REGLAMENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

NDICE 1. CAPTULO PRIMERO: OBJETIVO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL .................3 2. CAPTULO SEGUNDO: DE LA CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL ...........................................3 2.1 De los miembros del Comit ...3 2.1.1 Designacin ............................................3 2.1.1.1 Representantes de los trabajadores .3 2.1.1.2 Representantes del empleador..........................................................3 2.1.2 Del perodo.......3 2.1.3 Obligaciones especiales............................................3 2.1.4 Inhabilidades ............................................4 2.1.5 Causales de retiro . ............................................4 2.1.6 Reemplazos temporales y definitivos .................................5 3. CAPTULO TERCERO: FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL ........................................5 3.1 Instalacin 5 5

3.2 Funciones del coordinador

3.3 Capacitacin para los miembros del Comit ..........6 3.4 Apoyo interdisciplinario........6 4. CAPTULO CUARTO: METODOLOGA DE LAS SESIONES DEL COMIT............................6 4.1 Clasificacin de las sesiones 6

4.2 De la validez de las sesiones ..........7 4.3 De las actas...7 4.4 Decisiones del Comit..........7 5. CAPTULO QUINTO: DE LAS FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL ..............................................7 5.1 Funciones preventivas .........7 5.1.1 A nivel de capacitacin .8 5.1.2 A nivel de espacios de participacin .8

5.1.3 Canales de comunicacin.........8 5.1.4 Evaluacin del clima laboral.....8 5.2 Funciones correctivas: Trmite de las quejas por etapas............................................8 6. CAPTULO SEXTO: RELACIN DEL COMIT CON LAS AUTORIDADES.................9 7. CAPTULO SPTIMO: VIGENCIA Y MODIFICACIONES.................10 8. ANEXOS .......................11

1. CAPTULO PRIMERO OBJETIVO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL El Comit de Convivencia Laboral tiene por objeto contribuir con mecanismos alternativos a los establecidos en los dems reglamentos de la Universidad Javeriana a la prevencin y solucin de las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los trabajadores al interior de la Universidad. Dicho Comit procurar generar una conciencia colectiva convivente entre la Comunidad Laboral Universitaria, con el fin de promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armona y el buen ambiente ocupacional para todos los trabajadores de la Universidad, protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de stos.

2. CAPTULO SEGUNDO DE LA CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL 2.1 De los miembros del Comit de Convivencia Laboral 2.1.1 Designacin Este Comit estar integrado en forma bipartita por cinco (5) representantes de los trabajadores y un (1) representante del empleador. Los anteriores representantes sern designados de la siguiente forma: 2.1.1.1 2.1.1.2 Representantes de los trabajadores: Por votacin abierta, mediante eleccin popular. Representante del empleador: Ser el Director (a) General de Recursos Humanos.

2.1.2 Del perodo El perodo del Comit ser de 2 aos, contados a partir de la fecha de su instalacin. Los representantes de los trabajadores pueden ser reelegidos por una sola vez de manera consecutiva. 2.1.3 Obligaciones especiales Adems del cabal cumplimiento de las normas contractuales, legales y reglamentarias,
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los miembros del Comit debern cumplir con las siguientes obligaciones: a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas, o excusarse vlidamente con por lo menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipacin, para poder convocar un suplente. b) Mantener bajo estricta confidencialidad la informacin que conozcan en ejercicio de sus funciones. c) Suscribir la clusula de confidencialidad correspondiente. d) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comit. e) Asumir los compromisos de capacitacin necesarios para el buen desempeo de sus funciones. f) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comit. 2.1.4 Inhabilidades Siempre que un miembro del Comit considere que existe algn factor que impide su actuacin con la autonoma e imparcialidad necesarias, deber manifestarlo a los dems miembros del Comit, para que estos se pronuncien al respecto. En caso de que la inhabilidad sea aceptada por el resto de los miembros del Comit, se designar un suplente. Si la persona que presenta la queja o cualquiera de los miembros del Comit manifiesta (recusa), con razones vlidas a juicio de los dems miembros del mismo, motivos que afecten la autonoma o la imparcialidad de alguno de sus miembros para decidir en un caso concreto de actuacin del Comit, se proceder de la misma forma que en el punto anterior. Causales de retiro

2.1.5

Son causales de retiro de los miembros del Comit de Convivencia Laboral, las siguientes: 1. La terminacin del contrato de trabajo 2. Haber sido sujeto de la imposicin de sancin disciplinaria por falta grave, como trabajador 3. Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comit 4. Faltar a ms de tres (3) reuniones consecutivas
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5. Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden como miembro del Comit 6. La renuncia presentada por el miembro del Comit

Pargrafo: La decisin de retiro en los casos 2, 3, 4 y 5 debe ser adoptada por el resto de miembros del Comit, e informada a quienes lo eligieron.
2.1.6 Reemplazos temporales y definitivos Los representantes, tanto del empleador como de los trabajadores, debern tener suplentes designados en la forma prevista en el numeral 2.1.1, los cuales, como suplentes numricos, sern convocados por el resto de miembros del Comit en los eventos de ausencias temporales o definitivas de algunos de sus miembros principales.

Pargrafo: Son suplentes numricos los convocados en el orden de votacin en que hayan sido elegidos.
En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros suplentes, estos se escogern, en orden de votacin, entre los dems candidatos inscritos para la eleccin de miembros del Comit.

3. CAPITULO TERCERO FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL 3.1 Instalacin Una vez elegidos los miembros del Comit, se proceder a la instalacin formal del Comit, y de dicha instalacin se dejar constancia en un acta. De igual manera, en este acto se absolvern los siguientes puntos: a) Nombramiento del coordinador del Comit b) Firma de clusulas de compromisos de confidencialidad y reserva c) Definicin de fechas de reuniones segn la periodicidad prevista en el captulo especial del RIT d) Aprobacin del reglamento de funcionamiento del Comit e) Los dems temas que los miembros quieran tratar

Pargrafo: De la instalacin del Comit debe informarse a toda la comunidad laboral.

3.2 Funciones del coordinador a) Recibir, mediante el mecanismo establecido, las sugerencias, propuestas o comunicaciones en general, que presente la comunidad laboral, sobre los temas propios de competencia del Comit. b) Convocar las sesiones del Comit y presentar los asuntos sometidos a su consideracin. c) Responsabilizarse por el archivo de documentos y actas del Comit. d) Citar a las personas que el Comit determine para efectos del cumplimiento de sus funciones. e) Coordinar la elaboracin de las actas correspondientes a las sesiones del Comit, preservando la debida confidencialidad. f) Moderar las sesiones del Comit, dando desarrollo ordenado a los temas, segn agenda. g) Las dems que la ley, normas reglamentarias o autoridades competentes le asignen.

Pargrafo: En caso de ausencia temporal o definitiva del coordinador, el Comit proveer su

reemplazo. 3.3 Capacitacin para los miembros del Comit El Comit fijar fecha para realizar una capacitacin conjunta de todos sus miembros en los aspectos ms relevantes de la Ley 1010 de 2006. Cada vez que al Comit se integre un nuevo miembro, ste deber recibir dicha capacitacin, para asegurar su idneo desempeo dentro del rgano. 3.4 Apoyo interdisciplinario Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comit podr solicitar apoyo a especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicologa y derecho, entre otros, garantizando en todo caso la confidencialidad de los temas all tratados mediante la suscripcin de las clusulas contractuales correspondientes.

4. CAPTULO CUARTO METODOLOGA DE LAS SESIONES DEL COMIT

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4.1. Clasificacin de las reuniones

Reuniones ordinarias:

Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez al mes, conforme a lo dispuesto por el numeral 2 del artculo 3, Captulo XIX, del Reglamento Interno de Trabajo.

Reuniones extraordinarias:

Cuando los miembros del Comit consideren que deben reunirse en fechas adicionales a las ordinarias, estas constituirn sesiones de este tipo. Podrn ser convocadas por el Coordinador del Comit o por un mnimo de dos (2) miembros del mismo. 4.2 De la validez de las Reuniones El Comit slo podr sesionar con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de los cinco (5) miembros elegidos por los trabajadores, junto con el representante de la Universidad o su delegado para tal efecto. 4.3 De las actas De cada reunin se elevar un acta en la cual se sealar la naturaleza de la reunin, la fecha y lugar de reunin y los asuntos tratados. Toda acta deber ser firmada por los miembros del Comit que asistieron a la reunin correspondiente. Para la conservacin de las actas se implementar un archivo confidencial especial que ser de libre consulta para los miembros del Comit. Este archivo se encontrar bajo la custodia de la Direccin General de Recursos Humanos de la Universidad. 4. 4 Decisiones del Comit El Comit adoptar en principio decisiones por la va del consenso; sin embargo, en caso de no llegarse a l, las decisiones se tomarn a travs del sistema de mayora simple. En caso de existir empate, se llamar a un miembro suplente del Comit, de conformidad con el orden de votacin, para que con su voto se dirima el empate.

Pargrafo: Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el consentimiento de

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todos los miembros.

5. CAPTULO QUINTO DE LAS FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL 5.1 Funciones preventivas A nivel preventivo, el Comit tendr las siguientes funciones:

5.1.1 A nivel de capacitacin, el Comit podr realizar las siguientes actividades:

5.1.2 Campaas de divulgacin preventivas del acoso laboral Conversatorios Capacitaciones sobre la normatividad y la legislacin pertinentes

A nivel de espacios de capacitacin, el Comit podr organizar crculos de

participacin o grupos de similar naturaleza, cuyos objetivos sean: Brindar espacios para la evaluacin peridica de la vida laboral de la Universidad en funcin del trato digno y respetuoso Promover la construccin conjunta de valores y hbitos que promuevan el buen trato laboral

5.1.3 A nivel de canales de comunicacin, la Universidad definir canales de comunicacin claros con el fin de: Permitir a los trabajadores expresar ideas, sugerencias o preocupaciones sobre la vida laboral Promover la coherencia operativa y la armona funcional, que faciliten y fomenten el buen trato laboral al interior de la Universidad.

5.1.4 A nivel de evaluacin del clima laboral, el Comit podr proponer o hacer
recomendaciones al respecto. 5.2 Funciones correctivas: Trmite de las quejas por etapas Primera etapa: Recepcin de la queja El Comit recibir las quejas interpuestas por los empleados de la Universidad, a travs de cualquiera de los siguientes mecanismos, los cuales propenden por garantizar la confidencialidad en el proceso:
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a) b) c) d)

A travs del diligenciamiento del formato diseado para tal efecto, el cual hace parte del presente Reglamento (Anexo No.1), depositado en el buzn ubicado en la Direccin General de Recursos Humanos. Diligenciamiento y remisin del formato anteriormente relacionado, a travs de la pgina Web: www.javeriana.edu.co/comiteconvivencia Por la solicitud expresa dirigida a alguno de los miembros del Comit de requerir la intervencin del mismo en algn asunto particular. Por cualquier otro mecanismo que sea desarrollado por parte de los miembros del Comit, en ejercicio de su funcin de solucin de situaciones constitutivas de acoso laboral.

Segunda etapa: Calificacin previa El Comit deber verificar la informacin de la queja, revisando si las conductas encajan en lo previsto en los artculos 2 7 de la ley 1010 de 2006. Para dar cumplimiento a la funcin anteriormente dispuesta, el Comit podr apoyarse en el concepto del asesor jurdico de la Universidad, que en este caso actuar en calidad de perito. Si la conclusin del Comit es que el asunto no corresponde a la legislacin sobre acoso laboral, as se lo har saber al interesado mediante escrito confidencial. Si por el contrario, la conclusin es que el asunto encaja dentro de la temtica del acoso laboral, el Comit deber pasar a la siguiente etapa del trmite, que es la correspondiente a la verificacin de los hechos. Tercera etapa: Aspectos probatorios Los miembros del Comit deben realizar actividades tendientes a verificar, con las pruebas del caso, las circunstancias en que los hechos han ocurrido. Las sesiones probatorias debern adelantarse haciendo saber, tanto al trabajador que presenta la queja, como al presunto acosador, que este es un escenario en el que en primera instancia se pretenden construir soluciones negociadas para lograr un buen ambiente laboral en la Universidad. Cuarta etapa: Decisiones Los miembros del Comit debern construir la frmula conciliatoria o la decisin que juzguen adecuada para superar las situaciones que fueron sometidas a su consideracin, y comunicarla por escrito a las partes; as como a las autoridades competentes de la Universidad, cuando fuere el caso.

El Comit tendr un trmino mximo de dos meses para responder a una queja por acoso laboral, contados a partir de la fecha en que la misma fue presentada. Las vacaciones colectivas de la Universidad suspenden dicho trmino.

6. CAPTULO SEXTO RELACIN DEL COMIT CON LAS AUTORIDADES 6.1 Relacin con las autoridades administrativas

Recibir y atender, a travs del coordinador del Comit, las conminaciones que le formulen las autoridades administrativas: Acreditando el trmite adelantado con respecto a las quejas Comprometindose a iniciar el trmite, si no ha recibida la queja previamente Acreditando las actividades pedaggicas llevadas a cabo para prevenir el acoso laboral Acreditando la realizacin de terapias o estrategias grupales o institucionales para el mejoramiento del clima laboral

6.2

Relacin con las autoridades judiciales

Acreditar ante el juez que est adelantando el trmite sancionatorio, promovido por un extrabajador (renuncia por acoso laboral) o por un trabajador (demanda por acoso laboral): Los procedimientos preventivos llevados a cabo en el caso especfico Los procedimientos correctivos llevados a cabo en el caso especfico La ausencia de conocimiento del caso, si a ello hubiere lugar

7. CAPTULO SPTIMO VIGENCIA Y MODIFICACIONES 7.1 El presente Reglamento rige a partir de su publicacin y podr modificarse con la intervencin de los miembros del Comit mediante decisin adoptada a travs de una reunin especial.
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Bogot, D.C, junio 7 de 2007

LUZ MARINA ALZATE MEDINA Coordinadora del Comit

AURA BERNARDA PARRA SANTOS Representante de la Pontificia Universidad Javeriana

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ANEXO FORMATO PARA INTERPONER QUEJAS POR ACOSO LABORAL O PRESENTAR SUGERENCIAS ANTE EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
NOMBRE: (NO SE ACEPTAN ANNIMOS) CORREO ELECTRNICO: EXTENSIN TELEFNICA: DEPENDENCIA: QUEJAS Si usted quiere presentar una queja, diligencie los siguientes espacios. Si va a presentar una sugerencia diligencie slo el espacio diseado para ese propsito DOCUMENTO DE IDENTIDAD: (C.C /C.E) FECHA DILIGENCIAMIENTO: DD: ____ MM: _____ AA:_____ CARGO:

RELACIN DE LOS HECHOS CONSTITUTIVOS DE LA QUEJA: Deben incluirse todos los elementos en los que se identifiquen las circunstancias de sujeto (quin o quines), tiempo (cundo), modo (cmo) y lugar (dnde). ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ (De ser necesario el Comit podr solicitarle posteriormente la ampliacin de la informacin ofrecida) CUENTA USTED CON ALGUNA PRUEBA? (Cul(es)?) ____________________________________________ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SUGERENCIAS
ORIENTADAS A LA ACTIVIDAD DE PREVENCIN DE LAS SITUACIONES DE ACOSO LABORAL (Capacitacin,

divulgacin): ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________

ORIENTADAS A LA ACTIVIDAD DE CORRECIN DE SITUACIONES DE ACOSO LABORAL (Manera de hacer conocer las quejas, proceso de investigacin del Comit o circunstancias similares)

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