Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguia Minaya Director Nacional de la ENA: Ing.

Jorge Espino Snchez Edicin, Diseo y Diagramacin: Pilar Mayta Arruntegui

Palabras del director el Ing. Jorge Espino Snchez. Editorial. Pgina 2.

Digitalizacin de los Registros Civiles de Lima. Pgina 3 - 5. La Evaluacin en Archivos Municipales. Artculo de investigacin de Norma Catalina Fenoglio. Pginas 6 - 16.

Jueves Archivstico, una realidad. Pgina 17 - 20.

Ao 3 Nmero 5 Lima, Octubre 2012

Boletn electrnico de la Escuela Nacional de Archiveros

ENA
A la vanguardia en la formacin de profesionales en archivos

Jr. Rodrguez de Mendoza N 153 - Pueblo Libre / Telf. 463-0132 - Telefax: 460-3400 www.ena.edu.pe

Comunicando/Editorial

Palabras del Director

La Escuela Nacional de Archiveros (ENA) se complace en presentar nuevamente su
Boletn Virtual a toda la comunidad archivstica, el mismo que se publicar la primera semana de cada mes, con la finalidad de difundir las experiencias realizadas en este campo del conocimiento humano, as como las investigaciones que se realizan en la aplicacin de las nuevas tecnologas para la conservacin y digitalizacin de archivos. Asimismo, se publicarn artculos de los profesionales que han efectuado sus exposiciones en nuestros eventos acadmicos. Al ser la ENA la entidad pionera y lder en la formacin de profesionales en archivos en el Per, solo me queda expresar mi reconocimiento a todo el personal acadmico, administrativo y de servicios de esta institucin por la gran labor que vienen desarrollando, contribuyendo de este modo en el logro de nuestros objetivos y, por ende, al desarrollo del pas. Hoy abrimos un cielo de esperanzas para un futuro prometedor a nuestros profesionales en archivos. Ing. Jorge Espino Snchez Director de la ENA

Editorial
En esta edicin con la cual volvemos despus de mucho tiempo, hemos querido
hacer el esfuerzo de traerles adems de las noticias que habitualmente presentbamos, una seccin de investigacin, donde se pondrn ponencias y temas actuales de investigacin de importantes intelectuales del mbito archivstico nacional e internacional. En este nmero incluimos la ponencia de la Lic. Norma Catalina Fenoglio, La Evaluacin en Archivos Municipales, la misma que forma parte de las exposiciones que hubo durante el congreso: Archivar para qu?, que organiz el Archivo General de la Nacin del Per en octubre al ao pasado. Tambin incluimos una seccin de actualidad, donde publicaremos las ltimas noticias y avances del Archivo General de la Nacin y de la Escuela Nacional de Archiveros. El presente nmero est dedicado al Jueves Archivstico, que permite que los archiveros tengan un espacio para capacitarse y actualizarse permanentemente, as como el AGN pueda dar las pautas referidas a la Archivstica.

Comunicando/Actualidad

Digitalizacin de los Registros Civiles de Lima

Sr. Jorge Andrs Revelo Caballero, Director de Archivos Pblicos

Desde hace cinco aos, en la Direccin de Archivos Pblicos del AGN

se

vienen digitalizando y digitando los registros civiles de Lima, gracias al convenio que firm la institucin con la Sociedad Genealgica de Utah, el 17 de febrero de 2007, mediante Resolucin Jefatural N 176-2007AGN/J. Actualmente, los coordinadores de dicho convenio son David Tirado Snchez de parte de la Sociedad Genealgica, y por el AGN el Sr. Jorge Revelo, Director de Archivos Pblicos La importancia de este esfuerzo conjunto radica, entre otras cosas, en la posibilidad de tener los registros civiles de nuestra capital en una base de datos informatizada que se encuentre a disposicin de las necesidades de los usuarios. Los registros que se estn trabajando son aquellos producidos en la Municipalidad de Lima Cercado desde el ao 1901 hasta 1996. Posteriormente, se planea hacer lo mismo con los dems municipios de nuestra ciudad.

Comunicando/Actualidad
Inicialmente, se est avanzando con los registros de nacimientos. Desde el 2007 hasta el momento se han capturado 3 371 153 imgenes de registros civiles. La Sociedad Genealgica de Utah se encarga de la captura y toma de imgenes digitales y el AGN de la digitacin de la informacin.

Personal de la Sociedad Genealgica de Utah en pleno proceso de captura de imgenes de los libros registrales.
La Sociedad es financiada por la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los ltimos Das, originaria de los Estados Unidos de Norteamrica, conocida como Iglesia Mormona, y colabora activamente en la preservacin de la informacin genealgica en diversas partes del mundo. En el esfuerzo por actualizar las bases de datos de los registros civiles de Lima, el AGN viene trabajando tambin, desde el ao 2006, con el apoyo ocasional del programa ADAI (Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos) y tambin por cuenta propia, digitando los registros de nacimientos del Municipio Limense.

Comunicando/Actualidad
Para dicha labor, cuenta con un software especializado que le permite avanzar un promedio de trece mil actas diarias por digitador.

Digitadora del AGN ingresando la informacin de los registros municipales al soporte informtico.
Este trabajo ha rendido ya el fruto de 2 53 516 registros de actas que, posteriormente, se indexaran a las imgenes que digitaliza la Sociedad Genealgica, que a la fecha ascienden a la cantidad de 3 371 153 ; de esta forma, podrn ser colgadas en un servidor de internet que facilitar su bsqueda, contribuyendo a facilitar el acceso a la informacin para los investigadores que la requieran. Una buena noticia para todos desde luego.

Detalle de la pgina web Family Search https:// www.familysearch.org/ , de la Sociedad Genealgica de Utah, en la que se puede apreciar la informacin disponible actualmente en internet, tanto para usuarios interesados como para investigadores de todo el mundo.

Comunicando/Investigacin

La Evaluacin en Archivos Municipales*

*Ponencia presentada en el Congreso: Archivar para qu? Realizado por el Archivo General de la Nacin del Per en Octubre de 2011.

Lic. Prof. Norma Catalina Fenoglio

INTRODUCCIN Hay dos premisas ampliamente conocidas por los archiveros en general y los archiveros municipales en particular: La primera de ellas es la imposibilidad de conservar la totalidad de la produccin documental contempornea y la necesidad de establecer normas sobre los plazos de conservacin de los documentos. Por ello, y dado que de la decisin que se tome depende la conservacin o eliminacin de cada documento y, en consecuencia, la constitucin del patrimonio documental, su evaluacin se ha convertido, al decir de reconocidos especialistas del mundo entero, en la piedra angular del tratamiento archivstico. La segunda, es que los municipios son la base de la pirmide institucional del pas y, por ende, los Archivos Municipales y los documentos que en ellos se guardan son fundamentales para la marcha de la administracin. Adems de constituir el elemento sustancial para la salvaguarda y recuperacin de la memoria histrica institucional y local, los Archivos son un instrumento bsico de administracin, la fuente de los antecedentes en que debe basarse toda accin de gobierno, la prueba de la gestin administrativa y el centro de informacin al que puede recurrir la ciudadana en defensa de sus derechos. Al unir estas dos afirmaciones, vemos la importancia que tiene la evaluacin en los Archivos municipales. PLANTEO TERICO Entendemos la evaluacin de los documentos como la funcin archivstica por la cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos y cules de ellos han de conservarse para que puedan ser utilizados con fines de investigacin o por su valor social. Este proceso abarca una etapa intelectual -la valoracin- y dos operaciones fsicas -la seleccin y la disposicin final o ejecucin de la decisin, que puede ser: transferencia o eliminacin. James B. Rhoads sostiene que es tal vez la actividad profesional ms difcil y ms importante de los archiveros, porque una vez que se resuelva eliminar un conjunto de documentos la decisin es irrevocable y muy probablemente la informacin contenida en ellos no podr obtenerse de ninguna otra fuente 1. Antonia Heredia Herrera, por su parte, considera que la evaluacin ha cobrado alto protagonismo por depender de ella, la solucin a ese terrible problema que no es solo de
1. James Rhoads: La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin Un estudio del RAMP, Programa General de Informacin y UNISIT, Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), Archivo General de la Nacin Colombia, 1995.

Comunicando/Investigacin
volumen documental sino de volumen de informacin. Sea uno u otro el motivo, todos reconocen la necesidad de eliminar parte de los documentos que las administraciones producen y existen diferentes enfoques, varias teoras, numerosos criterios y principios a tener en cuenta 2. Enumeraremos algunos y nos detendremos en aquellos que puedan resultar ms adecuados para aplicar a nivel de archivos municipales. 1. Criterios para juzgar el valor primario: Carol Couture y Jean-Yves Rousseau, en la obra Los archivos en el siglo XX propusieron, para juzgar el valor primario de los documentos de archivo un cierto nmero de preguntas que el primero de los autores ha presentado en forma de criterios, como sigue:
Criterios ligados a la funcin de prueba administrativa: funcin(es) o actividad(es) que fundamenta(n) el documento; decisin(es) administrativa(s) que fundamenta(n) el documento; ubicacin de esa(s) funcin(es) o actividad(es) con relacin a la estructura del conjunto del organismo; curso de la informacin y del documento que la contiene, en el aparato administrativo. Criterios ligados a la funcin de prueba legal: derecho(s) que sostiene el documento; ley(es) y/o reglamento(s) que tienen alguna incidencia sobre la conservacin del documento en cuestin; plazos establecidos por la prescripcin legal; obligacin de obtener, si la hubiera, el permiso de un organismo determinado antes de eliminar. Criterios ligados a la funcin de prueba financiera: actividad(es) financiera(s) que sustenta el documento; duracin del ciclo contable y/o financiero de la institucin; duracin del ciclo contable y/o financiero de la institucin tutelar 3.

2. Criterios para juzgar el valor secundario: Para juzgar el valor secundario, Frank Boles y Julia Young presentaron, en 1991, una sntesis de los criterios desarrollados por los archiveros de los Estados Unidos hasta ese momento, sistematizados de la siguiente manera:
2. Antonia Heredia Herrera: Qu es un archivo?, Ediciones Trea, Coleccin Archivos Siglo XXI I, Gijn, 2006, p. 53. 3 C. Couture: Las Tablas de Plazos de Conservacin: Fundamentos tericos y estado de las prcticas, en JANUS 1998.1 - LLIGALL 12, Barcelona 1997. Revue Archivistique-Revista Catalana dArxivstica, Associaci dArxivers de Catalunya, Anexo 2, pp. 187-188.

Comunicando/Investigacin
Criterios ligados al valor de la informacin: Caractersticas ligadas a las funciones de la institucin o de la unidad administrativa (situacin en la jerarqua, actividades especficas, el porqu el documento fue creado). Caractersticas ligadas al contenido del documento (importancia del sujeto, perodo cubierto por los documentos, presencia del conjunto de documentos sobre el tema, fiabilidad, relacin entre el productor y el tema). Caractersticas ligadas a la existencia de otras fuentes de documentacin (caractersticas fsicas, rareza de la informacin, edad del documento, rareza en general, rareza en funcin del tema, rareza en un centro de archivos, organizacin de la informacin, originales o copias, formato, caractersticas intelectuales, redundancia a nivel de fondo, redundancia a nivel del centro de archivos, redundancia a nivel de otros centros de archivos). Caractersticas ligadas a la utilizacin (inters del usuario, valor legal a largo plazo, valor administrativo a largo plazo, relacin valor secundario/utilizacin actual, relacin valor secundario/utilizacin potencial; limitaciones de uso, grado de legibilidad, grado de comprensin, restricciones de comunicabilidad). Criterios ligados al costo de conservacin de los documentos: Caractersticas ligadas a la adquisicin (costo de compra, costo de transferencia) Caractersticas ligadas al tratamiento (nivel de competencia exigido, costo del material, cantidad de trabajo necesario) Caractersticas ligadas a la preservacin (nivel de competencia exigido, costo del material, cantidad de trabajo necesario) Caractersticas ligadas al depsito (cantidad de documentos, tipo de depsito necesario) Caractersticas ligadas a la referencia (localizacin de los documentos y cantidad de trabajo necesario, localizacin de la informacin, nivel de competencia exigido y cantidad de trabajo necesario). Criterios ligados a las consecuencias de la decisin resultante de la evaluacin: Caractersticas ligadas a las relaciones externas
4.

Caractersticas ligadas a las polticas y prcticas internas de la institucin.

4. Ibdem, Anexo 3, pp. 188-189.

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3. Evaluacin sobre bases definidas: Sin desconocer la teora de los valores -primario y secundario- propuesta por Theodore Schellenberg, Manuel Vzquez plante el criterio de conservar en forma permanente las series que evidencian el origen, el desarrollo y la desaparicin de las unidades 5, porque ellas revelan, como afirma dicho autor, cmo surgi la entidad, su trayectoria, para qu sirvi, qu representaba y qu repercusin tuvo en la comunidad nacional, provincial o local en la que desarroll sus actividades. Entiende que debe conservarse un abanico, lo ms amplio posible, de informacin registrada en documentos nacidos de gestin, de todas las actividades de la administracin. Considera que la condicin bsica es la objetividad en el juicio y, para lograrla, propone siete puntos clave: a) El ciclo vital de los documentos con fechas exactas. b) Clasificacin y definicin del trmino Documento de Archivo. c) Formulacin de objetivo y dimensin temporal de las series a guardar. d) Definicin de documentos e informacin repetidos. e) Dividir la realidad contempornea, en sectores. f) Imponer doble evaluacin: Series predecibles y Series no predecibles. g) Sentido de la palabra importancia. En cuanto al punto f), plantea evaluar, en primera instancia, el Valor Primario, para precisar la duracin del plazo precaucional. Para ello, adopta como criterios, el jurdico, el contable y el caracterstico o especfico de las actividades de ese sector administrativo (tcnico): salud, educacin, etc. La segunda instancia consiste en evaluar el Valor secundario. En esta etapa, divide las series en

Series de Valor Predecible: Aquellas cuyo valor permanente se conoce desde antes de que se produzca el documento. Entiende que son de valor predecible los documentos que evidencien el principio, el desarrollo y el fin de la unidad que se examina. Son, por ejemplo, los documentos dispositivos. Series de Valor no Predecible: Aquellas que necesitan ser evaluadas para poder decidir su guarda y el modo, por cuanto su valor se basa en el tema o asunto, no en el tipo documental. Pueden ser: Series rutinarias y repetitivas. Series que manifiestan hechos que exceden el nivel medio de inters y que pueden ser: peridicos o eventuales o inesperados.

4. Evaluacin progresiva: Un sistema de gestin documental organizado correctamente posibilita, como afirma Michael Roper, que la evaluacin y la eliminacin de los documentos se realice en forma progresiva desde el Archivo Corriente, con lo que disminuye notoriamente la cantidad de documentos que se transfieren al Archivo Central 6. Siguiendo esta teora, en el proceso de records continuum que sostienen bsicamente autores canadienses y australianos, Michael Roper sintetiz las propuestas y desarroll un modelo alternativo consistente en una matriz de dos dimensiones: el eje horizontal
5. Manuel Vzquez: Cmo seleccionar documentos de archivo, Alfagrama Ediciones, Buenos Aires, 2006, p. 68. 6. Michael Roper: The life cycle of the record, en Arkhiyyon 10-11. Israel Archives Association, Jerusalem, 1999, pp. XI-XXVI.

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representa las tres fases o edades de los documentos: corriente (o activo), semi corriente (o semi activo) e histrico (o inactivo), mientras que en el eje vertical estn representadas siete operaciones genricas que deben realizarse respecto de los documentos en cada una de las tres fases, a saber: anlisis y diseo, control, creacin o recepcin, evaluacin, conservacin, uso, descarte. Las operaciones -dice este profesional- se realizan en primer lugar sobre los documentos mientras se encuentran activos; si los documentos siguen teniendo utilidad, se repiten cuando estn semi activos y, si continan teniendo valor, las mismas operaciones se repiten otra vez cuando los documentos son inactivos. Una operacin realizada sobre documentos durante una fase continuar teniendo un efecto sobre ellos durante fases subsecuentes. A menudo las operaciones se realizarn en forma secuencial, pero puede haber iteracin entre las operaciones en cualquier fase y el orden del funcionamiento puede cambiar en las fases semi corriente y archivstica.7 5. Evaluacin funcional: Una de las nuevas corrientes en el tema que nos ocupa, es la que propone la evaluacin funcional, consistente en analizar y describir las funciones de gestin de la entidad u organismo que se revisa y, a partir de ese examen, evaluar los documentos producidos. El resultado de este estudio es la definicin de reas prioritarias, independientemente de la estructura administrativa de la institucin (organigrama) cuyos documentos se evaluarn. Segn esta corriente, las decisiones acerca de lo que debe ser conservado se toman sobre la base de la informacin respecto de las funciones, los procesos y los procedimientos de gestin de los documentos. Este criterio es el que ha utilizado Daise Apparecida Oliveira, para los municipios del Estado de Sao Paulo, Brasil. Dicha profesional parte de un Cuadro de Clasificacin Funcional, que incluye 1.719 series documentales pero que se caracteriza por ser flexible a la realidad local, estructurado en orden decreciente, a partir de macro funciones (grupo funcional), grandes funciones (subgrupos funcionales), funciones, subfunciones y series documentales. 8 Los crticos a la evaluacin funcional sealan que, al partir de las funciones administrativas, no se tiene en cuenta el valor secundario de los documentos, que generalmente no tiene relacin con el origen de su creacin, por lo que se corre el riesgo de eliminar documentos valiosos para la historia, simplemente porque surgieron de funciones no consideradas como prioritarias. Sin embargo, no deja de ser una herramienta interesante para la gestin de los archivos y, como indica Michael Roper, es la garanta de la preservacin, o el medio de reconstitucin de la procedencia y el orden original en los archivos, y la fuente de la informacin contextual en la descripcin archivstica. 9
7. Ibdem, pp. XVII-XIX. 8. Daise Apparecida Oliveira: Planos de Classificaao e Tabelas de Temporalidade de Documentos para as Administraoes Pblicas Municipais, Arquivo Pblico do Estado, Sao Paulo, 2007, pp. 23-24. En esta obra, identifica cinco grupos funcionales: 1.0 Gobierno, 2.0 Administracin, 3.0 Finanzas, 4.0 Servicios Jurdicos y 5.0 Servicios Pblicos. El Grupo Servicios Pblicos, a su vez, est subdividido en 8 sub grupos funcionales: 5.1 Gestin territorial y ambiental; 5.2 Salud; 5.3 Educacin; 5.4 Cultura y Turismo; 5.5 Deporte y Tiempo libre; 5.6 Acciones sociales y ciudadana; 5.7 Abastecimiento; 5.8 Seguridad pblica. 9. Michael Roper: The life , p. XX.

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6. Anlisis Documental: Un grupo de archiveros espaoles -encabezados por Vicenta Corts Alonso- que trabaj durante varios aos en la problemtica de los archivos municipales, propone un criterio que podramos calificar como de corte ms tradicional para evaluar los documentos, cual es el anlisis de la serie y de las que le son afines o contingentes. 10 Consideran que es fundamental analizar cada tipo documental, tanto en sus caracteres externos como internos, para definir las series y, a partir de all, precisar la vigencia administrativa de cada una, su utilidad administrativa y su valor para la investigacin. Entienden que es necesario contar con manuales de tipologa documental con su correspondiente anlisis, para optimizar tanto el muestreo como el expurgo, por parte del administrador, como la consulta de parte del usuario. Aunque se trata de una tarea ardua, estiman que dichos anlisis proporcionan una descripcin completa de la fuente y que al leerlos, se puede apreciar si se tiene que conocerla o no, lo cual ahorra tiempo y esfuerzo, pues las series semejantes, por analoga, pueden merecer la misma valoracin.11 7. Macro evaluacin: La macro evaluacin fue definida como un enfoque planeado, estratgico, holstico, sistemtico y comparativo para la investigacin e identificacin de las necesidades de la sociedad respecto de los documentos.12 Para Terry Cook -uno de los ms reconocidos tericos de esta corriente- es una combinacin entre la teora, la estrategia y la metodologa de la valoracin de documentos13; plantea que el archivero debe valorar el universo funcional y estructural en que el productor de un documento lo crea y lo utiliza y afirma que, como los valores que la animan cambiarn con el tiempo, el lugar y la cultura, al evaluar, el archivero construye el pasado que el futuro conocer.14 Dado que al momento de decidir si un documento se conservar o se eliminar, se est eligiendo qu se recordar y qu se olvidar, este autor sugiere a los archiveros ser especialmente sensibles al carcter poltico y filosfico de cada uno de los documentos.15 La macro evaluacin cambi el foco inicial de la evaluacin: ya no es el documento y sus caractersticas lo que interesa, sino el contexto funcional en el que fue creado. Tampoco se tienen en cuenta los valores (primarios y secundarios). Si bien puede asemejarse a la denominada evaluacin funcional (que analiza los documentos producidos por una entidad sobre la base de sus funciones institucionales) la diferencia reside en que la macro evaluacin se centra no slo en la funcin sino en la interaccin entre la funcin, la estructura y el ciudadano que, combinados, reflejan el funcionamiento del Estado dentro de la sociedad civil.16
9.Michael Roper: The life , p. XX. 10. Vicenta Corts Alonso: Nuestro modelo de anlisis documental, Associaao de Arquivistas de Sao Paulo, 2005, p.17. 11. Ibdem. p. 18. 12. Adrian Cunningham y Robyn Oswald: Algunas funciones son ms iguales que otras: El desarrollo de una estrategia de macroevaluacin de documentos para los Archivos Nacionales de Australia, en Archival Science, 2005 5, Primavera 2006, pp. 163-184. 13. Terry Cook: Macrovaloracin y anlisis funcional: la preeminencia de la interaccin poltico-social sobre el gobierno, en Tabula N 6, El refinado arte de la destruccin: la seleccin de documentos. Revista de Archivos de Castilla y Len, Asociacin de archiveros de Castilla y Len, Salamanca, 2003, p. 87. 14. bidem, p.88. 15. dem. 16. Ibdem, p. 92.

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Para evaluar segn esta corriente debe realizarse, entonces, un exhaustivo anlisis del contexto de produccin de los documentos, y para ello se examinan tres aspectos: en primer lugar, las funciones, subfunciones, programas y actividades de la entidad, en segundo lugar, la estructura, el organigrama administrativo en el que se desarrollan las funciones y, en tercer lugar, el resultado de la interaccin entre la ejecucin de las funciones o los programa de la institucin desarrolladas a partir de una estructura administrativa y las conexiones con la sociedad, es decir, los ciudadanos quienes participan tanto de las funciones como de la estructura y quienes afecta. 17 Desde el punto de vista metodolgico, las caractersticas bsicas de la macro evaluacin son, segn Silvia Schenkolewski Kroll: . la consideracin del valor social de los documentos, 18 . la transicin de la evaluacin de documentos uno a uno a la evaluacin segn un anlisis funcional de los sistemas administrativos, y . la interrelacin entre el gobierno, la sociedad y los individuos. El estudio se realiza en forma descendente y el archivero est involucrado en el proceso desde las primeras etapas de la creacin de documentos. La perspectiva descendente -o top down- consiste, sintticamente, en la evaluacin de las instituciones en general y sus funciones, antes que de los documentos en s, con el objetivo de identificar aquellos que muestren la naturaleza de la sociedad y de las instituciones en conjunto. En el caso de los Archivos pblicos -en el nuestro, los Archivos municipales-, el objetivo es identificar las fuentes de la memoria y las evidencias de las polticas y operaciones del gobierno, as como las interacciones entre los distintos organismos gubernamentales, entendiendo que ellas reflejan los valores de la sociedad toda, no solo las estimaciones de los creadores y usuarios de los documentos. En cuanto al valor social de los documentos, Terry Eastwood afirma que, en una sociedad democrtica, la evaluacin debe satisfacer la necesidad que tienen los ciudadanos de saber cmo se ha gobernado y, asimismo, permitirles llegar a comprender el lugar que ocupan dentro de las comunidades de las que se consideran miembros, incluida, por supuesto, la comunidad nacional19. Este derecho a la informacin se relaciona tanto con la proteccin de los derechos individuales como con la defensa de la identidad. METODOLOGA PRCTICA Toda tarea de evaluacin de documentos se recapitula en un cuadro, grfico o listado en el que se sintetiza el anlisis y la decisin adoptada para cada serie o documento examinado. Este instrumento tcnico recibe distintas denominaciones, segn su contenido y caractersticas y segn los pases: Tabla de Retencin, Tabla de Plazos de Conservacin, Tabla de Plazos Precaucionales, Tabla de Evaluacin, Tabla de Plazos Mnimos de Retencin y Destino Final, Tabla de Temporalidades, Calendario de Conservacin, Cuadro de Expurgo, Cuadro de Seleccin, Catlogo de Disposicin Documental, entre otras.
17. Mara ngeles Valle de Juan (d): Las instituciones parlamentarias: criterios para la evaluacin y seleccin de documentos, en ICA Studies/tudes, n 15, p. 61. 18.Silvia Schenkolewski-Kroll: Macro Evaluacin de Documentos, en Anuario I, Escuela de Archivologa, Facultad de Filosofa y Humanidades, Universidad Nacional de Crdoba, 2009, p. 102. 19.Terry Eastwood: La valoracin archivstica en las sociedades democrticas, en Tabula, N 6 p. 81.

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Para su preparacin es fundamental la constitucin de comisiones ad hoc, interdisciplinarias, integradas por expertos de las distintas reas administrativas, archiveros, abogados, economistas e historiadores. Si bien todas las opiniones son valiosas, la del responsable de las oficinas productoras es bsica, por cuanto es quien conoce el origen, el trmite y la utilidad originaria de cada documento. Este instrumento permite difundir las reglas de conservacin, aplicarlas, hacerlas aprobar y asegurar el control, seguimiento, mantenimiento y actualizacin. 20 Tiene cuatro funciones bsicas: 1. Identificar los documentos de una entidad, con independencia de soporte y de formato. 2.- Documentar decisiones sobre la cantidad de tiempo que los documentos deben ser conservados debido a su utilidad administrativa para la entidad productora. 3.- Documentar decisiones sobre el destino final que se de a los documentos, concluido el periodo de validez (destruccin o conservacin permanente). 4.- Confirmar que las acciones de disposicin han sido autorizadas por la autoridad apropiada.21 Podemos agregar que: es una herramienta fundamental tanto para la seleccin de los documentos -por cuanto establece el destino final de cada tipo documental- como para la organizacin y normalizacin del archivo definitivo -por cuanto acompaa el proceso de eliminacin o de transferencia. est al servicio de la transparencia, ya que determina las responsabilidades de cada rea en cuanto a la conservacin de los documentos. es de mucha utilidad para el historiador en el futuro, por cuanto da testimonio de la organizacin del organismo productor, de los procedimientos y de la produccin documental en una fecha y en un contexto determinado, as como de las prioridades y criterios adoptados, es decir, permite al historiador colocar cada documento en su contexto de produccin. Al confeccionar la Tabla deben tenerse en cuenta todos los documentos producidos y recibidos por la institucin, cualquiera sea su soporte, es decir, no deben olvidarse los documentos electrnicos y, en lo posible, como lo propone Catherine Dhrent, cada soporte (papel, analgico, numrico) debe relacionarse con el otro. 22 Dado que la administracin municipal no es esttica, sino que, como consecuencia de cambios en las polticas de gobierno y la utilizacin de las nuevas tecnologas suele sufrir modificaciones, tanto en los tipos documentales como en los procedimientos, es conveniente que, si se redacta una Tabla de Plazos de Conservacin y Destino Final, sta sea general y flexible, para evitar su pronta obsolescencia. Es suficiente que incluya cuatro columnas: categora/tipo de documentos, plazo de vigencia, destino final y observaciones, como lo sugiere la Asociacin de Archiveros de Francia. De ese modo, el archivero la utilizar como instrumento bsico, que se complementar con listados de documentos a transferir y listados de documentos a eliminar, en los que se describir cada serie prescripta con todos los detalles.23 Esto no obsta que, peridicamente, se revise y actualice para adecuarla a los cambios.
20. Carol Couture: La funcin valoracin en la archivstica contempornea: una sinergia entre varias consideraciones complementarias, en Tabula N 6 p. 36. 21. International Records Management Trust (IRMT): Training in electronic Records Management, Module 3: Managing the creation, use and disposal of electronic records, London, 2009. CD-Rom. 22. Catherine Dhrent y otros: Les archives lectroniques. Manuel pratique, Direction des Archives de France, fvrier 2002, en <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/DAFmanuel% 20version>, p. 22. 23. Association des Archivistes Franais: Abrg darchivistique. Principes et pratiques du mtier darchiviste, Angers, 2004, p.68-70.

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Comunicando / Investigacin
As como se recomienda evaluar los documentos electrnicos al momento de su creacin, es aconsejable que la Tabla de Plazos de Conservacin de todos los documentos cualquiera sea su soporte- se confeccione al mismo tiempo que se elaboran los cuadros de clasificacin. De este modo se habr precisado, desde el comienzo, el ciclo vital de cada serie, desde su produccin hasta su destruccin o transferencia al Archivo histrico y existir un control sistemtico de todas las series y documentos, con el consecuente ahorro de tiempo, esfuerzo y materiales. Es necesario confeccionar, adems, un documento en el que se explique y justifique el criterio de evaluacin utilizado para que quede claro por qu se conservaron unos documentos y otros no. Esta accin debe ejecutarse, en primer lugar, porque el archivero debe ser responsable de sus decisiones pero, adems, porque ese documento permitir al usuario futuro entender cmo se ha constituido el fondo documental de carcter permanente. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES Existen numerosas teoras para evaluar documentos; tantos, quizs, como profesionales especialistas haya en el tema. Todas se asientan en conceptos archivsticos concretos y, si bien el enfoque es diferente, todas permiten conservar un porcentaje de los documentos producidos, porque tienen valor secundario, siguen teniendo utilidad, son el producto de una funcin considerada prioritaria o porque son la evidencia del contexto en que fueron producidos y reflejan el funcionamiento del Estado. Esto es, segn los principios de cada una de las corrientes citadas. Con cualquiera de ellas es posible llegar a conservar en forma permanente los mismos documentos o la misma informacin, sin embargo, es imprescindible conocer los distintos modos y criterios para poder optar por el que ms convenga, atento a las particularidades del fondo documental que se trate y a la idiosincrasia local. Es fundamental, por ejemplo, considerar los rasgos distintivos de la sociedad al momento de decidir la cantidad de material a conservar, por cuanto dicha eleccin afecta, como se dijo, el patrimonio documental. Ningn mtodo de evaluacin es perfecto ni puede aplicarse en todos los Archivos. En una misma institucin archivstica es posible, incluso, aplicar un criterio de evaluacin para una serie y, otro, para otras, segn la situacin particular y la realidad que se presente o, tambin, utilizar varios criterios combinados simultneamente. En todo caso, es necesario respetar los principios y premisas generales de la teora archivstica y utilizar el o los criterios que mejor se adecuen en cada caso al fin perseguido. Al momento de evaluar, es imprescindible analizar el contexto general de produccin, la forma en que estn ordenadas las series y cmo han llegado al Archivo, para luego decidir qu mtodo o criterio es el que mejor se adecua o con el que se lograr un mejor resultado. ste debe ser, bsicamente, conservar todo aquello que puede ser til al futuro usuario, porque contiene datos sobre la organizacin, su estructura y funcionamiento o proporciona testimonios sobre personas, cosas o hechos y que, por ende, formar parte del patrimonio documental local y eliminar todo documento cuyo contenido informativo no trasciende el valor primario, es repetitivo o puede encontrarse en otro documento. En todos los casos, al momento de decidir, es necesario actuar con moderacin y sentido comn, como sugera Theodore Schellenberg a mediados del siglo pasado, y en caso de dudas, conservar y reevaluar al cabo de una cierta cantidad de aos, teniendo en cuenta que la destruccin es irreversible. Cualquiera sea el criterio que se utilice, debe recordarse que en los Archivos gubernamentales, y particularmente, en los municipales, la responsabilidad y el compromiso del archivero es medular, porque al deber tico- profesional se le suma la responsabilidad poltica ante la sociedad que est involucrada en los documentos y la informacin que se destruir o se conservar segn la decisin que se adopte.

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Para decidir el criterio a utilizar en un Archivo Municipal deber tenerse en cuenta, tambin, el soporte de los documentos a evaluar por cuanto los documentos informticos y los de imagen presentan caractersticas especficas que deben contemplarse en el momento de resolver su destino final. Cabe recordar que si el soporte es digital es fundamental considerar la autenticidad del documento, asunto que no presenta mayores complicaciones cuando se trata de soporte papel. Al evaluar documentos de imagen, adems del soporte en s, es necesario valorar la antigedad, el contexto, la calidad, el tema y el autor de la imagen. Por otra parte, los conceptos tradicionales de original y copia no pueden aplicarse del mismo modo cuando se trata de fotografas o documentos electrnicos/digitales. La existencia de tipos documentales similares y de procedimientos anlogos para cada funcin municipal, permite al archivero tomar decisiones iguales a las tomadas por el colega de otra Municipalidad o realizar consultas ante un problema determinado y resolver en forma consensuada si se conserva o se elimina una determinada serie. Esta cooperacin entre servicios facilita y optimiza la tarea de cada uno, da seguridad en la toma de decisiones, a la vez que disminuye el riesgo de que se eliminen documentos considerados vitales, tanto para la administracin como para la memoria institucional. Complementaria y consecuentemente la normalizacin -tanto normativa como procedimental- beneficia al usuario del archivo, por cuanto conocer anticipadamente qu y cmo puede encontrar determinados documentos, le permite ahorrar tiempo y esfuerzo, adems de abrir nuevas expectativas de uso e investigacin. Evaluar documentos es la empresa ms compleja y exigente que debe encarar el archivero, dado los mltiples conocimientos, tericos y prcticos que requiere -que superan lo estrictamente archivstico- y porque cada situacin exige un estudio especfico. Puesto que el objetivo ltimo de la evaluacin es constituir el patrimonio documental de la ciudad, la regin y el pas, es posible concluir afirmando que el proceso de evaluacin documental es el marco de definicin de toda poltica archivstica y el archivero es su artfice, porque en ese momento tiene en sus manos las fuentes a partir de las cuales se redactar la historia. Finalmente, parafraseando a Frank Boles, podemos afirmar que hay muchos caminos para seleccionar documentos, como hay muchos caminos para llegar a la luz; es decir, no existe una sola posicin terica o un solo camino metodolgico que conduzca a las decisiones correctas en materia de evaluacin. Por eso, en Archivstica, primar una determinada tendencia terica y metodolgica en la valoracin es, en realidad, una hereja que debemos evitar.24 BIBLIOGRAFA
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24. Frank Boles: Hay muchos caminos hacia la iluminacin: falsas dicotomas en la seleccin de documentos, en Tabula N 6 p. 106.

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Comunicando
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Jueves Archivsticos, una realidad.

Lic. Marlitt Rodrguez Francia. Directora de Normas Archivsticas. Inaugurando las ponencias en el primer Jueves Archivstico.

La Escuela Nacional de Archiveros, ingresa en una nueva etapa, no slo

remodelando sus instalaciones y equipo tecnolgico, sino tambin en el mbito acadmico. Esta nueva etapa tiene un gran hito como apertura, el cual es el ciclo de conferencias Jueves Archivstico.

Lic. Norman Berros Silva. Dando su ponencias en el primer Jueves Archivstico.

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El Jueves Archivstico es un esfuerzo de la ENA por llevar las ltimas investigaciones y temas de inters a la comunidad archivstica del Per. Siendo uno de los fines del Archivo General de la Nacin la formacin, capacitacin y especializacin cientfica y tcnica del personal archivero a travs de la Escuela Nacional de Archiveros, se elabora el Programa Anual de Capacitacin y Especializacin Archivstica, en el que se brindan seminarios y cursos en las modalidades presencial y a distancia tratando de cubrir la necesidad de capacitacin a nivel nacional.

Palabras del Lic. Pablo Alfonso Maguia, Jefe Institucional del AGN. En la Inauguracin del Jueves Archivsticos y de los nuevos ambientes de la ENA.

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Se sabe que la gran parte de los Archiveros no dispone de mucho tiempo para capacitarse en las actividades establecidas, es por ello que el Jueves Archivstico es una alternativa para llegar a un mayor nmero de personas. Este programa es gratuito y abierto al pblico en general.

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Cola para la inscripcin a la conferencia.

Lleno total en una de las conferencias

A la fecha ya se han realizado dos conferencias, las cuales han tenido un gran xito. El pasado jueves 06 de setiembre se inaugur con el tema "La Normativa Archivstica en las Instituciones: Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin, y el da 27 de setiembre se llev a cabo la segunda conferencia con el tema: Gestin de Proyectos Archivsticos, a las que asistieron ms de 300 personas, entre ellos trabajadores de diversas instituciones del sector pblico y privado.

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Las conferencias se desarrollarn el ltimo jueves de cada mes en el reciente inaugurado auditorio de la Escuela Nacional de Archiveros. Finalmente cabe sealar que esta actividad acadmica ha sido instituida mediante Resolucin Jefatural N 236-2012/J, de fecha 15 de agosto del presente ao. Prximas Conferencias: Jueves 25 de Octubre Seguridad y Salud Laboral en los Archivos Jueves 29 de Noviembre Buenas Prcticas para la Gestin de Archivos ISO 9001-2008, Gestin de la Calidad y la ISO 15489, Gestin de Documentos Jueves 20 de Diciembre: Tecnologa de la Informacin Archivstica

Ponentes del Primer Jueves Archivstico Sr. Flix Cheng Carbajal Arch. Abel Hualpa Galindo Lic. Norman Berros Silva Lic. Marlitt Rodrguez Francia.

Ponentes del Segundo Jueves Archivstico. Arch. Jair Clavijo Suarez Ing. Rubn Astuhuamn Ing. Guillermo Cabrejos.