Anda di halaman 1dari 16

Contabilidad financiera

- TEMA 4 -

REPRESENTACIN CONTABLE: LA CUENTA Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

4.1.-LA CUENTA: CLASIFICACIN.

ESTRUCTURA,

TERMINOLOGA

CRITERIOS

DE

Los hechos contables son los que afectan al patrimonio. Tales hechos deben ser conocidos por la contabilidad para que sta pueda cumplir su funcin informativa, siendo necesaria una correcta interpretacin de los mismos para determinar a qu elementos patrimoniales afectan y para poder revelar el sentido y la cuanta de las modificaciones que en tales elementos se producen. Entramos, as, en la segunda fase del mtodo contable: ELABORACIN, cuyo objeto es, a travs de un proceso de contabilizacin, servir de base para obtener la informacin contable que ha de ser comunicada a los usuarios. Nos valemos, para ello, de un instrumento conceptual denominado cuenta. La cuenta es un instrumento contable que representa a uno o varios elementos patrimoniales de naturaleza anloga o similar. Ello permite que, mediante un conjunto de cuentas debidamente estructurado, se pueda obtener una representacin completa del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa. Pero, adems, cada cuenta indica la medida del elemento que representa, normalmente en unidades monetarias, a travs del valor inicial y de los aumentos o disminuciones, debidamente separados, de aquel valor inicial. Vemos que las cuentas, adems de su funcin representativa, tienen tambin una funcin cuantificadora o valorativa al expresar la medida o valor del elemento de que se trate. En cuanto a su estructura, se representa en forma de T , en la que se identifica el elemento representado por medio del ttulo, al tiempo que se establecen dos partes, llamadas DEBE y HABER, para que queden perfectamente separadas las variaciones de distinto signo que afecten a cada elemento. De este modo quedarn reflejadas, de manera sistemtica y ordenada, las modificaciones cuantitativas que vayan experimentando a lo largo del tiempo como consecuencia de los hechos contables. En cuanto a la terminologa, el lenguaje contable ha generalizado una serie de expresiones que conviene conocer: - Abrir una cuenta. Es dar a una cuenta el ttulo y el cdigo convenientes para que pueda representar a un elemento patrimonial o un concepto de resultado dados, consignando, al propio tiempo, el valor inicial de dicho elemento, o la primera partida que se refiere al concepto expresado. - Cargar, adeudar o debitar una cuenta. Es anotar una cantidad en el Debe de la misma. Ello obedece al hecho que el Debe puede denominarse tambin Cargo o Dbito.

Contabilidad financiera

- Abonar, acreditar o datar una cuenta. Es anotar una cantidad en el Haber de la misma. Hay que sealar, al respecto, que el Haber puede tambin recibir las denominaciones de Abono o Data. - Saldo de una cuenta. Es la diferencia entre la suma de las cantidades anotadas en el Debe y la suma de las del Haber. El saldo ser deudor, y se dir que la cuenta es deudora cuando la suma del Debe sea mayor que la del Haber, y recibir el nombre de saldo acreedor en caso contrario, con lo que podr decirse que la cuenta es acreedora. - Saldar una cuenta. Es anotar el saldo de la misma en la parte donde la suma sea menor con objeto de lograr la igualdad aritmtica entre ambas sumas. El nuevo saldo ser igual a cero. - Cerrar una cuenta. Una cuenta se cierra cuando, despus de saldarla, se dan por terminadas las anotaciones en la misma. Atendiendo a la clase de los elementos que representan, las cuentas se clasifican en: cuentas de Activo, cuentas de Pasivo y cuentas de Neto. En cuanto al funcionamiento o forma de reflejar las operaciones o hechos contables y las variaciones cuantitativas producidas por los mismos, se ha convenido en establecer las siguientes reglas (que provienen de la teora matemtica):

1.- Las cuentas de Activo recogern en el Debe los valores iniciales que sus elementos, es
decir bienes y derechos, tengan al comienzo del ejercicio econmico. Los aumentos de valor que, como ya expusimos, se suelen denominar entradas se reflejarn asimismo en el Debe, mientras que en el Haber se anotarn las disminuciones de valor o salidas. Esquemticamente se tendr: DEBE CUENTAS DE ACTIVO HABER

Ao - Valores iniciales de bienes y derechos A Aumentos de valor de bienes y derechos

A Disminucin de valor de bienes y derechos

2.- Las cuentas de Pasivo expresarn en su Haber los valores iniciales que las obligaciones a cargo de la empresa tengan al comienzo del ejercicio. Los incrementos de tales obligaciones supondrn aumentos de pasivo y, por tanto, de deudas, y se recogern en el Haber de tales cuentas, mientras que las cancelaciones o disminuciones de las obligaciones equivaldrn, lgicamente, a disminuciones de pasivo y se reflejarn en el Debe de la cuenta correspondiente.

El esquema de las cuentas de Pasivo es el siguiente:

DEBE

CUENTAS DE PASIVO 2

HABER

Contabilidad financiera

P Disminuciones del valor de las obligaciones

Po Valores iniciales de las obligaciones P Incrementos en el valor de las obligaciones

3.- Las cuentas de Neto tienen un funcionamiento anlogo al de las cuentas de Pasivo por lo que expresarn, en el Haber, los valores que tengan las partidas o elementos constitutivos del Neto al comienzo del perodo considerado, recogindose tambin en el Haber los aumentos de valor de tales elementos, mientras que las disminuciones se reflejarn en el Debe.
Las cuentas de Neto se representan como sigue: DEBE N Disminuciones de Neto CUENTAS DE NETO No Valores iniciales N Aumentos de Neto HABER

Atendiendo a los criterios con que se valoren las partidas de cargo y abono que se reflejan en las cuentas, como consecuencia de las operaciones que tengan lugar en la empresa, stas se clasifican en Administrativas y Especulativas. - Una cuenta funciona administrativamente cuando se carga y se abona siguiendo el mismo criterio de valoracin y su saldo representa en todo momento el valor neto del elemento de que se trate o valor de las existencias. - Una cuenta especulativa es aqulla que se carga y abona siguiendo distinto criterio de valoracin. Su saldo es heterogneo y por tanto carece de significacin y para conocer su resultado se ha de regularizar:

R = H + E - D
E: valor de coste de las existencias en el momentos del clculo del resultado. Por otra parte, dentro de las cuentas de neto nos encontramos con, bsicamente, capital,reservas y prdidas y ganancias. La cuenta P y G tiene por objeto reflejar al trmino de cada ao, tanto los ingresos y ganancias que se han generado en la E., como los gastos y prdidas que se han producido, con lo que se determina, por diferencia entre ambos componentes, el resultado anual. Pero la cuenta de P y G se utiliza slo al final del ejercicio, no se utiliza cada vez que se produce un gasto o un ingreso, sino, que se ha subdividido en cuentas de gastos o prdidas y cuentas de ingresos o ganancias, que son de signo contrario, y que se utiliza cada vez que aparece uno de ellos para establecer una completa y puntual informacin y que expresarn los conceptos que influyen con carcter negativo o positivo en el resultado empresarial. Su funcionamiento es como sigue: CTAS. DE GASTOS: Se cargan cuando se devenga el gasto o prdida, con abono a una cuenta de activo que disminuye como consecuencia del pago que supone sus contrapartida, y/o con abono a una cuenta de pasivo que nace o aumenta, como contrapartida, consecuencia de la deuda en que incurrimos al no pagar. Es decir, el asiento sera de la siguiente forma: 3

Contabilidad financiera

D Cta de Gastos a

H Cta de activo (por pago) Y/o Cta de pasivo (por no pago)

NOTA: Un gasto es un consumo de patrimonio necesario para conseguir un ingreso o incremento del neto. CTAS. DE INGRESOS: Se abonan cuando se devenga el ingreso o ganancia, con cargo, siempre, a una cuenta de activo que aumenta como consecuencia del cobro o del derecho de cobro que nace al no cobrar. El asiento ser:

D
Cta de activo (se cobre o surja un derecho de cobro) a Cta de Ingreso

A las cuentas de activo y pasivo se les denomina cuentas integrales y a las de gastos e ingresos cuentas diferenciales por registrar stas variaciones o diferencias del neto

4.2 EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS: CARGO Y DEL ABONO.

LA TEORIA MATEMTICA DEL

En el captulo anterior hemos hablado de la esttica contable (balances e inventarios). Pero el patrimonio est continuamente en movimiento: en caja entra y sale dinero; en el almacn entran y salen gneros... Toda esta dinmica del patrimonio ha de ser captada y registrada por el servicio de contabilidad para que en cualquier momento pueda obtenerse, de esos datos registrados, la informacin deseada sobre la marcha de la explotacin y su situacin econmico-financiera. A la captacin y registro de todos esos movimientos comerciales y financieros nos referimos en este captulo.

Fuentes de informacin contable:


Son todos los documentos o justificantes que representan las operaciones realizadas por la empresa. Todo hecho susceptible de incidir en el patrimonio, modificndolo cualitativa o cuantitativamente, debe ser contabilizado y, por lo tanto, debe tener su correspondiente justificante. De qu otra forma, si no, podra el contable conocer todos esos cambios que se producen en el patrimonio? Hay que tener en cuenta que muchas veces la seccin administrativa, donde radica el servicio de contabilidad, est muy distante de la estructura fsica donde se realizan los hechos econmicos que han de contabilizarse. A veces ni siquiera es la administracin de la propia empresa la que lleva la contabilidad, sino empresas ajenas, con las que se ha contratado dicho servicio. 4

Contabilidad financiera

Por otra parte, la necesidad de que existan esos justificantes no slo es porque el contable los necesita como base de datos, sino que adems la ley exige que existan como justificacin de cualquier anotacin que se realice. De ah la obligatoriedad establecida en el artculo 30 del Cdigo de Comercio de conservarlos, al igual que los libros contables, durante los seis aos posteriores al cierre del ejercicio econmico.:
Los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en los libros...

Cuando no exista ningn comprobante, la anotacin contable debera ser justificada mediante una orden firmada por el empresario, gerente o apoderado, pero nunca por el contable o tenedor de libros. Y cualquier operacin, por pequea que sea, deber tener un justificante y ser contabilizada, ya que su omisin puede acarrear desajustes contables que, aunque no tengan importancia cuantitativa, no se pueden soslayar, originndose una prdida enorme de tiempo en su localizacin. Bastara, por ejemplo, la compra de un sello de correos con dinero de caja, sin justificarlo documentalmente, para que el arqueo (recuento) de caja no coincida con lo que figura como saldo de caja en los registros contables. Por lo tanto, insistimos: toda operacin deber tener su comprobante o copia del mismo deber ir a la seccin de contabilidad.

Anlisis precontable y teoras del cargo y del abono:


Hemos dicho que a la mesa del contable afluyen continuamente documentos, resguardos, duplicados, etc., que representan las operaciones realizadas en la empresa y que l ha de anotar en los libros contables. Veamos cmo se efecta ese registro o anotaciones: Las cuentas tienen una estructura bipartita: Debe (situado siempre en la parte izquierda) y Haber (situado siempre en la parte derecha). Por lo tanto, ante cualquier operacin que queramos contabilizar, tendremos que determinar previamente dos cuestiones: 1: Averiguar qu cuentas intervienen en la operacin. 2: Determinar qu cuenta registrar su movimiento en el debe y qu cuenta lo registrar en el haber. El primer caso se determinar a partir del anlisis del documento o justificante. Por ejemplo, si nos llega la copia de una factura por compra de una mesa para la oficina, pagada al contado, las cuentas que intervienen son:

-Mesa de oficina.....................................Mobiliario -Pago en efectivo....................................Caja, pesetas. Veamos otro ejemplo: A la mesa del contable llega el resguardo de un abonar (documento que se rellena en los bancos y cajas de ahorros para ingresar dinero en una cuenta corriente). Las cuentas que intervienen en esta operacin son: -Dinero que sale de la empresa..............Caja, pesetas -Dinero ingresado en la c/c bancaria......Bancos c/c El segundo paso que deber dar el contable es determinar qu cuenta registraremos en el debe y qu cuenta en el haber. Ese paso lo dar basndose en alguna de las teoras que se han enunciado por los autores que han sentado doctrina en esta materia. Veamos la teora ms comnmente conocida. 5

Contabilidad financiera

Teora matemtica: Esta teora se basa en la conocida ecuacin del patrimonio: Activo=Pasivo exigible+ Neto Si partimos del inicio del ejercicio econmico, tendremos: A1=P1 + N1 Al final del ejercicio econmico tendremos: A2 = P2 + N2

A esta segunda ecuacin se habr llegado de la siguiente forma (llamaremos a los incrementos =i, a las disminuciones =d)
A2 = A1 + iA1 dA1 P2 = P1 + i P1- dP1 N2 = N1 + iN1 sN1

Estructurando las tres ecuaciones anteriores en forma de cuenta, tendramos:


PATRIMONIO H P1 iP1 N1 1 iN dA1 El enunciado terico podra ser el siguiente: a) El activo inicial (A1) y los incrementos de activo (iA1) van al debe. b) El pasivo inicial (P1) y los incrementos de pasivo (iP1) van al haber. c) El neto inicial (N1) y los incrementos de neto (iN1) van al haber. d) Las disminuciones del activo (dA1) van al haber. e) Las disminuciones de pasivo (dP1) y de neto (dN1) van al debe. A1 iA1 dP1 dN1 Una vez que hayamos concretado qu cuentas intervienen en la operacin (primer paso de nuestro anlisis precontable) y una vez que sepamos qu cuenta ir al debe (cargo) y qu cuenta ir al haber (abono), el paso siguiente ser una simple labor mecnica de registro de la operacin. Pero, antes de explicar ese proceso, vamos a aludir a unos principios, universalmente aceptados, en los que se basa la tenedura contable y que fueron tambin el fundamento de las teoras del cargo y del abono anteriormente expuestas. D

Principios de la partida doble:


La sistematizacin de los denominados principios de la partida doble se debe al monje italiano Fray Luca Pacioli (ao 1494). Este mtodo de contabilizacin se basa en los siguientes principios: 1: No hay deudor sin acreedor (no hay partida sin contrapartida). 2: A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras por el mismo importe. 3: En todo momento, la suma de lo anotado en el debe ha de ser igual a la suma de la anotado en el haber. Pueden parecernos unos enunciados simples y casi superfluos una vez que hemos expuesto las teoras del cargo y del abono; pero hay que tener en cuenta que estos principios fueron los pioneros y que, curiosamente, despus de cinco siglos, siguen siendo la base en la que se fundamenta la contabilidad.

Contabilidad financiera

Registro de las operaciones:


Una vez que hayamos concluido el anlisis precontable de los documentos que han llegado a la seccin de contabilidad, sabremos ya qu cuentas intervienen, as como por aplicacin de alguna de las teoras del cargo y del abono, sabremos tambin qu cuenta ir al debe y qu cuenta ir al haber. En los dos ejemplos que hemos planteado anteriormente, al realizar dicho anlisis precontable, obtenamos el siguiente resultado:
-Compra de mesa para oficina (contado).....................

-Ingreso de dinero en c/c bancaria...............................

Debe (cargos) Mobiliario Bancos c/c

Haber (abonos) Caja, pesetas Caja, pesetas

El siguiente paso ser la materializacin prctica (=asiento) de esas operaciones en los libros contables, a cuyo formato nos referiremos en los epgrafes siguientes. Pero, antes de exponer en qu libros y cmo se realizan los asientos contables, vamos a sintetizar el proceso a seguir para el registro de las operaciones que realiza la empresa.

FUENTES DE INFORMACIN CONTABLE (documentos, resguardos, facturas, etc.

ANLISIS PRECONTABLE 1: Qu cuentas intervienen 2: Qu cuenta va al Debe y qu cuenta va al Haber. (Aplicacin de las teoras del cargo y del abono)

ANOTACIN EN LOS LIBROS (Aplicacin de los principios de partida doble)

LIBRO DIARIO

7 LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES (Balance de situacin)

Contabilidad financiera

LIBRO MAYOR

Una lectura del esquema anterior, siguiendo la proyeccin de las flechas, nos indicar el proceso cronolgico que sigue el registro de una operacin, cuya contabilizacin se efectuar financiera de la empresa, ser del libro Mayor de donde se extraern los saldos en las cuentas para reflejarlos en el balance de situacin. La lectura en sentido inverso (de abajo hacia arriba) del esquema anterior, ser muy vlida para responder a las siguientes preguntas: a) Dnde se redactarn los balances de situacin?: En el libro de Inventarios y Cuentas anuales. b) De dnde se obtienen los datos para redactar el balance de situacin?: De los datos registrados en el libro Mayor. c) De dnde se obtienen los datos que se registran en el libro Mayor?: De los asientos registrados en el libro Diario. d) De dnde se obtienen los datos registrados en el libro Diario?: De las fuentes de informacin contable (resguardos, facturas, etc.), que son los justificantes donde estn documentadas las operaciones que realiza la empresa. a. SOPORTE MATERIAL DE LA INFORMACIN CONTABLE: LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

Legislacin mercantil
Cuando hablamos de legislacin mercantil, nos estamos refiriendo al Cdigo de Comercio, al Reglamento del Registro Mercantil y a las leyes reguladoras de las sociedades annimas y de responsabilidad limitada.

Libros obligatorios segn la legislacin mercantil:


En el artculo 25 del Cdigo de Comercio se establece que todo empresario llevar necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. Obsrvese que se trata de una obligacin mnima, ya que el texto legal dice sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales. a)Un empresario individual tendr que llevar obligatoriamente dos libros: -Un libro Diario, -Un libro de Inventarios y Cuentas anuales.

b)Una sociedad annima deber llevar obligatoriamente:


-Un libro Diario, -Un libro de Inventario y Cuentas anuales, 8

Contabilidad financiera

-Un libro o libros de actas.

Legalizacin de los libros:


a) En qu consiste? La legalizacin de los libros consisten en presentarlos en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio del empresario para que sean sellados, mediante impresin o estampillado, todos los folios de cada libro con el sello del Registro, y para que se extienda en el primer folio una diligencia, firmada pro el registrador, en la que se identificar al empresario y se expresar la clase de libro, el nmero que le corresponda dentro de los de la misma clase legalizados por el mismo empresario, el nmero de folios de que se componga y, en caso de que la legalizacin se solicite fuera del plazo legal, se har constar tambin en la diligencia dicha circunstancia. Los libros se presentarn acompaados de una instancia por duplicado, dirigida al registrador mercantil competente, en la que se reflejarn las circunstancias que determina el artculo 294 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM). b) Qu libros han de legalizarse? Tanto el artculo 27 del Cdigo de Comercio, como el artculo 293 RRM, establecen que los empresarios legalizarn los libros que obligatoriamente dben llevar con arreglo a las disposiciones vigentes. Segn esto, no slo debern legalizarse los libros que establece como obligatorios el Cdigo de Comercio, sino cualesquiera otros que, debido a otras disposiciones legales, tambin sean obligatorios. Los libros de detalle del libro Diario y otros auxiliares o registros, cuya tenedura no es obligatoria, podrn tambin legalizarse (art. 293.2 del RRM), pero no es obligatorio.

c) Legalizacin a priori Si se trata de libros en blanco que se presentan para su legalizacin antes de su utilizacin, debern estar, ya se hallen encuadernados o formados por hojas mviles, completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente (art. 296 del RRM). d) Legalizacin a posteriori. Dice el nmero 2 del artculo 27 del C.C. que ser vlida la realizacin de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idneo sobre hojas sueltas que despus habrn de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales sern legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Estos libros formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realizacin en ellas de asientos y anotaciones, debern tener el primer folio en blanco y los dems numerados correlativamente y por el orden cronolgico que corresponda a los asientos (art. 297 del RRM).

Otras disposiciones legales, comunes a todos los libros:


a) La contabilidad como responsabilidad del empresario (art. 25.2 del C. de C.)

2.La contabilidad ser llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumir concedida la autorizacin, salvo prueba en contrario.

b)

Claridad , orden, correccin y forma de las anotaciones (art. 29 del C. de C)

Contabilidad financiera

1.Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Debern salvarse a continuacin, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrn utilizarse abreviaturas o smbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la prctica mercantil de general aplicacin.

c)

Obligacin de conservar los libros (art. 30 del C. de C.)

1.Los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. 2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el prrafo anterior y si hubiese fallecido recaer sobre sus herederos. En caso de disolucin de sociedades, sern sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho prrafo.

d)

El valor probatorio de los libros (art. 31 del C. de C.)

El valor probatorio de los libros de los empresarios y dems documentos contables ser apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.

El secreto de los libros de contabilidad:


a) Carcter secreto (art. 32.1 del C. de C.)
1.La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las leyes.

Este principio del secreto contable no afecta a las cuentas anuales de las sociedades porque, segn el artculo 218 de la LSA y segn el artculo 329 del RRM, dichas cuentas debern presentarse para su depsito en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobacin. Pero dicho depsito, aparte e publicarse en el BORME, es pblico, pudiendo cualquier persona obtener informacin de todos los documentos depositados (art. 220 de la LSA y art.333 del RRM) b) Examen o reconocimiento general (art. 32.2 del C. de C.)
2. La comunicacin o reconocimiento general de los libros, correspondencia y dems documentos de los empresarios, slo podr decretarse, de oficio o a instancia de parte, en los casos de sucesin universal, suspensin de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulacin de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.

c) Examen o reconocimiento parcial (art. 32.3 del C. de C.)


3. En todo caso, fuera de los casos prefijados en el prrafo anterior, podr decretarse la exhibicin de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga inters o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibicin. El reconocimiento se contraer exclusivamente a los puntos que tengan relacin con la cuestin de que se trate.

d) Lugar de reconocimiento (art. 33 del C. de C.)


1. El reconocimiento al que se refiere el artculo anterior, ya sea general o particular, se har en el establecimiento del empresario, en su presencia o en la de la persona que comisione, debiendo adoptarse las medidas oportunas para la debida conservacin y custodia de los libros y documentos.

10

Contabilidad financiera

2. En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podr servirse de auxiliares tcnicos en la forma y nmero que el juez considere necesario.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales:


a) Obligatoriedad: El artculo 25 del C. de C. establece que todo empresario llevar necesariamente... un libro de Inventarios y Cuentas anuales. (Tradicionalmente, a este libro se le ha denominado siempre libro de inventarios y Balances.) b) Contenido (art. 28.1 del C. de C.)
1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

Si tenemos en cuenta que el artculo 34.1 establece que las cuentas anuales comprendern el balance, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria, podemos concluir que el contenido de este libro ser: -Balance inicial detallado (= Inventario inicial). -Balances de comprobacin de sumas y saldos (al menos trimestralmente). -Inventarios de cierre de ejercicio. -Cuentas anuales, que comprenden: *El balance de fin de ejercicio (= Balance de situacin) *La cuenta de prdidas y ganancias. *La memoria. Estos estados contables que forman el contenido del libro de Inventarios y Cuentas anuales debern respetar en su redaccin los principios contables (principio de claridad, principio de prudencia valorativa, etc.), que son obligatorios y que tienen como finalidad conseguir que las cuentas anuales reflejen la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados.

Libro Diario:
Es otro de los libros obligatorios para todas las empresas, juntamente con el de Inventarios y Cuentas anuales. Si este ltimo refleja la esttica patrimonial (situaciones del patrimonio en un momento concreto), el libro Diario registrar la dinmica patrimonial; en l se van reflejando cronolgicamente las operaciones que da a da realiza la empresa. Esta obligatoriedad est claramente definida en el artculo 25 del Cdigo de Comercio. Todo empresario deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la elaboracin peridica de balances e inventarios. Llevar necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. El apartado 2 del artculo 28 de dicho Cdigo, referido al contenido y funcionamiento del libro Diario:
El libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Ser vlida, sin embargo, la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por perodos no superiores al mes, a condicin d que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

La posibilidad ofrecida en el artculo anterior de que las anotaciones en este libro puedan hacerse por perodos no superiores a un mes (algo as como si el Diario se convirtiese en 11

Contabilidad financiera

Mensuario) obedece a que, para un mayor desglose del trabajo administrativo-contable, muchas empresas registran sus operaciones da a da en los siguientes Diarios auxiliares: -Diario de Compras y Gastos. -Diario de Ventas e Ingresos. -Diario de Tesorera (cobros y pagos de Caja y Bancos c/c). En tales casos ser necesario (y obligatorio segn el artculo trascrito anteriormente) trasladar al final de mes los totales de estos Diarios auxiliares al Diario principal. En este Diario principal se habrn ido registrando tambin, da a da, aquellas operaciones que no hayan podido anotarse en los Diarios auxiliares, ay que hay hechos contables que no son ni compra o gasto, ni venta o ingreso, ni cobro o pago; por ejemplo, la aceptacin o el giro de una letra. Tales hiptesis se contabilizarn directamente en el Diario principal.

Pero, antes de hablar del rayado o forma de este libro, recordemos que las cuentas que reciben patrimonio las hemos calificado como deudoras y se colocan en el debe (parte izquierda) y que las cuentas que entregan patrimonio las hemos calificado como acreedoras y se colocan en el haber (parte derecha). Adems, es costumbre que las cuentas que son acreedoras en la operacin vayan precedidas de la preposicin a; por ejemplo, suponiendo que la compra de la mesa de oficina hubiese costado 18.000 pesetas, el asiento en el Diario sera as: Debe Haber 18.000 Mobiliario a Caja, pesetas 18.000

La explicacin lgica de esa preposicin a delante de la cuenta acreedora est en que la lectura de ese asiento podra ser la siguiente: la cuenta de Mobiliario recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Caja. De ah tambin que la cuenta de Mobiliario est en el debe (izquierda) y que la cuenta de Caja est en el haber (derecha). Esta interpretacin del asiento es muy importante para que aquellos que estn inicindose en esta materia no confundan el debe y el haber de la contabilidad con su significado etimolgico en la Lengua, donde debe es sinnimo de obligacin o deuda, y haber es sinnimo de tener. Aqu la cuenta que tiene el patrimonio es Mobiliario, pero se coloca en el debe porque el patrimonio que ha recibido se lo debe a la cuenta de Caja. En el otro ejemplo que hemos venido planteando (ingreso de efectivo en una cuenta corriente bancaria), suponiendo que hubiesen sido 10.000 pesetas, el asiento sera: Debe 10.000 Bancos c/c. a Caja,pesetas Haber 10.000

La lectura interpretativa de este asiento sera: La cuenta de Bancos c/c recibe patrimonio y se lo debe (por eso se coloca en el debe) a la cuenta de Caja. Imaginemos la compra de un vehculo para la empresa, pagado con cheque bancario, por importe de 600.000 pesetas. El asiento sera: Debe 12 Haber

Contabilidad financiera

600.000

Elementos de transporte

Bancos c/c

600.000

La lectura interpretativa de este asiento sera: la cuenta de Elementos de transporte recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Bancos c/c. Y ahora, una vez que ya hemos expuesto cul es el ncleo fundamental del contenido de un asiento en el libro Diario, veamos cmo suele ser el rayado o estructura de dicho libro, tanto en su versin bilateral como en su versin unilateral.

a)

Diario de estructura bilateral: 16______________2 de enero_______________16

18.000 (1)

226 (2)

Mobiliario a Caja, pesetas Compra al contado mesa de oficina (3)

570 (4)

18.000 (5)

(1)Cantidad del debe (cargos). (2)Nmero de ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta del debe. (3)Nmero de asiento, fecha, ttulos de las cuentas y detalle del asiento. (4)Nmero de ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta del haber. (5)Cantidades del haber (abonos).

a) 16 (1)

Diario de estructura unilateral 226 (4) 18.000 (5) 570 (6) 18.000 (7)

2 enero Mobiliario a Caja, pesetas Compra al contado mesa oficina (2) (3)

(1)Nmero de asiento de Diario. (2) Fecha. (3) Ttulos de las cuentas y detalle del asiento. (4)Nmero de la ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta del haber. (5)Cantidades del debe (cargos). (6)Nmero de la ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta del haber. (7) Cantidades del haber (abonos).

a)

Clasificacin de los asientos de Diario por el contenido 13

Contabilidad financiera

-De constitucin: al fundarse una empresa o sociedad. -De apertura: Al iniciarse un ejercicio econmico. -De gestin: Registran las operaciones de la empresa. -De rectificacin: Para corregir errores. -De regularizacin: Dentro de stos se suelen incluir los que hemos denominado de ajuste y los que se efectan para centralizar en la cuenta de Prdidas y ganancias todas las cuentas de los grupos 6 y 7. -De cierre: Para saldar todas las cuentas a final del ejercicio econmico. -De liquidacin: Al disolverse una empresa o sociedad.

b)

Clasificacin de los asientos de diario por la forma

-Simples: Si constan de una cuenta deudora y una acreedora. -Mixtos: Si constan de una cuenta deudora y varias acreedoras o viceversa. -Compuestos: Si constan e dos o ms cuentas deudoras y dos o ms acreedoras.

Libro Mayor:
Las operaciones, una vez registradas en el libro Diario, se pasarn tambin al libro Mayor; pero el funcionamiento y la funcin de ambos libros es diferente. El libro Diario registra las operaciones cronolgicamente, una detrs de otra, y, cuando se termina el folio primero, se sigue en el folio segundo, etc. Es decir, en el libro Diario queda reflejada la biografa econmico-financiera de la empresa, sino de los elementos patrimoniales que componen una cuenta. El nombre del libro proviene simplemente de su tamao (mayor que el del libro Diario). Sin embargo, hoy en da este libro ha quedado sustituido por fichas, en las que, a veces, por un simple papel de calco, queda simultneamente en el Diario. Hoy en da, todos estos sistemas de organizacin contable estn siendo sustituidos por los equipos informticos, en los cuales, aunque trabajen con la misma proyeccin que los sistemas manuales, el registro de datos en Diario y Mayor se efecta automticamente: el operador introducir el asiento en el Diario mediante el teclado del ordenador, pero ser el propio ordenador el que efecte automticamente el desglose por cuentas, es decir, el equivalente al libro Mayor. El libro Mayor no es obligatorio segn la legislacin mercantil. En ninguno de sus artculos aparece citado. Sin embargo, s es obligatorio segn el Reglamento del Impuesto de Sociedades. El artculo 280.2 de dicho Reglamento dice:
Las sociedades llevarn necesariamente los libros de contabilidad requeridos por el Cdigo de Comercio que tendrn el carcter de contabilidad principal, as como el registro mayor y los auxiliares a que se refiere el artculo siguiente, cuyo resumen deber concordar con las anotaciones realizadas en la contabilidad principal

Sin embargo, prescindiendo de su obligatoriedad o no, lo que es indudable es que es totalmente necesario para conocer en cualquier momento la evolucin y situacin de un elemento patrimonial. Est claro que, si queremos saber cuanto dinero efectivo hay en caja, o cul ha sido el volumen total de cobros y el volumen total de pagos, slo llevando una cuenta de Caja podremos saberlo. De lo contrario, o repasamos todos los asientos registrados en el libro Diario, o habra que hacer recuentos (arqueos) continuos del dinero existente.

14

Contabilidad financiera

Los formatos de las hojas o fichas que se utilizan como libro Mayor pueden adoptar tambin estructuras bilaterales o unilaterales, siendo esta ltima la ms corriente. Como ejemplo, y partiendo de la hiptesis de unas existencias iniciales de 40.000 pesetas en Caja, veamos cmo quedara reflejado en las fichas de Mobiliario y de Caja, pesetas, el asiento que antes hemos registrado en el libro Diario (la compra de una mesa de oficina al contado):
Mobiliario N. 226

Fecha
2 enero

Concepto
Mesa de oficina, contado Caja, pesetas

Rf.
16

Debe 18.000

Haber

Saldo +/18.000 +

Fecha
1 enero 2 enero

Concepto
Efectivo segn apertura Compra mesa oficina

Rf. Debe 1 40.000 16


(1)

N. 570 Saldo +/40.000 + 18.000 22.000 + Haber (2) (3)

(1)Nmero de asientos en el libro Diario. (2) Diferencia entre la suma del debe y la suma del haber. (3) Indicador del saldo: se pone (+) si es deudor y (-) si es acreedor.

Sin embargo, para el estudio de la Contabilidad es costumbre simplificar este rayado del libro Mayor reducindolo a una en la que el brazo izquierdo corresponder a la columna del debe (D) y el brazo derecho a la del haber (H). Por lo tanto, las dos fichas anteriores quedarn simplificadas de la siguiente forma. D Mobiliario H D Caja, pesetas 18.000 H

18.000 Libros auxiliares y registros:

40.000

a) Auxiliares preparativos: Los denominamos as porque son libros en los que se registran las operaciones previamente a su contabilizacin en el libro Diario. Por ejemplo, es corriente que algunos contables lleven un libro borrador como medio de evitar los posibles errores, tachaduras, etc... en el Diario legalizado. Otras veces no se trata de un borrador, sino de un desglose del Diario central, dando lugar a los diarios de Compras y gastos, de Ventas e ingresos, y de Tesorera, a los que nos hemos referido en el epgrafe 8.7 de este captulo. b)Auxiliares de desglose: En lugar de libros, suelen ser fichas, aunque luego pueden encuadernarse para formar un libro. Son fichas que sirven para desglosar las cuentas colectivas de Clientes, Proveedores, Bancos, etc., abrindose una ficha para cada persona o entidad. Otras veces, estos libros auxiliares (o fichas) sirven para recoger detalles analticos de un elemento patrimonial. Por ejemplo, las fichas de almacn, en las que normalmente aparecen detalladas las unidades del producto, el precio por unidad, etc., tanto para las entradas como para las salidas. c)Registros: Cumplen la misma funcin que los que hemos denominado de desglose; pero suelen denominarse registros aquellos libros o fichas que recogen informacin cronolgica sobre 15

Contabilidad financiera

un documento. Por ejemplo, con respecto a la letra de cambio, se registrarn los datos sobre el nombre del librador, el librado, la fecha de giro, la fecha de vencimiento, forma de cobro que se ha establecido, etc.

Los libros-registro ms comnmente usados son: -Registro de efectos comerciales a cobrar, -Registro de efectos comerciales a pagar, -Registro de valores mobiliarios, -Registro de vencimientos. La estructura o formatos posibles de estos libros auxiliares y registros, aunque pueden ser muy diversos, los incluiremos en los respectivos captulos que tengan relacin con el contenido que registran.

16