Seores Representantes legales, operadores, miembros de junta directiva, contralores normativos y revisores fiscales de las sociedades comisionistas miembros

de BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A., funcionarios de la Bolsa y de la CC Mercantil. Se publica para comentarios: PROYECTO DE INSTRUCTIVO OPERATIVO PROPSITO: Se publica para comentarios el proyecto de instructivo operativo, mediante el cual se imparten instrucciones en cuanto a la forma en que habrn de aplicarse los artculos 3.1.2.5.3.5, 3.1.2.5.4.1, 3.1.2.5.5.1. 3.1.2.5.5.2 y 3.1.2.5.6.1 de la Circular nica de Bolsa, as: (i) se establece el procedimiento, requisitos, plazos y condiciones para la publicacin de la primera versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, as como las obligaciones de las sociedades comisionistas en torno a la publicacin de la segunda versin provisional, si la hubiere y de la versin definitiva de tales fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, (ii) se imparten instrucciones respecto del deber de las sociedades comisionistas, de verificar los requisitos y dems condiciones de participacin en la rueda de negociacin y para la celebracin y ejecucin de las respectivas operaciones que en las fichas tcnicas de negociacin se establezcan a cargo de sus comitentes vendedores.

PLAZO PARA COMENTARIOS: Se recibirn comentarios hasta el da VIERNES 12 DE OCTUBRE DE 2012 hasta las 5:00 p.m. RECIBIMOS SU COMENTARIOS: VIA CORREO ELECTRNICO: yamile.granobles@bolsamercantil.com.co rodrigo.bustos@bolsamercantil.com.co

* Consulte adjunto al presente correo el texto del proyecto de Instructivo Operativo.

Cordialmente,

BOLETN NORMATIVO
Fecha: [___] de [ ____] de 2012 Nmero: [___] Tema: Por medio del cual se imparten instrucciones en torno a la publicacin de fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, para las operaciones celebradas en el MCP, as como sobre la verificacin y certificacin de requisitos y dems condiciones de participacin en la rueda de negocios, exigidos en las fichas tcnicas a cargo de los comitentes vendedores.

BMC BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A. INSTRUCTIVO OPERATIVO No. [ ] DE 2012 [ ] de [ ] de 2012

Seores: Miembros de Junta Directiva, Representantes Legales, Operadores, Contralores Normativos y Revisores Fiscales de las Sociedades Comisionistas Miembros de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A., funcionarios de la Bolsa y de la CC Mercantil

Referencia: Por medio del cual se expiden instrucciones en torno a la publicacin de fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, para las operaciones del Mercado de Compras Pblicas, as como sobre la verificacin de los requisitos y dems condiciones de participacin en la rueda de negociacin que en tales fichas tcnicas de negociacin se establezcan a cargo de sus comitentes vendedores. Apreciados seores: Conforme con lo dispuesto en los artculos 1.1.1.7. y 1.1.1.8. del Libro I del Reglamento de Funcionamiento y Operacin -en adelante el Reglamento- de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A. -en adelante la Bolsa-, corresponde al Presidente de la Bolsa o al representante legal que ste designe, la expedicin de instructivos operativos a travs de los cuales se instruir a los miembros de la Bolsa o a otros agentes, en cuanto fuera pertinente, sobre la manera en que habrn de aplicarse los reglamentos y circulares. En tal virtud, en cumplimiento de lo establecido en los artculos 3.1.2.5.3.5, 3.1.2.5.4.1, 3.1.2.5.5.1. 3.1.2.5.5.2 y 3.1.2.5.6.1 de la Circular nica de Bolsa, modificados por la Circular [_____] del [____], mediante el presente Instructivo Operativo se imparten instrucciones en cuanto a la forma en que habrn de aplicarse las citadas disposiciones.

Para tales efectos, de una parte, se establece el procedimiento, requisitos, plazos y condiciones para la publicacin de la primera versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, as como las obligaciones de las sociedades comisionistas en torno a la publicacin de la segunda versin provisional, si la hubiere y de la versin definitiva de tales fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios. De otra parte, se imparten instrucciones respecto del deber de las sociedades comisionistas, de verificar los requisitos y dems condiciones de participacin en la rueda de negociacin y para la celebracin y ejecucin de las respectivas operaciones que en las fichas tcnicas de negociacin se establezcan a cargo de sus comitentes vendedores, en los siguientes trminos:

1. Primera versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bien, producto o servicio. Sin perjuicio de que la responsabilidad por la elaboracin y contenido de la primera versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios es exclusivamente de la entidad estatal, teniendo en cuenta que las mismas deben ajustarse a las condiciones del Reglamento y de la Circular nica de Bolsa, sta entidad, a travs de las reas y procedimientos que se describen ms adelante, brindar a la respectiva entidad la colaboracin necesaria para la revisin y ajuste de tales documentos, frente a las citadas disposiciones. Para tales efectos, una vez recibida en la Bolsa la primera versin de tales documentos, remitidos por la entidad estatal, el Departamento de Mercados y Gestin har una revisin provisional de tales documentos, con el fin de verificar: 1. Si los bienes, productos o servicios que pretende negociar la entidad estatal, estn o no inscritos; de no estarlo, deber advertirlo a la entidad para que se surta todo el proceso de inscripcin en el SIBOL. 2. Aqullos aspectos que pueden ser subsanados de manera previa a la revisin jurdica, tcnica y operativa. Acto seguido, deber publicar en la Intranet y comunicar a travs del correo electrnico fichastecnicasmcp@bolsamercantil.com.co, a ms tardar al da hbil siguiente que tales documentos se encuentran publicados para revisin y observaciones, : (i) de la ficha tcnica de negociacin por parte del Departamento de Operaciones, el cual, a travs de la unidad operativa del Mercado de Compras Pblicas, realizar la revisin jurdica, operativa y tcnica; (ii) de las fichas tcnicas de bienes, productos o servicios, por parte del Departamento Tcnico, para que ste realice su validacin y aprobacin. La Unidad Operativa deber consignar en la misma versin que para el efecto se publique en la Intranet, las observaciones y ajustes que resulten pertinentes en el trmino que para el efecto fije el Comit del Mercado de Compras Pblicas o, en su defecto, el rea que para el efecto designe la Presidencia de la Bolsa. Realizadas las observaciones jurdicas, tcnicas y operativas, el Departamento de Mercados las remitir mediante correo electrnico a la entidad estatal, para su revisin y ajuste. La entidad estatal deber revisar las observaciones y realizar los ajustes, o en su caso, informar las razones

por las cuales se acogen o no los mismos y regresar el documento al Departamento de Mercados, va correo electrnico. Una vez la entidad estatal remita a la Bolsa la versin ajustada de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes productos o servicios, el Departamento de Mercados de la Bolsa realizar una revisin general de las modificaciones realizadas por la entidad estatal a la versin provisional, publicara en la intranet e informara a la Unidad Operativa y al Departamento Tcnico a travs del correo corporativo establecido para el efecto fichastecnicasmcp@bolsamercantil.com.co, indicando sobre aqullos aspectos de la ficha tcnica de negociacin respecto de los cuales subsistan observaciones, los que no fueron acogidos o los que fueron adicionados, con el fin de que en la Unidad Operativa se realice la revisin jurdica, tcnica y operativa de tales modificaciones. En el evento en que por la naturaleza de los cambios o aspectos pendientes de definicin se encuentre necesario, el Departamento de Mercados coordinar una reunin entre el Departamento de Operaciones Unidad Operativa, si es del caso el Departamento Tcnico y los funcionarios responsables de la entidad estatal para su revisin y definicin conjunta. De los resultados de dicha reunin se levantar un acta en la que se registren los aspectos de discusin y los acuerdos a que se haya llegado. Una vez aclaradas las observaciones y se haya llegado a un acuerdo respecto de los ajustes finales que resulten procedentes, el Departamento de Mercados los remitir a la entidad estatal respectiva, mediante comunicacin. 2. Anuncio pblico previo sobre el proceso de seleccin de comisionistas miembros de la Bolsa. La entidad estatal remitir al Departamento de Mercados de la Bolsa el original impreso de: (i) la primera versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, que hayan sido aprobadas por la entidad estatal y previa revisin por parte de la Bolsa de las mismas frente a las disposiciones del Reglamento; (ii) el original de la carta de intencin debidamente firmada por el ordenador del gasto, adjuntando los siguientes documentos: (a) copia del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP); (b) copia de la Resolucin de apertura del proceso de contratacin por la modalidad de seleccin abreviada a travs de bolsa de productos debidamente firmada por las instancias competentes (c) copia de los estudios previos en caso de que la adquisicin de los bienes o productos a adquirir se pretenda realizar por marca. Adicionalmente la entidad estatal podr remitir copia de tales documentos al correo institucional fichastecnicasmcp@bolsamercantil.com.co. Recibidos los anteriores documentos, y previa aprobacin de la versin final de las fichas tcnicas de producto por parte del Departamento Tcnico, la Unidad Operativa proceder a subirlas a la pgina web y confirmar por escrito al Departamento de Mercados que la primera versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, han sido subidas a la pgina web de la Bolsa. El Departamento de Mercados gestionar la publicacin del Boletn del anuncio pblico del proceso de seleccin de comisionistas a que se refiere el artculo 3.1.2.5.4.1 de la Circular nica de

Bolsa, por el cual se da a conocer al mercado la Carta de Intencin de la entidad estatal y se informa que la primera versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes o productos se encuentran publicadas en la pgina web de la Bolsa. Efectuada la publicacin, el profesional del Departamento de Mercados responsable de tema, informar de tal hecho a la entidad estatal, mediante correo electrnico, remitindole copia en formato Word y PDF de los textos publicados. Una vez surtida la rueda de seleccin de la sociedad comisionista miembro de la Bolsa que actuar por cuenta de la entidad estatal, en los trminos de los artculos 3.1.2.5.4.4 y siguientes de la Circular nica de la Bolsa, el Departamento de Operaciones levantar un acta de la rueda respectiva, la cual ser suscrita por el Presidente de Rueda. El Departamento de Mercados informar de tal hecho a la entidad estatal, mediante comunicacin escrita y firmada por la Direccin de Mercados a la cual anexar copia del acta de rueda de seleccin. En la misma fecha, el Departamento de Mercados, mediante correo electrnico, remitir al representante autorizado de la sociedad comisionista seleccionada, el texto Word de la versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de producto que hayan sido publicadas en la pgina web de la Bolsa antes de la rueda de seleccin, informndole la persona de contacto en la entidad estatal. 3. Segunda Versin Provisional y/o versin definitiva de las Fichas Tcnicas de Negociacin y de Bien, Producto o Servicio La sociedad comisionista compradora deber remitir al Departamento de Operaciones copia del contrato de comisin que al efecto haya suscrito con la entidad respectiva. La sociedad comisionista miembro de la Bolsa seleccionada para actuar por cuenta de la entidad estatal, ser responsable de asesorar a la entidad estatal en la revisin y, si es del caso, en la modificacin de las fichas tcnicas de negociacin y de bien, producto o servicio, respecto de la primera versin provisional publicada con la carta de intencin, con el fin de que las mismas se ajusten a las disposiciones del Reglamento, de la Circular nica de Bolsa y del presente Instructivo Operativo. En todo caso, la entidad estatal deber poner a disposicin de la sociedad comisionista seleccionada las condiciones necesarias para que sta pueda realizar su labor de asesora, trabajando en conjunto con sta en la revisin y, si es del caso, en la modificacin de las citadas fichas tcnicas. Ser obligacin de la sociedad comisionista remitir por correo electrnico dirigido al correo corporativo fichastecnicasmcp@bolsamercantil.com.co, la segunda versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios que haya definido la entidad estatal, en los casos en que hayan realizado modificaciones respecto de la primera versin provisional, si es del caso, o en su defecto la versin definitiva de las mismas. En todo caso, en el correo remisorio deber relacionar detalladamente cada una de las modificaciones que se hubieren realizado respecto de la primera versin provisional publicada de las fichas tcnicas respectivas, o, en su caso, respecto de la segunda versin, si la hubiere.

Simultneamente, sobre el texto de las correspondientes fichas, deber sealar en resaltado las adiciones, modificaciones o indicar las eliminaciones, segn sea el caso, y expresar las razones de tales decisiones, de manera que el mercado pueda ajustarse a las nuevas condiciones, si las hubiere. Una vez transcurridos, por lo menos, tres (3) das hbiles desde la publicacin de la segunda versin de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, en la pgina de Internet de la Bolsa, y slo en los casos en que se trate de bienes, productos o servicios que no se hayan negociado de manera previa a travs de la Bolsa o que por sus condiciones particulares la Bolsa considere que sea necesario y as se lo manifieste la Bolsa a la sociedad comisionista miembro de la Bolsa que acte por cuenta de la entidad estatal, se proceder a realizar una sesin de aclaraciones sobre el contenido de las mismas con la finalidad de que el mercado tenga claridad sobre su alcance. La Bolsa no efectuar verificacin adicional alguna respecto del contenido o alcance de las modificaciones propuestas, siendo de exclusiva responsabilidad de la sociedad comisionista compradora y de su comitente la entidad estatal y, en consecuencia, proceder a realizar la publicacin de la versin respectiva en los trminos sealados en los artculos 3.1.2.5.5.1 y 3.1.5.5.2 de la Circular nica. Sin perjuicio de lo anterior, tanto la entidad estatal, como la sociedad comisionista seleccionada para actuar por cuenta de la misma, debern tener en cuenta que a travs de las fichas tcnicas no se podrn establecer requisitos que deban cumplir los comitentes de la contraparte en la operacin, o disposiciones o condiciones de participacin o de negociacin o de cumplimiento que tiendan a direccionar la operacin o a limitar al mercado, de manera que se afecte la pluralidad. En todo caso, de haber cambios respecto de los trminos publicados en las fichas tcnicas provisionales, en particular los relativos a requisitos y condiciones de participacin exigidos a los comitentes vendedores, ser obligacin de la sociedad comisionista compradora advertir sobre los cambios realizados y adjuntar la justificacin de los mismos, de manera que el mercado pueda ajustarse a las nuevas condiciones, si las hubiere. Las sociedades comisionistas miembros de la Bolsa interesadas en participar como punta vendedora, podrn solicitar por escrito a la entidad estatal, por conducto de la sociedad comisionista que acta por cuenta de aqulla, aclaraciones sobre las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, tanto respecto de la segunda versin provisional, si la hubiere, como sobre la versin definitiva, en su caso. Con tal propsito, en el boletn informativo donde se informe al mercado la publicacin de la segunda versin provisional de las fichas tcnicas, si la hubiere, o en su caso en el que se informe la publicacin de las versiones definitivas y se convoque a rueda de negociacin, la sociedad comisionista que acta por cuenta de la entidad estatal deber informar el correo de contacto y el funcionario responsable de atender tales consultas y peticiones. Las solicitudes de aclaracin sern remitidas por correo electrnico dirigido a la persona que en cada caso haya informado la sociedad comisionista seleccionada para actuar por cuenta de la entidad estatal, a partir de la fecha de seleccin de la sociedad comisionista y hasta tres (3) das

hbiles antes de la rueda de negociacin, indicando con claridad la direccin de correo y la persona a la cual se debern dirigir las respuestas y aclaraciones. La entidad estatal, por conducto de la sociedad comisionista que acta por cuenta de aqulla, tiene la obligacin de responder la totalidad de las inquietudes formuladas en forma clara, completa y oportuna, mediante correo electrnico que ser dirigido al dato de contacto que haya sealado la sociedad comisionista que realice la consulta o solicitud, a ms tardar el quinto (5) da hbil siguiente a la publicacin de la segunda versin provisional de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios, si las hubiere, o, en su caso, una vez publicadas las fichas tcnicas definitivas, en este evento, a ms tardar un (1) da hbil antes de la fecha establecida en la ficha tcnica para certificar e inscribirse para participar en la rueda de negociacin. En caso de que la entidad estatal y la sociedad comisionista compradora encuentren procedente realizar modificaciones como resultado de las solicitudes de aclaracin que les hayan sido formuladas, debern informar a la sociedad comisionista que realice la consulta o solicitud y al mercado a travs de la asociacin de comisionistas, las solicitudes que se acogen y, en su caso, las razones por las cuales no son procedentes las dems. Cuando se realicen modificaciones sobre las versiones definitivas, tales fichas tcnicas debern publicarse nuevamente en la forma y trminos que se establecen en el inciso siguiente. En este caso igualmente la sociedad comisionista compradora deber informar el correo y persona de contacto encargada de atender las consultas en torno al alcance del contenido de las fichas tcnicas definitivas, particularmente en cuanto a las condiciones y requisitos de participacin que deben acreditar los comitentes vendedores. As mismo, deber informar al mercado el plazo y la forma de subsanar requisitos y condiciones que sean susceptibles de subsanar. En ningn caso podr la sociedad comisionista compradora por cuenta de su comitente la entidad estatal, solicitar la declaratoria de incumplimiento, sin que previamente se haya otorgado un plazo para subsanar los requisitos y condiciones exigidas en la ficha tcnica que sean susceptibles de subsanar. La sociedad comisionista compradora deber remitir al correo corporativo fichastecnicas@bolsamerantil.com.co la versin definitiva de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes, productos o servicios correspondientes antes de las 11:00 de la maana del da hbil anterior a la fecha definida por la sociedad comisionista y la entidad estatal para su publicacin, a partir de la cual empezar a contarse el trmino de cinco (5) das hbiles para la celebracin de la rueda de negociacin, a que se refiere el artculo 3.1.2.5.5.2 de la Circular nica de Bolsa. El contenido de las fichas tcnicas de negociacin y de bienes productos o servicios definitivas, ser de la exclusiva responsabilidad de la Entidad Estatal en particular cuando a travs de la misma se establezcan requisitos, condiciones de participacin que debern acreditar los comitentes vendedores para participar en la rueda de negociacin, as como respecto de las dems obligaciones a cargo de dicha punta. En consecuencia, la Bolsa no asumir ninguna responsabilidad por los requisitos y condiciones de participacin que se establezcan en las fichas tcnicas a cargo de los comitentes vendedores, sin perjuicio de lo cual, tanto la sociedad comisionista seleccionada para actuar por cuenta de la entidad estatal, como su comitente, debern tener en cuenta que travs de las mismas no se podrn establecer requisitos que deban cumplir los comitentes de la contraparte en la operacin,

o disposiciones o condiciones de participacin o de negociacin o de cumplimiento que tiendan a direccionar la operacin o a limitar al mercado, de manera que se afecte la pluralidad. Junto con las versiones definitivas de las fichas tcnicas, la sociedad comisionista compradora, deber remitir para su publicacin, una LISTA DE CHEQUEO en la que se relacione de manera detallada y amplia todos y cada uno de los requisitos, condiciones, documentos y certificaciones que deben acreditarse y adjuntarse respecto de los comitentes vendedores, de manera que las sociedades comisionistas interesadas en participar como punta vendedora puedan realizar la verificacin e inscripcin de sus comitente bajo los mismos presupuestos y en condiciones de igualdad. En el caso de certificados y dems documentos, la Lista de Chequeo deber describir con detalle cul es la fecha mxima de expedicin y de vigencia admitidas, as como cualquier otra condicin que los mismos debern reunir. En ningn caso la sociedad comisionista compradora y su comitente la entidad estatal, podrn solicitar la declaratoria de incumplimiento, sin que previamente se haya otorgado un plazo para subsanar los requisitos y condiciones exigidas en la ficha tcnica que sean susceptibles de subsanar. El Departamento de Operaciones Unidad Operativa proceder a publicar las fichas tcnicas de negociacin definitivas y de bienes, productos o servicios definitivas en la ruta www.bolsamercantil.com.co/ Mercado de Compras Pblicas / Entidades Compradoras Actuales de la pgina web de la Bolsa y tramitar la publicacin del boletn informativo de rueda de negociacin correspondiente, antes de las 5:00 p.m. del mismo da y, en todo caso, con una antelacin no menor a cinco (5) das hbiles anteriores a la celebracin de la rueda de negociacin, contados a partir del da siguiente a la publicacin y hasta el da inmediatamente anterior a la fecha establecida para la negociacin, siempre que se hayan publicado los precios de referencia para la celebracin de la operacin con una antelacin de, por lo menos, tres (3) das hbiles. El procedimiento descrito en el presente numeral, respecto de revisin, ajuste y publicacin de fichas tcnicas de negociacin y de bienes productos o servicios, aplicar respecto de aqullas operaciones nuevas que pretenda realizar una entidad estatal que ya ha adelantado proceso de seleccin de sociedad comisionista y que se deriven de adiciones al contrato de comisin. 4. Condiciones para participar en la rueda de negociacin

Conforme con lo establecido en el artculo 3.1.2.5.6.1 de la Circular nica de Bolsa, una vez publicado el Boletn Informativo en que se anuncie al mercado la fecha y hora en la cual se realizar la rueda para la adquisicin de bienes, productos o servicios, para poder participar en la citada rueda de negociacin en la cual se celebrarn operaciones por cuenta de entidades estatales, las sociedades comisionistas vendedoras interesadas debern manifestar su intencin, mediante comunicacin escrita que debern dirigir al Director de Operaciones de la Bolsa y radicar en las instalaciones de esta Entidad antes de las 11:00 a.m. con un da hbil de antelacin a la fecha en que se celebrarn las respectivas operaciones, conforme con las siguientes instrucciones: 4.1. La comunicacin deber ser suscrita por el representante legal de la sociedad comisionista respectiva que haya sido admitido por la Bolsa y deber contener la siguiente informacin y documentos:

a) El nombre e identificacin del comitente vendedor; b) El original del FORMATO DE DECLARACIN SOBRE CONOCIMIENTO DE TRMINOS Y CONDICIONES que constituye el Anexo No. 1 del presente Instructivo Operativo, el cual deber ser firmado conjuntamente por el representante legal de la sociedad comisionista que se encuentra admitido ante la Bolsa y el representante legal del comitente vendedor, en el cual se certificar: (i) que la sociedad comisionista y su cliente verificaron los requisitos y condiciones de participacin en la negociacin, establecidos en las fichas tcnicas de negociacin y de bien, producto o servicio respectivas; (ii) que su cliente ha ledo, entiende y cumple a cabalidad y acredita idneamente la totalidad de los trminos y condiciones establecidos en las fichas tcnicas de negociacin y de bien, producto o servicio respectivas; (iii) que ha verificado que su cliente est en condiciones y capacidad de dar cumplimiento a la operacin y entregar el bien con los requisitos establecidos en la ficha tcnica de producto. c) la lista de chequeo que para cada negociacin establezca la entidad estatal y sea publicada en la pgina web de la Bolsa junto con la versin definitiva de las fichas tcnicas de negocin y de bien, producto o servicio, debidamente diligenciada y suscrita conjuntamente entre el representante legal de la sociedad comisionista, o en su defecto el operador certificado que estar a cargo de la operacin y el representante legal del comitente vendedor, en la que se relacione de manera detallada y amplia todos y cada uno de los requisitos, condiciones, documentos y certificaciones que deben acreditarse respecto de los comitentes vendedor y que deben adjuntarse, de manera que las sociedades comisionistas interesadas en participar como punta vendedora puedan realizar la verificacin e inscripcin de sus comitente bajo los mismos presupuestos y en condiciones de igualdad. En el caso de certificados y dems documentos, la Lista de Cheque deber describir con detalle cul es la fecha mxima de expedicin y de vigencia admitidas, as como cualquier otra condicin que los mismos debern reunir. 4.2. La sociedad comisionista respectiva deber conservar los documentos que acrediten que su comitente cumple a cabalidad los requisitos y condiciones de participacin exigidos en las fichas tcnicas, los cuales, en caso de ser adjudicataria de la operacin, debern ser entregados a la sociedad comisionista compradora, en dos copias, debidamente foliadas y ordenadas en el mismo orden que se establezca en las fichas tcnicas correspondientes. Adjuntar la constancia de haber realizado el depsito exigido por la entidad encargada de la compensacin y liquidacin de las operaciones, que tendr como efecto garantizar el cumplimiento de los requisitos y condiciones de participacin en la rueda de negociacin, que se hayan establecido en la ficha tcnica de negociacin. Con fundamento en los anteriores documentos, la Bolsa publicar el listado de las sociedades comisionistas que hayan certificado oportunamente y en debida forma el cumplimiento de los requisitos segn lo establecido en los numerales precedentes, sin efectuar verificacin alguna respecto del contenido e idoneidad de los documentos respectivos. Dicha publicacin se realizar a travs de la pgina web de la bolsa www.bolsamercantil.com.co/ Mercado de Compras Pblicas / sociedades comisionistas

4.3.

4.4.

4.5.

vendedoras inscritas para compra antes de las 5:00 p.m. del da de radicacin, esto es, con un da hbil de antelacin a la fecha prevista para la celebracin de las respectivas negociaciones y slo podrn participar en las mismas, las sociedades comisionistas miembro que all se encuentren incluidas. 4.6. Cada una de las sociedades comisionistas vendedoras adjudicatarias de la operacin entregarn a la sociedad comisionista compradora la totalidad de los documentos que acreditan el cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidos en las fichas tcnicas, conforme con las anteriores instrucciones, siendo de responsabilidad de aqulla su revisin y verificacin.

Adjunto al presente instructivo Operativo se publica el flujograma de las actividades anteriormente descritas, (Anexo No. 2) 5. Programa de capacitaciones De igual manera, conforme lo dispuesto en la Circular [___] previo a la entrada en vigencia de estas disposiciones, la Bolsa llevar a cabo sesiones de capacitacin a los representantes legales y dems personas vinculadas a las sociedades comisionistas miembro, de acuerdo con el cronograma que se anexa al presente Instructivo (Anexo No. 3). Las sociedades comisionistas debern informar mediante correo electrnico dirigido al Departamento de [___] el nombre, identificacin y cargo de las personas designadas para recibir tales comunicaciones, a ms tardar el [___], siendo de su exclusiva responsabilidad la asistencia a tales sesiones. Lo dispuesto en el presente Instructivo Operativo entrar en vigencia un (1) mes despus de su publicacin y aplicar respecto de todas aqullas cartas de intencin respecto de las cuales se publique aviso de convocatoria para seleccin de sociedad comisionista, as como de aqullas negociaciones nuevas que se deriven de un contrato de comisin vigente. Cordialmente,

IVN DARO ARROYAVE AGUDELO Presidente

ANEXO No. 1 . Declaracin sobre conocimiento de los trminos y condiciones de la ficha tcnica de negociacin. FORMATO DE DECLARACIN SOBRE CONOCIMIENTO DE LOS TRMINOS Y CONDICIONES DE LA FICHA TCNICA DE NEGOCIACIN, PARA PARTICIPAR EN LA RUEDA DE NEGOCIACIN DE ENTIDADES ESTATALES FECHA (DD/MM/AAA) BOLETN DE CONVOCATORIA A RUEDA DE NEGOCIACIN No. [______] del [______________] SOCIEDAD COMISIONISTA COMPRADORA ENTIDAD ESTATAL COMITENTE VENDEDOR NIT SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA Representante Legal

DECLARACIONES DEL COMITENTE VENDEDOR Manifiesto que he ledo y entiendo el contenido de las fichas tcnicas de negociacin y de bien, producto o servicio definitivas con sus respectivos anexos, los cuales se encuentran publicados en la pgina de internet de la Bolsa, donde se establecen los trminos, condiciones, requisitos y dems obligaciones que se deben acreditar a cargo del comitente vendedor, para participar en la(s) rueda(s) de negociacin a que se refiere el boletn de convocatoria a rueda de negociacin antes citado. En consecuencia, me comprometo a poner a la sociedad comisionista que actuar por mi cuenta en tales operaciones, en condiciones de cumplir con todos y cada uno de dichos requisitos y condiciones, efecto para el cual le har entrega de la informacin y documentos pertinentes, en la oportunidad exigida, siendo de mi entera responsabilidad la idoneidad, veracidad y suficiencia de los documentos y dems condiciones que a mi cargo se exigen. As mismo, manifiesto que conozco y acepto el Reglamento de Funcionamiento y Operacin de la Bolsa, la Circular nica de Bolsa y los Instructivos Operativos y dems normas que lo desarrollan. DECLARACIONES DE LA SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA Certifico que tanto el suscrito en nombre de la sociedad comisionista [_______________] como el comitente vendedor antes identificado, por cuenta de quien pretendo celebrar las operaciones a que se refiere el boletn de convocatoria a rueda No. [______] del [____________] hemos verificado los requisitos establecidos en las fichas tcnicas de negociacin y de bien, producto o servicio respectivas; que mi cliente ha ledo, entiende y cumple la totalidad de los trminos y condiciones establecidos en las fichas tcnicas de negociacin y de bien, producto o servicio respectivas; que he verificado que mi cliente est en condiciones y capacidad de dar cumplimiento a la

operacin y entregar el bien, producto o servicio con los requisitos establecidos en la ficha tcnica de bien, producto o servicio; que har entrega de los documentos e informacin que acreditan el cumplimiento de los requisitos exigidos a mi comitente, una vez adjudicada la operacin, a la sociedad comisionista compradora, en la oportunidad sealada en las fichas tcnicas respectivas. COMITENTE VENDEDOR SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA
NOMBRES Y APELLIDOS

NOMBRES Y APELLIDOS

IDENTIFICACIN

IDENTIFICACIN

CARGO

CARGO

Anexo No. 2 FLUJOGRAMA

Instructivo Operativo Fichas Tcnicas MCP
Departamento de Mercados
Inicio

Entidad Estatal

Unidad Operativa MCP

Departamento Tcnico

SCB Compradora

1. Orientar la creacin y estructuracin del negocio

2. Elaborar y remitir primera versin provisional de Fichas Tcnicas de Producto y Negociacin NO 3. Recibir y revisar la Carta de Intencin y Fichas Tcnicas de Producto y Negociacin

4. Estn bien diligenciados los formatos? SI 5. Remitir cada documento a las reas responsables por medio de correo electrnico (mximo 1 da)

6. Revisar y enviar observaciones a la Ficha Tcnica de Negociacin

7.Revisar y enviar observaciones a la Ficha Tcnica de Producto

8. Recibir y compilar las observaciones de los departamentos responsables

9. Hay Observaciones? Si 10. Remitir las observaciones a la Entidad Estatal para sus ajustes

11. Recibir y corregir Carta de Intencin y Fichas Tcnicas de Producto y Negociacin NO 12. Firmar y enviar: i) primera versin provisional de las FTN FTP; (ii) carta de intencin firmada, adjuntando los solicitados

Instructivo Operativo Fichas Tcnicas MCP

Departamento de Mercados
1 13. Elaborar Boletn de Rueda de Seleccin de SCB, remitir al Dpto Comunicaciones para publicar. Remite versin aprobada de Fichas Tcnicas a Unidad Operativa para subir a WEB 14. Publicar Fichas Tcnicas Provisionales en la WEB y confirma por escrito al Departamento de Mercados la ejecucin de la actividad 15. Informar a la entidad estatal la publicacin mediante correo electrnico, remitindole copia en formato Word y PDF de los textos publicados. 16. Procedimiento rueda de seleccin 17. Informar y remitir acta de seleccin a la Entidad Estatal, sobre el resultado de la Rueda de Seleccin suministrada por Operaciones 18. Remitir a la SCB la versin provisional de las FTN y FTP publicadas en web, informndole la persona de contacto en la entidad estatal. 19. Ajustar Ficha Tcnica de Negociacin y Producto y remitir junto con el contrato de comisin y el listado de condiciones de participacin de vendedores

Unidad Operativa MCP

Entidad Estatal

SCB Compradora

SCB Vendedora

20. Recibir la Carta de Intencin y Fichas Tcnicas de Producto y Negociacin 21. Publicar boletn informativo de Rueda de Negociacin e informar correo de contacto para aclaraciones y consultas

22. Solicitar aclaraciones sobre las fichas tcnicas (mximo 3 das antes de rueda) 23. Responder las aclaraciones (Mximo 1 da antes de cierre de inscripcin en rueda

SI

24. Se acogieron una o varias de las sugerencias?

25. Verificar las condiciones de participacin del comitente vendedor y certificar su cumplimiento

Anexo No. 3

PLAN DE CAPACITACIN MERCADO DE COMPRAS PBLICAS DE LA BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA El plan de capacitacin tiene por objeto fortalecer los conocimientos y competencias necesarias a las Sociedades Comisionistas de Bolsa miembros de la BMC que participen en el Mercado de Compras Publicas administrado por la Bolsa, que permitan aplicar las mejores prcticas en los procesos de contratacin estatal considerando todos los aspectos tcnicos, normativos, financieros y de gestin. Los temas medulares que se circunscriben en las capacitaciones giran en torno a la normativa, administracin de contratos, y operatividad del Mercado de compras pblicas de la BMC. Objetivos: Profundizar el conocimiento en contratacin estatal a travs de seleccin abreviada por bolsas de productos. Apropiar conocimientos legales, tcnicos y financieros necesarios para operar el esquema de contratacin de seleccin abreviada a travs de la Bolsa Mercantil de Colombia. Mejorar los esquemas de seleccin de la sociedad comisionista que acta por cuenta de la Entidad Estatal y verificacin de los requisitos que deber acreditar el comitente vendedor, sealados por la Entidad en la ficha tcnica de negociacin, buscando que sean adecuados y proporcionales al objeto y la cuanta. TEMAS: 1. ASPECTOS PROPIOS MERCADO DE COMPRAS PBLICAS. a. Normativa general de la Ley de contratacin estatal. Principios generales. Fundamentos de la contratacin estatal. Facultades de la entidad estatal frente a la contratacin estatal. Principales Controles a la Contratacin Estatal. b. Reglamento y normativa del Mercado de Compras Pblicas de la BMC. Facultades de la entidad estatal frente a la contratacin estatal por Bolsa de productos. Gestin financiera, tributaria y contable de la contratacin por Bolsa. Administracin de garantas. 2. ADMINISTRACIN DE CONTRATOS. Contrato de comisin suscrito entre la sociedad comisionista y la entidad estatal. Contrato de comisin suscrito entre la sociedades comisionista vendedora y su mandante.

3. REQUISITOS HABILITANTES. Conocimiento de la forma y presentacin documentos habilitacin rueda de seleccin comisionista que representar a la Entidad. Verificacin requisitos jurdicos, financieros y tcnicos sealados por la Entidad Estatal en la ficha tcnica de negociacin, que debern acreditar y cumplir los posibles comitentes vendedores. - Calidades de los comitentes vendedores: Persona natural. Persona jurdica. Consorcios y uniones temporales. - Requisitos de fondo: Documentos emitidos por la Cmara de Comercio. Certificados de aportes parafiscales.

Certificados emitidos por la Procuradura General de la Nacin y Contralora General de la Republica. Requisitos de forma: Formatos. Certificaciones que debe acreditar el comitente vendedor. Requisitos de tipo tcnico: divisin por tipo de producto y para todos se van a evaluar los requisitos tcnicos y financieros: Requisitos tcnicos: Alimentos Tecnologa Vestuario Papelera e insumos Servicios Requisitos financieros

4. 5.

FICHAS TCNICAS DE NEGOCIACIN. TIPIFICACIN, ESTIMACIN, Y ASIGNACIN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONMICO DEL CONTRATO.

CRONOGRAMA

Capacitacin No. 1

Tema Aspectos propios Mercado de Compras Pblicas y Reglamento y normativa del Mercado de Compras Pblicas de la BMC. Administracin de contratos. Requisitos habilitantes. Fichas tcnicas de negociacin Tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato

No. Horas Fecha estimada 2 Octubre 11

2 3 4 5

2 3 3 3

Octubre 25 Noviembre 1 Noviembre 15 Noviembre 29