GESTIN DE INFORMACIN Y DEL CONOCIMIENTO

Adaptacin al material de la Dra Gloria Ponjuan para el PNFCI Apuntes de Clase Ing. Alcides Romero alcidesdanilor@yahoo.com @alcidesdanilor

Dato Unidad mnima de informacin, sin sentido en s misma, pero que adquiere significado en conjuncin con otros elementos similares o diferentes. Conjunto de smbolos que unidos de cierta forma dan un significado lgico. Conjunto de hechos discretos y objetivos sobre acontecimientos. En el contexto de una

organizacin, los datos son descritos como

registros estructurados de transacciones.

Constituyen la materia prima para la creacin de

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informacin.

Intuitivamente, podemos identificar los datos como acaecimientos fsicos (pequeas parcelas (o trozos) de la realidad) susceptibles de transportar asociada cierta informacin.
Poseen una naturaleza material y pueden ser considerados como el soporte fsico de la informacin. Dato = soporte fsico de la informacin
Dr. Mario Prez-Montoro Gutirrez

Segn el glosario de gestin del conocimiento de Daedalus (2003) datos: se refiere a medidas, cifras, nombres y hechos
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Martnez (2001) lo define como el nivel ms bajo de la informacin y como tal no tiene un valor intrnseco, sino que adquieren importancia cuando son agrupados bajo una cierta lgica de utilidad Davenport y Prusak (1999) citado por Carrin (2009) el que plantea que "datos es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqu de las cosas, y por s mismo tiene poca o ninguna relevancia o propsito".
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Informacin La palabra informacin es polismica.

Se usa en muchos sentidos diferentes. El DRAE ofrece varias definiciones entre las que podemos destacar Accin y efecto de informar, Comunicacin o adquisicin de conocimientos y Conocimientos as comunicados o adquiridos.

En otras palabras, la informacin puede ser tanto la cosa que se comunica, como el acto de comunicar, como el resultado de la comunicacin.
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Informacin El universo infinito de informacin actual conduce al individuo a adquirir nuevas capacidades que le permitan interactuar con la informacin que le rodea.

La informacin nos permite entender y adaptarnos al entorno que nos rodea.

Evolucin del valor del bien informacin Dato Informacin Conocimiento Competencia Innovacin Ventaja competitiva Capital Intelectual
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Informacin Mensaje, generalmente en forma de un documento o de una comunicacin audible o visible. Tiene un emisor y un receptor. Puede cambiar la manera en que el receptor percibe algo, puede modificar su criterio y su conducta. Debe informar; son datos significativos. Por tanto, el

receptor, y no el emisor, decide si el mensaje que recibe lo informa.

Ponjuan
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Informacin
Daedalus (2003) define procesados u organizados informacin como: datos

Martnez (2001) define el trmino de informacin planteando que est constituida por los datos y

algunos hechos organizados, siendo necesario que

sean puestos en un contexto o en el marco de referencia de una persona, con lo cual ya es posible

obtener la utilidad de la misma.

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Informacin Davenport (2001) lo define como un mensaje, generalmente

en forma de un documento o de una comunicacin audible

o visible. Al igual que cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La informacin apunta a cambiar la manera en

que el receptor percibe algo, apunta a modificar su criterio y

su conducta. Originalmente, la palabra "informar"

significaba "dar forma a" y la informacin est destinada a

formar, a modificar a la persona que la obtiene, a influir

sobre su punto de vista o internalizacin.

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En sentido estricto, entonces, se deduce que el receptor, y no el emisor, decide si el mensaje que recibe es verdaderamente informacin, es decir, si realmente lo informa.

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Conocimiento
La definicin de conocimiento de Daniel Bell (1973): Conocimiento: una serie de afirmaciones organizadas de hechos o ideas que presentan un juicio razonado o un resultado experimental, que se dems mediante algn medio de alguna forma sistemtica. Por lo transmite a los comunicacin en tanto distingo

conocimiento de noticias y entretenimiento.

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Conocimiento
Conjunto de cogniciones y habilidades con los cuales los individuos suelen solucionar problemas.

Comprende tanto la teora como la prctica, las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la accin. El conocimiento se basa en datos e informacin, pero a diferencia de stos, siempre est ligado a las personas. Forma parte integral de los individuos y representa las creencias de stos acerca de las relaciones causales.

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Conocimiento
Davenport (2001) define al conocimiento como: una mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, informacin contextual e internalizacin experta que proporciona un marco para la evaluacin e incorporacin de nuevas experiencias e informacin. En las

organizaciones, con frecuencia no solo queda arraigado en documentos o bases de datos, sino tambin en las rutinas, procesos, prcticas y normas institucionales.

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Sistema de informacin
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio Un sistema de informacin es un conjunto organizado

de

elementos,

que

pueden

ser

personas,

datos,

actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactan entre s para procesar informacin

y distribuirla de manera adecuada en funcin de los

objetivos de una organizacin.
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Sistema de informacin
Un sistema de informacin (SI) representa todos los elementos que forman parte de la administracin, el procesamiento, el transporte y la distribucin de la informacin dentro de la compaa.

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Los sistemas de informacin computarizados, adems de llevar un

seguimiento de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio,

sirven de apoyo al flujo de informacin interno de la organizacin. La finalidad de los sistemas de informacin organizacionales es, procesar entradas,

mantener archivos de datos relacionados con la organizacin y producir

informacin, reportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan.

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Componentes de un sistema de informacin

. Los sistemas de informacin dependen de otros subsistemas componentes para poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y control que convierten recursos de datos en productos de informacin. Estos subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo que sigue se detalla sobre cada uno de ellos.

Tipos de sistema de informacin

Los sistema de informacin organizaciones

en las

Bibliotecas como sistemas de Informacin Las organizacion es como sistemas de Informacin Museos como sistemas de Informacin

Los Archivos sistemas de Informacin

Los Centros de Informacin como sistemas de Informacin

COMPONENTE Un componente es cualquier entidad o proceso que pueda ser identificada como una unidad dentro de un sistema. estudiando, En funcin del sistema que estemos nos encontraremos componentes ms

genricos o ms especficos. Componente, es lo que compone un sistema. El sistema puede estar formado por varios de estos. El nmero de componentes es el nmero mnimo de especies

moleculares en funcin de las cuales se puede expresar cuantitativamente la composicin de fases.

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Subsistema Un subsistema es un componente genrico que puede ser descompuesto en componentes especficos. Los componentes de un sistema pueden estar relacionado de diferentes formas: cada interrelacin particular de componentes es una configuracin. PRINCIPIO DE RELATIVIDAD DE LOS SISTEMAS Todo sistema es un subsistema de otro; a su vez, todo subsistema es un sistema al que se le subordinan otros subsistemas.

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sistema B
entrada

salida

entrada

sistema A

salida salida

entrada

sistema C

salida

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CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIN

Concepto para definir que la informacin
es creada, pasa a travs de diferentes etapas de desarrollo y finalmente es

destruida.
reconocidas

Las

etapas
son:

generalmente
de

definicin

requerimientos, adquisicin, transmisin,

procesamiento,

almacenamiento,

diseminacin, uso y descarte.

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Generacin Seleccin Uso CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIN Representacin Distribucin

Recuperacin

Almacenaje

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CICLO DE VIDA EVOLUTIVO DE LA INFORMACIN

Se refiere al proceso de produccin que ocurre en las diferentes etapas del ciclo de vida de la informacin y que da como origen segn la fase a que se refiera a: fuentes, recursos y productos/servicios de informacin.

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INFORMACIN

SELECCIN NUEVO CONOCIMIENTO

FUENTES

REPRESENTACIN
RECURSOS

ALMACENAMIENTO/ RECUPERACIN USO

PRODUCTOS / SERVICIOS

DISEMINACIN
Fuente: Dra. Ponjuan D.

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 RECURSOS: son todos aquellos elementos necesarios, tanto tangibles como intangibles, para que una organizacin cumpla con sus objetivos. Principalmente, al referirse a ellos son clasificados en: instalaciones y equipos, materiales e insumos, energa, informaciones y datos, recursos humanos, dinero o capital. RECURSO DE INFORMACIN: cuando se utiliza en singular, significa la informacin en s, el contenido. Por ejemplo, la informacin en un fichero o registro, o en un producto o servicio de informaciones tal como una publicacin RECURSOS DE INFORMACIN: utilizado en plural, significa todas las herramientas-equipos, suministros, facilidades fsicas, personas y otros recursos utilizados por una organizacin. Tambin el capital, la inversin y gastos involucrados en proveer los mencionados recursos de apoyo.

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Cultura organizacional
Filosofa que subyace en las polticas de la organizacin, en sus
reglas del juego y en sus sentimientos y clima. Los valores

compartidos y las normas que existen en una organizacin y

que se transfieren a los miembros que van incorporndose a

ella constituyen la cultura organizacional. Esta cultura es un

reflejo de su historia, de las personas que han ejercido una influencia en la organizacin con sus estilos, con sus enfoques, sus resultados y actividades. Las personas que forman parte de las

organizaciones ejercen una influencia directa en sta.

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Cultura organizacional
Segn Schein, cultura es: Un patrn de conjeturas bsicas que se comparten Que se inventa, descubre o desarrolla por un grupo dado A medida que aprende a enfrentar sus problemas de adaptacin externa e integracin interna Que ha funcionado bastante bien para ser considerado vlido y por tanto, Se ha de ensear a nuevos miembros del grupo como el modo correcto de percibir, pensar y sentir en relacin con esos problemas.

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Cultura de la Informacin
Mientras que el comportamiento se refiere a los actos individuales, la nocin de cultura comprende a los grupos u organizaciones, en particular, los valores y creencias del grupo. Por cultura de la informacin se entiende el modelo de comportamiento y actitudes que expresan la orientacin de la empresa hacia la informacin. (Davenport)
La cultura puede ser abierta o cerrada, atenerse a los hechos o basarse en los rumores e intuicin, enfocarse hacia los aspectos internos o externos, centrarse en el control o delegar facultades.

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Flujos de informacin
Un control de los flujos permitir : a. Tipos y volmenes de informacin que fluyen en el sistema y en cada subsistema, sus caractersticas y niveles de agregacin de valor (peso del flujo). b. Momento en que se emite una informacin por el emisor y se recibe por el receptor. c. Distorsiones fundamentales en la cadena de cada proceso. d. Rol de cada departamento o divisin funcional en el manejo de informacin y la carga especfica de cada uno. e. Almacenes de datos transitorios y permanentes de la organizacin.
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Flujos de informacin
A B C

Fuente: Dra. Ponjuan D.

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FLUJOS DE INFORMACIN
Pueden desarrollarse varios ejercicios para encontrar respuestas a diferentes preguntas bsicas:

Tipos y volmenes de informacin que fluyen en el sistema.

Definicin de los niveles de agregacin (tablas, estadsticas, informaciones en bruto, conjunto de datos seleccionados...) Cundo la informacin se emite en la fuente y cuando llega al Departamento usuario?

Definir los puntos donde la informacin vaga.

Definir los bloqueos en la cadena distributiva y quin/qu lo provoca
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 Por qu se recopila y distribuye la informacin en el primer punto? Coinciden el suministrador y el receptor en las razones para que esto suceda? Qu le sucede a la informacin cuando abandona el departamento que la origina? (Si se ignora, se archiva, se trabaja con ella, se transforma, se reformatea, se desecha o se combina con otra informacin). Tiene valor la informacin? (Si es esencial, adorna, tiene poco o ningn uso, etc.)
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 Cules son los costos asociados a la cadena de produccin y uso?

Se distribuyen las estadsticas en la mejor forma de procesamiento local?

Existe algn mercado para los datos fuera de los elementos oficiales? Tiene algn valor agregado su uso con otros fines?

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FLUJO DE INFORMACIN AMBIENTAL

Comprende aquellos elementos o factores que constituyen mecanismos de entrada de informacin a la organizacin y que ejercen una influencia en los procesos internos de la misma, con el objetivo de generar nueva informacin que se tributar tanto a la propia organizacin como al ambiente.

La informacin ambiental incluye: el desarrollo econmico y social del Pas el desarrollo cientfico general y de la rama del saber de nuestra organizacin el desarrollo tecnolgico actual elementos de informacin del mercado

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FLUJO DE INFORMACIN INTERNA

Flujo de informacin generado y transmitido por todos los componentes de la organizacin para facilitar la comunicacin, hacer avanzar los procesos, facilitar la toma de decisiones as como la generacin de nuevos productos y servicios. La informacin interna puede dividirse en: informacin operacional y conocimientos.
En el flujo de informacin interna influyen: los suministradores los usuarios los miembros de la organizacin a todos los niveles

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FLUJO DE INFORMACIN CORPORATIVA

Resultado final de la interaccin del flujo de informacin ambiental y el flujo de informacin interna que deviene en productos, servicios y nueva informacin. Se representa en diferentes soportes y puede fluir por canales formales e informales.
En el flujo de informacin corporativa influyen: los canales de distribucin los usuarios o clientes los financiadores o inversionistas los miembros de la organizacin

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AMBIENTE
Todos aquellos factores que pueden y deben influir en las decisiones que se toman dentro de las organizaciones.
Este trmino "ambiente" tiene que ver con todo lo que nos rodea. Evidentemente esta definicin ha sido llevada al mundo de las organizaciones. Refirindonos a las bibliotecas y centros de informacin, como a cualquier organizacin, tiene que ver con un conjunto de influencias externas que estn fuera de nuestro control.
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entradas al sistema

f i l t r o c o d i f i c a r

FRONTERA DEL SISTEMA

SISTEMA
entradas aceptadas (filtradas) y codificadas en forma adecuada para su uso dentro del sistema

entradas rechazada s

FRONTERA DEL SISTEMA

AMBIENTE

Fuente: Dra. Ponjuan D.

GERENCIA DE RECURSOS DE INFORMACIN

Surge con ese nombre a fines de la dcada de los 70 No es un concepto nuevo, pues la gerencia de informacin es el trabajo esencial de bibliotecarios, gerentes de archivos, personal de sistemas y otros Estos profesionales se ven a s mismos como gerentes, no slo de la informacin sino de los recursosinstalaciones, personal, presupuesto, equipamiento, sistemas, etc.

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Para Cerrar el Tema,,, Recordemos La Pirmide Informacional de Pez Urdaneta

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La informacin : el recurso de recursos

La informacin se considera el recurso de recursos por cuanto su empleo puede asegurar a la organizacin un mejor manejo de los otros recursos organizacionales (personas, tecnologas, instalaciones, energa, presupuestos y capital financiero, etc.)
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GESTIN
En trminos generales los conceptos de administracin, gerencia y gestin, son sinnimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos. En la prctica se observa que el trmino managementes traducido como administracin pero tambin como gerencia. En algunos pases la administracin est ms referida a lo pblico y la gerencia a lo privado. En los libros clsicos se toman como sinnimos administracin y gerencia. En el glosario del CINDA, por ejemplo, aparece gestin como equivalente a administracin.

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GESTIN
Lo esencial de los conceptos administracin, gestin y gerencia est en que los tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar" como lo planteara H. Fayol al principio del siglo o Koontz [2].

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GESTIN DE INFORMACIN
Proceso mediante el cual se obtienen,

despliegan o utilizan recursos bsicos

(econmicos, fsicos, humanos,

materiales) para manejar informacin

dentro y para la sociedad a la que sirve.

Tiene como elemento bsico la gestin del ciclo de vida de este recurso y se desarrolla en cualquier organizacin.

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Para el manejo de este recurso, existen determinadas dimensiones: la gestin de los servicios (ofertas informacionales), la gestin de la tecnologa y sus sistemas, la gestin de los contenidos informacionales, la gestin del cambio, la gestin financiera, la gestin de los recursos humanos y la gestin de las arquitecturas informacionales.

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OBJETIVOS DE LA GESTIN DE INFORMACIN

Maximizar los beneficios que se derivan
del uso de la informacin Minimizar los costos relativos al manejo y uso de la informacin en la organizacin. Definir responsabilidades en cuanto al

manejo

de

la

informacin

en

la

organizacin Lograr que la informacin fluya

permanentemente.

Apuntes de Clase:Ing. Alcides Romero

La gestin de informacin de una organizacin obliga a tener un dominio de:

Los diferentes tipos de informaciones que
se manejan en la organizacin, La dinmica de sus flujos (representados

en los diferentes procesos por los que

transita cada informacin), El ciclo de vida de cada informacin

(incluida la gestin de la generacin de

informacin, donde quiera que ocurra) y El conocimiento de las personas acerca

del manejo de la informacin, o sea, su

cultura informacional.
Apuntes de Clase:Ing. Alcides Romero

 Una verdadera gestin de informacin nunca deja de reanalizar el ciclo de vida de cada informacin, por cuanto ste puede sufrir cambios significativos en la medida que la dinmica de la organizacin vare. Lo importante es tener presente que la gestin de informacin obliga a evaluar permanentemente sus principios y estudiar si sus bases han sufrido alteraciones, ya que debe existir certeza de que se trabaja sobre elementos reales.

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Modelo de Gestin de Informacin Segn Ponjuan

Apuntes de Clase:Ing. Alcides Romero

Las

organizaciones

crean,

organizan

procesan informacin a fin de GENERAR NUEVO CONOCIMIENTO A TRAVS DEL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL. nuevo conocimiento permite a Un la

organizacin

desarrollar

nuevas

capacidades, disear nuevos productos y servicios, incrementar las ofertas existentes y mejorar los procesos.

Apuntes de Clase:Ing. Alcides Romero

 La importancia de las acciones para mantener y mejorar es tan grande que los gerentes deberan entender profundamente su conceptualizacin, los medios para conducirlas y los resultados que se pueden alcanzar J.M JURAN

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