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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00
AULA 00: Aula Demonstrativa

SUMRIO 1. 2. 3. 4. 5. Apresentao Cronograma Contedo programtico Questes comentadas Lista das questes apresentadas PGINA 1 2 2 a 44 44 a 48 48 a 56
APRESENTAO Ol a todos! Espero que todos estejam bem dispostos a encarar uma rotina puxada de estudos para alcanar a to sonhada vaga no servio pblico, ainda mais na Anatel, como Analista. Meu nome Roselene Candida, sou arquivista e professora de Arquivologia do Estratgia Concursos. Trabalho desde janeiro na Comisso de Valores Mobilirios CVM, em So Paulo, aps ser aprovada em 1 lugar para Analista Arquivologia. Hoje, vamos comear uma longa jornada de estudos para tentarmos uma vaga para a rea de Analista Administrativo da Agncia Nacional de Telecomunicaes, a Anatel. Alm da alta remunerao, outro atrativo da Anatel a possibilidade de os futuros aprovados trabalharem sete horas corridas, assim como ocorre com os servidores do Tribunal de Contas da Unio TCU. A Anatel a nica autarquia do Poder Executivo Federal que conseguiu implantar a jornada de sete horas corridas e que conseguiu essa chancela do TCU, que julga a eficincia e as atividades exercidas pela Administrao Pblica Federal. E o contedo muito parecido com o que os arquivistas devem estudar. Vou preparar vocs bastante para que aprendam bem o contedo. Alm disso, colocarei vrios exerccios. Um abrao!!!
Prof. Roselene Candida
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 CRONOGRAMA Arquivstica: princpios e conceitos. Sistemas e redes de arquivo. Gesto de documentos; implementao de programas de gesto de documentos. Diagnstico da situao arquivstica. Realidade arquivstica brasileira. Polticas de acesso aos documentos de arquivo.
Aula 0 (demonstrativa) 10/07/2012 Aula 1 25/06/2012 Aula 2 06/07/2012 Aula 3 13/07/2012 Aula 4 13/07/2012
Polticas pblicas de arquivo; legislao arquivstica. Normas nacionais e internacionais de arquivo. Protocolo: recebimento, registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos. Funes arquivsticas. Criao de documentos. Aquisio de documentos. Classificao de documentos Avaliao de documentos. Difuso de documentos. Descrio de documentos. Preservao de documentos. Anlise tipolgica dos documentos de arquivo. Sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos. Documentos digitais. Requisitos. Metadados. Microfilmagem de documentos de arquivo.
CONTEDO PROGRAMTICO AULA 0 ARQUIVSTICA: PRINCPIOS E CONCEITOS 1. ARQUIVO E DOCUMENTO ARQUIVSTICO Para comearmos o estudo da disciplina, devemos compreender bem inicialmente o conceito de documento e arquivo. A princpio, aparece em nossas cabeas a imagem de um documento em papel e uma montanha de papis em desordem, mas, na realidade, tais conceitos possuem variantes que devem ser consideradas para o entendimento da disciplina. O termo documento possui um conceito muito amplo para a nossa disciplina. Sozinho, pode ser considerado como qualquer demonstrao de um dado ou sinal pelo qual o homem se expressa. Praticamente, qualquer elemento ou objeto um documento. Os exemplos de documentos so variados e podem ser o livro, a moeda, a pintura, uma fita, um jornal, um disco, uma escultura, um filme, qualquer objeto pelo qual existe a expresso da atividade humana.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Entretanto, tal conceito possui certas noes especficas que precisamos estar atentos. Ligado ao seu objeto, o arquivo, desta forma, entraremos agora ao nosso objeto de estudo, sem que seja to difcil alcanar o nosso objetivo. O conceito mais utilizado neste momento o que est explcito na Lei n 8159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados: Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Vamos analisar o conceito e extrair as consideraes necessrias para compreend-lo. Desta forma, percebemos que o arquivo no rene quaisquer documentos, mas somente aqueles que foram produzidos e recebidos, para o cumprimento de uma funo ou atividade exercida por pessoas fsicas ou jurdicas, como as instituies pblicas ou privadas. Podemos citar os exemplos de um memorando que altera as frias de um funcionrio, de um relatrio estatstico para verificar a quantidade de usurios que frequentam um museu, ou, at mesmo, de uma carta de recomendao escrita por um candidato a uma vaga de mestrado. Todos estes documentos foram criados para cumprir uma misso especfica. Para melhorarmos a nossa compreenso sobre o que o arquivo de maneira geral, vamos criar uma pequena histria de uma situao que envolve a criao e recebimento de documentos arquivsticos. Uma faculdade conceituada e privada brasileira (vou citar a FGV, por exemplo) seleciona seus alunos para um dos cursos de mestrado e ela coloca o rol de documentos que o candidato precisa levar. Um deles a carta de recomendao, assinada por dois profissionais que trabalharam com quem quer a vaga. Ele elabora este documento, colhendo as duas assinaturas para este fim e as leva ao local. Chegando at faculdade, o candidato est com todos os documentos necessrios, alm das cartas. Aps o resultado, ele selecionado e retorna instituio para sua matrcula. L, ele preenche alguns documentos, entre eles, o formulrio de cadastro de dados pessoais. Aps o procedimento de cadastro, a faculdade elabora o contrato, para dispor sobre o pagamento das mensalidades. Aps os procedimentos de cadastro, o candidato tirou uma foto digital para a carteirinha de aluno, que servir para ele ingressar nas instalaes da faculdade quando ele precisar, alm de ser um instrumento
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 de segurana. A foto ficar na faculdade, at ele concluir o curso, pois h a possiblidade de solicitar a segunda via da carteirinha. Verificamos, neste percurso, que quatro documentos foram criados e recebidos pela faculdade em questo: o formulrio de dados pessoais, as cartas de recomendao, o contrato feito entre a faculdade e o aluno, e a foto digital para a carteirinha. Todos eles so documentos que vo constar nos arquivos da instituio privada, na pasta ou assentamento individual do aluno. E que a pessoa fsica (o candidato) tambm elaborou os documentos necessrios para participar da seleo de mestrado, que foram as cartas de recomendao para entrar na seleo de mestrado. Desta forma, o arquivo da instituio privada produz e recebe documentos elaborados com fins especficos, como a seleo de candidatos para o mestrado, por exemplo. Independentemente do suporte, eles so documentos de arquivo. A foto digital do candidato (eletrnico), o contrato, as cartas e o formulrio (papel) so documentos arquivsticos por excelncia. Assim, verifica-se que os documentos possuem suportes diferentes. O suporte o material pelo qual o contedo do documento est escrito. Ento, a foto digital do aluno de mestrado no vai deixar de ser arquivstico, simplesmente porque o suporte no o papel. Da mesma forma, pode-se dizer tambm do jingle (jingle a msica das propagandas de rdio e TV), criado por uma agncia de propaganda. Para a empresa responsvel, o jingle um documento arquivstico, pois foi criado em razo de um exerccio de uma atividade especfica apesar do suporte. A informao o contedo de qualquer documento arquivstico, que surge em funo das atividades da pessoa fsica ou jurdica. O Professor Arnaldo Malheiros, da Universidade do Minho, de Portugal, coloca uma caracterstica interessante da informao arquivstica. Segundo ele, a informao deve possuir ligao entre os meios operacionais e a interao sistema com o processo de criao do contedo informativo. Desta forma, o documento arquivstico pode ser reunido por dois elementos fundamentais:
SUPORTE + INFORMAO (OU CONTEDO) = DOCUMENTO
Voltando ao conceito que est exposto na Lei 8159/91, o documento de arquivo independe tambm da natureza do documento. E como definido este termo?
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 A natureza dos documentos , segundo Marilena Leite Paes, refere-se aos arquivos especiais e especializados. O arquivo especial rene documentos arquivsticos de suportes diferentes, como fitas, discos, CD-ROM, fotografias, filmes, microfilmes, e outras formas que merecem uma forma especial. Na histria que criamos, a foto digital do aluno um arquivo especial, pois uma fotografia digital, com um suporte diferenciado. O arquivo especializado, por sua vez, so documentos reunidos por um campo especfico de conhecimento ou funo. No nosso cotidiano de arquivista, verificamos a existncia de vrios deles, como os arquivos mdicos, os arquivos de engenharia e arquitetura, arquivos cientficos, entre outros existentes. Um exemplo interessante de arquivo especial e especializado, ao mesmo tempo o do Correio Braziliense, onde esto reunidas inmeras fotografias, utilizadas a qualquer momento pelos reprteres do jornal. O contedo especfico (arquivo especializado) e o suporte especial (arquivo especial). Agora, os arquivos podem ser tambm analisados sob a natureza da entidade produtora, que pode ser pblica ou privada. As pessoas pblicas so os rgos e entidades pblicas governamentais, distribudas nas esferas federal, estadual e municipal. As pessoas privadas podem ser pessoas fsicas ou jurdicas, que atuem tambm no mbito destinado s instituies pblicas. Os arquivos privados, segundo a Lei n 8159, de 08 de janeiro de 1991, podem ser considerados como de interesse pblico e social pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado do Arquivo Nacional. Caso eles sejam avaliados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento cientfico nacional, o acervo privado ter o acesso franqueado ao pblico e no podero sofrer objeto de alienao. Cito dois exemplos de acervos privados, do antroplogo Darcy Ribeiro e do cineasta Glauber Rocha. E tambm no podemos esquecer sobre a natureza do assunto. Segundo Marilena Leite Paes, o assunto pode ser ostensivo e sigiloso. O arquivo ostensivo quando no impe restries de consulta e acesso aos usurios, em razo do contedo. J o sigiloso uma classificao atribuda pelo poder pblico, segundo a Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011, para que o acesso seja restrito a algumas pessoas de forma temporria. A lei passa o seguinte conceito de informao sigilosa: aquela submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do Estado. Neste caso, foram estabelecidos os prazos de restrio ao acesso:
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Ultrassecreto: o prazo concedido de 25 anos. As autoridades classificadoras so o Presidente e o VicePresidente da Repblica, Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas, Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica, e os Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; Secreta: a lei d o prazo de restrio de 15 anos e as autoridades classificadoras so as mesmas do item anterior, alm dos titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista; Reservada: o prazo mximo aplicado a estes documentos de 5 anos. Alm das autoridades elencadas nos dois itens anteriores, podero classificar a documentao como reservada funes de direo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direo e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei.
Ainda segundo o mesmo artigo, a classificao como ultrassecreta e secreta, poder ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico, inclusive em misso no exterior, vedada a subdelegao. Alm disso, o documento ultrassecreto deve ser ratificado pelo ministro de Estado respectivo nos termos e prazos previstos em regulamento em questo. O documento tornar-se- ostensivo automaticamente, quando o respectivo prazo de sigilo terminar. Ou seja, assim que acabar o prazo de restrio de acesso ao documento, no haver uma renovao automtica, como havia antes aos documentos ultrassecretos. Ento, cuidado com esta observao, que j foi peguinha de algumas provas de concurso. Outra observao importante que eu fao para vocs a de que a iniciativa privada tambm pode impor prazos de restrio aos documentos. A prpria lei d esta chance a estas instituies. Segundo a redao fiel da lei: a pessoa fsica ou entidade privada que, em razo de qualquer vnculo com o poder pblico, executar atividades de tratamento de informaes sigilosas adotar as providncias necessrias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurana das informaes resultantes da aplicao desta Lei.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 (CESPE ABIN 2010 - AGENTE DE INTELIGNCIA REA ADMINISTRATIVA). Julgue o item:
Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, so produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa fsica ou jurdica. Comentrios: Vamos pensar um pouquinho no item em questo? Quem leu os conceitos iniciais, percebeu que eles esto de acordo com a questo e foram introduzidos nesta aula mediante a legislao arquivstica. O item simplificou, de forma inteligente, toda a explicao dada a respeito. RESPOSTA: VERDADEIRO. 1.1. DIFERENAS ENTRE DOCUMENTOS DE ARQUIVO, BIBLIOTECA, MUSEU E CENTRO DE DOCUMENTAO Eu sou abordada por muitas pessoas que no conhecem a minha profisso, como se eu trabalhasse numa biblioteca. Outros, j acharam que eu trabalhasse em museus ou centros de documentao. Eu acho at interessante o questionamento, mas preciso explicar que o meu objeto de trabalho profissional o arquivo, cujo conceito ns trabalhamos no item anterior. Ento, quais as diferenas entre biblioteca, arquivo, museu ou centro de documentao? Elas so grandes e precisam ser explicadas, de forma que haja compreenso sobre cada uma delas. Vou fazer um comparativo entre biblioteca e arquivo, para depois partir para explicar o que um museu e um centro de documentao. A base do meu trabalho, neste momento, ser a explicao muito bem elaborada de Helosa Liberalli Bellotto, arquivista de So Paulo. Em primeiro lugar, falo da biblioteca. Comeo por ela, pois ela muito diferente do arquivo, ela muito conhecida por todos e a confuso mais recorrente entre os dois rgos de documentao. Em geral, todo mundo acredita que eu fico atrs de um balco de biblioteca... Os documentos tratados pela biblioteca so exemplares mltiplos, de vrios suportes, produzidos em torno de uma produo cultural, cientfica, tcnica ou educativa. O arquivo trabalha com o
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 nico exemplar de um documento, produzido para cumprir um fim ou uma misso especfica de uma pessoa fsica ou jurdica. A biblioteca um rgo colecionador e rene a documentao por meio da compra, permuta, doao, entre outras formas. O arquivo apenas acumula a documentao criada ou recebida pelo rgo, que ser considerado fundo arquivstico. Outro ponto diferencial entre a biblioteca e o arquivo o tratamento da documentao. A biblioteca trabalha com sistemas padronizados e universais de classificao por assuntos, a partir das atividades de catalogao, tombamento e classificao. No arquivo, o tratamento da documentao vivel a partir de princpios arquivsticos, em que as operaes de classificao, avaliao, arranjo, descrio e eliminao so analisados conforme a particularidade da documentao acumulada pelo produtor. Dificilmente, no arquivo, um sistema padronizado de classificao pode ser muito bem sucedido, pois cada documento possui uma funo especfica do rgo produtor. O fim da biblioteca informar um pblico grande. Seus usurios podem ser um pblico generalizado ou especfico, caso o acervo seja produzido com um campo ou um pblico diferenciado, como uma biblioteca infantil. O arquivo possui o fim de prova e testemunho das aes de uma pessoa fsica ou jurdica. Os usurios do arquivo so mais restritos, conforme a idade documental dos documentos. Nas idades corrente e intermediria, o usurio o administrador, funcionrio da rea que produziu o documento ou o cidado atrs de direitos contidos nos documentos de seu interesse. Na idade permanente ou histrica, o pesquisador e o pblico em geral so os usurios mais recorrentes. Quais os exemplos de biblioteca para pblico em geral? As bibliotecas pblicas so um exemplo, como a Biblioteca Demonstrativa de Braslia (sou brasiliense, mas se algum se lembrar de outra com as mesmas caractersticas, a lembrana vlida). L, o acesso para todos os visitantes. As bibliotecas infantis so para um pblico especializado, as crianas. No caso dos arquivos, um arquivo para um pblico geral o Arquivo Nacional, com um acervo riqussimo. Outro arquivo interessante para o pblico e o pesquisador o Arquivo do Estado de So Paulo, onde a Bellotto trabalhou vrios anos e contribuiu de forma positiva para a implantao de polticas de acesso informao, assim como outros profissionais. Aps este comparativo, explicarei sobre o museu, outro rgo de documentao. Os documentos tratados pelo museu so bidimensionais ou tridimensionais e so exemplares nicos. Este rgo tambm
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 colecionador e une os documentos, produzidos pela atividade humana ou pela natureza, mediante o assunto ou a funo os quais representam. Assim, como o arquivo, o museu tambm trata a documentao mediante princpios, devido diversidade da documentao. O pblico do museu to abrangente quanto o da biblioteca; o rgo visa a entreter e informar seus usurios, a partir de uma abordagem cultural, artstica ou funcional. O MASP e o Museu da Repblica so exemplos os quais recorro. O centro de documentao trabalha com documentos de vrios suportes, com exemplares mltiplos ou nicos, sobre um nico assunto. Ele um rgo colecionador e os documentos so reunidos por compra, doao ou pesquisa. Em geral, o pblico o pesquisador, mas pode ser tambm os funcionrios internos da empresa que mantm este rgo, como reprteres, diretores de TV, entre outros. Neste caso, o tratamento mltiplo; podem existir o arquivo, a biblioteca e o museu dentro de um centro de documentao, ento o tratamento tcnico de cada acervo pode existir ao mesmo tempo. Um exemplo de um centro de documentao o CEDOC da Rede Globo de Televiso, que possui um material riqussimo e muito utilizado por reprteres, apresentadores, diretores, entre outros.
(CESPE ABIN 2010 - AGENTE DE INTELIGNCIA REA
ADMINISTRATIVA). Julgue o item:
O arquivo uma instituio de interesse pblico criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Comentrio: O que vocs acham desta alternativa? Verdadeiro ou falso? FALSO!!! Vocs perceberam que no mais cobrado o trivial pelas bancas organizadoras, mas conceitos aprofundados na rea de arquivologia. O arquivo pode ser uma instituio pblica ou privada. Lembram-se do conceito do art. 1 da Lei 8159/1991? O arquivo pode ser uma pessoa fsica ou jurdica, sendo pblica ou privada. E a instituio que coloca peas e objetos de valor cultural ao pblico em geral o museu. Quando
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 falamos a respeito de peas e objetos, estamos direcionando a objetos tridimensionais, objetos trabalhados geralmente por museus ou centros de documentao. Entretanto, o museu tem uma caracterstica mais abrangente em relao ao pblico, que mais geral. O pesquisador o pblico mais alcanado pelo centro de documentao. As bancas organizadoras gostam muito dos termos e conceitos utilizados. Sugiro muito que vocs prestem muita ateno a cada um deles, pois o forte da nossa disciplina o uso constante de terminologias. 1.2. GNEROS DOS DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
O candidato precisa estar atento a outro assunto bastante cobrado pelas bancas organizadoras. Geralmente ligados ao suporte pelo qual o contedo registrado, o gnero proporciona ao arquivista uma ateno maior ao documento pelo qual est sendo tratado, especialmente nas polticas de conservao e preservao. Independentemente do suporte, os princpios relacionados ao tratamento da documentao so os mesmos. Os gneros podem ser divididos em: Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos, em papel ou outro suporte; Iconogrficos: documentos em suportes sintticos, em papel fotogrfico ou no, com imagens estticas. Em geral, so gravuras, fotografias, desenhos, pinturas, entre outros; Cartogrficos: so documentos com dimenses e formatos variveis, geralmente representados em escalas, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas, entre outros. Filmogrficos ou audiovisuais: documentos contidos em fitas magnticas, suporte digital ou cinematogrfico, com imagens em movimento. Podem conter bitolas, dimenses e rotaes variveis. Os filmes, documentrios e vdeos digitais so exemplos deste tipo de gnero documental; Sonoros: documentos de registros sonoros, musicais ou no, contidos em suportes variveis, como vinil, digital, fita
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 magntica. Ultimamente, a extenso para o suporte digital mais utilizada para o gnero sonoro tem sido o MP3, embora existam outros, como wmv; Microgrficos: documentos contidos em microfilmes, em dimenses variveis, contidos em rolos e jaquetas. Tais documentos so legveis mediante leitora de microfilmes; Informticos: documentos produzidos em ambiente informtico, armazenados em disquetes, pendrives, CD-ROM, entre outros.
A diversidade da documentao arquivstica imensa e ela no pode ser ignorada nem pelo arquivista, nem pelo candidato. E existem dois termos que no podemos esquecer de maneira alguma, que so a forma e o formato. A forma a transmisso do contedo documental, como original, rascunho, minuta ou cpia. O original o documento com o sinal de subscrio (ou assinatura), que lhe d autenticidade jurdica e arquivstica. O rascunho o documento com rasuras ou anotaes suplementares, anterior elaborao do original. A minuta, segundo a Bellotto, no rascunho e sim um pr-original, com um aspecto limpo, elaborado, mas sem a assinatura da autoridade responsvel. E a cpia o teor documental reproduzido na ntegra. O formato a apresentao fsica do documento arquivstico. Podemos estar diante de documentos encadernados, em brochura, em formato digital, entre outros. O formato a disposio do contedo da informao em elementos externos e internos, o que ser estudado adiante na aula de Diplomtica.
O gnero textual independe do suporte documental! Assim, o contedo do documento pode estar escrito em qualquer material, como metal, madeira, tecido, entre outros.
FCC CMARA DOS DEPUTADOS, ARQUIVISTA 2007) ASSINALE A ALTERNATIVA CORRETA:

Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 A ttulo de homenagem, um deputado recebe placa de prata onde se l a seguinte inscrio: Ao ilustre representante dos interesses da populao sul-riograndense, o tributo de admirao de seus correligionrios. Porto Alegre, 12 de setembro de 2003. Adalberto Flores. Joo Crispiniano. Jos Castelo. Trata-se, quanto ao gnero, de documento: (A) textual. (B) iconogrfico. (C) hagiogrfico. (D) figurado. (E) encomistico. Cuidado com as cascas de banana, elas so inesquecveis. O item correto a letra A. Pois , mas a placa no iconogrfica? No, pois o suporte no limita o gnero documental. Apesar do suporte no ser usual, o gnero do documento recebido pelo deputado o textual, pois no envolve a utilizao de imagens. Resposta: LETRA A. 1.3. CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
Os documentos arquivsticos so peculiares em sua produo e recepo por pessoas fsicas e jurdicas. J percebemos que existem diferenas entre arquivo, biblioteca, museu e centro de documentao, mas vejo que precisamos aprender um pouco mais sobre as caractersticas do documento arquivstico em relao atividade probatria. Um documento arquivstico possui os seguintes elementos: Autenticidade: a criao de um documento arquivstico relacionada a uma escala de procedimentos tcnicoadministrativos para cumprir uma determinada funo. Se a produo do documento estiver relacionada a estas rotinas, ficar fcil de comprovar a autenticidade do documento. Por isso que o documento de arquivo autntico, pois ele elaborado para uma misso, independentemente se o contedo for verdico ou no; Naturalidade: o arquivo no um rgo colecionador, mas acumulador. Os documentos so acumulados naturalmente, em conformidade com as atividades da
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 pessoa fsica ou jurdica. Este acmulo progressivo e contnuo. Lembram-se da pasta do aluno de mestrado, com os documentos que foram criados para o seu ingresso? Esta pasta ficar na faculdade e, ao longo do curso, novos documentos sero criados e inseridos nesta unidade de arquivamento; Organicidade: os documentos arquivsticos esto intimamente ligados s atividades da pessoa fsica ou jurdica que os produziu. Desta forma, o espelho da estrutura, organizao ou das atividades da pessoa fsica ou jurdica est na documentao acumulada para fins especficos; Inter-relacionamento: os documentos so ligados no decorrer do trmite e so intimamente ligados entre si. Dispersar uma parte deste acervo torna a compreenso deles muito difcil, pois h um elo relacionado razo de um documento ter sido criado, capacidade de cumprir um objetivo especfico e autenticidade da documentao. Eles no so considerados de forma isolada, mas sempre em conjunto. Se dividirmos a pasta do aluno do mestrado em vrias partes, cada uma delas ser incompreensvel, pois a ligao entre os documentos importante para compreendermos a vida acadmica dele e o cumprimento de vrios objetivos; Unicidade: o arquivo no admite exemplares mltiplos, pois cada documento criado ou recebido para cumprir uma misso especfica por uma pessoa fsica ou jurdica. Cada documento possui um lugar nico ao grupo o qual pertence. Existem as possibilidades de trabalharmos com vias ou cpias. As vias so documentos originais, endereados para vrios destinatrios; as cpias so exemplares similares a um documento original. Porm tomemos cuidado! As vias so documentos originais, enquanto as cpias no so. Alm disso, as cpias no podem ser utilizadas de forma indiscriminada, pois elas tambm possuem um lugar nico no grupo documental. Integridade: em geral, a integridade est relacionada ao estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada. Esta caracterstica relacionada tanto aos documentos fsicos, quanto eletrnicos.
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Anteriormente, expliquei que o direcionamento da organizao dos documentos arquivsticos feito por meio de princpios. E isto to importante para o arquivista, que, sem eles, no se consegue assegurar qualidade do trabalho a ser realizado nos acervos, nem o acesso futuro informao desejada. O Cespe inovador e gosta de cobrar princpios arquivsticos tanto para os cargos de nvel mdio, quanto para os de nvel superior. Os conceitos de cada um deles parecem ser difceis, mas no so. A seguir, explicarei todos os nossos princpios de forma detalhada. Um dos nossos princpios aos quais somos fiis e que devem nortear os nossos estudos, a partir de ento, o Princpio de Respeito aos Fundos. Segundo Bellotto, o fundo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas fsicas e jurdicas no curso de suas atividades, com uma relao orgnica entre si e devem ser preservados como prova, testemunho ou manifestao cultural, sem que a documentao de um fundo seja misturada com a de outro. E o que Princpio de Respeito aos Fundos significa? Muito simples: o fundo documental no pode ser misturado a outro, mesmo que tais documentos possuam afinidades. A relao orgnica espelhada pelos documentos, pois ela o elo entre o acervo e a instituio, a entidade, o rgo ou a pessoa fsica produtora. Este princpio subdivido em dois: o Princpio da Provenincia e o Princpio de Respeito Ordem Original. Meu Deus, o que eles significam isto? Calma, tudo isto ser detalhado em seus detalhes. O Princpio da Provenincia oriundo do Princpio do Respeito aos Fundos, que significa no misturar os documentos entre dois ou mais fundos de pessoas fsicas ou jurdicas. Tal princpio importante nas atividades de um arquivista, pois a integridade dos documentos preservada a partir da sua efetiva aplicao no acervo. J o Princpio de Respeito Ordem Original possui dois graus. O primeiro pretende manter a classificao dos documentos, mesmo aps a eliminao de alguns deles na tabela de temporalidade. Isto ocorre em geral em acervos que so recebidos nos arquivos permanentes e que j possuam um plano de classificao pr-estabelecido. Porm tenhamos cuidado com este princpio. Tal princpio no significa somente a manuteno da ordem fsica dos documentos, de forma rigorosa. No quer dizer que um acervo que tenha sofrido
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 problemas tcnicos de organizao tenha que ser mantido daquela forma. O princpio deseja manter, na realidade, o respeito ao fluxo orgnico e natural dos documentos, ou seja, a sua organicidade. Se j passou por um tratamento tcnico adequado, a ordem ser mantida; caso contrrio, nada impede de receber a classificao mediante o quadro de arranjo. E o segundo grau deste, como foi explicado com abundncia, o cuidado em no misturar dois ou mais fundos documentais diferentes, mesmo estando nas fases corrente, intermediria ou permanente. Embora ainda no tenha sido explicado, frisei os termos plano de classificao e quadro de arranjo. Eles possuem a mesma finalidade, a de classificar os documentos segundo um assunto, funo ou estrutura. Porm, o primeiro realizado na fase corrente do arquivo e o segundo, na fase permanente (ou histrica). Ainda existem outros princpios que norteiam o nosso trabalho e que so interessantes para compreendermos bem o nosso curso de arquivologia. Devemos citar os princpios da territorialidade e o da pertinncia. O Princpio da Territorialidade a conservao dos arquivos no territrio em que foram produzidos. A aplicao deste norte est de acordo com o Princpio da Provenincia, pois evita a disperso dos arquivos. Tal princpio possui trs alcances. O nacional relaciona-se ao pas de criao dos documentos; o regional, restringe-se a estados, provncias ou municpios. E o institucional, est ligado pessoa fsica ou jurdica que os criou. Este princpio foi criado a partir de 1983, pela Conveno de Viena sobre as Sucesses de Estados em Matria de Bens. Poucos pases a assinaram e o objetivo desta conveno manter os bens culturais ntegros de aes que podem torn-los dispersos, como guerras e desastres naturais. Em contraposio ao Princpio da Territorialidade, est o Princpio da Pertinncia Territorial. O conceito dele a manuteno dos arquivos no territrio cujo contedo faa meno a ele. Apesar de o princpio
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 ter sido elaborado, ele no aplicado na rea, pois vai contra ao princpio de respeito ao fundo, ao da provenincia e desrespeita a integridade documental. Todos estes princpios so muito utilizados pelos arquivistas no cotidiano. A principal funo deles a manuteno da integridade dos acervos arquivsticos, do fluxo natural de produo e recebimento dos documentos e, sobretudo, facilitar o acesso informao.
(TRE-PA, Tcnico FGV, 2011)
Administrativo
Em relao terminologia aplicada em Arquivologia, analise os conceitos a seguir: I. Princpio da provenincia: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. Princpio da pertinncia: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a classificao original. Tambm chamado princpio temtico. Princpio do respeito ordem original: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu.
II.
III.
Assinale (A) se apenas os conceitos I e II estiverem corretos. (B) se apenas os conceitos II e III estiverem corretos. (C) se apenas os conceitos I e III estiverem corretos.
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 (D) se todos os conceitos estiverem corretos. (E) se nenhum conceito estiver correto. Comentrios: Pessoal, esta questo de nvel mdio, por incrvel que parea. Vamos analisar cada item? I Princpio da provenincia: item correto. Os documentos de uma pessoa fsica ou jurdica no podem ser misturados por aqueles pertencentes a outras. E tal princpio chamado tambm de princpio de respeito aos fundos. II Princpio da pertinncia: item incorreto. Foi explicado ao longo do texto que este princpio refere-se manuteno do arquivo no local cujo contedo faa meno a ele. E o que foi apresentado na prova algo que s utilizado nos casos de acervos que no tenham recebido tratamento tcnico adequado. III Princpio de respeito ordem original: correto. A ordem original deve ser conservada pelo arquivo, de forma que seja respeitada a organicidade do acervo. Ento, a alternativa correta desta questo a letra C.
2. A REALIDADE ARQUIVSTICA BRASILEIRA Apesar de todo o trabalho arquivstico possuir bases tericas complexas e ter avanos em pases como Austrlia, Estados Unidos e nos pases europeus, no Brasil a situao no a mesma. A realidade arquivstica brasileira um tanto perversa, pois ela caracterizada pela demora em localizar informaes necessrias ao estabelecimento da cidadania brasileira. Um dos tericos de maior respeito no Brasil que soube traar com preciso as necessidades dos arquivos o professor Jos Maria Jardim, da Universidade Federal Fluminense UFF. Ele lanou dois livros que falam acerca da transparncia e opacidade da administrao pblica, alm de uma pesquisa realizada nas instituies arquivsticas brasileiras. Todo este trabalho representa o grau atual de organizao e da implantao do sistema de arquivos no pas. Para o professor, no artigo O Conceito e a Prtica de Gesto de Documentos, lanado em 1987, os arquivos federais, estaduais e municipais brasileiros apresentam as seguintes caractersticas:
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 So instituies voltadas quase que exclusivamente para a guarda de documentos histricos, muitas vezes definidos sem critrios tcnicos; Possuem problemas de pessoal, legislao e espao fsico, em relao aos documentos recebidos e produzidos pela administrao no qual esto inseridos; No possuem relaes estruturadas com o conjunto da administrao pblica, no integrando as informaes arquivsticas em apoio a pesquisas cientficas, administrao do governo, memria institucional; No possuem instrumentos arquivsticos que sirvam para implementar um sistema de arquivos eficiente, como plano de classificao e tabelas de temporalidade. E quando contam com isso, so mal-elaborados e no respeitam princpios tericos que facilitem a sua aplicao no acervo em tratamento; No contam com independncia no poder decisrio e oramentrio para implantar uma poltica de acesso aos documentos pblicos de forma eficiente, muito menos para a incluso de um programa de gesto de documentos; No h perfeita integrao entre arquivos federais, estaduais e municipais, muito menos entre as instituies universitrias de Arquivologia e/ou Cincias da Informao, em termos de cooperao tcnica e de intercmbio de informao para o fortalecimento institucional, enfraquecendo a capacitao tcnico-profissional do arquivista.
Aps as infrutferas tentativas de estabelecer a Poltica Nacional de Arquivos em 1962 e em 1978, na dcada de 1980, o Arquivo Nacional comeou a promover atitudes que visam modernizar a instituio. A partir do desenvolvimento de aes, percebe-se que no adianta apenas implantar polticas sem que promova uma modernizao nos prprios quadros do Arquivo Nacional. Desta forma, so concebidos programas de assistncia tcnica, publicao de manuais, treinamento de recursos humanos, promoo de seminrios e cursos, recolhimento de documentos pblicos federais, implantao do Registro Geral de Entrada de Acervos Arquivsticos do Arquivo Nacional e a concepo do Sistema de Gesto de Documentos e Informaes. Em 1994, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado central da Poltica Nacional de Arquivos. O Sistema Nacional de Arquivos SINAR foi institudo em 1978, mas a Lei n 8159/1991 reformulou suas bases. Desta forma, a partir da edio de
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 resolues, normas tcnicas e diretrizes direcionados, a princpio, aos arquivos do Poder Executivo Federal, o Arquivo Nacional comeou a ganhar destaque no cenrio arquivstico nacional. Os integrantes do SINAR so: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judicirio Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; e os arquivos dos Poderes Executivo e Legislativo. Com exceo do Arquivo Nacional, os arquivos citados no pargrafo anterior atuam no SINAR mediante seus rgos centrais. Alm disso, as pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR, mediante acordo ou ajuste com o rgo central. As competncias dos integrantes do SINAR so: promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional;
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao.
Em 2003, foi editado o decreto 4.915, de 12 de dezembro, que cria o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, que as atividades de gesto de documentos de arquivo no mbito dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. Desta forma, o intercmbio entre os rgos e entidades do Poder Executivo Federal fortalecido a partir de seminrios e reunies tcnicas com os responsveis pela conduo das atividades arquivsticas. Com isto, o Arquivo Nacional torna-se rgo subordinado Casa Civil da Presidncia da Repblica, a partir da edio do decreto 4.073, de 03 de janeiro de 2002. Torna-se uma conquista instituio, que toma uma autonomia maior relacionada poca em que era subordinada ao Ministrio da Justia. Entretanto, em 2011, o Arquivo Nacional retorna ao Ministrio da Justia, o que representa para muitos arquivistas como um retrocesso ao trabalho desenvolvido pela instituio. Entretanto, apesar de ter fortalecido o papel do CONARQ como rgo colegiado diretor da Poltica Nacional de Arquivos, o intercmbio tcnico entre os rgos federais, estaduais e municipais precisa ainda ser fortalecido. Alm disso, a prpria diretoria do Arquivo Nacional necessita estar aberta aos anseios dos profissionais de arquivo, o que ainda est longe de acontecer. Outra reclamao do Arquivo Nacional refere-se s dificuldades de acesso aos documentos histricos, sobretudo os que se referem ao perodo da Ditadura Militar. Mesmo aps o fim da classificao de sigilo, pesquisadores e familiares dos desaparecidos sofreram com as dificuldades impostas pela instituio sobre o acesso maior parte destes documentos. Desta forma, o Arquivo Nacional tornou-se alvo de duras crticas e motivou a criao de uma legislao mais moderna sobre o acesso informao.
3. A LEI DE ACESSO INFORMAO E SUAS IMPLICAES NA ARQUIVSTICA
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Este tpico de suma importncia para os nossos estudos e para compreendermos como o acesso informao no Brasil evoluiu de forma positiva. Pessoalmente, considero um avano importantssimo na relao entre a Administrao Pblica Federal e a sociedade, aps anos em que ficamos amordaados pela Ditadura Militar. A Lei de Acesso Informao fora, enfim, aos rgos e entidades da Administrao Pblica direta e indireta dos trs poderes e de todas as esferas de governo a pensar os arquivos como portadores de informaes importantes aos cidados e no como meros repositrios de papis, amontoados em galpes mal iluminados. E inclui o direito a todo brasileiro requisitar informaes que antes eram consideradas indevidamente como sigilosas, tornando a transparncia governamental como algo impossvel. A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, foi sancionada pela Presidente Dilma Rouseff, uma das pessoas que viveu ativamente esta poca negra da histria, e entrou em vigor no dia 16 de maio de 2012. O objetivo regulamentar o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio. Desta maneira, pretendo destacar os pontos mais importantes da Lei e dos respectivos regulamentos, para tornar o estudo mais proveitoso para vocs. Sem contar que, como escrives de polcia, vocs estaro habituados a trabalhar com a documentao arquivstica e devero estar cientes desta Lei e das suas eventuais responsabilidades. J a Lei 12.528, da mesma data, cria a Comisso da Verdade, para averiguar as denncias de violao de Direitos Humanos ocorridas durante este perodo negro da histria. Efetiva tambm o direito memria e verdade nacional, alm de promover a reconciliao entre tais fatos. Inicialmente, a Lei de Acesso Informao afirma que esto subordinados aos ditames legais os rgos da Administrao Pblica Direta dos trs poderes, as autarquias, fundaes, sociedades de economia mista e empresas pblicas das esferas federal, municipal e federal. Alm disso, esto includas neste rol as entidades privadas sem fins lucrativos, que recebam recursos pblicos mediante a assinatura de contratos de gesto, termos de parceria, acordos, ajustes e outros instrumentos congneres. O art. 3 destaca bem princpios importantes que esto explcitos na doutrina administrativa. Dentre eles, merecem destaque: A observncia da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceo: no h mais desculpas ou bices para que qualquer pessoa tenha acesso informao desejada;
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 A divulgao de informaes de interesse pblico, independentemente de solicitaes: esta prtica deve ser comum e no ser provocada por nenhuma solicitao, seja de quem for; A utilizao de meios de comunicao viabilizados pela tecnologia da informao: os sistemas de banco de dados, a Internet ou quaisquer ferramentas de tecnologia da informao devem estar disponveis para que todos tenham acesso s informaes; O fomento ao desenvolvimento da cultura de transparncia na administrao pblica: este tpico advm da prtica do primeiro item, em que o sigilo deve ser sempre exceo e nunca o habitual. Tal cultura deve ser disseminada tambm aos funcionrios dos rgos e entidades abrangidos pela lei; O desenvolvimento do controle social da administrao pblica: a informao um poderoso instrumento de controle dos atos da administrao pblica, que deve primar sempre pela publicidade, legalidade, impessoalidade, moralidade e eficincia. Qualquer deslize praticado por rgo ou entidade estatal sofrer controle de qualquer pessoa que se sentir atingida.
Alm de conceituar termos que sero utilizados no decorrer da leitura, a Lei impe um dever ao Estado, que o de tornar disponvel a informao de forma gil e com uma linguagem acessvel. Desta forma, cabe aos rgos e entidades criarem normas e procedimentos que garantam o acesso mais transparente informao, ao mesmo tempo em que haja proteo informao sigilosa e pessoal. Em relao ao acesso documentao, o art. 7 institui como direito qualquer pessoa ou interessado (a Lei deixa claro estes vocbulos, tirando a formalidade de trat-los como meros cidados) as seguintes informaes: Orientao sobre os procedimentos para a consecuo de acesso, bem como sobre o local onde poder ser encontrada ou obtida a informao almejada; Informao contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a arquivos pblicos; Informao produzida ou custodiada por pessoa fsica ou entidade privada decorrente de qualquer vnculo com seus rgos ou entidades, mesmo que esse vnculo j tenha cessado;
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Informao primria, ntegra, autntica e atualizada; Informao sobre atividades exercidas pelos rgos e entidades, inclusive as relativas sua poltica, organizao e servios; Informao pertinente administrao do patrimnio pblico, utilizao de recursos pblicos, licitao, contratos administrativos; Informao relativa implantao, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e aes dos rgos e entidades pblicas, das metas e dos indicadores propostos. Alm disso, prev acesso ao resultado de inspees, auditorias, prestaes e tomadas de contas realizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindo prestaes de contas relativas a exerccios anteriores.
Alm disso, o art. 8 impe como dever ao Estado a divulgao de informaes de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, em locais de fcil acesso e em tempo real. Desta forma, torna-se obrigatria a adoo de expor informaes sobre a estrutura organizacional do rgo, telefones dos setores, do ordenamento de receitas e despesas, alm de dados a respeito sobre as licitaes e contratos, acordos ou instrumentos congneres assinados. Tais informaes devem ser divulgadas, obrigatoriamente, em stios oficiais dos rgos e entidades abrangidos por esta lei. Entretanto, os municpios com menos de 10.000 (dez mil) habitantes tornam-se desobrigados a utilizar a Internet como meio de divulgao, podendo utilizar-se de outros meios de publicidade. Alm disso, os rgos e entidades so obrigados a adaptar as informaes aos portadores de necessidades especiais, para garantir plena acessibilidade. O acesso informao proporcionado pela lei, a partir da criao de centros apropriados para conceder informaes aos interessados, a partir do atendimento ao pblico sobre o acesso, o trmite de documentos nas unidades setoriais dos rgos ou entidades e do protocolo de documentos e requerimentos de acesso. Alm desta alternativa, a lei tambm prev a realizao de consultas pblicas, mediante a participao popular. O decreto 7724/2012 afirma que cada rgo ou entidade obrigada a criar um Servio de Informaes ao Cidado, para: Atender e orientar o pblico quanto ao acesso informao; Informar sobre a tramitao de documentos nas unidades; e Receber e registrar pedidos de acesso informao.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Como j alertei, a lei afirma que qualquer pessoa ou interessado tem direito ao acesso s informaes contidas nesta lei, desde que elas no sejam sigilosas ou no contenham dados pessoais. Pode ser de natureza fsica ou jurdica, a Lei e o Decreto no criam diferenas ao dar este direito de requisitar as informaes de interesse. Para isto, no devem conter empecilhos que inviabilizem este direito e os rgos e entidades devem apresentar alternativas para que o pleiteante a este direito tenha alternativas de encaminhamento, alm daquelas disponveis pela Internet. O acesso informao desejada deve ser imediato. Caso isto no seja possvel, o prazo inicial de 20 dias. Este prazo deve ser prorrogado por mais dez dias, para que sejam adotadas as seguintes providncias pelo rgo ou entidade em referncia: Comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reproduo ou obter a certido; Indicar as razes de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou Comunicar que no possui a informao, indicar, se for do seu conhecimento, o rgo ou a entidade que a detm, ou, ainda, remeter o requerimento a esse rgo ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informao.
O requerente pode recorrer ao rgo ou entidade, caso haja negativa em fornecer a informao desejada. Neste caso, o prazo para apresentar um recurso a partir de dez dias a contar da cincia da deciso. A autoridade hierarquicamente superior quela que negou a deciso ter cinco dias para manifestar-se respeito. Se a situao continuar a mesma, o requerente pode recorrer Corregedoria-Geral da Unio CGU, que far a deliberao em cinco dias, caso: O acesso informao no seja classificada como sigilosa for negado; A deciso de negativa de acesso informao total ou parcialmente classificada como sigilosa no indique a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificao; Os procedimentos de classificao de informao estabelecidos nesta Lei no tenham sido observados; sigilosa
Estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Se a CGU continuar com a deciso negativa, ela ser levada para apreciao da Comisso Mista de Reavaliao de Informaes, que trata sobre o tratamento e a classificao de informaes sigilosas. Alm disso, a referida comisso possui as seguintes competncias descritas pelo art. 35: Requisitar da autoridade que classificar informao como ultrassecreta e secreta, esclarecimento ou contedo, parcial ou integral da informao; Rever a classificao de informaes ultrassecretas ou secretas, de ofcio ou mediante provocao da pessoa interessada; Prorrogar o prazo de sigilo de informao classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgao puder ocasionar ameaa externa soberania nacional ou integridade do territrio nacional ou grave risco s relaes internacionais do Pas.
Em relao aos rgos do Poder Judicirio e ao Ministrio Pblico, os interessados devero recorrer, respectivamente, ao Conselho Nacional de Justia CNJ ou ao Conselho Nacional do Ministrio Pblico CNMP, para julgar estes recursos. Alm disso, o art. 21 afirma que nenhuma informao deve ser negada para a defesa de direitos individuais, seja no mbito administrativo, seja em tutela judicial. O pargrafo nico deste dispositivo deixa claro que as informaes ou documentos sobre condutas que impliquem violao dos direitos humanos praticadas por agentes pblicos ou a mando de autoridades pblicas no podero ser objeto de restrio de acesso. 3.1. DOCUMENTOS SIGILOSOS
Como eu j tratei na primeira aula em algumas pinceladas, no custa recapitularmos sobre a classificao de documentos sigilosos. Para isto, a informao deve ser considerada sigilosa, caso ela tenha os seguintes requisitos levantados pelo art. 23. Desta forma, a informao, caso ela seja divulgada de forma indevida, causa uma dos seguintes efeitos: Pe em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional;
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Prejudica ou pe em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; Pe em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; Oferece elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; Prejudica ou causa risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas; Prejudicar ou causa risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional; Pe em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; Compromete atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.
Antigamente, tnhamos quatro classificaes para este tipo de informao. Hoje, elas foram reduzidas para trs, as quais so: Ultrassecreta: o prazo concedido de 25 anos. As autoridades classificadoras so o Presidente e o Vice-Presidente da Repblica, Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas, Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica, e os Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; Secreta: a lei d o prazo de restrio de 15 anos e as autoridades classificadoras so as mesmas do item anterior, alm dos titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista; Reservada: o prazo mximo aplicado a estes documentos de 5 anos. Alm das autoridades elencadas nos dois itens anteriores, podero classificar a documentao como reservada funes de direo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direo e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei.
Ainda segundo o mesmo artigo, a classificao como ultrassecreta e secreta, poder ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico, inclusive em misso no exterior, vedada a subdelegao. Alm disso, o documento ultrassecreto deve ser ratificado pelo ministro de
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Estado respectivo nos termos e prazos previstos em regulamento em questo. O art. 28 afirma que a classificao de sigilo dos documentos deve ser formalizada, com os seguintes requisitos: O assunto sobre o qual versa a informao; O fundamento da classificao, observados os critrios estabelecidos no art. 24; A indicao do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e A identificao da autoridade que a classificou.
Alm disso, a deciso de classificar o documento deve conter o mesmo grau de sigilo da informao que foi classificada. Ou seja, se o documento for ultrassecreto, a motivao tambm deve ter o mesmo grau de sigilo. Gostaria de atentar tambm a Comisso Mista de Reavaliao de Informaes pode analisar a necessidade de prorrogar o prazo da classificao de um documento ultrassecreto, ora por provocao da autoridade classificadora, de ofcio, ora se tal informao apresentar ameaa sociedade. Esta prorrogao ocorre apenas uma nica vez. 3.2. DOCUMENTOS PESSOAIS
Existem dois pontos que gostaria de destacar nesta aula. O primeiro deles refere-se s informaes pessoais. A referida Lei afirma que a restrio de acesso a elas de, no mnimo, 100 (cem) anos e somente os agentes autorizados podem ter conhecimento do contedo, pois trata-se de informaes relativas intimidade, honra, e sobre direitos e garantias individuais. A Constituio Federal afirma tambm, em seu art. 5, X, que a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas so inviolveis, assegurado ao prejudicado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de tal violao. Alm disso, tais informaes podem ser divulgadas sob o consentimento do interessado, com exceo dos seguintes casos: Preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica ou legalmente incapaz, e para utilizao nica e exclusivamente para o tratamento mdico;
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidente interesse pblico ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificao da pessoa a que as informaes se referirem; Cumprimento de ordem judicial; Defesa de direitos humanos; Proteo do interesse pblico e geral preponderante.
3.3. RESPONSABILIDADES PBLICOS E MILITARES
PUNIES
AOS
AGENTES
Quero deixar claro tambm que ningum pode alegar acesso restrito a estas informaes, caso a pessoa seja alvo de investigao que queira comprovar alguma irregularidade, para comprovar fatos histricos de relevncia ou aqueles em que o interessado estiver envolvido. O segundo ponto que preciso deixar claro a todos os alunos so as responsabilidades que o servidor, pblico ou militar, pode sofrer caso ele negue ou dificulte o acesso s informaes solicitadas pelo interessado. O art. 32 descreve como condutas ilcitas: Recusar-se a fornecer informao requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornec-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa; Utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informao que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razo do exerccio das atribuies de cargo, emprego ou funo pblica; Agir com dolo ou m-f na anlise das solicitaes de acesso informao; Divulgar ou permitir a divulgao ou acessar ou permitir acesso indevido informao sigilosa ou informao pessoal; Impor sigilo informao para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultao de ato ilegal cometido por si ou por outrem;
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Ocultar da reviso de autoridade superior competente informao sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuzo de terceiros; Destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possveis violaes de direitos humanos por parte de agentes do Estado.
Aos militares, aplicam-se os regulamentos disciplinares das Foras Armadas. Aos servidores pblicos civis, as punies de acordo com a Lei 8.112, de 11 de dezembro de 1990, aplicando, no mnimo, a penalidade de suspenso. Tanto o militar, quando o agente pblico podem responder tambm por improbidade administrativa, em conformidade com as Leis ns 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992. Alm disso, a pessoa fsica pode sofrer tambm as seguintes punies: Advertncia; Multa; Resciso do vnculo com o poder pblico; Suspenso temporria de participar em licitao e impedimento de contratar com a administrao pblica por prazo no superior a 2 (dois) anos; Declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com a administrao pblica, at que seja promovida a reabilitao perante a prpria autoridade que aplicou a penalidade.
Os rgos e entidades pblicas sofrem responsabilidade objetiva ou direta, ao divulgar indevidamente tais informaes. Deve haver tambm apurao de responsabilidade funcional, nos casos de dolo ou culpa, para que a pessoa atingida possa praticar tambm o direito de regresso contra o responsvel por este tumulto. O decreto 7.724, de 16 de maio de 2012, regulamenta todas estas disposies explicadas nesta aula. 4. TEORIA DAS DOCUMENTOS TRS IDADES OU CICLO VITAL DOS
Aps a contextualizao histrica dos arquivos e da Arquivologia, alm de expor a realidade arquivstica brasileira, vou entrar agora nesta parte que faz parte da compreenso da nossa disciplina. Sugiro que vocs
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 tenham muita ateno neste momento, pois vou puxar muito na explicao da matria. A Teoria das Trs Idades ou o Ciclo Vital dos Documentos surgiu para facilitar o tratamento tcnico-arquivstico dos documentos e para reforar o valor dado aos documentos de carter administrativo. A partir dos anos 1940, tornou-se necessrio o tratamento da documentao arquivstica, para evitar que uma parte do acervo fosse conservada em um tempo maior que o necessrio, e a outra fosse transferida para os arquivos permanentes, sem que possuam tal valor histrico para a pessoa fsica ou jurdica. Em funo da necessidade de espao e de economia, tal teoria tambm invocada pelos profissionais da rea, de forma que seja garantido o fluxo da documentao arquivstica. E ela no dissociada do conceito de Gesto de Documentos, pois a maior parte das atividades realizadas nos arquivos possuem consonncia com as idades do arquivo e com o enfoque administrativo e prtico aos documentos. Assim, o acervo arquivstico de uma organizao qualquer classificado em trs idades ou fases a saber: Idade corrente: nesta fase, os documentos so indispensveis s atividades cotidianas e administrativas de uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. Em geral, a documentao produzida, consultada com muita frequncia, e localizada nos prprios setores de trabalho, prxima dos usurios, de forma que esteja acessvel. A localizao mais recomendada a centralizada, embora existam arquivos correntes descentralizados, em conformidade com o teor da informao. A documentao tambm pode estar paralisada, sem movimento, mas no vai deixar de ser corrente.
Um caso de acervos correntes prximos do usurio em geral so os relatrios estatsticos de atendimento aos usurios de um arquivo. Este documento precisa estar prximo do usurio da rea, de forma que ele vai precisar ser consultado com frequncia. Outro exemplo de arquivo corrente, que no prximo do usurio em razo do teor da informao, o conjunto de assentamentos funcionais de servidores, que ficam localizados em um local especfico e consultado pelo portador da pasta ou apenas pelos setores relacionados rea de recursos humanos, em funo do contedo sobre a vida funcional de cada servidor pblico.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Aos documentos da fase corrente restaro trs alternativas: ou a eliminao, ou a passagem para a idade intermediria, ou at mesmo o recolhimento ao arquivo permanente. Idade intermediria: esta documentao fica na idade intermediria aps o cumprimento das necessidades do produtor ou do usurio mais prximo. A conservao deste acervo ser por razes administrativas, legais ou financeiras. Esta documentao ficar centralizada em um local, para fins de economia de espao e de materiais de acondicionamento e armazenamento dos documentos e no necessita cumprir as necessidades cotidianas do produtor. Desta forma, apenas a rea que produziu e recebeu este documento dever ter seu acesso, o que no ser permitido a outros setores. O acesso tambm ficar restrito ao interessado ou aos parentes, quando desejarem algum direito contido no documento. Aps o cumprimento dos valores administrativo, financeiro ou legal, os documentos podero ser eliminados ou iro para a idade permanente.
Um exemplo legal o caso do assentamento funcional. Quando o servidor se aposentou ou faleceu, geralmente ele ir ao Arquivo Central (idade intermediria) e ficar distante do rgo que guarda os demais assentamentos. Desta forma, o prprio servidor ou seus parentes mais prximos podem solicitar o acesso aos documentos, para comprovar seus direitos. Idade permanente: os documentos que estiveram na fase corrente e intermediria, e que no foram eliminados, estaro na fase permanente. Nesta idade, esto extintas as razes legais, administrativas e financeiras e existiro outras alm daquelas que causaram a criao destes arquivos. Em geral, os motivos histricos e culturais motivam a conservao do acervo permanente e o acesso a ele pode ser franqueado ao pblico em geral. Entretanto os valores administrativos tambm podero estar vigentes neste tipo de documento.
Um exemplo de documento de valor permanente que ainda consultado segundo uma motivao administrativa so os mapas e plantas arquitetnicas. Em locais onde a reconstruo de prdios desejada, torna-se essencial manter este acervo disposio do administrador, embora exista tambm a motivao histrica ou cultural vigente.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Segundo o art. 9 da Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, os arquivos permanentes so inalienveis e imprescritveis. Em termos mais simples, significa dizer que os arquivos no so objeto de compra, doao ou alienao, muito menos devem ser eliminados.
Em comum, as organizadoras costumam associar a idade dos arquivos com a movimentao frequente dos documentos. Ela deve ser aliada consulta, mas no ao movimento dos documentos em curso. Tomem muito cuidado, pois a Lei 8159/1991 apresenta uma definio clara a respeito dos documentos nas trs idades, principalmente na idade corrente:
Art. 8 Os documentos pblicos intermedirios e permanentes. so identificados como correntes,
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Outra coisa que devemos ter muito cuidado!!! A Teoria das Trs Idades no seguida de forma rigorosa em relao passagem de uma idade para outra. No significa dizer que o documento tenha que cumprir exatamente as trs idades. O documento pode nascer para eliminado justamente na idade corrente, como as solicitaes de senhas para sistema. Ou a documentao corrente pode ir direto para a idade permanente, sem passar para a fase intermediria, como os mapas e plantas arquitetnicas.
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(BNDES CESGRANRIO TCNICO DE ARQUIVO 2008) Assinale a alternativa correta: Em uma reunio de trabalho, o arquivista orienta os tcnicos de arquivo sobre o entendimento conceitual a respeito da teoria arquivstica. Inicia, comentando que nos arquivos correntes que se mantm os documentos durante seu uso funcional; nos arquivos intermedirios, os papis que j ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor e, nos arquivos permanentes, os documentos conduzidos para a preservao definitiva. Aps a reunio, os Tcnicos em Arquivos concluem corretamente que o tema central referiase ao() (A) cdigo de classificao de documentos. (B) ciclo vital de documentos. (C) tipologia central dos arquivos. (D) anlise diplomtica de documentos. (E) categoria de arranjo dos arquivos. Comentrios: Vejam esta questo e como ela introduz o assunto com uma situao hipottica. A gente deve tambm se adequar s situaes reais. E eles gostam muito de fazer isso. Aps a nossa exposio sobre o assunto, ficou claro ao aluno que o arquivista orientou aos tcnicos sobre o tema o qual tratamos agora h pouco. Quem ficou atento nossa aula, marcar com segurana a resposta correta que, neste caso, a letra B. Resposta: Letra B. 5. DIAGNSTICOS Os diagnsticos so os verdadeiros precursores de qualquer sistema de arquivo que possa ser implantado nos acervos de pessoas fsicas e jurdicas, pblicas ou privadas. Sem uma avaliao detalhada da documentao a ser organizada, no h como dimensionar a realidade dos documentos que recebero um tratamento tcnico adequado.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 So adotadas duas vises para a elaborao do diagnstico, a maximalista e a minimalista. A primeira busca entender a ligao entre os fundos recolhidos e a evoluo das estruturas e funes governamentais. Ela pode ser entendida tambm como a pesquisa de uma situao arquivstica de um determinado pas ou at mesmo um fundo familiar completo. A segunda viso procura entender um problema especfico de uma organizao arquivstica, como por exemplo, alguns ajustes no plano de classificao, relacionada a algumas peas documentais, para se chegar a uma viso geral. De incio, o arquivista precisa compreender a histria da pessoa fsica e jurdica de forma aprofundada, para que ele consiga entrar nas unidades de trabalho e colete as informaes com segurana. Desta forma torna-se importante conhecer primeiro o histrico da organizao, a misso, o tamanho e a diversidade do acervo arquivstico acumulado, a variao das funes exercidas no passado e no presente, a abrangncia das tecnologias de informao utilizadas no acervo e a anlise do organograma, regimentos, portarias ou estatutos que criam tais rgos. Segundo Lus Carlos Lopes, os dados tcnicos relacionados aos documentos, essenciais para a elaborao de um diagnstico arquivstico, so: O estudo do fluxo da informao arquivstica, verificando aspectos e problemas concretos e virtuais; A anlise da organizao analisada, a partir da pesquisa das funes exercidas, da evoluo e da histria da pessoa fsica ou jurdica; A quantidade da documentao, medida em massa documental acumulada; As caractersticas diplomticas e tipolgicas dos documentos arquivsticos; As caractersticas gerais do prdio ou local em que os documentos esto localizados. De forma detalhada, devem ser levantados a localizao da rea, a altura do p-direito, a incidncia de raios solares, a constatao de umidade do ar, calor excessivo, a verificao de carpetes ou de pisos inadequados; As condies de segurana do prdio, como a existncia de sadas de emergncia, extintores de incndio localizados em pontos estratgicos, ou um plano de segurana que envolva a preservao do acervo a longo prazo;
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Os mveis e os materiais de acondicionamento e armazenamento dos documentos arquivsticos, se existe padronizao no mobilirio, o tipo de material utilizado no piso, nas estantes, caixas, pastas, entre outros, de forma detalhada; O modo original de arquivamento, mesmo que no tenha tido a interveno de um profissional da rea arquivstica; A caracterstica dos acervos relacionada ao estado de conservao e preservao;
Estes dados podem ser coletados a partir de um formulrio padronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas com pessoas estratgicas da organizao, que conheam bem as atividades, a misso e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fcil repassar estes dados num relatrio especfico, que deve especificar as solues a serem aplicadas ao acervo em questo e as principais concluses do diagnstico. O diagnstico um trabalho de pesquisa e requer metodologia pr-elaborada. Os objetivos precisam ser especificados, uma equipe de trabalho deve ser criada para tal objetivo e devem ser estabelecidos o cronograma e os recursos disponveis para isso. A quantificao do acervo feita a partir de algumas tcnicas a serem observadas. A unidade utilizada para isso o metro linear, que quantifica melhor a extenso do acervo. Seria como estivssemos empilhando os documentos, um a um, e mensurssemos a altura deles.
A pilha de documentos ou pastas medida desta forma, por meio de uma trena.
Quando encontramos os documentos acondicionados em caixasarquivo ou em outra forma, fica mais fcil encontrar este dado. Em pastas, o arquivista deve empilh-las e medir a largura total das pastas com uma trena.
Basta quantificar a largura das caixas e multiplicar pela quantidade delas. Se a largura for 0,13 m, por exemplo, basta multiplicar este valor pelo nmero de caixas da mesma largura.
Este mesmo trabalho pode ser feito com documentos acumulados, como se estivessem em uma montanha de papis. Para isso, o arquivista precisa fazer o seguinte clculo: Metro Linear = largura dos documentos acumulados x altura alcanada x 12
O diagnstico arquivstico base para elaborar vrios instrumentos tcnicos de tratamento ao acervo, como o plano de classificao, a tabela de temporalidade, o estabelecimento de fluxos documentais eficientes, o controle de produo, uso e destinao de documentos, e outras atividades relacionadas documentao, especialmente na fase de gesto de documentos. Os termos acondicionamento e armazenamento so diferentes. O acondicionamento revela a forma como os documentos so envolvidos, mediante pastas, caixas-arquivo, dossis, entre outros. E o armazenamento o mobilirio em que os documentos esto localizados, como os armrios, estantes e gavetas.
6. GESTO DE DOCUMENTOS Na inicio desta aula, fiz uma pequena trajetria da histria dos arquivos e da Arquivologia. Alm disso, escrevi muito sobre a Lei de Acesso Informao, que vai facilitar bastante a vida de toda a sociedade que deseje obter informaes do Estado. E falamos brevemente sobre a Gesto de Documentos, que ser abordada de forma mais aprofundada agora. A Gesto de Documentos surgiu a partir dos anos 1940, durante a Segunda Guerra Mundial, mais precisamente nos Estados Unidos, com uma viso administrativa aliada ao tratamento tcnico da
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 documentao. Alis, sempre conhecidos por uma viso mais prtica das coisas, os norte-americanos, sobretudo na figura de Schellemberg, iniciaram um conjunto de procedimentos tcnicos que facilitaram o fluxo da informao arquivstica nas instituies pblicas e privadas. O surgimento destas tcnicas englobadas na gesto documental deve-se produo desenfreada de documentos, ao acesso de novas tecnologias ligadas produo mais rpida de documentos arquivsticos e ao acesso aos sistemas educacionais, especialmente pelos pases que eram colnias inglesas e francesas. Desta forma, surgiu o termo em ingls record management ou gesto de documentos, em contraposio viso histrica e europeia do termo ingls archives (francs tambm archives), antes considerada como disciplina auxiliar da Histria. Essa viso oposta durou at meados dos anos 1980, com a viso da Arquivstica Integrada, proposta pelos canadenses Carol Couture e Jean Yves Rousseau. Para eles, no deve ser privilegiada a gesto de documentos, nem a viso histrica dos arquivos, mas deve ocorrer o tratamento dos acervos em sua integralidade, com o respeito s trs idades dos documentos. O conceito de Gesto de Documentos est sistematizado tanto na parte terica, quanto na parte legal. Considerando o primeiro aspecto, o art. 3 da lei 8159/1991 conceitua a gesto de documentos como: Art. 3 - Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Devemos prestar ateno nas palavras em negrito, pois elas fazem parte do nosso conceito. O campo de atuao da Gesto de Documentos nas fases corrente e intermediria dos arquivos e nunca na fase permanente. A eliminao e o recolhimento dos documentos a destinao final proposta por um programa de gesto. Alm disso, o art. 1 da mesma lei deixa clara a seguinte responsabilidade: Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Ou seja, o Poder Pblico inclui tambm os prprios servidores que o compem. Ningum deve se eximir da responsabilidade de auxiliar o programa de gesto de documentos no seu rgo ou entidade de trabalho. Em 1995, o Arquivo Nacional AN lanou o Manual de Gesto de Documentos, que infelizmente est esgotado. Este manual base para vrias diretrizes tomadas pelos rgos pblicos governamentais do Brasil. Para o A.N., a gesto de documentos fundamental para: Assegurar a produo, a administrao, a manuteno dos documentos de forma eficiente; destinao e a
Garantir que a informao documental esteja disponvel para quem desejar, seja para o gestor, seja para o cidado; Proporcionar a segurana necessria na eliminao de documentos que no possuam valores administrativos, financeiros, tcnicos e culturais; Assegurar s instituies pblicas e privadas o uso adequado dos recursos da microfilmagem, digitalizao, Gesto Eletrnica de Documentos, e outras tcnicas avanadas de gesto.
Quando um arquivo no segue as diretrizes da gesto documental, ele est fadado a ter muitos problemas, entre os quais podemos citar: A m utilizao do espao e dos equipamentos disponveis; A duplicao indevida dos sistemas de classificao. Um documento classificado corretamente est seguro, tanto na sua localizao fsica, quanto na intelectual; O crescimento de pessoal entregue a si prprio, racionalizao das tarefas e do fluxo da informao; sem a
A falta de condies de trabalho fundamental para a tomada de deciso mais segura; Dificuldades de tomar uma deciso importante, devido falta de acesso aos documentos que podem auxiliar esta tarefa; Perda de tempo, racionalizados; dinheiro e energia que poderiam ser
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Processo Administrativo Disciplinar PAD ao servidor que perder ou causar danos documentao; Acrscimo de aes judiciais contra instituies pblicas ou privadas que no conseguem responder as demandas levantadas em juzo.
Os artigos 18 a 20 da Lei 8159/91 determinam a responsabilidade de cada poder de Estado pela gesto e recolhimento dos arquivos de sua esfera de competncia. Assim, ao Poder Executivo Federal, esta funo cabe ao Arquivo Nacional. No caso do acervo do Poder Judicirio Federal, esta funo exercida pelo Judicirio Federal. A mesma coisa ocorrer com o Legislativo Federal, que o nosso foco de estudos, e que vamos transcrever o artigo que retrata tal competncia: Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Em relao s esferas do poder, ou seja, aos mbitos federal, estadual, distrital e municipal, a mesma lgica aplicada no art. 17 da mesma lei. No caso dos arquivos estaduais, a responsabilidade ser exercida pelos poderes judicirio, executivo e legislativo estadual aos acervos correspondentes. No caso dos arquivos municipais, a responsabilidade ser do poder legislativo e executivo municipal (no h judicirio municipal, apenas para lembrar aos alunos). Cuidado com os termos transferncia e recolhimento, que aparecero com frequncia a partir de agora. Transferncia a passagem dos documentos oriundos do arquivo corrente para o intermedirio. Recolhimento a passagem da documentao, seja corrente, seja intermediria, para o arquivo permanente.
6.1. NVEIS DE APLICAO DOS PROGRAMAS DE GESTO DE DOCUMENTOS A Unesco contribui h muitos anos com estudos relacionados Arquivologia e s Cincias da Informao em geral. No caso da Gesto de Documentos, ela traou um perfil interessante, que avalia os nveis de
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 aplicao relacionados evoluo deste programa nas instituies pblicas e privadas. So quatro os nveis: Nvel mnimo: os rgos devem conter programas de eliminao e reteno de documentos e prever procedimentos de recolhimento da documentao a uma instituio pblica arquivstica; Nvel mnimo ampliado: deve conter os requisitos do nvel mnimo e prever a existncia de um ou mais locais destinados aos arquivos intermedirios; Nvel intermedirio: o rgo deve prever a existncia de um sistema de arquivos e um programa bsico de gesto e elaborao de formulrios, alm dos dois nveis citados; Nvel mximo: a instituio pblica ou privada deve conter todas as especificaes citadas anteriormente, alm de estar dotada de uma gesto de diretrizes administrativas, de telecomunicaes e de recursos de automao e informtica.
Para vocs compreenderem estes nveis de aplicao, vou criar uma pequena histria de um cotidiano no muito distante do nosso. Algum visita um arquivo de uma instituio pblica, localizado em um galpo, onde estes documentos esto esparramados em vrios cantos. H uma grande dificuldade de achar qualquer informao desejada naquele momento. Poeira, umidade, goteiras e um estado de conservao pavoroso so caractersticas deste acervo analisado. Vocs acham que existe algum programa de gesto de documentos aplicado neste arquivo? Obviamente que no, muito menos existe um nvel sequer de aplicao estabelecido pela Unesco. Porm, um grupo de profissionais constitudo para iniciar a organizao do arquivo. So elaborados um diagnstico, um plano de classificao, uma tabela de temporalidade e existem prazos de guarda e de eliminao previstos. Em alguns meses, os resultados do trabalho so percebidos de forma positiva e j existem documentos prontos tambm para o recolhimento. Desta forma, podemos dizer que existe um nvel de aplicao, que o nvel mnimo. Em seguida, com o passar do tempo, este mesmo arquivo consegue evoluir seu programa de gesto de documentos de tal forma, que eles conseguiram um local s para guardar a documentao da fase intermediria. Ns sabemos que isto por uma questo de economia de material e de espao, algo necessrio nos dias de hoje. Neste caso, este arquivo passou do mnimo para o nvel mnimo ampliado.
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Com o passar dos anos, este arquivo expande para outros locais desta instituio pblica, como por exemplo, o rgo responsvel pela gesto de pessoas (recursos humanos). Neste caso, os mesmos princpios de gesto de documentos so aplicados neste setor com sucesso. E percebe-se que existe a necessidade de gerir a formulao de documentos, formulrios e outras peas documentais, de forma que a informao seja fcil de ser recuperada posteriormente. Desta forma, este nvel sair do mnimo ampliado e estar no nvel intermedirio. E os mesmos princpios aplicados no setor de gesto de pessoas expandem-se para o setor financeiro, jurdico, de informtica e para as reas-fim desta instituio, formando um sistema. E esta instituio sente que h a necessidade de criar programas de gesto eletrnica de documentos, de um banco de dados de busca das informaes arquivsticas, alm de elaborar normas e diretrizes fundamentais para a manuteno de um programa de gesto de documentos. Neste caso, estamos diante de um nvel mximo de gesto documental. Sentiram o como isso fcil de perceber estes nveis de aplicao? Se vocs se fixarem nesta histria que eu acabei de criar, vocs no sentiro dificuldades de fixar o contedo e sentiro facilidades em responder qualquer questo que mencionar este assunto. At o momento, no vi ningum cobrar este assunto em provas, mas como as bancas adoram complicar a vida dos candidatos, no quero deixar vocs desamparados. 6.2. FASES DE UM PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS
Um programa de gesto de documentos possui fases que devem ser concebidas pelo rgo responsvel pelo gerenciamento da documentao arquivstica. O Arquivo Nacional, no Manual de Gesto de Documentos, estabelece trs fases a saber: 1 Fase - Produo de documentos: a produo de documentos est relacionada s atividades da pessoa fsica ou jurdica. Esta fase praticamente ligada na fase corrente. Desta forma, h a necessidade de gerenciar esta fase, para evitar o aumento desnecessrio da documentao arquivstica e facilitar o acesso e a recuperao dos documentos. As atividades compreendidas nesta fase so:
- Elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncias; Controle da produo e difuso de documentos de carter normativo;
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Utilizao de processadores de palavras e textos. 2 Fase Utilizao dos documentos: esta fase refere-se aos mtodos e procedimentos arquivsticos, para garantir o fluxo da documentao de forma permanente. Nesta fase, so aplicados a classificao, a avaliao, os procedimentos de protocolo e a elaborao de instrumentos de recuperao da informao nas fases corrente e intermediria, como os sistemas informatizados e os bancos de dados. Desta forma, esta fase torna busca dos documentos mais rpida e eficiente. 3 Fase Destinao dos documentos: este o momento em que so tomadas decises que selecionam e fixam os prazos de guarda dos documentos e o destino final, seja a eliminao, seja o recolhimento para o arquivo permanente. Esta fase tambm aplicada nas fases corrente e intermediria.
Desta forma, as trs fases so importantes para a implantao de qualquer programa de gesto documental que estiver em mente. Elas funcionam de forma paralela, porque a acumulao dos documentos em qualquer arquivo constante. O programa pode ser aperfeioado com o tempo, mas nunca pode parar. O importante que estas fases devem ser aplicadas sempre nas fases corrente e intermediria, para que o fluxo da informao seja garantido. Muitos alunos me perguntam bastante a respeito das trs fases da Gesto de Documentos e confundem com as trs idades dos arquivos. E tambm no conseguem visualizar mais atividades dentro destas fases. Muito cuidado!!! Dentro de uma destas etapas, podem acontecer inmeras atividades relacionadas. Por exemplo, na destinao, pode acontecer a eliminao dos documentos nas idades corrente e intermediria e o recolhimento no arquivo permanente. E o Cespe j cobrou isso. Ento, fica a dica!
(CESPE MPU TCNICO ADMINISTRATIVO 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:
Na fase de produo de documentos, o arquivista deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir a criao ou extino de modelos e formulrios.
Comentrios: o nvel das questes tem sido muito mais difcil nestes ltimos concursos e o candidato deve estar atento aos detalhes. Como ns j discutimos o assunto, verificamos que na produo que o arquivista deve intervir para evitar a duplicao de documentos que podem tratar do mesmo assunto ou desnecessrios. Neste caso, a resposta VERDADEIRA. Resposta: VERDADEIRA.
6.3.
VALORES PRIMRIOS E SECUNDRIOS
Em todo o nosso curso, vocs percebero que estaremos ligados aos conceitos o tempo inteiro. Isso faz parte daquilo que afirmei anteriormente, sobre a importncia de estarmos ligados terminologia arquivstica. Ela no s cobrada apenas nas provas, mas tambm fundamental para compreendermos os procedimentos no cotidiano de um arquivo. Neste momento, vou introduzir estes dois conceitos, o valor primrio e o valor secundrio. A princpio, ambos esto ligados sistemtica de avaliao de documentos, que ser vista na prxima aula, mas eles so importantes tambm no programa de gesto de documentos. O valor primrio ou imediato o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quais foram criados, que podem ser administrativos, fiscais ou legais. Este valor predominante nas fases corrente e intermediria. J o valor secundrio ou mediato o que o documento obtm aps o valor primrio e que obter outros objetivos alm daqueles que guiaram a sua criao. Outros usurios, alm daqueles iniciais, tero interesse neste tipo de documentao. Neste caso, este valor caracterstico da idade permanente.
(CESPE ABIN AGENTE DE INTELIGNCIA 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 A gesto de documentos aplicada no momento em que os documentos alcanam o valor secundrio e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histrica. Comentrios: Pessoal, ao verificar toda a aula que foi dada at o momento e comparar a afirmao que forneci para vocs, perceberam que h uma contradio neste item? As bancas adoram pegar o candidato que no presta ateno nos pormenores. Ns estudamos que a gesto de documentos aplicada quando a documentao possui o valor primrio, ou seja, as fases corrente e intermediria. O valor secundrio refere-se idade permanente e os documentos j passaram por todos os procedimentos possveis de gesto e passaro por outros, que auxiliaro os usurios a pesquisar a informao. Neste caso, a resposta FALSA. Resposta: FALSA. QUESTES PROPOSTAS 1. (FCC CMARA DOS DEPUTADOS, 2007) Os estgios de preparao e de transmisso de documentos (rascunho, minuta, original e cpia) definem: (A) o formato. (B) o formulrio. (C) a tcnica de registro. (D) a forma. (E) a linguagem. Comentrios: Este tipo de abordagem pode estar presente na nossa prova. Ela aparentemente simples, mas no . Analisando bem as opes que foram fornecidas para anlise, verificamos a existncia de termos bem diferentes. J estudamos bem os conceitos de formato e forma. E o comando da questo refere-se aos estados de transmisso documental, ou seja, ao rascunho, original, cpia e minuta. Tais estgios so considerados como a forma em que o documento est sendo transmitido. Desta forma o item correto a letra D.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Resposta: letra D. 2. (CESPE-UnB Abin, Agente de Inteligncia, 2010) Julgue o item a seguir: De acordo com o princpio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original. Comentrios: O princpio da ordem original o respeito da organizao estabelecida no acervo, mesmo aps a eliminao de alguns deles na tabela de temporalidade. Entretanto o item deve ser observado com cuidado. Quando a documentao chega fase permanente, sem uma organizao tcnica, ela pode sofrer uma nova classificao, a partir da aplicao de um quadro de arranjo. Ento, neste caso, impossvel retornar ordem original, pois a preocupao do arquivista deve ser, antes de tudo, respeitar o fluxo natural da documentao. Neste caso, a alternativa falsa. Resposta: FALSA. 3. (FGV SENADO FEDERAL Arquivologia) Assinale a alternativa correta: Integridade arquivstica um objetivo decorrente: (A) do sistema de arquivos. (B) da teoria das trs idades. (C) do princpio da provenincia. (D) da organicidade. (E) da totalidade arquivstica.
Comentrios: No se assustem com a questo postada. Ela de analista legislativo, mas ns abordamos este assunto. E a FGV tem aumentado nos ltimos anos o nvel das questes. Um dos princpios que visa integridade dos acervos arquivsticos o princpio da provenincia ou princpio de respeito aos fundos. Seu principal conceito no misturar dois ou mais fundos arquivsticos, com o objetivo de manter a integridade do acervo. O restante dos itens no correspondem ao comando da questo. Ento, a alternativa correta a C.
Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Resposta: Letra C. 4. (VUNESP BNDES, Arquivista, 2002) Segundo Helosa Bellotto, a instituio voltada para o pesquisador, cujos documentos entram por compra, pesquisa e doao e so produzidos com finalidade cientfica, sendo seu acervo caracterizado por colees (documentos unidos pelo contedo) : (A) o museu. (B) a biblioteca. (C) o centro de documentao. (D) o arquivo. (E) o ncleo de pesquisa. Comentrios: Este assunto foi bastante discutido nesta aula. Verificamos que cada rgo de documentao diferente, segundo a forma como organiza e coleta os documentos. O comando da questo inicia o conceito de um centro de documentao, por ser uma rgo especfico e colecionador, cujo pblico voltado o pesquisador. A finalidade do centro de documentao a reunio de documentos com finalidade cientfica ou cultural e o acervo coletado via coleta, doao ou compra. Ento, neste caso, o item escolhido a letra C. Resposta: Letra C. 5. (CESPE UnB, Antaq 2009) Julgue o item a seguir: Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica. Comentrio: Esta questo foi muito bem elaborada pelo Cespe e para a rea de tcnico administrativo da Antaq. Ns j estudamos que o arquivo o nico rgo que no coleta, mas acumula de forma orgnica e natural os documentos, de acordo com o exerccio das atividades de pessoas fsicas e jurdicas. Ento, desta maneira, o item VERDADEIRO. Resposta: VERDADEIRO.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 6. (CESPE UnB, Ministrio da Sade, 2009). Julgue o item a seguir: Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos. Comentrio: Os arquivos podem ser considerados segundo a sua entidade produtora. Neste caso, ela poder ser pblica ou privada. Ento, se a entidade ou rgo for pblico, consequentemente o arquivo ser pblico e o item, VERDADEIRO. Resposta: VERDADEIRO. 7. (PF ESCRIVO DE POLCIA CESPE, 2009) Julgue os itens a seguir: As informaes contidas nos documentos de arquivo so produzidas no ambiente interno da organizao ou so recebidas do ambiente externo e tm uma relao direta ou indireta com a misso dessa organizao. Comentrio: o Cespe no brinca em servio e lanou uma questo muito interessante. No incio da nossa aula, mostrei que a informao ligada aos processos operacionais da pessoa fsica e jurdica e do processo de criao informativo. Em geral, esta criao relacionada misso da pessoa fsica e jurdica, pblica ou privada. Neste caso o item VERDADEIRO. RESPOSTA: VERDADEIRA. 8. (STM CESPE 2010) O Sistema Nacional de Arquivos tem como finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Comentrios: A alternativa correta, pois tanto os rgos e entidades pblicos e privados esto abrangidos no Sistema Nacional de Arquivos. Resposta: Verdadeira.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 9. (ANEEL CESPE 2010) O diagnstico do tipo minimalista permite a reunio de informaes necessrias formulao de uma poltica arquivstica em nvel municipal, estadual ou federal. Comentrios: nesta aula, verificamos que o diagnstico maximalista o tipo apropriado para levantar informaes importantes para implantar uma poltica arquivstica, em quaisquer esferas de poder. Neste caso, o item falso. Resposta: Falsa. 10. (MODELO CESPE AUTORIA PRPRIA) Para atender mudanas recentes na legislao arquivstica, um Servio Informaes ao Cidado SIC deve ser criado por rgos entidades pblicas, para consulta s informaes solicitadas qualquer interessado. as de ou por
Comentrios: O item em questo um regulamento trazido pelo art. 9 do decreto 7.724, que introduz este novo servio a qualquer pessoa, seja fsica, seja jurdica. Neste caso, a alternativa VERDADEIRA. Resposta: VERDADEIRA.
11. (MODELO CESPE AUTORIA PRPRIA) Mesmo que haja divulgao indevida de informaes pessoais por rgo ou entidade pblica, a legislao no deixa clara a possibilidade de responsabilidade subjetiva, embora exista a responsabilidade objetiva. Comentrios: Esta questo pode cair na prova e ns comentamos a respeito sobre esta situao. Caso haja divulgao indevida de uma informao pessoal, alm de existir a responsabilidade objetiva ao rgo ou entidade pblica, h a expressa possibilidade de direito de regresso ao funcionrio responsvel por este transtorno. Desta forma, est configurada a responsabilidade subjetiva. Neste caso, o item FALSO. Resposta: FALSA. 12. (MODELO CESPE AUTORIA PRPRIA) Todos os municpios, sem exceo, so obrigados a manter disponveis as informaes relativas aos rgos e entidades pblicas em stios da Internet, em tempo real.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 Comentrios: Como estamos habituados ao mundo digital, o Cespe pode realizar uma questo parecida como esta. Na realidade, a Lei 12527 aplica uma exceo a esta regra, que isenta os municpios com menos de 10.000 (dez mil) habitantes a tornarem disponveis informaes em tempo real, nos stios oficiais da Internet. Entretanto, todos devem manter o princpio da publicidade, que explcito pela Constituio Federal. Neste caso, o item FALSO. Resposta: FALSA.
QUESTES PROPOSTAS Julgue os itens que se seguem: 1. (Cespe Unb, Abin 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados. 2. (Cespe Unb, Abin 2010) Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e relatrio so exemplos de formatos documentais existentes em rgos pblicos. 3. (Cespe-UnB, Antaq 2009) Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica. 4. (Cespe-UnB, MS 2008) Na situao em apreo, o acesso aos documentos contidos no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio de acesso apenas para os documentos considerados permanentes. 5. (Cespe-UnB, MS 2010) Os arquivos, quando acumulados de maneira a refletir estrutura, funes e atividades realizadas pelas instituies, demonstram estruturao e coeso, dentro das quais se percebe o inter-relacionamento dos documentos. Fruto da naturalidade e da organicidade, tal condio fundamental para a compreenso do significado e para a garantia da autenticidade do documento. 6. (Cespe-UnB, MS 2010) O termo suporte utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco tico, entre outros.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 7. (Cespe-UnB, MS 2010) A autenticidade uma qualidade atribuda aos documentos resultantes de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo ou atividade, e estes documentos correspondem s formalidades diplomticas necessrias para que cumpram tais procedimentos regulares, independentemente da veracidade de seu contedo. 8. (Cespe-UnB, MS 2010) A unicidade a caracterstica segundo a qual, independentemente de forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Ainda que se trate de cpias ou exemplares mltiplos, cada documento assume um lugar nico na estrutura do conjunto ao qual pertence, definido pelo papel que cumpriu dentro das funes da instituio que o acumulou. 9. (Cespe-UnB, Escrivo de Polcia, PF, 2009) A instabilidade institucional, uma das principais caractersticas da administrao pblica brasileira, geralmente motivada pela fuso, separao, extino e criao de rgos pblicos, enseja uma srie de problemas para a gesto dos arquivos desses rgos. Para lidar com esses problemas, o princpio da pertinncia o conceito adequado. 10. (Cespe-UnB, Escrivo de Polcia, PF, 2009) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. Assinale a alternativa correta: 11. (FGV MPE Amazonas, 2002). Os motivos que conduzem necessidade de preservar documentos em arquivos pblicos devem ser: (A) oficiais, para que se mantenham os servios governamentais. (B) culturais, para que se preserve a memria dos atos de governo. (C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos. (D) derivados das caractersticas da produo e da acumulao dos papis pblicos, independentemente dos motivos que levaram criao dos documentos. (E) de ordem jurdica, relacionados s caractersticas governamentais de uma poca.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 12. (ESAF SRH 2006) Documento que, pela natureza de seu contedo, requer medidas especiais de acesso. Essa definio corresponde a: a) Documento pblico. b) Documento oficial. c) Documento sigiloso. d) Documento vital. e) Documento autntico. 13. (FCC Cmara dos Deputados, 2007) Segundo a arquivista espanhola Antonia Heredia Herrera, o princpio de provenincia que determina a condio essencial do arquivo, que sua: (A) organicidade. (B) perenidade. (C) estabilidade. (D) flexibilidade. (E) complexidade. 14. (CESGRANRIO BNDES, 2008) Um arquivista de uma empresa multinacional trabalhava identificando os documentos iconogrficos, filmogrficos, textuais, informticos etc. O trabalho que est sendo desenvolvido relaciona-se com a(o): (A) espcie documental. (B) natureza do documento. (C) tipologia documental. (D) gnero do documento. (E) sistema documental. 15. (CESPE UnB TSE 2007) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta. A) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais. B) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 C) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. 16. (FGV Fiocruz 2010) No plano terico as razes que justificam o princpio do respeito aos fundos so inmeras e irrefutveis. A esse respeito analise as afirmativas a seguir. I. Os documentos so reunidos orgnica e seletivamente. II. Os documentos so reunidos em razo de suas funes e atividades. III. Os documentos de arquivo possuem carter utilitrio. IV.Os documentos de arquivos so concebidos como documentos isolados. V. Os documentos de arquivo so considerados na medida em que pertenam a um conjunto. Assinale: (A) se apenas as afirmativas I, II e V estiverem corretas (B) se apenas as afirmativas I, III e V estiverem corretas. (C) se apenas as afirmativas II, III e V estiverem corretas. (D) se apenas as afirmativas I, IV e V estiverem corretas. (E) se apenas as afirmativas II, IV e V estiverem corretas. 17. (ESAF CVM 2010) Acerca do conceito de arquivo, assinale a opo correta. a) Sua finalidade primeira o registro da memria institucional. b) So os conjuntos documentais produzidos por pessoa jurdica, enquanto os produzidos pelas pessoas fsicas so chamados de manuscritos. c) So colees de documentos acumulados por interesse cientfico. d) Coleo de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa jurdica ou fsica. e) So acumulados no curso das atividades, servindo de prova das transaes realizadas.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 18. (ESAF CVM 2010) Sobre a aquisio ou custdia dos arquivos, assinale a opo correta. a) Os documentos so colecionados de fontes diversas. b) Os documentos so adquiridos por compra ou doao. c) Os documentos existem em numerosos exemplares. d) Os documentos provm das atividades pblicas ou privadas do seu acumulador. e) A significao do acervo documental no depende da relao entre os documentos.
19. (FCC TRT 11 regio - 2012) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da: (A) integridade. (B) inalienabilidade. (C) provenincia. (D) autonomia. (E) reintegrao. 20. (FCC TRT 11 regio 2012) A ideia de que o arquivo uma formao espontnea, natural, progressiva e sedimentar, conforme o caracterizou Elio Lodolini, fundamenta o princpio da (A) procedncia. (B) unicidade. (C) indivisibilidade. (D) cumulatividade. (E) imprescritibilidade. 21. (ANEEL CESPE 2010) A preparao de instrumentos de gesto arquivstica, como o plano de classificao e a tabela de temporalidade, um dos objetivos do diagnstico da situao arquivstica do tipo minimalista.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 22. (CORREIOS CESPE 2011) O Conselho Nacional de Arquivos o rgo central do Sistema Nacional de Arquivos. 23. (CORREIOS CESPE 2011) O programa de gesto de documentos deve ter como base uma poltica arquivstica e a designao de responsabilidades, alm de estar alinhado com a misso institucional e a legislao arquivstica em vigor. 24. (CORREIOS CESPE 2011) A implantao de uma poltica de gesto de documentos em um rgo pblico tem por objetivo a produo, a manuteno e a preservao de documentos confiveis, autnticos, acessveis e compreensveis.
25. (CORREIOS CESPE 2011) A misso, as funes, as atividades e a estrutura do rgo pblico ou empresa privada so identificadas ao se realizar o diagnstico do tipo maximalista. 26. (CESPE - STM TCNICO ADMINISTRATIVO 2010) Os arquivos setoriais tm o mesmo papel dos arquivos intermedirios, visto que recebem documentos provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma organizao. 27. (CESPE - STM ARQUIVISTA 2010) A fase de utilizao refere-se s atividades de controle, organizao e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperao e descarte de documentos e informaes. 28. (CESPE - STM ARQUIVISTA 2010) Gesto de documentos o sistema de controle sobre a produo e manuteno de documentos nas fases corrente e intermediria, por meio de registros, listagens, ndices e planos de arquivamento. 29. (CESPE STM ARQUIVISTA 2010) Os documentos que podem afetar a segurana da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio reservada, mediante determinao do Poder Judicirio.
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Arquivologia p/ Analista da Anatel Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 00 30. (CESPE STM ARQUIVISTA 2010) Para garantir a segurana nacional, os estrangeiros, mesmo os residentes no Brasil, no podem receber diretamente dos rgos pblicos brasileiros informaes ou documentos de seu interesse particular. 31. (CESPE STM ARQUIVISTA 2010) A operao de entrada de um conjunto de documentos pblicos em um arquivo permanente, com competncia formalmente estabelecida, denominada recolhimento. Gabarito: 1. C 2. E 3. C 4. E 5. C 6. C 7. C 8. C 9. C 10. C 11. E 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. C A D A C E D C D C C C C
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SUPORTE + INFORMAO (OU CONTEDO) = DOCUMENTO

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(CESPE ABIN 2010 - AGENTE DE INTELIGNCIA REA

ADMINISTRATIVA). Julgue o item:

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FCC CMARA DOS DEPUTADOS, ARQUIVISTA 2007) ASSINALE A ALTERNATIVA CORRETA:

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(TRE-PA, Tcnico FGV, 2011)

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3. A LEI DE ACESSO INFORMAO E SUAS IMPLICAES NA ARQUIVSTICA

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Estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

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3.3. RESPONSABILIDADES PBLICOS E MILITARES

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(CESPE MPU TCNICO ADMINISTRATIVO 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

VALORES PRIMRIOS E SECUNDRIOS

(CESPE ABIN AGENTE DE INTELIGNCIA 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

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