OBJETIVO
Se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado
NORMATIVIDAD RELACIONADA
*Constitucin Poltica, numeral 11
del artculo 189. * Ley 80 de 1989, artculo 3 . * Ley 594 de 2000, artculo 5. * La Ley 1437 de 2011, Captulo Cuarto del Ttulo III Utilizacin de medios electrnicos en el procedimiento administrativo.
AMBITO DE APLICACIN
Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del
Poder Pblico del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indgenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y dems que se creen por Ley; las entidades privadas que cumplen funciones pblicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y dems organismos regulados por la Ley
594 de 2000.
FINES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Adoptar, articular y difundir las polticas, estrategias, metodologas, programas y disposiciones en materia archivstica y de gestin de documentos y archivos.
1. A nivel nacional
El Archivo General de la Nacin, los archivos de entidades privadas que cumplen funciones pblicas, y los archivos privados de inters pblico, Los archivos privados, con declaracin de bien de inters cultural, los archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad archivstica, podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. Los Comits Tcnicos.
2. A nivel territorial
Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales, de los territorios indgenas y de los Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos. Los Consejos Territoriales de Archivo.
3. A nivel institucional
Los Archivos Institucionales
2. A nivel territorial
Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos creados por la Administracin Departamental y Distrital, segn el caso. En las entidades territoriales los Comits Internos de Archivo creados en las entidades pblicas, as como en las entidades descentralizadas, autnomas de los municipios, distritos y departamentos, y en las entidades privadas que cumplan funciones pblicas.
Coordinar y desarrollar la poltica archivstica en los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el AGN
Presidente
Secretario Tcnico
Secretario de Cultura o quien haga sus veces Presidente o Secretario de la Academia de Historia UN representante de los ARCHIVISTAS designado por el Colegio Colombiano y la Sociedad Colombiana de Archivistas* UN representante de las Instituciones de Educacin Superior Jefe de Archivo* UN representante de la Cmara de Comercio Local* UN representante de los ARCHIVOS HISTRICOS*
*2 aos prrroga nica por 2 ms.
FUNCIONES CTA
Asistencia Tcnica
Inspeccin y Vigilancia
Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdiccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de las polticas y normas archivsticas. Programar y coordinar acciones acordes con las polticas, planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nacin. Recibir las Tablas de Retencin Documental TRD y las Tablas de Valoracin Documental TVD de las entidades de su jurisdiccin, incluyendo las de los municipios, para su revisin y convalidacin. Las TRD y TVD de los municipios y sus entidades sern evaluadas y aprobadas previamente por el Comit Interno de Archivo de la respectiva Entidad. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios. Las TRD y las TVD de las Gobernaciones y Distritos sern evaluadas por el Archivo General de la Nacin, PREVIA APROBACIN DEL COMIT INTERNO DE ARCHIVO.
FUNCIONES CTA
Expedicin de su Reglamento
Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin Programar y coordinar acciones acordes con las polticas, planes y programas propuestos por el AGN- SNA Asesorar al SNA en la definicin de la poltica archivstica
Presentar semestralmente, informes de su gestin al Archivo General de la Nacin y a los archivos generales territoriales. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nacin las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de inters cultural. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y proteccin relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de inters cultural. Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin. Informar al Archivo General de la Nacin las irregularidades en el cumplimiento de la legislacin archivstica y sobre cualquier situacin que a su juicio atente contra el patrimonio documental del pas.
COMITS TCNICOS
Comits Tcnicos Asesores: Instancias asesoras del SNA para el desarrollo de la funcin archivstica, creados de acuerdo con las necesidades de la poltica archivstica.
ARCHIVOS HISTRICOS
Los archivos histricos que no estn adscritos a entidades pblicas sern responsables por el patrimonio documental que tienen a cargo, as como por la adecuada organizacin y custodia de sus fondos y la prestacin de los servicios archivsticos y de consulta sin ningn tipo de restriccin. Sin embargo, al estar separados de la administracin departamental, distrital o municipal NO podrn recibir transferencias secundarias provenientes de organismos de la administracin pblica.
El Archivo General de la Nacin desarrollar la plataforma tecnolgica para evaluar y hacer seguimiento en lnea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
El Archivo General de la Nacin implementar un OBSERVATORIO NACIONAL que permita hacer seguimiento al cumplimiento de la poltica.
Las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que estn bajo vigilancia del Estado debern contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta las normas que regulen a cada sector as como las establecidas en la Ley 594 de 2000.