Vale-Transporte

Resumo:

O vale-transporte foi institudo pela Lei n 7.418/1985, mas sua aquisio e posterior distribuio tornou-se obrigatria apenas em outubro de 1987, com a publicao da Lei n 7.619/1987. Desde ento, todas as empresas que possuam empregados com direito ao vale-transporte ficaram obrigadas a conceder o benefcio para deslocamento residncia-trabalho e vice-versa, no servio de transporte coletivo pblico que poder ser urbano, intermunicipal e interestadual. Estudaremos neste Roteiro os procedimentos aplicveis para o registro contbil das aquisies e distribuies do vale-transporte, bem como do desconto da participao dos funcionrios no custo de aquisio dos mesmos.
Texto:

1) Introduo:
O vale-transporte foi institudo pela Lei n 7.418 de 16/12/1985, mas sua aquisio para posterior distribuio tornou-se obrigatria apenas em outubro de 1987 com a publicao da Lei n 7.619 de 30/09/1987. D, todas as empresas que possuam empregados com direito ao vale-transporte ficaro obrigadas a conceder o benefcio para deslocamento residncia-trabalho e vice-versa, no servio de transporte coletivo pblico que poder ser urbano, intermunicipal e interestadual que melhor se adqe ao empregado. Atualmente, referidas leis, esto regulamentadas pelo Decreto n 95.247 de 17/11/1987. Conforme as legislaes supracitadas ressaltam-se, ainda, as seguintes observaes quanto ao vale-transporte: no tem natureza salarial, nem ser incorporado remunerao para quaisquer efeitos. Ou seja, o vale transporte no integra a base de clculo do INSS, FGTS ou IR-Fonte. Destacamos, tambm, que vedado o fornecimento de vale transporte em dinheiro para os seus empregados. O pagamento deste benefcio em dinheiro, normalmente, ser considerado salrio "in natura". Ou seja, dever ser considerado para mdia do 13 salrio, frias e tributao para o FGTS. Alm de a empresa correr o risco de ser autuada em uma fiscalizao pelo MTE (Ministrio do Trabalho e Emprego), cuja multa poder chegar at R$ 40.000,00. Devido importncia do assunto para as empresas em geral, estudaremos neste Roteiro os procedimentos aplicveis para o registro contbil das aquisies e distribuies do vale-transporte, bem como do desconto da participao dos funcionrios no custo de aquisio dos mesmos, quando praticado pelo empregador.
Base Legal: Artigo 1 da Lei 7.418 de 16/12/1985 e Lei n 7.619 de 30/09/1987.

2) Conceito:

2.1) vale-transporte:
O vale-transporte um benefcio que o empregador, pessoa fsica ou jurdica, antecipar ao empregado para utilizao efetiva em despesas de deslocamento residncia-trabalho e vice-versa, atravs do sistema de transporte coletivo pblico, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com caractersticas semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concesso ou permisso de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excludas os servios seletivos e os especiais.
Base Legal: Artigo 1 da Lei n 7.418/1985.

2.2) Deslocamento:
Entende-se por deslocamento a soma dos segmentos que compe a viagem do beneficirio do vale-transporte, por um ou mais meios de transporte, entre sua residncia e seu local de trabalho e vise-versa. No existe determinao legal de distncia mnima para que seja obrigatrio o fornecimento de vale-transporte. Logo, se o empregado utilizar transporte coletivo para deslocar-se ao trabalho, independente da distncia, ser obrigao do empregador fornecer o benefcio.
Base Legal: Artigo 2 do Decreto n 95.247/1987.

3) Custo e/ou Despesa Operacional:

O gasto efetivamente pago pela empresa na concesso do vale-transporte aos seus empregados ser classificado como:
I. II. a. Custo de Produo: Relativamente ao vale-transporte concedido aos empregados da rea de produo, nas empresas industriais e prestadoras de servios; Despesa Operacional: Relativamente ao vale-transporte concedido: Aos empregados das reas administrativas, comercial e outros setores no ligados direta ou indiretamente produo ou servios, nas empresas industriais e prestadoras de servios respectivamente; e A todos os empregados, nas empresas comerciais.

b.

4) Tratamento Trabalhista:
Os empregadores devero observar as regras estabelecidas pela Lei n 7.418/1985 e CLT para conceo de vale-transporte, bem como as convenes ou dissdios coletivos das categorias profissionais que a empresa estiver vinculada. Ressalta-se que, em eventuais controvrsias caber sempre ao Poder Judicirio, quando acionado, a soluo definitiva da pendncia. Nos subitens abaixo veremos alguns tpicos importantes para o entendimento do assunto, auxiliando o profissional da contabilidade no entendimento da melhor forma de contabilizao do vale-transporte.

4.1) Beneficirios:
So beneficirios do vale-transporte os trabalhadores em geral e os servidores pblicos federais, estaduais e municipais.
Base Legal: Artigo 1 do Decreto n 95.247/1987.

4.2) Custeio:
O vale-transporte ser custeado pelo:
a. Empregado: Com parcela equivalente a 6% de seu salrio bsico ou vencimento, excludos quaisquer adicionais ou vantagens; e b. Empregador: Com ajuda de custo equivalente parcela que exceder ao referido no item anterior.

Como visto, a concesso do vale-transporte autoriza o empregador a descontar mensalmente, em folha de salrio, do empregado que exercer o direito ao benefcio, o valor da parcela de "at" 6% de seu salrio bsico, cujo desconto ser proporcional quantidade de vale-transporte concedido para o perodo a que se referir o salrio e por ocasio de seu pagamento, salvo estipulao em contrrio, em conveno ou dissdio coletivo de trabalho mais favorvel ao beneficirio. Para efeitos de clculo da participao do empregado, considerar-se- como sendo a base de clculo do referido desconto:
a. O salrio bsico ou vencimento, excludos quaisquer adicionais ou vantagens; e b. O montante percebido no perodo, para os trabalhadores remunerados por tarefa ou servio feito ou quando se tratar de remunerao constituda exclusivamente de comisses. percentagens, gratificaes, gorjetas ou equivalentes.
Nota: Caso o valor do benefcio do perodo seja inferior a parcela de 6% do salrio bsico ou vencimento, o empregado poder optar pelo recebimento antecipado do valetransporte, sendo seu valor, descontado integralmente por ocasio do pagamento do respectivo salrio ou vencimento.

4.3) Incidncias das Contribuies (INSS / FGTS):

O Vale-Transporte, concedido nas condies e limites definidos na Lei n 7.418/1985, no que se refere contribuio do empregador:
a. No tem natureza salarial, nem se incorpora remunerao para quaisquer efeitos; b. No constitui base de incidncia de contribuio previdenciria ou de Fundo de Garantia por Tempo de Servio; e c. No se configura como rendimento tributvel do trabalhador.
Base Legal: Artigo 2 da Lei n 7.418/1985 e Artigo 6 do Decreto n 95.247/1987.

5) Tratamento Fiscal:

At 31/12/1997, sem prejuzo da deduo como despesa operacional, as pessoas jurdicas puderam deduzir, do IR (Imposto de Renda) devido, valor equivalente aplicao da alquota cabvel do IR sobre o valor das despesas comprovadamente realizadas, no perodo-base, na concesso do ValeTransporte. Com a publicao da Lei n 9.532 de 10 de dezembro de 1997, a concesso de vale-transporte deixou de ser objeto de incentivo fiscal pela legislao do imposto de renda, ficando vedada sua deduo do IR devido a partir de vigncia de referida lei. Ficou mantida apenas a deduo como despesa operacional do perodo de apurao da distribuio dos vales.
Base Legal: Artigo 82, inciso II, letra "f" da Lei n 9.532/1997.

6) Tratamento Contbil:
Prestigiando o regime de competncia na apropriao do vale-transporte, seu custo de aquisio deve, inicialmente, ser efetuado na conta "Vale-Transporte em Estoque", no grupo Ativo Circulante, para serem apropriados posteriormente como custo e/ou despesa operacional, no perodo em que os vales-transporte forem utilizados pelos empregados. Para efeito de exemplificao, admitamos que a empresa Vivax Indstria e Comrcio de Eletrnicos Ltda. adquira no ms de agosto de 2XX1, R$ 24.000,00 em vales-transporte da empresa Boa Vista Transportes Ltda., a serem distribudos aos seus empregados para utilizao no transporte residnciatrabalho e, vise-versa. Assim, para registro da compra dos vales, teremos o seguinte lanamento contbil:
Pela aquisio dos vales-transporte: D - Vale-Transporte em Estoque (AC) - R$ 24.000,00 C - Bco. c/ Movto. (AC) - R$ 24.000,00

Legenda: AC: Ativo Circulante.

Geralmente, os vales-transporte so adquiridos com antecedncia, j que o benefcio deve ser adiantado ao empregado. Caso a empresa lance a aquisio dos vales diretamente em conta de resultado, estaria antecipando o registro de uma despesa, o que no permitido no regime de competncia. Admitamos agora que, no ms de setembro de 2XX1, a Vivax tenha distribudo aos seus empregados R$ 20.000,00 em vales-transporte e que, no fechamento da folha de pagamento do ms de setembro de 2XX1, tenha sido apurada a importncia de R$ 11.000,00 a ttulo de participao no custo de aquisio de vales-transportes, a ser descontado dos empregados, respeitado o limite mximo

de 6% do salrio base de cada um. Assim, teremos os seguintes registros contbeis no Livro Dirio da empresa:
Pela distribuio dos vales-transporte: D - Despesas com Vale-Transporte (R)- R$ 20.000,00 D - Vale-Transporte em Estoque (AC) - R$ 24.000,00

Pelo registro da parcela descontada dos empregados: D - Salrios a Pagar (PC) C - Despesas com Vale-Transporte (R) - R$ 11.000,00 - R$ 11.000,00

Legenda: AC: Ativo Circulante; PC: Passivo Circulante; e R: Resultado.

Como podemos verificar no exemplo acima, a parcela que venha a ser recuperada pela empresa, mediante desconto no holerite do empregado, deve ser lanada a dbito da conta de "Salrios a Pagar", ou similar, sendo sua contrapartida registrada na conta de "Despesas com Vale-Transporte" no resultado do exerccio. O saldo que ficar na conta "Despesas com ValeTransporte" ser importancia efetivamente dedtivel para efeitos de apurao do lucro lquido do exerccio.
Base Legal: Artigo 9 Resoluo CFC n 750/1993.

7) Transporte em veculo prprio ou de terceiros:

As empresas podero proporcionar, por meios prprios ou de terceiros contratados, em veculos adequados ao transporte coletivo, o deslocamento residncia/trabalho e vice-versa de seus empregados, ficando assim desobrigado do fornecimento de vale-transporte. Nessa hiptese, caso o transporte no cubra integralmente o trajeto dever ser concedido vale-transporte referente ao segmento da viagem no abrangido pelo fornecido por meios prprios ou de terceiros contratados. Optando-se pela utilizao de veculos prprios ou de terceiros, a empresa dever registrar em contas contbeis especficas, que permitam determinar com clareza e exatido na contabilidade, os gastos efetivamente realizados na aquisio de combustvel, manuteno, reparos e depreciao de veculos prprios, destinados exclusivamente ao transporte de empregados, bem como os gastos com as empresas contratadas para esse fim.

Para simplificar o controle desses gastos sugerimos a criao de uma conta sinttica denominada "Transporte de Empregados", no grupo de custos e/ou despesa operacional, desdobrada em contas analticas para as quais sero canalizados os gastos incorridos em cada modalidade de transporte, ou seja, aquisio de vales-transporte, veculos prprios ou de terceiros. A ttulo de exemplo, apresentamos o plano de conta abaixo:
Conta 4 4.1 4.1.1. 4.1.1.6 4.1.1.6.01 4.1.1.6.02 Tipo Sinttica Sinttica Sinttica Sinttica Analtica Sinttica Descrio DESPESAS OPERACIONAIS Despesas Administrativas Gastos com Pessoal Transporte de Empregados Despesas com Vale-Transporte Transporte em Veculos Prprios Combustveis e Lubrificantes Manuteno e Reparos de Veculos Depreciao

4.1.1.6.02.01 Analtica 4.1.1.6.02.02 Analtica 4.1.1.6.02.03 Analtica

4.1.1.6.02.04 Analtica Salrios e Encargos Sociais do Motorista 4.1.1.6.03 4.1.1.6.09 Analtica Analtica Transporte em Veculos de Terceiros (-) Participao dos Empregados

Como podemos abservar, a conta "Transporte em Veculos Prprios" foi dividida em outras contas que registram, cada tipo de gasto referente frota de veculos para transporte de empregados.
Base Legal: Artigo 4 do Decreto n 95.247/1987. Informaes Adicionais:

Este material foi escrito no dia 14/06/2011 e atualizado em 14/06/2011, pela Equipe Tcnica da Tax Contabilidade. Sua reproduo permitida desde que indicada a fonte: Tax Contabilidade. Vale-Transporte. Disponvel em: http://www.tax-contabilidade.com.br/matTecs/matTecsIndex.php?idMatTec=22. Acesso em: 04/07/2011.