Manual para el Manejo de Caja Chica I.

DEFINICIONES: Egreso de Caja Chica: Documento oficial mediante el cual se autoriza la salida de dinero de la Caja Chica de la empresa. Comprobante de Gastos: Documento en el cual se autoriza el pago de un bien o servicio mediante un documento de respaldo que no cumple con los requisitos estipulados en la Ley y Reglamento del impuesto sobre Renta. Comprobante de Caja Chica: Documento mediante el cual se autoriza el adelanto de dinero de la Caja Chica. II. OBJETIVOS:

Objetivo General: Establecer las normas y procedimientos aplicables a los pagos realizados por medio de los Fondos de Cajas Chicas. Objetivos Especfico: 2.1 Establecer el procedimiento a seguir en los casos en que se cancela bienes y servicios por medio de Caja Chica. 2.2 Definir la responsabilidad y el flujo de los documentos que intervienen en los pagos y reintegros de Cajas Chicas. III. NORMAS: Las disposiciones establecidas en este Manual son de conocimiento general y de aplicacin obligatoria de todos los Fondos de Caja Chica existentes o que existan en el futuro y por las partes involucradas en el proceso, su desacato se considera falta grave. El fondo de Caja Chica estar constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras o gastos incurridos, comprobantes de caja Chica por adelanto de dinero y formularios de solicitud de reintegros pendientes. El monto mximo que podr adelantar el custodio del fondo ser de C 30.000 (Treinta mil colones). Pagos mayores a ste monto debern ser autorizados por el Gerente General. La Caja Chica se utilizara para realizar pagos de dinero efectivo para reconocer conceptos que se ajusten a las siguientes estipulaciones:

Erogaciones por gastos en adquisicin de bienes o servicios; siempre y cuando no ocurra un fraccionamiento en la compra. No podr reconocerse por este sistema gastos relativos a maquinaria, mobiliario, equipo y herramientas, salvo previa autorizacin del Gerente General. Cuando la compra se clasifique como urgente e imprevisible, previa autorizacin del Gerente General, segn el fondo donde se produzca la necesidad. Queda prohibido el pago de sueldos sujetos a regulaciones del Cdigo de Trabajo, Caja Costarricense de Seguro Social. La creacin, asignacin del monto y el cierre de cada fondo de dinero en efectivo es potestad de la Gerencia General, de acuerdo con las necesidades de la empresa. El reintegro de las sumas asignadas se har semanalmente de acuerdo con la necesidad de reponer los adelantos y cancelaciones asignadas. Queda prohibido mantener o sustituir los fondos de Caja chica por valores que no sean los autorizados en este Manual. Se pagarn nicamente aquellos comprobantes con una antigedad igual o menor a 10 das naturales y todo adelanto para gastos ser liquidado en un plazo no mayor de 15 das hbiles posteriores al recibo de dinero; el custodio comunicar a su superior inmediato, en un plazo no mayor a cinco das hbiles, las liquidaciones que se presenten extemporneamente. Los diversos formularios que se utilicen en la operacin no deben presentar tachaduras, borrones, rupturas o alteraciones de cualquier naturaleza que hagan dudar de su legitimidad. No se girar adelanto alguno al empleado que tuviese pendiente la liquidacin de un adelanto anterior. El departamento de Contabilidad efectuar verificaciones o arqueos sorpresivos a los fondos. Cualquier faltante que se produzca al momento de practicarse el arqueo, deber ser cubierto de inmediato por el custodio, en caso de sobrante deber confeccionarse el recibo correspondiente y depositar el dinero en la cuenta corriente de la empresa. El fondo de dinero debe estar bajo la custodia de una sola persona, en caso de ausencia del encargado del fondo el jefe inmediato deber asignar a un

empleado para ejercer la suplencia, previo arqueo de esos fondos, con la firma respectiva de los empleados involucrados.

Es prohibido cambiar cheques con dineros de este fondo. En caso de no realizarse la compra que origin el adelanto, el dinero deber ser devuelto al fondo en forma inmediata. IV Procedimiento: La persona que requiera realizar una compra por el Fondo de Caja Chica deber solicitar el dinero al custodio, el monto no debe exceder C 30.000 (Treinta mil colones). El custodio proceder a confeccionar el Comprobante de Caja Chica, el cual deber firmar en el espacio de aprobado y la persona que recibe el dinero en el espacio de recibido, el comprobante quedar en poder del custodio hasta que la persona liquide el adelanto. Para realizar compras que sobrepasen lo estipulado en el punto 1., de este apartado, se requiere la autorizacin en el comprobante del Gerente General. Para liquidar el respectivo Comprobante de Caja Chica la persona que solicito el adelanto deber pedir al custodio un formulario de Egreso de Caja Chica o Comprobante de Gasto segn sea el caso, el cual deber entregar debidamente lleno y autorizado por la gerencia respectiva, en conjunto con las facturas o recibos que respalden el gasto, al custodio, as como reintegrar el sobrante de dinero o la cancelacin de la diferencia en caso de que el gasto fuese mayor. Este debe ser liquidado en un plazo no mayor de tres das hbiles posteriores al recibo del dinero. La persona que haga uso del Comprobante de Caja Chica, as como el custodio debern de velar porque los comprobantes de pago y facturas cumplan con los siguientes requisitos de presentacin: Original de la factura o comprobante de pago. Fecha y lugar. Emitido a nombre de la empresa Nombre de la empresa o persona que presta el servicio o suministra el bien, nmero de cdula jurdica o fsica, direccin y nmero de telfono. Si es persona fsica debe firmar la factura o comprobante de pago e indicar su nmero de cdula. Importe de la compra y detalle de los bienes y servicios adquiridos, no se debe utilizar como descripcin la palabra varios.

 Sello o leyenda CANCELADO. Podrn presentarse notas aclaratorias al dorso con la respectiva firma del funcionario que realiza el gasto. Todos los comprobantes de compra de bienes y servicios deben estar autorizados por la Administracin Tributaria, salvo los casos enumerados en el Reglamento a la Ley de Impuesto sobre la Renta. Se pagarn nicamente aquellos comprobantes con una antigedad igual o menor a diez das. En caso de que en razn del bien o servicio no existiera factura que justifique el gasto, se confeccionar una boleta denominada Comprobante de Gasto, que compruebe y detalle el mismo, sealando beneficiario, el bien o servicio, el monto correspondiente, la firma, nombre y el nmero de cdula del beneficiario, as como la respectiva autorizacin de la correspondiente gerencia. Una vez que el custodio ha revisado toda la documentacin y este conforme, debe guardarla hasta que solicite el reembolso correspondiente, el cual debe ser como mnimo una vez a cada dos meses o al tener comprobantes por el 70% del Monto de Caja Chica (C179.000 ciento setenta y nueve mil colones). Para el reembolso del fondo de Caja Chica el custodio debe elaborar una Solicitud de Reintegro de Caja Chica debidamente detallada acompaada de los justificantes del caso (Comprobante de Caja Chica, Egreso de Caja Chica o Comprobante de Gastos y la factura o comprobante de pago, todos debidamente aprobados y recibidos), el Encargado de Caja Chica es el nico responsable de solicitar el reintegro semanalmente. La respectiva Solicitud de Reintegro deber ser presentada al Gerente General para su revisin, el cual verifica la solicitud en cuanto a la legitimidad de los comprobantes, extensiones aritmticas y dems requisitos, no se harn reembolsos de bienes o servicios adquiridos por medio de la caja chica, si contraviene lo dispuesto en el presente Manual. Una vez revisado debe firmarlo e indicarla fecha de revisin. Los reintegros de caja chica se harn por medio de cheque, girado a nombre del responsable del manejo del fondo de Caja Chica y se le entregaran nicamente a ste. El Encargado del Fondo de Caja Chica debe manejar este en forma independiente de otros dineros ajenos al fondo.

Todos los empleados que soliciten, tramiten, autoricen documentos, sern responsables segn sea la funcin que desempeen, aparte del obligatorio de los siguientes deberes: El empleado que autoriza la utilizacin de los fondos de Caja Chica debe garantizar que se cumpla con lo estipulado en este Manual. El empleado que autorice de manera improcedente el pago de un bien o servicio por medio de Caja Chica, ser responsable en forma solidaria con la persona que lo solicit. Ambos debern reintegrar la suma desembolsada por Desarrollo dentro del da hbil siguiente a la deteccin del hecho por parte de las Unidades Administrativas, sin perjuicio de las medidas disciplinarias que correspondan por tal actitud.