Universidad Marista de Mrida EL PROCESO ADMINISTRATIVO Preguntas de repaso PLANEACION 1.

Enuncia los elementos de la Planeacin Objetivos, polticas, reglas, procedimientos, presupuestos, programas, estrategias. 2. Definicin de Planeacin Proyectar en forma consciente la accin futura, por medio de objetivos, polticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias. 3. Definicin de Objetivos Son la razn de ser de la empresa, expresada como una serie de propsitos. Son los propsitos que dan razn de ser a la empresa. 4. Enuncia 2 objetivos generales de una empresa cuyo principal objetivo sea el lucro. Obtener un % de utilidades sobre el capital invertido. Ocupar cierta posicin ante la competencia. Incrementar la productividad. 5. Menciona 2 caractersticas al redactar los objetivos de una empresa Deben denotar accin, deben ser por escrito, sealar la fecha en que deben lograrse, y ser medibles y cuantificables. 6. Definicin de Polticas Son las normas generales que sealan el camino que se debe seguir para lograr los objetivos. Son una gua. Son flexibles. 7. Definicin de Reglas Normas especficas que sealan las acciones y decisiones que deben seguirse ante situaciones determinadas. 8. Cul es la principal diferencia entre la regla y la poltica La flexibilidad.

9. Definicin de Procedimiento Son los planes que describen detalladamente la secuencia de los pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de la manera ms eficiente en cuanto a tiempo esfuerzo y costo. 10.Definicin de Programa Son planes que agrupan diversas actividades que han de ejecutarse para obtener un fin concreto y determinan el tiempo de la realizacin de stas. Conjunto, orden y tiempo. 11.Definicin de Presupuesto Son la expresin de los planes en trminos numricos. Medio eficaz de control. Expresan en trminos monetarios los planes. 12.Describe un procedimiento (De cualquiera de las 4 funciones bsicas: Produccin, Mercadotecnia, Recursos Humanos y Finanzas). De personal: (Recursos humanos) Anlisis del puesto Reclutamiento de candidatos Primera entrevista Seleccin de los ms aptos. Entrevista con el jefe directo del puesto. Anlisis para determinar quin cubre las caractersticas requeridas. Contratacin. Entrenamiento.

13.Menciona 2 propsitos de un presupuesto Establecer los lmites de gastos, ayudar en el control del organismo, ver qu recursos se necesitan y de dnde se obtendrn. 14.Definicin de Estrategia

Es un plan de accin cuyo principal objetivo es vences al enemigo. Es de carcter competitivo. 15.Explica en qu consiste la Matriz de FODA 16.Explica en qu consiste la Matriz de Portafolio.
17. Define el concepto de Planeacin Estratgica

Son los planes generales a largo plazo que estn a responsabilidad de los altos mandos de la empresa. 18.Cul es la principal diferencia entre la planeacin tctica y la planeacin estratgica La tctica son los planes especficos a corto plazo a cargo de los jefes de rea que ayudarn a lograr los objetivos generales del plan estratgico. ORGANIZACIN 1. Enuncia los elementos de la Organizacin Principios, departamentalizacin, Niveles jerrquicos y tramo de control, Organizaciones altas y planas, Grado de autoridad para tomar decisiones (estructuras de autoridad), Tipos de autoridad delegada, organigramas, Integracin, Recursos de las organizaciones.
2. Menciona tres (de los diez) principios fundamentales de Organizacin de L.Urwick Debe haber proporcin entre la autoridad y su responsabilidad. Deben estar bien claras las lneas de autoridad. La asignacin de puestos debe conducir a la especializacin. La definicin de cada puesto, su jerarqua, autoridad, responsabilidad, y relaciones deben estar por escrito y ser comunicadas a todos.

3. Explica en qu consiste la Departamentalizacin Es la agrupacin de personas o actividades en unidades organizadas para una efectiva divisin de trabajo. 4. Enuncia y explica las 4 formas de Departamentalizacin Funcional: De acuerdo a la homogeneidad de las actividades de trabajo, est por reas funcionales. Por productos: Cuando una empresa tiene lneas diversificadas de productos.

Por zonas geogrficas: cuando a quienes debemos supervisar, se encuentran dispersos. Por clientes: creacin de unidades por clases especiales de clientes a quienes se les da servicio.

5. Explica en qu consiste una organizacin alta Est basada en la limitacin del tramo de control y el aumento de las unidades de mando, se forma un cuadro o carta de organizacin en forma de pirmide. 6. Explica en qu consiste el tramo de control Es la cantidad mxima que debe o puede controlar cada autoridad. 7. Explica en qu consiste un nivel jerrquico Es cada nivel de trabajo o autoridad que va dependiendo del anterior hasta llegar al jefe mximo. Los puestos inferiores estn ms dedicados al trabajo fsico y sin mucho margen de decisin y los superiores tienen ms trabajo intelectual y creativo con mucho margen de decisin. 8. Enuncia y explica las 3 formas de autoridad al tomar decisiones cuando se establece el proceso organizacional. Autoridad lineal: Es la que tiene un jefe para dirigir a sus subordinados. Tiene la responsabilidad directa del logro de los objetivos asignados. Autoridad funcional: Es la que se le delega a un subordinado para tomar ciertas decisiones sobre mis subordinados, pues se le considera especialista o experto en el mbito en el que decidir. La responsabilidad sigue siendo ma. Autoridad staff: Consiste en que un subordinado (o depto.) o alguien ajeno a la empresa me preste asesora para aconsejarme cul es la mejor manera de resolver cierta situacin.

Enuncia y explica las 3 formas de autoridad delegada a los administradores cuando se establece el proceso organizacional. Centralizada: un solo jefe toma todas las decisiones de todos los asuntos.

Delegada: se faculta de autoridad a un subordinado para tomar ciertas decisiones. Descentralizada: Conjunto de delegaciones de autoridad estructuradas deliberadamente para mejorar la eficiencia en la toma de decisiones.

9. Definicin de Organigrama Grficas que muestran la estructura interna de un organismo social. 10.Enuncia y dibuja las 4 formas ms usuales de disear organigramas 11.Definicin de Integracin Dotar al organismo social de los diversos recursos que requiere para su eficiente desempeo.
12. Enuncia y explica los 4 tipos de recursos que permiten que una empresa cumpla con

sus objetivos. Financieros: Se obtienen mediante la emisin de acciones y obligaciones etc. Materiales: Terrenos, locales, edificios, equipo, maquinaria, herramientas, mobiliario etc. Tcnicos: Sistemas, mtodos, procedimientos, frmulas, patentes, instructivos, etc. Humanos: Conjunto de personas con los que cuenta la organizacin. De ellas depende el xito de la misma.

DIRECCION 1. Enuncia los elementos de la Direccin Autoridad, motivacin, comunicacin, Toma de decisiones, coordinacin, informtica y toma de decisiones.
2. Enuncia y explica los 3 tipos de autoridad, cuando se est dirigiendo

Autoridad formal: est dada por el organigrama, se expresa con el derecho de mandar y el poder de exigir obediencia.

Autoridad Informal: Se da por el carisma de la persona. Es aceptada, no impuesta. Autoridad profesional: Se obtiene por la experiencia, es una autoridad adquirida.

3. Definicin de Direccin Conducir los esfuerzos de las personas para ejecutar los planes y lograr los objetivos de un organismo social. 4. Explica que es la motivacin Es inducir a los trabajadores a que aporten su mayor esfuerzo al logro de los objetivos de la organizacin. 5. Explica la Teora motivacional de Abraham Maslow Habla de 5 necesidades y cuando satisfaces la anterior, el siguiente nivel se vuelve ms importante y el anterior pierde importancia. prepotencia de las necesidades. Fisiolgicas, de seguridad, sociales, de afecto y de autorrealizacin. 6. Explica la Teora motivacional de F. Herzberg Teora dual. Factores que causan satisfaccin relacionados con la actividad misma y otros que causan insatisfaccin perifricos a la actividad en s. 7. Segn F. Herzberg, cules son los factores que motivan. Gusto por la actividad misma Iniciativa Responsabilidad Participacin Reconocimiento de mritos.

8. Explica la Teora motivacional de David McClelland Habla de 3 tipos de personas, los que sienten satisfaccin por el factor logro (materializan su xito), afiliacin (aceptacin del grupo) y poder (puestos de mando y cantidad de subordinados). 9. Cul es la conclusin de las teoras motivacionales.

La motivacin es esencial para poder guiar bien a la gente de la que necesitamos su mximo esfuerzo para el logro de nuestros objetivos.

10.Enuncia los 5 elementos bsicos del proceso de comunicacin Emisor, receptor, mensaje, canal o medio, respuesta. 11.Define: Comunicacin Formal y Comunicacin Informal La formal se da en razn de los puestos, la jerarqua y los medios predispuestos para ella en la organizacin, la informal se da por la simple afinidad entre las personas. 12.Dibuja el esquema de la Comunicacin formal. 13.Enuncia y explica las 4 barreras de la comunicacin Fsicas: estn en el medio ambiente. Fisiolgicas: estn en las personas. Deficiencias en la capacidad de emitir o recibir el mensaje. Psicolgicas: Se dan por las condiciones psicolgicas particulares de las personas, como estados anmicos, predisposicin al mensaje o la persona etc. Semnticas: Por interpretaciones diferentes de una misma palabra o juego de palabras con varios significados.

14.Enuncia 3 recomendaciones para eliminar las barreras de la comunicacin. Fijarse en la comunicacin no verbal, elegir un lenguaje adecuado, verificar mediante la retroalimentacin.

15.Definicin de Coordinacin. Es la esencia de la administracin. Es armonizar los esfuerzos individuales, las etapas, los departamentos y las decisiones para llegar al logro de los objetivos.
16. Dibuja el esquema de la Toma de Decisiones

17. Explica la importancia entre la Informtica y la toma de decisiones.

Permite concentrar gran cantidad de informacin en poco tiempo, observar comparaciones, grficas, proyecciones, etc, que ayudan a tener una mejor visin sobre las condiciones que nos presenta cada toma de decisin. CONTROL 1. Enuncia los elementos del Control Proceso del control, Mtodos de planeacin y control, grficas de Gantt, PERT CPM 2. Definicin de Control Es el establecimiento de sistemas para medir y corregir al organismo social, tanto en sus acciones como en su personal. 3. Cules son los factores del control. Enuncia. 4. Enuncia 4 mecanismos de control. Observacin personal, control interno, informes escritos, estadsticas, presupuestos. 5. Menciona los 4 pasos bsicos del proceso de control Establecer normas o estndares, medir lo logrado, comparar con lo establecido, corregir. 6. El valor tangible del control est en la aplicacin de las acciones correctivas necesarias para ajustarse a los estndares. Menciona 3 acciones correctivas. Modificacin de polticas y reglas, Entrenar al personal, cambiar los procedimientos. 7. Enuncia los 2 mtodos de planeacin-control PERT, CPM (redes de actividades) y grficas de Gantt. 8. Enuncia 2 limitaciones de una grfica de Gantt No marca interrelacin entre act. Y no establece los efectos del atraso o adelanto de actividades.
9. Los mtodos modernos de planeacin-control de programas o proyectos tienen como

base comn el diseo de una red de actividades. Menciona 2 beneficios que trae una red de actividades.

Permite ver la secuencia de actividades, el tiempo de c/u y de todo el proy. Muestra las actividades crticas y las relaciones de dependencia. 10.Enuncia los 2 mtodos ms conocidos que utilizan las redes de actividades. PERT tcnica de revisin y evaluacin de programas. CPM mtodo del camino crtico.