DICA 1 CONHECER A LEI Julgo ser este o primeiro passo para entrar no assunto.

. necessrio saber do que estamos tratando, o que diz a lei, como o fisco chegou a esta lei, quais os objetivos, quais os pontos principais, onde o fisco quer chegar, onde sua empresa quer chegar. Essa primeira etapa deve ser cumprida por todos os participantes envolvidos no projeto e se possvel, por todos os colaboradores afim de que tenham noo e saibam o por que das mudanas que devero ocorrer. Este conhecimento pode ser buscado de diversas formas e em diversas fontes tais como cursos, livros, palestras, matrias, blog, site da Receita Federal, etc. Sugiro inclusive a criao de uma equipe com representantes de todos os departamentos (fiscal, contbil, financeiro, informtica, compras, vendas, faturamento, RH, expedio, cadastros, estoque, jurdico, consultoria, auditoria, etc ) da empresa para discutir o assunto. H que se ter a devida ateno ao fato de que uma, ou algumas pessoas devero ir alm da etapa de apenas conhecer a legislao mas devero acompanh-la, interpret-la e difundi-la na empresa de modo a que os efeitos das constantes mudanas sejam refletidos na rotina da empresa mesmo depois de implantado o projeto. A mudana na legislao constante e cada mudana pode trazer uma srie de efeitos depois de j implantado o projeto na empresa. Acompanhamento da legislao passa a ser uma importante rotina dentro do Sped.

DICA 2 FAZER DO LIMO A LIMONADA A tendncia mais forte em todos ns contadores,empresrios, trabalhadores olhar com desconfiana para toda iniciativa de mudana vinda do fisco. E isto no de todo sem fundamento j que nossa experincia mostra que cada vez que o governo mexe em algo quase sempre para aumentar a carga tributria ou criar novas tarefas. Minha dica, no entanto, vem no sentido contrrio de buscar nestas mudanas, que no sero pequenas, a oportunidade de melhorar e aperfeioar os processos internos dentro da empresa. J que ser inevitvel reavaliar, incrementar a maneira como diversas atividades so realizadas faamos deste momento a chance de passar a realizar os trabalhos com maior eficincia, maior profissionalismo, automatizando o que for possvel, eliminando vcios e aes incompletas, ou seja, aes quebra galho. possvel vislumbrar no projeto alguns ganhos em relao diminuio da quantidade de papis referentes s notas e livros fiscais, a diminuio na necessidade de espao para armazenamento de documentos, a automatizao de diversos processos tais como classificao; escriturao; atravs da importao de arquivos das notas fiscais emitidas e recebidas, incremento no contato com clientes e fornecedores na medida em que as informaes possam fluir com maior velocidade e maior confiabilidade atravs dos meios eletrnicos. Acredita-se ainda que haver um aumento da competitividade pela diminuio da sonegao dos impostos. hora tambm de reorganizar procedimentos de fornecedores e transportadoras.

DICA 3 IDENTIFICAR OS ATINGIDOS Aps o conhecimento da lei devemos identificar na empresa os departamentos que sero impactados pela implantao do projeto Sped. Essa etapa de suma importncia para que se possam definir as aes seguintes.

Departamento Fiscal: Para algumas empresas poder haver impacto financeiro significativo na escolha do sistema para gerao do Sped Fiscal, isto por que o fisco no disponibilizou para as empresas o programa, mas to somente o leiaute para que os prprios contribuintes desenvolvessem o programa. Junto com o faturamento ser o setor que dever sofrer os maiores impactos j que depender de dados e aes de diversos outros departamentos para cumprir a obrigao fiscal. Falhas porventura ocorridas nos cadastros de clientes, fornecedores, produtos podem afetar a entrega do Sped Fiscal. Falta de informaes do contas a pagar ou contas a receber tambm podem prejudicar a entrega do Sped Fiscal. Departamento de Contabilidade: Muitos dos procedimentos contbeis devero ser automatizados atravs da importao do arquivo digital da NF-e. Haver necessidade da adequao das informaes do plano de contas para prestar informaes ao fisco. Assim como no caso do Sped Fiscal, a gerao do Sped Contbil tambm depende do desenvolvimento de um programa baseado no leiaute definido pelo fisco o que poder gerar grande impacto financeiro. Departamento de Compras e Departamento de Vendas: Nestes dois departamentos encontramos um dos pontos fundamentais tanto para o Sped Fiscal e Contbil como tambm para a NF-e, j que destes setores que se originam os cadastros de fornecedores e clientes. Portanto fundamental a colaborao deles na adequao e manuteno dos cadastros em boa ordem seguindo o modelo legal afim de evitar impedimentos nas operaes da empresa. A empresa dever estabelecer uma poltica de tratamento dos arquivos XML tanto para as sadas como para as entradas e a divulgao das regras criadas pela empresa dever ser transmitidas pelos compradores e vendedores aos clientes e fornecedores. Departamento de Informtica T.I.: pea chave no desenvolvimento e no sucesso do projeto. So os recursos tecnolgicos que devero promover o fluxo e a interligao das informaes dos diversos departamentos de forma que os programas Fiscal, Contbil e NF-e possam ser devidamente alimentados. Caber tambm ao setor de informtica a definio dos programas a serem utilizados, bem como definir tambm os melhores meios de armazenar os documentos digitais que sero gerados daqui por diante. E por fim caber tambm a este setor a definio dos procedimentos para garantir a segurana da informao eletrnica circulando na empresa e fora dela. Departamento de Logstica: Dever sofrer impacto na questo do recebimento das mercadorias onde h a necessidade da conferncia do documento representativo da NF-e, o Danfe, para checagem da sua validade, conferencia esta que deve ser realizada na internet. A sada das mercadorias vendidas tambm deve ser modificada pelo fato de que haver necessidade de solicitar autorizao do fisco a cada nota fiscal emitida, ou seja, o caminho s sai depois de autorizada a nota fiscal pelo fisco. As modificaes nestes processos podem ser tambm um diferencial competitivo quando a empresa puder fazer com que estas informaes eletrnicas sejam enviadas aos clientes, ou recebidas dos fornecedores antes mesmo da sada da mercadoria o que pode adiantar alguns procedimentos e agilizar os despachos e recebimentos. Departamento de Faturamento: Este departamento ter grande importncia principalmente na emisso da NF-e pois onde aparecero os efeitos, positivos ou negativos, da adequao do cadastro de clientes, materiais, classificaes fiscais, tributao, planos de contingncia. Problemas neste departamento podem at impedir a empresa de realizar suas operaes de vendas. Departamento Financeiro: onde devero surgir os efeitos monetrios do projeto Sped.

Aquisio ou desenvolvimento dos sistemas (fiscal, contbil, nf-e, pis/cofins), a participao dos funcionrios em cursos, fruns, eventos, desenvolvimento ou terceirizao de estrutura de armazenamento digital, adequao da infra-estrutura (hardware, sistemas de integrao, banda larga, no break, geradores de energia eltrica,certificao digital, etc). Todos estes pontos causam efeitos financeiros que precisam ser planejados levando em considerao disponibilidade de caixa e prazo para implantao do projeto.

DICA 4 PREPARAR A SADA DE EMERGNCIA importante a definio de esquemas de emergncia j que por estarmos tratando com a tecnologia torna-se imperioso prever a ocorrncia de falhas. Na legislao temos algumas previses para emisso de notas fiscais eletrnicas em situao de contingncia (scan, dpec,formulrio de segurana) as quais sero vistas logo mais no decorrer do livro, no entanto as solues apresentadas pelo fisco no so suficientes para que a empresa possa cruzar os braos para esta questo. Outras aes so requeridas tais com manter um estoque de formulrios de segurana na empresa, dispor de um meio de conexo em banda larga alternativo, dispor de no-break ou gerador de energia eltrica e conhecer o funcionamento do sistema emissor de NF-e fornecido pelo fisco.

DICA 5 COMEAR O QUANTO ANTES Como possvel perceber pelos itens precedentes a implantao do projeto tarefa de mdio e longo prazo pelo fato de influir e exigir providncias em diversos setores da empresa. Desse modo h que se ter a ateno na observncia dos prazos obrigatrios para o cumprimento das exigncias legais buscando assim livrar a empresa da exposio a riscos, os quais podem ser traduzidos tanto em riscos fiscais por conta das multas e demais penalidades, como tambm os riscos comerciais representados por uma impossibilidade na emisso de notas fiscais. A ordem : comear a tratar do assunto o quanto antes !

DICA 6 - COMPROMETER A ALTA ADMINISTRAO COM O PROJETO Como foi possvel percebermos, o alcance dos efeitos do projeto Sped vai muito alm dos departamentos fiscal e contbil como comum acontecer nas diversas alteraes legais que o fisco promove frequentemente. Neste caso quase toda a empresa ser atingida e aquela pessoa ou aquela equipe que ficou responsvel pela implantao do projeto necessita contar com todo apoio da alta direo da empresa comprometendose tambm com o sucesso da empreitada. Sem este respaldo torna-se muito mais complicado contar com a colaborao de todos os departamentos na busca do objetivo comum.

DICA 7 REVEJA E RETRANSMITA AS DICAS Neste momento que voc leitor est ainda no incio do livro estas dicas aqui colocadas tem o objetivo de alert-lo e chamar sua ateno para pontos que devem ser levados em considerao durante a leitura. No entanto minha recomendao para que ao chegar ao final do livro voc volte e repasse cada uma das dicas pois elas faro ainda muito mais sentido e podero ser melhor utilizadas. Divulgue estas dicas entre os responsveis pelo projeto dentro da sua empresa, entre os membros de sua equipe e entre os colaboradores da empresa em geral objetivando informar e alertar a todos sobre a importncia e o alcance destas mudanas.

DICA 1 SABER QUE UMA MUDANA IMPOSTA PELO FISCO necessrio saber do que estamos tratando, o que diz a lei, como o fisco chegou a esta lei, quais os objetivos, quais os pontos principais, onde o fisco quer chegar. A importncia deste conhecimento comea pelo dono da empresa mas no se encerra a, estende-se por todos os departamentos e colaboradores da empresa. Este conhecimento pode ser buscado de diversas formas e em diversas fontes tais como cursos, livros, DVD, palestras, matrias, blog, site da Receita Federal, etc. Recomendo inclusive a criao de uma equipe com representantes de todos os departamentos (financeiro, informtica, compras, vendas, faturamento, RH, expedio, cadastros, estoque, jurdico, consultoria, auditoria, etc ) da empresa para discutir o assunto. Esta equipe deve interagir com seu escritrio contbil que dever ser o orientador das aes a serem adotadas na empresa.

DICA 2 O ESCRITRIO CONTBIL PARTE DA SUA EMPRESA Ainda nos dias de hoje encontramos algumas empresas que enxergam o escritrio contbil como algo distante e separado do seu negcio. muito comum quando o escritrio tenta se aproximar e obter informaes necessrias ao registro adequado das informaes o empresrio reclamar que o escritrio est querendo saber demais ou atrapalhando as suas atividades. No modelo antigo a empresa se preocupava apenas com o departamento comercial (compras/vendas) deixando os outros assuntos por conta do Contador. Este modelo est sofrendo uma drstica transformao devido ao nvel de detalhamento que o Fisco est exigindo das empresas com estes novos projetos. No d mais para o empresrio deixar tudo nas mos do Contador, ele deve se conscientizar que conhecer e entender os efeitos e o peso dos tributos pode ser determinante para o sucesso ou fracasso de seus negcios. imprescindvel que a empresa possua um sistema de gesto, que adote controles internos principalmente de estoque, funcionrios fiscalmente capacitados para emisso das notas fiscais, cadastros organizados e atualizados e que envie todas as informaes e documentos solicitados pelo escritrio inclusive os extratos bancrios. Os empresrios costumam dizer que o Fisco scio no seu negcio j que levam uma boa parte dos lucros atravs dos infindveis tributos. Pois se o Fisco o scio, o Contador o consultor que ajudar o empresrio a entender e conviver amigavelmente com este scio de forma que todos ganhem.

DICA 3 ONDE O SPED ATINGIR SUAEMPRESA importante identificar na empresa os departamentos que sero impactados pela implantao do projeto Sped. A validao final do SPED ocorrer no escritrio porm para que isto acontea preciso que uma srie de providencias sejam adotadas na empresa.

Departamento de Compras e Departamento de Vendas

Nestes dois departamentos encontramos um dos pontos fundamentais tanto para o Sped Fiscal, Contbil, PIS/COFINS, como tambm para a NF-e, j que destes setores que se originam os cadastros de

fornecedores e clientes. Portanto fundamental a colaborao deles na adequao e manuteno dos cadastros em boa ordem seguindo o modelo legal afim de evitar impedimentos nas operaes da empresa. A empresa dever estabelecer uma poltica de recebimento dos arquivos XML para as entradas e a divulgao das regras criadas pela empresa devero ser transmitidas pelos compradores aos fornecedores. O setor de vendas deve se encarregar de obter junto aos clientes os endereos de e-mails para onde devero ser enviados os arquivos XML das vendas.

Departamento de Informtica T.I.

Anteriormente foi mencionado sobre a necessidade de que cada empresas possua um sistema de gesto, com destaque para o controle de estoque. o setor de T.I. que dever dimensionar as necessidades da empresa promovendo a adequao necessria. So os recursos tecnolgicos que devero promover o fluxo e a interligao das informaes dos diversos departamentos de forma que os programas Fiscal, Contbil, PIS/COFINS e NF-e possam ser devidamente alimentados. Caber tambm ao setor de informtica a definio dos programas a serem utilizados, bem como definir tambm os melhores meios de armazenar (por 5 anos) os documentos digitais que sero gerados daqui por diante, principalmente os arquivos XML das notas fiscais de compra e venda da empresa. Caber tambm a este setor a definio dos procedimentos para garantir a segurana da informao eletrnica circulando na empresa e fora dela. As empresas que no dispuserem de profissionais nesta rea devero recorrer a empresas terceirizadas especializadas nesta atividade.

Departamento de Logstica(Recebimento e envio das mercadorias)

Dever ser orientado na questo do recebimento das mercadorias onde h a necessidade da conferncia na internet do documento representativo da NF-e, o Danfe, para checagem da sua validade. A sada das mercadorias vendidas tambm deve ser modificada pelo fato de que haver necessidade de solicitar autorizao do fisco a cada nota fiscal emitida, ou seja, o caminho s sai depois de autorizada a nota fiscal pelo fisco. As modificaes nestes processos podem ser tambm um diferencial competitivo quando a empresa puder fazer com que estas informaes eletrnicas sejam enviadas aos clientes, ou recebidas dos fornecedores antes mesmo da sada da mercadoria o que pode adiantar alguns procedimentos e agilizar os despachos e recebimentos. A princpio caber tambm ao setor de recebimento a checagem quanto ao recebimento do XML da parte do fornecedor.

Departamento de Faturamento
um dos principais na empresa no que se refere ao SPED, por isso o colaborador que ocupa esta cadeira dever ser muito bem selecionado pela empresa. Esta funo no pode ser delegada a um funcionrio sem experincia ou conhecimentos bsicos de emisso de notas e legislao tributria. A pessoa encarregada de emitir anota fiscal deve estar ciente da necessidade e importncia da adequao do

cadastro de clientes, materiais, classificaes fiscais, tributao, formas de contingncia em caso de dificuldade na emisso da NF-e. Problemas neste departamento podem at impedir a empresa de realizar suas operaes de vendas. Esta pessoa precisa estar em contato constante com o escritrio, bem como, realizar treinamentos peridicos relativos a emisso de nota fiscal e seus tributos.

Departamento Financeiro
Necessita conhecer o SPED pois onde sero providenciados os recursos financeiros exigidos pelo SPED. Aquisio ou desenvolvimento dos sistemas, a participao dos funcionrios em cursos, fruns, eventos, desenvolvimento ou terceirizao de estrutura de armazenamento digital, adequao da infra-estrutura (hardware, sistemas de integrao, banda larga, no break, geradores de energia eltrica,certificao digital, etc). Todos estes pontos causam efeitos financeiros que precisam ser planejados levando em considerao disponibilidade de caixa da empresa.

DICA 4 AVALIAO DO SISTEMA DA EMPRESA Identificadas quais as informaes que a empresa dever enviar ao fisco e os pontos crticos identificados a equipe SPED deve fazer uma avaliao dos sistemas existentes no escritrio e na empresa e a interligao entre eles. No sped fiscal podemos perceber que um dos pontos principais do programa o controle item a item dos produtos que entram e saem da empresa, obrigando assim o empresrio a controlar adequadamente a movimentao dos seus produtos para poder indicar corretamente dento do sped esta informao. Para isso este empresrio dever possuir um Sistema Integrado de Controle Interno (ERP) para lanar suas compras e vendas. Mas importante que haja uma boa interao entre empresa e escritrio no sentido de fazer com os sistemas possam falar a mesma lngua, ou quando possvel, que possam at usar um mesmo sistema na empresa e no escritrio.

DICA 5 CADASTROS DE CLIENTES E FORNECEDORES A reviso destes cadastros um ponto da maior importncia visto que para que o arquivo seja validado faz-se necessrio que todos os dados do cliente ou fornecedor estejam corretos tais como: Nome, CNPJ, Inscrio Estadual, endereo, cdigo do municpio, etc. Neste tpico comeamos a perceber o motivo de criarmos uma equipe multidisciplinar com a presena de colaboradores das reas de compras e vendas uma vez que so estes colaboradores os primeiros a estabelecer contato com os clientes e fornecedores e geralmente so eles prprios que colhem as informaes para criao dos cadastros. Portanto de suma importncia que vendedores e compradores estejam cientes da importncia de manter os cadastros atualizados. Veja os dados a serem informados REGISTRO 0150: TABELA DE CADASTRO DO PARTICIPANTE

Este registro tem por objetivo relacionar e cadastrar os participantes (fornecedores e clientes pessoa jurdica ou pessoa fsica) que tenham realizado operaes com a empresa, objeto de registro nos Blocos A, C, D, F ou 1 (operaes extemporneas).

Campo

Descrio

Tipo

01

REG

Texto fixo contendo "0150"

02

COD PART

Cdigo de identificao do participante no arquivo

03

NOME

Nome pessoal ou empresarial do participante

04

COD_PAIS

Cdigo do pas do participante, conforme a tabela indicada no item 3.2.1

05

CNPJ

CNPJ do participante

06

CPF

CPF do participante

07

IE

Inscrio Estadual do participante

08

COD_MUN

Cdigo do municpio, conforme a tabela IBGE

09

SUFRAMA

Nmero de inscrio do participante na Suframa

10

END

Logradouro e endereo no imvel

11

NUM

Nmero do imvel

12

COMPL

Dados complementares do endereo

13

BAIRRO

Bairro em que o imvel est situado

DICA 6 CADASTROS DE PRODUTOS/SERVIOS Dever haver um cadastro de todos os produtos/servios que entram e saem da empresa e para este cadastro considerar os pontos mencionados a seguir. Este trabalho deve ser realizado em conjunto com o escritrio para definio dos aspectos tributrios do cadastro. Tambm exigido no cadastro informaes sobre a destinao de cada produto dentro da empresa.

1. Verificao das operaes que a empresa realiza; 2. Verificao das formas de tributao; 3. Verificao dos benefcios aplicveis; 4. Verificao das bases legais desses benefcios; 5. Verificao da destinao do produto; 6. Verificao dos CFOPs utilizados; 7. Verificao da natureza de operao de cada item; 8. Verificao da tributao de ICMS,IPI, PIS, COFINS; 9. Conhecer as tabelas de CST do ICMS, IPI, PIS,COFINS; 10. Identificar o NCM de cada item comprado e vendido 11. Verificao de substituio tributria do ICMS 12. Verificao de substituio tributria do PIS/COFINS 13. Identificao do lanamento contbil de cada produto Veja o leiaute do cadastro de produtos.

REGISTRO 0200: TABELA DE IDENTIFICAO DO ITEM (PRODUTOS E SERVIOS)

Este registro tem por objetivo informar as mercadorias, servios, produtos ou quaisquer outros itens concernentes s transaes representativas de receitas e/ou geradoras de crditos, objeto de escriturao nos Blocos A, C, D, F ou 1 (operaes extemporneas).

Campo

Descrio

Tipo

01

REG

Texto fixo contendo "0200"

02

COD_ITEM

Cdigo do item

03

DESCR_ITEM

Descrio do item

04

COD_BARRA

Representao alfanumrico do cdigo de barra do produto, se houver.

05

COD_ANT_ITEM

Cdigo anterior do item com relao ltima informao apresentada

06

UNID_INV

Unidade de medida utilizada na quantificao de estoques.

07

TIPO_ITEM

Tipo do item Atividades Industriais, Comerciais e Servios: 00 Mercadoria para Revenda; 01 Matria-Prima; 02 Embalagem; 03 Produto em Processo; 04 Produto Acabado; 05 Subproduto; 06 Produto Intermedirio; 07 Material de Uso e Consumo;

08 Ativo Imobilizado; 09 Servios; 10 Outros insumos; 99 Outras

08

COD_NCM

Cdigo da Nomenclatura Comum do Mercosul

09

EX_IPI

Cdigo EX, conforme a TIPI

10

COD_GEN

Cdigo do gnero do item, conforme a Tabela 4.2.1.

11

COD_LIST

Cdigo do servio conforme lista do Anexo I da Lei Complementar Federal n 116/03.

12

ALIQ_ICMS

Alquota de ICMS aplicvel ao item nas operaes internas

DICA 7 - COMPROMETER A DIREO COM O PROJETO fundamental a participao do dono (ou direo) da empresa neste assunto. Como vimos, o alcance dos efeitos do projeto Sped vai muito alm dos departamentos fiscal e contbil como comum acontecer nas diversas alteraes legais que o Fisco promove freqentemente. Neste caso quase toda a empresa ser atingida e aquela pessoa ou aquela equipe que ficou responsvel pela implantao do projeto necessita contar com todo apoio da direo da empresa comprometendo-se tambm com o sucesso da empreitada. Sem este respaldo torna-se muito mais complicado contar com a colaborao de todos os departamentos na busca do objetivo comum.

DICA 1 DEFINIR EQUIPE RESPONSVEL A primeira providencia a ser adotada no escritrio organizar uma equipe para tratar do assunto Projeto SPED, e conscientizar-se de que o tema realmente deve ser encarado como um projeto, ou seja, dever contar com reunies peridicas em datas pr estabelecidas, dever ter um plano de ao com as tarefas a serem cumpridas e suas respectivas datas de concluso. Esta equipe dever possuir integrantes de todos os departamentos do escritrio

DICA 2 - CONHECER A LEGISLAO Aps a criao da equipe SPED citada na dica 1, o prximo passo buscar o conhecimento profundo das diversas legislaes que tratam do SPED. Esta etapa crucial para uma correta avaliao das necessidades e providncias que sero adotadas pela equipe. Esta tarefa cumpre inicialmente aos departamentos fiscal e contbil que depois dever dividir com a equipe o conhecimento adquirido. Este conhecimento dever ser buscado de todas as formas possveis tais como treinamentos, livros, cd, dvd, seminrios, fruns, consultorias, palestras, etc.

DICA 3 LEVANTAMENTO DOS CLIENTES ATINGIDOS (A CURTO E MDIO PRAZO) Constituda a equipe, conhecida e discutida a legislao, o passo seguinte identificar os clientes atingidos a curto e a mdio prazo. A idia aqui elaborar uma relao individualizada especificando a situao de cada um dos clientes neste novo cenrio, os pontos crticos a serem atacados.

DICA 4 AVALIAO DOS SISTEMAS DO ESCRITRIO E DOS CLIENTES De posse da relao de clientes atingidos, identificadas quais as informaes cada um deles dever enviar ao fisco e os pontos crticos identificados a equipe SPED agora comea a fazer uma avaliao dos sistemas existentes no escritrio e no cliente e a interligao entre eles. No sped fiscal podemos perceber que um dos pontos principais do programa o controle item a item dos produtos que entram e saem da empresa, obrigando assim o empresrio a controlar adequadamente a movimentao dos seus produtos para poder indicar corretamente dento do sped esta informao. Para isso este empresrio dever possuir um Sistema Integrado de Controle Interno (ERP) para lanar suas compras e vendas.

DICA 5 FAZER REUNIO GERAL E INDIVIDUAL COM OS CLIENTES Aps ter em mos a avaliao dos sistemas internos e externos hora de conversar com os clientes. O escritrio poder promover uma reunio geral com seus clientes onde atravs de uma palestra, por exemplo, ser informado a todos sobre este novo cenrio, sobre este novo posicionamento do Fisco no sentido de uma fiscalizao mais efetiva qual todos estaro sujeitos. preciso mostrar-lhes que est cada vez mais difcil dar um jeitinho na escriturao, corrigir os erros mais graves, apagar os incndios, enfim, quebrar um galho. Em um segundo momento devero ser realizados encontros individuais com cada um dos clientes atingidos expondo a situao especfica da empresa dele e quais as providencias o escritrio pretende adotar e quais as recomendaes sugeridas. o momento de negociar, inclusive uma eventual reviso nos honorrios se for o caso, expondo, demonstrando, quantificando ao cliente a nova realidade.

DICA 6 REAVALIAR PROCESSOS O ESCRITRIO DENTRO DO CLIENTE

Nas dicas anteriores descobrimos O QUE precisa ser feito. Neste momento vamos definir COMO cumpriremos as tarefas. hora de reavaliar processos. Por processos podemos entender que o desenho de como os trabalhos so realizados, o caminho que os documentos percorrem desde a sua emisso at o cumprimento da ltima obrigao acessria. Atualmente as notas servem de alimento para o cumprimento de todas esta obrigaes. No sped diferente pelo fato de que sero necessrias vrias informaes que no estaro nas notas fiscais, por exemplo dados da guia de recolhimento em alguns casos especficos, cdigo do municpio numa entrega em local diverso, detalhes de uma venda ou compra a prazo, nmero de processo judicial, etc. Percebam que o conceito muda drasticamente ao estabelecer que o alimentador das obrigaes fiscais no ser mais apenas a nota fiscal. Todos ns teremos que nos REEDUCAR. Vislumbro que chegaremos ao momento em que o escritrio tenha que se fazer presente dentro do cliente, ter um ou mais funcionrios trabalhando dentro do cliente visando conhecer melhor a rotina, a atividade, as dificuldades e demais aspectos da empresa, fazendo assim a ponte com o escritrio.

DICA 7 REALIZAR TREINAMENTOS PERIDICOS (FUNCIONRIOS DO ESCRITRIO E DOS CLIENTES) A equipe criada para cuidar do sped no escritrio da qual tratamos na DICA 1, dever estabelecer as necessidades e criar uma rotina para treinamento dos funcionrios do escritrio e tambm para os funcionrios dos clientes. Sim para os funcionrios dos clientes tambm !!! Estamos falando de um cenrio em que novas informaes sero requeridas, ser exigida maior exatido no preenchimento de notas fiscais, documentos e obrigaes acessrias. O escritrio contbil, que o destino final dos documentos da empresa, recebe as informaes e documentos depois que as operaes j aconteceram, em muitos casos, bem depois, ocasio em que s vezes no d para fazer mais nada para consertar. J do lado cliente o primeiro treinamento dizer o que e o que significar este Projeto SPED. Orientar sobre a necessidade de manter os cadastros em ordem, oferecer conhecimentos bsicos de impostos em geral para a emisso de nota fiscal, alertar para a obrigatoriedade de conferncia do danfe e do dacte (documento auxiliar que representar o CT-e- Conhecimento de Transporte Eletrnico), indicar cursos, palestras, literaturas que estejam ao alcance do entendimento desses funcionrios do cliente, e inclusive orientar o cliente quanto ao maior cuidado na hora de contratar um funcionrio pois a partir de agora ser necessrio que para alguns postos o funcionrio possua conhecimentos bsicos de emisso de documentos e tributao fiscal. Deve ser estabelecida uma agenda de treinamentos permanentes ao longo do ano j que ambos, legislao e funcionrios, mudam frequentemente. Para isso se faz importante a celebrao de parcerias com empresas de treinamento ou consultores que possam acompanhar e assessorar o escritrio nesta necessidade.