QUE ES EXCEL Es una hoja electrnica o tambin llamada hoja de clculo, es un tipo de programa desarrollado desde el ao 1986 por

la empresa Visicalc. Se utiliza para llevar diferentes tipos de datos de manera matemtica en base a clculos que se aplican a diferentes reas: rea Contable rea administrativa y financiera Se aplica en la parte estadstica Maneja inventarios y cartera Calcula Nominas y trabajo basado en operaciones contables(libros de todo tipo como tambin facturas, cardex, etc)

ASPECTO DE TRABAJO DE EXCEL laflakj_85@hotmail.com Es similar en los mens de opciones a Microsoft Word Como cargar el programa Men Inicio == Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Excel 2007-

AREA DE TRABAJO DE EXCEL: Excel se maneja similar a una tabla en Word en cuanto a su aspecto. Las celdas son los campos de trabajo donde introducimos la informacin Una celda se ubica en forma de filas y columnas, es decir lo podemos identificar, con nmeros las FILAS y las letras LAS

COLUMNAS. La unin de una localizacin de filas y columnas, las llamamos celdas. C 1 (A,1) C 2 (A,2) O 3 (A,3) L 4 (A,4) U 5 M 6 N 7 FILAS A COMO MANIPULAR LAS HOJAS DE TRABAJO DE EXCEL 1. Se insertan los datos alineados hacia la izquierda en la parte superior hasta abajo. 2. El tipo de letra y tamao no deben sobrepasar el rea de la celda, si esto pasa arrastrar de la parte superior de las letras que identifican las columnas para ampliar su tamao. A B (B,1) (B,2) (B,3) (B,4)

COMO CONFIGURAR LA HOJA DE TRABAJO 1. Para configurar se realiza de la siguiente forma, ir al icono de office y seleccione IMPRIMIR, dar clic en CONFIGURAR PAGINA, ingresaremos a una configuracin de pagina. 2. Aparecern dos pestaas importantes: PAGINA Y MARGENES, en PGINA seleccione la orientacin de la hoja en forma VERTICAL u HORIZONTAL. 3. El AJUSTE DE LA ESCALA podemos rebajar o aumentar el rea de tamao de Excel, de 1% al 100%, pero no debemos rebajarlo de un 60%. 4. Debemos configurar las mrgenes de la hoja dejando 1 cm de espacio en la parte, superior, inferior, izquierda y derecha. 5. En la medida de lo posible no centrar las filas ni las columnas.

INSERTAR CAMPOS AUTOMATICAMENTE Insertar el nombre del campo (campo de auto-llenado) por ejemplo los das de la semana, los meses del ao. Se inserta el primer trmino. Y luego en la parte de abajo de la celda ubicndonos en el borde derecho arrastrar y soltar con el botn izquierdo del mouse Enero Para insertar campos generadores de series de datos con valores numricos: Se toman los dos primeros valores, seleccinelos con el botn izquierdo del mouse, y luego arrstrelos hacia abajo o a la derecha. Para crear valores repetitivos, escriba primero el numero presione <Enter> y arrstrelo de la parte inferior hacia la derecha o hacia abajo; se repetir el valor seleccionado.

Podemos crear adems valores descendentes en donde seleccionamos un valor mayor y luego un valor menor, seleccionamos ambos, arrastramos y soltamos- Los valores debern tener lgica, de 2 en 2, 100 en 100, 1000 en 1000 etc. 800.000 900.000 900.000 800.000

Si seleccionamos un valor y lo arrastramos, repetir el mismo valor hacia abajo o a la derecha 100.000 100.000 100.000 100.000

FORMATO DE CELDAS Se aplica a grupos de celdas numricas, donde se le insertan a los nmeros signos de puntuacin, signos como $, euro, US dlar, porcentaje. El formato de celdas tambin se aplica alineaciones de los caracteres, tipo de formato, de la siguiente manera. Para aplicar un formato debemos: 1. Seleccionar los datos para aplicar el formato 2. Damos clic con el botn derecho del mouse y en el men emergente seleccione la opcin FORMATO DE CELDAS 3. Aparecer un recuadro del FORMATO DE CELDAS

4. La opcin GENERAL: Contiene el numero sin formato

El FORMATO tipo NMERO muestra varias opciones de la siguiente manera:

Posiciones decimales: Por defecto se trabaja con 2 posiciones decimales si son necesarios. Seleccione la casilla separacin de MILES para que se realice la separacin de las cifras con puntos. FORMATO MONEDA: Aplica seleccionados en unas celdas. el signo $ a los nmeros

FORMATO DE CONTABILIDAD: Aplica el guion a los valores que tengan 0 en las celdas de datos. FORMATO FECHA: Aplica el formato de celdas tipo DD/MM/AA y permite el cambio de formato entre varias opciones. Ej: 15/09/2010 mircoles 15 de Septiembre de 2010 FORMATO TIPO HORA: Aplica el formato HH:MM:SS a la hora y permite el cambio de formato entre varias opciones Ej: 23:12:00 11:12:00 PM FORMATO PORCENTAJE: Aplica a una serie de celdas el formato tipo porcentaje con o sin decimales con su respectivo signo. Ej. Iva 16%, primero aplico el formato y luego escribo el nmero FORMATO TIPO TEXTO: Se aplica a celdas donde su contenido ser numrico casi siempre, pero guardara su formato con una serie de letras, estas celdas NO pueden entrar o aplicrsele a

valores numricos. Si se aplicaran a cedulas, registr civil, cdigos, folios, etc. Primero aplico el formato y luego escribo el nmero. Ej: 000021374

COMO APLICAR SUMATORIA Para aplicar una sumatoria a una serie datos, simplemente ubquese en la celda siguiente despus de la ltima cifra y seleccione el icono sumatoria, aparecer la seleccin de las celdas a ser sumadas y luego presione ENTER.

A los totales se les puede agregar FORMATO tipo MONEDA donde al seleccionar los totales aplicamos el smbolo adecuado. $, euros, yenes, dlar, etc.

COMO INSERTAR COLUMNAS O FILAS 1. Ubicarse en la celda donde se quiere insertar la columna o fila. 2. Dar clic derecho sobre la letra que identifica la columna o el numero que identifica la fila, seleccione la opcin INSERTAR con el botn izquierdo del mouse, automticamente se creara una nueva fila o columna. COMO ELIMINAR COLUMNAS O FILAS Para eliminar filas o columnas igual que la accin anterior, seleccione el numero o la letra que identifica la fila y columna y dar botn derecho del mouse y en el men emergente dar clic con el botn izquierdo en la opcin eliminar.

COMBINAR CELDAS Realizar esta operacin es seleccionar unas celdas adyacentes y unirlas en una sola, casi siempre se utilizan para escribir ttulos-

AGREGAR NUEVAS HOJAS AL LIBRO DE TRABAJO

Para insertar nuevas hojas aun libro, ir a la barra de desplazamiento inferior de Excel y en la parte inferior seleccione el icono INSERTAR HOJA DE CALCULO Si deseamos eliminar una hoja damos clic derecho sobre la hoja a eliminar y seleccione en el men emergente la opcin ELIMINAR.
Podemos cambiar el nombre a las hojas de trabajo dando doble clic sobre este, el nombre de la hoja quedara seleccionado e insertamos el nuevo nombre con otra opcin dando clic derecho sobre la hoja y con el men emergente seleccione la opcin CAMBIAR NOMBRE. Tambin podemos cambiar el color de etiqueta del nombre de la hoja, dando clic derecho sobre la hoja y seleccione del men emergente CAMBIAR COLOR DE LA ETIQUETA, Escoja el color deseado. En la operacin con hojas de trabajo podemos crear copias de las mismas hojas de trabajo, realizar la siguiente operacin. Dar clic derecho sobre la hoja seleccionada, luego en el men emergente seleccione la lo opcin MOVER O COPIAR, aparecer una nueva ventana,

Seleccione el lugar donde deseamos insertar la copia ya sea el libro actual u otro que este abierto, seleccione adems el recuadro Crear una copia y al final le podemos cambiar el nombre a la hoja de la copia.

BORDES DE CELDAS Las divisiones de las celdas no aparecen en la impresin, solo sirven de guas para realizar el trabajo. Para esto debemos seleccionar las celdas para insertar los bordes, luego ir a la opcin BORDES y seleccione el borde deseado: ya sea Todos los bordes, borde de cuadro grueso, borde arriba y abajo, etc. Como realizar una formula en EXCEL

CONFIGURACION DE UNA HOJA DE TRABAJO

Configurar una pgina es preparar una hoja para recibir datos, es preparar la hoja para colocarle mrgenes, rea de trabajo y orientacin de la hoja. COMO REALIZARLO: Ir al men diseo de pgina y aplique las siguientes opciones: 1. En una orientacin vertical el numero de columnas va hasta la letra G y la fila hasta el numero 50

2. En una orientacin horizontal el numero de columnas se extiende hasta la letra K y las filas hasta el numero 33. CONFIGURAR TAMAO DE LA HOJA 1. Podemos seleccionar el tamao carta u oficio; dependiendo del tipo de informe. APLICAR ESCALA AL TRABAJO Cuando requerimos ms espacio de trabajo, pero los datos no caben en estos espacios, aplicamos la opcin escala que es reducir la vista y los espacios de impresinEntre menor porcentaje aplicado a la escala, ms pequeos sern los caracteres a mostrar y su impresin ser igual. Si la impresora es de matriz de punto esta impresin ser casi ilegible y ser mejor en una impresora de inyeccin de tinta y alcanzara su calidad mxima en una impresora laser. La escala inicia en un 100% y disminuye en visualizacin hasta el mnimo que no debe ser inferior a un 60%

COMO MOVER FILAS Y COLUMNAS

Simplemente ubquese en la lnea de separacin entre las letras que identifican las columnas y los nmeros que identifican las filas y desplace las lneas con clic arrastrar y soltar, este movimiento se aplica a todas las filas y columnas de las celdas.

HOJAS DE TRABAJO

Excel permite insertar datos en forma de diferentes hojas como en una carpeta, esta carpeta es llamada libro y cada libro tiene diferentes hojas de la forma como el usuario desee agregarlas.

Para agregar nuevas hojas a un libro damos clic derecho sobre la barra inferior donde ubican las hojas, y dar clic en la opcin Insertar ----seleccione Hoja de clculo o tambin en office 2007 en la ltima hoja llamada insertar hoja.

Para eliminar una hoja de trabajo, botn derecho del mouse y en el men emergente seleccione la opcin ELIMINAR. Podemos adems cambiar el nombre a las hojas de trabajo de igual forma, con el botn derecho del mouse seleccione en el men emergente sobre la hoja la opcin cambiar nombre, este quedara seleccionado e insrtelo (escrbalo) luego clic fuera de la hoja para finalizar.

Podemos cambiar adems el color de la etiqueta utilizando el mismo mtodo botn derecho del mouse sobre las hojas y seleccione la opcin COLOR DE ETIQUETA en una paleta de colores seleccione el color deseado.

Podemos COPIAR OTROS TRABAJOS A NUESTRO LIBRO, y llevndolos de un libro a otro. Como realizarlo: 1. Deben estar abiertos ambas planillas la de de la hoja con datos y el libro nuevo con su nombre ya guardado 2. Botn derecho del mouse sobre la hoja a copiar y seleccione la opcin MOVER O COPIAR. 3. Aparecer un cuadro de dialogo donde selecciono a que archivo deseo realizar la copia, seleccinelo y luego coloque el puntero del mouse en la opcin (Mover al Final) si se desea y seleccione la casilla CREAR UNA COPIA y presione aceptar

ORGANIZACIN DE LA INFORMACION EN EXCEL FILAS HORIZONTALES 1 2 3 A A,1 A,2 A,3 B B,1 B,2 B,3 C C,1 CELDA C,3 D D,1 D,2 D,3

Verticales Columna

Se identifican las filas con nmeros y las columnas con letras. La identificacin en EXCEL es en forma COLUMNA, FILA En el cuadro de nombres: Podemos observar la ubicacin del cursor dentro de la hoja de trabajo

COMO INSERTAR DATOS EN EXCEL Simplemente escriba el dato nmero o letras y presione ENTER o me muevo con las teclas direccionales izquierda, derecha, arriba, abajo Solo se insertan datos numricos dentro de las celdas si van a tener clculos con ellos. Los Ttulos y subttulos se colocan alineados en la parte izquierda de la hoja

Combinar y Centrar Ttulos

En Excel podemos seleccionar un rango de celdas ej: A1 hasta G1 y luego dar clic al icono combinar y centrar. Nota: Debe aplicarse por lo general al finalizar el trabajo en la hoja de clculo.

MOVER LAS COLUMNAS DE LAS CELDAS Simplemente en la divisin entre las letras que identifican las columnas o si es del caso de los nmeros que identifican las filas, arrastrar la lnea a una nueva ubicacin. Auto-llenado de CELDAS Es la forma rpida como automticamente Excel inserta informacin as: 1. Creando series de datos: Escribimos 2 nmeros (diferentes) pero con sentido lgico, como 1,2 2, 4 10, 20, 100, 90; seleccionamos ambos datos al mismo tiempo y del segundo dato arrastramos de la parte inferior derecha, cuando el puntero del mouse se muestre como una cruz negra, arrastramos y soltamos el puntero del mouse

2. EN

LOS

DATOS

NUMRICOS

NO

SE

PUEDE

INSERTAR

EL

SEPARADOR DE MILES POR NINGN MOTIVO EJEMPLO 100 000 3. Se puede insertar coma (,) para realizar la separacin de nmeros decimales ejemplo 200,39. No puede insertar comas como separador de miles 200,000,00 4. Podemos realizar auto-llenado de celdas simplemente con escribir una palabra clave y luego presione ENTER Ejemplo LUNES ENERO ENERO 1

Simplemente igual que los ejemplos anteriores escribimos el dato y arrastramos ya sea hacia abajo o hacia la derecha 5. Si deseamos agregar rpidamente a una cifra los puntos separador de miles, seleccionamos las celdas y presione el icono separador de miles 6. Si deseamos aumentar o disminuir las cifras decimales presione los iconos aumentar decimales y disminuir decimales. 7. Por defecto en el rea contable el numero de cifras decimales son 2

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS Es una labor simple, seleccione los nmeros que identifican las filas o las letras que identifican las columnas; damos botn derecho del mouse y en el men desplegable seleccione la opcin insertar. Si deseamos eliminar las columnas o filas se realiza el mismo ejercicio.

COPIAR Y PEGAR FILAS Y COLUMNAS INSERTANDOLAS DE UN LUGAR A OTRO 1- Dar clic en el numero o letra de la fila o columna y luego con el botn derecho del mouse seleccione la opcin COPIAR

2- Ubicarse en la nueva fila o columna en su letra o nmero determinado y dando clic derecho seleccione del men emergente INSERTAR CELDAS COPIADAS. FORMATO DE EXCEL Normalmente en Excel hay datos que siempre llevaran una alineacin o un formato, por ejemplo CODIGO, FOLIO, CARNET, EDAD, AOS, SEXO; siempre se alinean en forma centrada, sin decimales. EL DETALLE DE UN ARTICULO O DESCRIPCION, NOMBRES Y APELLIDOS SE ALINEAN A LA IZQUIERDA LOS DATOS QUE PARTICIPAN EN OPERACIONES NUMERICAS QUE SIGNIFICA DINERO $$$; SE ALINEAN A LA DERECHA. El signo pesos solo aplica a totales generales.

ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS OPERADORES En Excel existe un orden para realizar operaciones numricas as: 1234Se desarrollan o despejar los parntesis ( ) Se ejecutan los exponentes 3^2 Se ejecutan al mismo tiempo Multiplicaciones y Divisiones Se ejecutan Sumas y restas

((3+4)*2) ((24/12)^3)*16% 1 3 2 4 5

3+4*2-24/12^3*16% 4 2 5 3 1 6

COMO REALIZAR UNA FORMULA

1. Inicia escribiendo el signo igual 2. 3.

= con este signo a Excel se le

4. 5.

indica que se prepare para iniciar una formula o una funcin. Con el botn izquierdo del mouse seleccione el primer trmino que ser parte de la operacin ejemplo: = A6 Seleccione el signo de operacin (suma, resta, multiplicacin, Divisin, porcentaje) +,-, *, /, %; el usuario debe escribirlo en su teclado Y luego presione el segundo termino Y presione enter si finalizo toda la operacin.

COMO REALIZAR UNA SUMATORIA

1. 2. 3. 4.

Ubquese en la celda resultado Luego presione del men INICIO el signo autosuma o sumatoria Excel mostrara el rango seleccionado Si es correcto el rango, presione ENTER, por el contrario cambie el rango de celdas y de igual manera presione ENTER

FUNCIONES
Una funcin es una formula abreviada, la funcin es de inmediata aplicacin a un rango de celdas o una celda en particular. 1. Funcin SUMA se aplica a un rango de celdas en particular. a. Para aplicar una funcin primero escribimos el signo = b. Escriba la funcin a aplicar ya sea MAX, MIN, CONTAR, REDONDEAR, PROMEDIO, SI. c. Abrir parntesis y escoja el rango de celdas (grupo de celdas) d. Cerrar parntesis y presione ENTER para finalizar 2. Nota: Las funciones al igual que las formulas se les puede colocar formato de celdas y se pueden arrastrar. (Arrastrar y soltar). 3. FUNCION MAX: Halla el valor mximo de un rango de celdas a. Sintaxis =max(rango1:rango2) enter 4. FUNCION MIN: Halla el menor valor de un rango de celdasa. Sintaxis =min(rango1:rango2) enter 5. FUNCION CONTAR: Devuelve el numero de celdas que cumplan con la condicin contar 1 a uno (No incluye valores alfabticos) a. Sintaxis: =contar(rango1:rango2) enter 6. FUNCION PROMEDIO: Aplica un promedio de datos a un rango de celdas. a. Sintaxis: =promedio(rango1:rango2) enter 7. FUNCION REDONDEAR: Es aproximar un valor decimal a un nmero entero prximo a. Sintaxis: =redondear (numero a redondear; 1) enter.

b. Ejemplo 3,96 4,00

FUNCION LOGICA SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. OPERADORES DE COMPARACION: > >= < <= = <> MAYOR QUE MAYOR IGUAL MENOR QUE MENOR IGUAL IGUAL DIFERENTE DE

Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba lgica Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100 A11<4 A2>=4, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.

Valor_si_verdadero

es el valor que se devuelve si el argumento prueba lgica

es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba lgica se evala como VERDADERO, la funcin Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba lgica es

FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba lgica se evala como FALSO, la funcin SI

muestra el texto "Presupuesto excedido".

COMO APLICARLO Ir al men FORMULAS y seleccione FX, es decir la opcin para insertar funciones y luego presione la opcin SI Aparecer un cuadro de dialogo.

SUBTOTALES
Puede calcular automticamente subtotales y totales generales en una lista de una columna utilizando el comando Subtotal Se puede realizar cuando las celdas tienen una celda comn que tienen a su vez una descripcin de un artculo o su detalle.

Como aplicarlo: 1- Se realiza una lista de artculos con la informacin de sus datos para aplicar mientras que tengan un campo en comn 2. Se selecciona toda la informacin de las celdas incluyendo los ttulos de cada columna, no se incluyen los totales porque este se realiza automticamente. 3. Antes de aplicar subtotales se organizan los datos en forma alfabtica ordenndolos por el campo que queramos, este campo ser el del rompimiento. El campo de rompimiento es aquel por cual deseamos dar un total por artculo.

Debemos ordenar los datos por la opcin columna y escoja ordenar por ________la columna seleccionada. Los campos debern seleccionarse todos para evitar que unas columnas se ordenen y otras no. Todas las celdas se ordenaran de acuerdo a la columna seleccionada. De nuevo seleccionamos todos los campos que ya estn ordenados, se toma la opcin en el cuadro de SUBTOTAL, para cada cambio en (Escoger el campo de rompimiento) ARTICULOS en este caso; usar la funcin

COPIADO Y PEGADO ESPECIAL

Dentro de un trabajo podemos copiar y pegar datos vinculndolos en la misma hoja o en otra hoja, en otro archivo o en otro archivo de un programa diferente. Cuando vinculamos un archivo o una informacin con otra, si los datos de origen cambian, tambin cambiara la informacin de destino. Se realiza seleccionando la informacin a copiar, luego dar botn derecho del mouse y seleccione del men emergente la opcin copiar o CTRL +C, de esta manera se copia. Para pegar ir a la hoja de destino o sitio de destino y dando botn derecho en la barra emergente seleccione la opcin pegado especial, aparecer un cuadro de dialogo. Dar clic en el botn PEGAR VINCULOS

VALOR ABSOLUTO
Se aplica cuando necesitamos realizar una operacin por valor fijo, para evitar que las celdas se muevan al copiar la formula. Como aplicarlo: Seleccione la celda de la primera operacin, luego escriba el signo de operacin (*) y en el segundo operador coloque en medio entre la letra que identifica la columna y el nmero que identifica la fila el signo $; para ingresar a la formula presione la tecla F2 =A1 * B$1, la formula ya no se mover en el segundo trmino.

CREACION DE GRAFICOS
Se realiza para generar un grafico que muestre el comportamiento de los datos en un tiempo determinado. Para generar un grafico debemos seleccionar los datos a graficar menos los totales Para generar un grafico en Excel 2007 debemos solo realizar los siguientes pasos: 1- Seleccione los datos, sin incluir totales 2- Ir al men INSERTAR y seleccione el grafico que deseamos representar, los ms comunes son: Columna, Lnea, circular y barra.

VALIDACION DE CAMPOS
Es utilizado en las celdas para ingresar los datos y al hacerlo, que estos tengan que realizar una accin llamada validacin, esta validacin debe aplicarse a todas las columnas excepto a los ttulos de las columnas Como aplicarlos: 1. 2. 3. 4. No deben insertase datos en las celdas excepto los ttulos de columnas Una a una cada columna debe seleccionarse, se valida COLUMNA x COLUMNAS Ir al MENU DATOS y dar clic en VALIDACION Aparecer un cuadro de dialogo con tres opciones para llenar

OPCION CONFIGURACION
Aqu se tendr en cuenta el CRITERIO DE VALIDACION y seleccionar los datos para validar DATOS NUMERICOS: Solo se validaran aceptando campos de una determinada longitud y un tipo de campo NUMERICOSeleccionamos datos ENTRE Se determina el valor mnimo y mximo para ingresar datos al sistema. Obligatoriamente tendremos que limita la informacin y colocar los avisos respectivos de restriccin.

Esta segunda pestaa debe informar al usuario que tipo de informacin debe ingresar

Si el usuario se equivoca al ingresar los datos, el sistema debe mostrar un mensaje de error, tambin programado para informar que tipo de error se produjo