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Tema 4 Como administrar su tiempo
ndice
1. Para iniciar 1.1 Objetivo del tema 1.2 Qu hara usted? 2. Lo que debo saber 2.1 Conceptos bsicos 2.2 Pasos 2.3 Consejos 94 109 112 92 92
3. Manos a la obra 3.1 Caso prctico 3.2 Herramientas 113 116
4. Para terminar 4.1 Repaso de los conceptos vistos 4.2 Para profundizar en el tema 119 119
Bibliografa Acerca del autor
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Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.
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Como Administrar su Tiempo

Autores: David Stauffer, Nick Morgan y Linda A. Hill
Parte 1: Para iniciar

1.1 Objetivo del tema Este tema contiene informacin con la cual usted aprender a:

Analizar el modo en que utiliza su tiempo actualmente y sealar oportunidades para mejorarlo Identificar cules son las tareas ms importantes para lograr sus objetivos a largo plazo Planificar su tiempo eficientemente valindose de herramientas de programacin Controlar las prdidas de tiempo Hacer funcionar su agenda, evaluarla sobre la marcha y realizar las modificaciones que sean necesarias.
1.2 Qu hara usted? A las .cinco de la tarde, Marisol mir por encima del escritorio y vio que sus colegas se preparaban ya para irse a sus casas. Al paso que iba, estara en la oficina hasta la medianoche. Cuando repas la lista de "tareas a realizar", suspir consternada. An quedaban pendientes tres tareas muy importantes. Qu haba estado haciendo durante todo el da y por qu no haba realizado esas tareas? Repas las acciones del da. Haba dedicado la maana a conversar con Antonio sobre los informes mensuales. A la hora de la comida se haba contestado a ms de 20 mensajes de correo electrnico. Y pas la tarde atendiendo un pedido de servicio para un cliente que otra persona debera haber gestionado. De qu servan las listas de "tareas a realizar" y la planificacin cuidadosa si no poda dedicarse al trabajo que realmente deba hacer? Qu hara usted?
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Justifique sus respuestas:
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Qu podra hacer usted? Marisol debe comenzar a revisar sus metas a largo plazo en la empresa. Al evaluar y priorizar sus objetivos principales, Marisol podr comprobar dnde debe y dnde no debe perder el tiempo. El prximo paso es desglosar sus metas en tareas factibles y enumerar todos los pasos necesarios para lograr cada tarea. A continuacin, deber calcular el tiempo que demanda cada una de las tareas o actividades y fijarse fechas lmite para la finalizacin. Debera destinar gran parte del tiempo de su agenda a asegurarse de tener tiempo de cumplir con estas tareas. Ms importante an, deber hacer todo lo posible para evitar interrupciones que le hagan perder tiempo o la desven de sus objetivos principales. En este tema, aprender a identificar los trabajos que son ms y menos importantes, a centrar su tiempo en las tareas fundamentales y a evitar prdidas de tiempo. Comentarios: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
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Parte 2: Lo que debo saber
2.1 Conceptos bsicos La finalidad de administrar su tiempo Qu es la administracin del tiempo? Tiene que ver con el proceso de controlar su vida mediante el uso del tiempo. Todos contamos con las mismas 168 horas por semana. Cuando administra su tiempo de manera proactiva, est definiendo lo que valora en su vida profesional y personal y puede utilizar sus esfuerzos en consecuencia. Fases de la administracin del tiempo Cuando domina la administracin del tiempo, aprende a equilibrar muchas limitaciones de tiempo y, aun as, a alcanzar sus objetivos. Esto tambin ayuda a evitar el agotamiento y el estrs y le permite ser ms eficaz. Recuerde que la administracin del tiempo es un proceso personal: slo usted puede juzgar si est utilizando su tiempo con sensatez.
Anlisis
Planificacin
Seguimiento y Evaluacin
Administracin del tiempo
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El proceso de administracin del tiempo tiene tres fases. Al principio seguir las fases en orden, pero luego repasar las fases en las que deba trabajar ms. Las tres fases son las siguientes:
Anlisis. Estudie cmo pasa su tiempo, prestando particular atencin a los motivos que lo llevan a utilizar su tiempo de esta manera. En algunos casos descubrir interrupciones que puede administrar mediante estrategias especficas. En otros casos, los factores de tiempo son menos controlables pero pueden responder a un patrn manejable. Planificacin. Revise sus objetivos, defina las tareas necesarias para alcanzarlos y determine cunto tiempo asignar a cada tarea. Es importante identificar las tareas que no apoyan sus objetivos y asignarles una prioridad baja. Una vez comprendidas sus tareas principales, puede programar su tiempo utilizando una agenda u organizador diario. Tambin puede desarrollar estrategias para tratar ladrones de tiempo tales como las reuniones frecuentes. Si su trabajo se ve afectado por factores que estn fuera de su control, elabore planes de contingencia con anterioridad a fin de estar preparado para los imprevistos.
Seguimiento y evaluacin. Despus de haber cumplido su plan durante un periodo razonable, detngase a reflexionar. Alcanz sus objetivos? Program bien su trabajo? Qu podra hacer mejor la prxima vez? Utilice su anlisis para modificar sus estrategias de programacin para el futuro. Luego, comience el proceso de planeamiento otra vez.
Comprender cmo utiliza su tiempo En qu se le va el tiempo? Si sabe exactamente en qu se le va el tiempo, puede ver si lo utiliza de manera eficaz o lo pierde en actividades que sirven al desarrollo de sus objetivos. Si comprende en qu momento logra su punto mximo de energa, podr programar su tiempo ms efectivamente.
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Para evaluar su uso del tiempo, intente registrar sus actividades al menos durante un da, preferentemente durante una semana entera. Sea lo ms preciso posible al registrar cunto tiempo dedica a cada actividad. Una vez completado su registro, clasifique sus actividades en categoras:
C A T E G O R I A S
Cmo encontrar patrones
Llamadas Telefnicas Citas Programadas Citas feriadas/ imprevistas Reuniones Trabajos Administrativos
Redaccin y Anlisis de informes
Una vez que haya clasificado sus actividades, analice el registro de tiempo para identificar patrones generales de utilizacin del tiempo. Observe lo siguiente:

El uso de su tiempo coincide con sus responsabilidades principales? Cul es el beneficio que obtiene de ello? Qu se puede delegar?
Piense si cada actividad realizada serva al desarrollo de sus objetivos y prioridades o si fue una prdida de tiempo. Los objetivos como guas Estableciendo objetivos, sabr qu es lo ms importante realizar cada da y cada semana. De otro modo, terminar perdiendo todo el da en la realizacin de tareas urgentes que no contribuyen al logro de sus objetivos principales. Para planificar y administrar su tiempo de verdad, debe revisar sus objetivos y prioridades a largo plazo: los objetivos de la empresa, del departamento y los personales.
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Estos objetivos guan su uso del tiempo de dos maneras:

Le permiten identificar las tareas especficas que necesita realizar. Ayudan a determinar qu tareas no debera estar realizando.
Exigirse demasiado Es importante reconocer que uno no puede lograrlo todo, incluso los objetivos ms prioritarios. Intentar realizar demasiadas tareas tiene un impacto negativo en todos los aspectos de su vida.
Las siguientes pautas lo ayudarn a evitar caer en esta trampa:

Conozca sus responsabilidades principales, y concntrese en sus objetivos y tareas prioritarios. Pida a su jefe y subordinados directos que le aporten sus comentarios. Aprenda a delegar. Intente evitar por todos los medios perseguir objetivos de baja prioridad. Resista el impulso de hacerse cargo de algo porque otros no estn haciendo su trabajo o no lo estn haciendo segn sus estndares. No d por hecho que hay que hacerlo todo.
Cmo programar su tiempo Por qu necesito programar mi tiempo? La agenda es un compromiso escrito para cumplir sus tareas dentro de un marco de tiempo especfico. Tambin le da la posibilidad de tener una visin clara de sus das. Si su agenda se sobrecarga, tal vez deba repasar sus prioridades. En su agenda slo debe anotar las tareas y actividades de prioridad mxima.
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Herramientas de programacin Las herramientas de programacin lo ayudan a organizar sus tareas y actividades fcilmente dentro de un esquema. Le permiten ver si tiene la posibilidad de enfrentarse a cualquier imprevisto. Adems a travs de esta lista de tareas comprender cuando no podr estar disponible para realizar otros trabajos.
Algunas herramientas de programacin son las siguientes:

Listas de tareas a realizar. Agenda de citas. Organizadores diarios y semanales. Software y hardware de administracin diaria (agendas y asistentes personales informticos). Calendarios de pared.
Tal vez su empresa tenga herramientas de programacin estndar. Aprovchelas a ser posible, pero recuerde que la programacin es algo personal; si las herramientas disponibles en su empresa no concuerdan con su estilo, busque otras que s lo hagan. Cmo fragmentar los objetivos en tareas realizables. El primer paso para administrar su tiempo es fragmentar sus objetivos en tareas realizables. Comience por repasar cada uno de sus objetivos individualmente, y enumere todas las tareas fundamentales necesarias para lograr cada objetivo. Establezca un orden secuencial de tareas.
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Luego, calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Si ha realizado una tarea similar anteriormente, puede basarse en esta experiencia para calcular el tiempo. Si la actividad es nueva para usted, puede consultar con otras personas que conozcan el proceso. Cuando haga el clculo del tiempo, recuerde dejar un margen de un 1020% de tiempo para otros acontecimientos que puedan suceder. Tambin debe establecer un plazo para la concrecin de cada tarea o actividad. Para tareas ms complejas, establezca hitos en el trayecto para registrar su progreso. Cuando est satisfecho por haber completado su lista de tareas, asigne prioridades a cada una de ellas. Las prioridades que asigna deben reflejar la prioridad del objetivo a cuya implementacin sirve cada tarea:
Prioridad A
Objetivos y tareas de gran valor y de mar preocupacin
Prioridad B
Objetivos y tareas de Mediano Valor y de 2da importancia
Prioridad C
Objetivos y tareas de poco valor e importancia
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Cmo planificar su agenda Para elaborar su agenda, escoja las tareas de prioridad alta y ubquelas en periodos de tiempo a lo largo de varias semanas o meses, utilizando una herramienta de programacin que le permita tener una perspectiva diaria, semanal y mensual.
Las actividades importantes que requieran creatividad o inteligencia deben programarse para los momentos de mayor atencin en los cuales su energa alcanza el punto mximo. Las de rutina o montonas deben realizarse durante periodos de baja energa. Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar crisis o imprevistos.
Combine tareas siempre que sea posible. Rena actividades similares en un solo bloque de tiempo como, devolver llamadas, tener citas, arreglar papeles y asistir a reuniones. Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con tiempo libre imprevisto. Determine el momento en el que tiene que irse ese da y luego programe hacia atrs. Cuente primero con las cosas ms importantes. A medida que transcurra la semana, traslade las tareas prioritarias no realizadas a esos das todava libres en la semana. Cuando modifique su agenda, registre lo que verdaderamente ocurri.
Una vez planificada su agenda, mantngala a mano. Verifique su progreso a lo largo del da para ver si est cumpliendo sus metas.
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Cmo trabajar con listas de tareas a realizar Una lista de tareas a realizar incluye todas las tareas que debe realizar a lo largo de un da determinado. Se pueden combinar con una agenda semanal o mensual, o con organizadores y agendas informticas. Las listas le permiten dividir las tareas de su agenda con todos los detalles que necesite e incluyen lo siguiente:

las tareas por orden de prioridad las reuniones programadas a las que debe asistir las decisiones que debe tomar informacin que est esperando llamadas que debe hacer o espera recibir memorandos, cartas y mensajes por correo electrnico que debe escribir todas las tareas no completadas
Encuentre un momento del da, al final del mismo o a primera hora de la maana, para escribir su lista de tareas a realizar. Repase su lista peridicamente a medida que surjan los temas del da. A continuacin se enumeran algunas estrategias para elaborar y utilizar su lista:

Sea realista en cuanto a la cantidad de cosas que puede hacer. Una regla de oro es incluir solo la mitad de las cosas que cree poder hacer. Incluya el tiempo necesario y la fecha de finalizacin para cada tarea. No se preocupe por anotar las tareas de la lista en un orden determinado. Tache cada tarea de la lista a medida que la realiza. Guarde las listas usadas. Disfrutar al ver todo lo que ha logrado.
Si no le gusta realizar listas de tareas, podra utilizar un programa de grficos de software o notas Post-It en una lmina para crear un mapa mental de sus tareas principales.
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Cmo controlar las prdidas de tiempo Qu es una prdida de tiempo? Una prdida de tiempo es todo aquello que le impida hacer las cosas que tienen ms valor e importancia para usted. Las prdidas de tiempo son distintas segn la persona. Identifique sus prdidas de tiempo y luego desarrolle estrategias para tratarlas. Por ejemplo, en lugar de gestionar personalmente ciertas emergencias, establezca procedimientos para que otros las resuelvan o para prevenirlas en el futuro. Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan con su estilo personal. En lugar de esto, invierta algo de energa en organizar sus ideas antes de hacer las cosas, de forma tal que concluya sus asuntos con una actividad y no deba hacer otras despus. Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga aquellas que resulten efectivas. Adems, informe a sus colegas y subordinados directos de que est intentando controlar las prdidas de tiempo. Estos son algunos ejemplos tpicos de ladrones de tiempo:

Interrupciones Visitas imprevistas Llamadas telefnicas Papeleo Demoras Reuniones Viajes
Cmo manejar las interrupciones Como gerente, con frecuencia sufrir interrupciones que deban ser atendidas de inmediato. Por lo general puede delegar la gestin de la interrupcin. Pero en los casos en los que slo usted puede atenderla, resulvala rpidamente para poder regresar a sus tareas prioritarias. Aunque le lleve la mitad del da, concentre su energa en el momento del da en que interrumpi sus tareas. Revise los tipos de interrupciones que suceden con frecuencia e intente desarrollar planes de contingencia. Luego autorice a otras personas a que los resuelvan si surgen de nuevo.
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Cmo manejar las visitas imprevistas No siempre debe estar disponible para sus visitas. En algunos casos, puede ser adecuado negarse a recibir a una persona sin previa cita.

Determine si su visita imprevista tiene una crisis o un problema inmediato que debe ser resuelto rpidamente. Programe otro momento para reunirse con la visita, si es posible. (Por ejemplo, "Creo que puedo ayudarte, pero justo en este momento estoy ocupado. Podemos vernos despus de la comida para tratar este tema?")
Derive la visita imprevista a otra persona adecuada, si es posible. (Por ejemplo, "Ahora mismo no tengo tiempo disponible, pero pregntale a Ana si l te puede ayudar. Dganme luego qu decidieron entre los dos.")
Si debe reunirse con una persona, tome nota de lo que est haciendo antes de interrumpir su trabajo. Regrese rpidamente a su tarea despus de la interrupcin. Gestione sus llamadas telefnicas no deje que sean ellas las que lo manejen a usted Las llamadas telefnicas pueden ser una gran distraccin. Estas son algunas estrategias para gestionar las llamadas telefnicas:

Controlar previamente quin llama, ya sea mediante un asistente o el buzn de voz Derivar la llamada hacia otra persona, cuando sea posible Hacer que la llamada sea breve y especfica en caso de que deba atenderla (determine cunto tiempo desea dedicar a la llamada con anterioridad y no se exceda). Mejorar sus aptitudes telefnicas para reducir el tiempo que necesita pasar al telfono Dedicar una franja horaria del da en la que realizar llamadas telefnicas e
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informar a todos sobre su programacin Trabajar en una habitacin sin telfono Utilizar el correo electrnico en lugar de las llamadas telefnicas.
Qu hacer con el papeleo Intente gestionar el papeleo de una sola vez. Respndalo, archvelo, trasfiraselo a otro o trelo a la basura.

Para las respuestas rpidas, comunquese personalmente, por correo electrnico, por telfono o directamente en el memorando recibido. Evite devolver un papel con el comentario "analicmoslo". En lugar de eso, establezca un horario especfico para reunirse.
Combata las demoras Las demoras le impiden concretar actividades de prioridad alta y adems ponen en peligro sus objetivos a largo plazo. Pueden manifestarse de distintas formas:

Exceso de planes: tal vez usted prolongue el proceso de planeamiento para evitar el inicio del trabajo. Perfeccionismo: las tareas nunca se realizan por completo y le impide seguir con la prxima actividad. Aburrimiento: las tareas no le resultan placenteras ni interesantes y, por lo tanto, se retrasa. "El sndrome del plazo": Algunas personas se sienten motivadas trabajando con plazos muy ajustados. Cuando retrasa el trabajo para desencadenar este torrente de adrenalina, es posible que los proyectos fracasen debido a la falta de tiempo.
Para combatir las demoras, evale cundo y por qu tiende a postergar las actividades. Formlese las siguientes preguntas: "Puede hacer otra persona estas cosas? Puedo dividir los proyectos en unidades ms pequeas?"
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Si le resulta difcil comenzar, establezca un inicio arbitrario y siga a partir de all. Si la tarea es desagradable o tediosa, invente algo para motivarse: piense en una recompensa que se dar a s mismo cuando complete la tarea. Cmo gestionar las reuniones Unas pocas estrategias pueden ayudarlo a optimizar el tiempo que dedica a las reuniones:
Antes de asistir a una reunin, decida si vale la pena asistir, asegrese de que se hayan definido objetivos claros y resultados propuestos para la reunin. Si no ha recibido un orden del da para la reunin, solictelo para verlo con anterioridad. Informe que no puede enviar a la persona ms adecuada hasta saber cul es la finalidad de la reunin. Acuerde asistir slo a la parte de la reunin que le compete.
Haga que el tiempo de viaje sea productivo Si usted dirige la reunin, enve con anterioridad el orden del da y los puntos a ser considerados. De esta forma asegura la optimizacin del tiempo de los participantes y lo ayudar a mantener el desarrollo lgico de la reunin. Cuando planifica viajar para mantener una reunin, asegrese de que sea verdaderamente necesario celebrar la reunin preferentemente cara a cara antes que mediante conferencia telefnica. Luego, asegrese de que usted es la persona ms adecuada para hacer el viaje. De lo contrario, enve a otra persona. Cuando viaje, intente que el tiempo que deba transcurrir en espera y en trnsito sea lo ms productivo posible.

Organice sus materiales antes del viaje; revise toda la informacin complementaria que pueda necesitar. Lleve un maletn bien organizado. Contemple la utilizacin de un telfono mvil para mantenerse en contacto. Contemple la utilizacin de una computadora porttil para mantenerse al da mientras est en trnsito. Lleve todos los accesorios necesarios para comunicarse y conectarse.
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Cmo hacer funcionar su agenda Implemente su agenda Una vez que haya analizado y programado su tiempo y que haya estudiado sus prdidas de tiempo, estar listo para implementar su agenda. Estas son algunas estrategias:

Revise su agenda la noche o la tarde del da anterior. Cumpla con su agenda al mximo posible. Maneje las tareas inesperadas rpidamente y regrese a sus tareas prioritarias.
A medida que se producen cambios en su agenda, modifique la agenda semanal para compensar. Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la agenda, son difciles de adoptar al principio. Cuanto ms lo haga, ms automtico se convertir.
Controle y evale su agenda Compare su progreso con su agenda por lo menos una vez al da.

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana? Est progresando o alcanzando sus objetivos? Si no, tal vez est programando demasiadas actividades o descarte todas las que no estn relacionadas con sus objetivos prioritarios. Se siente mejor preparado y ms concentrado? Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas tareas? Est evitando las prdidas de tiempo? Tal vez sus estrategias iniciales no fueron adecuadas pero pueden modificarse. Puede mantener esta agenda?
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Pida a su gerente y subordinados directos que le aporten sus comentarios. Utilice estas observaciones y los resultados de su propio anlisis para mejorar continuamente sus esfuerzos de programacin. La inversin que realice ahora de controlar y evaluar ser fructfera con el tiempo. Cuanto ms aprenda acerca de lo que funciona y lo que no funciona en su caso, estar ms capacitado para programar una agenda precisa y realistay poder respetarla. Preguntas ms frecuentes Cmo puedo aprovechar el tiempo libre imprevisto? El tiempo libre imprevisto puede presentarse debido a muchos factores: retrasos en los viajes, reuniones canceladas, citas que comienzan tarde. Generalmente, este es tiempo perdido. Acostmbrese a tener tareas disponibles para ocupar estos momentos libres. Tareas sugeridas para ocupar el tiempo libre Intervalos de 5 minutos Programar cita Intervalos de 10 minutos breve Intervalos de 30 minutos
una Hacer una telefnica
llamada Hojear revistas y peridicos
Escribir una Disear el orden del da para Planificar su agenda semanal nota rpida una reunin Actualizar agenda su Leer y responder el correo Tomar notas para electrnico realizacin de un informe Planificar un viaje prximo Completar gastos un informe la de
De qu manera la delegacin de responsabilidades puede contribuir a la administracin de mi tiempo? La delegacin de responsabilidades le permite expandir el trabajo que puede lograr en los plazos que tiene. Evale detenidamente las tareas que desea delegar y elija a la persona correcta para realizarlas. Si no tiene subordinados directos, tal vez pueda intercambiar la tarea con algn colega. Asegrese de explicar cules son sus expectativas y nivel de compromiso requerido. Otrguele a la persona la autoridad necesaria para cumplir la tarea.
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Tiene sentido para usted retrasar tareas importantes? A veces es mejor no trabajar en tareas que requieran de sensibilidad y claridad de pensamiento si usted est molesto, enfadado o cansado. Tambin quiz sea sensato postergar las tareas hasta que cuente con la informacin o aptitudes necesarias para realizar un trabajo de forma apropiada. La delegacin de responsabilidades en estos casos le da tiempo para encontrar una solucin mejor. Cmo aprendo a decir que no?
En primer lugar, debe tener claro por qu est diciendo que no. Esto lo ayudar a mantenerse firme en su decisin y a evitar el sentimiento de culpa. Si lo que se le ha pedido no es razonable, pero de todos modos usted desea aceptar la tarea, tal vez pueda ofrecer una alternativa razonable. Intente comprometerse slo con aquellas tareas que sirvan al desarrollo de sus propios objetivos. Si bien puede sentirse tentado de comprometerse con una tarea que no est dentro de los objetivos establecidos como miembro de un equipo, debera aceptarla slo si no pone en peligro la conclusin de sus otras tareas. Si no cuenta con el tiempo necesario para dedicarlo a dicha tarea, no estar ayudando a nadie al adquirir un compromiso para realizarla. Aprenda a decir que no a los proyectos no prioritarios, aunque se los presente la direccin. Enumere los proyectos en los que est trabajando actualmente y solicite a quien le propuso la tarea que se concentre en las prioridades cuando asigne nuevos proyectos a sus responsabilidades.
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2.2 Pasos Pasos para programar su tiempo 1. Analice cmo utiliza su tiempo actualmente.
Lleve un registro de las cosas que hace durante todo un da o preferentemente durante una semana. Tome nota de todas las actividades y del tiempo que le lleva realizarlas.
Clasifique sus actividades en una de las siguientes seis categoras: Llamadas telefnicas. Citas programadas. Citas forzadas/imprevistas. Reuniones. Trabajo administrativo. Redaccin y anlisis de informes. Calcule el total de minutos que utiliz por da para realizar las actividades de cada categora. Divida el resultado por el total de minutos de un da. Obtendr el porcentaje de tiempo que utiliz para realizar tal actividad. Determine si el tiempo dedicado a cada categora coincide con sus responsabilidades principales. Evale la utilizacin de su tiempo en cuanto a los beneficios logrados.
2. Revise sus objetivos

Revise los objetivos de la empresa, del departamento y los personales. Tenga en cuenta las prioridades asignadas a cada objetivo y luego pregntese si no est exigindose demasiado para ajustar sus prioridades.
3. Divida sus objetivos en tareas manejables.

Revise cada uno de sus objetivos individualmente y enumere todas las tareas fundamentales necesarias para lograr cada objetivo. Establezca un orden secuencial de tareas. Calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Recuerde dejar un margen de 1020% de tiempo para los imprevistos. Establezca un plazo para la concrecin de cada tarea o actividad. Para tareas ms complejas, establezca hitos en el trayecto para registrar su
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progreso. Verifique qu tareas deben realizarse en una secuencia y cules se pueden realizar en cualquier momento.
4. Programe su tiempo. Escoja las tareas de prioridad ms alta y ubquelas en periodos de tiempo a lo largo de varias semanas o meses, utilizando una herramienta de programacin que le permita tener una perspectiva diaria, semanal y mensual. Tenga en cuenta los recursos disponibles y prevea algn tiempo extra para los posibles retrasos, excesos, fallas en la entrega, etc.

Programe realizar el trabajo o actividades importantes que necesitan de su creatividad e inteligencia en los periodos de mayor energa. Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar crisis o imprevistos. Combine las tareas y las actividades similares, cuando sea posible. Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con tiempo libre imprevisto. Utilice listas de tareas a realizar para dividir las tareas diarias en ms detalle.
Tenga siempre la agenda a su alcance. Verifique su progreso a lo largo del da para ver si est cumpliendo sus metas. 5. Identifique sus prdidas de tiempo y elabore estrategias para controlarlas.

Revise su registro e identifique qu tipo de cosas le impiden cumplir con su programacin. Trabaje con una nica prdida de tiempo cada vez. Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan con su estilo personal. Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga aquellas que resulten adecuadas. Asegrese de agregar aquellas prdidas de tiempo que no puede controlar a su agenda.
6. Implemente su agenda. Una vez que haya analizado su tiempo y sus prdidas de tiempo, y que tambin haya programado su tiempo, estar listo para implementar su agenda.
Lleve consigo su lista de tareas a realizar durante el da. Consltela cuando sea necesario para asegurarse de que al menos complet sus tareas principales durante el transcurso del da. Revise su agenda al final del da. Felictese por las tareas cumplidas y
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realice los ajustes necesarios en la agenda para el resto de la semana. Gestione las tareas inesperadas rpidamente y regrese a sus tareas prioritarias. A medida que surjan cambios, modifique su agenda semanal para compensarlos. Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la agenda, son difciles de adoptar al principio. Cuanto ms lo haga, en ms automtico se convertir.
7. Evale su agenda y realice los ajustes necesarios. Despus de haber estado utilizando herramientas de programacin durante un mes, controle la implementacin y los resultados de su programacin. Formlese las siguientes preguntas:

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana? Est progresando o alcanzando sus objetivos? Se siente mejor preparado y ms concentrado? Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas tareas? Est evitando las prdidas de tiempo? Puede mantener esta agenda?
Si ha tenido inconvenientes para realizar las actividades a tiempo, solicite comentarios de su gerente o subordinados directos. Incorpore sus observaciones a sus continuas mejoras. Modifique su agenda basndose en su anlisis.
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2.3 Consejos Consejos para programar su tiempo - Considere una perspectiva tanto a largo como a corto plazo: programe las actividades de cada da y programe varias semanas e incluso meses a la vez. - Cuando programe cambios, anote lo que realmente ocurri en su da para que sirva como referencia futura. - Aprenda cules son sus momentos de "alta energa" y de "baja energa" y programe su da en consecuencia. - Equilibre sus actividadesprograme su tiempo de forma tal que pueda relajarse. Incluya tiempo para dedicarlo a realizar ejercicios fsicos, actividades recreativas y sociales. - Recuerde la Ley de Parkinson: El trabajo tiende a expandirse hasta llenar el tiempo asignado. Consejos para atenerse a su agenda - Anote sus objetivos y tngalos siempre a la vista. - Compile ideas y herramientas para ahorrar tiempo. Agregue nuevos consejos mensualmente a los que ya tiene. - Tmese un momento del da de hoy para prepararse para las tareas prioritarias del de maana. Si puede encontrar el archivo, revise los plazos o destaque los temas fundamentales y as podr ahorrar tiempo cuando comience el da prximo. - Planifique el concederse recompensas por utilizar el tiempo de forma efectiva. - No luche por alcanzar la perfeccin. Si logra el 90% de su objetivo del da, ha tenido xito. Consejos para controlar las prdidas de tiempo - Programe una hora de tranquilidad en la que no pueda ser interrumpido. - Informe a sus colegas y subordinados directos que est intentando controlar las prdidas de tiempo. Consiga su apoyo. - Prevea por lo menos una hora por da de tiempo no programado para poder estar preparado para las prdidas de tiempo. - Establezca horarios de finalizacin para las citas a fin de poder concentrarse en la reunin. - Tenga en cuenta cunto tiempo le cuesta una prdida de tiempo para que le sirva de incentivo para evitarla en el futuro.
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Parte 3: Manos a la obra 3.1 Caso Prctico

En equipos de 5 personas, se discutir la siguiente situacin en el que jugarn el papel de un gerente, tomarn decisiones y al final se compararn las soluciones de cada equipo. Situacin: Jessica y su equipo de cuentas
Jessica maneja un pequeo equipo de cuentas en una importante empresa de manufactura. Tiene demasiadas cosas que hacer y se siente bajo presin por tener que conseguir que todo se haga "para ayer". Sus cuatro subordinados directos estn igualmente ocupados, por lo tanto, no pueden ayudarla a aliviar su carga laboral. Jessica teme retrasarse. Advierte la cantidad de formularios de procesamiento de pagos que hay en su escritorio esperando a que los revise y autorice. Se trata de una tarea importante y es ms sencilla que muchas de las otras tareas que debe realizar. Jessica piensa en todas las tareas que debe llevar a cabo: evaluar varios programas potenciales de administracin de cuentas, efectuar las revisiones de rendimiento, agilizar el sistema de archivo de su grupo y comenzar la bsqueda de un nuevo empleado. Ahora tiene bastante tiempo disponible para abordar piensa acerca del mejor modo a proceder. Qu debera hacer Jessica en primer lugar? Explore todas las opciones. Determinar cul es la tarea ms ardua y realizarla antes que las dems. Puede intercalar las tareas ms pequeas cuando tenga tiempo. Determinar cul es la tarea ms fcil y realizarla primero para poder concentrarse en las ms exigentes. Determinar cules son sus objetivos y utilizarlos para elaborar una lista de tareas especficas, ordenadas segn su importancia.
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Justifique sus respuestas: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Jessica identifica tres objetivos: dirigir a su personal, crear y mantener de forma eficiente procesos de trabajo para su grupo y garantizar el pago puntual de todas las facturas. Despus relaciona cada una de las tareas con estos objetivos y da prioridad a las tareas segn el grado de importancia. Aldo, el director de Jessica, le pide que presente una hoja de clculo detallando el tiempo que les lleva procesar un pago a cada uno de sus subordinados directos. Aldo tiene los datos sin procesar pero le sacara ms utilidad a la informacin si Jessica pudiera recopilarla para un informe que l est redactando. Quisiera contar con la hoja de clculo antes del fin de semana. A Jessica le gustara confeccionar la hoja de clculo, pero sabe que no dispone de tiempo para ello y todava debe completar las dems tareas pendientes. Qu debera hacer Jessica? Explore todas las opciones.
Crear la hoja de clculo. Si es importante para Aldo, es importante para ella. Explicar las tareas que debe realizar y cmo se relacionan con sus objetivos y preguntarle a Aldo qu debera hacer, dado que esta hoja de clculo no se relaciona directamente con sus objetivos. Acceder a redactar el informe, pero prevenir a Aldo que ella tal vez no pueda terminarlo para el fin de semana debido a todas las otras tareas que tiene que hacer.
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Jessica asign prioridades a las diversas tareas necesarias para lograr las metas especficas. En base a ello, cre una lista de tareas a realizar y un cronograma. No obstante, se da cuenta que no est siendo tan eficientemente como crea que sera. Como consecuencia, se est retrasando otra vez. Qu debera hacer para poner en orden nuevamente su agenda? Explore todas las opciones. Identificar las formas en las que utiliz su tiempo que no contribuyeron a la concrecin de sus tareas. Luego generar ideas sobre cmo controlar las prdidas de tiempo y concentrarse en las tareas que tiene por delante. Eliminar tareas de prioridad baja. No son tan importantes y es mejor poder finalizar a tiempo las tareas de prioridad alta. Siempre podr hacer ms tarde las tareas de prioridad baja. Colocar un cartel de "No molestar" en la puerta e ignorar las llamadas telefnicas y el correo electrnico hasta haber finalizado las tareas. Utilizar el letrero con sensatez, pero pedir a los colegas que lo tomen en serio.
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Jessica ha descubierto cmo priorizar sus tareas, organizar su tiempo e identificar y controlar las prdidas de tiempo. Ahora debe supervisar su progreso y revisar sus estrategias de gestin del tiempo cuando sea necesario. La gestin del tiempo es una tarea continua. Una vez que haya priorizado sus tareas y establecido un cronograma, siga verificando su progreso en base al cronograma. Pregntese si est realizando las tareas a tiempo y si est trabajando para conseguir el logro de sus metas. En caso contrario, determine el motivo. Despus revise sus tareas para confirmar que sirven de respaldo para sus metas ms importantes.
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3.2 Herramientas
Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO ADMINISTRAR SU TIEMPO
Cuadro de registro del tiempo diario

Complete el siguiente cuadro para registrar sus actividades diarias. Utilice las tres primeras columnas para registrar la hora, la actividad y el tiempo utilizado. Clasifique cada actividad en la categora correspondiente. Fecha:
Categora Hora Actividad Tiempo utilizado (minutos) Llamadas telefnicas Citas programadas Reuniones forzadas/ imprevistas Reuniones Papeleo
1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.
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Cuadro de prdidas de tiempo y soluciones

Utilice el siguiente cuadro para identificar sus prdidas de tiempo, la supuesta causa y las posibles soluciones. Una vez que haya probado su solucin evale cmo le result. Resultado de la solucin Prdida de tiempo Causa Solucin
No efectiva Efectiva Muy efectiva
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Lista de tareas a realizar

Utilice el siguiente formulario para registrar sus tareas diarias. Recuerde tachar las tareas realizadas a medida que las vaya completando. Fecha Tarea
12/2 Realizar llamadas telefnicas de encuesta
Tiempo requerido (horas)

2.5
Fecha de finalizacin
12/5
118
Parte 4: Para terminar

4.1 Repaso de conceptos vistos Recuento de los principales temas de la sesin.
4.2 Para profundizar en el tema Ideas intemporales sobre como administrar su tiempo Fairly Timeless Insights on How to Manage Your Time por Jim Billington. Artculo del Harvard Management Update, febrero de 1997
119
Bibliografa Stephen R. Covey, Roger Merrill y Rebecca R. Merill. First Things First: To Live, to Love, to Learn, to Leave a Legacy. Nueva York: Simon & Schuster, 1995. William Oncken. Managing Management Time: Whos Got the Monkey? Nueva York: Prentice-Hall Trade, 1987. Jim Temme. Productivity Power: 250 Great Ideas for Being More Productive. Mission, KS: SkillPath Publications, Inc., 1993. Alex MacKenzie. The Time Trap. Nueva York: AMACOM, 1997. Oncken, Managing Management Time. MacKenzie, The Time Trap.
120
Acerca de los autores David Stauffer ha desempeado puestos tales como el de director de publicaciones en la Cmara de Comercio de los Estados Unidos. Ha escrito artculos sobre administracin para el Wall Street Journal, para la American Management Association y para la revista Harvard Management Update. Como presidente de Stauffer Bury, Inc., nos ofrece informacin acerca de las tendencias y tcnicas para lograr mejoras en nuestros negocios y en nuestra administracin personal. Durante los ltimos 12 aos ha trabajado como escritor y editor de Executive Memo, una revista acerca de la administracin de personal. Nick Morgan ha desempeado trabajos como escritor de discursos para lderes polticos, empresariales y educativos. Asesor a compaas y universidades en el rea de comunicacin efectiva y, dado que cuenta con un doctorado en retrica, ense oratoria pblica en las Universidades de Lehigh y Princeton. Ha editado artculos en publicaciones regionales y nacionales incluyendo The Philadelphia Inquirer y la revista Fast Company. Actualmente es presidente de Public Words y editor del boletn Harvard Communications Update. Durante sus ms de 15 aos de intenso trabajo de campo, Linda A. Hill ha ayudado a los directores a crear condiciones para una gestin eficaz en las organizaciones de hoy, cada vez con menos niveles jerrquicos intermedios y ms diversificadas. Adems, es profesora y presidenta de la Iniciativa de Liderazgo de la Escuela de Negocios de Harvard. Tambin es autora del bestseller Becoming a Manager (Harvard Business School Press) y es la experta en contenidos de Coaching for Results y Managing Direct Reports, dos galardonados programas interactivos de Harvard Business School Publishing.
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3. Manos a la obra 3.1 Caso prctico 3.2 Herramientas 113 116

Bibliografa Acerca del autor

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Parte 1: Para iniciar

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Justifique sus respuestas:

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Parte 2: Lo que debo saber

Administracin del tiempo

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Estos objetivos guan su uso del tiempo de dos maneras:

Las siguientes pautas lo ayudarn a evitar caer en esta trampa:

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Algunas herramientas de programacin son las siguientes:

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Objetivos y tareas de gran valor y de mar preocupacin

Objetivos y tareas de Mediano Valor y de 2da importancia

Objetivos y tareas de poco valor e importancia

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Interrupciones Visitas imprevistas Llamadas telefnicas Papeleo Demoras Reuniones Viajes

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una Hacer una telefnica

llamada Hojear revistas y peridicos

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2. Revise sus objetivos

3. Divida sus objetivos en tareas manejables.

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Justifique sus respuestas: _________________________________ _ _ _________________________________

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