I Encontro de Arquivos Cientficos Fundao Casa de Rui Barbosa / Museu de Astronomia e Cincias Afins Rio de Janeiro, 20-21 de outubro

de 2003

Como preservar a memria cientfica nas universidades

Roberto de A. Martins Rmartins@ifi.unicamp.br Grupo de Histria e Teoria da Cincia, Unicamp http://www.ifi.unicamp.br/~ghtc

Introduo
O objetivo deste trabalho discutir alguns aspectos da preservao de documentos cientficos em instituies universitrias ou semelhantes. O tema muito amplo, e no possvel discutir todos os seus aspectos aqui. Ser abordada a questo relativa conservao e captao de documentos cientficos junto aos pesquisadores, discutindo tanto o caso de documentos convencionais (em papel) quanto eletrnicos (digitais), sugerindo algumas estratgias e limitaes. O tratamento arquivstico do material preservado no ser discutido aqui. Tambm no ser discutida a preservao de documentao administrativa. O presente trabalho parte de alguns pressupostos bsicos, tais como a importncia de preservao das fontes documentais para a pesquisa histrica, e a necessidade de preservar uma parte da documentao cientfica produzida pelos pesquisadores, estudantes e funcionrios nas universidades (mas no tudo). No sero discutidos temas j explorados em um trabalho anterior 1 , no qual foi apresentada uma viso geral dos tipos de documentos cientficos que devem ser preservados nas universidades.

A documentao cientfica
As universidades preservam bastante bem sua documentao administrativa. Essa documentao importante para a pesquisa histrica, mas no suficiente. Um historiador da cincia precisa dispor de outros tipos de documentos, pois as atividades de pesquisa, ensino e extenso (atividades-fim) da universidade no esto bem representadas na documentao administrativa. H muitos documentos produzidos por professores, estudantes e funcionrios tcnicos, que no so preservados. Na prtica, a documentao cientfica produzida, guardada e depois eventualmente destruda pelos professores, estudantes e funcionrios tcnicos, sem controle por parte da administrao das universidades. Alguns exemplos so: correspondncia cientfica projetos e relatrios cientficos
MARTINS, Roberto de Andrade. O sistema de arquivos da universidade e a memria cientfica. Anais do I Seminrio Nacional de Arquivos Universitrios. Campinas: UNICAMP, 1992, pp. 27-48. Disponvel na Internet: http://www.ifi.unicamp.br/~ghtc/ram-pub.htm
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anotaes de trabalho de pesquisa notas de aulas e de seminrios material referente a consultorias e muitas outras coisas... Para a pesquisa histrica, necessrio preservar uma parte dessa documentao.

Pesquisadores antigos
A preservao da memria cientfica no deve ser pensada nem como uma ao voltada unicamente para os grandes cientistas do passado, nem apenas para a recuperao de documentos antigos. Os documentos dos antigos cientistas precisam ser preservados, e natural que exista uma preocupao com a perda de documentos dos pesquisadores mais importantes. Mas no se deve pensar apenas nisso. importante desenvolver uma nova mentalidade, de preservao contnua da memria cientfica, no apenas pensando nos documentos antigos, no passado, mas criando mecanismos de preservao da documentao atual, para o futuro. De nada adiante uma grande campanha de coleta de documentos antigos com os familiares de antigos pesquisadores j falecidos, se ignoramos a documentao dos professores vivos e ativos. Cada instituio de pesquisa deve ter um grupo de trabalho de memria cientfica, encarregado de preservar e coletar a documentao dos pesquisadores ativos, em diversas fases de suas carreiras. preciso dar especial ateno preservao dos documentos quando os professores e pesquisadores vo se aposentar. Este um momento especial da vida do cientista em que deve ser dado todo apoio pessoa, para rever sua carreira e organizar / selecionar sua documentao. neste momento, ou pouco depois, que o pesquisador se desfaz de grande quantidade de documentos, levando muito material para sua prpria residncia, tornando toda a recuperao desse material cada vez mais difcil. tambm um momento no qual o cientista naturalmente se volta para o passado, repensando sua vida, e encontra-se com mais tempo disponvel para colaborar com aes destinadas preservao de suas contribuies cientficas. essencial implantar um sistema de acompanhamento dos pesquisadores, por parte dos responsveis pela preservao da memria cientfica das universidades, de tal modo que, em um momento prximo aposentadoria de cada docente, seja estabelecido um contato e um trabalho cooperativo para selecionar, organizar e preservar sua documentao. claro que no basta preservar a documentao das pessoas quando elas vo se aposentar pode ser tarde demais... Nos 30, 40 ou 50 anos que antecedem a aposentadoria, muito material importante pode ter sido destrudo ou extraviado. Ao longo das dcadas de trabalho de qualquer pesquisador, ele pode se desfazer indiscriminadamente de documentos de grande importncia. um erro supor que apenas os documentos do final da carreira cientfica sejam relevantes, ou que o pesquisador saiba preservar aquilo que mais importante.

Estudantes de ps-graduao
Consideremos, por exemplo, a fase durante a qual o pesquisador um estudante de psgraduao. Ser esse momento desprovido de importncia? Certamente no. Uma pesquisa realizada nos Estados Unidos mostrou que, muitas vezes, as teses de doutorado (e mestrado) esto entre as melhores pesquisas de um cientista. um resultado inesperado, j

que poderamos imaginar que, medida que obtm mais experincia, um cientista realiza pesquisas cada vez maiores. No entanto, em algumas reas (como matemtica, fsica e outras) comum que os cientistas mais famosos do mundo realizem suas maiores contribuies cientficas no incio (e no no fim) de suas carreiras. Por um lado, isso se explica pela possibilidade que um estudante de ps-graduao normalmente tem, de se dedicar integralmente pesquisa durante vrios anos, podendo assim realizar um excelente trabalho. Por outro lado, os pesquisadores jovens podem ter idias inovadoras que no ocorrem aos pesquisadores mais experientes, s vezes excessivamente envolvidos em idias e projetos antigos. Mesmo quando o trabalho de tese no a melhor contribuio cientfica de um pesquisador, a preservao dos documentos dessa fase pode proporcionar material de pesquisa histrica inestimvel. A documentao do estudante de ps-graduao mostra seu processo de aprendizado de fazer pesquisa. Ela pode tambm conter documentos insubstituveis para o estudo de seus orientadores, do grupo e da instituio onde estudaram, sob o ponto de vista de um pesquisador em formao. Infelizmente, a documentao cientfica dos estudantes no conservada na instituio em que estudam, pois os estudantes so encarados como membros temporrios da universidade, que deixam para trs apenas suas teses e notas. Os prprios estudantes no valorizam seus documentos e, por causa de sua mobilidade inicial (muitas vezes se transferem de uma cidade para outra at encontrar um emprego estvel), no costumam preservar essa documentao. No difcil estabelecer estratgias que permitam a preservao dos documentos cientficos dos estudantes de ps-graduao. necessrio, em primeiro lugar, desenvolver um trabalho de conscientizao dos estudantes e orientadores, mostrando-lhes a importncia que esses documentos podem ter. Em segundo lugar, preciso criar mecanismos de coleta e guarda dessa documentao, de forma temporria, nas prprias instituies em que os estudantes desenvolvem suas ps-graduaes, com a garantia de que, se for desejo de cada pessoa, essa documentao ser depois transferida para outra instituio. necessrio iniciar a preservao de documentos dos pesquisadores e docentes no incio de suas carreiras, proporcionando condies prticas que impeam a destruio ou disperso desse material.

Acompanhamento da carreira cientfica dos pesquisadores

Em cada fase da carreira cientfica, deve-se procurar: conscientizar o pesquisador ajud-lo a organizar sua documentao preservar uma parte importante de sua documentao Em cada instituio de pesquisa, o grupo de trabalho de memria cientfica deve desenvolver um conjunto de estratgias, junto aos professores e estudantes (e tambm junto aos tcnicos de pesquisa) para que a preservao da memria cientfica seja possvel. O grupo de trabalho de memria cientfica deve criar rotinas de trabalho que envolvam uma interao com os pesquisadores da instituio, para que isso seja possvel. importante um trabalho direto, pessoal, conversando e colaborando com os cientistas nas diversas etapas de sua carreira acadmica. Algumas das etapas importantes so: a obteno de ttulos (psgraduao), contratao inicial pela instituio, progresso funcional (incluindo concursos de livre-docncia e para professor titular), obteno de resultados importantes na carreira

cientfica (projetos importantes, trabalhos de grande repercusso no pas e no exterior, eleio para cargos nacionais e internacionais, etc.), aposentadoria. Em cada um desses momentos, desejvel que os membros do grupo de trabalho de memria cientfica entrem em contato pessoal, direto, com os cientistas, para tratar da organizao, seleo e preservao de seus documentos cientficos. evidente que h dificuldades prticas a serem consideradas. No se pode preservar toda a documentao de todas as pessoas; mas, ao mesmo tempo, no se pode prever quem sero os pesquisadores mais importantes, no futuro, e por isso no h como escolher, desde o incio da carreira, quais os pesquisadores cuja documentao deve ser preservada. Alm disso, deve-se considerar que o historiador da cincia no deseja ter sua disposio apenas os documentos dos melhores cientistas. Ele precisa ter acesso tambm a documentos de cientistas fracassados (para poder estudar esses fracassos) e de cientistas mdios (para poder estudar por qual motivo no deram uma maior contribuio cientfica). Uma possvel estratgia preservar temporariamente a maior parte da documentao da maior parte dos pesquisadores de cada instituio. No caso dos pesquisadores mais importantes, os documentos sero preservados de modo permanente, posteriormente. No caso dos menos importantes, sero feitas selees mais rigorosas, embora seja importante, como foi indicado acima, conservar uma ampla documentao sobre os cientistas mdios e sobre os grandes fracassos.

Limitaes prticas
Ser vivel esse tipo de estratgia? A preservao provisria exige dispor de espao e de um trabalho para fazer uma seleo e organizao mnima do material. Pode parecer invivel desenvolver esse tipo de ao em uma grande instituio. Faamos ento um exerccio de planejamento, estimando as necessidades desse tipo de trabalho. Consideremos uma universidade como a Unicamp, com 2.000 professores e 10.000 psgraduandos, em nmeros arredondados. Vamos impor, como ponto de partida, um limite prtico: a instituio deve dedicar menos do que 1% dos seus recursos para preservao de sua memria cientfica. Na Unicamp h cerca de 10.000 funcionrios. Se calcularmos 1% desse total, teramos 100 funcionrios. Mas vamos fazer uma estimativa mais limitada, levando em conta o nmero de professores (2.000). Se calcularmos 1% desse total, teramos um nmero de 20 pessoas. Vamos pensar, ento, o que poderia ser feito nessa universidade, contando com uma equipe de apenas 20 profissionais dedicados preservao da memria cientfica da instituio. Consideremos que a metade do tempo desse grupo seja dedicada a tarefas internas e que a metade do tempo seja dedicada ao trabalho direto com os pesquisadores, distribudo de forma aproximadamente igual entre contato com professores e contato com os psgraduandos. A equipe de 20 profissionais, trabalhando 250 dias teis por ano, disporia de um tempo total de 2.500 dias teis de trabalho direto com os pesquisadores, por ano. A cada docente da instituio caberia, em mdia, um tempo de 2,5 horas por ano, ou de 10 horas a cada 4 anos. Cada grupo de 5 estudantes poderia receber ateno durante um tempo correspondente a esse. Pode parecer pouco, mas no . Se, ao longo das vrias dcadas de vida profissional, cada pesquisador receber conscientizao, estmulo, motivao e apoio tcnico para a preservao e organizao de sua documentao, os resultados sero enormes. Os

professores poderiam receber no apenas instrues tcnicas simples (como o modo de acondicionar documentos, evitar o uso de clipes e grampos metlicos, etc.) mas tambm sugestes sobre modos simples e teis de organizar seus documentos. Atravs desses contatos, o grupo de preservao da memria cientfica j poderia coletar informaes sobre a documentao que est sendo acumulada e obter uma realimentao permanente sobre a atitude dos pesquisadores a respeito da poltica de preservao da memria cientfica. importante frisar que o contato pessoal, direto, do grupo de preservao da memria cientfica com cada pesquisador, no pode ser substitudo por normas oficiais publicadas, nem pela distribuio de folhetos, nem pelo envio de e-mails, nem por palestras destinadas a todos os docentes. So necessrias visitas agendadas de membros do grupo de preservao da memria cientfica a cada departamento, a cada laboratrio, a cada grupo de pesquisa, a cada professor, para conversas diretas, frente a frente. O tempo disponvel pode ser mais bem aproveitado se houver uma combinao de reunies individuais com reunies em pequenos grupos (por exemplo, com todos os professores, estudantes de ps-graduao e tcnicos especializados do mesmo laboratrio ou grupo de pesquisa). Mas nunca com grandes grupos, nem desprezando o contato individual. Por ocasio das reunies, os membros do grupo de preservao da memria cientfica devem tomar um conhecimento global dos tipos de documentos que so produzidos, de seu estado fsico, de sua organizao, e conversar com os pesquisadores sobre isso. Sero momentos para desenvolver a conscientizao da preservao, para proporcionar orientao aos pesquisadores sobre o modo de organizar seus documentos, e de estimul-los a seguir algumas normas simples.

As trs fases de preservao

razovel e condizente com a prtica arquivstica considerar trs etapas de preservao da documentao cientfica, com caractersticas distintas. Na primeira fase, os documentos permanecem com o prprio pesquisador (ou grupo) que os produziu, porm os pesquisadores so conscientizados e treinados para selecionar, preservar e organizar sua documentao. Na segunda fase, devem ser estruturados arquivos intermedirios que j no ficaro mais nas salas do prprio pesquisador, mas sim em arquivos pertencentes ao departamento, instituto/faculdade ou grupo de pesquisa a que eles pertencem. Sero deslocados para esse arquivo intermedirio os documentos que j no estejam sendo utilizados freqentemente pelos pesquisadores, excetuando-se documentos que paream a cada um ser de carter mais pessoal ou confidencial e que o professor pode preferir conservar em sua sala. essencial que seja mantido um acesso fcil para o pesquisador, que ainda pode querer fazer uso desse material. Por isso, o arquivo intermedirio deve ser de acesso direto e no burocratizado, e precisa estar no mesmo local de trabalho do pesquisador no em um prdio distante. Essa etapa intermediria habituar o pesquisador a entender que a sua documentao de trabalho tem existncia prpria, devendo reduzir seu apego a esse material e preparando-o para a futura transferncia dessa documentao para um arquivo permanente. A terceira fase a de incorporao de uma parte selecionada da documentao aos arquivos histrico do instituto/faculdade ou da instituio. Isso ocorrer, normalmente, aps a aposentadoria do pesquisador, ou no caso de material mais antigo, do qual ele prprio j

no pretende fazer uso. O acesso do pesquisador a esse material mais indireto e demorado, por isso pouco desejvel que a transferncia ocorra precocemente. Para que uma estratgia como essa tenha sucesso, preciso que seja criado um clima de colaborao entre a equipe de memria cientfica e os pesquisadores. O grupo de trabalho de memria cientfica no deve procurar impor normas antipticas, nem dificultar o trabalho do pesquisador. Tambm no deve sobrecarregar o pesquisador com tarefas que tomem muito tempo e para a qual ele no veja utilidade direta. Apenas com um clima de colaborao ser possvel desenvolver uma conscientizao, por parte dos cientistas, de que os documentos que ele produz so importantes para a coletividade, no s para ele prprio. Se forem tomados os cuidados adequados, os pesquisadores se sentiro valorizados, colaboraro, e a interao com a equipe de memria cientfica servir de oportunidade para uma reflexo de grande utilidade.

Exigncias prticas
No caso da presente proposta, durante a primeira fase de preservao (arquivos correntes), a documentao permanece na sala dos prprios pesquisadores, no sendo exigido nenhum espao adicional para isso, nem havendo a necessidade de funcionrios encarregados de cuidar desse material. Como j foi indicado, o trabalho de organizao e preservao ser feito pelo prprio pesquisador, de forma simples, com orientao do grupo de preservao da memria cientfica. No desejvel que o cientista dedique mais do que 1% de seu tempo de trabalho para tal tarefa. Mas ele deve ser convencido de que, se dedicar certo tempo a isso, sua prpria pesquisa ser facilitada. Na segunda fase (arquivos intermedirios), os grupos ou departamentos devem dispor de espao, mobilirio e material (como caixas) para acondicionamento do material; algum funcionrio do prprio grupo ou departamento deve ser encarregado de manter uma organizao bsica do material, e de registr-lo de forma sucinta. Isso pode gerar problemas prticos (falta de espao, mveis, funcionrios), mas a instituio tem o dever de suprir essa necessidade. A terceira fase (arquivo permanente) exige igualmente espao, infraestrutura e funcionrios para organizao do material e para disponibiliz-lo para consulta por parte dos historiadores. A instituio deve assumir esse encargo.

Documentos digitais
Quando se fala sobre a preservao de documentos cientficos, necessrio pensar no apenas em papis contendo textos, mas tambm considerar muitas outras formas de documentos. Atualmente, ganha importncia o problema da preservao de documentos digitais, ou seja, codificados sob forma binria. Muitas vezes se utiliza a expresso "documento eletrnico" como sinnimo de "documento digital", o que no muito conveniente, porque uma fita magntica de udio ou vdeo tambm um documento eletrnico, sem ser digital. Antigamente, quase toda a documentao arquivstica consistia em papis, alm de pequena quantidade de fotografias, e outros tipos de documentos em variados suportes. Atualmente, produz-se uma grande quantidade de documentos digitais, e ao se considerar a preservao da memria cientfica necessrio levar isso em conta. A maior parte dos pesquisadores utiliza de modo intensivo vrios recursos computacionais e produz diferentes tipos de documentos digitais, tais como:

textos (artigos, livros, correspondncia, anotaes, projetos, relatrios,...) imagens (imagens tcnicas digitais produzidas por diferentes aparelhos, esquemas, grficos, fotografias...) dados (produzidos por instrumentos automticos), bancos de dados de diferentes tipos, tabelas, etc. correio eletrnico e muitos outros... Uma parte do material digital de cada pesquisador existe tambm sob forma impressa, mas pode no existir uma verso em papel de grande parte dos arquivos dos computadores de cada cientista. importante conservar essa documentao digital, mesmo quando existe uma verso em papel, porque a verso digital apresenta maior facilidade de buscas, armazenamento e transmisso distncia.

Dificuldades
H problemas especiais no arquivamento de documentos digitais. Em primeiro lugar, porque ainda no h tradio arquivstica reconhecida para o tratamento desses documentos. Em segundo lugar, porque os cientistas no se preocupam muito com a conservao de documentos eletrnicos antigos. Alm disso, os documentos eletrnicos exigem novas tcnicas de preservao e podem apresentar dificuldades de utilizao, a longo prazo. De fato, os meios nos quais os documentos digitais so armazenados podem no ser de longa durabilidade (por exemplo, discos e fitas magnticas) e, mesmo quando so de longa durao (por exemplo, discos pticos de boa qualidade) os equipamentos computacionais do futuro podem no ser capazes de manipular esses suportes, e podem no ser capazes de reconhecer a forma sob a qual a informao est armazenada nos mesmos. Por exemplo: ningum pode saber se um arquivo do Word for Windows poder ser lido facilmente daqui a 50 anos; e provavelmente os computadores do futuro no tero um dispositivo capaz de ler os discos pticos atuais. No Brasil, o uso de computadores pessoais pelos cientistas se iniciou h cerca de 15 anos, tornando-se atualmente uma ferramenta de uso generalizado. Durante esse curto espao de tempo, j presenciamos vrias alteraes tecnolgicas importantes, como o desaparecimento dos antigos disquetes magnticos de grande tamanho (do tamanho de um CD atual, porm capazes de armazenar apenas 36 kilobytes), e o desaparecimento de vrios programas que eram utilizados em torno de 1990 (por exemplo, alguns editores de texto e programas de bases de dados antigos). Ao longo desse tempo, todos os pesquisadores j perderam involuntariamente muitos documentos digitais (por vrus, defeitos de discos rgidos, apagamento acidental, disquetes que j no podem ser lidos, etc.). O hbito de fazer cpias de segurana dos seus arquivos digitais no generalizado, e podem existir limitaes tcnicas importantes - nem todos os computadores possuem gravadores de discos pticos, por exemplo. Para que os documentos cientficos digitais possam ser preservados e utilizados no futuro, devem-se desenvolver estratgias adequadas, que devero envolver: armazenamento centralizado automtico de documentos digitais preservao de equipamentos e programas antigos transformao peridica de formatos e de suporte digital

Armazenamento centralizado
A preservao dos documentos cientficos digitais no pode ser confiada a cada pesquisador, individualmente. Deve-se estruturar um sistema de armazenamento centralizado, que pode funcionar da seguinte forma. Cada computador de uma unidade universitria (instituto, faculdade, etc.) que esteja ligado rede de informtica da instituio deve ser dotado de um programa que faa um backup automtico de seus documentos, fazendo uma cpia de segurana dos mesmos, atravs da rede, para um servidor central de backup2 . Estabelecer esse sistema muito simples. Basta instalar em cada computador um programa simples, que pode entrar em ao diariamente (por exemplo) quando o computador est inativo (isto , quando o protetor de tela acionado, geralmente depois de 5 minutos de falta de atividade do teclado e do mouse ). Assim, sem atrapalhar o pesquisador, o computador verificar os novos documentos existentes e transferir cpias para o servidor. No possvel dispor de servidores capazes de armazenar todos os documentos digitais de todos os professores, estudantes e funcionrios de uma unidade universitria de tamanho mdio (entre 100 e 1000 computadores). Alm disso, considerando que o prprio disco rgido do servidor pode apresentar falhas, importante que os documentos digitais sejam gravados periodicamente em suportes de longa durao (atualmente, em discos pticos do tipo CD ou DVD). Para maior facilidade de operao e de recuperao as informaes, pode-se estabelecer um controle da quantidade de dados transferida ao servidor por cada usurio, e transferir esses dados para discos pticos (ou outro sistema confivel de armazenamento) quando se atingir, para cada usurio, um volume prximo ao limite mximo do prprio disco ptico (atualmente, 700 megabytes para um CD gravvel). As cpias de segurana dos documentos digitais dos pesquisadores devem ser guardadas inicialmente nas suas prprias unidades (departamentos, institutos ou faculdades). Depois de algum tempo (talvez 10 anos), elas podem ser transferidas a um arquivo digital centralizado da instituio.

Suportes e formatos obsoletos

Em cada instituio necessrio manter um "museu de informtica", com a preservao de equipamentos em pleno funcionamento, com acessrios e dotados de programas antigos, de modo a permitir o uso de documentos digitais mais antigos. Mas isso no suficiente, pois os suportes das informaes (incluindo os discos rgidos dos computadores antigos) podem no funcionar depois de algumas dcadas. essencial estabelecer uma rotina de atualizao dos documentos eletrnicos, fazendo uma transformao peridico de formatos e de suporte digital. Assim, se os discos pticos atuais se tornarem obsoletos e comearem a desaparecer daqui a 10 anos, ser necessrio transferir o contedo de todos os discos atuais para outro tipo de suporte, quando isso ocorrer. Alm de preservar a possibilidade de acesso aos dados, cada transformao representar sempre uma reduo drstica do espao de armazenamento. Basta lembrar que, h pouco tempo, precisvamos de mais de 400 disquetes para guardar os documentos digitais que cabem atualmente em um nico disco ptico. De forma semelhante, os computadores pessoais de 1990 tinham discos rgidos de
No caso de computadores que no estejam ligados rede de informtica da instituio, a alternativa que um funcionrio encarregado da execuo de cpias de segurana visite periodicamente esses equipamentos, levando um aparelho porttil de gravao de discos rgidos, ou outro sistema semelhante, para fazer o backup dos computadores.
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aproximadamente 100 megabytes, e atualmente possuem discos rgidos pelo menos 100 vezes maiores do que aqueles. Os principais tipos de documentos digitais (textos, imagens, bases de dados) precisam ser periodicamente convertidos para formatos atualizados, de modo a garantir a possibilidade de utiliz-los no futuro. Como ser possvel, daqui a 50 anos, ler documentos do Word for Windows? Ou, para percebermos melhor o problema, como podemos atualmente ler bases de dados criados pelo programa dBase h 10 anos, ou documentos de texto criados pelo programa Word Star? Esses programas j no existem mais, tendo sido substitudo por outros. Durante alguns anos, aps a "morte" de cada programa, os seus sucessores conservam uma compatibilidade com os formatos antigos, e possvel fazer a converso dos documentos. Mas claro que, para se projetar um sistema envolvendo milhares ou milhes de documentos eletrnicos, no se pode pensar em uma converso de cada um deles individualmente. Felizmente, h programas que fazem, de forma automtica, a converso de formatos, tais como a transformao de imagens de um tipo de formato (por exemplo, BMP) para outros formatos (por exemplo, TIF ou JPG). preciso utilizar programas desse tipo para atualizar os documentos que estejam em formatos em vias de desaparecimento.

Viabilidade
Ser vivel, sob o ponto de vista prtico, armazenar todas as informaes digitais de todos os pesquisadores (professores, estudantes de ps-graduao, tcnicos) de uma instituio? Consideremos, por exemplo, uma unidade universitria com 200 pesquisadores. Para que o servidor central de backup possa guardar at um gigabyte de informaes por pessoa, necessrio utilizar um computador com um conjunto de discos rgidos, que dever ter (por segurana) uma capacidade total de 400 gigabytes. Pode-se tambm utilizar um conjunto de computadores de menor capacidade. O custo de um equipamento desse porte no alto: ser da ordem de US$3,000.00. Como j foi indicado acima, periodicamente o contedo novo de cada computador copiado para o servidor; e quando se acumula um volume de dados da ordem do limite mximo de um disco ptico (700 megabytes) essas informaes so gravadas em disco e apagadas do servidor. Suponhamos que cada pesquisador, em mdia, acumule por ano um total de documentos novos correspondente a cerca de 10 discos pticos atuais (entre 5 e 10 gigabytes). Esta uma estimativa generosa, para os padres atuais. Os dados dos 200 pesquisadores da unidade hipottica que estamos analizando exigiro a gravao de 2.000 discos pticos por ano. muito, mas deve-se pensar em termos relativos. Considerando 250 dias teis por ano, a pessoa encarregada do controle desse servio precisar gravar apenas 8 discos pticos por dia, em mdia, o que pode ser feito em aproximadamente uma hora de trabalho, com os equipamentos atuais. O custo desse armazenamento muito baixo, por pesquisador (atualmente, cerca de US$10.00 por ano). Considerando no apenas a preservao da memria cientfica mas a prpria segurana dos dados dos pesquisadores, essa despesa plenamente justificvel. No futuro prximo, os volumes a serem preservados por ano, por pesquisador, devem crescer, medida que os pesquisadores utilizam arquivos cada vez maiores e trocam muitas informaes pela Internet - porm, os meios de armazenamento devem aumentar seguindo essa tendncia, adquirindo maior capacidade, e seu custo deve diminuir. Portanto,

provvel que o custo de preservao das informaes digitais dos pesquisadores se mantenha to baixo (ou ainda mais baixo) do que a estimativa acima indicada. Muitos pesquisadores acumulam enorme quantidade de documentos eletrnicos que no foram produzidos por eles prprios, e sim recebidos de outras pessoas, ou copiados da Internet. Pode tratar-se de imagens, livros eletrnicos, programas, etc. Em muitos casos, pode ser intil o armazenamento dessas cpias. Se for o caso, podem ser feitos acordos com os pesquisadores para que eles guardem esse tipo de material em pastas especiais de seus computadores pessoais (por exemplo, pastas destinadas a download de arquivos), e o sistema de backup ir ignorar esses documentos. H, no entanto, outras dificuldades prticas: armazenamento organizao privacidade

Armazenamento:
Muitas pessoas possuem dezenas ou at centenas de discos pticos de msica e sabem que esses discos ocupam um certo espao. Se considerarmos 2.000 discos pticos gravados por ano na unidade de pesquisa hipottica descrita acima, e se esses 2.000 discos forem conservados em caixas plsticas individuais, colocados em gavetas ou estantes especiais para armazenamento de CDs, eles ocuparo 20 metros lineares, correspondendo a duas estantes especiais para CD. Em poucos anos, seria preciso dispor de uma sala especial de tamanho razovel, para armazenar esse material. Porm, deve-se pensar em alternativas. O armazenamento de CDs em envelopes de papel ou de plstico, sem a caixa, reduz sua espessura a apenas um quarto da espessura das caixas, reduzindo assim o volume anual (2.000 discos) a apenas 5 metros lineares. Por outro lado, a gravao de dados em DVD permite colocar um volume de informaes 8 vezes maior do que um CD, em um disco que ocupa o mesmo espao. O problema de espao pode ser superado, portanto, com o uso de formas mais compactas de armazenamento e a utilizao, sempre que possvel, de suportes de alta capacidade (como DVD, atualmente).

Organizao:
Se no houver uma boa organizao dos documentos digitais, ser impossvel encontrar alguma coisa em milhares de discos pticos guardados em uma sala. preciso criar bancos de dados descrevendo o contedo de cada disco ptico. A descrio ser necessariamente sumria, como as informaes obtidas quando se verifica o contedo de uma pasta em um computador (nomes dos arquivos, data de criao ou modificao, tamanho, pasta em que se encontra, computador em que foi originado, pesquisador que utiliza o computador). Isso pode ser feito automaticamente. Utilizando essa base de dados, ser to fcil (ou to difcil) encontrar uma informao no depsito de discos pticos quanto ao fazer uma procura dentro de um computador. Em casos especiais, possvel criar sistemas de busca mais inteligentes. Por exemplo: pode-se criar, em um computador ou uma rede de computadores, um sistema de busca semelhante ao utilizado atualmente na Internet, que permite fazer busca rpida de documentos contendo certas palavras ou combinaes de palavras. Sistemas como esse, que

torna o acesso aos documentos mais fcil, podem ser criados posteriormente, se for conveniente.

Privacidade:
Tanto no caso de documentos em papel quanto no caso de documentos digitais, os pesquisadores podem no querer que outras pessoas tenham livre acesso a todo seu material. H documentos confidenciais (inclusive pareceres cientficos), mensagens eletrnicas de carter pessoal, etc. razovel que o pesquisador se preocupe com isso. Por esses motivos, devem ser negociadas regras claras de privacidade, com a comunidade cientfica. Cada pesquisador pode, se assim o quiser, criptografar qualquer informao de seus computadores. H programas simples que podem fazer isso. Os programas de compactao de arquivos (que criam arquivos do tipo ZIP) possuem uma opo de criptografia, que s permite consultar os arquivos compactados com o uso de uma senha. H vrios outros recursos simples semelhantes. Os pesquisadores devem ser informados sobre essa possibilidade. No entanto, deve-se notar que os documentos criptografados no podero ser acessados pelos historiadores, no futuro, sem o conhecimento da senha utilizada pelo pesquisador. Poderia ser conveniente negociar, com os pesquisadores que criptografam suas informaes, a liberao futura (em um prazo determinado) de suas senhas. No caso de pesquisadores que no queiram criptografar suas informaes (penso que a maioria), devem ser dadas garantias de que eles mantm controle sobre o acesso de seus documentos eletrnicos, se assim o quiserem, enquanto quiserem. Deve-se formalizar esse compromisso, atravs de um documento oficial. Os nveis de acesso mais usuais que um pesquisador pode autorizar so combinaes dos seguintes: acesso irrestrito (qualquer finalidade) ou restrito (certas finalidades); sem limite de data, ou a partir de uma certa data; sem necessidade de autorizao, ou com autorizao pelo titular, ou com autorizao da equipe de memria cientfica, condicionada a certas regras. As condies de acesso devem ser negociadas com cada pesquisador, e podem ser alteradas a qualquer tempo por deciso do titular.

Concluso
H desafios enormes para a preservao da memria cientfica nas universidades e outras instituies cientficas. Uma enorme quantidade de documentos importantes j foi perdida, e uma grande quantidade est para se perder. necessrio cuidar da documentao antiga que est em perigo, mas tambm essencial criar mecanismos para a preservao da documentao corrente, que ter futuramente grande importncia histrica. Diante da importncia de preservar a documentao cientfica das universidades, preciso analisar novos problemas e recorrer a novas estratgias, que nunca foram implantadas. Diante do grande desafio existente, preciso pensar nos limites prticos, de tal modo a poder atingir excelentes resultados com recursos materiais e humanos limitados. Antes de iniciar qualquer trabalho, deve-se procurar otimizar os procedimentos, para atingir os melhores resultados possveis com o uso de estratgias de baixo custo. Ao se trabalhar com uma grande massa de documentos, no se pode querer utilizar a mesma estratgia que se emprega no caso de pequenos acervos. Para se organizar a documentao de centenas ou

milhares de pesquisadores no se pode querer fazer inventrios detalhados, que podem consumir mais de um ano de trabalho de um arquivista. Deve-se pensar tambm nos aspectos humanos, tomando todos os cuidados para obter a cooperao dos produtores e detentores da documentao cientfica. A tarefa a ser realizada imensa, mas ela pode ser realizada, e deve ser realizada.