2013 Sistema de Control Administrativo

Profesor. Oropeza Alcntara Arturo Alumna. Mancilla Martnez Irene Ingeniera907. Integradora I

Sistema de Control Administrativo

Un Sistema de Control Administrativo es til tanto para diagnosticar fallas como para identificar aciertos de la administracin. Control administrativo: es el proceso mediante el cual la administracin se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en funcin de los objetivos planeados por la organizacin. La importancia del control administrativo, se da ya que las organizaciones son perfectibles (siempre pueden superar determinadas etapas para lograr sus objetivos fijados por la administracin) y esta dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas. Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de informacin que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de modo que constantemente se estn corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traer como consecuencia el incremento del valor de la empresa. Los objetivos son el logro de: Diagnosticar: el control administrativo es una herramienta que durante la actuacin o toma de decisiones permite que se descubran sntomas sobre reas problemticas o reas de aciertos para determinar las acciones que se deben realizar para corregir una situacin o capitalizar un acierto. Comunicacin: proporciona un medio de comunicacin entre las personas que integran la organizacin, informando los resultados que se logran de las diferentes actividades realizadas por la empresa. Motivacin: el ser humano necesita ser estimulado, incentivado para lograr los objetivos de la empresa y tambin requiere que dichos objetivos no se encuentren en conflicto con los personales o de los grupos sociales ya que de existir oposicin, los ms perjudicados sern los de la empresa. ETAPAS PARA DISEAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO 1.- Definicin de los resultados deseados El diseo de un bien sistema de control debe iniciarse en funcin de un objetivo fijado por la administracin, determinando el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. En esta etapa se debe tomar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables, y una vez obtenidos los resultados de manera cuantificable, deben ser relacionados con las personas que en forma directa o indirecta tengan que ver con los objetivos fijados por la administracin ya que el comportamiento humano influye en forma significativa sobre el xito de cualquier proceso.

2.- Determinacin de las Predicciones En este punto nos dice que un control administrativo efectivo ser aquel que se preocupa por determinar con anticipacin los elementos de prediccin que durante el proceso de control ayudaran a la obtencin de resultados deseados. Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas. Algunas formas de definir los elementos predictivos son: Cambios en los niveles medibles de los insumos. Es decir prever situaciones tales como aumentos de sueldos ya que nos generar un nuevo gasto. Complejidad del proceso. Conocer el grado de complejidad que tiene una operacin nos ayudara a determinar lo que se nos puede presentar durante el proceso. Sntomas. Los sntomas no influyen directamente en los resultados pero nos ayudan a predecir. 3.- Determinacin de los estndares de los elementos predictivos en funcin de los resultados. Lo que se pretende fijar en esta etapa se tiene que fijar un nivel aceptable, con el cual se harn comparaciones de correccin. Para ello se necesita un estndar en funcin de los resultados deseados. Un ejemplo muy claro de ello sera en el departamento de finanzas, en la que un cliente no respete las condiciones de pago en un mes, no es grave para la empresa, pero si un cierto nmero de clientes no responde, entonces ah la empresa genera un problema de liquidez. Es ah donde los estndares deben ser flexibles, es decir que ante cualquier circunstancia estos se puedan adaptar con gran facilidad. 4.- Especificacin de Flujo de informacin El xito de un sistema de informacin dentro del control administrativo depende de aplicar la filosofa de la calidad del servicio. Se debe aplicar las siguientes preguntas a cada responsable de cada rea. Qu indicadores quieres que se te informen? cada cuando quieres que se te enven? Cmo quieres que se te presenten? Se necesita distinguir entre dos grupos de usuarios de la informacin Quienes toman decisiones dentro de la lnea Quienes no toman decisiones dentro de la lnea

Los primeros actan de forma rpida, ya que son los que tienen mayores conocimientos sobre determinado problema. El flujo de informacin para el 2do grupo depender de la funcin que emplea dentro de organizacin. Debe evitarse que el flujo de informacin origine fricciones entre ambos grupos al participar un miembro del grupo directivo en algunas acciones correctivas. 5.- Evaluacin y aplicacin de la accin correctiva Antes de iniciar la accin correctiva se requiere un anlisis de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentra realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio. Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia prima puede deberse parcialmente a fallas mecnicas, pero el problema grave puede ser que la moral del grupo sea muy baja. Junto con el anlisis anterior se debe evaluar las diferentes acciones correctivas que pueden emprenderse para solucionar los problemas, discutiendo las ventajas y desventajas de cada una. La eleccin final y aplicacin de la accin correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de lnea, de modo que dicha accin no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente; es decir, corregir el curso de accin, en funcin de la correccin propuesta, de tal forma que la brecha entre lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor.

Los Sistemas de Costos Basados en Actividades

Bsicamente el ABC consiste en "imputar metdicamente todos los costos indirectos de una empresa a las actividades que los hacen necesarios y luego distribuir los costos de las actividades entre los productos que hacen necesarias a las actividades" En otras palabras, estos sistemas permiten la asignacin y distribucin de los diferentes costos indirectos de acuerdo a las actividades realizadas, identificando el origen del costo de la actividad, no slo para la produccin sino tambin para el resto de las reas de las empresas, contribuyendo en la toma de decisiones sobre lneas de productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes. La gestin de los costos que posibilitan los sistemas ABC permiten obtener informacin sobre: -Costos de productos acertados, facilitando la toma de decisiones estratgicas relacionadas con: >Determinacin de precios de productos >Combinacin de productos >Evaluacin de compras e inversiones

-El anlisis que estos sistemas de costos permiten: >Concentrarse en la gestin de cada actividad, mejorando su eficiencia (con mayor nfasis en las de mayor costo). >Identificar actividades que no agregan valor. >Asignar costos generales de manera confiable y con criterio. El ABC se presenta como herramienta til de anlisis del consumo de recursos y seguimiento de las actividades, factores relevantes para el desarrollo y resultado final de la gestin empresarial.