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Un paseo por los Archivos del OIC en la CFE

24-noviembre-2009

LINEAMIENTOS GENERALES
INTRODUCCIN De acuerdo con los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos, publicados el pasado 20 de febrero del 2004, todas las dependencias y entidades del gobierno federal tendrn que contar con una estructura archivstica compuesta por reas de control de gestin documental (Art. octavo y noveno), archivos de trmite (Art. dcimo), archivo de concentracin (Art. decimoprimero) y archivo histrico (Art. decimosegundo).

rgano Interno de Control en la CFE

Presentar los avances y logros obtenidos por el OIC en la CFE en cumplimiento con los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los archivos, mediante un paseo por sus archivos

rgano Interno de Control en la CFE

1. Control de Gestin 2. Archivo de Trmite 3. Archivo de Concentracin

SISTEMA DE GESTIN DE ASUNTOS

TRANSFERENCIA PRIMARIA

PRSTAMO DOCUMENTAL BAJA DOCUMENTAL DONACIN

Ubicacin Geogrfica del OIC en la CFE

SEDES DEL OIC


OIC Oficinas Nacionales Norte Golfo Norte Golfo centro Jalisco/Bajo Centro Occidente Centro Sur Centro/centro Oriente Oriente Sureste Peninsular La Yesca SEDE Distrito Federal Torren, Coahuila Monterrey, Nuevo Len Tampico, Tamaulipas Guadalajara, Jalisco Morelia, Michoacn Cuernavaca, Morelos Distrito Federal Jalapa, Veracruz Oaxaca, Oaxaca Mrida, Yucatn Hostotipaquillo, Jalisco

Noroeste/Baja California Hermosillo, Sonora

CONTROL DE GESTIN DOCUMENTAL


DIAGNSTICO

rea expuesta y sin sealamientos Recepcin y registro de todo lo que llegaba Toda la documentacin recibida se fotocopiaba No se registraban las copias Asignacin de los documentos sin ningn control ACCIONES TOMADAS No se daba seguimiento a los asuntos rea restringida y colocacin de carteles para ubicar la ventanilla Implantacin de un Sistema para la gestin de asunto Registro de documentacin oficial generada por el propio OIC Nomenclatura oficial en la generacin de oficios OIC/CFE/CI/ Todo documento oficial que ingrese al OIC deber hacerlo a travs de Oficiala de Partes

CONTROL DE GESTIN DOCUMENTAL


rea de Oficiala de Partes

CONTROL DE GESTIN DOCUMENTAL


rea de Oficiala de Partes ANTES

CONTROL DE GESTIN DOCUMENTAL


rea de Oficiala de Partes DESPUS ANTES

CONTROL DE GESTIN DOCUMENTAL


Archivo de Oficiala de Partes ANTES DESPUS

CONTROL DE GESTIN DOCUMENTAL


Sistema Institucional de Gestin de Asuntos

ARCHIVO DE TRMITE
DIAGNSTICO

No se contaba con personal oficialmente responsable de este Criterios diferentes de organizacin y control Localizacin y disponibilidad compleja Falta de depuracin de informacin
ACCIONES TOMADAS

Designacin del responsable y los encargados del archivo Capacitacin del personal y estandarizacin de criterios Identificacin de documentos de archivo, de comprobacin administrativa y de apoyo informativo Designacin de espacio exclusivo para el archivo Documentacin original, aun cuando haya sido elaborada para firma de una instancia superior, deber conservarse en los expedientes de las reas que los generan

ARCHIVO DE TRMITE

rea de Oficiala de Partes

ARCHIVO DE TRMITE

OIC en su Regin Centro/Centro Oriente ANTES DESPUS

ARCHIVO DE TRMITE
TRANSFERENCIA PRIMARIA Organizadas por ao y serie documental Autorizacin por parte del titular del rea productora de la informacin Durante el primer semestre Estandarizacin de cajas No se permiten carpetas Formato de Transferencia Primaria (SFP) Cartula de las cajas con ubicacin fsica Listado de la transferencia Entrega de Listado de Transferencia Primaria en forma electrnica a las reas

ARCHIVO DE TRMITE

Transferencia Primaria

ARCHIVO DE CONCENTRACIN
DIAGNSTICO

El encargado del archivo del OIC era el Responsable del Archivo de concentracin de la Entidad Documentacin de la cual no se tenan antecedentes de su envo Archiveros cerrados con candado Documentacin no dada de baja No ACCIONES se daba TOMADAS seguimiento a los asuntos Solicitud de entrega de la documentacin del OIC Solicitud de rea exclusiva para el archivo del OIC Separacin de la documentacin de archivo de la que no lo era Solicitud a las reas generadoras de la documentacin de personal para poder valorar esta Casos especiales

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

OIC

Oficinas Nacionales

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

OIC en su Regin Golfo Norte

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

OIC en su Regin Norte

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

OIC en su Regin Oriente

ARCHIVO DE CONCENTRACIN PRSTAMO DOCUMENTAL Oficio de asignacin de personal autorizado para la consulta y/o prstamo documental Servicio de consulta y/o prstamo documental en el archivo de Concentracin del OIC auxilindose de personal del archivo de Concentracin de la Entidad. oPase de Autorizacin de Entrada/Salida de documentacin oVale de Prstamo de Expedientes

ARCHIVO DE CONCENTRACIN Prstamo Documental

ARCHIVO DE CONCENTRACIN BAJA DOCUMENTAL Solicitud de Baja Documental Anual Identificacin de documentacin susceptible de baja Solicitud de autorizacin de baja a los dueos de esta Generacin de Inventario de baja Coordinacin con la SFP para el proceso de donacin a la CONALITEG Solicitud May-05 Jun-07 Jul-08 Nov-09 Autorizacin Oct-05 Mar-08 Feb-09 --Aos 1996-1999 1970-2003 1975-2004 1982-2004

ARCHIVO DE CONCENTRACIN Baja Documental

Donacin de papel a la CONALITEG Ao Toneladas Observaciones 2005 12.02 entregada 2007 18.93 en proceso 2008 2.99 para autorizacin TOTAL 33.94 toneladas

ARCHIVO DE CONCENTRACIN Baja Documental 2005

ARCHIVO DE CONCENTRACIN Baja Documental 2007

SISTEMA DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS (SOA)

REGISTRO DE INFORMACIN

En septiembre de 2005 se genera la base de datos de expedientes En noviembre de 2008 se sube al SOA 16, 358 expedientes Actualmente se ha capturado la informacin del 12-06-2003 a la fecha 71 usuarios del SOA
PRECISIONES DEL SOA

Clave por rea generadora No. de expediente Generacin de cartula al abrir el expediente

ARCHIVO DE CONCENTRACIN REGISTRO DE INFORMACIN EN EL SOA


Expedientes Registrados
5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0

Expedientes registrados

Noviembre 2008

Noviembre 2009

16, 358

22,887

LINEAMIENTOS GENERALES
CONCLUSIN El poder unificar criterios en cuanto a la recepcin, registro, organizacin, despacho, uso, resguardo y destino final de los documentos, nos ha permitido contar con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones, garantizando adems el cumplimiento a lo marcado por la Ley de Transparencia y los Lineamientos .

Los maestros del universolos dueos de la informacin."

Gracias por su Atencin

24-noviembre-2009

Quien tiene la informacin, tiene el poder."