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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ......................................................................................................................4 CAPITULO I DEFINICIONES ................................................................................................5 CAPITULO II ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................7 CAPITULO III PRODUCTOS Y SERVICIOS A OFRECER .....................................................9 CAPITULO IV POLITICAS ...................................................................................................10 CAPITULO V PROCEDIMIENTOS .......................................................................................19 CAPITULO VI REGIMEN SANCIONATORIO .......................................................................32 ANEXO I .................................................................................................................................33 ANEXO II ................................................................................................................................34 ANEXO III ...............................................................................................................................35

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INTRODUCCIN
El Blanqueo de Capitales y la financiacin del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados por su carcter global y las redes utilizadas para el manejo de tales recursos. Tal circunstancia destaca la importancia y urgencia de combatirlos. Consiente de ello, Helm Casa de Valores (Panam)imparte las presentes instrucciones a travs de las cuales se busca adoptar polticas con el fin de prevenir que la Casa de Valores sea utilizada para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalizacin de recursos hacia la realizacin de actividades terroristas. En desarrollo de lo dispuesto en los artculos N. 254, 255, 256, 257 y 258 del Cdigo Penal de la Repblica de Panam y del Acuerdo N.005 de junio 09 de 2006 de la Comisin Nacional de Valores, Helm Casa de Valores, mediante el presente Cdigo, establece las polticas, pautas de comportamiento y procedimientos que los funcionarios de todos los niveles deben adoptar desde el momento de su vinculacin de manera que contribuya a la mitigacin de riesgo de blanqueo de capitales y financiacin del terrorismo. Como todo procedimiento sobre control de BC/FT, corresponder al Oficial de Cumplimiento revisar peridicamente estas disposiciones, su cumplimiento y adecuarlas a las circunstancias que impongan los acontecimientos en materia de la prevencin. La utilidad de este manual ser mayor en la medida en que los procedimientos incorporados se encuentren actualizados y se cumplan.

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CAPITULO I DEFINICIONES
BC/FT: Blanqueo de Capitales y Financiacin del terrorismo Cliente: Se entiende cliente a toda persona natural o jurdica por cuya cuenta se lleva a cabo la operacin con el sujeto regulado, una vez ocasionalmente o de manera habitual, independientemente de la existencia de relaciones contractuales ms generales establecidas contra anticipacin entre las partes. Cuasi-efectivo: Comprende Cheques de Gerencia, de viajeros y otros, as como rdenes de pago libradas al portador, con endoso en blanco y expedidos o recibidos o depositados en una misma fecha o en una fecha cercana en la misma semana laboral y/o por un mismo librador o libradores de la misma plaza. Oficial de Cumplimiento: Ejecutivo Clave encargado de velar por que la Casa de Valores, sus Directores, Dignatarios y dems personas que laboren en ella cumplan con las obligaciones segn el Decreto Ley N. 001 de 1999 y sus reglamentos, as como las leyes aplicables a stas en la Repblica de Panam. Operaciones inusuales: Respecto de los clientes, son inusuales aquellas transacciones cuya cuanta o caractersticas no guardan relacin con su actividad econmica, o con la posible canalizacin de recursos de origen ilcito hacia la realizacin de actividades terroristas o que pretendan el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Operaciones sospechosas: La confrontacin de las operaciones detectadas como inusuales, con la informacin acerca de los clientes y los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio del Oficial de Cumplimiento de la Casa de Valores y conforme a las directrices del Acuerdo 05 del 09 de junio de 2006, identificar si una operacin es o no sospechosa. Es deber del Oficial de Cumplimiento y el Ejecutivo Principal decidir si una operacin detectada como inusual, es o no sospechosa. Respecto de los usuarios que adquieren la calidad de habituales, son inusuales aquellas transacciones apoyadas en tecnologa que por su nmero, por las cantidades transadas o por sus caractersticas particulares, se salen de los parmetros de normalidad. Personas Relacionadas: En el caso de personas naturales el trmino comprende: el conyugue y familiares dentro del cuarto grado de consaguinidad, o segundo de afinidad; y en el caso de personas jurdicas las empresas relacionadas como subsidiarias y afiliadas. Programa de Cumplimiento: Son las polticas y procedimientos elaborados por el Oficial de Cumplimiento de la Casa de Valores que sirven de orientacin a los empleados en el acatamiento de las disposiciones legales y polticas internas vigentes. Propietario Efectivo: De acuerdo a lo establecido en el Decreto-Ley 001 de 1999 cuando se use en relacin con un valor, quiere decir la persona o personas que, estando registradas o no como propietarias de dicho valor, tengan directamente o a travs de interpsita persona derecho a recibir el rendimiento de dicho valor, a ejercer los derechos de voto en relacin con dicho valor, a enajenar o disponer dicho valor o a recibir el producto de la enajenacin o disposicin de dicho valor. Para los efectos de determinar la cantidad de propietarios efectivos de un valor, cuando dos o ms personas tengan derecho a ejercer los derechos antes mencionados en relacin con dicho valor, todas esas personas se contarn como si fuera un solo propietario efectivo.

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Seal de alerta: Son los hechos, situaciones, eventos, cuantas, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y dems informacin que la Casa de Valores determina como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situacin que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo de los mecanismos para prevenir el Blanqueo de Capitales y la Financiacin del Terrorismo ha determinado como normal. Transacciones en fechas cercanas o transacciones sucesivas en fechas cercanas: Aquellas producidas dentro de la misma semana laboral.

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CAPITULO II ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Junta Directiva Como principal rgano de administracin la Junta Directiva tendr la siguiente participacin directa en materia de control y prevencin del Blanqueo de Capitales y Financiacin del Terrorismo: a) b) c) d) Establecer las polticas de prevencin de BC/F Aprobar el manual de Conozca a su cliente as como sus actualizaciones. Designar al Oficial de cumplimiento Ordenar los recursos tcnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento un sistema adecuado de prevencin y control de blanqueo de capitales y financiacin del terrorismo.

Ejecutivo Principal Ser el encargado de responder sobre el negocio, la administracin, las operaciones, la contabilidad, las finanzas o la fiscalizacin de las operaciones y de los empleados. Deber contar con una licencia de Ejecutivo Principal debidamente expedida por la Comisin Nacional de Valores Oficial de Cumplimiento El Oficial de Cumplimiento de la Casa de Valores deber cumplir con los siguientes requisitos: a) Poseer Licencia de Ejecutivo Principal expedida por la Comisin Nacional de Valores.

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b)

Tener experiencia laboral comprobada dentro del mercado de valores mnima de dos (2) aos en reas relacionadas al mismo como el sector bancario o financiero. c) Tener conocimientos bsicos en el rea de anlisis de riesgos, gestin de sistemas de informacin, formulacin y cumplimiento de polticas de prevencin de delitos de blanqueo de capitales. Funciones del Oficial de Cumplimiento, quin dirigir y estar a cargo de velar por el cumplimiento del procedimiento operativo puesto en ejecucin para el cumplimiento de las normas contempladas en la Ley 42 de 2000, Ley 22 de 09 de mayo de 2002, Ley 50 de 2 de julio de 2003 y las normas del Acuerdo 009 del 06 de agosto de 2001 y Acuerdo 005 del 09 de junio de 2006, entre las que incluyen: a) b) Velar por que los funcionarios de la Casa de Valores que as lo requieran posean la licencia debidamente expedida por la Comisin Nacional de Valores para el ejercicio de sus funciones. Velar por el cumplimiento de todas las personas que laboran en la organizacin de las disposiciones legales contenidas en el Decreto Ley N. 001 de 1999 y todos los acuerdos reglamentarios que adopte la Comisin Nacional de Valores, as como el estricto cumplimiento de las disposiciones legales que sean aplicables en todas las operaciones y actividades desarrolladas dentro del contexto del mercado de valores y que guardan relacin o inciden en el giro de actividades desarrolladas dentro del contexto del mercado de valores y que guardan relacin o inciden en el giro de actividades o negocios propios de la casa de valores, entre otras: la presentacin oportuna de aquellos informes financieros, estadsticos o de naturaleza prudencial que requiera la Comisin Nacional de Valores y, a la Unidad de Anlisis Financiero (UAF), la presentacin de la informacin que sta requiera en relacin a la prevencin de delitos de blanqueo de capitales. Elaborar, desarrollar y velar por el cumplimiento de la poltica Conozca a su cliente. Elaborar polticas o programas para la deteccin, prevencin y reporte de actividades propias de delitos de blanqueo de capitales. En este sentido, el programa o poltica a crear deber contener los siguientes parmetros: Mecanismos de deteccin de transacciones sospechosas Mecanismo de examen de cualquier operacin, con independencia de su cuanta, que pueda estar vinculada al blanqueo de capitales. Procedimientos de control interno y comunicacin conducente a prevenir la realizacin de operaciones vinculadas al delito de Blanqueo de Capitales. Elaborar el Programa de Cumplimiento para los funcionarios de la compaa. Elaborar los informes relacionados con la Prevencin de delitos de Blanqueo de capitales que sean requeridos por la Unidad de Anlisis Financiero (UAF), as como coordinar su oportuna presentacin a la autoridad referida. Servir de enlace entre la Casa de Valores y la Comisin Nacional de Valores y la Unidad de Anlisis Financiero (UAF). Reportar a la mayor brevedad posible al Ejecutivo Principal o a los miembros de la Junta Directiva cualesquiera actividades irregulares que tengan lugar en la empresa. Presentar informes al menos semestrales a la Junta Directiva sobre la gestin desarrollada.

c) d)

e) f) g) h) i)

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CAPITULO III PRODUCTOS Y SERVICIOS A OFRECER

Helm Casa de Valores (Panam)se dedicar nica y exclusivamente a las actividades propias del negocio de Casa de Valores y sus actividades incidentales, autorizadas por la Comisin Nacional de Valores. Actividades Principales: a) Recibir y transmitir rdenes por cuenta de terceros b) Ejecutar dichas rdenes por cuenta de terceros c) Dar y Ejecutar rdenes por cuenta propia. Actividades Incidentales a) Asesora de Inversiones b) Gestin discrecional e individualizada de cuentas de inversin con arreglo a los mandatos conferidos por los inversionistas. c) Mediacin, por cuenta directa o indirecta del emisor, en la colocacin de las emisiones y ofertas pblicas de ventas d) Actuacin como suscriptor o colocador de emisiones y ofertas pblicas de valores e) Manejo de cuentas de custodia, que podr comprender, en su caso, mantener el registro contable de los valores representados mediante anotaciones en cuenta f) Administracin de carteras o portafolios individuales de inversin g) Ejecucin de funciones inherentes a agencia de pago, registro y transferencia h) Otorgamiento de prstamos de valores y de dinero para la adquisicin de valores.

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CAPITULO IV - POLITICAS
Compromiso Organizacional Frente a la Prevencin de Blanqueo de Capitales y la Financiacin del Terrorismo Helm Casa de Valores adelantar sus actividades y cumplir sus metas comerciales manteniendo siempre una observancia de los principios ticos. Es primordial la generacin de una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar, por conviccin, las normas establecidas para la prevencin y deteccin de operaciones de BC/FT. La tica hace referencia al conjunto de polticas, normas y conductas establecidas en el presente Manual que se refuerzan en los valores corporativos de la entidad. Helm Casa de Valores: Consagra el deber de los rganos de administracin y de control, del Oficial de Cumplimiento y de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y dems disposiciones relacionadas con la prevencin del BC/FT. Consagra la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las polticas en materia de administracin de riesgo de BC/FT al logro de las metas comerciales Adopta la colaboracin con las autoridades mediante el suministro de informacin para fines investigativos y probatorios. Respeta las normas relativas al secreto profesional y a las restricciones sobre revelacin de informacin. Establece y reconoce las consecuencias que genera el incumplimiento de las polticas establecidas para la prevencin del BC/FT. Ha definido una mayor exigencia a la vinculacin de clientes de la Casa de Valores que por su perfil o por las funciones que desempean pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de BC/FT. Fijar los lineamientos sobre BC/FT conforme a la seleccin e identificacin de clientes, el conocimiento del cliente, el conocimiento de sus actividades econmicas como de sus operaciones, del nivel de transacciones y el monitore de sus operaciones. Evaluar antes de la salida al mercado de cualquier producto los riesgos de los mismos a fin de asegurar los controles necesarios para mitigar el riesgo de BC/FT. Prohibiciones y Polticas de Conducta. Los Ejecutivos Principales, Directores, Dignatarios, Oficial de Cumplimiento, y empleados de la entidad, debern atender las siguientes normas de conducta:

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Obrar con rectitud y honestidad tanto en las relaciones interlaborales, como en las relaciones con los clientes, con la entidad y con los dems agentes del mercado. Atender con amabilidad moderacin y prudencia las inquietudes y reclamos de los clientes. Explicarle a los clientes la forma como opera cada uno de sus servicios, informarles las posibilidades que tiene la entidad de atender sus compromisos y la variacin de los trminos de la relacin contractual. Abstenerse de aceptar regalos y atenciones desmedidas, o dinero por pequea que sea su cuanta, o concesiones en precios u otros tratamientos preferenciales del cliente o de proveedores que puedan dar lugar a concesiones especiales recprocas. Abstenerse de colocarse en situaciones en las cuales sus intereses personales entren en conflicto con sus relaciones con la entidad, as como en el establecimiento de relaciones comerciales que involucren productos y servicios de la casa de valores donde participen familiares y allegados. Abstenerse de utilizar informacin de la casa de valores para su beneficio directo, indirecto o de terceros. Abstenerse de suministrar informacin a terceros sobre datos personales y aquellos asuntos sujetos a reserva de sus clientes. Mantener la reserva en los sitios de trabajo, en el hogar, los compromisos sociales y dems lugares pblicos, evitando hacer comentarios que puedan perjudicar los intereses de la compaa, de sus empleados o los de sus clientes. Mantener en estricta reserva la informacin suministrada por los clientes sobre la identidad de los beneficiarios finales y/o propietarios efectivos de las cuentas, la cual solo podr ser suministrada a las autoridades judiciales o administrativas nacionales debidamente facultadas para solicitarlas, bajo el amparo al que se refieren el artculo 003 de la ley N. 042 de 02 de octubre de 2000.

IV.I Polticas Generales

Colaboracin con las Autoridades Competentes Helm Casa de Valores colaborar continuamente con la Unidad de Anlisis Financiero UAF, la Comisin Nacional de Valores o los cuerpos especiales que el Gobierno designe, atendiendo el deber de los sujetos regulados de abstenerse de revelar, al cliente y a terceros, que se ha transmitido informacin a la UAF o que se est examinando alguna transaccin u operacin por sospecha de que pueda estar vinculada al delito de blanqueo de capitales. Toda solicitud efectuada por una autoridad competente en relacin con un cliente por posibles vnculos con actividades delictivas relacionadas al Blanqueo de Capitales o Financiacin de terrorismo debe ser informada y atendida por el Oficial de Cumplimiento. Los funcionarios de las reas responsables de archivo y conservacin de documentos tienen la obligacin de apoyar en la consecucin de la informacin de los clientes y sus operaciones en los 1111

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tiempos definidos por las solicitudes efectuadas por las autoridades competentes y el Oficial de Cumplimiento. Para aquellos eventos en los cuales las autoridades encargadas de la lucha contra el BC/FT identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la Comisin Nacional de Valores un monitoreo especial de cierto tipo de operaciones o de clientes, el Oficial de Cumplimiento atender dichas solicitudes y reportar sus resultados en la forma como se determine. La colaboracin con las Entidades Judiciales y de polica extranjeras, se har por intermedio de las autoridades nacionales competentes, conforme a las normas internacionales pertinentes. Capacitacin de Funcionarios Anualmente el Oficial de Cumplimiento ejecutar un programa de capacitacin continuo respecto a las medidas de prevencin del delito de BC/FT, cumpliendo con los objetivos previstos en el Artculo dcimo quinto del Acuerdo N. 005 de 2006. Cuando menos durante el ao el Oficial de Cumplimiento asistir a dos (2) cursos, talleres, seminarios o conferencias y los dems funcionarios al menos un (1) curso, taller seminario o conferencia al ao que podr ser dictado por el Oficial de Cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento har entrega de un ejemplar de este documento a cada funcionario que ingrese a la Casa de Valores para su lectura y aplicacin, cuyo contenido deber utilizarse como gua para el desarrollo de toda actividad dentro de la compaa. Conflicto de sospechosas inters frente a las operaciones inusuales y

Todos los empleados deben informar oportunamente las operaciones que se consideren inusuales de los clientes a su Jefe Inmediato y al Oficial de Cumplimiento y se abstendrn de encubrimiento y colaboracin con actos ilcitos. La misma abstencin recae sobre los funcionarios responsables de la determinacin y reporte de operaciones sospechosas. En el evento en que el funcionario se encuentre frente a una situacin generadora de conflicto de inters, deber comunicarle al Oficial de Cumplimiento los hechos que generan la presencia del conflicto, para que sea presentada ante la Junta Directiva. Informacin de la Casa de Valores y de sus Clientes Ningn funcionario podr divulgar ni entregar informacin de los clientes sin que se realice a travs de los conductos regulares (extractos, listados movimientos) para provecho propio. Ningn funcionario podr modificar en los aplicativos los datos personales de los clientes sin previa autorizacin de los mismos. La informacin de la organizacin es privada y confidencial por lo cual no podr ser utilizada para beneficios propios ni con fines acadmicos. Todo uso diferente al organizacional deber ser avalado por el Ejecutivo Principal de la entidad.

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Conocimiento del Cliente En cumplimiento de las normas de conducta establecidas en el Acuerdo N. 005 de 2006, se han definido las siguientes polticas sobre conocimiento de los clientes y de los clientes potenciales, las cuales deben ser cumplidas por los funcionarios responsables de la vinculacin (Ejecutivos Principales y Corredores de Valores): La vinculacin de clientes para cualquier producto ofrecido por la Casa de Valores debe efectuarse nicamente con la diligencia de la Solicitud de Servicios (segn sea el caso para persona natural o jurdica). Realizar la identificacin de los clientes a travs del total diligenciamiento de los formatos Solicitud de Servicios, elaborados conforme a nuestra prctica profesional y a las necesidades legales correspondientes. Solicitar al cliente el diligenciamiento de la Declaracin de Origen de Fondos. Verificar las referencias financieras, comerciales, personales y/o familiares. En caso que los clientes no tengan relaciones comerciales o financieras se debe indicar en forma expresa. Dejar evidencia mediante firma de la actividad de verificacin de referencias. La realizacin de una entrevista o de una visita al cliente previa su vinculacin, dejando su registro en la Solicitud de Servicios. La solicitud de todos los documentos ser aprobada por el Oficial de Cumplimiento. La actualizacin de la informacin de los clientes se debe adelantar por lo menos una vez al ao. No obstante, dentro de los contratos de apertura la compaa ha incluido la obligatoriedad de sus clientes de mantener actualizada la informacin. En el caso de productos inactivos, la actualizacin se har cuando el producto vaya a cambiar tal estado con el objeto de realizar operaciones. Es deber del funcionario que realiza la vinculacin abstenerse de abrir y mantener cuentas annimas o con nombres ficticios, debe determinar si la persona est actuando o no en nombre de otras personas y obtener mediante la diligencia debida los datos de identificacin para verificar la identidad de esa otra persona, es decir determinar el propietario efectivo de la cuenta. Especial Debida Diligencia (Due Diligence): Los funcionarios de la Compaa deben profundizar en el conocimiento del origen de los recursos y las actividades de los siguientes tipos de clientes: Personas Polticamente Expuestas (PEP): Personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempea, pueden exponer a la Casa de Valores a riesgo de BC/FT, como personas que manejan recursos pblicos o detentan algn grado de poder pblico. Campaas Polticas: Los productos constituidos a nombre de campaas polticas y partidos polticos quienes pueden exponer a la Casa de Valores al riesgo de BC/FT. Compaas OffShore: Son entidades situadas en el exterior, sujetas a un rgimen legal diferente, extra territorial en relacin al pas de domicilio de sus asociados. La expresin es aplicada ms especficamente a sociedades constituidas en los "parasos fiscales", donde gozan de privilegios tributarios (impuestos reducidos o exoneracin de impuestos).

Apertura de cuentas a PEPs Para la apertura de productos a personas polticamente expuestas PEPS, adems de requerir el cumplimiento de los requisitos generales para cada producto se requiere la autorizacin previa de un 1313

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organismo superior al que autoriza una vinculacin, en este caso del Ejecutivo Principal de la Compaa o un Miembro de la Junta Directiva.

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Se identifican como PEPS las siguientes personas: Funcionarios pblicos de alto nivel (Directores de entidades pblicas, Ministros, congresistas, alcaldes, entre otros Funcionarios pblicos con manejo de dineros del estado Directores de partidos polticos Funcionarios de las delegaciones diplomticas, figuras polticas internacionales Si un cliente ha cambiado de su condicin a PEP, dicho cambio debe ser informado al Oficial de Cumplimiento, si se contina con la prestacin de servicios. Apertura de productos a campaas polticas y partidos polticos. Para la apertura de cuentas a campaas polticas y partidos polticos se debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos junto con los establecidos para la apertura de la cuenta: Debe informarse al Oficial de Cumplimiento de la entidad sobre la intencin de establecer una relacin comercial con una campaa poltica o un partido poltico. Se requiere la autorizacin previa correspondiente. Se requiere autorizacin de un Ejecutivo Principal o Miembro de Junta Directiva. Entidades vigiladas por la Superintendencia de Bancos, Superintendencia de Seguros y Reaseguros y la Comisin Nacional de Valores Se exceptan de los procedimientos de vinculacin de personas jurdicas a las entidades sometidas a la Supervisin de la Comisin Nacional de Valores, la Superintendencia de Banco y la Superintendencia de Seguros y Reaseguros de Panam. Conocimiento de las operaciones del cliente Es deber del Ejecutivo Principal, Corredor de Valores o quien realice la vinculacin del cliente conocer: El origen de los recursos del cliente y su actividad econmica. El pas origen de los recursos y si el pas cumple con los estndares internacionales. Si la persona es un PEP. El medio por el cual se van a conducir las operaciones. Identificacin de Beneficiarios Beneficiario es toda persona natural o jurdica que sin ser cliente, es propietaria de los recursos y se encuentra facultada para disponer de los mismos. Para el Grupo Financiero HFS se consideran como tal las personas beneficiarias de endoso o fraccionamiento de ttulos fsicos o desmaterializados.

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Nuevos productos y servicios Todo nuevo producto o servicio, antes de ofrecerlo al pblico, debe ser objeto de anlisis por parte del Oficial de Cumplimiento. Nuevas jurisdicciones, productos/servicios o canales de distribucin La incursin en una nueva jurisdiccin o la prestacin de servicios por un nuevo canal o la adopcin dentro de un canal, de un nuevo producto/servicio debe tener el concepto del Oficial de Cumplimiento de la entidad. Bancos Corresponsales Toda nueva relacin con un banco corresponsal debe tener un anlisis que permita identificar los riesgos relacionados con el BC/FT y determinar una debida diligencia. Su aprobacin ser efectuada por el Ejecutivo Principal y un miembro de la Junta Directiva, considerando los siguientes hechos: La naturaleza de los negocios de la entidad financiera, extranjera y el mercado. El tipo o propsito de la vinculacin del corresponsal La naturaleza y duracin de la relacin. Determinar el nivel de supervisin y regulacin de la entidad extranjera y de la jurisdiccin donde est incorporada. Determinar que el pas en el cual est incorporado el banco no pertenezca a la lista de pases no cooperantes del GAFI (Grupo de Accin Financiera Internacional) http://www.fatf-gafi.org/ Determinar que el Banco no se encuentre registrado en pases con debilidades en polticas de LAFT o sean facilitadores del trfico de armas o drogas. Limitaciones para la vinculacin de clientes o prestacin de servicios Con el nimo de prevenir que los servicios de Helm Casa de Valores Panam, sean utilizados por personas cuyas fuentes de fondos puedan involucrar actividades ilcitas, para el ocultamiento, manejo, inversin o aprovechamiento de dinero u otros bienes, provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a dichas actividades o a las transacciones y fondos vinculados a las mismas, se abstendr de vincular las siguientes categoras de clientes: Personas que se encuentren incluidas en listas restrictivas especialmente aquellas supuestamente vinculadas al narcotrfico, al terrorismo o al crimen organizado, emitidas por entes reguladores nacionales e internacionales y organismos internacionales (ejemplo: lista OFAC). Personas o entidades que injustificadamente no entreguen la documentacin requerida o que en el momento de la vinculacin se determine una seal de alerta. Las siguientes categoras de clientes slo se aceptarn con el cumplimiento del procedimiento especial de clientes de riesgo: Casas de cambio, casinos, juegos de azar y empeo 1616

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Profesionales de cambio Mesas de dinero no reguladas Sectores que puedan llegar a constituirse en clientes de riesgo de BC/FT. Verificacin de cumplimiento Todas las reas de la compaa estn encargadas de ejercer el control para asegurar el cumplimiento de las polticas y normas establecidas en ste cdigo mediante el cual la Casa de Valores responde a las exigencias de las Leyes 41 y 42 de octubre de 2000. Organismos de Control Helm Casa de Valores cuenta con una Auditora Externa y una Auditora Interna encargados de evaluar la eficiencia de los mecanismos adoptados para la prevencin del BC/FT. La compaa ha nombrado un Oficial de Cumplimiento, quien realiza las funciones sealadas por la ley, por la Comisin Nacional de Valores y por la Casa de Valores. Conocimiento de los Empleados Para la vinculacin de personal, se cuenta con procedimientos claros de verificacin de datos e informacin suministrada por el aspirante, as como las referencias de trabajos anteriores que presenten. Deber solicitarse informacin a otros sujetos obligados cuando se conozca que el aspirante ha laborado anteriormente en otra entidad supervisada por la Superintendencia de Bancos, Comisin Nacional de Valores o Superintendencia de Seguros y Reaseguros en Panam. En cuanto a los empleados vinculados ser responsabilidad del Oficial de Cumplimiento supervisar su conducta, posibles cambios de costumbres y nivel de vida de los trabajadores, los cuales deben estar en concordancia con su nivel de remuneracin y la obligacin de especial diligencia en apertura de productos y operaciones con funcionarios. De igual manera prestar atencin al uso de sus vacaciones y el recibo de regalos por parte de sus clientes. Todo esto debe realizarse, a fin de garantizar en buena medida la integridad y honestidad de todos los trabajadores. Prohibiciones Generales No se pueden abrir productos si el aspirante o su actividad son incompatibles con la poltica y objetivos que se enuncian en este manual. En caso de existir alguna duda, se debe informar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento y al Ejecutivo Principal quien adoptar la decisin que estime conveniente, protegiendo los intereses de la Casa de Valores y haciendo cumplir la poltica de conocer al cliente. No se abrirn productos a personas que no tengan medios de identificacin vigentes adecuados y cotejables, tales como: cdula, pasaporte, nmero de identificacin tributaria, u otro documento de identidad personal que otorgue veracidad suficiente sobre la identificacin de la(s) persona (s) que solicitan abrir la cuenta y a los beneficiarios de sta. Se debe propender en mantener carpetas con documentacin completa. Es responsabilidad del funcionario que tramita la apertura del producto, hacer lo necesario para completar la

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documentacin para poder abrir el producto y que se realice una verificacin de informacin con resultados satisfactorios. No se debe aceptar como identificacin documentos fcilmente obtenidos como: certificados de nacionalidad, tarjetas de crdito, carn del seguro social, licencia para conducir y carn de asociaciones estudiantiles o de profesionales. No se establecer una relacin si un cliente potencial se rehusa injustificadamente a suministrar cualquier informacin solicitada. Conservacin de documentos Los documentos que acrediten adecuadamente la realizacin de las operaciones y la identidad de los sujetos que las hubieran ejecutado o que hubieran establecido relaciones de negocios, cuando la obtencin de dicha identificacin hubiera sido obligatoria, debern conservarse por un periodo de al menos cinco aos.

IV.II

Polticas Referentes a Operaciones

Procedimiento Para Remitir los informes a la Unidad de Anlisis Financiero para la Prevencin del Delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo Los funcionarios tienen el deber de responder las comunicaciones efectuadas por el Oficial de Cumplimiento de la entidad en relacin con seales de alerta, operaciones inusuales u operaciones sospechosas. Todo funcionario deber reportar de manera oportuna al superior inmediato y al Oficial de Cumplimiento, las seales de alerta u operaciones inusuales detectadas sobre toda situacin particular en la vinculacin o transaccionalidad, que de acuerdo con los lineamientos que se sealan ms adelante, merecen una especial atencin y evaluacin por presentar un riesgo de BC/FT. La omisin del reporte de seales de alerta, puede constituirse como falta grave con perjuicio de las sanciones de ley. Para determinar si una situacin particular de un cliente merece una atencin especial todos los funcionarios de la Casa de Valores deben realizar un mayor seguimiento a las siguientes categoras de seales de alerta: Informacin insuficiente, falsa o sospechosa proporcionada por o del cliente. Transacciones en efectivo o compras y/o depsitos de instrumentos monetarios que no son consistentes con las actividades del negocio del cliente. Ciertas caractersticas o actividades que no son usuales en el contexto del negocio del cliente. Estructuracin de transacciones, que consiste en constituir muchas operaciones en montos pequeos, para evitar ser incluido en los reportes de operaciones superiores a los 10.000USD realizado por las entidades supervisadas y vigiladas por la Comisin Nacional de Valores y la Superintendencia de Bancos a la UAF. Transacciones inusuales de prstamos. Actividades de transferencia electrnicas de fondos que no son consistentes con las actividades del negocio del cliente.

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Industrias y actividades econmicas inherentes de riesgo. Operaciones inusuales de Comercio Exterior. Operaciones Inusuales Los funcionarios en el desempeo de sus labores tambin tienen el deber de reportar operaciones inusuales al Jefe Inmediato y al Oficial de Cumplimiento de la entidad correspondiente. Esta informacin no debe ser pblica, es decir, que al momento que se reporte no debe ser de conocimiento general. Operaciones Sospechosas El Oficial de Cumplimiento reportar a la Unidad de Anlisis Financiero, UAF, las operaciones que se califican como sospechosas. Criterios Objetivos para el reporte de operaciones sospechosas Todo Reporte de Operacin Sospechosa debe contener alguno de los siguientes criterios objetivos para el reporte a la UAF. Estos criterios son aprobados por el Oficial de Cumplimiento y el Ejecutivo Principal de la Compaa. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Incremento patrimonial injustificado Falsedad (Identificaciones, documentos, datos) Testaferrato Suplantaciones Simulacin de Transacciones Relacin con Delincuentes Vnculos con bienes de origen ilcito

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CAPITULO V - PROCEDIMIENTOS
Vinculacin de Clientes para la prestacin de servicios La autorizacin de la apertura de cuenta para cualquier producto ser realizada por el Oficial de Cumplimiento. Para la vinculacin se debern atender los siguientes lineamientos: 1. Realizar la plena identificacin del cliente a travs del diligenciamiento completo de los formatos Solicitud de Servicios, que contiene los datos de identificacin del cliente, el informe de visita, firma de autorizaciones, un espacio para que el cliente indique el origen u actividad de la cual procede su dinero (declaracin de origen de fondos) y la solicitud de los documentos anexos requeridos. Ver Anexo 001 Para las personas con firma autorizada para el manejo, adicin, retiro o disposicin de los recursos del producto se debe diligenciar la solicitud de servicios. Identificar la actividad econmica del cliente de tal forma que se tenga conocimiento de los montos y procedencia de los ingresos y egresos. Tener conocimiento si la actividad econmica del cliente involucra transacciones en moneda extranjera. Para persona natural exigir copia cotejada de la cdula, pasaporte u otro documento de identidad personal que otorgue veracidad suficiente sobre la identificacin a la persona que solicita abrir la cuenta y a los beneficiarios de esta. Verificar las referencias financieras o comerciales (mnimo dos (2)), personales y familiares (segn sea necesario para persona natural o jurdica). Dejando evidencia en el formato establecido para tal fin Ver anexo 2 Requerir las constancias de trmites migratorios del cliente establecidos en el documento de viaje (sellos de entrada del pasaporte), en el caso de personas residentes en el exterior presentes en Panam para la apertura de la cuenta. Tener el soporte de la informacin financiera relacionada en los formatos de vinculacin. Identificar si el cliente potencial se ajusta a las caractersticas de un PEP, para registrarlo en la solicitud y continuar con el procedimiento especial de vinculacin.

2. 3. 4. 5.

6.

7.

8. 9.

10. Identificar si en el producto del cliente se van a manejar recursos de Campaas Polticas o Partidos Polticos, de tal manera que se realice la vinculacin tal como lo exigen las polticas. 11. Cuando un cliente realice operaciones de compra y venta de inversiones de cualquier naturaleza, simultneas, sucesivas o fraccionadas se debe identificar al comprador o al vendedor y la actividad econmica del mismo.

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12. Verificar en listas restrictivas de la OFAC, ONU y del Banco Her Majestys Treasury, las identidades de los potenciales clientes. En general, la apertura de productos, se debe efectuar procurando niveles bajos de riesgo de Blanqueo de Capitales y Financiacin de Terrorismo, por lo cual como norma general, se establece, que puede haber una relacin comercial, despus de una adecuada verificacin de la identidad del cliente prospectivo, el origen lcito de sus ingresos y cual es el objetivo final de la adquisicin de los productos en la Casa de Valores. Los funcionarios encargados de la vinculacin de clientes deben procurar comprender, desde un inicio, la actividad de los negocios del cliente a fin de establecer un perfil de las caractersticas, los volmenes y la frecuencia de sus transacciones. Se debe dar cumplimiento a la poltica de CONOZCA A SU CLIENTE y dejando evidencia que se han realizado las diligencias en este sentido. En consecuencia, los productos que se abran en la Casa de Valores, requerirn de un proceso de conocimiento del cual debe quedar constancia en un informe de visita o entrevista, en donde se debe relacionar de manera especfica y detallada la informacin acerca del cliente, la fecha, la hora y el nombre de la persona quien realiz tal actividad. Tratndose de personas jurdicas, el conocimiento del cliente incluye conocer la identidad de los accionistas o asociados que tengan ms del 5% de su capital social, aporte o participacin en la entidad. Si uno de los socios es una persona Jurdica, se debe tener la composicin accionaria de este socio. Esta informacin debe registrarse en el formato de solicitud de apertura o anexarla en una hoja aparte la cual tambin deber reposar en los documentos del cliente. Posteriormente, luego de establecida una relacin comercial, Helm Casa de Valores efectuar un seguimiento del manejo de los productos del cliente, con el objeto de detectar cualquier comportamiento que no sea congruente con el perfil dado por el cliente. Vinculacin de PEPs y monitoreo de sus operaciones Durante el proceso de vinculacin se debe asegurar marcar en el formato si el cliente es un PEP. La marcacin en el formato es importante para poder marcar en el sistema de la casa de valores tal condicin, que permita el monitoreo del cliente a travs de herramientas automticas. Los ejecutivos comerciales deben hacer un especial monitoreo de las operaciones que efectan los clientes que tienen la caracterstica de PEP, deben informar al Oficial de Cumplimiento y al Jefe inmediato la presencia de operaciones inusuales de estos clientes. Diligenciamiento de la solicitud de Servicios Es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones en la elaboracin de la Solicitud de Servicios con el fin de tener un conocimiento del cliente y en especial de sus actividades: Recuerde que todos los campos son de OBLIGATORIO DILIGENCIAMIENTO!

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1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Diligenciar la totalidad de los campos indicando nombre, apellido, fecha de nacimiento, estado civil, profesin un oficio, ocupacin real y actual del titular de la cuenta y de los que aparezcan como beneficiarios cando ese sea el caso, domicilio personal y laboral, nmeros de telfonos, direccin postal, correo electrnico y fax. Indicar la ocupacin, los ingresos y egresos mensuales y el total de los activos y pasivos escribiendo cero (0) en caso que no tenga, la experiencia inversora, los objetivos de inversin y tolerancia al riesgo. Detallar el origen de los ingresos diferentes a la actividad principal. Sealar en el campo correspondiente si la persona es PEP (polticamente Expuesto) y detallar al final del formato la actividad, cargo y si maneja recursos pblicos. Diligenciar las referencias financieras o comerciales (mnimo dos (2)) y personales segn sea el caso. Diligenciar la Declaracin de Origen de Fondos indicando la procedencia general de los dineros depositados o manejados en el producto. Firmar con nmero de documento, huella digital y fecha, como constancia del entendimiento y la veracidad de la informacin consignada. Diligenciar por parte del funcionario que efecta la vinculacin, el concepto del cliente indicando la actividad detallada, con que recursos y con que objeto se constituye el producto. Este concepto debe estar acompaado de la fecha, lugar y nombre. Si la vinculacin es para una campaa poltica o de un cliente con actividad de riesgo (casino, casa de cambio, de empeo, entre otros), se debe tener en cuenta los procedimientos especiales indicando la actividad en el formato.

Procedimiento de Verificacin de Informacin Toda vinculacin de cliente debe ser objeto de verificacin de informacin para lo cual se debe diligenciar el formato anexo. (ver anexo 002) 1. 2. Se deben verificar los datos Generales y la informacin laboral indicando (C) si corresponde o (NC) en caso de que la informacin no sea verdica. Cualquier observacin al respecto debe ser incluida en el campo de observaciones. En el caso de personas jurdicas, incluyendo fideicomisos y sociedades con acciones nominativas o al portador, datos completos de inscripcin y constitucin de la sociedad, domicilio o sede social. Se deben requerir las certificaciones correspondientes que evidencien la incorporacin y vigencia de las sociedades o fideicomisos mediante certificacin de existencia de vigencia no mayor a treinta (30) das, lo mismo que identificacin de dignatarios, directores, apoderados con su debido sustento legal que los acredite para actuar en nombre de las sociedades y/o fideicomisos, y representantes legales de dichas sociedades o fideicomisos. No ser exigible esta certificacin cuando la informacin pueda ser consultada pblicamente y obtenida a travs de una base de datos electrnica establecida por la entidad de registro oficial de la jurisdiccin de origen. Se debe mantener constancia de la vigencia de dicha informacin y atender su actualizacin cuando sea necesario. Para el caso de las referencias se incluye el campo (NV) que indica que no se pudo validar la informacin. En estos casos se debe indicar el porqu en el campo de observaciones. La validacin con listas restrictivas, se puede realizar consultando los archivos ubicados en la base de datos SIPLA.nsf por la herramienta Lotus Notes del Grupo Econmico. a) En Lotus Notes, acceda el men Archivo / Base de datos y d clic en Abrir. b) Ubique en el servidor Boinfapl, la Base de Datos SIPLA y d clic en Abrir. c) Seleccione en el Men, Lista de Clinton, donde se encuentra la fecha de la ltima actualizacin y acceda con doble clic.

3. 4.

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5.

6.

d) All encontrar tres archivos: LISTASDN.xls que incluye la lista OFAC (Clinton), las listas de la ONU y del Banco Her Majesties Treasury; Lista OFAC-colombianos con identificacin.xls; Terceras Fuentes.xls que contiene relacin de personas incluidas en noticias, procesos o investigaciones de autoridades. e) Los archivos se deben acceder consultando por nombre, identidad, empresa asociada y ciudad. En caso encontrar coincidencia de un cliente potencial o vinculado con alguna de las listas restrictivas el Oficial de Cumplimiento entidad deber abstenerse de realizar la apertura hasta que se produzca un concepto consensuado entre el Ejecutivo Principal y el Oficial de Cumplimiento. El formato debe incluir el nombre completo con firma de la persona que realiza la verificacin.

Vinculacin de clientes especiales Se establecieron algunas actividades econmicas de riesgo alto de BC/FT, las cuales deben ser objeto de evaluacin mediante un procedimiento especial: Sociedades de Intermediacin Cambiaria y de Servicios Financieros Especiales, Casinos, Juegos de azar y Empeo Profesionales de cambio Mesas de dinero no reguladas Sectores que puedan llegar a constituirse en clientes de riesgo de LA/FT Para las actividades relacionadas se establece el siguiente procedimiento de evaluacin previo a la vinculacin: El Comercial solicitar al posible cliente la siguiente informacin, adicional a la general: Nmero, nombre y ubicacin de las oficinas. Manual Conozca a su Cliente. Descripcin de polticas y procedimientos para evitar ser utilizados para el Blanqueo de Capitales y la Financiacin del Terrorismo, certificadas por el Ejecutivo Principal de la entidad. Estructura del rea de cumplimiento. Plan de trabajo del Oficial de Cumplimiento. Certificacin de adopcin de medidas de control interno firmada por una Auditoria de reconocimiento internacional. Evidencia de la existencia de herramientas tecnolgicas de monitoreo. La descripcin exacta de las operaciones que solicita realizar con la Casa de Valores. Soporte de los acuses de recibo de la informacin enviada a la UAF (ltimos tres meses), si debe reportar. Se debe realizar una evaluacin del riesgo de la vinculacin del cliente por parte del Oficial de Cumplimiento y la aprobacin de la apertura estar dada por el visto bueno del Oficial de Cumplimiento, el Ejecutivo Principal y un Miembro de Junta Directiva. Bancos corresponsales

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Los bancos con los cuales la Casa de Valores establezca intercambio de claves deben presentar las siguientes caractersticas: Bancos definidos como "corresponsales". Bancos que nos contacten o que contactemos para una operacin especfica. Determinar que el pas en el cual est incorporado el banco no pertenezca a la lista de pases no cooperantes del GAFI (Grupo de Accin Financiera Internacional) http://www.f atf-gafi.org/ La vinculacin con estos bancos debe ser previamente aprobada por el Ejecutivo Principal de la Casa de Valores (a cargo de la relacin ejecutiva con los corresponsales), con el aval del Oficial de Cumplimiento de la entidad que va a tener la relacin directa. Respecto de los bancos corresponsales se debe solicitar de manera obligatoria la certificacin antilavado de Dinero (AML). Se conservar en el archivo del Oficial de Cumplimiento con la informacin de cada banco; la certificacin ser actualizada anualmente. Para aprobar el vnculo comercial con un banco corresponsal se debe solicitar una certificacin de estas entidades donde se evidencien los siguientes aspectos: Que el banco mantiene presencia fsica en una nacin con adecuadas leyes contra el Blanqueo de Capitales y la Financiacin del Terrorismo (no es un shell bank) Que el banco est sujeto a leyes y regulacin contra el Blanqueo de Capitales y Financiacin del Terrorismo. Que mantiene polticas y procedimientos obligatorios para la prevencin contra el Blanqueo de Capitales y Financiacin del Terrorismo. Que tiene un adecuado monitoreo del cumplimiento de las polticas por reas de cumplimiento y de auditoria. Que las polticas y procedimientos renen los requerimientos de las leyes locales sobre prevencin contra el Blanqueo de Capitales y Financiacin del Terrorismo. Si el personal del banco est entrenado sobre sus polticas y procedimientos de prevencin contra el Blanqueo de Capitales y Financiacin del Terrorismo. Si los procedimientos del banco incluyen la verificacin de informacin de todas las contrapartes. Si los procedimientos del banco incluyen la retencin de relevantes registros de conocimiento del cliente. Si los procedimientos del banco incluyen el reporte de operaciones sospechosas a un servicio nacional de inteligencia financiera u otra autoridad. La certificacin deber permanecer en la carpeta del banco corresponsal. Contratos de Corresponsala Para aprobar el vnculo con una entidad bajo el contrato de corresponsala, se debe solicitar una certificacin de la entidad con las mismas caractersticas mencionadas en el punto anterior. Registro de proveedores Durante el proceso de inscripcin de proveedores de servicios y productos se debe elaborar el formato Registro de Proveedores que contiene una informacin mnima. Ver anexo 3

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Antes de la aprobacin de la vinculacin del proveedor por parte del Ejecutivo Principal, el Oficial de Cumplimiento deber asegurarse de: a) Que la informacin registrada en el formato haya sido verificada y se encuentre completa. b) Revisar la identidad de la empresa y el Representante Legal en las listas restrictivas disponibles sobre la base de datos disponible en Lotus Notes.

V.I

Seguimiento y Control de Operaciones

Herramientas Tecnolgicas de Control Helm Casa de Valores, cuenta con aplicaciones y herramientas que permiten el control, seguimiento y monitoreo de las operaciones de sus clientes; Spectrum: Provee la informacin general de los clientes y sus movimientos. Haydrian: Herramienta de monitoreo y chequeo de los clientes en listas restrictivas. Consolidacin electrnica de operaciones Usando las herramientas tecnolgicas disponibles, se consolidara electrnicamente en forma mensual todas las operaciones, segn su naturaleza, es decir activas, pasivas y neutras por cada una de los clientes. Igualmente consolidar electrnicamente por lo menos en forma mensual todos los productos, canales de distribucin y jurisdicciones empleados por cada unos de los clientes. Los reportes quedaran a disposicin en base de datos lo que permitir al rea de cumplimiento tener informacin consolidada de un cliente que les facilite el anlisis de seales de alerta, operaciones inusuales y/o sospechosas. Clientes en listas restrictivas El Oficial de Cumplimiento har una verificacin de las novedades informadas por del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos sobre inclusiones o exclusiones de personas naturales y jurdicas en la lista OFAC y otras comunicaciones sobre listas de la ONU, la del banco Her Majestys Treasury y Unin Europea para asegurar que no existan coincidencias. Los sistemas que administran clientes deben actualizarse inmediatamente se reciban las novedades para evitar que se presenten nuevas vinculaciones de personas incluidas en las listas mencionadas De existir una coincidencia con alguna lista, se proceder a evaluar el cliente y sus operaciones y de acuerdo con el resultado, el Oficial de Cumplimiento realizar las gestiones necesarias de

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mitigacin de riesgos. En caso que se establezca una operacin inusual o sospechosa se proceder a reportar la operacin sospechosa. Reportes de Ley El Oficial de Cumplimiento es responsable del envo de los reportes a la UAF sealados en el presente captulo: a) Reporte Mensual de Operaciones en Efectivo o Cuasi efectivo

Dentro de los primeros cinco das del mes siguiente el Oficial de Cumplimiento deber reportar a la UAF los depsitos o retiros de dinero en efectivo o cuasi-efectivo que se hayan dado por un monto superior a diez mil balboas, transacciones sucesivas en fechas cercanas que aunque inferiores a diez mil balboas individualmente consideradas sumen en total ms de diez mil balboas. b) Reporte de Operaciones sospechosas

El Oficial de Cumplimiento ser el encargado de reportar las operaciones sospechosas a la UAF conforme lo establecido en el artculo 12 del Acuerdo N. 005 de 2006 y adjuntar el formulario de control de remisin de reporte de operacin sospechosa establecido en la circular UAF-001-2009 del 11 de noviembre de 2009. Es importante sealar que toda informacin que se comunique a la Unidad de Anlisis Financiero o a las autoridades de la Repblica de Panam, en cumplimiento de la Ley N. 042 de 2000 o de las disposiciones que la reglamentan, por parte de las personas naturales o jurdicas y de sus dignatarios, directores, empleados o representantes, no constituir violacin al secreto profesional ni a las restricciones sobre revelacin de informacin, derivadas de la confidencialidad impuesta por va contractual o por cualquier disposicin legal o reglamentaria, y no implicar responsabilidad alguna de las personas naturales o jurdicas sealados en la ley mencionada ni para sus dignatarios, directores, empleados o representantes.1. (Tomado de la ley n. 42 de 2000_Artculo 3). V.II Evaluacin de Cumplimiento

Seales de Alerta Cualquier funcionario de la Casa de Valores que detecte alguna de las siguientes seales de alerta debe informar a su superior inmediato y al Oficial de Cumplimiento, ya que merecen tener un seguimiento ms cercano: 1. Informacin insuficiente, falsa o sospechosa proporcionada por el cliente, se puede considerar que estas seales se presentan cuando entre otras cosas: El cliente de rehsa a actualizar la informacin financiera. El cliente se muestra reacio injustificadamente a proporcionar completa informacin sobre el propsito del negocio, relaciones bancarias anteriores, detalles sobre sus actividades o proporcionar sus estados financieros.

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La informacin no sea actualizada o una vez suministrada no pueda confirmarse. El historial del cliente es inconsistente con las actividades del negocio. El cliente presente estados financieros notoriamente diferentes a los de otros clientes con negocios similares. El cliente que no suministre estados financieros firmados o auditados por contador publico. El cliente que no est justificadamente dispuesto a proporcionar informacin de su historia personal al abrir un producto o al comprar instrumentos negociables por encima de una suma especifica. El cliente que abre un producto sin referencias, sin una direccin o identificacin vlida, o se niega sin justificacin a proporcionar cualquier otra informacin que se requiera para abrir un producto. El cliente que presenta documentos no usuales o sospechosos, que la filial no puede verificar fcilmente. El cliente potencial que presenta referencias que no pueden ser verificadas. El cliente que no tiene registro de empleos pasados o presentes pero hace muchas transacciones frecuentes. Las noticias en medios de comunicaciones internacionales, regionales o locales deben ser adicionalmente una herramienta para monitorear a un cliente. Una mayor atencin por parte de los medios hacia un cliente es una seal de alerta, as como cuando una filial recibe una notificacin de autoridad competente sobre la investigacin hacia un cliente, representando obviamente un cliente de Alto Riesgo.

2.

Transacciones en efectivo o compras y/o depsitos de instrumentos monetarios que no son consistentes con las actividades del negocio del cliente. Clientes corporativos donde los depsitos o los retiros se efectan principalmente en efectivo en lugar de cheques y otros instrumentos. Clientes que operan un negocio al por menor y provee el servicio de cambiar cheques, y no hace grandes retiros de dinero contra los cheques depositados. Un cliente que hace una variedad de transacciones como depsitos en cheque, ordenes de pago, retiros o compras de instrumentos negociables que no guardan relacin con la naturaleza del negocio del cliente. Un cliente que mantiene varios productos para el tipo de negocios que est manejando y/o usa un gran nmero de transferencias de fondos entre esos productos. Un cliente que hace grandes y frecuentes depsitos en efectivo pero los cheques u otros dbitos girados contra la cuenta no son consistentes con el negocio al por menor del cliente; por ejemplo, cheques que son en su mayora a individuos y/o firmas normalmente no asociadas con el negocio al por menor. Transacciones monetarias de empresas que normalmente no generan efectivo. El giro de cheques a beneficiarios con cdulas fraudulentas.

3.

Operaciones no consistentes en el contexto del negocio del cliente. Reducciones de fuentes de financiamiento frente al volumen del negocio o actividad econmica. Disminucin de pasivos financieros frente a fuentes no establecidas de financiamiento. El cliente abre varias cuentas bajo uno o ms nombres o documentos de identidad.

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Retiro de grandes cantidades de un producto que acaba de recibir del extranjero una gran cantidad de dinero no esperada. Un producto abierto en nombre de un profesional de cambio que recibe depsitos estructurados. Transacciones segmentadas, por ejemplo, combinacin de efectivo, cheques de gerencia, depsitos o retiros, etc.

4.

Actividades de transferencia electrnicas de fondos que no son consistentes con las actividades del negocio del cliente. Un dueo de una cuenta que enva y recibe transferencia electrnicas (especialmente desde/hacia bancos de pases denominados no cooperativos calificados por el GAFI), sin una razn comercial aparente o inconsistente con el negocio o historia del cliente. Depsitos y retiros de grandes sumas de dinero por medio de transferencias, a travs de pases cuyo nivel de actividad econmica no justifiquen montos y frecuencias de tales transacciones Un cliente mantiene mltiples cuentas, y una cuenta madre de la cual origina o recibe transferencias de fondos electrnicos. (Depsitos de fondos del cliente hacia varias cuentas, usualmente cantidades por debajo de sumas que requieren reporte, y los fondos son luego consolidados en una cuenta madre y transferidos electrnicamente fuera del pas). Un cliente recibe muchas transferencias electrnicas de fondos pequeas o depsitos de cheques y rdenes de pago, entonces ordena numerosas transferencias electrnicas a otra ciudad o pas. Un cliente efecta un repentino aumento en transferencias electrnicas para enviar y recibir numerosas cantidades de dinero, internacionalmente y/o domsticamente, y tales transferencias no son consistentes con la historia del cliente. Transferencias de sumas importantes que no guardan relacin el mercado en el cual est ubicado. Depsitos de dinero o de instrumentos monetarios hacia la cuenta de un comercio o negocio domstico que, a su vez, son rpidamente transferidos al exterior o movidos entre otras cuentas sin ningn propsito comercial. Peridicas transferencias electrnicas de fondos a cuentas personales en pases extranjeros sin justificacin. Instrucciones para transferir fondos al extranjero y luego esperar que la misma cantidad le sea transferida de otras fuentes.

5.

Operaciones con caractersticas poco usuales (Regulado por el Acuerdo 5-2006 y su Anexo No. 1) Cuentas para clientes cuyas direcciones estn fuera del rea de servicio de la compaa Cuentas comerciales, fiduciarias, escrow, etc., que muestran depsitos sustanciales Cuentas donde se depositan por correo rdenes de pago con signos o smbolos extraos. Clientes que entren a la compaa simultneamente y luego cada uno realice transacciones menores de diez mil cada uno. Cuentas cuyas vida til no supero unos pocos meses en los que se efectan grandes transacciones al cabo de los cuales se salda por el cliente, coincidiendo con la apertura de nuevas cuentas a nombre de otras personas con las que contina el ciclo.

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VERSIN 01: Definitivo

Operacin cuya cuanta o caracterstica no guardan relacin con la actividad econmica del cliente. Operacin no usual que por sus caractersticas, conlleva a presumir, razonablemente, que su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen ilcito de bienes o el de servir como medio en la ejecucin de cualquier delito.

6.

Clientes que tratan de evitar cumplir con requisitos de dar informacin o llenar requisitos o o o o o o o o o o o o o o Clientes que se oponen a dar la informacin necesaria para los reportes o para proceder con la transaccin, una vez que se le informa que el reporte correspondiente debe ser presentado Individuos o grupo que obligan o tratan de obligar a un empleado de la compaa a que no conserve en archivo el reporte de alguna transaccin Clientes que se identifican con cdulas falsas o robadas Clientes cuyo datos personales no corresponden con la realidad Cliente que solicita abrir una cuenta sin referencias, direccin local, ni identificacin (pasaporte, registro de extranjero, licencia de manejo o carnet de seguro social) ni otros documentos apropiados El cliente entrega documentos inusuales o sospechosos que no se pueden verificar con prontitud El cliente se nota renuente a revelar informacin personal, da informacin vaga mnima o incompleta que no permite su fcil verificacin, especialmente en lo referente a la identidad o direcciones residenciales o de trabajo El cliente se nota renuente a brindar referencias personales o comerciales o se niega a dar informacin que la administradora considere necesaria e importante Las referencias no se pueden validar o contactar Los nmeros de telfonos que brinda el cliente estn desconectados o no contestan El cliente no tiene record de empleo actuales o anteriores El cliente no revela suficientes detalles de su actividad comercial La informacin general del cliente no coincide con la actividad a la que se dedica el cliente El cliente tiene identificaciones panameas pero tiene acento extranjero.

Procedimientos para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas El hecho de que una transaccin aparezca en la lista de seales de alerta, merece ser examinada con mayor cuidado. Muchas de estas operaciones sern inusuales, porque no son consistentes con la actividad o proceder normal del cliente o el usuario, y despus de un minucioso examen, podra reconocerse que son el resultado de un negocio legtimo. El Comercial, para poder detectar posibles operaciones inusuales y sospechosas y reportarlas al Oficial de Cumplimiento y al jefe inmediato correspondiente, deber tener en cuenta el siguiente procedimiento, el cual le permitir hacer un adecuado seguimiento a aquellos clientes que presenten operaciones que se salen del giro normal de sus negocios y del promedio de operaciones realizadas: a) Considerar la presencia de las seales de alerta descritas en el punto anterior y evaluar su razonabilidad frente al cliente y a su actividad. Determinar la coherencia de la existencia de la seal y de la justificacin de la misma. Si hay elementos de juicio que permitan deducir

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lgicamente que algo no puede tener una explicacin satisfactoria en primera instancia informarla al Oficial de Cumplimiento. b) Atender los correos electrnicos relacionados con seales de alerta generados por el Oficial de Cumplimiento, as como las alertas que se generen de procesos automticos. Se define como trmino para el reporte de una operacin inusual, el momento en el cual el funcionario despus de evaluar las seales de alerta determine que las operaciones no son consistentes con la actividad o con el comportamiento transaccional del cliente. Asimismo, otros funcionarios de la Casa de Valores que tengan relacin con clientes, proveedores, usuarios tienen la obligacin de informar al Oficial de Cumplimiento al Jefe inmediato si detecta seales de alerta que tengan el carcter de inusual. Procedimientos para la identificacin y anlisis de operaciones inusuales. Cuando una operacin es escalada al Oficial de Cumplimiento, se solicitar la siguiente informacin sobre el cliente y sus operaciones para realizar el anlisis. Concepto del ejecutivo sobre la actividad que desarrolla el cliente, el origen de los fondos y el proceso de vinculacin. Soportes de los movimientos que constituyeron la seal de alerta. Carpeta del cliente con documentacin. Copias de los extractos de los productos del cliente. Copias soportes de las dems operaciones del cliente que (Cheques pagados por ventanilla, Notas Dbito, Traslados electrnicos, consignaciones, Traslados Crdito, etc). El Oficial de Cumplimiento evaluar la informacin recolectada para soportar la operacin inusual. Con el suficiente anlisis y recoleccin de informacin se evaluar si las operaciones del cliente son sospechosas o no. Procedimientos para la determinacin de una operacin sospechosa Para identificar una operacin sospechosa, debern confrontarse las operaciones detectadas como inusuales, con la informacin acerca de los clientes y los mercados. Por lo tanto, el primer paso para reconocer si la transaccin es sospechosa, es saber lo suficiente sobre el cliente y su negocio. Algunos de los criterios objetivos para el reporte de operaciones sospechosa son: 1. 2. Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad econmica. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de nmeros de identificacin inexistentes, nmeros de identificacin de personas fallecidas, suplantacin de personas, alteracin de nombres. Presentacin de documentos o datos presuntamente falsos. Actuacin en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.

3. 4.

5. Relacin con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas. . 2929

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6. Relacin con bienes de presunto origen ilcito. .

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VERSIN 01: Definitivo

7.

Inclusin en listas restrictivas

Una vez evaluada y sintetizada toda la informacin referente por el Oficial de Cumplimiento, se reunir con el Ejecutivo Principal y de forma colegiada tomarn la decisin que sobre el reporte se tome.

Flujo de evaluacin y reporte de operaciones sospechosas

VERIFICACIN DE CUMPLIMIENTO

Operacin Sospechosa

Reporte ROS UIAF

O P E R A C I O N E S

Operacin Normal

SI

MONITOREO

COMIT

Operacin Sospechosa

Seale s de Alerta

Operacin Inu sual

NO

Informar a l Jefe Inmediato Y al Oficial de Cumplimiento

Guardar Soporte

Industrias y actividades econmicas inherentes de riesgo. Instituciones Financieras no Bancarias (Profesionales de Cambio y Cambistas de cheques) Casinos Agencias de Viaje. Joyeras/Gemas/comerciantes de metales preciosos. . 3030

Distribuidores de Autos Suntuosos/Botes/Aeroplanos. Distribuidores de Artes y Antigedades. Entidades Sin Animo de Lucro Indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de BC/FT. Se definen tres indicadores Porcentaje de Cumplimiento: El cual corresponde al porcentaje promedio ponderado que mide el cumplimiento de polticas documentales en la apertura de productos. Este indicador se calcula con el seguimiento mensual de la documentacin aportada por los clientes en la apertura por los diferentes canales de vinculacin. Porcentaje de capacitacin: El cual corresponde al porcentaje de cumplimiento de las capacitaciones programadas por el rea de cumplimiento en un periodo. Porcentaje de aprobacin: El cual corresponde al porcentaje de los funcionarios que asistieron a la capacitacin y que pasaron la evaluacin practicada sobre los temas tratados en la capacitacin.

CAPITULO VI - REGIMEN SANCIONATORIO Toda situacin de incumplimiento de Polticas y procedimientos para la prevencin del blanqueo de Capitales y Financiacin del Terrorismo que sea considerado de gravedad por parte de un funcionario de Helm Casa de Valores, ser dirigida al organismo designado por la entidad para que evale y defina las sanciones internas pertinentes, las cuales pueden llevar como consecuencia el despido con justa causa, so pena de las sanciones establecidas en el captulo IV del Ttulo VII Libro II del Cdigo Penal de la Repblica de Panam. Artculo 254: Quien, personalmente o por interpuesta persona, reciba, deposite, negocie, convierta o transfiera dineros, ttulos valores, bienes u otros recursos financieros, previendo razonablemente que proceden de actividades relacionadas con el soborno internacional, los Delitos contra el Derecho de Autor y Derechos Conexos, contra los Derechos de la Propiedad Industrial o contra la Humanidad, trfico de drogas, asociacin ilcita para cometer delitos relacionados con drogas, estafa calificada, delitos financieros, trfico ilegal de armas, trfico de personas, secuestro, extorsin, peculado, homicidio por precio o recompensa, contra el ambiente, corrupcin de servidores pblicos, enriquecimiento ilcito, actos de terrorismo, financiamiento de terrorismo, pornografa y corrupcin de personas menores de edad, trata y explotacin sexual comercial, robo o trfico internacional de vehculos, con el objeto de ocultar, encubrir o disimular su origen ilcito, o ayude a eludir las consecuencias jurdicas de tales hechos punibles, ser sancionado con pena cinco a doce . Artculo 255: Ser sancionado con la misma pena a que se refiere el artculo anterior quien: 1) Sin haber participado, pero a sabiendas de su procedencia oculte, encubra o impida la determinacin, el origen, la ubicacin, el destino o la propiedad de dineros, ttulos valores, bienes y otros recursos financieros, o ayude a asegurar su provecho, cuando stos provengan o se hayan obtenido directa o indirectamente de alguna de las actividades ilcitas sealadas en el artculo anterior o, de cualquier otro modo, ayude a asegurar su provecho. 2) Realice transacciones personalmente o por interpuesta persona natural o jurdica en establecimientos bancario, financiero, comerciales o de cualquier naturaleza, con dineros, ttulos valores, bienes u otros recursos financieros procedentes de algunas de las actividades ilcitas previstas en el artculo anterior. 3) Personalmente o por interpuesta persona, natural o jurdica, suministre a otra persona o establecimiento bancario, financiero, comercial o de cualquier otra naturaleza, informacin falsa para la apertura de cuentas o para la realizacin de transacciones con dineros, ttulos valores, bienes u otros recursos financieros, procedentes de algunas de las actividades previstas en el artculo anterior. Artculo 256: Quien, a sabiendas de su procedencia, reciba o utilice dinero o cualquier recurso financiero proveniente del blanqueo de capitales, para el financiamiento de campaa poltica o de cualquier naturaleza, ser sancionado con prisin de cinco a diez aos. Artculo 257: Quien, a sabiendas de su procedencia, se valga de su funcin, empleo, oficio o profesin para autorizar o permitir el delito del blanqueo de capitales, descrito en el artculo 250 de este Cdigo, ser sancionado con prisin de cinco a ocho aos.

ANEXOS
Anexo 001 Documentacin requerida Persona Natural: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Solicitud de servicios debidamente diligenciada Copia cotejada de la cdula, pasaporte u otro documento de identidad personal que otorgue veracidad suficiente sobre la identificacin a la(s) persona(s) que solicita abrir la cuenta y a los beneficiarios de sta. Contrato tipo firmado Autorizacin de Grabacin de Llamadas Soporte financiero de Origen de fondos Dos referencias bancarias que puedan ser verificables. Registro de Firmas Certificacin beneficiario real de fondos. Perfil de cliente P.N

Documentacin requerida Persona Jurdica 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Solicitud de servicios debidamente diligenciada Copia cotejada al 150% de la cdula, pasaporte u otro documento de identidad personal apto para identificar con veracidad la identidad de los beneficiarios finales y/o propietarios efectivos de las cuentas. Certificado de Cmara y Comercio, Registro Pblico, Pacto Social o documento anlogo Registro nico de Contribuyente Tributario o documento anlogo. Certificacin Beneficiario real de los fondos. Dos referencias bancarias o comerciales que puedan ser verificables. Registro de firmas Perfil de cliente P.J. Soporte financiero de Origen de fondos

Anexo 002
Verificacin de Referencias

Anexo 003
Registro de Proveedores