CURSO DE CAPACITAO EM GESTO DOCUMENTAL

MDULO I Nvel Bsico

CURSO DE CAPACITAO EM GESTO DOCUMENTAL

MDULO I Nvel Bsico

Organizado por: Dirlei Maria Kafer Gonalves CRB14/637

Edio revista, ampliada e atualizada

2009

SUMRIO

APRESENTAO ............................................................................7 INTRODUO ................................................................................9 Quais os conceitos de arquivo e/ou documento? ............................. 11 O que gesto de documento?.........................................................13 Quais as fases de gesto de documentos? ........................................14 Quais os objetivos de gesto de documentos? ................................. 14 Quais so os mtodos de arquivamento? ......................................... 15 O que a avaliao de documentos? ............................................... 16 Em que etapa realiza-se a avaliao? ............................................... 16 Quem deve avaliar os documentos? .................................................17 Quais as caractersticas dos documentos de acordo com o prazo de guarda? .............................................................................................18 Como identificar o valor do documento? ......................................... 18 O que Cdigo de Classificao? .................................................... 19 O que tabela de temporalidade? .................................................... 20 Como fazer a Seleo de Documentos? ...........................................21 Quando devemos transferir os documentos ao arquivo intermedirio/ central? .............................................................................................22 O que o gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos? 23 De que forma podemos garantir a organizao fsica dos documentos de arquivo? .......................................................................................26 Legislao ........................................................................................27 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS............................................31

Curso de Capacitao em Gesto Documental

APRESENTAO

O Curso de Capacitao em Gesto Documental tem como objetivo habilitar os servidores da Administrao Pblica do Estado de Santa Catarina, no que tange gesto documental, em cumprimento s atribuies legais do rgo Normativo do Sistema de Gesto Documental e Publicaes Oficiais - Diretoria de Gesto Documental, no que cabe ao Arquivo Pblico. Este exemplar serve de apoio s atividades na rea de arquivo, na busca da efetiva gesto de todos os documentos (produzidos e recebidos), desde a produo at a destinao final, visando simplificao e racionalizao dos procedimentos, como tambm preservao do patrimnio documental da Administrao Direta, Autarquias e Fundaes do Estado de Santa Catarina. A implantao de polticas pblicas na rea de gesto documental na Administrao Pblica Estadual gerou a necessidade de criar instrumentos de gesto para assegurar a preservao, o acesso e divulgao do Patrimnio Documental do Estado. O volume de documentos produzidos relativos administrao pblica decorre da importncia estratgica de sua atuao para a sociedade e acaba em enormes acervos documentais, que sem a devida gesto impactam a tomada de deciso e por vezes a falta de um documento que comprove os direitos e/ou deveres de um cidado. As novas tecnologias disponveis no mercado demandam novas formas de gerenciamento dos documentos arquivs-7-

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ticos eletrnicos. Uma poltica de gesto documental de acordo com as normas arquivsticas e com embasamento jurdico necessria para uma devida racionalizao e preservao dos documentos digitais. Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina

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INTRODUO

O curso de capacitao de gesto documental est sendo oferecido em trs mdulos, sendo: MDULO I - Nvel Bsico: Conceituao da terminologia Arquivstica, Polticas Pblicas Arquivsticas, Sistema de Gesto Documental e Publicaes Oficiais do Estado, no que se refere Gesto Documental. MDULO II Nvel Tcnico: Sistema de Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade SCTT, Atividades Meio (apresentao e operacionalizao do Sistema Informatizado). MDULO III - Nvel Tcnico: Sistema de Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade SCTT, Atividades Finalstica (apresentao e operacionalizao do Sistema Informatizado). Nesta publicao trataremos do MDULO I Nvel Bsico, que trata dos conceitos de gesto de documentos, das trs fases bsicas da gesto, dos documentos correntes e dos mtodos de arquivamento, incluindo a avaliao e seleo de documentos, cdigo de classificao, tabelas de temporalidade, acervos acumulados, gesto de documentos intermedirios - arquivos e sua localizao e o gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos.
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A legislao federal, a estadual, instrues normativas do Sistema de Gesto Documental e publicaes oficiais esto inseridas no ltimo item. Vale lembrar que o cumprimento da legislao resulta na racionalizao, padronizao, preservao dos documentos permanentes, que traduzem a histria de nosso Estado. Ao final esto relacionadas as bibliografias consultadas.

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CURSO DE CAPACITAO EM GESTO DOCUMENTAL

MDULO I Nvel Bsico

1 | Quais os conceitos de arquivo e/ou documento?

Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento. Documento toda a informao registrada em um suporte material (papel, fita, disco ptico, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca. Documento de Arquivo todo registro de informao, original, nico e autntico que resulta da acumulao de documentos, produzidos ou recebidos em qualquer suporte, inclusive magntico ou ptico, produzidos no exerccio de suas competncias, funes e atividades por uma pessoa fsica ou jurdica.

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Documentos Pblicos so todos os registros de informaes gerados, em qualquer tempo, pelo exerccio das atribuies dos rgos que compem a administrao pblica.

O ciclo de vida dos documentos podem ser facilmente visualizado nas trs idades propriamente ditas: arquivo corrente, arquivo intermedirio ou central e arquivo permanente. Arquivo Corrente

O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina. So documentos freqentemente consultados e seu arquivamento corrente tem o objetivo de facilitar o acesso informao. As unidades responsveis por tais servios so intituladas: protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes, etc. y Atividades de Protocolo: Conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. y Arquivamento de Documentos Correntes: Sempre necessria a leitura do ltimo despacho para providenciar o arquivamento do documento.

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Arquivo Intermedirio So documentos que aguardam prazos longos de precauo ou prescrio e aguardam a destinao final, sendo a guarda permanente ou a eliminao. Estes documentos raramente so consultados. Arquivo Permanente Estes documentos perderam a vigncia administrativa, mas so providos de valor secundrio ou histrico-cultural.

2 | O que gesto de documento?

Considerando a legislao federal, a gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Um programa de gesto de documentos permite a simplificao e racionalizao dos procedimentos, anlise do fluxo documental nas fases corrente e intermediria, proporcionando agilidade no acesso s informaes e na tomada de decises, maior qualidade e produtividade do servio pblico, como tambm o planejamento, o controle e a transparncias nas aes do governo. Portanto, os procedimentos e operaes tcnicas ou
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rotinasgarantem o controle de todos os documentos em qualquer idade, da produo at a destinao final, visando racionalizao e eficincia administrativa, como tambm preservao do patrimnio documental.

3 | Quais as fases de gesto de documentos?

1 Fase Produo dos documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades de um rgo ou setor. composto pelos seguintes elementos: elaborao e gesto de formulrios e correspondncia; controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo; utilizao de processadores de palavras e textos. 2 Fase Manuteno e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas para organizao, classificao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao (ndices). 3 Fase Destinao final de documentos: envolve as atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

4 | Quais os objetivos de gesto de documentos?

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Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos.

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Garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessrio ao governo e aos cidados. Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica. Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao.

5 | Quais so os mtodos de arquivamento?

A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente consultado. Os mtodos bsicos mais utilizados so:
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alfabtico quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome (onomstico); geogrfico quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local (cidade, estado, pas); numrico simples quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento; e numrico-cronolgico: quando o nmero do documento vier associado data; ideogrfico - quando o elemento principal para a recuperao da informao for o assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica
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(dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex) Na fase corrente pode-se utilizar o mtodo mais fcil para a recuperao da informao, mas quando da transferncia ao arquivo intermedirio/central, deve ser utilizado o Plano de Classificao.

6 | O que a avaliao de documentos?

o processo de anlise e seleo de documentos que visa fixar prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao e a preservao da documentao permanente. A avaliao de documentos proporciona:
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reduzir a massa documental; aumentar o ndice de recuperao da informao; garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente; controlar o processo de produo documental; ampliar o espao fsico para novos documentos; aproveitar melhor os recursos humanos e materiais; garantir o patrimnio arquivstico histrico-cultural.

7 | Em que etapa realiza-se a avaliao?

Na fase corrente ou arquivo corrente, aplicam-se os critrios de avaliao, para identificar os documentos de valor eventual, os de valor informativo ou probatrio. Os documentos devem estar previamente selecionados para transferir ao arquivo intermedirio/central, para aguardar a data de recolhimento ou eliminao. A aplicao do plano de classificao de documentos fundamental para facilitar a organizao da
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documentao. A elaborao da Tabela de Temporalidade proporciona maior segurana nas atividades de destinao dos documentos.
Chegada do documento para anlise

Anlise do documento

As informaes do documento so relevantes?

No

Descartar o documento

Sim

Sim

Arquivo Intermedirio

Aplicar TTD

O documento pode ser descartado?

No Arquivo Permanente

8 | Quem deve avaliar os documentos?

Deve-se constituir uma Comisso de Avaliao de Documentos, com no mnimo 5 membros, com conhecimento da estrutura organizacional e da tramitao de documentos nos
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respectivos rgos, entre os quais se incluir um tcnico na rea especfica de atuao. (Lei Estadual n 9.747, de novembro de 1994, Instruo Normativa n 06/2008/SEA.

9 | Quais as caractersticas dos documentos de acordo com o prazo de guarda?

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Guarda eventual: so os documentos de interesse passageiro, sem valor administrativo e jurdico para o rgo. Guarda temporria: so aqueles em que prevalece o interesse administrativo em determinar o valor da informao e seu prazo de reteno, sem prejuzo para a coletividade ou memria da administrao. Guarda permanente: so documentos de valor probatrio, relativos a direitos de pessoas fsicas ou jurdicas, quanto coletividade, e de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenmenos, considerados relevantes.

10 | Como identificar o valor do documento?

O valor a aplicao de critrios de avaliao na anlise e seleo de documentos de arquivo para definir prazos de guarda, independentemente do suporte (papel, o filme, o disco ptico, etc.) em que a informao est registrada. Os documentos so classificados:

valor imediato e guarda temporria - quando esgotados os prazos de vigncia e precaucional, sem prejuzo para a coletividade ou memria administrativa, valor mediato e guarda permanente - aqueles que,
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esgotados os prazos de vigncia e precaucional, apresentam no seu contedo ou forma informaes que devam ser preservadas para a memria da administrao, ou possam servir de pesquisa ou prova coletividade. fundamental analisar o ciclo de vida dos documentos, desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para a guarda permanente. Nos procedimentos de avaliao necessria a elaborao de instrumentos de gesto, como o Plano de Classificao de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos.

11 | O que Plano de Classificao?

o instrumento de gesto documental utilizado para classificar os documentos de arquivo, agrupando-os de acordo com a competncia do rgo produtor, identificando o grupo, a funo e a atividade responsvel pela produo ou acumulao. A adoo de uma abordagem funcional e no estrutural mais segura, considerando as mudanas administrativas que ocorrem com freqncia no setor pblico e afetam as estruturas organizacionais. Os documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais onde se definem os valores e prazos de guarda. A partir do Plano de Classificao se torna visvel a padronizao da denominao dos documentos, o que facilita o critrio de arquivamento. A grande dificuldade reconstituir
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os conjuntos documentais quando foram usados critrios inadequados de arquivamento.

12 | O que tabela de temporalidade?

o instrumento que registra o ciclo de vida documental do rgo, onde deve constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo central/ intermedirio e sua destinao final, eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente. A tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos e precisa ser atualizada, para incluso dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que normalmente ocorrem na legislao. A tabela de temporalidade ser elaborada por uma Comisso de Avaliao, designada pelo titular de cada rgo, contendo no mnimo 5 integrantes, com conhecimento da estrutura e da tramitao dos documentos. As tabelas sero submetidas aprovao pela autoridade competente -Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina, Lei Estadual n 9.747 de 26 de novembro de 1994. Para a elaborao da Tabela de Temporalidade, devem-se
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seguir as atividades: - diagnstico da situao dos arquivos; - levantamento da produo documental; - cdigo de classificao de documentos de arquivo; - levantamento dos prazos de guarda; - proposta de destinao, que estabelece a preservao e/ ou a eliminao dos documentos.

13 | Como fazer a Seleo de Documentos?

A seleo de documentos realizada nos arquivos correntes e intermedirios, com a orientao de especialista, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao:

eliminao: a destruio dos documentos sem valor para guarda permanente. Nenhum documento poder ser eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se no contar na tabela de temporalidade do rgo; transferncia: envio dos documentos dos arquivos correntes para o arquivo central/intermedirio, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; recolhimento: envio dos documentos para a instituio arquivstica pblica, para a guarda permanente e acesso pblico.

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14 | Quando devemos transferir os documentos ao arquivo intermedirio/central?

Cessada a necessidade de consulta freqente, os documentos originrios do arquivo corrente, que tenham curto prazo de vigncia, podem ser eliminados imediatamente, seguindo a tabela de temporalidade, enquanto que os demais devem seguir os prazos de guarda estabelecidos em funo de razes legais, fiscais e de interesse administrativo. A transferncia ao arquivo central/intermedirio reduz o espao fsico junto ao arquivo corrente; reduz pela metade os custos de sua conservao, favorece a localizao da informao ou documentos. Arquivo Central rgo Pblico Unidade vinculada rea administrativa de um rgo pblico, responsvel pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e pelos procedimentos tcnicos a que os documentos devem ser submetidos.

Atividades desenvolvidas nos Arquivos Centrais das Secretarias de Estado, Autarquias e Fundaes: A guarda fsica dos documentos ficar sob a responsabilidade de um tcnico com conhecimento arquivstico, sob a responsabilidade do rgo, conforme Instruo Normativa n 09/2007/SEA, Art. 3. Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando forem conhecidos o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os docu - 22 -

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mentos. A eliminao s efetuada com a prvia autorizao da unidade administrativa que produziu e transferiu os documentos. Localizao do Arquivo Intermedirio Os arquivos centrais/intermedirios podem estar localizados fora dos centros urbanos, mas em locais de acesso rpido e fcil. A construo deve permitir a conservao eficaz do acervo documental. Os materiais devem ser adequados na edificao ou adaptao que contribuir na proteo contra incndio, poluio atmosfrica, inundaes, excesso de umidade e temperatura e de luz solar.

15 | O que o gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos?

Inicialmente, devemos registrar as diferenas entre GED e GDE, com seus conceitos, para melhor entendimento do Gerenciamento Arquivstico de documentos eletrnicos. 9 Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) As primeiras tratativas referente ao GED definia-o como um instrumento necessrio recuperao do material digitalizado, sendo utilizado como soluo para o gerenciamento de documentos. O documento digitalizado garantia o acesso rpido informao e a preservao dos documentos originais. O GED se restringe somente aos conceitos de uso de tecnologias, softwares.

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9 Gerenciamento de Documentos Eletrnicos (GDE) A premissa do conceito original de GDE visa gesto de documentos criados em meio eletrnico, o qual permanece neste meio, que tambm englobe os documentos digitalizados. atravs de um sistema de gesto de documentos eletrnicos (GDE) que estabelecemos polticas de avaliao, produo, descrio, destinao e preservao de documentos eletrnicos (FLORES, 1998). Os GEDs, mais modernamente, vm buscando incorporar os conceitos arquivsticos, evoluindo de um mero software de digitalizao e acesso para tornar-se um instrumento de apoio dentro de um sistema de gerenciamento de documentao, seja ele eletrnico ou no (KOCK, 1998).

Documento arquivstico criado em ambiente eletrnico deve possuir os componentes necessrios de um documento tradicional, isto , os requisitos como suporte, contedo, forma, atos, relao orgnica e transmisso. Para se constituir em documento arquivstico, deve estar salvo em um suporte e ligado atividade que o gerou, num determinado arquivo. Documento arquivstico completo criado em meio eletrnico deve possuir elementos exigidos pelo sistema jurdico, como data, autor, destinatrio, assunto e ttulo. Posteriormente, so acrescentadas anotaes, como ciente, urgente, etc. Documento arquivstico fidedigno criado em meio eletrnico - a fidedignidade dada ao documento pelo
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seu grau de controle sobre o procedimento de criao e pelo grau de confiabilidade do seu autor. Os elementos que j aparecem no documento aparecero no perfil do documento ou metadado, acrescidos de mais alguns, como identificao das redes de comunicao, do sistema eletrnico, do software, etc. O perfil do documento se constitui num anexo ao documento arquivstico.

Autenticidade de um documento arquivstico eletrnico a autenticidade de um documento definida pelo modo, sua forma, estado de transmisso e pela maneira de preservao e custdia. Devem-se acrescentar rotinas de backup dos documentos do sistema.

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) a tecnologia e o mtodo para converter, captar, processar, armazenar, localizar e gerenciar documentos em papel ou cpias de microfilme, para imagens eletrnicas atravs de dados digitais computadorizados. As imagens eletrnicas so indexadas e armazenadas em discos pticos ou magnticos de alta capacidade. Os usurios utilizam essas imagens em monitores de alta resoluo. Os documentos so convertidos para formato eletrnico por meio de escneres, que existem nas mais diversas configuraes. Existem escneres que digitalizam a imagem do documento e simultaneamente fazem a microfilmagem do mesmo, bem como escneres para digitalizar documentos. A deciso sobre a mdia mais adequada para guardar os documentos digitalizados depende de cada caso especfico. Assim como o microfilme, a digitalizao de documen- 25 -

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tos atende tanto preservao dos originais como pode ser utilizada com a finalidade de otimizar espao fsico. So inmeras as vantagens da digitalizao de imagens, dentre elas podemos destacar: densidade de compactao, localizao muito rpida da informao, velocidade de transmisso, indexao e referncias cruzadas, boa qualidade de imagens e de cpias, os documentos esto sempre disponveis, e h a total segurana quanto inviolabilidade das imagens gravadas. No Brasil, alm das vantagens j citadas, reside no fato de que j possumos alguns instrumentos legais que permitem a armazenagem de documentos em mdias eletrnicas e/ou pticas. Por exemplo: Juntas Comerciais, Cartrios e Ministrio do Trabalho. Vale ressaltar que, em hiptese alguma, os documentos classificados, na forma da lei, como de origem permanente, no podero ser descartados aps a microfilmagem ou digitalizao. Estes processos devem servir para agilizar o acesso informao e tambm como forma de preservao dos originais.

16 | De que forma podemos garantir a organizao fsica dos documentos de arquivo?

Instituir formalmente os setores de arquivos correntes e arquivos intermedirios/central, com a competncia de realizar a gesto de documentos, conforme definida na lei n 8.159 artigo 3; determinar servidores responsveis pelas tarefas pertinentes, definir espao fsico e infra-estrutura administrativa para a realizao das atividades.
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17 | Legislao Constituio da Repblica Federativa do Brasil, 1988 Da Unio Captulo II

Art. 23. competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: ........................ III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos; .......................

Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.

Capitulo I Disposies Gerais

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao.

Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.

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Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficias e d outras providncias.

Lei Estadual (SC) n 9.747, de novembro de 1994

Dispe sobre a avaliao e destinao dos documentos da Administrao Pblica Estadual, e d outras providncias. ........................ Art.1 dever do poder pblico a proteo especial aos documentos pblicos como elementos de prova e instrumentos de pesquisa e apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico.

Lei Complementar n 381, de 07 de maio de 2007

Art. 29. As atividades comuns a todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual sero desenvolvidas e executadas sob a forma de sistemas. Art. 57. Secretaria de Estado da Administrao, como rgo central dos Sistemas Administrativos de Gesto de Recursos Humanos, de Gesto de Materiais e Servios, de Gesto Patrimonial, de Gesto Documental e Publicao Oficial, de Gesto de Tecnologia de Informao e de Ouvidoria, no mbito da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional, compete: Art. 31, no 5... as atividades de normatizao, coordenao, superviso, regulao, controle e fiscalizao das competncias sob sua responsabilidade.

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Decreto n 1.975, de 09 de dezembro de 2008 Decreto n 3.585, de 07 de outubro de 2005

Dispe sobre o Sistema Administrativo de Gesto Documental e Publicao Oficial e estabelece outras providncias

Decreto n 4.160, de 29 de maro de 2006

Aprova o Regimento Interno da Secretaria de Estado da Administrao SEA e estabelece outras providncias.

Decreto n 840, de 27 de dezembro de 1999

Institui o Manual de Padronizao e Redao de Atos Oficiais 2 edio 2002.

Instruo Normativa n 02/2006/SEA

Orienta quanto aos procedimentos relativos organizao e transferncia da documentao oficial recebida e produzida pela Administrao Direta, Autarquias e Fundaes em face da extino, incorporao e criao de rgos pblicos, visando a preservao do patrimnio documental e garantindo a recuperao e o acesso s informaes.

Instruo Normativa n 03/2006 SEA

Orienta quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, registro, autuao, classificao, expedio, controle e distribuio de correspondncias: formao, numerao de folhas, anexao, apensao, arquivamento de processos e tramitao de documentos.

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Instruo Normativa n 010/2006/SEA

Dispe sobre gesto de documentos digitais em programas informatizados pela Administrao Direta, Autarquias e Fundaes, visando racionalizar e preservar o Patrimnio Arquivstico Digital.

Instruo Normativa n 09/2007/SEA

Orienta quanto aos procedimentos relativo destinao da documentao oficial recebida e produzida pela Administrao Direta, Autarquias e Fundaes Estaduais e das medidas a serem observadas no recolhimento dos documentos permanentes para o Arquivo Pblico, visando otimizao dos espaos, racionalizao, sistematizao da organizao das massas documentais nos rgos, garantindo a preservao do patrimnio documental e o acesso s informaes.

Instruo Normativa n 10/2007/SEA

Orienta sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos integrantes do Poder Pblico Estadual.

Instruo Normativa n 06/2008/SEA

Orienta quanto aos procedimentos na designao e atribuies da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos dos rgo setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gesto Documental.

Instruo Normativa n 18/2008/SEA

Orienta sobre os procedimentos relativos ao Plano de
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Classificao de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades-meio e atividades-fim, no mbito da Administrao Direta, Autarquias e Fundaes.

18 | REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985. 31 p. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo, 1998, 89 p. INDOLFO, Ana Celeste; CAMPOS, Ana Maria C.; OLIVEIRA, Maria Izabel de, {et. Al]. Gesto de documentos: Conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995. 49 p. (Publicaes Tcnicas, 47) LOPES, Angela Maria N.; LEAL, Maria Leonor de M.S.; COELHO, Cludio Ulisses F. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Ed. Senac Nacional, 1998. 96 p. RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. 160 p. SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de Documentos Eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia: ABARQ, 2002. 140 p.

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Endereo: Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina Gerncia de Gesto Documental - GEDOC Rua Duque de Caxias, 261 - Saco dos Limes CEP 88045-250 - Florianpolis - SC Fone: (48) 3239-6000 - Fax:(48) 3239-6011 Pgina do Arquivo na Internet: http://www.sea.sc.gov.br E-mail geral: arquivopublico@sea.sc.gov.br E-mail: gedoc@sea.sc.gov.br

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