Anda di halaman 1dari 34

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNIVERSITAS SURYADARMA JAKARTA

Peniarsih, 92307043/www.ppeniarsih@yahoo.co.id ABSTRAKSI UNIVERSITAS SURYADARMA merupakan Univesitas yang dalam
Peniarsih, 92307043/www.ppeniarsih@yahoo.co.id
ABSTRAKSI
UNIVERSITAS
SURYADARMA
merupakan
Univesitas
yang
dalam
pengolahan
seluruh
data
dan
kebutuhan
informasi
baik
Untuk
mengatasi
permasalahan
yang
dihadapi
oleh

ada

di

Jakarta

untuk

kebutuhan internal maupun eksternal sampai saat ini masih dilakukan secara manual ,

sehingga kinerja sistem administrasi dan yang lainnya belum otimal., pada hal

kemajuan industri dan perusahaan bisnis menuntut penataan seluruh sistem yang

cermat, cepat, dan canggih, kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan baik jika tersedia

informasi yang lengkap dan akurat dalam berbagai sumber informasi yang terpecaya

yaitu salah satunya dengan cara sistem komputerisasi dalam kegiatan tersebut.

UNIVERSITAS

SURYADARMA sehingga kebutuhan layanan informasi bagi manajemen maupun

pengguna

informasi

mengusulkan

Analisis

lainnya

dan

dapat

diperoleh

secara

optimal

maka

penulis

Perancangan

Sistem

Informasi

Akademik

pada

UNIVERSITAS SURYADARMA yang meliputi pendaftaran ulang mahasiswa ,

pengelolahan data nilai, penjadwalan kuliah dan lain sebagainya dalam bentuk

implementasi prototipe antar muka yang

akan diolah menjadi lebih cepat dan tepat

2

waktu, akurat, penghematan ruang penyimpanan data (memori) dan mengurangi

penumpukan arsip yang tidak perlu, selain itu ada satu keunggulan lain yang tidak

kalah penting yaitu bentuk laporan data yang memiliki tingkat kualitas yang tinggi,

Prototipe antarmuka
Prototipe
antarmuka

hal ini disebabkan karena komputer dapat memberikan hasil cetakan yang lebih baik.

Dengan sistem ini diharapkan juga kinerja staff dan karyawan UNIVERSITAS

SURYADARMA menjadi lebih baik dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik

kepada mahasiswa.

Kata Kunci : Analisis dan Perancangan ,Sistem Informasi, Sistem Akademik,

3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1

LATAR BELAKANG MASALAH

mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti penambahan
mengolah
komunikasi
tersebut,
yang
secara
khusus
pula
Sedang
perkembangan
sebuah
sistem,
berarti
penambahan

Pada saat itu kualitas sebuah sistem kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh

berarti

kemampuannya

kemampuannya dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang

dimiliki teknologi komputer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah :

Kecepatan proses (kerja); Semakin besar atau semakin rumit sebuah sistem akan

semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya (melakukan prosesproses

faktor

didalamnya)

kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu

kecepatan proses pengerjaan menjadi sangat

penting artinya untuk sebuah sistem yang terus berkembang. Saat ini, komputer dapat

melakukan milyaran proses dalam satu detik.

Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar dan terjamin ;

Sebuah sistem

yang besar dan semakin kompleks akan memiliki data-data dan arsip yang sangat besar.

Jika digunakan cara penyimpanan konvensional yang menggunakan kertas dan lemari-

lemari akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula. Komputer,

semakin hari semakin mapan dalam menggantikan media kertas dan lemari sebagai

tempat penyimpanan dan pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi (alat) simpan

4

elektronik. Media penyimpanan data elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak

dan mampu menghemat tempat penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai

ilustrasi, sebuah Hard Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu

Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu lemari buku biasa.Belum lagi jika digunakan

lemari buku biasa.Belum lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih.

Kemudahan pengaksesan dan pengelolaan data; Karena data disimpan dalam

bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan pengelolaan data

menjadi sangat mudah, dan tidak merepotkan. Data dapat sangat mudah dikelompokkan,

dicari, dan selanjutnya dimanfaatkan. Bahkan, karena format data antara satu sistem

dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk elektronis, maka sistem satu dapat

saling tukar data dengan sistem lainnya dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan

teknologi telepon dan ‘networking’, proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan

diantara tempat yang sangat jauh dan terjadi dengan sangat cepat.

Sejalan dengan perubahan tersebut proses belajar mengajar tidak sesuai dengan

apa yang diharapkan , selama ini menggunakan cara manual dan belum memanfaatkan

fungsi komputer secara optimal, sehingga masih terdapat kelemahan-kelemahan yang

rnuncul. Untuk itu penulis berkeinginan untu membuat tulisan dengan judul

Analisis dan Perancangan Sistem Infomasi Akademik pada Universitas

Suryadarma, Jakarta”

Dalam

proses

penyelenggaraan

kegiatan

akademik,

dituntut

adanya

suatu

kecepatan dan keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.Pengolahan data tersebut

antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai Ujian dan akan

5

menghasilkan Kartu Hasil Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai adanya kendala

kendala seperti keterlambatan mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi, sulitnya

mengontrol mata kuliah yang diambil mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi

terganggu, misalnya pembuatan Kartu Hasil Studi yang IDENTIFIKASI MASALAH waktu yang relatif lama untuk dapat
terganggu,
misalnya
pembuatan
Kartu
Hasil
Studi
yang
IDENTIFIKASI MASALAH
waktu yang relatif lama untuk dapat mengetahui data nilai. Program masih
menggunakan Microsoft Excel .

juga

pada bagian lain menjadi tidak sempurna. Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan

lain

mengalami

keterlambatan.

1.2

Setelah penulis mempelajari dan menganalisis sistem yang sedang berjalan pada

sistem informasi akademik UNIVERSITAS SURYADARMA, muncul permasalahan

yang terjadi pada antara lain yaitu :

1. Pencatatan data nilai masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan

2. Proses perhitungan cukup memakan waktu dan bila permintaan informasi cukup

banyak maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi pengurus untuk

memenuhinya dalam jangka waktu yang relatif pendek.

3. Sering terjadi kerangkapan data.

4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data nilai

mahasiswa.

6

5. Pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan

waktu yang relatif lama.

6. Sering terjadi data yang telah diberikan oleh Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari

Dosen hilang Mahasiswa sering terjadi kesalahan pencatatan. nilai ujian. BATASAN MASALAH
Dosen hilang
Mahasiswa sering terjadi
kesalahan pencatatan.
nilai ujian.
BATASAN MASALAH

7. Pencatatan Data Mahasiswa, Data Nilai Ujian

8. Pencatatan Database masih bersifat manual atau Pencatatan melalui form

pengisian data yang dilakukan oleh mahasiswa, ataupun dosen dalam pemberian

9. Terjadi kesalahan dalam pemasukkan data yang dilakukan oleh beberapa

pengguna diantaranya adalah : pihak operasional pendidikan dan biro akademik.

1.3

Mengingat luasnya cakupan dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam

sistem informasi akademik, maka dalam penelitian ini penulis mambatasi pembahasan

hanya pada Proses Pengisian KRS, Penjadualan Kuliah, Ujian , Pengolahan data nilai ,

Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan Transkrip Nilai dengan implementasinya

dalam prototipe

7

1.4 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan, maka proses

pengisian mata kuliah mahasiswa dan hasil studi

didalam form serta pencatatan nilai

TUJUAN PENELITIAN Tujuan penulisan dari tesis ini adalah : dan hasil studi komputer. infomasi yang
TUJUAN PENELITIAN
Tujuan penulisan dari tesis ini adalah :
dan hasil studi
komputer.
infomasi yang berguna bagi pengguna.

ujian mahasiswa dirasakan kurang efektif, karena menyebabkan terjadinya proses kartu

rencana studi dan hasil studi mahasiswa

menjadi terlambat dari jadwal yang sudah

ditetapkan dan sulitnya mendapatkan infomasi yang akurat secara cepat dan tepat, serta

timbulnya keluhan dan ketidakpuasan dari mahasiswa

dalam hal pelayanan terhadap

mahasiswa .

1.5

1. Mengatasi keterlambatan proses belajar mengajar

berbasiskan

2. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen

menjadi satu

kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu

3. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu

Hasil Studi ( KHS )

4. Kartu Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.

5. Meningkatkan Data Nilai Mahasiswa yang seringkali tercecer atau

kerangkapan data yang sering dialami oleh mahasiswa.

8

1.6 KEGUNAAN PENELITIAN

Bila Rancangan Sistem Informasi Akademik ini diterapkan besar harapan saya

kendala – kendala yang terjadi pada UNIVERSITAS SURYADARMA akan dapat diatasi

manfaat dari Sistem Informasi Akademik efisien. akurat. terpusat, sehingga tidak terjadi pencatatan data secara
manfaat
dari
Sistem
Informasi
Akademik
efisien.
akurat.
terpusat, sehingga tidak terjadi pencatatan data secara berulang.
ruang
kuliah,
penilaian
dan
evaluasi
akademik,
sebagai
dasar
awal
penguasaan teknologi informasi.

kemungkinan

dan

UNIVERSITAS

SURYADARMA ini akan dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Meningkatkan produktifitas pelaksanaan manajemen akademik secara efektif dan

2. Mempermudah penyajian dan pelaporan informasi akademik secara cepat dan

3. Meningkatkan konsistensi data karena terintegrasi dalam bentuk basis data yang

4. Mempermudah proses kolaborasi data diantara dosen, mahasiswa, mata kuliah,

dalam

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

PENGERTIAN SISTEM Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari
PENGERTIAN SISTEM
Pendekatan
sistem
yang
merupakan
jaringan
kerja
dari

prosedur

2.1

Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan

pada prosedumya dan yang menekankan pada komponen atau elermenya. Pendekatan

sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999 : Sistem

adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran tertentu.

lebih

menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang

lebih menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B. Davis : Sistem

adalah sekelompok elemen-elemen / bagian yang saling berhubungan atau terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sedangkan menurut Raymond McLeod mendefinisikannya sebagai berikut :

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama

untuk mencapai suatu tujuan.

10

Dari beberapa pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa

suatu sistem umum memiliki beberapa komponen, dimana masing-masing

komponen

tersebut

saling

bekerja

sama

untuk

mencapai

suatu

tujuan.

tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan definisi dari sistem, maka suatu sistem

Berdasarkan definisi dari sistem, maka suatu sistem mempunyai elemen-elemen

atau komponen yang mendukungnya, yaitu :

1. Input .

Input adalah energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem.

2. 1 Proses.

Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan

menjadi keluaran.

3. Output.

Output adalah hasil dari energi atau bahan baku yang dapat dipergunakan oleh pihak

lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output dapat merupakan

input untuk sub sistem yang lain.

4. Umpan Balik .

Merupakan keadaan yang terjadi terhadap sistem akibat dari penerapan suatu sistem.

Umpan

balik

ini

dapat

menimbulkan

keadaan

yang

menguntungkan

atau

mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penilaian tentang keberhasilan sistem

ditentukan oleh proses ini.

1 Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Yogyakarta, 1999, hal 1, 4-5 2 Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT Prenhallindo, Jakarta, 1996, hal. 13.

11

5.

Mekanisme Kontrol.

Kegiatan yang memfokuskan pada pengendalian terhadap pelaksanaan akan kerja

didalam proses guna pencapaian sistem, namun yang terpenting dari pengendalian

6.

7.

2.2

KONSEP DATA DAN INFORMASI
KONSEP DATA DAN INFORMASI

adalah pengendalian yang seminimal mungkin guna efisiensi dengan tingkat kualitas

sistem yang tinggi.

Batasan.

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya

atau dengan lingkungan luamya.

Tujuan Sistem (Goal Sistem).

Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan

keluaran yang akan dihasilkan sistem 2 . Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai

sasaran atau tujuannya.

Secara konseptual data dan informasi mempunyai arti yang berbeda. Data

merupakan kata jamak dari datum yang berarti gambaran mengenai fakta, statistik, dan

lain sebagainya, yang belum memiliki makna atau arti, Sedangkan informasi didefinisikan

sebagai kumpulan dari fakta, statistik dan lain-lain yang memiliki makna atau arti. Jadi

12

yang membedakan data dan informasi adalah makna yang dikandungnya. Oleh karena itu

tidak heran jika pemakaian kata data dan informasi sering kali dipertukarkan.

Untuk lebih memperjelas perbedaan data dan informasi, maka dibawah ini

data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan KEBUTUHAN PEMAKAI PROSES
data
dalam
bentuk
agregat
untuk
menghasilkan
KEBUTUHAN
PEMAKAI
PROSES
METODE
METODE

pengetahuan

dijelaskan definisi yang diberikan oleh Burch Jhon G. Jr. dalam bukunya yang berjudul

Information Systems : Theory and Practice “ : Data adalah fakta dasar, data baru berarti jika

sudah diolah dan dikaitkan dengan konteks tertentu. Informasi adalah suatu hasil

atau

pengolahan

kemampuan.

Secara skematis proses pengolahan data menjadi informasi dapat dijelaskan pada gambar

2.2 dibawah ini :

INFORMASI
INFORMASI
DATA
DATA
DATA
DATA
DATA
DATA

Garnbar 2.2 : Transforrnasi Data Menjadi Inforrnasi

3 Dadan Urnar Daihani, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Kornputindo,2001,

13

2.4 TAHAPAN DALAM PEMBENTUKAN SISTEM

Setiap subsistem dari

organisme hidup-lahir, bertumbuh menjadi matang,

berfungsi dan akhimya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem atau

development life cycle (SDLC). Menurut Raymond McLeod masalah, mendefinisikan masalah, menentukan tujuan
development
life
cycle
(SDLC).
Menurut
Raymond
McLeod
masalah,
mendefinisikan
masalah,
menentukan
tujuan

sistem

proses

pengembangan sistem mencakup 5 (lima) tahapan, yaitu :

1. Tahap Perencanaan.

Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses

perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah :

sistem,

Menyadari

mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkan

usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkan

mekanisme pengendalian.

2. Tahap Analisis.

Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari

sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada

dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini

kegiatan yang dilakukan adalah :

Mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan

kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan

rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek.

hal174

14

3. Tahap Rancangan.

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,

kemudian beralih pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem

pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh

adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Ini biasanya

digunakan suatu alat bantu untuk menggambarkan rancangan sistem yang akan

dibuat. Alat bantu tersebut biasanya adalah Data Flow Diagram kegiatan yang

dikerjakan pada tahap ini antara lain adalah :

Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif

konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih

konfigurasi yang terbaik, menyiapkan usulan penerapan, menyetujui atau menolak

penerapan sistem.

4. Tahap Implementasi.

Dalam tahap implementasi kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber

daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Dalam

kegiatan ini ada 8 (delapan) tahapan kegiatan yaitu :

Merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka sumber daya

perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database,

menyiapkan fasilitas fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru.

5. Tahap Penggunaan.

Dalam tahapan ini mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu menggunakan

sistem

melakukan

audit

terhadap

sistem

yang

bersangkutan

dan

melakukan

15

perawatan

terhadap

sistem.

Dalam

menggunakan

sistem,

diharapkan

pemakai

menggunakan

sistem

sesuai

dengan

tujuan

yang

telah

digariskan

sebelumnya.

Sedangkan pada kegiatan mengaudit sistem, dilakukan studi untuk mengetahui

dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang diperlukan. Hal
dapat
mendukung
penyelesaian
pekerjaan
yang
diperlukan.
Hal

sampai sejauh mana sistem yang bersangkutan dapat memenuhi kriteria yang telah

ditentukan sebelumnya. Kegiatan ini biasanya dilakukan berulang-ulang dengan

periode tertentu. Pada kegiatan sistem selain dilakukan kegiatan yang berhubungan

dengan perawatan sistem yang bersangkutan, juga dilakukan modifikasi agar sistem

tersebut

tetap

dilakukan antara lain untuk :

Menjaga agar sistem selalu ‘Up-to-date’ dan sesuai dengan pekerjaan.

Meningkatkan kinerja karena adanya saran-saran baru yang lebih baik.

Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada.

16

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 METODOLOGI PENELITIAN Dalam penyusunan penulisan ini, penulis pengumpulan data melalui : 3.1.1 Tahapan
3.1 METODOLOGI PENELITIAN
Dalam
penyusunan
penulisan
ini,
penulis
pengumpulan data melalui :
3.1.1 Tahapan pengumpulan data
pustaka dan studi lapangan.
a.Studi Pustaka
dari literatur berupa berupa buku, jurnal.

b.Studi Lapangan

menggunakan

cara

Pada tahap ini terbagi dalam dua kelompok yaitu kelompok

Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan

pengkajian terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh

landasan teori, konseptual dan praktis tentang permasalahan

penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan data

Kegiatan studi lapangan dalam penelitian ini dilakukan

melalui

pengumpulan

data

yang

berkaitan

dengan

permasalahan sistem informasi yang ada di lapangan. Kegiatan

ini

merupakan

tahapan

penelitian

yang

bertujuan

untuk

menggali

data-data

yang

dibutuhkan

sehubungan

dengan

17

permasalahan yang menjadi pembahasan. Data-data tersebut

antara

lain

meliputi

data

dan

fakta

mengenai

organisasi,

lingkungan pengolahan data, model proses bisnis atau sistem

kerja yang berjalan, penerapan dan pemanfaatan Informasi yang telah diberlakukan. Studi lapangan ini meliputi :
kerja
yang
berjalan,
penerapan
dan
pemanfaatan
Informasi
yang telah diberlakukan. Studi lapangan ini meliputi :
1)
Observasi
atau
pengamatan
terhadap
proses
Sistem Informasi
penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi
dilaksanakan pada sistem berjalan
2)
Wawancara
dengan
personil
yang
terkait
dalam
mekanisme Sistem Informasi

Sistem

pada sistem berjalan dan standardisasi sistem kerja

mekanisme

yang sedang berjalan di UNIVERSITAS

SURYADARMA . Pada penelitian ini, penulis melaksanakan

observasi secara langsung dengan mengamati bentuk-bentuk

yang telah

proses

saat ini. Kegiatannya berupa

tanya jawab maupun diskusi baik dengan pihak intem maupun

ekstem

terkait

dengan

materi

penulisan

agar

diperoleh

informasi yang akurat sehingga diharapkan dapat menjadi

bahan

masukkan

penelitian

maupun

pertimbangan

dalam

proses

18

3.2

Kemudian dirangkum sebagai dasar pemikiran, sekaligus dikaitkan dalam

metodologi

yang

akan

dilakukan,

sehingga

akan

mendapatkan

sebuah

solusi

pengembangan sesuai dengan kebutuhan.

Visi, Misi dan tujuan Organisai Analisi situasi dan kondisi Analisi sasaran dan masalah Analisis kekuatan
Visi, Misi dan tujuan
Organisai
Analisi situasi dan kondisi
Analisi sasaran dan masalah
Analisis kekuatan pendorong
dan penghambat
Analisis kunci strategis
Analisis Dampak Teknologi
Analisis Area Bisnis
Analisis Kebutuhan
Informasi
Analisis Data (DFD)
Sistem informasi Akademik
Universitas Suryadarma
Saat ini
Permasalahan(lambatnya
Analisis dan Perencanaan
informasi yang diberikan, tdk
berkualitas, redundancy dan
inkonsistensi data , keamanan
data kurang terjamin.
1. Pertumbuhan organisasi
(kompleksitas pengolahan
data semakin meningkat)
Perancangan Sistem
informasi
2. kebijakan pimpinan (
antisipasi kompetisi
Sistem Informasi Akademik
Universitas Suryadarma
yang akan datang
- Database
- Input ( VB 6.0)
- output *Crustal Report V.6.0)
Proses Daftar Ulang Mahasiswa, pengisian KRS,
Penjadualan Kuliah, pembuatan kartu ujian,
mbar 2.8. Krangka Pemikiran

19

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Diagram Aktivitas Sistem Berjalan sehingga menghasilakan Kartu Hasil Studi . Diagram Use Case, aktor-aktor yang
Diagram Aktivitas Sistem Berjalan
sehingga menghasilakan Kartu Hasil Studi .
Diagram Use Case, aktor-aktor yang terlibat didalam sistem

4.1

Dalam hal ini yang dimaksud adalah aktivitas dan kegiatan objek-objek yang

terkait dalam pengolahan data Nilai Ujian , pembuatan Kartu Rencana Studi,

Absensi akumulasi absen Berkas Ujian Opsdik Dosen Hitung nilai Rekap Input Data BAAK KHS Ambil
Absensi
akumulasi absen
Berkas Ujian
Opsdik
Dosen
Hitung nilai
Rekap
Input Data
BAAK
KHS
Ambil Nilai
Jurusan
Data Akademik
Kuliah
Kuliah
isi KRS
isi KRS

Mahasiswa

4.3.7 Gambar Diagram Aktivitas Sistem Berjalan

20

Pembangunan sistem informasi berbasis komputer yang penulis usulkan kepada

UNIVERSITAS SURYADARMA ialah mengenai sistem informasi akademik, yaitu :

dengan cara membangun sebuah sistem baru dengan bentuk komputerisasi, dimana

1. Cepat proses kerja 2. Pembuatan laporan lebih cepat, lengkap dan akurat.
1. Cepat proses kerja
2. Pembuatan laporan lebih cepat, lengkap dan akurat.

segala aspek pekerjaan yang terlibat didalamnya akan mendapatkan manfaat teknologi

komputer secara optimal, meningkatkan efesiensi kerja, efektivitas, serta profesionalisme

kerja para karyawan. Dengan adanya komputerisasi sistem maka diharapkan segala

hambatan yang terjadi pada sistem yang lama dapat diatasi dengan baik.

Banyak keuntungan yang diharapkan oleh penulis dari pembangunan sistem yang

baru. Adapun salah satu keuntungan dari penggunaan sistem baru adalah :

Adapun Sasaran dan keuntungan dari sistem yang diusulkan, sebagai berikut :

1. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada Mahasiswa dan pengguna lainnya

2. Informasi mengenai data Mahasiswa lebih cepat didapat

3. Media penyimpanan lebih aman

4. Proses laporan lebih cepat

5. Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja para karyawan.

Sasaran

dan

keuntungan

ini

akan

mendukung

sasaran

jangka

pendek

dari

UNIVERSITAS SURYADARMA , Setelah melihat keuntungan-keuntungan di atas

semoga bisa diterima dan dimanfaatkan pada UNIVERSITAS SURYADARMA

21

4.2 Procedure Hirarki Proses Sistem Informasi Akademik

Berdasarkan

cara

menentukan

kebutuhan

sistem

yang

akan

dibangun,

pendekatan yang akan digunakan adalah pendekatan atas turun ( Top Down Approach) .

berjenjang ( hierarchy chart) yaitu bagan yang digunakan proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub
berjenjang
(
hierarchy
chart)
yaitu
bagan
yang
digunakan
proses
dan
pemecahan
proses
menjadi
beberapa
sub
proses
Sistem Informasi Akademik
UNIVERSITAS
SURYADARMA
Proses
Proses
Terima
Penilaian
Berkas
KHS
Ujian
Proses
Proses
Perwalian
KHS
Proses Pembuatan Laporan
Proses
Pembuatan
Laporan

sedangakan metodologi yang akan digunakan adalah metodologi pendekatan terstruktur

(structured approach). Salah satu alat pendekatan terstruktur yang akan digunakan adalah

bagan

mempersiapkan

penggambaran atau pemecahan diagram arus data ketingkat yang lebih bawah lagi maka

digambarkan dekomposisi fungsi yang artinya adalah pemecahan suatu fungsi menjadi

bila

beberapa

memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan suatu proses yang tidak dapat

dipecah lagi.

Proses Ujian Mahasiswa
Proses
Ujian
Mahasiswa
Proses Kelola KRS Proses Kelola Proses Kelola Proses ujian KHS Transkri
Proses
Kelola
KRS
Proses Kelola
Proses Kelola
Proses
ujian
KHS
Transkri

Gambar 4.5 Prosedure Hierarchi Proses Sistem Informasi Akademik

22

4.3 Perancangan prototipe antar muka

Adanya perancangan prototype antar muka

ini dibuat agar pengguna

( User) diberikan kemudahan dalam perekayasaan pembuatan aplikasi

sistem informasi yang dibangun berikut sebagian dibawah ini ) 4.3.1 Pengguna digunakan oleh User untuk
sistem
informasi
yang
dibangun
berikut
sebagian
dibawah ini )
4.3.1
Pengguna digunakan oleh User untuk mencegah orang-

program. Adapun contoh bentuk prototipe antar muka yang diusulkan

merupakan disain dialog pengguna untuk masing-masing proses dalam

Perancangan

prototipe system usulan (Prototipe selengkapnya ada pada lampiran

Tampilan Menu Sistem Keamanan ( Desain Password)

orang yang tidak memiliki otoritas untuk menggunakan sistem ini.

Gambar 4.6.1 Menu Tampilan Sistem Keamanan Pengguna

23

4.3.2 Menu Utama Sistem Akademik

Menu Utama Sistem Akademik yang akan mempermudah

setiap pengguna ( User) untuk melakukan setiap kegiatan Gambar 4.6.2. Menu Utama Sistem Akademik 4.3.3
setiap
pengguna
(
User)
untuk
melakukan
setiap
kegiatan
Gambar 4.6.2. Menu Utama Sistem Akademik
4.3.3 Tampilan
fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi
SURYADARMA

yang

berhubungan dengan semua pilihan yang ada didalam Menu Utama

Desain tampilan fakultas (Jurusan) dan Konsentrasi digunakan untuk

mempermudah user menampilkan semua jurusan yang ada di UNIVERSITAS

Gambar 4

6.3

Tampilan

fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi

24

4.3.3 Desain tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)

Digunakan untuk menampilkan berdasarkan kode Jurusan sesuai dengan permintaan pengguna Gambar 4 6.4 Tampilan
Digunakan untuk menampilkan berdasarkan kode Jurusan
sesuai dengan permintaan pengguna
Gambar 4
6.4
Tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)
4.3.4 Desain Tampilan Biodata Mahasiswa
Desain Biodata Mahasiswa ini digunakan untuk pengisian
Biodata mahasiswa
4.3.4 Desain Tampilan Biodata Mahasiswa Desain Biodata Mahasiswa ini digunakan untuk pengisian Biodata mahasiswa

25

Gambar 4. 6.5 Tampilan Biodata Mahasiswa

4.3.5 Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen

Gambar 4 6.6 Tampilan Daftar Mata Kuliah dan Dosen Perjurusan ( Program Studi) 4.6.7 Tampilan
Gambar 4
6.6
Tampilan Daftar Mata Kuliah dan Dosen
Perjurusan ( Program Studi)
4.6.7 Tampilan Isian Kartu Rencana Studi
Desain tampilan Isian Kartu Studi ini digunakan untuk
menentukan mata kuliah dan jumlah sks yang diambil oleh
mahasiswa
selama satu semester yang akan berjalan.

Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen untuk menampilkan daftar mata kuliah berdasarkan jurusan sesuai dengan program studi

Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen untuk menampilkan daftar mata kuliah berdasarkan jurusan sesuai dengan program

26

Gambar 4. 6.7 Tampilan Isian Kartu Rencana Studi ( Program Studi Manajemen Informatika)

4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi

Setelah mahasiswa melakukan Daftar Ulang maka mahasiswa tersebut wajib mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa
Setelah mahasiswa melakukan Daftar Ulang maka mahasiswa
tersebut
wajib
mengisi
Kartu
Rencana
Studi
maka
mahasiswa
mengikuti perkuliahan

27

4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi 4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi Setelah mahasiswa mengisi
4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi
4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi
Setelah
mahasiswa
mengisi
Kartu
Rencana
Studi
maka
mahasiswa mengikuti perkuliahan dan diwajibkan untuk menempuh
ujian , dan Dosen berhak untuk memberikan Nilai kepada mahasiswa.
Maka
dilakukan
pencetakan
Kartu
Hasil
Studi
sebagai
bukti
mahasiswa tersebut telah mengikuti perkuliahan dengan baik dan
benar.

Gambar 4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi ( Program Studi Manajemen Informatika)

28

4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi

Kartu Hasil Studi terdiri dari 3 rangkap , rangkap 1 diberikan

kepada mahasiswa, rangkap 2 diberikan keJurusan dan rangkap 3 digunakan sebagai arsip di BAAK Gambar
kepada mahasiswa, rangkap 2 diberikan keJurusan dan rangkap 3
digunakan sebagai arsip di BAAK
Gambar 4.6.10 Tampilan
Kartu Hasil Studi
( Program Studi Manajemen Informatika)
4.6.11 Tampilan Pencetakan
Transkrip Nilai
Digunakan untuk mencetak Transkrip Nilai Mahasiswa secara

keseluruhan akan terlihat semua mata kuliah dan nilai serta Indeks Prestasi

mahasiswa akan terlihat di Transkrip Nilai

29

Gambar 4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai ( Program Studi Manajemen Informatika) 4.6.12 Tampilan Transkrip
Gambar 4.6.11 Tampilan Pencetakan
Transkrip Nilai
(
Program Studi Manajemen Informatika)
4.6.12
Tampilan Transkrip Nilai
Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang
dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan
digunakan untuk mahasiswa yang telah selesai masa studi atau
lulus

Gambar 4.6.12

Tampilan Transkrip Nilai

( Program Studi Manajemen Informatika)

30

4.6.13 Tampilan Report Transkrip Nilai

Report Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil
Report Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang
dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan
digunakan untuk dikirim keDIKTI karena setiap akhir semester setiap
perguruan tinggi wajib melaporkan keadaan dari Mahasiswa tersebut .
Laporan yang dilaporkan ke Kopertis atau DIKTI .

Gambar 4.6.13

Report Tampilan

Transkrip Nilai

( Program Studi Manajemen Informatika)

31

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik,
meningkatkan
kinerja
karyawan
menjadi
lebih
baik,

5. 1. KESIMPULAN

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Akademik yang diajukan ini

adalah merupakan upaya dan penerapan dalam penguasaan dan penerapan teknologi

informasi dilingkungan UNIVERSITAS SURYADARMA yang harus dikembangkan

untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada, selain itu juga digunakan sebagai

sarana untuk meningkatkan nilai tambah institusi. Dari hasil penelitian pada bab

sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Dengan Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik

ini bisa

menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi

bagi pengguna sistem .

2.

Dapat

optimal

dan

profesional

3. Waktu proses menjadi relatif lebih cepat

4. Pelayanan terhadap pengguna sistem , khususnya mahasiswa menjadi lebih baik

dan cepat.

32

5.2. SARAN

a.

b.

c.

Dengan adanya perancangan prototipe yang sudah di bahas pada bab

hal yang tidak diinginkan serta mendapatkan manfaat yang maksimal Untuk pengembangan aplikasi selanjutnya sebaiknya
hal yang tidak diinginkan serta mendapatkan manfaat yang maksimal
Untuk
pengembangan
aplikasi
selanjutnya
sebaiknya
teknologi jaringan komputer.

sebelumnya ,sebaiknya diterapkan dan diimplementasikan secepatnya

Sebaiknya secepatnya menggunakan sistem komputerisasi agar tidak terjadi

memanfaatkan

33

DAFTAR PUSTAKA

2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I; Jogiyanto,; 1990; Analisa dan Disain Sistem Informasi; Terstruktur, Andy
2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I;
Jogiyanto,;
1990;
Analisa
dan
Disain
Sistem
Informasi;
Terstruktur, Andy Offset; Jogyakarta

Davis, B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, 1985; Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second Edition, McGraw-Hill: Series in Management Information System; McGraw- Hill, Inc.; USA.

Fathansyah; 1999; Basis Data; Informatika; Bandung.

Hariyanto, Bambang; Bandung

Informatika;

H.M,

Pendekatan

H.M, Jogiyanto,; 1995; Analisa dan Perancangan Sistem Informasi; Andy Offset; Jogyakarta

H.M., Jogiyanto; 2005; Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta, Irmansyah, Faried; 2003; http://www.ilmukomputer.com.

Kendall, Kenneth E.;1992; System Analysis and Design 2 nd Edition; Prentice Hall; New Jersey

34

O’Brien,James A,2001,”Introduction to Information System”, Essential for the Internetworked E-Bussines Enterprise”, tenth edition, Mc Graw Hill. Mc Leod , R, Jr 2005 “ Managemen information System ”, Sixth Edition, Prentice Hall.

information System ”, Sixth Edition, Prentice Hall. O’Brient, James A.; 2005; Pengantar Sistem Informasi :

O’Brient, James A.; 2005; Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi Keenam; Salemba Empat, Jakarta J. Glenn Brookshear; 2003; Computer Science: Suatu Pengantar Edisi ke-7; Erlangga; Jakarta

Suprianto, Aji; 2005; Pengantar Teknologi Informasi; Salemba Infotek; Jakarta.

http://www.wikipedia.org, Desember i 2009 http://www.ilmukomputer.com., Septembert 2009 http://www.Materikuliah.com., Desember 2009 http://www.google.com., Desember 2009