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REGLAMENTO ESPECFICO SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES (SPO) TITULO I GENERALIDADES CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1.

- Objetivo y mbito de aplicacin del Reglamento Especfico El Reglamento Especfico del Sistema de Programacin de Operaciones (RE-SPO) del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM, es un conjunto de directrices cuyo objetivo es orientar el proceso de planificacin institucional, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo (PND), el Plan Sectorial de Desarrollo Minero Metalrgico (PSDMM) y el Plan Estratgico Institucional (PEI). Para el Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM, el Reglamento Especfico del Sistema de Programacin de Operaciones (RE-SPO), se constituye en el instrumento de planificacin y control de corto plazo, el cual permitir a travs de sus procedimientos, determinar los resultados a obtener durante una gestin alcanzando los niveles deseados de eficiencia y eficacia institucional. El alcance del Reglamento Especfico incluye a la Mxima Autoridad Ejecutiva, y todos los servidores pblicos del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales SENARECOM, quienes velarn por su cumplimiento y aplicacin de acuerdo a los artculos 3 y 4 de la Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales. Artculo 2.- Aprobacin del Reglamento Especfico El Responsable de Planificacin enviar el proyecto del Reglamento Especfico del Sistema de Programacin de Operaciones del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM al Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas para su respectiva compatibilizacin. Una vez realizado el ajuste correspondiente, el Sr. Director General Ejecutivo, como Mxima

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Autoridad Ejecutiva aprobar el Reglamento Especifico del Sistema de Programacin de Operaciones, mediante Resolucin de Directorio. Artculo 3.- Revisin y Ajustes del Reglamento Especfico El Responsable de Planificacin en coordinacin con el Jefe Administrativo Financiero, evaluar anualmente la aplicabilidad del presente Reglamento Especfico y de ser necesario propondr ajustes a la MAE, para su actualizacin. Estas recomendaciones estarn basadas en el anlisis de la experiencia de la aplicacin del Reglamento Especfico y sus procedimientos, en la dinmica administrativa, las disposiciones del rgano Rector, el funcionamiento de los otros sistemas interrelacionados con ste y las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las reas organizacionales del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales SENARECOM. Artculo 4.- Sanciones por Incumplimiento El incumplimiento a lo establecido en el presente Reglamento Especifico generar responsabilidades y sanciones, en el marco de lo establecido en el Capitulo V de la Ley 1178 y de los Decretos Supremos Reglamentarios 23215, 23318-A y 26237. Artculo 5.- Clusula de Previsin En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretacin del Reglamento Especfico, stas sern solucionadas en los alcances y previsiones de la Norma Bsica del Sistema de Programacin de Operaciones (R.S. 225557de 01 de diciembre de 2005). Artculo 6.- Normativa Inherente Las normas relacionadas para la aplicacin del SPO del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales SENARECOM son: a) Ley SAFCO 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamental. b) Decreto Supremo N 23215 del 22 de julio de 1992 que aprueba el Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloria General de la Repblica. c) Decreto Supremo No.23318-A de 03 de Noviembre de 1992. Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica.

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d) Decreto Supremo N 26237 de 29 Junio de 2001. Modificacin del Reglamento por la Funcin Pblica. e) Resolucin Suprema No.225557 del 01 de Diciembre de 2005 Norma Bsica del Sistema de Programacin Operaciones. f) Decreto Supremo N 29165 de 13 de julio de 2007 que determina la creacin de la Entidad. Artculo 7.- Salvaguarda de documentacin El Responsable de Planificacin es responsable de la salvaguarda de la documentacin generada por la aplicacin del Sistema de Programacin de Operaciones, tanto de los diagnsticos como de la elaboracin, seguimiento y evaluacin del POA, y las resoluciones de aprobacin de las mismas.

TITULO II COMPONENTES DEL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES CAPITULO I SUBSISTEMA DE FORMULACION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL SECCIN I ARTICULACIN CON EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL Y EL PRESUPUESTO Artculo 8.- Articulacin con el Plan Estratgico Institucional PEI Como instrumento de planificacin de mediano y largo plazo para el Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM, se cuenta con el PEI. Este Plan define de manera clara y concreta los objetivos estratgicos y programas, los mismos que estn sujetos a la disponibilidad de recursos y estn estructurados sobre la base de las competencias que le han sido asignadas, como tambin a los objetivos, polticas, programas y proyectos establecidos en el Plan Sectorial de Desarrollo Minero Metalrgico (PSDMM) y el Plan Nacional de Desarrollo (PND). Para la formulacin de objetivos de gestin institucionales, el Responsable de Planificacin, remitir anualmente a las reas organizacionales del Servicio Nacional de registro y Control de la
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Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM, para su conocimiento, el Plan Estratgico Institucional con la finalidad de que cada objetivo de gestin institucional planteado se encuentre articulado con los objetivos estratgicos, la revisin y verificacin de la articulacin ser de responsabilidad del Responsable de Planificacin. Artculo 9.- Articulacin POA Presupuesto Sobre la base de la informacin generada por el POA, la Unidad Administrativa Financiera, elaborar el presupuesto requerido para el cumplimiento del mismo de acuerdo al Reglamento Especfico y los procedimientos aprobados para el Sistema de Presupuesto del SENARECOM. La Unidad Administrativa Financiera prestar el apoyo correspondiente para la formulacin de los objetivos, la determinacin de las operaciones y recursos necesarios dentro de los techos presupuestarios establecidos por el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas. A partir de la determinacin de costos por objetivo, consolidado en los objetivos de gestin, la Unidad Administrativa financiera elaborar el Anteproyecto de Presupuesto vinculando los objetivos de gestin institucionales y especficos con las categoras programticas del Presupuesto. El procedimiento para el clculo de los costos respectivos, coherente con la metodologa establecida por el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, ser establecido mediante instructivos y formularios especiales preparados por la Direccin General de Planificacin. El enlace entre la Programacin de Operaciones Anual y el presupuesto se realizar paralelamente a la determinacin de operaciones por cuanto se establecern los costos por actividad en la definicin de cantidad y costos sobre materiales y suministros, servicios, recursos humanos y activos fijos. La finalidad de incorporar este enlace es asegurar que los requerimientos de recursos de la Programacin de Operaciones Anual sean traducidos en forma ntegra en las distintas categoras programticas, asociadas al logro de Resultados de Gestin. El Responsable de Planificacin ser el responsable de realizar esta actividad que deber ser iniciada de acuerdo a la fecha establecida por el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas para la presentacin del Anteproyecto del Presupuesto.

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SECCIN II PROCESOS DE ELABORACIN DEL POA Artculo 10.- Elaboracin del Anlisis de Situacin El anlisis de situacin y del entorno es un diagnstico general que permite identificar las variables externas (incontrolables) e internas (controlables) que afectan el desempeo institucional. Este anlisis permitir, en ltima instancia, la formulacin de los objetivos, la determinacin de las formas de alcanzarlos y los recursos necesarios. El proceso de Anlisis de Situacin y del Entorno ser realizado por todas las unidades organizacionales responsables del cumplimiento de los objetivos de gestin institucionales a travs de una matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), sobre cuya base el Responsable de Planificacin elaborar un documento final. Artculo 11.Institucionales Determinacin de Objetivos de Gestin

Los Objetivos de Gestin Institucionales son los que permiten alcanzar los Objetivos Estratgicos definidos en el PEI. Estos objetivos son de carcter anual y sern definidos en el Taller de elaboracin del POA. El Responsable de Planificacin, por instrucciones del Director General Ejecutivo, convocar a los Jefes de Unidad, Jefes Regionales y a todo el personal a participar del Taller de Elaboracin del POA, para determinar y definir de manera participativa los mencionados Objetivos de Gestin Institucionales. Artculo 12.- Determinacin de Objetivos de Gestin Especficos Los responsables de la formulacin de los Objetivos de Gestin especficos son: los Jefes de todas las Unidades; quienes reunidos con sus equipos de trabajo debern formular los mencionados objetivos e indicadores de gestin, desprendidos y/o relacionados a los Objetivos de Gestin Institucionales establecidos y aprobados por el Director General Ejecutivo. Los Objetivos de Gestin Especficos definidos por los Jefes de Unidad, debern enmarcarse en los Objetivos de Gestin Institucionales, establecidos por el Director General Ejecutivo.
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. Artculo 13.- Elaboracin de Indicadores de Gestin Los indicadores de eficiencia y eficacia son parmetros que sirven de referencia para evaluar cada uno de los Objetivos de Gestin Institucionales y Especficos (expresados en unidades de medida, tiempos y costos), por lo que la responsabilidad de fijarlos, corresponde a las unidades organizacionales responsables de su cumplimiento, pero sujeta a la revisin y asistencia metodolgica de el Responsable de Planificacin. En este sentido, los indicadores de eficacia debern establecerse ponderando el grado de cumplimiento de los objetivos, respecto a los resultados programados para el periodo a evaluar; por otra parte, los indicadores de eficiencia debern establecerse ponderando los resultados alcanzados respecto a los insumos o recursos utilizados para su cumplimiento. Tanto los indicadores de eficacia como los de eficiencia, deben mantener su competencia, ser homogneos y oportunos, estar relacionados al bien o servicio que se trate y no a otros productos relacionados Artculo 14.- Determinacin de Operaciones Una operacin es el conjunto de tareas establecidas de manera integrada y secuencial para el logro de los objetivos de gestin especficos. Cada operacin o actividad, deriva necesariamente en la meta, la cual permite evaluar su logro. La especificacin de las actividades u operaciones, ser realizada por las unidades organizacionales responsables del cumplimiento de los objetivos de gestin especficos sobre la base de los resultados previamente aprobados y acordados en los niveles ejecutivos superiores del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM. Las operaciones pueden ser lgicas y secuenciales de carcter rutinario (funcionamiento) y de desarrollo (preinversin e inversin), las mismas deben describir el tiempo de su ejecucin, determinando su inicio y finalizacin. Artculo 15.- Determinacin de Recursos Humanos, Bienes y Servicios

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Una vez determinadas las operaciones, las unidades organizacionales responsables del cumplimiento de los objetivos de gestin (institucionales y especficos), identificarn de manera cuantitativa y financiera los recursos humanos, materiales y suministros, servicios y activos fijos por objetivo as como los tiempos estimados de requerimientos y el responsable de su solicitud, lo que permitir establecer los indicadores de eficiencia en los formularios correspondientes. Artculo 16.- Discusin Operaciones Anual y Aprobacin del Programa de

La jefatura Administrativa Financiera y el Responsable de Planificacin tras un proceso de discusin, revisin y ajuste, emitirn un informe tcnico a consideracin del Director General Ejecutivo del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM para su revisin y presentacin al Directorio para la aprobacin del POA mediante Resolucin de Directorio. Artculo 17.- Presentacin del POA aprobado a las instancias competentes El Responsable de Planificacin, despus de aprobado el documento remitir una copia del mismo al Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas y al Ministerio de Planificacin del Desarrollo, en los plazos y condiciones que se establezcan para tal efecto. Artculo 18.- Formularios para la elaboracin del POA La elaboracin del POA se realizar en los formularios que forman parte anexa de este documento. Lo cual no implica que no se puedan incluir descripciones literales que ayuden a un mejor entendimiento del POA. Asimismo, los detalles sern descritos en el Manual de Procesos y Procedimientos. El POA Presupuesto se elaborar entre los meses de julio y agosto. CAPITULO II SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN A LA EJECUCIN DEL POA Artculo 19.- Seguimiento de la ejecucin del POA El seguimiento de la ejecucin del POA ser realizado en forma semestral y se har sobre las actividades u operaciones realizadas por
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cada rea organizacional del Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM, para alcanzar determinados resultados. Se medir en trminos de porcentaje de avance respecto al tiempo estimado, utilizacin de recursos o en trminos del cumplimiento de actividades. Con esta finalidad, el Responsable de Planificacin, conjuntamente con la Jefatura Administrativa Financiera, deber remitir a todas las Unidades Organizacionales de la entidad 15 das antes de la finalizacin del semestre el Formulario de Seguimiento a la Ejecucin del POA, y las Unidades Organizacionales, debern elaborar sus informes de operaciones y actividades; adems de realizar un balance con relacin a los objetivos de gestin especficos que les corresponda ejecutar. Los informes de seguimiento a la ejecucin del POA, debern remitirse al Responsable de Planificacin, impreso y en medio magntico, hasta los cinco primeros das hbiles luego de concluido el semestre, para su correspondiente revisin, evaluacin y centralizacin por parte de esta rea; los resultados del proceso de seguimiento debern remitirse al Seor Director General Ejecutivo de Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM para su anlisis, revisin y aprobacin. Artculo 20.- Evaluacin de los resultados Los resultados de la Programacin de Operaciones Anual, debern ser evaluados de manera anual, contemplando aspectos cuantitativos con base a la informacin obtenida del proceso de seguimiento a la ejecucin del POA, a los indicadores de logro y otros aspectos que permitan medir el grado de cumplimiento de las operaciones y actividades para el logro de objetivos. Los responsables de la evaluacin de los resultados en su rea son los Jefes de Unidades y Jefes Regionales El seguimiento y evaluacin del POA se realizar de acuerdo a los formularios establecidos en el Manual de Procesos y Procedimientos definidos y aprobados por el Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM. Artculo 21.- Medidas Correctivas En caso de detectarse desviaciones respecto a la programacin, el Servicio Nacional de registro y Control de la Comercializacin de Minerales y Metales - SENARECOM, a travs del Responsable de Planificacin, en coordinacin con el Jefe Administrativo Financiero,

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recomendarn medidas correctivas necesarias que permitan cumplir con los objetivos de gestin fijados. Artculo 22.- Ajustes del POA El Programa de Operaciones Anual, ser ajustado en las siguientes circunstancias: a) Incorporacin de nuevos objetivos por nuevas competencias b) Variacin de metas por imposibilidad de cumplimiento debido a causas externas (debidamente respaldadas), no atribuibles a gestin interna deficiente. Toda modificacin en el POA deber ser presentada por las unidades organizacionales responsables de cumplimiento de objetivos de gestin especficos al Responsable de Planificacin para su revisin y posterior consideracin ante el Director General Ejecutivo para su posterior aprobacin por parte del Directorio. Artculo 23.- Presentacin de informacin de seguimiento y evaluacin del POA a instancias competentes Los resultados del proceso de seguimiento, evaluacin a la ejecucin del POA, presupuesto Institucional, y otros documentos relacionados; debern ser remitidos por el Director General Ejecutivo al rgano rector en los plazos y formatos que este disponga; como descargo de una gestin pblica eficiente y eficaz.

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ANEXO Formularios RE - SPO SENARECOM

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10

FORMULARIO N 1 PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ANLISIS DE SITUACIN


CODIGO INSTITUCIONAL

VARIABLES IDENTIFICADAS

INCIDENCIA EN LA DETERMINACIN DE OBJETIVOS DE GESTIN

FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS

Responsables de la Informacin
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

Firma

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11

FORMULARIO N 2 PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ENLACE CON LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS


ENTIDAD CDIGO GESTIN FECHA

CODIGO OBJETIVO ESTRATGICO

OBJETIVO ESTRATGICO

INDICADOR

PERIODO DE EJECUCIN PROGRAMADO

Responsables de la Informacin
Revisado por: Aprobado por: VoBo de la MAE

Nombre

Cargo

Firma

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12

OBJETIVOS DE GESTIN INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE MINERA Y METALURGIA (FORMULARIO No. 3)

GESTION FECHA CDIGO SIGLA

CDIGO 1

OBJETIVOS DE GESTIN INSTITUCIONAL 2

RESULTADO ESPERADO 3

REA EJECUTORA 4

ENLACE CON PRESUPUESTO PROGRAMA (5) CODIGO DENOMINACION

Responsable de la Informacin:
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre

Cargo

Firma

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13

PROGRAMACIN DE OPERACIONES ANUAL OBJETIVO DE GESTIN ESPECFICO FORMULARIO No. 4


GESTIN FECHA: CDIGO SIGLA

CDIGO OBJETIVOS DE GESTIN 1 ESPECIFICO 2

RESULTADO ESPERADO 3

MEDIOS DE VERIFICACIN 4

UNIDADES QUE INTERVIENE EN SU EJECUCIN 5

INDICADORES
EFICIENCIA (FORMULA DE CALCULO) EFICACIA (FORMULA DE CALCULO)

Responsable de la Informacin
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

Firma

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14

PROGRAMACION DE OPERACIONES ANUAL DETERMINACION DE OPERACIONES FUNCIONAMIENTO FORMULARIO N 5 GESTION: FECHA:

CODIGO SIGLA
UNIDAD ORGANIZACIONAL

CODIGO 1

DESCRIPCION DE OPERACIONES 2

RESULTADOS 3

FECHA INICIO FIN 4 5

UNIDAD EJECUTORA 6

Responsable de la Informacin
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

Firma

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15

PROGRAMACIN DE OPERACIONES ANUAL DETERMINACIN DE RECURSOS HUMANOS DEFINIDOS POR OBJETIVO ESPECIFICO (FORMULARIO No. 6)
GESTIN: FECHA: CDIGO: SIGLA: UNIDAD ORGANIZACIONAL: DETERMINACIN DE LA CARGO PROFESIN U 2 OFICIO 1

NMERO DE EMPLEADOS PERMANENTES NO PERMANENTES


EXISTENTE 3
REQUERIDO 4

FINANCIAMIENTO 7 T.G.N. Otros

EXISTENTE REQUERIDO 5 6

TOTAL SALARIO MENSUAL 7

TOTAL SALARIO ANUAL 8

TOTAL

Responsable de la Informacin:
Elaborado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

Firma

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16

PROGRAMACIN DE OPERACIONES ANUAL DETERMINACIN DE SERVICIOS (FORMULARIO No. 7)


GESTIN: FECHA: CDIGO: SIGLA: UNIDAD ORGANIZACIONAL: FUENTE DE FINANCIAMIENTO 1 UNIDAD DESCRIPCIN DE MATERIALES DE O SUMINISTROS MEDIDA 2 3 FECHA REQUERIDA NECESARIA EXISTENTE REQUERIDO 7 4 5 6 CANTIDAD PRESUPUESTO 8

TOTAL
Responsable de la Informacin: Elaborado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

firma

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17

PROGRAMACIN DE OPERACIONES ANUAL DETERMINACIN DE ACTIVOS FIJOS (FORMULARIO No. 8)


GESTIN: FECHA: CDIGO: SIGLA: UNIDAD ORGANIZACIONAL: DESCRIPCIN FUENTE DE DE ACTIVOS FINANCIAMIENTO FIJOS 1 2 CANTIDAD
NECESARIA EXISTENTE REQUERIDO 4 5 6

UNIDAD DE MEDIDA 3

FECHA REQUERIDA 7

PRESUPUESTO 8

TOTAL

Responsable de la Informacin:
Elaborado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

firma

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18

FORMULARIO No. 9 PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL INFORMACIN DE EJECUCIN POA - PRESUPUESTO

CDIGO INSTITUCIONAL - GESTIN

CODIGO OBJ. DE GESTIN OBJETIVO INSTITUCIONAL/ OBJ. INST./OBJ. ESPECFICO ESP

RESULTADO OBTENIDO

CATEGORA PROGRAMTICA DE PRESUPUESTO

EJECUCIN PRESUPUESTARIA

INDICADORES DE EFICACIA (VALOR PORCENTUAL)

INDICADOR DE EFICIENCIA (VALOR PORCENTUAL)

Responsable por Informacin


Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

Firma

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