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Curso de Excel 2007 Avanzado

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1 - Fundamentos de Excel (I)


En estos 2 primeros captulos del curso avanzado de Excel, se van a repasar y asentar los conceptos considerados comoimprescindibles y necesarios, que como usuarios del programa, ya debiramos tener debidamente afianzados. Slo con esta slida base, podremos realizar un seguimiento adecuado de este segundo nivel de Excel. Si somos usuarios con experiencia en la base, recorreremos estos dos captulos de forma rpida. Si somos usuarios que hemos manejado el programa pero a un nivel muy bsico deberemos prestar mucha atencin a la perfecta comprensin de estos 2 captulos que son considerados como fundamentales y en los que se sintetizan los puntos ms importantes del curso de Excel bsico.

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Concepto de hoja de clculo


Los programas denominados como Hojas de Clculo son aplicaciones diseadas para la gestin de datos numricos fundamentalmente y la realizacin de operaciones matemticas (y de todo tipo) con dichos datos. As como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de clculo nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificndose cada fila mediante un nmero y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un nmero, representativos de la posicin en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estara mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en maysculas que en minsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato.

Ejemplo de pantalla Excel en donde nos encontramos situados en la celda B4:

El recuadro amarillo que se muestra en la anterior imagen se debe a que en la celda B4 se ha insertado un comentariocon el texto de "Esta es la celda B4". El nombre que aparece (Beatriz) es con el que est registrado el programa.

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El programa: Microsoft Excel


Microsoft Excel es un potente programa de Hoja de Clculo que junto con Word, Access y PowerPoint, forma parte del paquete integrado de programas que se denomina Microsoft Office. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos: 1. Las grandes dimensiones de sus hojas de clculo. Office 2007 ha ampliado el nmero de celdas disponibles, admite hasta 1 milln de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo, en concreto tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. 2. La agrupacin de varias hojas de clculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podramos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Excel. 3. Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja , cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla. 4. Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos. 5. Realizacin de distintos tipos de grficos a partir de los datos introducidos en la hoja de clculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de clculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 6. Trabajar con la informacin de una base de datos introducida en la hoja de clculo mediante operaciones que seran propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

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Iniciar una sesin en Excel


Se puede iniciar una sesin de Excel de las formas siguientes: Situarse sobre el botn de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botn izquierdo del ratn. Se despliega el men deTodos los programas (en Windows XP) o el de Programas (en

Windows 98), y picamos sobre la opcin Microsoft Excel. Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa hacemos doble clic sobre l. Una vez ejecutado el programa se abre la pantalla de Excel 2007, en la cual aparece un libro nuevo, llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de clculo (3 solapas o lengetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Es muy importante saber que cada libro que se utilice generar un archivo al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con una extensin. En Excel 2007 dicha extensin es .XLSX.

Iniciar una sesin de Excel

La pantalla de Excel
La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1. Ambas ventanas se podrn minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamao, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de Windows.

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Opciones configurables de la pantalla


La apariencia de la pantalla no tiene por que ser la que se observa en la primera figura mostrada, pudiendo variar alguno de los elementos que componen su ventana principal. De esta forma el usuario puede amoldar el programa a sus necesidades de trabajo. A continuacin se desarrollan los procedimientos bsicos para la personalizacin de la pantalla.

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La cinta de opciones
Las opciones que Excel 2007 pone a mi disposicin, se estructuran en forma de fichas, en las que aparecen clasificadas la mayora de las opciones con las que vamos a poder trabajar. De manera inicial siempre aparecen siete fichas, divididas en grupos de opciones, que recogen aquellas relacionadas entre si, tambin aparecen en ella iniciadores de cuadros de dilogo que amplan las opciones disponibles en la cinta.

Las alternativas que me presenta Excel 2007 para personalizar el aspecto de la cinta de opciones son limitadas, pasamos ahora a describir las opciones de personalizacin ms importantes que nos plantea.

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Las fichas de la Cinta de Opciones


La Cinta de opciones presenta inicialmente siete fichas en las que estructura y organiza las diferentes opciones que presenta Excel. Estas siete fichas son: Inicio Insertar Diseo de pgina Formulas Datos Revisar

Vista

Todas estas fichas aparecen de manera prediseada, no podemos eliminar ninguna de la Cinta de opciones, ni aadir o eliminar opciones de ninguna de ellas. Sin embargo estas no son todas las fichas que nos ofrece Excel 2007, existen otro tipo de fichas que se activan nicamente cuando trabajamos con algunos elementos especiales, que necesitan tener disponibles opciones particulares. Estas fichas slo aparecern visibles cuando dichos objetos estn seleccionados en el documento, e incluyen a su vez una o varias sub-fichas, para organizar mejor las opciones que recogen. Aunque inicialmente partimos de siete fichas de opciones, Excel 2007 nos permite aadir alguna ms, se trata de una ficha que suponen el uso opciones avanzadas dentro de la aplicacin, y que por lo tanto son superfluas para la mayor parte de los usuarios del programa. Se trata de la ficha de Programador. La ficha de Programador, me va a permitir acceder a toda una serie de opciones avanzadas, como son la de creacin y tratamiento de formularios, y grabacin de macros, entre otras opciones.

Para incluir esa ficha dentro de la cinta de opciones, accederemos a las Opciones de Excel, desde el Botn de Office, eligiendo el bloque de opciones Ms frecuentes, marcaremos Mostrar ficha de Programador en la cinta de opciones, y pulsamos el botn Aceptar.

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Minimizar la cinta de opciones


En ocasiones nos puede resultar interesante minimizar la cinta de opciones, y as disponer de ms superficie de pantalla para poder realizar nuestro trabajo. En este caso la cinta de opciones desaparece de la pantalla, en la que slo se mostrar el nombre de las diferentes fichas activas en ese momento, y al pulsar con el puntero del ratn sobre cualquiera de ellas, la cinta se desplegar de nuevo para que podamos acceder a todas sus opciones, sin embargo, al pulsar sobre otra zona del documento la cinta se volver a minimizar.

Para conseguir la minimizacin de la cinta de opciones podemos proceder de varias formas: 1. Mtodo 1. Haciendo doble clic sobre la ficha de opciones activa en ese momento pasamos de un modo a otro, es decir, de minimizada a desplegada y viceversa, en funcin del estado actual de la misma. 2. Mtodo 2. Pulsado sobre la cinta de opciones con el botn derecho aparecer un men contextual, en el que la ltima de las opciones es Minimizar la cinta de opciones. En el caso de que est minimizada ya, aparecer seleccionada con una marca de verificacin en el lateral derecho de la misma, si queremos visualizarla desplegada en nuestra pantalla, pulsaremos de nuevo sobre esa marca suprimindola.

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Barra de Herramientas de Acceso Rpido


La barra de herramientas de acceso rpido, es una pequea barra de herramientas, situada en la barra de ttulos de la ventana principal de Excel. Esta barra la podemos personalizar, colocando en ella diferentes iconos de aquellos comandos que utilicemos de una manera ms habitual. De

esa forma siempre podremos disponer de las opciones que utilizamos frecuentemente de una manera rpida sin necesidad de tener que buscarlas en la cinta de opciones.

Para personalizar esta barra de herramientas pulsaremos sobre el tringulo que aparece junto a la misma, y de la lista que se despliega elegimos aquellos comandos que deseemos que aparezcan en la barra de herramientas. En el caso de que no tengamos disponible en este listado inicial la opcin deseada, pulsaremos sobre la opcin Ms comandos.

De esta manera aparecer un cuadro de dilogo correspondiente a las Opciones de Excel, dividido en dos zonas. En el cuadro izquierdo, podemos ver los iconos de todos los comandos disponibles en Excel, para que aparezcan dentro de esta barra de herramientas, slo tendr que seleccionarlos y pulsar el botn Agregar.

En el caso de que desee eliminar algn icono que aparece en la Barra de herramientas de acceso rpido y que no deseo que aparezca, lo seleccionar del panel de la derecha y pulso el botn Quitar. Una vez que los iconos seleccionados sean aquellos que quiero visualizar en esta barra de accesos rpidos, pulsar sobre Aceptar. Tambin podemos modificar la posicin en la que queremos que aparezca esta barra de herramientas, pudiendo colocarla sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para poder desplazarla, pulsaremos de nuevo sobre el tringulo que aparece junto a la misma y seleccionaremos la opcin que corresponda, Mostrar bajo la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de opciones. La opcin disponible ser la opuesta a la establecida en ese momento. Sobre la cinta de opciones:

Bajo la cinta de opciones:

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La barra de frmulas y sus vistas


La barra de frmulas es el espacio en el que va a aparecer las expresiones que introduzcamos en cada una de las celdas de nuestras hojas de clculo, y desde ser ms sencillo realizar modificaciones de las mismas en caso de que sea necesario. Esta barra de frmulas tiene dos estados posibles, como ya se ha comentado anteriormente: Barra de frmulas contrada.

Barra de frmulas expandida.

Conseguiremos pasar de un estado a otro de la barra de frmulas, pulsando sobre la doble flecha ascendente que aparece en el extremo derecho de la barra, .

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Barra de estado
La barra de estado es la zona inferior de la ventana de Excel 2007. Esta barra podemos personalizarla haciendo que aparezca en ella la informacin que consideremos necesaria. Colocando el puntero del ratn sobre ella y pulsado el botn derecho del mismo, aparecer un panel como el de la siguiente imagen:

Desde aqu podremos marcar aquella informacin que consideremos necesario que aparezca en ella. Se trata en todo caso de establecer la informacin que nos resulte til en nuestro trabajo, sin colocar elementos superfluos que puedan molestarnos o entorpecernos.

Tipos de datos
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y frmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:

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Texto
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica y puede tener hasta un mximo de 32.000 caracteres. Cualquier serie de nmeros mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los textos ms usuales son las palabras, ttulos, rtulos, letreros... Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de sta. Si el texto fuese demasiado largo, aparecera sobre las celdas de la derecha, si bien se encuentra contenido nicamente en la celda en la cual fue introducido. Puede ocurrir, que si las celdas de la derecha estn ocupadas, que no se vea en pantalla la totalidad del texto introducido, pero si lo veremos entero en la barra de frmulas. Para verlo entero, habra que dar ms anchura a su columna. Si se quiere establecer un salto de lnea dentro de una celda habr que pulsar la tecla Intro manteniendo pulsada la tecla Alt.(Alt + Intro)

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Nmeros
Dentro de esta categora se incluyen los nmeros propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes etc... Tratndose todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen. Los estudiamos: Un dato de tipo nmero puede incluir dgitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres: Signos + delante del nmero, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca ninguno de los smbolos) o un valor negativo (Ej.: -34). Parntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. Por ejemplo (34): significa que es negativo.

Los signos "." y ",": que indican la separacin entre miles y la separacin decimal, respectivamente. El punto . del teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separacin de los miles al introducir un nmero. Ya se le dar si se desea un formato para que se presente de esa manera. (Ej.: Deberemos introducir 234500,00 y no 234.500,00 aunque al darlo posteriormente un formato adecuado, lo veamos estticamente de la forma 234.500,00). Signo "/" para indicar una fraccin mixta. Su nomenclatura es la siguiente: o Si se quiere expresar un nmero decimal, mayor de la unidad, mediante un nmero entero y la fraccin correspondiente a la parte decimal: se escribira 18 3/4, correspondiendo al nmero 18,75 7 1/2 correspondiente al 7,5. o Si se quiere expresar un nmero decimal, menor de la unidad, mediante un nmero entero y la fraccin correspondiente a la parte decimal: se escribira 0 3/4, correspondiendo al nmero 0,75 0 1/2 correspondiente al 0,5. Nunca se escribir la fraccin como 3/4 1 /2, ya que sera considerado como una fecha. Smbolo "%" detrs del nmero indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65. De este modo, si operamos en una frmula por ese valor no deberemos aadir en la frmula el "...y dividido por cien" ya que el valor ya est dividido por 100. No tenemos un 65 sino un 0,65).
2

La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 por 10 , lo que equivale a 600. Esta es la llamada notacin cientfica. Es una buena prctica introducir los nmeros limpios sin ningn carcter adicional excepto el signo "-" si es un nmero negativo, y la coma para separar los decimales, nada ms. Un cien mil se introduce: 100000 Un nmero que no ocupe el ancho total de la celda se sita, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si el nmero fuese ms largo que el ancho de la celda, aparecer automticamente en formato cientfico o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el nmero 11 266410566056 en una celda, ste aparecer como 2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 10 . La visualizacin de los nmeros en la barra de frmulas siempre ser en formato estndar, independientemente de cmo aparezcan en la celda. Ms tarde estudiaremos otros formatos.

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Fechas y horas
Son tratadas como nmeros, correspondiendo a cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400). De este modo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900 a las 18:00 horas.

De esta forma es posible realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = das vividos). Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes: Formato d/m d/m/aa d-mmm d-mmm-aa mmm-aa hh:mm hh:mm:ss hh:mm am/pm hh:mm:ss am/pm 6/11 6/11/99 6-nov 6-nov-06 nov-06 15:45 15:45:30 3:45 pm 3:45:30 pm Supone cero segundos. Supone el da 1. Supone 0 segundos. Ejemplo Supone el ao actual. Supone ao 20__hasta el 30 y ao 19__ del 30 y siguientes. Supone el ao actual. A tener en cuenta

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora: Se pueden utilizar indistintamente los signos" / " " "como separador en las fechas. Se pueden utilizar maysculas o minsculas indistintamente. Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o ms. Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separndolas por un espacio en blanco. En Excel, si introducimos una fecha con solo 2 dgitos para el ao, sta ser tratada de la siguiente manera: Hasta el 29 el ao ser tomado como 2029 pero introducimos el ao 30 (o mayor) ser tomado como 1930. El mtodo ms rpido de introducir fechas correspondientes al ao actual es introducir "d/m". Si introducimos fechas correspondientes a aos diferentes del actual aconsejamos el empleo de esta frmula "d/m/aaaa" (Ej.: 5/5/1925) escribiendo los cuatro dgitos para el ao y evitar posibles errores.

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Frmulas
Las frmulas permiten realizar clculos, ms o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de clculo. Una frmula admite un mximo de 1.024 caracteres y habitualmente est compuesta por nmeros, operadores y direcciones (referencias) de celdas. Tambin se podrn introducir funciones (frmulas que ya vienen pre-hechas con Excel). Las funciones se tratarn en temas posteriores. Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los siguientes: Operador +% ^ */ +& = <> <> <= >= Valor Positivo, Negativo (como signo. Por ejemplo: -9). Porcentaje. Exponente. Multiplicacin, Divisin. Suma, Resta (como operacin). Concatenacin de textos. Igual, Distinto a. Menor que, Mayor que. Menor o igual que, Mayor o igual que.

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma frmula existe un operador de suma y otro de multiplicacin, primero se efecta la multiplicacin y luego la suma. Si varios operadores en una frmula tienen igual preferencia, stos se evalan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la frmula. Para alterar el orden de evaluacin de los operadores en una frmula se puede hacer uso de los parntesis. Siempre que escribamos una frmula con ms de una operacin, es interesante usar los parntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso s, abriremos tantos como cerraremos. Todas las frmulas han de comenzar con el signo igual (hay usuarios que las comienzan con el signo + del teclado numrico de la derecha del teclado -sta forma tambin es vlida-

porque estn acostumbrados a trabajar con l), de lo contrario Excel las interpretar como texto. Por ejemplo, la frmula B5+B8 est mal y sera considerada como una palabra que comienza por la letra B. Debera ser escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las frmulas podemos escribirlas en maysculas o minsculas indistintamente. Algunos ejemplos de frmulas vlidas son los siguientes: Frmula =20*4 =A3*15% =A4-B2+D7 Operacin que realiza Realiza la multiplicacin (80) Halla el 15% del contenido de la celda A3 Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la D7 Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3 Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7 Halla la raz cuadrada del contenido de la celda F12 Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero Resta las dos fechas y devuelve el nmero de das transcurridos entre ambas: 245 Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es mayor o igual que 63 y Falso si no lo es

=C3*(A10+B3)

=C7+D6^8

=F12^(1/2) =H17&"Enero" ="12/01/07"-"12/05/06"

=F7>=63

Los textos y fechas dentro de las frmulas deben ir entre comillas. Cuando en una frmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la frmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. As la frmula debera quedar: =B5*C20. Esta es la tcnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la frmula, cambiaramos simplemente el contenido de la celda C20. Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numrico que exista (como resultado de una frmula por ejemplo), presente en la celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de mostrarnos un resultado numrico (un saldo, un sueldo, un importe...) de forma truncada, no nos lo muestra,

presentando esos smbolos de almohadilla (#) para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la lnea separadora que existe entre todas las columnas en la lnea de ttulos de columna (A B C D...).

Adjuntar comentarios
Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un nmero o una frmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos tambin se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son tiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una frmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios. Los pasos para adjuntar un comentario son: 1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario. 2. Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la

opcin Nuevo comentario , o bien mediante el men contextual (hacer clic con el botn derecho del ratn) seleccionar Insertar Comentario.

3. Se abre un cuadro como el de la figura siguiente indicando el usuario que hace el comentario.

4. Escribir en el cuadro el comentario.

5. Para terminar hacer clic fuera del cuadro. El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel lo toma de un panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en que el programa se instal en nuestro ordenador. Este dato se puede observar y/o modificar desde las Opciones de Excel, dentro de Ms frecuentes en el apartado nombre de Usuario.

Una celda que tiene un comentario se distingue de las dems porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha.

Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.

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Modificar un comentario
1. Nos situamos en la celda que lo contiene. 2. Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la

opcin Modificar comentario , o bien mediante el men contextual (hacer clic con el botn derecho del ratn) seleccionar Modificar comentario.

3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido.

4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.

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Eliminar un comentario
1. Nos situamos en la celda que lo contiene.

2. Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la

opcin Eliminar comentario , o bien mediante el men contextual (hacer clic con el botn derecho del ratn) seleccionar Eliminar comentario.

En definitiva, es bueno aadir comentarios en nuestros trabajos de cara a futuras necesidades de aclaracin.

Desplazarse por un libro


Los desplazamientos por un libro de Excel pueden ser de dos tipos, los realizados entre las hojas de clculo existentes en un libro (que inicialmente suelen ser tres) o los realizados dentro de cada una de estas hojas.

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Desplazamientos entre hojas


1. Mediante el ratn: se accede a cada una de las hojas picando en su solapa correspondiente, situadas a la parte inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa de la hoja que se quiere activar no est visible, se pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de ellos . De izquierda a derecha su funcin es la de activar: la primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la ltima hoja.

2. A travs del teclado: se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultnea, las teclas Control + AvPgpara acceder a la hoja siguiente, o las teclas Control + RePg para acceder a la hoja anterior. Ms adelante estudiaremos en detalle como trabajar con hojas: Crear otras nuevas, eliminar alguna ya existente, seleccionar varias hojas, cambiarlas el nombre, etc. Un usuario experimentado podra intentar descubrir estos conceptos haciendo uso del men de contexto (clic con el botn de la derecha del ratn) sobre las propias solapas de hoja.

Las hojas de un libro

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Desplazamientos en la hoja de clculo


1. Mediante el ratn: se selecciona una celda haciendo clic sobre ella. Si la celda no estuviese visible en la pantalla se utilizan las barras de desplazamiento situadas a la

derecha y en la parte inferior de la pantalla. 2. A travs del teclado: se pueden realizar los siguientes desplazamientos mediante la pulsacin de la tecla o teclas indicadas (el signo + indica la pulsacin de varias teclas a la vez). Teclas a pulsar Teclas de direccin (las flechas) Ctrl+tecla de direccin arriba o abajo Desplazamiento a realizar Activan la celda: superior, inferior, de la izquierda o de la derecha. Activan la celda del borde superior o inferior de la regin de datos activa (la primera celda anterior o posterior a una celda vaca).

Ctrl+tecla de direccin izquierda o derecha Inicio Ctrl+Inicio

Activan la celda del borde izquierdo o derecho de la regin de datos activa. Activa la primera celda (columna A) de la fila actual Activa la primera celda (A1) de la hoja de clculo. Nos lleva arriba del todo a la izquierda. Activa la celda interseccin de la ltima fila y la ltima columna que contengan algn dato. Activa la celda situada una pantalla ms abajo Activa la celda situada una pantalla ms arriba Activa la celda situada una pantalla hacia la derecha. Activa la celda situada una pantalla hacia la izquierda

Ctrl+Fin

AvPg RePg Alt+AvPg Alt+RePg

Tambin, para desplazarse rpidamente a una referencia o celda, podremos hacerlo pulsando la tecla de funcin del teclado (zona superior del teclado) F5 que sirve para Ir a... una celda tecleando sus coordenadas. Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos XFD1048576, al aceptar, nos habremos posicionado directamente en la celda ms abajo y ms a la derecha de cuantas tiene una hoja. Para volver a la casilla A1, lo podremos hacer igualmente con F5 marcando como referencia A1.

Tambin iremos a A1 con las teclas Ctrl + Inicio. Con la tecla F5 por lo tanto, podremos ir rpidamente a la celda que deseemos. Conviene recordarla. En el panel que aparece pulsando la tecla de funcin F5, existe un botn de Especial... desde el que podemos elegir ir a cierta celda con caractersticas especiales.

Seleccin de rangos
Cuando una misma operacin ha de realizarse sobre un grupo de celdas, Excel permite designar todas aquellas celdas de la hoja de clculo con las que se precise trabajar, seleccionndolas. As, si en vez de tener seleccionada una celda tenemos varias, la operacin a realizar la efectuaremos de una sola vez sobre todas ellas. Se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operacin. Los rangos de celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares. Por tanto el rango ms pequeo que se puede seleccionar es una nica celda (celda activa) y el mayor una hoja completa, si bien como se ver en lecciones posteriores es posible seleccionar varias hojas.

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Seleccin de un nico rango


La seleccin de un rango puede realizarse mediante el teclado o el ratn, I. Mediante el teclado: 1. Activar una de las celdas situadas en la esquina del rango que se quiere seleccionar. 2. Pulsar la tecla Maysc. y, sin soltarla, seale mediante las teclas de direccin del teclado, la celda de la esquina contraria del rango deseado. El rango seleccionado queda resaltado. 3. Para poder cancelar la seleccin pulsar cualquier tecla de movimiento, o bien pinchar con el ratn sobre cualquier otra celda dentro o fuera de la seleccin. II. Mediante el ratn: 1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar. 2. Pulsar el botn izquierdo del ratn y, mientras visualizamos la cruz blanca ancha, sin soltarlo, arrastre el ratn hasta la celda situada en la esquina opuesta del rango. 3. Soltar el botn y la seleccin estar realizada, quedando resaltado el rango seleccionado. Observar que el rango seleccionado queda oscurecido exceptuando la celda desde donde iniciamos la seleccin. Por supuesto, tambin esa est seleccionada.

III.

Mtodo mixto (Teclado - ratn): 1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar. 2. Pulsar la tecla Maysc. y sin soltarla, hacer clic en la celda situada en la esquina opuesta del rango.

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Seleccin de varios rangos. Rangos mltiples


En ocasiones necesitamos operar con varios grupos de celdas (varios rangos) por ejemplo para aplicarles un formato. Si tras seleccionar un rango de celdas se realiza otra seleccin en otro lugar de la hoja, se observa como la primera de las selecciones desaparece (se deselecciona). Para realizar la seleccin de varios rangos a la vez hay que tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1. Realizar la seleccin de un rango como ya se ha indicado. 2. Pulsar la tecla Ctrl y mantenindola pulsada, realizar una nueva seleccin con el ratn. 3. Manteniendo la tecla Ctrl pulsada se puede realizar otra seleccin, y otra.... De esta forma se podrn seleccionar tantas celdas o rangos como sean necesarios aunque estn separados fsicamente o aislados.

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Seleccin de una fila completa


Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una fila determinada, desde la columna Ahasta la ltima columna, la forma ms rpida de realizar la seleccin es: 1. Mediante el ratn: haciendo clic sobre el botn identificador de la fila que se quiere seleccionar (botn gris donde se ve el n de fila -1, 2, 3,...- en el lateral izquierdo de la pantalla). El cursor se convierte en una flecha negra hacia la derecha y se oscurece toda la fila mostrando de esta forma que est seleccionada.

2. Mediante el teclado: pulsando Maysc+Barra espaciadora, se seleccionar la fila donde se encuentra la celda activa.

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Seleccin de una columna completa


Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una columna determinada, la forma de realizarlo es similar a la expuesta anteriormente: 1. Mediante el ratn: haciendo clic sobre el botn identificador de la columna (donde se sita el nombre de sta -por ejemplo A, B, C...- en la zona superior del rea de trabajo). El cursor se convierte en una flecha negra hacia abajo.

2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl+Barra espaciadora, se seleccionar la columna donde se encuentra la celda activa.

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Seleccin de una hoja completa


Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una hoja de clculo, la forma de realizar la seleccin es:

1. Mediante el ratn: haciendo clic sobre el botn Seleccin total, situado entre el botn identificador de la primera columna y el de la primera fila, en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo .

2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl+Maysc+Barra espaciadora, se seleccionar la hoja completa.

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Celda activa
En la hoja de clculo siempre hay una celda activa que se distingue de las dems por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sera el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dnde estamos para trabajar).

Si se ha realizado la seleccin de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuacin: 1. El interior de la celda: rea blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratn sobre ella ste toma apariencia de cruz blanca ancha. 2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratn al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cudruple flecha. 3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratn sobre l ste toma apariencia de cruz negra fina . . La direccin de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de frmulas.

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Desplazar celdas o rangos (mover)


Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos: 1. Situar el cursor del ratn sobre el marco de la celda o rango. 2. Con el cursor en forma de flecha cudruple pulsar el botn izquierdo del ratn y arrastrar hasta la nueva posicin.

Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicacin hay ya datos existentes, el programa avisar de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrir en el caso de realizar una copia.

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Copiar celdas o rangos


Es posible copiar una celda o rango de celdas a una nica posicin (un lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o columna (a celdas contiguas), los mtodos a seguir son: I. Copiar a una posicin: 1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar. 2. Situar el cursor del ratn sobre el marco o borde de la seleccin, toma apariencia de cudruple flecha. 3. Pulsar el botn izquierdo del ratn y comenzar a arrastrar a la nueva posicin. 4. Pulsar la tecla Ctrl y, mantenindola pulsada (apreciar que aparece un signo + en pequeo indicando que no se trata de mover sino de copiar), soltar el botn del ratn en la celda de destino deseada. En ese momento queda realizada la copia.

II. Copiar a lo largo de una fila o columna: 1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar. 2. Situar el cursor del ratn sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la celda), toma apariencia de cruz negra. 3. Picar con el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar la seleccin en direccin de una fila (a celdas contiguas de su derecha) o una columna (a celdas contiguas por debajo de ella) hasta la ltima celda en la que se quiera realizar la copia.

Con esta operacin conseguiremos que el contenido de la celda que copiados aparezca en todas las celdas en las que he extendido la seleccin de la fila o columna elegida.

III.

Copiar a otras hojas: 1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar. 2. Seleccionar la opcin Copiar del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio. 3. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se desean poner los datos.

4. Seleccionar la opcin Pegar , que aparece dentro del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio. Este ltimo mtodo para copiar aunque puede resultar ms lento que los anteriores sirve para realizar cualquier tipo de copia y es el ms universal, adems a la hora de pegar tenemos diferentes opciones como vemos a continuacin.

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Pegar celdas o rangos


Las diferentes alternativas con las que contamos a la hora de pegar son las siguientes: 1. Pegar utilizando el portapapeles:

Excel nos permite, utilizado la herramienta del Portapapeles, pegar no slo lo ltimo que hemos copiado sino lo que anteriormente habamos copiado. Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opcin de Copiar de la ficha de Inicio, o con el botn derecho del ratn acceder al men contextual y seleccionar la opcin copiar.

Para ver todo el contenido del portapapeles, que puede ser como mximo de 24 elementos, pulsaremos sobre el iniciador de cuadros de dilogo del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.

De este modo se abre el Panel de tareas del portapapeles desde all podemos pegar cualquier contenido o eliminarlo para ello basta hacer clic en el tringulo situado a la derecha de cada elemento almacenado.

2. Pegado especial: El pegado especial nos permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial podemos actuar de dos maneras diferentes. A. Mediante el men contextual. Despus de Pegar aparece, junto al texto pegado, un botn con un tringulo, haciendo clic sobre l se despliega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial.

B. Mediante la opcin Pegar de la cinta de opciones. Excel permite realizar un pegado especial ms completo, desde la opcin Pegar de la ficha

Inicio . Para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio seleccionamos la opcin Pegar, pinchando sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin desplegaremos un panel con todas las posibilidades de pegado.

Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Las opciones ms interesantes que podemos encontrar dentro de este cuadro de dilogo son: Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas Frmulas: Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de frmulas. Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. Formatos: Pega solamente el formato de la celda. Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda. Validacin: Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas. Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes. Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas. Formatos de nmeros y frmulas: Pega nicamente las frmulas y todos los formatos de nmero de las celdas seleccionadas. Formatos de nmeros y valores: Pega nicamente los valores y todos los formatos de nmero.

Copiar, pegar y mover celdas Este panel de pegado especial tambin nos permite definir diferentes operaciones realizar con los datos que se estn copiando sobre los datos que residen en el lugar sobre se desea hacer el pegado. La operacin puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en este caso se acumulan, se pueden restar, se pueden multiplicar o tambin dividir. Veamos como funciona:

Otra posibilidad que nos aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta(Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa. A veces no tenemos ciertos valores colocados de la forma idnea para trabajar. Esta operacin puede resolver y facilitar el trabajo posteriormente. Veamos lo que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de la tabla superior a la celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero transponiendo los valores:

Por ltimo destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vnculo (Pegar vnculos). Esto copia los valores pero vinculndolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiarn tambin en el destino ya que en el destino se ha creado una frmula que los vincula. En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vnculo:

Llenado rpido
El llenado rpido es una aplicacin muy til de Excel, que es capaz de entender ciertas entradas de texto o nmero como comienzos de una serie, con lo cual se podr, de forma rpida, rellenar un rango con una serie escribiendo nicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rpido es: 1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.

2. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna.

La serie se repetir a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.

Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie a partir de una sola celda son:

Una forma ms interesante de utilizar el botn de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Excel analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresin aritmtica. Algunos ejemplos de entradas de una serie con varias celdas consecutivas son:

Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo o hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente.

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Opciones de llenado rpido


Al hacer un llenado rpido aparece un botn junto con un tringulo, si lo desplegamos nos da diferentes opciones de relleno. Copiar celdas: Copia el contenido y formato de las celdas. Veamos el ejemplo:

Rellenar en serie: Hace un clculo de como es nuestra serie y rellena tanto el contenido como el formato, en nuestro ejemplo las celdas iniciales eran: 12, 14 y las siguientes las rellena automticamente con 16, 18, 20, 22.

Rellenar formatos slo: Slo copia el formato, no el contenido de las celdas de las que partimos.

Rellenar sin formato: Slo rellena en serie el contenido, no el formato.

Creacin de listas personalizadas


Es posible, que por necesidades de trabajo tengamos que crear algunas listas personalizadas de elementos con valores, de tal forma que solo con teclear el primero de ellos, y desde el cuadro de llenado arrastrando, aparezcan el resto de los valores de nuestra serie personalizada, evitndonos as, tener que teclearlos todos una y otra vez. Para conseguir crear nuestras propias listas personalizadas seguiremos el siguiente procedimiento: 1. Elaboramos en una hoja de Excel la lista que queremos que se complete automticamente al colocar el primer elemento, y la seleccionamos.

2. Entramos en las Opciones de Excel desde el Botn de Office. 3. Dentro de las Opciones de Excel, en el apartado Ms frecuentes pulsamos sobre la opcin Modificar listas personalizadas.

4. Se abre ahora un cuadro de dilogo de Listas personalizadas, en el que podemos ver las listas que ya vienen predeterminadas con Excel.

5. En la zona entradas de lista podremos escribir en columna y separados con Intro, los valores de nuestra nueva lista. Una vez finalizada la lista, presionamos sobre el botn Agregar y el nuevo listado se aade como uno ms dentro de las listas personalizadas. Nombres de empleados, ciudades en donde nuestra empresa tiene delegacin, etc...

6. Tambin podemos optar por importar directamente de la hoja de clculo el contenido de las celdas. En el caso de que estn seleccionadas las celdas que contienen la nueva lista personalizada, (como indicbamos que debamos hacer en el punto nmero 1), aparecer el rango de correspondiente en el espacio reservado a Importar lista desde las celdas.

Para que esta lista pase a ser una lista personalizada, debemos pulsar sobre el botn importar, en ese momento aparecer aadida con el resto de las listas personalizadas.

6. Si no hemos seleccionado previamente las celdas que componen nuestra lista, pero la tenemos elaborada en la hoja de clculo, podemos introducirla pulsado sobre el botn . De esa manera podremos acceder a la hoja de clculo, quedando reducida la venta correspondiente al cuadro de dilogo, y seleccionar ahora las celdas que contienen la lista personalizada que queremos crear.

Una vez seleccionadas las celdas, aparecern sus coordenadas dentro del espacio en blanco reservado para ellas, ahora pulsaremos sobre el botn , y volveremos a visualizar el cuadro de dilogo correspondiente a Listas personalizadas, ahora ya con la informacin necesaria para crear una nueva lista, para ello slo nos queda pulsar el botn Importar.

Crear un libro nuevo


Para crear un libro nuevo (es decir, archivo de Excel compuesto por varias hojas o solapas de la parte inferior izquierda), se debe acceder a la opcin Nuevo que aparece al abrir el Botn de Office.

De esta manera se abre el cuadro de dilogo Nuevo libro y hacemos clic en libro en blanco de esta manera empezamos a trabajar en un libro vaco que contiene tres hojas de clculo.

Cuando abrimos la aplicacin Excel 2007 por primera vez durante una sesin de trabajo, aparecer abierto de manera automtica un nuevo libro en blanco.

brir un libro ya creado


Para abrir un libro guardado de antemano, se deben seguir los pasos siguientes: 1. Acceder a la opcin Abrir del Botn de Office, se visualizar el cuadro de dilogo que muestra la figura siguiente donde se aparecen todos los archivos de la carpeta actual.

2. Si el archivo se encuentra en otra unidad o carpeta, se localiza desplegando la lista Buscar en, seleccionando la ubicacin del archivo a abrir (del triangulito de su derecha). 3. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botn Abrir. Tambin podemos abrir un libro que tengamos ya guardado desde el botn de la barra de herramientas de acceso rpido, en el caso de que lo tengamos activado en la misma, de esta forma tambin llegaremos al mismo panel para Abrir. Los archivos Excel en la versin 2007 del programa, es decir, los libros de clculo, tienen extensin .XLSX. En el caso de las plantillas de Excel, tienen extensin .XLTX en la versin 2007 de la aplicacin.

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Guardar un libro
Mientras se est trabajando en un libro, la informacin que se va introduciendo no est siendo almacenada en el disco duro o disquete, simplemente se mantiene en la memoria (RAM) del ordenador. Para mantener la informacin introducida en un libro sta debe ser guardada ya que una caracterstica de la memoria del ordenador es la de ser voltil, es decir, si se apaga el ordenador (por cualquier causa ajena a nosotros como un corte inesperado de luz) perderamos toda la informacin introducida en nuestro trabajo. Cada libro guardado genera un archivo de extensin .XLSX, en el que se almacena el libro con todas sus hojas de clculo y los datos incluidos en ellas (datos, formulas,...).

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Guardar un libro nuevo


Si el libro en el que se trabaja no se ha guardado anteriormente se siguen los pasos que se detallan: 1. Desplegar el Botn de Office. 2. Seleccionar la opcin Guardar o Guardar como (la primera vez da lo mismo ya que nos llevan al mismo panel), apareciendo el siguiente cuadro de dilogo en pantalla:

3. En el cuadro de texto 'Guardar en' localizar la carpeta o ubicacin en la que almacenar el archivo (libro). 4. En el cuadro de texto Nombre de archivo teclear el nombre que se quiere dar al archivo. 5. Hacer clic en el botn Guardar. 6. Si no existe un archivo con ese nombre en la ubicacin indicada el archivo queda almacenado. Si por el contrarioexiste ya un archivo con ese nombre aparecer el siguiente mensaje:

Si se selecciona S el archivo existente se reemplazar por el actual y si se selecciona No se volver al cuadro de dilogo anterior donde se podr renombrar el archivo actual. Si se desea poner contrasea a un libro para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de datos contables, tablas de comisiones, ventas, etc...), cuando nos encontramos en el cuadro de dilogo de Guardar o de Guardar como hay que desplegar el men Herramientas que se encuentra dentro de ese mismo cuadro (abajo a la izquierda desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones generales.

Se nos mostrar un nuevo cuadro de dilogo en el que podremos escribir la contrasea para abrir. Cada vez que abramos este libro se nos solicitar dicha contrasea, y quien no se la sepa, no lo podr abrir. Si podr copiar el archivo, borrarlo, llevrselo, pero jams abrirlo para ver su contenido.

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Guardar un libro existente


Si se abre un libro ya existente y se realizan modificaciones sobre l, al guardarlo nuevamente hay dos opciones: 1. Opcin Guardar del Botn de Office: el libro se guarda con el nombre que se le asign anteriormente, sustituyendo el contenido que haba en el archivo al abrirlo por el contenido actual. No se pregunta nada al usuario. 2. Opcin Guardar como del Botn de Office: aparece el cuadro de dilogo descrito anteriormente, pudiendo guardar el libro con un nombre distinto al que ya tena y/o en otra ubicacin. De esta forma se crea un nuevo archivo a partir del ya existente. Si se tiene duda respecto a con que nombre se guardar un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de si ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a

nuestro archivo actual, la mejor opcin esGuardar como, ya que es la nica que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar, y desde l podremos ver la situacin de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, etc... y tomar la decisin adecuada. Con el botn de la barra de herramientas de acceso rpido, se realiza la misma operacin que con Guardar (slo presentar panel cuando se guarda por primera vez). Su forma de disquete no significa que se vaya a guardar en la unidad A:. Se guardar en la carpeta predeterminada del disco actual.

Nombres de Archivos (o ficheros)


Una de las encrucijadas con la que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un libro) es la de que nombre asignar a dicho archivo. En ocasiones, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de informacin pero con diferentes datos (los da cada da). Ejemplo-1. Si tenemos creada una hoja de caja "caja.XLSX" que abrimos diariamente vaca de datos y en donde introducimos el arqueo diario de nuestro comercio, cada da crearemos, por ejemplo en una carpeta llamada "Arqueos 2007" del disco duro, un archivo mediante la opcin "Guardar como" al que tendremos que asignar un nombre diferente para cada da del ao. Si los nombres que vamos asignando son "caja1", "caja2", "caja3",... al final esto sera vlido ya que cada archivo tiene un nombre distinto, pero no sabramos cual es el archivo que corresponde al arqueo del 23 de mayo dado que, por ejemplo, tenemos que abrirlo para repasarlo o volver a imprimirlo. Una buena tcnica es la de dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de informacin identificativa de cada archivo. As por ejemplo, para guardar el arqueo de caja del da 23 de mayo de por la maana (en nuestro comercio se realiza arqueo y cierre de caja por la maana y por la tarde, por ejemplo) o el del 7 de julio por la tarde o el del 14 de noviembre por la maana, unos buenos nombres podran ser:

Hemos, con sta tcnica previsto que los 2 primeros caracteres sern para albergar el nmero del mes, los 2 siguientes el da del arqueo, y el siguiente para identificar si es un arqueo de por la maana o de por la tarde (M o bien T). Con stos nombres, nuestra carpeta "Arqueo 2.007" estara llena de archivos con nombres aparentemente extraos pero muy significativos y representativos para el usuario que los utiliza. Adems, mediante las tcnicas de bsqueda de archivos que tiene Windows, utilizando los caracteres comodn (* y ?) resultara sencilla la bsqueda de cualquier arqueo. Tambin, simplemente con ordenar por nombre el contenido de esa carpeta, sera sencilla la localizacin, en este caso, del arqueo que quisiramos. Ejemplo-2. Supongamos que tenemos un modelo de archivo Excel en donde diariamente registramos los datos ms importantes (tipo formulario) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvencin, etc...Con qu nombre guardaramos el archivo de cada solicitante? Cada solicitante puede inscribirse hasta un mximo de 3 veces, y en 3 tipos de servicio (solicitud de casa, de beca o de servicio). Una buena tcnica podra ser como la que se muestra, siendo cualquier otra vlida tambin:

En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la inicial que identifica el servicio para el que se inscribe (piso -P- beca -B- o bien servicio -S-), en las 8 siguientes posiciones el nmero del DNI del solicitante (si el DNI fuera de 7 dgitos antepondramos un cero para que fueran 8). La siguiente posicin, el nmero de orden (1, 2 o 3) de las solicitudes (1 si es la primera, 2 si es la segunda...).

Cerrar un libro
Para cerrar el libro de trabajo en el que se encuentra, hay que acceder al Botn de Office en la opcin Cerrar.

Tambin se puede realizar la misma operacin haciendo clic sobre el botn de cerrar colocado en la esquina superior derecha de la ventana del documento, situado exactamente a la derecha de la cinta de opciones.

Si los cambios realizados en el libro ya han sido guardados el documento se cerrar, pero si stos no han sido guardados aparecer el siguiente mensaje:

S, guarda el archivo con el nombre que ya tiene. En el caso de que sea la primera vez que lo guardemos, se abre el cuadro de dilogo correspondiente a la opcin Guardar como, donde se nos pedir el nombre del archivo a guardar, cerrndose a continuacin la ventana. No, cierra la ventana sin guardar el archivo. Cancelar, vuelve al libro de trabajo sin cerrar la ventana.