CONTROL DEL PRESUPUESTO El control a los presupuestos tiene por objeto medir la eficiencia en el cumplimiento de metas, programas y polticas

en la etapa de su ejecucin. En la prctica, este control consiste en un anlisis comparativo de las cifras real mente ejecutadas contra las contempladas en los diferentes presupuestos, sobre la base de los informes de desempeo que deben ser efectuados en determinados periodos o cuando los niveles de decisin lo consideren necesario. Ese control generalmente se efecta a tres (3) niveles de acuerdo con su grado de responsabilidad; ellos son: 1. Nivel de gerencia 2. Nivel de departamento 3. Nivel de producto Algunos presupuestos pueden no cumplirse cabalmente en el momento de su ejecucin, por decisin o negligencia de la gerencia. 1. NIVEL DE GERENCIA Cuando el control es efectuado en el nivel gerencial debe observarse la ejecucin de la totalidad de los presupuestos, tanto operativos como financieros, en cada uno de los periodos y establecer los posibles responsables para aplicar los correctivos a las variaciones resultantes; en otras palabras, se analizara el comportamiento de las ventas, de la produccin, de los consumos de materia prima y mana de obra, la incidencia de los costos indirectos, los niveles de inventario, la rentabilidad de cada producto y de la produccin en general, la cantidad de intereses que pagamos 0 captamos y su importancia en el estado de resultados y la rentabilidad rotal frente al capital invertido en el proceso de produccin y venta en el periodo fiscal. 2. NIVEL DE DEPARTAMENTO El control realizado en el nivel de departamento implica que cada uno de ellos efecte su propio control. Tomemos como ejemplo el siguiente: el departamento de ventas establecer las razones por las cuales las ventas proyectadas no se cumplieron, o se cumplieron pero en diferentes periodos de tiempo, a precios diferentes, en regiones diferentes, y el producto fue adquirido por clientes no contemplados en el estudio inicial; es decir, el estudio de mercados fallo en el momento de ser ejecutado el presupuesto. Cada departamento efectuar su correspondiente anlisis, asumir sus responsabilidades e informad a los niveles de decisin en forma oportuna para que se realicen las correcciones del caso. 3. NIVEL DE PRODUCTO

Si el control se efecta en el nivel de producto, se deben establecer las razones por las cuales la proyeccin propuesta para el comportamiento de determinado producto no funciono o en que momento del proceso presupuestario no se cumpli; es decir, se establece si fallaron las ventas, la produccin o se asignaron mal los puntos de venta, o el estudio de mercado se equivoco en la sectorizacin. El experto o el comit de presupuestos adelantarn el anlisis correspondiente, determinando las variaciones y su importancia en cada caso y har las recomendaciones respectivas a los niveles de decisin para que estos autoricen las modificaciones, ajustes y correcciones en el momento oportuno. CONTROL A CADA UNO DE LOS PRESUPUESTOS CONTROL AL PRESUPUESTO DE VENTAS Se debe analizar la eficiencia de la publicidad, la incidencia de la moda en el producto presentado al pblico, la clase de producto, las apetencias de las regiones en donde se oferto el producto, las pocas del ao y si el producto es cclico o no. Como resultado de ese anlisis se establecen las variaciones, las cuales pueden ser por cantidad y por precio. CONTROL AL PRESUPUESTO DE PRODUCCION En este caso se tiene que analizar, adems de las variaciones en cada uno de los tres (3) elementos del costo, lo siguiente: el estado de la maquinaria utilizada en la produccin, su capacidad tcnica instalada y de operacin -, el medio ambiente en que se desarrollo o se esta desarrollando la produccin, los elementos de trabajo y los niveles de seguridad en que se est trabajando (industrial, social y de vigilancia de las instalaciones), la oportunidad en la entrega de la materia prima y la asistencia de los trabajadores. CONTROL AL PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA AI controlar este elemento del costo, se analizara la calidad de la materia prima, la puntualidad en la entrega, el manejo adecuado de esta en los depsitos, las cantidades recibidas y las fechas de entrega, la presentacin y el estado de dicha materia prima, los controles sanitarios si fueren necesarios y, en fin, Todo aquello que altere o pueda perturbar su correcta y oportuna utilizacin en el proceso productivo. Tambin es absolutamente necesario establecer la costa unitaria y total de esa materia prima para reportarlo al departamento de compras, con el fin de que se establezcan las posibles variaciones en el precio. CONTROL AL PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA

Dentro de una empresa, todo proceso que involucre al recurso humano tiene caractersticas y condiciones muy especiales, dado que cuando hablamos del factor humano nos referimos a individuos con actitudes, gustos y reacciones diferentes. En el punto que nos ocupa, si no se hace una adecuada induccin al proceso de control al presupuesto de mano de obra puede presentarse indisposicin y resistencia ante l. CONTROL AL PRESUPUESTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION AI controlar este elemento se debe establecer de manera clara la correcta clasificacin de los costos, la incidencia de los costos indirectos en el proceso de produccin yen el costo del producto y la adecuada seleccin de la tasa predeterminada. Los CIF estn conformados por varios conceptos tales como depreciacin, publicidad y servicios pblicos, entre otros; por esta razn debe efectuarse un anlisis de cada uno de ellos. CONTROL AL PRESUPUESTO DE INVENTARIOS Para controlar la ejecucin en el manejo de los inventarios se tendrn en cuenta los volmenes de materia prima utilizados, las cantidades mximas y mnimas que se mantendrn en bodega, el correcto clculo de los puntos de reposicin de materiales, los sistemas de valuacin o valoracin de inventarios y, en especial, las condiciones de almacenamiento de la materia prima. CONTROL DEL ANLISIS DE LOS PRESUPUESTOS FINANCIEROS Tal como se adelanta el control en los diferentes departamentos del rea operativa, tambin el departamento de contabilidad, o el rea financiera, deber efectuar el correspondiente control sobre todo aquello que afecta la potencial rentabilidad estimada en los presupuestos financieros. El presupuesto de efectivo ser especialmente controlado en las diferentes cuentas o partidas del ingreso o del egreso o, lo que otros llaman, sus Fuentes y usos. CONTROL AL COSTO DE VENTAS Si el control efectuado a los presupuestas operativos relacionados con la produccin y el manejo de los inventarios ha sido correcto, en el control de ventas solamente se hace necesario analizar si el rea financiera tuvo en cuenta la informacin suministrada por el departamento de produccin en cuanto a las variaciones en Los costos, las cantidades de materia prima compradas y la calidad de la materia prima consumida, puesta que ello puede ocasionar que las cantidades reales sean superiores a las presupuestadas. CONTROL AL PRESUPUESTO DE EFECTIVO En este presupuesto se analizara si se han cumplido las polticas de venta de productos terminados, compra de materia prima y cancelacin de los dems elementos del costo.

Tambin se analizara si se han cumplido los cronogramas relacionados con los ingresos y egresos por cualquier concepto y se tendr en cuenta si las inversiones posibles fueron hechas en el momento oportuno y si los prestamos y los intereses relacionados con estos fueron iguales a los proyectados. Es necesario precisar que hay gastos que no significan egresos, como la depreciacin. CONTROL AL ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADOS Todo gerente debe tener en cuenta que el fin primordial de una empresa es generar rentabilidad, pero dentro de unos mrgenes sanos de competitividad y elaborando y vendiendo productos de buena calidad. Cumplida esta meta, se analizara el valor de las depreciaciones y su incidencia, la correcta clasificacin de ingresos y egresos, la correcta liquidacin de los impuestos y su posterior provisin, el clculo de las diferentes reservas y la reparticin y pago de las utilidades por distribuir. CONTROL AL BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO El presente se constituye en el ms importante de los estados financieros, por lo cual requerir no solo la comparacin de las cifras reales contra las presupuestadas, sino tambin un anlisis horizontal y vertical de las cifras de las cuentas que conforman el activo, el pasivo y el patrimonio del periodo ejecutado en un ciclo fiscal contra el mismo periodo de ciclo o ciclos fiscales anteriores.