DISEO y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONES R.

L DAFT 2010

EN

LAS

Organizaciones mecanicistas y orgnicas A continuacin sealar varios trminos que se utilizan frecuentemente en una organizacin mecanicista y orgnica: Organizacin mecanicista: est diseada de modo que los individuos y las funciones se comportarn de formas previsibles. Hay enorme dependencia de reglas, centralizacin de autoridad y rgida jerarqua de autoridad. Organizacin orgnica: es como todo lo contrario de la mecanicista. Se caracteriza por su uso bajo y moderado de reglas, autoridad descentralizada, una estructura de autoridad flexible y mayor participacin de los empleados en toma de decisiones.

Burocracia: es un sistema de reglas y reglamentos para mejorar la eficiencia de la organizacin. Jerarqua de autoridad: seala quien depende de quin en una organizacin. Centralizacin: significa que todas las decisiones mayores se toman exclusivamente en el nivel ms alto de la organizacin. Esto sucede en la mayora de las organizaciones mecanicistas. Divisin del trabajo: distintas formas de dividir las tareas y el trabajo para poder alcanzar las metas. En una organizacin mecanicista el trabajo est muy dividido. Cuanto menos tareas desempee una persona, tanto mejor se espera que haga su tarea. Reglas: enunciados formales que especifican las conductas y las decisiones de los empleados si son aceptables o no. Las reglas son importantes en las organizaciones mecanicistas y orgnicas pero las mecanicistas tienen reglas muy detalladas y rgidas.

Procedimientos: secuencias de pasos, previamente establecidos, que los gerentes y los empleados deben seguir para desempear sus tareas y lidiar con sus problemas. Estas proliferan en una organizacin mecanicista. Impersonalidad: es la medida en que las organizaciones tratan a sus empleados, clientes y otras personas con base en caractersticas objetivas, distantes y rgidas. Cadena de mando: orden jerrquico de la autoridad y la responsabilidad. Unidad de mando: afirma que ningn subordinado debe recibir instrucciones de ms de un solo superior. Tramo de control: cantidad de empleados que dependen directamente de un gerente. Diseo organizacional es: un proceso que consiste en elegir una estructura para las tareas, las responsabilidades y las relaciones de autoridad dentro de una organizacin. Influye en los patrones de comunicacin entre los colaboradores. El diseo organizacional tiene un papel fundamental para que una empresa alcance el xito. Un recurso importante es el Organigrama una representacin grfica de la estructura interna de la organizacin que muestra como estn interrelacionadas las distintas reas o funciones. Por lo tanto se debe identificar La departamentalizacin: utilizada para conocer la funcin especializada dentro de la organizacin. Divisin: se utiliza para identificar una parte ms grande de la organizacin. Factores clave para el diseo organizacional La eleccin del diseo de una organizacin entraa una serie de intercambios, tomando en cuenta tres factores principales del entorno, factores estratgicos, y los recursos tecnolgicos que repercuten en la eleccin del diseo. Otros factores importantes son los proveedores, clientes y nuevos competidores tambin afectan al diseo organizacional. Factores del entorno Los factores del entorno que se deben de tomar en cuenta son: las caractersticas del entorno presente y del que se podra presentar en el futuro, y la forma en que estas caractersticas afectan la capacidad de la organizacin para poder funcionar con xito. Toda organizacin existe dentro de un

entorno marcando cuatro factores importantes del ambiente externo: proveedores, distribuidores, competidores y clientes. Proveedores: una organizacin debe desarrollar y mantener relaciones con sus proveedores para obtener los materiales que necesita a la hora deseada. Distribuidores: una organizacin debe establecer canales de distribucin que le den acceso a los clientes. Los distribuidores son las distintas organizaciones que ayudan a otras a entregar y vender sus productos. Competidores: influyen en el diseo de una organizacin porque la impulsan a ser ms productiva. Los competidores motivan a una empresa para que mejore. Clientes: la relacin con los clientes es vital porque gracias a ellos se mantienen las empresas. Ellos pueden evaluar con facilidad los costos de distintos productos y optar por otros hbitos de compra con un mnimo de inconveniencias. Se debe de tomar la opinin del cliente para que la empresa mejore. Factores estratgicos Las estrategias tambin afectan las decisiones del diseo de las organizaciones. Hay tres estrategias bsicas para tener una ventaja competitiva: liderazgo en costos (estrategia de costos bajos), la diferenciacin y las estrategias de enfoque. Liderazgo en costos (estrategias de costos bajos): se basa en la capacidad de la organizacin para proporcionar un producto o servicio a un costo ms bajo que sus rivales. Hay riesgos al hacer esto pues la empresa puede encerrarse en un diseo que cuesta mucho dinero cambiar, la capacidad de los competidores para imitar una estrategia y la gerencia puede que no preste atencin a los cambios del entorno. Estrategia de diferenciacin: consiste en ofrecer a los clientes algo nicos que hace que el producto o el servicio de la organizacin sean distintos de los de la competencia. Estrategia de enfoque: tiene por objeto ayudar a la organizacin a dirigirse a la meta. Consiste en que la empresa se especialice de un modo que otras no la puedan igualar con efectividad. Factores tecnolgicos

A la tecnologa, en las empresas, se entiende como el proceso mediante el cual la organizacin transforma los insumos en productos. Interdependencia de las tareas: se refiere a la medida en que el trabajo desempeado por una persona o departamento afecta al que desempean otros miembros. Hay tres tipos de interdependencia: Interdependencia agrupada: los departamentos son relativamente autnomos y hacen una contribucin identificable en la organizacin Acaso es posible en una organizacin mecanicista? Interdependencia en secuencia: cuando un departamento o equipo debe terminar ciertas tareas antes que uno o varios equipos o departamentos ms puedan desempear sus tareas. Es un orden o flujo predeterminado de actividades. Interdependencia recproca: es cuando los productos de un equipo o departamento se convierten en los insumos de otro equipo o departamento y viceversa (Comunicacin organizacional) Las unidades de la organizacin dependen unas de otras para elaborar un producto.

HAY DIFERENTES OPCIONES DE DISEOS QUE LOS GERENTES PUEDEN ELEGIR: Diseo funcional: implica la creacin de productos, equipos y departamentos con base en actividades especializadas. Es la forma ms empleada y aceptada en la departamentalizacin. Se estandarizan tareas especializadas y automatizadas. Con frecuencia los departamentos son agrupados por funciones (ingeniera, recursos humanos,

compras, ventas, etc.) y las tareas tambin (recepcin, troquelado, niquelado, armado). Ventajas: se identifica con claridad las responsabilidades y se asignan en consecuencia y los empleados lo entiendes con facilidad, mantiene bajos los costos administrativos, incrementa posibilidad de comunicacin, apoyo recproco y se desarrolla mejor la habilidad especializada de los empleados. Desventajas: propicia un punto de vista limitado que se concentra en un conjunto de estrecho de tareas, la coordinacin de los departamentos puede ser difcil, los empleados no se sienten como parte de un todo debido a la divisin y los empleados no tienen contacto directo con el cliente. Diseo geogrfico: implica establecer las principales unidades de la organizacin en trminos geogrficos, al mismo tiempo que se conservan aspectos centrales del diseo funcional. Muchas de las funciones para atender un territorio geogrfico se colocan bajo un gerente. Permite abordar las diferencias culturales y legales de los distintos pases. Ventajas: Cada departamento o divisin est en contacto directo con sus clientes de su plaza y puede adaptar con ms facilidad sus demandas, los gerentes se vuelven especialistas en una regin y puede reducir los costos logsticos ubicando recursos nicos ms cerca de los clientes. Desventajas: Incrementa los problemas de control y coordinacin debido a que se duplican las funciones, resulta difcil y costoso coordinar departamentos que estn a miles de kilmetros de distancia y los gerentes de cada departamento no tienen contacto. Diseo por producto: implica establecer unidades autocontenidas para que cada una pueda desarrollar, producir, comercializar y distribuir sus bienes o servicios. Divide a la organizacin en unidades autocontenidas, responsables del desarrollo, la produccin, la distribucin y la venta de sus productos y servicios. Los empleados y gerentes se vuelven expertos en los productos que desarrollan, venden y producen. Ventajas: disminuye la sobrecarga de informacin que los gerentes afrontan en el diseo de organizacin funcional puro, incorpora

caractersticas del diseo funcional y geogrfico y permite una especializacin considerable que permite a los gerentes ubicar e identificar los costos, las utilidades y los posibles cambios en el mercado dentro de cada lnea de negocios. Desventajas: existe potencial para el uso ineficiente de los recursos funcionales, duplica actividades administrativas, gerenciales y de staff, altos gastos fijos y fomenta la competencia interna entre las distintas lneas de productos para obtener recursos financieros y humanos. Diseo multidivisional (forma M): las tareas son organizadas por divisin con base en los productos o los mercados geogrficos en los que se venden los bienes o servicios. Ventajas: alivia los problemas de coordinacin porque concentra el conocimiento en bienes o servicios especficos. Desventajas: la empresa debe tener un nmero alto de personal gerencial para supervisar todas las lneas de producto (altos costos). DISEOS DE ORGANIZACIONES CONTEMPORNEOS Las organizaciones para que funcionen con efectividad, sus diseos no deben de ser estticos, sino que deben cambiar para reflejas los retos, las amenazas y las oportunidades del nuevo entorno. Los diseos anteriores eran los tradicionales por eso hay surgido dos nuevos tipos de diseos: Diseo multinacional: este diseo trata de mantener la coordinacin entre productos, funciones y zonas geogrficas. Producen y venden productos y/o servicios en dos o ms pases. Diseo en red: en este tipo de organizacin se subcontrata algunas o muchas operaciones a otras empresas y las coordina para alcanzar una meta. Estas organizaciones establecen asociaciones con otras organizaciones para formar una red de organizaciones que se dividen el trabajo con base en sus competencias distintivas y con si capacidad para contribuir. Hay siete caractersticas clave: competencia distintiva, responsabilidad, establecimiento de metas, comunicacin, tecnologa de informacin, sistema de organizacin y visin equilibrada. Se rene el talento, conocimiento y habilidades de otros para crear productos. Pero es ms costos

contratar a otras empresas y las metas y objetivos no pueden estar claros. Como vemos nuevamente las empresas deben de tener una respuesta a los cambios del entorno para que se puedan adaptar a las nuevas necesidades de los clientes y del me Diseos de organizaciones fundamentales En la actualidad las compaas quieren actuar en concordancia con las necesidades de los clientes, quieren corregir errores, responder a las amenazas y a las oportunidades. Para hacer esto intentan operar de forma orgnica. Antes era muy comn que las empresas funcionaran de acuerdo a una organizacin mecanicista (Burns y Stalker), que es una forma de organizacin que busca maximizar la eficiencia interna pero es burocrtica, hay baja participacin en toma de decisiones, tiene niveles jerrquicos muy marcados, es rgida, la interaccin es formal y limitada. Pero ahora las empresas buscan trabajar mediante una estructura orgnica que surge en marcado contraste con la organizacin mecanicista. En este tipo de estructura hay mucha flexibilidad, elevada participacin en toma de decisiones, mucha interaccin informal entre los colaboradores y aqu las personas trabajan ms como compaeros de equipo que como subordinados que reciben rdenes del jefe. Entre ms orgnica es una firma mayor es la capacidad de respuesta para cambiar a las demandas competitivas y realidades del mercado. Organizndose para el tamao ptimo. Una caracterstica importante en una organizacin es el tamao. En la mayora de los casos las organizaciones grandes tienden a ser ms burocrticas y mecanicistas. Debido a que las organizaciones grandes se dividen ms el trabajo y por su complejidad es ms difcil mantener el control, por eso se burocratizan y as disminuye la habilidad de innovar una empresa ya que la autoridad recae en pocas personas. A favor de lo grande: entre ms grande sea el tamao de la empresa se crean las economas de escala, es decir, costos ms bajos por unidad de produccin. Tiene ventajas como los costos operativos reducidos, mayor poder adquisitivo y fcil acceso al capital. El tamao tambin crea economas de alcance; los materiales y procesos empleados en un

producto se pueden utilizar para hacer otros productos relacionados. A favor de lo pequeo: una empresa grande puede tener dificultades en el manejo de las relaciones, la burocracia puede desbordarse y debido al gran xito puede engendrar conformismo. Es por eso que las compaas pequeas han adquirido gran importancia y estn superando a las grandes ya que es tipo de empresas se pueden mover ms rpido, pueden ofrecer productos y servicios de calidad, provocar ms participacin entre su gente, tener ms contacto con los clientes, introducen productos nuevos y mejores y capturan mrgenes de mercado. Las pequeas empresas tienen su prima en la flexibilidad y capacidad de respuesta. Es por eso que las grandes empresas quieren ser como las pequeas porque tienen ms ventajas y beneficios. Quieren encontrar lo chico en lo grande. Downsizing (rightsizing): las grandes empresas recurren a estos conceptos que se refieren a la eliminacin planeada de puestos y se busca la adaptacin a un tamao ideal en el cual la compaa se desempee con mayor eficacia que incluyen la eliminacin de funciones, niveles jerrquicos o unidades. Organizndose para la respuesta ambiental Las organizaciones no solo cambian en su tamao, tambin tienen que adaptarse a los ambientes externos, es decir, se organizan para la respuesta ambiental. Organizndose para administrar la informacin: debido a que los ambientes modernos son ms complejos, dinmicos e inciertos, del ambiente externo a las organizaciones y viceversa fluyen grandes cantidades de informacin. Por eso las empresas deben desarrollar estructuras para procesar la informacin para enfrentar la incertidumbre y las fuertes demandas de informacin. En la lectura nos muestras dos opciones: 1) Reduccin de las necesidades de informacin: se puede reducir la necesidad de informacin creando recursos de reserva y tareas autocontenidas. La primera es tener apoyo en la organizacin cuando hay un apuro (inventarios, trabajadores eventuales) y lo segundo es cambiar de

organizacin funcional a una de producto y as brindarle a cada unidad solo lo necesario para que desempeen su tarea. 2) Aumentar la capacidad de procesamiento de la informacin: se puede invertir en sistemas de informacin, lo que generalmente significa emplear o ampliar los sistemas de computacin y pueden crearse relaciones horizontales para fomentar la coordinacin entre las redes internas de las computadoras. Organizndose para responder al cliente Otro impacto que ha tenido el ambiente en las organizaciones es el cliente. De acuerdo con el Dr. Kenichi Ohmae, en cualquier unidad de negocio se debe considerar tres participantes; la compaa misma, la competencia y el cliente. El cliente tiene un gran peso en la empresa ya que quieren todo con buena calidad. La administracin de la calidad total (TQM): es un enfoque integrador de la administracin que apoya el logro de la satisfaccin del cliente a travs de una amplia variedad de herramientas y tcnicas que resultan en bienes y servicios de alta calidad. Edward Deming fue uno de los fundadores del movimiento de la administracin de la calidad y el recomienda un enfoque holstico de la administracin que exige conocimiento intimo del proceso. Deming resume sus ideas en 14 puntos que evolucionan en torno a darle al gerente el papel como coordinador e instructor, trabajo en equipo, relaciones con proveedores y solucin multidisciplinaria de problemas. Por lo tanto surgen las organizaciones certificadoras. Por ejemplo; El premio Baldrige y la TQM: son un reconocimiento para las empresas que alcanzan la calidad de excelencia. Para conseguir este reconocimiento, Baldrige se basa en siete criterios: liderazgo, informacin y anlisis, planeacin estratgica de la calidad, desarrollo de recursos humanos y administracin, administracin del proceso de calidad, calidad y resultados operacionales, enfoque sobre los clientes y satisfaccin. ISO 9000: es una serie de normas de calidad desarrolladas por un comit que trabaja bajo la Organizacin Internacional para la Normalizacin a

fin de mejorar la calidad total en todos los negocios para beneficio de productores y consumidores. Necesariamente los cambios conlleva a la. Organizacin que aprende: basndose en una organizacin hbil para crear, adquirir, y transferir conocimiento, y para modificar su comportamiento a fin de reflejar nuevos conocimientos y percepciones. En la estructura es importante crear tipos de Organizaciones con alta participacin esta es un tipo de organizacin en la que la alta direccin se asegura de que exista consenso sobre la direccin hacia donde se dirige el negocio. Como hemos visto, el mundo cambia y con ello las empresas y su organizacin para que pueda haber una adaptacin con el entorno y as producir bienes y servicios de calidad que satisfagan las necesidades de los clientes. La empresa tiene que hacer todo lo posible para que triunfe y si es necesaria una reinvencin o tomar decisiones drsticas porque creo que las organizaciones son influenciadas por lo que la gente pide, la evolucin tecnolgica y el ambiente exterior. DISEO ORGANIZACIONAL La lectura nos muestra conceptos que ya habamos estudiado. En donde los factores del entorno, los estratgicos y los tecnolgicos afectan en el diseo de las organizaciones. Ahora a funcionar como Consultor momento de establecer la diferencia entre organizaciones mecanicistas y orgnicas, a estudiar por el tamao que conlleva al estilo de la funcionalidad. Y por ltimo diagnostica si las organizaciones tienen estructuras tradicionales y/o contemporneas.

Acopio: MC Rosario Trujillo Hdez.