1 CONTROLE DE ESTOQUE

Com a crise financeira que o Brasil enfrentou nas dcadas de 1980 e 1990 e a elevao dos custos da assistncia sade tm afetado muito os hospitais brasileiros, levando a mudanas significativas na administrao hospitalar. As instituies hospitalares tem procurado se adaptar s novas realidades, buscando otimizar a aplicao dos recursos financeiros que dispe. O objetivo atual da administrao hospitalar adaptar-se s contnuas mudanas do mercado para promover meios necessrios para assistncia aos pacientes de forma efetiva. Dentro desse contexto a administrao de materiais possui importante papel, pois estes produtos so parte significativa dos gastos dos hospitais, pois os medicamentos comprometem cerca de 5% a 20% dos oramentos dos hospitais. Embora, aparentemente, o peso das despesas com medicamentos no seja alto, este um instrumento crucial para a assistncia ao paciente e sua participao nas despesas com sade vem subindo de forma progressiva nos ltimos anos. Alm do aspecto econmico, a preocupao com a qualidade um requisito essencial, pois o paciente tem direito a uma assistncia de qualidade

independentemente da situao financeira da instituio. A participao do profissional de sade dentro do processo logstico de materiais imprescindvel, pois ele que normalmente solicita o produto com a correta especificao, controla a qualidade do que vai ser comprado, realiza o recebimento qualitativo e, finalmente, em vrias situaes, tambm usurio destes materiais nas suas atividades.

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1.1 CONTROLE DE ESTOQUES

O controle de estoques um dos componentes de gesto de materiais caracterizado por um subsistema incumbido de determinar Quando e Quanto comprar para uma aquisio adequada.

Quanto comprar? O quanto comprar obtido a partir da mdia aritmtica mvel aliada ao estoque de segurana, anlise ABC de valor e outros parmetros. Esses parmetros apresentados so:

Mdia aritmtica mvel O mtodo para a previso de estoques mais utilizado no meio hospitalar a mdia aritmtica mvel. Este mtodo permite orientar a previso de consumo para o prximo perodo por meio da mdia aritmtica dos valores nos n ltimos perodos (n= nmero de meses). A escolha do valor de n arbitrria e depende da experincia do gerente. Quanto maior for o n, menor a resposta a variaes de consumo e vice-versa. Recomenda-se trabalhar com o n superior a trs e inferior a 12. No meio hospitalar as variaes de consumo, principalmente de

medicamentos, ocorre com maior frequncia de acordo com o modelo de evoluo sazonal. Considera-se a variao como sazonal, quando apresenta um desvio mnimo de 25% do consumo mdio mensal (CMM) e surge atrelada a causas especficas (vero, inverno, epidemias e outros). Outra variao de consumo que ocorre com materiais hospitalares o modelo de evoluo de consumo sujeito e tendncias. Isso fica em evidncia quando o consumo mdio aumenta ou diminui com o tempo, retratando itens novos que comeam a ter maior aceitao ou itens que vo caindo em desuso.

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Existe ainda a evoluo de consumo modelo horizontal, que retrata uma tendncia constante por no sofrer influncias. Assim, ao se estabelecer o valor de n deve-se ter em conta o modelo de evoluo de consumo no perodo.

CMM= consumo de n ltimos meses n

CMM = consumo mdio mensal n = nmero de meses

A cada novo ms, acrescenta-se o ms mais recente e despreza-se o mais antigo. Alm da mdia mvel, tm-se outras formas de previso de consumo, praticamente no empregadas em hospitais.

ltimo perodo Baseia-se em uma determinao simples com utilizao dos mesmos dados coletados no perodo anterior. Sua aplicabilidade direcionada a produtos de consumo uniforme, onde a em representao grfica, constatam-se duas curvas idnticas em perodos de tempos diferentes.

Mdia mvel ponderada Utilizada quando o mtodo do ltimo perodo torna-se inaplicvel por ocorrncia de grandes variaes nos perodos mais prximos. Os pesos so valores decrescentes dos consumos mais recentes para os mais antigos. Objetiva ajustar de melhor maneira a tendncia da curva de consumo, sendo uma variao do mtodo da mdia mvel. Alguns programas para controle de estoque tm trabalhado com este tipo de mdia.

Mdia ponderada exponencial Considera-se o erro de previso do perodo anterior. Determina-se a prxima previso a partir da adio da previso anterior ao produto da constante de amortecimento pelo erro de previso. Utilizando a seguinte forma:

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Xt = X(t-i) +

(X(t-i) X(t-i))

Xt = Previso de consumo X X X
(t - i) (t - i) (t - i)

= Consumo ocorrido no perodo anterior = previso de consumo no perodo anterior -X

(t - i)

= Erro de previso

Erro de previso - a diferena entre consumo ocorrido no perodo anterior e a previso de consumo no mesmo perodo. = Constante de amortecimento (dado emprico, estabelecido normalmente entre 0,1 e 0,3). O valor escolhido deve ser menor para consumos uniformes e maior para variaes maiores de consumo.

Mnimos Quadrados Mtodo que permite fazer previso para mais de um perodo. de difcil aplicao por exigir utilizao de muitos dados. No recomendado na rea de medicamentos e materiais mdico-hospitalares por apresentar o hospital dados de consumo sazonais e pela falta de interesse da administrao hospitalar em fazer previses para grandes perodos. A mdia aritmtica mvel a mdia de consumo eleita para funcionar como precursora de outros parmetros de dimensionamento de estoques na rea hospitalar. Na determinao do quanto comprar necessrio empreg-la juntamente com o estoque de segurana e anlise ABC de valor.

Estoque de segurana Estoque de segurana, tambm conhecido como estoque mnimo, a quantidade de cada item que deve ser mantida como reserva para garantir a continuidade do atendimento, em caso de ocorrncia no previstas como: elevao brusca do consumo e atraso no suprimento. O estoque de segurana evita ruptura do estoque que tem como consequncia a queda no nvel de atendimento e o prprio custo da ruptura. O custo da ruptura de estoque pode ser avaliado levando em conta os seguintes parmetros:
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Custo do no atendimento; Custo com o pessoal que estar, temporariamente, subutilizado pela falta do material; Custo adicional do material adquirido para manuteno do nvel de atendimento; Custo do trabalho desenvolvido. O estoque de segurana depende do consumo, do tempo de abastecimento e da classificao ABC do produto. O consumo utilizado para esta determinao geralmente representado pala mdia mvel. O tempo de abastecimento (TA) o intervalo de tempo entre o incio do processamento interno da compra (incluindo a emisso do pedido) e a chegada do material ao local de armazenamento. O tempo de processamento interno (TPI) compreende o perodo do planejamento, elaborao do pedido, emisso e processamento da compra. J o tempo de processamento externo (TPE) abrange o espao entre a emisso da ordem de fornecimento e a entrega do produto no hospital.

TA = TPI + TPE
TA = Tempo de Abastecimento TPI = Tempo de Processamento Interno TPE = Tempo de Processamento Externo

O tempo de abastecimento pode variar de regio para regio e de uma instituio para outra. Por exemplo, no caso das instituies governamentais a aquisio de materiais regida pela Lei 8.666, de 21/06/1993, e suas alteraes que torna o tempo de abastecimento prolongado devido aos trmites burocrticos estabelecidos para a licitao. Alm do tempo de abastecimento, a determinao do estoque de segurana requer a classificao do item obtida por meio da curva ABC.

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Curva ABC Itens de um estoque apresentam normalmente diferentes posies no fluxo de materiais e variados graus de utilizao. O estudo tcnico dessas ocorrncias por meio do agrupamento de itens de acordo com seu custo preferencialmente, anual, permite a elaborao da curva ABC. A administrao tem utilizado a curva ABC para os programas de suprimento e produo, aplicao do capital de giro e disponibilizao de recursos em situaes de urgncia. A curva ABC, conhecida tambm como curva 80-20 ou grfico de Pareto, foi aplicada administrao de empresas, inspirada no estudo de Vilfredo Pareto realizado na Itlia em 1897. O estudo constatou que a grande porcentagem de renda (80%) estava concentrada nas mos de pequena parcela da populao (20%). Da o princpio foi adaptado administrao de materiais onde a definio das classes ABC obedece a faixas predeterminadas e onde se tem, no mximo, 20% de itens classe A, de 20% a 30% classe B e 50% de itens classe C. Estes valores tm uma correspondncia em porcentagens de custo ou investimento.

TABELA 1 - Classes da curva ABC ou grfico de Pareto

Classes da curva ABC % de itens Classe A Classe B Classe C 20 20-30 50 % de custos 50 20-30 20

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Cincias Farmacuticas: Uma Abordagem em Farmcia Hospitalar, 2006.

A classificao da tabela acima demonstra que aproximadamente 20% do total dos itens correspondem a quase 50% do custo ou investimento (classe A). E
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que 50% do total de itens corresponde a apenas 20% do custo, o que constitui a classe C. A partir desta determinao conclui-se que a classe A detm maior importncia administrativa, devendo cada classe receber tratamento diferenciado.

Elaborao da Curva ABC Ser apresentado um exemplo constitudo por dez itens apenas, para exemplificar didaticamente a elaborao de uma curva 80-20 ou curva ABC. Os seguintes dados so necessrios para construo da curva ABC: Relao dos itens ou artigos pertencentes a um mesmo grupo ou subgrupo. Exemplos: medicamentos em geral, materiais mdico hospitalares e outros. Custo unitrio mdio de cada item, fornecido por uma mesma tabela ou de uma mesma poca. Consumo anual de cada item (preferencialmente). Custo anual ou capital investido. As fases para elaborao da curva so: coleta e ordenao de dados.

1.2 COLETA DE DADOS

Relacionar todos os itens, seu custo unitrio e, preferencialmente, o consumo anual. Por meio do produto destes valores obtm-se o custo total ou custo anual. A partir do custo anual de cada item, realiza-se a ordenao dos dados e relacionam-se os itens segundo o valor decrescente do custo anual. Segue-se com a relao acumulada dos custos anuais a partir da qual se determina as porcentagens.

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TABELA 2 - Relao do custo anual fictcio

Relao do custo anual Custo Itens X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 X10

Farmcia Hospitalar, 2006.

unitrio Consumo anual

Custo (R$)

anual

(R$) 0,4 2,3 1,1 19 1,2 6,3 0,35 0,25 4,1 0,82

600 1000 300 10 1200 800 4000 6000 2000 500

240 2300 330 190 1440 5040 1400 1500 8200 410

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Cincias Farmacuticas: Uma Abordagem em

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TABELA 3 - Montagem da curva ABC de 10 itens fictcios

Classificao ABC de 10 itens Custo Custo Grau 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Item X9 X6 X2 X8 X5 X7 X10 X3 X10 X4 (R$) 8200 5042 2300 1500 1440 1400 410 330 240 190 anual % acumulada 8200 13240 15540 17040 18480 19880 20290 20620 20860 21050 38,95 62,89 73,8 80,9 87,7 94,4 96,3 97,9 99,09 100 Classificao A A B B B C C C C C

anual acumulado (R$)

FONTE: Adaptado de Gomes, M.J.V.M. Cincias Farmacuticas: Uma Abordagem em Farmcia Hospitalar, 2006.

Comportamentos da curva ABC Os itens classe A so aqueles que correspondem maior parte do investimento e devem ser priorizados administrativamente e, portanto se tornam importantes para a determinao do estoque de segurana. O estoque de segurana dos itens A deve ser calculado como o suficiente para garantir o atendimento contnuo durante uma frao do tempo de abastecimento. recomendvel que os itens classe A tenham alto ndice de rotatividade para permitir maior capital de giro disponvel, evitando imobilizao de

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recursos. Os itens B tero um estoque de segurana maior do que os de classe A e os de classe C maior do que os da classe B. Podem ser utilizadas as seguintes frmulas na determinao do estoque de segurana (ES):

ES item A= CM. 1/3 (estoque para dez dias) ES item B= CM. TA (estoque para 15dias) Es item C = CM. T (estoque para 30 dias)

ES = estoque de segurana CM = mdia aritmtica mvel TA = tempo de abastecimento (em meses)

necessrio calcular o tempo de abastecimento (TA), sendo este sempre transformado em meses, por exemplo: 45 dias correspondem a TA = 1,5; 120 dias correspondem a TA= 4,0. O coeficiente de tempo de abastecimento (frao que multiplica TA) determinado de forma emprica, baseado na realidade

administrativa, podendo ser estabelecidos valores menores que os exemplificados acima.

Ponto de ressuprimento O Ponto de ressuprimento (PR), tambm conhecido como ponto de requisio, um parmetro de alerta no dimensionamento de estoques. um nvel de estoque que ao ser atingido sinaliza o momento de se fazer uma nova compra, evitando posterior ruptura do estoque, devendo ser atualizado aps cada reposio. O Ponto de ressuprimento deve ser determinado para garantir a continuidade do atendimento durante o tempo de abastecimento, respeitando a classificao ABC do item. Nesse caso o PR coincidir com o estoque de segurana sendo, normalmente, aplicado s instituies que tm facilidade e rapidez para o ressuprimento. Em outras instituies, cujo processo de aquisio mais demorado, justifica-se a determinao do PR igual ao estoque mximo.

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PR CM . TA + ES
CM= Mdia aritmtica mvel TA = Tempo de abastecimento (em meses) ES = Estoque de segurana (calculado de acordo com a classificao ABC)

Exemplo de um item classe A: CM = 200 unidades TA = 30 dias (1 ms) ES = 33 unidades PR = 200 x 1 + 33 = 233 unidades PR = 233 Portanto , quando o estoque atingir 233 unidades, sinaliza o momento que o novo pedido deve ser processado para que no haja falhas no estoque.

Lote de ressuprimento O Lote de ressuprimento, tambm conhecido como lote de reposio (LR) a quantidade de itens a ser adquirida para que o estoque atinja seu valor mximo. Frmula para calculando o LR:

LR = Emax - ES
Emax = Estoque mximo Es = Estoque de segurana

LR = CM FC
CM = Mdia aritmtica mvel FC = Frequncia de compras (transformado em meses)

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Estoque Mximo O Estoque mximo (Emax) a maior quantidade do item que se pretende manter em estoque. determinado em funo da poltica financeira da instituio, da frequncia de compras, disponibilidade de local adequado para armazenamento ou de acordo com entregas programadas junto ao fornecedor. Calcula-se Emax por meio das seguintes frmulas:

Emax = ES + LR
ES = Estoque de segurana LR = Lote de ressuprimento

Emax = ES + CM FC
ES = Estoque de segurana CM = Mdia aritmtica mvel FC = frequncia de compras (transformado em meses)

Para o clculo do Emax necessrio conhecer o ES que depende da classificao ABC, assim como o valor de FC. A frequncia de compras mais favorvel conhecida por meio da determinao do lote econmico.

Lote Econmico Existem inmeros fatores que dificultam o estabelecimento de um nmero aproximado de compras anuais ou da frequncia em que deve comprar. Esses fatores esto relacionados ao aspecto econmico, ao custo de manuteno de estoques maiores ou de vrias aquisies de estoques menores. Para isso, deve-se basear no processo de LEC para as compras. LEC o processo que indica, matematicamente, a frequncia das compras e a quantidade a ser adquirida. O que oferece maiores vantagens econmicas. O lote
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econmico aquele obtido quando o custo de aquisio e custo de armazenamento esto mais prximos. Esse parmetro interfere no valor do Emax e no LR. Para a realizao dos clculos necessrio determinar os custos de aquisio e armazenamento. A determinao com o auxlio do servio de custos da instituio evita clculos incorretos ou o fato de minimizar a sua importncia. Podese citar como exemplo a tendncia de se desprezar as reas fsicas de armazenamento como componente do custo. O custo de aquisio corresponde ao total dos gastos com salrios do pessoal vinculada programao e execuo das compras, gastos administrativos com artigos de escritrio, publicaes, comunicaes, viagens, recebimento de materiais, inspeo, transporte, contabilizao, pagamento de impostos, seguros, fretes entre outros. O custo de armazenamento calculado em funo do custo da rea ocupada, capital empatado, seguros sob material estocado, obsolescncia, depreciao, desvios, pessoal vinculado, juros sobre financiamento da compra e outros. Pode-se notar que no exemplo a seguir o custo de armazenamento decresce com o aumento do nmero de aquisio (Tabela 4). O custo de aquisio inversamente proporcional ao custo de armazenagem. Quanto ao custo total verificase que, com uma aquisio, ele se apresenta alto, com tendncia a reduo e logo, a partir de um nmero de aquisies, volta a aumentar. Por meio do menor valor do custo total, obtm-se o nmero de aquisio para o LEC:

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TABELA 4 - Determinao do Lote Econmico (LEC)

Determinao de LEC Aquisies anuais 1 2 3 4 5 6

Farmcia Hospitalar, 2006.

Quantidade/aq Custo uisio 12000 6000 4000 3000 2400 2000

de Custo

de Custo total 530 340 310 320 346 380

armazenamento Aquisio 480 240 160 120 96 80 50 100 150 200 250 300

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Cincias Farmacuticas: Uma Abordagem em

1 ano= 12 meses_______ compra-se trs vezes (para quatro meses) 1 ms ____________x = FC FC = Frequncia de compras (transformado em meses) FC = 0.25 (significa o nmero de compras ao ms) Emax = Es + Cm/FC

Emax = ES + 1000 0,25 Emax = ES + 4000

Dependendo da classificao ABC o ES ser maior ou menor. Para um item classe A no caso exemplificado, considerando-se um tempo de abastecimento 1,5 ms, o Emax ser:

ES=1/3 TA. CM TA = 1,5

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ES = 0,5 CM se CM = 1000 ES = 500 unidades Emax = 500 + 4000 = 4500

A tendncia atual existncia de estoques menores e compras mais frequentes. Com esta viso dos parmetros para dimensionamento dos estoques conclui-se que a logstica deve ser priorizada pela sua importncia administrativa.

Mtodos de controle fsico de estoques

Inventrio O inventrio um instrumento utilizado para confrontar o estoque registrado em ficha ou computador com o estoque real ou fsico. So diversas as causas de divergncias entre o estoque registrado e o estoque fsico sendo possvel citar: Sadas e entradas feitas erroneamente; Liberao de material sem o devido registro; Problemas com hardware ou com o software; Erros de contagem; Desvios; Os inventrios podem ser classificados como: Permanentes; Peridicos; Rotativos. Ainda comum no Brasil a realizao de inventrios peridicos anuais, apurando todas as discrepncias no final do encerramento do ano fiscal em dezembro. Em uma farmcia hospitalar que trabalha com sistema de distribuio por doses individualizadas ou unitrias h milhares de movimentaes de itens por ano, pois as sadas e entradas (ou devolues) se do pela unidade de produto. O inventrio anual no a melhor estratgia, pois as divergncias de estoques que normalmente acontecem, sero descobertas tardiamente dificultando a apurao das causas em tempo hbil.
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 aconselhvel fazer inventrio utilizando-se a classificao ABC e tambm incluir alguns tipos de medicamentos que interessam administrao, realizando sobre estes um controle mais rigoroso. Os itens A (maior custo), produtos sujeitos a controle legal (Portaria 344/98 do Ministrio da sade) e itens que so imprescindveis ao inventrio devem ser realizados todo ms. Os itens B podero ser controlados a cada dois meses e os itens C a cada seis meses. Atualmente, com os recursos cada vez mais poderosos da informtica e o advento do cdigo de barras, pode-se ter uma reduo dos erros de contagem e do tempo gasto para ser feito um inventrio, sendo possvel obter a qualquer momento os estoques atualizados de todos os itens. A administrao deve planejar com antecedncia que tipo de inventrio que ir utilizar na farmcia e resolver, tambm, o que ser feito com as divergncias de estoque que so possveis e esperadas, dentro de um limite em um inventrio.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

BRASIL. Portaria 3.616/MS/GM, de 30 de outubro de 1998. Aprova a Poltica Nacional de Medicamentos.

______. Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993. Institui normas para licitaes e contratos de administrao pblica.

______. Lei n 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui a modalidade de licitao denominada prego, para a aquisio de bens e servios comuns. GOODMAN & GILMAN. As Bases Farmacolgicas da Teraputica. Rio de Janeiro: Mcgraw-Hill Interamericana, 2007.

GOMES, M. J. V. M.; REIS, A. M. M. Cincias Farmacuticas: uma abordagem em farmcia hospitalar. So Paulo: Atheneu, 2006.

NETO, J. F. M.; Farmcia Hospitalar e suas interfaces com a sade. So Paulo: RX, 2005.

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