Ord G.adm 1

Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MUNICIPIO LIBERTADOR ESTADO MERIDA
GACETA MUNICIPAL
Las Ordenanzas, Acuerdos, Decretos, Resoluciones y Otros Instrumentos que publique esta Gaceta, tiene carcter Oficial y su cumplimiento es obligatorio.
Mrida, 31 de Diciembre de 2007. Depsito Legal Nro. 79-0151 Extraordinaria Nro. 37 Ao IV
SUMARIO DECRETOS Decreto N 119: Por medio del cual se dicta un Crdito Adicional al Presupuesto de Ingresos y Gastos Pblicos del Municipio Libertador del Estado Mrida del Ejercicio Fiscal ao 2007, por la cantidad de MIL OCHOCIENTOS VEINTINUEVE MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y SIETE BOLIVARES CON SETENTA Y SEIS CENTIMOS (Bs. 1.829.852.247,76). OTROS INSTRUMENTOS JURIDICOS Manual de Normas y Procedimientos Gerencia de Administracin y sus Dependencias SUMARIO DECRETOS DECRETO N 119 Carlos Len Mora Alcalde del Municipio Libertador del Estado Mrida En uso de las atribuciones legales que le confiere el Artculo 174 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela en concordancia con el Artculo 88 en su Ordinal 1, 2 Y 3 y 249 de la Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal y conforme a lo establecido en el Artculo 9 literal A de las Disposiciones Generales de la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos Pblicos para el Ejercicio Econmico-Financiero 2007. CONSIDERANDO Que en la Ordenanza de Ingresos y Gastos Pblicos del Ejercicio Econmico Fiscal 2007 de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida en su Artculo 9 Literal a, establece solo podrn dictarse Crditos Adicionales al Presupuesto previa autorizacin del Concejo Municipal;

para gastos necesarios no previstos en la Ordenanza de presupuesto o para incrementar crditos presupuestarios insuficientes, los cuales podrn ser financiados con existencias en el Tesoro Municipal no presupuestadas ni comprometidas, con aportaciones especiales acordados por el Gobierno Estadal o por otros organismos, con recursos provenientes de un mayor rendimiento de los ingresos calculados en la Ordenanza de Presupuesto, con economas en los gastos previstos en la Ordenanza de Presupuesto y con otras fuentes de financiamiento que apruebe el Concejo conforme a la Ley. CONSIDERANDO Que el Ente Municipal, en el marco de la administracin activa y dado la nueva dinmica Institucional, debe asegurar que las partidas que presenten insuficiencias de crditos y sustentan los gastos para mantener en nivel ptimo de operatividad de la Alcalda del Municipio Libertador y de sus Entes Descentralizados, cuenten con la disponibilidad de recursos para cumplir con los compromisos que vlidamente se adquieran. CONSIDERANDO Que la Alcalda solicit ante el Ilustre Concejo Municipal incrementar en el Presupuesto de Ingresos del Ejercicio Econmico Financiero ao 2007, en el Rubro: 3.01.11.02.00 Reparos Fiscales. DECRETA Artculo Primero: Se dicta un Crdito Adicional al Presupuesto de Ingresos y Gastos Pblicos del Municipio Libertador del Estado Mrida del Ejercicio Fiscal ao 2007, por la cantidad de MIL OCHOCIENTOS VEINTINUEVE MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y SIETE BOLIVARES CON SETENTA Y SEIS CENTIMOS (Bs. 1.829.852.247,76), recursos excedentarios por concepto de recaudacin de los ingresos propios al 28/12/2007; como lo demuestran los anexos que forman parte integrante del presente Decreto; segn imputacin presupuestaria que se indica a continuacin:
INCREMENTAR PRESUPUESTO DE INGRESOS RECURSOS 3.00.00.00.00 3.01.00.00.00 Ingresos Ordinarios 3.01.11.00.00 3.01.11.02.00 Diversos Ingresos Reparos Fiscales
Bs. Bs. Bs. Bs.
1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76
DE: PRESUPUESTO DE INGRESOS RECURSOS 3.00.00.00.00 3.01.00.00.00 3.01.11.00.00 3.01.11.02.00 Ingresos Ordinarios Diversos Ingresos Reparos Fiscales TOTAL PARA INCREMENTAR: PRESUPUESTO DE GASTOS SECTOR 01: PROGRAMA: 05 ACTIVIDAD: 51 01.05.51 4.02.05.04.00. 01.05.51 4.03.07.02.00.
Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.
1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76
DIRECCIN SUPERIOR DEL MUNICIPIO DIRECCIN SUPERIOR DEL EJECUTIVO MUNICIPAL DESPACHO DEL ALCALDE Libros, Revistas y Peridicos. Imprenta y Reproduccin.
Bs. 123.070.000,00 Bs. Bs. 590.000,00 31.200.000,00

01.05.51 4.07.01.01.75 Subsidios a Gremiales. Organismos Laborales y Bs. 15.000.000,00
01.05.51 4.07.01.02.02.
Donaciones Corrientes a Instituciones sin Fines de Lucro. PLANIFICACIN Y GESTION PRESUPUESTARIA DIRECCIN Y COORDINACIN DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Servicios Presupuestarios
Bs.
76.280.000,00
PROGRAMA: 08 ACTIVIDAD: 51 01.08.51.4.03.10.08
Bs. Bs.
2.630.000,00 2.630.000,00
PROGRAMA: 10 ACTIVIDAD: 51 01.10.51.4.02.01.01 01.10.51.4.02.03.02 01.10.51.4.02.05.03 01.10.51.4.02.06.03 01.10.51.4.02.06.08 01.10.51.4.02.07.02 01.10.51.4.02.08.10
ADMINISTRACIN MUNICIPAL DIRECCION Y COORDINACION ADMINISTRATIVA Alimentos y Bebidas para Personas Prendas de Vestir Productos de Papel y Cartn Para Oficina Tintas, Pinturas y Colorantes Productos Plsticos Vidrios y Productos de Vidrio Repuestos y Accesorios para Otros Equipos Productos Primarios de Madera tiles de Escritorio, Oficina y Materiales de Instruccin Materiales para Equipos de Computacin Otros Materiales y Suministros Alquileres de Equipos de Transporte, Traccin y Elevacin Telfonos Fletes y Embalajes Relaciones Sociales Conservacin y Reparaciones Menores de Mquinas, Muebles y Dems Equipos de Oficina y Alojamiento
Bs. Bs. Bs.
495.262.905,74 134.600.000,00 12.600.650,00 565.000,00
Bs. Bs. Bs. Bs.
139.000.000,00 35.700.000,00 4.510.643,00 2.360.000,00
01.10.51.4.02.09.01 01.10.51.4.02.10.05
Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.
3.545.000,00 882.000,00 17.100.000,00 4.226.000,00 40.900.000,00
01.10.51.4.02.10.08 01.10.51.4.02.99.01 01.10.51.4.03.02.02
01.10.51.4.03.04.04 01.10.51.4.03.06.01 01.10.51.4.03.07.03 01.10.51.4.03.11.07
Bs. Bs. Bs.
7.875.000,00 5.600.000,00 11.700.000,00
Bs. Bs. Bs.
5.675.000,00 63.603.612,74 4.820.000,00
01.10.51.4.03.99.01.00.02 Otros Servicios No Personales 01.10.51.4. 04.09.01 Mobiliario y Equipos de Oficina
SECTOR 07: PROGRAMA: 01
TRANSPORTE Y COMUNICACIONES VIALIDAD MUNICIPAL

ACTIVIDAD: 51 07.01.51.4.02.02.02 DIRECCIN Y COORDINACIN DE VIALIDAD URBANA Petrleo Crudo y Gas Natural. Bs. Bs. 49.400.000,00 49.400.000,00
SECTOR 08: PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD: 51
EDUCACIN
EDUCACIN BSICA MUNICIPAL COORDINACIN DE ESCUELAS MUNICIPALES 08.01.51 4.01.01.03.00 Suplencias a Empleados 08.01.51 4.01.03.97.00.05 SECTOR: 11 PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD: 55 11.01.55.4.02.02.05 11.01.55.4.02.07.04 11.01.55.4.02.08.01 11.01.55.4.02.10.12 11.01.55.4.03.12.01 Compensacin Familia
Bs. Bs. Bs.
16.407.600,03 8.207.600,03 8.200.000,00
DESARROLLO URBANO, VIVIENDA Y SERVICIOS CONEXOS ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y URBANSTICO COORDINACIN DE OBRAS PBLICAS Piedra, Arcilla, Arena y Tierra Cemento, Cal y Yeso Productos Primarios de Hierro y Acero. Materiales para Instalaciones Sanitarias. Conservacin y Reparaciones Menores de Obras en Bienes del Dominio Privado SERVICIOS GENERALES Productos de Arcilla para Construccin Herramientas Menores, Cuchillera y Artculos Generales de Ferretera. Materiales Elctricos.
Bs . Bs. Bs. Bs. Bs.
174.675.100,00 71.660.000,00 42.650.000,00 55.000.000,00 1.615.100,00
Bs. Bs . Bs.
3.750.000,00 236.032.035,50 33.250.000,00
ACTIVIDAD: 58 11.01.58.4.02.07.03 11.01.58.4.02.08.03
Bs. Bs.
48.761.000,00 59.828.000,00
11.01.58.4.02.10.11 11.01.58.4.03.11.02
Conservacin y Reparaciones Menores de Equipos de Transporte, Traccin y Bs. Elevacin. de Bs.
1.072.000,00
11.01.58.4.04.01.01.02 Repuestos Mayores para Equipos Transporte, Traccin y Elevacin. 11.01.58.4.04.03.99 Otras Maquinaria y Dems Equipos de Construccin, Campo, Industria y Taller.
87.937.635,50
Bs.
5.183.400,00
ACTIVIDAD: 59 11.01.59.4.02.04.03 11.01.59.4.02.06.06 11.01.59.4.02.08.09
PARQUE AUTOMOTOR TERRESTRE Cauchos y Tripas para Vehculos Combustibles y Lubricantes Repuestos y Accesorios para Equipos de Transporte
Bs . Bs. Bs. Bs.
40.874.000,00 1.522.000,00 10.200.000,00 29.152.000,00

PROYECTO: 01 11.01.01.4.04.13.01 OBRAS DE INFRAESTRUCTURA Bs . 44.500.000,00
Estudios y Proyectos Aplicables a Bienes del Dominio Privado. Bs. Estudios y Proyectos Aplicables a Bienes del Dominio Pblico. Bs. DESARROLLO SOCIAL Y PARTICIPACIN
15.600.000,00
11.01.01.4.04.13.02
28.900.000,00
SECTOR: 13 PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD: 53 13.01.53.4.07.01.03.02.01
DESARROLLO SOCIAL Y PARTICIPACIN COMUNITARIA PARTICIPACIN CIUDADANA Y Bs ASISTENCIA PARROQUIAL . Fondo Municipal para la Prevencin, Mitigacin y Atencin de Emergencias y/o Desastres Bs. SEGURIDAD SOCIAL APORTES PATRONALES AL PERSONAL ACTIVO APORTES PATRONALES AL PERSONAL ACTIVO Bs. Servicios Mdicos Docentes Clusula 47 Bs. Servicios Mdicos Contratados H.C.M a Empleados H.C.M a Docentes Cesta Ticket a Contratados BIENESTAR SOCIAL AL PERSONAL PASIVO PERSONAL PASIVO Semana 49 Jubilados Docentes Bono Recreacional Jubilados Bs. Bs. Bs. Bs. 157.500.000,00
157.500.000,00
SECTOR 14: PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD: 51 14.01.51 4.01.07.06.00.04 14.01.51 4.01.07.06.00.08 14.01.51 4.01.07.08.00.01 14.01.51 4.01.07.08.00.02 14.01.51 4.01.07.96.00.03 PROGRAMA: 02 ACTIVIDAD: 51 14.02.51 4.07.01.01.16.01 14.02.51 4.07.01.01.16.03 PROGRAMA: 03 ACTIVIDAD: 51
33.170.127,32 1.772.420,00 15.480.821,50 9.638.527,88 633.557,94 5.644.800,00
Bs. Bs. Bs.
94.590.133,54 40.538.628,91 54.051.504,63
14.03.51 4.01.08.01.00.01
PRESTACIONES SOCIALES PRESTACIONES SOCIALES AL PERSONAL EMPLEADO, OBRERO Y CONTRATADO Prestacin de Antigedad a Empleados (Liquidacin Mensual). Prestaciones de Antigedad (Liquidacin Mensual).
Bs. Bs.
159.113.407,41 72.222.820,97
14.03.51 4.01.08.03.00.01
Bs.
86.890.586,44
SECTOR 15: PROGRAMA: 02 ACTIVIDAD: 51 15.02.51.4.11.11.04
GASTOS NO CLASIFICADOS SECTORIALMENTE SERVICIOS DE LA DEUDA PBLICA DEUDA DE EJERCICIOS ANTERIORES Compromisos Pendientes de Ejercicios Anteriores Bs. Bs. 202.626.938,22 202.626.938,22
TOTAL
Bs.
1.829.852.247,76

Artculo Segundo En el Presupuesto de Gastos Pblicos del Municipio Libertador del Estado Mrida para el Ejercicio Fiscal 2007, procdase a realizar las modificaciones presupuestarias indicadas en el Artculo Primero de ste Decreto. Artculo Tercero Notifquese el presente Decreto a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, Gerencia de Administracin y a la Contralora Municipal, a fin de que se efecten los ajustes Contables Correspondientes. Artculo Cuarto Notifquese el presente Decreto al Concejo Municipal. Artculo Quinto Publquese en Gaceta Municipal. Dado, Firmado y Sellado en el Despacho del Alcalde en la Ciudad de Mrida a los Veintiocho das del mes de Diciembre del Ao Dos Mil Siete, Aos Centsimo Nonagsimo Sptimo de la Independencia y Centsimo Cuadragsimo Octavo de la Federacin.
Carlos Len Mora Alcalde del Municipio Libertador del Estado Mrida
OTROS INSTRUMENTOS JURIDICOS Manual de Normas y Procedimientos Gerencia de Administracin y sus Dependencias
CONTENIDO Introduccin: 1. Objetivo del manual 2. Sustento Legal y Marco Jurdico Administrativo 3. Estructura Orgnica 4. Descripcin de los Procedimientos Administrativos 4.1. Relacionado con Anticipos y Valuaciones (Flujograma) 4.2. Relacionados con Asignacin Juntas Parroquiales (Flujograma) 4.3. Contratos de Arrendamientos (Flujograma) 4.4. Relacionados con Nominas, recibos por suplencias entre otros (Flujograma) 4.5. Relacionado con Despacho del Alcalde (Flujograma) 4.6. Relacionado con rdenes de Publicidad (Flujograma) 4.7. Relacionado con Entes Descentralizados (Flujograma) 4.8. Relacionado con rdenes de Compra y de Servicio 5. Glosario. INTRODUCCION Toda organizacin pblica o privada, tiene como objetivo fundamental obtener la mayor eficiencia y rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el 6 (Flujograma)
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situacin real de la institucin, en funcin de plantear una efectiva toma de decisiones. Debido al dinamismo, los entes pblicos deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios y/o asignados. Es por ello que se hace necesario para la Alcalda del Municipio Libertador disponer de herramientas que le permitan optimizar sus procesos en aras de garantizar una Gestin eficiente. La sistematizacin de Procedimientos del rea Administrativa bajo un enfoque sistemtico, constituye un aporte fundamental
para el desarrollo y mejoramiento continuo de todo sistema Gerencial. Por consiguiente la Alcalda del Municipio Libertador consider en su reglamento interno y de Debate la elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos del Sistema Administrativo en concordancia con el diseo del Nuevo Modelo de Gestin. OBJETIVO DEL MANUAL La utilidad de este Manual se concreta en los siguientes aspectos: Proveer al personal que cumple funciones administrativas, de las respectivas Normas y Procedimientos, a fin de orientar sus actividades y establecer responsabilidades que permitan dar cumplimiento a la misin institucional. Fijar un criterio nico en el cumplimiento de Normas y Procedimientos que regulen la ejecucin de funciones. En cuanto a su trmite y control. Agilizar y modernizar los procedimientos, adecundolos a las necesidades reales de los usuarios y de la Institucin. Servir como gua de Adiestramiento para el personal de nuevo ingreso que cumpla funciones Administrativas. SUSTENTO LEGAL Y MARCO JURIDICO ADMINISTRATIVO Marco Legal: Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos 01 de Julio de 1981 - Caracas 7
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial N 37.606 fecha 09 de Enero de 2003 - Ley orgnica de planificacin. Gaceta Oficial N 5.554 Extraordinaria Fecha 13 de Noviembre de 2001. - Ley del Poder Pblico Municipal Gaceta Oficial N 38.204 Fecha 08 de Junio de 2005 - Ley de los Concejos Locales de la Planificacin Pblica Gaceta Oficial N 38.591 Fecha 26 de Diciembre de 2006 - Ley de los Concejos Comunales - Ley del Estatuto de la Funcin Pblica Gaceta Oficial N 37.522 Fecha 06 de Septiembre de 2002 - Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347 Fecha 17 de Diciembre de 2001 - Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Gaceta Oficio N 37.522 Fecha 06 de Septiembre de 2002. - Reglamento No. 01 de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre el sistema Presupuestario. - Decreto de Reforma Parcial de la ley de Licitaciones. - Gaceta Oficial N 5.556 Extraordinario Fecha 13 de Noviembre de 2001 -
Marco Administrativo Segn Gaceta Municipal Extraordinaria N 95 aos IV, de fecha 17 de Julio de 2003, decreto N 62 se establece la Estructura Organizativa y Funcional de la Alcalda del Municipio Libertador, a travs de la Reforma del Manual de
Organizacin y Funciones del Concejo y la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida. La Gerencia de Administracin dentro de sus objetivos es la de ejecutar la poltica administrativa para garantizar el apoyo al cumplimiento de los programas y proyectos que aseguren el logro de los objetivos del municipio a travs de los recursos (Insumos) humanos, materiales, equipos y servicios requeridos por cada dependencia que conforman la Gerencia de Administracin, garantizando que los requerimientos estn acordes a las necesidades reales.
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Funciones de la Gerencia de Administracin: 1. Informar mensualmente acerca de los resultados de la gestin tributaria patrimonial (Samat) y presupuestaria a los responsables de la
administracin y gestin municipal. 2. Coordinar y centralizar los procedimientos contables de la Municipalidad, de acuerdo a la legislacin existente. 3. Proponer cuando lo considere conveniente las transferencias de partidas presupuestarias.
Estructura Funcional. La Gerencia de Administracin cumplir sus funciones a travs de los Departamentos de: Compras y Suministros, Servicios Administrativos, Tesorera y Contabilidad.
Relacin Jerrquica. La Gerencia de Administracin depende directamente de la Gerencia General.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Gerencia de Administracin
Suministros y Compras
Tesorera
Contabilidad
Servicios Administrativos
Bienes Municipales
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Relacionados con anticipos y Valuaciones:
1. La Gerencia de Ordenamiento Territorial y Urbanstico enva a la Gerencia de Administracin cinco carpetas correspondientes de Anticipos y Valuaciones. Las Valuaciones pueden dividir segn el caso en: nicas, Valuaciones 1 y 2 de Cierre. 2. La Gerencia de Administracin recibe las referidas carpetas. 3. Se efecta el Control Previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente. 5. Si la documentacin cumple con los requisitos, se autoriza elaboracin de la orden de pago, se registra en el cuaderno de emisin Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para su emisin. 6. Se reciben rdenes de pago, registrando en el cuaderno de control interno. 7. Se autoriza elaboracin del cheque u oficio. 8. Se reciben cheques u oficios, orden de pago con sus respectivos soportes. 9. Se verifican los cheques u oficios. 10. Se comprueba calculo en cifras y letras 11. De encontrarse error se devuelve a la unidad de Tesorera. 12. Si los cheques u oficios cumplen con los requisitos se firman y sellan.
11
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV FLUJOGRAMA

Gerencia de Ordenamiento Territorial y urbanstico emite Anticipos y Valuaciones
4 3
2 1
Se reciben juegos de Carpetas (5) Anticipos y Valuaciones
Se realiza el Control Previo
Se devuelve a Unidad Solicitante
NO
Cumple los Requisitos?
SI
Autoriza el Pago y se registra en el libro de emisin servicios administrativos
Se reciben rdenes de Pago registrando en el cuaderno de control interno
Se autoriza elaboracin del cheque u oficio.
Se recibe cheques, ordenes de pago y soportes
De encontrarse error devuelve a Unidad de Tesorera
NO
Comprueba clculos en cifras y letras
Verifica los cheques
SI
Firma y Sella
12
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Asignacin Juntas Parroquiales: 1. La Gerencia de Desarrollo Social remite a la Gerencia de Administracin oficios por concepto de asignacin con los correspondientes soportes. 2. La Gerencia de Administracin documentacin por concepto de asignacin. 3. Se efecta el control previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente 5. Si la documentacin cumple los requisitos, se autoriza la elaboracin de la orden de pago, se registra en el cuaderno de emisin Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para que proceda a su emisin. 6. Se reciben rdenes de pago con sus respectivos soportes, se registra el nmero de la orden de pago en el libro de control interno. 7. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos al Departamento de Tesorera para la elaboracin del cheque. 8. Se reciben cheques con sus respectivos soportes 9. Se verifican los cheques. 10. Se compruebe clculos en cifras y letras. 11. De encontrarse error se devuelve a la unidad de Tesorera.
12. Si los cheques cumplen con los requisitos, se firman y se sellan.
13
FLUJOGRAMA
Gerencia de Desarrollo Social, emite Recibos de Asignaciones Juntas Parroquiales
Se recibe oficio de asignacin mensual con sus respectivas actas

NO Cumple los Requisitos?
SI
Se autoriza elaboracin del cheque.
NO
SI
Firma y Sella
14
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Contratos de Arrendamiento: 1. La Gerencia de Desarrollo Social enva a la Administracin dos juegos de contratos de Gerencia de arrendamiento
exclusivos para la cancelacin del hospedaje de los Mdicos y Deportistas Cubanos de la Misin Barrio Adentro. 2. La Gerencia de Administracin recibe dos juegos de contratos de arrendamiento. 3. Se efecta el Control Previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente 5. Si la documentacin cumple con los requisitos, se autoriza elaboracin de la orden de pago, se registra en el cuaderno de emisin Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para que proceda a su emisin. 6. Se reciben rdenes de pago, registrando en el cuaderno de control interno. 7. Se autoriza elaboracin del cheque u oficio. 8. Se reciben cheques u oficios, orden de pago con sus respectivos soportes. 9. Se verifica cheques u oficios. 10. Se comprueba calculo en cifras y letras 11. De encontrarse error se devuelve a la unidad de Tesorera. 12. Si los cheques u oficios cumplen con los requisitos se firman y se sellan.
15
FLUJOGRAMA
Gerencia de Desarrollo Social, emite Contratos de Arrendamientos
0 Se reciben dos Juegos de Contratos de arrendamiento
NO
SI
Se autoriza elaboracin del cheque..
NO
SI
Firma y Sella
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Nominas, Recibos por suplencias entre otros: 1. La Gerencia de Personal y Recursos Humanos, enva a la Gerencia de Administracin: Nomina de Funcionarios Pblicos que se rigen por la Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, Nomina de Empleados de la Ley Orgnica del Trabajo, Nmina de Docentes Municipales, Nomina de Empleados Pensionados, Nomina de Empleados Jubilados, Nomina de Obreros Pensionados, Nomina de Obreros Jubilados, , Nomina de Pensionados de Gracia, Nomina de Obreros Fijos; Recibos por suplencias, por reintegro de medicinas, consultas mdicas y odontolgicas, pagos de H. C. M. anticipo por liquidacin y prestaciones sociales, intereses de mora, bono de alimentacin, contrato de servicios de mantenimiento y contratos por servicios profesionales 2. La Gerencia de Administracin recibe la documentacin 3. Se efecta el control previo de la documentacin recibida 4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente 5. Si la documentacin cumple con los requisitos, se autoriza elaboracin de la orden de pago se registra en el cuaderno de emisin Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para que proceda a su emisin. 6. Se reciben rdenes de pago, registrando en el cuaderno de control interno. 7. Se autoriza elaboracin del cheque u oficio. 8. Se reciben cheques u oficios, orden de pago con sus respectivos soportes. 9. Se verifica cheques u oficios. 10. Se comprueba calculo en cifras y letras 11. De encontrarse error se devuelve a la unida de Tesorera. 12. Si los cheques u oficios cumple con los requisitos, se firma y se sella. 17

Gerencia de Personal y Recursos humanos
Se reciben: Nominas, Recibos por suplencias, por reintegros por Medicinas, Consultas medicas y Odontolgicas, pagos H.C.M. Anticipos y Liquidacin por Prestaciones Sociales, Intereses de Mora, Bono de Alimentacin, Contratos de Servicios de Mantenimientos y Contratos por Servicios Profesionales
NO
SI
De encontrarse error se devuelve a Unidad de Tesorera
NO
SI
Firma y Sella
18
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Despacho del Alcalde: 1. Despacho del Alcalde enva oficio de aprobacin contentivo de los siguientes documentos: oficio de solicitud de la ayuda econmica, constancia de bajos recursos, copia fotosttica de la cdula de identidad del solicitante y soportes concerniente al caso, a la Gerencia de Administracin 2. La Gerencia de Administracin recibe la documentacin 3. Se efecta el control previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente 5. Si la documentacin cumple los requisitos, se autoriza la elaboracin de la orden de pago, se registra en el cuaderno de emisin Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para que proceda a su emisin. 6. Se reciben rdenes de pago con sus respectivos soportes, se registra el nmero de la orden de pago en el libro de control interno. 7. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos al Departamento de Tesorera para la elaboracin del cheque. 8. Se reciben cheques con sus respectivos soportes 9. Se verifican los cheques. 10. Se comprueba clculos en cifras y letras. 11. De encontrarse error se devuelve a la unidad de Tesorera. 12. Si los cheques cumplen con los requisitos, se firma y se sella.
19
FLUJOGRAMA
Despacho del Alcalde emite
Se recibe oficios de aprobacin del ciudadano Alcalde contentivo de los siguientes documentos: Oficio de solicitud de ayuda econmicas, declaracin Jurada, copia fotosttica de la Cedula de Identidad del solicitante y soportes concernientes al caso.
NO
SI
NO
SI
Firma y Sella
20
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con rdenes de Publicidad.
1. El Departamento de Prensa Remite ordenes de Publicidad con punto de cuenta, contrato entre las partes: Alcalda del Municipio Libertador y el Contratado, tres (03) cotizaciones y la respectiva factura. En caso de ser un aviso publicitario debe contener recorte de prensa, si es una cua publicitaria debe contener Certificado de Transmisin. 2. La Gerencia de Administracin recibe las rdenes de publicidad. 3. Se efecta el control previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente 5. Si la documentacin cumple los requisitos, se autoriza la elaboracin de la orden de pago y se registra en el cuaderno de emisin Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para su emisin. 6. Se reciben rdenes de pago con sus respectivos soportes, se registra el nmero de la orden de pago en el libro de control interno. 7. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos al Departamento de Tesorera para la elaboracin del cheque. 8. Se reciben cheques con sus respectivos soportes 9. Se verifican los cheques.
10. Se comprueban clculos en cifras y letras. 11. De encontrarse error se devuelve a la unidad de Tesorera. 12. Si los cheques cumplen con los requisitos, se firma y sella.
21
FLUJOGRAMA
Departamento de Prensa Remite
2 1
0 Se reciben rdenes de Publicidad
NO
SI
Se reciben rdenes de Pago con sus respectivos soportes, registrando en el cuaderno de control interno
NO
SI
Firma y Sella
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Entes Descentralizados:
1. La Gerencia de Administracin recibe oficio de todos los Entes Descentralizados, por concepto de transferencias de capital y gastos corrientes. 2. Se efecta el control previo a la documentacin recibida. 3. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente 4. Si la documentacin cumple los requisitos, se autoriza la elaboracin de la orden de pago, se registra en el cuaderno de emisin de Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para que proceda a su emisin. 5. Se reciben rdenes de pago con sus respectivos soportes, se registra el nmero de la misma en el libro de control interno. 6. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos al Departamento de Tesorera para la elaboracin del cheque. 7. Se reciben cheques con sus respectivos soportes 8. Se verifican los cheques. 9. Se comprueba clculos en cifras y letras. 10. De encontrarse error se devuelve a la unidad de Tesorera. 11. Si los cheques cumplen con los requisitos, se firman y sellan.
23
FLUJOGRAMA
Entes Descentralizados remiten:
Se recibe oficios de Transferencias de Capital y Corrientes para los Entes Descentralizados
NO
SI
NO
SI
Firma y Sella
24
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con rdenes de Compra y de Servicio:
1. La Gerencia de Administracin recibe ordenes de compra y/o de servicio en original y cuatro copias las cuales deben contener: Consulta de precios y/o concurso privado, segn sea el caso, oficio de solicitud de un bien o servicio por parte de la Dependencia de la Alcalda del Municipio Libertador, Nota de Pedido, tres (03) cotizaciones y la respectiva copia de la factura. En caso de ser una donacin debe contener oficio del solicitante, constancia de residencia y bajos recursos, copia fotosttica de la cdula de identidad y avalada mediante oficio de aprobacin del ciudadano Alcalde con el procedimiento pertinente. 2. Se efecta el control previo de la documentacin recibida. 3. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad solicitante o a la unidad remitente 4. Si la documentacin cumple los requisitos, se autoriza elaboracin de la orden de pago, se registra en el cuaderno de emisin Servicios Administrativos y se enva a dicha unidad para su emisin. 5. Se reciben rdenes de pago con sus respectivos soportes, se registra el nmero de la orden de pago en el libro de control interno. 6. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos al Departamento de Tesorera para la elaboracin del cheque. 7. Se reciben cheques con sus respectivos soportes 8. Se verifican los cheques. 9. Se compruebe clculos en cifras y letras. 10. De encontrarse error se devuelve a la unidad de Tesorera. 11. Si los cheques cumplen con los requisitos, se firman y sellan.
25
FLUJOGRAMA
Departamento de Compras y suministros Remite
4 3
2 1
Se recibe rdenes de Compra y de Servicio
NO
SI
Se reciben rdenes de Pago con sus respectivos soportes, registrando en el cuaderno de control interno
SI
Firma y Sella
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LEYENDA
Inicio/Fin
Proceso
Documento
Flujo de Informacin
Decisin
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV GLOSARIO
ACTIVIDAD: Tarea o accin repetitiva, realizada como parte de un procedimiento para obtener un resultado. COMPROMISO: Obligacin validamente contrada (que an no ha sido causada ni pagada) por una unidad Ejecutora del Presupuesto, durante el ejercicio fiscal vigente. COTIZACIN: Proceso de consulta mediante el cual se solicita a los proveedores registrados en el Consejo Legislativo del Estado Mrida, la documentacin que describe el previo de bienes y/o servicios requeridos por la institucin. La seleccin de una cotizacin se realiza siguiendo los parmetros establecidos por la organizacin. DIAGRAMA DE FLUJO: Es una grfica que muestra la secuencia ordenada de actividades a seguir en un procedimiento y la interrelacin que hay entre las personas o unidades involucradas. MARCO LEGAL: Normativa conformada por Leyes, Decretos, Resoluciones, Ordenanzas, Acuerdos y dems providencias de tipo legal que fundamentan el funcionamiento y control administrativo contable de las instituciones nacionales, estadales y municipales. OBJETIVO: Constituye la razn de ser de la funcin administrativa y de la organizacin. Su enunciado esboza los resultados esperados. El logro del objetivo debe generar: el xito de un programa, proyecto o procedimiento, as como, la satisfaccin de los usuarios y el cumplimiento con los requerimientos de la comunidad en general.
OBRAS: Es toda intervencin de un sistema que origina cambios en sus condiciones actuales, a travs del uso de equipos, mano de obra y la incorporacin permanente de insumos (materiales, accesorios, piezas y otros) ejemplo: (construccin de viviendas, plazas, etc.). 28
PROCEDIMIENTO: Es la gua detallada que muestra la secuencia ordenada de actividades y la interrelacin que hay entre las personas y las unidades que la ejecutan, para el logro de un objetivo determinado.
PROCESO: Serie de acciones, operaciones y procedimientos que se realizan con unas normas, principios, leyes y reglas para alcanzar los fines, objetivos y metas de una organizacin. SERVICIOS: Es toda intervencin, de un sistema que garantiza la continuidad de sus condiciones originales, a travs del uso de materiales, equipos y/o mano de obra, sin la incorporacin permanente de insumos (materiales, accesorios, piezas y otros) ejemplo: (refrigerios, mantenimiento y reparacin de equipos, etc.)
SISTEMA: Es un conjunto de elementos organizados e interrelacionados con los cuales ingresan insumos que son procesados por lo general recursos y / o productos que sirven para el mantenimiento del propio Sistema y para interactuar continuamente con otros Sistemas o elementos del entorno.
SERVICIOS PROFESIONALES: Los prestados por personas naturales y jurdicas en virtud de actividades de carcter cientfico, profesional, tcnico, artstico, intelectual, creativo o docente, realizadas por ellas en nombre propio o por el personal bajo su dependencia.
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Manual de Normas y Procedimientos Departamento de Compras y Suministros 27 de Junio de 2007
CONTENIDO Introduccin 1. Objetivos del Manual 1.1 Objetivo General 1.2 Objetivos Especficos 2. Sustento Legal y Marco Jurdico Administrativo 3. Organigrama 4. NORMAS Y DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 4.1 Adquisicin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios 4.2 Recepcin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios Flujograma 4.3 Salidas de Almacn 4.4 Entradas a Almacn Flujograma GLOSARIO
INTRODUCCIN El presente Manual tiene como propsito establecer definiciones y
procedimientos bsicos que orienten a la Alcalda Bolivariana del Municipio Libertador del Estado Mrida, en la administracin y registro de las transacciones de gastos que se realicen con cargo a las adquisiciones de bienes muebles, materiales y suministros, as como la contratacin de servicios, de acuerdo a los criterios de la centralizacin normativa y la descentralizacin operativa. Es importante sealar que las acciones a seguir, contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos, podrn optimarse a medida que los procesos sean cada
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vez ms prcticos, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestin administrativa. En este sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de adquisiciones de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, estando conformado por dos captulos, de la siguiente manera: El Captulo I: Aspectos Generales del Manual, est conformado por los objetivos y alcance del manual, la base legal vigente y las normas que orientan y rigen de manera general el proceso de registro y adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios. En el Captulo II, se presentan las normas especficas y los distintos procedimientos y flujogramas que intervienen en el proceso con sus respectivas entradas y salidas.
OBJETIVOS DEL MANUAL
General: Establecer los lineamientos y pasos necesarios para la adquisicin de bienes muebles, materiales y suministros y la contratacin de servicios por parte de las distintas unidades consumidoras que conforman la Alcalda Bolivariana del Municipio Libertador del Estado Mrida, adems de establecer las responsabilidades de cada uno de las unidades, a fin de procurar una gestin eficaz y efectiva.
Especficos: Documentar las Operaciones del Departamento de Compras y Suministros. Delimitar la Participacin de los mbitos de actuacin. Contar con una descripcin clara de la interaccin de los procesos. Establecer los criterios para la documentacin correcta de los procedimientos.
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SUSTENTO LEGAL Y MARCO JURDICO ADMINISTRATIVO
- Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial N 36.860. Del 30-12-1999. Art. 311. Con relacin a la Gestin Fiscal. Art. 315. Presupuestos Pblicos Anuales de Gastos.
- Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Art. 9. rganos sujetos a la Ley. Captulo II. Del Control Interno. Captulo IV. De las Cuentas.
- Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial N 37.606, de fecha 9 de enero de 2003. Seccin Primera: Disposiciones Generales, Normas Comunes. Seccin Segunda: Organizacin del Sistema de Presupuesto. Seccin Tercera: De la Estructura de la Ley de Presupuesto. Seccin Cuarta: De la Formulacin del Presupuesto de la Repblica y de sus Entes Descentralizados sin Fines Empresariales. Seccin Quinta: De la Ejecucin del Presupuesto de la Repblica y de sus Entes Descentralizados sin Fines Empresariales. Ttulo V. Del Sistema de Contabilidad Pblica. Ttulo IX. De las Responsabilidades.
- Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, de fecha 13 de noviembre de 2001 Art. 01. Del Objeto del Reglamento de Licitaciones. Art. 67. De la Licitacin Anunciada Internacionalmente. Art. 72. Del Proceso de Licitacin Selectiva. Art. 76. De los Procedimientos para Licitaciones. Arts. 87 y 88. Del Proceso de Adjudicacin Directa. 32
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Art. 100 Atribuciones.
- Decreto 4.032, de fecha 14 de Noviembre de 2005, de la Adjudicacin Directa. Concurso Privado. Consulta de Precio.
- Decreto con Fuerza de Ley de Mensaje de Datos y Documentos Electrnicos
- Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial N 2.818 Extraordinaria, de fecha 1 de julio de 1981
Art. 03. De los Funcionarios y dems Personas que presten servicio en la Administracin Pblica. Art. 07. De los Actos Administrativos. Art. 10. De las Limitaciones de los Actos Administrativos. Art. 19. De la Nulidad de los Actos Administrativos. Art. 31. De los Documentos y Expedientes Administrativos. Art. 100. De las Sanciones.
- Todas aquellas Normativas Legales aplicables al Registro y Adquisicin de Bienes.
Art. 72. De la Publicacin de los Actos Administrativos.
1.
Se entiende por adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, la accin que realizan las unidades solicitantes y consumidoras de adquirir todos aquellos insumos necesarios para la operatividad de la unidad. La Unidad Administradora en el momento de contratar servicios o adquirir bienes deber regirse por la normativa que le corresponda segn el caso (Ley de Licitaciones o Reglamento Interno).
2.
33

3.
Todo compromiso debe contar con disponibilidad presupuestaria, en caso contrario, ser considerado nulo y acarrear responsabilidad penal, civil, administrativa y disciplinaria, para el funcionario pblico que ejecute dicho trmite. Para la adquisicin de bienes o servicios cuyos montos sean mayores a 1.100 UT y menor a 11.000 UT, se efectuarn mediante el proceso de Licitacin Selectiva y el nivele de aprobacin ser la Comisin de Licitacin. Para la adquisicin de bienes o servicios cuyos montos sean mayores a 11.000 UT, se efectuarn mediante el proceso de Licitacin General y el nivele de aprobacin ser la Comisin de Licitacin. Se podr proceder por adjudicacin directa, independientemente del monto de la contratacin, siempre y cuando la mxima autoridad del rgano o ente contratante, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos: Si se trata de suministros requeridos para la continuidad del proceso productivo y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera resultar gravemente afectada la continuidad del mismo. Si se trata de la adquisicin de obras artsticas o cientficas. Cuando la informacin suministrada por el Registro Nacional de Contratistas indica que los bienes o servicios a contratar los produce, vende o presta un solo fabricante o proveedor, o cuando las condiciones tcnicas de determinado bien, servicio u obra excluyen toda posibilidad de competencia. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricacin de equipos, la adquisicin de bienes o la contratacin de servicios, en los que no fuere posible aplicar los procedimientos licitatorios, dadas las modalidades bajo las cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar esos bienes, equipos o servicios. Cuando se decrete estado de alarma, de conmocin interior o exterior. En caso de emergencia comprobada dentro del respectivo organismo o ente. Cuando se trate de servicios funcionamiento de la Alcalda. bsicos indispensables para el
4.
5.
6.
a.
b. c.
d.
e. f.
g.
h.
Si se trata de obras o bienes regulados por contratos resueltos o rescindidos y del retardo por la apertura de un nuevo procedimiento licitatorio que pudiera resultar en perjuicio para el ente contratante. 34
i.
En caso de obras, servicios o adquisiciones que por razones de inters general deban ser ejecutados en un plazo perentorio no mayor de ciento ochenta (180) das hbiles, conforme a un plan excepcional de desarrollo econmico y social, aprobado previamente en Consejo de Ministros. En Consejo de Ministros se definirn con precisin las obras, servicios y adquisiciones que sern objeto de adjudicacin directa, as como los rganos o entes encargados de su ejecucin. Cuando el monto de la compra es mayor a 500 UT el proveedor a seleccionar deber estar inscrito en el Registro de Proveedores. Para la adquisicin de equipos de computacin se deber requerir el aval de la Unidad de Informtica de la Alcalda o dependencia correspondiente. En caso de no poseer Unidad de Informtica solicitar aval a la Gerencia General de la Alcalda. El sistema suministrar la informacin de la solicitud o requisicin y el estatus o nivel en el que se encuentra en cualquier momento que se desee.
9.
10.
11.
Las principales funciones realizadas en el departamento de Compras y Suministros, se ejecutan siguiendo los lineamientos del Decreto N 62 publicado en Gaceta Municipal Extraordinaria N 95; ao IV de fecha 17 de Julio de 2003. En la cual se mencionan las siguientes: 1. Recibir las solicitudes de bienes capitales o fungibles y gestionar la obtencin y entrega al solicitante. 2. Mantener un registro de proveedores. 3. Mantener un listado de precios de los artculos de mayor consumo. 4. Solicitar cotizaciones a los proveedores. 5. Preparar las rdenes de compra y tramitar su aprobacin. 6. Suministrar informacin a la comisin de licitacin. 7. Mantener un registro y control de pedidos y del inventario. 8. Supervisar la recepcin de los bienes adquiridos y controlar que se ajusten a las rdenes de compra emitidas. 9. Mantener en existencia cantidad razonable de materiales fungibles y tiles de oficina. 10. Recibir, clasificar y almacenar los materiales tiles. 35
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 11. Llevar actualizado los registros de entrada y salida de materiales y tiles de oficina. 12. Recibir y despachar los pedidos, si existen en el depsito.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
GERENCIA DE ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
TESORERIA
REGSITROS CONTABLES
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ALMACEN MUNICIPAL
ALMACEN Y SUMINISTRO
CONTABILIDAD
BIENES MUNICIPALES
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV NORMAS Y DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Normas que Regulan el Procedimiento
1.
En toda adquisicin de bienes y servicios deber existir una orden de servicio, una orden de compra o un contrato debidamente suscrito entre ambas partes, que contenga todas las condiciones que lo regirn, incluidas las garantas. Asimismo, deber existir la disponibilidad presupuestaria. Los bienes muebles, materiales y suministros debern registrarse por el costo total de adquisicin, produccin, construccin o intercambio. Las unidades solicitantes debern realizar semestralmente (a principio y a mediados de ao), el programa de sus necesidades de bienes muebles, materiales y suministros de acuerdo al Plan Operativo Anual. El expediente electrnico se comenzar a conformar desde el momento que se genera la requisicin o solicitud de bienes muebles, materiales, suministros o servicios. Los documentos que conforman el expediente debern tener registrado un mismo nmero que lo identifique. El expediente estar conformado por: Requisicin. Solicitud de Cotizaciones. Ofertas o Cotizaciones recibidas. Anlisis de Ofertas. Orden de Compra u Orden de Servicio. Informe de Recepcin o Informe de Conformidad. A objeto de dar celeridad al proceso de adquisicin tendrn validez aquellas cotizaciones recibidas va correo electrnico o fax.
2.
3.
4.
5.
6. a. b. c. d. e. f. 7.
8.
La Unidad Consumidora deber elaborar un informe de recepcin al momento de recibir el bien, material o suministro y la respectiva factura o nota de entrega por parte del proveedor.
37
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 9. Las requisiciones de bienes muebles, materiales, suministros y servicios pueden ser: a. Bienes y suministros de uso directo (equipos de computacin, mobiliario, entre otros). b. c. Materiales de stock (papelera, tiles y suministros de oficina, entre otros). Contratacin de servicios profesionales, tcnicos, entre otros.
10. La seleccin del proveedor debe efectuarse sin establecer diferencias entre ellos, es decir, las adquisiciones se harn a personas naturales o jurdicas legalmente establecidas y con base a un precio razonable, calidad, tiempo de entrega, condiciones de pago y dems garantas ofrecidas. 11. Toda adquisicin de bienes muebles, materiales y suministros deber realizarse a travs de una orden de compra. 12. La contratacin de servicios deber realizarse a travs de una orden de servicio. 13. Toda orden de compra u orden de servicio deber identificar el proveedor, especificaciones de la compra o el servicio, costo unitario, costo total, observaciones, condiciones de entrega y pagos, entre otros elementos.
Adquisicin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios.
Responsable
Descripcin Procedimiento
Unidad Solicitante
1.
Determina que la necesidad de adquisicin de bienes muebles, materiales, suministros y
servicios, est sujeta al Plan Operativo Anual (POA) de la Institucin. 2. Si est establecido en el POA acta de acuerdo al tipo de necesidad. 3. Si el requerimiento corresponde a un servicio verifica si ste puede ser atendido por personal de la Alcalda. 38
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 4.1 Si puede ser atendido internamente realiza solicitud a la unidad correspondiente. 4.2 Si no puede ser atendido internamente verifica disponibilidad presupuestaria de acuerdo a costos estimados (contina con los pasos 6.1 y 6.2) 5. Si corresponde a una solicitud de bienes muebles, materiales o suministros, accesa el sistema para verificar la existencia en el almacn.
Unidad Solicitante
5.1 Si existe en el almacn genera Solicitud de bienes muebles, materiales y suministros y realiza apartado de lo solicitado en el sistema. Remite Solicitud de bienes muebles,
materiales y suministros al almacn de acuerdo al procedimiento de Salida de Almacn. 6. Verifica en el de sistema acuerdo disponibilidad a costos
presupuestaria estimados.
6.2 Si posee disponibilidad presupuestaria genera requisicin de acuerdo a la necesidad de bienes muebles, materiales, suministros y servicios. Genera precompromiso y solicita firma de ejecutor. 7. Remite requisicin a la Unidad
Administradora para su tramitacin. Unidad AdministradoraUnidad Ejecutora Local 8. Recibe requisicin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, segn sea el caso. Verifica la informacin de la requisicin segn monto estimado.
9.
9.1 En caso de ser una Licitacin, inicia el Proceso de Licitacin conforme a la Ley respectiva. 39
9.2 En caso de no aplicar proceso de licitacin, consulta el registro de proveedores. 9.2.1 Si existe, selecciona proveedor (ver paso 10). 9.2.2 Si no existen proveedores, va al Procedimiento de Registro y Mantenimiento de Proveedores para realizar una nueva inclusin o actualizacin en el Registro y Mantenimiento de Proveedores. 10. Accesa el sistema e ingresa los datos necesarios para generar la Solicitud de Cotizaciones. 11. Enva solicitud de cotizaciones u ofertas a los proveedores seleccionados. 12. Recibe las cotizaciones u ofertas de los proveedores. 13. Ingresa al sistema y elige la opcin de ofertas e incorpora los datos solicitados.
Unidad Administradora Unidad Ejecutora Local
14. Evala y selecciona, definiendo la mejor oferta y considerando la relacin precio-calidad, conjuntamente con la aprobacin de la unidad solicitante y la autoridad competente. 15. Remite carta a los proveedores no
seleccionados. 16. Compara el monto del precompromiso con la oferta seleccionada. 16.1 De no tener precompromiso suficiente, verifica si existe disponibilidad presupuestaria. 16.1.1 De tener disponibilidad presupuestaria realiza
40
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV ajuste del precompromiso y va al paso 16.2 16.1.2 Si no posee disponibilidad presupuestaria anula la solicitud o tramita modificacin
presupuestaria. 16.2 De tener precompromiso suficiente, realiza ajuste del mismo de ser necesario y genera orden de compra u orden de servicio de acuerdo al requerimiento. Solicita firma de la Unidad Ejecutora. Genera el registro del compromiso y la actualizacin del Cronograma de Desembolsos o Pagos. Unidad Administradora Unidad Local 17. Imprime orden de compra u orden de servicio en dos (2) ejemplares, enva un ejemplar al proveedor por el medio ms expedito y archiva el otro en el expediente fsico. 18. Conforma expediente electrnico y fsico con: requisiciones, solicitud de cotizaciones, ofertas recibidas, anlisis de las ofertas, carta a los proveedores no seleccionados, orden de compra u orden de servicio para su control y auditoria posterior. 19. Informa a la Unidad Solicitante la fecha de entrega por parte del proveedor del (los) bien(es), solicitado(s). 20. Verifica si el proveedor requiere de un pago por anticipado para el despacho de lo solicitado. 21. De requerir un pago por anticipado realiza Procedimiento de Fianzas y Garantas. 22. Tramita el adelanto de pago, respaldado por la 41 material(es) o servicio(s)
Ejecutora
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV orden de compra, contina con el
procedimiento de Ordenamiento de Pago. Unidad Administradora Unidad Ejecutora Local 24. De ser compra de un bien mueble, materiales o suministros, va al procedimiento de 23. De no requerir anticipo verifica si es un servicio o un bien.
recepcin de bienes, muebles y materiales. 25. De ser un servicio, recibe contrato y fianza de fiel cumplimiento, cuando corresponda por parte del proveedor. Archiva contrato y fianza de fiel cumplimiento. 26. Accede al sistema seleccionando la opcin Informe de Recepcin de Servicios, llena los datos indicados de ser necesario y enva para autorizacin por parte del ejecutor. Va al procedimiento ordenamiento de pagos.
42
43
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Recepcin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios.
Normas que Regulan el Procedimiento
1.
Se entiende por Recepcin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros o Servicios, la actividad que realiza la Unidad Consumidora al recibir de parte del proveedor lo requerido en la orden de compra o de servicio, segn sea el caso.
2.
Las entregas de Bienes Muebles, Materiales, Suministros o Servicios sern realizadas por el proveedor en las fechas y lugar previamente establecidos.
3.
Si al momento de recibir la mercanca, se considera que no se ajusta a los requerimientos, la Unidad Receptora notificar de inmediato por escrito al proveedor, quien deber retirarlo del sitio dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la fecha de entrega.
4.
La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la mercanca o el bien, que stos coincidan con la orden de compra o la orden de servicio.
5.
La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la mercanca, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripcin exacta de la mercanca, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo, as como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien.
6. La Unidad Consumidora elaborar el Informe de recepcin para el caso de recepcin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios.
44
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Recepcin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios. Responsable Unidad Consumidora 2. Descripcin Procedimiento 1. Recibe del proveedor los bienes muebles, materiales y suministros solicitados con la nota de entrega y factura. Verifica que lo entregado coincida con lo facturado y con la orden de compra que gener la solicitud (con base a la normativa establecida para tal fin). En caso de conformidad total, accesa al sistema y elabora el informe de recepcin de acuerdo a los renglones establecidos en la orden de compra. Aprueba informe y da conformidad de pago. El sistema genera el registro presupuestario y contable del causado. Enva factura y nota de entrega a la Unidad Administradora (Ir al paso 9). En caso de inconformidad, devuelve mercanca al proveedor, de ser el caso. Solicita al proveedor el cumplimiento de la orden de compra.
3.
4.
5.
6.
6.1 Si puede cumplir, solicita pronta entrega de la mercanca (regresa al paso 1). 7.1 Si no puede cumplir con lo solicitado, informa que debe remitir una carta a la Unidad Solicitante para anular la orden respectiva. Recibe comunicacin y realiza proceso de modificacin anulando la orden de compra.
Unidad Consumidora
7.
En caso de conformidad parcial, accesa al sistema y elabora Informe de Recepcin e incorpora los bienes, materiales o suministros recibidos, de acuerdo al rengln establecido en la orden de compra.
7.1 Coloca el informe como recepcin parcial y verifica con el proveedor si va a realizar pronta entrega del faltante. En caso que: 7.1.1 Va a realizar entrega del faltante, mantiene el Informe de Recepcin con estatus de 45
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV entrega parcial. Al recibir el faltante, actualiza el Informe de Recepcin del estatus de recepcin parcial a conforme pago (regresa al paso 5). 10.1 No va a realizar entrega del faltante. Solicita al proveedor comunicacin informando las razones de la entrega parcial de la orden de compra. Al recibir la comunicacin realiza modificacin de la orden de compra, actualiza el Informe de Recepcin y da conformidad de pago. Remite nota de entrega y factura a la Unidad Administradora y archiva la orden de compra para su control. En caso de modificacin remite soportes a la Unidad Administradora Ejecutora.
8.
Unidad Administradora
9.
Recibe
la
factura
nota por
de la
entrega Unidad
debidamente Consumidora.
avalada
10. Revisa si es un bien capitalizable. 10.1 10.2 Si no es un bien capitalizable va al paso 11. Si es un bien capitalizable, genera los datos en la ficha del bien. 11. Con el nmero correspondiente accesa al sistema y selecciona la tarea Informe de Recepcin, firma e imprime un ejemplar para el expediente.
46
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Salidas de Almacn Normas que Regulan el Procedimiento
1.
Las Salidas de Almacn son entregas de Bienes, Materiales o Suministros a las distintas Unidades Solicitantes y Consumidoras para cumplir con sus operaciones.
2.
Toda salida de almacn deber estar respaldada por una Solicitud de Bienes, Materiales y Suministros debidamente autorizada por el responsable de la Unidad Administradora.
3.
Todas las Solicitudes de Bienes, Materiales y Suministros deben ser aprobadas por la autoridad competente de la Unidad Solicitante.
4.
La opcin de verificacin de Solicitudes de Bienes, Materiales y Suministros pendiente por despachar debe ser revisada diariamente, con el objeto de garantizar el oportuno suministro de los materiales requeridos.
5.
El almacenista realizar una distribucin en el sistema del material disponible en el almacn a cada Unidad Solicitante o Consumidora, de acuerdo a lo establecido en su programa de requerimientos.
6.
El mtodo de valuacin de inventario del almacn ser primero en entrar, primero en salir (PEPS).
Responsable Unidad de Almacn
Descripcin Procedimiento 1. Recibe de la Unidad Solicitante la Solicitud de Bienes, Materiales y Suministros. 2. Accede al sistema mdulo de inventario y selecciona la opcin Solicitud de Bienes, Materiales y Suministros. 3. Solicita aprobacin a la Unidad Administradora a travs del sistema, cambia el estatus de apartado a despachado. 4. Imprime un ejemplar de la Solicitud de Bienes, Materiales y Suministros y la archiva
temporalmente. 47
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 5. Localiza los materiales a despachar y genera nota de entrega. 6. Enva los bienes, materiales o suministros solicitados junto a la nota de entrega a la Unidad Solicitante. Unidad Solicitante 7. Recibe materiales o suministros solicitados, los revisa y firma nota de entrega en seal de conformidad. Remite nota de entrega al Almacn y archiva una copia para su control.
Unidad de Almacn
8.
Recibe nota de entrega, accesa al sistema y actualiza el estatus de despachado a
entregado. El sistema genera los asientos contables correspondientes. 9. Archiva nota de entrega junto a la Solicitud de Bienes, Materiales y Suministros para su control.
48
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Entradas de Almacn Normas que Regulan el Procedimiento
1.
La Entrada de Almacn es la opcin realizada por la Unidad de Almacn para mantener el inventario programado por las distintas Unidades Solicitantes.
2.
Cada dependencia de acuerdo a sus caractersticas, deber definir qu tipo de bienes, materiales o suministros sern suministrados por el Almacn a las Unidades Solicitantes correspondientes.
3.
La Unidad de Almacn elaborar una Requisicin para la adquisicin de bienes, materiales y suministros necesarios para mantener el inventario, de acuerdo a lo establecido en la norma anterior y a las necesidades de las distintas unidades.
4.
La Unidad de Almacn pedir a las Unidades Solicitantes su plan de requisicin semestral.
5.
El almacenista deber despachar los bienes, materiales y suministros de acuerdo a la antigedad de los mismos en el almacn.
49
Responsable Unidad de Almacn
Entradas de Almacn Descripcin Procedimiento 1. Detecta la necesidad de reponer el inventario de acuerdo a las solicitudes establecidas por las distintas unidades. 2. Genera Requisicin de bienes, materiales y suministros y lo remite a la Unidad
Administradora para su proceso.
Unidad Administradora
3.
Recibe Requisicin de bienes, materiales y suministros y realiza procedimiento de
Adquisicin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios.
Unidad de Almacn
4.
Recibe materiales y suministros del proveedor con nota de entrega y factura, y realiza proceso de Recepcin de Bienes Muebles, Materiales y Suministros.
5.
Accesa al sistema mdulo de inventario y actualiza el inventario.
6.
Da entrada fsica del material recibido al Almacn.
50
51
GLOSARIO 52
1.
N de Expediente: El sistema registrar el nmero de expediente que se va a conformar durante el proceso.
2.
N: Nmero que identifica a cada requisicin. El mismo ser consecutivo, por ao fiscal y asignado por el sistema.
3.
Fecha: Da, mes y ao en que se emiti la requisicin, el cual es generado automticamente por el sistema.
4.
Tipo de Solicitud: Indique el tipo de requisicin a que se refiere la misma: bienes muebles, materiales y suministros.
5.
Ao: Indica el ao presupuestario al cual corresponde cargar el gasto que se ordena.
6. 7. 8. 9.
Unidad Administradora: La unidad que elabora la requisicin. Unidad Solicitante: La unidad que solicita la requisicin. Unidad Consumidora: La unidad que va a consumir el bien o servicio. Tipo de Requisicin: Indique el tipo de requisicin (solicitud o anulacin). En caso de marcar anulacin, llene el siguiente campo.
10. N Original: Indique el nmero de la solicitud que desee anular. Lugar de Entrega: 11. Fecha Estimada: Indique el da, mes y ao que se estima que el proveedor entregar los bienes, materiales y suministros requeridos. 12. Dependencia: Escriba el nombre de la dependencia usuaria donde se debern entregar los bienes, materiales y suministros. 13. Direccin: Indique la ubicacin exacta donde se debern entregar los bienes, materiales y suministros objeto de la adquisicin. 14. Rengln: A travs del sistema se da la numeracin consecutiva de los distintos artculos que conforman la requisicin. Imputacin Presupuestaria: 15. Fuente de Financiamiento: Indique la fuente de financiamiento. 16. Estructura Programtica: Indique la estructura programtica. 17. Cuenta: Registre el nmero de cuenta de acuerdo al cdigo de cuentas llevado por la Alcalda. Especificaciones:
53
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 18. Cdigo del Catlogo: Seleccione el cdigo que tiene asignado el bien a adquirir, segn el Catlogo de Bienes, Materiales y Suministros.
19. Descripcin: Las caractersticas generales las da el sistema, tales como: modelo, tipo, etc. (cuando la naturaleza de la adquisicin as lo requiera, se debern anexar los planos, dibujos y otras especificaciones tcnicas. 20. Unidad de Medida: Indique la unidad de medida en que est expresado el bien, material o suministro a adquirir. 21. Cantidad: Indique el nmero de unidades requeridas por cada artculo a adquirir. 22. Precio Unitario Bs.: Seale el valor en bolvares de cada artculo a adquirir. 23. Monto Bs.: Presenta el valor en bolvares de cada artculo (se obtendr de multiplicar el monto de la columna cantidad por el monto del precio unitario). 24. Observaciones: Seale cualquier comentario que considere relevante para la adquisicin de los bienes, materiales o suministros. 25. Monto Total Bs.: Muestra el valor total en bolvares a que asciende la requisicin. Para Uso de la Unidad de Compras: 26. D-M-A: Registre el da, mes y ao que segn la Unidad de Compras estima que se emita la orden de compra. Firmas: 27. Unidad Solicitante: Firma del Jefe de la Unidad Solicitante. 28. Unidad Ejecutora: Firma del jefe de la Unidad Ejecutora que autoriza. 29. Autoridad Competente: Firma de la Autoridad Competente correspondiente.
54
Manual de Normas y Procedimientos Departamento de Servicios Administrativos Junio de 2007 INTRODUCCIN El presente Manual tiene como propsito establecer normas y procedimientos bsicos que permitan disponer de esta herramienta para optimizar los procesos en aras de garantizar una gestin eficiente. Es importante sealar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrn optimarse a medida que los procesos sean cada vez ms prcticos, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y efectividad en el desempeo de los procesos. En este sentido, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de los procesos, por tal efecto se revis el Marco legal que regula los procesos y procedimientos administrativos. La utilidad de este manual se concreta en los siguientes aspectos: 1. Proveer al personal que cumple funciones administrativas, de las respectivas Normas y Procedimientos, a fin de orientar sus actividades y establecer responsabilidades que permitan dar cumplimiento a la misin institucional. 2. Fijar un criterio nico en el cumplimiento de Normas y Procedimientos que regulen la ejecucin de funciones. En cuanto a su trmite y control.
3. Agilizar y modernizar los procedimientos, adecundolos a las necesidades reales de los usuarios y de la Institucin. 4. Servir como gua de Adiestramiento para el personal de nuevo ingreso que cumpla funciones Administrativas. 5. Este Manual est integrado por un Glosario de Trminos.
OBJETIVO DEL MANUAL OBJETIVO GENERAL Establecer normas y procedimientos como instrumentos administrativos 55
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV indispensables para apoyar la gestin del departamento, por ello, deben incluir todos los componentes que intervienen en la operacin, y constituirse en elementos fundamentales de comunicacin para planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el trabajo.
OBJETIVO ESPECIFICO
Establecer los pasos a seguir para elaborar las rdenes de pago a fin de cumplir con los compromisos adquiridos con diferentes instancias, tanto internas como externas (proveedores).
Sustento legal y Marco Jurdico Administrativo
Sustento legal:
Las principales funciones realizadas en el departamento de Servicios Administrativos, se ejecutan siguiendo los lineamientos del Decreto N 62 publicado en Gaceta Municipal Extraordinaria N 95; ao IV de fecha 17 de Julio de 2003. En la cual se mencionan las siguientes: 1. Recibir, conformar, codificar y tramitar las solicitudes de pago, con su documentacin correspondiente. 2. Realizar el control previo de las transacciones, verificando la disponibilidad presupuestara y legalidad del gasto. 3. Elaborar las rdenes de pago, una vez efectuado el control previo. Marco Jurdico-Administrativo: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial N 5.453 de fecha 24 de Marzo de 2000. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 3.7347 de fecha 17 de Diciembre 2001. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial N 38.198 de fecha 31 de Mayo de 56
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 2005. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema Presupuestario (Decreto N 3.776 de fecha 18 de julio de 2005). Ley de Impuesto Sobre la Renta. Gaceta Oficial N 5.566 Extraordinaria de fecha 28 de Diciembre de 2001. Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en Materia de Retenciones (Decreto N 1.808) Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial N 5.341 Extraordinaria de fecha 05 de Mayo de 1999. Providencia Administrativa N SNAT/2005/0056-A mediante la cual se designan a los Entes Pblicos Nacionales como Agentes de Retencin del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial N 38.136 de fecha 28 de febrero de 2005. Providencia Administrativa N SNAT/INTI/GR/RCC/0822
Calendario de Sujetos Pasivos Especiales y Agentes de Retencin para el ao 2008.Gaceta Oficial N 38.840 de fecha 28 de Diciembre de 2007. Decreto N 62 publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria N 95; ao IV de fecha 17 de Julio de 2003.Reforma del Manual de Organizacin y funciones del Concejo y la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida. NORMAS 1. Se cumplir con todas aquellas disposiciones que contempla el Marco Legal citado. 2. La Gerencia de Administracin y los responsables de sus Departamentos, reglamentarn los requisitos o documentos exigidos para la emisin de una Orden de Pago, siguiendo lo pautado por las leyes. 3. La consignacin de documentos para la tramitacin de cualquier pago se har a travs de la Gerencia de Administracin. 57
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 4. La normativa para la consignacin de documentos referidos a la emisin de rdenes de Pago debe ser divulgada por la Unidad correspondiente e incluida posteriormente en el presente manual. 5. El Departamento de Servicios Administrativos, cancelara quincenalmente lo retenido del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en los lapsos establecidos en el Calendario segn providencia emitida cada ao por el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT). ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Tesorera
Contabilidad
Bienes Municipales
58
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Relacionados con Anticipos y Valuaciones:
1. La Gerencia de Administracin enva al Departamento de Servicios Administrativos, cinco (05) carpetas correspondientes a los anticipos y/o valuaciones. Las Valuaciones pueden dividirse segn sea el caso en Valuaciones nicas, Valuaciones 1 y 2; y de Cierre.
2. El Departamento de Servicios Administrativos recibe las carpetas de los Anticipos, Valuaciones nicas, Valuaciones 1 y 2; de Cierre.
3. Se efecta el control previo a toda la documentacin.
4. Si los juegos de carpetas no cumplen con los requisitos, se devuelven a la unidad remitente.
5. Si la documentacin cumple con los requisitos, se emite la orden de pago, la cual consta de una original y cuatro copias.
6. La orden de pago se emite con sus respectivos comprobantes de retencin del Impuesto al Valor Agregado y del Impuesto sobre la Renta esto aplica en los casos de las valuaciones nica, Valuaciones 1 y 2; y de Cierre.
7. Se firma y sella la orden de pago, registrndose el nmero de la orden en el libro de control interno.
8. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
59
DIAGRAMA DE FLUJO
4
3
2 1 0
Remite juegos de carpetas anticipos y valuaciones
Se realiza el control previo

4 3 2 1
Se devuelve los documentos a la unidad remitente
NO
CUMPLEN REQUISITOS
SI
Se emite Orden de Pago
4 3 2 1 0
Se emiten Comprobante de retencin dependiendo del caso
Se firman, sellan y registran en el libro de control interno
Se enva la orden de pago con sus respectivos soportes a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
60
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Contratos de Arrendamiento:
1. La Gerencia de Administracin remite al Departamento de Servicios Administrativos dos juegos de contratos de
arrendamiento.
2. Servicios Administrativos recibe los contratos de arrendamiento.
3. Se efecta el control previo a toda la documentacin
4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad remitente.
5. Si la documentacin cumple los requisitos, se emite la orden de pago. La cual consta de una original y cuatro copias.
7. Se enva la orden de pago con sus respectivos soportes a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
61
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV DIAGRAMA DE FLUJO
1 0
Remite dos juegos de contratos de arrendamientos
Realiza control previo

3 2 1
CUMPLEN REQUISITOS
NO
Se devuelve los documentos a la unidad remitente Se firman, sellan y registran en el libro de control interno
Se enva orden de pago con sus respectivos soportes a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
62
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Nominas, Recibos por suplencias entre otros: 1. La Gerencia de Administracin remite al Departamento de Servicios Administrativos: Nomina de Funcionarios Pblicos que se rigen por la Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, Nomina de Empleados de la Ley Orgnica del Trabajo, Nmina de Docentes Municipales, Nomina de Empleados Pensionados, Nomina de Empleados Jubilados, Nomina de Obreros Pensionados, Nomina de Obreros Jubilados, , Nomina de Pensionados de Gracia, Nomina de Obreros Fijos; Recibos por suplencias, por reintegro de medicinas, consultas mdicas y odontolgicas, pagos de H. C. M. anticipos y liquidacin por prestaciones sociales, intereses de mora, bono de alimentacin, contrato de servicios de
mantenimiento y contratos por servicios profesionales. 2. Servicios Administrativos recibe los documentos arriba
mencionados. 3. Se efecta el control previo a toda la documentacin. 4. Si no cumple los requisitos se devuelve a la unidad remitente. 5. Si la documentacin cumple los requisitos, se emite la orden de pago. La cual consta de una original y cuatro copias. 6. Se firma y sella la orden de pago, registrndose el nmero de la orden en el libro de control interno. 7. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
63
1 0
Remite nominas, recibos por suplencias, por reintegro de medicinas, consultas mdicas y odontolgicas, anticipos y liquidacin prestaciones sociales, intereses de mora, entre otros

3 2 1
NO
CUMPLEN REQUISITOS
SI
Se enva orden de pagos con sus respectivos soportes a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
64
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con Entes Descentralizados: 1. La Gerencia de Administracin remite los oficios de todos los Entes Descentralizados, por conceptos de transferencias de capital y gastos corrientes. 2. Servicios Administrativos recibe los documentos. 3. Se efecta el control previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos, se devuelve a la unidad remitente. 5. Si la documentacin cumple los requisitos, se emite la orden de pago; la cual consta de una original y cuatro copias. 6. Se firma y sella la orden de pago, registrndose el nmero de la orden en el libro de control interno. 7. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
65
DIAGRAMA DE FLUJO
1 0
Remite recibos de Entes Descentralizados por concepto de Transferencias de Capital y Gastos Corrientes

3 2 1
NO
CUMPLEN REQUISITOS
SI
NO
Se enva orden de pago con sus respectivos soportes, a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
66
Relacionados con rdenes de Compra y de Servicio: 1. La Gerencia de Administracin remite las ordenes de compra y/o de servicio en original y cuatro copias las cuales deben contener: Consulta de precios y/o concurso privado, segn sea el caso, oficio de solicitud de un bien o servicio por parte de la Dependencia de la Alcalda del Municipio Libertador, Nota de Pedido, tres (03) cotizaciones y la respectiva copia de la factura. En caso de ser una donacin debe contener oficio del solicitante, constancia de residencia y bajos recursos, copia fotosttica de la cdula de identidad y avalada mediante oficio de aprobacin del ciudadano Alcalde procedimiento pertinente. 2. Servicios Administrativos recibe toda la documentacin arriba mencionada. 3. Se efecta el control previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos, se devuelve a la unidad remitente. 5. Si la documentacin cumple los requisitos, se emite la orden de pago La cual consta de una original y cuatro copias. 6. La orden de pago se emite con sus respectivos comprobantes de retencin del Impuesto al Valor Agregado esto aplica en los casos de los Contribuyentes Ordinarios. con el
8. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
67

4 3
2 1
0 Remite rdenes de Compra y de Servicio

3 2
1 0
NO
SI
Se devuelve a Unidad Remitente
4 3 2 1 0
Se firma, sella y se registra en el cuaderno de control interno
68
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con rdenes de Publicidad: 1. La Gerencia de Administracin remite las rdenes de publicidad en original y dos copias conteniendo: punto de cuenta, contrato entre las partes: Alcaldia del Municipio Libertador y el Contratado, tres (03) cotizaciones y la respectiva factura. En caso de ser un aviso publicitario, debe contener recorte de prensa y si es una cua publicitaria certificado de transmisin. 2. Servicios Administrativos recibe toda la documentacin arriba mencionada. 3. Se efecta el control previo de la documentacin recibida. 4. Si no cumple los requisitos, se devuelve a la unidad remitente. 5. Si la documentacin cumple los requisitos, se emite la orden de pago La cual consta de una original y cuatro copias. 6. La orden de pago se emite con sus respectivos comprobantes de retencin del Impuesto al Valor Agregado y del Impuesto Sobre La Renta, esto aplica en los casos de los Contribuyentes Ordinarios. 7. Se firma y sella la orden de pago, registrndose el nmero de la orden en el libro de control interno. 8. Se enva la orden de pago con los soportes respectivos a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
69
DIAGRAMA DE FLUJO
0 Remite rdenes de Publicidad

4
3 2
Se devuelve a Unidad Remitente
NO
SI
0
4 3 2 1 0
Se firma, sella y se registra en el cuaderno de control interno
70
LEYENDA
Inicio/Fin
Proceso
Documento
Flujo de Informacin
Decisin
71
GLOSARIO
ACTIVIDAD: Tarea o accin repetitiva, realizada como parte de un procedimiento para obtener un resultado. (Documentos), que contiene una caja de dinero. El arqueo determinar si hay algn faltante. A diferencia del cuadre de caja, se realiza sin previo aviso.
Anticipo: Dinero entregado o pagado antes de la finalizacin definitiva de un contrato. Parte de dinero pagado antes de la iniciacin o culminacin de un acuerdo o con antelacin a su fecha de vencimiento
CONTROL PREVIO: Conjunto de tcnicas y procedimientos de revisin que se ejecutan antes de finalizar la transaccin, los cuales en la mayora de los casos forman parte del proceso de autorizacin. COTIZACIN: Proceso de consulta mediante el cual se solicita a los
proveedores registrados en el Consejo Legislativo del Estado Mrida, la documentacin que describe el previo de bienes y/o servicios requeridos por la institucin. La seleccin de una cotizacin se realiza siguiendo los parmetros establecidos por la organizacin. COMPROMISO: Obligacin validamente contrada (que an no ha sido causada ni pagada) por una unidad Ejecutora del Presupuesto, durante el ejercicio fiscal vigente. DIAGRAMA DE FLUJO: Es una grfica que muestra la secuencia ordenada de actividades a seguir en un procedimiento y la interrelacin que hay entre las personas o unidades involucradas.
GASTO CAUSADO: Un gasto se considera como causado, a los efectos del registro contable, al hacerse exigible el pago de las obligaciones correspondientes, independientemente del momento en que se efecta dicho ago.
72
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV GASTO PAGADO: Un gasto se considera pagado cuando se extinga la obligacin contrada, mediante la entrega al acreedor de una orden de pago directa contra el tesoro, de un cheque o de dinero en efectivo. LICITACIN: Proceso Ejecutivo por un ente promotor, bien sea pblico o privado que implica la convocatoria y seleccin de contratistas para la ejecucin de un proyecto o servicio determinado. Segn la Ley de Licitaciones, estas pueden ser: Licitaciones Generales o Licitaciones Selectivas.
MARCO LEGAL: Normativa conformada por Leyes, Decretos, Resoluciones, Ordenanzas, Acuerdos y dems providencias de tipo legal que fundamentan el funcionamiento y control administrativo contable de las instituciones nacionales, estadales y municipales.
NORMA: Es un conjunto de reglas con orientacin definida y de carcter especfico emanadas por el Consejo Legislativo del Estado Mrida o de cualquier unidad administrativa del mismo que se debe seguir o la cual de debe ajustar el cumplimiento de actividades, funciones y objetivos.
Orden de Compra o de Servicios: Son los instrumentos empleados por entes del sector pblico para ordenar la adquisicin de un bien o un servicio a un proveedor seleccionado a travs del proceso de licitacin pblica o cotizacin. Es de uso obligatorio para todos los procesos de adquisicin.
Orden de Pago: Instrumentos empleados por entes del sector pblico, los cuales tienen como finalidad el registro de un compromiso presupuestario; dicha orden da derecho al portador a un pago, es decir, funciona como un giro el cual se emplea en el pago de la adquisicin de un bien o de un servicio, siendo adquirido y cancelado por la unidad o dependencia gubernamental, la cual cambia la orden por un egreso de efectivo, que se comprueba a travs de la orden de pago.
73
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV RETENCION: Es una parte que se guarda para garantizar el cumplimiento de alguna obligacin, generalmente de tipo fiscal.
PROCEDIMIENTO: Es la gua detallada que muestra la secuencia ordenada de actividades y la interrelacin que hay entre las personas y las unidades que la ejecutan, para el logro de un objetivo determinado. PROCESO: Serie de acciones, operaciones y procedimientos que se realizan con unas normas, principios, leyes y reglas para alcanzar los fines, objetivos y metas de una organizacin. Proveedor: son las personas fsicas o morales a quienes una institucin pblica o privada, les debe por el concepto de compra de mercanca a crdito sin ninguna garanta. SISTEMA: Es un conjunto de elementos organizados e interrelacionados con los cuales ingresan insumos que son procesados por lo general recursos y / o productos que sirven para el mantenimiento del propio Sistema y para interactuar continuamente con otros Sistemas o elementos del entorno.
74
Manual de Normas y Procedimientos Departamento de Tesorera Junio de 2007
CONTENIDO
1.- INTRODUCCCION 2.- OBJETIVOS 4.- MARCO JURIDICO ADMINISTRATIVO 5.- FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA 6.- ESTRUCTURA FUNCIONAL 6.1.- PROCEDIMIENTOS 6.1.1.- CONTROL DE INGRESOS 6.1.2.- FLUJOGRAMA DE INGRESOS 6.1.3.- CONTROL DE EGRESOS 6.1.4.- FLUJOGRAMA DE EGRESOS 7.- GLOSARIO DE TERMINOS INTRODUCCION
Los vertiginosos cambios que se suceden da a da en el entorno, ameritan con una premura innegable la generacin de nuevas alternativas o la adaptacin de ciertos comportamientos de manera que se adecuen a estas condiciones que el ambiente y la sociedad impone. En tal sentido el presente manual pretende, basndose en un estudio documental aplicado de tipo descriptivo, establecer los lineamientos necesarios para cumplir con lo establecido en la funcin publica.
Para buscar mejores soluciones al municipio, el Departamento de Tesorera de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida adscrito a la Gerencia de Administracin elabora el presente manual para crear bases slidas que reafirmen esta tendencia hacia un desarrollo, el cual implique no slo un crecimiento de esta
75
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV alcalda, sino que adems comprometa a las mismas con los intereses de la sociedad.
Por ello es necesario para este Municipio disponer de herramientas que le permitan optimizar sus procesos con el fin de garantizar una gestin eficiente. La sistematizacin de procedimientos del rea administrativa bajo un enfoque
sistemtico, constituye un aporte fundamental para el desarrollo y mejoramiento continuo de todo sistema Gerencial.
continuacin,
se
describen
las
normas
procedimientos
del
Departamento de Tesorera del Municipio Libertador del Estado Mrida, donde se especificar el procedimiento del registro de los ingresos y egresos financieros.
OBJETIVO GENERAL
Organizar, realizar y supervisar la contabilidad; llevar la contabilidad de la ejecucin del presupuesto, analizar, las transacciones financieras y verificar el ingreso y existencia de los bienes muebles e inmuebles, a fin de que el alcalde pueda rendir la cuenta y balance financiero e informar a la comunidad sobre la ejecucin del gasto municipal.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Registrar los ingresos y egresos financieros de la Alcalda del Municipio Libertador en libros contables.
2. Relacionar los ingresos y egresos diarios a travs de formularios.
3. Controlar los ingresos y egresos financieros.
76
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Marco Legal Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley del Poder Pblico Municipal Ley de los Concejos Locales de la Planificacin Pblica Ley de los Concejos Comunales Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Ley del Estatuto de la Funcin Pblica Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario y sus Reglamentos Ley de Contralora General de la Repblica Ley de Rgimen Presupuestario del Estado y su Reglamento Ley de Administracin del Estado Reglamento No. 01 de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre el sistema Presupuestario Ley de Asignaciones Econmicas Especiales (LAEE). Ley de Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin (FIDES). Otros Reglamentos, Decretos y Resoluciones que designe la ley. Marco Administrativo:
Segn Gaceta Municipal. Extraordinaria N 95 aos IV, de fecha 17 de Julio de 2003, decreto N 62 se establece la Estructura Organizativa y Funcional de la Alcalda del Municipio Libertador, a travs de la Reforma del Manual de
Organizacin y Funciones del Concejo y la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida.
El Departamento de Tesorera adscrito a la Gerencia de Administracin dentro de sus objetivos destacamos los siguientes: Organizar, realizar y supervisar la contabilidad; llevar la contabilidad de la ejecucin del presupuesto, analizar, las transacciones financieras y verificar el ingreso y existencia de los bienes muebles 77
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV e inmuebles, a fin de que el Alcalde pueda rendir la cuenta y balance financiero e informar a la comunidad sobre la ejecucin del gasto municipal.
ORGANIGRAMA
GERENCIA ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DE ORDENAMIENTO DE PAGO
DEPARTAMENTO DE COMPRA Y SUMINISTROS
DEPARTAMENTO DE TESORERA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y BIENES
CAJA ALCALDIA MCPIO. LIBERTADOR
FUNCIONES DEPARTAMENTO DE TESORERIA: Exigir, recibir y custodiar las finanzas de los contribuyentes que tengan esa obligacin con la municipalidad, lo mismo que las finanzas o cauciones a que estn obligados los funcionarios municipales que manejan fondos. Custodiar los fondos y valores del municipio, manteniendo su respectivo registro. Controlar las cuentas bancarias y realizar las conciliaciones de los saldos de las cuentas bancarias. Recibir, guardar, conservar y devolver cuando sean debidamente autorizados, los ttulos y otros valores pertenecientes al Municipio o entregados en calidad de caucin de depsito. Preparar diariamente, informes del movimiento de cobros (ingresos) y pagos efectuados (egresos). Revisar, registrar y llevar el control centralizado del movimiento de las planillas de retenciones al personal del Municipio y planillas de retenciones de impuestos sobre la renta de terceros. Llevar un Registro y control de ttulos y valores. Efectuar el pago oportuno a proveedores y contratistas mediante la elaboracin de cheques y otros medios de pago de conformidad con las rdenes de pago recibidas. Llevar un registro de los cheques elaborados y pagados. 78
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Conciliar los ingresos con el Servicio Autnomo Municipal de Administracin Tributaria (SAMAT) de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida. Elaborar informes cuando le sean requeridos sobre la situacin financiera del tesoro. Informar diariamente al Gerente de Administracin sobre la relacin de Ingresos y egresos efectuados y saldos de las Cuentas Bancarias. Realizar diariamente los depsitos bancarios y contabilizar diariamente en el Libro de Auxiliares de Tesorera, las operaciones relacionadas con los Ingresos y Egresos del efectivo. Registrar en los formatos auxiliares resumen mensual del movimiento de tesorera. Las dems que le asigne la Ordenanza sobre Hacienda Pblica Municipal.
Estructura Funcional: El Departamento de Tesorera por estar Adscrito a la Gerencia de Administracin, cumplir funciones emanadas de esta Gerencia.
Procedimientos: 1.- Control de Ingresos: Caja Principal (Dependencia del Departamento de Tesorera): Es el encargado de recibir el dinero (Billetes, monedas, cheques y otros documentos de pago) recaudados por el SAMAT por concepto del cobro de los impuestos establecidos en las Ordenanzas Municipales, as como la recepcin de Ingresos Extraordinarios y Situados Constitucionales asignados a la Institucin, debidamente soportados por la emisin de recibos por cada uno de estos conceptos emanados por el Agente de Recaudacin. Posteriormente, el cajero se encarga de conciliar el
monto recibido en dinero y el monto en recibos para el respectivo cuadre diario y su posterior registro en libro auxiliar de caja.
Registro de Ingresos: El Departamento de tesorera, posterior al cuadre diario de ingresos efecta su respectivo registro en el libro auxiliar de ingresos en sus diferentes rubros, as como la elaboracin de informes diarios de ingresos el cul sirve para informar a la Gerencia de Administracin y al rgano Contralor la cantidad diaria de ingresos percibidos por la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida. 79
Arqueo de Caja: Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por lo tanto, el saldo que arroja esta cuenta, corresponder con lo que se encuentra en recibos emitidos en este caso por el Servicio Autnomo Municipal de Administracin Tributaria (SAMAT). La frecuencia arqueos realizados por el departamento de tesorera a caja es de un promedio de dos mensualmente y a la vez sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.
Documentos Utilizados: Ingresos Diarios de Caja Cuadre Diario de Caja Planillas de Depsitos Flujo efectivo de Caja Libro auxiliar de ingresos.
80
FLUJOGRAMA DE INGRESOS
Recepcin de dinero de contribuyentes, Situado Municipal, LAEE, FIDES, Gobernacin, entre otros.
Recepcin de recibos emitidos por el SAMAT
Conciliacin del monto recibos y el monto en dinero
en
Archivo de los recibos emitidos por el SAMAT
Registro de los ingresos en diferentes rubros en el libro auxiliar.
Deposito del dinero en la entidad bancaria.
Recepcin de los comprobantes de depsitos sellados por la entidad bancaria.
Elaboracin de la disponibilidad Financiera
2.- Control de Egresos: - Recepcin de rdenes de pago: La Gerencia de Administracin quin es la encargada de ordenar el pago a los diferentes proveedores, contratistas, empleados, entre otros. La misma, enva a este departamento los documentos necesarios para procesar sus respectivos pagos, a travs de la elaboracin de cheques y oficios de pagos, tomando en cuenta las disponibilidades financieras diarias en cada una de las cuentas bancarias. 81
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV - Conciliaciones Bancarias: La conciliacin bancaria es un procedimiento de control interno y de rutina, que consiste en verificar que los registros realizados por la Alcalda del Municipio Libertador se encuentren tambin registrados por la institucin bancaria, con el objeto de verificar los fondos depositados y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando logramos que el saldo segn en libros sea igual al a los estados de cuentas emitidos por el banco. El departamento de tesorera prepara esta informacin mensualmente para ser enviada al departamento de Contabilidad para los registros contables. Documentos Utilizados: Cheques. Vauchers. Oficios de solicitud de pagos a travs de Fideicomisos y pagos de nominas. Libros Auxiliares 1. Libros Auxiliares Cuentas Corrientes. 2. Libros Auxiliares Marcos Fideicomisos. 3. Libros Auxiliares Sub-planes Fideicomisos.
82
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV FLUJOGRAMA DE EGRESOS

Recepcin de documentos para procesar su respectivo pago.
Verificacin Disponibilidad Financiera
No
Se retiene la orden de Pago
Procesamiento del Pago
Elaboracin de Cheque
Elaboracin de Oficio de Pago
Registro en libros auxiliares
Registro en libros auxiliares
Envo del Cheque a la Gerencia de Administracin para su aprobacin y firma
Envo del Oficio a la Gerencia de Administracin para su aprobacin y firma
Recepcin del Cheque firmado
Recepcin del Oficio firmado
Envi del Cheque firmado a Caja Principal para su entrega al beneficiario
Envi del Oficio a la Institucin bancaria para su pago al beneficiario
Envo de los soportes de pago al Departamento de Contabilidad
GLOSARIO DE TERMINOS ACTIVIDAD: Tarea o accin repetitiva, realizada como parte de un procedimiento para obtener un resultado. (Documentos), que contiene una caja de dinero. El arqueo determinar si hay algn faltante. A diferencia del cuadre de caja, se realiza sin previo aviso. 83
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV CHEQUES: Es un titulo de crdito en virtud del cual una persona, llamada
librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito, que es librado, el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario. COMPROMISO: Obligacin validamente contrada (que an no ha sido causada ni pagada) por una unidad Ejecutora del Presupuesto, durante el ejercicio fiscal vigente. DIAGRAMA DE FLUJO: Es una grfica que muestra la secuencia ordenada de actividades a seguir en un procedimiento y la interrelacin que hay entre las personas o unidades involucradas. DISPONIBILIDAD FINANCIERA: Es el monto en dinero disponible que posee una persona natural o jurdica en cuentas bancarias para poder cumplir compromisos a terceras personas. FIDEICOMISOS: Es una relacin Jurdica por la cual una persona llamada fideicomitente transfiere uno o mas bienes a otra persona llamado fiduciario, quien se obliga a utilizarlo a favor de aqul o de un tercero llamado beneficiario. FIDES: Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin. Tiene la finalidad de promover la descentralizacin, la solidaridad interterritorial y el desarrollo de los estados, de los municipios, del Distrito Metropolitano de Caracas, del Distrito Alto Apure y de los Consejos Comunales, as como propiciar la participacin ciudadana para un mejor logro de tales fines. LAEE: Ley de Asignaciones Econmicas Especiales para los Estados y el Distrito Metropolitano de Caracas Derivadas de Minas e Hidrocarburos. MARCO LEGAL: Normativa conformada por Leyes, Decretos, Resoluciones, Ordenanzas, Acuerdos y dems providencias de tipo legal que fundamentan el funcionamiento y control administrativo contable de las instituciones nacionales, estadales y municipales. OFICIOS DE PAGO: Es un documento de pago a travs de fideicomisos de administracin de obras, donde el fideicomitente ordena al fiduciario cancelar al beneficiario la suma de dinero a su favor. PROCEDIMIENTO: Es la gua detallada que muestra la secuencia ordenada de actividades y la interrelacin que hay entre las personas y las unidades que la ejecutan, para el logro de un objetivo determinado. 84
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV PROCESO: Serie de acciones, operaciones y procedimientos que se realizan con unas normas, principios, leyes y reglas para alcanzar los fines, objetivos y metas de una organizacin. SAMAT: Servicio Autnomo Municipal de Administracin Tributaria. Ente encargado de recaudar oportunamente los ingresos propios estimados en el presupuesto de ingresos del municipio para garantizar el equilibrio financiero en la entidad municipal programar, coordinar, controlar, supervisar y centralizar las funciones econmicas y financieras del gobierno Municipal, a fin de realizar una eficiente labor gerencial que le procure el incremento de los ingresos a la municipalidad.
SISTEMA: Es un conjunto de elementos organizados e interrelacionados con los cuales ingresan insumos que son procesados por lo general recursos y / o productos que sirven para el mantenimiento del propio Sistema y para interactuar continuamente con otros Sistemas o elementos del entorno. Manual de Normas y Procedimientos Departamento de Registros Contables Septiembre de 2007 CONTENIDO Introduccin Objetivos del Manual General Especficos 1 Sustento Legal y Marco Jurdico-Administrativo 2 Estructura Orgnica 3 Descripcin de Procedimientos A.- rea de Contabilidad 1.- Relacionados con el Manejo de las rdenes de Pago y Registro del libro de Compras 2.- Relacionados con los Ingresos diarios 3.- Relacionados con el Registro Contable 85
B.- rea de Bienes Municipales 1.- Relacionados con la Incorporacin de Bienes Muebles 2.- Relacionados con la Incorporacin de Bienes Inmuebles 3.- Relacionados con la Desincorporacin de Bienes Internos y Externos 4.- Relacionados con el Traslado de Bienes Muebles. 4 Glosario de Trminos Introduccin
En la ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, se establece que el Sistema de Contabilidad Pblica, comprende el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten valorar, procesar y exponer los hechos econmicos financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes descentralizados. Por ende, los esfuerzos encaminados a ordenar, sistematizar y dar congruencia a los mtodos, procedimientos y prcticas de la operacin contable gubernamental se han orientado a dar una adecuada respuesta a las demandas y requerimientos de informacin formulada por los diversos usuarios. En este sentido, el presente manual representa un avance ya que permite homogenizar la forma en que son elaborados los informes contables y facilitar la toma de decisiones; por cuanto es evidente que mientras un director o un gerente, estn mejor informados, sus decisiones estarn ms sustentadas y por ende sern ms adecuadas, al facilitar el seguimiento y control de los ingresos, gastos, recursos y obligaciones de la Administracin Pblica. Por otra parte, permite conocer las Normas y Procedimientos relacionados con el manejo de los Bienes Municipales a fin de agilizar los trmites administrativos que permitan un mejor tiempo de repuesta. Objetivos del Manual
- General: Facilitar la gestin del departamento incluyendo todos los componentes que intervienen en las operaciones y constituirse en elementos fundamentales de 86
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV comunicacin para planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el trabajo.
- Especficos: Documentar las operaciones del Departamento de Registros Contables. Delimitar la participacin de los mbitos de actuacin. Contar con una descripcin clara de la interaccin de los procesos que de forma esquemtica o con desagregacin de actividades, facilite la comprensin del desarrollo y desempeo de los servicios sustantivos de las unidades que lo conforman. Establecer los criterios para la documentacin correcta de los
procedimientos operativos del departamento, y favorecer la inclusin y secuencia de las actividades correspondientes a cada uno de los procesos sustantivos, as como el desarrollo y mejora continua departamental.
Sustento legal y Marco Jurdico Administrativo
Sustento legal:
Las principales funciones realizadas en el departamento de Registros Contables, se ejecutan siguiendo los lineamientos del Decreto N 62 publicado en Gaceta Municipal Extraordinaria N 95; ao IV de fecha 17 de Julio de 2003. En la cual se mencionan las siguientes:
1.- Mantener un registro organizado cronolgicamente de los registros de las transacciones financieras, presupuestarias y patrimoniales de la municipalidad. 2.- Llevar la contabilidad de la ejecucin del presupuesto, rentas, bienes, materias y costos de acuerdo con las normas legales. 3.- Llevar los diarios contables y producir el balance de gastos mensuales y acumulativos de cada programa y actividad, conforme a las exigencias de las leyes y reglamentos existentes.
87
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 4.- Elaborar el balance general de la municipalidad, al final de cada ejercicio fiscal, realizando los anlisis, la presentacin de la cuenta y las recomendaciones necesarias. 5.- Controlar el activo y el pasivo de la Hacienda Pblica, tales como las obligaciones legalmente contradas por el municipio, acreencias o derecho reconocido, devolucin de valores legalmente consignados, etc. 6.- Preparar y analizar mensualmente los estados financieros e informes de gestin a ser enviados al alcalde. 7.- Llevar las disponibilidades de los apartados presupuestarios, compromisos y contratos en general y coordinar el suministro e intercambio de informacin con la gerencia de planificacin y presupuesto. 8.- Llevar la contabilidad del presupuesto de gastos, mediante registros y asignaciones originalmente acordadas y de las modificaciones sub-siguientes. 9.- Llevar el registro y control de las retenciones que por el Impuesto Sobre La Renta, el Seguro Social Obligatorio, Seguro de Paro Forzoso, Ley de Poltica Habitacional, Sindicatos y otros entes y que sean aplicados a los trabajadores de la alcalda. 10.- Llevar el registro y control sobre prestaciones sociales. 11.- Llevar los registros de las donaciones que reciba el Municipio. 12.- Llevar el registro y control de los bienes muebles e inmuebles del Municipio. 13.- Elaborar informes peridicos de conformidad con lo establecido por los organismos nacionales, las ordenanzas municipales y normativa legal vigente. 14.- Mantener los canales de comunicacin establecidos por las dems unidades organizativas de la Municipalidad con el fin de facilitar la ejecucin y la tramitacin de la documentacin necesaria para el control presupuestario. 15.- Registrar las operaciones financieras y patrimoniales, de acuerdo a lo previsto en la publicacin N 21 de la Contralora General de la Repblica y a la
Contralora Municipal los estados financieros de la Municipalidad, de acuerdo a como sea exigido por los rganos competentes. 16.- Enviar a la Contralora General de la Repblica y a la Contralora Municipal los estados financieros de la municipalidad, de acuerdo a como sea exigido por los rganos competentes. 88
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 17.- Las dems que le asignen las leyes, ordenanzas y reglamentos.
Marco Jurdico-Administrativo: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Ley Orgnica de la Administracin Pblica Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Reforma del Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Normas Generales de Contabilidad de la Contralora General de la Repblica y la Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pblica. Publicacin No. 21 de la Contralora General de la Repblica. Todas las leyes orgnicas estatales y ordenanzas municipales inherentes a las actividades realizadas.
89
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Estructura Orgnica
Tesorera
Registros Contables
Contabilidad
Bienes Municipales
Descripcin de Procedimientos
A.- rea de Contabilidad - Relacionados con el manejo de las rdenes:
1.- Luego de haber sido pagadas las rdenes ingresan al departamento de registros contables. 2.- Se desglosan las copias a fin de ser enviadas a las unidades correspondientes y si es el caso se extrae el comprobante de retencin del IVA para proceder a su registro en el libro de Compras. 3.- Las rdenes de pago se registran en un libro que contiene la fecha en la cual se elabor, el concepto, beneficiario, nmero de cheque y fecha de pago. 4.- Se emite la relacin de rdenes de pago del mes. 5.- Se cotejan las rdenes con la relacin emitida a fin de verificar los datos registrados en las mismas. 6.- Se archivan las rdenes.
90
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Flujograma: Operaciones relacionadas con el manejo de las rdenes de Pago
Inicio: Recepcin de Ordenes de Pago
Se Desglosan las Ordenes de pago y se enva las copias a las unidades correspondientes, si es el caso se extrae comprobante de retencin y se registra en el libro de compras.
Se registran las rdenes de pago sealando fecha de elaboracin, concepto, beneficiario, monto, nmero de cheque y fecha de pago
Se emite relacin de rdenes de pago mensual recibidas en el departamento
Se cotejan las rdenes de pago con la relacin de rdenes emitidas a fin de verificar los datos registrados en las mismas.
Se archivan las rdenes segn el beneficiario
FIN: Se registra en el balance el monto de rdenes emitidas
- Relacionados con los ingresos diarios: 91
1.- Se solicitan los comprobantes de ingresos emitidos por el SAMAT al departamento de Tesorera a fin de registrarlos en los comprobantes de asientos diarios. 2.- Se Verifica que el monto de los depsitos coincida con la sumatoria de los ingresos diarios. 3.- Se clasifican los depsitos a fin de determinar en que cuenta fueron acreditados, y proceder as a su registro; el cual puede ser en las siguientes cuentas: 102-01-Del Sur 3776-420114 102-04 Mercantil 1672011434 102-07 Del Sur 3776-420113 FIDES 102-08 Del Sur 3776-420121 LAEE 102-11 Del Sur 3776-4200945 Gobernacin 4.- Si algn depsito corresponde al mes anterior se registra en la cuenta N 299 Hacienda Municipal. 5.- Se Clasifican los comprobantes segn la cuenta a la cual pertenece, segn:
122.- INGRESOS POR RECAUDAR 122.- 01- Inmuebles Urbanos 122.- 02 Patente de Industria y Comercio 122.- 03 Propaganda Comercial 122.- 04 Deuda Morosa Impuesto 122.- 05 Aseo Urbano 122.- 06 Mercados 122.- 07 Deuda Morosa Tasa 122.- 08 Reparos Fiscales 122.- 09 Alquiler de Inmuebles 122.- 11 Aportes FIDES 122.- 12 Asignaciones LAEE 122.- 13 Situado Municipal
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 301.- INGRESOS 301.- 01 Patente de Vehculos 301.- 02 Espectculos Pblicos 301.- 03 Permisos de Construccin 301.- 04 Certificaciones y Solvencias 301.- 05 Cementerios 301.- 06 Ingresos Varios (Eventuales 301.- 07 Multas y Recargos
300.- OTROS GASTOS PRESUPUESTARIOS (REINTEGROS)
303.- INGRESOS EXTRAORDINARIOS 399.- DEPOSITOS REINTEGRABLES
Flujograma: 93
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Operaciones relacionadas con los Ingresos Diarios
INICIO: Registros Contables
Solicita a Tesorera Municipal los comprobantes de ingresos emitidos por el SAMAT y se registran en los comprobantes de asientos diarios
Se verifica que el monto de los depsitos coincida con la sumatoria de los ingresos diarios
Se clasifican los comprobantes de ingresos y se registran en las cuentas correspondientes.
Se realiza un resumen consolidando los ingresos del mes
FIN: Se Registran los ingresos en el Balance General
- Relacionados con el Registro Contable:
1. Se realiza el registro de tesorera municipal, para lo cual se solicita al departamento de tesorera los estados de cuentas de las diferentes cuentas de la Alcalda a fin de verificar los montos con los depsitos de los ingresos diarios. 2. Se solicita al Departamento de Servicios Administrativos la relacin de rdenes emitidas durante el mes.
94
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 3. Se relacionan las rdenes de pago a fin de verificar el monto pagado durante el mes y proceder al registro de dicha cuenta. 4. Se solicitan los inventarios de bienes muebles e inmuebles, as como los de Proveeduras y almacenes a fin de realizar el registro de dichas cuentas. 5. Se solicita al SAMAT la relacin de ingresos de lenta y difcil recaudacin. 6. Se solicita a Consultora Jurdica, Servicios pblicos, Tesorera Municipal y Servicios Administrativos entre otros; los montos de las obligaciones diferidas. 7. Se Consolidan los datos de los asientos diarios a fin de determinar el monto mensual de los ingresos diarios y gastos presupuestarios. 8. Se realizan los asientos correspondientes en el libro diario y Mayor. 9. Se realiza el Balance General Mensual del Municipio. 10. Se enva a Contralora Municipal el Balance General
95
Operaciones relacionadas con el Registro Contable

INICIO: Registros Contables
Solicita al Dpto. de Tesorera los estados de cuenta para proceder a su registro.
Se Solicita al Dpto. de Servicios Administrativos la relacin de ordenes emitidas en el mes.
Se relacionan las rdenes de pago a fin de verificar el monto pagado durante el mes y realizar su registro
Se solicitan los inventarios de bienes muebles e inmuebles as como los de Proveedura y almacn a fin de registrar dichas cuentas
Se solicitan al SAMAT los ingresos de lenta y difcil recaudacin para su registro
Se solicitan al SAMAT los ingresos de lenta y difcil recaudacin para su registro
Se Consolidan los datos de los asientos diarios a fin de determinar el monto mensual de los ingresos y gastos presupuestarios
Se realizan los asientos correspondientes en los libros diario y mayor presupuestarios
Se realiza el Balance General Mensual del Municipio
FIN: Se enva el Balance a Contralora Municipal
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV B.- rea de Bienes - Relacionados con la Incorporacin de Bienes Muebles: 1. - Recibe de la Unidad de Compras las Facturas, Orden de Compra y Nota de Entrega Firmada por el que recibe el bien (Jefe de la Unidad de Trabajo). 2. - Revisa condiciones del Bien, firmas y sellos de los documentos y verifica si est conforme. 3. - Si no est conforme, elabora oficio con observaciones y enva a la Dependencia de Compras, junto con listado de adquisiciones, Facturas y Orden de Compra. 4. - Si est conforme, se codifica y registran los datos en el Inventario de Bienes Muebles, y al informe final del cierre Trimestral de
Incorporaciones. 5. Se enva informe de incorporaciones de bienes muebles a Contabilidad y a la Gerencia de Administracin.
97
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Flujograma
Incorporacin de Bienes Muebles
Inicio: Bienes Municipales
Recibe de la unidad de Compras las facturas, orden de compra y nota de entrega firmada por el que recibe el bien (Jefe del Departamento)
Revisa condiciones del bien, firmas y sellos de los documentos y verifica si est conforme.
Elabora oficio con observaciones y enva al Dpto de Compras, con el listado de adquisiciones, facturas y orden de compra
NO
Cumple con los requisitos
SI Se Codifica y registran los datos en el inventario de bienes muebles
FIN: Se enva inventario a Contabilidad y Gerencia de Administracin
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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV - Relacionados con la Incorporacin de Bienes Inmuebles:
1. - Recibe de Sindicatura Municipal copias de los Documentos del Listado de adquisiciones, Donaciones o concesiones. 2. - Revisa condiciones del Bien, firmas y sellos de los documentos y verifica si est conforme. 3. - Si no est conforme, elabora oficio con observaciones y enva a Sindicatura junto con listado de adquisiciones y copia del documento. 4. - Si est conforme, registra los datos y lo incluye en el Inventario de bienes Inmuebles. 5. Enva a la unidad de Contabilidad listado de Bienes Inmuebles.
99
Flujograma: Incorporacin de Bienes Inmuebles
INICIO: Bienes Municipales
Recibe de Sindicatura copias de los documentos del Listado de Adquisiciones, donaciones o concesiones.
Revisa condiciones del bien, firma y sellos de los Documentos y verifica si est conforme.
Elabora oficio con observaciones y enva a Sindicatura junto con listado de adquisiciones y copia del documento.
NO
Conforme
SI Se registran los datos y se incluye en el inventario de bienes Inmuebles
FIN: Enva a Contabilidad listado de Bienes Inmuebles
- Relacionados con la Desincorporacin de Bienes Internos y Externos:
1. El rea de Bienes realiza el avalu, ms informe fotogrfico del Bien previo a la Desincorporacion. 2. Enva Informe Tcnico del estado del bien (anexos de soportes), con el Tipo de Desincorporacion segn la publicacin 21 de la Contralora General de la Republica, a la Gerencia de Administracin.
100
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV 3. La seccin de Bienes Procede a elaborar el Acta de Desincorporacion original y 3 copias, segn lo dispuesto en la Publicacin 21 de la
Contralora General de la Republica. 4. La Seccin de Bienes Archiva el Acta con los soportes y se anexan en el Expediente al que corresponde el bien de la respectiva Unidad de trabajo. 5. El Registrador de Bienes realiza listado de Bienes Desincorporados en el informe final de cierre del ao. 6. El Registrador de Bienes Enva a Contabilidad el Informe Final de cierre anual con respecto a las Desincorporaciones.
101
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Diagrama de Flujo Desincorporacin de bienes internos y externos

Realiza avalo e informe fotogrfico del bien previo a la desincorporacin
Se enva informe tcnico del estado del bien con el tipo de desincorporacin a la gerencia de administracin
2 1 0 Se elabora acta de desincorporacin
Se archiva el acta con los soportes
El registrador de bienes realiza listado de bienes desincorporados en el informe final de cierre de ao
FIN: Enva a Contabilidad el informe final de cierre anual de desincorporaciones.
102
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Relacionados con los Traslados de bienes muebles:
1.- Realiza Acta de Traslados de Bienes de una Unidad a otra, en esta debe especificarse la Desincorporacion del bien de una Unidad e Incorporarla a otra Unidad donde le darn el uso respectivo. En el Acta deben estar presentes el Jefe de la Unidad de Trabajo a quien perteneca el Bien, El Jefe de la Unidad de Trabajo a quien se le Incorpora el Bien, el Registrador de Bienes (Jefe de Departamento y/o Gerente de Administracin).
2.- Elabora y enva oficio a la unidad o Departamento que se est Desincorporando e incorporando el bien respectivamente; municipal informando la transferencia del bien por Traslado. y a Contralora
3.- Registra de inmediato el Movimiento de Bienes de Una Unidad a otra dentro de los Inventarios de Bienes Muebles, como tambin se refleja en el Informe de Cierre Trimestral.
4.- Archiva el Acta con los soportes en el expediente de la Unidad de Trabajo.
5.- Se enva informe de traslados a la unidad de Contabilidad.
103
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Flujograma: Traslado de Bienes Muebles
Realiza acta de traslado de una unidad a otra
3 2 1 0
Elabora y enva oficio a la unidad o dpto. que se est desincorporando el bien y a Contralora Municipal informando la transferencia del bien por traslado
Se registra el movimiento de bienes de una unidad a otra dentro de los inventarios y se refleja en el informe de cierre trimestral
Se archiva el acta con los soportes
FIN: Se enva informe de traslados a Contabilidad
104
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV GLOSARIO ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una funcin asignada. ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas tambin de regulacin, son aquellas por medio de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento, como pueden ser: las revisiones o inspecciones,
comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones, etc. ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para lograr las metas y objetivos de un programa, considerando las polticas que normen el desarrollo global de la organizacin. ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas representativas as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo. ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo.
CADENA DE MANDO.- Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.
CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la deteccin de logros y desviaciones para evaluar la ejecucin de programas y acciones, as como aplicar las medidas correctivas necesarias. La accin de control puede producirse permanente, peridica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a travs de la medicin de resultados.
105
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV DIAGNSTICO.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos ms significativos de una alteracin en el desarrollo de las actividades de una institucin. EVALUACIN.- Es la revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que est operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico - administrativas. INVENTARIO.- Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa. MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organizacin. NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico de accin que persigue un fin determinado, con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin. Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin, as como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. NIVEL JERRQUICO.- Divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de funcin que se les encomiende realizar.
106
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV OPERACIN.- Accin de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; tambin se denomina operacin a la actividad sustantiva de una institucin relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de produccin de bienes y/o servicios. ORDEN DE COMPRA.- Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar bienes a un determinado proveedor. ORDEN DE PAGO.- Es un documento utilizado para reflejar una Transferencia de fondos de un ente a favor de un beneficiario, utilizando generalmente como mtodo de pago un cheque RGANO.- Grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o partes de ellas; puede estar integrado por uno o varios puestos. ORGANIGRAMA.- Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin as como lneas de mando. POLTICA.- Criterios de accin que es elegido como gua en el proceso de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos especficos del nivel institucional. PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los rganos que integran una institucin, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforman a travs de una estructura orgnica especfica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones especficas en el instrumento jurdico correspondiente.
107
Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV Dado, firmado y sellado en el Despacho del Alcalde del Municipio Libertador del Estado Mrida, a los veintiocho (28) das del mes de diciembre del ao dos mil siete (2007). Aos: Centsimo Nonagsimo Sptimo (197) de la Independencia y Centsimo Cuadragsimo Sptimo (147) de la Federacin. Notifquese y publquese CARLOS LEN MORA Alcalde del Municipio Libertador del Estado Mrida
108

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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MUNICIPIO LIBERTADOR ESTADO MERIDA

Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV

Bs. Bs. Bs. Bs.

1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76

Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.

1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76 1.829.852.247,76

Bs. 123.070.000,00 Bs. Bs. 590.000,00 31.200.000,00

Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV

PROGRAMA: 08 ACTIVIDAD: 51 01.08.51.4.03.10.08

PROGRAMA: 10 ACTIVIDAD: 51 01.10.51.4.02.01.01 01.10.51.4.02.03.02 01.10.51.4.02.05.03 01.10.51.4.02.06.03 01.10.51.4.02.06.08 01.10.51.4.02.07.02 01.10.51.4.02.08.10

Bs. Bs. Bs.

495.262.905,74 134.600.000,00 12.600.650,00 565.000,00

Bs. Bs. Bs. Bs.

139.000.000,00 35.700.000,00 4.510.643,00 2.360.000,00

Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.

3.545.000,00 882.000,00 17.100.000,00 4.226.000,00 40.900.000,00

01.10.51.4.02.10.08 01.10.51.4.02.99.01 01.10.51.4.03.02.02

01.10.51.4.03.04.04 01.10.51.4.03.06.01 01.10.51.4.03.07.03 01.10.51.4.03.11.07

Bs. Bs. Bs.

7.875.000,00 5.600.000,00 11.700.000,00

Bs. Bs. Bs.

5.675.000,00 63.603.612,74 4.820.000,00

01.10.51.4.03.99.01.00.02 Otros Servicios No Personales 01.10.51.4. 04.09.01 Mobiliario y Equipos de Oficina

SECTOR 07: PROGRAMA: 01

TRANSPORTE Y COMUNICACIONES VIALIDAD MUNICIPAL

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SECTOR 08: PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD: 51

Bs. Bs. Bs.

16.407.600,03 8.207.600,03 8.200.000,00

Bs . Bs. Bs. Bs. Bs.

174.675.100,00 71.660.000,00 42.650.000,00 55.000.000,00 1.615.100,00

3.750.000,00 236.032.035,50 33.250.000,00

ACTIVIDAD: 58 11.01.58.4.02.07.03 11.01.58.4.02.08.03

Conservacin y Reparaciones Menores de Equipos de Transporte, Traccin y Bs. Elevacin. de Bs.

ACTIVIDAD: 59 11.01.59.4.02.04.03 11.01.59.4.02.06.06 11.01.59.4.02.08.09

Bs . Bs. Bs. Bs.

40.874.000,00 1.522.000,00 10.200.000,00 29.152.000,00

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SECTOR: 13 PROGRAMA: 01 ACTIVIDAD: 53 13.01.53.4.07.01.03.02.01

33.170.127,32 1.772.420,00 15.480.821,50 9.638.527,88 633.557,94 5.644.800,00

Bs. Bs. Bs.

94.590.133,54 40.538.628,91 54.051.504,63

SECTOR 15: PROGRAMA: 02 ACTIVIDAD: 51 15.02.51.4.11.11.04

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Relacin Jerrquica. La Gerencia de Administracin depende directamente de la Gerencia General.

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Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Relacionados con anticipos y Valuaciones:

Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 Ao IV FLUJOGRAMA

Se reciben juegos de Carpetas (5) Anticipos y Valuaciones

Se realiza el Control Previo

Se devuelve a Unidad Solicitante

Cumple los Requisitos?

Autoriza el Pago y se registra en el libro de emisin servicios administrativos

Se reciben rdenes de Pago registrando en el cuaderno de control interno

Se autoriza elaboracin del cheque u oficio.

Se recibe cheques, ordenes de pago y soportes

De encontrarse error devuelve a Unidad de Tesorera

Comprueba clculos en cifras y letras

Verifica los cheques

12. Si los cheques cumplen con los requisitos, se firman y se sellan.

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