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EL INFORME DE LA AUDITORA. La elaboracin del informe de auditora operativa es el punto final del proceso de captacin y tratamiento de la informacin obtenida de la organizacin auditada. Esta informacin ha de ser suficiente para que el auditor, con su experiencia y conocimiento, sea capaz de realizar un diagnstico y realizar unas recomendaciones La captacin de la informacin de auditora. La informacin es la materia prima con la que trabaja el auditor, esto da origen a pregunto-se: Qu informacin hay que buscar?, Dnde se encuentra?, Cmo darle una coherencia? y otras ms. El auditor operativo, antes de iniciar la recopilacin de informacin necesita: Saber qu informacin es significativa y cual no lo es. Tener un esquema conceptual con el que ordenarla y clasificarla. Saber cules son los medios para obtenerla. Saber cmo se puede obtener al menor coste posible.

Obtencin de Informacin Explotacin de la informacin propia de la unidad de auditora. Anlisis documental. La informacin necesaria se puede obtener accediendo a las bases de datos corporativas, o a la memoria de actividades de la organizacin, sin necesidad de requerir informacin a la unidad auditada. Por ejemplo informacin relativa al personal o la ejecucin del presupuesto. Bsicamente se trata de realizar un anlisis documental que nos permita hacemos una composicin del lugar de la organizacin a auditar. Recogeremos informacin diversa, en cantidad y calidad, la analizaremos y la clasificaremos para su uso posterior. Dos recomendaciones: No recopilar informacin indiscriminadamente (costo tiempo y esfuerzo intelectual). Un estricto orden en la clasificacin de la informacin (tratamiento efectivo). Cuestionario de Chequero. Este cuestionario es til cuando la informacin propia es escasa y / o la unidad auditada se encuentra en una ubicacin lejana. La informacin obtenida a travs de l nos permite adelantar un prediagnstico, de la situacin de la unidad y orienta el trabajo de campo. Este cuestionario ha de tener un diseo estndar, idntico para

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todas las unidades a auditar, permitiendo as la comparacin del estado de una unidad con otras o de esta misma unidad en diferentes instantes de tiempo. Observacin directa. -Es una tcnica que nos permite captar con todos nuestro sentido la realidad de la organizacin y puede ser de dos tipos. No participante es aquella en que el auditor observa externamente el proceso sin interferir en ellos. Y participante es aquella en la que el auditor participa en los procesos de la unidad auditada, sea integrndose en el grupo y sus actividades. En cualquier caso hay que definir el objetivo de la observacin (cual es el motivo de su realizacin), las variables de la observacin (que queremos observar, planificacin de la observacin (que haremos durante la observacin y trascripcin de la observacin (como se expresara la observacin, por escrito, visualmente, etc) Entrevista. Es una tcnica til y arriesgada, sta representa la inversin del territorio laboral de una persona, es lgico por lo tanto reacciones defensivas e incluso hostiles. Una forma de 'rebajar" tensin est en adoptar una postura amigable y de colaboracin. El rendimiento de la entrevista depende de los siguientes factores (repartidos por igual entre el auditor y el entrevistado); la experiencia y los conocimientos del auditor y la predisposicin y los conocimientos del entrevistado. Cuestionarios Especficos. Tienen como finalidad obtener informacin ms especifica derivada de la entrevista y la observacin directa realizada con anterioridad Estos cuestionarios pueden ser de ndole diversa por su forma y contenido: cuestionarios cuantitativos o cualitativos, cuestionario sobre clima de organizativo, sobre liderato, sobre dedicacin a actividades, carga de trabajo, etc. Loa cuestionarios pueden dirigirse genricamente a la organizacin o a las personas, individualmente. El cuestionario es una tcnica barata pero presenta inconvenientes: hay una falta de feedback entre el auditor y encuestado; es posible que se produzca engao en las respuestas; las preguntas tienen una formulacin rgida; el tratamiento es engorroso si no se dispone de herramientas apropiadas, al mismo hay que considerar una elevada probabilidad de sesgo que existe en el cuestionario. Prueba de Verificacin. Consiste en realizar pruebas de los sistemas, equipos y/o procesos que estn siendo auditados. Las pruebas se centran exclusivamente en stos, sin tener en aiera otras variables de la organizacin que estn incluidas en el proceso de auditora Ejemplo: un sistema de informacin o equipo informtico.
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El tratamiento de la Informacin. El tratamiento es la aplicacin de tcnicas especificas para cada variable significativa de los tres niveles organizativos. Las tcnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas. La decisin de tratar o no, ciertas informaciones o variables se puede sistematizar aplicando los mtodos:

El anlisis ABC. Se basa en regla emprica que dada una poblacin de personas, objetos, etc, y una variable a controlar relacionada con los individuos de la poblacin, la mayor parte del valor agregado de dicha variable se concentra en una reducida parte de la poblacin, aproximadamente el 80% del valor agregado de la variable corresponde a un 20/ de la poblacin. La aplicacin directa de esta regla es que se puede controlar de manera suficiente la variable sencillamente controlando el reducido grupo que concentra la mayor parte del valor agregado de la variable, con lo cual se consiguen ahorros de costo y slo acta sobre aquello que verdaderamente es relevante. Se denomina ABC porque generalmente se divide la poblacin en tres grupos segn el porcentaje que representa respecto del total de la poblacin: A(5%) B(15%) C(80%). Para cada uno de los grupos se aplica una poltica de control distinta, en funcin de su relevancia. La comparacin con indicadores de referencia o indicadores de bench marketing. Se basa en el establecimiento de unos indicadores de variables que consideramos significativas con unos valores que establecemos como ptimos, que son valores de referencia. Estos pueden ser los que se obtengan en una unidad de negocio de la organizacin que consideremos como paradigma de buen funcionamiento, o el valor medio del indicador entre todas las unidades de negocio o un valor medio del indicador para las organizaciones del sector. Si la variable medida tiene un valor del indicador por debajo del valor de referencia, estara justificado el tratamiento de la informacin. El diagnstico de la auditora. Realizar un diagnstico es reconocer los sntomas que indica el estado de la organizacin Naturalmente este diagnstico ser tanto ms rico cuanto mas sofisticada sea la auditora: existencia de problemas, ausencia de los problemas, eficiencia de los sistemas, necesidades de cambio.

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El diagnstico organizativo es por definicin, muy complejo. Intervienen en ii un gran nmero de variables, tantas como se hayan considerado en el modelo conceptual de los tres niveles de la organizacin. El diagnstico cuenta con dos herramientas tiles: 1. El anlisis del impacto cruzado entre las variables. Es una tcnica que consiste en analizar los efectos que tiene una variable sobre el resto de variable de un conjunto dado. El modelo conceptual de los tres niveles contiene un amplio nmero de variables. Por ello, se disea una matriz de doble entrada en la que se confronten las variables principales del modelo de tres niveles, indicando en cada casilla de la matriz algunos de los efectos principales que produce cada variable sobre las dems. Tener sistematizado estos efectos contribuye a facilitar el diagnstico de la auditora y a contrastar hiptesis sobre los efectos interrelacionados de las variables. Ejemplo: Efecto de la variable POLTICA. Jerarquicozacin de misiones y objetivos, puede venir condicionada por el presupuesto disponible, cuya dimensin har que la poltica sea mis o menos ambiciosa, por los destinatarios de los productos y servicios, que modularan segn sus caractersticas la formulacin de la poltica y por el marco legal o normativo, a la cual se ha de supeditar la poltica. 2. La tcnica del stream anlisis. Es una tcnica de dinmica de grupo que tiene como objetivo llegar a un diagnstico conjunto de la situacin de la organizacin y expresarlo de una manera clara y concisa. Para el auditor tiene adems unas utilidades adicionales, en el sentido de que ordena las informaciones parciales de la organizacin en un todo coherente, lo que facilita el diagnstico; ayuda a la planificacin de las acciones a emprender, ya que esta planificacin se apoya en el diagnstico y, finalmente, facilita la ejecucin y el seguimiento de las acciones. Si bien esta tcnica ha sido diseada para su explotacin en reuniones de grupo, tambin puede ser utilizada individualmente por el auditor para decidir los trminos de diagnsticos. Las etapas del stream anlisis son: Identificacin de las dimensiones organizativas bsicas (tres niveles). Identificacin y elaboracin del inventario de los problemas de la organizacin, deducidos de los valores que adquieren las variables principales. Clasificacin de los problemas, estableciendo la importancia de cada uno de ellos.

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ESTRUCTURACIN DEL INFORME DE AUDITORA. La estructura y el formato del informe de auditora ha de ser coherente y atractivo para su destinatario, ha de incitar a ser ledo. Es recomendable que el informe este dividido: Introduccin. Objetivo de la auditora y origen de la misma: quin la pide y por qu razn. Alcance: espacio fsico, temtico y temporal que se audita; periodo durante el cual se realiza la auditora. Resumen del Informe. Opinin de auditora: juicio del auditor sobre el tema, proceso, actividades estudiadas. Resumen de las observaciones principales: conclusiones, recomendaciones y acciones propuestas. Cuerpo del Informe. Cabes dos alternativas: estructurar el cuerpo del informe basndose en los temas auditados analizando la situacin de cada unidad funcional respecto al tema o, a la inversa, estructurndolo segn las unidades funcionales y analizando todos los temas que afecta la unidad. Se estructure segn un modelo u otro, el cuerpo del informe deber contener: Observaciones: incluyen una breve descripcin del proceso analizado, hechos detectados (anomalas, puntos dbiles detectados al comparar con las referencias); causas han generado las anomalas y debilidades; recomendaciones que no se han aplicado y que se hablan hecho en informes anteriores. Datos: cifras y detalles en las que se basan las observaciones. Conclusiones: posicin definida sobre las observaciones, que ha de deducirse lgicamente de los hechos detectados, sustentados en datos.