Domina tu tiempo

52 tcnicas para gestionar el tiempo de Investigadores

Posiblemente te habrs preguntado, en ms de una ocasin si a lo largo de un da podras haber aprovechado una hora ms. El secreto est en adoptar pequeos cambios que te ayuden a aprovechar esa hora e incluso alguna que otra ms. A continuacin te proponemos 52 consejos rpidos y sencillos:

1 - Confecciona un listado en el que priorices tu

tareas. Clasifcalos del siguiente modo: A- para las tareas ms importantes B- para las tareas importantes C- para las tareas poco importantes D- para las tareas sin ningn tipo de importancia Dale prioridad a las tareas del tipo A antes que a las del B y trata de deshacerte de todas las tareas tipo D (delegndolas a otra persona). Realiza las tareas tipo C nicamente cuando tengas tiempo de sobra.

11 -Tienes algo fastidioso que hacer? Djalo para

mas tarde- igual que cuando te dejas los bordes de una pizza o pastel para el final. NO te pongas excusas para no hacerlo pero permtete el lujo de posponerlo.

necesario en una reunin concreta, si sacaras provecho de ella y en qu podras contribuir.

21 -Confecciona una agenda de reuniones. Si una

reunin es absolutamente necesaria, entonces debers crear una agenda con los tiempos y adherrsela a la reunin en cuestin. Desarrolla los puntos clave de la reunin y determina quin va a hacer un seguimiento de ellos, de manera que no se repitan los puntos de un mes a otro.

12 -Mrcate plazos. Ponle un plazo a una tarea y

termnala. Aquellas tareas que se programan para hacer lo antes posible acaban apiladas todas juntas y al final se posponen. Mrcate plazos de una manera realista y establece, adems, un tope de tiempo.

2 -Haz un esquema con los aspectos bsicos- esto

ni siquiera te llevar un minuto; de este modo, podrs reducir tu listado de tareas.

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13 -Evita aquellos procedimientos que te lleven a

una crisis de gestin. Si esperas a que falte poco para que cumplan los plazos tendrs que hacer frente a un estrs aadido y tendrs que apurar al mximo para terminar esas tareas: tu nica opcin ser volver atrs y rehacerlas. Si te encuentras en esta situacin con mucha frecuencia, entonces probablemente tendr mucho ms que ver con una falta de previsin que con tus responsabilidades diarias.

3 -Reserva algo de tiempo todas las noches para

planear tu trabajo del da siguiente: saber qu hars maana te ayudar tambin a dormir mejor. Planificar la noche antes te ayudar a estar ms descansado y a concentrarte mejor en tu trabajo el da siguiente.

-En las reuniones asgnale un tiempo a cada uno de los puntos de la agenda del da. Por ejemplo: 2.00-2.20 Nuevas tareas rotativas de laboratorio 2.20-2.45 Cambios en los procedimientos de seguridad. Esto reforzar la discusin.

23 -Convoca reuniones en lugares apropiados. Si

tienes una reunin con un representante comercial y no quieres que se extienda demasiado, sugirele, por ejemplo, que la reunin tenga lugar en una cafetera o local de comida rpida. Pero si, por el contrario, te interesa que sea ms larga, propn un restaurante que resulte agradable. Solo por la eleccin del sitio podemos influir en el tiempo y en la calidad de la reunin.

4 -Trabaja en un lugar y en un escritorio que estn

siempre limpios y ordenados. Trabajar en un lugar poco ordenado te har perder de 60 a 90 minutos diarios buscando cosas; o bien te har perder la concentracin en tu trabajo. Un lugar de trabajo desordenado puede quitarte una cantidad de tiempo y energa muy importante para tu trabajo.

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-Progrmate el tiempo que te llevar organizar tu lugar de trabajo con el fin de centrarte mejor en l. -Reduce el flujo continuo de documentos innecesarios mediante la eliminacin de informes y listas de correo basura; de este modo, no tendrs esos documentos o correos en lugar preferente. -Selecciona los documentos con el fin de que solo los elementos ms importantes terminen sobre tu escritorio. Si no tienes a nadie que te lo haga, lo puedes realizar mediante equipos de auto-seleccin. Nombra a cuatro personas para que te ayuden. Los lunes puedes ocuparte t de seleccionar los documentos entrantes para el resto del equipo; el martes, la segunda persona lo realiza para el resto del equipo; y as sucesivamente. Rotar la actividad durante toda la semana entre los miembros del equipo permitir llevar a cabo esta tarea sin que resulte demasiado pesada.

-Fjate tu propia meta con el fin de leer solamente la primera pgina. Si te ves en la necesidad de leer informacin muy extensa y tediosa como resultados o datos de laboratorio o un artculo cientfico muy largo, compromtete a leer solo la primera pgina en cinco minutos. Antes de que te des cuenta ya habrs terminado.

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-Registra las interrupciones. Existen interrupciones buenas y malas. De hecho, a ti te pagan para que te encargues de las interrupciones tipo A y B, porque las del tipo C y D te quitarn un tiempo muy valioso y te traern problemas.

15 -No aspires a la perfeccin.

Se trata del juego de la regla 20/80 en la cual, invirtiendo el 20% de tu tiempo consigues el 80% del resultado y as avanzas. Si sufres de perfeccionismo, el 80 % no ser suficiente, querrs que tus resultados sean perfectos. Pero puede que te cueste otro 80% del tiempo que has dejado para conseguir ese 20% extra del resultado, hacindolo 16 veces ms caro.

25 -Apunta todas las interrupciones en una libreta:

el registro de interrupciones puede parecer una autntica lata aunque solo te llevar unos segundos. Si esperas al final de da para rellenar dicho registro, se te olvidar; por eso debes ocuparte de esto despus de cada interrupcin.

26 -Elabora dos registros para las interrupcionesuno de tipo "presencial" y otro "telefnico". Separar estos registros es necesario porque ambos miden parmetros distintos.

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-Delega parte de tu trabajo. Si quieres sacarlo adelante no siempre tendrs que hacerlo tu solo, especialmente cuando se te eche el tiempo encima. Cdele algo de trabajo a tus compaeros.

27 -Realiza los registros de tres a cinco das: esto

te dar una visin ms exacta de un da normal de trabajo. Observa quin o qu te interrumpi, de qu se trataba, cunto tardaste en gestionarlo y si se trataba de una A, B, C o D. Haz todo lo posible para evitar interrupciones del tipo C y D.

17 -S razonable cuando delegues. Intenta delegar

sin ponerte posesivo y sin que parezca que de ello depender que te den el proyecto o subvencin de tu vida; llvate bien con tus compaeros de investigacin de los laboratorios adyacentes.

-Realiza un experimento completo al da. Focaliza tu atencin en un solo experimento diario, as aprovecharas mejor tus recursos. Si tienes que esperar a que termine el experimento (tiempos muertos), usa este tiempo para actividades complementarias.

18 -Deja a un lado esa tarea que te gusta controlar.

Psasela a la persona apropiada y proporcinale el apoyo y los instrumentos necesarios. Deja que tome sus propias decisiones y que se equivoque y ofrcele algo de feedback con el objeto de maximizar los resultados.

28 -No respondas al telfono. Si se trata de algo

importante volvern a llamar; y por supuesto, si ests esperando una llamada importante, atindela (aunque la mayora de las llamadas no son relevantes, por lo que puedes dejarlo sonar). Debes ensear a las personas cmo deben tratarte: si siempre que te llaman al telfono ests disponible, lo que les ests transmitiendo es que pueden llamarte a cualquier hora.

-Trabaja por tiempos. Por ejemplo, tienes una propuesta de envergadura y, prepararla te va a llevar tres horas de trabajo. Por consiguiente, segmenta el tiempo; utiliza los primeros 20 minutos para realizar un esquema y un listado de recursos. A continuacin, anota la parte para el da siguiente. Puede que tengas que dedicarle cuatro o cinco das, pero as te asegurars de terminar la tarea aunque sea de manera segmentada.

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Planifica bien, pero agrega un poco de flexibilidad al plan por si tienes que hacer cambios urgentes.

-Contrata a algn especialista que te haga ciertos trabajos. Busca a un experto que te haga la declaracin de la renta, paga a alguien para que te corte el csped, contrata servicios profesionales para la elaboracin de currcula, etc. Consulta tu lista de tareas, reuniones y eventos programados y hazte esta pregunta: estoy aprovechando el tiempo como es debido? Si la respuesta es no, entonces delega todo aquello que creas conveniente.

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-No te preocupes si no recuperas el tiempo perdido por culpa de las interrupciones; normalmente, la gente pierde la mitad del tiempo de trabajo por culpas de ellas. Con solo recuperar una hora y media al da o siete horas y media semanales, al final se traducir en que habrs recuperado nueve semanas de trabajo en un ao.

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-No desperdicies tiempo en reuniones innecesarias. Pregntate si eres estrictamente

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30 -Trata de identificar la cantidad de tiempo que
empleas en aquellas cosas que mejor se te dan. Despus haz los ajustes necesarios para encontrar tiempo de trabajo y dedcaselo a las cosas que aumentan notablemente tu trabajo y tu productividad personal. disponer de ms aprovechndolo. tiempo es sencillamente

41 -No justifiques tu productividad por lo que has

dejado sobre tu mesa: hazlo por lo que has conseguido. Siempre que los puntos que hayas realizado sean ms importantes que los que te has dejado se traducir en que tu da de trabajo ha sido productivo.

tu vida, visualiza las cosas de manera positiva. Bloquea los mensajes negativos. Lee algo positivo o estimulante. Camina, haz ejercicio, desayuna bien, dchate. Controla tu mente, tu cuerpo y tu entorno.

49 -Ten claro si eres un caballo de carreras o una

tortuga. Un caballo de carreras es alguien que trabaja perfectamente con una sobrecarga. Lo que realmente le inyecta una carga de adrenalina a un caballo de carreras es tener mucho trabajo que hacer. Una tortuga es alguien que funciona mejor a un ritmo ms medido. Tanto los caballos de carreras como las tortugas logran muchas cosas en este mundo. Sencillamente lo hacen de una manera diferente. Si eres caballo agrupa todas las reuniones de trabajo que puedas, pero si eres una tortuga lo mejor es ponerlas distantes.

31 -Si lo que realmente quieres es gestionar mejor

tu tiempo y eres consciente de cmo lo ests haciendo, tendrs que ser capaz de identificar modos eficientes y rpidos que te permitan ocuparte de tus tareas diarias.

42 -No pases todos los puntos incompletos al da

siguiente. En vez de eso, psalos al siguiente da que te venga bien para su conclusin- un da que sepas que vas a tener tiempo de sobra para ello.

32 -Busca el equilibrio. Tener muchas cosas que

hacer y el tiempo escaso solo te provocar estrs, frustracin y te pondr en una situacin de crisis organizativa. Aprende a buscar equilibrio en las siete facetas de tu vida: salud, familia, dinero, relaciones, carrera profesional e intelectual, espiritual. Con que solo una de estas facetas no est en equilibrio conseguir afectar al resto. No permitas que tu salud, tu familia o tu trabajo sean los que dominen tu tiempo.

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33 -No distribuyas tu tiempo en funcin de quien

ms lo necesita sino de quien ms lo merece. No seas negativo ni arrogante si esto implica que alguien no merezca tu tiempo. No permitas que la demanda de tu tiempo supere notablemente a la oferta.

-Planifica siempre teniendo en cuenta las interrupciones. Es posible que la mayora de las interrupciones se produzcan a primera hora de la maana y al comienzo de la semana. Esto implica que, si lo primero que has planificado es llevar a cabo un proyecto vital el lunes por la maana, sentirs frustracin nada ms empezar porque el telfono te empezar a sonar o el personal tcnico no parar de entrar donde tu ests. Planifica, pues, tus proyectos ms importantes ms tarde ese mismo da y a lo largo de la semana cuando sepas que tendrs menos probabilidades de que te interrumpan.

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-Ponte una meta. Si no sabes adonde vas, cuando llegues nunca lo sabrs. Cuando hagas las cosas que tienes que hacer, no dejes que los tengo que te absorban: nunca vivirs una vida plena y satisfactoria a menos que le dediques algo de tiempo a los quiero hacer.

51 -Escribe tu plan de accin y los pasos a seguir

para lograr tus objetivos. Revsalo con cierta periodicidad y haz los cambios oportunos.

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-Utiliza un calendario o aplicacin para priorizar tu tiempo. Llvalo contigo a todos sitios, al laboratorio y a cualquier compromiso social o familiar. El control empieza cuando, en lugar de tratar de recordar las cosas, las anotamos.

35 -Mantn todas tus citas y eventos programadosde trabajo y personales- en un nico lugar. De este modo, no corrers el riesgo de programar responsabilidades de trabajo y un compromiso personal a la misma hora.

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-S puntual y no llegues tarde. Si llegas tarde, tu probabilidad de ir dejando las cosas para despus ir en aumento.

-Evita el agotamiento. Los investigadores, a menudo dicen: har todo lo que haga falta para terminar este proyecto; desde luego, se trata de una tica de trabajo encomiable. Pero si te quemas y, entonces, te marchas, al final no gana nadie; el organismo o institucin para el que trabajas tendr que contratar a otra persona para reemplazarte y el valor de tu experiencia se perder y habr que empezar de nuevo. Cambiar de trabajo para experimentar nuevas oportunidades y mejorar, a veces, puede ser una buena tctica, pero abandonar un puesto, por mero agotamiento, por el solo hecho de aceptar otro puesto y quemarte de nuevo es contraproducente.

52 -Reljate un poco. No tienes que ser productivo

el 100 por 100 del tiempo. Una de las mayores ventajas de aprender a gestionar mejor el tiempo es que al final acabas teniendo ms tiempo para ti mismo. Lo necesitas. Disfruta con tu trabajo, con cada momento y cada relacin personal al mximo. Aprende de todas las experiencias (incluso de las negativas) de manera que puedas aplicarlas de forma productiva.

45 -Aprovecha tu agenda con el fin de programar

reuniones o eventos entorno a ella. Digamos que un colega investigador de Madrid quiere concertar una cita el 26 de septiembre para hablar sobre una colaboracin contigo, pero te das cuenta de que ser el da 29 cuando estars en la ciudad. Trata de combinar citas en un mismo da para ahorrar tiempo.

37 -No vayas dejando las tareas tipo A y B para

despus. A la hora de enfrentarte al hecho de ir dejando todo para luego, convirtelo en un juego: date una recompensa al final por haberlo hecho.

38 -Cete

al trabajo. Son las dos de la tarde y tienes que trabajar en ese experimento largo y tedioso con cultivos celulares. Pretendes marcharte a las 5 pero pierdes casi una hora y media buscando material, vas a por caf, etc.; y piensas, vaya, ya es demasiado tarde para ponerme con esto. En lugar de eso, qudate en la zona de experimentos y convncete de que no puedes irte hasta que hayas terminado el trabajo. Cuando hayas acabado s positivo contigo mismo o date una recompensa.

46 -No te cargues de negatividad antes de irte a la

cama. No veas las noticias de la noche; en vez de eso, pon tu programa de humor favorito, lee una novela que te distraiga o ten una conversacin agradable con una persona que sea especial para ti. Dormirs mejor y te despertars con una sensacin fantstica.

47 -Duerme lo suficiente. Los estudios demuestran

que el 75 por ciento de la poblacin se encuentra cansada prcticamente a cualquier hora del da principalmente por el modo de llevar la semana. Muchsimas personas sufren das de mucho estrs por no planificar bien; por eso, su descanso no es de calidad. Sin una buena noche de descanso no estars en las mejores condiciones.

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-En vez de decir, lo voy a hacer todo, d lo siguiente: voy a hacer todo aquello que es ms importante. Esto te permitir que te centres en la calidad y no en la cantidad. -No te conviertas en vctima de las cosas irrelevantes, es decir, todas las exigencias, peticiones y responsabilidades de trabajo que se acumulan en un cajn sin fondo y que nunca puedes acabar. Al final del da no has terminado todo aquello que es ms importante porque te has visto abstrado por todas esas cosas. El nico modo de

48 -Levntate una hora antes de lo normal. Todos

necesitamos tener una hora a la que levantarnos. Saca provecho de esto: levntate todos los das una hora antes de lo habitual y arrancars el da con buen pie. Cntrate en las circunstancias normales de

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