METODOLOGA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE TRANSMISIN DE ENERGIA ELECTRICA APLICADA AL PROYECTO SUBESTACIN YARUMAL II Y REPOTENCIACIN LINEA 110

KV SALTO YARUMAL

JUAN PABLO BEDOYA ORTIZ

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE MINAS Medelln 2009

METODOLOGA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE TRANSMISIN DE ENERGIA ELECTRICA APLICADA AL PROYECTO SUBESTACIN YARUMAL II Y REPOTENCIACIN LINEA 110 KV SALTO YARUMAL

JUAN PABLO BEDOYA ORTIZ

Trabajo de Grado Dirigido para optar al Ttulo de Ingeniero Electricista

Asesora Clara Rosa Rojo Ceballos Docente Facultad de Minas

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE MINAS Medelln 2009

A mi Familia; por su Apoyo Permanente Durante Toda mi Carrera

AGRADECIMIENTOS

El autor expresa sus agradecimientos a: Todo el personal del rea Proyectos e Ingeniera de la Subgerencia Redes de Transmisin de Empresas Publicas de Medelln E.S.P; en especial a los Ingenieros: Jess Antonio Arias Acosta, Juan Fernando Restrepo Isaza y Germn Andrs Osorio Hurtado, por sus valiosas orientaciones y especial preocupacin por mi desempeo en el rea. Clara Rosa Rojo Ceballos, Docente de la Facultad de Minas y Asesora de Trabajo de Grado, por sus valiosas orientaciones y constante apoyo durante la elaboracin de este trabajo.

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CONTENIDO Pg. NDICE DE FIGURAS ........................................................................................ v NDICE DE ANEXOS ........................................................................................ vii INTRODUCCIN ............................................................................................... 1 1. MARCO TEORICO CONCEPTUAL ............................................................. 2 1.1. ACERCA DE LA GESTIN DE PROYECTOS ..................................... 2 Qu es un proyecto? .................................................................... 2 Qu es la direccin o gestin de proyectos? ................................ 3 Comprensin del Entorno del Proyecto .......................................... 3 Factores Crticos de xito ............................................................... 4 Fases del Proyecto y Ciclo de Vida del Proyecto ........................... 4 La Estructura de La Organizacin y El Proyecto ............................ 7 Sistemas de Gestin de Proyectos ................................................. 7

1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.7. 1.1.8. 1.2.

ACERCA DE LA METODOLOGA PMI ................................................. 8 Documentos Principales del Proyecto ............................................ 8 Grupos de Procesos de Direccin de proyectos ............................. 8 reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos. ................. 15 Gestin de la Integracin del Proyecto. ..................................... 15 Gestin del Alcance del Proyecto. ............................................. 17 Gestin del Tiempo del Proyecto. ............................................. 19 Gestin de los Costos del Proyecto. ......................................... 20 Gestin de la Calidad del Proyecto. .......................................... 21
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1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.3.1. 1.2.3.2. 1.2.3.3. 1.2.3.4. 1.2.3.5.

1.2.3.6. 1.2.3.7. 1.2.3.8. 1.2.3.9.

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto. ..................... 22 Gestin de las Comunicaciones del Proyecto. .......................... 23 Gestin de los Riesgos del Proyecto. ....................................... 23 Gestin de las Adquisiciones del Proyecto................................ 25

2. ADAPTACIN PARA LA GESTIN DE PROYECTOS EN INFRAESTRUCTURA DE TRANSMISIN DE ENERGIA ............................ 27 2.1. 2.2. 2.3. GRUPO DE PROCESOS ORGANIZAR.............................................. 29 GRUPO DE PROCESOS EJECUTAR ................................................ 37 GRUPO DE PROCESOS TERMINAR ................................................ 37

3. PLAN GENERAL DE PROYECTO SUBESTACIN YARUMAL II Y REPOTENCIACIN LNEA 110KV SALTO - YARUMAL .............................. 39 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO ................................... 39 PLAN DE ALCANCE DEL PROYECTO .............................................. 39 PROGRAMA DIRECTOR .................................................................... 55 COSTOS Y DATOS FINANCIEROS ................................................... 55

3.5. PLANIFICAR LA INFORMACIN Y LOS RECURSOS DEL PROYECTO .................................................................................................. 58 3.6. 3.7. PLAN DE INFORMACIN .................................................................. 70 PLAN DE SEGUIMIENTOS Y CONTROLES ...................................... 75

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NDICE DE FIGURAS

Pg. Figura 1. Nivel de Costo y Personal a lo Largo del Tiempo ............................... 5 Figura 2. Influencia de las Decisiones en el Proyecto a lo Largo del Tiempo 1 ... 6 Figura 3. Tipos de Interesados en el Proyecto ................................................... 6 Figura 4. Influencia de la Estructura de la Organizacin en los Proyectos1 ....... 7 Figura 5. Grupo de Procesos de Iniciacin1 ....................................................... 9 Figura 6. Grupo de Procesos de Planificacin 1 ............................................... 11 Figura 7. Grupo de Procesos de Ejecucin 1.................................................... 12 Figura 8. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. 1 ............................... 14 Figura 9. Grupo de Procesos de Cierre 1 ......................................................... 15 Figura 10. Ejemplo de EDT o Estructura Analtica 1 ......................................... 18 Figura 11. Estructura Subgerencia Redes Transmisin de EPM. .................... 28 Figura 12. Proceso Formular el Programa para Organizar .............................. 30 Figura 13. Elaborar Plan de Alcance del Proyecto ........................................... 30 Figura 14. Elaborar Estructura Analtica del Proyecto ...................................... 31 Figura 15. Formular el Programa Director del Proyecto ................................... 32 Figura 16. Definir Costos y Datos Financieros del Proyecto ............................ 33 Figura 17. Planificar la Organizacin y los Recursos del Proyecto .................. 34 Figura 18. Planificar la Informacin del Proyecto ............................................. 35 Figura 19. Planificar Seguimientos y Controles. ............................................... 36 Figura 20. Elaborar Plan general de Proyecto.................................................. 37 Figura 21. Cronograma del Proyecto Yarumal II .............................................. 55

Figura 22. Estructura de Costos Proyecto Yarumal II ...................................... 56 Figura 23. Codificacin en el Sistema Contable Proyecto Yarumal II .............. 57 Figura 24. Organigrama del Proyecto Yarumal II ............................................. 69 Figura 25. Estructura Documental del Proyecto Yarumal II .............................. 72 Figura 26. Responsables de Temticas del Proyecto ...................................... 72 Figura 27. Estructura de las diferentes reuniones del proyecto ....................... 73 Figura 28. Control Documental Proyecto Yarumal II. ....................................... 74 Figura 29. Matriz Entidades - Necesidades - Informacin ............................... 75 Figura 30. Alarmas de Lotes Crticos y No Crticos .......................................... 78 Figura 31. Limites de Alarma para el seguimiento financiero ........................... 80

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NDICE DE ANEXOS

Pg. Anexo 1. Estructura Analtica Proyecto Yarumal II. ......................................... 84 Anexo 2. Pesos Estructura Analtica Proyecto Yarumal II ............................... 85 Anexo 3.Formato de Seguimiento de Avance del proyecto Yarumal II. .......... 86 Anexo 4. Curva S de Avance Proyecto Yarumal II. ......................................... 87 Anexo 5.Formato de Seguimiento de Costos y Ejecucin Presupuestal ......... 88 Anexo 6. Tabla Control de Cambios al Plan de Proyecto. ............................... 89 Anexo 7. Formato de Seguimiento y Recoleccin para Contrataciones ......... 90 Anexo 8. Formato de Recoleccin de Datos de Avance de Actividades. ........ 91

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INTRODUCCIN

La gestin de proyectos como disciplina de la administracin est enmarcada en un mbito interdisciplinario con frentes de aplicacin que varan segn la necesidad de la organizacin que acometa la ejecucin de los proyectos focos de su negocio. En este trabajo se pretende realizar una adaptacin de la Metodologa propuesta por el Project Managment Institute para proyectos de Infraestructura de Transmisin de Energa Elctrica del tipo que desarrolla Empresas Pblicas de Medelln. En el inicio de este trabajo se da una vista general de los aspectos ms relevantes de los proyectos, paralelo a ello se muestran las generalidades de la metodologa de PMI; despus la adaptacin que se realiz para los proyectos de Empresas Pblicas de Medelln y finalmente el producto del proceso Organizar El Plan General de Proyecto Subestacin Yarumal II Y Repotenciacin Lnea 110kv Salto Yarumal.

1. MARCO TEORICO CONCEPTUAL 1.1. ACERCA DE LA GESTIN DE PROYECTOS La gestin de proyectos es una disciplina que puede abordarse desde diferentes filosofas o teoras de la administracin; la seccin 2.1 pretende introducir de una manera sencilla y certera los conceptos bsicos con los que este trabajo pretende abordar la gestin de proyectos del tipo que el titulo describe, dichos conceptos facilitan el entendimiento de las definiciones que se trataran a lo largo de este trabajo. 1.1.1. Qu es un proyecto? Una organizacin que realiza o planea un esfuerzo para producir o mejorar un bien o servicio, est en la obligacin de dinamizar las operaciones que estructuran su negocio. Los mecanismos por los cuales la organizacin implementa las mejoras en los procesos o crea los mismos son denominados Proyectos, estos poseen como principal caracterstica la planificacin, la ejecucin y el control que debe realizarse sobre ellos y la particularidad que siempre estarn condicionados o limitados por una cantidad especfica de personas y/o recursos. La duracin de un proyecto est directamente relacionada con los objetivos trazados para el mismo, el proyecto termina siempre y cuando los objetivos se hayan alcanzado o mientras que el anlisis de los mismos determine que son inalcanzables lo que traera consigo una cancelacin del proyecto; si se quisiera hablar sobre el tiempo de duracin de los proyectos podra decirse que existen los que pueden durar muy pocas horas y otros que pueden alcanzar enormes cantidades de las mismas, aspecto que igual est ligado al alcance del proyecto y los recursos utilizados en este; un ejemplo de ello puede ser la cantidad de personas y/o maquinaria que pueda utilizarse en un proyecto determinado. En la implementacin de un proyecto pueden verse involucrados una organizacin completa o varios niveles de la misma, inclusive pueden llegar a existir proyectos en los que estn involucradas varias organizaciones; pueden destacarse entre algunas motivaciones estratgicas de una organizacin para emprender un proyecto las siguientes:

Una demanda del mercado. Una necesidad de la organizacin. Una solicitud de un cliente. Un avance tecnolgico. Un requisito legal. As, es clara la cantidad de variables que pueden estar envueltas en el proyecto y las cuales apuntan a la creacin de un producto, servicio o resultado determinado que se ver traducido en la dinmica de un determinado negocio. 1.1.2. Qu es la direccin o gestin de proyectos? Puede concebirse la gestin del proyecto como la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las diversas actividades que se desarrollan a lo largo del proyecto y por medio de las cuales se pretenden cumplir los requisitos del proyecto; algunos de estos se mencionan a continuacin: Alcance, plazos, costo y calidad. Distintas necesidades y expectativas de entes involucrados en el proyecto. Necesidades identificadas. La persona encargada de garantizar la sinergia entre todas las partes que se interrelacionan en el proyecto es el director de proyecto, quien mediante herramientas de gestin como la planificacin, ejecucin seguimiento y control, y cierre es responsable de alcanzar los objetivos que se hallan definido para el proyecto. 1.1.3. Comprensin del Entorno del Proyecto Como debe esperarse del proyecto este debe causar algn tipo de impacto en el contexto o entorno en el cual se deba ejecutar. Es de vital importancia que el equipo que conforma el proyecto tenga clara las consecuencias que puede acarrear una decisin que se tome dentro del proyecto sobre el entorno que rodea el mismo; as pues debe tenerse muy presente los aspectos que se asocian al entorno del proyecto tales como el cultural, social, internacional, poltico y fsico. Entorno Cultural y Social: Tener claro algunos aspectos como lo son: econmicos, demogrficos, educativos, ticos, tnicos, religiosos, y de otras caractersticas de las personas es importante a la hora de determinar de qu manera puede influir el proyecto sobre ellas y viceversa; adems de ello debe entenderse que polticas sociales

adopta la organizacin y sus repercusiones sobre los aspectos antes mencionados. Entorno Internacional y Poltico Polticas y/o costumbres de los pases o ciudades deben tenerse en cuenta, algunas de ellas pueden ser: el uso horario, los das festivos de la regin, las polticas de importacin o exportacin de materiales o productos, los aspectos de seguridad, las polticas de inmigracin o migracin etc. Entorno Fsico Aspectos fsicos de la regin como lo son el clima, la ecologa la topologa la fauna y la flora pueden jugar un papel muy importante en las decisiones que puedan verse involucradas con el proyecto en cualquiera de sus fases. 1.1.4. Factores Crticos de xito El xito de un proyecto est determinado por cuatro aspectos bsicos: Alcance: el alcance del proyecto delimita y establece criterios de calidad parar las actividades del mismo, es la herramienta comparativa que junto con el cronograma tiene el cliente y el director para medir el avance del proyecto. Cronograma (tiempos): como se acaba de mencionar este proporciona una herramienta que delimita el comienzo y el fin de las actividades del proyecto. Costos: el costo del proyecto est determinado por el presupuesto que se ha realizado en la fase de planeacin del proyecto, el anlisis presupuestal se hace en base de los recursos que deban utilizarse para el desarrollo de actividades del proyecto. 1.1.5. Fases del Proyecto y Ciclo de Vida del Proyecto 1.1.5.1. Caracterizacin de las fases del proyecto Cada fase del proyecto est determinada por la consecucin de un determinado entregable, cada uno de los entregables es sometido a una revisin por parte del direccin quien determina el avance de el proyecto a una fase siguiente o realiza correcciones o ajustes al entregable antes de proseguir. 1.1.5.2. Caractersticas del ciclo de vida del Proyecto

El ciclo de vida del proyecto determina el principio y fin del mismo. De igual forma determina que tipo de transferencia tcnica se deben establecer en el cambio de fase. Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen: Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase. Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable. Quin est involucrado en cada fase. Cmo controlar y aprobar cada fase. Algunas de las caractersticas ms importantes y las ms comunes en los ciclos de vida de los proyectos son: Normalmente se presenta una secuencia entre cada una de ellas. Las dinmicas del personal y los costos se definen tal y como se muestra en la figura 1

Figura 1. Nivel de Costo y Personal a lo Largo del Tiempo

El nivel de incertidumbre del proyecto es inversamente proporcional al avance del proyecto. En la figura 2 se observa grficamente como pueden influir las decisiones en el principio y fin del proyecto, de igual manera se observa el costo de un cambio realizado en etapas diferentes del proyecto.

Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos Tercera Edicin

Figura 2. Influencia de las Decisiones en el Proyecto a lo Largo del Tiempo

1.1.6. Interesados en el Proyecto Los interesados en el proyecto pueden ser personas u organizaciones quienes intervienen en el proyecto o tienen vnculos externos o indirectos con el mismo, y que adems de ello pueden verse afectados o beneficiados por el mismo y por sus diversas actividades. El inters de estas personas u organizaciones en el proyecto tiene niveles de incidencia, no es lo mismo el inters de un diseador del proyecto que el de una persona que habita las cercanas del lugar donde pueda estar ejecutndose el mismo; cabe anotar; que el inters puede variar en el tiempo y con las responsabilidades asignadas, por ejemplo el inters del director del proyecto debe estar presente a lo largo del ciclo de vida del proyecto, caso contrario al de una organizacin que haya sido contratada para realizar un estudio especifico del mismo.

Figura 3. Tipos de Interesados en el Proyecto

Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto, en la figura 3 se muestra grficamente las consecuencias e intereses de los tipos de interesados en el proyecto.

Entre los interesados claves del proyecto se pueden mencionar: Director de Proyecto: Persona encargada de dirigir el proyecto. Cliente: es la persona u organizacin que utilizar el producto del proyecto; para el segundo caso pueden existir clientes internos o externos. Ejecutante: persona u organizacin que en su mayora participa en los trabajos del proyecto. Equipo de Proyecto: personas que participan directamente en los trabajos del proyecto. Equipo de Direccin de Proyecto: grupo de personas encargadas de las labores relacionadas con la direccin del proyecto. Patrocinador o Inversor: persona u organizacin que proporciona los recursos monetarios, financieros o en especie para el proyecto. Los directores del proyecto deben gestionar las expectativas de los interesados, lo cual puede resultar difcil ya que, a menudo, los interesados tienen objetivos muy diferentes o contradictorios. 1.1.7. La Estructura de La Organizacin y El Proyecto Uno de los aspectos que ms interviene en el desarrollo de los proyectos es la estructura organizacional, temas como la asignacin de los recursos, la toma de decisiones y otros son aspectos que deben considerarse en la direccin de los proyectos dependen de qu tipo de estructura est establecida en la organizacin. La Figura 4 relaciona los diferentes tipos de estructuras organizacionales con las caractersticas propias de un proyecto.

Figura 4. Influencia de la Estructura de la Organizacin en los Proyectos

1.1.8. Sistemas de Gestin de Proyectos Los sistemas de gestin de gestin de proyectos son un conjunto de herramientas tcnicas, recursos y procedimientos que contribuyen a la gestin del proyecto. El plan de gestin del proyecto determina como se

va a usar el sistema de sistema de gestin de proyectos, quien es determinado o configurado segn: Las reas de de aplicacin del proyecto. La organizacin. La complejidad del proyecto. Disponibilidad de los sistemas existentes. 1.2. ACERCA DE LA METODOLOGA PMI La Metodologa PMI sugiere unos grupos de procesos de direccin de proyectos mediante los cuales se pretende iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto de la manera ms efectiva; la aplicacin de todos los procesos que sugiere el PMI est condicionada por el director de proyecto y el grupo de proyecto, quienes segn el tipo de proyecto evalan su rigor de aplicacin. 1.2.1. Documentos Principales del Proyecto Acta de Constitucin del Proyecto. Autoriza formalmente el proyecto. Enunciado del Alcance del Proyecto. Establece el trabajo que debe realizarse y los productos entregables que deben producirse. Plan de Gestin del Proyecto. Est compuesto por los planes y documentos generados por los distintos procesos. Esos elementos son los planes subsidiarios y los componentes del plan de gestin del proyecto. 1.2.2. Grupos de Procesos de Direccin de proyectos Los procesos se definen como conjuntos de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. Segn la naturaleza de los procesos de direccin de proyectos en trminos de su integracin, las interacciones dentro de ellos y sus propsitos se pueden mencionar los siguientes grupos de procesos de direccin de proyectos: 1.2.2.1. Grupo de Procesos de Iniciacin Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Se establecen procesos por los cuales se caracterizan los proyectos o las fases y a su vez mecanismos de ejecucin que permitan cumplir las metas y objetivos; por ejemplo la asignacin de recursos a invertir o la definicin de un alcance.

Debe tenerse muy claro que los procesos de iniciacin no solo se encuentran en el inicio del proyecto, pueden encontrarse tambin a lo largo del ciclo de vida en diferentes fases del mismo. Algunos de los procesos de direccin del grupo de procesos de iniciacin son: Desarrollo del acta de constitucin del proyecto.. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar.

Figura 5. Grupo de Procesos de Iniciacin

1.2.2.2. Grupo de Procesos de Planificacin Define y refina los objetivos, el alcance pretendido, los costos, y las actividades y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos, del proyecto. Todo esto enmarcado en la elaboracin del plan de gestin del proyecto. El grupo de procesos de planificacin se encarga de garantizar la identificacin de todos los agentes que tengan una iteracin o dependencia determinada con el proyecto porque de ella depende el xito de todas las actividades ligadas a la elaboracin del plan de gestin. Pese a que muchas veces la planificacin del proyecto es vista como una fase inicial del ciclo de vida del proyecto, cambios que se presenten a lo largo de este hacen que los procesos de planificacin sean un proceso continuo y repetitivo (pero no infinito) debido a la dinmica y multidimensionalidad de los proyectos.
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Algunos de los procesos de direccin del grupo de planificacin son: Desarrollar el plan de gestin del proyecto. Planificacin y definicin del Alcance Crear la estructura de desglose de trabajo (EDT) o estructura analtica (EA). Definicin de las actividades. Establecimiento de la secuencia de actividades. Estimacin de recursos de las actividades. Estimacin de la duracin de las actividades. Desarrollo del cronograma. Estimacin de costos y presupuesto. Planificacin de la calidad. Planificacin de los recursos humanos. Planificacin de las comunicaciones Planificacin de la gestin e identificacin de riesgos. Anlisis cualitativo y cuantitativo de riesgos. Planificacin de la respuesta a los riesgos. Planificar compras y adquisiciones. Planificar la contratacin.

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Figura 6. Grupo de Procesos de Planificacin

1.2.2.3. Grupo de Procesos de Ejecucin Integra y coordina a personas y otros recursos para llevar a cabo las actividades del proyecto de acuerdo al plan de gestin del proyecto. Debe tenerse en cuenta que en procesos asociados a este grupo deber realizarse cierto tipo de replanificaciones asociadas a las

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variaciones en la ejecucin normal; tales como cambio de duracin de actividades (cronograma), disponibilidad de recursos, entre otros. Estas variaciones pueden o no afectar el plan de gestin pero es posible pero es posible que requieran un anlisis que puede traer consigo modificacin de cronogramas o presupuestos. Algunos de los procesos de direccin del grupo de ejecucin son: Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto. Realizar el aseguramiento de la calidad. Adquirir el equipo del proyecto. Desarrollar el equipo del proyecto. Distribucin de la informacin.

Figura 7. Grupo de Procesos de Ejecucin

1.2.2.4. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Mide y supervisa regularmente el avance o ejecucin del proyecto, a fin de identificar las variaciones o posibles problemas respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas

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correctivas cuando sea necesario para controlar la ejecucin del proyecto y lograr cumplir con los objetivos del mismo. Ms que supervisar el proyecto el valor agregado real de este grupo es la retroalimentacin que puede realizarse a cada una de las fases del proyecto, de esta revisin pueden surgir una posible actualizacin al plan de gestin del proyecto. Por ejemplo, no haber cumplido con la fecha de finalizacin de una actividad puede requerir ajustes al plan de asignacin de personal actual, implementar horas extra o realizar concesiones entre los objetivos de presupuesto y del cronograma. Algunos de los procesos de direccin del grupo de seguimiento y control son: Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. Control integrado de cambios. Verificacin y control del alcance. Control del cronograma. Control de costos. Realizar el control de calidad. Gestionar el equipo del proyecto (gestin del desempeo de los miembros del equipo). Seguimiento y control de riesgos. Administracin del contrato.

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Figura 8. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control.

1.2.2.5. Grupo de Procesos de Cierre Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Est compuesto de procesos que se orientan a la finalizacin formal de todas las actividades de un proyecto o fase del mismo; dicha orientacin verifica que todos los grupos de procesos hayan terminado debidamente, segn lo objetivos establecidos. Algunos de los procesos de direccin del grupo de cierre son: Proceso de cierre. Cierre del contrato.

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Figura 9. Grupo de Procesos de Cierre

1.2.3. reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos. En este numeral, reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos, se pretende establecer una relacin entre los procesos de direccin de proyectos de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos del numeral 2.2.2 en nueve reas de Conocimiento. 1.2.3.1. Gestin de la Integracin del Proyecto. La naturaleza integradora de los proyectos hace necesario identificar, definir, combinar, unificar y coordinar procesos y actividades que logren la integracin del proyecto garantizando unificacin, consolidacin y articulacin de los recursos del mismo para poder cumplir con los requisitos que en un principio definen los clientes y/u otros interesados. Una gestin efectiva de todos los actores del proyecto est basada en actividades o acciones que concentren esfuerzos y recursos en el proyecto que permitan una fcil y rpida iteracin entre todos los grupos de procesos del mismo. Dentro de la gestin de la integracin del proyecto podemos encontrar procesos como:

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Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto. El acta de constitucin del proyecto es el punto de partida y/u orden de inicio del proyecto, en ella se confiere al director del proyecto la autoridad sobre este y sobre los recursos de la organizacin que puedan llegar a ser aplicados al proyecto para la ejecucin del enunciado de trabajo del proyecto. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. El enunciado del alcance del proyecto es la definicin del proyecto, los objetivos que deben cumplirse, restricciones, las fronteras o limites del mismo, las fechas y el contenido de los entregables, hitos importantes del proyecto e informacin de costos del proyecto. Desarrollar el plan de Gestin del Proyecto. Como se haba mencionado anteriormente el plan de gestin de proyectos es la herramienta directora del mismo que incluye acciones de definicin, integracin, y coordinacin. El contenido del plan de gestin del proyecto variar de acuerdo con el rea de aplicacin y la complejidad del proyecto. Dirigir y gestionar la Ejecucin del Proyecto. Comprende dirigir y gestionar varias acciones para garantizar la ejecucin del plan de gestin del proyecto, el cual define en el alcance del proyecto el trabajo a realizar. Dentro de las acciones que a groso modo pueden describirse se pueden mencionar: inversin de fondos a diferentes actividades del proyecto, realizar las gestiones presupuestales y contractuales del proyecto, establecer acciones que aporten a la retroalimentacin del proyecto, validar los entregables de las fases, entre otros. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto. Como su nombre lo dice se enfoca hacia la supervisin de los procesos asociados a el inicio, la planificacin, ejecucin y cierre. Se implementan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento de las actividades del proyecto mediante la recogida, medicin y difusin de informacin de las mismas proporcionando una idea global del estado a la fecha del proyecto y a su vez de los puntos crticos del mismo. En resumen lo que se pretende es realizar comparaciones entre el programado y el ejecutado del proyecto. Control Integrado de Cambios.
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Se realiza durante todo el ciclo de vida del proyecto. Este es necesario porque durante el proyecto es casi seguro que deben realizarse cambios al plan de gestin del proyecto. Cerrar proyecto. Establece los procedimientos para verificar y documentar los entregables del proyecto, formalizar la entrega y aceptacin de los mismos por pate del cliente. Se distinguen dos tipos de procedimiento de cierre: el procedimiento de cierre administrativo, que incluye las actividades integradas requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el xito o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto; por otra parte se encuentra el procedimiento de cierre del contrato, que Incluye todas las actividades e interacciones requeridas para establecer y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyecto, y tambin para definir aquellas actividades relacionadas que respaldan el cierre administrativo formal del proyecto. 1.2.3.2. Gestin del Alcance del Proyecto. La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se encarga de definir y controlar lo que esta y no est definido en el proyecto. Dentro de la gestin del alcance del proyecto se incluyen procesos tales como: Planificacin del Alcance. Este proceso estructura o da forma al como de definir el alcance del proyecto, la EDT (o estructura analtica), la verificacin y el control del alcance del proyecto. La planificacin del alcance toma elementos del grupo de procesos de Iniciacin para estructurarse y ajustarse a medida que avanza el ciclo de vida del proyecto. Definicin del Alcance. La definicin del alcance tiene como punto de partida, las necesidades, deseos, y expectativas de los clientes y participantes del proyecto; aqu se describen los entregables y el trabajo que debe ejecutarse para hacerlos. Algunos elementos agrupados o que hacen parte del alcance son: principales objetivos, descripcin del producto, requisitos del proyecto, limites del proyecto, entregables del proyecto,

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criterios de asunciones.

aceptacin,

restricciones

del

proyecto,

Crear EDT (o Estructura Analtica). La EDT (o estructura analtica) es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. Se basa en la subdivisin del trabajo del proyecto en porciones ms pequeas y manejables, que a su vez representan un nivel ms detallado de actividades asociadas a diferentes fases del proyecto.

Figura 10. Ejemplo de EDT o Estructura Analtica

Verificacin del Alcance. Comprende la aceptacin formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los entregables relacionados fases del mismo. Es importante mencionar que la verificacin del alcance solo se encarga de la aceptacin y
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no del control de calidad del mismo, esta verificacin hace parte de un proceso que ms adelante se trata. Control del Alcance. El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Control Integrado de Cambios del proyecto. Se encarga de gestionar los cambios reales del proyecto cuando se producen, y est integrado con los dems procesos de control

1.2.3.3. Gestin del Tiempo del Proyecto. Tiene como principal objetivo garantizar la conclusin del proyecto a tiempo los procesos que describen este rea del conocimiento estn todos estrecha mente vinculados y segn el alcance del proyecto pueden realizarse todos como un solo proceso y por una sola persona; adems cabe anotar que la insumo ms importante para los mencionados es el plan de gestin del proyecto. A continuacin se presentan los procesos que hacen parte de la gestin del tiempo del proyecto: Definicin de las actividades A partir del alcance ya establecido debe identificarse el trabajo a realizar y como este deba ejecutarse, y adems establecer hitos de importante relevancia de las actividades. Por ejemplo debe construirse un edificio para instalacin del personal provisionalmente, con capacidad de 10 personas servicios sanitarios y cocina. Establecimiento de la secuencia de las actividades Como punto partida deben establecerse secuencias lgicas de las actividades que garanticen precedencias y tiempos entre ellas, lo anterior debe realizarse por una persona o un grupo que conozca el alcance del proyecto y sus restricciones, de igual manera los entregables del mismo, hitos importantes, aspectos legales y la disponibilidad de recurso para realizar los trabajos asociados a las actividades Estimacin de recursos de las actividades La estimacin de los recursos necesarios para realizar el trabajo asociado a cada una de las actividades involucra determinar quien o quienes, cunto tiempo deben dedicarse a realizarlas, que perfiles deben cumplir, que equipos y/o

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materiales se necesitaran para realizar el trabajo, y las disponibilidades de todos estos. Estimacin de la duracin de las actividades Para determinar la duracin de las actividades se debe tener a mano y como herramienta fundamental la informacin suministrada por el alcance de la actividad, los tipos de recursos necesarios, su cantidad, y la disponibilidad de los mismos; la estimacin se refinar a medida que otras actividades precedentes determinen sus duraciones. Es de gran ayuda utilizar para este proceso software de gestin proyectos que permita particularizar los recursos, calendarios y disponibilidades. Desarrollo del cronograma Basados en la duracin de actividades ya establecida, este proceso se encarga de integrar todas estas para crear la lnea base del proyecto que ser la herramienta que permita la medicin del avance del mismo; de igual manera este proceso permitir establecer las fechas hito ms importantes del proyecto referencia vital para implementar cambios o modificaciones al cronograma. Control del cronograma Este proceso implica el establecimiento de una herramienta que permita identificar que tan traumtico para el cronograma puede llegar a ser un cambio del mismo y as mismo no dejar que cambios al cronograma se realicen sien el control y supervisin respectivos. 1.2.3.4. Gestin de los Costos del Proyecto. La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. Algunos de los procesos que se realizan para la gestin de los costos del proyecto son: Estimacin de Costos Es importante para este proceso aclarar que dependiendo de su alcance, para algunos proyectos este es realizado como un nico proceso junto a la preparacin del presupuesto. Este proceso aproxima los costos de los recursos necesarios para completar las actividades. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, as como categoras especiales tales como una
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asignacin por inflacin o un costo por contingencia. Uno de los objetivos de este procesos es encontrar mecanismos de reduccin de costos en algunas actividades mediante la diversas alternativas de costos. Este proceso requiere de una vasta experiencia en el rea de aplicacin del proyecto ya que es necesario conocer la dinmica de precios en la que se desenvuelve el mismo, y adems a la estimacin de costos siempre es asociada una precisin por parte de la organizacin. Preparacin del Presupuesto de Costos Basados en el proceso anteriormente descrito donde calculo el costo por actividades del proyecto, en esta instancia se procede a establecer una lnea base de costo total sea una suma del costo actividades o paquetes de trabajo a fin de medir el rendimiento del proyecto. Control de Costos Los procedimientos que en este proceso se deben desarrollar deben incluir: realizar seguimiento al rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a lo programado (lnea base), evitar cambios inadecuados o desviaciones del presupuesto, presentar alertas frente a posibles cambios a futuro que puedan presentarse en el presupuesto y actuar para mantener dentro de los limites de sobrecostos que puedan aparecer. 1.2.3.5. Gestin de la Calidad del Proyecto. Tiene como objetivo garantizar que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendi. Implementa un sistema de gestin de la calidad a travs de la poltica, los procedimientos y los procesos de planificacin de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, segn corresponda. Los procesos de gestin de la calidad del proyecto incluyen: Planificacin de la Calidad. Este proceso identifica las normas de calidad que el proyecto debe cumplir y como satisfacerlas. Realizar Aseguramiento de la Calidad. En este proceso se establecen las actividades por las cuales se garantiza que el proyecto cumple con los requisitos de la norma a cumplir y de igual manera establece la mejora continua en el proceso, aspecto que se evidencia en la
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mejora del producto y posteriormente en la satisfaccin del cliente. La mejora continua entrega herramientas a los integrantes del proyecto con las que pueden establecer pertinencias o no de procesos dentro del proyecto elevando as los niveles de eficiencia y efectividad. Realizar Control de la Calidad. El control de la calidad establece mecanismos por los cuales se revisa el cumplimiento de los requisitos requeridos por la norma de calidad. En caso de que este proceso encuentre irregularidades que no sean convenientes segn el plan de gestin de calidad, debe tambin establecer los mecanismos pertinentes para corregir las causas de resultados insatisfactorios. 1.2.3.6. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto. Los procesos de direccin de proyecto incluyen: Planificacin de los Recursos Humanos Este proceso establece los roles y responsabilidades a nivel personal o grupal de los involucrados del proyecto. Este proceso establece: cmo y cundo se adquirirn los miembros del equipo del proyecto, los criterios para eximirlos del proyecto, la identificacin de las necesidades de formacin, los planes relativos a recompensas y reconocimiento, consideraciones sobre cumplimiento, y polmicas de seguridad. Adquirir el Equipo del Proyecto Por medio de este proceso se establecen directrices para la consecucin del recurso humano que integrar el equipo de proyecto encargado de completar el proyecto segn el plan de gestin del mismo. Desarrollar el Equipo del Proyecto Este proceso propende mejorar el desarrollo de las competencias del equipo del proyecto para optimizar las iteraciones entre sus miembros, fortalecer la confianza y cohesin entre los mismos. Gestionar el Equipo de Proyecto El equipo de direccin del proyecto debe hacer un seguimiento del rendimiento de los integrantes del equipo de proyecto que permita retroalimentar, resolver inquietudes, polmicas, y coordinar cambios con el nimo de mejorar el rendimiento del proyecto. El principal fruto de la gestin del equipo de proyecto son las lesiones aprendidas que puedan replicarse dentro del mismo proyecto o dentro de otros
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proyectos de la organizacin. Es difcil realizar gestin de este tipo cuando la estructura de la organizacin es muy funcional (ver figura 4). 1.2.3.7. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto. Este rea de conocimiento establece procesos para la caracterizacin de la interfaz persona informacin, lo que garantiza una comunicacin exitosa en la que no existan o se minimicen las interferencias o ruidos que puedan alterarla. Este proceso debe determinar cmo fluir la informacin desde una instancia del proyecto a otra y que mecanismo se utilizara para el envo de informacin. Como principal objetivo tendr el asegurar la generacin, recogida distribucin, almacenamiento, recuperacin de la informacin en tiempo y forma. Los procesos de gestin de las comunicaciones del proyecto incluyen: Planificacin de las Comunicaciones Este proceso determina cuales son las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados. Dichas necesidades y mtodos de distribucin varan ampliamente segn sea el rea de aplicacin del proyecto y deben ser satisfechos para garantizar uno de los factores ms importantes de xito del proyecto. En muchos proyectos la planificacin de las comunicaciones esta estrechamente vinculada a las estructuras organizacionales, aspecto que puede influir al momento de determinar interesados y canales de informacin. Distribucin de la Informacin Este proceso coloca en marcha el plan de gestin de las comunicaciones (producto del proceso anterior), mediante la disposicin de la informacin para cada uno de los interesados y garantizando la informacin requerida ya sea de manera peridica o de manera extempornea. Informar el Rendimiento Este proceso permite a los interesados enterarse del rendimiento del proyecto proporcionando informacin sobre el alcance, el cronograma, los costos y la calidad contrastados respecto a lnea base. Muchos proyectos tambin requieren informacin sobre el riesgo y las adquisiciones 1.2.3.8. Gestin de los Riesgos del Proyecto.
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Los objetivos de la gestin de riesgos del proyecto son aumentar la probabilidad de ocurrencia de los fenmenos de impacto positivo en el proyecto y disminuir la probabilidad de impactos negativos al proyecto. Un riesgo de un proyecto es un evento o condicin inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo, alcance o calidad (es decir, cuando el objetivo de tiempo de un proyecto es cumplir con el cronograma acordado; cuando el objetivo de costo del proyecto es cumplir con el costo acordado; etc.). Los procesos de gestin de riesgos del proyecto incluyen: Planificacin de la Gestin de Riesgos Se planifica como se van a realizar las actividades asociadas a la gestin de los riesgos para el proyecto Identificacin de Riesgos Se establecen metodologas que ayuden a identificar los riesgos del proyecto, sus caractersticas y los posibles impactos al mismo. Cabe anotar que el proceso de identificacin de los riesgos debe realizarse a medida que avanza el ciclo de vida del proyecto porque a lo largo de este pueden descubrir nuevos riesgos. Anlisis Cuantitativo y Cualitativo de Riesgos Segn la probabilidad de ocurrencia del riesgo se realiza un anlisis donde establece un nivel de prioridad para cada uno de los riesgos anteriormente identificados, de ah de establece un nivel cualitativo de ocurrencia del riesgo. Por otro lado el proceso Anlisis Cuantitativo de Riesgos analiza el efecto de esos riesgos y les asigna una calificacin numrica. Tambin presenta un mtodo cuantitativo para tomar decisiones en caso de incertidumbre. Este proceso usa tcnicas tales como la simulacin Monte Carlo y el anlisis mediante rbol de decisiones. Planificacin de la Respuesta a los Riesgos Despus de haber realizado los anlisis de los riesgos que se hayan identificado se deben establecer acciones para mejorar reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. La planificacin de la respuesta a los riesgos debe garantizar que la respuesta sea acorde al nivel de importancia del riesgo, ser aplicada a tiempo, ser realista y ser acordada por las partes directamente involucradas con el riesgo. Seguimiento y control de Riesgos Es el proceso de identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar el seguimiento de los riesgos identificados y
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los que se encuentran en la lista de supervisin, volver a analizar los riesgos existentes, realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecucin de las respuestas a los riesgos mientras se evala su efectividad. 1.2.3.9. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto. La gestin de las adquisiciones del proyecto establece procesos que se refieren a la adquisicin de productos, servicios o resultados necesarios requeridos por el proyecto para realizar el trabajo. Los procesos de gestin de las Adquisiciones del Proyecto Incluyen: Planificar las Compras y Adquisiciones Se identifican las necesidades de adquisiciones del proyecto de la siguiente manera: si es conveniente adquirir, qu y cunto adquirir, y cmo y cundo hacerlo. Aqu tambin se establecen criterios de seleccin de proveedores o vendedores restringiendo as elementos que el proyecto o la organizacin no consideren pertinentes para el proceso de adquisiciones. Planificar la Contratacin El proceso Planificar la Contratacin prepara los documentos necesarios para respaldar el proceso Solicitar Respuestas y Seleccin de Vendedores. Solicitar Respuestas y Seleccin de vendedores En este proceso se establece un contacto con los potenciales vendedores, requiriendo de ellos ofertas y propuestas para determinado requerimiento de la empresa; es importante anotar que este proceso no requiere mucho esfuerzo o dedicacin por parte del proyecto. Posterior a lo recin mencionado se reciben las ofertas o propuestas, seguidas de una posterior evaluacin, calificacin y seleccin del vendedor ms calificado segn los criterios establecidos en el plan de compras o adquisiciones (producto del proceso Planificacin de Compras y Adquisiciones). Administracin del Contrato La finalidad de la administracin del contrato es garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, los requisitos de producto que se establecieron en el contrato y la proteccin de los derechos legales adquiridos. El equipo de direccin del proyecto debe ser muy consciente de las responsabilidades legales que trae consigo la administracin de un contrato. Dependiendo de las costumbres administrativas o contractuales de la organizacin, el contrato
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puede ser administrado por una persona que no haga parte del equipo de proyecto. Cierre del Contrato Paralelo a este proceso se encuentra el proceso Cerrar Proyecto; el proceso cierre de contrato ejecuta los procedimientos descritos o no en las condiciones de cierre que se hayan establecido por el contrato, se verifican los productos contratados para cerrar el contrato o en su defecto se da por terminado el contrato sea por comn acuerdo de las partes o por incumplimiento de una de ellas siempre y cuando los trminos y condiciones del contrato especifiquen las causas argumentadas por las partes.

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2. ADAPTACIN PARA LA GESTIN DE PROYECTOS EN INFRAESTRUCTURA DE TRANSMISIN DE ENERGIA

En Con base a lo expuesto en el capitulo anterior, este captulo pretende realizar una adaptacin de la teora propuesta por el PMI a proyectos del tipo que hace mencin el titulo de este captulo. Segn el PMI la aplicacin de todos los procesos que sugiere para la gestin de los proyectos est sujeta al criterio del director de proyectos, y de la organizacin: Buenas prcticas no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de direccin del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto determinado. 2 El rea Proyectos e Ingeniera (API) es un rea joven, perteneciente a la Subgerencia redes de Transmisin (SRT) de Empresas Pblicas de Medelln E.S.P, que enfoca la mayor parte de su recurso a la gestin de los proyectos de desarrollo asociados a la expansin, reconfiguracin, reposicin y modernizacin de toda la infraestructura de transmisin de energa elctrica propiedad de la Organizacin. La infraestructura antes mencionada agrupa las lneas de transmisin y las subestaciones pertenecientes al Sistema de Transmisin Nacional (STN) y Sistema de Transmisin Regional (STR). Con base a las polticas de la Empresa establecidas en la eficiencia, eficacia y efectividad de sus procesos internos, API ha establecido un proceso con el cual pretende realizar una gestin efectiva de los proyectos que se entregan a la subgerencia Redes de Transmisin por medio de la adaptacin de la teora que sugiere el PMI. En un principio los pioneros en implementar la metodologa que sugiere PMI en la Empresa fue Generacin de Energia, experiencia que fue aprovechada por diferentes reas para realizar una adaptacin segn el rea aplicacin de los proyectos de cada una. El proceso de gestin de Proyectos del tipo que este trabajo estudia, es caracterizado por la mezcla de diferentes reas tales como: Ingeniera Elctrica, Ingeniera Civil, Ingeniera de Telecomunicaciones, Ingeniera Electrnica, Ingeniera Ambiental, Administracin, entre otras; la caracterstica multidisciplinaria obliga a crear un proceso que sea capaz de garantizar una fcil interaccin entre las reas al momento de que ellas tengan la necesidad de confluir todas o una parte en algn tipo de trabajo.

Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos Tercera Edicin

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Con Base a la estructura de la Subgerencia redes de Transmisin (figura 11) y el tipo de proyectos ya mencionados como foco de su atencin o inversin de recursos, se asigno a API la funcin de garantizar esa sinergia que en ultimas se traducir en el cumplimiento de todos los objetivos de cada proyecto.

Figura 11. Estructura Subgerencia Redes Transmisin de EPM.

En pro de entender el funcionamiento global de toda la subgerencia, es necesario realizar una breve descripcin de los procesos que a grandes rasgos desempea cada una de las reas de la SRT: El rea Proyectos e Ingeniera, como se haba mencionado recin y como posteriormente se detallar, realiza labores asociadas a la gestin de los proyectos que se entregan a la SRT. El rea Subestaciones y Lneas (ASUL), realiza trabajos de diseo elctrico y civil de las subestaciones, estudios ambientales de los proyectos, diseos de las lneas de transmisin, diseo del control de las subestaciones y los procesos de compras de los equipos asociados a los mencionados. El rea Montajes, realiza los trabajos de montaje de equipos en cada una de las subestaciones. El rea Centro Regional de Control (CRC), este rea realiza trabajos asociados con la integracin al centro de control de las subestaciones intervenidas; algunos de estos trabajos incluyen comunicaciones y automatizacin. Despus de la descripcin del funcionamiento de la SRT es ms fcil entender la metodologa planteada para la gestin de los proyectos que tiene como objetivo principal garantizar la construccin o modificacin de la infraestructura

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que requiere el sistema de transmisin de energa elctrica teniendo en cuenta las metas, objetivos estratgicos, el Plan de Inversiones y cumpliendo de los requisitos de costos, plazos y funcionalidad tcnica especificados. La metodologa implementada por API para la gestin fue resumida en tres grupos de procesos en los que se agrupan cada una de las actividades que permiten gestionar todo el ciclo de vida del proyecto as: 2.1. GRUPO DE PROCESOS ORGANIZAR El grupo de procesos denominado Organizar establece actividades asociadas a toda la planeacin de los trabajos que deban realizarse dentro del proyecto para cumplir los objetivos del mismo, como bien se explico en el marco terico de este trabajo todas las actividades y entregables que se producen dentro de este tipo de procesos procuran delinear un camino con interfaces bien definidas; cabe anotar que los procesos adoptados por API no se deben realizar en el orden estricto que aqu se describen, deben desarrollarse de acuerdo a las necesidades del proyecto y a el conocimiento por parte del grupo de proyecto de las entradas para cada uno. 2.1.1. Formular el Programa para Organizar Este proceso se encarga de elaborar un programa de trabajo coherente donde se pueda visualizar que plazos, acciones secuenciales, recursos y criterios, se tendrn para desarrollar cada una de las actividades del grupo de procesos Organizar. El objetivo principal del proceso Formular el Programa para Organizar es dar un orden a las acciones para que garanticen que los productos finales de cada actividad, del subproceso Organizar estn disponibles segn las necesidades del proyecto y para la elaboracin del Plan General de proyecto. Para iniciar este proceso, se requiere que el equipo o persona para desarrollarlo se encuentre asignado(a). La figura 12, muestra las entradas y salidas de este proceso. En el Anexo 1 se muestra la relacin de este proceso con los procesos definidos por el PMI.

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Figura 12. Proceso Formular el Programa para Organizar

2.1.2. Elaborar el Plan de Alcance Se encarga de adicionar informacin al producto general del proyecto y a las principales entregas del mismo, estableciendo claramente para cada lote de trabajo los lmites, condiciones y caractersticas del trabajo a desarrollar en el proyecto y en cada una de de las partes que lo componen.

Figura 13. Elaborar Plan de Alcance del Proyecto

Segn lo establecido el contenido del documento plan de alcance del proyecto es el siguiente: Justificacin del proyecto. Factores crticos de xito (tiempo, costo y tcnicos). Alcance de los lotes de control (Descripcin resumida) Tabla que relaciona la descripcin, alcance, entregables y responsable de cada lote de trabajo.

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2.1.3. Elaborar la Estructura Analtica Es la actividad que se encarga de subdividir el trabajo a ejecutar en el proyecto en las principales partes a entregar. De acuerdo al nivel de ms importancia o de ms peso en el proyecto se le asignar el nombre de Lotes de Control, los cuales se subdividen en componentes ms pequeos que se denominan Lotes de Trabajo (ver figura 10), de tal manera que reflejen los productos concretos que requieren obtenerse en el proyecto y a los cuales se les pueda asignar una responsabilidad nica en relacin con su planeacin, organizacin, direccin y control para asegurar su calidad, oportunidad y costo. Finalmente esta subdivisin se representa en un grfico tipo organigrama.

Figura 14. Elaborar Estructura Analtica del Proyecto

El documento Estructura Analtica del Proyecto contiene los criterios de desglose y el grafico tipo organigrama de la estructura analtica del proyecto. 2.1.4. Formular el Programa Director Es la ordenacin y enlace lgico de las actividades del proyecto, diagramadas en un grfico de barras (en EPM se utiliza Microsoft Project), soportado con toda la informacin propia de cada una de las actividades (nombre, duracin, fechas de inicio y terminacin, dependencias o enlaces con otras actividades, recursos asignados, etc.), y con toda la informacin general de criterios, supuestos y restricciones que inciden en todo el programa en general; en resumen, es el cronograma de actividades del proyecto. El objetivo principal del programa director del proyecto es disponer de una herramienta de gestin del tiempo, una estrategia ordenada y lgica de desarrollo del proyecto y una base de referencia en cuanto a la

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oportunidad del proyecto para cumplir con su factibilidad o para cumplir con el requerimiento del cliente en cuanto a lo que estaba dispuesto a esperar por el proyecto cuando se concibi. Esta base de referencia del tema tiempo, ser a la que se le efectuar el seguimiento, control y ruta crtica durante toda el ciclo de vida del proyecto.

Figura 15. Formular el Programa Director del Proyecto

2.1.5. Definir el Costo y Datos Financieros Consiste en la valoracin de todos los productos tcnicos del proyecto, de las actividades e inversiones adicionales a las tcnicas, que se requieren efectuar para realizar los trabajos asociados al proyecto que garanticen las condiciones establecidas por el cliente quien analiza la factibilidad y da la autorizacin de ejecucin del proyecto. Este proceso en particular establece una base presupuestal de referencia y una herramienta de gestin que permite observar la inversin realizada en el proyecto, aspectos que son un requerimiento constante del cliente. Esta base de referencia ser a la que se le efectuar el seguimiento, control y simulaciones durante todo el ciclo de vida del proyecto. El documento de este proceso contiene los siguientes entregables: Tabla Estructura y organizacin de costos, que contiene las cuentas que se usarn en el proyecto por lote de trabajo.

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Tabla que contiene el costo por cada lote de trabajo, incluyendo las actividades concurrentes.. Tabla que contiene el cdigo de costo, tipo de costo y descripcin de la cuenta para el sistema One World (Herramienta Contable EPM). Tabla que contiene el flujo de fondos mensualizado por lote de trabajo, incluyendo las actividades concurrentes. Tabla que contiene el presupuesto anualizado para el proyecto.

Figura 16. Definir Costos y Datos Financieros del Proyecto

2.1.6. Planificar la Organizacin y los Recursos La planificacin de la organizacin comprende la identificacin y documentacin de todas las funciones, responsabilidades, perfiles, adquisicin de recursos fsicos y humanos, nombramiento de personas, jerarquizacin y condiciones de funcionamiento de toda la estructura organizacional que se disea para lograr los objetivos del proyecto. Adicionalmente, comprende la identificacin y cuantificacin de los recursos fsicos requeridos para efectuar la gestin del proyecto. Este proceso propende garantizar el recurso humano ms apropiado para realizar todo el trabajo del proyecto y establecer todas las reglas de funcionamiento que ese recurso debe cumplir.

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La planificacin del recurso fsico se efecta para poder gestionar y asegurar su consecucin con la suficiente anticipacin, de tal manera que no se generen retrasos o inconvenientes al proyecto durante la ejecucin del mismo.

Figura 17. Planificar la Organizacin y los Recursos del Proyecto

2.1.7. Planificar la Informacin y Comunicacin del proyecto

Este proceso identifica toda la informacin requerida en el proyecto, con las respectivas caractersticas, condiciones y reglas para su creacin y tratamiento. Paralelamente la actividad define las reglas y metodologa para la comunicacin de informacin dentro del equipo ejecutor del proyecto y para los contactos con entidades externas al equipo. Este proceso pretende garantizar el orden de toda la informacin y comunicaciones que se relacionan con el proyecto, y de esta manera poder brindar la informacin necesaria y oportuna, que requieren los diferentes participantes e interesados en el proyecto.

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Figura 18. Planificar la Informacin del Proyecto

2.1.8. Planificar Seguimientos y Controles Este proceso se encarga de crear y estructurar todos los contenidos, caractersticas y condiciones de la informacin, herramientas e informes que se requieren para hacer el seguimiento y presentar las alertas y recomendaciones de control de los temas de costos y tiempos, a los interesados e involucrados en el proyecto. Se pretende con esto satisfacer necesidad de informacin de los involucrados e interesados sobre cmo se est desarrollando el proyecto en los temas de plazos, avance del proyecto, alcance, estructura analtica, costo y su avance, presupuesto y ejecucin de contratos, y para que ellos tomen las medidas de control que se estimen necesarias de manera que se disminuyan las desviaciones de los objetivos y condiciones que se le impuso al proyecto en su concepcin. Los entregables del proceso son los siguientes: Descripcin de los formatos de seguimientos a actividades y costo. Descripcin del seguimiento a los contratos. Mecanismo y periodicidad de la recoleccin de datos.

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Figura 19. Planificar Seguimientos y Controles.

2.1.9. Elaborar el Plan General de Proyecto Este proceso establece un grupo de actividades encargadas de consolidar en un solo documento, la mayora de los productos que resultaron de la aplicacin de los documentos del Grupo de Procesos organizar. El Documento Plan General de Proyecto es dinmico y puede requerir actualizacin de algunos de sus captulos de acuerdo con la ejecucin de alguna de sus fases por ejemplo: el diseo definitivo, la contratacin y la ejecucin de los contratos. Este proceso facilita el control y seguimiento mediante un documento base, nico, aprobado y actualizado de consulta y referencia de todos los aspectos que se planificaron para el proyecto, aspectos que se deben controlar hasta el final del mismo. El documento Plan General de Proyecto permite controlar los cambios a los datos y parmetros de la planificacin que por algn motivo se aprueben en la ejecucin del proyecto y tener un documento nico de registro, consolidacin y aprobacin de los mismos.

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Figura 20. Elaborar Plan general de Proyecto

2.2. GRUPO DE PROCESOS EJECUTAR El grupo de procesos ejecutar est asociado a todos los procesos que involucran actividades relacionadas con la ejecucin del Plan General de Proyecto. Los procesos que aqu se describen hacen parte de la adaptacin que actualmente se realiza en el rea; caso contario a el grupo de procesos Organizar, la descripcin detallada de los procesos que hacen parte del grupo no se muestra debido a que a la fecha de presentacin de este trabajo todos los proyectos que gestiona el rea apenas comienzan su fase de ejecucin y est pendiente la realizacin rigurosa de todos los manuales de procedimiento. A continuacin se hace mencin de los procesos que se establecieron para este grupo. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. Realizar Seguimiento y Control al Proyecto Realizar la Gestin Presupuestal de y de Activos Controlar los Cambios al Plan General de Proyecto Gestionar la Entrega de Infraestructura a Operacin

2.3. GRUPO DE PROCESOS TERMINAR De igual manera que el grupo de procesos ejecutar, las descripciones detalladas de cada uno de los procesos que conforman este grupo se encuentran en construccin debido a que ninguno de los proyectos a llegado hasta el final de la ejecucin. Este grupo tiene como principal

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objetivo el cierre del proyecto en todos sus frentes de trabajo tal y como lo describe el PMI en el Grupo de Procesos de Cierre.

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3. PLAN GENERAL DE PROYECTO SUBESTACIN YARUMAL II Y REPOTENCIACIN LNEA 110KV SALTO - YARUMAL En esta seccin se muestra el plan de proyecto elaborado para el Proyecto Yarumal II, asignado a la SRT en el plan de expansin de infraestructura. Por medio de este se pretende mostrar la aplicacin de los procesos del Grupo de Procesos ORGANIZAR adaptados por el rea a un caso real. NOTA: algunos de los datos que aqu se presentan pueden haber sido modificados por el Autor o en algn caso no ser presentados debido a las normas de confidencialidad de informacin de las Empresas Publicas de Medelln E.S.P. 3.1. ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO Criterios de Desglose: En pro de garantizar un mecanismo que permitiese identificar las actividades de mayor relevancia, los productos entregables del proyecto y buscando adicionalmente una herramienta valiosa para la gestin del mismo, la estructura analtica del proyecto se defini y dividi en los siguientes seis lotes de de control: LOTE DE CONTROL 1: EQUIPOS S/E LOTE DE CONTROL 2: OBRAS CIVILES S/E LOTE DE CONTROL 3: MONTAJE S/E LOTE DE CONTROL 4: LNEAS DE TRANSMISIN LOTE DE CONTROL 5: GESTIN AMBIENTAL LOTE DE CONTROL 6: CRC LOTE DE CONTROL 7: PRUEBAS Y PUESTA EN OPERACIN En el anexo 1 se muestra la estructura analtica realizada para el proyecto. 3.2. PLAN DE ALCANCE DEL PROYECTO 3.2.1. JUSTIFICACIN El aumento de la demanda en la zona de influencia del proyecto sobrecargar el transformador de la actual S/E Yarumal para el ao 2012, la entrada en operacin de las centrales Caruquia y Guanaquitas con 19.8 MW, la entrada en operacin de la central de generacin San Andrs de Cuerquia en el 2010 con 28 MW, el proyecto Pescadero Ituango con la lnea a 110 KV para las obras de construccin y la falta de espacio fsico en la S/E Yarumal, hace necesario la construccin de la nueva S/E Yarumal II y la repotenciacin de la lnea SaltoYarumal a 110 KV actual.
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3.2.2. FACTORES CRITICOS DE XITO Tiempo: Debido al poco tiempo con que se cuenta para la ejecucin del proyecto, el rea Proyectos e Ingeniera con el concurso del rea Planeacin T&D y de las reas tcnicas involucradas redefinieron las fechas anteriores acordando finalmente las siguientes: Puesta en servicio S/E Yarumal II a 110KV: 2011/04/04 Puesta en servicio S/E Yarumal a 44kV (2 bahas y el TRF de 20MVA, 44/13.2kV: 2011/04/20. Puesta en servicio S/E Yarumal ll a 44kV (bahas restantes): 2011/07/12 Puesta en servicio S/E Yarumal II 13.2kV: 2011/11/09 Costo: El proyecto completo incluyendo tanto las obras realizadas por la Subgerencia Redes Distribucin como por la Subgerencia Redes Transmisin tiene un costo aproximado de COP $ (este valor no puede mostrarse), a pesos constantes de junio de 2008 y se valor utilizando los costos de las unidades contractivas CREG resolucin 082-2002, de los cuales COP $ (este valor no puede mostrarse) millones corresponden a la subgerencia de Transmisin. Tcnico: La S/E Yarumal II y la repotenciacin de la lnea Salto Yarumal deben construirse y colocarse en operacin de acuerdo con los criterios tcnicos y diseos elctricos, civiles y de comunicacin y operacin que realicen cada uno de los lotes de trabajo responsables, garantizando as el correcto funcionamiento de todos los equipos instalados y el cumplimiento de los procedimientos definidos a la hora de la puesta en servicio. 3.2.3. ALCANCE DE LOS LOTES DE CONTROL LC1: EQUIPOS S/Es Comprende la elaboracin de los estudios y el diseo elctrico conceptual y detallado y aprobacin final de los diseos bsicos, definitivos y finales de los tres niveles de tensin de la subestacin, as como el de los sistemas de servicios auxiliares, de control, de medicin y de proteccin de la misma. Tambin comprende la elaboracin del inventario de equipos y materiales existentes y posibles de reutilizar de la S/E Yarumal y la
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definicin de las necesidades de adquisicin de nuevos equipos y/o materiales y su especificacin y cantidad para la compra. Es del alcance de este lote de control elaborar el plan de maniobras y consignaciones para intervenir la S/E Yarumal actual y permitir el desmonte y traslado de los equipos existentes a la nueva S/E Yarumal ll, as como el plan de maniobras y consignaciones para el montaje y la puesta en servicio de la S/E Yarumal ll, as como el apoyo durante la ejecucin del montaje de los equipos electromecnicos, la realizacin de las pruebas y la puesta en servicio de la subestacin. LC2: OBRAS CIVILES S/Es Comprende el levantamiento topogrfico, la elaboracin de los estudios requeridos y el diseo conceptual y detallado de las obras civiles requeridas para llevar a cabo la subestacin del proyecto, as como la elaboracin de las especificaciones tcnicas y cantidades de obra y ejecucin de la contratacin para la construccin de la obra civil y la realizacin de la interventora necesaria durante la ejecucin de la misma. LC3: MONTAJE S/Es Comprende la realizacin de todas las labores y actividades para el montaje electromecnico de los equipos de potencia, control, medida, proteccin y comunicacin a instalar en la subestacin Yarumal ll as como el trmite de retiro de almacn y traslado de estos elementos hasta el sitio de instalacin y la adquisicin de los elementos consumibles requeridos para una correcta instalacin. Tambin comprende la realizacin de las pruebas preoperativas y de comprobacin de montaje requerido y el apoyo durante la recepcin y la realizacin de pruebas finales y la puesta en servicio. LC4: LNEAS DE TRANSMISIN Comprende la definicin de la ruta, el levantamiento topogrfico, los estudios requeridos y el diseo electromecnico conceptual y detallado de la lnea de transmisin de energa a 110kV repotenciada desde la S/E El Salto hasta la nueva S/E Yarumal ll, incluyendo la definicin de los predios asociados a las servidumbres y los terrenos de los sitios de torre y su adquisicin con el apoyo del depto. Bienes Inmuebles de EPM, as como la elaboracin y ejecucin de la contratacin de la construccin de la lnea y de los estudios requeridos, y la interventora durante la construccin, as como las pruebas y la puesta en servicio de la lnea de transmisin.

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LC5: GESTIN AMBIENTAL Comprende el levantamiento y recoleccin de informacin requerida, la elaboracin del diagnstico ambiental de alternativas (DAA), la elaboracin del estudio de impacto ambiental (EIA) y la interaccin permanente con la Unidad Jurdica Energa para conseguir el licenciamiento ambiental del proyecto, as como la elaboracin del plan de manejo ambiental y la interventora de este durante la construccin de la subestacin y de la lnea de transmisin. LC6: CRC Comprende la realizacin de los estudios requeridos y el diseo y/o la definicin del o de los canales y equipos de comunicacin y de automatizacin requeridos para dotar de comunicaciones la subestacin Yarumal ll y para su operacin remota e integrada al CRC y CLD. Comprende tambin la realizacin de las especificaciones tcnicas y el inventario de los equipos y materiales requeridos, la elaboracin de la contratacin, la compra, la interventora durante el montaje y las pruebas y puesta en servicio de las comunicaciones y la operacin remota e integrada desde el CRC y CLD de EPM de dicha subestacin. LC7: PRUEBAS Y PUESTA EN OPERACIN Comprende la recepcin, comprobacin de correcta instalacin y funcionamiento y la ejecucin de las pruebas preoperativas de todos los equipos y elementos de potencia, control, proteccin y medida que conforman la subestacin. Incluye la puesta en operacin de todo el conjunto subestacin y las lneas asociadas al proyecto.

3.2.4. ALCANCE DE LOS LOTES DE TRABAJO

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TEM

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT1.1: Diseos S/Es LC1: EQUIPOS S/ES

Descripcin: Comprende la elaboracin de los estudios y los diseos elctricos conceptuales y detallados definitivos de la subestacin en los diferentes niveles de tensin, tanto de la parte de potencia como de la parte de control, medida, proteccin y servicios auxiliares..

Productos entregables : Memorias de los estudios elaborados. 1 Memorias de clculo de todos los diseos realizados. Diagramas unificares de los equipos de la subestacin. Planos de disposicin fsica (planta y perfil) de los equipos de la subestacin. Planos de conexionado del sistema de proteccin, control, medida y servicios auxiliares de la subestacin. Planos de los sistemas auxiliares y comunes de toda la subestacin. Documento con especificacin tcnica y cantidad de equipos y materiales requeridos.

Responsable: Nicols Antonio Quintero A. TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL 1 LC1: EQUIPOS S/E

LT1.2: Compras equipos y materiales S/E

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TEM

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO Descripcin: Comprende la definicin y elaboracin de los documentos requeridos y exigidos por la Unidad de Compras para la realizacin del proceso de contratacin as como la interaccin permanente con esta rea durante el desarrollo de los procesos de compra de los materiales y equipos electromecnicos requeridos para la subestacin del proyecto, hasta lograr su adquisicin y entrega.

Productos entregables:

Documento de especificaciones tcnicas, cantidades requeridas y caractersticas tcnicas garantizadas. Formato de necesidad y conveniencia de la contratacin Formato razones de conveniencia Formato razones de oportunidad Formato para inicio y escogencia de invitados Documento de justificacin, requisitos tcnicos de participacin y criterios de evaluacin. CDP, OR e ingreso de la informacin en NEON (SACI), tramitados con API. Documento de evaluacin tcnica de las propuestas recibidas. Comunicacin de cumplimiento y aceptacin tcnica de elementos recibidos. Equipos y materiales adquiridos recibidos en instalaciones de EPM con aceptacin final.

Responsable: Rubn Daro Restrepo P.

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TEM

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT1.3: Maniobras y consignaciones Descripcin: Comprende el estudio, definicin y trmite de las maniobras a realizar y la asignacin de responsables para garantizar el menor traumatismo en el suministro de energa durante la construccin y para la puesta en servicio de la s/e Yarumal ll y para el desmonte de equipos en la s/e Yarumal i a trasladar a la s/e Yarumal ll. Productos entregables: Plan de maniobras y consignaciones del proyecto s/e Yarumal II. Responsable: Jorge Mario Rivera LC1: EQUIPOS S/E

TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT2.1: Adquisicin predios S/E Descripcin: Comprende la definicin de las caractersticas del lote (predio), realizar el levantamiento topogrfico, el estudio de suelos y finalmente la seleccin y el proceso de la adquisicin del mismo. 2 Productos entregables: Plano con el levantamiento topogrfico. Documento con resultados del estudio de suelos. Documentos legales que acrediten la adquisicin del predio. Responsable: Daro de J. Morales M. TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL 2
LT2.2: Levantamiento y Diseos Descripcin: Con base en el terreno seleccionado y a la disposicin fsica de los equipos definida debe realizarse los estudios y diseos civiles, arquitectnicos y

LC2: OBRAS CIVILES S/E

LC2: OBRAS CIVILES S/E

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estructurales de toda la obra civil (edificio de control, patio, estructuras soporte equipos, cerramiento, portera y vas de acceso, canalizaciones, crcamos, drenajes, filtros, abastecimiento de agua potable y conduccin y tratamiento de aguas lluvias y residuales). Productos entregables: Documento definitivos y aprobados que incluya especificaciones tcnicas, planos generales, planos de detalle, cantidades de obra y memorias de clculo. Responsable: Daro de J. Morales M.

TEM

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL

LT2.3: Contratacin Obras Civiles Descripcin: Comprende la realizacin de las siguientes actividades: Elaboracin de especificaciones tcnicas y cantidades de obra Elaboracin de pliego de condiciones y especificaciones Envo de pliego de condiciones a revisin de la U. Jurdica Energa Elaboracin de CDP, OR y documentos soporte de la contratacin

LC2: OBRAS CIVILES S/E

Envo de proceso de inicio a revisin en la U. Jurdica Energa Publicacin de la contratacin en Te Cuento y venta de pliegos Cierre de la licitacin (recibo de ofertas) Estudio de ofertas (Tcnico, contractual y econmico) y recomendacin Envo de informe de recomendacin a revisin de la U. Jurdica E. Comunicacin de aceptacin y legalizacin del contrato (incluye elaboracin de la OB) Productos entregables: Contrato legalizado y orden de inicio de las obras civiles. Responsable: Daro de J. Morales M.

TEM 2

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT2.4: Construccin Obras Civiles LC2: OBRAS CIVILES S/E

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Descripcin: Comprende el manejo del contrato y la realizacin de la interventora necesaria durante la construccin de la obra civil definida para la subestacin, hasta la terminacin y aceptacin final de la misma.

Productos entregables: Obra civil construida, con carta de aceptacin.

Responsable: Daro de J. Morales M. TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT3.1: Montaje S/E LC3: MONTAJE S/E

Descripcin: Comprende la realizacin de todas las labores y actividades para el montaje electromecnico de los equipos de potencia, control, medida, proteccin y comunicacin a instalar en la subestacin Yarumal ll as como el trmite de retiro de almacn y traslado de estos elementos hasta el sitio de instalacin y la adquisicin de los elementos consumibles requeridos para una correcta instalacin. Tambin comprende la realizacin de las pruebas requeridas preoperativas y de comprobacin de montaje y el apoyo durante la recepcin y la realizacin de pruebas finales y la puesta en servicio..

Productos entregables: Equipos montados, conectados, pruebas preoperativas realizadas y planos de conexionado (as built) corregidos.

Responsable: Dagly Correa M.

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TEM

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LC4: LNEAS DE TRANSMISIN

LT4.1: Seleccin de ruta lnea de transmisin 110kV El Tigre - La Cruzada

Comprende la evaluacin de las rutas posibles, el estudio topogrfico requerido, el inventario de predios y la seleccin de la ruta para el posterior diseo de la lnea de transmisin. 4 Productos entregables: Documento que incluya el plano topogrfico del perfil de la ruta seleccionada con sus especificaciones y el inventario de predios para la servidumbre de la lnea de transmisin.

Responsable: Jaime Rivas.

TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LC4: LNEAS DE TRANSMISIN

LT4.2: Adquisicin de Predios y Servidumbres

Descripcin: Comprende el proceso de adquisicin del predio para cada sitio de torre y de las servidumbres requeridas para el paso de la lnea de transmisin.

Productos entregables: Escrituras de los predios (sitios de torre) comprados y de las servidumbres (permisos de paso) legalizadas.

Responsable: Francisco J. Restrepo M. o Gonzalo de J. Restrepo D.

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TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LC4: LNEAS DE TRANSMISIN

LT4.3: Diseo Electromecnico lnea de transmisin Salto Yarumal Descripcin: Comprende los estudios elctricos requeridos, la seleccin del conductor de fase y del cable de guarda, la seleccin del aislamiento, el clculo del apantallamiento, de las puestas a tierra, la definicin del tipo de estructuras a utilizar y so rbol de cargas, el clculo de las cantidad de material y las obras civiles requeridas. Productos entregables: Memorias de clculo electromecnico y estudios realizados. Plantillado, planos de planta y perfil. Responsable: Jaime A. Rivas B. y Juan G. Hernndez C. TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT4.4: Estudios LC4: LNEAS DE TRANSMISIN

Descripcin: Comprende la realizacin de estudios de suelo requeridos y las mediciones de resistividad de los suelos 4 Productos entregables: Memorias de clculos y resultados de los estudios.

Responsable:

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TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT4.5: Compra de Materiales Descripcin: Comprende la definicin y elaboracin de los documentos requeridos y exigidos por la Unidad de Compras para la realizacin del proceso de contratacin as como la interaccin permanente con esta rea durante el desarrollo de los procesos de compra de los materiales y equipos requeridos para la lnea de transmisin repotenciada, hasta lograr su adquisicin y entrega a satisfaccin en instalaciones de EPM. Productos entregables: Documento de especificaciones tcnicas, cantidades requeridas y caractersticas tcnicas garantizadas. Formato de necesidad y conveniencia de la contratacin Formato razones de conveniencia Formato razones de oportunidad Formato para inicio y escogencia de invitados Documento de justificacin, requisitos tcnicos de participacin y criterios de evaluacin. CDP, OR e ingreso de la informacin en NEON (SACI), tramitados con API. Documento de evaluacin tcnica de las propuestas recibidas. Comunicacin de cumplimiento y aceptacin tcnica de elementos recibidos. Equipos y materiales adquiridos recibidos en instalaciones de EPM con aceptacin final. Responsable: Javier A. Correa C. LC4: LNEAS DE TRANSMISIN

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TEM

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT4.6: Contratacin Construccin Descripcin: Comprende la realizacin de las siguientes actividades: Elaboracin de especificaciones tcnicas y cantidades de obra Elaboracin de pliego de condiciones y especificaciones Envo de pliego de condiciones a revisin de la U. Jurdica Energa Elaboracin de CDP, OR y documentos soporte de la contratacin Envo de proceso de inicio a revisin en la U. Jurdica Energa Publicacin de la contratacin en Te Cuento y venta de pliegos Cierre de la licitacin (recibo de ofertas) Estudio de ofertas (Tcnico, contractual y econmico) y recomendacin Envo de informe de recomendacin a revisin de la U. Jurdica E. Comunicacin de aceptacin y legalizacin del contrato (incluye elaboracin de la OB) Comprende adicionalmente el manejo del contrato y la realizacin de la interventora necesaria durante la construccin de la lnea de transmisin definida, hasta la terminacin y aceptacin final de la misma. Productos entregables: Obra civil construida, con carta de aceptacin. LC4: LNEAS DE TRANSMISIN

Productos entregables: Contrato legalizado y orden de inicio de la construccin de la lnea (repotenciacin), obra civil construida, con carta de aceptacin. Responsable: Javier A. Correa C. (contratacin) y Jaime A. Rivas B. (interventora construccin). TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LC5: GESTIN AMBIENTAL

LT5.1: Gestin Ambiental Proyecto Yarumal ll Descripcin: Comprende el trmite de la licencia ambiental y la elaboracin del plan de manejo ambiental para la construccin de la subestacin. Productos entregables: Licencia ambiental Documento Plan de Manejo ambiental para la construccin de la subestacin. Responsable: Judith Martnez

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TEM

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL GESTIN AMBIENTAL

LT5.2: Gestin Ambiental Proyecto Yarumal ll (repotenciacin lnea) Descripcin: Comprende el trmite de la licencia ambiental y la elaboracin del plan de manejo ambiental para la construccin de las lneas de transmisin. Productos entregables: Licencia ambiental Documento Plan de Manejo ambiental para la construccin de las lneas de transmisin. Responsable: Cesar Vega TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL LT6.1: Comunicaciones: CRC

Descripcin: Comprende el anlisis y definicin del sistema de comunicacin a utilizar, realizar el inventario de equipos y materiales requeridos y elaborar las especificaciones tcnicas para adquisicin de los mismos. Adicionalmente comprende la contratacin del servicio o canal de comunicacin en caso de requerirse.

Productos entregables: Documento con especificaciones tcnicas y cantidades de equipos requeridos Responsable: Carlos Alberto Hoyos

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TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL
LT6.2: Sistema SCADA Descripcin: Comprende el anlisis y definicin del sistema (hardware y software) de adquisicin de datos a utilizar para integrar la s/e del proyecto al CRC y CLD, realizar el inventario de equipos y materiales requeridos y elaborar las especificaciones tcnicas para adquisicin de los mismos. Productos entregables: Documento con especificaciones tcnicas y cantidades de equipos requeridos Responsable: Carlos Alberto Hoyos TEM

CRC

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO

NOMBRE LOTE DE CONTROL GESTIN AMBIENTAL

LT6.3: Compras Equipos CRC Descripcin: Comprende la definicin y elaboracin de los documentos requeridos y exigidos por la Unidad de Compras para la realizacin del proceso de contratacin as como la interaccin permanente con esta rea durante el desarrollo de los procesos de compra de los materiales y equipos del sistema de comunicaciones y de adquisicin de datos (SCADA) requeridos para la comunicacin e integracin de la s/e al CRC y CLD, hasta lograr su adquisicin y entrega a satisfaccin en instalaciones de EPM. Productos entregables: Documento de especificaciones tcnicas, cantidades requeridas y caractersticas tcnicas garantizadas. Formato razones de conveniencia Formato razones de oportunidad Formato para inicio y escogencia de invitados Documento de justificacin, requisitos tcnicos de participacin y criterios de evaluacin. CDP, OR e ingreso de la informacin en NEON (SACI), tramitados con API. Documento de evaluacin tcnica de las propuestas recibidas. Comunicacin de cumplimiento y aceptacin tcnica de elementos recibidos. Equipos y materiales adquiridos recibidos en instalaciones de EPM con aceptacin final.

Responsable: Carlos Alberto Hoyos

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TEM DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL LOTE DE TRABAJO NOMBRE LOTE DE CONTROL PRUEBAS Y OPERACIN PUESTA EN

6.1 Pruebas, puesta en servicio y recepcin

Descripcin: Comprende la realizacin de las pruebas de proteccin y control, y la puesta en servicio de la subestacin y de las lneas de transmisin. 6 Productos entregables: Acta de pruebas de proteccin y control. Aceptacin de la subestacin y de las lneas de transmisin.

Responsable:

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3.3. PROGRAMA DIRECTOR El cronograma del proyecto se realiz en Microsoft Project y se muestra en la figura

Figura 21. Cronograma del Proyecto Yarumal II

3.4. COSTOS Y DATOS FINANCIEROS 3.4.1. ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN DE COSTOS Se defini un desglose general de costos basados en la estructura analtica del proyecto, teniendo en cuenta los lotes de control y los lotes de trabajo, como se muestra en la tabla siguiente en la que se aprecia qu lotes pertenecen a cuentas de inversin administrativa, ingeniera, equipos, materiales, obras civiles y terrenos y servidumbres as:

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Figura 22. Estructura de Costos Proyecto Yarumal II

3.4.2. COSTO TECNICO EN VALORES CONSTANTES DE FECHA DE INICIO DEL PROYECTO Aqu se relacionan el costo de cada lote de trabajo del proyecto en valores constantes; el ejercicio realizado para determinar los valores anteriores se estaba realizando a la fecha de elaboracin del presente trabajo adems de ello los datos que este recopilan no pueden ser publicados atendiendo a que estos hacen parte de algunas contrataciones pblicas y a las leyes de confidencialidad de informacin de EPM; a continuacin se presenta una descripcin breve del procedimiento realizado.

Se estableci un mecanismo de recoleccin de la informacin por medio de un formato de Microsoft Excel en el que se relacionaban: Las actividades de cada uno de los lotes de trabajo Personas involucradas Valor de la hora laborada. Valor de contratos asociados a la actividad. (obras civiles, estudios, consultoras, entre otros).

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Valor de equipos y Materiales asociados al lote de trabajo (interruptores, seccionadores, transformadores de potencia y medida, IED`s, estructuras para prticos y Torres de transmisin, Cables de Potencia, medida, control puesta a tierra, entre otros ) Viticos. Transporte. Entre otros. Cabe anotar que el ejercicio realizado se hace con base a la experiencia de aportada en otros proyectos y los valores de las unidades constructivas establecidos por la UPME.

3.4.3. CODIFICACIN DEL SISTEMA DE COSTO EN EL SISTEMA CONTABLE Fueron creadas en el sistema One World utilizado para el control contable de Empresas Publicas de Medelln E.S.P las siguientes cuentas para el proyecto. Cabe anotar que las cuentas que en la Figura 23 se relacionan, se crearon para el proyecto global de Expansin de transmisin 2008-2013 y no todas se utilizaran para este proyecto.
Proyecto Hijo 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI 332PIEXPANSI Tipo de costo 161504 161504 161504 161504 161504 161504 161504 161504 161504 161504 161504 161504 161501 161501 161501 161501 161501 161501 161504 161504 161504 161504 161504 161504 Codigo de Costo 334LBCIN 338XBCIN 333TBCMA 334TBCMA MAP 333TBCEQ 334TBCEQ 0133.142210.3301 337270CP 337260CP 337280CP 337240CP 338XBCOC 338XMEOC 338XUMOC 338XBCOC 338XMEOC 338XUMOC 332TBCCM 333TBCCM 334TBCCM 332TMECM 334TMECM 334LBCCM Nombre de la Cuenta Ingeniera Ingeniera Materiales Consumibles Nivel 3 Bajo Cauca Materiales Consumibles Nivel 4 Bajo Cauca Materiales Almacenables (compra) Equipos Equipos IVA descontable Renta equipos Inversin Administrativa API Inversin Administrativa Montajes Inversin Administrativa ASUL Inversin Administrativa CRC Obras Civiles Bajo Cauca Obras Civiles Metropolitano Obras Civiles Urab y Magdalena Medio Terrenos y Servidumbres Bajo Cauca Terrenos y Servidumbres Metropolitano Terrenos y Servidumbres Urab y Magdalena Medio Consumo de Materiales Nivel 2 Subestaciones Bajo Cauca Consumo de Materiales Nivel 3 Subestaciones Bajo Cauca Consumo de Materiales Nivel 4 Subestaciones Bajo Cauca Consumo de Materiales Nivel 2 Subestaciones Metropolitano Consumo de Materiales Nivel 4 Subestaciones Metropolitano Consumo de Materiales Nivel 4 Lineas Bajo Cauca

Figura 23. Codificacin en el Sistema Contable Proyecto Yarumal II

3.4.4. CLCULO FLUJO DE FONDOS

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El clculo del flujo de fondos del proyecto se realiz basados en la distribucin de las actividades del programa director del proyecto, para la inversin administrativa (las horas hombre de los recursos humanos) esta se realiza dependiendo del porcentaje de avance programado, para los desembolsos del valor de los equipos se toma la fecha de llegada del equipo a puerto y para los contratos que se realicen la orden de inicio del mismo. 3.4.5. PRESUPUESTO ANUAL Para el presupuesto anual que debe realizarse se toma el valor programado para el ao siguiente segn el flujo de fondos calculado. 3.5. PLANIFICAR PROYECTO LA INFORMACIN Y LOS RECURSOS DEL

3.5.1. DOCUMENTAR LA IDENTIFICACIN DE RESTRICCIONES La estructura actual de la subgerencia no permite tener centralizados los recursos, lo que puede generar competencia por estos a futuro y falta de claridad en la definicin de prioridades. Caso concreto Diseo de Subestaciones Adquisicin de Equipos y Materiales, Automatizacin y Comunicaciones. Insuficiencia de recursos para acometer los diferentes proyectos delegados a la Subgerencia. Caso concreto Diseos Subestaciones Basados en la experiencia adquirida con otros proyectos del rea se ha observado que los procesos de compras de equipos y/o contratacin de servicios, pueden retrasar la entrega del insumo a lotes de trabajo determinados; hecho que directamente se ve reflejado en el cumplimento de plazos de ejecucin y posiblemente en los presupuestos. 3.5.2. IDENTIFICACIN DE FUNCIONES GENERICAS DENTRO DEL PROYECTO Para el proyecto se identificaron los siguientes cargos y funciones respectivas as: Director de Proyecto: Ser el responsable de integrar las distintas partes del Proyecto con respecto a las tareas de Coordinar, Planear y Controlar la Planeacin, Gestin y cierre del Proyecto. Planear, dirigir y controlar las adquisiciones y ejecucin de los contratos vigentes.

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Gestionar la planeacin y presupuesto del proyecto, controlar sus costos y los planes de proyecto Aprobar los productos de la ingeniera asociada Tomar Acciones Correctivas cuando se presenten desviaciones de los objetivos del proyecto, dentro del lmite de su competencia. Debe establecer relaciones y comunicaciones correctas con el personal que participa en el proyecto. Deber coordinar y motivar el personal responsable de los lotes de control con el fin de contribuir al xito en el cumplimiento de las fechas hitos establecidas en el proyecto. Deber elaborar, gestionar y ajustar el cronograma de actividades del proyecto. Debe planear las labores a realizar con el personal necesario fijar polticas y mtodos de trabajo orientadas al logro. Igualmente deber tratar los asuntos extraordinarios, inusuales o de emergencia con el objeto de que puedan ser atendidos rpida y eficazmente. Deber revisar peridicamente el cumplimiento de las metas de los equipos responsables por los lotes de control. Presentar Informes y reportes de avance del proyecto. Coordinar reuniones de avance del proyecto de forma peridica con los jefes de los lotes de control Responsabilizarse por la gestin del presupuesto, costos, y riesgos del proyecto. Responsabilizarse por el logro de los objetivos del Proyecto. Responder ante la Direccin del Proyecto por los resultados Verificar el cumplimiento en la entrega de la documentacin e informacin del Proyecto.

Jefe del rea de Proyectos e Ingeniera: Definir parmetros generales para la ejecucin de los proyectos. Gestionar la asignacin de los recursos financieros para la ejecucin de los proyectos. Realizar seguimiento y control al portafolio de proyectos y en particular al presupuesto. Identificar necesidades y obtener recursos humanos y tecnolgicos necesarios para la direccin de los proyectos. Presentar informes sobre desarrollo de los proyectos a las partes interesadas. Garantizar la homologacin de prcticas y metodologas en la direccin de los proyectos.
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Atender requerimientos de informacin y auditorias sobre el desempeo del proceso.

Grupo Ejecutivo del Proyecto: Evidenciar las acciones y decisiones a travs de los registros definidos en el presente Plan del Proyecto. Apoyar al Director del Proyecto en las funciones requeridas. Elaborar informes de seguimiento y control del Proyecto. Actualizacin en la programacin de costos y Plan del Proyecto. Participar en la Planeacin, Programacin, Organizacin y Control de las actividades propias del cargo y del rea de desempeo. Construir los cronogramas detallados de actividades para su seguimiento oportuno. Ejecutar el proyecto buscando el logro de los Objetivos Especficos definidos en este Plan del Proyecto. Contribuir al logro de los niveles adecuados de Satisfaccin del Cliente y de la mejora continua del proceso del rea Proyectos e Ingeniera Homologar metodologa de proyectos e informacin compartida a los interesados. Implementar plantillas y procedimientos para los seguimientos de control del Proyecto. Hacer seguimiento de las Acciones Correctivas presentadas en los informes de Avance del Proyecto. Administrar el Project y apoyar el uso de la herramienta. Verificar que la informacin reportada al proyecto sea consistente con lo real y con otras informaciones corporativas (por ejemplo costos) Disponer adecuadamente la informacin para todos los interesados. Concentrar, canalizar, controlar, disponer, registrar y gestionar toda la documentacin que se genere en el proyecto. Controlar los registros del proyecto en los diferentes formatos que se utilicen. Gestionar las bases de datos y de informacin histrica de los proyectos. Verificar cumplimiento requisitos MECI-GP1000 Costear los proyectos con base en la experiencia.

Ingeniero de Montajes

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Planear, ejecutar y controlar las actividades de montaje de la infraestructura electromecnica. Programar, dirigir, coordinar y controlar las actividades del personal a su cargo. Adelantar actividades de asistencia tcnica, administrativa u operativa de acuerdo con instrucciones, procedimientos y normas establecidas. Controlar el avance de las obras y efectuar los ajustes necesarios. Coordinar los aspectos administrativos en la planeacin, ejecucin y seguimiento del proyecto, en cuanto al lote del que es responsable. Solicitar la adquisicin de materiales, controlando su calidad y cantidad. Vigilar y someterse al cumplimiento de las normas y polticas de salud ocupacional y seguridad industrial establecidas. Vigilar y someterse al cumplimiento de las polticas y la normatividad en Gestin Ambiental. Realizar el levantamiento de la infraestructura electromecnica existente. Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas. Velar por el buen funcionamiento y utilizacin de los equipos y materiales a su cargo. Coordinar y ejecutar las pruebas y puesta en servicio en la infraestructura electromecnica. Desempear las dems funciones complementarias al oficio asignadas por el superior inmediato. Apoyar e implementar las directrices del Sistema de gestin de Calidad en los procesos de su competencia.

Ingeniero de Automatizacin Entrega dimensionamientos de seales, alarmas, mandos asociados al control y proteccin de cada subestacin. Especifica tipo de seales, nombres y cantidad segn el tipo.

Ingeniero de Diseo de Subestaciones Coordinar y controlar la ejecucin de Proyectos de acuerdo con el Plan.

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Coordinar y ejecutar la compra de equipos para el proyecto. Verificar y validar los diseos de la obra elctrica y civil, de la ingeniera bsica y de detalle del proyecto realizada por el consultor. Coordinar los diseos de automatizacin realizadas por el consultor. Realizar estudios sobre las propuestas para la adquisicin de equipos Realizar acompaamiento tcnico durante la construccin de la obra civil, el montaje, pruebas y puesta en servicio del proyecto. Mantener informado al director del proyecto sobre las actividades desarrolladas en el desempeo del oficio. Desempear las dems funciones complementarias al oficio, asignadas por el director del proyecto.

Ingeniero de Hardware Controlar y validar las especificaciones tcnicas de los equipos Realizar estudios sobre las propuestas para la adquisicin de equipos Colaborar con las reas de diseo en la elaboracin de estudios tcnicos, reposicin de equipos, normas y especificaciones tcnicas. Realizar la integracin del sistema SCADA y de automatizacin. Adelantar actividades de asistencia tcnica, administrativa u operativa de acuerdo con instrucciones, procedimientos y normas establecidas. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas. Desempear las dems funciones complementarias al oficio, asignadas por el director del proyecto.

Tcnico de Hardware Programar y efectuar las pruebas y puesta en servicio, de los equipos de Hardware. Operar equipos de prueba, tomar y analizar los datos y elaborar los informes requeridos Dar soporte al manejo de contratos. Supervisar la ejecucin de los trabajos realizados por los contratistas Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeo del oficio Velar por el buen funcionamiento y utilizacin del equipo, herramienta y materiales a su cargo
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Desempear las dems funciones complementarias al oficio, asignadas por el superior inmediato.

Ingeniero de Telecomunicaciones Brindar soporte a las especificaciones tcnicas del canal de comunicaciones Apoyar las pruebas de enlace, disponibilidad y funcionalidad Apoyar la puesta en servicio y pruebas punto a punto de los montajes y el canal de comunicacin. Colaborar con las reas de diseo en la elaboracin de estudios tcnicos, reposicin de equipos, normas y especificaciones tcnicas Revisar toda la informacin relacionada con la operacin de los equipos de telecomunicaciones del proyecto.

Ingeniero de Protecciones Planeacin, programacin y ejecucin de las protecciones Gestin remota de protecciones Ajustes y pruebas de rels Pruebas, recepcin y puesta en servicio de equipos y subestaciones Gestionar la base de datos de equipos de proteccin Anlisis de contingencias Evaluacin del comportamiento del sistema y de rels. Archivo de pruebas y mantenimiento (Hojas de vida de rels) Atencin a fallas en equipos Elaborar manuales de operacin equipos de prueba Analizar los esquemas de control y proteccin del proyecto desde la etapa de diseo y hacer observaciones y recomendaciones Anlisis y normalizacin de nuevos esquemas de proteccin y control Apoyar en la compra de repuestos y equipos de prueba Tcnico de Protecciones Ajustes y pruebas de rels Pruebas, recepcin y puesta en servicio de equipos y subestaciones Gestionar la base de datos de equipos de proteccin Archivo de pruebas y mantenimiento (Hojas de vida de rels) Atencin a fallas en equipos Elaborar manuales de operacin equipos de prueba

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Ingeniero de Operacin (Puesta en Servicio) Planear y programar la operacin elctrica de corto plazo. Observar y procesar la informacin de las variables operativas de los activos de uso y de conexin del STN y del SDL Realizar los anlisis post fallas y de las emergencias que ocurran en el STN y SDL. Analizar coordinar y aprobar las consignaciones de activos. Determinar los parmetros del sistema para ser coordinados. Coordinar la ejecucin de racionamientos y limitacin de suministro en el SIN. Acordar la ejecucin de maniobras. Actualizar las bases de datos del SISTEMA. Elaboracin y presentacin de informes operativos en forma peridica al director del proyecto.

Ingeniero Ambiental Identificar los aspectos e impactos ambientales del proyecto Elaborar el plan de manejo ambiental Verificar la correcta ejecucin del plan de manejo ambiental.

Ingeniero de Obras Civiles Establecer las condiciones contractuales para el desarrollo de la construccin de obras civiles. Validar avances y actas de obra civil Realizar el estudio de ofertas (Tcnico, Contractual y Econmico) Elaborar las especificaciones tcnicas para las obras civiles

Revisor Obras Civiles Apoyar la elaboracin de especificaciones tcnicas y condiciones contractuales. Apoyar el estudio de ofertas. Realizar la interventora del contrato de obra civil. Controlar que la ejecucin de las obras civiles estn de acuerdo con los diseos y con los plazos de entrega.

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3.5.3. IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS DE PERSONAL Director del Proyecto Estudios Bsicos Ingeniero Electricista o Electrnico Estudios Complementarios Conocimiento en Gestin de Proyectos, PMBOK Conocimiento en Sistema de Gestin de Calidad Conocimiento en Subestaciones Elctricas Conocimiento en Centros de Control Conocimiento en Gestin de Compras Manejo de Contrataciones Manejo de Personal y Equipos de Trabajo Manejo de Herramientas Informticas de Office Manejo de Project Grupo Ejecutivo del Proyecto Estudios Bsicos Ingeniero Electricista o Electrnico Profesional administrativo Estudios Complementarios Conocimiento en Gestin de Proyectos Ms de tres aos de experiencia en Gestin de Proyectos Conocimiento en Sistemas de Gestin de Calidad Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office) Manejo de Project Manejo de Informacin (elaboracin de reportes, informes) Ingeniero de Montajes Estudios Bsicos Ingeniero Electricista, Electrnico o Mecnico. Estudios Complementarios Conocimiento en transformadores, motores, generadores, reguladores de velocidad y tensin. Conocimiento en sistemas automticos de control e instrumentacin. Conocimiento en protecciones. Conocimiento en instrumentacin y equipos de prueba. Interpretacin de planos y normatividad elctrica. Conocimiento en materiales conductores.

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Conocimiento en materiales aislantes slidos, lquidos y gaseosos. Conocimiento en subestaciones elctricas convencionales y encapsuladas. Conocimiento en centrales de generacin elctrica. Conocimiento en puesta a tierra Conocimiento en seguridad y riesgo elctrico. Conocimiento en gestin de proyectos. Ingls tcnico. Manejo de equipos de prueba Conocimiento de Office. Conocimiento en salud ocupacional. Conocimiento en sistemas electromecnicos. Ingeniero de Diseo Automatizacin Estudios Bsicos Ingeniero Electricista Estudios Complementarios Conocimiento en control y cableado de subestaciones Conocimiento en Diagrama de Conexin y cableado de equipos de maniobra, medida, control y proteccin Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office) Ingeniero de Diseo Subestaciones Estudios Bsicos Ingeniero Electricista o Electrnico Estudios Complementarios Conocimiento en Sistemas de Gestin de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional Herramientas Informticas bsicas Manejo de Project y Microestacin. Ingls bsico Mnimo tres aos de experiencia en actividades relacionadas con el cargo Conocimiento en Gestin de Compras Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office) Ingeniero de Hardware Estudios Bsicos Ingeniero Electrnico Estudios Complementarios
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Ingls Tcnico Conocimiento del protocolo a integrar IEC 870-5-101, IEC 870-5104, DNP 3.0 LAN, IEC 61850. Conocimiento en Subestaciones Elctricas Mnimo tres aos de experiencia de equipos en plataforma Hardware de Centros de Control. Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office) Interpretacin de planos Tcnico de Hardware Estudios Bsicos Tecnlogo Electrnico Estudios Complementarios Ingls bsico Mnimo dos aos de experiencia en mantenimiento de equipos electrnicos Mnimo tres aos de experiencia de equipos en plataforma Hardware de Centros de Control. Conocimiento en Subestaciones Elctricas Conocimiento del Protocolo Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office)

Ingeniero de Telecomunicaciones Estudios Bsicos Ingeniero Electrnico, de Sistemas o de Telecomunicaciones Estudios Complementarios Ingls Tcnico Manejo de Herramientas y Software de pruebas Conocimiento en subestaciones elctricas Conocimiento en Riesgos y prevencin de stos Conocimiento para la interpretacin de planos Manejo en herramientas para medir desempeo de enlace y canales de telecomunicacin. Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office)

Ingeniero de Protecciones Estudios Bsicos Ingeniero Electricista o Electrnico

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Estudios Complementarios Ingls Tcnico Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office) Conocimiento en protecciones de sistemas de potencia Conocimiento en sistemas de control de subestaciones Interpretacin y manejo de planos de subestaciones Conocimiento en transformadores de potencia y de medida Conocimiento en Normas Tcnicas de Equipos Conocimiento en sistemas de comunicacin Conocimiento de seguridad elctrica de subestaciones Conocimiento en mantenimiento de subestaciones Manejo de pruebas y puesta en servicio de equipos de subestaciones Mnimo tres aos de experiencia en pruebas y puesta en servicio de subestaciones. Tcnico de Protecciones Estudios Bsicos Tecnlogo Electricista, Electrnico o Instrumentacin Industrial Estudios Complementarios Ingls Tcnico Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office) Conocimiento en mantenimiento de subestaciones Conocimiento en pruebas y puesta en servicio de subestaciones Interpretacin de planos de control de subestaciones Experiencia mnima de tres aos en pruebas y puesta en servicio Ingeniero Operacin (Puesta en Servicio) Estudios Bsicos Ingeniero Electricista o Electrnico Estudios Complementarios Ingls Tcnico Manejo de Herramientas Informticas (Microsoft Office) Conocimiento en marco regulatorio Conocimiento en proteccin de sistemas elctricas Conocimiento en sistemas de transmisin Experiencia en centros de control 3.5.4. ORGANIGRAMA El siguiente diagrama presenta la jerarquizacin del personal que participa en el proyecto Nordeste.

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Figura 24. Organigrama del Proyecto Yarumal II

3.5.5. FORMALIZAR EL PERSONAL DEL PROYECTO Parte del personal para el proyecto fue tomado de la organizacin Empresas Pblicas de Medelln de la nmina de diferentes reas pertenecientes a la Subgerencia Redes Transmisin, el personal contratista es administrado por el rea de Montajes con la Empresa Ingenieros Asociados I.A. La asignacin de responsables al organigrama se hizo teniendo en cuenta la experiencia de los profesionales, tcnicos y auxiliares que han adquirido en la ejecucin de actividades especficas desarrolladas en las reas a las cuales pertenecen. 3.5.6. BASE DE DATOS DEL PERSONAL

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Por motivos de confidencialidad no puede mostrarse la base de datos del personal que pertenece al Proyecto Yarumal II. Los datos que relaciona la base de datos son los siguientes: Nombre completo Cargo Registro Centro de actividad Telfono 3.5.7. PLANIFIFCACIN DE LOS RECURSOS FSICOS Los recursos fsicos para la gestin del proyecto, estarn ubicados en el piso ocho del Edificio Empresas Pblicas de Medelln, costado noroccidental donde se encuentran ubicadas las oficinas del rea Montajes y el rea Proyectos e Ingeniera, adems tendr lugar en la sede Subestacin Colombia donde se encuentran los recursos asociados a la ejecucin, (reas de Centro Regional de Control y rea Subestaciones y Lneas)que son partcipes activos del proyecto y las cules al igual que las dems reas estn inmersos en los recursos asignados para los distintos proyectos administrados por la Subgerencia Redes Transmisin. Con respecto al trabajo de campo en el lugar donde est ubicada la subestacin se dispondr de talleres en contenedores, almacenes en contenedores, servicios de hospedaje y alimentacin, suministro para subestacin mvil, vehculos de transporte de personal, herramientas de mano, transporte de carga pesada, suministro de personal y equipos para la realizacin de pruebas en funcionamiento de infraestructura. Adems contarn con equipos de comunicacin y tecnologa necesarias para la buena ejecucin de los trabajos programados. 3.6. PLAN DE INFORMACIN 3.6.1. SUPOSICIONES Y RESTRICCIONES De acuerdo con las normas de confidencialidad y manejo de documentos establecidas por Empresas Publicas de Medelln ESP, debe instituirse un nivel de acceso a la informacin para cada una de las personas que participen en el proyecto, dependiendo de la injerencia en el mismo. Para una eficaz administracin de la informacin se deber actualizar la clasificacin de la informacin anualmente. Esta condicin se debe dar incluso terminado el proyecto y hasta que los documentos cumplan su ciclo de vigencia o cuando ya no exista ningn tipo de restriccin sobre la documentacin.

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La consulta por los funcionarios de Organismos de control se regir por las disposiciones y directrices emitidas por La Direccin de Control Interno. El Archivo llevar el control de prstamo de los documentos y lo conservar para aclaraciones o verificaciones de los organismos de control. Los respaldos de la informacin digital se realizarn siguiendo las directrices corporativas para manejo de informacin. La informacin que se maneje de manera impresa se har de acuerdo con los lineamientos del Departamento Administracin Documental de EEPPM y con las necesidades del proyecto. 3.6.2. ANALISIS DE TECNOLOGIA Se relacionan las tecnologas disponibles en EEPPM que formaran parte del sistema de comunicaciones en el desarrollo del proyecto y que respaldarn en un momento determinado la informacin que se genere: Herramientas Informticas. Comprende todas las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Project). Servidor EPM-FILE: Disco U, ubicacin \\epm-file\7000\7270 A Automatizacin Distribucin\Proyectos Expansin Tx\Exp Norte-B Cauca\Proy YARUMAL II One World: Es el ERP (Enterprise Resource Planning) solucin integral que adquiri las EEPPM como solucin integral para mejorar la Planeacin de Recursos, el ONE WORLD apoya las operaciones de Manufactura, Mantenimiento, Finanzas, Distribucin, Abastecimiento, Logstica, Ventas, Mercadeo, Administracin de relaciones con clientes y Gestin Humana. Bitcora: es la intranet que EEPPM tiene instalada para dar a conocer a todos sus empleados informacin y aplicaciones corporativas EPM-Corporativo: En la pgina web de EEPPM, en el link Te Cuento se dispondr la informacin relacionado con los contratos requerida por los interesados.

3.6.3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL Para la gestin documental se seguir la siguiente estructura de carpetas y subcarpetas. Los documentos que se generarn durante la planeacin, ejecucin y terminacin del proyecto sern guardados en la

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carpeta que corresponda al lote de control en cuestin o al subproceso determinado as:

Figura 25. Estructura Documental del Proyecto Yarumal II

3.6.4. REGLAS DE COMUNICACIN Las Comunicaciones con el consultor (en caso de que exista) se canalizarn con el jefe de cada Lote de Control de acuerdo al tema de consulta, con copia al director del proyecto, as:
TEMATICA RESPONSABLE Diseo S/E y Equipos Nicols Quintero Obras Civiles Daro Morales Montaje, Pruebas y Puesta en Servicio Dagly Correa - Jorge Juan Vsquez
Figura 26. Responsables de Temticas del Proyecto

Las comunicaciones se deben dar en orden jerrquico para suplir las necesidades de informacin del proyecto sin que se d validacin a la informacin suministrada. Las comunicaciones para documentar las decisiones en el desarrollo del proyecto, se pueden hacer a travs del acta de reunin de trabajo, memorandos o correos electrnicos. Aquellas que se hagan va telefnica se debern oficializar a travs de uno de los medios mencionados. Todos los documentos descritos en la matriz de necesidades del numeral 6.5. estarn dispuestos de manera digital en el disco U, en la

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carpeta 7270 Automatizacin Distribucin, en la carpeta que haya sido asignada al proyecto. NOTA: Si se requiere que el documento sea almacenado fsicamente, se dispondr una carpeta para tal fin. Slo tendrn acceso a los documentos del proyecto aquellas personas que sean partcipes del mismo y que sea autorizadas para esto por el Jefe del rea. Quien genera algn documento tanto del proyecto como del plan de comunicaciones ser responsable de hacer la gestin de los mismos, es decir deber estar encargado de almacenarlos en el disco U, controlar los cambios y registrarlos en la tabla dispuesta para esto en cada documento (en el caso de que el ste lo requiera), adems deber eliminar las versiones obsoletas de documentos y dejar en el disco U slo las dos ltimas versiones, procedimiento que se realizar cada mes. Adicionalmente deber generar alertas avisando a los participantes del proyecto, va e-mail o en la pgina web del rea que se ha efectuado alguna actualizacin. En la siguiente tabla se relaciona la periodicidad y los participantes de las reuniones que deben realizarse para un buen seguimiento del proyecto:

Tipo de Reunin y Objeto Grupo Primario. Informacin administrativa y seguimiento de desempeo y generalidades del proyecto. Reunin de Seguimiento Reunin de Control

Participantes Jefe de rea y Personal del rea API

Periodicidad Mensual

Jefe de rea, Director del Proyecto, Grupo Ejecutivo Director del Proyecto y Jefes de LC

Puntual y Mensual Mensual

Figura 27. Estructura de las diferentes reuniones del proyecto

3.6.5. CONTROL DOCUMENTAL La Figura 26 muestra el control documental para el proyecto Yarumal II

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Figura 28. Control Documental Proyecto Yarumal II.

3.6.6. MATRIZ ENTIDADES NECESIDADES INFORMACIN En el siguiente cuadro se muestra la relacin entre solicitante y responsable de entregar la informacin requerida en un caso determinado.

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Figura 29. Matriz Entidades - Necesidades - Informacin

3.7. PLAN DE SEGUIMIENTOS Y CONTROLES Este captulo del Plan General de Proyecto se elabor con el objeto de disear e implementar un mecanismo para realizar el seguimiento y control de la ejecucin del proyecto, permitiendo as mantener actualizados a los involucrados e interesados sobre cmo se est

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desarrollando en los temas de plazos, avance del proyecto, presupuesto, y ejecucin de contratos. Tambin se hace seguimiento a los captulos del Plan del Proyecto para garantizar su correcta ejecucin y registrar los cambios que stos presenten en el transcurso del proyecto. Al realizar un adecuado control es posible evitar desviaciones de costo y tiempo, o al menos detectarlas a tiempo. 3.7.1. ESTRUCTURA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO Seguimiento Del Programa Director Y Avance Del Proyecto El seguimiento del programa director para el mes en estudio, se realizar de acuerdo con el cronograma inicial aprobado y el cronograma real de ejecucin, se mide en porcentaje de avance segn el peso que se le haya dado a los lotes de control y de trabajo dentro de la estructura analtica, de esta manera se mide si el proyecto se est ejecutando dentro de los plazos previstos y si no es as se presentan las justificaciones pertinentes y mtodos de solucin en caso de que se requieran. En Anexo 2, se incluye la distribucin de pesos asignados a los lotes de la estructura analtica Seguimiento De Costos Y Ejecucin Presupuestal El objeto del seguimiento de costos es comparar la ejecucin real de los pagos de inversin con la distribucin mensual programada en el presupuesto del proyecto. El formato de ejecucin presupuestal se har en pesos colombianos para incluir los datos comparativos entre el valor presupuestado y el valor ejecutado, segn los valores estimados y las fechas previstas en el cronograma del programa director del proyecto. Cuando se presentan diferencias entre el valor programado y el ejecutado se debe justificar y generar una solucin si se requiere. Seguimiento del Plan de Proyecto Y Captulos Asociados Se realizar seguimiento del Plan del Proyecto y a los captulos que ste contiene y se consignarn los cambios que se hayan presentado en cuanto a variables o datos ms importantes con respecto a la ltima versin que se haya realizado y publicado de Plan de Proyecto. Seguimiento de los Contratos Se realizar el seguimiento de contratos con el objeto de conocer cmo se estn ejecutando los contratos vigentes. Esta informacin es

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utilizada para el informe trimestral de Rendicin de Cuentas que solicita la contralora. Este seguimiento comprende la informacin de contratos, ampliaciones o modificaciones realizadas y la ejecucin acumulada de los contratos para el mes de reporte. La manera de presentar este informe ser de acuerdo al formato C-03 descrito en el captulo del Plan de Comunicaciones, extractando la informacin ms importante o que se considere deber ser evaluado. 3.7.2. PRESENTACIN DEL INFORME Una vez consolidados todos los formatos necesarios para realizar el seguimiento, se elaborar el informe de seguimiento y control que incluye los formatos, explicaciones y comentarios pertinentes. El informe se elaborar mensualmente, de acuerdo a lo definido en el captulo de Plan de Comunicaciones y se dispondr en el disco U, en el espacio que haya sido designado para tal actividad. 3.7.3. DESCRIPCIN DE LOS FORMATOS Formato de Seguimiento del Programa Director y Avance del Proyecto Este formato se elabor en Microsoft Excel, en el se muestra el cronograma total del proyecto a nivel de los lotes de control, de trabajo y actividades, este formato contiene la siguiente informacin: Peso Relativo: Corresponde a los pesos asignados en la Estructura Analtica a los lotes de control y de trabajo segn los factores de tiempo y costo. El porcentaje en tiempo de cada lote de control se determina con el cociente entre la duracin total del proyecto y la duracin de cada lote de control, de igual manera el porcentaje en tiempo de cada lote de trabajo se determina con el cociente entre la duracin del lote de control y la duracin del lote de trabajo. El porcentaje en costo de cada lote de trabajo se determina segn el cociente entre el costo total del proyecto y el costo de cada lote de control igualmente el porcentaje en costo de cada lote de trabajo se determina con el promedio del costo cada lote de control con el costo de cada lote de trabajo; despus de tener el porcentaje en tiempo y costo de cada lote de control y de trabajo se hace un promedio y finalmente se realiza la mirada del experto, el cual corrige o valida los porcentajes quedando estos ltimos como los definitivos. Programado Mensual: Es el porcentaje calculado por el Microsoft Project para los lotes de control y de trabajo segn la duracin de las

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actividades de cada uno de ellos programadas para el mes en evaluacin. Programado Acumulado: Es la sumatoria del porcentaje programado mensual y es el valor de referencia para la formacin de la curva s de seguimiento. Ejecutado Mensual: En esta celda se introduce el dato en porcentaje del avance en el mes de evaluacin del proyecto, el cual se obtiene de las horas reportadas en el formato de horas hombre por cada uno de los jefes de lote de control. Este dato se compara con el porcentaje mensual programado lo que indica el estado del proyecto. Ejecutado Acumulado: Es la sumatoria del porcentaje ejecutado mensual, adems es el dato comparativo del avance del proyecto con respecto a la curva s de seguimiento y al mismo tiempo es un carcter de evaluacin respecto al porcentaje programado acumulado. Este informe contiene un resumen denominado Informe de Avance en el que se muestra el estado del mes en evaluacin, respecto al mes anterior y al mes siguiente. Se implementa el mtodo de seguimiento denominado semforo en el que segn los porcentajes de avance de los lotes, stos se muestran de un color que indica su estado en la estructura analtica, se limitan de acuerdo a la seleccin que se realice de estado Crtico (1), No Crtico (0) Lote sin iniciar y del cociente entre Porcentaje programado Acumulado y el Porcentaje ejecutado Acumulado de la siguiente manera:
LIMITES DE ALARMAS CRITICOS VERDE >= 90% < 90% AMARILLO >= 70% ROJO < 70% LOTE AZUL COMPLETADO BLANCO Lote sin avance en el periodo

LIMITES DE ALARMAS NO CRITICOS VERDE AMARILLO ROJO AZUL BLANCO <= < > >=

Atraso 10% 40% 10% 40% LOTE COMPLETADO Lote sin avance en el periodo

Figura 30. Alarmas de Lotes Crticos y No Crticos

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El informe de seguimiento contiene una hoja en la que visualizar el grfico correspondiente a la curva s, que mencion anteriormente muestra el dato comparativo porcentaje programado acumulado y el porcentaje acumulado.

se puede como se entre el ejecutado

Todas estas metodologas de seguimiento, permiten considerar acciones de mejoramiento o planes de contingencia en caso de que se presente un atraso respecto a algunas actividades del proyecto. En el Anexo 4 se muestra el formato para el seguimiento del programa director y en el Anexo 5 la Curva S de avance del proyecto Formato de seguimiento de Costos y Ejecucin Presupuestal Este formato fue diseado bajo los mismos parmetros del Formato de Seguimiento del Programa Director y Avance del proyecto, pero en lugar de realizarse con porcentajes se realiza en pesos colombianos; en el Anexo 6 se muestra el formato. $ Programado Mensual: Es el costo calculado en el flujo de fondos para los lotes de control y de trabajo segn el valor total de cada uno de ellos programados para el mes en evaluacin. $ Programado Acumulado: Es la sumatoria del Valor programado mensual y es el valor de referencia para la formacin de la curva s de seguimiento. $ Ejecutado Mensual: En esta celda se introduce el dato en pesos colombianos del avance en el mes de evaluacin del proyecto, el cual se obtiene de las horas reportadas en el formato de horas hombre por cada uno de los jefes de lote de control. Este dato se compara con el porcentaje mensual programado lo que indica el estado del proyecto. $ Ejecutado Acumulado: Es la sumatoria del porcentaje ejecutado mensual, adems es el dato comparativo del avance del proyecto con respecto a la curva s de seguimiento y al mismo tiempo es un carcter de evaluacin respecto al costo del proyecto. De igual manera incluye la metodologa de la curva s y el seguimiento de semforo con los siguientes lmites

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LIMITES DE ALARMA <= 100.00% VERDE > 80.00% <= 80.00% >= 65.00% AMARILLO <= 110.00% > 100.00% > 110.00% ROJO < 65.00% LOTE AZUL COMPLETADO BLANCO Lote sin avance en el periodo

Figura 31. Limites de Alarma para el seguimiento financiero

Formato de Seguimiento del Plan del Proyecto El seguimiento del Plan del Proyecto no contiene un formato especfico para esta actividad, sin embargo cada vez que se efecte un cambio que implique la modificacin de varios captulos o subcaptulos de la ltima versin aprobada del Plan del Proyecto, se debe generar una nueva versin y al final del documento justificar las modificaciones hechas en la tabla de control de cambios, en el Anexo 6 se encuentra el formato de esta tabla. Formato de Seguimiento de los Contratos Este formato fue realizado con el fin de identificar los hitos de contratacin que se cumplen en cada uno de los contratos y de contrastarlos con los hitos programados segn el cronograma. En el Anexo 7 se muestran los formatos de los de control de las contrataciones 3.7.4. RECOLECCIN DE DATOS Mecanismo El responsable designado de realizar el seguimiento y control, proceder a solicitar la informacin requerida para la elaboracin del informe; los formatos de recoleccin elaborados para este fin se muestran en los Anexos 7 y 8. Periodicidad El seguimiento del programa director (avance del proyecto), ejecucin presupuestal y de contratos se realizar mensualmente. 3.7.5. CONSOLIDACIN DE LA INFORMACIN

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Una vez recibida la informacin se procesarn y consolidarn todos los datos reportados para preparar el informe de seguimiento y control del mes en estudio.

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4. CONCLUSIONES

La iniciativa de adaptar una metodologa generalizada de gestin de proyectos apoya las necesidades de las organizaciones de controlar aspectos tan importantes como los costos, tiempos, recursos, entre otros. Las herramientas de control y seguimiento que se pueden implementar para los proyectos hacen que los interesados en los mismos permanezcan al tanto de los adelantos y posibles contratiempos, adems de ello se garantiza la aparicin de procesos de retroalimentacin o aprendizaje continuo para el proyecto y para los grupos de proyecto de la organizacin. Muchos de los elementos de aprendizaje estn asociados como recin lo mencionamos a costos, tiempos y disponibilidad de los recursos de la organizacin que pueden aportar a nuevas polticas de administracin, contratacin e inclusive reestructuraciones organizacionales. Como punto relevante de la metodologa se rescata la garanta de calidad que implementa la misma en todos los proyectos, ello fruto de los procesos que caracteriza el PMI bajo estndares de calidad internacional para la aplicacin en proyectos.

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BIBLIOGRAFIA

PROJECT MANAGMENT INSTITUTE. Fundamentos de la Direccin de Proyectos. Pennsylvania: ANSI/PMI, 2004 (ANSI/PMI 99 - 001 2004). ASOCIACIN ESPAOLA DE INGENIERA DE PROYECTOS AEIPRO. Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos. Zaragoza, 1998. GIDO, Jack. CLEMENTS, James P. Successful Project Management. Pennsylvania: International Thompson Editores, 1999.

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ANEXOS

Anexo 1. Estructura Analtica Proyecto Yarumal II.

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Anexo 2. Pesos Estructura Analtica Proyecto Yarumal II

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Anexo 3.Formato de Seguimiento de Avance del proyecto Yarumal II.

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Anexo 4. Curva S de Avance Proyecto Yarumal II.

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Anexo 5.Formato de Seguimiento de Costos y Ejecucin Presupuestal

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Versin Fecha Motivo del Cambio Numeral Modificado

Anexo 6. Tabla Control de Cambios al Plan de Proyecto.

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Anexo 7. Formato de Seguimiento y Recoleccin para Contrataciones

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Anexo 8. Formato de Recoleccin de Datos de Avance de Actividades.

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