Manual Procedimiento Control Organizacion Expedientes

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALIA (SINAF)
DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL
Fecha de elaboracin Agosto 28 de 2008
Fecha de Revisin /Actualizacin Mayo 23 de 2011
Versin 01
Elaborado por Departamento de Gestin de la Informacin y Estudios Responsable del Archivo Central de Pichincha Dr. Gustavo Proao Pozo.
Revisado por Jefe del Departamento de Gestin de la Informacin y Estudios Dr. Telmo Molina Cceres
Aprobado por
Director de Actuacin y Gestin Procesal
Dr. Julio Cesar Molina
Dr. Freddy Gonzlez Quelal
Jefe del Departamento de Evaluacin y Quejas
Dra. Lourdes Pinos
Los derechos de propiedad intelectual del presente Manual pertenecen a la Fiscala General del Estado. De acuerdo a la Ley de Propiedad Intelectual se prohbe su reproduccin total o parcial.
NDICE
CONTENIDO
Contenido........................................................................................................................4 autorizacion....................................................................................................................4 PRESENTACION...............................................................................................................7 INTRODUCCIN...............................................................................................................8 37 REFERENCIA BIBLIOGRAFICA..............................................................................64
AUTORIZACION
PRESENTACION
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La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal, consciente de la necesidad de instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar los expedientes que generan las Fiscalas y Unidades del Pas, coloca al alcance de los encargados de los archivos y dems funcionarios de la Fiscala General del Estado, el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES, documento tcnico normativo de la gestin institucional que describe la estructura, objetivos y procedimientos a seguir en la organizacin de los expedientes y documentos de Archivo. Este Manual explica paso a paso el manejo de los expedientes, siendo una herramienta normativa que se utiliza para garantizar la integridad de los documentos de archivo y de su conjunto, durante la aplicacin de procesos tcnicos de archivo y actividades investigativas que se realizan en el mismo. El manual establece principios, responsabilidades, elementos de control y normas que deben ser respetadas en el manejo de los expedientes y documentos de archivo de la institucin y del uso de las instalaciones que los resguardan.
DOCUMENTACION PROCESAL DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL FISCALA GENERAL DEL ESTADO QUITO ECUADOR 2011
INTRODUCCIN
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El presente Manual es de observancia general y pretende dinamizar las funciones, actividades y tareas especficas que compete a los encargados de los archivos determinando sus deberes, responsabilidades y obligaciones para las que han sido designados, ya que es indispensable que se utilice un mtodo ordenado y lgico para conservar, custodiar y buscar con facilidad la documentacin existente. Este manual servir como instrumento de informacin y consulta, el cual ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos sealados por la Secretara General y por la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal. Este documento estar sujeto a una actualizacin permanente, por lo cual no constituye un documento final, sino un instrumento de apoyo cuya vigencia quedar determinada por medio de revisiones peridicas. La informacin que contiene el mismo fue producto del anlisis de documentos, estudios y entrevistas directas realizadas a los funcionarios encargados de los archivos. Su implementacin y seguimiento ser responsabilidad del Departamento de Gestin de la Informacin y Estudios de la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal. Este manual presenta una visin general de la estructura de los archivos, precisa el objetivo y las funciones de cada una de las secciones que la integran, lo cual permite conocer y delimitar las responsabilidades asignadas a cada seccin. Se ha conformado el Sistema Nacional de Archivos de Fiscalas (SINAF), que establece las etapas y procesos por los cuales pasan los expedientes en cada archivo, asegurando el mantenimiento adecuado de sus documentos, garantizando su integridad fsica y funcional, a fin de planificar la poltica archivstica y poder coordinar la red de Archivos Provinciales integrados en el Sistema, logrando modernizar la gestin documental en la institucin. El desarrollo de este Manual es el resultado de la colaboracin y participacin de los diferentes funcionarios encargados de los Archivos Centrales de las Fiscalas Provinciales y de manera especfica de un equipo de trabajo integrado por el Departamento de Gestin de la Informacin y Estudios, quienes participaron en la elaboracin del mismo. Esto implic la realizacin de constantes reuniones de trabajo en los diferentes archivos de las Fiscalas Provinciales, as como el esfuerzo
coordinado y participantes.
el
intercambio
de
ideas
propuestas
entre
los
El contenido del manual, los ejemplos y las ilustraciones recalcan los procedimientos y conocimientos bsicos de archivo que todo funcionario necesita conocer a fondo, aunque el propsito fundamental del mismo es servir como gua y fuente de consulta para cualquier persona que lo requiera. No dudamos que la correcta aplicacin de esta normativa tcnica ayudara en el registro, trmite, organizacin y depuracin de los expedientes y dems documentos. Su permanente seguimiento, permitir contar con una herramienta til de trabajo para el desarrollo de nuestra Institucin.
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1.DEFINICION
Una de las teoras sobre la evolucin de la palabra archivo establece su origen en el vocablo latn archivium que derivara, a su vez, del griego arkein (residencia del arconte) y que designaban, tanto el lugar donde se custodian los documentos, como el conjunto de documentos all conservados. Como vemos, ya desde un principio, la idea de "archivo" va ligada a la de Administracin. De entre las definiciones tcnicas, cabe destacar la definicin de Mara Antonia Heredia Herrera que define como ... uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma, soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente para la Historia Archivar significa guardar de forma ordenada los documentos o expedientes, de forma lgica y eficaz que permita su posterior ubicacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario.
2.
OBJETIVOS
Establecer normas, procesos y responsabilidades para el manejo, resguardo y custodia de los expedientes y documentos que generan las diferentes Fiscalas del pas, asegurando el mantenimiento y conservacin adecuado de los mismos, garantizando su integridad fsica y funcional, y las relativas a otros aspectos del tratamiento automatizado de la documentacin y la informacin. a) Proporcionar al personal de la Fiscala General del Estado una herramienta administrativa que contenga en forma ordenada, secuencial y detallada, los procedimientos administrativos de cada archivo, dotando de esta manera a la institucin de un proceso de gestin documental de aplicacin general
3. MISIN
Administrar, custodiar y conservar los expedientes y dems documentos de manera eficaz, estableciendo polticas de organizacin para los
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archivos de la institucin, con el fin de ofrecer a los funcionarios y a la sociedad en general, un servicio ptimo de informacin; estandarizando procesos de gestin, transferencia y guarda documental a travs de instrumentos y procedimientos adecuados.
4. VISIN
La visin del archivo es constituirse en una fuente de informacin confiable y altamente calificada en el manejo de la documentacin con un sistema moderno de registro de un archivo, de conformidad a los requerimientos de la Secretaria General y a los lineamientos que en la materia expida la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal, con el fin de transformar y superar el esquema del archivo tradicional para convertirse en un Archivo moderno, caracterizado por una efectiva gestin documental.
5. ALCANCE
Lo establecido en el presente Manual, es de aplicacin obligatoria y de estricto cumplimiento para todo el personal a cargo de los expedientes y documentos en los archivos de la Institucin.
6.
ORGANOS DE DIRECCION
Los rganos de Direccin son:
Secretaria General
Direccin de Actuacin y Gestin Procesal Jefatura de Gestin de la Informacin y Estudios Encargados de los Archivos Centrales
7.
MOBILIARIO DEL ARCHIVO
Las condiciones de mantenimiento de los expedientes y documentos en los diferentes Archivos, tanto en lo referente a materiales y accesorios para archivado, como el mobiliario que se utilice para ubicar los expedientes, son elementos importantes para una buena organizacin. Es importante conocer los tipos de mobiliario y materiales que se van adquirir para la conformacin del archivo. En cuanto a muebles, es imprescindible la adquisicin de escritorios, mesas de trabajo, escaleras,
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computadoras, impresoras, scanner, armarios, estanteras, anaqueles, etc., para almacenar y guardar en forma prctica, funcional y eficaz los diferentes expedientes y documentos. Entre el mobiliario ms utilizado tenemos: 1.-ARCHIVADORES: Consiste en un mdulo formado por dos o ms cajones, en donde se colocan los expedientes uno detrs del otro, organizados secuencialmente en carpetas colgantes. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita su localizacin logrando identificar los expedientes de cada serie documental. Son tiles para guardar las indagaciones previas y las instrucciones fiscales en trmite y se utilizan para hacer una primera ordenacin de los expedientes. Este mtodo prev evitar la fragmentacin y la mezcla de las series, brindando mayor visibilidad, exactitud y facilidad para archivar o encontrar los expedientes, adems de ocupar menos espacio. Este tipo de archivadores es el ms utilizado por el archivo de Fiscal. 2.- ESTANTERAS: Estas deben estar construidas en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente. La estantera no debe ir apoyada sobre los muros, se debe dejar un espacio de 20 cm entre estos y el estante. La estantera debe identificar la documentacin que contiene. En este mtodo las cajas que contienen los expedientes se van colocando una junto a la otra y cada caja llevara su respectivo membrete con los datos respectivos. Este mueble de archivo permite el acceso directo, tanto visual como manualmente. Si bien son muy adecuadas para guardar las cajas de cartn, no lo son para los expedientes, este mobiliario es utilizado por el Archivo Central. 3.- ESCALERAS: Las escaleras de aluminio resultan ser herramientas muy tiles, debido a que es un material muy liviano, por su practicidad y comodidad para transportarlas hacia cualquier lugar. En su mayora, el
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diseo de las escaleras de aluminio no suele tener una medida de ms de un metro, debido a que precisamente, son destinadas a tareas sencillas; sin embargo existen aquellas escaleras de aluminio que son extensibles y resultan muy tiles. La mayora de las escaleras de aluminio poseen sus escalones revestidos con PVC y plsticos antideslizantes, las cuales son muy convenientes por la seguridad que brindan al manejar las cajas de archivo. En el caso de que se trate de una escalera de aluminio extensible y se est trabajando a ms de cuatro metros de altura, siempre es recomendable el uso de un arns de sujecin para brindar mayor seguridad. Este sistema es utilizado esencialmente en el rea de Archivo Central.
A parte del mobiliario indicado anteriormente, el Archivo Central deber obligatoriamente poseer como artculos de uso frecuente, grapadoras y perforadoras industriales, guillotinas de papel y de ser factible una copiadora. De igual manera con el objeto de dejar constancia de la recepcin de los documentos y expedientes, el encargado del Archivo Central deber contar con sellos, como: recibido, devuelto, digitalizado y dems que requiera esta rea de acuerdo con sus funciones, en todos los sellos constara el logotipo de la Fiscala General del Estado.
8. MATERIAL DE ARCHIVO
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Un sistema de archivo est conformado por todos los materiales necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, existe una amplia gama de materiales, suministros y elementos auxiliares que son tiles de acuerdo con las caractersticas de la documentacin. Entre los ms utilizados tenemos:
1. CARPETAS DE CARTULINA (FOLDER): El uso de una unidad de conservacin o de almacenamiento (carpeta) adaptada al volumen y tamao de los documentos, garantiza la adecuada proteccin de los bordes y la unidad del expediente. Reciben este nombre las cartulinas dobladas en dos, que poseen una pestaa fija, que sobresale en la parte superior; en dicha pestaa se indica el contenido de la carpeta. Estas se utilizarn para guardar y ordenar los documentos los cuales estarn asegurados con binchas plsticas para una mayor duracin y proteccin del roce y la humedad. Se recomienda que una carpeta no exceda el volumen de 100 folios para un adecuado manejo del expediente y una mayor durabilidad de la unidad de conservacin. 2. CARPETA COLGANTE O SUSPENSIN: Es el mtodo especialmente recomendado para el archivo de Fiscal, se instalaran los expedientes de consulta frecuente en carpetas suspendidas. En este caso, los expedientes se introducirn en las carpetas suspendidas. Estas carpetas poseen un sistema interior de sujecin y se ubicaran en los archivadores metlicos de gavetas o cajones. 3. CAJA DE ARCHIVO: Los expedientes cuyo trmite hayan finalizado se guardaran en cajas de cartn hasta su transferencia al archivo central. El uso de cajas de archivo para almacenar las carpetas es el sistema ms adecuado para conservar los expedientes, estas cajas son fabricadas en cartn corrugado, las cuales
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vienen desmontadas y se arman al momento de su utilizacin, su tamao debe ser de 27cm de alto, 40cm de ancho y 12.5cm de profundidad. El nmero de carpetas que contenga cada caja debe ser proporcional a su capacidad de manera que se puedan extraer sin dificultad. En cada una de las cajas de archivo se colocara, por fuera, una etiqueta en la cual se describir los datos de los expedientes que contenga la caja, unidad productora (Fiscal), serie documental, Fiscala o Unidad, ao, nmero de carpetas, nmero de caja, adems de cualquier observacin importante, esto permite su eficiente ubicacin y recuperacin. Las ventajas que ofrece este sistema son: la proteccin y conservacin de los expedientes y su fcil almacenaje. 4. LOS BIBLIORATOS: Son carpetas de cartn, de lomo ancho con anillas metlicas, que servirn para archivar secuencialmente los expedientes o documentos que estn siendo utilizados diariamente. Existen diferentes modelos, colores y sistemas de visor, por lo que habr que elegir los que ms se adecuen a la documentacin que se ha de guardar. 5. ELEMENTOS AUXILIARES:
ETIQUETAS ADHESIVAS MVILES: Servirn como ndices o marcadores. Se utilizara slo para la ordenacin provisional de los documentos.
ETIQUETAS ADHESIVAS FIJAS DE DIFERENTES TAMAOS Y COLORES: Estn hechas para ir colocadas en las cajas y carpetas de archivo como indicadores de contenido. La utilizacin de diferentes colores permite diferenciar las series.
GANCHOS METLICOS (CLIPS, GRAPAS, BINCHAS): Si bien son materiales de oficina tiles, se oxidan en el corto plazo en presencia de humedad y generan manchas irreversibles en los documentos y rasgaduras por roce o extraccin inadecuada, por lo general se utilizara grapas solamente cuando se deban juntar menos de diez hojas, cuando se supere este nmero se les juntara con binchas preferentemente plsticas.
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9. DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

Para organizar un Archivo es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo, que a continuacin se detallan: LIBROS DE REGISTRO: El registro es el instrumento que presenta los resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desempeadas, su finalidad es conseguir un sistema de control y de garanta externa e interna de los documentos que se presentan y de los expedientes que se reciban o envan. Estos registros tienen un valor jurdico gracias al cual podr certificarse la existencia de un documento o expediente aunque este no se haya conservado. En la actualidad en las Fiscalas ya no se los utiliza porque el registro ahora se lo realiza en el sistema informtico, por lo que estos libros pasan a formar parte del Archivo histrico del Archivo Central.
EXPEDIENTES: Se entiende por expediente a la una unidad documental formada por un conjunto de documentos producidos por los sujetos intervinientes en el proceso y dems actuaciones realizadas en la investigacin, organizadas y agrupados bajo un mismo nmero, ordenados secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una caratula destinada a su individualizacin. De todo proceso se formar un expediente en el que se registrar las actuaciones emanadas por la Fiscala, que van desde la recepcin de documentos, hasta el armado y conformacin del expediente. ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE: La estructura del expediente debe ser lgica, coherente y secuencial, ordenndose los documentos de acuerdo con el procedimiento. Los criterios de formacin del expediente debern ser uniformes, lgicos, funcionales y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea. Cada expediente debe estar contenido en una carpeta o folder con su respectiva caratula, en donde se asentarn todos los datos que identifiquen dicho expediente, en el que constara:

El nombre de la Fiscala o de la Unidad El nmero nico de identificacin del expediente Identificar si se encuentra en Indagacin Previa o en Instruccin Fiscal Tipo de delito Fecha de Inicio
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Nombres y apellidos del denunciante Nombres y apellidos del ofendido o victima Nombres y apellidos del sospechoso o procesado Nombres y apellido del Fiscal que conoce la causa Nombres y apellido del Secretario de Fiscal Nombres y apellidos del Asistente de Fiscal Nombres y apellidos de los abogados defensores Numero de casilleros judiciales de las partes involucradas.
Se debe integrar cada documento en el expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta ms difcil hacerlo con acierto, pues la secuencia que se debe conservar en los folios ser ms difcil de mantener. La foliacin es imprescindible en los procesos de organizacin archivstica. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin (carpeta) y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad archivstica. El proceso de foliacin se lo realizara en lo posible con numerador automtico, caso contrario se debe numerar con esferogrfico las hojas y/o documentos que integran el expediente de acuerdo al orden que aparecen en el mismo. Esta indicacin se realiza en el ngulo superior derecho, primero se pone el nmero correspondiente y debajo, entre parntesis con letras se aclara el nmero. Si fuera necesario extraer un documento original del expediente, previa autorizacin del Fiscal se proceder al desglose del documento solicitado, para lo cual se dejaran copias debidamente certificadas del mismo, previo recibo en autos. Estos originales normalmente son entregados a los abogados de las partes que previamente solicitaron por escrito. De igual manera cuando se adjunte un documento al expediente se debe anular el espacio en blanco que pudiera haber en el ltimo folio del expediente ya formado, previo a la incorporacin de los documentos, esto se realiza trazando una lnea en diagonal cruzando el espacio libre. Este mismo procedimiento se realiza en las carillas de los documentos adjuntos que se incorporan, si stas estn en blanco. ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES: Para organizar los expedientes se colocaran en los archivadores o estanteras segn sea el caso, para su adecuado resguardo y conservacin, a partir de sus elementos bsicos de identificacin.
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Los elementos bsicos de identificacin son: Serie Documental Fondo documental Seccin Documental Nmero de expediente Ao
10. SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS DE FISCALIAS
(SINAF)
Es el conjunto ordenado de etapas y procesos por los cuales pasan los expedientes a cada archivo, asegurando el mantenimiento adecuado de sus documentos, garantizando su integridad fsica y funcional, a fin de lograr planificar la poltica archivstica y poder coordinar la red de archivos provinciales integrados en el sistema.
11. ESTRUCTURA
DEL SINAF
Por su manejo o uso los archivos de la Institucin se clasifican en.

Archivo del Fiscal General. Archivo del Fiscal Provincial Archivo de Fiscal Archivo Central
12. ARCHIVO DEL FISCAL GENERAL

Este Archivo estar conformado por los expedientes y procesos que investiga el Fiscal General de la Nacin, como titular de la accin penal publica en los delitos de fuero de Corte Nacional de Justicia.
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Estos expedientes estarn a cargo de la Secretaria General y una vez concluidos se conservaran y custodiarn en el rea designada para el efecto en el mismo edificio donde funciona el despacho del Fiscal General.
13 ARCHIVO DEL FISCAL PROVINCIAL

Este Archivo estar conformado por los expedientes y documentos a cargo de los Fiscales Provinciales, como titulares de la accin penal en los delitos de accin pblica respecto de personas con fuero de Corte Superior. De igual forma manejara un archivo de los expedientes que se encuentren en Consulta. Estos expedientes estarn bajo la custodia del Secretario Provincial, quien ordenar y clasificar los expedientes y documentos en todo lo que dispone el presente manual. Una vez concluidos se remitirn al Archivo Central y estarn organizados en un rea designada especficamente para su custodia.
14 ARCHIVO DEL FISCAL

Se entiende por Archivo de Fiscal, aquel en los que se conservan y custodian los expedientes activos mientras dura su trmite, desde que son recibidos hasta su conclusin, siendo el propsito su ubicacin y conservacin de forma segura, organizada tcnicamente, lo que facilita el acceso ordenado y la consiguiente agilizacin de las actuaciones. Estos archivos debern contar con los materiales y mobiliario necesario, que permitan un adecuado resguardo de los documentos y expedientes. Se entiende como documentacin propia de los expedientes, a las actuaciones procesales, los escritos o documentos aportados por las partes o terceros en cualquier soporte material y dems diligencias que se practiquen en el proceso. Los expedientes se conservaran bajo la custodia del Secretario/a y no podrn ser sacados del despacho sino es por orden del Fiscal. Una vez concluida su tramitacin se transferirn al Archivo Central bajo la responsabilidad del Secretario.
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FUNCIONES DEL SECRETARIO DE FISCAL
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El Secretario de Fiscal es aquel que da fe de las actuaciones de los Fiscales, con la finalidad de dotar de seguridad jurdica a los actos procesales que se realizan en la investigacin pre-procesal y procesal penal. En el ejercicio de esta funcin, dejarn constancia fehaciente de la realizacin de actos procesales en la Fiscala o ante ste y, de la realizacin de hechos con trascendencia procesal mediante las oportunas actas y diligencias. El Secretario que incumpliera sus deberes legales, podra incurrir en responsabilidad civil o penal, segn la intensidad del quebrantamiento del deber de probidad que requiere el ejercicio de la potestad que se le confa. Es deber moral de los Secretarios ejercitar sus funciones y atribuciones con probidad, imparcialidad e independencia, demostrando ejemplo de honestidad, como condicin fundamental de respetabilidad, proyectando una imagen de incorruptibilidad y seriedad. El Secretario dentro de sus principales funciones debe:
a)
Administrar, conservar y custodiar los expedientes y documentos que ingresan o salen de la Fiscala. Controla el expedientes. ingreso, transferencia, consulta y prstamo de
b)
c)
Autorizar a peticin escrita o verbal de una de las partes procesales o de sus abogados, la salida del expediente por el tiempo estrictamente necesario para fotocopiarlo, siempre y cuando el expediente se encuentre en etapa de Instruccin Fiscal, para lo cual acompaar al solicitante el empleado que administrativamente se comisione para el efecto. Dirige y controla el correcto desempeo de las funciones asignadas a los asistentes del Fiscal; Recepta todos los escritos y documentos que se presenten al Fiscal, para lo cual, pondr la respectiva fe de presentacin, indicando, lugar fecha y hora, adems de detallar los documentos que se anexen.
d)
e)
f) Dara la informacin necesaria solicitada por los usuarios o abogados, demostrando buena predisposicin, eficiencia, cortesa y celeridad; g) Las relaciones personales y funcionales entre los Secretarios de Fiscal y de stos con los asistentes, deben ser de respeto, colaboracin y
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ayuda mutua, sin descuidar la jerarqua y principio de autoridad en la conduccin de sus despachos. h) Solicitar y guardara los materiales y tiles de oficina, los mismos que quedarn bajo su responsabilidad, y de ser el caso realizara los pedidos de faltantes oportunamente;
i)
Sugerir al Fiscal las medidas que considere necesarias para la mejor organizacin y funcionamiento de su Seccin o Archivo. Las dems establecidas en las directrices y disposiciones internas.
j)
La ausencia del Secretario, con motivo justificado, ser suplida por el Asistente de Fiscal, designacin que la realizara el Fiscal y quedara constancia de esta designacin por escrito. Queda prohibido a los Secretarios retener los expedientes por ms tiempo del estrictamente necesario para la prctica de notificaciones o diligencias ordenadas. Realizada la notificacin o diligencia correspondiente los Secretarios debern devolver el expediente al archivo de Fiscal, el mismo da si el horario de labores de este no ha concluido y si ya concluy, al iniciarse las labores del da hbil siguiente.
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FUNCIONES DEL ASISTENTE DE FISCAL
Se atribuye a los Asistentes de Fiscal, la tarea de impulsar el procedimiento por medio de la ordenacin formal y material del expediente, para lo cual se le ha designado como funciones principales las siguientes:
a)
b) c) d)
e)
Desempea las funciones que el Fiscal le delegue y encomiende, adems deber mantenerle informado sobre el cumplimiento de las mismas; as como cumplir con todas las actividades que le asigne el Secretario de Fiscal. Registra los expedientes en el sistema informtico conforme a las directrices. Organiza y clasifica los expedientes conforme lo establecido en este manual. Facilita a los interesados o partes procesales los expedientes que soliciten para informarse de los mismos o para cualquier otro efecto legal, en los casos en que la Ley lo permita; El Asistente de Fiscal tramita y cuida que los expedientes a su cargo estn debidamente encarpetados, debidamente foliados en nmeros y letras, pudiendo formar cuerpos auxiliares cuando por su volumen el manejo de aquellos se dificulte.
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f) El asistente de fiscal atender a los usuarios, promoviendo la calidad y eficiencia en el servicio, con imparcialidad, legalidad y rectitud. g) Cada funcionario/a deber velar por el cuidado y la adecuada utilizacin del equipo y material asignados al despacho. h) El asistente de Fiscal deber revisar cuestiones de forma y fondo de los expedientes; adems est en la obligacin de tener a disposicin del Fiscal o de los Secretarios, los expedientes que estn bajo su responsabilidad por haberlos recibido. i) Comunica con regularidad a su superior inmediato (Fiscal o Coordinador/a), lo relacionado con el desempeo cotidiano del despacho fiscal. j) Tramita los expedientes desde el inicio hasta su conclusin (incluye recibir pruebas testimoniales, despacho de peticiones, oficios, etc.) Para la debida identificacin y control de los expedientes, llevara el sistema en un solo orden numrico. k) Las dems establecidas en las directrices y disposiciones internas.
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CLASIFICACION DEL ARCHIVO DE FISCAL
NOTICIAS DE DELITO.- Esta rea del archivo contiene todas las noticias de delito, (denuncias, partes policiales, recortes de prensa, etc.) independientemente de que se haya iniciado o no la fase de Indagacin Previa. Todas las noticias de delito, previa depuracin de copias, y que contengan hasta 20 fojas tiles, se archivarn en los biblioratos (carpeta grande), en orden numrico secuencial. Si una noticia de delito supera las 20 fojas y no se ha iniciado Indagacin Previa permanecer en el bibliorato. Los biblioratos se identificarn con un membrete en el lomo, ver (formato No. 1.) Los expedientes en Indagacin Previa que superen las 20 fojas, se guardarn, previa depuracin de copias, en carpetas de cartulina y, se identificaran con el nmero nico en la pestaa. Estarn ordenadas en forma numrica secuencial y se ubicarn en los archivadores metlicos de cajones; en lo posible y, a fin de brindar facilidad y agilidad al manejo del expediente, se utilizarn adicionalmente carpetas colgantes. INSTRUCCIONES FISCALES.- Las Instrucciones Fiscales debern llevar la carpeta preestablecida por la Institucin. Se conservarn en los archivadores metlicos de cajn, dentro de una carpeta colgante, que
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llevar el nmero nico del expediente en la pestaa. Estarn ordenados secuencialmente de adelante hacia atrs. De existir varios cuerpos se indicar en la pestaa el nmero de cuerpo. DESESTIMACIONES.- Si la denuncia fue desestimada, no es necesario quedarse con copias del expediente, ya que el original volver a la Fiscala una vez que el Juez disponga su archivo. Los oficios con los que se remiten las desestimaciones y el respectivo sorteo, debern guardarse en biblioratos con su respectivo membrete (formato No. 1), modificando la serie documental, en orden numrico; a los mismos se anexaran las boletas correspondientes. Se ubicaran en la respectiva estantera o anaquel. Una vez que el expediente desestimado sea restituido a la Fiscala, ste se guardara en las cajas de archivo que se identificarn con el membrete predefinido (formato No. 2), las mismas se remitirn con el acta respectiva al Archivo Central de cada Fiscala Provincial. CONVERSIONES.- Procede en los delitos que aceptan la conversin de la accin penal pblica a privada. Una vez que el juez de garantas penales apruebe la conversin, el Fiscal proceder a enviar inmediatamente el expediente original, dejando las respectivas copias de respaldo, las mismas que sern remitidas al archivo central, con el acta respectiva. ACUERDOS DE REPARACIN.- Una vez que se haya aprobado por parte del Juez de Garantas Penales, quien de aceptarlo, ordenar el archivo temporal o provisional de la causa hasta que se cumpla el acuerdo de reparacin, y una vez que el Juez conozca el cumplimiento ntegro del acuerdo, ordenar el archivo definitivo, para inmediatamente ser remitido al Archivo Central con la respectiva Acta de Entrega. SUSPENSIN CONDICIONAL DEL PROCEDIMIENTO.- En estos procesos se resuelven en audiencia pblica, en la cual, el Juez deber necesariamente imponer una o ms medidas condicionales al procesado. Estas medidas no pueden exceder de 2 aos en su plazo de cumplimiento. Durante la suspensin, se congelan los plazos de prescripcin de la accin y la preclusin de las etapas del proceso penal. Si se cumple tanto con las medidas y su plazo, el juez declara extinguida la accin penal. Una vez concedida la suspensin condicional del proceso, se suministra una copia de esta decisin al ofendido y a la Polica, para que intervenga cuando no se cumplan las medidas. La
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revocatoria se har en audiencia, para comprobar que no se cumplido con las medidas o los plazos de las mismas. La audiencia ser convocada por el Juez a peticin del fiscal o del ofendido. Si se la revoca, no se la podr pedir, ni mucho menor otorgar otra vez. Una vez concluido se proceder a enviar al Archivo Central con el acta respectiva. ARCHIVO PROVISIONAL.- Procede en todos los casos que lleguen a conocimiento del Fiscal, sea por denuncia, parte policial o cualquier otra va, siempre y cuando no se haya iniciado instruccin fiscal. Los expedientes donde el Fiscal hubiese dispuesto el Archivo Provisional de una investigacin, se remitir al Archivo Central en las cajas pertinentes y con el acta respectiva. En caso de encontrar nuevos elementos de conviccin, el Fiscal podr reabrir la investigacin, para lo cual mediante oficio solicitara al encargado del Archivo central el expediente para la reapertura y continuacin del trmite. En los casos en que el expediente encontrndose en el Archivo Central y una vez que se ha cumplido los plazos establecidos para ordenar el Archivo definitivo, se proceder a devolver el expediente al Fiscal que conoca la causa, para que solicite el Archivo definitivo del mismo. ARCHIVO DEFINITIVO DEL PROCESO.- En los expedientes donde se disponga que la investigacin sea archivada definitivamente, sern remitidos en cajas de cartn al Archivo Central con la respectiva acta. PROCEDIMIENTO ABREVIADO.- Se lo propone desde el inicio de la instruccin fiscal hasta antes de la audiencia de juicio. El procesado debe admitir el hecho y el sometimiento al procedimiento. La funcin del Tribunal de Garantas Penales es la de avocar conocimiento y resolver la adopcin o no de la pena, que no podr ser mayor a la propuesta por el Fiscal. Una vez que se encuentre concluido este procedimiento se remitir al Archivo Central cumpliendo con los mismos requerimientos enunciados anteriormente. PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO.- Procede en los delitos cuya pena mxima es de 5 aos de privacin de la libertad. El Juez de Garantas Penales debe consentir en el procedimiento; si no lo hace, se regresa a la va ordinaria. Si consiente, lo remite al Tribunal de Garantas Penales para que lo resuelva y sustancie en audiencia oral. El Tribunal deber convocar a la audiencia en 24 horas, si la persona est privada de su libertad, caso contrario, en 5 das. En su sentencia, el Tribunal podr aplicar una pena mayor a la pedida por el Fiscal. En los dos procedimientos anteriores se proceder a remitir al Archivo Central cumpliendo los requerimientos establecidos en este manual.
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18 PROCEDIMIENTO EN F. ADOLESCENTES INFRACTORES.

En esta Fiscala se aplicar el mismo sistema de clasificacin y ordenamiento de expedientes, con la excepcin de que se estar a lo dispuesto en el inciso tercero del Art. 317 del Cdigo de la Niez y Adolescencia en lo referente a la destruccin de los mismos. Por tal razn, se proceder a destruir los expedientes en los cuales el adolescente haya quedado en libertad, y tal informacin deber registrarse solamente en el respectivo sistema informtico. De la misma forma, se deber tener muy en cuenta el Art. 374 del mismo cuerpo legal que seala: Tratndose de delitos comunes la accin prescribe en dos aos. En las contravenciones prescribe en treinta das, por tanto, no es procedente guardarlos por ms tiempo del sealado. En lo que respecta a la organizacin y clasificacin de expedientes en la Etapa de Instruccin Fiscal, en la fase de Indagacin Previa, Desestimacin, etc., se estar a lo ms aplicable en este manual. Estos archivos estarn bajo la responsabilidad y custodia del Secretario/a de Fiscal.
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PROCEDIMIENTO EN LA FISCALIA ESPECIALIZADA DE TRANSITO
Esta Fiscala estar a lo dispuesto en este Manual en lo referente al ordenamiento, clasificacin y transferencia de los expedientes hacia el Archivo Central. En el local donde funcione el Archivo Central se designara un rea especfica para su clasificacin y custodia. Los mismos se remitirn en cajas de archivo por ao y por nmero de Fiscala.
20 PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE ACT. ADMINISTRATIVAS

Toda actuacin administrativa, conformara un expediente debidamente ordenado. Para ello es necesario que cumpla todas las formalidades descritas en este Manual. Por lo mencionado anteriormente toda
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actuacin administrativa tendr una ubicacin fsica en el Archivo Central. Los expedientes se ordenaran por ao y Nmero de expediente.
TRANSFERENCIA DEL FISCAL AL
DE
EXPEDIENTES
DEL
ARCHIVO
21 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO CENTRAL

Se entiende por transferencia el procedimiento mediante el cual los expedientes de forma organizada pasan de los archivos de la Fiscala Provincial o del archivo del Fiscal al Archivo Central. Sus objetivos principales son: Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeracin de expedientes en las oficinas liberndolos de aquellos cuyo trmite se encuentra concluido. Antes de realizar una transferencia, la persona responsable se pondr en contacto con el funcionario encargado del Archivo Central, informando acerca de la documentacin que quiere transferir y de su volumen, a fin de que el Archivo pueda valorar la disponibilidad de espacio y cualquiera otra circunstancia que pueda afectar a la transferencia, acordando conjuntamente los detalles y la fecha de la operacin.
21.1 REQUISITOS
La Transferencia de expedientes correr a cargo de las Unidades y Fiscalas Especializadas. El remitente deber asegurarse que la documentacin a transferir se encuentre en las condiciones adecuadas de conservacin, comprobando los siguientes aspectos:
a)
Los expedientes debern estar completos, foliados y debidamente organizados, sin que falte ningn documento. Debern estar libres de clips metlicos, grapas, anillas, carpetas de plstico, carpetas colgantes o cualquier otro elemento que pudiera
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b)
afectar su conservacin. Cada expediente deber tener su caratula o su carpeta de cartulina.

c)
El Secretario o funcionario encargado de la remisin de los expedientes se encargar de preparar los expedientes para enviarlos al Archivo Central de acuerdo a los procedimientos estipulados al efecto. Caso contrario en el Archivo Central, se depurara si no se ha hecho con anterioridad, eliminando todas las copias, duplicados, borradores y todos los documentos que no estn relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha constituido el expediente. Las carpetas colgantes sern sustituidas por carpetas de cartulina. Seguidamente los expedientes se guardarn en cajas de cartn debidamente identificadas, que no debern llenarse totalmente para permitir intercalar alguno que falte en la serie secuencial, evitando tambin dejar cajas semivacas. Cada caja incluir solamente los expedientes relativos a una misma serie documental, no debiendo mezclarse en una misma caja expedientes pertenecientes a series documentales distintas. Se Debe indicar que ningn expediente podr quedar dividido en dos o ms cajas. Los expedientes se guardarn siguiendo un orden numrico ascendente y secuencial, el Archivo Central no admitir documentacin suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas. En los casos de documentacin que, por su tamao o caractersticas, no pueda ser introducida en las cajas normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de acuerdo con las normas del Archivo Central. Finalmente se enviaran las cajas con su respectiva rotulacin y con los datos establecidos en el (formato No 2) con el propsito de que el encargado del Archivo Central pueda identificarlos dentro de la transferencia y cotejar el contenido de los mismos con los datos constantes en el acta respectiva. Los expedientes transferidos utilizaran el Formulario de Registro de Transferencia de Archivos (Formato No. 3), con dos ejemplares, y la recibir el encargado del Archivo Central, quien verificar su contenido; de faltar fsicamente algn expediente que conste en el formulario, el encargado dejar constancia de aquello.
d)
e)
f)
g)
h) Es responsabilidad del encargado del archivo remitente la integridad de los expedientes y la documentacin contenida en las cajas.
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i)
Los encargados de los archivos llevaran un registro de las actas de transferencias.
TRANSFERENCIA PRIMARIA
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ARCHIVO DE FISCAL (Activo)
PROCESO INTERMED IO (SemiActivo)
ARCHIVO CENTRAL (Pasivo)
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ARCHIVO CENTRAL
Es la Unidad administrativa donde se guardan los expedientes transferidos por los diferentes archivos de la Institucin. El mismo est conformado por el Archivo Intermedio y el Pasivo. Se excluyen de este archivo los registros y cualquier otro documento que no se encuentre agregado a un expediente. Este Archivo estar bajo la direccin de la persona designada por la Institucin. El mismo funcionar en la capital de cada Fiscala Provincial. La misin del Archivo Central es administrar los expedientes de toda la Institucin conservando y custodiando adecuadamente los procesos a su cargo, facilitando y agilitando su uso, mediante la incorporacin de nuevas tecnologas.
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23 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL

El funcionario encargado de la Administracin del Archivo Central, como responsable de un Sistema de Archivo Institucional, es quien debe dirigir cada paso que se de en toda actividad archivstica, debe poseer conocimientos en gestin documental, organizacin y mtodos de archivo, as como formacin bsica en derecho penal; se regir y dar estricto cumplimiento a las disposiciones y procedimientos que establece el presente Manual. El Archivo Central est a cargo de un funcionario altamente calificado, capaz de administrar y desempearse en las reas archivsticas. Se debe establecer la cantidad de funcionarios que se requiere para las labores propias de esta dependencia, teniendo en cuenta variables como servicios, estado de organizacin y volumen de la masa documental. El personal vinculado debe tener vocacin hacia el trabajo archivstico, poseer conducta intachable y seguir los ms rigurosos principios de tica. Entre las principales funciones destacamos las siguientes:
a) b)
Asume bajo su responsabilidad el Archivo Central Provincial. Recibe, clasifica e identifica las series documentales de los expedientes que recibe de las Unidades operativas y de las Fiscalas especializadas. Custodia, resguarda y conserva los expedientes provenientes de los diferentes archivos.
c)
Est sujeto a lo dispuesto en el Reglamentos de Rgimen Disciplinario de la Institucin, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales por prdida, sustraccin o deterioro, que comprometa la integridad de la informacin contenida en los expedientes. e) Establece los mecanismos necesarios para que las dependencias del Archivo Central cuenten con las instalaciones, equipos y materiales necesarios. f) Vigila la correcta aplicacin de las polticas archivsticas que emita la Direccin Nacional de Actuacin y Gestin Procesal y la Secretaria General. g) Cuida y resguarda los bienes muebles y materiales de oficina que estn bajo su responsabilidad, as mismo solicita oportunamente el material faltante para el desempeo cabal de sus funciones.
d)
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h)
i)
j)
k) l) m)
n)
o)
p) q)
Dirige, asesora y capacita tcnicamente al personal que labora en el Archivo Central, y que est bajo su cargo y responsabilidad. Proporciona a los usuarios y funcionarios de la Institucin, la informacin que requieran en forma oportuna, eficaz y eficiente. Lleva registros ordenados y actualizados, entre otros, los siguientes: 1) Carpeta de Registro de Transferencia de Archivos. 2) Carpeta de Registro de Reapertura de causas. 3) Carpeta de Registro de Prstamo y Consultas. Elabora y organiza el cronograma de transferencia de archivos. Registra en el Sistema informtico los datos necesarios de los expedientes que ingresan en el Archivo Central. Realiza informes mensuales, trimestrales o anuales segn solicite la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal o la Secretaria General, de las labores y evolucin archivstica de la Institucin. Propone a la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal sugerencias de cambios debidamente justificados, en base a un informe que analice las fallas detectadas y las recomendaciones del caso. Cumple estrictamente las disposiciones y procedimientos establecidos en las diferentes directrices que se impartan sobre esta materia. Ingresa y digitaliza los expedientes que se encuentran actualmente en el Archivo, as como los que vayan ingresando diariamente. Realizar las dems funciones que le encomiende directamente la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal.
En lo que respecta a los Archivos de las Fiscalas Cantonales, estos organizaran su propio Archivo segn las normas establecidas en este Manual, esto, con el objeto de brindar una atencin oportuna al usuario, evitando el traslado innecesario a las Capitales Provinciales. Estos Archivos estarn bajo la supervisin y direccin del encargado del Archivo Central de cada Fiscala Provincial.
24 INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD EN EL ARCHIVO CENTRAL

En materia de infraestructura, se proveer de espacios adecuados para la conservacin y custodia de los expedientes. Por tal razn, cada Fiscala Provincial contar con su propia rea de Archivo Central que funcionara en el mismo edificio donde laboran las Fiscalas y Unidades productoras de expedientes.
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El rea del Archivo Central debe disponer de suficiente espacio fsico, fcil acceso para los funcionarios, estar dotado de medidas de seguridad apropiadas, encontrarse lejos de fuentes de calor, combustin, gas o humedad. Las estanteras, anaqueles y dems mobiliario deben ser metlicos e incombustibles y los ambientes se dotarn de sistemas de deteccin y extincin de incendios que garanticen su correcto funcionamiento, adems se deber realizar mantenimientos preventivos por lo menos dos veces al ao. Los sistemas de extincin deben ser capaces de preservar la integridad de la documentacin, por lo que se excluir el empleo de agua o espuma. Se debe prever la posible ocurrencia de situaciones de emergencia (incendios, inundaciones, terremotos, etc.) y estructurar un plan de atencin en situaciones de desastre. El accidente ms frecuente es el incendio, dada la combustibilidad de los soportes. Por tal razn los Archivos Centrales a ms de los sistemas mencionados anteriormente debern estar equipados con extinguidores de incendio. Se instalarn sistemas de seguridad con la finalidad de detectar la presencia de intrusos, rejas en las ventanas, y las puertas irn dotadas con cerraduras. Los pisos, muros, techos y puertas debern tener alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin, y estar construidos en material incombustible. No se recomienda el uso de alfombras o similares porque son materiales inflamables y albergan con facilidad polvo y microorganismos nocivos para el archivo y los usuarios; para esto se realizaran fumigaciones permanentes, con el fin de prevenir la proliferacin de microorganismos que pongan en riesgo los documentos depositados y especialmente la salud de quienes laboran en los Archivos Centrales.
25 QU DEBE UTILIZAR EL PERSONAL DE ARCHIVO CENTRAL

El personal que labora en el Archivo Central debe contar con el material necesario para la proteccin de su salud fsica, para lo cual se le destinara los implementos de proteccin personal necesarios para desempear correctamente sus funciones, para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el trabajo.
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26 CONDICIONES AMBIENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL

Los expedientes de archivo requieren el tratamiento y las condiciones de conservacin que garanticen la perdurabilidad de sus soportes y la legibilidad de la informacin contenida en los mismos. Continuamente los documentos de los expedientes son sometidos a diversas circunstancias que afectan su preservacin, manipulacin indebida, condiciones ambientales inapropiadas, deterioro microbiolgico, inseguridad y cualquier otro factor que atente contra la integridad del expediente. Las condiciones ambientales y los mtodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la preservacin de documentos y expedientes. Las condiciones climticas en los archivos de la Regin Costa y Oriente no son de las mejores para la conservacin del papel, por lo que el control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas preventivas. La primera medida, cuando se reciben los expedientes en el rea de admisin y registro, es revisarlos, para comprobar su estado fsico, estado de contaminacin o deterioro. Si los expedientes estn en mal estado, se debe analizar el tipo de dao que muestran, estos pueden producirse por la accin de: Humedad, hongos, microorganismos, roedores, bacterias, incorrecta manipulacin, etc. Para conseguir buenas condiciones de almacenamiento, se recomienda:
a) b)
Almacenar los expedientes cajas de archivo en estanteras de metal. Separarlos del suelo, por lo menos 15 20 centmetros.
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c)
No se debe colocar las cajas directamente contra las paredes, sino separadas de ellas por lo menos 7,5 cm. para facilitar el flujo de aire a su alrededor y evitar que se produzcan bolsas de aire hmedo. En general, se debe mantener una buena circulacin de aire en los depsitos. No almacenar los libros, biblioratos u otros de manera horizontal. Se recomienda la posicin vertical, no deben quedar inclinados hacia un lado u otro, porque as se deforman. La inclinacin puede evitarse procurando que los estantes queden llenos, pero sin apretar tanto los biblioratos o libros porque pueden daarse al ser retirados. que afectan frecuentemente a los
d)
Entre los factores externos expedientes se encuentran: TEMPERATURA
La temperatura es la medida de una propiedad fsica que, en s misma, no puede causar daos directos a los materiales. El dao a los documentos o expedientes se produce por la exposicin a temperaturas incorrectas. La temperatura promedio para el cuidado y conservacin del papel es entre 16 C y 21 C. con una fluctuacin de 4 grados. Para los documentos en formato electrnico (CD-ROM, casetes de video, etc.): entre 18 C y 20 C.
HUMEDAD De igual forma la humedad relativa aceptable oscila entre 45 % y 50 % con una fluctuacin diaria del 5 %. La humedad se clasifica en: Humedad excesiva (superior al 75%): Puede provocar crecimiento de moho. Humedad permisible: Para los documentos impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y piel: entre el 50% y el 60%; para los documentos en formato electrnico (disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): de un 30% a un 40%. Se ha comprobado cientficamente que cuanto menor sea la temperatura y la humedad relativa de los depsitos, mejor conservar el papel su resistencia fsica y su apariencia. Al reducir los niveles de temperatura y humedad relativa se frena tambin el desarrollo de plagas biolgicas.
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Se deben evitar las fluctuaciones importantes y frecuentes de las condiciones ambientales. Cualquier cambio de las condiciones del ambiente ms all de los niveles de temperatura y humedad aconsejados, debe ser ligero y gradual. Las fluctuaciones de la humedad pueden provocar cambios dimensionales en algunos documentos. Estos cambios pueden producir tensiones, as como provocar grietas o deformidades. Las condiciones ambientales de todas las reas deben ser vigiladas adecuadamente con equipos fiables. Los instrumentos se deben colocar por encima del nivel del suelo, lejos de los respiraderos y de los equipos de calefaccin, enfriamiento y humidificacin, as como de las puertas y las ventanas. Es de vital importancia recordar que la temperatura y la humedad estn ntimamente ligadas y que la correccin de un factor puede alterar el equilibrio de otros elementos importantes - por ejemplo, un extractor de humedad puede generar suficiente calor como para que se requiera un enfriamiento adicional. En los Archivos Centrales de las Fiscalas de la Regin Costa y Oriente se procurara adquirir un extractor de humedad, a fin de que con estos equipos se pueda extraer diariamente la humedad del ambiente.
27 PROCESO INTERMEDIO EN EL ARCHIVO CENTRAL.El proceso intermedio de Archivo se cre como un paso de lnea del Archivo Central, al que se transfieren los expedientes de los diferentes archivos; en el que permanecen hasta su depuracin, ordenacin, clasificacin, descripcin y seleccin, para ser transferidos al Archivo Pasivo. Para la depuracin de los expedientes se realizaran los siguientes pasos:
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a) Se recibe la caja de Archivo con los expedientes y con la hoja de trasferencia. b) Se verifica por parte del encargado del Archivo Central el contenido y el nmero de expedientes que se han remitido conforme al acta.
c)
Se ubica la caja de archivo con los expedientes o documentos en el rea donde se realice el proceso intermedio, empezando por quitar las grapas, clips, binchas, piolas, etc., para continuar extrayendo las copias repetidas o sobrantes, igualmente se verificara que el expediente o documentos estn debidamente foliados, finalmente se proceder a igualar las hojas con la guillotina de papel.
d) Finalmente una vez que estn depurados los expedientes se clasificara los expedientes para inmediatamente guardarlos en las cajas de archivo para que sean ubicadas en la estantera correspondiente. El Archivo intermedio estar conformado por reas organizadas de la siguiente manera: REA DE INDAGACIONES PREVIAS.- Por nmero de caso, en forma cronolgica, por mes, ao y se guardarn en biblioratos. REA DE SOBRESEIMIENTOS.- Por tipo de sobreseimientos: provisionales y definitivos. Cada tipo de sobreseimiento se separar y ordenar por nmero de Juzgado, nmero de juicio y ao de resolucin. REA DE DESESTIMACIONES.- Por Juzgado, Nmero de sorteo del juzgado, ao de desestimacin. REA DE PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS.- Por nmero de juzgado o tribunal, nmero de juicio y ao de resolucin. REA DE PROCEDIMIENTOS ABREVIADOS.- Por nmero de Juzgado o Tribunal, nmero de juicio y ao de resolucin. REA DE ACUERDOS REPARATORIOS.- Por nmero de juzgado o tribunal, numero de juicio y ao de resolucin. REA DE CONVERSIONES.- Por nmero de Juzgado, nmero de juicio, y ao de conversin.
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REA DE EXPEDIENTES CON SUSPENSIN CONDICIONAL DEL PROCEDIMIENTO.- (Extincin de la accin) Por nmero de Juzgado, numero de juicio y ao de disposicin de la suspensin condicional. REA DE EXPEDIENTES CON ARCHIVO PROVISIONAL Y DEFINITIVO DE LA INVESTIGACIN.- Por nmero de juzgado, nmero de juicio y ao del archivo provisional o definitivo segn sea el caso. De igual forma se organizaran las reas de los Archivos de Transito, Adolescentes Infractores y todas las dems reas que se requieran.
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ARCHIVO PASIVO
Al Archivo Pasivo se trasfieren los expedientes luego del proceso intermedio, los cuales han perdido vigencia o vida operativa, cuya consulta por parte de los funcionarios y usuarios es menos frecuente. Sern ordenados, clasificados y seleccionados, y permanecern archivados en esta rea, hasta su digitalizacin. Estarn protegidos en cajas de archivo, que se ubicarn en las estanteras con su respectiva codificacin.
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CODIFICACION DE ESTANTERIAS
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30 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO CENTRAL

Este servicio permite que el pblico en general pueda consultar los expedientes, siempre que la ley lo permita en forma gratuita. Con esto
CDIGO DE ESTANTERIAS SERIE DOCUMENTAL ABREVIATU RA IP. SP. SD. DT. PS. PA. AR. CV. SCP. ST. AP. AD. AO 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 NMERO De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99 De la 01 a la 99
INDAGACIONES PREVIAS SOBRESEIMIETOS PROVISIONALES SOBRESEIMIENTOS DEFINITIVOS DESESTIMACIONES PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS PROCEDIMIENTOS ABREVIADOS ACUERDOS REPARATORIOS CONVERSIONES SUSPENSIN CONDICIONAL PROCED. SENTENCIAS ARCHIVO PROVISIONAL ARCHIVO DEFINITIVO
se quiere ofrecer a los usuarios del Archivo Central la informacin de una manera directa de los casos concluidos de las Fiscalas especializadas y Unidades administrativas, para que sirva como fuente de investigacin y consulta. As mismo ponemos en conocimiento a nuestros usuarios que el Archivo Central ofrece el servicio de prstamo y reapertura de expedientes para los usuarios internos y el servicio de consulta y expedicin de copias para los usuarios externos a travs de la sala de revisin de expedientes de los procesos concluidos.
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31 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAMO, REAPERTURA O CONSULTA DE EXPEDIENTES 31.1 PRESTAMO.-
El encargado del Archivo Central podr autorizar bajo su responsabilidad, el prstamo de los expedientes que estn bajo su cargo, nicamente a los funcionarios de la Institucin o a otro tipo de autoridades que lo soliciten por escrito y debidamente fundado y motivado. Se llevar un inventario de prstamo de documentos para lo cual se utilizara el (Formato No 3) en el cual se identificara los datos del solicitante, as como la descripcin de los documentos o expedientes que sean requeridos, el libro tendr una secuencia en sus registros de manera cronolgica y estar debidamente foliado. El servicio de prstamo se realizara de la siguiente manera: 1. El funcionario o autoridad solicitante remitir oficio al encargado del Archivo Central, precisando los datos de identificacin del expediente y el motivo de su solicitud. Solo podr solicitarse un expediente por oficio, en caso de requerir el prstamo de ms de un expediente, deber solicitarse en oficios separados.
2.
Recibida la solicitud, se proceder a la localizacin del expediente de que se trate, procediendo a llenar la hoja de control de documentos, en la cual deber estamparse la firma del funcionario o autoridad solicitante. El funcionario o autoridad que haya recibido el expediente en prstamo queda en la obligacin de devolver el expediente, en el plazo de cinco das o comunicara los motivos por los cuales continua con la utilizacin del mismo. Durante el tiempo que el expediente permanezca en consulta o utilizacin por el funcionario o autoridad, este tendr el resguardo de los mismos y ser responsable de su deterioro o destruccin.
3.
4. Con el objeto de llevar un control adecuado, de la caja que se sustraiga el expediente en prstamo se dejara una copia del acta, hasta su devolucin.
31.2
REAPERTURA
En el caso de que un Fiscal considere necesario la reapertura de una causa que reposa en el archivo Central, solicitar el expediente
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mediante oficio al encargado del Archivo Central, el mismo que registrar este traspaso en el Formulario de Registro de la Reapertura (Formato No.5).
31.3
CONSULTA
La personas que son parte procesal dentro de cualquier expediente, los investigadores o cualquier persona que tenga inters o necesidad de informacin contenida en los expedientes que se encuentran en custodia del Archivo Central, con fines personales, profesionales o acadmicos podrn tener acceso a los mismos, previa la presentacin de una solicitud por escrito donde se harn constar los nombres y dems generales de ley del solicitante y el motivo del mismo, lo cual quedara constancia en el formulario Registro de Consultas, (Formato No.6). La consulta de los expedientes se realizar exclusivamente en las dependencias del Archivo Central, no se permitir la entrada a persona no autorizada a los depsitos donde se guarden los expedientes, quedando esta labor reservada nicamente al personal del Archivo Central. La personas interesadas en obtener copias fotostticas de documentos o del expediente del archivo, deber acreditar su inters legtimo en el mismo, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 215 del C.P.P que se refiere a la reserva de la informacin contenida en los expedientes. Pudiendo el encargado del archivo conceder o negar el permiso que se pretenda, teniendo en cuenta la naturaleza y carcter del expediente que se desea fotocopiar. Los expedientes o documentacin en consulta no saldrn del Archivo Central, por razones obvias de seguridad y de conservacin. Se prestara un servicio de atencin ininterrumpida a los usuarios y funcionarios de 08H00 a 12H00 y de 14H00 a 17H00.
32 DE LA DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL

La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal coordinara y supervisara las actividades de los funcionarios de las fiscalas, a fin de que se apliquen las directrices y reglamentos sobre el manejo de expedientes y documentos; elabora los formatos unificados de los documentos que aplicara la institucin. Dirigir la aplicacin de la poltica de administracin de los documentos. De igual forma se encargara del manejo, soporte integral, efectivo y oportuno de los archivos Centrales.
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32.1
FUNCIONES
a) Elabora los formatos unificados de los documentos generados por las Fiscalas, tendiente a la simplificacin de los tramites;
b) Propone la utilizacin de los materiales y herramientas adecuadas, para la uniformidad y eficiencia en el manejo de expedientes; as como de la tecnologa para la desmaterializacin de los mismos;
c) Establece los contactos y la correspondencia con personas y/o instituciones pblicas o privadas afines o similares al campo funcional de la unidad;
d) Mantiene actualizado los registros, datos y estadsticas de todos y cada uno de los archivos;
e) Se encarga de la organizacin, control, asesoramiento y evaluacin de la red de Archivos Centrales del Pas, buscando modernizar y tecnificar la conservacin y administracin de los expedientes.
f)
A efectos de asegurar el buen funcionamiento de los diferentes archivos, organizara actividades de capacitacin tales como cursos, talleres, seminarios, etc. Tambin asesorara en forma permanente a los responsables del manejo de expedientes.
32.2
DE LA EVALUACIN
Una vez al ao, una comisin conformada por funcionarios de la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal en coordinacin con el Analista Provincial encargado del Control de los Archivos, efectuarn una
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evaluacin a los responsables del manejo de los expedientes existentes en los Archivos Provinciales, Archivos de Fiscal y Archivo Central, con el objeto de establecer recomendaciones y verificar el cumplimiento de la organizacin, conservacin y custodia de los expedientes bajo las normas establecidas en este manual; en caso de incumplimiento, la comisin tendr la facultad de solicitar se inicien los procesos administrativos a que tuvieren lugar en caso de omisin, destruccin o prdida de expedientes.
33 DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES
Se define a la digitalizacin como el mecanismo mediante el cual se realiza la conversin de documentos en papel (expedientes) a imgenes electrnicas por medio de un scanner, que pueden ser almacenados en un servidor o en otros medios como (CD, DVD, discos duros, cintas magnticas). Una vez almacenadas en el servidor estas pueden ser localizadas en segundos. La seguridad en la informacin es algo que tambin est garantizado en el Archivo digital, para lo cual la informacin almacenada no ser factible de ser adulterada por ningn mecanismo. DESVENTAJAS DEL ARCHIVO EN PAPEL

Elaboracin de ndices Gastos de almacenaje Depuracin de expedientes Localizacin Prdida de tiempo en la bsqueda de expedientes Elevados costos Extravo de expedientes y documentos Exceso en fotocopias
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Archivos duplicados Falta de seguridad y confiabilidad Ecologa Seguimiento y control de documentos.
VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIN DE EXPEDIENTES

Elimina el extravo de expedientes y documentos Permite un rpido y fcil acceso a la informacin Resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos Controla el acceso a la informacin por niveles de seguridad Mejora los tiempos de acceso para la bsqueda de documentos Permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color, etc.) Optimiza el espacio fsico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenando en un servidor Protege la informacin teniendo varios respaldos de la informacin Agiliza el servicio al usuario y al funcionario Ordena de manera lgica los expedientes Permite una fcil distribucin de documentos va Internet o intranet Protege los expedientes contra la accin de agentes externos y deterioro de los mismos. Reduce costos de operacin Incrementa la productividad Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales Bajo costo de almacenamiento Elimina costos de impresin, fotocopiado de documentos Contribuye a la conservacin del medio ambiente.
La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal en el proceso de modernizacin de la institucin, ha visto la necesidad de emprender polticas de Gestin documental slidas y eficientes, con la implementacin de un sistema de gestin documental de informacin digitalizada, para lo cual ha iniciado el proceso de digitalizacin de expedientes de archivo, debido a que uno de los principales factores para iniciar este proceso es que existe gran cantidad de causas en los depsitos de Archivo Central, a pesar que estos en su gran mayora tienen reas adecuadas para el acopio de los expedientes, tambin es verdad, que las mismas estn al tope de su capacidad, por tal razn se ha empezado a implementar este sistema, para lo cual se dotar a todos
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los Archivos Centrales de Scanner de alta velocidad, que permitirn capturar imgenes estticas, para digitalizarlas y almacenarlas en los servidores, garantizando su conservacin, es decir, este proceso produce una imagen digital a partir de una imagen analgica, lo que permitir un mejor acceso al expediente y mayor celeridad del proceso de consulta. Este nuevo sistema dotara a la Institucin, de eficacia a la hora de informar y ayudara a preservar nuestro patrimonio documental, al tiempo de generar un importante ahorro de papel. La seguridad en la informacin es algo que tambin est garantizado en el Archivo Digital, se ha previsto para ello que la informacin procesada y almacenada no sea factible de ser adulterada por ningn mecanismo, habindose garantizado tambin el uso de diferentes niveles de seguridad y el acceso a la informacin por parte de usuarios autorizados.
34 PROCESO DE DIGITALIZACION
En este proceso se deben cubrir dos fases diferentes pero estrechamente ligadas entre s: 1. Fase de organizacin de expedientes: Preparacin y conduccin de la digitalizacin de expedientes segn lo dispuesto por la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal. 2. Fase tecnolgica: Identificacin y aplicacin de un cierto nmero de reglas directamente ligadas a la tecnologa de la digitalizacin. 1. FASE DE ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES.- Si se digitalizan los expedientes sin una preparacin adecuada, es decir, sin orden, mtodo y sin una descripcin precisa para recuperar la informacin, lo que se obtendr como resultado es un caos electrnico costoso y peligroso. La digitalizacin propiamente dicha es un asunto de segundos, pero la preparacin de los expedientes, la puesta en marcha del proceso y el control de calidad de los resultados requiere de tiempo. Partiendo del costo que implica digitalizar un expediente se debe tener en cuenta que un proceso debe estar debidamente ordenado y foliado, tener una continuidad cronolgica entre un documento y otro. As mismo se debe llevar un control estricto de los expedientes que se van digitalizando. Cuando se guarde los originales que se van a conservar permanentemente estos se depositaran en cajas adecuadas para su conservacin. Antes de proceder a la digitalizacin, los expedientes se deben inventariar utilizando el formulario respectivo. Si el archivo posee un inventario de los expedientes que se quieren digitalizar, se debe
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verificar antes de iniciar la digitalizacin que la descripcin hecha corresponde a cada expediente. Una adecuada gestin documental con la ayuda tecnolgica exige rigor en los procedimientos y, como consecuencia, la uniformidad de criterios. 2. FASE TECNOLOGICA.En materia informtica se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: La seleccin del sistema adecuado, los objetivos del sistema, los estndares tecnolgicos, el acceso a las imgenes y a los ndices de datos, la calidad de las imgenes, la funcionalidad del sistema, la proteccin de la informacin digitalizada, el control del acceso, la evolucin de las tecnologas de la informacin. Una vez culminado el proceso de digitalizacin de expedientes, los funcionarios que deseen efectuar una consulta sobre algn proceso que se encuentre en el Archivo Central, podr acceder a este desde su propio despacho u oficina y de manera inmediata. La informacin estar catalogada por serie documental, Fiscala y nmero de causa, adems podr ser revisada por varios usuarios a la vez, lo que har ms fcil el acceso a la informacin. La seguridad en la informacin es algo que tambin est garantizado en el Archivo digital, para lo cual la informacin almacenada no ser factible de ser adulterada por ningn mecanismo.
35 GLOSARIO DE TERMINOS
A efecto de que el presente manual, facilite su comprensin, interpretacin y aplicacin, se incorporan las definiciones de mayor uso, para que el personal que tiene a su resguardo el acervo documental, conozca el lenguaje tcnico del manejo de los archivos. A Acervo: Caudal de documentos que conforman un archivo.
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Acta: Documento final como resultado de una actividad especfica donde quedan consignadas decisiones importantes. La palabra "acta" viene del latn y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es ms que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia. Administracin de archivos.- Es un conjunto de principios, mtodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los Archivos. Es funcin archivstica la gestin de expedientes o documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o conservacin permanente de acuerdo a su ciclo vital. Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas. Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los archivos. Archivadores: Consiste en un mdulo formado por dos o ms cajones en donde se colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de trabajo o como unidades independientes. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la localizacin de las carpetas. Archivo: Se define archivo al acervo o conjunto de documentos generados o reunidos y guardados por una persona o una entidad pblica o privada. Los documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o soporte de registro de la informacin, como el papel, las cintas magnetofnicas o discos pticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo archivos audiovisuales, flmicos, sonoros, fotogrficos o informticos. As mismo, pueden tener diferentes fechas y formas. Los archivos se deben conservar respetando su orden natural de generacin de manera que sirvan de informacin y testimonio efectivo para la persona o institucin que los produce y para los ciudadanos interesados en ellos. Se entiende tambin por archivo al rgano o institucin que por su naturaleza y funciones tiene a su cargo la administracin documental y est al servicio de la informacin, de la gestin administrativa, la cultura y la investigacin. Archivo de Expedientes: Es el conjunto de expedientes organizados conforme a un mtodo o mtodos que integran una fuente de
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informacin til para la planeacin de acciones, toma de decisiones, consulta e investigaciones. Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan los expedientes transferidos por los distintos archivos de la entidad, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los funcionarios y los particulares en general. Archivo de fiscal: Aquel en el que se renen los expedientes en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta. rea de archivo: Espacio fsico que se ocupa de recibir, conservar y custodiar los expedientes o documentos que le transfieren las distintas Fiscalas o Unidades. B BINCHA: Sujetador o gancho para papeles, existen metlicas y plsticas. C Cartula: Es la portada o cubierta que se pone sobre una carpeta (expediente) en la que consta toda la informacin tendiente a su individualizacin, dependencia, nombres del funcionario asignado a la investigacin, etc. Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservacin (folder). Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos). Ciclo vital de los expedientes: Sucesin de etapas en la vida de un expediente, desde su creacin hasta su destruccin o transferencia a archivos. Codificacin: Es el proceso por el cual la informacin de una fuente es convertida en smbolos para ser comunicada. En otras palabras, es la aplicacin de las reglas de un cdigo.
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Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series respectivas y que debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o expediente con el fin de conocer la informacin que contienen. Copia: Reproduccin exacta de un documento. Copia autenticada: Reproduccin de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendr el mismo valor probatorio del original. Cuerpo: Es cada una de las carpetas o legajos de cien fojas que conforman el expediente. Custodia de documentos: Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. D Depsito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo. Depuracin: Es la tcnica de seleccin documental que consiste en identificar y separar de los expedientes los documentos que pueden eliminarse por su irrelevancia, los cuales no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Descripcin documental: Es una fase del proceso de organizacin documental que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales. El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en toda transferencia documental donde se registran las series documentales producidas y recibidas por cada unidad orgnica en cumplimiento de sus funciones
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Desglose: Desde una ptica jurdica desglosar significa retirar alguna pieza del expediente a peticin de parte de algn documento, dejando testimonio del mismo. (copia certificada) Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede leerse o interpretarse por computador. Documento: De una forma genrica se pueden definir un documento como informacin fijada en un soporte. Esta definicin, aunque muy general, incluye los dos elementos constitutivos de cualquier documento: uno interno, la informacin, el contenido del documento, y el otro, el soporte, el medio por el que se transmite y fija ese contenido. Lo constituye la informacin inscrita en cualquier medio material (papel, cintas magnticas, entre otros) y forma (imgenes, texto, diagramas, dibujos, figuras). Un documento lo es tanto un acta como un gravado, una carta, un mapa o un mensaje electrnico, con independencia de su lenguaje y soporte material. Cuando los documentos se usan habitualmente con fines administrativos y legales se denominan activos y cuanto han dejado de emplearse con stos fines se conocen como inactivos, lo cual en modo alguno significa que dejen de ser tiles, dado que la necesidad de un documento para la gestin disminuye con el tiempo una vez ha cumplido su trmite, sin embargo por sus caractersticas y valores adquiere importancia para otros usuarios, como los investigadores. Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad o persona en razn de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo o legal, cientfico, histrico, cultural y debe ser objeto de conservacin. Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. Documento Activo: administrativos. Es aquel utilizado habitualmente con fines
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Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Duplicado. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. E Eliminacin: Consiste en apartar para dar de baja, con las debidas formalidades, los expedientes o documentos de asuntos concluidos, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Estantera: Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservacin. Permiten el acceso directo a los documentos o expedientes tanto visual como manualmente. Evaluacin: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinacin de las posibles desviaciones y la adopcin de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas. Expediente: Conjunto de documentos, actas, informes, diligencias producidas por los sujetos intervinientes en el proceso y dems actuaciones procesales realizadas en la investigacin, organizadas y agrupados bajo un mismo nmero, ordenados secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una caratula destinada a su individualizacin. F Folio: Se define como la hoja de libro, cuaderno o expediente, al que corresponden dos pginas. La hoja o folio se divide en dos caras: folio recto o primera cara (anterior) y a la cual se aplica exclusivamente la numeracin, y folio verso o vuelto (posterior) o segunda cara, que no se numera. Si el expediente contiene documentos que por su tamao se encuentren doblados, como planos, a stos se asigna un solo nmero de folio. Los folios que no contengan informacin en ninguna de sus caras, es decir completamente en blanco y que estn sueltos deben extraerse
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del expediente. Los que estn cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse. Foliar: Accin de numerar hojas. Foliacin: La foliacin es el procedimiento por el cual se numeran los documentos que componen un expediente organizado de acuerdo con el orden original (cronolgico) con el fin de facilitar su control, consulta, ordenacin y transferencia. El expediente se debe numerar de (1 Uno) en adelante, en nmeros y letras en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. Fondo documental.- Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una institucin en el ejercicio de sus actividades y funciones. Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico que comprenden desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. G Gavetas: Cajn corredizo de un mueble. Gestin documental: La gestin documental comprende el conjunto de actividades tanto administrativas como tcnicas, orientadas al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin que la entidad genera o recibe, en desarrollo de su misin y funciones, desde el momento en el que se origina para efectos de trmite de algn asunto hasta su destino final (conservacin, eliminacin o seleccin y reproduccin), todo esto con el fin de facilitar la consulta, uso y conservacin de los documentos de archivo. Grapa: Pinza de metal cuyos extremos se incrustan para unir papeles o sujetarlos, (engrapar) accin de sujetar papeles con grapas. I Inventario: Registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes o documentos que existen en un archivo. Los inventarios tambin se utilizan en los archivos de fiscal para realizar las transferencias al Archivo Central, facilitando al funcionario responsable del archivo su entrega oportuna y organizada. Los inventarios son obligatorios para los funcionarios cuando estos se desvinculan de sus
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funciones titulares, con ello se asegura el control de los expedientes en las diferentes fases del archivo. Inventario documental: El inventario documental es el instrumento archivstico que siguiendo la organizacin de las series documentales describe de manera sistemtica y detallada de las unidades documentales de un fondo. Los inventarios pueden ser esquemticos, generales, analticos o preliminares. Constituyen una herramienta fundamental para acceder a la informacin del archivo de una Entidad, son de rpida y fcil elaboracin y dan cuenta de la totalidad del archivo en sus aspectos esenciales: fuentes documentales, unidades de conservacin, nmero de folios, soporte documental, elementos del expediente, ubicacin de los expedientes en el depsito de archivo, nmero total de unidades documentales de una serie, una dependencia o un asunto y estado de conservacin de los documentos. Los inventarios se utilizan en los archivos de gestin para realizar las transferencias al Archivo Central. L Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin. M Manual de archivo: Instrumento que seala los lineamientos administrativos y tcnicos que regulan la funcin archivstica en una entidad. Microfilmacin: Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin. N Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicacin de la prctica archivstica. O Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos o expedientes dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.
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Organizacin documental.- Junto con el organismo nacen los archivos. "Donde quiera que comenz a gestarse una organizacin administrativa, sta trajo consigo la creacin de documentos y el archivo los recogi". La organizacin de documentos archivsticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificacin, la ordenacin y la signatura o codificacin de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original. Es la forma como se disponen los documentos para su localizacin y recuperacin inmediata de la informacin. La Organizacin Documental comprende: La Clasificacin, el Ordenamiento y la Signatura En la clasificacin se identificarn las series documentales y se establecern criterios uniformes. Entindase por serie documental al conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. El ordenamiento de las series documentales se efectuar aplicando el sistema ms conveniente para la institucin (numrico, cronolgico, alfabtico o una combinacin de ellos). Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. P Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural. Pestaa: Proyeccin que sobre sale de los bordes superiores de las carpetas. R
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Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. S Seccin documental.- Conjunto de documentos procedente de una unidad orgnica o divisin administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales. Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin permanente. sense tambin depuracin y expurgo. Serie documental.- Est constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgnica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad. Signacin.- Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgnicas) y las series documentales. La Signatura consiste en asignar smbolos particulares a los documentos para su identificacin. Dichos smbolos reemplazan a los nombres o ttulos, representndolos, lo que permite su inmediata localizacin. El cdigo se estructura en base a letras, nmeros o la combinacin de ambos. De esta manera se tiene una identificacin alfabtica, numrica o alfa-numrica.
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Soporte: Material fsico, contenedor o portador en el que se registra informacin (es decir, papel, pelcula, cinta magntica). T Transferencia documental: Remisin de los expedientes del archivo de Fiscal al Archivo Central. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica. U. Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. V Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin. Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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36 ANEXOS
Los anexos constituyen una seccin adicional al manual de trabajo. Su finalidad es proporcionar los formatos y documentos que utilizaran los responsables de los Archivos y dems funcionarios. A continuacin anexamos los formatos ms utilizados en cada fase del archivo, a fin de que conforme a las necesidades se cambie el texto y se los utilice para facilitar la visualizacin del contenido de las cajas o biblioratos, lo cual permitir ubicar lo requerido sin que se deba mover de las estanteras el paquete completo, sino una vez que se tenga la seguridad de que se encuentra en una u otra caja.
FISCALIA FORMATO No 1 (IDENTIFICACION DE (PROVINCIA) BIBLIORATO)

NOTICIAS DE DELITO FISCALIA ESPECIALIZADA DE FISCALIA No .. CANTN ()
FONDO DOCUMENTAL
AO 2.00
SERIE DOCUMENTAL
CARPETA NO 1
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SECCIN DOCUMENTAL
FORMATO No 2 (IDENTIFICACION DE CAJA DE ARCHIVO)
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FGE- DPICHINCHA UNIDAD: ARCHIVO CENTRAL DE PICHINCHA
Serie: De: 001 A: 2045
AO CAJA: : No 2 2.00 3
CONTENIDO:
OBSERVACIONES: .
Sentencia condenatoria.
FORMATO No 3 (PRESTAMO DE DOCUMENTOS)
FISCALIA DE
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PRESTAMO DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL

Fecha: A: . Nombre de la persona que retira
Unidad Administrativa Telfono No Descripcin de documentos: . . . Firma del Solicitante Fecha de .. Devolucin:
Nota: Se recomienda buen trato y pronta devolucin de los Documentos.
FORMATO No. 4 (REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS)

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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALA GENERAL DEL ESTADO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
PROVINCIA: FISCALIA / UNIDAD: SERIE DOCUMENTAL: TRANSFIERE DE ARCHIVO DE FISCAL ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:
N N EXPEDIENTE DENUNCIANTE
CANTN: SECRETARIO/A: AO: TRANSFIERE AL ARCHIVO CENTRAL FECHA: HOJA No:

DELITO N FOJAS N JUZGAD O N JUICIO N TRIBUN AL ESTADO DE LA CAUSA
OBSERVACIONES: ..
FIRMA DE ENTREGA
FIRMA DE RECEPCIN
AREA DE USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL HOJA No. AO.
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FORMATO No. 5 (REGISTRO DE REAPERTURA DE CAUSA)
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALA GENERAL DEL ESTADO REGISTRO DE LA REAPERTURA DE CAUSA
PROVINCIA: FECHA: FISCAL QUE SOLICITA / UNIDAD: CANTN: HORA: SERIE DOCUMENTAL:
DELITO: OFENDIDO: IMPUTADO:

No de expediente No de fojas No. Juzgado No. Juicio
No. Estantera
No de Caja
No. Bibliorato
No. Oficio / Solicitud
Entregado por: Cargo:
Recibido por: Cargo:
FIRMA DE ENTREGA
FIRMA DE RECEPCIN
AREA DE USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL HOJA No. AO.
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FORMATO No. 6 (REGISTRO DE CONSULTAS)
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALA GENERAL DEL ESTADO REGISTRO DE CONSULTAS

FECHA: HOJA No:
No
Nombres y Apellidos
No. de Expedien te
Serie Documenta l
No. Fojas
Firma
Observacio nes
Encargado de Archivo Central
Fecha:
63
37
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.
CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL ECUATORIANO. Corporacin de Estudios y Publicaciones, actualizado a Julio 2010.
ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE EDUCACION. Conceptos bsicos de Archivstica. Lima Per.
HEREDIA HERRERA, Mara A., "Archivstica General". Teora y prctica. Sevilla, 1991.
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Quito-Ecuador. 2005
INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION. Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial. BogotColombia. 2005.
MANUAL DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE OFICINA. Universidad de Alicante. 2003
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Universidad Pontificia Bolivariana. Departamento Administracin de Documentos. 2006
MANUAL DE PROCEDDIMIENTOS OPERACIONALES PARA EL RECIBO, CONTROL Y SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL. Universidad de Puerto Rico de Humacao. Decanato de Administracin. 2008
MANUAL DE ARCHIVO DE GESTIN O ARCHIVO DE OFICINA. Universidad del Pas Vasco. 2006
64
NORMAS BASICAS DE ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA O GESTION DE LA UCA.
NORMAS PARA EL USO DE LOS SERVICIOS. Archivo Central de la Universidad de la Rioja.
REGLAMENTO DE ARCHIVO DE PROCESOS DE LA FISCALIA. Resolucin 1798-2006. Colombia
REGLAMENTO DEL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE CADIZ. Andaluca-Espaa. 2002
REGLAMENTO A LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. 1983
65
66
HOJA DE CAMBIOS MENORES

Descripcin general de cambios realizados Numeral 1 Numeral 5 Se agrega al documento definicin de Archivo. la Fecha de cambio
Mayo 2011 Mayo 2011
Se suprime en el texto: rea de Documentacin Procesal; por: Jefatura de Gestin de la Informacin y Estudios Se aumenta Direccin Actuacin y Gestin Procesal de
Numeral 5 Numeral 9.5 literal a)
Mayo 2011 Mayo 2011
Se agrega en el texto: Caratulas: Todo expediente tiene una tapa Se cambia el texto y se agrega: Archivo del Fiscal General, Archivo de Fiscal Provincial, Archivo de Fiscal y Archivo Central. Se agrega al texto el procedimiento en la Fiscala Especializada de Transito. Se agrega al texto el procedimiento en la Unidad de Actuaciones Administrativas. Se cambia el texto por el siguiente: De la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal Se suprime el texto: Proyecto de eliminacin de expedientes y su procedimiento Se agreg la definicin: Archivo de expedientes, Bincha, Documento Activo, foliar, gavetas, grapa, inventario documental, Patrimonio documental, trasferencia documental, Se agrega el texto que comprende la definicin de
Numeral 12
Mayo 2011
Numeral 15
Mayo 2011
Numeral 16
Mayo 2011
Numeral 23
Mayo 2011
Numeral 22 y 22.1
Mayo 2011
Glosario de trminos
Mayo 2011
Glosario de trminos
Mayo 2011 67
Documento Anexos Se suprime los formatos de Registro y Acta de Eliminacin fsica de expedientes. Mayo 2011
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2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES

MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES

Fecha de elaboracin Agosto 28 de 2008

Fecha de Revisin /Actualizacin Mayo 23 de 2011

Director de Actuacin y Gestin Procesal

Dr. Julio Cesar Molina

Dr. Freddy Gonzlez Quelal

Jefe del Departamento de Evaluacin y Quejas

Dra. Lourdes Pinos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALIA (SINAF)

MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALIA (SINAF)

Los rganos de Direccin son:

MOBILIARIO DEL ARCHIVO

9. DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

NACIONAL DE ARCHIVOS DE FISCALIAS

Por su manejo o uso los archivos de la Institucin se clasifican en.

12. ARCHIVO DEL FISCAL GENERAL

13 ARCHIVO DEL FISCAL PROVINCIAL

14 ARCHIVO DEL FISCAL

FUNCIONES DEL SECRETARIO DE FISCAL

FUNCIONES DEL ASISTENTE DE FISCAL

CLASIFICACION DEL ARCHIVO DE FISCAL

18 PROCEDIMIENTO EN F. ADOLESCENTES INFRACTORES.

PROCEDIMIENTO EN LA FISCALIA ESPECIALIZADA DE TRANSITO

20 PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE ACT. ADMINISTRATIVAS

TRANSFERENCIA DEL FISCAL AL

21 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO CENTRAL

afectar su conservacin. Cada expediente deber tener su caratula o su carpeta de cartulina.

Los encargados de los archivos llevaran un registro de las actas de transferencias.

ARCHIVO DE FISCAL (Activo)

PROCESO INTERMED IO (SemiActivo)

ARCHIVO CENTRAL (Pasivo)

23 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL

24 INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD EN EL ARCHIVO CENTRAL

25 QU DEBE UTILIZAR EL PERSONAL DE ARCHIVO CENTRAL

26 CONDICIONES AMBIENTALES DEL ARCHIVO CENTRAL

Entre los factores externos expedientes se encuentran: TEMPERATURA

30 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO CENTRAL

31 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAMO, REAPERTURA O CONSULTA DE EXPEDIENTES 31.1 PRESTAMO.-

32 DE LA DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL

Archivos duplicados Falta de seguridad y confiabilidad Ecologa Seguimiento y control de documentos.

VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIN DE EXPEDIENTES

FISCALIA FORMATO No 1 (IDENTIFICACION DE (PROVINCIA) BIBLIORATO)

FORMATO No 2 (IDENTIFICACION DE CAJA DE ARCHIVO)

FGE- DPICHINCHA UNIDAD: ARCHIVO CENTRAL DE PICHINCHA

Serie: De: 001 A: 2045

FORMATO No 3 (PRESTAMO DE DOCUMENTOS)

PRESTAMO DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL

Nota: Se recomienda buen trato y pronta devolucin de los Documentos.

FORMATO No. 4 (REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS)

CANTN: SECRETARIO/A: AO: TRANSFIERE AL ARCHIVO CENTRAL FECHA: HOJA No:

AREA DE USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL HOJA No. AO.

FORMATO No. 5 (REGISTRO DE REAPERTURA DE CAUSA)

DELITO: OFENDIDO: IMPUTADO:

No. Oficio / Solicitud

Entregado por: Cargo:

Recibido por: Cargo:

AREA DE USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL HOJA No. AO.

FORMATO No. 6 (REGISTRO DE CONSULTAS)

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA FISCALA GENERAL DEL ESTADO REGISTRO DE CONSULTAS