NTP 560: Sistema de gestin preventiva: procedimiento de elaboracin de las instrucciones de trabajo

Systme de gestion prventive: procd d'laboration des instructions de travail Prevention management system: procedures make working instructions Redactores: Manuel Ingeniero Industrial Bestratn Bellov Vidal

Miguel Angel Marrn Licenciado en Ciencias Econmicas y Empresariales CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES DE TRABAJO

La Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales y el Reglamento de los Servicios de Prevencin establecen la obligatoriedad de que la empresa desarrolle una serie de actividades preventivas con los procedimientos necesarios y la documentacin definida en el artculo 23 de la citada Ley. Por ello, y ante la conveniencia de que los procedimientos sean escritos para facilitar su implantacin y conformen un sistema preventivo, se desarrolla un grupo de Notas Tcnicas de Prevencin (NTP) para facilitar su elaboracin. Esta NTP se centra en la elaboracin de instrucciones de trabajo, muy aconsejables para llevar cabo una correcta planificacin preventiva en el desarrollo de tareas crticas. Dada la importancia de que los sistemas de gestin estn vinculados, se desarrollan los procedimientos siguiendo el mismo esquema de un sistema normalizado de calidad.

Introduccin
El sistema preventivo debiera formar parte del sistema general de gestin de la organizacin y por tanto debera estar interrelacionado con otros sistemas como los de calidad o medio ambiente. Tal sistema definira la poltica de prevencin, incluira la estructura organizativa con las funciones y responsabilidades sobre esta materia, asumiendo la modalidad de organizacin preventiva correspondiente, de acuerdo a la reglamentacin, y establecera las prcticas, procedimientos, procesos y recursos para llevar a cabo dicha poltica. De acuerdo a los criterios de un sistema documentado de calidad, la documentacin bsica del Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales se estructurar en cuatro niveles:

El Manual de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales. Constituye el documento bsico que describe el sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales adoptado y establece la poltica y la organizacin para desarrollarla. Debera incluir al menos un esquema bsico de la planificacin y las actividades preventivas. Es muy conveniente que el Manual de Gestin de la Prevencin incluya las normas generales de prevencin de riesgos laborales de la empresa, ya que afectan a todos o a colectivos significativos. El manual debera ser firmado por el mximo responsable de la organizacin y entregado a todos los miembros de la misma. Los Procedimientos del sistema de gestin. Son las distintas actuaciones previstas en el sistema de gestin, con sus correspondientes procedimientos especficos. Evidentemente los procedimientos completos han de ser entregados a los responsables de las unidades implicadas y estar a disposicin de quienes puedan verse afectados. Es recomendable que los procedimientos estn ubicados en las diferentes unidades de la organizacin, en un lugar especfico prximo a los lugares de trabajo, para su fcil consulta.

Las Instrucciones de trabajo, objeto de esta NTP y que sern desarrolladas a continuacin, constituyen el tercer nivel documental y describen de manera clara y precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas que pueden generar inconvenientes o daos de no realizarse de la manera establecida. Los Registros, son documentos o datos en los que se recogen los resultados de las actividades preventivas realizadas. Por tanto el gestionar adecuadamente toda la informacin que tales actividades proporcionan, como base para la toma de decisiones en materia preventiva, es una de las piezas clave para el xito del sistema.

Instrucciones de trabajo. Criterios generales

Las instrucciones de trabajo desarrollan paso a paso la forma de llevar a trmino un trabajo o tarea. Deberan elaborarse instrucciones de trabajo para aquellas tareas que en determinadas condiciones sean susceptibles de generar riesgos, especialmente si stos son de cierta importancia y van asociados a las actuaciones de las personas. En la instruccin estarn recogidos aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta por las personas responsables de las tareas a realizar, a fin de que conozcan como actuar correctamente en las diferentes fases u operaciones y sean conscientes de las atenciones especiales que deben tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compaeros y la de las instalaciones. Las instrucciones de trabajo son esenciales en lo que se denominan tareas crticas, que son aquellas en las que por acciones u omisiones puedan suceder accidentes o fallos que es necesario evitar. Especial atencin merece tambin la ocasionalidad de los trabajos por lo que comporta de posible dificultad de recordar aspectos que pueden resultar importantes y que por similitud a otros

tipos de trabajos pueden conducir fcilmente al error. Resulta conveniente que la empresa defina en su proceso productivo los procesos considerados clave y las tareas asociadas a los mismos que debieran ser consideradas crticas. Si stas han sido debidamente identificadas se estar en condiciones de proceder a la elaboracin de instrucciones de trabajo para regularlas. La prevencin de riesgos laborales ha de integrarse en el quehacer cotidiano de la empresa, para ello es fundamental que en las tareas que realicen las distintas personas se tengan en cuenta los aspectos preventivos, de la misma forma que han de ser contemplados los aspectos relativos a calidad y medio ambiente, consiguindose as la integracin de todo lo que comporta la realizacin correcta de un trabajo. El trabajador destinatario principal de la instruccin debiera recibir de una manera clara, sencilla y unitaria todos los aspectos que comportan la realizacin de las tareas encomendadas. No tendra sentido por un lado entregar la instruccin de trabajo en la que se describa la secuencia de tareas a realizar y el modo de hacerlas y por otro, en documento aparte, facilitar las normas de seguridad complementarias. En todo caso, los aspectos de seguridad han de estar debidamente integrados en la instruccin de trabajo, pudiendo adicionalmente y simplemente como refuerzo entregar normas de seguridad, que por su importancia se quieran destacar. En el modelo que se propone en esta NTP se integran los aspectos clave de seguridad en la propia instruccin, pero en un doble columnado para destacarlos. Los responsables de las reas de trabajo y de los procesos productivos son las personas que mejor conocen el trabajo que se lleva a cabo en su seccin y por tanto son quienes deberan elaborar las instrucciones de trabajo y las normas especficas de seguridad. Para su elaboracin podrn contar con el asesoramiento de expertos cuando sea necesario, pero sobre todo debern tener en cuenta la opinin y colaboracin de los trabajadores que son quienes van a aplicar esas instrucciones. Para la estructuracin y contenido de la instruccin de trabajo se considera conveniente mantener el mismo esquema en el que se desarrollan los procedimientos de las actividades preventivas, segn el siguiente ndice: Objetivos, Alcance, Responsabilidades, Desarrollo y Referencias legales de apoyo. Por lo que comporta como aspecto clave de seguridad de la instruccin sta debera definir de buen inicio quienes son las personas habilitadas para aplicarla, por disponer de la cualificacin definida por la empresa, y los equipos requeridos en el trabajo a realizar, fundamentalmente herramientas o tiles de trabajo y equipos de proteccin individual. Las instrucciones de trabajo y las normas deberan ser entregadas a todos aquellos que deben cumplirlas. Las instrucciones y normas debieran ser localizadas en lugares concretos de fcil acceso y consulta. Con la instruccin de trabajo se pretende no solo regular internamente la realizacin de las tareas, sino tambin facilitar la formacin y el adiestramiento de los trabajadores en las mismas.

Por ltimo, hay que destacar que las normas no deben sustituir a otras medidas preventivas prioritarias para eliminar los riesgos en las instalaciones o reas de trabajo sino que deben tener un carcter complementario, aunque no por ello de poca importancia.

Procedimiento para la instrucciones de trabajo

elaboracin

de

Lo que a continuacin se expone es una gua para facilitar criterios de actuacin a quienes deben elaborar instrucciones de trabajo; dichos criterios, no obstante, debern adecuarse a las exigencias especficas de cada instruccin en particular. En la figura 1 se representa un esquema de actuacin en coherencia con el texto que se expone. Ello se complementa con un ejemplo de aplicacin en trabajos en espacios confinados, considerados muy peligrosos y causantes de muchos accidentes de consecuencias graves o mortales (ver figura 2). Figura 1 Instrucciones de trabajo - Esquema de actuacin

Figura 2 Ejemplo de instruccin de trabajo para tareas en espacios confinados INSTRUCCIN DE Cdigo: Logotipo de TRABAJO PARA TAREAS Pg: 1/6 empresa EN ESPACIOS Revisin: 00 CONFINADOS

NDICE

OBJETIVO DE LA INSTRUCCIN ALCANCE IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES EQUIPOS DE TRABAJO NECESARIOS FASES DE TRABAJO SEGURIDAD Y PUNTOS CLAVE DE

Fecha:.................... Fecha:.................... Fecha: ............... Elaborado Revisado ..... Aprobado por: ....... por: ......... por: ........ Firma: Firma: Firma:

INSTRUCCIN DE Cdigo: Logotipo TRABAJO PARA TAREAS Pg: 2/6 de empresa EN ESPACIOS Revisin: 00 CONFINADOS

Objetivo de la instruccin Establecer las fases de trabajo y los puntos clave de seguridad que debern seguirse escrupulosamente en la realizacin de trabajos en el interior de espacios confinados. Alcance Afecta a todo tipo de trabajo que deba realizarse en el interior de espacios confinados. Se entiende por espacio confinado cualquier espacio con aberturas limitadas de entrada y salida y ventilacin natural desfavorable, en el que pueden acumularse contaminantes txicos o inflamables, o tener una atmsfera deficiente de oxgeno, y que no est concebido para una ocupacin continuada por parte del trabajador. Implicaciones y responsabilidades Los responsables de las diversas reas funcionales velarn por el cumplimiento de la presente instruccin de trabajo, asegurndose de que todo el personal afectado la conoce perfectamente y est debidamente instruido para realizar las tareas encomendadas, contando con la autorizacin pertinente. Los mandos intermedios instruirn a los trabajadores a su cargo que deban realizar tareas en espacios confinados y comunicarn al director de la unidad funcional correspondiente cuando stos hayan completado su formacin, a fin de extenderles la acreditacin pertinente. El responsable de mantenimiento deber cerciorarse de que ninguno de sus operarios inicie el trabajo sin disponer de su correspondiente autorizacin. Tambin ser responsable de la instalacin de los dispositivos de seguridad establecidos. La persona designada con funciones preventivas efectuar las mediciones ambientales necesarias. Los trabajadores slo podrn realizar tareas en espacios confinados cuando dispongan de la acreditacin pertinente extendida por el director del centro de trabajo con el visto bueno del responsable del rea funcional y a su vez dispongan de la autorizacin de trabajo correspondiente.

INSTRUCCIN DE Cdigo: Logotipo TRABAJO PARA TAREAS Pg: 3/6 de empresa EN ESPACIOS Revisin: 00 CONFINADOS Equipos de trabajo necesarios El mando responsable velar por la dotacin de equipos de proteccin personal (mscaras respiratorias, arns, cuerda de seguridad...) y por la de los equipos de trabajo a utilizar (escaleras, plataformas, material elctrico, sistema de iluminacin adecuado...) antes de autorizar la realizacin del trabajo. Fases de trabajo y puntos clave de seguridad PUNTOS CLAVE DE FASES DE TRABAJO SEGURIDAD Fase previa: VerificarEst terminantemente prohibido que se dispone deintervenir sin la Autorizacin Autorizacin dede Trabajo, la cual slo es vlida Trabajo para una jornada de trabajo. cumplimentada por el responsable de mantenimiento y del rea funcional.

Verificar que seAsegurarse de que los equipos dispone de losde proteccin personal equipos de trabajo(cinturn de seguridad con arns, necesarios y que elequipos de proteccin rea de trabajo estrespiratoria y equipos de primera ordenada y limpia. intervencin contra el fue go) disponibles son los adecuados. Si el espacio confinado ha contenido sustancias peligrosas debern eliminarse totalmente y ventilar mediante sistema forzado de renovacin de aire.

INSTRUCCIN DE Cdigo: Logotipo de TRABAJO PARA TAREAS Pg: 4/6 empresa EN ESPACIOS Revisin: 00 CONFINADOS FASES DE PUNTOS CLAVE DE TRABAJO SEGURIDAD Verificar el estado de la atmsfera interior para asegurar que es respirable y el nivelAsegurarse de que el porcentaje de oxgeno suficiente.de oxgeno no es inferior al 20 %. Utilizar equipo deSi esto no es factible se deber medicin porttil derealizar el trabajo con equipos lectura directa,respiratorios semiautnomos o destinado al efecto. autnomos.
Medicin siempre deSi es posible la existencia de atmsferas O2,CO2, CO, H2S, CH4 yinflamables se deber vigilar previsibles gases txicos oescrupulosamente la existencia de focos inflamables en funcin delde ignicin en las proximidades de la tipo y condiciones delboca del recinto. espacio, mediante detectores especficos.

Aislamiento delEs preciso disponer de sistemas espacio confinadode enclavamiento con llave frente al suministrocuan do existan equipos energtico energetiza dos en el interior del intempestivo. espacio.

Aislamiento delEs preciso instalar bridas ciegas espacio confinadoen las tuberias adems de frente al aportebloquear las vlvulas de la incontrolado deentrada de materiales. Los sustancias elementos de bloqueo no deben contaminantes porser manipulados y su des prdidas o fugas. bloqueo slo puede ser factible por persona responsable y con tiles especiales. Se aplicar adems sealizacin de peligro en instalaciones o equipos fuera de servicio.

Logotipo

INSTRUCCIN DE

Cdigo:

TRABAJO PARA TAREAS Pg: 5/6 EN ESPACIOS Revisin: 00 CONFINADOS PUNTOS CLAVE DE FASES DE TRABAJO SEGURIDAD Utilizar obligatoriamente la Colocar la sealizacin en el sealizacin exterior del espacio confinado y normalizada para prximo a la boca de entrada. informar clara y Esta sealizacin complementa permanentemente de a la que deber colocarse en que se estn realizando los sistemas de bloqueo. trabajos en el interior de espacios confinados de empresa

Fase de realizacinAsegurarse de que los equipos del trabajo Revisin dere unan los requisitos de los equipos y tiles deseguridad establecidos. Por trabajo a emplear en elejemplo empleo de tensiones de interior. seguridad en equipos elctricos en el interior de espacios con partes metlicas.

Ventilacin continuadaAl ser la ventilacin natural en el interior delinsuficiente es necesario recurrir espacio cuando noa ventilacin forzada. Se existan plenasgarantizarn 10 renovaciones garantias de inocuidadtotales de aire por hora. Cuando del ambiente, porel trabajo en el interior del ejemplo al generarespacio genere contaminantes contaminantes por eles imprescindible recurrir a propio trabajo. extraccin localizada.

El acceso al interior se efectuar sujetado con cinturn de seguridad y arns y con vigilancia continuada del exterior. Se emplearn escaleras
seguras o medios de acceso que faciliten la entrada y salida lo ms cmoda posible.

INSTRUCCIN DE Cdigo: Logotipo de TRABAJO PARA TAREAS Pg: 6/6 empresa EN ESPACIOS Revisin: 00 CONFINADOS PUNTOS CLAVE DE FASES DE TRABAJO SEGURIDAD Vigilancia externaEs obligatorio un control total continuada mientrasdesde el exterior de las se realizan trabajos enoperaciones. La persona que el interior. permanecer en el exterior debe estar perfecta mente instruida, manteniendo un contacto continuo con el trabajador que ocupe el espacio interior.

Mediciones continuadas de atmsfera interior.

Cuando puedan generarse lacontaminantes mientras se realicen trabajos en el interior es imprescindible tambin efectuar una medicin continuada de la Al finalizar los trabajosatmsfera desde el exterior. en el interior del espacio se retirarn los equipos y tiles empleados dejando el entorno ordenado y limpio.

Se comunicar al mando intermedio la finalizacin de la operacin, procedindose con su autorizacin a eliminar los sistemas de enclavamiento y bloqueo.

Objetivo
Establecer la metodologa para la elaboracin y tratamiento de las instrucciones de trabajo.

Alcance

Se elaborarn instrucciones de trabajo escritas de aquellas tareas que se consideren crticas, bien sea debido a su complejidad y dificultad, o bien debido a que la mala ejecucin o omisin de dicha tarea pueda repercutir significativamente en la calidad o seguridad del proceso.

Implicaciones y responsabilidades
Responsable del rea funcional: Ser el responsable de la elaboracin de las instrucciones de trabajo. Deber contar con la opinin y colaboracin de los trabajadores implicados. No obstante lo anterior, el responsable podr delegar esta funcin de elaboracin a especialistas concretos para aquellas instrucciones de trabajo cuya complejidad requiera de unos conocimientos especializados. Es responsable de identificar necesidades de instrucciones de trabajo en tareas consideradas crticas. Los mandos directos: Son responsables de la distribucin y transmisin de las instrucciones de su mbito, utilizndolas como documento bsico en la formacin especfica del puesto de trabajo. Tambin debern velar por su correcto cumplimiento y detectar necesidades de actualizacin y mejora. Debern tambin identificar necesidades de instrucciones de trabajo. Servicio de prevencin: Ser responsable del asesoramiento y revisin de las instrucciones de trabajo. Trabajadores: Debern cumplir con lo indicado en las instrucciones de trabajo, comunicando a su mando directo las carencias o deficiencias que encuentren en su aplicacin. Los trabajadores asignados participarn en la elaboracin y/o revisin de la instruccin de trabajo. Delegados de prevencin: Estarn informados de las tareas consideradas crticas as como de las instrucciones de trabajo vigentes y en curso de elaboracin. Sern consultados previamente a la aprobacin de las instrucciones.

Desarrollo
Las instrucciones de trabajo desarrollan secuencialmente los pasos a seguir para la correcta realizacin de un trabajo o tarea. Por tanto deben servir de gua al trabajador en el desarrollo de actividades que pueden ser crticas. Para la elaboracin e implantacin de las instrucciones se deberan seguir las siguientes fases: Determinacin de los aspectos o tareas objeto de instruccin El primer paso para iniciar la elaboracin de instrucciones es establecer un listado de aquellas actividades, tareas o aspectos que las requieran.

Se han de elaborar las instrucciones estrictamente necesarias. Es importante no caer en un exceso de sistematizacin y protocolos, que pueda ir en detrimento de lo verdaderamente significativo. Como criterios generales en la elaboracin de instrucciones se tendrn en cuenta los siguientes:

No ser preciso procedimentar una determinada tarea si la realiza siempre personal con suficiente y demostrada formacin y experiencia, como para que les resulte trivial y sea impensable cometer errores relevantes en su ejecucin. No obstante si la tarea es crtica y puede repercutir significativamente en la calidad y seguridad del trabajo deber protocolizarse. No debiera caerse en un abuso de la normalizacin si no hay una repercusin directa en la calidad del trabajo. Se procurar que la normalizacin de las tareas no conlleve una limitacin considerable de la aportacin personal y de la creatividad del trabajador. Es preciso normalizar estrictamente lo necesario.

Planificacin de la elaboracin de instrucciones Una vez dispuesta la lista de tareas que creemos conveniente realizar instrucciones de trabajo, se deber fijar una priorizacin en funcin de su importancia, nivel de riesgo, frecuencia de ejecucin y otros aspectos que determinen el grado de necesidad de dicha instruccin escrita. Una vez realizada esta priorizacin se designarn los responsables e implicados en la elaboracin y los plazos correspondientes, establecindose as un plan de trabajo de la elaboracin de las instrucciones. Estudio o anlisis de la tarea a sistematizar Se realizar un estudio de la tarea objeto de instruccin antes de proceder a su redaccin. Se debe efectuar un anlisis detallado de los posibles riesgos que pudieran derivarse en la ejecucin de dicha tarea teniendo en cuenta tanto los factores tcnicos como humanos que inciden en cada uno de los posibles peligros. Para ello, es fundamental no slo la propia experiencia o buenas prcticas del trabajador, sino tambin las indicaciones o recomendaciones que respecto a una mquina, equipo o substancia nos aporta el fabricante o suministrador. Los manuales de instrucciones del fabricante, las fichas de seguridad y etiquetado son documentos bsicos a consultar a la hora de determinar los aspectos importantes a incluir en la instruccin. Aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta debieran ser destacados dentro del propio contexto de la instruccin de trabajo, para que el operario sepa como actuar correctamente en las diferentes fases de la tarea y adems perciba claramente las atenciones especiales que debe tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compaeros y la de las instalaciones.

Las normas de seguridad debieran estar integradas dentro de la estructura secuencia de la instruccin de trabajo. Sin embargo tambin se podran desarrollar en un apartado especfico. Redaccin de la instruccin La redaccin de una instruccin ha de ser lo ms sencilla y clarificadora posible indicando, paso por paso, todo lo que hay que seguir para la consecucin del objetivo de la misma. Una instruccin bien redactada y estructurada debera facilitar que hasta una persona no entendida en la materia pudiese conocer la actividad tan solo leyndola. Las tareas que deban realizarse por personal autorizado con la formacin o experiencia necesarias, se deben hacer constar claramente en la instruccin de trabajo. Tambin deber constar si para la realizacin del trabajo se requieren medios y equipos de proteccin personal. Para facilitar la compresin se puede recurrir a dibujos, esquemas, diagramas, cuadros, etc. Aprobacin, tratamiento y control de la instruccin Una vez redactada la instruccin esta deber ser revisada y aprobada. Esta revisin la llevarn a cabo las personas que hayan realizado la instruccin en colaboracin con el Servicio de prevencin de la empresa o persona designada. Tambin sera conveniente consultar al respecto a los representantes de los trabajadores Una vez aprobada la instruccin se codificar de acuerdo a los cdigos del sistema documental de la empresa. Distribucin y divulgacin de la instruccin Una vez aprobada una instruccin debe distribuirse adecuadamente para poder ser aplicada correctamente. Se ha de llevar un control de las instrucciones que disponen los trabajadores, asegurando que todos poseen las necesarias para realizar su trabajo. Para ello se establecer una lista de distribucin en la que aparezcan las copias entregadas, la versin vigente y los destinatarios de las mismas. La entrega de las instrucciones se realizar con acuse de recibo para asegurarse de que siempre se trabaja con la ltima revisin. La entrega de instrucciones ha de ir siempre acompaada de una explicacin suficiente para su comprensin. Adems de esta entrega personalizada, las instrucciones de trabajo deberan localizarse en lugares concretos de fcil acceso y consulta. Dado que la instruccin de trabajo suele comportar no solo conocimientos, sino el desarrollo de destrezas, hay que prever el tiempo necesario para que pueda ser asumida plenamente y el trabajador pueda actuar de manera autnoma. Para ello debera registrarse documentalmente la finalizacin del proceso formativo correspondiente y la entrada en vigencia de la instruccin para cada uno de los trabajadores implicados. Es necesario tomar todas las medidas para que sea leda, comprendida y aceptada, tanto a nivel de los trabajadores como de los mandos. Si la instruccin no fuera aceptada o aplicada, se debern buscar los motivos de tal actitud, y en el caso de que no hubiera justificacin vlida, deber procurarse

por todos los medios que sea asumida, sobre todo si la instruccin corresponde a una tarea crtica. Revisin peridica y actualizacin Se deber vigilar la posible variacin del contenido de las instrucciones a tenor de las necesidades que se planteen en la ejecucin de los trabajos para, de esta forma, lograr unos documentos permanentemente al da. Las revisiones son necesarias porque en el trabajo se pueden efectuar modificaciones substanciales del trabajo original debidas a la inercia, la experiencia, la confianza o porque el trabajo ya no es el mismo. A travs de la actividad preventiva "Observacin del trabajo" se pueden evidenciar incumplimientos, deficiencias o carencias de las instrucciones existentes.

Bibliografa
1. NORMA UNE 81900 EX:1996. Reglas generales para la implantacin de un sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales (S. G. P. R. L.) Serie de normas ISO 9000 sobre sistemas de calidad 2. BESTRATN BELLOV, M. y NADAL, O. Documentacin del sistema de prevencin de riesgos laborales I y II. NTP 484 y 485. INSHT 1998

Legislacin
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevencin de Riesgos Laborales (B.O.E. n- 269 de 10 de noviembre) Si bien la legislacin no indica explcitamente la necesidad de elaborar instrucciones de trabajo escritas, ellas nos facilitan el aseguramiento de la realizacin segura de los trabajos que si exige la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales (art. 14)