Diagnstico Organizacional Como Punto de Partida para el Cambio

Autora: MSc. Natividad Lain Oquendo Profesora Asistente Facultad de Psicologa Universidad de la Habana, Cuba

Contactar al autor

INTRODUCCIN
La Psicologa de las Organizaciones fue la antes llamada Psicologa Industrial, reconocida tambin bajo las nominaciones de Psicologa del Trabajo o Psicologa de Personal. Esta disciplina surge a principios del siglo XX y evoluciona de la relacin hombre trabajo con el fin de optimizarla a la relacin individuo organizacin con la finalidad de lograr la efectividad y desarrollo organizacional.

La Psicologa Organizacional se ocupa del estudio de los aspectos subjetivos que se manifiestan y conforman en la actividad laboral; contextualizada en el mbito material y socio psicolgico en que existe (desde las condiciones inmediatas del puesto laboral, hasta las de la organizacin en su totalidad). Este estudio se realiza con el fin de contribuir al desarrollo de los individuos y de la organizacin en pos de la eficacia organizacional.

La organizacin laboral, constituye un sistema social abierto, complejo y cambiante. Por ello se hace imprescindible comprender la dinmica socio psicolgica de la misma, con la finalidad de garantizar la flexibilidad del sistema a travs de mecanismos que logren asimilar y adaptarse creativamente a las influencias del entorno. De esta forma, se pudiera garantizar su finalidad, que no es ms que satisfacer las necesidades de grupos humanos especficos, de otras organizaciones y de la sociedad.

Para lograr lo anterior, es necesario realizar, en toda organizacin laboral, un diagnstico organizacional, al tratarse de un instrumento de gran utilidad para la realizacin de un anlisis interno de sus fortalezas y debilidades, y uno externo que contemple las amenazas y oportunidades de la misma.

El diagnstico es un proceso cclico, sistmico, flexible y con carcter proactivo. Sus objetivos centrales son: conocer y describir la situacin actual de una organizacin dada, para determinar sus fortalezas y debilidades, as como las amenazas y oportunidades que le ofrece el entorno en el cual se encuentra insertada. La recopilacin de datos posibilita: la orientacin hacia la disminucin o erradicacin de problemas y definir planes de accin a seguir, delimitando sus posibles efectos y pautando igualmente las fuentes de resistencia a las transformaciones pertinentes, que pudiesen obstaculizar la movilizacin de recursos necesarios para el cambio.

Partiendo de la informacin proporcionada a travs del diagnstico y de la accin de retroalimentacin que debe mediar entre los profesionales que lleven a cabo la investigacin, y la organizacin objeto de estudio, se hace posible que esta ultima se vuelva ms eficaz y adaptable, tanto a las transformaciones del medio ambiente en que se halla enclavada, como a las ocurridas en lo interno del sistema, reconciliando las relaciones y metas humanas, con los objetivos y fines de la organizacin.

Las fases o momentos del diagnstico son: recopilacin de datos, integracin de los mismos para describir la situacin actual de la o rganizacin, orientacin hacia el proceso de solucin de problemas y, retroalimentacin de la informacin obtenida a travs de su diseminacin entre los miembros del cuerpo gerencial y los trabajadores involucrados en el proceso.

OBJETIVOS
1. Determinar las Fortalezas y Debilidades de la entidad estudiada a partir de la evaluacin de algunas variables socio psicolgicas.

2.

Proponer acciones de mejoras para resolver las debilidades que se detecten.

METODOLOGA
Para este trabajo de investigacin se aplic un Cuestionario Organizacional 1. El cuestionario de referencia es una variante de uno validado y aplicado ampliamente por la Facultad de Psicologa de la Universidad de la Habana, est concebido para medir CLIMA ORGANIZACIONAL, que no es ms que la percepcin que tienen los trabajadores de diferentes variables objetivas y subjetivas de su centro laboral.

El diagnstico se realiz al 57,89% del total de trabajadores (11 de 19).

INFORMACIN SOBRE LAS VARIABLES QUE MIDE EL CUESTIONARIO

Definicin conceptual y operacional de las variables y subvariables tenidas en cuenta para el anlisis de la tcnica:

Variable 1: Percepcin de la direccin: Imagen que tienen los trabajadores de la organizacin acerca de sus directivos, su preparacin profesional para el ejercicio de las funciones administrativas y la toma de decisiones; y valoracin del carcter de las relaciones interpersonales que establecen con sus subordinados.

Subvariable 1.1: Confianza en la direccin: Sentimiento de seguridad que genera en los trabajadores de la organizacin la capacidad de los directivos para la toma de decisiones correctas acerca de su trabajo y la solucin de problemas.

Subvariable 1.2: Supervisin: Percepcin de los trabajadores de la organizacin acerca de los mtodos de supervisin desarrollados en el centro por sus directivos y evaluacin del grado en que stos controlan el trabajo de forma efectiva y sistemtica, sirvindole de apoyo y modelo a sus subordinados en la ejecucin de sus funciones.

Subvariable 1.3: Relaciones jefe- subordinado: Valoracin del carcter de las relaciones que se establecen entre los trabajadores de la organizacin y sus directivos, sobre la base de una comunicacin efectiva y del respeto y la colaboracin mutua.

Subvariable 1.4: Estilo de Direccin: Valoracin de los trabajadores del centro acerca de la manera en que su jefe los dirige y la influencia de s u estilo de direccin en los resultados del trabajo.

Sub variable 1.5: Competencias de los Directivos: Imagen sobre los directivos de la organizacin que tienen los trabajadores, atendiendo al nivel profesional de los mismos, su preparacin personal y la presencia de las habilidades necesarias para llevar a cabo sus funciones directivas.

VARIABLE 2: IDENTIFICACIN CON LA ORGANIZACIN: Sentimiento de identidad de los trabajadores con la organizacin y los objetivos organizacionales; y sentido de pertenencia a la misma. Subvariable 2.1: Confianza en los Trabajadores: Percepcin de los miembros de la organizacin acerca de la confianza que deposita la direccin en sus trabajadores, delegando tareas y responsabilidades en ellos. Subvariable 2.2: Proyeccin: Orientacin del comportamiento de los trabajadores del centro hacia su futuro en la organizacin y sentido de permanencia en la misma. Subvariable 2.3: Participacin: Valoracin de los trabajadores del centro acerca de sus posibilidades reales de participar y ejercer influencia en el funcionamiento de su puesto de trabajo y la organizacin e implicacin de los mismos en las actividades organizacionales. Subvariable 2.4: Informacin: Percepcin de los trabajadores del centro acerca del grado de informacin que poseen sobre la organizacin y los elementos relacionados con su trabajo, que tienen influencia en la calidad de su desempeo en el mismo.

Subvariable 2.5: Integracin a la organizacin: Sentido de pertenencia a la organizacin de sus miembros, los cuales sienten que satisfacen su s necesidades individuales en su centro de trabajo, apoyando su gestin y mostrndose comprometidos con su participacin en la vida activa del mismo. Subvariable 2.6: Satisfaccin con el Centro: Estado emocional positivo o agradable presente en los trabajadores del centro que resulta, tanto del valor social que posee su organizacin, como de la manera en que la misma est orientada a la satisfaccin de sus necesidades individuales. Subvariable 2.7: Sentido de pertenencia al Grupo: Valoracin de los trabajadores de la organizacin acerca de las relaciones que establece con su grupo de trabajo y sentido de pertenencia al mismo. VARIABLE 3: PERCEPCIN DEL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO: Valoracin de los trabajadores acerca del funcionamiento actual de su organizacin, su eficiencia y eficacia y las perspectivas futuras que le ven a la misma. Subvariable 3.1: Eficiencia: Valoracin de los trabajadores del centro acerca de la capacidad de la organizacin para alcanzar sus objetivos organizacionales con el mnimo costo posible. Subvariable 3.2: Perspectivas de la organizacin: Valoracin de los trabajadores acerca de las perspectivas de su organizacin e imagen de su centro en el futuro. Subvariable 3.3: Comunicacin: Valoracin de los trabajadores acerca de la efectividad de los canales de comunicacin formal e informal a lo i nterno de la organizacin, que permiten una correcta comunicacin e influyen positivamente en el comportamiento organizacional. Subvariable 3.4: Eficacia: Valoracin de los trabajadores acerca de la capacidad de la organizacin para alcanzar los objetivos planificados de la manera ms gil y rpida posible y responder resolutivamente a los problemas con una intervencin firme, rpida y coherente. Subvariable 3.5: Capacidad de Adaptacin y Autorrenovacin: Valoracin de los trabajadores acerca de la capacidad de la organizacin para adaptarse de una manera flexible, rpida y efectiva a los cambios que se producen en el ambiente externo y que afectan su funcionamiento; as como su orientacin proactiva ante dichos cambios desde su planificacin. Subvariable 3.6: Capacidad de Aprendizaje: Valoracin de los trabajadores acerca de la capacidad de la organizacin para asimilar y apropiarse de los conocimientos y habilidades producidos por la relacin entre las acciones desarrolladas y los resultados alcanzados; e institucionalizar las experiencias vividas para enfrentar nuevas situaciones en el futuro. Subvariable 3.7: Trabajo en Equipo: Valoracin de los trabajadores de la organizacin acerca del carcter interdependiente del trabajo de los miembros de su grupo y la presencia de un clima de apoyo mutuo donde se complementen los conocimientos y experiencias diversas, puestas a disposicin de la consecucin de los objetivos grupales y organizacionales. Los resultados finales de la calificacin cuantitativa del Cuestionario de Diagnstico Organizacional nos darn una puntuacin media en cada variable, as como en cada una de las subvariables objeto de anlisis (Promedio Subvariable y Promedio de la Variable, respectivamente). Esta puntuacin ser un valor ordinal que oscilar entre 1 y 5 puntos.

Los valores que se acerquen a 4 y 5 podrn considerarse FORTALEZAS dentro de los aspectos evaluados, los que estn entre 3,5 y 4 podrn considerarse como aspectos donde hay cierta satisfaccin pero se encuentran presentes elementos o fuentes de insatisfaccin; por debajo de 3,5 se puede hablar de DEBILIDADES, ya que habr ms fuentes de insatisfaccin que de satisfaccin.

RESULTADOS

Como se aprecia del grfico que muestra el resultado de la variable 1, ninguna de las subvariables alcanza los valores por encima de 4, es decir, no podemos hablar de FORTALEZAS, solo hay dos que muestran ms fuentes de satisfaccin que de insatisfaccin (1.3 y 1.4), hay evidentemente 3 DEBI LIDADES Confianza en la direccin, Supervisin y Competencias de los directivos; especficamente las preguntas que tributan a este resultado son las siguientes:

En el caso de la subvariable 1.1 Existen personas en el Centro a las que los trabajadores respetan y siguen ms que a los directivos, en el caso de la subvariable 1.2 Nuestro trabajo pierde calidad porque no se controla y exige adecuadamente y en el caso de la subvariable 1.5Existen personas mejor preparadas que mi jefe para ocupar su cargo.

La variable 2 es la que obtiene mejores resultados generales, hay una subvariable que es una FORTALEZA (Proyeccin) y dos muy cercanas al valor 4, la Satisfaccin con el Centro y el Sentido de pertenencia al centro; sin embargo hay 4 subvariables con ciertas fuentes de insatisfaccin sin llegar a ser debilidades. No tiene debilidades.

La variable 3 tiene una subvariable que se considera una FORTALEZA, la 3.7 por estar por encima del valor 4, presenta una muy cercana a serlo, la 3.4 y 3 que presentan ciertas fuentes de insatisfaccin sin llegar a ser debilidades, la 3.1, 3.2 y 3.6; sin embargo presenta una que est en el lmite de considerarse debilidad, la 3.5 y una que es una DEBILIDAD, la 3.3; las preguntas que tributan a este resultado en ambas subvariables son:

En el caso de la 3.5 se dice que en la planeacin de nuestro trabajo se tiene poco en cuenta los posibles cambios del ambiente externo a la organizacin; y en el caso de la 3.3 Las asambleas de los trabajadores deben aprovecharse ms para la comunicacin de informaciones importantes al personal.

Al comparar las tres variables observamos que la ms afectada y que es una DEBILIDAD es la Percepcin de la Direccin a la cual tributan los aspectos ya analizados anteriormente.

CONCLUSIONES
Consideramos que todos los resultados deben ser analizados detenidamente pues aunque la muestra fue solo de un poco ms del 50%, los resultados nos indican que hay fuentes de insatisfaccin en las variables evaluadas lo que puede redundar en desmotivacin y falta de inters de los trabajadores por su trabajo y su centro, si tenemos en cuenta que lo ms afectado es la imagen que tienen de los jefes, principalmente en cuanto a su competencia, hay que considerarlo con mayor atencin, pues son los jefes los que hacen que los trabajadores hagan las tareas.

Principales Fortalezas de esta organizacin:

1.

Proyeccin

2.

Sentido de pertenencia al Centro

3.

Satisfaccin con el Centro

4.

Trabajo en Equipo

5.

Eficacia

Principales Debilidades de esta organizacin:

1.

Confianza en la direccin

2.

Supervisin

3.

Competencias de los directivos

4.

Capacidad de auto renovacin y adaptacin

5.

Comunicacin

RECOMENDACIONES
Proponemos, realizar estudios con la finalidad de profundizar en la investigacin realizada, incrementando la muestra de trabajadores con la finalidad de abarcar la totalidad de la entidad y as tener una visin holstica del funcionamiento del centro.

RECOMENDACIONES A LA ORGANIZACIN
Promover la comunicacin entre los trabajadores y los directivos, a travs de Asambleas, apoyndose en el sindicato u otras organizaciones, con el fin de escuchar las demandas e inquietudes de los trabajadores, as como aquellas ideas y posibles soluciones que ellos puedan brindar para trazar nuevas estrategias, implicndolos activamente en la consecucin de los objetivos organizacionales y la satisfaccin de las necesidades de sus miembros.

BIBLIOGRAFA CONSULTADA
Avila, A: Manual Prctico para la utilizacin del Cuestionario de Diagnstico Organizacional. Soporte digital.

Peir, JM. Psicologa de las organizaciones. Editorial Flix Varela, La Habana, 2004.

Moros, H y Daz, M.: Seleccin de lecturas de Psicologa Organizacional, tomo II. Editorial: Flix Varela, La Habana, 2005

Moros, H; Daz, M.; M, Vzquez; A, vila: Gua Metodolgica: asignatura Psicologa Organizacional II. Soporte digital.

1 Basado en investigaciones realizadas por el colectivo de Profesores de Psicologa Organizacional de la Facultad de Psicologa, Universidad de la Habana (1964-2004). Versin Adaptada por A. vila (2005).