Anda di halaman 1dari 20

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.

6 PENGAWALAN

1.6 1.6.1 (a)

Pengawalan [MINGGU 6 4 WAKTU] Jenis kawalan mentakrifkan maksud pengawalan dan menjelaskan kepentingannya; DEFINISI KAWALAN Satu tindakan yang merujuk kepada aktiviti merekod hasil operasi sebenar, membandingkan dengan apa yang dirancangkan atau telah ditetapkan dan memaklumkan hasil perbandingan itu kepada pihak yang bertanggungjawab supaya tindakan dapat diambil. Ringkasnya, kawalan organisasi adalah proses penetapan tugas, menilai, dan mengawal selia sumber secara berterusan untuk mencapai matlamat organisasi. Untuk berjaya mengawal sesebuah organisasi, pengurus perlu bukan sahaja tahu apa standard prestasi, tetapi juga memikirkan bagaimana untuk berkongsi maklumat itu dengan pekerja. Kawalan boleh ditakrifkan sebagai proses pengurus diperlukan untuk memastikan bahawa prestasi sebenar mematuhi rancangan organisasi, atau sebagai apa-apa yang mengawal proses atau aktiviti organisasi. Kawalan pengurusan pula adalah sebagai pemantauan prestasi terhadap rancangan dan kemudian membuat pelarasan sama ada dalam rancangan atau operasi seperti yang dikehendaki.

KEPENTINGAN KAWALAN 1. Kawalan yang dilaksanakan dengan baik akan memastikan aktiviti-aktiviti yang dijalankan tidak menyimpang dari yang telah digariskan dalam perancangan/matlamat yang telah ditetapkan. 2. Memastikan keseluruhan arah tuju kumpulan atau individu adalah konsisten dengan dengan rancangan organisasi jangka pendek dan jangka panjang. 3. Memastikan penyempurnaan tugas dan objektif adalah konsisten antara satu sama lain dalam organisasi secara keseluruhannya. 4. Memastikan pematuhan peraturan dan polisi organisasi yang penting. PRINSIP-PRINSIP KAWALAN YANG BERKESAN: Di dalam sesebuah organisasi, kita perlu tahu apakah prinsip-prinsip yang menentukan sesuatu kawalan itu berkesan atau tidak. Di antara prinsip tersebut adalah: a) Fleksibeliti Suatu kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan ia boleh diubahsuai dari semasa ke semasa. Di mana kawalan yang dikenakan akan mengikut keadaan dari masa ke semasa. Contohnya fleksibeliti ke atas menetapkan piawaian, di mana pengurus boleh menaikkan ataupun merendahkan piawaian berdasarkan kebolehan dan kemampuan pekerja pada masa tersebut.

b) Ketepatan Kita perlu ada maklumat-maklumat benar, sahih, tepat dan boleh dipercayai. Kita juga tidak boleh menyembunyikan apa-apa fakta atau memberi fakta yang salah untuk mendapatkan kawalan yang berkesan.

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

Contohnya pengurus perlu menerangkan kepada pekerja apa yang perlu dilakukan, apa yang telah dilakukan.Walaupun sesetengah fakta-fakta perlu dirahsiakan untuk kepentingan organisasi, tetapi maklumat-maklumat tertentu perlu diberitahu dengan tepat untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.

c) Ketepatan masa Kita dapat maklumat tersebut pada masa yang betul, pada tempat yang sesuai. Maklumat diberi pada masa yang memerlukan. Do the thing at the right place and the right time.

d) Fokus kepada perkara penting Aktiviti yang dikawal mestilah yang penting sahaja dan fokus kepada :1. Prestasi-sekiranya organisasi mahukan peningkatan kerja pekerja. 2. Pekerja-sekiranya organisasi mahukan pekerja mempunyai tingkahlaku yang baik.

e) Penerimaan oleh ahli organisasi Perkara yang dikawal mestilah dipersetujui oleh ahli organisasi. Contohnya masa bekerja dari pukul 8.00 pagi hingga 4.00 petang, semua orang mesti bersetuju untuk datang bekerja pada waktu tersebut.

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

(b)

membincangkan jenis kawalan dalaman (audit dalaman, dasar organisasi, dan prosedur kerja) dan luaran (audit luar, peraturan, dan undang-undang); JENIS KAWALAN DALAMAN Takrifan Kawalan Dalaman

Kawalan dalaman melibatkan langkah-langkah sistematik yang dilaksanakan oleh organisasi untuk i. Menjalankan perniagaan dengan cara yang teratur dan cekap, ii. Melindungi aset dan sumber, iii. Menghalang dan mengesan ralat,penipuan, dan kecurian, iv. Memastikan ketepatan dan kesempurnaan data perakaunan, v. Menghasilkan maklumat yang boleh dipercayai dan tepat pada masanya kewangan dan pengurusan, dan vi. Memastikan pematuhan kepada dasar-dasar dan rancangan. Kawalan dalaman juga merupakan kaedah atau tatacara yang diamalkan oleh sesebuah organisasi untuk membantu organisasi tersebut mengurus operasi dengan cekap dan memastikan aktiviti-aktiviti kewangan dan bukan kewangan berjalan dengan lancar. Kawalan dalaman berperanan dalam membantu organisasi mencapai matlamatnya, mampu melindungi aset-aset organisasi dan memastikan rekod-rekod perakaunan disediakan dengan tepat dan boleh dipercayai.

Objektif Kawalan Dalaman 1. Untuk menjaga keselamatan aset organisasi daripada risiko kecurian, kehilangan dan kerosakan. 2. Memastikan dasar organisasi yang telah ditetapkan itu dipatuhi. 3. Meningkatkan kecekapan organisasi dalam mengesan kesilapan atau penipuan. 4. Memastikan maklumat-maklumat perakaunan dapat disediakan dengan tepat dan boleh dipercayai melalui pengumpulan dan penyusunan data-data dengan prosedur yang betul. Ciri-ciri Kawalan Dalaman Yang Berkesan 1. Penentuan Tanggungjawab

Setiap individu faham dan akur dengan tanggungjawab dan bidang kuasa mereka.

2. Pengasingan Tugas Tugas-tugas yang perlu dilakukan untuk sesuatu urusniaga atau aktiviti dilaksanakan oleh individu yang berbeza, tidak diserahkan kepada seorang kakitangan sahaja dari mula hingga akhir tugas tersebut.

Tanggunajawab diasingkan di peringkat kelulusan, perekodan dan penyimpanan.

3. Pertukaran atau Pusingan Kerja


KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

Pusingan kerja akan mengelakkan individu tertentu sahaja melakukan tugas yang sama dalam jangka masa yang lama. Pekerja-pekerja pengkeranian akan ditukar mengikut rotation dari semasa ke semasa.

4. Rekod Dokumen Yang Lengkap

Dokumen yang lengkap perlu untuk menggambarkan urusniaga/ aktiviti yang tepat dan betul. Minit-minit mesyuarat, surat perjanjian, kontrak dan maklumat lain adalah penting sebagai bukti .

5. Kelulusan dan Penurunan Kuasa Kelulusan dan penurunan kuasa yang betul akan menghindari penyalahgunaan
kuasa dan penipuan. 6. Kawalan Fizikal

Aset dan rekod perlu dikawal untuk menjaga ketepatan maklumat dan menghindari penyalahgunaan aset. seorang kakitangan akan ditugaskan untuk membuat catatan keluar masuk aset atau rekod lain. Pemasangan kamera litar tertutup juga boleh membantu pengurusan membuat pemantauan.

Jenis Kawalan Dalaman 1. AUDIT DALAMAN Audit dalaman merupakan kerja pengauditan yang dijalankan oleh akauntan yang bekerja dengan sesebuah organisasi. Audit dalaman bertujuan untuk menilai pengendalian dalaman dan aktiviti penyimpanan rekod organisasi yang berkenaan. Kumpulan akauntan yang melakukan kerja audit dalaman ini disebut sebagai juruaudit dalaman. Juruaudit dalaman menjadi sebahagian daripada jentera pengurusan, yang bertugas untuk mengkaji kerja kakitangan yang lain dan menilai kecekapan dan keberkesanan kerja mereka. Pihak pengurusan organisasi memberikan tugas ini kepada juruaudit dalaman untuk mengetahui sejauh mana kakitangan organisasi itu patuh kepada dasar dan arahan, serta mencapai tahap kecekapan pengendalian dan keberkesanan sistem penyimpanan rekod. Boleh dikatakan bahawa peranan utama juruaudit dalaman adalah untuk memastikan pematuhan kepada tatacara kawalan dalaman organisasi itu.

PRINSIP AUDIT 1. Ketelusan, objektiviti dan kebebasan Juruaudit perlu jujur, telus, adil dan objektif dalam menjalankan kerja audit. Ini
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

penting kerana juruaudit bertanggungjawab memberikan gambaran sebenar dan saksama berkaitan syarikat yang diaudit. Gambaran sebenar bererti gambaran yang betul, banar dan tidak mengelirukan, manakalan saksama dimaksudkan sebagai tidak berat sebelah. Kerahsiaan Merahsiakan semua maklumat syarikat yang diaudit kecuali diminta oleh undangundang. Kemahiran dan kemampuan Kerja yang dilaksanakan dan laporan audit yang disediakan dibuat dengan cermat dan berhati-hati. Juruaudit juga merupakan seorang yang mempunyai latihan teknikal yang cukup berpengalaman dan berkebolehan di dalam kerja audit. Pelaksanaan kerja oleh pihak lain Juruaudit masih bertanggungjawab ke atas kerja yang dilakukan oleh pembantu dan juruaudit lain. Beliau perlu menyelia dan menyemak semula semua kerja tersebut untuk melihat sama ada mencukupi untuk tujuan audit. Dokumentasi Juruaudit perlu mendokumenkan semua kerja bagi membuktikan bahawa sesuatu kerja audit telah dilaksanakan mengikut prinsip asas. Perancangan Juruaudit hendaklah merancang kerja supaya beliau dapat menjalankan kerja audit yang berkesan secara cekap dan mengikut suasana masa yang teratur. Perancangan yang baik adalah berdasarkan pengetahuan juruaudit terhadap perniagaan pelanggan seperti memahami sistem perakaunan, polisi dan tatacara kawalan dalaman yang diamalkan oleh syarikat yang diaudit. Bukti audit Bahan bukti yang secukup-cukupnya perlu didapati untuk dijadikan asas yang wajar bagi pendapat juruaudit tentang hasil kajiannya. Juruaudit harus menggunakan pertimbangan dan budi bicaranya dalam menentukan berapa banyak bahan bukti yang perlu diperolehi. Sistem perakaunan dan kawalan dalaman Juruaudit perlu memahami sistem perakaunan dan kawalan dalaman untuk menilai operasi syarikat sebagai asas untuk menentukan bentuk, tempoh dan liputan tatacara audit yang akan dijalankan. Sekiranya sistem kawalan dalaman pelanggan adalah kukuh, maka tacara penyokongan dapat dikurangkan dari segi bentuk dan tempoh. Rumusan audit dan laporan Menyemak semula dan menilai rumusan hasil dari bukti yang diperolehi untuk digunakan sebagai asas melahirkan pendapat ke atas penyata kewangan. Laporan mesti ditulis dengan jelas mengenai pendapat yang dikeluarkan. Pendapat bersih menunjukkan juruaudit berpuas hati ke atas semua perkara yang material. Pendapat bersyarat, pendapat bertentangan atau pendapat penafian diberi selepas terdapat alasan-alasan tertentu mengapa laporan tersebut dikeluarkan. FUNGSI UMUM AUDIT DALAMAN Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman organisasi; 2. Mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan; 3. Mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan
1. KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

4. 5. 6. 7. 8. 9.

arahan yang berkuatkuasa; Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan penyelewengan; Memberi nasihat / pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk sistem ICT; Menjalankan fungsi Audit Dalam di Badan Berkanun Persekutuan di bawah kawal seliaan Kementerian Kewangan yang tiada Unit Audit Dalam; Melaporkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan hasil pengauditan dan mengambil tindakan susulan terhadap perkara yang dibangkitkan; Menyediakan Rancangan Tahunan Audit Dalam dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan; Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.

FUNGSI- FUNGSI UTAMA UNIT AUDIT DALAM [UAD] Fungsi fungsi Utama UAD ialah menjalankan Audit Kewangan dan Audit Pengurusan 1. Audit Kewangan Audit Kewangan melibatkan urusan menyemak, meneliti dan menilai perkaraperkara berikut : i. Kesempurnaan, keutuhan dan kebergunaan kawalan perakaunan dan kewangan. ii. Keberkesanan ekonominya kawalan tersebut. iii. Kesempurnaan, keutuhan, ketulusan dan kewajaran rekod-rekod dan data perakaunan dan kewangan. iv. Pengawalan harta-harta organisasi dimasukkira dan dilindungi dari kehilangan dan kerosakan. v. Keutuhan polisi rancangan, tatacara, peraturan dan perundangan.

2. Audit Pengurusan Audit Pengurusan melibatkan urusan mengkaji, meneliti, dan menilai perkaraperkara berikut : i. Kecekapan dan kekesanan program-program dan operasi-operasi yang dilaksanakan oleh organisasi. ii. Faktor yang menjejaskan prestasi kakitangan di semua peringkat dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan. iii. Kesempurnaan, keutuhan dan kebergunaan kawalan pengurusan ke atas program dan operasi organisasi. iv. Keberkesanan dan ekonominya kawalan tersebut. v. Kepatuhan perundangan dan sekatan undang-undang ke atas pengurusan organisasi atau programnya dipatuhi. vi. Sejauh manakah bahan-bahan dan harta organisasi telah digunakan bagi mencapai objektif dan program organisasi keseluruhannya.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

vii.

Kesempurnaan, keutuhan, ketulusan dan kewajaran laporan pengurusan dan data lain yang diwujudkan dalam organisasi.

2. DASAR ORGANISASI

Dasar organisasi merujuk kepada garis panduan umum sesebuah organisasi untuk membantu pengurus membuat keputusan dan mengambil tindakan. Kawalan Pentadbiran yang meliputi tatacara yang membantu pengurusan merancang dan mengawal operasi untuk memastikan keberkesanan operasi dan dasar organisasi diikuti. Kawalan pentadbiran merangkumi 4 aspek : i. Perancangan organisasi iaitu melalui carta organisasi yang menunjukkan tanggungjawab dan bidang kuasa setiap individu dalam organisasi tersebut. ii. Pembahagian kerja atau tugas iaitu setiap tugas perlu diasingkan dari segi pemberian kuasa, perlaksanaan dan penjagaan aset. Bagi organisasi yang menggunakan sistem komputer, pihak pembangunan sistem dan pihak operasi harian hendaklah diuruskan oleh individu yang berbeza. iii. Pemilihan kakitangan yang dilaksanakan dengan mengambilkira kelayakan, latihan, perwatakan dan ketulusan untuk memastikan operasi berjalan dengan licin. iv. Pengawasan dan pemantauan iaitu dengan membuat pemantauan yang berterusan secara keseluruhan.

3. PROSEDUR KERJA

Prosedur kerja merujuk kepada tatacara atau langkah khusus yang perlu diikuti secara berturutan dalam membuat sesuatu keputusan atau tindakan. Prosedur kerja menjadi rujukan bagi peringkat Jabatan/pejabat yang mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Prosedur kerja menjadi rujukan utama yang akan membantu Jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelas-jelasnya dan diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota Jabatan/pejabat akan membolehkan mereka melaksanakan ugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai dan kakitangan menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur. Ketidakpatuhan kepada prosedur kerja yang ditetapkan akan menyebabkan dan menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan. Satu sistem kawalan dalaman perlu dilaksanakan bagi memastikan prosedur kerja dipatuhi oleh semua peringkat dalam sesebuah organisasi bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan cekap. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja diantara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

dapat dijadikan sebagai bahan rujukan. Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningatkan produktiviti Jabatan/pejabat. Bagi menyenangkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu dibekalkan dengan Manual Prosedur Kerja [MPK]. Selain daripada sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dan Jabatan/pejabat, MPK juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu Jabatan/pejabat. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Di dapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk.

KAWALAN LUARAN DEFINISI:

Kawalan luaran merujuk kepada pelbagai langkah yang menjejaskan operasi syarikat, yang tidak digubal oleh syarikat itu tetapi sebaliknya oleh kerajaan atau organisasi lain. Kawalan luaran termasuk mana-mana kaedah atau peraturan yang memberi kesan ke atas tindakan sesebuah organisasi atau syarikat, termasuklah undang-undang cukai yang digubal oleh kerajaan yang menjejaskan aliran wang, pajakan yang menyekat apa yang syarikat boleh atau tidak boleh lakukan di dalam organisasi mereka.

JENIS KAWALAN LUARAN 1. AUDIT LUAR Audit luar melibatkan kerja audit yang dilakukan oleh juruaudit luaran yang bebas, iaitu yang terdiri daripada akauntan awam bertauliah. (CPA-Certified Public Accountant yang berdaftar dengan MIA dan ada lesen pengauditan yang dikeluarkan oleh kementerian Kewangan) Juruaudit luar adalah bebas untuk memberi pendapat terhadap prestasi syarikat sekiranya dirasakan perlu. Juruaudit luar juga perlu memastikan penyata kewangan yang dilaporkan adalah benar dan saksama. 2. PERATURAN Peraturan bagi sesebuah organisasi merujuk kepada tataetika dan tatacara sesebuah organisasi menjalankan aktiviti di dalam organisasi tersebut. Biasanya peraturan ini ditetapkan oleh kumpulan organisasi yang menjalankan aktiviti yang sama dengan organisasi tersebut. Contohnya Persatuan Peniaga Islam menetapkan operasi perniagaan berbentuk penjualan makanan semasa bulan puasa adalah dilarang antara jam 7 pagi sehingga 6 petang. Sehubungan dengan itu semua peniaga makanan oleh peniaga Islam hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh persatuan mereka. 3. UNDANG-UNDANG
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

Definisi undang-undang : 1. Semua peraturan yang berkaitan dengan tingkah laku yang dibentuk dengan autoriti atau adat sesuatu kaum. (Websters Dictionary). 2. Undang-undang adalah satu set peraturan yang mentadbir tingkah laku dalam masyarakat. (Yaqin - 1996) Bagi sesebuah organisasi periagaan di Malaysia, Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) merupakan badan berkanun yang mengawal selia syarikat dan perniagaan. SSM yang mula beroperasi pada 16 April 2002, merupakan badan berkanun yang terbentuk hasil daripada penggabungan Pejabat Pendaftar Syarikat (ROC) dengan Pejabat Pendaftar Perniagaan (ROB) di Malaysia. Aktiviti utama SSM adalah sebagai sebuah agensi pemerbadanan syarikat dan pendaftaran perniagaan di samping membekalkan maklumat syarikat dan perniagaan kepada awam. Sebagai peneraju utama ke arah peningkatan tahap tadbirurus korporat, SSM melaksanakan fungsinya mengawalselia pematuhan perundangan korporat dan pendaftaran perniagaan melalui aktiviti penguatkuasaan dan pemantauan yang komprehensif bagi memastikan perkembangan positif sektor korporat dan perniagaan untuk Negara. SSM bertanggungjawab ke atas pentadbiran dan penguatkuasaan undang-undang berikut: 1. Akta Syarikat 1965 (Akta 125); 2. Akta Pendaftaran Perniagaan 1956 (Akta 197); 3. Akta Syarikat Amanah 1949 (Akta 100); 4. Akta (Larangan) Kumpulan Wang Kutu 1971(Akta 28); 5. mana-mana perundangan subsidiari yang dibuat di bawah Akta-akta yang tersebut di atas seperti: 6. Peraturan-Peraturan Syarikat 1966; dan 7. Kaedah-Kaedah Pendaftaran Perniagaan 1957.

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

1.6.2 (c)

Proses kawalan menjelaskan proses kawalan iaitu menetapkan standard, mengukur pencapaian, membandingkan pencapaian dengan standard, dan membuat langkah pembetulan; PROSES KAWALAN DEFINISI PROSES KAWALAN Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengawal, melibatkan penetapan piawai, mengukur prestasi sebenar, membuat perbandingan antara prestasi dan piawai dan melakukan tindakan pembaikan supaya objektif yang dirancang tercapai. Untuk menjayakan sesuatu pengawalan kita perlu mengikuti proses yang ditetapkan. Terdapat 4 proses yang perlu dipelajari dan diikuti:

Langkah 1: Menetapkan Standard [Piawai] Piawaian merujuk kepada kriteria yang ditetapkan untuk menilai ciri-ciri kualitatif dan kuantitatif bagi sesuatu yang hendak diukur. (Hellriegel, Jackson & Slocum Management 8th. Edition). Proses kawalan bermula dengan membentuk objektif dan piawaian (standard) yang ingin dicapai bagi semua aktiviti dan melibatkan keseluruhan pekerja di dalam organisasi. Piawaian yang hendak dicapai ini perlulah: i. Dinyatakan dengan jelas Piawaian yang telah ditetapkan itu mestilah difahami oleh setiap pekerja dan mereka mengetahui apa yang sepatutnya mereka capai. ii. Boleh diukur Ada unit ukuran dalam penetapan standard supaya tidak berlaku kekaburan dalam peranan yang perlu dijalankan oleh pekerja. iii. Realistik Penetapan standard yang dibuat perlulah realistik dan boleh dicapai oleh pekerja. Kalau standard yang ditetapkan adalah terlalu terlalu tinggi berkemungkinan semua pekerja tidak dapat mencapainya. Manakala sekiranya piawaian yang ditetapkan terlalu rendah akan mencerminkan kualiti yang rendah atau tiada kualiti. Penetapan standard yang relaistik akan memberikan motivasi kepada pekerja untuk mencapainya iv. Mestilah melambangkan kepada kualiti. Piawaian yang ditetapkan bukan sahaja dapat memperbanyakkan kuantiti tetapi juga dapat meningkatkan kualiti. v. Bergantung kepada objektif organisasi Sekiranya objektif organisasi berkehendakkan kualiti yang tinggi maka
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

piawaian yan ditetapkan juga mestilah menekankan kepada peningkatan kualiti.

Terdapat beberapa cara untuk menetapkan piawaian :i. Berdasarkan pengalaman yang lepas. ii. Atas budi bicara pengurus iii. Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain iv. Berdasarkan kepada kelengkapan v. Berdasarkan kepada belanjawan[bajet]. Contoh:

i. ii. iii.

Menetapkan setiap kotak mancis ada 50 batang anak mancis. Menetapkan jualan minima Produk A bagi seorang jurujual bagi setiap hari ialah sekurang-kurangnya 10 unit produk. Menetapkan masa penyediaan sesuatu produk A adalah dalam lingkungan masa 30 hingga 40 minit bagi setiap produk oleh operator pengeluaran.

Langkah 2: Mengukur Pencapaian Pengurus perlulah membuat pengukuran ke atas prestasi pekerja secara berterusan bagi memastikan tiada kesilapan yang dilakukan sepanjang aktiviti dijalankan. Pencapaian sebenar aktiviti-aktiviti kerja semasa akan dimantau dan diukur. Pengukuran boleh dilakukan secara kuantitatif dan juga kualitatif. Semasa mengukur, beberapa perkara perlu diambilkira: i. Aktiviti yang ingin diukur ii. Bagaimana proses pengukuran akan dilakukan secara manual atau menggunakan mesin automatik iii. Kekerapan pengukuran dilakukan melibatkan semua aktiviti atau menggunakan sampel. Contoh: i. Mengambil sampel sekotak mancis dan membilang kandungan batang mancis. ii. Mengambil data jualan harian jurujual dan memeriksa unit Produk A yang dijual oleh setiap jurujual. iii. Mengukur masa sebenar penyediaan Produk A bagi setiap operator pengeluaran.

Langkah 3: Membandingkan Pencapaian Dengan Standard Pengurus perlu membuat perbandingan di antara piawaian yang ditetapkan dengan prestasi sebenar yang dicapai. Tujuan perbandingan - mengenalpasti perbezaan di antara maklumat yang telah dikumpulkan daripada penilaian prestasi sebenar dengan piawaian yang telah ditetapkan Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan bergantung kepada laporan yang diserahkan kepadanya oleh staf bawahan yang merekodkan hasil keputusan kemajuan prestasi sebenar. Dalam Proses Kawalan Statistikal (SPC) carta kawalan digunakan. Pencapaian dikira mencapai prestasi jika berada di dalam julat (range) yang ditetapkan.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

Jika telah mencapai piawaian maka bolehlah dikatakan organisasi itu adalah di bawah kawalan. Sekiranya tidak mungkin terdapat kesilapan yang perlu diperbetulkan.

Setelah membuat perbandingan, kita dapat tahu 3 keadaan : i. Prestasi sama dengan piawaian. ii. Prestasi melebihi apa yang ditetapkan dalam piawaian. iii. Prestasi kurang daripada piawaian yang ditetapkan. Contoh: i. Membandingkan bilangan batang mancis adakah sama dengan piawaian. Ada 2 kemungkinan iaitu mengikut piawaian (50 batang mancis), menyimpang daripada piawaian kurang atau lebih daripada 50 batang mancis. ii. Membandingkan data unit jualan bagi setiap hari dan membandingkan dengan standard yang patut dijual dalam masa sehari, kemungkinan terdapat jurujual yang menjual kurang dari jumlah standard yang ditetapkan seperti Jurujual B hanya berjaya menjual sebanyak 7 unit sahaja pada hari Selasa dan 4 unit sahaja pada hari khamis sedangkan standard yang ditetapkan ialah 10 unit sehari bagi Produk A. Berkemungkinan juga terdapat jurujual yang menjual melebihi dari jumlah standard yang ditetapkan seperti jurujual D berjaya menjual sebanyak 15-18 unit sehari. iii. Membandingkan masa penyediaan Produk A oleh operator pengeluaran A, B dan C, di mana berkemungkinan terdapat operator pengeluaran yang melaksanakan penyediaan Produk A melebihi standard masa yang ditetapkan iaitu 30-40 minit dengan mengambil masa selama 50 minit.

Langkah 4: Membuat Langkah Pembetulan Proses ini dilakukan sekiranya terdapat penyimpangan (prestasi sebenar lebih rendah daripada standard yang telah ditetapkan) Tindakan pembetulan/pembaikan dilakukan ke atas tahap-tahap operasi tertentu yang dikenalpasti menyebabkan penyimpangan Pengurus juga perlu mengumpul maklumat yang cukup dari berbagai sumber sebelum mengambil tindakan pembetulan supaya langkah yang tepat dapat diambil. Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai standard, standard tersebut perlu diubahsuai mungkin standard yang ditetapkan terlalu tinggi Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan dan dikatakan mencapai standard dan tindakan susulan akan dilaksanakan Pengurus boleh mengatasi keadaan ini berdasarkan kepada beberapa cara. i. Menyemak dari segi standard. ii. Mungkin standard terlalu tinggi menyebabkan pekerja tidak boleh capai. iii. Memperbaiki kesilapan. iv. Sama ada memperbaiki kesilapan mesin @ memperbaiki kesilapan pekerja. Contoh: i. Kotak mancis yang mengandungi kurang dan lebih daripada 50 batang mancis dikeluarkan dan diisi semula supaya menepati piawaian (50 batang mancis). ii. Jurujual yang gagal mematuhi standard yang ditetapkan oleh syarikat dalalm unit minima sehari akan dipanggil berbincang untuk mengatasi masalah yang dihadapi
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

1.6.3 (d)

oleh jurujual tersebut dan membantu meningkatkan semula unit yang patut dijual. Operator pengeluaran yang lambat menjalankan aktiviti pengeluaran akan dipanggil untuk mengenalpasti masalah kelewatan dalam pengeluaran dan segala tindakan yang perlu akan diambil untuk mengatasi masalah tersebut. Kaedah kawalan membincangkan kaedah kawalan iaitu awalan, semasa, dan selepas; iii. 1. KAWALAN AWALAN

Definisi 1: Merupakan kawalan yang dibuat terhadap input untuk memastikan input yang digunakan semasa proses transformasi telah memenuhi standard (piawaian) yang ditetapkan. Definisi 2: Kawalan yang difokuskan kepada manusia, bahan (material) dan kewangan yang akan digunakan di dalam organisasi. ( Richard L. Daft, Management 6th. Edition ) Input yang perlu dikawal mutu dan standardnya adalah seperti tenaga kerja, bahan mentah, mesin dan kewangan. Kawalan ini dilaksanakan sebelum sebarang kerosakkan atau penyimpangan berlaku. Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang melibatkan penggunaan mesin atau peralatan Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, membaiki atai menggantikan peralatan mesin yang telah rosak. Kawalan awalan dilaksanakan sebelum aktiviti dimulakan. Misalnya, sebuah mesin pencetak didapati rosak, maka kawalan awalan yang boleh dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan yang baru. Tujuan Kawalan Awalan: i. Input perlu dipastikan mutunya untuk mengelakkan berlakunya kerosakan atau kecacatan yang serius kepada proses transformasi dan juga kepada output yang dihasilkan. ii. Kawalan dilakukan untuk mengenalpasti dan mencegah daripada berlakunya kecacatan sebelum ianya terjadi.

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

2. KAWALAN SEMASA Definisi 1: Kawalan yang dilakukan untuk memantau aktiviti-aktiviti yang sedang dilakukan agar mematuhi/memenuhi standard yang telah ditetapkan (Richard L. Daft, Management 6th. Edition ) Definisi 2: Merupakan kawalan yang dilakukan semasa (serentak) proses tranformasi input kepada output berlaku. Pengurus perlu kenalpasti masalah-masalah yang timbul semasa aktiviti transformasi yang boleh memberi kesan kepada aktiviti pengeluaran. Melibatkan kawalan ke atas manusia dan proses kerja. Peraturan dan undang-undang disediakan sebagai panduan kepada pekerja Semua aktiviti kerja dimantau dan dikawal supaya menepati/menyamai piawaian yang disediakan Pembetulan/pembaikan akan dilakukan jika terdapat mana-mana aktiviti yang tidak mencapai piawaian. Teknologi digunakan bagi memudahkan proses kawalan contoh : Syarikat pengangkut Schneider National and Covenant menggunakan komputer untuk mengesan kedudukan trak pengangkut dan status penghantaran. Tujuan Kawalan Semasa: i. Mempastikan semua proses kerja dilaksanakan menepati piawaian untuk meminimumkan kos kerosakan atau pengubahsuaian produk ii. Dapat mengenalpasti dengan tepat bahagian atau proses yang perlu dibaiki dan tindakan pembetulan dapat dilaksanakan dengan segera iii. Memantau prestasi pekerja dalam melaksanakan tugasnya. Contoh Kawalan Semasa

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

3. KAWALAN SELEPAS

Definisi : Kawalan yang difokuskan kepada output organisasi. (Richard L. Daft, Management 6th. Edition ) Dilakukan untuk memastikan bahawa output yang dihasilkan telah memenuhi standard yang telah ditetapkan oleh organisasi. Sebarang kesilapan yang berlaku atau yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan boleh dikenalpasti untuk dibuat pembetulan. Tujuan Kawalan Selepas: i. Mengubah polisi jika terdapat rungutan pelanggan terhadap produk syarikat ii. Melihat prestasi syarikat secara keseluruhan iii. Mempastikan produk mencapai piawaian iv. Sebagai maklumbalas jika perlu piawaian (standard) atau pencapaian (performance) perlu diubahsuai Contoh Kawalan Selepas:

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

1.6.4 (e)

Alat-alat kawalan menggunakan alat-alat kawalan termasuk analisis titik pulang modal, bajet, carta Gantt, dan analisis Teknik Menilai dan Menyemak Program (Programme Evaluation and Review Technique [PERT]), Cara Laluan Genting (Critical Path Method [CPM]).

A. ANALISIS TITIK PULANG MODAL

DEFINISI 1 : Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil)
dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah hasil akan menyamai jumlah kos dan pada titik tersebut pulangan modal berlaku.

DEFINISI 2: Kuantiti produk yang perlu dijual sebelum penjual dapat melepasi kos
berubah dan kos tetap dan membuat keuntungan. (Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition)

DEFINISI 3: Merupakan kaedah algebra dan kaedah graf. Analisis Titik Pulang Modal digunakan sebagai alat kawalan pengurusan untuk
menentukan tingkat aktiviti di mana pengeluar tidak mendapat untung atau rugi yang dikenali sebagai titik pulangan modal. Iaitu pada tingkat jumlah hasil yang diperolehi sama dengan jumlah belanja yang dipadankan dengannya.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

Titik pulang modal tercapai bila Jumlah Hasil = Jumlah Kos Jika harga jualan setiap unit meningkat, jumlah produk yang perlu dijual semakin rendah bagi mencapai pulangan modal Jika bilangan produk yang dijual semakin meningkat, harga jualan seunit produk semakin rendah bagi mencapai pulangan modal

TUJUAN ANALISIS TITIK PULANG MODAL 1. Syarikat dapat menentukan bilangan unit produk yang perlu dijual supaya semua kos tetap dan kos berubah dapat ditampung dan syarikat mula dapat keuntungan. 2. Dapat menentukan harga minimum yang perlu diletakkan bagi setiap produk bagi mencapai pulang modal. 3. Syarikat dapat menentukan masa untuk mendapat pulang modal dengan menentukan harga dan bilangan produk yang perlu dijual. 4. Menentukan sama ada syarikat mampu bersaing dan mendapat keuntungan dengan menawarkan produk pada tingkat harga tertentu . 5. Analisis menunjukkan kesan atau akibat dari perubahan dalam jumlah hasil atau kos atau kedua-duanya pada pelbagai tingkat aktiviti. 6. Analisis dapat digunakan untuk menentukan tingkat keluaran pada TPM dalam unit dan ringgit, untung atau rugi pada tingkat jualan yang dijangkakan dan harga minimum yang perlu dikenakan untuk mencapai untung yang dikehendaki dan unit jualan minimum yang perlu untuk mencapai untung.

B. BAJET

Definisi Bajet [Belanjawan] : Suatu penyata kuantitatif yang dinyatakan dalam nilai wang yang menghuraikan rancangan pihak pengurusan untuk mencapai objektif tertentu secara komprehensif dan terperinci untuk suatu siri tempoh yang ditetapkan di masa akan datang. Bajet juga sebagai alat untuk menganggarkan peruntukan dan mengagihkan sumber kewangan secara cekap untuk melaksanakan sesuatu kegiatan/projek. Kawalan Bajet : Proses menetapkan sasaran perbelanjaan organisasi, memantau keputusan dan membandingkannya dengan bajet serta membuat perubahan jika perlu. (Richard L. Daft) Tujuan Bajet: 1. Membantu menyediakan perancangan aktiviti dengan lebih efektif. 2. Membantu mengagihkan sumber dengan berkesan. 3. Membantu dalam mengawal dan memantau penggunaan sumber semasa dalam tempoh bajet. 4. Memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yg dirancang.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

5. Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi


mengelakkan pembaziran. 6. Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan bajet disediakan berdasarkan data berangka. Contoh Elemen dalam Bajet:

C. CARTA GANTT

Definisi : Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah/aktiviti di dalam suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap langkah/aktiviti tersebut. Ianya diperkenalkan oleh Henry L.Gantt. Carta ini dapat menunjukkan hubungan masa antara kejadian sesuatu program pengeluaran telah dianggap sebagai sesuatu revolusi di dalam bidang pengurusan. Carta yg menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka masa yg diperlukan dan ditetapkan. Carta ini merupakan satu kaedah untuk mengagih masa mesin atau masa penggunaan tenaga manusia dalam dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengeluaran agar berjalan dengan lancar atau pengunaan tenaga manusia dari satu satu bahagian pembuatan kepada bahagian pembuatan yang lain tanpa membazirkan masa atau dengan pembaziran masa yang terminimum. Satu kaedah perancangan dan kawalan grafik yang membolehkan pengurus menentukan
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

tarikh-tarikh bermula dan berakhirnya sesuatu aktiviti atau projek. Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan masa permulaan dan masa siap setiap kegiatan yang perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga tamatnya projek berkenaan. Carta Gantt digunakan untuk mengawal atau memastikan aktiviti perniagaan dilaksanakan seperti masa yang ditetapkan. Tujuan Carta Gantt: 1. Mengawal penggunaan masa dan aktiviti dalam proses pengeluaran bagi memastikan sumber digunakan dengan cekap. 2. Memastikan segala aktiviti disiapkan mengikut jadual masa yg telah ditetapkan. 3. Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkan pembaziran masa dan tenaga. Ciri-Ciri Carta Gantt: 1. Dapat menunjukkan dengan jelas aktiviti yang siap dan belum siap 2. Kawalan mudah dilakukan kerana semua aktiviti disenaraikan secara tersusun 3. Masa mula dan siap sesuatu aktiviti ditunjukkan. 4. Mudah digunakan dan menarik. 5. Carta ini boleh diubahsuai jika masa asal aktiviti projek perlu dipinda kerana sesuatu sebab yang tidak dapat dielakkan.

D. ANALISIS PERT/CPM

PERT : Programme Evaluation And Review Technique- Analisis Teknik Menilai Dan Menyemak Program. Definisi PERT: Teknik pengurusan projek dengan masa kegiatan bersifat kebarabgkalian. CPM : Critical Path Method - Cara Laluan Genting Definisi CPM : Teknik pengurusan projek dengan masa kegiatan dianggap diketahui dengan tepat. Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui. PERT/CPM menggunakan pendekatan grafik untuk menguruskan sesuatu projek. Alat atau teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti dan mengawal tindakan berasingan yang dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek. Jaringan atau gambarajah menunjukkan hubungan serta turutan berlakunya setiap kegiatan-kegiatan dalam projek tersebut.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2 1.6 PENGAWALAN

Tujuan Analisis PERT/CPM 1. Memastikan setiap aktiviti disiapkan pada masa yg dirancang . 2. Memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan pada masa yg ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek. 3. Mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlaku dalam proses pengeluaran. PERT: Terdapat tiga masa bagi PERT; 1. Masa Optimistik- masa yang diperlukan jika semua berjalan dengan lancar. 2. Masa paling mungkin- masa sebenar diperlukan. 3. Masa pesemistik- anggaran masa untuk kejadian luar jangka. Ciri-Ciri Carta PERT/CPM 1. Menunjukkan dengan jelas aktiviti-aktiviti yang tidak boleh dilewatkan (critical path) 2. Menunjukkan aktiviti-aktiviti yang boleh dipanjangkan (delay) tetapi tidak menjejaskan masa siap projek 3. Menunjukkan dengan jelas hubungan antara aktiviti-aktiviti (seperti aktiviti dijalankan serentak, aktiviti sebelum yang perlu disiapkan sebelum memulakan aktiviti baru)

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy

Anda mungkin juga menyukai