SENARAI SEMAK AUDIT DALAM SPKS SEKOLAH RENDAH DAN SEKOLAH MENENGAH NEGERI SABAH

NAMA JURUAUDIT TARIKH LOKASI : ..... : . : .

BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

PERKARA MANUAL KUALITI, PROSEDUR KUALITI & LAMPIRAN KUALITI PROMOSI KUALITI VISI & MISI, PIAGAM PELANGGAN, CARTA ORGANISASI SEKOLAH DLLN. SURAT PERLANTIKAN JK KERJA SPKS KOMITMEN KOMITMEN PENGURUS KUALITI KOMITMEN PENGURUSAN SEKOLAH MAKLUMAN AMALAN SPKS - GURU PELAJAR

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

BIL 8.

PERKARA

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

PKS 01 - PENGURUSAN REKOD KEHADIRAN GURU/AKS PGB memaklumkan kepada semua guru Prosedur kehadiran, penyediaan analisis setiap hujung bulan (Minit Mesyuarat) & keperluan BRKG/AKS Guru/AKS merekod kehadiran di BRKG atau KPW Guru Bertugas akan mencatat guru/AKS yang tidak hadir atau meninggalkan tugas rasmi hendaklah dicatat didalam BRPS Guru menulis sebab keluar dan lokasi di BRPS PT memfailkan dokumen sebab meninggalkan tugas rasmi (Fail Rasmi) GBM menurunkan garisan panjang merah di BRKG sebaik masa masuk GBM menyemak BRKG & menurunkan tandatangan setiap hari persekolahan PGB/PK menyemak dan menurunkan tandatangan sekurang-kurangnya 3 minggu sekali. PGB menyediakan analisis kehadiran bulanan bagi setiap orang guru. (Analisis e-Hadir) PT menghantar salinan analisis kehadiran bulanan guru ke PPD (Analisis e-Hadir & Surat Penghantar) PT memfailkan salinan analisis dalam fail rasmi PGB member amaran lisan kesalahan bulan pertama (FR/Buku Catatan) PGB mengeluarkan surat tunjuk sebab pertama pada bulan kedua (FR) PGB mengeluarkan surat tunjuk sebab kedua pada bulan ketiga (FR) PGB mengeluarkan surat tunjuk sebab ketiga pada bulan keempat (FR) 2

PT memfailkan surat tunjuk sebab dan jawapan surat tunjuk sebab (FR)

BIL 9.

PERKARA

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

PKS 02 PENGURUSAN PENGAJARAN & PEMBELAJARAN SEBELUM P & P 1. Persediaan BRM - GMP menyediakan SP & HSP, RPT, Jadual Waktu Peribadi & Jadual Waktu Kelas & Takwim Persekolahan yang disahkan oleh PGB GMP memastikan berasaskan PPKPA penulisan RPH

GMP mendapatkan pengesahan penghantaran Buku rekod (Rekod Penghantaran BRM)

PENGURUSAN KELAS Tanggungjawab Guru Kelas Lantikan GK (Senarai Tugas/ lantikan ) GK menerima senarai murid daripada PK HEM GK menerima Jadual waktu kelas daripada PKP, dipamer dan diedar kepada murid (Jadual Waktu) GK mengedarkan buku SPBT ( Rekod SPBT) GK menyediakan Kedatangan Rekod Jadual

GK memastikan keperluan Kerusi & meja Murid mencukupi (Inventori, Harta Modal & Kew PA) GK menyediakan Pelan Kedudukan Murid, Carta Organisasi Kelas, Sudut Pembelajaran dipamerkan di kelas GK menyediakan Bertugas Jadual Murid

GK menyediakan rekod data murid (Kad 001/R/M) GK menyediakan Pelan Kecemasan & kebakaran

PENGURUSAN KELAS Tanggungjawab Guru Mata Pelajaran GMP mencatat bilangan guru yang hadir ( Buku Rekod Kehadiran Murid) GMP memastikan suasanan kelas bersih, kemas, teratur & ceria

PENGURUSAN KELAS Tanggungjawab Guru Bilik Khas GBK menerima daripada PGB surat Pelantikan

GBK menyelaras penggunaan Bilik Khas (Jadual Waktu Bilik Khas) GBK menyediakan PK 02/1 : Rekod Penggunaan Bilik Khas GBK mempamerkan Pelan Kecemasan/ Kebakaran GBK mempamerkan Peraturan Bilik Khas GBK mempamerkan senarai inventori peralatan bilik khas (Kew PA 7) GBK menyediakan Papan Pamer Bilik Khas

SEMASA P & P : DI DALAM KELAS GMP melaksanakan P&P mengikut aktiviti yang dirancang (PPKPA) GMP melaksanakan salah satu Kaedah/Teknik dalam P & P (HSP/SP)

DI DALAM BILIK KHAS GBK mengesahkan kehadiran murid ( BRM & PK 02/1 : Rekod Penggunaan Bilik Khas) GBK merekodkan Pengambilan Peralatan (PK02/2 : Rekod Pengambilan & Pemulangan)

GBK melaksanakan P&P mengikut aktiviti yang dirancang (PPKPA) GBK melaksanakan salah satu Kaedah/Teknik dalam P & P (HSP/SP) GBK merekod Pemulangan peralatan (PK02/2 : Rekod Pengambilan & Pemulangan)

SELEPAS P&P - GMP memeriksa Buku latihan Murid (jika ada) tidak lebih 5 hari Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 07 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

RUMUSAN :

BIL 10.

PERKARA PKS 03 - PENGURUSAN PANITIA PGB menyediakan Surat Lantikan AJK Kurikulum PGB/PK Mengadakan Mesyuarat JKKS 4 Kali setahun (PK 03/3 : Minit Mesyuarat & Takwim Sekolah) PGB/PK Mengadakan Mesyuarat JK Panitia MP 4 Kali setahun (PK 03/3 : Minit Mesyuarat & Takwim Sekolah) KB/KP ada menyediakan : a. Sukatan Pelajaran & HSP/SP b. RPT c. ABM Tahunan Panitia AJK merancang & melaksana Aktiviti Panitia a. Kertas Kerja Program, b. Program Peningkatan mata Pelajaran, c. Laporan pelaksanaan Program KB/KP menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok @ inventori dengan kemaskini (Harta Modal, Inventori & Kew PA) SU Panitia memastikan Fail Panitia mengikut kategori (PK03/1 : Senarai Semak Fail Panitia) Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 07 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

BIL 11.

PERKARA PKS 04 - PENCERAPAN PGB Memaklumkan Pencerapan (Minit Kurikulum 1) mengenai Mesyuarat

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

PGB Memaklumkan kepada pencerap penggunaan Borang Pencerapan (Minit Mesyuarat Kurikulum 1/ instrument SKPM) PGB/P menyediakan Jadual Pencerapan (Jadual Pencerapan) PGB/PK/KB/KP menjalankan proses pencerapan (Instrumen SKPM) PGB/PK/KB/KP membincangkan kekuatan & kelemahan P & P dan menyusun Program atau aktiviti mengatasi kelemahan dalam P & P (Perancangan Program/Aktiviti Peningkatan Prestasi P & P) PGB/PK/KB/KP memfailkan dokumen dan rekod pencerapan (Fail Pencerapan)

BIL 12.

PERKARA PKS 05 - SEMAKAN HASIL KERJA MURID PGB memaklumkan semakan hasil kerja murid (Minit Mesyuarat Guru/Perhimpunan sekolah) GMP menyemak, memberi ulasan yang membina & membimbing murid membuat pembetulan ( Buku Latihan Murid) Memberitahu masalah hasil kerja murid kepada penjaga jika ada ( surat makluman) Pentadbir menyediakan jadual pemantauan hasil kerja murid yang disahkan oleh PGB kepada semua guru (Jadual Pemantauan Hasil Kerja murid) GMP mengumpul buku latihan murid & melengkapkan borang untuk dipantau pentadbir . (Buku Latihan Murid & (PK05/1 : Borang Pengesahan) Pentadbir membuat pengesahan pemantauan dalam tempoh 5 hari (buku latihan murid disahkan pentadbir) PGB/PK mengadakan perbincangan dengan guru jika terdapat kelemahan dalam semakan hasil kerja murid (PK 05/2 : Laporan Perbincangan semakan hasil Kerja Murid) KB/KP memfailkan dokumen dan rekod semakan hasil kerja murid (fail pemantauan / semakan hasil kerja murid) Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 07 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

BIL 13.

PERKARA PKS 06 - AUDIT DALAM PGB mengarahkan Pasukan Audit Dalam sekolah menyediakan Jadual Audit Dalam (Jadual Audit Dalam) Ketua Pasukan Audit (KPA) menyediakan jadual dalam sepanjang tahun a. PK 06/1 : Jadual Pelaksanaan Audit Dalam Tahunan Pasukan Audit Dalam menjalankan audit dalam dan menyerahkan laporan kepada KUJQ a. PK 06/2: Catatan Audit b. PK 06/3: Laporan Ketakakuran c. PK 06/4: Laporan Audit Dalam d. PK 06/5: Senarai Semak Juruaudit PGB/PK menerima dan meneliti Laporan Audit Dalam dan melaksanakan : a. Memastikan tindakan pembetulan oleh PK & melaporkan tindakan pembetulan dalam tempoh 14 hari b. Mengenalpasti tindakan pencegahan yang diambil (Rekod Pembetulan& Pencegahan / Surat Iringan) c. Mengemukakan satu salinan tindakan pembetulan & pencegahan yang diambil ke SJQ JPNS. (Surat Iringan)

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

10

BIL 14.

PERKARA

ADA (/)

TIADA (X)

CATATAN

PKS 07 - TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN & PENAMBAHBAIKAN A. TINDAKAN PEMBETULAN B. - PGB mengenalpasti punca-punca ketakakuran dan cadangan-cadangan penambahbaikan dengan melaksanakan: a. Maklumat ketakakuran, Laporan Audit Dalam, Rekod-rekod ketakakuran dan cadangan penambahbaikan b. Cadangan penambahbaikan melalui mesyuarat atau yang diterima dari pegawai yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. c. Hasil Kajian Semula Pengurusan. (Laporan Kajian) Hasil kajian dikemukakan kepada PPD. PGB melaksanakan audit verifikasi bagi mengesahkan tindakan pembetulan telah diambil mengikut tempoh yang dipersetujui (Laporan Audit Verifikasi)

C. TINDAKAN PENCEGAHAN KJ/PQ mengenalpasti punca-punca ketakakuran yang dijangka akan berlaku. (PK07/1 : Borang Tindakan Pencegahan) PGB membuat analisis maklumatmaklumat di atas dengan mengambil kira potensi punca ketidakpatuhan (Laporan Analisis) PGB mengemukakan analisis maklumat kepada KUJQ/KJ untuk dibentangkan dalam MKSP (Surat Iringan) PENAMBAHBAIKAN

D. TINDAKAN BERTERUSAN -

KJ/PK mengenalpasti data yang diperlukan, mengumpul, membuat analisis dan menilai. (Laporan Analisi Data)

11

PGB mengemukakan cadangan program penambahbaikan yang menyeluruh ke MKSP (PK07/2 : Borang cadangan Penambahbaikan ) PGB Melaksana Pelan tindakan penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP PGB membuat penilaian dan membandingkan dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan. (PK 07/3 : Format Pelan Tindakan Penambahbaikan) KJ/PQ mengemukakan laporan keberkesanan pelaksanaan program penambahbaikan menyeluruh kepada PGB & KUJQ (Laporan Keberkesanan) PGB mengesahkan laporan penambahbaikan (Pengesahan KUJQ/PGB)

LAPORAN DAPATAN AUDIT

1. KETIDAKAKURAN (NCR) BIL KETAKAKURAN YANG DIKENALPASTI OLEH AUDITOR TINDAKAN PEMBETULAN / PENCEGAHAN CATATAN

2. PENAMBAHBAIKAN (OFI) BIL PEMERHATIAN YANG DIKENALPASTI OLEH AUDITOR TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN/ PENCEGAHAN CATATAN

12

SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH (SPKS) JPN, PPD DAN SEKOLAH KLASIFIKASI SEKSYEN & KLAUSA ISO 9001:200 ISO 9001 : 2008 4. Sistem Pengurusan Kualiti 4.1 4.2 *4.2.1 *4.2.2 *4.2.3 *4.2.4 Keperluan Am Keperluan Dokumentasi Am Manual Kualiti Kawalan Dokumen Kawalan Rekod / / / / / / NA AD CATATAN

5. Tanggungjawab Pengurusan 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 Komitmen Pengurusan Tumpuan Kepada Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan Objektif Kualiti Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi Tanggungjawab Dan Kuasa Wakil Pengurusan Komunikasi Dalam Organisasi Kajian Semula Pengurusan Am Input Kajian Semula Output Kajian Semula / / / / / / / / / / / / / /

6. Pengurusan Sumber 6.1 6.2 Bekalan Sumber Sumber Manusia / /

13

6.2.1 6.2.2 6.3 6.4

Am Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran Infrastruktur Persekitaran Kerja

/ / / /

7. Realisasi Produk 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 Perancangan Bagi Merialisasikan Produk Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan Menentukan Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk Semakan Semula Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk Komunikasi Dengan Pelanggan Rekabentuk Dan Pembangunan Rekabentuk Dan Perancangan Pembangunan Input Rekabentuk Dan Pembangunan Pengeluaran Rekabentuk Dan Pembangunan Semakan Ke Atas Rekabentuk Dan Pembangunan Verifikasi Rekabentuk Dan Pembangunan Validasi Rekabentuk Dan Pembangunan Kawalan Ke Atas Pindaan Rekabentuk Dan Pembangunan Perolehan Proses Perolehan Maklumat Perolehan Verifikasi Ke Atas Bahan Yang Diperlukan Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan Kawalan Ke Atas Pengeluaran Dan Perkhidmatan Validasi Proses Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan Identifikasi Dan Kemudahkesanan Harta Hakmilik Pelanggan Pemeliharaan Produk / / / / / / / / / / / / / / / Dikecualikan Dikecualikan Dikecualikan Dikecualikan Dikecualikan Dikecualikan Dikecualikan Dikecualikan

14

7.6

Kawalan Ke Atas Pemantauan Dan Pengukuran Peralatan

Dikecualikan

8. Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan 8.1 8.2 8.2.1 *8.2.2 8.2.3 8.2.4 *8.3 8.4 8.5 8.5.1 *8.5.2 *8.5.3 Am Pemantauan Dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Audit Dalaman Pemantauan Dan Proses-Proses Pengukuran Pemantauan Dan Pengukuran Produk Kawalan Ke Atas Ketakakuran Produk Analisis Data Penambahbaikan Penambahbaikan Berterusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan / / / / / / / / / / / /

15

SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH (SPKS) JPN, PPD DAN SEKOLAH HUBUNGAN PROSEDUR KUALITI DENGAN SEKSYEN MANUAL KUALITI

Bil

Prosedur

Seksyen 7.1

Keterangan Seksyen Perancangan bagi merealisasikan produk. Kawalan rekod Pemantauan dan pengukuran proses Analisis Data Perancangan bagi merealisasikan produk. Kawalan rekod Pemantauan dan pengukuran proses Kawalan ke atas pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan Kawalan Rekod Pemantauan dan proses-proses pengukuran Tumpuan kepada pelanggan Komunikasi dengan pelanggan Kepuasan pelanggan Analisis data Kawalan rekod Tumpuan kepada pelanggan Menentukan Keperluan-Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk Komunikasi dengan pelanggan Kepuasan pelanggan Analisis data Kawalan rekod Komitmen pengurusan Audit dalam Kawalan rekod Kawalan ke atas ketidakakuran produk 16

PK 01 : Pengurusan Rekod Kehadiran Guru / AKS

4.2.4 8.2.4 8.4 7.1

PK 02 : Pengurusan Pengajaran & Pembelajaran

4.2.4 8.2.4 7.5.1

PK 03 : Pengurusan Panitia

4.2.4 8.2.3 5.2 7.2.3

PK 04 : Pengurusan Pencerapan

8.2.1 8.4 4.2.4 5.2 7.2.1

PK 05 : Semakan Hasil Kerja Murid

7.2.3 8.2.1 8.4 4.2.4 5.1

PK 06 : Pengurusan Audit Dalam

8.2.2 4.2.4

PK 07 : Tindakan Pembetulan,

8.3

Pencegahan & Penambahbaikan

8.5.2 8.5.3 4.2.4

Tindakan pembetulan Tindakan pencegahan Kawalan rekod

Audit Berdasarkan Manual Kualiti (Tanpa Prosedur Kualiti)

Bil

Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Seksyen 5.6.2

Keterangan Seksyen Input kajian semula pengurusan Output kajian semula pengurusan Kawalan rekod Tanggungjawab dan kuasa Kawalan rekod Perancangan bagi merealisasikan produk Kawalan rekod Komunikasi dalam organisasi Komunikasi dengan pelanggan Kawalan rekod Komitmen pengurusan Persekitaran tempat kerja

5.6.3 4.2.4

Carta Organisasi, Senarai dan Agihan Tugas, MPK dan FM SKT, Perancangan Strategik, Plan Taktikal, Kertas Kerja /Cadangan /Konsep Piagam pelanggan, brosur, pamplet, sepanduk, poster dan kaunter

5.5.1 4.2.4 7.1 4.2.4 5.5.3

10

11

7.2.3 4.2.4

12

Pemerhatian persekitaran, kerbersihan dan keceriaan

5.1 6.4

17