Modulo de Contabilidad Financiera 2008

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA UNI NORTE - SEDE REGIONAL ESTEL
CONTABILIDAD FINANCIERA
Objetivo de la asignatura: Brindar a los estudiantes de la carrera de Ingeniera de Sistemas, los conocimientos bsicos de la contabilidad, prepararlos adecuadamente para elaborar un balance general, un estado de resultados y un balance comprobacin, clasificar y registrar transacciones. Objetivos Generales: Estar en la capacidad de elaborar, interpretar y analizar en forma integral el ciclo contable de una organizacin a travs de la elaboracin de la hoja de trabajo para la toma de decisiones econmicas y financieras a partir de los estados financieros (balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivos, balance de comprobacin). Ser capaz de elaborar asientos de diario, pases al mayor general y hacer los asientos de ajustes tpicos al final del perodo contable.
UNIDAD I: CONCEPTOS BSICOS DE LA CONTABILIDAD 1.1 - Introduccin Resea Histrica En la antigedad se gestaron algunos elementos que tiempos despus fueron capitalizados por la contabilidad. Entre dichos elementos se encuentran las tablillas de barro, la escritura cuneiforme (escritura realizada mediante signos en forma de cua o clavo para la representacin prctica de las lenguas sumeria y acadia), el sistema de pesas y medidas, la posicin y registro de cantidades, las operaciones matemticas, la escritura pictogrfica (Escritura ideogrfica que consiste en dibujar toscamente los objetos que han de explicarse con palabras) y jeroglfica (escritura en la que no se representan las palabras con signos fonticos o alfabticos, sino mediante figuras o smbolos. Este gnero de escritura ideogrfica fue empleado por algunos pueblos antiguos, especialmente por egipcios y mayas), el papiro (lmina sacada del tallo de esta planta y que empleaban los antiguos para escribir en ella) y la moneda. Posteriormente, durante la Edad Media, se cre el sistema numrico arbigo, iniciaros las Cruzadas (Expedicin militar contra los musulmanes, que predicaba el sumo pontfice, concediendo indulgencias a los que ella concurriesen) y se desarrollaron nuevas rutas mercantiles, 1
ASIGNATURA: CONTABILIDAD FINANCIERA Docente: Lic. Jorge Luis Somarriba Garca (Contador Pblico)
situaciones que propiciaron la necesidad de contar con algn tipo de registro de las transacciones mercantiles. En el Renacimiento (poca que comienza a mediados del S. XV, en que se despert en Occidente vivo entusiasmo por el estudio de la antigedad clsica griega y latina), surgi la imprenta y comenzaron a registrarse las operaciones mercantiles bajo la partida doble, lo cual ayud a perfeccionar la tcnica contable. Tiempo despus, durante la poca de la Revolucin Industrial, se le dio validez oficial a la profesin contable y surgi el mercantilismo y la industria .Sin embargo, la reglamentacin de la actividad contable, as como los reportes pblicos de mayor calidad, surgieron apenas en la poca Contempornea (edad de la historia, que parte de la Revolucin francesa). La Contabilidad como medio de control y proporcionadora de informacin financiera, se origina en el siglo XV, exactamente en el ao 1494, cuando en Italia, el fraile franciscano Luca Paccioli crea el mtodo de contabilidad por partida doble, tomndolo del mtodo que en esa poca practicaban los mercaderes de Venecia. En su obra, Paccioli hace una serie de aportaciones importantes a la contabilidad, entre los cuales estn: 1. Al iniciar el negocio el propietario deba practicar un inventario, listando sus activos (bienes y derechos) y pasivos (deudas u obligaciones) de acuerdo con un principio de movilidad y valor, sealando as mismo que el dinero deba ser el primero en la lista. 2. El registro de operaciones deba hacerse de manera cronolgica, en un libro denominado Memorial. 3. Las Operaciones deban hacerse en moneda Veneciana, es decir, deba hacerse la conversin de la moneda extranjera a la de Venecia. El nuevo milenio se ubica en un ambiente de globalizacin de la economa y de la internacionalizacin de los mercados financieros (se entiende por Mercado Financiero al mecanismo o lugar a travs del cual se produce un intercambio de activos financieros y se determinan sus precios), de tal modo que la contabilidad tendr que adaptarse a las nuevas necesidades de los diferentes usuarios. Si bien la contabilidad tiene una historia de aproximadamente 7,000 aos desde que se registr la existencia de tablillas de barro, a lo largo de ese perodo se presentaron tres sucesos que marcaron la evolucin de la misma. En 1494, fray Luca Paccioli sent las bases de la contabilidad en un documento titulado Summa arithmrtica, geometra proportioni et proporcionalita, el cual considera por primera vez el concepto de partida doble, que basa su lgica en la premisa de que a todo cargo le corresponde un abono. Este documento recopila la informacin relacionada con los mtodos de registro y cuantificacin que realizaban los comerciantes de aquella poca. En Estados Unidos, durante la dcada de los treinta, se gener una de las peores catstrofes financieras, a las que se le conoce como la Gran Depresin. A causa de ella, cientos de empresas estadounidenses quebraron, por tanto, los pases del mundo tuvieron que reformar sus instituciones econmicas para tener estabilidad. Fue entonces cuando la contabilidad retom una gran 2
importancia a fin de garantizar transparencia en la administracin de los negocios y las operaciones financieras. El ao 2002 ser recordado por cuantiosos fraudes financieros y escndalos de grandes compaas estadounidenses causados por distorsionar parte de su informacin contable. Casos como el del corporativo energtico ENRON, la firma de consultora Andersen, la empresa de telecomunicaciones WorldCom y otras ms han dejado una huella en la historia de la contabilidad. La leccin es que la comunidad financiera debe asegurarse que la informacin sea de calidad y que los organismos reguladores de esta informacin tomen medidas que garanticen la transparencia y confiabilidad de la misma. En la actualidad, la tecnologa est a la orden de la contabilidad, por implementar o satisfacer sistemas completos que proporcionan informacin financiera con claridad, rapidez y veracidad, lo que permite depositar confianza para la toma de decisiones. En resumen, podemos afirmar que ha habido tres etapas en el registro de la actividad contable: 1. El sistema manual, elaboracin de los registros y documentos a mano. 2. Elaboracin de los registros y documentos por medio de sistemas mecnicos; es decir los formatos o formas. 3. Utilizacin de sistemas automatizados (computarizados) o de paquetes contables. EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD ANTIGEDAD * Escritura pictogrfica y jeroglfica. * Tablillas de barro. * Escritura cuneiforme. * Sistema de pesas y medidas. * Posicin y registro de cantidades. * Papiro y la moneda. (1) DAD MEDIA * Desarrollo del Sistema Numrico arbigo. (2) RENACIMIENTO * Registro de la Partida doble. (3) REVOLUCION INDUSTRIAL * Validez oficial de la profesin contable. * Surge la industrial y el mercantilismo. (4) EPOCA CONTEMPORANEA * Reglamentacin contable. * Reportes contables de mayor calidad. (5)
NUEVO MILLENIO * Globalizacin de la Economa. * Internacionalizacin de mercados financieros. (6)
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1.2. Qu es Contabilidad? Conceptos de Contabilidad Como muchos autores sostienen, justificadamente, a la contabilidad se le ha denominado el lenguaje de los negocios. En efecto, la contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo. Por esta razn, los negocios hacen uso del lenguaje contable a fin de presentar las cifras a los usuarios de la informacin financiera. La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados. La Contabilidad es el conjunto de reglas y principios que ensean la forma de registrar sistemticamente las operaciones financieras que realiza una empresa o entidad y la presentacin de su significado, de tal manera, que puedan ser interpretados mediante los estados financieros. 1.3. Caractersticas fundamentales de la Contabilidad Dentro de las principales caractersticas de la contabilidad podemos sealar: Informa, registra, controla, prev, comprueba. Estas caractersticas de la contabilidad son compatibles con las leyes mercantiles e impositivas, que determinan la obligacin de llevar contabilidad, por las razones siguientes: 1. Para ejercer un control absoluto sobre todos los negocios o empresas del pas. 2. Para obtener informes que sirvan de base en la formacin de estadsticas comerciales, bancarias, industriales, agropecuarias, etc. 3. Para conocer las utilidades obtenidas, as como el capital en giro del negocio y precisar de acuerdo con estas cifras el valor que deben alcanzar los impuestos respectivos. 4. Como medida de proteccin a terceros. 1.4. Fines fundamentales de la Contabilidad Se puede explicar la importancia de la contabilidad por lo siguiente: a) Establecer un control absoluto sobre cada uno de los recursos y obligaciones del negocio. b) Registrar en forma clara y sistemtica todas las cuentas que se manejan en la organizacin o empresa, ya que esto constituye su funcionamiento o procedimiento bsico que debe ser en alto grado exacto para evitar errores o prdidas de tiempo. 4
c) Proporcionar en cualquier momento, una imagen clara de la situacin financiera de la empresa. d) Prever con bastante anticipacin las probabilidades futuras del negocio. e) Servir como comprobante y fuente de informacin ante terceros, de todos aquellos actos de carcter jurdico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria ante la ley. 1.5. Tipos de Contabilidad Contabilidad Financiera Es el sistema de informacin que expresa en trminos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad econmica, as como ciertos acontecimientos econmicos que la afectan, con el fin de proporcionar informacin til y segura a usuarios externos de la organizacin que se muestren interesados en conocer la situacin financiera de la empresa, es decir, esta contabilidad comprende la preparacin y presentacin de estados financieros para uso externo. Se conforma por una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilizacin, formas de presentacin, etctera. Contabilidad administrativa o gerencial Es el sistema de informacin al servicio estricto de las necesidades internas de la administracin, con orientacin destinada a facilitar las funciones administrativas de planeacin y control a la luz de las polticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o direccin de la empresa. Entre las aplicaciones ms tpicas de esta herramienta se encuentran la elaboracin del presupuesto, la determinacin de los costos de produccin y la evaluacin de la eficiencia de las diferentes reas operativas de la organizacin, as como del desempeo de los diferentes ejecutivos de la misma. Contabilidad fiscal Es un sistema de informacin diseado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario especfico: el fisco. Como sabemos, a las autoridades gubernamentales les interesa contar con informacin financiera de las diferentes organizaciones econmicas para cuantificar el monto de la utilidad que haya obtenido como producto de sus actividades y as poder determinar la cantidad de impuestos que les corresponde pagar de acuerdo con las leyes fiscales en vigor. La contabilidad fiscal es til slo para las autoridades gubernamentales. 1.5.1. Profesin Contable Toda profesin nace primero como oficio. Comienza a evolucionar y la presencia de dicha actividad en la sociedad se reviste de un prestigio cada vez mayor hasta que adquiere el rango de profesin. 5
La profesin contable nace como un intento prctico de registrar las operaciones comerciales, y en ello estriba la justificacin de la contabilidad en la sociedad de hoy. Contadores Pblicos Contador Pblico Autorizado, es la persona natural que, habiendo obtenido el ttulo de Contador Pblico, ha llenado los requisitos sealados por Ley, ha sido debidamente autorizado para ejercer la profesin de la Contadura Pblica en forma independiente, y est facultada para dar fe de hechos propios del mbito de su profesin, dictaminar sobre estados financieros, y realizar las dems actividades relacionadas con la ciencia contable en general. Los Contadores Pblicos Autorizados y las Sociedades de Contadores Pblicos Autorizados quedan facultados para contratar la prestacin de servicios de las actividades relacionadas con la ciencia contable en general y tales servicios sern prestados por Contadores Pblicos Autorizados o aquellos especialistas de otras disciplinas bajo su responsabilidad. Contadores Privados Son profesionales de la contabilidad que no gozan de las prerrogativas otorgadas al contador pblico, ya que no estn facultados para ejercer la profesin de manera independiente o dictaminar sobre estados financieros. Dentro de la profesin contable es importante destacar los siguientes tpicos: ETICA PROFESIONAL ETICA: Viene del griego ethos, que significa costumbre y de icos, que significa ciencia. Etimolgicamente es pues, la ciencia de las buenas costumbres y de las buenas acciones. PROFESIN: Es toda actividad laboral, orientada al bien comn, habitual y remunerable. En su sentido ms amplio tica Profesional es el conjunto de principios, valores y reglas que rigen determinadas conductas del profesional, vinculadas de cualquier manera al ejercicio de la profesin y la pertenencia al grupo profesional. FUNCIONES DEL CONTADOR Dada la necesidad de conocer la situacin financiera de la entidad, de los resultados de sus operaciones, de los cambios efectuados en la situacin financiera y las modificaciones habidas en la inversin de los propietarios, el contador desempea un papel de extrema importancia dentro de las empresas, que se puede traducir en lo siguiente: Implantacin e implementacin de los sistemas de registro. Elaboracin de catlogos de cuentas. Servicios de auditoria interna y externa. Servicios fiscales. 6
Preparacin de presupuesto de gastos para su control. Servicios como contralor. LA AUDITORA La Auditoria o verificacin de los registros en los libros: Consiste en revisar y comprobar los registros financieros de una empresa o entidad para determinar si se han empleado las polticas contables acordes con las dictadas por la administracin. La Auditoria se divide a su vez en: Auditoria Interna: Se encarga de la revisin de los registros, controles internos y las operaciones contables desde un punto de vista interno en la organizacin. Este tipo de auditoria permite a la gerencia tener un monitoreo constante sobre gran parte de las actividades de sta. Auditoria externa: Se encarga de proporcionar seguridad razonable de que los estados financieros de una entidad presentan razonablemente, en todos sus aspectos sustnciales, la situacin financiera, los resultados de operaciones y los movimientos del efectivo, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. PRESUPUESTO El Presupuesto es un plan de accin previsto expresado en valores y trminos financieros que deben cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas y es aplicable a cada centro de responsabilidad de la organizacin. RELACION DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS CIENCIAS Como muchas disciplinas que se auxilian de otras ramas del conocimiento, la contabilidad se relaciona con otras ciencias, ya que en el ltimo trmino requiere cuantificar todas las operaciones, transacciones y/o situaciones que son susceptibles de registro y que afectan los estados financieros. La contabilidad tiene, por tanto, relaciones con las siguientes disciplinas. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. La Administracin Las Ciencias Sociales El Derecho La Economa Las Finanzas Las Matemticas La Informtica La Estadstica
USUARIOS DE LA CONTABILIDAD (Estados Financieros) La razn principal de preparacin y emisin de los estados financieros es la de servir de base para la toma de decisiones llevando a cabo por dos tipos de usuarios: 1. Usuarios internos Estn ligados en una forma directa a la entidad cuyos estados financieros revisan o analizan; de esta forma se puede identificar en primera instancia a las siguientes persona: 7
Propietarios Junta directiva Gerentes Contadores 2. Usuarios externos Estn constituidos por todas aquellas empresas o personas que tienen algn tipo de relacin con una entidad, pero que no pertenecen formalmente a la organizacin. Dentro de ellos se identifican los siguientes: Inversionistas potenciales Proveedores Entidades financieras Gobierno Publico
1.6. Tipos de Organizacin de Negocios Al hablar de entidades econmicas comnmente se piensa slo en aquellas cuyo objetivo final es la generacin de utilidades, pero en realidad existen organizaciones cuyos objetivos no se limitan a ese esquema. Tipos de organizaciones LUCRATIVAS - Son las ms numerosas. - Obtienen un beneficio econmico llamado utilidad. Prestan servicios, comercializan o manufacturan bienes y/o servicios. BANPRO, LA CURACAO, ENITEL (1) NO LUCRATIVAS - No persiguen fines de lucro. - Pueden obtener utilidades que se reinvierten para cumplir con su objetivo. - Prestan servicios y/o comercializan bienes. COOPERATIVAS, ASOCIACIONES, FUNDACIONES. (2)
GUBERNAMENTALES Se refiere a los gobiernos a nivel estatal y municipal. (3) 8

OBJETIVOS DE LAS ENTIDADES ECONOMICAS En la actualidad, una entidad econmica tiene como objetivo servir a sus propios clientes, a segmentos importantes de la sociedad o a la sociedad en su conjunto. En la medida en que satisfagan las necesidades de la clientela, dicha entidad ver maximizado su valor. Es preciso aclarar que hasta hace pocos aos se consideraba que el objetivo de los administradores de una entidad econmica era maximizar el valor de su patrimonio, lo cual dejaba de lado o ignoraba la satisfaccin de sus clientes. Evidentemente, dicho logro era resultado del servicio brindado a los clientes. Las actividades mercantiles pueden adoptar diferentes tipos o formas de organizacin segn sea el objetivo que se persiga y cada una de ellas posee determinadas caractersticas que las diferencia unas de otras. Bsicamente se pueden identificar tres tipos de organizaciones mercantiles: Propiedad Individual Sociedad Colectiva Sociedad Annima (S.A.)
Propiedad Individual o Persona Natural: Como se le conoce en Nicaragua, se caracteriza porque no existe una separacin entre el patrimonio de la entidad unipersonal y el patrimonio del dueo. De esta forma, es comn que desde el punto de vista legal el dueo de la entidad unipersonal, responda con sus propios bienes las obligaciones de la entidad unipersonal. Este tipo de organizacin se encuentra en pequeos negocios en donde los bienes, derechos y obligaciones son manejados directamente por el dueo, dadas las dimensiones relativamente pequeas de sus actividades. Sociedad colectiva: En este tipo de sociedad se da la existencia de dos o ms socios. En esta los socios son solidariamente responsables de todas las obligaciones legalmente contradas por la sociedad. En esta sociedad los socios responden de las deudas, no slo con el capital social, sino que tambin con el capital particular de cada uno de ellos. Sin embargo, los socios pueden por pacto limitar su responsabilidad, con slo agregar a la razn social la palabra: limitada. Sociedad Annima: Est conformada por el capital social suscrito y pagado dividido en ttulos representativos del mismo, denominado: Acciones o cuotas de capital que les da derecho a los socios o accionistas a participar en las utilidades de la empresa y se encargan de su manejo los administradores que ellos designan. En esta sociedad los socios responden de las deudas nicamente con el capital aportado y no con sus bienes particulares. 1.7. Conceptos y Principios de Contabilidad Son un conjunto de postulados (proposicin cuya verdad se admite sin pruebas y que sirve de base en ulteriores razonamientos) generalmente aceptados que norman el ejercicio profesional de la contabilidad pblica. Se consideran que en general son aceptados porque han operado con 9
efectividad en la prctica y han sido aceptados por todos los contadores. De hecho son los medios a travs de los cuales la profesin contable se asegura que la informacin financiera cumpla con las caractersticas deseadas. Los principios que propone el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos son: Postulados bsicos referentes a la entidad econmica. Entidad: Este supuesto indica que las operaciones y la contabilidad de una empresa son independientes de las de sus accionistas, acreedores o deudores y de cualquier otra organizacin. El objetivo de este principio es evitar la confusin de las operaciones econmicas que celebre la empresa con alguna otra organizacin o individuo. La actividad econmica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines de la entidad. A la contabilidad le interesa identificar la entidad, que persigue fines econmicos particulares, que es independiente de otras entidades. Se utilizan, para identificar una entidad dos criterios. 1. Conjunto recursos destinados a satisfacer una necesidad social con estructura y operacin propios y centro de decisiones independiente con respecto al logro de fines especficos, es decir, a la satisfaccin de una necesidad social. Por tanto la personalidad de un negocio es independiente de la de sus accionistas o propietarios y en sus estados financieros solo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente econmico independiente.
2. La entidad puede ser una persona fsica, una persona moral o una combinacin de varias de ellas. Realizacin: Este postulado determina el momento preciso en que, para efectos contables, las operaciones y los sucesos econmicos de una entidad se consideran realizados. En general, este momento se presenta cuando efecte transacciones con otros entes econmicos, cuando ocurran transformaciones internas que afecten sus recursos o cuando se presenten acontecimientos econmicos externos que afecten a la entidad. La contabilidad cuantifica, en trminos monetarios, las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad econmica y en ciertos eventos econmicos que la afectan Las operaciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados cuando ha efectuado transacciones con otros entes econmicos, cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de sus recursos o de sus fuentes o cuando han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de sta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en trminos monetarios. 10
Las empresas realizan o celebran una serie de operaciones o transacciones en forma comn y a la contabilidad le interesa cuantificarlas, es decir, asignarles valores expresados en unidades monetarias. Cuando la entidad realiza transacciones, el paso siguiente es registrar esa operacin. Las operaciones y los eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se consideran realizados cuando: 1. Se han realizado transacciones con otros entes econmicos. 2. Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes. 3. Cuando ha ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de sta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en trminos monetarios. Periodo contable: Este postulado establece que, para efectos contables, la vida econmica de una entidad se debe dividir en perodos convencionales (un mes, trimestre, semestre, ao) para conocer los resultados de operacin y su situacin financiera en cada perodo, independientemente de la continuidad del negocio. La necesidad de conocer los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos, as como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren, por tanto cualquier informacin contable debe indicar claramente al periodo en que se refiere. En trminos generales, los costes y gastos deben identificarse con el ingreso que lo originaron, independientemente de la fecha en que se paguen. Postulados bsicos referentes a la cuantificacin de las operaciones Principio del Costo Valor histrico original: Este postulado establece que los bienes y derechos deben valuarse de acuerdo son su costo de adquisicin o fabricacin. Sin embargo admite que las cifras se modificarn en caso de que ocurran sucesos posteriores que les hagan perder su significado. Las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se registran segn las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimacin razonable que de ellos se haga al momento en que se consideran realizados contablemente. Estas cifras debern ser modificadas en el caso en que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando mtodos de ajuste en forma sistemtica que preserven la imparcialidad y objetividad en la informacin contable. Si se ajustan a las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados financieros, 11
se considerar que no ha habido violacin de este principio, sin embargo, esta situacin debe quedar debidamente aclarada en la informacin que se produzca. Negocio en marcha: Este postulado consiste en asumir que la permanencia del negocio en el mercado no tendr lmite o fin, con excepcin de las entidades en liquidacin. Por lo tanto, permite suponer, salvo prueba en contrario, que la empresa seguir operando por tiempo indefinido , por lo que no resulta vlido usar valores de liquidacin al cuantificar sus recursos y obligaciones. La entidad presume una existencia permanente, salvo especificacin en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representaran valores histricos, o modificaciones de ellos, sistemticamente obtenidos. Cuando las cifras representen valores estimados de liquidacin, esto deber especificarse claramente y solamente sern aceptables para informacin general cuando la entidad este en liquidacin. Dualidad econmica: Este postulado afirma que cada recurso de que dispone una entidad fue generado por terceros, los cuales poseen derechos e intereses sobre los bienes de la entidad. Lo anterior implica que toda transaccin de la entidad debe ser registrada de tal forma que muestre el efecto sobre los recursos propiedad del negocio (activos) y las obligaciones y derechos de terceros (pasivos y capital). Todas las transacciones susceptibles de cuantificarse tienen efecto sobre sus recursos, sus fuentes financiamiento o sobre ambos. Esta dualidad se constituye de los recursos de los que dispone la entidad para su realizacin y las fuentes de dichos recursos, que, a su vez, son la especificacin de sus derechos en su conjunto. La doble dimensin de la representacin contable de la entidad es fundamental para una adecuada comprensin de su estructura y relacin con otras entidades. El hecho de que los sistemas modernos aparentan eliminar la necesidad aritmtica de mantener los cargos y abonos, no afecta al aspecto dual del ente econmico, considerado en su conjunto. Postulados bsicos referentes a la presentacin de la informacin Revelacin suficiente: Este supuesto se refiere al hecho de que los estados financieros deben contener de manera clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad. Por este motivo, normalmente veremos a los estados financieros acompaados de notas aclaratorias, las cuales informan sobre el procedimiento seguido para la elaboracin de los mismos. La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad. 12
Importancia relativa: Este criterio supone que en la elaboracin de informacin financiera se debe equilibrar el detalle y la multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la informacin. Dado el gran volumen de operaciones que una entidad realiza, es conveniente que sean agrupadas para su registro y presentacin; lo anterior es una aplicacin del postulado de importancia relativa. La informacin que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en trminos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de informacin contable como para la informacin resultante de su operacin, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de la utilidad y finalidad de la informacin. Consistencia: Este principio establece que los principios y reglas con los cuales se obtuvo la informacin contable permanezca en el tiempo para facilitar su comparabilidad. Asimismo, establece que cuando exista algn cambio, se justifique y se anote el efecto que produce en las cifras contables. Implica que la aplicacin de los principios y las prcticas contables deben ser permanentes. 1.8. Estados Financieros El producto final del proceso contable es la informacin financiera, elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La informacin financiera que dichos usuarios requieren se centra primordialmente en la evaluacin de la situacin financiera , de la rentabilidad y de la liquidez. Los estados financieros los constituyen los Informes Oficiales que presentan la informacin financiera de la empresa en cada uno de sus componentes. Dentro los principales estados financieros podemos mencionar: Estado de Situacin Financiera o Balance General, Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Capital, Estado de Flujo de Efectivo, entre otros.
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UNIDAD II BALANCE GENERAL 2.1 Definicin del Balance General ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL El Estado de Situacin Financiera o Balance General es un estado financiero que muestra el monto del activo, pasivo y capital en una fecha especifica, en otras palabras, dicho estado financiero muestra los recursos que posee el negocio (activo), a lo que debe (pasivo) y el capital aportado por los socios o dueos. 2.2 Importancia del Balance General El Estado de Situacin Financiera, tambin conocido como Balance General, presenta en el mismo reporte la informacin necesaria para tomar decisiones en las reas de inversin y de financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe ambos aspectos, porque parte de las ideas de que los recursos con que cuenta el negocio deben estar correspondidos directamente con las fuentes necesarias para adquirirlos. FORMULA DEL BALANCE: El balance esta formado por el activo que son los bienes o inversiones que tiene la organizacin, pasivo son las deudas u obligaciones y el capital o sea los dueos. En base a esto se forma la igualdad matemtica: 1- A = P + C De esta formula se infiere la del pasivo: 2- P = A C Y la del capital: 14
3- C = A - P 2.3 Movimiento de las cuentas Conceptos importantes a conocer previos a la elaboracin de un estado financiero: Jornalizar, es registrar las diferentes transacciones econmicas o monetarias de aumentos o disminuciones que afecta un valor o concepto, ya sea de activo, pasivo o capital, como consecuencia de las operaciones practicadas en la organizacin o entidad. La cuenta, es el registro histrico donde se anota en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que afectan a los diferentes elementos de un estado financiero, como consecuencia de las operaciones realizadas por la empresa. Las cuentas en contabilidad pueden adoptar formas diferentes, pero la ms comn de ellas es la cuenta T que recibe el nombre por su forma. Si queremos presentar la cuenta CAJA en cuenta T, su forma ser:
CAJA
Puede observarse que esta cuenta tiene un lado izquierdo y un lado derecho. El lado izquierdo lo llamaremos DEBE y el lado derecho HABER. Debitar o cargar una cuenta es anotar una cantidad en el DEBE de la misma. Acreditar o abonar una cuenta es anotar una cantidad en el HABER de la misma. De lo anterior se puede inferir, que la cuenta CAJA, en nuestro ejemplo se puede ver de la siguiente forma:
Debe Dbito Debitar Cargar CAJA Haber Crdito Acreditar Abonar
Todos los trminos sealados son sinnimos, por lo que en contabilidad significan lo mismo.
Toda cuenta a su vez, tiene dos movimientos: movimiento deudor y movimiento acreedor. Movimiento de una cuenta es la suma de los cargos y los abonos que esta tiene. Movimiento deudor es la suma de los dbitos o cargos que la cuenta tiene y Movimiento Acreedor es la suma de los crditos o abonos de la misma. 15
Saldo de una cuenta es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor y viceversa.

CAJA Cargos Abonos 1,500.00 1,000.00 2,000.00 1,200.00 5,000.00 3,500.00 8,500.00 5,700.00 Movimiento Acreedor 2,800.00
Movimiento Deudor Saldo deudor
Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor, cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor, en el ejemplo, Caja, tiene saldo deudor. La cuenta Caja siempre reflejar un saldo deudor, ya que no se puede entregar ms dinero del que se dispone. Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor, cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor. Tomaremos como ejemplo la cuenta Retenciones por Pagar (cuenta de Pasivo)
Retenciones por Pagar CARGOS ABONOS 3,500.00 15,000.00 2,000.00 3,200.00 8,700.00 15,000.00 6,300.00 Saldo acreedor
Retenciones por pagar tendr siempre saldo acreedor, ya que no se puede pagar ms dinero del que se adeuda. Cuando una cuenta tiene nicamente saldo deudor, su importe representa saldo deudor, y si nicamente tiene movimiento acreedor, su saldo es acreedor. Retomando nuestro tema de Balance General, recordemos que es un estado financiero que muestra la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada y est constituido de activo, pasivo y patrimonio neto. El balance esta formado por tres grupos principales: 1- ACTIVO 2- PASIVO 3- CAPITAL 16
Por medio de ellos se logra conocer la posicin financiera de la empresa. 2.4. Definicin de Activo, Pasivo y Capital Contable a) Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos. Todas las cuentas que conforman los Activos tienen naturaleza deudora; es decir, se inician con un registro en el Debe. Se incrementan con Cargos y disminuyen con Abonos. Su saldo es deudor. b) Un pasivo es una obligacin presente de la empresa, surgida a raz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos. El pasivo comprende obligaciones provenientes de operaciones o transacciones pasadas, tales como la adquisicin de mercancas o servicios, prdidas o gasto en que se ha incurrido o por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo. Todas las cuentas que conforman los Pasivos tienen naturaleza acreedora; es decir, se inician con un registro en el Haber. Se incrementan con Abonos y disminuyen con Cargos. Su saldo es acreedor. c) Capital Contable o Patrimonio neto, es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Capital financiero: Es el dinero que se invierte para que se produzca una renta o un inters. Inversionistas, instituciones bancarias. Capital contable: Es la diferencia aritmtica entre el valor de todas las propiedades del comerciante (activo) y el importe de sus deudas. Las cuentas Capital tienen naturaleza acreedora; es decir, se inician con un registro en el Haber. Se incrementan con Abonos y disminuyen con Cargos. Su saldo es acreedor. 2.5 Clasificacin del Activo y Pasivo CLASIFICACION DEL ACTIVO El activo atendiendo su grado de disponibilidad, se divide en cinco grupos. Grado de disponibilidad: Es la mayor o menor facilidad que tenga el bien o inversin de convertirse en efectivo. Todas las cuentas de Activo tienen naturaleza En atencin a lo anterior los cincos grupos principales son: 17
a) b) c) d) e)
Circulante Inversin a largo plazo. Fijo. Cargo diferido o activo diferido. Otros activos.
a) ACTIVO CIRCULANTE: Se usa con el objeto de indicar el efectivo y otros activos o recursos identificados que se convertirn en efectivos, o que son vendidos o consumidos durante el ciclo normal del negocio. Por tanto el trmino incluye por lo general recursos tales como: a) Efectivo a la mano para operaciones actuales y documentos que por su naturaleza equivalen a efectivo. b) Inventario de mercancas, materias primas, artculos en proceso de manufactura, mercancas terminadas, artculos de consumo general, materiales y refacciones para el mantenimiento normal. c) Cuentas y documentos por cobrar a clientes. d) Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados. e) Cuentas diferidas o a plazo. f) Valores negociables de fcil conversin que representa efectivo invertido. g) Gastos pagados por adelantados, tales como: Primas de seguros, publicidad y propagandas, intereses, rentas, impuestos, regalas, etc. h) Deudores diversos. i) Papelera y tiles de oficina. Caja: representa dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponible sin restricciones para desembolso. Se considera como efectivo los billetes de banco, moneda, cheques, giros bancarios, monedas extranjeras, materiales preciosos y amonedados. La cuenta de caja aumenta cuando se recibe el dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo. Caja es cuenta de activo y representa el dinero en efectivo que es propiedad de la organizacin. Inversiones Temporales: Esta representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversin, convertible en efectivo en el corto plazo y tiene por objeto normalmente obtener un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad. Los valores negociables son aquellos que se cotizan en la bolsa de valores o son operados por medio del sistema financiero. Son cuentas de activo y aumentan cada vez que se adquiere un valor negociable y disminuye cuando se vende o se utilizan en la empresa. El efectivo y las inversiones temporales se consideran partidas monetarias y deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del Activo circulante. 18
Banco: Representa el valor de los depsitos a favor del negocio realizados en las distintas cuentas bancarias que tiene la organizacin. Las cuentas de bancos aumentas cuando se deposita dinero o valores al cobro, disminuye cuando se expiden cheques contra el banco. Banco es cuenta de activo, representa el dinero que es propiedad de la organizacin. Clientes o cuentas por cobrar: Son personas que deben al negocio por haberles vendido mercancas al crdito y a quienes no se les exige documentos firmados como garantas. El trmino por cobrar significa la promesa del cliente de pagar a una fecha futura, con dinero, el importe que se le fue cargado por mercancas o servicios. Sin embargos no todos los clientes pagan en la fecha acordada, pues hay algunos no pagan por fallecimiento en el periodo de la deuda. Otros por cambios de domicilio que no reportan a la empresa a la que deben y otros por quiebras de su negocio o incendio del mismo; esto origina cuentas que se llaman incobrables y que deben de restarse de las cuentas por cobrar para obtener su valor neto. Ejemplo: Cuentas por cobrar C$ 25,000.00 Menos: estimacin por cuentas incobrables 1,000.00 -----------------Cuentas por cobrar netas C$ 24,000.00 La cuenta de clientes aumenta cada vez que se vende mercanca al crdito, disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercanca o se le concede alguna rebaja. Cliente es cuenta del activo, representa el importe de las ventas hechas a crditos que el negocio tiene derecho a cobrar. Estas cuentas deben presentarse en el balance general, inmediatamente despus del efectivo y de las inversiones temporales. Documentos por cobrar: Los documentos por cobrar son ttulos de crdito a favor del negocio, tales como: letras de cambio, pagars, etc. La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se recibe letras de cambios o pagars a favor del negocio, disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en monedas extranjeras debern reflejarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros. Documentos por cobrar es cuenta de activo, representa el importe de las letras de cambios y pagars que tiene el negocio el derecho de cobrar. Inventario: El rubro de inventario lo constituye los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin para su posterior venta, tales como la materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercancas o las refacciones para mantenimiento que se consuma en el ciclo normal de operaciones. 19
Inventario de mercanca: Es todo aquel inventario que se hace objeto de compra y venta. Mercancas en trnsito: Son artculos o mercancas que se compran libre a bordo proveedor y deben de registrarse en una cuenta de transito par su control e informacin. Los gastos de compras y traslados son acumulables a los costos de la mercanca en transito. Las cuentas de inventario de mercancas aumentan cuando se compran o cuando los clientes nos devuelven mercancas y disminuye cuando se vende o cuando el negocio devuelve mercancas a los proveedores. Es cuenta de activo circulante y se presenta en el balance general, inmediatamente despus de las cuentas por cobrar o documentos por cobrar. Anticipo a proveedores: En ocasiones por las caractersticas o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuentas de sus pedidos. Las empresas que tenga que efectuar desembolso por este concepto debern registrarlo dentro del capitulo general de inventarios en una cuenta especifica, siempre y cuando se refieran al tipo de articulo demandado. Esta cuenta es de activo circulante y se presenta en el balance general, inmediatamente despus de las cuentas por cobrar formando parte de los inventarios. Gastos pagados por anticipado: Representan erogaciones o gastos efectuados por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propsito no es el de venderlos ni utilizarlos para el proceso productivo. En cierta forma los pagos anticipados son lo opuesto a los gastos acumulados por pagar (pasivo), que se componen de partidas cargadas a gastos, aun no pagados cuyos servicios o beneficios ya se recibieron. Ejemplos de pagos anticipados son: Renta de locales o equipos pagados antes de disfrutar del derecho de uso de los bienes. Impuesto predial y derechos pagados antes de que se hayan devengado. Primas de seguros y fianzas liquidadas por periodos que aun no se cumplen. Intereses pagados por anticipado. Papelera y artculos de escritorio en existencia al cierre del ejercicio. Muestra y literatura medica. Material publicitario que vaya a servir para lanzar al mercado un nuevo producto con una campaa que aun no se inicia. En cuanto se lance el producto al mercado, todo el material publicitario debe de aplicarse a resultados. Los gastos pagados por anticipado forman parte del activo circulante cuando el periodo de beneficios futuro es menor de un ao o menor del ciclo financiero a corto plazo.
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Deudores diversos: Son personas que deben al negocio por un concepto distinto a la venta de mercancas. La cuenta de deudores diversos aumenta cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto a la venta de mercancas, tales como: Al prestar dinero en efectivo, al vender al crdito cualquier valor que no sea mercanca; disminuye cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidacin o devuelven los valores que estaban a su cargo.
b) INVERSIONES A LARGO PLAZO: Son los derechos o la tendencia de algn activo o la participacin en la propiedad de otras empresas con el objeto de ejercer un control sobre dicha empresa o garantizarse un derecho permanente. No deben incluir cuentas con recuperacin a corto plazo. Ejemplo: valores y acciones de otras empresas. c) ACTIVO FIJO: Los activos fijos son bienes de naturaleza tangible, con vida til de mas de una ao que de adquieren o se compran para ser utilizados en las operaciones de la empresa con el fin de obtener ingresos. Todos los activos fijos con excepcin de los terrenos sufren depreciacin. La depreciacin es el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo durante los periodos contables que comprende su vida til o de servicio dentro de la empresa. La depreciacin merma la vida del activo y por tanto se resta de su valor de adquisicin de manera sucesiva en cada uno de los periodos contables de la vida del mismo. Ejemplo: Mobiliario y equipo de oficina Menos: depreciacin acumulada Mobiliario y equipo de oficina neto El activo fijo comprende las siguientes cuentas: Terreno, edificio, maquinaria, mobiliario y equipo de oficina, equipo rodante o equipo de automotor, naves areas, naves martimas, herramientas y enseres, etc. El mobiliario y equipos comprende los escritorios sillas ejecutivas, estantes anaqueles, maquinas de escribir, archivos, telfonos, equipos de aire acondicionado, calculadoras, computadoras, etc. Las otras cuentas que se mencionan como activo fijo se explican por s solas. Al estructurar un balance general el activo fijo debe detallarse en el orden de poner primero aquellas cuentas de mayor fijeza o duracin. d) CARGOS DIFERIDOS O ACTIVOS DIFERIDOS: 21
C$ 15,000.00 2,500.00 -------------------C$ 12,500.00
Son aquellas partidas representativas de gastos totalmente realizados o consumidos que por sus buenos principios de contabilidad, se amortizan o difieren o sea se prorratean entre varios aos y se clasifican en cunetas tales como: Gastos de organizacin e instalacin y mejoras en propiedades rentadas. Las mejoras en propiedades rentadas son los gastos significativos que realiza la empresa en el acondicionamiento de los edificios que son rentados y cuyo monto se va a distribuir entre varios aos, generalmente por la vigencia del contrato de arrendamiento el que debe ser a largo plazo, pues en un contrato por un ao no se va a efectuar un gasto de esta naturaleza. Ejemplos de cargos diferidos: Gastos de organizacin e instalacin Menos: Amortizacin de gastos de organizacin e instalacin Gastos de organizacin e instalacin netos e) OTROS ACTIVOS: En esta cuenta se clasifican aquellas cuentas de activo que por su naturaleza no pueden ser clasificados en los rubros anteriores estudiados (activo circulante, inversiones a largo plazo, activo fijo, cargo diferidos) y en esta clasificacin tenemos cuentas tales como: Depsitos en garanta, activo fijo obsoleto fuera de uso, patente y marcas, derechos de autor, franquicias. Patente: Es un derecho otorgado por el gobierno para hacer uso exclusivo de un proceso de manufactura o par vender un invento durante un periodo determinado de tiempo. Marcas: Son un medio de contribuir y mantener un aspecto distintivo del producto elaborado con respecto al de la competencia. El valor de la marca estriba en la contribucin que efecta el incremento de las ventas de la compaa. Derecho de autor: Es una garanta otorgada por el gobierno al autor de una obra para ejercer el derecho exclusivo de publicar, vender y explotar los productos obtenidos de la misma por un periodo determinado. Deposito en garanta: Es un fondo de dinero que se entrega para garantizar el pago de un servicio. Ejemplo: el dinero depositado en INAA o ENEL para que se suministre al usuario o a la empresa el servicio de agua o de luz. El activo fijo obsoleto es aquel activo que ha sido reemplazado por la empresa por otro moderno y por consiguiente esta fuera de uso en la misma. Franquicias: Es el derecho o privilegio recibido por una organizacin para efectuar en exclusiva negocio en un rea geogrfica determinada. La franquicia puede ser otorgada por el gobierno o por una entidad privada. Ejemplo: Una organizacin puede tener el derecho exclusivo de establecer una cadena de restaurante ampliamente conocido en alguna ciudad de la republica. 22
C$ 50,000.00 5,000.00 -----------------C$ 45,000.00
CLASIFICACION DEL ACTIVO. Efectivo en caja Fondo fijo de caja chica. Inversiones temporales Bancos Clientes o cuentas por cobrar Documentos por cobrar Inventario de mercanca Mercanca en trnsito Anticipo a proveedores Deudores diversos Gastos pagados por anticipado. * Intereses pagados por anticipados. * Impuestos pagados por anticipado. * Rentas pagados por anticipado. * Papelera y tiles de oficina. Acciones y valores en otras empresas. Terrenos Edificios Maquinarias y equipo Equipo de reparto Equipo automotor Mobiliario y equipo de oficina Herramientas y enseres Gastos de organizacin r instalacin. Mejoras en propiedades rentadas 23
0.1.1 Circulante
Inversiones a largo plazo 1.1

AC TI
Fijo
Cargos Diferidos
Otros activos
Patentes Marcas de fbrica Derecho de autor Depsito en garanta Franquicias Activo fijo obsoleto
En la anterior clasificacin del activo circulante aparecen las siguientes subclasificaciones: Activo disponible: Que esta representado por el efectivo en caja y bancos y las inversiones temporales en valores negociables de disponibilidad inmediata. Activo realizable: Se integra con aquellos recursos que representan derechos de cobro, se puede vender, usar o consumir, generando beneficios futuros fundadamente esperados en el plazo de un ao o ciclo financiero a corto plazo. No circulante: el activo no circulante esta integrado por todo las partidas que se espera en forma razonable se conviertan en efectivo, los bienes o recursos que se espera brinden un beneficio econmico futuro fundadamente esperado, ya sea por su uso, consumo o servicio normalmente dentro de un plazo mayor a un ao o a ciclo financiero a corto plazo. El activo no circulante tiene las siguientes caractersticas: El propsito o deseo que los recursos sean convertidos o transformados en efectivos (Ejemplo: Las inversiones temporales a largo plazo sin que exista la intencin de poseer otra empresa). Que los recursos sean usados, consumidos, devengados o que vayan a proporcionar servicios o beneficios econmicos futuros fundadamente esperados. Que el elemento fundamental de esta clasificacin, el tiempo o sea que el uso, consumo, devengo, beneficio o servicio futuro o la ayuda en la generacin de flujos de efectivo sea en un plazo mayor a un ao o al ciclo financiero a corto plazo.
El activo circulante se ha subclasificado en tres grupos que son: 1- Activo fijo tangible. 2- Activo intangible (Diferido Cargo diferido). 3- Otros activos. 1- Activo fijo tangible o inmueble, maquinaria y equipo como se le conoce o denomina, son los bienes tangibles que tienen por objeto o usufructo en beneficio de la entidad, la produccin de artculos para la venta o para el uso de la propia entidad, a su clientela o al 24
pblico en general. La empresa los adquiere con el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. 2- Activo intangible: El activo intangible esta definido por aquellas partidas que representan la utilizacin de servicio o el consumo de bienes pero que en virtud de que se espera que producirn directamente ingresos especficos en el futuro, su aplicacin a resultado como un gasto es diferido hasta el ejercicio en que dichos ingresos son obtenidos. Lo anterior se hace con el fin de dar cumplimiento al principio del periodo contable, que establece la asociacin de los ingresos con los costos y gastos que lo originaron. Tambin incluye partidas cuya naturaleza es la de un bien incorpreo que explican un derecho o privilegio y en algunos casos tienen la particularidad de poder reducir los costos de produccin, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptacin en el mercado. Se adquieren con la intencin de explotar esta particularidad en beneficio de la empresa y su costo es absorbido en los resultados durante el periodo en que rinden este beneficio. Ejemplo son las patentes, las licencias, los derechos de autor, el crdito mercantil, las marcas registradas, etc. 3- Otros activos: Este grupo esta integrado por todos los recursos, bienes, servicios, etc. Que por sus caractersticas no cumplen con los requisitos del activo circulante, fijo tangible, intangible, diferido o cargos diferidos, pero por su naturaleza son recursos que proporcionaran a la entidad beneficios futuros fundadamente esperados, lo cual los convierten en activo para la empresa. CLASIFICACION DEL PASIVO Los principales conceptos comprendidos el pasivo son los siguientes: a) Adeudos por la adquisicin de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la empresa, como son obligaciones derivadas de la compra de mercancas para su venta o procesamiento. b) Cobros anticipados a cuentas de futuras ventas de mercancas o prestacin de servicios. c) Adeudos provenientes de la adquisicin de bienes o servicios para consumo o beneficio de la misma empresa. La clasificacin de las deudas u obligaciones que forman el pasivo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad. Grado de exigibilidad: Por esto se debe de entender el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda u obligacin. Mayor grado de exigibilidad: Una deuda u obligacin tiene mayor grado de exigibilidad en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. Menor grado de exigibilidad: Una deuda u obligacin tiene menor grado de exigibilidad en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla. 25
En atencin a su mayor o menor grado de exigibilidad las deudas u obligaciones que forman el pasivo se clasifican en dos grupos que son los siguientes: a) Pasivo circulante o a corto plazo. b) Obligaciones a largo plazo. b) CIRCULANTE: Esta constituido por deudas u obligaciones a cargo de la empresa cuyo vencimiento es menor de un ao o dentro del ciclo operativo normal del negocio. En general estos pasivos se pagan con activos circulantes. Dentro de esta clasificacin se tienen las siguientes cuentas: Proveedores o cuentas por pagar. Documentos por pagar. Prestamos por pagar. Otras cuentas por pagar Acreedores diversos. Intereses por pagar. Gastos acumulados por pagar. Ingresos cobrados por anticipado. 1- Rentas cobradas por anticipado. 2- Intereses pagados por anticipado. Dividendos por pagar. Impuestos sobre la renta por pagar. Anticipo de clientes. Proveedores: son deudas qua e ha contrado la empresa por mercadera que luego revedender. Esta mercadera la ha contrado al crdito. Documentos por pagar: Son deudas contradas por la empresa con tercera persona que se encuentran garantizada por un documento, ya sea pagar, letra de cambio, etc. Prstamos por pagar: Son prstamos que adeuda la empresa a tercera persona. Otras cuentas por pagar y acreedores diversos: Son deudas contradas por la organizacin por transacciones diferentes de la compra de mercadera al crdito. Intereses por pagar y sueldos por pagar: constituyen las deudas por intereses y sueldos a tercera personas. Gastos acumulados por pagar: Son gastos que la empresa provisional para pagos futuros tales como: vacaciones, aguinaldo, etc.
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Ingresos cobrados por anticipado: Son los ingresos o productos que la empresa cobra por anticipado por un servicio que dar en fecha futura. Entre ellos tenemos los siguientes: a) b) c) d) e) f) Primas de seguros cobrados por anticipado. Rentas cobradas por anticipado. Servicios cobrados por anticipado Comisiones cobradas por anticipado. Suscripciones cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado.
Dividendos por pagar: representa la obligacin de pagar a los socios o accionistas el importe de sus dividendos. El saldo de estas cuantas es acreedor y se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o a corto plazo. Formando parte de las cunetas por pagar. Impuesto al Valor Agregado por pagar: Representa el impuesto del IVA que el contribuyente traslada, carga o cobra al cliente cuando este adquiere mercancas gravadas con este impuesto. El saldo de esta cuenta es acreedor y se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o a corto plazo, formando parte de las cuentas por pagar. Impuesto sobre la renta (I.R) por pagar: Registra los aumentos o disminuciones derivadas del clculo del impuesto sobre la renta a cargo de la empresa. En una cuenta de pasivo, porque representa la obligacin de la empresa de pagar el impuesto sobre la renta, para contribuir con el estado a los gastos pblicos. Anticipos de clientes: Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones provenientes de aquellos anticipos que la empresa recibe de sus clientes a cuentas de futuras ventas de mercancas. Por tanto se adquiere la obligacin de entregar a los clientes las mercancas por las cuales ya recibimos cantidades a cuenta (anticipo). Su saldo es acreedor y se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o corto plazo. c) OBLIGACIONES A LARGO PLAZO: Se llaman obligaciones a largo plazo aquellas deudas contradas por la negociacin para ser canceladas por un periodo mayor de un ao de la fecha del balance. Entre ellas tenemos: Prestamos por pagar a largo plazo. 27
Documentos por pagar a largo plazo. Intereses por pagar a largo plazo. Hipotecas por pagar a largo plazo. 0Bonos por pagar.
Cuando una cuenta a largo plazo por el transcurso del tiempo llega a tener un vencimiento de un ao debe ser reclasificada como pasivo circulante. La definicin de las cuentas que se clasifican como obligaciones a largo plazo por si sola se explican. Antiguamente a este rubro se le denominaba PASIVO FIJO, termino considera obsoleto pues una deuda a largo plazo con el tiempo se convertir a corto plazo por lo que habr que trasladarse a pasivo circulante por lo cual no se puede considerar FIJO porque no permanece ah todo el tiempo. CLASIFICACION DEL PASIVO Proveedores o Cuentas por pagar Documentos por pagar Prstamos por pagar Acreedores diversos Intereses por pagar Sueldos por pagar Gastos acumulados por pagar Ingresos Cobrados por anticipado
Circulante o a corto plazo
PASIVO
Fijo o a Largo plazo
Prestamos por pagar a largo plazo. Hipotecas por pagar Documentos por pagar a largo plazo Bonos por pagar.
2.6 Ecuacin Contable La ecuacin contable consta de tres elementos interrelacionados entre s: activo, pasivo y capital. La ecuacin contable es: Activo = Pasivo + Capital 28
De la ecuacin anterior podemos inferir que: Pasivo = Activo Capital Capital = Activo - Pasivo y que
2.7 La Contabilizacin y evaluacin de las operaciones en los negocios La contabilidad como proceso, previo al registro, analiza y evala las operaciones realizadas por la empresa, tomando como base los documentos fuentes (recibos, facturas, cheques, cobros, etc.); esto le permite tener una informacin sustantiva sobre los acontecimientos econmicos.
2.8 Estructura y presentacin del Balance General Los grupos que forman el balance (activo, pasivo y capital) al elaborar el mismo pueden presentarse en forma siguiente: 1- Balance en forma de cuenta. 2- Balance en forma de reporte o de informe. 1- En el balance en forma de cuenta se utilizan dos paginas, en la pagina de la izquierda se anota el activo en forma clasificada y en la de la derecha el pasivo y el capital contable. El balance en forma de cuenta hace uso de la formula: A=P+C El balance en cualquier forma consta de: 12345678Encabezado del estado. Titulo para el activo. Subclasificacin del activo. Total de activo. Titulo para el pasivo. Subclasificacin del pasivo. Total de pasivos. Titulo para el capital.
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UNIDAD III: ESTADO DE RESULTADOS (PRDIDAS Y GANANCIAS) 3.1. Introduccin Entendido el concepto de empresa como una entidad constituida por un conjunto de elementos humanos, tcnicos, materiales y financiero, coordinado por una autoridad que toma decisiones para lograr sus fines y metas siendo uno de los objetivos primordiales en cualquier empresa, ya sea comercial, de servicio, industrial, agropecuaria, la obtencin de un lucro o ganancia como compensacin a su inversin. Es la contabilidad financiera la que presenta el propietario o dueo de la informacin que le permite conocer los montos de las utilidades o de las prdidas obtenidas como resultado de sus operaciones realizadas durante un periodo contable. Para esto la contabilidad financiera se sirve de un documento, tambin de naturaleza financiera, denominado estado de resultado o de prdidas y ganancias. 3.2. Definicin e importancia El estado de resultados, es el estado financiero que muestra los ingresos y gastos obtenidos por una empresa, as como los resultados econmicos netos en un perodo determinado. a) Ingresos son los incrementos en los beneficios econmicos producidos en el perodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, que dan como resultado aumento del patrimonio neto, y no estn relacionados con las aportaciones de los propietarios a su patrimonio. b) Gastos son las disminuciones en los beneficios econmicos, producidos en el perodo contable, en forma de salida o disminuciones del valor de los activos, o bien surgimiento de obligaciones, que dan como resultado disminucin en el patrimonio neto, y no est relacionado con las distribuciones realizadas a los propietarios de su patrimonio. I- CONCEPTO: El estado de resultado es un estado financiero que muestra los ingresos, identificados con sus costos y gastos correspondiente y como resultado de tal enfrentamiento la utilidad o perdida neta del periodo contable.
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II- CONCEPTO: El estado de prdidas o ganancia es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o perdida del ejercicio. Resulta un auxiliar muy estimable para normar la futura poltica econmica de la empresa. Es un estado complementario del balance, este muestra la utilidad o perdida del ejercicio pro no la forma como esta se ha obtenido.
DIFERENCIA Y SIMILITUDE CON RELACION AL BALANCE Balance general a) Es un estado financiero b) Muestra la situacin econmicaFinanciera de la empresa a una Fecha determinada. c) Es un documento financiero Complementario del estado De resultado. Estado de resultado a) Es un estado financiero. b) Muestra en forma clasificada y ordenada la utilidad o perdida De la empresa entre dos fecha. c) Es un documento financiero complementario del balance General.
Ambos son complementarios, son como los anversos y reverso de una moneda. Sin nosotros tomamos el balance siguiente: ACTIVO Circulante.. C$ 20,000 Inventario de mercadera. 50,000 -----------C$ 70,000 FIJO Mobiliario y equipo.. 80,000 TOTAL ACTIVO..C$ 150,000 PASIVO Circulante Proveedores.. C$ 50,000 CAPITAL Capital inicial 85,000 Supervit.. 15,000 TOTAL CAPITAL C$ 100,000 Como se observa el balance muestra el capital pero no la forma pormenorizada o detallada como este se ha obtenido.
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En nuestro caso vamos a suponer que para obtener los C$ 15,000 de utilidad se practicaron las siguientes operaciones: 1- Se vendieron mercancas por C$ 50,000 en efectivo, siendo su costo C$ 30,000. 2- Se pagaron gastos de venta por C$ 2,000 3- Se pagaron gastos de administracin por C$ 3,000. Si con estos datos elaboramos un estado de resultado sencillo se obtiene lo siguiente:
ESTADO DE RESULTADOS. Ventas Costos de ventas Utilidades en ventas Menos: Gastos de ventas Gastos de administracin C$ 50,000.00 30,000.00 ----------------C$ 20,000.00 C$ 2,000.00 3,000.00 ----------------C$ 5,000.00 C$ 15,000.000
Utilidades del ejercicio
Como se observa la utilidad que aparece en el estado de resultado es la misma que refleja el balance general, lo que demuestra que ambos son complementarios. DENOMINACIONES DE LAS PRINCIPALES CUENTAS QUE COMPRENDE EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS. Para facilitar el estado de prdidas y ganancias es necesario conocer cada una de las cuentas que forman parte de dicho estado ya que sin ellas se tendr mayor dificultad en su presentacin y en su aprendizaje. Elementos que componen el estado de prdidas y ganancias. Ventas totales. Son los importes totales de las mercancas entregadas a los clientes, vendidas al contado o al crdito. Devoluciones sobre ventas: Son el importe de las mercancas que los clientes devuelven por no estar de acuerdo con el pedido, ya sea por la calidad, precio, estilo, color, etc. Rebajas sobre ventas: 32
Son importes de las bonificaciones que sobre el precio de ventas de las mercancas se concede a los clientes cuando estas tienen algn defecto o son de menor calidad que la convenida. Descuentos sobre ventas: Son las bonificaciones que se conceden a los clientes por liquidar el importe de las mercancas antes del plazo estipulado. Compras: Son el importe de las mercancas adquiridas, ya sea al contado o al crdito. Gastos de compras: Son todo aquellos gastos que se efectan para que las mercancas adquiridas lleguen hasta su destino, siendo los principales: los derechos aduanales, los fletes y acarreos, os seguros, las cargas y descargas, etc. Devoluciones sobre compra: Son el importe de las mercancas devueltas a los proveedores por no estar de acuerdo con el pedido, ya sea por la calidad, precio, estilo, color, etc. Rebajas sobre compra: Son el importe de las bonificaciones que sobre el precio de compra de las mercancas no conceden los proveedores cuando estas tienen algn defecto o su calidad no es la convenida. Descuento sobre compra: Son las bonificaciones que nos conceden los proveedores por liquidar el importe de las mercancas antes del plazo estipulado. Inventario inicial: Es el importe de las mecnicas que se tienen en existencia al iniciar el ejercicio. Inventario Final: Es el importe de las mercancas que se encuentran en existencia al final el ejercicio contable. Inventario de Mercancas Disponibles para la Venta: Lo constituyen el importe del Inventario Inicial ms las Compras netas, y que estn disponibles para ser vendidas por la empresa. Gastos de ventas o directos: Son todos los gastos que tienen la relacin directa con la promocin con realizacin y desarrollo de volumen de las ventas. Ejemplos: 1- Sueldos de los jefes del departamento de venta. 2- Sueldo de los empleados del almacn. 3- Sueldo de los empleados de la venta del mostrador. 4- Sueldo de los chferes del equipo de entrega. 5- Comisiones de agentes dependientes. 6- Seguro social del personal de este departamento. 33
7- Propagandas. 8- Consumo de etiquetas, envoltura y empaque. 9- Fletes y acarreo de las mercancas vendidas. 10- Gastos de mantenimiento del equipo de reparto. 11- Impuesto sobre ingresos mercantiles. 12- Parte proporcional que corresponde al departamento de ventas por el alquiler del local, por el pago de luz, por el pago de servicio telefnico. 13- Gastos de depreciacin. GASTOS DE ADMINISTRACION O INDIRECTOS Son todos los gastos que tienen como funcin el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la direccin y administracin de la empresa, y que solo de un modo indirecto estn relacionados con la operacin de vender. Ejemplos: 1- Sueldo del gerente. 2- Sueldo del sub-gerente. 3- Sueldo del contador. 4- Sueldo del personal de la oficina 5- Seguro social del personal de este departamento. 6- Consumo de papelera y tiles de escritorios. 7- Gastos de correos y telgrafos. 8- La parte proporcional que correspondan a las oficinas por el alquiler del local, por el pago de luz, agua, telfono, etc. 9- Gastos de depreciacin. GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIERO Son las perdidas y utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro principal del negocio. Ejemplos: 1- Los intereses sobre los documentos ya sean a nuestros cargos, ya sean a nuestro favor. 2- Los documentos por pagos anticipados de documentos a nuestro favor o nuestro cargo. 3- Los intereses sobre prstamos bancarios, hipotecarios, etc. 4- Las prdidas o utilidades cambiarias que resuelven por operaciones de intercambio en moneda extranjera. OTROS GASTOS Y PRODUCTOS: Son las prdidas o utilidades que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o el giro principal del negocio: tambin se puede decir que son las prdidas o utilidades que provienen de las operaciones eventuales que no son de las caractersticas del giro principal del negocio. Ejemplo: 1- Prdida o utilidad en ventas de valores de activo fijo. 2- Prdida o utilidad en compra venta de acciones y valores. 34
34567-
Dividendo de acciones que posea la empresa. Comisiones cobradas. Comisiones pagadas. Rentas cobradas. Rentas pagadas.
PASOS PARA EL DESARROLLO DEL ESTADO DE PERDIDA Y GANANCIA. Para una mejor comprensin y aprendizaje del alumno, el estado de prdida y ganancia lo podemos dividir en dos partes: La primera parte consisten en analizar todo los elementos que entran a formar parte de la compra venta de mercanca, hasta determinar la utilidad o perdida en ventas, o sea la diferencia entre el precio de venta y el precio de costo de la mercanca vendida.
Para esto es necesario conocer los siguientes resultados: Ventas netas Compras totales o brutas Compras netas. Costo de lo vendido.
FORMULAS QUE SE APLICAN PARA LA PRIMERA PARTE DEL ESTADO DE PERDIDA Y GANANCIA. Ventas totales - Devoluciones s/ventas - Rebajas s/ventas - Descuentos s/ventas = Ventas netas Compras + Gastos de Compras = Compras totales Compras totales - Devoluciones s/compras - Rebajas s/compras - Descuentos s/compras = Compras netas Inventario inicial + Compras netas 35
= Inventario disponible para la venta Inventario disponible para la venta - Inventario final = Costo de Venta Ventas netas - Costo de venta = Utilidad o Prdida Bruta Gastos de Venta + Gastos de Administracin + Gastos financieros = Gastos de Operacin Utilidad o Prdida Bruta - Gastos de Operacin = Utilidad o Prdida de Operacin Utilidad o Prdida de Operacin + Otros Productos - Otros Gastos = Utilidad neta de Operacin Utilidad neta de Operacin - Impuesto sobre la Renta = Utilidad neta del Ejercicio
Cuando el costo de lo vendido sea mayor que el importe de las ventas netas, el resultado ser prdida en ventas o prdidas brutas. Ilustracin del empleo de las frmulas para la formulacin del Estado de Resultados: EMPRESA LA ESTRELLA S,A. OPERACIONES CORRESPONDIENTES AL PERIODO DEL 01 AL 30/04/2005 Ventas Inventario inicial Devoluciones s/ventas 280,000.00 190,000.00 8,000.00 36
Gastos de compras Alquiler de la oficina Sueldo a personal administrativo Gastos de Publicidad Otros productos Compras Inventario final Devoluciones s/compras Alquiler del local de ventas Comisin a vendedores Servicio telefnico de ventas Material de empaque Otros gastos
2,000.00 1,500.00 800.00 1,900.00 5,000.00 240,000.00 195,000.00 9,000.00 3,000.00 1,800.00 300.00 3,100.00 3,000.00
Ventas Totales Devoluciones s/ventas = Ventas netas Compras + Gastos de compras Compras totales Compras totales Devoluciones s/compras = Compras netas Inventario Inicial + Compras netas = Inventario Disponible p/la venta Inventario Disponible p/la venta Inventario Final = Costo de Venta
280,000.00 8,000.00 272,000.00 240,000.00 2,000.00 242,000.00 242,000.00 9,000.00 233,000.00 190,000.00 233,000.00 423,000.00 423,000.00 195,000.00 228,000.00 37
Ventas netas Costo de venta = Utilidad bruta GASTOS DE OPERACIN GASTOS DE ADMINISTRACION Alquiler de la oficina Sueldo a personal administrativo GASTOS DE VENTAS Publicidad Alquiler del local de ventas Comisiones s/ventas Servicio telefnico de ventas Material de empaque
272,000.00 228,000.00 44,000.00 12,400.00 2,300.00 1,500.00 800.00 10,100.00 1,900.00 3,000.00 1,800.00 300.00 3,100.00
Formulacin del Estado de Resultados de las Operaciones anteriores EMPRESA LA ESTRELLA S.A. ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 AL 31 DE MAYO 2005 (Expresado en Crdobas) Ventas netas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Operacin Gastos de Venta Gastos de Administracin Utilidad de Operacin Otros Gastos y Productos Otros Productos Otros Gastos Utilidad antes del I/R
272,000.00 228,000.00 44,000.00 12,400.00 10,100.00 2,300.00 31,600.00 2,000.00 5,000.00 -3,000.00 33,600.00 38
Impuesto sobre la Renta (30%) Utilidad neta despus del I/R
10,080.00 23,520.00
ELABORADO:
REVISADO:
AUTORIZADO:
Ejercicio: EMPRESA LA ROSA OPERACIONES CORRESPONDIENTES AL PERIODO 01 AL 31 DE MARZO 2005 Ventas Inventario inicial Sueldo al personal de ventas Gastos de compras Rebajas s/ventas Rebajas s/compras Gastos de Publicidad otros ingresos por venta de activos Compras Inventario final Servicio de electricidad de oficina Alquiler del almacn Papelera de la oficina Servicio telefnico de Admn. 130,000.00 140,000.00 4,500.00 4,000.00 3,000.00 2,000.00 6,000.00 7,000.00 120,000.00 145,000.00 4,000.00 1,800.00 5,000.00 2,000.00
Ventas Totales Rebajas s/ventas = Ventas netas

130,000.00 3,000.00 127,000.00 39
Compras + Gastos de compras Compras totales Compras totales Rebajas s/compras = Compras netas Inventario Inicial + Compras netas = Inventario Disponible p/la venta Inventario Disponible p/la venta Inventario Final = Costo de Venta Ventas netas Costo de venta = Utilidad bruta GASTOS DE OPERACIN GASTOS DE ADMINISTRACION Servicio telefnico Papelera Servicio de electricidad GASTOS DE VENTAS Publicidad Alquiler del Almacn Sueldos
120,000.00 4,000.00 124,000.00 124,000.00 2,000.00 122,000.00 140,000.00 122,000.00 262,000.00 262,000.00 145,000.00 117,000.00 127,000.00 117,000.00 10,000.00 23,300.00 11,000.00 2,000.00 5,000.00 4,000.00 12,300.00 6,000.00 1,800.00 4,500.00
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EMPRESA LA ROSA ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 AL 31 DE MARZO 2005 (Expresado en Crdobas) Ventas netas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Operacin Gastos de Venta Gastos de Administracin Utilidad de Operacin Otros Gastos y Productos Otros Productos Otros Gastos Prdida neta ELABORADO: REVISADO: 7,000.00 7,000.00 0.00 -6,300.00 AUTORIZADO: 127,000.00 117,000.00 10,000.00 23,300.00 12,300.00 11,000.00 -13,300.00
Para apreciar con mayor claridad lo anterior vamos a desarrollar el siguiente ejemplo: NOMBRE DE LA EMPRESA PERIODO Compras 75,000 Ventas totales 320,000 Gastos de compras 2,625 Inventario inicial 90,000 Devoluc s/compras 3,000 LA COMERCIAL, S.A. DEL 01 AL 31/05/2005 Inv. Final desc. s/ventas desc. s/compras desc. s/ventas rebajas s/compra 60,000 12,800 2,000 3,000 2,000
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SEGUNDA PARTE DEL ESTADO DE PERDIDA Y GANANCIA Esta segunda parte consisten en analizar en forma detallada los gastos de operacin, as como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio y determinar el importe neto que debe restarse de la utilidad bruta para obtener la utilidad o perdida liquida del ejercicio. Para obtener la utilidad o prdida liquida, es necesario conocer los resultados siguientes: Gasto de operacin. Utilidad de operacin. Importe neto entre otros gastos y otros productos. En esta parte es importante definir lo que es un gasto. GASTO: Son los costos en que se incurren para generar los ingresos presentado en el estado de resultado. Tambin gastos son los recursos consumidos o expirado por la empresa. GASTO: Es la disminucin bruta de activo o el incremento de pasivos experimentados por la empresa, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable, como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y que tienen por consecuencia la generacin de ingresos. GASTOS DE OPERACIN: Son las erogaciones que sostienen la organizacin implantada en la empresa y que permiten llevar a cabo las diversas actividades y operaciones que han sucedido diariamente. Se consideran como gasto de operaciones los gastos de ventas, los gastos de administracin y los gastos financiero, ya que sin ellos no seria posible la realizacin de los propsitos de toda empresa. De acuerdo con lo anterior, al total de los gastos de ventas, gastos de administracin y gastos financieros se le llaman: GASTOS DE OPERACIN. GASTO OPERACIN = G/VENTAS + G/ADMON + G/FINANCIERO. Cuando existan gastos y productos financieros se deben clasificar en primer trmino los productos, si su importe es mayor que el de los gastos, o el primer termino de los gastos, si el importe es mayor que el de los productos. La clasificacin se debe hacer en esta forma con objeto de poder efectuar la resta con mayor facilidad. El resultado que se obtenga de restar el importe menor del mayor, puede ser perdida financiera o utilidad financiera segn el caso, es perdida, cuando el importe de los gastos es mayor que el de los productos, y utilidad financiera en caso contrario. Cuando el resultado corresponda a perdida financiera su importe se debe sumar con el de gasto de venta y administracin para obtener el total del gasto de operacin. Formulas que se aplican para el desarrollo de la segunda parte del estado de prdida y ganancia.
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Utilidad de operacin: la utilidad de operacin se obtiene restando la utilidad bruta del importe de los gastos de operacin. 3- UTILIDAD DE OPERAC. = UTILIDAD BRUTA GASTOS DE OPERAC. OBSERVACIONES: Cuando el importe de los gastos de operacin sea mayor que el de la utilidad bruta, la diferencia ser perdida de operacin. 1- Cuando se detenga perdida bruta los gastos de operacin se deben sumar a ellas, el resultado ser perdida de operacin. Importe neto entre otros gastos y otros productos. Para obtener el importe neto entre otros gastos y otros productos, se debe clasificar el primer termino los otros gastos, si su importe es mayor que el de los otros productos, o en primer trmino los otros productos si su importe es mayor que el de los otros gastos. Cuando el importe de los otros gastos es mayor que el de los otros productos la diferencia que se obtenga al practicar la resta ser prdida y neta entre otros gastos y productos. 4- PERDIDA NETA ENTRE OTROS GASTOS Y PRODUCTOS = OTROS GASTOS OTROS PRODUCTOS Cuando el importe de los productos es mayor que el de los otros gastos, la diferencia que se obtenga al efectuar la resta ser utilidad neta entre los gastos y productos.
5- UTILIDAD NETA ENTRE OTROS GASTOS Y PRODUCTOS = OTROS PRODUCTOS OTROS GASTOS Utilidad liquidada del ejercicio para determinar la utilidad neta del ejercicio se debe restar de la utilidad de operacin el importe de la perdida neta entre otros gastos y productos. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MERCANCIA - Precio de venta y precio de costo - Sistema de registro de mercanca - Sistema de pormenorizado analtico. - Ventajas y desventajas del sistema pormenorizado. - Sistema perpetuo - Problemas OBJETIVO: Al final de la unidad el alumno ser capaz de: 43
a) Distinguir entre el precio de venta y el precio de costo de la mercanca. b) Explicar el sistema de registro de mercanca. c) Distinguir entre los sistemas pormenorizado y perpetuo de llevar los registros de inventarios. d) Aplicar ambos sistemas a ejercicios concretos. PRECIO DE VENTA Y PRECIO DE COSTO DE LA MERCANCIA Toda la mercanca tiene dos precios para el efecto de venderse. El precio de costo o sea el valor de adquisicin a como es registrada en el inventario y su precio de venta ya con un margen de ganancia. La diferencia entre estos dos precios origina el resultado utilidad o perdida que la operacin produce al vendedor. En trminos tcnicos se puede decir que en toda venta hay un aumento de activo por el dinero recibido o por recibir, una disminucin de activo por la cosa o el bien entregado y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operacin. Por supuesto que en el caso de venta con perdida en vez de aumento habr disminucin de capital. Podemos decir, que en toda operacin de venta, hay una mezcla de dos elementos de balance: Activo y resultado. Al disear el procedimiento para registrar las operaciones con mercancas se deben tener en cuenta lo siguiente: a) b) c) d) e) f) Giro de la empresa. Volumen de operaciones. Capacidad econmica. Tipo de mercado. Informacin deseada. Claridad en los registros y en la informacin.
SISTEMA DE REGISTROS DE MERCANCIA Existen dos sistemas parea el registro de mercanca o inventario. a) El sistema analtico o pormenorizado. b) Sistema de inventario perpetuo. Antes de entrar a analizar el sistema analtico, vamos a dar el concepto de inventario: El inventario esta constituido por los bienes de una empresa destinada a la venta o la produccin para su posterior venta, como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercanca o las refacciones para mantenimiento que se consumen en el ciclo normal de operaciones. 44
SISTEMA ANALITICO PORMENORIZADO Este sistema consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos de que este formada la cuenta de mercanca. En este procedimiento se utilizan las siguientes cuentas: Inventarios Compras. Gastos de compras. Devoluciones sobren compras. Rebajas sobre compras. Ventas devoluciones sobre ventas. Rebajas sobre ventas.
Cada una de las cuentas de mercancas tiene su propio movimiento y saldo, a continuacin se dan: CUENTA INVENTARIO O MERCANCIAS: Se carga: Al iniciar el ejercicio, del importe del inventario inicial de mercanca. Esta cuenta al comenzar el ejercicio se debe considerar de activo circulante, pues su saldo representa la existencia de mercanca. CUENTAS COMPRAS: Se carga: Durante el ejercicio, del importe de las compras de mercancas efectuadas al contado o al crdito. Su saldo es deudor y representa el importe total de las compras de mercancas efectuadas durante el ejercicio. GASTOS DE COMPRAS: Se carga: durante el ejercicio del importe de todos los gastos por fletes, derechos, seguros, gastos, y comisiones de agentes aduaneros, acarreos, etc., que originan la mercanca comprada. Su saldo es deudor y representa el total de gastos efectuado por la compra de mercanca. CUENTAS DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS Se abona: durante el ejercicio del importe de las mercancas devueltas a los proveedores. Su saldo es acreedor y representa el importe total de las mercancas devueltas a los proveedores. CUENTA REBAJAS SOBRE COMPRAS 45
Se abona durante el ejercicio del importe de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancas compradas. Su saldo es acreedor y representa el total de las rebajas obtenida sobre el precio de las mercancas compradas. CUENTA VENTAS: Se abona: durante el ejercicio del importe total de las ventas de mercancas efectuadas al contado o al crdito. Su saldo es acreedor y representa el importe total de las ventas efectuadas durante el ejercicio. CUENTA DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS. Se carga: durante el ejercicio del importe de las mercancas devueltas por los clientes. Su saldo es deudor y representa el importe total de las mercancas devueltas por los clientes. CUENTAS REBAJAS SOBRE VENTAS. Se carga: durante el ejercicio del importe de las bonificaciones y rebajas concedidas sobre el precio de las mercancas vendidas. Su saldo es deudor y representa el importe total de las rebajas sobre el precio de las mercancas vendidas.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO ANALITICO. VENTAJAS: 1- En cualquier momento se puede conocer el valor del inventario inicial, de las ventas., de las compras.,de los gastos de compras, de las devoluciones y rebajas sobre compra y sobre ventas, debido a que para cada uno de los conceptos se ha establecido una cuenta especial en el libro mayo. 2- Se facilita la formacin del estado de perdida y ganancia, debido a que se conocen por separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forman. 3- Presenta mayor claridad en el registro de operaciones de mercancas. DESVENTAJAS. 1- No se puede conocer en un momento dado el importe del inventario final de mercanca, puesto que no existe ninguna cuenta que controle la existencia. 2- No es posible descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas ya que no es posible determinar con exactitud su importe debido a que no hay una cuenta que controle la existencia. 46
3- Para conocer el valor del inventario final se precisa hacer un recuento fsico de la existencia, labor que obliga a los negocios a cerrarlos momentneamente por dos o tres da para realizar el recuento fsico de su existencia. 4- No se puede conocer rpidamente el costo de lo vendido, ni la utilidad o perdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final. Por anteriores desventajas este procedimiento se utiliza en negocios o empresas de baja capacidad econmica. Cuando se lleva el procedimiento analtico para conocer la utilidad o perdida bruta se deben obtener por medio de cargos y abonos cada uno de los resultados en la primera parte del estado de prdida y ganancia en la siguiente forma. 1- Para obtener las ventas netas se debe restar de las cuentas de ventas por medio de un cargo el importe de las devoluciones y rebajas sobre venta. 2- Para obtener las cuentas totales se debe sumar a la cuenta de compra por medio de un cargo el importe de los gastos de compra. 3- Para obtener las compras netas se debe restar de las cuentas de compras, por medio de un abono el importe de las devoluciones y rebajas sobre compra. En este punto es conveniente abrir transitoriamente una cuenta con el nombre de costo de venta y desarrollar la formula del costo en la forma siguiente: INVENTARIO INICIAL + COMPRAS NETAS INVENTARIO FINAL = COSTO DE VENTAS 4- En este caso se agregan por medio de un cargo el inventario inicial las compras netas y se abona al inventario final. 5- Para obtener la utilidad o perdida bruta se debe restar de las cuentas de ventas por medio de un cargo el importe de costo de venta. OBSERVACIONES: a) La cuenta de ventas como es acreedora aumenta abonndola y disminuye cargndola. b) La cuenta de compras como es deudora aumenta cargndola y disminuye abonndola. c) La cuenta de costos de ventas como es deudora aumenta cargndola y disminuye abonndola. Para ilustrar los paso anteriores se va a tomar el primer ejemplo suponiendo que se va a realizar el recuento fsico y el inventario final es de C$ 95,000.00 En cuentas T se tiene lo siguiente: Inventario -----------------------1/100,00 4 / 100,00 4c/95,000 compras --------------------------2/25,000 3a / 3,200 5/10,000 4b/ 31,875 2a / 75 gastos de compras -------------------------3/ 75 2a/ 75
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devol. s/compra -----------------------3a/3,000 4/ 3,000
rebajas s/compra --------------------------3a/ 200 5/ 200
devol s/ventas -------------------------7/ 2,000 1a/ 2,000
Rebaja s/venta -----------------------7/ 1,000 1a/ 1,000
ventas --------------------------1a/ 3,000 6/ 12,000 5a/ 36,875 6a/ 27,875 2/ 75
costo de venta -------------------------4a/100,00 4c/ 95,000 4b/ 31,875 5a/ 36,875
Perdida bruta -----------------------6a/ 27,875
capital --------------------------1/ 100,00
caja -------------------------4/ 3,000 2/ 25,000 6/ 12,00 3/ 75 4/ 9,800 7 /3,000
Para determinar la utilidad bruta, es necesario realizar los siguientes ajustes: Para encontrar las ventas netas, se carga a ventas y se abona a devoluciones y rebajas sobre ventas: 1a Ventas ..C$ 3,000.00 Devoluc. sobre ventas.. 2,000.00 Rebajas sobre ventas. 1,000.00 -----------------------------C$ 3,000.00 3,000.00 Para encontrar las compras totales de carga a compras el importe de los gastos de compras en la forma siguiente: 2a ComprasC$ 75.00 Gastos de compras 75.00 ------------------------C$ 75.00 75.00 48
Para encontrar las compras netas, se carga el importe de las devoluciones y rebajas sobre compra a la cuenta de compra. 3a Devolucion sobre compra..C$3,000.00 Rebajas sobre compra 200.00 Compras 3,200.00 --------------------------C$ 3,200.00 3,200.00 Como se puede observar el saldo de las cuentas de compras, representa las compras netas por valor de C$ 31,875.00. En esta parte desarrollamos la formula del costo de venta abriendo la cuenta de costo de venta y trasladando a ella el inventario inicial, las compras netas y abonos el inventario final. Para encontrar la venta a) trasladamos el inventario inicial. 4a Costo de ventasC$100,000 Inventario inicial 100,000 -----------------------------C$ 100,00 100,000 b) trasladamos las compras netas. 4b Costo de ventas.C$ 31,875 Compras 31,875 -----------------------------C$ 31,875 31,875 c) Restamos el inventario final 4c Inventario.C$ 95,000 Costo de ventas 95,000 ----------------------------C$ 95,000 95,000 La cuenta costo de ventas en nuestro caso queda con un saldo de C$ 36,875.00. Este saldo lo traslado a ventas en la forma siguiente. 5a Ventas..C$ 36,875 Costo de ventas 36,875 -----------------------------C$ 36,875 36,875
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La cuenta venta queda con un saldo deudor de C$ 27,875.00 que representa PERDIDA DEL EJERCICIO. Como esta cuenta en el ejercicio debe quedar cerrada, conviene abrir una cuenta llamada PERDIDA DEL EJERCICIO, para trasladar su saldo. 6a Perdida del ejercicioC$ 27,875 Ventas.. 27,875 ------------------------------C$ 27,875 27,875 Otra forma de cerrar ventas es trasladar su saldo a la cuenta de prdidas y ganancias en la forma siguiente. Prdidas y ganancias. C$ 27,875 Ventas.. 27,875 ------------------------------C$ 27,875 27,875 En el caso la cuenta de PERDIDAS Y GANANCIAS a tener saldo deudor representa PERDIDA BRUTA. En este mtodo, como se puede observar, las nicas cuentas que quedan abiertas, son las cuentas de INVENTARIO con un saldo de C$95,000.00; que representa el valor del inventario final que es a su vez el INVENTARIO INICIAL del siguiente ejercicio, y la cuenta de PERDIDAS Y GANANCIAS con un saldo de C$27,875.00. Si suponemos que el problema anterior pertenece a la empresa X, los estados financieros de la misma quedan en la siguiente forma:
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EMPRESA X Balance general al 30 de junio de 1997. ACTIVO Circulante Caja.C$ 22,875.00 InventarioC$95,000.00 Total activo C$ 72,125.00 PASIVO Capital social Capital contableC$ 100,000.00 Perdidas del ejercicio 27,875.00 --------------------Total capital C$ 72,125.00
ESTADO DE RESULTADO Periodo: 30 de junio de 1997 Ventas totales C$ 12,000.00 Menos: devoluciones sobre ventas C$ 2,000.00 Rebajas sobre ventas 1,000.00 3.000.00 Ventas netas 9.000.00 Inventario inicial 10,000.00 Compras 35,000.00 Gastos de compras 75.00 Compras totales 35.075.00 Menos: devoluciones sobre compras 3,000.00 Rebajas sobre compras 200.00 3,200.00 Compras netas 31,875.00 ------------------Suma disponible para vender 131,875.00 Menos inventario final. 95,000.00 Costos de ventas 36,875.00 ----------------Perdida brutaC$ 27,875.00 Autorizado por Lic. Jess Oporta Gerente general SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO. El sistema de inventario perpetuo consiste en registrar las operaciones de mercancas, de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el importe del inventario final, del costo de venta y de la utilidad o perdida bruta. El sistema de inventario perpetuo o constante, tiene las siguientes ventajas: Elaborado por Lic. Rosa Ma. Borge Contador general
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1- Se puede conocer en cualquier momento, el valor del inventario final, sin necesidad de cerrar la empresa para realizar inventario fsico. 2- Se puede descubrir extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, puesto que se sabe con exactitud el importe de las mercancas en existencias. 3- Se puede conocer en cualquier momento, el importe del costo de lo vendido. 4- Se puede conocer en cualquier momento el valor de las utilidades o perdidas brutas. Debido a las ventajas que presenta el mtodo es utilizado ampliamente en empresas de gran importancia en Nicaragua. Las cuentas que se utilizan en este sistema son las siguientes: CUENTAS DE INVENTARIOS DE MERCANCIAS: Se carga: al principiar el ejercicio. 1- Del importe del inventario inicial a precio de costo. Durante el ejercicio: 2- Del importe de las compras a precio de costo. 3- Del importe de los gastos de compra. 4- Del importe de las devoluciones sobre ventas a precio de costo. Se abona: durante el ejercicio: 1- Del importe de las ventas a precio de costo. 2- Del importe de las devoluciones sobre compras. 3- Del importe de las rebajas sobre compra. CUENTAS COSTO DE VENTAS. Se carga: durante el ejercicio. Del importe de las ventas a precio de costo. Se abona: durante el ejercicio. Del importe de las devoluciones sobre ventas a precio de costo. Su saldo es deudor y representa el costo de lo vendido. CUENTA VENTAS Se carga durante el ejercicio: 1- Del importe de las devoluciones sobre venta a precio de ventas. 2- Del importe de las rebajas sobre ventas. Se abona: durante el ejercicio: 1- Del importe de las ventas a precio de ventas. Su saldo es acreedor y representa el valor de las ventas netas. Del movimiento de las cuentas anteriores, se puede observar que las cuentas ventas y devoluciones sobre ventas, registra operaciones de mercancas, tanto a precio de ventas como a precio de costo. Bajo este sistema, por cada operacin de ventas o devoluciones sobre ventas se deben hacer dos asientos, uno por el precio de venta y otro por el de costo de venta. 52
PROCEDIMIENTO PARA MONTAR UN SISTEMA CONTABLE 1. Trmites legales para formalizar un Sistema Contable 2. Apertura de Registro Contable 3. Comprobante de Diario 4. Balance de Comprobacin 5. Libro Diario y Mayor El Cdigo de Comercio de la Repblica de Nicaragua, claramente especifica en el TITULO II, Arto. 28: Los comerciantes llevarn necesariamente: 1. Un Libro de Inventarios y Balance 2. Un Libro Diario 3. Un Libro Mayor 4. Un Libro Copiador de Cartas y Telegramas Las sociedades o compaas mercantiles o industriales, llevarn tambin un Libro de Actas, un Libro de Inscripcin de las Acciones Nominativas y de las remuneratorias y un Talonario de las Acciones al portador. Arto. 29 castellano. La Contabilidad ser llevada por partida doble y deber de escribirse en idioma
Arto. 30 Podrn llevar los comerciantes los dems libros que estimen conveniente, pero para que puedan aprovecharlos en juicios han de estar escritos en idioma castellano y reunir los requisitos que la Ley demanda. Arto. 32 Presentarn los comerciantes todos los libros a que se refiere el Arto. 28, con excepcin del Libro Copiador de Cartas y Telegramas, encuadernados, foliados y forrados al Registro Mercantil de la Propiedad, de la jurisdiccin donde tuviesen su establecimiento comercial o industrial, para que ponga en el primer folio de cada uno, nota firmada y sellada de lo que tuviere el libro con expresin del nombre del comerciante. Se estampar adems, en todas las hojas de cada libro el sello del registro y se fijar en ellas el timbre correspondiente al impuesto establecido por la ley. El sistema de registrar todas las operaciones o transacciones econmico-financieras en Libro Diario, se sustenta en el Mtodo de Diario Continental, creado por el Fraile Franciscano Luca Paccioli, en el ao 1494, tomando como base de todas las operaciones realizadas, el sistema de partida doble. El Mtodo de Diario Continental, consiste en hacer un registro cronolgico (diario) de todas y cada una de las operaciones realizadas por la entidad, pero no tan slo anotaremos la fecha y los cargos y abonos resultantes de una operacin, sino que adems ser necesario registrar los nombres de las entidades con las que se celebr la transaccin, como son los bancos, los clientes, 53
los deudores, proveedores, acreedores, accionistas, etc.; el tipo de documentacin comprobatoria (documento fuente) originado por la operacin; por ejemplo: facturas, recibos, notas, avisos, ttulos de crdito, nmero de tales documentos, condiciones bajo las cuales se pact la operacin, fechas de vencimiento, etc. El Mtodo Continental se emplea en el Libro Diario, el Libro Mayor y en los Registros Auxiliares. Concepto de Libro Diario A Libro Diario se le conoce tambin como Libro de Primera Anotacin, es aquel en el que se registra por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones diarias que se llevan a efecto en una empresa u organizacin. En el Libro Diario se deben describir las operaciones detalladamente, indicando no solamente el nombre de la cuenta de cargo y abono, sino una serie de datos de carcter informativo como son: fecha de operacin, numero de orden de las operaciones, nombre de las personas que intervienen en la operacin, nombre y numero de los documentos que amparan la operacin: facturas, recibos, notas, letra de cambio, pagar, vencimiento de los documentos, condiciones bajo las cuales se contrat la operacin. Concepto de Libro Mayor El Libro Mayor es aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos. Al Libro Mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas los asientos del Libro Diario. A este libro tambin se le conoce como libro de segunda anotacin, pues los datos que aparecen en l provienen del Libro Diario, del cual se copian las cuentas, los valores y fechas.
CATALOGO DE CUENTAS
CONCEPTO El catlogo de cuentas, es el plan de cuentas que sirve para el registro, clasificacin y aplicacin de las operaciones en las actividades correspondientes. Tambin un catlogo de cuentas es una lista ordenada de cuentas, o sea, un listado de las mismas, que en un momento determinado son las requeridas para el control de las operaciones quedando sujeta, por ende, a una constante actualizacin.
OBJETIVOS E IMPORTANCIA Los objetivos e importancia del catlogo de cuentas, pueden expresarse de la forma siguiente: 1. Es la base del sistema contable. 54
2. 3. 4. 5.
Al unificar criterios, es la base del registro uniforme de las transacciones realizadas. Es la base y gua en la elaboracin de los estados financieros. Sirve de gua en la elaboracin de presupuestos. Es imprescindible si se cuenta con un sistema de cmputo.
Por lo anterior, se puede decir que, al elaborar un catlogo de cuentas, se debe tomar en cuenta el tipo de empresa, sus actividades y operaciones y el volumen de las mismas, para preparar una adecuada agrupacin y clasificacin de las cuentas y subcuentas que lo conforman. MANUAL DE CUENTAS O INSTRUCTIVO DE CUENTAS Es un documento que presenta en forma detallada el concepto de la cuenta, la naturaleza de su saldo inicial y final, conceptos de los registros deudores y acreedores y los documentos fuentes que soportan dichos registros. Sirve de gua para que el contador aplique adecuadamente el catlogo de cuentas segn las operaciones realizadas por la empresa.
EMPRESA COMERCIAL ESTELI, NICARAGUA CATALOGO DE CUENTAS 1000 2000 3000 4000 5000 6000 1000 1100 1101 1102 1103 1104 1105 1106 1107 1108 1200 1201 1202 1203 Activos Pasivos Capital contable Complementarias de activo Ingresos Costos y gastos Activos Activo circulante Efectivo en caja Bancos Inversiones temporales Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Inventario de mercancas Impuestos pagados por anticipado Activo fijo Terrenos Edificios Mobiliario y equipo de oficina 55
1204 1205 1300 1301 1302 1400 1401 1402 2000 2100 2101 2102 2103 3000 3101 3102 3103 3104 3105 3106 4000 4100 4101 4200 4201 4202 4203 4204 4300 4301 5000 5100 5200 5300 6000 6100 6200
Equipo de entrega y reparto Herramientas y enseres Activo diferido Gastos de organizacin e instalacin Mejoras en propiedades rentadas Otros activos Depsitos en garanta Activo fijo obsoleto Pasivo Pasivo circulante Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos Capital contable Capital social Utilidades acumuladas Perdidas acumuladas Utilidad neta del ejercicio Perdida neta del ejercicio Reserva legal Cuentas complementarias de activo De activo circulante Estimacin para cuentas incobrables De activo fijo Depreciacin acumulada de edificio Depreciacin acumulada de mob. Y eq. De oficina Deprec. Acumulada de eq. De entr. Y reparto Deprec. Acumulada de herram. Y enseres De activo diferido Amortizacin acum. De gtos. De org. E inst. Ingresos Ventas Productos financieros Otros productos Costos y gastos Costo de ventas Gastos de operacin 56
6201 6202 6203 6300
Gastos de administracin Gastos de ventas Gastos financieros Otros gastos
57
COMPROBANTE DE DIARIO FECHA: CONCEPTO: No.
CODIGO
DESCRIPCION
Sub Parcial
Parcial
DEBE
HABER
SUMAN ELABORADO: REVISADO:
0.00 AUTORIZADO:
0.00
58
COMPROBANTE DE INGRESOS FECHA: CONCEPTO: No.
CODIGO
DESCRIPCION
Sub Parcial
Parcial
DEBE
HABER
SUMAN ELABORADO: REVISADO:
0.00
0.00
AUTORIZADO:
59
COMPROBANTE DE EGRESOS
CK No.____________________ Fecha:_____________________________ _______ Pguese a: C$ la suma de (en letras):_________________________________________________________________________ ______________________
Firma CONCEPTO:
Firma
CODIGO
DESCRIPCION
Sub Parcial
Parcial
DEBE
HABER
SUMAN ELABORADO: REVISADO: AUTORIZADO: 60

AUXILIAR DE MAYOR No. De la Cta.
REF. FECHA No.
DESCRIPCION
DEBE
HABER
SALDO
61
BALANZA DE COMPROBACION CTA. NOMBRE DE CTA. SALDO ANT. OPERACIONES DEL MES SALDO ACTUAL DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
SUMAN Elaborado por: Revisado: Autorizado por:
Contador 0.2 0.3 0.4 0.5 LA DEPRECIACIN
Administrador
Gerente
1. CONCEPTO DE DEPRECIACION 62
Es el proceso de asignar a gastos el costo de un activo durante los periodos contables que comprende su vida til o servicio dentro de la empresa. Su propsito es comparar este gasto contra el ingreso durante la vida del activo, como lo requiere el principio de igualacin. La Depreciacin no es un proceso de valuacin. Las empresas asignan el costo del activo a los periodos de su vida til, sobre la base de un mtodo de depreciacin especifico. La Depreciacin no significa que la empresa aparte efectivo para reponer los activos cuando queden totalmente depreciados. La Depreciacin Acumulada es la parte del costo del activo fijo que ya se ha registrado como gasto. 2. MEDICION DE LA DEPRECIACIN Para medir la Depreciacin.de un Activo Fijo se necesita conocer: 2.1 El costo del valor del Activo Incluye el precio neto pagado por l, ms todos los gastos pagados para tener el activo en el lugar y condiciones que permitan su funcionamiento, tales como: los derechos y gastos de importacin, fletes, seguros, gastos de instalacin y cualquier otros gastos realizado para transportar el activo al lugar donde definitivamente quedar instalado.
2.2 La vida til estimada Es la duracin del servicio que la empresa espera recibir del activo. La vida til se puede expresar en aos, unidades producidas, horas de trabajo, kilmetros recorridos u otras medidas. 2.3 El valor residual estimado Tambin conocido como Valor de Desecho, Valor de Mercado o Valor de Salvamento; es el valor efectivo estimado del activo al final de su vida til. Al calcular la depreciacin el valor residual estimado no se deprecia debido a que la empresa espera recibir ese importe por la venta del activo. Se deprecia el costo total de un activo fijo o de planta si estima que no tendr valor residual. El costo del activo fijo menos su valor residual estimado se conoce como el Costo Depreciable. La ecuacin bsica para el clculo de la depreciacin es:
63
Depreciacin = Costo Valor Residual Estimado Vida til Esperada
Costo Depreciable Vida til esperada
La frmula muestra que el costo depreciable se deprecia durante la vida til del activo. 3. METODOS DE DEPRECIACIN Existen cuatro mtodos bsicos para calcular la depreciacin, estos son: 1. 2. 3. 4. Mtodo de Lnea Recta Mtodo de las Unidades de Produccin Mtodo del Doble Saldo Decreciente Mtodo de la Suma de los Dgitos de los Aos
3.1 METODO DE LINEA RECTA (MLR) En este mtodo a cada ao periodo de uso del activo se le asigna un importe igual de depreciacin. El Costo Depreciable entre la Vida til en Aos para determinar el gasto anual por depreciacin. Frmula: MLR = Costo - Valor Residual Vida til en Aos = Costo - Valor Residual Vida til en meses
Ejemplo: La Empresa Modelo S.A. en Enero del 2002, compra una camioneta para distribuir su producto por un valor de C$41,000.00. Se espera que al final de su vida til en 5 aos, la camioneta tenga un valor residual de C$1,000.00 Utilice el Mtodo de Lnea Recta. a) Calcule la Depreciacin Anual y Mensual b) Construya la tabla de Depreciacin para los 5 aos c) Contabilice el cargo anual por depreciacin al final de un ao (31/12/2002) a) Clculo MLR = 41,000.00 1,000.00 5 aos MLR = 41,000.00 1,000.00 = = 40,000.00 5 40,000.00 = 8,000.00 Anual = 666.67 Mensual 64
5 x 12
60
Con este mtodo, tambin se puede aplicar la tasa de depreciacin que es igual a 1/5=20% anual de depreciacin. C$40,000.00 x 20% = C$8,000.00 Anual b) Tabla de Depreciacin 0.6 Aos 0 1 2 3 4 5 Costo del Activo 41,000.00 Depreciacin Anual 8,000.00 8,000.00 8,000.00 8,000.00 8,000.00 Depreciacin Acumulada 8,000.00 16,000.00 24,000.00 32,000.00 40,000.00 Valor en Libros 41,000.00 33,000.00 25,000.00 17,000.00 9,000.00 1,000.00
c) El asiento para registrar la depreciacin al 31 de Diciembre del 2002 es el siguiente: Gastos de Ventas Depreciacin Acumulada C$8,000.00 C$ 8,000.00
Es conveniente sealar un concepto nuevo, que muestra la Tabla de Depreciacin en la Columna final y es: 1 Valor el Libros = Costo del Activo - Depreciacin Acumulada
Al Valor en Libros tambin se le conoce como Valor Neto en Libros. Segn el Activo se va utilizando aumenta la depreciacin acumulada por los aos de uso o de servicio y disminuye el valor en libros. El valor en libros al final de un activo es su valor residual (C$1,000.00) en la Tabla. Al final de su vida til se dice que el activo est totalmente depreciado. 3.2 METODO DE LAS UNIDADES PRODUCIDAS (MUP) En este mtodo, se asigna un importe fijo de depreciacin a cada unidad de la produccin fabricada o utilizada por el activo fijo. El costo Depreciable se divide entre la vida til en unidades para determinar este importe. Este gasto de depreciacin por unidad se multiplica por el nmero de unidades de produccin en cada periodo para calcular la depreciacin de ste. Frmula: MUP = Costo del Activo Valor Residual
= Costo/Unidad Producida 65
Vida til en unidades En el problema anterior de la camioneta, vamos a suponer que su vida til es de 400,000 kilmetros distribuidos en la forma siguiente: Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao TOTAL 90,000 Kms 120,000 Kms 100,000 Kms 60,000 Kms 30,000 Kms 400,000 Kms
Con los datos anteriores y utilizando el MUP, construya la tabla de depreciacin: MUP = 41,000.00- 1,000.00 400,000 Kilmetros = 40,000.00 400,000 = 0.10 Costo por kilmetro recorrido
El costo por kilmetro recorrido se multiplica por el numero total de kilmetros recorridos en cada ao, segn se muestra en la tabla. 1.1 TABLA DE DEPRECIACIN POR UNIDADES DE PRODUCCION Costo del Depreciacin Activo por Unidad 41,000.00 0.10 x 0.10 x 0.10 x 0.10 x 0.10 x Nmero de Unidades 90,000 120,000 100,000 60,000 30,000 Importe de Depreciacin Depreciacin Acumulada 9,000.00 12,000.00 10,000.00 6,000.00 3,000.00 9,000.00 21,000.00 31,000.00 37,000.00 40,000.00 Valor en Libros 41,000.00 32,000.00 20,000.00 10,000.00 4,000.00 1,000.00
Aos 0 1 2 3 4 5
Ntese que el importe de la depreciacin, utilizando el mtodo MLR por perodos vara con el nmero de unidades que produce el activo, por consiguiente este tipo de depreciacin no depende directamente del tiempo. 3.3 METODO DEL DOBLE SALDO DECRECIENTE (MDSD) El doble saldo decreciente es uno de los mtodos de depreciacin acelerada. Un Mtodo de Depreciacin Acelerada cancela un importe relativamente mayor del costo del activo cerca del inicio de su vida til en comparacin con el mtodo de lnea recta. La depreciacin del doble saldo decreciente, calcula la depreciacin anual multiplicando el valor en libros del activo por un porcentaje constante que es dos veces la tasa de la depreciacin en lnea recta. Este mtodo se calcula en la siguiente forma: 66
1. Se calcula la tasa de depreciacin anual en lnea recta. 2. La tasa encontrada se multiplica por 2, para encontrar la Tasa de Doble Saldo Decreciente. 3. La Tasa de DSD, se multiplica por el valor en libros del activo al inicio del periodo (Costo menos Depreciacin Acumulada). Al calcular la depreciacin por el MDSD, no se toma en cuenta el valor residual del activo, excepto el ltimo ao. 4. El importe de la depreciacin en el ultimo ao, es el importe necesario para reducir el valor de en libros del activo a su valor residual. El MDSD difiere de los otros mtodos en dos formas: 1. Al principio no se toma en consideracin el valor residual del activo. La depreciacin se calcula sobre el costo total del activo. 2. El clculo del ltimo aos se cambia con el fin de llevar el valor en libros del activo al valor residual. Utilizando el MDSD y tomando el ejemplo de la camioneta de reparto, vamos a construir la Tabla de Depreciacin conforme el siguiente procedimiento: 1. La tasa de depreciacin anual de la camioneta de reparto es: 1/5 = 0.20 x 100 = 20% x 2 = 40% 1.2 Aos 0 1 2 3 4 5 Esta es la Tasa de DSD, que se va a utilizar para la tabla.
TABLA DE DEPRECIACION DEL DOBLE SALDO DECRECIENTE Costo del Activo 41,000.00 Tasa DSD 0.40 x 0.40 x 0.40 x 0.40 x Valor en Libros 41,000 24,600 14,760 8,856 Importe de Depreciacin 16,400.00 9,840.00 5,904.00 3,542.40 4,313.60 Depreciacin Acumulada 16,400.00 26,240.00 32,144.00 35,686.40 40,000.00 Valor en Libros del Activo 41,000.00 24,600.00 14,760.00 8,856.00 5,313.60 1,000.00
Nota: La depreciacin del ultimo ao = C$5,313.60 C$1,000.00 = C$ 4,313.60, es el importe necesario para reducir el valor en libros del activo al valor residual.
3.4 METODO DE LA SUMA DE LOS DIGITOS DE LOS AOS (MSDA) Este es otro de los mtodos acelerados; la depreciacin se calcula multiplicando el costo depreciable del activo por una fraccin aritmtica; en la que el denominador es igual a la suma de los dgitos de los aos y el numerador de la fraccin son cada uno de los aos en su orden inverso. 67
En el ejemplo de la camioneta con una vida til de 5 aos, el clculo se hace de la siguiente forma: 1+2+3+4+5 = 15 , ste es su denominador. El numerador va a est formado de la siguiente forma: 1er. Ao = 5/15 2do. ao = 4/15 3er. Ao = 3/15 4to. Ao = 2/15 5to. Ao = 1/15 Total 15/15 = 1 La frmula de la depreciacin de la Suma de los Dgitos de los Aos es la siguiente:
MSDA =
(Costo del Activo Valor Residual) X (Digito de los aos; primero al mayor) Suma de los Dgitos de los aos
En el caso de la camioneta de reparto = 41,000.00 1,000.00 x (5/15) = C$13,333.33
TABLA DE DEPRECIACIO DE LA SUMA DE LOS DIGITOS DE LOS AOS Aos 0 1 2 3 4 5 Costo del Activo 41,000.00 Fraccin SDA 5/15 x 4/15 x 3/15 x 2/15 x 1/15 x Costo Importe de Depreciacin Valor en Libros Depreciable Depreciacin Acumulada del Activo 41,000.00 40,000 13,333.33 13,333.33 27,666.67 40,000 10,666.67 24,000.00 17,000.00 40,000 8,000.00 32,000.00 9,000.00 40,000 5,333.33 37,333.33 3,666.67 40,000 2,666.67 40,000.00 1,000.00
4. COMPARACIN DE LOS METODOS
Aos Lnea
Unidades de
Doble Saldo
Suma de los Dgitos de 68
1 2 3 4 5 TOTAL
Recta 8,000.00 8,000.00 8,000.00 8,000.00 8,000.00 40,000.00
Produccin 9,000.00 12,000.00 10,000.00 6,000.00 3,000.00 40,000.00
Decreciente 16,400.00 9,840.00 5,904.00 3,542.40 4,313.60 40,000.00
los Aos 13,333.33 10,666.67 8,000.00 5,333.33 2,666.67 40,000.00
Como se observa en el cuadro anterior, el importe anual de la depreciacin vara segn el mtodo, pero en todos los cuatro mtodos el costo total depreciable de C$40,000.00 se convierte, sistemticamente en gasto. El mtodo de lnea recta, es el que cumple mejor con el principio de igualacin, al comparar los ingresos del activo fijo con los gastos del mismo en forma pareja en el transcurso del tiempo. Durante cada periodo que se use el activo se registra un importe de depreciacin igual. El mtodo de unidades de produccin es el que se adapta mejor a los activos que se desgastan debido al uso fsico, no por nuevas tecnologas. La depreciacin se registra slo cuando se usa el activo y mientras ms unidades produce ste en un determinado ao, ser mayor el gasto por depreciacin. Los mtodos acelerados (DSD y SDA), se aplican mejor a los activos que producen mayores ingresos al principio de sus vidas tiles. El mayor gasto registrado con los mtodos acelerados en los primeros periodos se compara contra el mayor ingreso de esos periodos. El estado de flujo de efectivo es el estado financiero que informa acerca de los flujos de efectivo habidos durante un perodo, clasificndolos por actividades de operacin, de inversin y de financiacin. a) Actividades de operacin, son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de la empresa, as como otras actividades que no pueden ser calificadas como de inversin o financiacin. b) Actividades de inversin son las de adquisicin y disposicin de los activos a largo plazo, as como otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo. c) Actividades de financiacin son las actividades que producen cambios en el tamao y composicin de los capitales propios y de los prstamos tomados por parte de la empresa. Bibliografa:
Contabilidad de Financiera. 4. Ed. Gerardo Guajardo Cant.. McGrawHill. Contabilidad I. 4. Ed. Andrs A Narvez Snchez Juan Andrs Narvez Ruiz.
69
Contabilidad II. 1. Ed. Andrs Narvez Snchez.
70

Modulo de Contabilidad Financiera 2008

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Saldo de una cuenta es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor y viceversa.

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C$ 15,000.00 2,500.00 -------------------C$ 12,500.00

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C$ 50,000.00 5,000.00 -----------------C$ 45,000.00

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Inversiones a largo plazo 1.1

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Circulante o a corto plazo

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Utilidades del ejercicio

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Impuesto sobre la Renta (30%) Utilidad neta despus del I/R

Ventas Totales Rebajas s/ventas = Ventas netas

130,000.00 3,000.00 127,000.00 39

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devol. s/compra -----------------------3a/3,000 4/ 3,000

rebajas s/compra --------------------------3a/ 200 5/ 200

devol s/ventas -------------------------7/ 2,000 1a/ 2,000

CK No. Fecha:_____ _ Pguese a: C$ la suma de (en letras):_________________________________________________