COMO IMPLEMENTAR LOS LIBROS ELECTRNICOS

Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT Llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica

(Actualizado al 18.12.2012)

NDICE

I.

ANTECEDENTES NORMATIVOS

II.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRNICOS

2. 1. Modelo de los Libros Electrnicos 2. 2. Nombre de los Libros Electrnicos 2. 3. El Programa de Libros Electrnicos - PLE

III.

LLEVADO ELECTRNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS 3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrnico

3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrnico

IV.

RECOMENDACIONES

Como implementar los Libros Electrnicos

I. ANTECEDENTES NORMATIVOS A partir del 01 de julio de 2010, los contribuyentes que obtienen rentas de tercera categora deben llevar obligatoriamente s Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera fsica considerando los formatos establecidos por la SUNAT y podan optar por llevarlos de manera electrnica, segn lo establecido por la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y normas modificatorias. Los que optasen por llevar los libros electrnicos deben afiliarse con carcter definitivo al Sistema de Libros Electrnicos siempre que: 1. Est obligado a llevar algn Libro y/o Registro, sealado en el Anexo 1 de la RS. 286-2009/SUNAT. 2. Tenga en el RUC la condicin de domicilio fiscal habido. 3. No se encuentre en estado de suspensin temporal de actividades o de baja de inscripcin en el RUC. Por otra parte, a partir del 01 de enero de 2013, la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT ha establecido la incorporacin obligatoria al Sistema de Libros Electrnicos a los Principales Contribuyentes (PRICOS), de acuerdo a lo siguiente: Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrnica, a partir del 01 de enero de 2013. Deben presentar ante la SUNAT la informacin en detalle de los comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras. Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder) de manera electrnica, a partir del 01 de junio de 2013. Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros sealados a continuacin: Libro Caja y Bancos Libro de inventarios y Balances Libro de retenciones inciso e) y f) del art. 34 de la Ley del Impuesto a la Renta Registro de Activos Fijos

Registro de Consignaciones Registro de Costos Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas Registro de Inventario Permanente Valorizado

II.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRNICOS 2. 1. Modelo de los Libros Electrnicos El Modelo de solucin, implementado por la SUNAT, para el llevado de libros electrnicos se puede apreciar en el siguiente grfico:

Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes: 1. El Contribuyente debe tener un software contable que permita generar archivos de formato texto (.txt), de acuerdo a las estructuras establecidas en el Anexo 2 de la R.S. N 248-2012/SUNAT. Cabe sealar que los sistemas informticos deben ser ajustados para tal efecto, sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una simple hoja de clculo (por ejemplo el Excel). 2. Asimismo, el Contribuyente deber instalar en su PC el software denominado PLE (siglas del Programa de Libros Electrnicos), el cual permitir validar que la informacin de cada libro o registro no

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contenga errores lgicos o de estructura, establecidos en el mencionado Anexo 2. La validacin rpida de los archivos de formato texto permite generar un Reporte de Informacin Inconsistente cuando hay errores en la informacin, sealndose la fila, la columna y la descripcin por cada tipo de error, o un Reporte de Informacin consistente cuando no hay errores en la informacin. Este proceso permite corregir la informacin oportunamente antes de generar el libro oficial. Slo cuando la informacin est totalmente validada por el PLE recin se puede generar el libro electrnico que es el equivalente al cierre de un libro llevado de manera fsica. La generacin implica la emisin de un archivo muy pequeo denominado Resumen el cual contiene algunos totales, segn el tipo de libro que se trate, y adems contiene el Hash (algoritmo matemtico que permite detectar si la informacin de un archivo no ha sido alterado). Una vez generado el Resumen este puede ser enviado automticamente a la SUNAT. Cabe sealar que el contribuyente, para poder interactuar con la SUNAT mediante el PLE, inicialmente debi incluir en el mismo su RUC, usuario y clave SOL, de esta manera hay una conexin on line con SUNAT de manera permanente. El envo del Resumen de cada Libro deber efectuarse una sola vez luego de haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de las actividades u operaciones, segn sea el caso, manteniendo la correlatividad de perodos. Luego que el Resumen es enviado mediante la conexin por internet, la SUNAT realizar validaciones referidas a confirmar si el contribuyente se encuentra afiliado, si es la primera vez que se enva el Resumen del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo del mismo. De estar todo conforme, el Sistema enviar dicho Resumen con la fecha y hora de respuesta y la firma digital de SUNAT, pero el documento electrnico ahora se denominar Constancia de Recepcin, el cual se enviar automticamente por internet a la PC del contribuyente. El PLE recibir automticamente la mencionada Constancia de Recepcin y lo grabar automticamente en un subdirectorio de la PC del contribuyente. Por ltimo, el contribuyente deber almacenar en su domicilio fiscal dos (2) archivos: la Constancia de Recepcin y el archivo de formato texto validado. Cabe resaltar que los 2 archivos sern considerados legalmente el libro electrnico.

8. En caso se trate de un Principal Contribuyente, ste deber almacenar un ejemplar adicional del libro electrnico en un local diferente al domicilio fiscal. Dicho local se deber declarar en el momento de la generacin del primer libro electrnico.

2. 2. Nombre de los Libros Electrnicos Ahora bien el PLE slo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos nombres contienen en s mismos informacin relevante, como se puede observar en el ejemplo siguiente:

En este caso, el nombre del archivo tiene las siguientes caractersticas: LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrnico). RUC del Generador (11 dgitos). Periodo del Libro Electrnico (ao, mes y da en formato AAAMMDD) Identificador del Libro Electrnico (Libro 14: Registro de Ventas e Ingresos, Sub-Libro: 01, Sub-Sub-Libro: 00). En este caso este Libro slo tiene un Sub-Libro, pero hay otros que pueden contener muchos Sub-Libros y los Resmenes de todos ellos deben ser enviados de manera simultnea. Cdigo de oportunidad: 00 (slo corresponde cuando se trata del Libro Inventarios y Balances). Operaciones: 1 (con operacin) o 0 (sin operacin que significa que es el cierre del Libro Electrnico). Contiene informacin: 1 (con informacin) o 0 (sin informacin que significa que el archivo est vaco). Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dlares). PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrnico ha sido generado por el PLE).

2. 3. El Programa de Libros Electrnicos - PLE El contribuyente deber tener presente que el PLE no es un software contable sino que es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar las validaciones necesarias a la informacin de los Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrnicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente obtener la Constancia de Recepcin de un libro electrnico por parte de la SUNAT. Adicionalmente, el PLE tambin tiene otras funcionalidades, como: - La generacin y envo del Resumen del Libro Electrnico validado - La verificacin, que permite contrastar si la informacin de los Libros y/o Registros es aquella por la que se gener la Constancia de Recepcin respectiva. - La consulta del historial, y - Los reportes de los libros y registros electrnicos. Cabe sealar que el PLE considera un modo interactivo donde el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrnicos podr validar los archivos textos y generar los libros electrnicos. Asimismo, el PLE considera adicionalmente el Modo de Prueba que simula la validacin de la informacin contenida en archivos de textos, que seran los potenciales libros electrnicos, de acuerdo a la estructura sealada. Para ingresar al PLE en el Modo de Prueba, no es necesario que el usuario tenga Clave SOL para utilizar el programa, basta con ingresar el nmero de RUC del contribuyente cuyos archivos de texto que contienen informacin contable sern validados. El PLE detecta los errores y seala el nmero de la fila y la columna as como el tipo de error, los cuales pueden ser, entre otros, los siguientes: El nmero de columnas del registro no coincide con la definicin del Libro Campo es obligatorio Formato incorrecto Longitud incorrecta El valor es incorrecto El valor no se encontr en la tabla de parmetros Campo debe ser correlativo

ndice duplicado El registro presenta inconsistencias Se ha excedido el lmite de errores encontrados La fecha es mayor al periodo del Libro La fecha es incorrecta Indicador del estado es incorrecto. Los montos deben ser excluyentes El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para indicador 1 El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para indicador 8 El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para indicador 9 La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro El periodo del registro para este libro no debe contener da El periodo del registro para este libro debe contener da El nmero correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1. El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para indicador 2 El cdigo de plan de cuentas es incorrecto Campo es obligatorio La longitud del nmero de serie debe ser de 4 El periodo del registro contiene una fecha incorrecta Solo se acepta positivos o 0.00 El valor es incorrecto Solo se acepta negativos o 0.00 El periodo del registro no debe contener mes y da El ndice es incorrecto El porcentaje debe estar entre 0 y 100% Numero de documento es incorrecto Solo se acepta positivo o un nmero mayor a cero No se acepta negativo El tipo de cambio es mayor o igual a cero El periodo no puede ser menor al 1902 El periodo no puede ser menor al 2010

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Actualmente est vigente la versin 2.0 del Programa de Libros Electrnicos PLE la cual puede ser descargada desde la pgina web de la SUNAT.

La nueva versin 3.0 del PLE ser puesta a disposicin el 31 de diciembre del 2012 y las novedades sern las siguientes: Esta nueva versin del PLE incluir totales de control (sumatorias acumuladas por estado) a efectos de que los contribuyentes puedan cotejar con su informacin interna. Se incluirn campos libres en las estructuras del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras. Dichos campos libres pueden o no ser utilizados a opcin del contribuyente. El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras incluir el detalle de las Facturas, de las Notas de Crdito y de las Notas de Dbito. Se llevar un control automtico del plazo de atraso del llevado de libros electrnicos.

III.

LLEVADO ELECTRNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS 3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrnico A continuacin se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos correspondiente al mes de enero del 2013 donde podremos apreciar las diferencias de la informacin contenida en los Libros Electrnicos respecto de los Libros llevados de manera fsica. Periodo: Enero 2013

As tenemos que los libros llevados de manera fsica tienen que considerar los formatos, los cuales tienen como informacin mnima obligatoria desde la columna 1 (CUO/# Correlativo) hasta la columna n (Libre). Dependiendo de la cantidad de informacin o filas que tenga el libro (denominada tuplas), puede tener desde la fila 1 hasta la fila m y en el caso del ejemplo ser 5. Los Libros Electrnicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros llevados de manera fsica: la primera columna (donde se consigna el periodo del Libro) y la ltima (donde se consigna el Estado). Los Estados significan lo siguiente: Estado 1: la anotacin corresponde al mes de emisin del Comprobante de Pago (Enero 2013). Ello significa que toda la fila de informacin (tupla) pertenece al periodo cuyo Resumen ser enviado (por tanto debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo texto). Estado 2: corresponde a la anotacin del Comprobante de Pago anulado (Boleta de Venta N 001-1234). Cabe sealar que corresponde al mes de Enero 2013 por la correlatividad que corresponda.

Sin embargo, en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los siguientes errores u omisiones: Hay un error en la anotacin de la Factura N 001-56 dado que fue emitida por $ 3,846 + IGV (Tipo de cambio: 2. 60) debindose haber considerado el monto de S/ 10,000.00. Se omiti registrar la Factura N 001-58 por el monto de S/ 10,000.00.

En tal sentido, al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de Enero 2013, se deber hacer la rectificacin correspondiente en el mes en que se detecte (Febrero 2013), tal como se aprecia a continuacin:

Periodo: Febrero 2013

En este caso, los Estados significan lo siguiente: Estado 1: la anotacin corresponde al mes de emisin del Comprobante de Pago (Febrero 2013) Estado 8: la anotacin corresponde a un Comprobante de Pago omitido (Factura N 001-58) en un mes anterior (Enero 2013). En este caso se est considerando el nmero correlativo correspondiente (6). Estado 9: la anotacin corresponde a la correccin de la informacin de un mes anterior (Enero 2013) por la anotacin incorrecta (se debi aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factura N 001-56).

3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrnico A continuacin se presenta un ejemplo de un Registro de Compras correspondiente al mes de enero del 2013. Periodo: Enero 2013

En este caso, los Estados significan lo siguiente:

Estado 1: La anotacin del Comprobante de Pago de compra corresponde al mes de emisin (Enero 2013). Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero dentro de los 12 meses siguientes a su emisin. Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero fuera de los 12 meses siguientes a su emisin. Estado 9: Corrige la informacin de un Comprobante de Pago de compra de meses anteriores.

Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7 son de uso exclusivo y no se ha previsto el uso del Estado 8 (Comprobantes de Pago omitidos).

IV.

RECOMENDACIONES Para una ptima implementacin de libros electrnicos se recomienda lo siguiente: Revisar las estructuras de libros electrnicos publicadas por la SUNAT, en especial la ltima columna (observaciones) que son las validaciones que efectuar el PLE. Verificar que la cantidad de columnas coincida con el sealado por las estructuras. Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas sealadas. Verificar que los datos estn separados por |, denominado palotes (pipes). Verificar que cada tupla de informacin (fila) empiece con el dato y termine con |. Probar los archivos texto que genere los sistemas informticos del contribuyente mediante el modo prueba del PLE e ir ajustando el programa informtico correspondiente para levantar las inconsistencias sealadas de acuerdo con el tipo de error detectado.