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Control Interno Administrativo Definicin: El Control Interno Administrativo es el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos

que ordenados entre s y unidos a las personas que conforman una organizacin pblica, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generndole capacidad de respuesta ante los diferentes pblicos o grupos de inters que debe atender. El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. Los elementos principales que contribuyen al control interno son generalmente: El reconocimiento de que dentro de toda unidad de organizacin existen uno o ms componentes funcionales o de accin, conocidos como actividades, costo o centros por reas de responsabilidad, o unidades administrativas. La autoridad de operacin delegada a cada unidad de organizacin, que permite la libertad de accin dentro de lmites definidos. La relacin directa de las erogaciones con respecto a una autoridad individual especificada. La planeacin del producto final a) Mediante un presupuesto adaptado a la estructura de organizacin y a sus componentes funcionales, conservando as, simultneamente, las disciplinas de operacin, b) La adopcin de los estndares de comparacin y otras medidas de realizacin como los costos estndar, controles de calidad y metas de tiempo. Un proceso de contabilidad que proporciona medios administrativos de organizacin y funcionales, con informacin rpida, completa y exacta sobre la ejecucin de las operaciones y adems comparaciones con normas de operacin predeterminadas. Informes peridicos en concordancia con los registros relacionados y de contabilidad, dichos informes sirven de informacin de las operaciones y de exposicin de los factores favorables y desfavorables que han ejercido alguna influencia en la ejecucin. La comprobacin equivocaciones. interna instituida ofrece mxima proteccin contra fraudes y

Las valuaciones profesionales frecuentes sirve como un servicio de proteccin y constructivo a la gerencia variando su nfasis con la calidad de las polticas de operacin y su administracin. La construccin de los controles mencionados, de tal manera que estimulen y aprovechen totalmente los tributos naturales y personales de los empleados, cuyo completo reconocimiento y ejecucin evita la necesidad de algunos controles internos y determinan la extensin y rigidez de otros.

El control interno en el marco de la empresa: Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen ms de un dueo, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueos pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la organizacin. Con la organizacin de tipo multinacional, los directivos imparten rdenes hacia sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participacin frecuente. Pero si as fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado. Limitaciones de un sistema de control interno: Ningn sistema de control interno puede garantizar sus cumplimientos de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en funcin de: Costo beneficio:

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias:

Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder. El factor de error humano Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles:

Polucin de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias. Control interno administrativo y Control interno contable: Dos tipos de controles internos (Administrativos y Contables). El control interno administrativo no esta limitado a l plan de las organizaciones y procedimientos que se relaciona con los procesos de decisin que lleva a la autorizacin de intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:

1. Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especficas de la gerencia. 2. Se registran los cambios para: -Mantener un control adecuado y -Permitir la preparacin de los ee.cc. 3. Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorizacin. 4. Los activos registrados son comparados con las existencias. Ejemplo: Control interno administrativo: Cotizacin de compras, el ms barato. Control interno contable: Perfecta registracin de ingresos de MP. Los intercambios y los estados contables: Los estados contables son un resumen de los efectos econmicos de: Intercambios generados por funcionarios. Valuaciones modificatorias de dichos intercambios (Ejemplo: Resultado x Ventas). Intercambios: Son las transacciones realizadas con el exterior de la organizacin estas pueden ser: Adquisicin o venta de servicios, Bs de cambio, de uso, MP, Devoluciones por compras o ventas, Inversiones, Cobros, Pagos, etc. Tales intercambios son tratados por el sistema contable que tiene en cuenta la: fecha, parte, descripcin, cantidad, precio. Sistema de control interno y los intercambios: Para producir estados contables correctos, el proceso contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva informacin; el control interno debe asegurarse de que tal registracin ocurra. La captura de los intercambios: Para producir estados contables correctos, es necesario que se registre la totalidad de los intercambios y sus atributos en forma exacta. Schuster dice que debemos tener en cuenta al sistema de control interno contable como un sujeto ms de la organizacin. Los sujetos reales, que representan a la organizacin, comprometen a la misma con sus actividades previamente encomendadas mediante los intercambios que realicen; Tales deben estar perfectamente registrados. Existen dos posibilidades de error en los registros de los intercambios: Que no se deje evidencia del intercambio: Aqu no hay rastro en los ee.cc. por lo tanto su deteccin ser difcil. Que habindose dejado evidencia, la informacin no sea procesada: Ser posible su deteccin cuando exista evidencia primaria del intercambio producido.

Diseando un sistema de control interno. Diseo del sistema: Consiste en: 1. Armar el flujo de informacin 2. Disear los sistemas de control de custodia. 3. Debemos puntualizar como se realizan los intercambios en el ente. El armado del sistema de control debe contener: Los medios de informacin (listado de computador, etc.). Los comprobantes y medios magnticos de tratamiento y traslado de informacin. Los procesos manuales y computarizados que se utilizan. Los procedimientos establecidos para que la operatoria funcione organizadamente. Los departamentos involucrados. Las personas involucradas. Los asientos para retencin de datos.

Los procesos de creacin de los controles: Tenemos que contemplar los aspectos relevantes para poder disear un sistema de control interno que consiste en los siguientes pasos: Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnticos. Analizar la segregacin de funciones. Identificar los puntos dbiles de control. Para cada punto de controles posibles, detallar la totalidad de los errores posibles. Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un mtodo de control. Para los mtodos de control establecidos analizar su costo beneficio. Para los mtodos de control establecidos analizar la segregacin de funciones.

Anlisis de proceso: 1. Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnticos: Cuando se disea el flujo de informacin, se establece los medios en los cuales dicha informacin se almacena. Estos medios de informacin pueden ser magnticos o medios manuales. Debemos entonces identificar los departamentos involucrados. 2. Analizar la segregacin de funciones: La identificacin expuesta se realiza con el objetivo de analizar la segregacin de funciones como un prerrequisito de control. Si no existe una adecuada segregacin de funciones a nivel de

la arquitectura del sistema el mismo se caracteriza por su falibilidad, es decir la posibilidad de que sea violado. La segregacin de funciones reviste fundamental importancia, tanto para el auditor, como para aquel que disea el sistema, en la medida que el arquitecto quiera asegurar la relativa seguridad 3. Identificar los puntos de control: Debemos separar el procesamiento de la informacin en tres categoras. 4. Para cada punto de control detallar la totalidad de los posibles errores. 5. Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un Mtodo de control: Se debe disear los controles que prevengan o detecten los posibles errores identificados el punto anterior. 6. Para los mtodos de control establecidos analizar su costo beneficio: El costo del control no puede ser mayor al valor que se controla. Pero es dificultoso determinar dicho valor. Este aspecto debe ser analizado para cada sistema y control en particular y depende de las caractersticas y valores organizacionales de cada empresa 7. Para los mtodos de control establecidos analizar la segregacin de Funciones: Una vez establecidos los mtodos de control lo que debemos analizar es si las personas involucradas ene l proceso de control cumplen con los requisitos de separacin de funciones. Aqu nos interesamos: Que el control se d por oposicin de intereses entre las partes a cargo de la operacin Que los que tienen funciones exclusivas de control no estn involucrados en tareas operativas en relacin con el sistema que se est diseando.

Ejemplos de Control Interno: El efectivo es casi siempre el activo ms llamativo para los ladrones y malversadores potenciales. Por consiguiente, los controles internos para el efectivo son mucha ms elaborados que para, digamos, los clips y los escritorios que estn en las instalaciones. Cabe destacar en particular los puntos siguientes: La funcin de recibir efectivo debe estar separada de desembolsar efectivo. Adems, los individuos que manejan efectivo o cheque s no deben tener acceso a los registros contables Todas las entradas de efectivo de deben depositar intactas cada da. Es decir nada del dinero ni ninguno de los cheques recibido cada da debe usarse directamente para ningn otro propsito.

Todos los desembolsos mayores se deben hacer por medio de cheques foliados. Se deben investigar los cheques faltantes. Las cuentas bancarias deben conciliarse cada mes. Es sorprendente el nmero de empresas que no concilian regularmente sus cuentas bancarias. El control del efectivo requiere de procedimientos para manejar tanto los cheques como la moneda. Para el control de cheques, muchas organizaciones utilizan protectores de cheques que perforan o de otra manera imprimen una cantidad inalterable al frente del cheque. Los cheques por grandes cantidades de dinero por lo comn requieren dos firmas. La moneda es probablemente la forma de efectivo ms atractiva. Los negocios que manejan mucho dinero en efectivo, tales como establecimientos de juegos de azar, restaurantes y bares, estn en particular sujetos al robo y al reporte falso.