Fase de Iniciacin

Los preparativos constituyen la fase inicial en todo proceso y contrato de consultora. El consultor y el cliente se renen y convienen en el alcance de la tarea asignada y en el enfoque que se ha de adoptar. Son en gran parte una etapa de adaptacin. El cliente quiere asegurarse de que est tratando con el consultor adecuado y el consultor ha de estar convencido de que es la persona apropiada o de que la suya es la organizacin de consultora competente para abordar los problemas de ese cliente en particular. Con los contactos y actividades que constituyen la fase inicial del proceso de consultora se ha de conseguir considerablemente ms que la definicin del mandato y la firma de un contrato. -Contactos iniciales * El consultor establece el contacto: dirigirse a los clientes potenciales sin que stos lo hayan solicitado es una de las formas de comercializar los servicios de consultora. Un contacto fro puede despertar el inters del cliente. *El cliente establece el contacto: en la mayor parte de los cases, el cliente establecer el primer contacto. Esto implica que capta la existencia de algunos problemas de gestin en su organizacin y la necesidad de contar con un asesoramiento independiente y por algn motivo decide recurrir a un consultor de empresas. *Primeras reuniones: Nunca se insistir lo bastante en la importancia del comportamiento y el desempeo del consultor durante las primeras reuniones con el clientes. El consultor quiere estar seguro de que se reunir con la persona que adopta la decisin. *Preparacin de las reuniones iniciales: Exigen que el consultor se prepare a fondo, acopia los hechos de orientacin esenciales acerca del cliente, medio ambiente y los problemas caractersticos de su sector de actividad.

*Objeto de la reunin: es una forma de entrevista de investigacin e la que cada parte trata de conocer de la otra. *Acuerdo sobre cmo proceder: si el consultor y el cliente llegan a la conclusin de que estn interesados en principio en trabajar juntos, es preciso contestar preguntas como el alcance de un diagnstico, registros e informacin, a quien se debe ver y cuando, como presentar al consultor, actitudes del personal y cuando se han de concluir el diagnstico y la remuneracin. -Diagnstico preliminar de los problemas Se debe saber con exactitud que espera el cliente del consultor. Por este motivo es por el que durante las reuniones iniciales se alienta a que diga lo ms que se pueda. *Alcance del diagnstico: El objetivo del diagnstico preliminar del problema no consiste en proponer medidas para resolverlo, sino en definir y planificar una misin o proyecto de consultora que produzca ese efecto. El diagnstico preliminar limita su alcance a una reunin y anlisis rpidos de informacin esencial que, segn la experiencia y el buen juicio del consultor se necesita para entender el problema correctamente. *La utilizacin de comparaciones: se necesita puntos de referencia que le permitan orientarse en una evaluacin preliminar rpida de los aspectos positivos, deficiencias, perspectivas de desarrollo y mejoras deseables. *La participacin del cliente: El dilogo con el cliente se prosigue durante el diagnstico del problema, esto mostrar lo que piensa el cliente acerca de diversos aspectos de su empresa. -Mandato: es la declaracin inicial del trabajo que ha de realizar el consultor. Si se establece un mandato la poltica del cliente consiste en realizar la mayor parte posible del trabajo analtico y de panificacin antes de considerar la posibilidad de recurrir a un consultor. El cliente se ve obligado por los reglamentos vigentes a estableces un mandato oficial. Si no se establece un mandado el cliente preferir ocuparse de forma directa de la seleccin del consultor.

-Estrategia y planificacin de la tarea: durante los contactos iniciales con el cliente y el diagnstico, el consultor debe haber reunido y evaluado suficiente informacin para poder planificar su tarea. Un aspecto fundamental de la concepcin y planificacin de una tarea consultiva consiste en elegir la estrategia para la asignacin de tareas. Las conclusiones del diagnstico preliminar del problema se resumen y el consultor presenta una descripcin del problema. En el plan de trabajo se esbozan a continuacin los objetivos que se han de alcanzar y el tipo de actividades tcnicas en que consiste el cometido. Los objetivos se deben presentar como medidas de rendimiento en forma cuantificada, donde se describan los beneficios que obtendr el cliente si el cometido se completa con xito. *Las etapas en que el cometido se debe de llevar a cabo se tienen que programar con cierto detalle, el consultor seguir la lgica el proceso de consultora. -Propuesta La propuesta deber incluir seccin tcnica, seccin relativa al personal, seccin relativa a los antecedentes del consultor, seccin de las condiciones financieras y de otra ndole. El cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor pero quiz no le satisfagan algunos aspectos de la propuesta. -Contrato de consultora: Puede ser mediante acuerdo verbal, una carta de acuerdo, un contrato escrito, contrato psicolgico.

Fase de Diagnstico El diagnstico es la segunda fase del proceso de consultora, constituye en realidad la primera fase plenamente operativa. Su objetivo es exactamente preliminar el problema que afronta, y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo, poniendo al descubierto factores y las fuerzas que ocasionan el problema e influyen en l, y preparar toda la informacin necesaria para decidir como se ha de orientar el trabajo encaminado a la solucin del problema. El plan del cometido preparado durante la fase inicial y confirmada en el contrato de consultora ha proporcionado las pautas y un calendario bsico para el diagnstico. Cuando un consultor empieza su trabajo puede producirse una repercusin inmediata en la organizacin. Al elaborar de modo gradual un cuadro completo de la situacin, el diagnstico promueve el conocimiento de la necesidad de cambios e indica de manera ms concreta los tipos de modificaciones que se necesitarn. El cliente y su personal no slo deben considerar que estn descubriendo toda la verdad acerca de su organizacin o seccin, si no tambin adquirir el convencimiento de que el consultor comparte su mtodo de diagnstico con ellos con el fin de que aprendan a diagnosticar los problemas por s mismos. La determinacin de los objetivos del trabajo para resolver un problema garantiza que los esfuerzos se concentrarn en los sectores donde pueden tener el mayor impacto. Debe establecerse el conjunto de objetivos que ha de alcanzar el proyecto. De este modo el consultor entender que existe una amplia variedad de motivaciones y de posibles resultados en la aplicacin de los cambios a una situacin existente. El problema del cliente se identificar bajo cinco dimensiones. De sustancia o de identidad, de ubicacin fsica y en la organizacin, tenencia del problema, magnitud absoluta y relativa, y perspectiva cronolgica.

Una tara fundamental del diagnstico consiste en determinar las fuerzas y los factores que ocasionan el problema. El objetivo es entender la dificultad, no sealar con el dedo a uno o ms culpables. Cualquier problema empresarial est interrelacionado con otros problemas y existen otras relaciones, adems de las que se pueden determinar entre un problema y su causa o causas. La capacidad potencial del cliente tiene varias dimensiones. Es preciso saber si posee los recursos materiales y financieros y los conocimientos tcnicos necesarios para solucionar el problema. El objetivo del diagnstico es preparar la accin. Se reunirn, registrarn y analizarn datos e ideas sobre cmo se podra resolver el problema y de qu manera esto podra contribuir alcanzar los objetivos del cliente y a mejorar su empresa. Los hechos son los materiales de construccin de cualquier trabajo de consultora, se necesita disponer de un considerable nmero de hechos para tener una visin clara de la situacin. Los consultores encargados de realizar el diagnstico recibirn cierta cantidad de datos de los colegas suyos que llevaron a cabo el diagnstico preliminar del problema durante la fase inicial. La recopilacin de datos se ha de preparar determinando exactamente que datos se requieren. El costo de la reunin de datos no puede ignorarse, y es preciso establecer planes especiales para conseguirlos. Todo consultor debe saber que tipos aparentemente idnticos de datos pueden tener un significado o contenido diferente en distintas organizaciones. En general los hechos se presentan ante los consultores en tres formas: registros, acontecimientos y condiciones, recuerdos. Todas estas fuentes pueden ser internas o externas.

Se puede realizar una especie de entrevista colectiva cuyo objetivo es de obtener datos relativos al problema objeto del estudio. Los datos deben ser analizados. Una descripcin correcta de la realidad es un aspecto de anlisis. La sntesis en el sentido de formar un todo a partir de partes, sacar conclusiones de anlisis de los hechos y elaborar propuestas de accin, comienza en algn momento durante el anlisis de los hechos. Llosa tos que se han preparado y organizado por medio de clasificaciones se analizan para determinar relaciones, proporciones, tendencias. Segn la ndole del problema y el objetivo de la misin de consultora. Una forma muy comn de expresar y medir las relaciones son las razones, que pueden analizar si los insumos si los de una actividad y los generan productos estn

proporcionados,

examinar

recursos

compromisos

adecuadamente equilibrados o expresar la estructura interna de un favor o recurso particular. El anlisis casual tiene por objetivo descubrir las relaciones causales entre las condiciones y los acontecimientos, proporciona un medio para planificar los cambios y mejoras. La comparacin es un instrumento analtico esencial, estrechamente relacionado con los instrumentos metodolgicos ms arriba examinados. El anlisis del futuro debido a su concentracin en las actividades y los resultados todos el trabajo de consultora est orientado en lo esencial hacia el trabajo. Esta orientacin da un sesgo particular al anlisis de los hechos porque los consultores tienen que reunir o establecer datos sobre una situacin que no existe todava. Para un consultor el mtodo analtico y el mtodo sinttico son las dos caras de una misma moneda. El consultor acta como un sintetizado cuando piensa en el futuro y ayuda al cliente a definir un programa de accin para preparar el porvenir de la organizacin.