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FUNCIONALIDAD HEINSOHN NMINA

1. GENERALIDADES.

HEINSOHN Nmina es un sistema ampliamente parametrizable, dinmico y flexible, que hace posible simplificar y optimizar las operaciones rutinarias del clculo de la nmina y sus actividades relacionadas, maximizando la productividad de los procesos de liquidacin. Es una solucin efectiva tanto para el sector privado como para el sector pblico, ya que se puede parametrizar bajo las normas y decretos propios de cada uno, ofreciendo un proceso de nmina controlado, seguro y efectivo. Al ser una herramienta flexible, permite agilizar los procesos y la capacidad de consultar fcilmente la informacin a diferentes niveles, ofrece portales independientes para empleados, jefes de rea y gerentes, proporcionando informacin confiable y segura permitiendo una alta adaptacin de los diferente procesos operativos. HEINSOHN NOMINA permite almacenar informacin adicional del empleado al igual que informacin histrica de pagos y descuentos, ausentismos, vacaciones e incapacidades, control de los mismos y generacin de informacin estadstica, adicionalmente HEINSOHN NOMINA permite el acceso por internet o intranet a informacin del sistema de acuerdo a previa definicin de perfiles y accesos.

2. CARACTERISTICAS GENERALES DEL PRODUCTO.

TECNOLGICAS:

Solucin empresarial para el pago y liquidacin de nmina basada en tecnologa web. Sistema soporta funcionalidad SAAS Basada su arquitectura en Java 6 y JEE 5. Manejo de diferentes bases de datos (SQL server, MySQL, ORACLE). Soporta cambios en caliente sin necesidad de reinicios de la aplicacin. Su plataforma est preparada para facilitar futuras actualizaciones, tanto de software como de ley.

FUNCIONALES:

Permite definir y evaluar frmulas para clculos complejos y dinmicos. Manejo de diferentes tipos de usuarios con distintas jerarquas para liquidar y trazar el proceso. Definicin de datos adicionales personalizados en la hoja de vida del empleado que se pueden utilizar como criterios de seleccin y clasificacin de la informacin. Manejo de calendario para el clculo automtico de das hbiles en procesos de liquidacin. Generacin de diferentes certificaciones laborales de acuerdo con la parametrizacin definida para la compaa. Manejo de mltiples bancos y corporaciones para soporte de pago por cheques o por consignacin. Manejo mltiples cajas de compensacin, fondos de cesantas, administradoras de Riesgos profesionales y entidades promotoras de salud. Manejo simultneo de mltiples nminas en la misma base de datos soportando distintos periodos y condiciones de liquidacin en cada una de ellas. Manejo de las tablas de seguridad social en las que se incluyen conceptos como: tipo de vinculados, actividades de alto riesgo, porcentaje de aporte empleado y empresa. Manejo de tablas de retencin en la fuente para clculo automtico de los descuentos y datos asociados a estos conceptos. Manejo de tablas auxiliares como base para la liquidacin de conceptos que dependan de rangos de valores unidades -que se rigen bajo condiciones-. Por ejemplo, subsidios que dependen del salario, bonificaciones por antigedad, edad, pagos por unidades producidas, indemnizaciones. Manejo de tablas de Departamentos y ciudades, con el fin de asociar la informacin respectiva en los formularios de autoliquidacin y entidades externas que lo requieran. Libre definicin de los conceptos de pago y descuento, asociando sus caractersticas que determinan su forma de liquidacin. Libre definicin de promedios y acumulados que sirven como base de liquidacin de otros conceptos o para generacin de informes. Posibilidad de efectuar ajustes a cualquier concepto de liquidacin con opcin de incluirlo en el pago o slo acumularlo. Manejo de las caractersticas especiales en prestaciones sociales para los diferentes tipos de contrato que maneja el sistema. Opcin de generacin automtica de novedades para todos los empleados de una nmina o para grupos de empleados. Manejo de cesanta con o sin retroactividad. Realiza los aportes y cotizaciones para pensiones y seguridad social de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente. Manejo de datos bsicos de los empleados relacionados con su contratacin y hoja de vida. Manejo de empleados con salario integral, con posibilidad de controlar la liquidacin de conceptos

slo activos para este tipo de contrato. Liquidacin de prestaciones legales y extralegales. Desvinculacin de los empleados, liquidacin por retiro y posterior reingreso si es necesario. Manejo de las obligaciones patronales como aportes al seguro social, pagos a la administracin de impuestos, cajas de compensacin, fondos de pensiones voluntarias o terceros a los cuales se les deben hacer pagos respecto a lo descontado en nmina. Manejo de informacin histrica de cesanta y vacaciones, sus respectivas causaciones y pagos efectuados. Manejo histrico de todas las novedades que inactivan al empleado. Informacin de pagos y descuentos a nivel de empleado. Informacin de pagos y descuentos a nivel de totales estadsticos y de costos. Posibilidad de consultar informacin de empleados retirados. Manejo automtico de descuentos por cuotas de prstamos, embargos o aportes que operan como valores fijos o porcentajes a deducir sobre conceptos o acumulados, liquidando en los prstamos intereses sobre saldos segn parametrizacin. Manejo de mltiples centros de costo para un empleado en el mismo perodo de liquidacin acumulando el tiempo y el valor en la dependencia respectiva. Definicin paramtrica de interfaces contables de costos, aportes y provisiones de nmina. Actualizacin del archivo de interface contable con el valor real pagado como cotizacin a los diferentes sistemas de Seguridad Social (Pensin, salud y ARP) discriminados respectivamente. Manejo de Contratos de Aprendizaje. Generacin del recalculo del porcentaje fijo semestral de retencin en la fuente. Modulo de Generacin de Cartas al personal con salida a word mediante formato carta o archivo de salida para combinacin de correspondencia. Generacin de informe de retencin en la fuente con los valores del clculo paso a paso con el clculo con salida en formato Excel o pdf. Generacin de certificados de ingresos y retenciones al final del periodo fiscal o al momento de retiro del empleado. Permite realizar sustitucin patronal, trasladando los empleados de una empresa a otra, respetando sus acumulados e histricos, como tambin la antigedad de cada uno de ellos. Manejo de aprobacin para los procesos crticos de nmina como Liquidacin de nmina, pagos parciales de cesantas, novedades, incremento de salarios, traslado de cesantas, pago de intereses de cesantas y clculo semestral de retencin en la fuente y su respectiva trazabilidad.

LEGALES:

Actualizado de acuerdo con las normas vigentes de legislacin laboral, seguridad social y Retencin en la fuente.

3. DESCRIPTIVO FUNCIONAL.

HEINSOHN Nmina tiene los siguientes mdulos:

Seguridad Parametrizacin Liquidacin o Normal o Retiro o Prima /bonificacin o Prima /bonificacin ms nmina o Vacaciones o Prima /bonificacin ms nmina o Retroactivo o Reliquidacin o Anticipos Novedades Formulacin Autoliquidacin Gestin de solicitudes (Bsico) o Parcial de cesantas o Traslado de cesantas o Pago de Intereses de cesantas o Incremento masivo de salarios o Generacin de Certificados de ingresos y Retenciones o Correccin de autoliquidacin o Calcular porcentaje Semestral de Retencin o Abono a cuentas o Pago en Efectivo o Aprobacin pago en cheque o Pagos a terceros o Cambiar empleado de bsico a integral o Actualizacin de dotacin del empleado o Entregables compensacin flexible o Programar vacaciones o Certificaciones laborales o Modificar distribucin de compensacin flexible Distribucin de tiempos Histricos del empleado Gestin de documentos Pagos a terceros Provisiones y consolidados Prstamos / aporte /embargos Interfaz contable (con salida a un archivo en Excel) Listados Planeacin de Vacaciones Compensacin Flexible

Dotacin Presupuesto Servicios Web empleado

A continuacin se incluye una descripcin general de cada uno de los mdulos descritos.

3.1 SEGURIDAD. A travs de este mdulo el sistema permite la creacin de los diferentes perfiles que van a interactuar con la aplicacin, adems de la creacin de los diferentes usuarios asociados a dichos perfiles. En este mdulo se le asignarn los permisos que tendr cada perfil para acceder a los diferentes mdulos y ejecutar ciertas actividades dentro del sistema, como pueder ser: ingresar informacin, consultar, aprobar, rechazar, eliminar, entre otras. Los perfiles definidos en el sistema son: 3.1.1 Administrador_sistema: Este perfil tiene permisos autorizados para crear y modificar compaas dentro del sistema, parametrizar conceptos, terceros, frmulas y suscripciones . 3.1.2 Usuario_gestin_humana: Tiene permisos autorizados para acceder, trabajar y modificar la informacin de los mdulos de Parametrizacin, Compensacin flexible, Prstamos y Embargos, Seguridad, Vacaciones, Plantillas, Distribucin de tiempos, hojas de vida, Dotaciones, Gestin de solicitudes, Novedades, Empleados y Liquidacin. 3.1.3 Usuario_empleado: El perfil del empleado, lo autoriza a solicitar trmites por el mdulo de Gestin de solicitudes, modificaciones propias de su hoja de vida como informacin personal, estudios realizados y experiencia laboral, simular crditos, consultar histrico de cuotas, cambiar su propio password, generar histrico de ausentismos, solicitar modificaciones en la distribucin de su compensacin flexible, solicitar pagos de cesantas, modificar informacin de su dotacin, consultar documentos asociados a su usuario. 3.1.4 Usuaro_rea_financiera: Tiene autorizacin para acceder al mdulo de Gestin de Solicitudes y tramitar sus propios trmites, Aprobar pagos en cheque y efectivo, Aprobar pagos a terceros, Generar informes de presupuestos y traslados de cesantas, Crear, modificar y generar reportes de polticas de presupuestos, Calcular retencin en la fuente. 3.1.5 Responsable_registrar_novedad: Tiene autorizacin para consultar, registrar, cargar novedades a un empleado de: vacaciones compensadas y disfrutadas, normal, valor, licencia, ausencia, sancin, incapacidad retiro. 3.1.6 Usuaro_jefe_rea: Tiene autorizacin para acceder al mdulo de Gestin de Solicitudes y tramitar sus propios trmites, para los empleados que tiene a cargo puede generar los informes de la compensacin, flexible, informe de vacaciones, histrico de ausentismos, pagos parciales de cesantas, informes de dotacin, informes de presupuesto, informe de descuento de cuotas, adems de poder modificar la informacin de la dotacin de los empleados a cargo. 3.1.7 Responsable_aprobar_novedad: Tiene autorizacin para aprobar y consultar novedades a un empleado de: vacaciones compensadas y disfrutadas, normal, valor, licencia, ausencia, sancin, incapacidad retiro. 3.1.8 Administrador de la compaa: Este perfil pueda realizar las siguientes funciones: Cambiar passwords, parametrizar permisos por empleado, Definir variables, Crear o modificar palntillas para cartas, Asignar valores a tablas definidas por usuario, Reversar liquidaciones, Parametrizar el sistema, Modificar frmulas, Crear o modificar compaas, Parametrizar workflow, Parametrizar seguridad, crear permisos de

nmina. 3.1.9 Usuario_suscriptor: Este perfil pueda realizar las siguientes funciones: Crear o modificar una compaa, ingresar a los mdulos de suscripcin y facturacin y parametrizar la seguridad del sistema.

3.2 PARAMETRIZACIN. La parametrizacin del sistema va ligada en un principio a la implementacin, ya que se toma una base de datos "matriz" donde se encuentra la informacin bsica que rige la legislacin colombiana, en ella se encuentran frmulas de ley (Salud, pensin, solidaridad y retencin en la fuente) y conceptos. La parametrizacin se hace para: 3.2.1 Compaas: Se crean y actualizan los datos de la campaa, Agrupadores, distribucin de tiempos, la informacin del representante legal e informacin de comprobantes de pago como un mensaje institucional, la informacin de las frmulas asociadas al calculo semestral de retencin y calculo de retencin en la fuente, la tabla de subsistencia y la moneda. La compaa se conoce como el "Domino". 3.2.2 Nminas: Se permite el manejo simultneo de mltiples nminas en la misma base de datos, en la misma compaa, soportando distintos perodos y condiciones de liquidacin en cada una de ellas. A traves de esta funcionalidad se pueden incluir o excluir conceptos para la liquidacin de cada nmina segn sus necesidades o especificaciones. 3.2.3 Conceptos: Son los conceptos de pago y descuento, que se pueden asociar a sus caractersticas (naturaleza, identificacin o clasificacin), que determinan la forma de liquidacin. El sistema tiene definidos conceptos de clase: Concepto de clase especial: Vacaciones disfrutadas y/o compensadas, Cesantas e intereses de cesantas. Concepto de clase particular: Conceptos Fijos (salario), Auxilios, Apoyo de sostenimiento, AFC, Fondos Voluntarios de pensin. Concepto de clase tabla: Subsidio legal de transporte, Indemnizaciones, Aportes de pensin, Fondo de solidaridad, Retencin en la Fuente. Concepto de clase ocasional: Novedades, Reembolsos, Comisiones, Bonos, Retroactivos. Concepto de clase concepto/promedio: Primas, Licencias no remuneradas, Incapacidades. Estos conceptos se asocian a una frmula que se crea previamente. 3.2.4 Promedios: Son asociaciones de conceptos que hacen base para liquidar otros conceptos, estos pueden ser de tipo:

Acumulado de liquidacin: Promedio Seguridad Social, Base Parafiscales, Promedio Riesgos profesionales. Acumulado Total: Promedio ingresos gravados, Promedio pensiones, Promedios pagos DIAN, Retencin DIAN. Promedio: Promedio Vacaciones, Cesantas, Prima legal, Vacaciones de retiro.

3.2.5 Conceptos/Promedios Compaa: Por medio de esta funcionalidad se permite al usuario parametrizar o consultar la parametrizacin en el sistema de informacin de nmina, los conceptos o promedios para clculos especiales como el pago parcial de cesantas, generacin de certificados de ingresos y retenciones, conceptos para el pago de vacaciones compensadas, disfrutadas o de retiro. 3.2.6 Tablas paramtricas: Son administrables por el usuario por lo tanto dejan actualizar informacin,

como lo son:

Dotacin: Color, Elemento dotacin, Talla, Tipo dotacin. Hoja de vida: Cargos, Estado civil, Grupo sanguineo, Informacin adicional Actividades, Informacin adicional Tipo de actividades, Nivel estudio, Profesin, RH. Interfaz contable: Informacin adicional Apoteosys, Parametrizacin combinacin interfaz contable, Plan contable, Sistema contable, Tipo aporte seguridad social, Tipo concepto contable, Tipo interfaz contable, Tipo transacciones. Liquidacin: Cierre mes, Concepto novedad salario integral, Frmula tipo aporte, Tipo diagnstico. Pas/Dpto/Ciudad: Ciudad, Departamento, Pas. Parametrizacin general: Alto riesgo, Centro trabajo, Institucin, Moneda, Motivo retiro, Parmetros redondeo moneda, Sucursal de trabajo, Tasa de cambio, Valor agrupador. Parmetros Ley y Prstamos/Embargos: Actividad econmica, Tipo documento DIAN, Criterio Prstamo. Diagnsticos incapacidades.

3.2.7 Tablas de usuario: El usuario puede crear, consultar modificar las diferentes tablas de usuario definidas en el sistema, actualizandolas segn la legislacin o politicas vigentes, lo tipos de tablas que se pueden definir son:

Seguridad social: El usuario puede parametrizar este tipo de tablas con las tarifas que se manejen para riesgos, salud, pensin, tipo de cotizante y subcotizante de acuerdo con la ley vigente. Retencin en la fuente: El usuario puede parametrizar este tipo de tabla que ser tenida en cuenta en liquidacin para el descuento del concepto de retencin en la fuente. Tabla de rangos: El usuario puede parametrizar este tipo de tabla para que se tenga en cuenta el pago o descuento de conceptos que dependen de un rango.

3.2.8 Variables: El usuario puede consultar y modifcar el valor de las variables que se utilizan en todo el sistema, segn sus nesidades, ya sea por politicas de la compaa por modificaciones en la legislacin, manteniendo los procesos del sistema actualizados y vigentes, se puedn modificar o consultar varibales como las tarifas a los aportes de seguridad social, entre otras. 3.2.9 Permisos: El usuario puede consultar, modificar, registrar eliminar los permisos o roles que va a tener un empleado en los procesos de la nmina, ya sea registrando y aprobando novedades vacaciones, de acuerdo a unas reas funcionales y nminas. 3.2.10 Actividades Cierre de periodo: El usuario puede parametrizar que actividades desea que se ejecuten durante el proceso de cierre de periodo en la compaa, las actividades que se presentan disponibles para activar o desactivar son:

Generar pagos a terceros Generar autoliquidacin de aportes Generar cierre de periodo

3.2.11 reas funcionales a cargo: Esta funcionalidad permite al usuario parametrizar sobre que reas tendr a cargo un empleado jefe de rea, de acuerdo a esto podr ejecer ciertos roles sobre los procesos que lo involucran dentro del sistema. 3.2.12 Estructura organizacional: Se maneja una estructura jerrquica y permite que desde alguna de las ramas se creen nuevas dependencias que sern hijas de la rama para la cual se desea crear un rea funcional, se realiza la definicin de Areas funcionales de la compaa, cada rea incluye centro de beneficio si se requiere. 3.2.13 Periodos: El usuario puede parametrizar los periodos que se van a manejar en el proceso de la liquidacin, registro de novedades, planeacin y programacin de vacaciones.

Los periodos que existen en la apliacin son: Liquidacin Reporte de novedades Planeacin de vacaciones Programacin de vacaciones

3.3 HOJA DE VIDA. En el mdulo de Hoja de Vida, se puede actualizar la informacin de la hoja de vida a travs del sistema en forma directa o masiva por medio de un archivo en excel. La informacin de la hoja de vida se puede exportar en formato excel para otros sistemas o bases de datos. El sistema tiene definido tres tipos de personas, dependiendo la necesidad de la compaa y generando mas opciones de crecimiento de la planta de colaboradores, estos son:

Empleado: esta definida como un tipo de persona en el sistema, que presenta un cargo y un concepto de pago dentro de la compaa. Aspirante: esta definida como un tipo de persona en el sistema, que este aspirando a un cargo dentro de la compaa, es tener a disposicin la informacin de su hoja de vida. Contratista: esta definida como un tipo de persona en el sistema, que realiza servicios para la compaa, sin estar vinculada directamente con la empresa.

La informacin que se incluye en la hoja de vida es:

Datos Personales: En esta seccin se incluye la informacin de los datos personales para los tipos de persona: empleados contratistas o aspirantes, que van a estar asociados al Sistema de Nomina, tambin se puede subir la foto de la persona. Informacin Laboral: En esta seccin se encuentra informacin que participa en la liquidacin de la nmina, se incluye solo las personas "Empleados y Contratistas", y la informacion es: cargo, rea funcional, fecha de ingreso, tipo de salario, regimen al que pertenece, informacin tributaria, forma de pago, entre otros. Afiliaciones: En esta seccin se incluye la informacin de las afiliaciones, para los tipos de personas: empleados o contratistas, que van a ser asociados al Sistema de Nomina. Es importante aclarar, que el producto da la opcin de incluir informacin sobre mesada pensional. Conceptos Fijos: En esta seccin se define qu conceptos particulares (de los que ya se definieron para la compaa) aplican para un empleado junto con su respectivo valor. La informacin de los conceptos de pagos o descuentos son propios para cada empleado, existente en el Sistema de Nomina. Es importante anotar que el sistema genera un registro historico de estos conceptos para futuras consultas. Informacin Acadmica: En esta seccin se incluye en la hoja de vida los estudios formales, no formales, idiomas que el empleado, aspirante o contratista tenga en su historial con el fin de alimentar la hoja de vida de la persona y tenerla en cuenta para futuras convocatorias o ascensos (funcionalidad de bienestar). Se permite anexar documentos soportes en PDF. Informacin Familiar: En esta seccin se incluye en la hoja de vida las personas a cargo o familiares del empleado, aspirante o contratista (funcionalidad de bienestar). Es importante anotar que dentro de este se puede incluir el "valor adicional UPC" si la persona lo tiene para sus pagos. Se permite anexar documentos soportes en PDF como certificados de familiaridad, registros civiles o de matrimonio. Experiencia laboral: En esta seccin se actualiza los registros sobre la experiencia laboral del empleado, aspirante o contratista (funcionalidad de bienestar). Se permite anexar documentos soportes en PDF como certificaciones laborales. Informacin Adicional: En esta seccin se permite actualizar informacin adicional para los

empleados, aspirantes o contratistas parametrizada individualmente por cada compaa segn sus necesidades, puede ser hasta 10 registros de actividades culturales, deportes, hobbies, etc.

El usuario puede realizar una actividad de reintegro de una persona que ya haba estado vinculada a la compaa trasladando la informacin de la hoja de vida de la base inactiva a la activa excepto los conceptos de salario los cuales deben ser alimentados por el usuario.

3.4 LIQUIDACIN. En este proceso, la compaa obtiene los valores de pago y descuento en cada periodo de liquidacin (semanal, quincenal, mensual) por empleado. Los tipos de liquidacin definidos en el sistema son:

Liquidacin Normal Liquidacin por retiro Liquidacin de vacaciones Liquidacin de primas / bonificaciones Liquidacin de anticipos Liquidacin de retroactivo Reliquidar. Liquidacin Prima / bonificacin pago con nmina Liquidacin Prima / bonificaciones mas Vacaciones.

Cuando se va a generar cualquier tipo de liquidacin en el sistema, se genera en forma automtica un nmero de solicitud "Padre" que tiene uno o varios nmeros "Hijas" que pueden ser varias nminas de la misma compaa. Los valores liquidados por empleados se vern por pantalla una vez terminado el proceso, se mostrar porcentaje de ejecucin con el fin de que el usuario conozca el estado de la liquidacin, de igual manera se visualiza las inconsistencias presentadas en ella pueden ser informativas o de advertencias , estas ltimas detienen el proceso de la liquidacin. Las solicitudes presentan varios estados que son:

Solicitada: Es el inicio de la liquidacin, si hay inconsistencias se muestran aqu. Preliquidada: Lista para la revisin. Reversada: Es una solicitud que fu reversada, por lo tanto se borr la informacin de la liquidacin temporal para hacer las modificaciones del caso. Devuelta: Cuando se necesita una revisin y se devuelve para hacerle los cambios necesarios. Aprobada: Etapa de revisin en la que se puede comparar con periodos pasados por empleado y ver variaciones de su nmina. Pagada: ltima actividad del cierre de la liquidacin.

El "Cierre de liquidacin" es el proceso que toma la informacin de la liquidacin en forma temporal y la pasa en forma definitiva a unas tablas de la base de datos. Este proceso se hace de forma automtica una vez inciado no se puede reversar. Las actividades que realiza el cierre de liquidacin son:

Inicio Proceso. Inicio cierre liquidacin.

Generar acumulado de liquidacin. Generar hitricos (Registros de vacaciones, Incapacidades) Actualizar control de liquidacin. Pagar Nmina (solicitar pagos en efectivo, cheques). Generar abono a cuentas (Forma de pago trasnferencia, se genera archivo plano).

En el mdulo de liquidacin, el sistema genera reportes como: Comprobante de revisin, Informe detalle promedio liquidacin, Reporte consolidado conceptos, Reporte contratos a vencer, Reporte cuadro gasto, Reporte liquidacin empleado por concepto, tambin se pueden generar los desprendibles de nmina. Para dar por terminado el proceso de liquidacin, el sistema permite cerrar el periodo y automticamente iniciar uno nuevo. Al cerrar el periodo se ejecutan los siguientes procesos de acuerdo con la parametrizacin que tenga definida cada compaa:

Generar pagos a terceros Generar consolidados Generar provisiones Generar autoliquidacin de aportes Calcular la diferencia contable del pago de incapacidades. Generar la interfaz contable

3.5 NOVEDADES. Una novedad se define como un suceso que se le puede presentar a un empleado y le afecta la liquidacin de su nmina, el sistema tiene definidas las novedades para:

Ausencia. Incapacidad. Licencia. Normal. Retiro. Sancin. Vacaciones compensadas. Vacaciones disfrutadas. Valor.

El usuario responsable de este evento, puede registrar novedades para los empleados de acuerdo al periodo de liquidacin de la nmina asociada al empleado, puede ser de forma individual o por medio de cargue masivo por un archivo en excel. Las novedades registradas pueden ser para el periodo de liquidacin actual o para uno futuro, Dependiendo del usuario que las registra, las novedades pueden quedar en estado Aprobado o Registrado para que otro usuario las revise y apruebe. Se puede realizar la consulta del detalle de la novedad, para las novedades registradas en el sistema o generar un Informe de novedades en excel para su revisin o verificacin segn sea el caso.

3.6 FORMULACIN. La actividad de Formulacin permite al usuario, crear o modificar un frmula en el sistema, la cual despus de definida queda disponible para ser ejecutada. Para evaluar est frmula el sistema solicita unos datos de entrada, de los cuales, evala variables, tablas, acumulados e histricos para luego arrojar resultados; con esta funcionalidad el usuario puede determinar si los resultados corresponden a lo solicitado por la ley o por la parametrizacin de la compaa.

3.7 AUTOLIQUIDACIN DE APORTES. Finalizando cada mes se generan los archivos correspondientes a los pagos de autoliquidacin de aportes, para cada una de las nminas existentes en una compaa, estos, se presentan en formato excel y txt (plano) bajo la normativaidad actual. El sistema nombra cada archivo con el mes en el que se est realizando el proceso. 3.8 GESTIN DE SOLICITUDES. El mdulo de gestin de solicitudes es una herramienta cuya funcionalidad es agilizar las solicitudes de los empleados minimizando la tramitologa. Para acceder al mdulo de gestin de solicitudes es necesario que el empleado est registrado en el sistema con un usuario y clave, y que su perfil est parametrizado dependiendo las actividades a realizar. Las solicitudes que se pueden gestionar por este mdulo, son:

Actualizar dotacin empleado. Adicin correccin autoliquidacin. Aprobar pago en efectivo. Calcular porcentaje retencin en la fuente. Cambiar empleado de bsico a integral. Entregables compensacin flexible. Generar certificado ingresos y retenciones. Generar incremento salarial. Generar novedad pago intereses cesantas. Pago parcial cesantas. Programar vacaciones. Registrar dotacin entrega empleado. Solicitar abono cuentas. Solicitar certificado laboral. Solicitar pago a terceros. Solicitar presupuesto compaa. Solicitar prstamo. Solicitar traslado cesantas. Solicitar aprobacin pago cheque. Solicitud modificacin distribucin compensacin flexible. Solicitar Pignoracin Cesantas

Las solicitudes que son registradas por el sistema y posteriormente pueden interactuar con el usuario, son:

Actualizar dotacin empleado. Aprobar pago en efectivo. Entregables compensacin flexible. Programar vacaciones. Registrar dotacin entrega empleado. Solicitar abono cuentas. Solicitar pagos a terceros. Solicitar presupuesto compaa. Solicitar aprobacin pago cheque. Solicitar Presupuesto Area

Las solicitudes que son registradas por el usuario por este mdulo, son:

Adicin correccin autoliquidacin. Calcular porcentaje retencin en la fuente. Cambiar empleado de bsico a integral. Generar certificado ingresos y retenciones. Generar incremento salarial. Generar novedad pago intereses cesantas. Pago parcial cesantas. Solicitar certificado laboral. Solicitar prstamo. Solicitar traslado cesantas. Solicitud modificacin distribucin compensacin flexible. Solicitar Pignoracin Cesantas

Dentro de este mdulo existe la funcionalidad "Parametrizar Workflow", donde el usuario puede parametrizar las transiciones de cada tipo de solicitud, es decir los estados que debe recorrer desde un estado inicial hasta uno final. Cuando se esta creando una solicitud tiene inicialmente el estado Registrada, cuando es registrada dependiendo de la parametrizacin de su workflow pasar a otro estado. El estado de cada una de estas solicitudes, pueden ser verificadas por el usuario que las gener y los comentarios que le han sido adicionados a lo largo del proceso. Esta actividad se denomina trmite:

Aceptada. Aprobada. Por corregir. Por revisar. Rechazada. Registrada.

Los estado finales de una solicitud trmite, pueden ser:

Aprobada. Rechazada.

Dentro del mdulo de gestin de solicitudes se encuentra la herramienta "simular crdito" A travs de esta, se permite al usuario empleado Simular un crdito, con lo que se permite que se evale la viabilidad de este.

3.9 DISTRIBUCIN DE TIEMPOS. Es el procedimiento por el que se puede distribuir los pagos del empleado por reas funcionales en cada periodo de liquidacin. La distribucin de tiempos laborales, permite llevar contablemente la distribucin del gasto que genera la nmina en una compaa. Los gastos corresponden a pagos efectuados a cada empleado, como son: salarios, horas extras, subsidios de transporte, comisiones, pagos en especie, provisiones de prestaciones sociales, adicionalmente a los pagos, se realiza la distribucin de los aportes que la empresa hace por cada empleado a nivel de Seguridad Social (aporte empresa), es decir :Salud, pensin y riesgos profesionales, as como los Parafiscales: Sena, ICBF y Caja de compensacin. El usuario puede cargar la informacin de forma directa o por medio de un archivo plano, generar informes a nivel de rea funcional, nmina o por empleado, permite la consulta de informacin histrica correspondiente

a los registros de distribucin de tiempos por empleado que a lo largo de la relacin laboral, la compaa ha hecho al empleado. La distribucin se puede hacer en horas, das o porcentaje de acuerdo con lo parametrizado para cada empleado.

3.10 HISTRICO DEL EMPLEADO. Por medio de este mdulo, la compaa puede mantener, crear y consultar el histrico de los registros relacionados con los das no laborados del empleado, por conceptos como: Sanciones, Licencias no remuneradas, Incapacidades y Vacaciones. Esta informacin se actualiza con la ejecucin del proceso de liquidacin de nmina donde se han incluidos estos concepto como novedades por empleado, O en el caso de implementacin puede incluirse a travs del cargue de un archivo plano.

3.11 GESTIN DE DOCUMENTOS.

El mdulo de gestin de documentos guarda Indefinidamente todos los archivos que genera el sistema, estos documentos se encuentra ya definidos en la aplicacin, su principal importancia es mantener el histrico de cualquier informacin que ellos contengan. Estos pueden ser consultados por el actor que los solicite, por ejemplo:

Usuario_empleado: puede consultar todos los archivo que se encuentran en su hoja de vida (registros civiles, registro de matrimonio, certificaciones de estudios, entre otros), comprobantes de nmina, pagos parciales de cesantas o comprobantes de cesantas, comprobantes de pago de vacaciones. Usuario_gestin_humana: es la persona habilitada para generar y consultar todos los documentos que se encuentran predeterminados.

Los documentos a los que se puede acceder en el sistema se presentan en pdf, excel o txt, estos son:

Archivo abono cuentas. Archivo abono embargos. Archivo plano traslado cesantas. Certificado estudio. Certificado laboral. Comprobante contable. Comprobante de pago. Comprobante de retiro. Documento genrico. Experiencia laboral. Foto empleado. Informe otros pagos. Informe pago nmina cheque. Informe pago nmina consolidado. Informe pago nmina efectivo. Informe pago nmina tarjeta. Informe pago nmina transaccin. Persona a cargo. Planilla integrada autooliquidacin. Planilla integrada autoliquidacin con mora.

Reporte de relacin de pago por empleado. Reporte retefuente consolidado. Reporte retefuente por empleado. Reporte certificado ingreso retenciones. Soporte autoliquidacin aportes.

3.12 PAGOS A TERCEROS. El usuario crea la informacin bsica correspondiente a los terceros que van a estar asociados al proceso de nmina, como son: Bancos, Fondos de pensiones y cesantas, Fondos de empleados, Corredores de plizas, Entidades promotoras de salud, medicina prepagada, Cajas de compensacin, entre otros. En este mdulo se asocia el tercero al pago de nmina Ejemplo: Abono a cuentas, tiene una especificacin especial del archivo plano.

3.13 PROVISIONES Y CONSOLIDADOS. 3.13.1 Provisiones: Las provisiones son los valores que se van acumulando mes a mes para cuando haya que cumplir una obligacin, estos valores que no se pagan al liquidar la nmina y que se provisionan para pagarlos en un futuro son, la prima de servicios, cesantas, intereses sobre cesantas, vacaciones, viticos, primas extralegales. El sistema los tiene clasificados como provisiones de tipo real o tipo porcentaje. En caso de manejar provisin real se debe relacionar cada provisin con un frmula especfica definida para su clculo. 3.13.2 Consolidados: Es el acumulado de la sumatoria de un concepto, a partir de una fecha inicio hasta una fecha fin, los consolidados se realizan para las cesantas, vacaciones y primas. el usuario puede actualizar la informacin requerida como parmetros para la generacin del informe de los consolidados de cesantas, vacaciones y primas a nivel de compaa.

3.14 PRSTAMOS Y EMBARGOS. En este mdulo, el usuario actualiza la informacin prstamos, embargos (Ejecutivo Alimentos) y Aportes, con caractersticas puntuales como descuentos mltiples o no en vacaciones o descuento total por retiro; parametrizar las cuotas de cada empleado, cuya composicin puede ser: valor, porcentaje o capital mas inters. Adicional, maneja saldos y genera reportes de histricos de cuotas y reportes de descuentos. El sistema permite realizar descuentos a los empleados de tipo: 3.14.1 Prstamo: Es una operacin mediante la cual una entidad financiera, un tercero o la misma empresa, pone a disposicin del empleado una cantidad determinada de dinero. 3.14.2 Embargo Ejecutivo: El embargo es una declaracin judicial por la que se afectan los ingresos del empleado y que tiene como objetivo hacer cumplir una obligacin monetaria, este tiene un tope definido. 3.14.3 Embargo de Alimentos: Declaracin judicial por la que se afectan los ingresos del empleado, que tiene como objetivo hacer cumplir la obligacin legal con quien se deba alimentos, como es con los hijos menores, cnyuge o compaero permanente y con los padres en algunos casos, este es de tipo indefinido. 3.14.4 Aporte: Se refiere a aquella contribucin que el empleado realiza a otro individuo o a una organizacin.

3.15 INTERFAZ CONTABLE. El mdulo de Interfaz contable permite, en su parametrizacin, definir el sistema para el cual se va a generar el archivo plano o la actualizacin directa sea Aurora, Apoteosys , SAP, Optima, DH o SIIGO, despus de esto, el sistema calcula la interfaz contable de la nmina, aportes de autoliquidacin,

provisiones, estos son los registros de las transacciones contables para la compaa, una vez obtenida esta informacin y de acuerdo al sistema contable al que pertenezca la empresa, se podr obtener el respectivo archivo que permite llevar informacin al sistema contable. Finalmente, desde el mdulo de Interfaz, se podrn generar los informes soporte de la contabilizacin: Informe cuadre contable e Informe contabilizacin. El sistema obtiene el comprobante contable que contiene los periodos que se estn cerrando. 3.16 LISTADOS. El usuario puede crear, consultar modificar las diferentes plantillas que tiene el sistema para generar cartas, informes y listados: 3.16.1 Listados: Son reportes que genera el sistema con campos ya definidos, pero que el usuario puede combinar segn las necesidades de la campaa. Actualmente es informacin de la hoja de vida, Clculo de retencin en la fuente y Catlogo contable. 3.16.2 Informes: Este proceso consiste en asociar a los informes que ya estn definidos (por otros mdulos, ejemplo reporte de dotacin) el logo y pie de pgina que desea el usuario. Los informes no son editables. 3.16.3 Cartas: Es un documento que se genera por la combinacin de correspondencia. Las empresas tienen formatos establecidos de cartas como certificaciones laborales, solicitudes de vacaciones, de cesantas con sus respectivos logos, encabezados y pie de pgina, a los cuales se les asocia informacin que se trae de la base de datos.

3.17 PLANEACIN DE VACACIONES. En este mdulo se puede generar la planeacin de vacaciones para cada uno de los empleados, de acuerdo con la poltica definida por la compaa, adems se crea la solicitud para que los jefes de rea inicien la programacin de vacaciones de los empleados a su cargo. El sistema presentara en la pantalla la informacin de la planeacin que se genera al crear el clculo, para verificacin previa antes de la generacin definitiva. Tambin genera un reporte del plan de vacaciones de los empleados de la compaa. Cuando se realiza una programacin de vacaciones y esta es aprobada, el sistema crea las repectivas novedades de vacaciones para los empleado incluidos en la planeacin.

3.18 COMPENSACIN FLEXIBLE. Esquema alterno de pago que integra la remuneracin correspondiente al salario con una plantilla de beneficios de connotacin extrasalarial, orientado a incrementar el ingreso neto del empleado. El usuario define una parametrizacin de los diferentes tipos de compensacin (beneficios), que se van a manejar dentro de la compaa, se puede cargar la informacin por medio de un archivo en excel agilizando el proceso de alimentacin de la base de datos y genera reportes masivos o individuales con la informacin de compensacin flexible.

3.19 DOTACIN. La compaa tiene dos opciones de dotacin: Dotacin con Bono o Dotacin con elemento (previamente creada por tablas paramtricas). El usuario asocia este tipo de dotacin a los empleados que tienen derecho a recibirla por ley o por poltica de la empresa. Permite llevar control de las dotaciones entregadas y pendientes por entregar a los empleados o contratistas, genera reportes en excel con la informacin actualizada en el sistema.

3.20 PRESUPUESTO.

En este mdulo se puede generar el presupuesto de la compaa y de cada una de las reas funcionales, de acuerdo con la poltica de presupuesto definida por la compaa. La solicitud de presupuesto de la compaa la registra el encargado del rea financiera, cuando este trmite se registra, tambin se crean por cada uno de los jefes de rea una solicitud con el presupuesto del rea funcional para que lo revise, realice las correcciones necesarias y posteriormente lo apruebe. Cuando ya se encuentran aprobadas todas las solicitudes de presupuesto de rea funcional, se puede pasar a aprobado el presupuesto de la compaa. Para la revisin y cambios en el presupuesto de la compaa o del rea funcional, el sistema permite descargar el presupuesto y tambin cargarlo masivamente despus de su modificacin.

3.21 SERVICIOS WEB EMPLEADO. Portal del empleado para obtener comprobantes de pago, certificaciones laborales, Certificado de ingresos y retenciones.

3.22

LISTADOS E INFORMES DEL SISTEMA.

Esta informacin se encuentra en el documento Informes y listados - Heinsohn Nmina.

Generar Comprobante Pago Parcial Cesantas Generar Informe Pagos Parciales Cesantas Generar Reporte Compensacin Flexible Reporte de acumulados por concepto Informe Distribucin Tiempos Comprobante de Revisin Generar Informe Detalle Promedio Liquidacin Generar Reporte Consolidado Conceptos Generar Reporte Contratos a Vencer Generar Reporte Cuadro Gasto Generar Reporte Liquidacin Empleado por Concepto Generar Reporte Planilla de Nmina Generar Informe de Novedades Generar Comprobante Pago Generar Informe Pago Nomina Generar Informe Valores Provisin y Consolidados Generar Reporte Descuentos, Prstamos y Aportes Generar Informe Programacin Vacaciones Generar Reporte Listado Vacaciones Reporte de acumulados por empleado Generar Lista Promedios Generar Reporte Prestaciones Sociales Generar Reporte Dotacin Empleado Generar Reporte Formatos DIAN Generar Informe Contabilizacin Generar Informe Cuadre Contable Generar reporte traslado cesantas

Listados generales (Plantillas definidas por el usuario)


El sistema tiene disponibles las siguientes consultas para que el usuario pueda parametrizar los informes que requiera con la informacin incluida en la consulta: (los informes se generan en Excel) Se permite definir filtros por cualquiera de los campos disponibles. Listado datos personales del empleado

Tipo Identificacin Numero Documento Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido Sexo Libreta Militar Fecha Nacimiento Ciudad Residencia Ciudad Nacimiento Direccin Residencia Telfono Celular Correo Grupo Sanguneo Persona Avisar Direccin Persona Avisar Telfono Persona Avisar Tipo Persona Distrito Clase RH Estado Civil Lugar Expedicin Documento Fecha Expedicin Documento Correo Alterno Tipo Vivienda Barrio Estrato Area Funcional

Listado informacin laboral del empleado

Numero Contrato Trabajo Forma Pago Nombre Area Agrupador 1 Agrupador 2 Agrupador 3 Agrupador 4 Agrupador 5 Agrupador 6 Tipo identificacin Primer Nombre Segundo Nombre

Primer Apellido Segundo Apellido Sexo Libreta Militar Fecha Nacimiento Ciudad Residencia Ciudad Nacimiento Direccin Residencia Telfono Celular Correo Grupo Sanguneo Persona Avisar Direccin Persona Avisar Telfono Persona Avisar Distrito Clase RH Estado Civil Lugar Expedicin Documento Fecha Expedicin Documento Correo Alterno Tipo Vivienda Barrio Estrato Centro de Costo Numero Documento Tipo Rgimen Porcentaje Retefuente Beneficio Tributario Estado Empleado Tipo Persona Empleado Nomina Area Funcional Fecha Ingreso Fecha Retiro Cargo Tipo Salario Fecha Salario Integral Porcentaje Tiempo Trabajado Ciudad Donde Labora Procedimiento Retencin Dotacin Cdigo Tercero Sap Salario Variable Sbado Laborable Tipo Contrato Fecha Inicio Contrato Fecha Fin Contrato Fecha Ultimo Contrato Moneda Numero Cuenta Tipo Cuenta Banco Consignacin

Listado de afiliaciones del empleado (Ejm: EPS, AFP, Voluntarios, Caja compensacin, Sindicato)

Tipo Persona Empleado Tabla Seguridad Social Mesada Pensional Suspendida Pago Pensin Situados Ext Pensin Compartida Fecha Afiliacin Tipo Afiliacin Entidad Fecha Retiro Motivo Cambio Numero Documento Estado Empleado

Listado experiencia laboral del empleado

Numero Documento Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido Empresa Cargo Fecha Ingreso Fecha Retiro Jefe Inmediato Telfono Funciones Ciudad Direccin Empresa Telfono Empresa Motivo Retiro Observaciones Rol Principal Proyecto Tipo Persona

Listado informacin familiar del empleado

Estado Empleado Tipo Persona Numero Documento Empleado Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido Tipo Relacin Relacin Seguridad Social Valor UPC

Listado estudios e idiomas del empleado (formal y no formal)

Tipo Persona Numero Documento Primer Nombre Segundo Nombre Primer Apellido Segundo Apellido Capacitacin Interna Institucin Titulo Nivel Estudio Ao Grado Periodos Cursados Intensidad Horaria Fecha Inicio Estudio Fecha Fin Estudio Costo Capacitacin Nota Capacitacin Fecha Finalizacin Estado Estudio Tramite Tarjeta Profesional Numero Tarjeta Profesional Fecha Tarjeta Profesional Nivel Idioma Idioma Idioma Nativo

Listado conceptos fijos del empleado

Tipo Persona Empleado Concepto Unidad Pago Valor Fecha Motivo Cambio Numero Documento Estado Empleado

Listado clculo retencin en la fuente empleado

Tipo Persona Area Funcional Porcentaje Retefuente Procedimiento Retencin Base Retencin Base Retencin Ocasional Das Pagados Periodo Valor Descontado Base Ret AFC Voluntarios Base Ret Canasta

Base Ret Bonificacin Fecha Periodo Retencin Base Ret Indemnizacin Base Ret Prima Nro UVTs Valor Exento Tipo Beneficio Valor Beneficio Salud Obligatoria Base Ret Proyectado Liquidacin Valor Aporte Voluntario Liquidacin Valor Base Gravable Liquidacin Valor Beneficio Proyectado Valor Ret Indemnizacin Liquidacin Valor Aporte Pension Oblig Liquidacin Base Gravable Proyectada Valor Beneficio Intereses Liquidacin Valor Beneficio Salud Educ Liquidacin Valor Ret Prima Liquidacin Valor Ret Bonificacin Liquidacin Valor Exento Canasta Liquidacin Valor Exento Proyectado Valor Aporte Pensin Oblig Proyectado Liquidacin Valor Aporte Pensin Volunt Proyectado Liquidacin Valor Beneficio Salud Oblig Proyectado Liquidacin Valor Ret Sin Voluntarios Valor Ret Contingente Periodo Valor Ret Nomina Valor Canasta Exenta Proyectada Valor Ret Total Prima Liquidacin Valor Ret Liquidacin Valor Aporte Voluntario Periodo Estado Empleado Valor Ret Contingente Liquidacin Porcentaje Ret Liquidacin Numero Documento Empleado Nomina

Listado catlogo contable

Forma Documento Fuente Crdito Estado Interfaz Tercero Debito Digito Verif Tercero Debito Tercero Crdito Digito Verif Tercero Crdito Nombre Tercero Debito Nombre Tercero Crdito Cuenta General Cdigo Tercero SAP Deb Cdigo Tercero SAP Cred Centro Beneficio Cdigo Cuenta Crdito Cdigo Cuenta Dbito Tercero Detallado Crdito

Documento Fuente Crdito Concepto Contable Tipo Transaccin Descripcin Documento Fuente Debito Forma Documento Fuente Debito Cuenta Debito Documento Base Debito Tercero Detallado Debito Cuenta Crdito Documento Base Crdito