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DECRETO 2578 DE 2012

OBJETIVO

Se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado

NORMATIVIDAD RELACIONADA
*Constitucin Poltica, numeral 11
del artculo 189. * Ley 80 de 1989, artculo 3 . * Ley 594 de 2000, artculo 5. * La Ley 1437 de 2011, Captulo Cuarto del Ttulo III Utilizacin de medios electrnicos en el procedimiento administrativo.

AMBITO DE APLICACIN
Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del

Poder Pblico del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indgenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y dems que se creen por Ley; las entidades privadas que cumplen funciones pblicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y dems organismos regulados por la Ley
594 de 2000.

FINES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Adoptar, articular y difundir las polticas, estrategias, metodologas, programas y disposiciones en materia archivstica y de gestin de documentos y archivos.

INSTANCIAS DE ARTICULACIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

1. A nivel nacional
El Archivo General de la Nacin, los archivos de entidades privadas que cumplen funciones pblicas, y los archivos privados de inters pblico, Los archivos privados, con declaracin de bien de inters cultural, los archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad archivstica, podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. Los Comits Tcnicos.

2. A nivel territorial
Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales, de los territorios indgenas y de los Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos. Los Consejos Territoriales de Archivo.

3. A nivel institucional
Los Archivos Institucionales

INSTANCIAS ASESORAS 1. A nivel nacional


El Comit de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012, el cual cumplir, entre otras, las funciones de Comit Interno de Archivo.

2. A nivel territorial
Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos creados por la Administracin Departamental y Distrital, segn el caso. En las entidades territoriales los Comits Internos de Archivo creados en las entidades pblicas, as como en las entidades descentralizadas, autnomas de los municipios, distritos y departamentos, y en las entidades privadas que cumplan funciones pblicas.

ARCHIVOS GENERALES TERRITORIALES


OBJETIVOS:

Coordinar y desarrollar la poltica archivstica en los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el AGN

ARCHIVOS GENERALES TERRITORIALES


FUNCIONES: Recibir las transferencias documentales que, de acuerdo con la TRD o TVD, hayan sido valoradas para conservacin permanente Recibir los documentos de valor histrico en comodato o donacin por particulares o entidades privadas.

FUNCIONES ARCHIVOS GENERALES TERRITORIALES


Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos pblicos, Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra los fondos del ente territorial Promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente Apoyar y estimular la investigacin en los distintos archivos del ente territorial Promover la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y reas de trabajo Imponer, las sanciones respectivas de que trata la Ley 594 del 2000 Brindar asistencia tcnica a los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas

FUNCIONES ARCHIVOS GENERALES TERRITORIALES


Vigilar el funcionamiento de los Consejos Departamentales y Distritales de archivos Coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdiccin territorial Participar en proyectos de recuperacin de memoria y formacin de identidad apoyndose en la documentacin contenida en sus fondos documentales Cumplir las funciones de archivo central de las Gobernaciones o de las Alcaldas correspondientes (casos eventuales) Emplear las nuevas tecnologas en el desarrollo de sus funciones y actividades.

CONFORMACIN DE LOS CTA


Secretario General
Funcionario responsable del Archivo General

Presidente
Secretario Tcnico

Secretario de Cultura o quien haga sus veces Presidente o Secretario de la Academia de Historia UN representante de los ARCHIVISTAS designado por el Colegio Colombiano y la Sociedad Colombiana de Archivistas* UN representante de las Instituciones de Educacin Superior Jefe de Archivo* UN representante de la Cmara de Comercio Local* UN representante de los ARCHIVOS HISTRICOS*
*2 aos prrroga nica por 2 ms.

FUNCIONES CTA

Promover la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos

Crear el Comit Evaluador de Documentos

Aprobacin de TRD y TVD de su ente territorial

Asistencia Tcnica

Inspeccin y Vigilancia

Informe semestral al AGN

Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdiccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de las polticas y normas archivsticas. Programar y coordinar acciones acordes con las polticas, planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nacin. Recibir las Tablas de Retencin Documental TRD y las Tablas de Valoracin Documental TVD de las entidades de su jurisdiccin, incluyendo las de los municipios, para su revisin y convalidacin. Las TRD y TVD de los municipios y sus entidades sern evaluadas y aprobadas previamente por el Comit Interno de Archivo de la respectiva Entidad. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios. Las TRD y las TVD de las Gobernaciones y Distritos sern evaluadas por el Archivo General de la Nacin, PREVIA APROBACIN DEL COMIT INTERNO DE ARCHIVO.

DECRETO 4124 DE 2004

DECRETO 2578 DE 2008

FUNCIONES CTA
Expedicin de su Reglamento

DECRETO 4124 DE 2004

Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin Programar y coordinar acciones acordes con las polticas, planes y programas propuestos por el AGN- SNA Asesorar al SNA en la definicin de la poltica archivstica

DECRETO 2578 DE 2008

Vigilar el cumplimiento de las polticas y normas

Presentar semestralmente, informes de su gestin al Archivo General de la Nacin y a los archivos generales territoriales. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nacin las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de inters cultural. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y proteccin relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de inters cultural. Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin. Informar al Archivo General de la Nacin las irregularidades en el cumplimiento de la legislacin archivstica y sobre cualquier situacin que a su juicio atente contra el patrimonio documental del pas.

PROHIBICIONES MIEMBROS DEL CONSEJO


Contratar con entidades pblicas servicios archivsticos a ttulo personal o en representacin de firmas comerciales, mientras ejerzan esta funcin y hasta dos (2) aos despus de haber hecho parte del respectivo Consejo. No podrn ser miembros de estos Consejos: personas naturales que tengan vnculo directo, en calidad de representante legal, accionista, empleado, asesor o directivo, o por interpuesta persona, con entidades privadas que ofrezcan servicios en el campo de aplicacin de la Ley General de Archivos. A los miembros de los Consejos Territoriales de Archivos, les aplican las normas establecidas en el Estatuto Anticorrupcin Y en el Cdigo Disciplinario nico Ley 734 de 2002, y para los archivistas, adems, el Cdigo de tica del Archivista promulgado en la Ley 1409 de 2010, quienes podrn ser sancionados conforme a dicha Ley y dems normas reglamentarias.

COMITS TCNICOS

Comits Tcnicos Asesores: Instancias asesoras del SNA para el desarrollo de la funcin archivstica, creados de acuerdo con las necesidades de la poltica archivstica.

COMIT INTERNO DE ARCHIVO


COMIT INTERNO DE ARCHIVO: Cada entidad establecer su Comit. Propsito: Asesorar a la alta direccin en materia archivstica y de gestin documental fsica y electrnica, definir las polticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la funcin archivstica de la respectiva Entidad. Conformacin Funciones

EVALUACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO


Responsabilidad de la Evaluacin de Documentos de Archivo. Elaboracin y aprobacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental. Planes de Accin de los Archivos Generales. Inventarios de documentos. Eliminacin de documentos.

ARCHIVOS HISTRICOS
Los archivos histricos que no estn adscritos a entidades pblicas sern responsables por el patrimonio documental que tienen a cargo, as como por la adecuada organizacin y custodia de sus fondos y la prestacin de los servicios archivsticos y de consulta sin ningn tipo de restriccin. Sin embargo, al estar separados de la administracin departamental, distrital o municipal NO podrn recibir transferencias secundarias provenientes de organismos de la administracin pblica.

SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRNICOS


El Archivo General de la Nacin, establecer y reglamentar el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrnicos SINAE como un programa especial de coordinacin de la poltica nacional de archivos electrnicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.

SISTEMA DE INFORMACIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

El Archivo General de la Nacin desarrollar la plataforma tecnolgica para evaluar y hacer seguimiento en lnea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
El Archivo General de la Nacin implementar un OBSERVATORIO NACIONAL que permita hacer seguimiento al cumplimiento de la poltica.

INTEGRACIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS


El Sistema Nacional de Archivos se integrar con el Sistema General de Informacin del Sector Pblico, el Sistema Nacional de Cultura, el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa, el Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo SNFT y el Sistema Nacional de Patrimonio, as como de los dems sistemas que establezca el Gobierno Nacional que sean acordes con su naturaleza.

ARCHIVOS DE ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PBLICAS

Las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que estn bajo vigilancia del Estado debern contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta las normas que regulen a cada sector as como las establecidas en la Ley 594 de 2000.

RED NACIONAL DE ARCHIVOS


El Archivo General de la Nacin desarrollar el Proyecto RED NACIONAL DE ARCHIVOS, con el fin de articular, integrar e interconectar mediante el uso de tecnologas de la informacin, sistemas de informacin y software especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional, departamental y municipal, as como a los archivos histricos de titularidad pblica y a los archivos que conserven documentos declarados como Bienes de Inters Cultural. El CENSO GUA DE ARCHIVOS. Responsabilidad del AGN y de los Archivos Generales Territoriales.

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