balanos, os quais so apreciados e aprovados pelos conselhos superiores e, posteriormente submetidos instituio do Tribunal de Contas.
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Por sua vez, Giacomoni (1986) comunga, na essncia, com a mesma ideia das quatro fases. Mas faz ciclo equivaler a processo, ao afirmar:
O processo oramentrio, o qual tambm denominado ciclo oramentrio, possui as seguintes fases: a) elaborao da proposta oramentria; b) discusso, votao e aprovao da lei oramentria; c) execuo oramentria; e d) controle e avaliao da execuo oramentria. Diagrama 01 - Ciclo oramentrio. ELABORAO APROVAO
CONTROLO
EXECUO
Desse modo, ciclo oramentrio corresponde ao perodo compreendido entre a elaborao da proposta oramentria e o encerramento do oramento, ou seja, perodo de tempo necessrio para que se esgotem suas quatro fases: elaborao, aprovao, execuo e controlo.
Convm ressaltar que o ciclo oramentrio no se confunde com o exerccio financeiro. Este o perodo durante o qual se executa o oramento, correspondendo, portanto, a uma das fases do ciclo oramentrio.
O exerccio financeiro coincide com o ano civil, ou seja, inicia-se em 1 de Janeiro e encerrase em 31 de Dezembro. Por outro lado, o ciclo oramentrio envolve um perodo bem maior, iniciando-se com o processo de elaborao do oramento, obtendo sua aprovao, passando pela sua execuo e, finalmente, encerrando-se com o efectivo controle.
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1.4.4.Princpios oramental
A respeito do oramento, no obstante o seu maior rigor e simplicidade, ficaria desprovido da necessria eficcia se os diversos servios do Estado e os funcionrios responsveis no fossem subordinados, na realizao das despesas, s dotaes que nele so inscritas. Consignao de dois princpios: Qualitativo Quantitativo
expressamente proibido realizar despesas que no tenham sido inscritas no oramento e bem assim contrair encargos de que resulte excederem-se as dotaes oramentais, devendo os directores dos servios providenciar de forma que as respectivas despesas nunca excedam aquelas dotaes.
Assim, no se podem realizar despesas para as quais no haja verba cuja descrio as abranja, dentro dos princpios de classificao estabelecidos segundo os preceitos do diploma classificador.
Mas, mesmo que haja descrio oramental adequada onde possa ser compreendida a despesa a realizar, indispensvel que se verifique a existncia de cabimento/compromisso isto , que a despesa a fazer
As regras e princpios definidos mais comuns, so os seguintes: Anualidade: o oramento anual e coincide com o ano civil, o que exige uma dupla exigncia: votao e execuo anuais, pelo Parlamento e pelo Governo, atravs da Administrao Pblica. anual, sem prejuzo de nele poderem ser integrados programas e projectos que impliquem encargos plurianuais. Unidade e Universalidade: o oramento deve ser nico e deve compreender todas as receitas e despesas de todos os servios. Equilbrio: o oramento deve prever todos os recursos necessrios para cobrir todas as despesas (equilbrio quantitativo), estando o endividamento oramental dependente de uma autorizao parlamentar.
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Especificao: o oramento deve especificar suficientemente as receitas nelas previstas e as despesas fixadas. No compensao as receitas e despesas so oramentadas sem deduo para encargos de cobrana ou de qualquer outra natureza. No consignao: as receitas so oramentadas para cobertura da generalidade das despesas. Publicidade O oramento deve ter adequado transparncia e divulgao, em toda a comunidade.
1.4.5.Execuo dos Oramentos
3.5.1.Definies
Para Silva (1973, p. 306), A execuo oramentria um conjunto de actividades destinadas ao cumprimento dos programas estabelecidos para alcanar os objectivos propostos.
Constitui etapa principalmente do processo oramentrio, porque nela que se efectiva as realizaes dos fins do Estado.
Percebe-se que o perodo de execuo do oramento abrange, por um lado, as fases do efectivo ingresso de receitas nos cofres pblicos e, por outro, as fases legais exigidas para a realizao da despesa pblica que so a licitao, empenho, liquidao e pagamento, chegando, enfim, at o controle e a avaliao dos resultados.
Em atendimento ao princpio da anualidade do oramento, a sua respectiva execuo tambm ocorre por um perodo de 1 (um) ano, iniciando-se em 1 de Janeiro e encerrando-se em 31 de Dezembro, coincidindo, assim, o ano financeiro adoptado pelo sector pblico com o ano civil.
Manual de Controlo Interno, aponta um conjunto de procedimentos inerentes a execuo do oramento:
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Fases de execuo das DESPESAS e RECEITAS PROCEDIMENTOS EXECUO DAS RECEITAS Tipos de movimentos: Aprovao do oramento Previses corrigidas Processamento Liquidao emitida uma factura ou documento equivalente Cobrana emitido um recibo Guia de recebimento - emitida em duplicado Designao da receita; Operaes de tesouraria ou Oramental (verbas do oramento de Estado e receitas prprias) Circulao de documentos: Original arquivado na tesouraria com toda a documentao de suporte Duplicado contabilidade Lanamento Verificao de conformidade da responsabilidade da contabilidade Depsito integral das receitas da responsabilidade da tesouraria.
REQUISIO INTERNA/ RELAO DE NECESSIDADES
Constatada a necessidade de aquisio de um bem, deve o servio encarregue da gesto desse tipo de bens participar no processo de pedido interno.
A relao de necessidades (doc n1) dever ser emitida com trs exemplares: original para o servio de compras; duplicado para o servio de compras devolver ao servio requisitante quando lanar a compra triplicado para o servio de gesto do patrimnio. A deciso no sentido da compra dever ser autorizada pela entidade competente (CA) precedendo-lhe sempre o cabimento.
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EXECUO DAS DESPESAS Tipos de movimentos: Cabimento Compromisso Processamento Autorizao de pagamento
COMPRA REQUISIO OFICIAL
Autorizada a compra, inicia-se o procedimento de aquisio nos termos da legislao aplicvel Aps seleco do fornecedor, emitida a requisio oficial (doc n2) que poder implicar uma correco do cabimento j efectuado e deve ser comunicada tesouraria a assuno de compromisso. A requisio oficial dever conter, para alm das especificaes qualitativas, quantitativas e preos acordados, o local da entrega. A requisio oficial deve ser emitida em quadruplicados: original para o fornecedor duplicado para a contabilidade para conferncia com Guia de Remessa ou Factura triplicado para o servio encarregue da recepo para que as quantidades entregues pelo fornecedor sejam devidamente contadas quadruplicado para o servio de compras a anexar requisio interna a arquivar quando o bem for recepcionado
RECEPO
A recepo deve ser qualitativa e quantitativa; Quem recepciona deve conferir pela Guia de remessa (doc n3) (mediante a contagem, por exemplo) o que foi entregue; De preferncia dever efectuar-se a aposio de carimbo na Guia de Remessa do fornecedor.
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CONFERNCIA DA FACTURA
Quando a factura chega contabilidade, j l devero estar, para adequada conferncia, os seguintes documentos: Requisio oficial Guia de remessa Os documentos a arquivar com a factura devero ser os seguintes: Duplicado da requisio oficial Original da guia de remessa A conferncia inclui a confirmao de que o fornecedor est a facturar o que foi requisitado e recebido e a verificao que os clculos da factura esto correctos. Nos casos em que o fornecedor envia cpia da factura, dever apor-se em cada uma delas um carimbo de Duplicado.
ORDEM DE PAGAMENTO
Duas vias original e duplicado Esta ordem dever ser assinada pelo responsvel aps a contabilidade proceder ao respectivo lanamento e cabimento e proceder verificao em conformidade Dela devero constar as seguintes informaes: Classificao orgnica e oramental Autorizao de pagamento com referncia da data de deliberao do rgo CA Assinaturas conjuntas do tesoureiro e presidente ou presidente do CA N de cheque N de cabimento N de requisies interna e externa N e referncia da factura do fornecedor Ns da liquidao e pagamento O cheque dever ser emitido pelo funcionrio responsvel pela tesouraria Posteriormente devero ser dados a assinar ao tesoureiro e Presidente ou VicePresidente do CA, com os respectivos documentos de suporte Os documentos justificativos das despesas a pagamento devero ser inutilizados com o carimbo PAGO
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Fundo de Maneio
Em caso de reconhecida necessidade poder ser autorizada a constituio deste fundo, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiveis.
A constituio deste fundo e seu respectivo montante necessita de autorizao do Conselho Administrativo; Este fundo dever estar afecto segundo a sua natureza, correspondente rubrica da classificao econmica; A sua regularizao dever ser efectuada mensalmente, contra entrega dos documentos comprovativos das despesas. Todas as despesas devero ter como suporte documental: Relao de necessidades Documento do fornecedor ou de outros servios justificativo do montante da despesa a efectuar Os documentos de despesa sero posteriormente enviados contabilidade para a sua contabilizao na respectiva conta de custos. O somatrio do montante do fundo de maneio existente, adicionado com os documentos pagos e no resgatados, ser igual, em qualquer momento, ao limite estabelecido.
FOLHA DE CAIXA
Encerramento dirio, com a respectiva discriminao do seu saldo. O funcionrio responsvel pelos recebimentos dever assinar a folha, tendo como suporte os documentos respectivos e apresentar a mesma ao tesoureiro, que proceder sua verificao de conformidade e a assinar. As verbas recebidas devero ser integralmente depositadas. A Folha de Caixa e o talo de depsito devero ser remetidos Contabilidade para lanamento nas respectivas contas.
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RESUMO DIRIO DE TESOURARIA
Documento complementar da folha de caixa. Dever ser conferido por um funcionrio no afecto Tesouraria. Feita a conferncia, a folha de resumo dirio de Tesouraria dever ser assinada pelo Tesoureiro e pelo Chefe dos Servios da Administrao escolar.
1.5.Prestao de contas 1.5.1.Definio
Um clssico da literatura da contabilidade pblica, Duria (1959, p. 32), diz:
Prestao de Contas encerradas as contas de cada exerccio financeiro, a administrao ou o poder executivo submeter ao rgo fiscal tribunal de Contas ou Conselho Fiscal, - todas as peas demonstrativas da gesto relativas a cada perodo, facultando toda a documentao, para o exame suficiente de todos os actos e factos administrativos.
Um outro clssico, Burkhead (1971, p. 468), completa: Todos os governos modernos desenvolvem processos institucionais especficos para assegurar, a prestao de contas para a receita e a despesa dos recursos pblicos.
Nos tempos mais actuais, tem-se Sanches (1997, p. 202), que d a seguinte conotao: Prestao de Contas um conjunto de demonstrativos e documentos, sistematizados sob a forma de um processo, por um agente pblico, entidade ou servidor designado, submetido a um ordenador de despesas para a apreciao e aprovao.
1.5.2. Exigncias legais
O Decreto-lei n. 19 de 19 de Agosto de 2006, estabelece no seu artigo n. 8 o prazo as escolas secundrias pblicas de prestarem suas respectivas contas ao Tribunal de Contas at o dia 30 de Junho de cada ano.
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O mesmo diploma, no seu artigo n. 6, fixa, 31 de Dezembro como data para o fecho das contas para a sua elaborao para o efeito da sua apresentao e julgamento do Tribunal de Contas.
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Capitulo II Caracterizao das Escolas em Estudo. 2.1. Caracterizao fsicas das escolas em estudo. A Escola Secundria do Palmarejo fica situada numa das zonas peri urbanas da Praia, mais concretamente no Palmarejo. A escola dispe de 30 salas de aula a funcionar, uma biblioteca ou sala de leitura, trs laboratrios que esto a funcionar, uma sala de professores, um bloco para funes administrativos e uma rea de lazer. Tambm possui uma placa desportiva e um pavilho, uma cantina, 12 casas de banho, uma sala de actos com capacidade para 130 pessoas e equipada com meios audiovisuais. de salientar que esses espaos e equipamentos utilizados, se encontram em bom estado.
No ano lectivo 2006/2007, estavam inscritos cerca de 2194 alunos nos diferentes ciclos, distribudos por 60 turmas, sendo o primeiro ciclo com maior nmero de inscritos (870 alunos).
A Escola Secundria Constantino Semedo fica situada numa das zonas peri urbanas da Praia, mais concretamente em Achada So Filipe. A escola dispe de 20 salas de aula a funcionar em dois blocos, possui tambm uma Biblioteca ou sala de leitura, dois laboratrios que no esto a funcionar, uma sala de professores, uma sala para os servios de Secretaria e uma rea de lazer. Tambm possui duas placas desportivas, uma cantina, cinco casas de banho, uma sala de coordenao, uma sala de materiais didcticos, uma sala para os servios de reprografia, uma sala de reunio, uma sala de continuo, uma sala de Educao Fsica, onde funcionam os servios da Subdireco para Assuntos Sociais e Comunitrios. de salientar que alguns desses espaos e equipamentos utilizados apresentam um estado avanado de degradao.
Nesta escola, para o ano lectivo 2006/2007 estavam inscritos cerca de 2634 alunos, sendo o primeiro ciclo com maior nmero de inscritos (1324 alunos).
A Escola Secundria do Maio situa-se na Vila de Porto Ingls. A escola dispe de 11 salas de aulas, um espao com quatro salas onde funciona o servio administrativo, uma sala dos
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professores, um refeitrio que foi adaptado para o funcionamento da biblioteca e sala de Informtica, uma casa de banho com dois compartimentos, sendo uma para os rapazes e outro para raparigas.
No ano lectivo de 2006/07, estavam inscritos 694 alunos, sendo o primeiro ciclo com maior nmero de inscritos (392).
A Escola Secundria Jos Augusto Pinto fica situada numa das zonas peri urbanas do Mindelo, mais concretamente no Monte Sossego. A escola dispe de 36 salas de aula a funcionar em dois blocos, possui tambm uma Biblioteca ou sala de leitura, dois laboratrios a funcionar, uma sala de professores, uma sala para os servios de Secretaria. Tambm possui uma placa desportiva, uma cantina, 12 sanitrios, dois balnerios, quatro salas para direco, uma sala para os servios de reprografia, uma ludoteca, uma sala de associao dos estudantes.
No ano lectivo 2006/07, estavam inscritos nesta escola, 2.080 alunos, sendo o terceiro ciclo com maior nmero de alunos, cerca de 1096 alunos.
A Escola Secundria de So Miguel, fica situada no interior de Santiago, mais concretamente no concelho de So Miguel, dispe de um laboratrio de Qumica, um laboratrio de Fsica, uma secretaria, quatro gabinetes (Director e Subdirector), uma cozinha/cantina, uma sala de audiovisual, 11 sanitrios, trs arrecadaes, duas salas tcnicas, uma sala de professores, um arquivo geral, uma reprografia, uma sala de reunies, uma sala de coordenao, uma biblioteca, uma sala de Desenho, uma sala de Informtica, uma sala de EVT, dois vestirios e 24 salas de aulas
No ano lectivo 2006/07, estiveram inscritos nesta escola, 2049 alunos, sendo o primeiro ciclo com o maior nmero de alunos, no total de 1024 alunos
A Escola Secundria Cnego Jacinto Peregrino da Costa, localizada na Vrzea da Companhia, alberga alunos dos vrios bairros da Cidade da Praia, conta com 12 anos de existncia, dispe de 26 salas de aula, uma sala de professores, quatro salas para Conselho Directivo, uma sala
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para secretaria, um laboratrio, uma biblioteca, uma cantina, duas placas desportivas, oito casas de banho, uma sala multimdia, duas salas de Informtica, trs arrecadaes, um armazm, uma sala de reprografia, e por ltimo, quatro salas para judo, clube ecolgico, clube de francs e para cultura cabo-verdiana.
Durante o ano lectivo 2006/07, foram matriculados cerca de 1748 alunos, sendo o primeiro ciclo com maior nmero de alunos, num total de 1275 alunos.
A Escola Secundria Polivalente Cesaltina Ramos, localizada num dos bairros mais populosos da capital, concretamente na Achada Santo Antnio, dispe dos seguintes equipamentos: duas salas para a direco, uma sala para secretaria, uma biblioteca, uma sala de professores, um laboratrio, seis oficinas, trs salas de Informtica, um anfiteatro, um servio de reprografia, duas dispensas/armazns, uma cantina, uma cozinha, 17 sanitrios, e por ltimo, uma placa desportiva.
Durante o ano lectivo 2006/07 foram matriculados 900 alunos. Neste ano lectivo no trabalharam com alunos de oitavo e nono anos.
A Escola Secundria Baltasar Lopes da Silva foi inaugurada em 1987. Situa-se na zona perifrica do centro da Vila da Ribeira Brava, no sop de Monte Fora, a poucos metros das instalaes da Delegao do MEES.
Na Ribeira Brava, a estrutura fsica constituda por 27 turmas, sendo cinco salas cedidas pelo EBI, uma biblioteca equipada por mais de cinco mil e quinhentos ttulos. Dispem ainda de Internet em quatro computadores, servio de impresso e venda de materiais escolares. A escola tem ainda disponvel uma sala multiuso, uma sala de Informtica, uma cantina e uma sala para os professores. No Tarrafal, o liceu est em construo dispondo apenas de quatro salas de aulas, uma sala de professor, uma biblioteca, uma sala de Informtica e a secretaria. As outras turmas funcionam em salas cedidas pelo EBI. No ano lectivo 2006/07, foram matriculados 1310 alunos, sendo o primeiro ciclo com maior nmero de alunos.
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A Escola Secundria Suzete Delgado situa-se na Vila da Ribeira Grande, ilha de Santo Anto. Actualmente funciona com um edifcio central e um anexo, A Escola Secundria Suzete Delgado contm, no edifcio central, 14 salas de aulas, um laboratrio de Fsica e Qumica, um laboratrio de Biologia, duas Oficinas para EVT; uma biblioteca; seis casas de banho; trs arrecadaes; cinco departamentos para diversas disciplinas; uma cantina; o espao Administrativo com sete departamentos e um ptio para a Educao Fsica.
O anexo da ex-EBC possui 14 salas de aulas, uma seco administrativa, uma cantina, quatro casas de banho, uma sala de professores, uma arrecadao e um ptio.
Durante o ano lectivo de 2006/07, foram matriculados 1720 alunos, sendo o primeiro ciclo com maior nmero de alunos.
A Escola Secundria Pedro Gomes fica situada em Achada Santo Antnio, um dos bairros mais populosos da cidade da Praia, actualmente funciona com 56 turmas, com 29 salas de aula, distribudas por trs blocos, uma sala de Informtica devidamente equipada, uma sala com equipamentos para os primeiros socorros, uma sala para associao dos estudantes, um laboratrio de Qumica e Fsica, uma biblioteca, uma sala de reprografia, uma sala de clube francs, uma sala de coordenao, nove casas de banhos, uma sala multiuso e uma placa desportiva em construo.
No ano lectivo2006/07, foram matriculados 1979 alunos, sendo o primeiro ciclo com maior nmero de alunos, 972 alunos.
Quadro 2 - Distribuio de alunos por ciclo Ano de E.S.P. E.S.C.S E.P.C.R. E.S.C.J Estudo 7 533 752 217 629 8 337 572 0 646 9 471 389 0 65 10 418 390 135 60 11 231 301 270 56 12 204 230 278 292 2194 2634 900 1748 Total
E.S.S.M. E.S.P.G. E.S.J.A. E.S.M. E.S.S.D. E.S.B.L.
556 468 405 290 182 148 2049
684 288 429 296 120 162 1979
596 500 367 297 186 134 2080
240 152 123 95 43 41 694
410 335 246 227 159 343 1720
359 257 280 197 129 88 1310
Total 4976 3555 2775 2405 1677 1920 17308
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2.2.Corpo docente Em termos de corpo docente, na Escola Secundria do Palmarejo, existem um total de 96 professores, e deste total, 41 possuem o grau de Licenciatura, 34 possuem curso superior sem Licenciatura, dois possuem outras formaes, 15 esto a frequentar o ensino superior e apenas um possui o 12 ano de escolaridade. Portanto, 44% do pessoal docente licenciado, 38% tm bacharel, 16% est em formao especfica ou esto em formao para a rea de ensino, 2% tm outra formao.
No caso da Escola Secundria de So Miguel, no que se refere ao corpo docente, existem um total de 82 professores, deste total, 19 tm Licenciatura, 24 possuem bacharel, 36 esto a frequentar o ensino superior, somente 3 tm 12. ano de escolaridade. A maior parte do pessoal docente tem formao especfica ou est em formao na rea do ensino. Tambm de referir que 23% licenciado, 29% com bacharel, 44% est em formao, sendo a maioria deles na rea do ensino e 4% tem somente 12 ano de escolaridade.
A Escola Secundria Cnego Jacinto possui 106 professores, e deste total, 41 so licenciados, 49 com curso superior sem licenciatura, cinco encontram-se em formao, sete possuem apenas o 12 ano de escolaridade e somente quatro tm outras formaes. Em termos de percentagem, isso representa 39%,46%, 5%, 7% e 4%, respectivamente.
Quanto a corpo docente, a Escola Secundria do Maio composta por 38 professores, 14 so licenciados, 15 com bacharel, 4 com curso mdio, e por fim 5 com outras formaes. Quer dizer que 37% do pessoal docente tem licenciatura, 39% bacharel, 24% tem outras formaes.
Relativamente a recursos humanos, a Escola Secundria Jos Augusto Pinto possui 100 professores, entre os quais dois mestres, 47 licenciados, 36 bacharis, nove com outras formaes e seis com o 12 ano de escolaridade, o que corresponde a 2, 47, 36, 9 e 6 por centos, respectivamente.
Quanto aos recursos humanos, a Escola Secundria Polivalente Cesaltina Ramos composta por 104 docentes, e deste total, 5 so mestres, 42 so licenciados, 36 possuem bacharel, e por
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ltimo, 21 com o 12 ano de escolaridade. No universo de 104 professores, 40% licenciado, 35% tem Bacharel, e 20% tem 12 ano de escolaridade.
Na Escola Secundria Baltazar Lopes existem um total de 43 professores. Deste total, 22 tm Licenciatura, 15 possuem Bacharel, 2 com outras formaes, 4 tm o 12. ano de escolaridade. A maior parte do pessoal docente tem formao especfica no ensino. Portanto 51% tem licenciatura, 35% tem bacharel, 5% tem outras formaes e 9% tem 12 ano de escolaridade.
A Escola Secundria Constantino Semedo, composta por 75 docentes, entre os quais, 39 com licenciatura, 31 com bacharel, 4 com outra formaes e 1 em formao. Em termos de percentagem isso representa, respectivamente, 52%, 41%, 5% e 1%.
O corpo docente da Escola Secundria Pedro Gomes composto, actualmente, por 103, sendo 4 mestres, 43, licenciados, 27, bacharel, 5 com outra formao, 4 com 12 ano de escolaridade, e, 21 a frequentar formao superior. No total dos docentes, 4% mestrado, 42% tem licenciatura, 26% tem bacharel, 5% com outras formaes, 3% com 12 ano de escolaridade e 20% encontra-se em formao.
A Escola Secundria Suzete Delgado composta por 78 professores, com diversas formaes, sendo 1 mestre, 25 licenciados, 33 bacharis, 8 com outras formaes, 3 com o 12 ano de escolaridade, e 8 se encontra na formao. Em termos percentuais isso representa, 1%, 32%, 42%, 10%, 10% e 4%.
Quadro 3 - Distribuio dos professores por nveis de qualificao
E.S.P. Ano de Estudo Doutoramento Mestrado Licenciatura Bacharel Outras formaes 12/ Ano Zero Em formao Total 0 0 42 36 2 1 15 96 E.S.C.S E.T.C.R. E.S.C.J E.S.S.M. E.S.P.G. E.S.J.A. E.S.M. E.S.S.D. E.S.B.L.
0 0 39 31 4 0 1 75
0 5 42 36 0 21 104
0 0 41 49 4 7 5 106
0 0 19 24 0 3 36 82
0 4 43 27 5 3 21 103
0 2 47 36 7 6 2 100
0 0 14 15 9 0 0 38
0 1 25 33 8 3 8 78
0 0 22 15 2 4 0 43
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2.3. Corpo no docente Relativamente ao pessoal no docente (auxiliares administrativos), a composio a constante do quadro que se segue.
Funo E.S.P. E.S.C.S. E.T.C.R. E.S.C.J. E.S.S.M. E.S.P.G. E.S.J.A. E.S.M. E.S.S.D. E.S.B.L. Auxiliar administrativo Contnuos Ajudante servios gerais Guardas Outras funes Total 2 5 12 4
2 4 4 4 14
2 8 7 1 18
2 4 9 4 19
1 3 5 4 13
2 4 10 4 2 20
4 4 6 4 18
2 4 4 2 12
2 4 8 2 8 24
2 2 3 3 2 12
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Captulo III: Gesto Administrativo e Financeiro nas Escolas Secundrias: Estudo de Caso. 3.1.Apresentao e anlise dos resultados da pesquisa Esta pesquisa preocupou-se em contribuir para analisar aplicabilidades da legislao, no gesto administrativa e financeira nas escolas secundrias pblicas, propondo premissas bsicas para o aperfeioamento da gesto administrativa e financeira dessas instituies. Especificamente, estudou dois eixos intimamente interligados entre si, que so as questes administrativas e as financeiras.
3.2.Ciclo Administrativo e Financeiro Este ciclo apresenta seis blocos principais: o primeiro refere-se ao processo da elaborao da proposta de oramento da escola; o segundo, ao processo de receitas; o terceiro, ao processo de Despesas, o quarto, escriturao contabilstica, o quinto procedimentos o sistema de controlo e o sexto a execuo do oramento.
3.2.1 Elaborao da proposta de oramento da escola
Grfico 1-Elaborao da proposta de oramento da escola

SIM 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00%
1, As linhas orientadoras, def inidas pela Assembleia para a elaborao do oramento, tm em conta as receitas geradas na escola? 2.Existe articulao entre o projecto educativo, o plano de Actividades e o oramento? 3.O projecto de oramento inclui a previso de receitas prprias? 4. elaborado um plano de aplicao das receitas prprias?
NO
SR
90% 80% 80% 70%
30% 20% 10% 10% 10%
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As aces relacionadas com o processo de elaborao da proposta de oramento das escolas secundrias, geralmente a cargo de Subdirector Administrativo e Financeiro, cabendo a este preparar todas as actividades relativas ao processo do oramento institucional. Este processo envolve a elaborao de alguns documentos bsicos de gesto administrativa e financeira: o Plano de Actividades, Plano de Aplicao de Receitas, Projecto Educativo e Programao Financeira.
A investigao feita atravs do questionrio (anexo 1), no primeiro bloco, sobre a elaborao da proposta de oramento da escola, est subdividida em quatro questes: primeira questiona se as linhas orientadoras, definidas pela Assembleia para a elaborao do oramento, tm em conta as receitas geradas na escola, a segunda, se existe articulao entre o projecto educativo, o plano de Actividades e o oramento, terceiro se o projecto de oramento inclui a previso de receitas prprias, e o quarto se elaborado um plano de aplicao das receitas prprias.
Questionadas, as escolas secundrias em estudo se as linhas orientadoras, definidas pela Assembleia para a elaborao do oramento, tm em conta as receitas geradas na escola, 80%, afirma que sim e somente 10% disse que no, e 10%, no respondeu. Sabendo que o oramento um instrumento de extrema importncia para a gesto, principalmente, para as escolas secundrias em que a gesto financeira passa essencialmente pela elaborao e aprovao do seu oramento pela Assembleia, muito importante as escolas levarem em considerao as receitas geradas na escola. Um dos aspectos essenciais referido na lei que na elaborao do oramento, as despesas no devem ser superior as receitas. Um dos princpios de oramento, de no consignao que as receitas so oramentadas para cobertura da generalidade das despesas.
Uma outra questo, colocada s escolas em estudo, se existe articulao entre o projecto educativo, plano de actividades e o oramento, tambm 80%, afirmaram que sim, somente 20% disse que no. Considerando o oramento como elo de ligao entre o planeamento e as finanas e como instrumento que garante operacionalidade funo administrativa, no h dvida que para o sucesso da gesto administrativa e financeira, nas escolas tem que haver articulao entre esses instrumentos de gesto.
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As escolas em estudo foram questionadas se o projecto de oramento inclui a previso de receitas prprias, 90% disse que sim, 10% afirma que no, o que significa que maioria das escolas, faa uma projeco de receitas a cobrar durante o ano econmico, levando as em considerao na elaborao do oramento.
No que se refere a elaborao da proposta de oramento da escola, a ltima questo colocada, foi, se elaborado um plano de aplicao das receitas prprias, 70% responderam que sim. Os restantes 30% disseram que no, o que significa que algumas escolas (no na sua maioria), no valorizam este plano, que de extrema importncia para uma programao financeira, pois permite s escolas saber em que altura do ano arrecada maior parte das receitas, de modo a ter uma melhor planificao das despesas no oramento.
3.2.2.Receita
Grfico 2 Receitas
120%
100%
100% 90%
100%
90% 80%
80%
60%
60%
40% 40%
20% 20% 10% 0% 0%

O processo de cobrana segura? O processo de arrecadao da receita f ivel? Existem todos os documentos justif icativos de receitas? So elaboradas as f olhas de caixas dirias? As receitas As f olhas de caixa arrecadadas so dirias conf erem com os documentos depositadas diria e integralmente? de receitas respectivos?
10% 0%
Sim
No
Todas as receitas devem ser sistematicamente depositadas na conta bancria da escola, artigo 2, n. 2. Logo, a inteno evitar manuseio do dinheiro no caixa ou tesouraria.
Analisando de forma sucinta, (anexo n.1), o segundo bloco, que retrata questes relacionados com a receitas, onde foram perguntadas s escolas em estudo, se o processo de cobrana seguro, se o processo de arrecadao da receita fivel, se existem todos os documentos justificativos de receitas, se so elaboradas as folhas de caixas dirias, se as folhas de caixa
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dirias conferem com os documentos de receitas respectivos e, por ltimo, se as receitas arrecadadas so depositadas diria e integralmente, as respostas so maioritariamente positivas.
Questionadas as escolas em estudo se o processo de cobrana seguro, 90% respondem que sim, 10% que no, o que quer dizer que o processo utilizado nas escolas para o efeito da cobrana seguro. de muita importncia que assim seja, porque quanto mais eficaz for o processo da cobrana, maior ser a arrecadao das receitas por parte das escolas.
Quanto a questo colocada sobre a fiabilidade do processo de arrecadao da receita, 80% das escolas responderam que fivel, somente 20% disseram que no, o que significa que relativamente o processo da arrecadao da receita de extrema importncia, para tanto, a secretaria dever estar equipada com instrumentos que lhe permita ter o controlo das entradas de todas as receitas, uma vez que a lei lhe atribui esta incumbncia, de forma a dar maior grau de fiabilidade a esse procedimento.
Relativamente a questo, se existem todos os documentos justificativos de receitas, e se as folhas de caixas dirias conferem com os documentos de receitas respectivos, todas as escolas em estudo so unnimes que sim. Portanto 100% disseram que cumprem esses procedimentos. Efectivamente a essas escolas mostraram ter cumprido, as directrizes do Decreto-Lei ao abrigo do artigo 70. n.3, alnea n), arquivando todos os comprovativos que possam comprometer as escolas.
Analisando a questo colocada as escolas em estudo, sobre a elaborao das folhas de caixas dirias, 90% responderam que cumprem, 10% afirmam que no, o que significa que maioria das escolas tem estado a seguir esse procedimento, e somente uma minoria no tem cumprido.
A ltima questo deste bloco colocada as escolas secundrias foi sobre a arrecadao das receitas, se so depositadas diria e integralmente. Infelizmente, constata-se que 60% afirmam que sim, enquanto que 40% disseram que no. Relativamente a esta questo, pode se constatar que no incio da anlise deste bloco foi mencionado um artigo que obriga a todas as escolas a depositarem diariamente todas as receitas arrecadadas, isso como forma de evitar que as
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escolas mantenham dinheiro nas caixas, a fim de salvaguardar um dos activos das escolas, e de muita importncia manter esse procedimento.
3.2.3Despesas
Um dos aspectos que convm neste ponto a orientao de que as escolas no devem fazer despesas que no estejam regulamentadas na lei.
O terceiro bloco do questionrio aborda as despesas. Este bloco composto por trs itens: 1) processo de aquisio de bens e servios; 2) regime de realizao de despesas e 3) autorizao e emisso de meios de pagamento. Cada um deles com as seguintes questes:
O primeiro item questiona se organizado processo de aquisio por cada fornecimento, se os sectores formalizam por escrito as necessidades de aquisio de bens e servios atravs da Relao de Necessidades e por fim se as aquisies de bens e servios so efectuadas mediante requisio oficial.
O segundo item questiona, se as despesas so autorizadas pelo Director, se aplicado o tipo de procedimento adequado em funo do valor da despesa e por ltimo se as consultas a fornecedores para aquisies superiores, so formalizadas por qualquer meio escrito.
O terceiro item, questiona se os pagamentos superiores a dois mil escudos so feitos pelo cheque nominal e se os cheques so assinados por pelo menos trs elementos do Conselho Directivo.
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3.2.3.1 Processo de aquisio de bens e servios
Grfico 3 Despesa de bens e servios
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
80% 60% 40% 20%
80%
20%
organizado processo de aquisio por cada fornecimento?
Os sectores formalizam por escrito as As aquisies de bens e servios so necessidades de aquisio de bens efectuados mediante requisio e servios atravs da Relao de oficial? Necessidades? Sim No
No que diz respeito primeira questo, 80% responderam que sim, 20% disseram que no, o que demonstra que a maioria das escolas est a organizar o processo de aquisio por fornecedor, mas como o artigo 24 do Decreto-Lei n. 19/2002 de 19 de Agosto, obriga as escolas a terem organizado todo o processo de aquisio por fornecedores, no basta somente 80% cumprir mais sim todas as escolas. A organizao dos documentos por fornecedor de extrema relevncia para a consulta no caso do controlo.
segunda questo colocado s escolas, 40% responderam que sim, 60%, a maioria, responde que no. Quer isso dizer que maioria das escolas no leva em considerao a formalizao dos sectores mediante as suas necessidades. Constata-se assim que muitas vezes no levada em considerao a necessidade de aquisio de um bem por sector e servios, fazendo com que o processo de aquisio interna seja feita em funo das prioridades e disponibilidades.
Relativamente a ultima questo, referente ao processo de aquisio de bens e servios, 80% afirmam que cumprem, os procedimentos, enquanto 20%, afirmam que no. Sabendo da importncia da requisio, na execuo do oramento, tendo 20% das escolas a no utilizar essas requisies, temos de realar que o n. 3, do art.24 do decreto-lei 19/2002, de 19 de Agosto, no est sendo cumprido na ntegra. No se deve esquecer que s se inicia
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procedimento da requisio aps a autorizao das compras, e que dever conter para alm das especificaes qualitativas, quantitativas e preos acordados, o local de entrega.
3.2.3.2.Regime de realizao de despesas
Grfico 4 Regime de realizao de despesas

120% 100% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 0% As despesas so autorizadas pelo Director? aplicado o tipo de procedimento adequado em f uno do valor da despesa? As consultas a f ornecedores para aquisies superiores, so f ormalizadas por qualquer meio escrito? 0% 50% 50% 100%
Sim
No
Em relao ao regime de realizao de despesas, as escolas foram confrontadas com as seguintes questes: se as despesas so autorizados pelo Director, se aplicado o tipo de procedimento adequado em funo de valor da despesa, e se as consultas a fornecedores para aquisies de bens e servios so formalizadas por qualquer meio escrito. Em relao s duas primeiras questes, as escolas so unnimes em responder que sim, mostrando o cumprimento da lei relativamente a esses procedimentos, que se encontra regulamentado no decreto-lei 19/2002 de 19 de Agosto, artigo 27 n. 2. Relativamente a ltima questo, 50% responderam que sim e outra 50% que no, o que quer dizer que metade das escolas fazem as consultas a fornecedores por meio escrito e os restantes no fazem. Isso leva-nos a inferir que 50% das escolas fazem consultas ao fornecedor por outro meio que no por meio escrito ou simplesmente no o fazem, o que pode no ser bom porque, as consultas aos fornecedores de muita relevncia, pois ficamos a saber o preo e a qualidade dos bens que pretendemos adquirir.
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3.2.3.3.Autorizao e emisso de meios de pagamentos
Grfico 5 Autorizao e meios de pagamento

120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Os pagamentos superiores a dois mil escudos so pagos pelo cheque nominal? Sim Os cheques so assinados pelo Conselho Directivo (pelo menos trs)? No 0% 20% 100% 80%
Relativamente a autorizao e emisso de meios de pagamento, 100% das escolas responderam, que os pagamentos superiores a dois mil escudos so efectuados pelo cheque nominal, respeitando assim aquilo que est regulamentado na lei. Quanto questo se os cheques so assinados pelo Conselho Directivo (pelo menos trs), 80% disseram que sim, enquanto que 20% disseram que no, querendo isso disser que os cheques so assinados por menos do que trs pessoas, contrariando assim aquilo que est estipulado na lei. Contudo de realar que o controlo no deve ser intransigente ou exagerado, pois existem casos em que a prpria administrao abandona os controlos por serem exagerados. Neste caso o melhor procedimento seria duas pessoas a assinar o cheque, e devendo terceira a assinar quando no estiver a outra, nunca deixando de assinar o director, tendo em considerao que o responsvel mximo pela autorizao das despesas.
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3.2.4. Escriturao contabilstico
Grfico 6 - Escriturao Contabilstico
120% 100% 80% 60% 40% 20% 0%
90%
90%
100%
90%
90%
0%
10%
0%
10%
0% 0%
0%
10%
0%
10%
Os lanamentos no Registo Dirio de Facturas conferem com as requisies oficiais emitidas?
Os lanamentos No Livro de Caixa, No Livro de Caixa, Os documentos o saldo transitado o saldo a transitar efectuados no que constam do para o ms do ms anterior Livro de Caixa Registo Dirio de seguinte est est correctamente centralizador Facturas foram correctamente apurado? correspondem aos lanados em apurado? documentos Folhas de Cofre ou esto arquivados referenciados nas Folhas de Cofre? em pendentes? Sim No SR
Este bloco, que retrata a escriturao contabilstica, composto por cinco questes: a primeira investiga se os lanamentos no Registo Dirio de Facturas conferem com as requisies oficiais emitidas; a segunda, se os documentos que constam do Registo Dirio de Facturas foram lanados em Folhas de Cofre ou esto arquivados em pendentes; o terceiro se os lanamentos efectuados no Livro de Caixa centralizador correspondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre; o quarto se no Livro de Caixa, o saldo transitado do ms anterior est correctamente apurado, e, por ltimo, se no Livro de Caixa, o saldo a transitar para o ms seguinte est correctamente apurado. Cerca de 90% das escolas garantem que cumprem todos os procedimentos, com a excepo da questo se lanamentos efectuados no Livro de Caixa centralizador correspondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre que foram confirmados por 100% de escolas. Tambm 10% se abstiveram das trs questes, respondendo somente a terceira questo. Isso significa que a maioria das escolas cumprem as escrituraes contabilsticas.
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3.2.5. Procedimentos e sistemas de controlo

Grfico 7 - Procedimentos e Sistema de Controlo
120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 100% 90% 100% 80% 100% 80% 60% 40% 0% 0% 0% 10% 20% 0% 0% efectuada mensalmente a reconciliao bancria? 0% 0% 0% 20% 0% 0%
utilizado o O mobilirio e o fundo de caixa? equipamento afectos aos sectores da escola constam do cadastro e Inventrio dos Bens da Escola?
Os lanamentos Dos documentos Os balancetes de O balancete de execuo execuo constam as referentes a financeira mensal financeira numeraes receitas e elaborado e enviados atribudas de despesas esto submetido a acordo com as trimestral para a numerados apreciao pelo DAF e rubricas sequencialmente Conselho Delegaes oramentadas? nos dirios? Directivo? esto conforme Sim No SR
Grfico 8 - Procedimentos e Sistema de Controlo (continuao)

120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% A documentao arquivada composta unicamente por originais? A conta de gerncia A conta de gerncia A documentao de aprovada em C.D., integra todos os receita e despesa est documentos que dela Assembleia de Escola e arquivada por fazem parte, de acordo enviada ao Tribunal de sectores? Contas dentro do prazo com o artigo 15 do fixado? Dec-lei n 19/2002? Sim No SR 0% 0% 30% 0% 10% 20% 0% 0% 70% 70% 100% 100%
Grfico 9- Segregao de funes

60% 50% 50% 40% 40% 30% 30% 20% 20% 10% 10% 0% o economato e a contabilidade a contabilidade e a tesouraria Sim No SR a entidade autorizadora e a tesouraria 20% 30% 50% 50%
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Quanto aos procedimentos e Sistema de Controlo, este bloco composto por 12 questes. Relativamente s questes, se o mobilirio e o equipamento afectos aos sectores da escola constam do cadastro e Inventrio dos Bens da Escola, se efectuada mensalmente a reconciliao bancria, se os documentos esto numerados de acordo com as rubricas oramentadas, 100% afirmaram que sim, o que significa que cumprem na ntegra todos esses procedimentos.
Questionado se a documentao arquivada composta unicamente por originais, 100% das escolas afirmam que sim. Tambm questionados se a conta de gerncia aprovada no Conselho Directivo, Assembleia de Escola e enviada ao Tribunal de Contas dentro do prazo fixado, todas as escolas 100% afirmaram que no. Quer dizer que em termos de prestao de contas as escolas no funcionam. Assim no h dvida que no existe um controlo externo, uma vez que nem o Conselho Directivo, nem Assembleia, que tem um papel importante na dinamizao e controlo da gesto das escolas, apresentada a conta gerncia para a sua apreciao e sua aprovao pelos rgos competentes, sabendo que a lei claro neste aspecto fixando prazos para a sua aprovao e entregue a Tribunal de Contas que rgo competente para o seu julgamento. Tambm no existem dvidas de que encerradas as contas de cada exerccio financeiro, a administrao ou o poder executivo submeter ao rgo fiscal
Tribunal de Contas - todas as peas demonstrativas da gesto relativas a cada perodo, facultando toda a documentao, para o exame suficiente de todos os actos e factos administrativos. Efectivamente em relao ao arquivo somente dos originais, no um procedimento correcto, sendo que deve ter os duplicados, primeiramente para evitar que no caso da perda de original haja um duplicado, depois preciso que haja segregaes de funes de forma que cada sector fique na posse dos documentos comprovativos dos actos realizados.
As escolas em estudo, foram questionados se utilizam o fundo de caixa, 90% disse que sim, 10% no respondeu. A sua forma de utilizao est regulamentada, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiveis. Tambm perguntou-se as escolas, se os balancetes de execuo financeira enviados trimestralmente para a Direco de Administrao e Finanas e Delegaes esto conforme os escriturados, 80% afirmaram que sim, 20% disseram que no. E se o balancete de execuo financeira mensal elaborado e submetido a
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apreciao pelo Conselho Directivo, 40% disse que sim, 60%, que no. A legislao obriga todas escolas a apresentar, trimestralmente, os balancetes dos ltimos trs meses Delegao e Direco de Administrao e Finanas, e que mensalmente deve ser apresentado ao Concelho Directivo para anlise, mas a maioria das escolas alega que no o faz, isso demonstra que as escolas, em termos de controlo quer interno ou externo, esto sendo um fracasso. importante observar que, por si s, a constituio de uma slida estrutura de controlo interno no se constitui em garantia de eficcia. Faz-se necessrio que se avalie periodicamente se as normas esto sendo cumpridas e se essas normas necessitam ou no de alteraes ou de actualizaes diante da verificao de desvios de rota ou o enfrentamento de novas situaes.
Questionadas as escolas, se a documentao de receita e despesa est arquivada por sectores, 70% disse que sim, 30% que no, e se a conta de gerncia integra todos os documentos que dela fazem parte, de acordo com o artigo 15 do Dec-Lei n. 19/2002, 70% responderam que sim, 10% que no, 20% no responderam.
A conta de gerncia das escolas, apresenta um conjunto de documentos que se julga necessrios para o efeito de anlise e apreciao por parte das autoridades competentes, por isso esses documentos exigidos esto regulamentados no artigo referido anteriormente, mas de acordo com as resposta das escolas, de se verificar que somente 70% afirmam que so integrados esses documentos, apesar de todas as escolas em estudo confessarem que no se apresenta as contas ao Tribunal de Contas, o que significa que h alguma incongruncia entre o que as escolas afirmam em relao a integrao desses documentos para apresentao de contas e apresentao ao Tribunal de Contas, uma vez que tendo as escolas, neste caso 70%, feito esse procedimento questiona porqu que no fazem a sua entrega ao Tribunal de Contas.
No que se refere ao procedimento do sistema de controlo, ainda foi feita uma diviso relativamente a segregaes de funes. Questionadas se existem segregaes de funes entre o economato e a contabilidade, entre a contabilidade e a tesouraria e por fim entre a entidade autorizadora e a tesouraria, responderam o seguinte:
primeira e terceira perguntas, 50% que sim, 30% que no, e 20% no responderam. No que se refere segunda questo, 50% disseram que sim, 40% responderam que no, somente
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10% no responderam, o que significa que a nvel do controlo interno, existem falhas que devem ser corrigidas nas escolas, porque se levarmos em considerao que um dos princpios do controlo interno a segregao de funes, podemos facilmente concluir que a estrutura de um controlo interno deve prever a separao entre as funes de autorizao ou aprovao de operaes e a execuo, controlo e a contabilizao das mesmas, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competncias e atribuies em desacordo com este princpio.
3.2.6. Execuo do oramento
Grfico 10 - Execuo do Oramento

120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% As escolas realizam As requisies de fundos As despesas e receitas provenientes da escola e do entrada at o dia 15 de despesas que no estejam previstas no seu Dezembro de cada ano inscritas no oramento da oramento? econmico? escola esto correctamente classificadas? Sim No SR 0% 0% 10% 0% 40% 50% 50% 50% 100%
O ltimo bloco, execuo do oramento, composto por trs questes. Primeiro questiona se as despesas e as receitas provenientes da escola e inscritas no respectivo oramento esto correctamente classificadas; segundo, se as requisies de fundos do entrada at o dia 15 de Dezembro de cada ano econmico, e, por fim, se as escolas realizam despesas que no estejam previstas no seu oramento.
Relativamente a execuo do oramento, as escolas em estudo afirmaram 100% que as despesas e receitas provenientes da escola e inscritas no seu oramento esto correctamente classificadas, enquanto que 40% disseram que as requisies de fundos do entrada at o dia 15 de Dezembro de cada ano econmico, 50% disseram que no e 10% no responderam simplesmente, e por ltimo 50% das escolas afirmam que realizam despesas que no estejam previstas no seu oramento e outra metade que no.
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Sabendo da importncia do oramento e a sua execuo, levando em considerao as respostas das escolas relativamente s questes colocadas, podemos dizer que no existe rigor na execuo do oramento por parte de algumas escolas, o que pode comprometer a gesto financeira que passa, essencialmente, pelo oramento das escolas. A legislao clara neste aspecto, dizendo que as escolas no devem efectuar despesas que no foram oramentadas. A execuo oramentria constitui uma das principais etapas, da fase do oramento, porque nela que se efectiva as realizaes dos fins propostos pelas escolas, e isso demonstra que as escolas no esto a cumprir alguns procedimentos de extrema importncia para o cumprimento dos objectivos propostos e controlo.
3.3.Autonomia administrativa e financeira Na questo relativa autonomia administrativa, financeira e oramentria, fez-se a investigao por meio de entrevistas semi-estruturadas aplicadas aos informantes - chaves. Essa investigao est constituda de 4 (quatro) blocos: primeiro, relevncia e experincia; segundo, termo de autonomia na escola pblica; terceiro, factores intervenientes; e quarto, aperfeioamento do ciclo oramentrio. Cada bloco contm 2 (duas) perguntas relacionadas ao assunto, sendo que os comentrios das percepes dos informantes - chaves so apresentados no final de cada bloco.
A seguir, encontra-se a descrio da anlise das respostas dos informantes-chaves, tendo como referncia a transcrio das percepes individuais.
3.3.1.Comentrio: primeiro bloco
Na primeira pergunta, pode-se verificar que a maioria (60%), dos informantes-chaves afirmam que a autonomia administrativa e financeira importante porque as escolas pblicas tero a liberdade de definir o seu rumo a tomar atravs da elaborao de projectos educativos da escola, planos de actividades, maior liberdade das decises e maior capacidade a nvel das estratgias para a gesto das escolas. Tambm a maioria afirma que a autonomia administrativa e financeira necessariamente conduzir a um modelo de gesto mais compacto e racional. Os dados revelam que 40% dos informantes afirmam que a liberdade da gesto financeira permite s escolas pblicas, mobilizar recursos para realizar as suas despesas
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correntes permitindo assim assegurar as suas prioridades bsicas. Somente 20% dos informantes de opinio que a autonomia d s escolas maiores responsabilidades pelos seus actos.
Fica evidente na posio dos informantes que a autonomia administrativa e financeira de extrema importncia para a sobrevivncia das escolas, principalmente num momento em que o sector pblico est a passar pelas reformas administrativas e financeiras profundas.
Na segunda pergunta, observa-se que h unanimidade na resposta dos depoentes. Demonstraram ter algum conhecimento em relao ao processo de autonomia administrativa e financeira das escolas secundrias, concedida pelo governo, atravs da resoluo n. 21/97, de 7 de Abril, mais tarde, garantida pelo Decretos-Leis n. 18, 19 e 20/2002, de 19 de Agosto.
Pelos relatos colhidos, percebe-se que 60% dos informantes admitem que o modelo adoptado para as escolas pblicas um modelo vivel, e que da forma como ela esta regulamentada, se tudo for cumprido na ntegra certamente ter maior grau de fiabilidade, mais que o mesmo precisa ser melhorado de forma continuada. Uma minoria (30%) aponta que o modelo carece de aperfeioamento, apontando a responsabilizao das direces e a dependncia das escolas ao rendimento dos alunos.
3.3.2.Comentario: Segundo bloco
Os dados colectados pela pesquisa revelaram que todos os informantes-chaves conhecem, em parte, o termo de autonomia firmado entre o Governo e escolas pblicas.
Com relao opinio dos entrevistados sobre o termo de autonomia, cerca de 30% manifestaram que bom, acreditando que facilita a resoluo de alguns problemas, quer a nvel pedaggico como administrativo, permitindo uma gesto mais transparente, apesar de existir alguma burocracia.
Com relao aos recursos financeiros estabelecido no termo de autonomia, 70% dos depoentes, alegaram que no so suficientes para cobrir as despesas. Salientam que o que dificulta por vezes a no actualizao da propina e emolumentos, as transferncias s
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delegaes dos 10% das receitas arrecadadas, a taxa de inflao que no levada em considerao, a irregularidade que se verifica no pagamento das propinas, mas que mesmo assim d para resolver alguns problemas e que preciso criatividades por parte das direces das escolas no sentido de alargar as actividades. Com relao aos que acreditam que sim, 30%, so de opinio que se forem bem geridos os recursos com certa coerncia do para manter o funcionamento das escolas.
3.3.3.Comentrio: terceiro bloco
Pelos dados colectados na pesquisa, verifica-se que existe uma srie de factores intervenientes, externos e internos, que dificultam e/ou impedem o pleno exerccio da autonomia administrativa e financeira nas escolas. Pode-se dizer que os factores internos mais citados foram: a) insuficincias dos recursos para fazer face s necessidades das escolas; b) a formao dos dirigentes (director e subdirector administrativo), na rea de gesto; c) fraca comparticipao dos alunos oriundos de famlias de rendimento baixo, falta de criatividade por parte das escolas na busca de financiamento, a no actualizao das propinas e emolumentos, falta de pessoal administrativo qualificado; d) liderana autocrtica das escolas; e) incapacidade tcnica das escolas.
Pela percepo dos investigados, os principais factores externos que dificultam e/ou impedem so: a) a interferncia desnecessria por parte dos servios centrais do Ministrio da Educao nas tomadas das decises internas das escolas; b) a politizao da gesto das escolas; c) algumas despesas que carecem de parecer e autorizaes dos superiores hierrquicos dos servios centrais do Ministrio da Educao; d) no assumpo da responsabilidade por parte do Ministrio da Educao.
Por outro lado, com relao a factores que facilitam e/ou contribuem para o pleno exerccio da autonomia administrativa e financeira na escola, os informantes tambm identificaram factores externos e internos que proporcionaram maiores espaos para a plenitude da
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autonomia. Pode se verificar atravs dos informantes que os principais factores internos que facilitam e/ou contribuem para o pleno exerccio da autonomia so: a) b) c) d) e) f) g) Boa capacidade de gesto; Boa organizao administrativa e financeira; Uma gesto pautada pela seriedade envolvendo alunos, funcionrios e pais e/ou Disponibilidade de pessoal qualificado e motivado capaz de responder s exigncias Liderana democrtica das escolas; Maior flexibilidade dos rgos de gesto; Menos dependncia dos servios centrais;
encarregados de educao; das escolas;
Os factores externos citados que facilitam e/ou contribuem so poucos: a) b) Ausncia de estratgias vinculadas idealizao politica nas escolas; Apoio do Ministrio da Educao
3.3.4.Comentrio: Quarto bloco
Nas respostas inerentes primeira pergunta deste bloco, os sujeitos sociais identificaram mecanismos e procedimentos que necessitam ser implementados no processo de elaborao e execuo do oramento que, internamente, instrumentaliza a autonomia financeira.
Uma parcela maioritria dos depoentes (60%) afirmou que preciso melhor controlo interno, com a introduo de mecanismos que fazem com que as escolas definam os seus objectivos com maior clareza, ter uma programao adequada das actividades, recolher de subsdios atempadamente para a elaborao do oramento, fazer os registos dirios de todas as receitas cobradas e despesas realizadas, elaborar balancetes, dirios e conta gerncia, realizar somente as despesas legais, fazer os descontos dos impostos e fazer entrega s finanas, definir um plano de contas mais adequado realidade das escolas, articular o projecto educativo com o plano de actividade e o oramento das escolas e maior racionalizao dos recursos.
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Uma parcela correspondente a 20% dos sujeitos sociais indicou a necessidade de elaborar um plano de formao para as pessoas que se ocupam da gesto financeira como forma de aperfeioar na elaborao e execuo oramental.
Uma minoria, de 10% dos investigados indicou que preciso reformular a Assembleia e alterar os procedimentos.
Com relao segunda pergunta deste bloco, nota-se que 60% dos sujeitos sociais afirmaram que preciso reformular a parte administrativa e financeira, recrutando pessoas de reas especficas para garantir uma boa gesto financeira, incentivando criao de carreiras de gestores para as escolas.
Uma minoria 10% dos depoentes, afirmou que preciso redefinir a Assembleia, reforar o sistema informtico assumpo por parte do poder central das despesas de pagamento dos funcionrios, clareza na gesto e melhoria progressiva da qualidade de vida das escolas.
3.3.5.Anlise dos resultados A seguir encontra-se a anlise dos resultados da investigao documental do ciclo oramentrio, bem como da entrevista semi-estruturada sobre a autonomia financeira e oramentria aplicada junto aos informantes-chaves.
3.3.5.1. A essencialidade da autonomia administrativa e financeira.
Os resultados da pesquisa indicam que a autonomia administrativa e financeira enquanto preceito constitucional inalienvel das escolas condio essencial para lograr xito e garantir a eficincia administrativa e financeira. As escolas tero a liberdade de decidir onde aplicar os recursos colocados sua disposio, sem a ingerncia dos dirigentes de servios centrais MEES, de forma a planejarem o seu desenvolvimento e estratgias a nvel da qualidade do ensino e tecnologias, a partir da sua misso.
No decorrer do estudo, constatou-se que a autonomia financeira, cada vez mais, est se tornando um elemento imprescindvel para o futuro das escolas pblicas, principalmente num
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momento em que o modelo do sector pblico governamental encontra-se exaurido e com acentuada escassez de recursos financeiros, exigindo que as escolas repensem a sua estrutura organizacional dentro de um modelo mais compacto, racional, visando a encurtar os caminhos do processo decisrio, hoje lento e moroso, incompatvel com as necessidades actuais.
Com relao s concepes sobre o modelo, na forma como se apresenta actualmente, a pesquisa constatou que a sua aplicabilidade vista com muita cautela. As principais razes so claramente manifestadas, como: o no cumprimento, a no responsabilizao da direco das escolas. Apesar disso a pesquisa revelou que o modelo fivel, e as suas caractersticas atendam a realidade das escolas e que o mesmo carece de melhoramento de forma continuada.
3.3.5.2. O termo de autonomia firmado nas escolas pblicas A maioria dos informantes-chaves demonstrou poucos conhecimentos sobre o termo de autonomia acordado entre as escolas pblicas e o Governo. A pesquisa revelou que o termo deixou a desejar.
O termo no foi afirmado entre o governo e as escolas pblicas, mas sim foi um instrumento jurdico resoluo n.21 de 2001, retomado pelo Decreto-Lei, de n. 18,19,20/2002, de 19 de Agosto de 2002, que se mostrou indispensvel para que as escolas possam arrecadar e gerir as sua receitas.
Defendendo o Governo uma maior autonomia das escolas, corporizada na ampliao da competncia e da capacidade de iniciativa dos seus rgos, atravs do Decreto-lei n. 18, 19 e 20 de 19 de Agosto de 2002, estabelece modificaes na legislao sobre a organizao e funcionamento, emolumentos e propinas, e utilizao e prestao de contas, das escolas secundrias, aconselhadas pela experincia decorrente da sua aplicao, pelos princpios constitucionais e polticos por que se orienta o sistema educativo e, designadamente, pela materializao do princpio constitucional segundo o qual os professores, os pais e encarregados de educao e os alunos tm o direito de participar na gesto democrtica das escolas.
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A pesquisa evidenciou que a maioria dos informantes chaves, mostraram que os recursos so insuficientes para atender s necessidades das escolas dentro de um padro mnimo aceitvel, o que certamente implica a posio de que o termo, na forma como est, no atende s necessidades de desenvolvimento das escolas e precisa ser melhorado.
preciso desenvolver estudos sobre as reais necessidades actuais e futuras das escolas, com visualizao clara dos resultados a serem alcanados dentro das prioridades estabelecidas e, a partir da, rever a estrutura existente, apesar de uma minoria evidenciar que, se for bem gerido os recursos, d para manter o funcionamento das escolas.
3.3.5.3. Factores que dificultam e os que facilitam o pleno exerccio da autonomia Financeira Os resultados do estudo revelaram a existncia de vrios factores de ordem externa e interna que dificultam e outros que facilitam o pleno exerccio da autonomia administrativa e financeira nas escolas pblicas. Entre os factores que dificultam a ordem interna o de maior relevncia a falta de uma politica interna clara para administrar a autonomia, a grande divergncia de opinies existente no mbito interno, que de certa forma prejudica a agilidade na consecuo de determinados objectivos, a incapacidade tcnica das escolas, a estrutura organizacional burocratizada, lenta e de difcil gesto administrativa. Esta anlise resulta das percepes obtidas pelas entrevistas e coaduna com as investigaes documentais feitas na instituio.
Quanto aos factores internos que contribuem, destacam-se: Boa capacidade de gesto, boa organizao administrativa e financeira, liderana democrtica nas escolas, recursos humanos altamente qualificados existentes nas escolas; uma gesto pautada pela seriedade envolvendo os alunos, funcionrios e pais e encarregados de educao e, finalmente, menos dependncia dos servios centrais.
No que tange aos factores externos que dificultam o exerccio da autonomia, foram constatados: a) a interferncia do Ministrio da Educao, nas tomadas das decises internas das escolas, b) a politizao da gesto das escolas;
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c) a autorizao das despesas por parte dos superiores hierrquicos para a realizao de algumas despesas; d) a no assumpo da responsabilidade por parte do Ministrio da Educao em matrias da sua competncia.
Os factores que facilitam, mencionados pelos informantes foram poucos, somente evidenciaram o apoio do Ministrio da Educao s escolas secundrias.
3.3.5.4. O processo de elaborao e execuo do oramento e a autonomia financeira A anlise dos resultados a seguir resulta da pesquisa realizada pela investigao documental, bem como das percepes obtidas atravs da entrevista semi-estruturada.
As escolas precisam rediscutir o sistema de controlo da execuo oramentria imposto pela legislao. Este procedimento tem gerado uma srie de transtornos, preciso criar instrumentos que possibilitam as escolas ter uma programao financeira muito mais adequada sua realidade. preciso definio de um plano muito mais ajustado a contabilidade oramental. A parte administrativa e financeira deve ter pessoas capacitadas, capazes de acompanhar as exigncias financeiras quer a nvel da elaborao como da execuo do oramento.
necessrio implementar o oramento participativo como instrumento que coroa o aperfeioamento de todo o processo oramentrio, porque assim haver co-responsabilidade, na medida em que as aces so analisadas e priorizadas pela comunidade estudantil. Na realidade essa participao deve envolver todo o processo de planeamento oramentrio.
O estudo constatou, que preciso mais informatizao dos instrumentos de gesto, redefinio da Assembleia, capacitao e aquisio do pessoal administrativo-financeiro, de forma a garantir maior eficcia e eficincia na gesto financeira.
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4.Concluses/Sugestes/Recomendaes 4.1. Concluses Aps a anlise do ciclo administrativo e financeiro vigente nas escolas pblicas, ficou evidente que ele est constitudo por fases intimamente ligadas entre si: a elaborao e aprovao do oramento, a execuo oramentria e a prestao de contas. A fase da elaborao e aprovao do oramento envolve a elaborao do Plano de actividades por sectores, Plano de Receitas, Lei Oramentria Anual, que processada no Sistema de Elaborao e Controle Oramentrio. A execuo oramentria compreende o processamento da receita, da despesa e de toda a contabilizao, cujo processamento ocorre no Sistema de Controlo Interno Integrado de Acompanhamento Financeiro. Por fim, a fase da prestao de contas est composta pelos documentos comprovativos das fases anteriores. um controle externo exercido pelo Tribunal de Contas, Inspeco-geral da Educao, para verificao da probidade dos actos administrativos.
Da pesquisa realizada atravs de documentos, questionrios sobre o ciclo administrativofinanceiro, no sentido de analisar a aplicabilidade da lei que o regulamenta, conclui-se que a legislao no est sendo cumprida na integra, identificando procedimentos que no esto a ser executados de acordo com o que est estipulado na lei. Algumas dessas normas so: Nem todas as escolas utilizam o processo de aquisio de bens e servios; Nem todas as escolas cumprem o procedimento e sistema do controlo; Os balancetes de execuo, na sua maioria, no so apreciados pelo Conselho Directivo; As contas gerncias no so apresentadas as entidades competentes; A execuo do oramento feita de forma deturpada, realizando despesas que no esto previstas no oramento.
Conclui-se tambm pelo trabalho feito no campo, atravs da entrevista sobre a autonomia administrativa financeira, no sentido de saber qual a inconvenincia e as vantagens da aplicabilidade da lei na gesto administrativa e financeira, que existem factores de ordem externa e interna que dificultam e outros que facilitam o mesmo. Os principais factores que dificultam so: O no cumprimento por parte da direco das escolas;
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A no responsabilizao da direco das escolas; A insuficincia dos recursos disponveis; A politizao da gesto das escolas; O modelo de instrumento da gesto utilizado na execuo financeira; O plano de conta utilizado, actualmente, pelas escolas; A interferncia por parte do Ministrio da Educao nas decises internas; Falta do pessoal qualificado na rea de gesto administrativa e financeira.
Por outro lado, os principais factores facilitadores so: Boa capacidade de gesto; Boa organizao administrativa e financeira; Liderana democrtica nas escolas; Recursos humanos altamente qualificados existentes nas escolas;
Por fim, conclui-se que de modo geral os objectivos deste trabalho foram alcanados, assim como, as perguntas formuladas foram plenamente respondidas. Cabe ressaltar que no se teve a pretenso de esgotar o assunto tratado, mas acredita-se que servir como referncia para novos estudos e como reflexo acerca de um conjunto de questes fundamentais relacionadas gesto administrativa financeira das escolas pblicas de Cabo Verde.
4.2.Sugestes Toma-se a liberdade de enumerar algumas sugestes que visem contribuir para a melhoria da gesto administrativa financeira das escolas:
Cabe ressaltar que para se obter uma melhoria no ciclo da gesto administrativo-financeira, como um todo, que certamente contribuir em muito para o pleno exerccio da gesto administrativo-financeira, faz se necessrios o cumprimento da lei, perante a fiscalizao das entidades competentes, e melhorar todos os aspectos que devem ser melhorados.
Salienta-se tambm que necessrio modificar o artigo 22 do Decreto-Lei n.19 de 19 de Agosto de 2002, no sentido de assegurar a diminuio da burocracia, no s, mas tambm porque no faz sentido depois de aprovar o oramento pela Assembleia, as despesas virem a
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ser autorizadas pelos rgos que de uma forma directa no se encontram ligados a gesto financeira das escolas. Criar um manual de procedimentos, no sentido de orientar as escolas, a nvel de gesto administrativa; Adaptar o Plano Nacional de Contabilidade Pblica realidade das escolas; Desenvolver estudos que possam alargar as bases das actividades, permitindo as escolas arrecadar mais receitas; Desenvolver um software, que permite, em termos de gesto financeira, ter todas as informaes; Capacitar todos os intervenientes da gesto, principalmente na rea financeira; Desenvolver um sistema de liderana democrtica nas escolas, como forma de proporcionar uma gesto mais participativa; Suscitar a discusso sobre o modelo de gesto administrativa e financeira, viabilizando a vinda de especialistas de outras instituies para falarem sobre o modelo praticado pelas suas instituies, inclusive com a participao de representantes de identidades superiores envolvidas no assunto em questo.
4.3.Recomendaes para futuras pesquisas No transcorrer do desenvolvimento do estudo, percebeu-se que algumas linhas de pesquisa no previstas dentro da metodologia adoptada, em princpio, parecem ser de grande importncia para o aperfeioamento e conhecimento do tema explorado, tornando-se exequvel para futuros estudos, dentre elas recomenda-se as que seguem: Realizar estudos e trabalhos no sentido de analisar qual o grau da superviso das instituies competentes, perante as escolas secundrias; Desenvolver projectos de pesquisa, no sentido de analisar a gesto financeira das escolas secundrias, levando em considerao variveis importantes. Estudar um modelo oramental que atenda s caractersticas e realidades das escolas. Desenvolver um sistema de gesto mais adequado as escolas secundrias. Uma gesto democrtica.
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Anexo Bloco 01: relevncia e experincia a) Que importncia tem a autonomia administrativa e financeira para as escolas pblicas em Cabo Verde? b) O modelo de autonomia administrativa e financeira das escolas pblicas adoptado fivl?
Bloco 02: termo de autonomia da Escola Pblica. a) Qual a sua opinio sobre o termo de autonomia firmado entre o Governo e a escolas pblicas? b). Os recursos financeiros estabelecidos no termo de autonomia so suficientes para atender a despesas decorrentes das escolas?
Bloco 03: factores intervenientes. a) Quais os principais factores que dificultam e/ou impedem o pleno exerccio da autonomia administrativo e financeira nas escolas publicas? b) Quais os principais factores que facilitam e/ou contribuem para o pleno exerccio da autonomia administrativo e financeira nas escolas pblicas?
Bloco 04: aperfeioamento do ciclo. a) No seu entendimento, o que necessita ser aperfeioado no processo de elaborao e execuo do oramento que, internamente, instrumentalize a autonomia administrativo e financeira nas escolas? b) Com a implementao da autonomia administrativa e financeira, que mudanas seriam necessrias para a sua plenitude nas escolas?
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Questionrio O presente questionrio visa recolher subsdios com vista a elaborao de estudo de caso da gesto administrativa e financeira, enquadrado numa pesquisa cujo produto final ser a memria descritiva para a defesa de monografia, para a obteno do grau de licenciatura em. na Universidade Jean-Piaget de Cabo Verde. Foi seleccionada a Escola Secundria de Baltazar Lopes, pelo que muito encarecidamente pedimos a vossa especial colaborao no sentido de responder as questes assinalando apenas com uma cruz no rectngulo correspondente, de forma a atingirmos com xito o resultado pretendido. Importa realar que o questionrio annimo e ser tratado nica e exclusivamente para o fim acima apontado. Queira aceitar os nossos antecipados agradecimentos. I. Elaborao da proposta de oramento da Escola 1. 2. As linhas orientadoras, definidas pela Assembleia para a elaborao do oramento, tm em conta as receitas geradas na escola? 3. Existe articulao entre o projecto educativo, o plano de Actividades e o oramento? 4. O projecto de oramento inclui a previso de receitas prprias? 5. elaborado um plano de aplicao das receitas prprias? Sim No
II. Receitas 6. 7. 8. 9. O processo de cobrana segura? O processo de arrecadao da receita fivel? Existem todos os documentos justificativos de receitas? So elaboradas as folhas de caixas dirias?
10. As folhas de caixa dirias conferem com os documentos de receitas respectivos? 11. As receitas arrecadadas so depositadas diria e integralmente? III. Despesas 3.1 Processo de aquisio de bens e servios 12. organizado processo de aquisio por cada fornecimento?
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13. Os sectores formalizam por escrito as necessidades de aquisio de bens e servios atravs da Relao de Necessidades? 14. As aquisies de bens e servios so efectuados mediante requisio oficial? 3.2 Regime de realizao de despesas 15. As despesas so autorizadas pelo Director?
16. aplicado o tipo de procedimento adequado em funo do valor da despesa? 17. As consultas a fornecedores para aquisies superiores, so formalizadas por qualquer meio escrito? 3. Autorizao e emisso de meios de pagamento 18. Os pagamentos superiores a dois mil escudos so pagos pelo cheque nominal? 19. Os cheques so assinados pelo Conselho Directivo (pelo menos trs)?
IV Escriturao contabilstica 20. Os lanamentos no Registo Dirio de Facturas conferem com as requisies oficiais emitidas? 21. Os documentos que constam do Registo Dirio de Facturas foram lanados em Folhas de Cofre ou esto arquivados em pendentes? 22. Os lanamentos efectuados no Livro de Caixa centralizador correspondem aos documentos referenciados nas Folhas de Cofre? 23. No Livro de Caixa, o saldo transitado do ms anterior est correctamente apurado? 24. No Livro de Caixa, o saldo a transitar para o ms seguinte est correctamente apurado? V. Procedimentos e sistemas de controlo 25. O mobilirio e o equipamento afectos aos sectores da escola constam do cadastro e Inventrio dos Bens da Escola? 26. utilizado o fundo de caixa? 27. efectuada mensalmente a reconciliao bancria?
28. Os lanamentos referentes a receitas e despesas esto numerados sequencialmente nos dirios? 29. Dos documentos constam as numeraes atribudas de acordo
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com as rubricas oramentadas? 30. Os balancetes de execuo financeira enviados trimestral para a DAF e Delegaes esto conforme com os valores escriturados? 31. O balancete de execuo financeira mensal elaborado e submetido a apreciao pelo Conselho Directivo? 32. A documentao arquivada composta unicamente por originais? 33. A documentao de receita e despesa est arquivada por sectores? 34. A conta de gerncia integra todos os documentos que dela fazem parte, de acordo com o artigo 15 do Dec-lei n 19/2002? 35. A conta de gerncia aprovada em C.D., Assembleia de Escola e enviada ao Tribunal de Contas dentro do prazo fixado? 36. assegurada a segregao de funes entre: o economato e a contabilidade a contabilidade e a tesouraria a entidade autorizadora e a tesouraria
Sim Sim Sim
No No No
VI. Execuo do oramento 37. As despesas e receitas provenientes da escola e inscritas no oramento da escola esto correctamente classificadas? 38. As requisies de fundos do entrada at o dia 15 de Dezembro de cada ano econmico? 39. As escolas realizam despesas que no estejam previstas no seu oramento?
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GESTO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA:

ESTUDO DE CASO ESCOLA SECUNDRIA

ALUNO: MIGUEL NGELO DOS SANTOS S NOGUEIRA

PRAIA, DEZEMBRO DE 2007

GESTO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA:

ORIENTADOR: GABRIEL SILVA GONALVES

PRAIA, DEZEMBRO DE 2007

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Interesse de acompanhar o processo em curso de transio da gesto administrativa

e financeira nas escolas secundrias.

3.Hipteses/pergunta de partida 3.1. Hipteses

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5.3.1. Ciclo administrativo e financeiro: pesquisa documental e Questionrio.

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Quadro 1 - Escala de mensurao

Fonte: Brotti, M.G. (2000, p.61) adaptado

os pontos importantes requeridos pela pesquisa;

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1.2.3. Autonomia Administrativa

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1.3.Controlo interno 1.3.1. Vises e Definies de Controlo Interno

Registra se uma definio de Controlo Interno emitida pelo MCI:

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1.3.3.Importancia do Controlo interno

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De acordo com, ANDRADE, p. 12

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1.3.4.Instrumento de controlo Interno

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1.3.5.Princpios de Controlo interno

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1.4.2. Oramento e Controlo

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1.4.3. Vantagens e Limitaes do Oramento

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