PEMROSESAN TRANSAKSI BERDASARKAN KOMPUTER

Prapti Antarwiyati

PEMROSESAN TRANSAKSI BERDASARKAN KOMPUTER

Pemrosesan transaksi meliputi :
Capture data dan inputing data Proses data agar menjadi data yang up to date Penyusunan output/ proses data untuk menghasilkan output

Siklus Transaksi
Transaksi yang terjadi dalam perusahaan sesuai dengan jenis dan kegiatan yang dilakukan perusahaan. Transaksi meliputi langkah-langkah tugas yang dilakukan terus menerus sehingga membentuk suatu siklus Siklus transaksi yang terjadi pada perusahaan meliputi:
Revenue Cycle ( siklus pendapatan) Expenditure Cycle (siklus pengeluaran) Resource Management Cycle (siklus manajemen sumber daya) Conversion Cycle General Ledger Cycle
3

Kegiatan Revenue Cycle meliputi:

1. 2. 3. 4. 5. Penerimaan pesanan Pengiriman barang Penagihan (Billing) Posting ke rekening piutang Penerimaan Kas
Sales Order Daftar penerimaan barang Sales Invoice Laporan Penerimaan Kas

Dokumen atau laporan yang diperlukan:

File yang diperlukan

Sales Journal Cash Receipt Journal Account Recivable master file
4

Kegiatan Expenditure Cycle

1. 2. 3. 4. 5. Permintaan barang yang dibutuhkan Pesanan pembelian Penerimaan barang Posting ke Buku Hutang Permintaan pembayaran Dokumen yang diperlukan
Purchase Requitition Purchase Order Supplier invoice (Nota Pembelian)
5

Capture data dan inputing data Dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:
Off-line inputing data atau Traditional data entry On line inputing data atau Source data automation

Layout of Input-Process-Output Discussion

Data Processing Model Data Processing Model

Input Input

Process Process

Output Output

Online Online

Offline Offline AlwaysBatched Always Batched Processing Processing Direct Direct Updating Updating

Periodic Periodic (Batched) (Batched)

Realtime Realtime (Immediate) (Immediate)

May lead to May lead to RealtimeProcessing Realtime Processing

May lead to May lead to BatchedProcessing Batched Processing

Sequential Sequential Updating Updating Sequential Updating Sequential Updating from Batched from Batched (Offline) Inputs (Offline) Inputs

Sequential Updating Sequential Updating afterOnline Data Entry after Online Data Entry

Off-line inputing data sering disebut batch entry data

Data transaksi dicapture kedalam dokumen sumber. Dokumen sumber sebagai dokumen input. Dari dokumen sumber disalin dan dienter ke komputer . Pengecekan data dilakukan secara manual sebelum diinput ke komputer dan Pengecekan data dilakukan setelah di enter ke komputer dengan menggunakan program tertentu.
8

TURN AROUND DOCUMENT

Untuk mengurangi pekerjaan menyalin data dari dokumen sumber ke komputer dapat digunakan turn around document. TURN AROUND DOCUMENT adalah dokumen yang dibuat perusahaan dikirimkan kepada pihak luar dan dikembalikan oleh pihak luar dimana dokumen ini akan digunakan untuk input data secara langsung ke dalam komputer dengan menggunakan OCR (Optical Character Recognation) devices yang merupakan alat untuk mengenter data ke komputer mengguna-kan scanner
9

Kelemahan Traditional data entry:

Terlalu banyak aktivitas manusia Biaya tinggi Meningkatkan potensial of error

10

Batch Processing = Off line inputing data periodic processing

Master File

On-Line inputing data Batch/Periodic Processing

Master File

Barcodetag POSterminal Plastic Card

11

On-line inputing data (Source data automation )

Source data automation merupakan kegiatan enter data yang mencakup:
Capture data dan langsung enter ke komputer pada saat transaksi terjadi Setelah data dienter ke komputer maka sistem langsung memprintout data untuk dikirim / diserahkan pada klien. Capture data dapat dilakukan dengan menggunakan: Point of sales Terminal Barcode-tags Stripe credit card Optical Scanning Lights pen Magnetic strip
12

On-line Data Input

Karakteristik on-line data entry: Tidak memerlukan dokumen sumber Input data menggunakan alat otomatisasi (scanners at POS terminals) Keaslian data dari pihak luar perusahaan (ATM machines, telephone touch-tone based transactions) capture of data dari remote sites (remote job entry or remote batch processing)

13

On-Line inputing data Real Time Processing

Master File

Barcodetag POStermin al Plastic Card

14

Pemrosesan Data
Pemrosesan data mencakup kegiatan
Updating Changing Adding Deleting

15

Data Processing Methods Batch data (periodik) processing merupakan pemrosesan sekelompok data transaksi pada periode waktu tertentu. Digunakan bila aktivitas transaksi setiap periodenya sedikit. Real time processing merupakan pemrosesan setiap transaksi pada saat terjadinya dan saat dicapture
16

Batch Processing Method

Pada batch processing, data transaksi disimpan dulu pada file transaksi sebelum dilakukan proses pemutakhiran master file. Penyimpanan data transaksi pada file transaksi dilakukan baik mengunakan off-line inputing data maupun online inputing data Kebaikan batch processing meliputi: Pemrosesan data dilakukan pada saat diperlukan Pada batch processing dapat dilakukan audit trail Kekurangannya: master-file menunjukkan data terbaru hanya saat selesai proses. Bila transaksi dikelompokkan sebelum di entry jika terjadi kesalahan tidak dapat langsung dikoreksi pada saat entry data. Koreksi baru dapat dilakukan pada siklus pemrosesan berikutnya
17

Real-time Processing Method

Real-time processing adalah pemrosesan transaksi pada saat terjadinya dan saat di capture Data dari setiap transaksi di entered melalui alat on line dan di postingkan secara langsung kedalam satu atau beberapa master file

18

Real-time Processing Method Keunggulan Pada metode ini file induk selalu mencerminkan data terbaru dibandingkan dengan metode batch Kesalahan dapat diketahui saat entry data Kekurangannya
Lebih kompleks dan lebih mahal

Lebih sulit dilakukan Audit Pengendalian dan backup procedure dapat mengurangi adanya human error dan pengaksesan bagi yang tidak berhak
19

Sequential vs. Direct Updating

Sequential Updating from Batched/Online Inputs: untuk mengupdate master file secara berurutan dalam aplikasi berdasar komputer,program pemrosesan dimulai pada record master file kemudian membaca setiap record yg ada dlm file perubahan atau setiap record dipengaruhi adanya transaksi Sequential Updating memerlukan tindakan sorting file transaksi Seluruh Record dalam master file akan dibaca selama proses update sehingga memerlukan waktu pemrosesan yang lama walaupun yg sebenarnya yg diupdate hanya beberapa record Direct Updating: Instead of processing a batch of transactions sequentially against an entire master file, each transaction in the batch can be posted directly to the affected records. Direct Updating with batched transactions eliminates the sorting step. Direct Updating is only feasible if the master files are 20 stored on direct-access storage.

File Access - I
Sequential Access : record yg ada dalam file seluruhnya harus di scanned, urut dimulai dari record pertama Metode ini tidak effisient jika hanya meng access individual record. Tetapi efficient jika jumlah record yang harus diakses dalam file banyak
21

File Access - II
Direct Access: This denotes any method that involves the accessing of desired records in some way other than by an exhaustive search through all the records in a file Significant methods of Direct Access include:
Indexed sequential file Randomization Binary searches Linked lists Inverted lists

All Direct Access methods require direct-access storage media such as magnetic disks and the use of Pointers Pointers are data elements whose values specify or point to the physical storage addresses where associated data are stored. In contrast to the other data elements of a record, a pointer provides direction rather than content
22

CLASIFICATION AND CODING OF TRANSACTION DATA

Klasifikasi adalah pengelompokan data pada kelas-kelas tertentu Contoh: Klasifikasi Rekening Buku Besar sesuai dengan Susunan Laporan Keuangan Coding: adalah pembentukan simbul berupa huruf atau anfka sesuai klasifikasinya Coding Systems ada beberapa macam :
Bar code : digunakan untuk identitas barang Color code : code untuk membedakan kepemilikan setiap lembar/warna Cipher Code: untuk menunjukkan pesan-pesan rahasia
23

Coding System yang sering dipakai dalam bidang usaha ada 4: 1. Mnemonic coding system
Membuat kode dalam bentuk singkatan huruf suatu objek Contoh: Jkt kode dari Jakarta Ina kode untuk Indonesia WSW-P175R-14 : kode barang yang menunjukkan : White Side Wall Radial Tire dengan ukuran tertentu

2. Sequence coding system

Kode dengan nomor urut Contoh: Kode nomer cek, Faktur, Bukti Kas Keluar, Rekening Buku Besar dsb.

3. Block Coding System

Contoh : pemberian kode nomer Customer 1-499 Kode Customer untuk daerah Jatim 500-999 Kode Customer untuk daerah Jateng dst Contoh lain pemberian no kode rekening
24

Coding System yang sering dipakai dalam bidang usaha II: 4. Group Numerical code (Group Coding System) Kode kelompok dipakai untuk pemberian kode pada
a. Rekening buku besar (chart of account)
Contoh: Kode Kelompok Aktiva Lancar Kas Angka 1 pertama menunjukkan kelompok Aktiva Angka 1 kedua menunjukkan kelompok Aktiva Lancar Angka 1 ke tiga menunjukkan nomer Aktivanya yaitu Kas

b. Barang yang dipakai pada perusahaan manufaktur

Contoh: Besi baja dengan kode 5-73-201 Angka 5 menunjukkan nomer jenis barang yaitu besi baja Angka 73 menunjukkan tempat ; almari no 7 rak ke 3 Angka 201 menunjukkan ukuran barang; panjang 20 feet ukuran 2 inci
25

26

Document Flowcharts
Flowcharts are pictorial representations of transaction processing systems that portray flows of some type A Document Flowchart emphasizes the hardcopy inputs and outputs and their flows through organizational units Auditors and accountants may use document flowcharts when analyzing a current system for weaknesses in controls and reports
27

Common Document Flowcharting Symbols - I

Punched Card

Floppy Disk Manual Operation Connector between two points on a flowchart Journal or ledger
28

Keying operation Document

Multiple copies of a specific document

Common Document Flowcharting Symbols - II

Permanent file of documents Information flow Document flow Annotation for additional explanation

Envelope

Adding machine tape used for batch control

29

A Sample Document Flowchart

Dept yg membutuhkan

Central Supplies Department

1 Goods Requisition 2
Form

A 1 Goods Requisition Form

A File

30

System Flowcharts
System Flowcharts depict the flows of

data and processing steps in an AIS They use symbols that are industry conventions standardized by the
American National Standards Institute (ANSI)

Flowcharting symbols are grouped as input-output symbols, processing symbols, storage symbols, data and information flow symbols, and miscellaneous symbols

31

System Flowchart Symbols Input/Output

Keying Operation Manual Input

Punch Card
Can also be output. These are rarely used nowadays.

Document
Also output as reports

Display
Used when type of media is unknown or for manual card files, ledgers, batch logs, etc.

General Purpose Input-Output File

32

System Flowcharting Symbols Processing

Manual Operation Processing

Auxiliary Operation Sorting

Collate
Also known as off-line process
33

System Flowcharting Symbols Storage

Punched Card Punched Paper Tape Magnetic Tape Online Storage Input/Output Document Magnetic Disk Off-line Storage

34

Systems Flowcharting Symbols Connectors

Start/Stop Start/Stop

Terminal
Can also be an external entity

Logic Flow

A A

On-page connector Off-page Connector Telecommunication Link

35

System Flowcharting Symbols Miscellaneous - I

Data Preparation Communication Link Termination
Can also be an external entity
36

System Flowcharting Symbols Miscellaneous - II

Bridge for crossing flows Annotation for additional explanation

Batch total any total

Goods; e.g., inventory shipment

37

Structure Charts
A structure chart portrays the hierarchy of levels and interrelationships within a system Computer programmers use high-level structure charts to determine the overall structure of program modules required to operationalize a system Low-level structure charts, prepared during the detailed design phase, enable computer programmers to create source code sub-routines that help in the implementation of systems Source code sub-routines are frequently written in Structured English Structured English are English-like statements generated from low-level structured charts. These statements are then converted to detailed source programming code instructions
38

Indexed Sequential File - I

Tipe ini merupakan kombinasi penyusunan record yang berurutan dengan index. Dengan index memungkinkan record secara individu dpt diambil dg cepat sedangkan file tetap diproses secara berurutan.

39

Indexed Sequential File - II

Index File
Emp. Name Albany Carter Finsbury Goodrich Jenkins Petersen Schneider Sykes Williamson Pointer 6 1 3 4 9 8 2 5 7

Data File
Addr Emp. # Name
1 2 3 4 5 6 7 8 9 500 501 503 504 506 508 509 512 513 Carter Schneider Finsbury Goodrich Sykes Albany Williamson Petersen 40 Jenkins

1 3 2

Binary Search

Individual Record Retrieval Using the ISAM Method

Index File
Product # Pointer 105010 110020 115015 1 7 12
Product # 1. 105010 2. 106950 3. 107000 4. 108020 5. 6. 7. 110020 8. 110410 9. 114650 10. 11. 12. 115015 13. 116000

Data File

Description Dye-12oz. Dye-16 oz. Dye-24 oz. Conc-1 gal.

Inverted list on Product #

Conc-2 gal. Conc-4 gal. Conc-6 gal.

Reagent Additive

41

Randomization
This is the access procedure in which computations are performed to generate addresses for individual records. These computational procedures are known as Hashing Schemes. When the records of a file are located throughout a direct access storage medium by means of a randomizing procedure, the file is described as a random file. A Hashing Scheme provides a random file with its major advantage: fast access. 42 Hashing schemes are typically faster than the table lookup procedures required with indexed sequential