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1 Funciones y objetivos de la Administracin de Bases de Datos La informacin es uno los activos ms valiosos de la empresa, es indispensable contar con una persona -el administrador de datos- que conozca la informacin, y las necesidades de la empresa en este aspecto, en un nivel gerencial superior. As la labor del administrador de datos es decidir en primer trmino cules datos deben almacenarse en la base de datos, y establecer polticas para mantener y manejar los datos una vez almacenados. El administrador de datos es por lo general, un gerente, no un tcnico. El tcnico responsable de poner en prctica las decisiones del administrador de datos es el administrador de bases de datos(DBA, database administrator). El alcance de la actividad de la Administracin de Datos es la organizacin completa (empresa, institucin u otro organismo), mientras que el alcance de la Administracin de Bases de Datos queda restringido a una Base de Datos en particular y a los sistemas que los procesan. La Administracin de la Base de Datos opera dentro de un marco proporcionado por la Administracin de Datos facilitndose de esta manera el desarrollo y el uso de una Base de Datos y sus aplicaciones. Las siglas DBA suelen utilizarse para designar tanto la funcin Administracin de Base de Datos como al titulo del puesto administrador de Base de Datos. En los distintos niveles y aplicaciones de Base de Datos existe la funcin DBA, aunque varia en complejidad. Esta es ms sencilla cuando se trata de una Base de Datos Personal que cuando se refiere a una Base de Datos de grupos de trabajo, y esta a su vez es ms sencilla que en una Base de Datos Organizacional. En una Base de Datos Personal comnmente el mismo usuario es el Administrador de la Base de Datos; las Bases de Datos de grupos de trabajo requieren de una o dos personas que normalmente no se dedican a esta funcin de tiempo completo puesto que tienen otras responsabilidades dentro o fuera de la organizacin. En las Bases de Datos Organizacionales, que comnmente permiten el acceso a decenas e incluso centenas de usuarios, se requiere de un administrador de Base de Datos de tiempo completo; lo anterior debido al alto volumen de procesos que deben desarrollarse, controlarse y supervisarse. Un Administrador de Base de Datos de tiempo completo normalmente tiene aptitudes tcnicas para el manejo del sistema en cuestin a dems, son cualidades deseables nociones de administracin, manejo de personal e incluso un cierto grado de diplomacia. La caracterstica ms importante que debe poseer es un conocimiento profundo de las polticas y normas de la empresa as como el criterio de la empresa para aplicarlas en un momento dado.

Las Funciones Principales de un DBMS son: Manejo de un Diccionario de Datos. Definiciones y relaciones entre los datos. Administracin de los Datos Almacenados. Creacin de estructuras complejas requeridas para el almacenamiento de los datos, descargando al usuario de definir y programar las caractersticas fsicas de los datos. Transformacin y Presentacin de los Datos. Transformacin de los datos nuevos para que satisfaga la estructura ya definida. Seguridad. Fortalece la seguridad y la privacidad. Control de Concurrencia. Controla el acceso multiusuarios. Consiste en controlar la interaccin entre los usuarios concurrentes para no afectar la inconsistencia de los datos. Integridad de Datos. Minimiza la redundancia y maximiza la consistencia. Consiste en contar con mecanismos que permitan el control de la consistencia de los datos evitando que estos se vean perjudicados por cambios no autorizados o previstos. Lenguaje de Acceso a la Base de Datos. (Interfaz para la programacin de aplicaciones). Provee acceso a los datos va lenguaje de consulta SQL y va lenguaje procedural (pascal, c, etc.). Interfaz de Comunicacin de Datos. Permite el requerimiento de usuarios ambiente de red. Crear y organizar la Base de datos. Establecer y mantener trayectorias de acceso a la base de datos de tal forma que los datos puedan accesados rpidamente. Manejar los datos de acuerdo a las peticiones de usuarios. Registrar el uso de las bases de datos. en las ser los

Interaccin con el manejador de archivos. Esto a travs de las sentencias en DML al comando de el sistema de archivos. As el Manejador de base de datos es el responsable del verdadero almacenamiento de los datos. Respaldo y recuperacin. Consiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperacin fcilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos. Manejador de Bases de Datos. Su propsito es definir una arquitectura que sirva como referencia. Esta tambin es llamada arquitectura referencial a tres niveles, consta de tres niveles: Nivel Interno: Es el ms cercano al almacenamiento fsico; es decir, es el que se ocupa de la forma como se almacena fsicamente los datos.

Nivel Externo: Es el ms cercano a los usuarios; es decir, es el que se ocupa de la forma como los usuarios individuales perciben los datos. Nivel Conceptual: Es el nivel de mediacin entre los dos anteriores. En este se trabaja con informacin; esto es, con datos suficientes para provocar acciones. La vista conceptual es la representacin de toda la informacin contenida en la base de datos, tambin una forma un tanto abstracta si se compara con el almacenamiento fsico de los datos. La informacin es una esencia nueva y no redundante por lo que su adquisicin aumenta el conocimiento. Funciones del DBA As, el DBA, a diferencia del administrador de datos, es un profesional en procesamiento de datos. La tarea del DBA es crear la base de datos en s y poner en vigor los controles tcnicos necesarios para apoyar las polticas dictadas por el administrador de datos. El DBA se encarga tambin de garantizar el funcionamiento adecuado del sistema y de proporcionar otros servicios de ndole tcnica relacionados. El DBA cuenta por lo regular con un grupo de programadores de sistemas y otros asistentes tcnicos. La responsabilidad general del DBA es facilitar el desarrollo y el uso de la Base de Datos dentro de las guas de accin definidas por la administracin de los datos. El DBA es responsable primordialmente de:
o o o o o o

Administrar la estructura de la Base de Datos Administrar la actividad de los datos Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos Establecer el Diccionario de Datos Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos Confirmar la seguridad de la Base de Datos

Administracin de la estructura de la Base de Datos

La administracin de la estructura de la Base de Datos incluye participar en el diseo inicial de la misma y su puesta en prctica as como controlar, y administrar sus requerimientos, ayudando a evaluar alternativas, incluyendo los DBMS a utilizar y ayudando en el diseo general de BD. En los casos de grandes aplicaciones de tipo organizacional, el DBA es un gerente que supervisa el trabajo del personal de diseo de la BD. Una vez diseada la BD, es puesta en prctica utilizando productos del DBMS, procedindose entonces a la creacin de los datos (captura inicial). El DBA participa en el desarrollo de procedimientos y controles para asegurar la calidad y la alta integridad de la BD.

Los requerimientos de los usuarios van modificndose, estos encuentran nuevas formas o mtodos para lograr sus objetivos; la tecnologa de la BD se va modificando y los fabricantes del DBMS actualizan sus productos. Todas las modificaciones en las estructuras o procedimientos de BD requieren de una cuidadosa administracin.

Implicaciones por la modificacin de los esquemas

Las solicitudes de modificacin son inevitables una vez que el sistema ha entrado en operacin, pueden aparecer solicitudes de nuevos requerimientos o estos pueden resultar de una comprensin inadecuada de los mismos. En cualquier caso, debern efectuarse modificaciones en relacin con toda la comunidad de la BD, ya que el impacto de tales alteraciones ser resentido por ms de una aplicacin. En algunos casos, pueden darse modificaciones que presentan efectos negativos para algunos usuarios; estos casos debern ser tratados esgrimiendo como argumento los beneficios globales que sern obtenidos de tales alteraciones. Una administracin eficaz de la BD debe incluir procedimientos y polticas mediante las cuales los usuarios puedan registrar sus necesidades de modificaciones, y as la comunidad podr analizar y discutir los impactos de dichas modificaciones, determinndose entonces la puesta o no en prctica de tales alteraciones. En razn del tamao y complejidad de una BD y de sus aplicaciones, las modificaciones pudieran tener resultados inesperados. El DBA debe estar preparado para reparar la BD y reunir suficiente informacin para diagnosticar y corregir el problema provocado por la falla. Despus de un cambio la BD es ms vulnerable a fallas.

Documentacin

La responsabilidad final de un DBA en la administracin de la estructura de una BD es la DOCUMENTACIN. Es de suma importancia saber que modificaciones han sido efectuadas, como fueron realizada y cuando fueron establecidas. Una modificacin sobre la estructura de la BD pudiera ocasionar un error que no apareciera a corto plazo; una vez que este surja, sin la documentacin adecuada sobre las modificaciones realizadas, l diagnostico resultara extremadamente complicado. En estos casos, se hara necesaria una secuencia de rejecuciones para intentar detectar el punto en conflicto; el riesgo de este procedimiento radica en que es posible

afectar la informacin contenida en la BD. Para identificar un cambio es de suma importancia mantener un registro de los formatos de prueba y de las ejecuciones de las pruebas efectuadas. Si se utilizan procedimientos de prueba formatos de pruebas y mtodos de registro estandarizados, el registro de los resultados de la prueba no consumir tiempo excesivo. Comnmente el tiempo de la documentacin es tedioso y esto ocasiona que algunos DBA tienden a reducir o abreviar la informacin que se registra en ella e incluso llegan a desatenderla. Cuando ocurre un siniestro, la documentacin completa y organizada puede ser la diferencia entre resolver o no un problema de extrema importancia y en la mayora de los casos, que implica costos cuantiosos a la empresa. La tarea de la documentacin es cada vez ms ligera y precisa cuando se utilizan DBMS que integran herramientas CASE para las tareas de diseo, mantenimiento y documentacin. Estas mismas herramientas CASE proporcionan en la, mayora de los casos la facilidad de generar y mantener en forma automtica el Diccionario de Datos. Una razn ms para documentar consiste en la necesidad de mantener organizados datos histricos. Ocurre comnmente que se desea realizar una consulta sobre los respaldos para conocer el estado que guardaba la informacin en un periodo determinado que transcurri previamente. Los registros de modificacin existentes en la documentacin permitir resolver problemas de incompatibilidad entre las estructuras que eran vigentes en el periodo de respaldo y las que lo son ahora; permitir tambin el desarrollo de mdulos de ajuste que faciliten la traduccin de formatos y/o escalas para valores almacenados. En los casos de cadas del sistema se presenta una situacin parecida; los respaldos son requeridos y habr de verificarse su estructura; formato y escala para integrarlos a la operacin del sistema.

Administracin de la actividad de datos

Aunque el DBA protege los datos, no los procesa. El DBA no es usuario del sistema, en consecuencia, no administra valores de datos; el DBA administra actividad de datos. Dado que la BD es un recurso compartido, el DBA debe proporcionar estndares, guas de accin, procedimientos de control y la documentacin necesaria para garantizar que los usuarios trabajan en forma cooperativa y complementaria al procesar datos en la BD. Como es de suponerse, existe una gran actividad al interior de un DBMS. La concurrencia de mltiples usuarios requieren de estandarizar los procesos de operacin; el DBA es responsable de tales especificaciones y de asegurarse que estas lleguen a quienes concierne. Todo el mbito de la

BD se rige por estndares, desde la forma como se capture la informacin (tipo, longitud, formato), como es procesada y presentada. El nivel de estandarizacin alcanza hasta los aspectos ms internos de la BD; como s accesa a un archivo, como se determinan los ndices primarios y auxiliares, la foliacin de los registros y dems. Debe procurarse siempre que los estndares que sern aplicados beneficien tambin a los usuarios, privilegiando siempre la optimizacin en la operacin del DBMS y el apego de las polticas de la empresa. Una administracin de BD efectiva deber disponer siempre de este tipo de estndares; entre las funciones del DBA se encuentra la de revisarlos peridicamente para determinar su operatividad, y en su caso ajustarlos, ampliarlos o cancelarlos. Es tambin su responsabilidad el que estos se cumplan. Cuando se definen estndares sobre la estructura de la BD, estos deben registrarse en una seccin del diccionario de datos a la que todos aquellos usuarios relacionados con ese tipo de proceso pueden acceder. Otro de los aspectos que el administrador debe atender es el de coordinar las nuevas propuestas para realizar ajustes en los derechos de acceso a datos compartidos y aplicaciones especficamente propuestas seran analizados en conjunto con los supervisores o directivos de las reas involucradas para determinar si procede pudieran aparecer problemas cuando dos o ms grupos de usuarios quedan autorizados para notificar los mismos datos. Uno de tales conflictos es el de la actualizacin perdida; este ocurre cuando el trabajo de un usuario queda sobrescrito sobre por el de un segundo usuario. El DBA queda responsabilizado para identificar la posible ocurrencia de dichos problemas as como de crear normas y procedimientos para su eliminacin. Se obtendrn este tipo de garantas cuando el DBMS sea capaz de implementar las restricciones aplicables al acceso concurrente, y este sea utilizado adecuadamente por programadores y usuarios; para borrar lo anterior, se hace indispensable el apego a los estndares el seguimiento de instructivos y manuales y las reglas establecidas para los diversos procesamientos y procedimientos que se llevan acabo. Entre las alternativas mas utilizadas por el DBA para tratar de resolver o minimizar este problema se encuentran las siguientes: a) Restringir el acceso a los procedimientos para ciertos usuarios. b) Restringir al acceso a los datos para ciertos usuarios procedimientos y/o datos. c) Evitar la coincidencia de horarios para usuarios que comparten.

Las tcnicas de recuperacin son otra funcin esencial del DBA al administrar la actividad de datos. A pesar de que el DBMS lleva a cabo una parte del proceso de recuperacin, los usuarios determinan en forma critica la operatividad de esos sistemas de proteccin. El DBA debe anticipar fallas y definir procedimientos estndares de operacin; los usuarios deben saber qu hacer cuando el sistema este cado y que es lo primero que debe realizarse cuando el sistema este puesto en marcha nuevamente. El personal de operacin deber saber cmo iniciar el proceso de recuperacin de la BD que copias de seguridad utilizar; como programar la rejecucin del tiempo perdido y de las tareas pendientes; es importante tambin establecer un calendario para llevar a cabo estas actividades sin afectar a otros sistemas dentro de la organizacin que hagan uso de los mismos recursos de computo. Destacan por su importancia en el proceso de recuperacin y a su vez en la atencin que prestan a otros sectores de la organizacin. Los dispositivos de comunicacin remota, los sistemas de interconexin y otros accesorios de uso compartido. El DBA es el responsable de la publicacin y mantenimiento de la documentacin en relacin con la actividad de los datos, incluyendo los estndares de la BD, los derechos de recuperacin y de acceso a la BD, los estndares para la recuperacin de cadas y el cumplimiento de las polticas establecidas. Los productos DBMS ms populares que se encuentran en el mercado proporcionan servicios de utilerias para ayudar al DBA en la administracin de los datos y su actividad. Algunos sistemas registran en forma automtica los nombres de los usuarios y de las aplicaciones a las que tienen acceso as como a otros objetos de la BD. Incorpora tambin utilerias que permitan definir en el diccionario de datos las restricciones para que determinadas aplicaciones o mdulos de ellas solo tengan acceso a segmentos especficos de la BD.

Roles del DBA


Analistas de datos. Analistas de sistemas. Analistas de programacin. Administradores de bases de datos. Consultores de sistemas. Consultores de tecnologas de la informacin. Consultores de aplicaciones. Consultores de programacin. Programadores de bases de datos. Programadores de procesos de negocio. Integradores de datos. Ingenieros de datos. Ingenieros estadsticos. Jefes de centros de datos. Coordinadores de rea.

Jefes de aplicaciones. Ingenieros de bases de datos espaciales. Minera de datos espaciales. Jefe de proyectos espaciales. Ingenieros de software. Instructores de software. Profesores de bases de datos. Gestores de green IT. Ingenieros de soporte TI. Jefes de soporte TI. Administrador de proyectos de minera de datos. Consultor de proyectos de Minera de datos. Directores de rea. Contractors. Gerentes de producto. Gerentes de consultora. Gerentes de soporte TI.

1.2 Desarrollo, implantacin y gerencia de una base de datos. Aspectos de la administracin.

Administracin del DBMS A dems de administrar la actividad de datos y la estructura de la BD, el DBA debe administrar el DBMS mismo. Deber compilar y analizar estadsticas relativas al rendimiento del sistema e identificar reas potenciales del problema. Dado que la BD est sirviendo a muchos grupos de usuarios, el DBA requiere investigar todas las quejas sobre el tiempo de respuesta del sistema, la precisin de los datos y la facilidad de uso. Si se requieren cambios el DBA deber planearlos y ponerlos en prctica. El DBA deber vigilar peridica y continuamente las actividades de los usuarios en la BD. Los productos DBMS incluyen tecnologas que renen y publican estadsticas. Estos informes pudieran indicar cuales fueron los usuarios activos, que archivos y que elementos de datos han sido utilizados, e incluso el mtodo de acceso que se ha aplicado. Pueden capturarse y reportarse las tasas de error y los tipos de errores. El DBA analizar estos datos para determinar si se necesita una modificacin en el diseo de la BD para manejar su rendimiento o para facilitar las tareas de los usuarios; de ser as, el DBA la llevar a cabo. El DBA deber analizar las estadsticas de tiempo de ejecucin sobre la actividad de la BD y su rendimiento. Cuando se identifique un problema de rendimiento, ya sea mediante una queja o un informe, el DBA deber determinar si resulta apropiada una modificacin a la estructura de la BD o al sistema. Casos como la adicin de nuevas claves o su eliminacin, nuevas relaciones entre los datos y

otras situaciones tpicas debern ser analizadas para determinar el tipo de modificacin procedente. Cuando el fabricante del DBMS en uso anuncie una nueva versin del producto, debe realizarse un anlisis de las caractersticas que esta incorpora e insopesarlas contra las necesidades de la comunidad de usuarios. Si se decide la adquisicin del producto, los usuarios deben ser notificados y capacitados en su uso. El DBA deber administrar y controlar la migracin tanto de las estructuras, como de los datos y las aplicaciones. El software de soporte y otras caractersticas de hardware pueden implicar tambin modificaciones de las que el DBA es responsable ocasionalmente, estas modificaciones traen como consecuencia cambios en la configuracin o en algunos parmetros de operacin del DBMS. Las opciones del DBMS son ajustadas al principio, es decir, en la puesta en marcha del sistema; en este momento se conoce muy poca informacin sobre las caractersticas de funcionamiento y respuesta que proporcionar a los grupos de usuarios. El anlisis de la experiencia operacional y su rendimiento en un periodo determinado de tiempo pudieran revelar que se requiere un campo. Si el rendimiento parece aceptable, el DBA puede considerar a un modificar algunas opciones y observar su efecto sobre el sistema, esto en bsqueda de la optimizacin o afinacin del mismo.